Download - ANALISIS SISTEM AKUNTASI PEMBELIAN BARANG DAGANG …repository.usd.ac.id/26270/2/142114089_full.pdf · Dokumen yang digunakan dalam siklus sistem pembelian Barang dagang pada Swalayan

ANALISIS SISTEM AKUNTASI PEMBELIAN BARANG DAGANG

Studi Kasus pada Swalayan Elok Yogyakarta

`

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Valleria Cintya Novianditya

NIM: 142114089

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2018

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i

ANALISIS SISTEM AKUNTASI PEMBELIAN BARANG DAGANG

Studi Kasus pada Swalayan Elok Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :


NIM: 142114089

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2018


iv

Teruslah BERUSAHA, hingga suatu hari orang

berkata: “Dulu Dia Bukan Siapa-Siapa”

Sebab,...

“TUHAN telah mendengar permohonanku, TUHAN

menerima doaku”

-Mazmur 6:10-

Skripsi ini ku persembahakan kepada:

Tuhan Yesus Kristus Juru Selamatku

Santa Valleria Pelindungku

Kedua Orang Tuaku Tercinta, Rychardus

Hadi Santoso dan Fidelia Nanik

Setyaningsih

Kedua Kakakku Tersayang, Yohanes

Alphian Bayu Aditya dan Caecillia Berta

Ayuwanditya


vii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha

Esa yang telah melimpahkan berkat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

skripsi yang berjudul ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

BARANG DAGANG Studi Kasus pada Swalayan Elok Yogyakarta.

Penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:

1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D, selaku Rektor Universitas Sanata

Dharma Yogyakarta.

2. Albertus Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

3. Drs. Y.P Supardiyono, M.Si., Akt, QIA.,CA, selaku Kaprodi Prodi

Akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

4. Nicko Kornelius Putra, S.E., M.Sc, selaku dosen pembimbing skripsi yang

telah dengan sabar membimbing dan mengarahkan saya untuk dapat

menyelesaikan skripsi ini.

5. Drs. Gabriel Anto Listianto M.S.A., Akt, selaku DPA kelas B yang sudah

membimbing dari semester awal hingga akhir semester ini.

6. Orang tua saya, Rychardus Hadi Santoso dan Fidelia Nanik Setyaningsih

yang selalu mendoakanku sehingga skripsi ini dapat selesai.

7. Kedua kakakku, Yohanes Alphian Bayu Aditya dan Caecillia Berta

Ayuwanditya yang selalu memberi semangat dan motivasi.

8. Bapak Herry dan Pak Rendy, selaku pemilik Swalayan Elok yang telah

mengijinkan penulis melakukan penelitian serta semua karyawan


ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL . ................................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ....................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS .................................. v

HALAMAN PUBLIKASI ......................................................................................... vi

HALAMAN KATA PENGANTAR .......................................................................... vii

HALAMAN DAFTAR ISI ........................................................................................ ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ................................................................................ xiii

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ............................................................................ xv

HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................ xvi

ABSTRAK ................................................................................................................. xvii

ABSTRACT ............................................................................................................... xviii

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ......................................................................................... 5

C. Batasan Masalah ............................................................................................ 5

D. Tujuan Penelitian .......................................................................................... 5

E. Manfaat Penelitian ........................................................................................ 5

F. Sistematika Penulisan ................................................................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................. 8

A. Teori Pendukung ........................................................................................... 8

1. Sistem ...................................................................................................... 8

a. Pengertian Sistem .............................................................................. 8

b. Karakteristik Sistem ........................................................................... 10


x

c. Sifat-Sifat Sistem ............................................................................... 12

2. Sistem Akuntansi .................................................................................... 13

a. Pengertian Sistem Akuntansi ............................................................ 13

b. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi ........................................................ 14

3. Sistem Akuntansi Pembelian .................................................................. 15

a. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian ................. 15

b. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ................ 17

c. Dokumen yang Digunakan ................................................................ 18

d. Catatan Akuntansi yang Digunakan .................................................. 20

4. Pengendalian Internal ............................................................................... 21

a. Pengertian Pengendalian Internal ....................................................... 21

b. Struktur Pengendaian Internal ............................................................ 22

c. Komponen Pengendalian Internal ...................................................... 23

d. Unsur Sistem Pengendalian Internal .................................................. 28

B. Penelitian Terdahulu ..................................................................................... 31

BAB III METODE PENELITIAN ............................................................................ 32

A. Jenis Penelitian .............................................................................................. 32

B. Tempat dan Waktu Penelitian ....................................................................... 32

C. Subjek dan Objek Penelitian ......................................................................... 32

1. Subjek Penelitian ..................................................................................... 32

2. Objek Penelitian ...................................................................................... 33

D. Teknik Pengumpulan Data ............................................................................ 33

1. Wawancara .............................................................................................. 33

2. Observasi ................................................................................................. 34

3. Dokumentasi ........................................................................................... 34

E. Data yang Dikumpulkan ............................................................................... 34

F. Teknik Analisis Data ..................................................................................... 35

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .................................................... 50

A. Sejarah Singkat Perusahaan ........................................................................... 50


xi

B. Lokasi Perusahaan .......................................................................................... 51

C. Struktur Organisasi Perusahaan ..................................................................... 52

D. Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab ...................................................... 53

E. Personalia ....................................................................................................... 56

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN .................................................. 58

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang

pada Swalayan Elok ....................................................................................... 58

1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian pada

Swalayan Elok ......................................................................................... 58

2. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian pada

Swalayan Elok .......................................................................................... 59

3. Dokumen yang digunakan dalam siklus sistem pembelian

Barang dagang pada Swalayan Elok ........................................................ 61

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan ......................................................... 63

5. Bagan Alir Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian .................................. 64

B. Analisis Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang dan Pengendalian

Internal pada Swalayan Elok .......................................................................... 71

1. Perbandingan Kesesuaian antara Pelaksanaan Swalayan Elok

dengan Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Pembelian ................................. 71

2. Perbandingan Kesesuaian antara Pelaksanaan Swalayan Elok

dengan Komponen Pengendalian Internal menurut COSO ..................... 77

3. Analisis Tabel Pembanding...................................................................... 85

C. Pembahasan .................................................................................................... 87

1. Sistem Akuntansi Pembelian ................................................................... 87

a. Fungsi yang Terkait............................................................................ 87

b. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Barang Dagang ................................................................................... 88

c. Dokumen yang Digunakan ................................................................. 90

d. Catatan Akuntansi .............................................................................. 92

2. Pengendalian Internal ............................................................................... 93


xii

a. Lingkungan Pengendalian .................................................................. 93

b. Aktivitas Pengendalian....................................................................... 104

BAB VI PENUTUP ................................................................................................... 108

A. Kesimpulan .................................................................................................... 108

B. Keterbatasan ................................................................................................... 109

C. Saran ............................................................................................................... 109

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 111

LAMPIRAN .............................................................................................................. 113


xiii

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

Tabel 3.1 Tabel Pembanding Fungsi yang Terkait dalam

Sistem Akuntansi Pembelian ................................................................ 39

Tabel 3.2 Tabel Pembanding Prosedur yang Membentuk

Sistem Akuntansi Pembelian ............................................................... 40

Tabel 3.3 Tabel Pembanding Dokumen yang Digunakan .................................... 42

Tabel 3.4 Tabel Pembanding Catatan Akuntansi yang Digunakan....................... 43

Tabel 3.5 Tabel Pembanding Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian

Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan Komponen

Lingkungan Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO .......... 44

Tabel 3.6 Tabel Pembanding Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian


Aktivitas Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO............... 47

Tabel 4.1 Jumlah Karyawan Swalayan Elok......................................................... 56

Tabel 5.1 Hasil Tabel Pembanding Fungsi yang Terkait dalam


Tabel 5.2 Hasil Tabel Pembanding Prosedur yang Membentuk


Tabel 5.3 Hasil Tabel Pembanding Dokumen yang Digunakan ........................... 75

Tabel 5.4 Hasil Tabel Pembanding Catatan Akuntansi yang Digunakan ............. 76

Tabel 5.5 Tabel Penjelasan Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian



xiv

Lingkungan Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO .......... 78

Tabel 5.6 Tabel Penjelasan Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian


Aktivitas Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO............... 82


xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Swalayan Elok................................................... 52

Gambar 5.1 Bagan Alir Proses Pembelian Barang Dagang

Sales Pemasok Datang ke Swalayan ................................................ 65

Gambar 5.2 Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban

kepada Pemasok (Sales Pemasok Datang ke Swalayan) ................. 66

Gambar 5.3 Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban

kepada Pemasok Sales Pemasok Datang

ke Swalayan (Lanjutan) ................................................................... 67

Gambar 5.4 Bagan Alir Proses Pembelian Barang Dagang melalui

Telepon / Whatsapp ........................................................................ 68

Gambar 5.5 Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban kepada

Pemasok Melalui Telepon /Whatsapp ............................................ 69

Gambar 5.6 Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban kepada

Pemasok Melalui Telepon /Whatsapp (Lanjutan) ........................... 70


xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Judul Halaman

Lampiran_1 Daftar Pertanyaan Wawancara .................................................... 114

Lampiran_2 Nota Pembelian............................................................................ 116

Lampiran_3 Laporan Barang Masuk ............................................................... 117

Lampiran_4 Nota Retur Barang ....................................................................... 118

Lampiran_5 Laporan Retur Barang ................................................................. 119

Lampiran_6 Kartu Hutang Dagang .................................................................. 120

Lampiran_7 Kontra Bon .................................................................................. 121

Lampiran_8 Tanda Terima ............................................................................... 121

Lampiran_9 Nota Pembayaran ......................................................................... 122

Lampiran_10 Surat Ijin Penelitian ................................................................... 123

Lampiran_11 Surat Keterangan Dilakukan Penelitian ..................................... 124


xvii

ABSTRAK

ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG

DAGANG (Studi Kasus pada Swalayan Elok)


NIM : 142114089

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2018

Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis sistem akuntansi pembelian

barang dagang dan pengendalian internal sistem pembelian barang dagang pada

Swalayn Elok Yogyakarta.

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh melalui wawancara,

observasi, dan dokumentasi. Teknis analisis data yang digunakan adalah (1)

Malakukan analisis deskriptif sistem akuntansi pembelian dan pengendalian

internal sistem pembelian serta menggambarkan flowchart mengenai prosedur

sistem pembelian barang dagang (2) Melakukan perbandingan antara pelaksanaan

pada Swalayan Elok dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian dan

komponen pengendalian internal (3) Menarik kesimpulan hasil analisis dan

memberikan saran

Berdasarkan hasil analisis dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi dan

pengendalian internal pembelian barang dagang pada Swalayan Elok belum sesuai

dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian dan komponen pengendalian

internal. Masih banyaknya prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian masih

belum mampu untuk diterapkan pada Swalayan Elok. Hal ini tercermin dengan

adanya (1) Struktur organisasi yang belum jelas (2) Adanya double job antara

fungsi pembelian dan fungsi penerimaan (3) Sedikitnya dokumen yang digunakan

dan (4) Tidak adanya pengarsipan dokumen disetiap fungsi yang ada.

Kata kunci: Pembelian Barang Dagang, Sistem Akuntansi Pembelian,

Pengendalian Internal


xviii

ABSTRACT

AN ANALYSIS ACCOUNTING SYSTEM FOR MERCHANDISE

PURCHASES

(A Case Study on Elok Supermarket)


NIM : 142114089

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2018

The purpose of this study was to analyze accounting system of

merchandise purchases and internal control in merchandise purchase system at

Elok Supermarket Yogyakarta.

The type of this study was a case study. Data was collected through

interview, observation, and documentation. The data analysis procedures were as

follow (1) Conducting descriptive analysis by describing the purchasing

accounting system and internal control of purchasing system as well as describe

flowchart about procedure of puchasing system (2) Conducting comparison

between implementation at Elok Supermarket with elements of accounting system

of purchasing and component of internal control (3) Forming the conclusions

from the result of the analysis and provide suggestions.

Based on the results of the analysis it could be concluded that the

accounting system and internal control of merchandise purchase at Elok

Supermarket are being implemented in different ways with the elements of

purchasing accounting system and component of internal control. Many

principles of accounting system purchases are still not able to be applied in Elok

Supermarket. This is reflected by the existence of (1) unclear organization

stucture (2) Double job between puchasing function and acceptance system (3) at

least document used (4) No document archiving in every function.

Keyword: Purchase of Merchandise, Purchasing Accounting System, Internal

Control


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Segala jenis perusahaan memiliki tujuan perusahaan yang hendak

dicapai begitu juga perusahaan barang dagang. Perusahaan barang dagang

adalah perusahaan yang kegiatannya membeli barang untuk tujuan

menjualnya kembali tanpa mengubah bentuk atau sifat barang secara

berarti, Suwardjono (2002: 225). Sumber utama pendapatan perusahaan

dagang adalah hasil penjualan barang dagangan yang sebelumnya mereka

beli dari pihak lain, Jusuf (2011: 342). Salah satu jenis perusahaan dagang

ialah bidang retailer seperti mini market, Swalayan, dll.

Retailer mempunyai fungsi dalam mata rantai distribusi

perusahaan dagang yaitu sebagai perantara menjual barang ke konsumen

akhir, Suwardjono (2002: 226). Salah satu karakteristik dari perusahaan

retailer ialah menjual berbagai jenis barang misalnya barang kebutuhan

pokok (beras, sabun, minyak), alat-alat sekolah, pakaian, sepatu dengan

berbagai merk dari beragam pemasok.

Salah satu aktivititas atau kegiatan operasional yang utama dalam

perusahaan dagang ialah pembelian barang dagang. Pembelian adalah

serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui

pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali,


2

Mulyadi (2016: 316). Kegiatan pembelian mencakup kegiatan pemesanan

barang dagang, permintaan barang dagang dan pemilihan pemasok,

penerimaan barang dagang, pengecekan barang dagang, dan pencatatan

utang kepada pemasok, Aditya (2011). Agar menciptakan kegiatan

operasional yang efektif, maka harus diimbangi dan dibutuhkan sebuah

sistem akuntansi.

Sistem akuntansi berguna bagi manajemen dalam mendapatkan

informasi baik dari dalam perusahaan maupun luar perusahaan. Informasi

yang didapat berfungsi dalam pengambilan keputusan oleh manajemen

serta digunakan manajemen dalam mengelola perusahaan dan menyusun

laporan keuangan bagi pihak yang berkepentingan, Nurul (2017).

Sedangkan sistem akuntansi pembelian sendiri terdiri dari sistem akuntansi

utang untuk kegiatan pembelian secara kredit, dan sistem akuntansi kas

untuk kegiatan pembelian secara tunai, Devi (2012). Seperti halnya yang

dituliskan oleh Kurniatu (2012), bahwa terdapat dua macam pembelian,

yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit.

Menurut Mulyadi (2016: 299), sistem akuntansi pembelian

digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan

oleh perusahaan. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi

pembelian dibangun untuk mempermudah proses pembelian barang

dagang dalam pengadaan persediaan barang yang akan dijual. Menurut

TMBooks (2015: 110), jika catatan persediaan tidak akurat maka

menyebabkan kekurangan persediaan yang pada akhirnya berakibat


3

hilangnya penjualan. Catatan persediaan yang tidak akurat juga

menyebabkan terjadinya kelebihan persediaan yang berakibat naiknya

biaya penyimpanan dan penanganan persediaan.

Sistem akuntansi pembelian yang baik harus disertai dengan

pengendalian internal yang baik. Mulyadi (2016: 312) menyatakan bahwa

pembelian, dibutuhkan unsur pokok sistem pengendalian internal yang

terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan

praktik yang sehat. Sistem akuntansi dalam transaksi pembelian yang baik

pada suatu perusahaan sangat berguna sebagai informasi baik untuk

manajer sebagai pemakai informasi pihak internal maupun pengguna

informasi pihak eksternal.

Pengendalian internal merupakan sarana bagi manajemen dalam

mencapai tujuan perusahaan serta cara untuk melindungi dan menjaga

kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,

meningkatkan operasional perusahaan, dan mencegah penyimpangan

terhadap kebijakan manajemen yang telah diterapkan (Mulyadi, 2016:

311).

Peran pengendalian internal dalam menunjang sistem akuntansi

sangat penting. Dengan adanya pengendalian internal maka

penyimpangan, kesalahan, ataupun kecurangan dapat dicegah. Misalnya

jika tidak ada pengawasan dalam pembelian, maka terdapat kemungkinan

barang dagang yang dibeli dicuri oleh karyawan untuk kepentingan

sendiri, Aditya (2011).


4

Contoh lain ialah kurang lengkapnya dokumen-dokumen dan

catatan mengenai permintaan pembelian atau pencatatan utang kepada

pemasok, maka terdapat kemungkinan kesalahan pencatatan pembelian

maupun pencatatan utang kepada pemasok. Kecurangan dan kesalahan-

kesalahan akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Untuk

mengatasi hal tersebut maka perlu sebuah sistem akuntansi pembelian

serta pengendalian internal yang memadai dalam mengatur dan mengawasi

kegiatan pembelian barang dagang (Ambarwati, 2012).

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis ingin menganalisis sistem

akuntansi serta pengendalian internal yang terdapat dalam sistem

pembelian barang dagang pada Swalayan Elok dengan judul skripsi

“Analisis Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang Pada Swalayan

Elok Yogyakarta”.


5

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan diatas, maka

penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:

Apakah sistem akuntansi dan pengendalian internal pembelian yang

dilakukan dalam Swalayan Elok telah sesuai dengan unsur-unsur sistem

akuntansi pembelian dan komponen pengendalian internal barang dagang?

C. Batasan Masalah

Dalam penelitian ini penulis hanya meneliti kesesuian unsur-unsur

sistem akuntansi pembelian dan komponen pengendalian internal barang

dagang dengan pelaksanaan pada Swalayan Elok.

D. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah:

Mengetahui apakah sistem akuntansi dan pengendalian internal pembelian

yang dilakukan dalam Swalayan Elok telah sesuai dengan unsur-unsur

sistem akuntansi pembelian dan komponen pengendalian internal barang

dagang.

E. Manfaat Penelitian

1. Bagi Perusahaan

Hasil dari analisis data penelitian ini diharapkan dapat membantu

kegiatan operasional perusahaan khususnya kegiatan pembelian barang

dagang.


6

2. Bagi Universitas

Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi di

perpustakaan dan membantu pihak umum yang membutuhkan

informasi serta menjadi ide pengembangan penelitian selanjutnya.

3. Bagi Penulis

Penelitian ini bermanfaat dalam menambah pengetahuan mengenai

sistem akuntansi dan pengendalian internal pada swalayan serta salah

satu sarana untuk menerapkan prinsip-prinsip sistem akuntansi

pembelian yang sudah diperoleh dengan praktek yang sesungguhnya

F. Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan mengenai latar belakang, rumusan

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan

sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan pengertian dan teori-teori yang

berkaitan dengan masalah yang diteliti, dasar untuk

mengolah data serta penelitian terdahulu. Teori-teori yang

digunakan berasal dari literatur yang valid.


7

BAB III METODE PENELITIAN

Bab ini menguraikan jenis penelitian, tempat dan waktu

penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik pengumpulan

data, dan teknis analisis data.

BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Merupakan bab yang menjelaskan secara singkat tentang

gambaran perusahaan

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi uraian dan penjelasan tentang deskripsi data,

analisis data, serta pembahasannya. Dalam bab ini, data

yang terkumpul akan di analisis mengenai kesesuaian

sistem akuntansi pembelian dan pengendalian internal

pembelian yang diterpakan sesuai dengan prinsip-prinsip

sistem akuntansi pembelian.

BAB VI PENUTUP

Merupakan bab yang berisi kesimpulan, keterbatasan

penelitian, dan saran bagi perusahaan


8

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Teori Pendukung

1. Sistem

a. Pengertian Sistem

Menurut Romney dan Steinbart (2015: 3), sistem adalah

rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling

berkaitan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem

memiliki subsistem yang melakukan fungsi khusus untuk mendukung

sistem. Sedangkan, menurut Hall (2007: 6), sistem adalah kelompok

dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan

yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sedangkan, menurut Gerald

dalam Hartono (2000: 1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama

untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran yang tertentu.

Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem

merupakan sekelompok unsur yang saling berhubungan erat satu

dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Mulyadi (2016: 2), menjelaskan bahwa sistem pada

dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan


9

yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan

tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum

mengenai sistem sebagai berikut:

1) Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. Unsur-unsur suatu sistem

terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari

kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.

2) Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang

bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan

lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut

mempunyai bentuk tertentu.

3) Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem.

Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Unsur sistem tersebut

bekerja sama satu dengan lainnya dengan proses tertentu untuk

mencapai tujuan tersebut.

4) Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Menurut Widjajanto (2001: 2), pada dasarnya sesuatu dapat

disebut sistem apabila memenuhi dua syarat. Pertama adalah memiliki

bagian bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai

suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian itu disebut subsistem, atau ada

pula yang menyebutkan sebagai prosedur. Syarat yang kedua adalah

bahwa suatu sistem harus memiliki tiga unsur, yaitu input, proses, dan

output.


10

b. Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto (2001: 6), karakteristik sebuah sistem adalah

sebagai berikut:

a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah sistem yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sifat dapat

berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

b. Batas Sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara

suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan

luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang

sebagai suatu kesatuan.

c. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun

diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dapat juga

bersifat merugikan sistem tersebut.

d. Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara sutu

subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini

memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari dari satu

subsistem ke subsistem yang lainnya.


11

e. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenanceinput) dan

masukan sinyal (signalinput). Maintenanceinput adalah energi

yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.

Signalinput adalah energi yang diproses untuk didapatkan

keluaran.

f. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa

pembuangan. Keluaran dapar berupa masukan untuk subsistem

yang lain atau kepada supra sistem.

g. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan

mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain

menjadi keluaran berupa bahan jadi.

h. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran

(objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka

operasi sistem tidak akan ada gunanya.


12

c. Sifat-Sifat Sistem

Sifat-sifat sistem menurut Narko (1994: 2) ialah sebagai berikut:

1) Mempunyai Tujuan

Tujuan Sistem merupakan pemotivasi bekerjanyya suatu sistem.

2) Mempunyai Input-Proses-Output

Input beruapa masukan terhadap sistem, output merupakan keluaran

sistem, sedangkan proses adalah metode dengan mana input diubah

menjadi output.

3) Mempunyai Lingkungan

Perusahaan sebagai suatu sistem misalnya, mempunyai lingkungan

seperti lingkungan ekonomi, politik, sosial budaya, hukum, dan lain-

lain.

4) Mempunyai Elemen-Elemen yang Saling Terkait

5) Mempunyai Pengendalian Sistem

Setiap sistem harus mengatur semua sub-sistemnya agar dapat

mencapai tujuan yang diinginkan. Agar pengendalian sistem dapat

efektif maka harus tersedia umpan balik.

6) Mempunyai Pengguna

Pengguna di sini harus diartikan secara luas, sebagai contoh suatu

perusahaan memiliki pengguna seperti pemegang saham, kreditur,

pemerintah, dan manajemen perusahaan itu sendiri.


13

2. Sistem Akuntansi

a. Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2016: 3), sistem akuntansi adalah organisasi

formulir, catatan,dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa

untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh

manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sedangkan,

menurut Howard E. Settler yang dikutip oleh Baridwan (1998: 3),

sistem akuntansi adalah suatu formulir-formulir, catatan-catatan,

prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data

mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk

menghasilkan umpan balik untuk laporan-laporan yang diperlukan

oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain

yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-

lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi

adalah catatan-catatan, doumen-dokumen, formulir-formulir, dan

prosedur digunakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi

majamen dan pihak-pihak lainnya.


14

b. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2016: 3), terdapat unsur-unsur sistem

akuntansi yaitu sebagai berikut:

1) Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah

dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam

organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas.

2) Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklarifikasikan, dan meringkas data keuangan dan

data lainnya.

3) Buku Besar

Buku besar (general legder) terdiri dari rekening-rekening yang

digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat

sebelumnya dalam jurnal.

4) Buku Pembantu

Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan

rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary

legder). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening

pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam

rekening tertentu dalam buku besar. Buku pembantu merupakan

catatan akuntansi akhir (book of final entry), yang berarti tidak ada


15

catatan akuntansi lagi sesudah data akuntansi diringkas dan

digolongkan dalam rekening buku pembantu.

5) Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat

berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba ditahan,

laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, dan

laporan laiinya yang menyangkut perusahaan. Laporan berisi

informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.

3. Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Diana dan Setiawati (2011: 122), pembelian barang

dagangan adalah barang yang dibeli untuk langsung dijual kembali, tanpa

ada kegiatan untuk memberi nilai tambah pada produk tersebut.

Contohnya, supermarket membeli pasta gigi dari distributor dan

kemudian pasta gigi tersebut langsung dijual kembali kepada konsumen

akhir.

a. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi

(2016:300) adalah sebagai berikut:

1) Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung

jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan

posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan


16

barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk

barang-barang yang langsung dipakai, permintaan pembelian

diajukan oleh pemakai barang.

2) Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh

informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang

dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order

pembelian kepada pemasokyang dipilih.

3) Fungsi Penerimaan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang dterima dari

pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut

diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab

untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi

retur penjualan.

4) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah

fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam

sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung

jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam regsiter bukti

kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti

kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau

menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.


17

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan

bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan

barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.


Menurut Mulyadi (2016: 304), terdapat enam prosedur dalam

sistem akuntansi pembelian, sebagai berikut:

1) Prosedur Permintaan Barang

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada

fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya

untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai

barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi

pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, pembelian mengirimkan surat permintaan

penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh

informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian

yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan

ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3) Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan


18

kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi

penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat

utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh

perusahaan.

4) Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan

mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari

pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang

untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5) Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-

dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order

pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok)

dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan

dokumen sumber sebagai catatan utang.

6) Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

c. Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2016: 303), dokumen yang digunakan dalam

sistem akuntansi pembelian adalah:


19

1) Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang

atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian

melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu seperti

yang tersebut dalam surat permintaan pembelian. Surat ini biasanya

dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk

fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang

meminta barang.

2) Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi

barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi

(tidak repetitive) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang

besar

3) Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang dipilih.

4) Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat

order pembelian.


20

5) Surat Perubahan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order

pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut

dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,

spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang

bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

d. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian, Mulyadi (2016: 308) adalah:

1) Register Bukti Kas Keluar (voucher register)

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian adalah register bukti kas keluar.

2) Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian adalah jurnal pembelian

3) Kartu Hutang

Jika dalam pencatatan hutang, perusahaan menggunakan account

payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk

mencatat utang kepada pemasok adalah kartu hutang.


21

4) Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan

untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

4. Pengendalian Internal

a. Pengertian Pengendalian Internal

Menurut Jusuf (2014: 356), pengendalian internal ialah proses

yang dirancang, diimplementasikan, dan dipelihara oleh pihak yang

bertanggung jawab atas kelola, manajemen dan personel lain untuk

menyediakan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan entitas

yang berkaitan dengan :

1) Keandalan pelaporan keuangan

2) Efisiensi dan efektivitas operasi

3) Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan

Menurut Mulyadi (2016: 163), sistem pengendalian intern

meliputi struktur organisasi, motode dan ukuran-ukuran yang

dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek

ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan sistem

pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah:

1) Menjaga kekayaan organisasi

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi


22

3) Mendorong efisiensi

4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajeme

b. Struktur Pengendalian Internal

Menurut Hall pada Mardi (2014 :61), dikatakan bahwa terdapat

model pengendalian internal yang memenui tiga fungsi penting

pengendalian, yaitu model PDK (Preventif-Deteksi-Koreksi).

1) Pengendalian Preventif

Pengendalian preventif didesain untuk langkah awal mencegah

terjadinya berbagai tindakan yang dapat merugikan perusahaan.

2) Pengendalian Deteksi

Pengendalian deteksi merupakan pertahanan lapis kedua,

pertahanan ini dibutuhkan ketelitian dan mengidentifikasi

kejadian yang diakibatkan lolosnya serangan dari baris pertama.

3) Pengendalian Koreksi

Pengendalian koreksi adalah proses memperbaiki kesalahan-

kesalahan yang diakibatkan pertahanan lapis kedua tidak bisa

mengatasi serangan yang merugikan. Tindakan koreksian yang

dilakukan tidak semata terfokus pada satu metode saja , tetapi

menggunakanberbagai cara.


23

c. Komponen Pengendalian Internal

Menurut Commite of Sponsoring Organization of Treadway

Commission (COSO) (2013: 45), Pengendalian internal mempunyai

lima komponen, yaitu:

1) Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian adalah seperangkat standar, proses, dan

struktur yang memberikan dasar untuk melaksanakan pengendalian

internal di seluruh organisasi. Dalam Commite of Sponsoring

Organization of Treadway Commission (COSO) (2013: 56),

terdapat lima prinsip yang berkaitan dengan lingkungan

pengendalian antara lain:

a) Organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas dan

nilai-nilai etika.

b) Dewan direksi menunjukkan independensi dari manajemen dan

melakukan pengawasan terhadap pengembangan dan kinerja

pengendalian internal.

c) Manajemen menetapkan dengan badan pengawas, struktur, alur

pelaporan, dan otoritas dan tanggungjawab yang tepat dalam

pencapaian tujuan

d) Organisasi menunjukkan komitmen untuk menarik,

mengembangkan, dan memelihara orang-orang yang kompeten

sejalan dengan tujuan.


24

e) Organisasi memiliki orang-orang yang bertanggung jawab untuk

tanggung jawab pengendalian internal mereka sejalan dengan

tujuan yang tepat.

2) Penilaian Risiko (Risk Assessment)

Setiap entitas menghadapi berbagai risiko dari sumber eksternal

maupun internal. Risiko didefinisikan sebagai kemungkinan suatu

peristiwa akan terjadi dan mempengaruhi pencapaian tujuan.

Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan berulang

untuk mengidentifikasi dan menilai resiko terhadap pencapaian

tujuan. Resiko terhadap pencapaian tujuan dianggap “relatif” atau

tergantung pada toleransi resiko yang ditetapkan entitas. Menurut

Commitee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission

(COSO) (2013: 57), terdapat empat prinsip berkaitan dengan

penaksiran risiko, yaitu:

a) Organisasi menetapkan tujuan dengan kejelasan yang cukup

untuk mampu mengidentifikasikan dan menaksir risiko yang

terkait dengan tujuan.

b) Organisasi mengidentifikasi risiko untuk mencapai tujuan untuk

semua entitas dan menganalisis risiko sebagai dasar untuk

menentukan bagaimana risiko seharusnya dikelola.

c) Organisasi mempertimbangkan potensi kecurangan dalam

penaksiran resiko untuk mencapai tujuan.


25

d) Organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan-perubahan

yang bisa berpengaruh pada sistem pengendalian internal secara

signifikan.

3) Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

Aktivitas pengendalian (Control Activities) adalah tindakan yang

ditetapkan melalui kebijakan dan prosedur yang membantu

memastikan arahan manajemen untuk mengurangi risiko terhadap

pencapaian tujuan dilakukan. Aktivitas pengendalian (Control

Activities) dilakukan di semua tingkat entitas, pada berbagai tahap

dalam proses bisnis, dan pada lingkup teknologi. Menurut

Commitee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission

(COSO) (2013: 57-58), terdapat tiga prinsip yang berhubungan

dengan aktivitas pengendalian, antara lain:

a) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas

pengendalian yang berkontribusi dalam pencegahan risiko

untuk mencapai tujuan pada level yang dapat diterima.

b) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas

pengendalian yang umum melalui teknologi untuk mendukung

pencapaian tujuan.

c) Organisasi menyebarkan aktivitas pengendalian melalui

kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur

yang memasukkan kebijakan dalam tindakan.


26

4) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dibutuhkan entitas untuk melakukan tanggung jawab

pengendalian internal untuk mendukung pencapaian tujuan.

Manajemen menggunakan informasi yang relevan dan berkualitas

dari sumber eksternal dan internal untuk mendukung fungsi dari

pengendalian internal. Komunikasi merupakan proses yang

berulang untuk menyediakan, membagi, dan menghasilkan

kebutuhan informasi. Komunikasi internal adalah informasi yang

disebarkan dalam seluruh organisasi. Sedangkan komunikasi

eksternal ada dua macam, yaitu memungkinkan datangnya

komunikasi dari informasi eksternal yang relevan dan

menyediakan informasi untuk pihak.

Menurut Commitee of Sponsoring Organizations of Treadway

Commission (COSO) (2013: 58), ada tiga prinsip yang berkaitan

dengan informasi dan komunikasi, yaitu:

a) Organisasi menghasilkan dan menggunakan informasi yang

relevan dan berkualitas untuk mendukung fungsi


b) Organisasi secara internal mengkomunikasikan informasi,

termasuk tujuan dan tanggung jawab untuk pengendalian

internal yang diperlukan untuk mendukung fungsi



27

c) Organisasi mengkomunikasikan dengan pihak eksternal

mengenai persoalan yang mempengaruhi fungsi dari

pengendalian internal

5) Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities)

Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities) adalah evaluasi

berkelanjutan, evaluasi terpisah, atau beberapa kombinasi dari

keduanya yang digunakan untuk memastikan apakah masing-

masing dari lima komponen pengendalian internal, ada dan

berfungsi. Evaluasi berkelanjutan, dibangun dalam proses bisnis

pada tingkat yang berbeda dari entitas, memberikan informasi

yang tepat waktu sedangkan evaluasi terpisah, dilakukan secara

periodik, akan bervariasi dalam lingkup dan frekuensi tergantung

pada penialaian resiko, efektivitas evaluasi yang berkelanjutan,

dan pertimbangan manajemen lainnya. Temuan akan dievaluasi

terhadap kriteria yang ditetapkan oleh regulator, kriteria yang

diakui badan penetapan standar atau manajemen dan dewan

direksi, dan kekurangan dikomunikasikan kepada manajemen

dewan direksi yang sesuai.

Menurut Commitee of Sponsoring Organizations of

Treadway Commission (COSO) (2013:59), ada dua prinsip yang

berkaitan dengan aktivitas pengawasan, yaitu;


28

a) Organisasi memilih, mengembangkan, dan melakukan

evaluasi berkelanjutan dan / atau terpisah untuk memastikan

apakah komponen pengendalian internal ada dan berfungsi.

b) Organisasi mengevaluasi dan mengkomunikasikan

kekurangan pengendalian internal pada waktu yang tepat

kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk

mengambil tindakan perbaikan, termasuk manajemen senior

dan dewan direksi secara tepat.

d. Unsur Sistem Pengendalian Internal Pembelian

Menurut Mulyadi (2016: 312), unsur pokok pengendalian intern

dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan

pokok pengendalian internal akuntansi. Unsur pokok sistem

pengendalian internal terdiri dari:

1) Organisasi

a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

c) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan

barang.

d) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang,

fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi.

Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara

lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.


29

2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,

untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi

pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.

b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau

pejabat yang lebih tinggi

c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi

penerimanaan barang.

d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat

yang lebih tinggi.

e) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar

yang didukung dengan surat order pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari pemasok

f) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar

(voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3) Praktik yang Sehat

a) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

b) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

c) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi

penerimaan.


30

d) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga

bersaing dari berbagai pemasok.

e) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan

jika fungsi ini telah menerima tembuasan surat order

pembelian dari fungsi pembelian.

f) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang

diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan

menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan

tembusan surat order pembelian.

g) Terdapat pengeecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan

ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur

tersebut diproses untuk dibayar.

h) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara

periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam

buku besar.

i) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan

syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan

untuk memperoleh potongan tunai.

j) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap

“LUNAS” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan

kepada pemasok.


31

B. Penelitian Terdahulu

Skripsi oleh Philea Novisiswi mahasiswa jurusan akuntansi

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta tahun 2011 dengan judul Evaluasi

Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Rokok Studi Kasus pada PT Djitoe

Indonesia Tobako Surkarta, berfokus pada kesesuaian antara sistem

akuntansi pembelian bahan baku dengan teori sistem akuntansi pembelian

dan menilai efektivitas pengendalian internal pada sistem akuntansi

pembelian bahan baku rokok PT Djitoe Indonesia Tobako. Hasil penelitian

tersebut ialah sistem akuntansi pembelian bahan baku rokok PT Djitoe

Indonesia Tobako belum berjalan dengan baik karena masih terdapat unsur

sistem akuntansi pembelian bahan baku yang belum dietrapkan. Sedangkan,

unsur pengendalian intern pada sistem pembelian bahan baku rokok PT

Djitoe Indonesia Tobako dapat di bilang sebagai pengendalian internal yang

efektif.

Berbeda dengan skripsi oleh Mella Merlinda Ningrum mahasiswa

jurusan akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta tahun 2011 dengan

judul Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku secara Kredit Studi

Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius Yogyakarta, yang menunjukan

kegiatan pembelian bahan baku secara kredit yang dilakukan Penerbit dan

Percetakan Kanisius Yogyakarta sudah sesuai dengan teori. Hal ini

dibuktikan dengan adanya fungsi-fungsi yang memadai, dokumen-dokumen,

catatan-catatan, jaringan prosedur, dan sistem pengendalian intern yang sudah

diterapkan perusahaan dengan baik sesuai teori yang ada.


32

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini ialah studi kasus tanpa hipotesis. Jenis data

yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif yaitu data

berupa kata-kata tertulis dan lisan dari orang-orang dan perilaku yang

diamati melalui pendekatan teoritis, Devi (2012). Tujuannya untuk

membuat deskripsi secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai

fakta-fakta penerapan sistem akuntansi pembelian dan pengendalian

internal yang diterapkan.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Penelitian ini dilaksanakan pada Swalayan Elok

2. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Desember 2017 -

Februari 2018

C. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek Penelitian

a. Pemilik atau pimpinan Swalayan Elok

b. Pegawai atau karyawan yang menjalankan:

1) Fungsi Gudang


33

2) Fungsi Pembelian

3) Fungsi Penerimaan

4) Fungsi Akuntansi

2. Objek Penelitian

a. Sistem akuntansi pembelian

b. Pengendalian internal sistem pembelian

c. Dokumen dan catatan yang digunakan dalam pelaksanaan

sistem akuntansi pembelian

D. Teknik Pengumpulan Data

1. Wawancara

Menurut Uma (2006: 67), wawancara bisa terstruktur atau

tidak terstruktur dan dilakukan secara tatap muka, melalui telepon,

atau online. Sedangkan, menurut Jogiyanto (2007: 93), wawancara

ialah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden.

Dalam metode ini penulis melakukan pembicaraan

langsung dengan pimpinan, karyawan, dan pihak yang terkait

mengenai sistem akuntansi pembelian barang dagang serta

kegiatan pengendalian internal pembelian yang sudah diterapkan.

2. Observasi

Observasi merupakan teknik atau pendekatan untuk

mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung obyek


34

datanya, Jogiyanto (2007: 89). Sedangkan menurut Spillane (2008:

212), observasi meliputi segala hal yang menyangkut pengamatan

aktivitas atau kondisi perilaku maupun non-perilaku.

Dalam metode ini penulis mengumpulkan data dengan

mengamati secara langsung proses sistem akuntansi dan

pengendalian internal pembelian yang sedang berjalan untuk

mendapatkan data yang diperlukan berkaitan dengan data yang

diteliti.

3. Dokumentasi

Menurut Sugiyono (2013: 240) dokumen merupakan

catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk

tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari seorang. Dalam

metode ini penulis mencoba mengambil data dari dokumen –

dokumen, formulir dan catatan akuntansi yang terkait dengan

sistem akuntansi dan pengendalian internal pembelian.

E. Data yang Dikumpulkan

1. Gambaran umum Swalayan Elok

2. Deskripsi struktur organisasi Sawalayan Elok

3. Sistem akuntansi pembelian yang diterapkan oleh Swalayan Elok

4. Pengendalian internal yang sudah diterapkan oleh Swalayan Elok

5. Dokumen, catatan, dan laporan yang digunakan dalam proses

pembelian


35

6. Prosedur pembelian barang dagang yang dilakukan oleh Swalayan

Elok

F. Teknis Analisis Data

Metode analisis data yang digunakan ialah deskripsi kualitatif,

yaitu dengan menyajikan data informasi akuntansi berupa bagan alur

dari fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian dan

pengendalian internal pembelian, Shaumi (2009). Data yang terkumpul

lalu dianalisis dan dibandingkan dengan unsur-unsur sistem akuntansi

pembelian dan komponen pengendalian internal barang dagang.

Langkah-langkah yang digunakan untuk menjawab rumusan

masalah adalah sebagai berikut:

1. Pertama, mengidentifikasi sistem akuntansi pembelian dan

pengendalian internal dari hasil wawancara dengan pemilik

Swalayan Elok, pegawai atau karyawan yang menjalankan fungsi

pembelian (fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan,

fungsi akuntansi), melakukan observasi sistem akuntansi pembelian

dan pengendalian internal yang berjalan pada Swalayan Elok, serta

hasil dari dokumentasi catatan-catatan akuntansi, dokumen-

dokumen pembelian, dan formulir pembelian yang dipakai.

identifikasi tersebut berisi tentang:


36

a. Deskripsi mengenai fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi

pembelian (fungsi gudang, fungsi penerimaan, fungsi

pembelian, dan fungsi akuntansi).

b. Deskripsi mengenai dokumen yang terkait dengan dokumen

dan catatan yang diterapkan dalam sistem pembelian barang

dagang (surat permintaan pembelian, surat permintaan

penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan

barang, dan surat perubahan order pembelian)

c. Deskripsi mengenai catatan akuntansi yang digunakan (Jurnal

umum, kartu persediaan dan buku catatan hutang)

d. Selain itu penulis juga mendeskripsikan prosedur permintaan

pembelian dan prosedur penerimaan barang dengan bagan alir

(flowchart). Dengan begitu penulis dapat mengetahui aliran

data dan dokumen yang terjadi selama proses permintaan

pembelian sampaipencatatan utang. Hal ini berguna untuk

mengurangi adanya kesalahan dan mendekteksi jika terdapat

kecurangan.

2. Kedua, melakukan perbandingan antara sistem akuntansi dan

pengendalian internal pembelian yang dilakukan dalam Swalayan

Elok dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian dan

komponen pengendalian internal barang dagang.

a. Tahapan pertama, membandingkan unsur-unsur pada sistem

akuntansi pembelian antara lain:


37

1) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian

2) Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian

3) Dokumen yang digunakan

4) Catatan akuntansi yang digunakan.

b. Tahapan kedua, membandingkan komponen sistem

pengendalian internal menurut COSO. Disini penulis hanya

membandingkan dua komponen karena memenuhi kriteria

dalam pengendalian internal sistem akuntansi pembelian pada

Swalayan Elok. Dua komponen tersebut yaitu lingkungan

pengendalian dan aktivitas pengendalian., antara lain:

1) Lingkungan pengendalian, yang meliputi lima prinsip

anatara lain:

a) organisasi menunjukkan komitmen terhadap integritas

dan nilai-nilai etika.

b) Dewan direksi menunjukkan independensi dari

manajemen dan melakukan pengawasan terhadap

pengembangan dan kinerja pengendalian internal.

c) Manajemen menetapkan dengan badan pengawas,

struktur, alur pelaporan, dan otoritas dan tanggungjawab

yang tepat dalam pencapaian tujuan.

d) Organisasi menunjukkan komitmen untuk menarik,

mengembangkan, dan memelihara orang-orang yang

kompeten sejalan dengan tujuan.


38

e) Organisasi memiliki orang-orang yang bertanggung

jawab untuk tanggung jawab pengendalian internal

mereka sejalan dengan tujuan.

2) Aktivitas pengendalian, yang meliputi tiga prinsip

a) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas

pengendalian yang berkontribusi dalam pencegahan

risiko untuk mencapai tujuan pada level yang dapat

diterima.

b) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas

pengendalian yang umum melalui teknologi untuk

mendukung pencapaian tujuan.

c) Organisasi menyebarkan aktivitas pengendalian melalui

kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan

prosedur yang memasukkan kebijakan dalam tindakan.


39

3. Tabel Pembanding

a. Tabel Pembanding Sistem Akuntansi Pembelian

Tabel 3.1 Tabel Pembanding Fungsi yang Terkait dalam

Sistem Akuntansi Pembelian

Fungsi

yang

Terkait

Unsur-Unsur Sistem

Akuntasi Pembelian

(Mulyadi, 2016)

Pelaksanaan pada

Swalayan Elok Keterangan

Fungsi

Gudang

Bertanggung jawab

untuk mengajukan

permintaan pembelian

sesuai dengan posisi

persediaan yang ada di

gudang dan untuk

menyimpan barang

yang telah diterima oleh

fungsi penerimaan

Fungsi

Pembelian

Bertanggung jawab

memperoleh informasi

mengenai harga barang,

menentukan, dan

mengeluarkan order

pembelian kepada

pemasok yang dipilih

Fungsi

Penerimaan

bertanggung jawab

untuk melakukan

pemeriksaan terhadap

jenis, mutu, dan

kuantitas barang yang

diterima dari pemasok

guna menentukan dapat

atau tidaknya barang.

Fungsi

Penerimaan

tersebut diterima oleh

perusahaan. Fungsi ini

juga bertanggung jawab

untuk menerima barang

dari pembeli yang

berasal dari transaksi

retur penjualan


40

Lanjutan Tabel 3.1 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Fungsi

yang

Terkait

Unsur-Unsur Sistem

Akuntasi Pembelian

(Mulyadi, 2016)

Pelaksanaan

pada Swalayan

Elok

Keterangan

Fungsi

Akuntansi

fungsi pencatat utang

bertanggung jawab untuk

mencatat transaksi

pembelian ke dalam register

bukti kas keluar dan

menyelenggarakan kartu

utang fungsi pencatat

persediaan bertanggung

jawab untuk mencatat harga

pokok persediaan barang

yang dibeli ke dalam kartu

persediaan.

Sumber : Mulyadi (2016, 300)

Tabel 3.2 Tabel Pembanding Prosedur yang Membentuk Sistem

Akuntansi Pembelian

Prosedur

Order

Pembelian

fungsi pembelian

mengirim surat order

pembelian kepada

pemasok yang dipilih dan

memberitahukan kepada

unit-unit organisasi lain

dalam perusahaan

Prosedur

yang

Membetuk

Sistem

Unsur-Unsur Sistem

Akuntasi Pembelian

(Mulyadi, 2016)

Pelaksanaan pada


Prosedur

Permintaan

Barang

fungsi gudang mengajukan


dalam formulir surat


kepada fungsi pembelian.

Prosedur

Permintaan

Penawaran

Harga dan

Pemilihan

Pemasok

Fungsi pembelian

mengirimkan surat

permintaan penawaran

harga kepada pemasok

untuk memperoleh

informasi mengenai harga

barang dan berbagai syarat

pembelian yang lain


41

Lanjutan Tabel 3.2 Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Prosedur

yang

Membetuk

Sistem

Unsur-Unsur Sistem

Akuntasi Pembelian

(Mulyadi, 2016)

Pelaksanaan pada


Prosedur

Penerimaan

Barang

fungsi penerimaan

melakukan pemeriksaan

mengenai jenis, kuantitas,

dan mutu barang yang

diterima dari pemasok, dan

kemudian membuat

laporan penerimaan barang

untuk menyatakan

penerimaan barang dari

pemasok tersebut.

Prosedur

Pencatatan

Utang

fungsi akuntansi

memeriksa dokumen-

dokumen pembelian dan

menyelenggarakan

pencatatan utang atau

mengarsipkan dokumen

sumber sebagai catatan

utang.

Prosedur

Distribusi

Pembelian

meliputi distribusi

rekening yang didebit dari

transaksi pembelian untuk

kepentingan pembuatan

laporan manajemen.

Sumber: Mulyadi (2016, 301)

Tabel 3.3 Tabel Pembanding Dokumen yang Digunakan


42

Dokumen Unsur-Unsur Sistem

Akuntasi Pembelian

(Mulyadi, 2016)

Pelaksanaan pada


Surat

Permintaan

Permintaan

merupakan formulir yang

diisi oleh fungsi gudang

atau fungsi pemakaian

barang untuk meminta

fungsi pembelian

melakukan pembelian

barang dengan jumlah,

jenis, mutu seperti yang

tersebut dalam surat


Surat

Permintaan

Penawaran

Harga

digunakan untuk meminta

penawaran harga bagi

barang tidak bersifat

berulang kali terjadi yang

menyangkut jumlah rupiah

pembelian yang besar

Surat Order

Pembelian

digunakan untuk memesan

barang kepada pemasok

yang dipilih.

Laporan

Penerimaan

Barang

menunjukan barang yang

diterima dari pemasok

telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu, dan

kuantitas seperti yang

tercantum dalam surat

order pembelian.

Surat

Perubahan

Order

Pembelian

Digunakan jika terdapat

perubahan berupa

perubahan kuantitas,

jadwal penyerahan barang,

spesifikasi, penggantian

(substitusi)

Sumber: Mulyadi (2016, 303)


43

Tabel 3.4 Tabel Pembanding Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan

Akuntansi

Unsur-Unsur Sistem

Akuntasi Pembelian

(Mulyadi, 2001)

Pelaksanaan pada


Register

Bukti Kas

Keluar

(voucher

register)

Jika dalam pencatatan

utang perusahaan

menggunakan voucher

payable procedure, jurnal

yang digunakan untuk

mencatat transaksi

pembelian adalah register

bukti kas keluar

Jurnal

Pembelian

Digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian jika

perusahaan menggunakan

account payable

procedure

Kartu

Hutang


hutang kepada pemasok

jika perusahaan

menggunakan account

payable procedure

Kartu

Persediaan


harga pokok persediaan

yang dibeli

Sumber: Mulyadi (2016 : 308)


44

Tabel 3.5 Tabel Pembanding Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan

Komponen Lingkungan Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO

Komponen Lingkungan

Pengendalian Kriteria

Pelasakanaan pada

Swalayan Elok

Keterangan

Menunjukkan komitmen

terhadap integritas dan nilai

etika

a. Pemilik Swalayan menunjukkan integritas dan

nilai-nilai etika melalui arahan, tindakan dan

perilaku.

b. Pemilik dan karyawan Swalayan Elok

mendeskripsikan standar integritas dan nilai-nilai

etika secara eksplisit.

c. Swalayan mengevaluasi penerapan nilai-nilai

etika pemilik dan karyawan Swalayan Elok.

d. Swalayan melaksanakan perbaikan atas

penyimpangan yang terjadi secara konsisten dan

tepat waktu.

Dewan direksi menunjukkan

independensi dari manajemen

dan melakukan pengawasan

terhadap pengembangan dan

kinerja pengendalian internal.

a. Pemilik Swalayan / owner bertanggung jawab

melaksanakan pengawasan terhadap karyawan.

b. Karyawan Swalayan Elok dipilih berdasarkan

keterampilan dan keahlian.

c. Swalayan memiliki karyawan yang cukup dalam

rangka melaksanakan kegiatan operasional

Swalayan.


45

d. Pengawasan kegiatan swalayan dilakukan oleh

orang yang bertanggung jwab dalam pengawasan

yang independen.

Manajemen menetapkan

dengan badan pengawas,

struktur, alur pelaporan, dan

otoritas dan tanggung jawab

yang tepat dalam pencapaian

tujuan.

a. Swalayan memiliki struktur organisasi yang jelas

dan digambarkan dalam bentuk grafis.

b. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh

fungsi gudang, untuk barang yang disimpan

dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang,

untuk barang yang langsung pakai

c. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi

pembelian atau pejabat yang lebih tinggi

d. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh

fungsi penerimanaan barang

e. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi

atau pejabat yang lebih tinggi

f. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti

kas keluar (voucher register) di otorisasi oleh

fungsi akuntansi.


46

g. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi

penerimaan jika fungsi ini telah menerima

tembusan surat order pembelian dari fungsi

pembelian

Organisasi menunjukkan

komitmen untuk

menarik,mengembangkan,dan

memelihara orang-orang yang

kompeten sejalan dengan

tujuan.

a. Swalayan menetapkan kebijakan dan praktik

pelaksanaan kegiatan pembelian.

b. Swalayan melakukan evaluasi kompetensi sumber

daya manusia yang diperlukan.

c. Swalayan melakukan pelatihan kepada karyawan

dalam memahami tugas dan tanggungjawabnya

dalam melaksanakan sistem pembelian.

d. Swalayan melakukan persiapan dan perencanaan

atas penggantian karyawan.

Organisasi memiliki orang-

orang yang bertanggungj

awab untuk tanggung jawab

pengendalian internal mereka


a. Owner / pemilik Swalayan bertanggung jawab

melaporkan setiap kebijakan dan keputusan

kepada karyawan

b. Swalayan menetapkan pengukuran kinerja bagi

karyawan

c. Pemilik swalayan mengevaluasi kinerja secara

pengurus periodik.


47

d. Pemilik swalayan mengevaluasi tekanan atau

kendala dalam mencapai tujuan swalayan.

e. Pemilik swalayan mengevaluasi kinerja karyawan

dan menyediakan penghargaan atau pelatihan

tindakan disiplin yang tepat.

(Sumber: COSO Framework, 2013)

Tabel 3.6 Tabel Pembanding Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok Berdasarkan

Komponen Aktivitas Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO

Elemen Komponen Aktivitas

Pengendalian

Kriteria Pelasakanaan pada

Swalayan Elok

Keterangan

Organisasi memilih dan

mengembangkan aktivitas

pengendalian yang berkontribusi

dalam pencegahan risiko untuk

mencapai tujuan pada level yang

dapat diterima.

a. Menggunakan desain dokumen yang baik

dengan mencantumkan nomor urut

tercetak untuk mengurangi risiko

kecurangan.

b. Pencatatan terjadinya utang didasarkan

pada bukti kas keluar yang didukung

dengan surat order pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari

pemasok

c. Fungsi penerimaan melakukan

pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok dengan cara menghitung dan


48

menginspeksi barang tersebut dan

membandingkannya dengan tembusan

surat order pembelian

a. Terdapat pengecekan terhadap harga,

syarat pembelian, dan ketelitian perkalian

dalam faktur dari pemasok sebelum

faktur tersebut diproses untuk dibayar

b. Catatan yang berfungsi sebagai buku

pembantu utang secara periodik

direkonsiliasi dengan rekening kontrol

utang dalam buku besar

Pembayaran faktur dari pemasok

dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran guna mencegah hilangnya

kesempatan untuk memperoleh potongan

tunai

Organisasi menyebarkan aktivitas

pengendalian melalui kebijakan yang

menetapkan apa yang diharapkan dan

prosedur yang memasukkan kebijakan

dalam tindakan.

a. Pemilik membuat kebijakan serta

prosedur sistem pembelian untuk

dijadikan sebuah proses bisnis

b. Swalayan membuat jadwal jam

kerjakaryawan.

(Sumber: COSO Framework, 2013


49

4. Tahapan terakhir ialah menarik kesimpulan berupa laporan hasil dari

analisis dan pembahasan yang sudah dilakukan. Laporan ini berisi

mengenai keadaan sistem pembelian dan pengendalian internal yang

terjadi pada Swalayan Elok beserta usulan-usulan dari penulis untuk

Swalayan Elok yang diharapkan dapat menjadi nilai tambah

Swalayan Elok dalam menjalankan sistem pembelian barang

dagangan.


50

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

Swalayan Elok berdiri pada tahun 1990-an dengan banyak

perubahan dan perkembangan. Swalayan ini didirikan oleh Bapak Heri

yang berasal dari Jawa Timur. Awal mula Swalayan Elok ialah produksi

roti dan nama Elok sendiri sudah dipakai sejak saat itu.

Pada tahun 1960, Bapak Heri mengumpulkan uang dari hasil

penjualan roti bersama saudaranya untuk membeli bangunan di

Yogyakarta dan mendirikan produksi roti. Setelah produksi roti, Elok

berganti menjadi persewaan DVD. Namun bisnis tersebut tidak berjalan

lama dikarenakan perkembangan zaman dan teknologi dimana orang-

orang lebih asyik menonton di bioskop maupun melalui internet.

Sesudah berganti menjadi persewaan DVD, Elok berubah menjadi

toko baju dan akhirnya berkembang menjadi swalayan sampai sekarang.

Perubahan selalu dilakukan Bapak Heri dengan melihat peluang bisnis

sesuai perubahan zaman. Tidak ada visi maupun misi dalam mendirikan

swalayan Elok, semua dilakukan Beliau dengan cara otodidak. Menurut

Bapak Heri asal semua dapat berjalan maka tidak ada masalah


51

Swalayan Elok termasuk swalayan yang dapat bertahan lama

dalam bidangnya. Walaupun Bapak Heri sebagai pimpinan tidak

mempunyai latar belakang pendidikan yang tinggi namun, swalayan Elok

dapat bertahan hingga puluhan tahun. Latar belakang pendidikan Bapak

Hari sendiri ialah pada jenjang Sekolah Dasar. Pada saat itu, Beliau putus

sekolah dikarenakan adanya 30S-PKI dan sejak saat itu Beliau

memutuskan untuk berbisnis dengan cara otodidak.

Produk yang di jual pada swalayan Elok sangat beragam, mulai

dari perlengkapan rumah tangga, makanan, minuman, fashion, alat tulis,

dll. Tujuan didirikan swalayan ini tidak lain untuk melengkapi kebutuhan

masayarakat sekitar dengan harga yang terjangkau.

B. Lokasi Perusahaan

Swalayan Elok terletak di Jalan Gejayan nomor 11 tepatnya di

depan Pasar Demangan. Tidak ada alasan atau rencana pemilihan lokasi

sebelumnya, namun lokasi saat ini dapat dibilang strategis karena dekat

dengan keramaian. Swalayan Elok juga memiliki nilai tambah dimana

terdapat tempat parkir luas yang berada di belakang swalayan.


52

C. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk

untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan, Mulyadi (2001,

165). Struktur organisasi Swalayan Elok adalah sebagai berikut:

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Swalayan Elok

Manager

Operasional

(Owner)

Bagian

Pembelian

Bagian Kantor

( Adminitrasi )

Pramuniaga Kasir

Fungsi Pembelian

dan Penerimaan

BarangBagian

Pemasukan

Bagian

Pengeluaran

Bagian

Penjualan

Pengawasan


53

D. Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab

Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab masing-masing bagian

adalah sebagai berikut:

1. Manager Operasi (Owner)

a. Bertanggung jawab penuh atas kegiatan yang dilakukan Swalayan.

b. Bertanggung jawab mengawasi pelaksanaan semua kegiatan

Swalayan.

c. Mengotorisasi dokumen-dokumen yang mendukung berjalannya

kegiatan Swalayan.

d. Merekrut karyawan dan menggaji karyawan sesuai prosedur yang

berjalan.

e. Menetapkan dan membuat keputusan yang berhubungan dengan

kegiatan Swalayan.

2. Pengawasan

a. Bertugas mengawasi pekerjaan karyawan di bawahnya yaitu

bagian penjualan dan bagian pembelian.

b. Bertugas mengawasi persediaan barang di dalam toko.

c. Mengawasi setiap kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan

barang.

d. Mengawasi segala kegiatan yang ada pada swalayan.

3. Bagian Penjualan

a. Pramuniaga

1) Melayani permintaan pembelian barang dari konsumen.


54

2) Menjaga etalase dan melayani konsumen dengan ramah.

3) Merapikan, membersihkan, dan mengecek barang dagang pada

area yang dijaga.

4) Membantu konsumen yang membutuhkan informasi mengenai

barang yang dicari.

5) Melakukan kontrol terhadap barang dagangan yang sudah

kadaluarsa ataupun rusak.

6) Melaporkan kepada fungsi pembelian jika barang dagangan

habis.

b. Kasir

1) Bertanggung jawab atas transaksi penjualan.

2) Menerima uang pembayaran langsung dari pembeli.

3) Bertanggung jawab keamanan keuangan yang berada pada

mesin register.

4) Melayani keluhan ataupun saran dari konsumen.

5) Melaporkan hasil penjualan kepada bagian adminitrasi.

4. Bagian Pembelian

a. Fungsi Pembelian dan Penerimaan Barang

1) Membuat permintaan barang dagang kepada pemasok

2) Mengontrol stok barang dagang yang berada di dalam

Swalayan

3) Menerima barang dari pemasok


55

4) Memeriksa barang dagang terhadap jenis, kuantitas, jenis dan

mutu.

5) Menyerahkan barang dagangan ke dalam Swalayan yang akan

di rapikan oleh pramuniaga.

5. Bagian Kantor (Administrasi)

Bertanggung jawab atas aliran kas, baik pemasukan maupun

pengeluaran yang terjadi selama kegiatan Swalayan. Serta

bertanggung jawab atas pembagian gaji.

a. Administrasi Satu (Pemasukan)

1) Input barang dagang ke dalam sistem komputer dengan

scanbarcode

2) Membuat laporan barang masuk per pemasok

3) Merekap barang dagang yang diterima dalam satu hari ke

dalam buku pemasukan.

b. Adminitrasi Dua (Pengeluaran)

1) Mencatat utang barang dagang ke dalam kartu utang

2) Mengecek laporan barang masuk yang di buat administrasi

satu dengan nota pembelian pemasok

3) Betanggung jawab atas pengeluaran uang guna membayar

utang kepada pemasok.

4) Mengarsipkan semua dokumen yang berkaitan dengan

pembelian barang dagang ke dalam map per pemasok.

5) Merekap pengeluaran dalam buku pengeluaran.


56

E. Personalia

1. Tenaga Kerja

Tenaga kerja yang ada di Swalayan Elok saat ini berjumlah 12

orang, dengan rincian sebagai berikut:

No Keterangan Jumlah

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Manajer Operasioal / Owner

Adimistrasi

Pengawasan

Pembelian dan Penerimaan

Kasir

Pramuniaga

1

2

2

1

2

4

Tabel 4.1 Jumlah Karyawan Swalayan Elok

Bagian personalia pada Swalayan Elok sempat ada namun,

untuk sekarang pemilihan karyawan, administasi, kasir, pramuniaga

dilakukan langsung oleh pemilik. Tidak ada kriteria khusus dalam

penerimaan karyawan.

Jumlah karyawan Swalayan Elok saat ini berjumlah 11 orang yang

terbagi menjadi karyawan tetap dengan jumlah 10 orang dan karyawan

tidak tetap (part time) 1 orang.

2. Hari Kerja dan Jam Kerja

Swalayan Elok buka setiap hari kecuali libur hari raya ( hari besar).

Swalayan Elok buka dari jam 09.00 WIB sampai jam 21.00WIB.

Karyawan selain kantor bekerja sesuai dengan shift yang ditentukan,

sedangkan karyawan kantor bekerja mulai jam 09.00 WIB sampai jam

16.00 WIB.


57

Pembagian jam kerja karyawan tetap dibedakan menjadi dua shift

yakni pagi dan siang. Shift pagi bekerja mulai dari pukul 09.00-17.00

WIB dan shift pagi bekerja mulai dari pukul 13.00-21.00 WIB.

Sedangkan pembagian jam kerja untuk karyawan tidak tetap atau

parttime masih menyesuaikan jadwal kuliah (fleksibel).

F. Pemasaran

Pemasaran Swalayan Elok sudah terbantu dengan letaknya yang

strategis yakni pada pusat keramaian dimana berlokasi di depan pasar

Demangan. Swalayan Elok juga mengedepankan dalam hal pelayanan

yang baik kepada konsumen. Dalam segi harga barang dagang yang dijual,

Swalayan Elok menawarkan harga yang terjangkau dibandingkan dengan

swalayan lainnya.


58

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang pada Swalayan

Elok

1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian pada Swalayan

Elok adalah sebagai berikut:

a. Fungsi Pembelian dan Fungsi Penerimaan

Fungsi pembelian dan fungsi penerimaan dilakukan oleh orang

yang sama. Fungsi ini bertanggung jawab dalam melakukan order

pembelian kepada pemasok. Selain itu fungsi ini bertanggung jawab

dalam menerima barang dagang dari pemasok, melakukan

pemeriksaan atas kuantitas, kualitas, dan jenis barang dagang dengan

nota pembelian yang diterima dari pemasok. Proses pemerikasaan

dilakukan bersama-sama dengan pemasok. Contoh nota pembelian

dapat dilihat pada lampiran_2.

b. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi dilakukan oleh bagian kantor (adminitrasi).

Fungsi ini dibagi menjadi dua bagian yaitu bagian pemasukan dan

pengeluaran. Bagian pemasukan bertugas mencatat persediaan yang

masuk ke dalam sistem komputer dengan scan barcode, sedangkan

bagian pengeluaran bertugas mencatat kewajiban yang terjadi akibat


59

pembelian barang dagang serta bertugas mengeluarkan uang dalam proses

pembayaran. Segala jenis kegiatan financial dalam kegiatan swalayan

dilakukan oleh bagian kantor (administrasi).

2. Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian pada

Swalayan Elok adalah sebagai berikut:

a. Prosedur Order Pembelian

Terdapat dua kejadian yang sering terjadi dalam order

pembelian. Yang pertama ialah sales dari pemasok akan datang ke

swalayan untuk mengecek barang apa saja yang habis. Setelah itu

sales akan mencatat barang dagang yang dibutuhkan dengan

aplikasi pemasok secara online.

Kedua, order pembelian juga dilakukan oleh fungsi

pembelian dengan menghubungi pemasok melalui telepon atau

whatsapp. Dalam pesan tersebut akan dicantumkan jenis dan

kuantitas barang yang dipesan.

b. Prosedur Penerimaan Barang

Penerimaan barang dilakukan oleh orang yang sama dalam

prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan

sekaligus fungsi pembelian melakukan pemeriksaan mengenai

jenis, kuantitas, dan mutu barang. Pemeriksaan dilakukan bersama

dengan pemasok yang mengirim barang dagang. Dokumen yang

digunakan dalam prosedur ini antara lain faktur pembelian, nota


60

pembelian dari pemasok. Setiap pemasok mempunyai ketentuan

dokumen masing-masing maka, Swalayan Elok memperlakukan

setiap dokumen dari pemasok secara berbeda.

Jika sudah diperiksa maka fungsi penerimaan akan

menyerahkan faktur pembelian dan nota pembelian dari pemasok

kepada pihak administrasi yang sebelumnya sudah diotorisasi oleh

pihak yang berwenang. Barang dagang yang sudah diperiksa akan

diambil sampel untuk discan barcodeguna bukti dalam pencatatan

persediaan dibagian administrasi dan sisanya langsung dibawa ke

dalam toko.

c. Prosedur Pencatatan Utang

Sebelum masuk dalam prosedur ini, barang sampel yang

sudah dipisahkan akan discan oleh bagian administrasi pertama

(pemasukan). Bagian ini akan melakukan scan barcode persediaan

barang kedalam progam di komputer. Setelah itu, bagian

administrasi pemasukan akan membuat laporan barang masuk serta

merekap pemasukan barang dagang yang masuk dalam sehari ke

dalam buku besar pemasukan. Laporan barang masuk dapat dilihat

pada lampiran_3. Segala jenis dokumen yang berkaitan dengan

kegiatan pembelian (Faktur pembelian, nota pembelian serta

laporan barang masuk) akan diserahkan kepada administrasi kedua

(pengeluaran) untuk pencatatan utang.


61

Prosedur pencatatan utang dalam Swalayan Elok ialah

setelah pemasok mengirim barang maka pihak pemasok akan

menukarkan faktur asli dengan kontra bon. Dalam kontra bon akan

dituliskan kapan dan berapa jumlah yang harus dibayarkan. Jika

sudah jatuh tempo maka pemasok akan menagih kepada swalayan

dengan menunjukan kontra bon. Setelah dicocokan dan membayar

tagihan maka swalayan akan mencatat pembayaran pada nota

pembayaran dan pemasok akan mendapatkan tanda terima uang.

Terdapat dua cara dalam pembayaran utang pada Swalayan Elok

yaitu secara tunai dan giro. Kedua cara ini dilakukan dengan

prosedur yang sama dalam pencatatan utang. Yang membedakan

kedua prosedur ini ialah jumlah yang dibayarkan.

Pencatatan utang dicatat dalam kartu utang per pemasok,

gambar kartu utang Swalayan Elok dapat dilihat dalam lampiran_6.

Dalam pemisahan kartu utang antara pemasok, Swalayan Elok

menggunakan satu map untuk satu pemasok. Isi map ialah salinan

faktur pembelian dari pemasok, laporan barang masuk, nota yang

belum terbayar dan surat retur barang.

3. Dokumen yang digunakan dalam siklus sistem pembelian barang

dagang pada Swalayan Elok adalah sebagai berikut

a. Faktur Pembelian

Faktur pembelian merupakan faktur yang diterima dari

pemasok untuk menunjukan berapa tagihan yang harus dibayarkan


62

oleh Swalayan Elok. Faktur ini dijadikan Swalayan Elok sebagai

dokumen untuk memeriksa penerimaan barang. Pemasok diberi

salinan faktur pembelian berupa dokumen kontra bon.

b. Kontra Bon

Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi kepada

pemasok yang berfungsi dalam proses penagihan. Dokumen dibuat

dua rangkap, satu untuk dibawa pemasok dan satunya untuk di

arsipkan bagian administrasi. Jika pemasok akan menagih, maka

bagian adminitrasi mencocokan nomor kontra bon, faktur mana

yang akan di bayarkan. Gambar kontra bon dapat dilihat pada

lampiran_7.

c. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan

informasi pada faktur pembelian, nota pembelian dan kontra bon.

Bukti kas keluar yang dibuat Swalayan Elok berupa nota

pembayaran yang berisi kepada siapa uang, nota atau faktur apa

saja yang dibayarkan, serta berapa jumlah yang sudah dibayarkan.

Gambar nota pembayaran dapat dilihat pada lampiran_9.Nota

pembayaran ini di arsipkan oleh swalayan sedangkan pemasok

akan menerima surat tanda terima uang untuk bahwa swalayan

sudah melakukan pembayaran utang kepada pemasok serta

digunakan sebagai dasar pencatatan kas keluar. Gambar surat tanda

terima uang dapat dilihat pada lampiran_8.


63

d. Nota Retur

Nota retur dibuat oleh bagian penerimaan barang apabila

barang yang diterima tidak sesuai dengan barang dagang yang

dipesan. Gambar nota retur dapat dilihat pada lampiran_4.

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan

a. Kartu Utang

Kartu utang merupakan catatan yang digunakan bagian

adminitrasi dalam mencatat utang kepada pemasok. Satu kartu

utang digunakan untuk satu pemasok dapat dilihat pada

lampiran_6. Bukti transaksi pencatatan berupa faktur pembelian

atau nota pembelian dari pemasok.

Administrasi kedua bertanggung jawab atas segala

perubahan dalam kartu utang. Seluruh dokumen serta laporan yang

berkaitan dengan pembelian barang dagang akan dicek oleh owner

setiap harinya sebelum masuk kepada arsip adminitrasi dua.

b. Input Persediaan ke Dalam Komputer

Barang yang sudah diperiksa dan diotorisasi akan diambil

sampel untuk discan ke dalam komputer oleh bagian administrasi

(pemasukan). Komputer akan secara otomomatis mencatat nama

pemasok, kuantitas barang, harga pokok persediaan, kenaikan


64

harga serta harga jual. Swalayan Elok menggunakan program

sendiri dengan menyewa jasa programmer.

c. Buku Besar

Buku besar digunakan untuk mencatat segala jenis transaksi

yang berhubungan dengan kegiatan pembelian barang dagang.

Swalayan Elok membagi buku besar menjadi dua yaitu pemasukan

dan pengeluaran.

5. Bagan Alir Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian

Terdapat dua kegiatan yang berulang dalam pembelian barang

dagang pada Swalayan Elok. Kegiatan tersebut ialah pemasok datang

ke swalayan untuk mengecek barang habis dan membuat sales order

dengan aplikasi pemasok (pemasok besar). Proses ini meliputi

pemesanan barang, penerimaan barang, pencatatan hutang, sampai

dengan pelunasan.

Sedangkan kegiatan kedua ialah pihak swalayan melakukan order

pembelian melalui telepon ataupun whatsapp. Merupakan pemasok

kecil (UKM). Proses ini meliputi pemesanan barang, penerimaan

barang, pencatatan hutang, sampai dengan pelunasan. Yang

membedakan dengan aktivitas pertama ialah dokumen yang digunakan

dalam order pembelian.

Berdasarkan prosedur sistem akuntansi akuntansi pembelian yang

dijalankan oleh Swalayan Elok maka dapat dibuat bagan alir sebagai

berikut:


65

a. Prosedur order pembelian dengan cara sales pemasok datang ke swalayan

Gambar 5.1: Bagan Alir Proses Pembelian Barang Dagang (Sales Pemasok Datang ke Swalayan)

NP Otorisasi

Bagian Penerimaan

Beserta barang

dagang

Barang

sesuai

FP Otoriasi

Bagian Pembelian

nota pembelian

2

copy faktur

21

Nota Retur

Pembelian

Membuat Nota

retur pembelian

nota pembelian

2

copy faktur

Pemasok

bersama dengan

barang yang di retur

T

nota pembelian

2

copy faktur

otorisasi

dokumen

memeriksa

barang

dagang

Ya

Tidak

NP Otorisasi

barang

sampel

NP Otorisasi

Administrasi Dua

1

T kartu utang

scan barang ke

dalam

komputer

buku besar

pemasukan

FP Otoriasi

FP Otoriasi

LBM

NP Otorisasi

FP Otoriasi

LBM

Administrasi satu

2

2

3

3mulai

Pemasok

Datang ke

Swalayan dan

mengecek barang

input barang dagang yang

dipesan

melalui aplikasi

pemasok

nota pembelian

Copy Faktur 2

1

Faktur

Pembelian

N

1

selesai

Keterangan:

NP : Nota Pembelian

FP : Faktur Pembelian

LBM : Laporan Barang Masuk


66

b. Prosedur Pencatatan Utang dan Pelunasan dengan cara sales pemasok

datang ke swalayan

Gambar 5.2: Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban

Hutang (Sales Pemasok Datang ke Swalayan)

Pemasok

Faktur Asli

NP Otorisasi

FP Otoriasi

LBM

21

Kontra Bon

T

Mencocokan

Faktur

NP Otorisasi

FP Otoriasi

LBM

Administrasi Dua pemasok

1 2

1

3

2

Kontra Bon

mulai

Keterangan:

NP : Nota Pembelian




67

c. Prosedur order pencatatan utang dan pelunasan dengan cara sales pemasok

datang ke swalayan (Lanjutan)

Gambar 5.3: Bagan Alir Proses Pencatatan dan Pelunasan Kewajiban

kepada Pemasok Sales Pemasok Datang ke Swalayan (lanjutan)

NP Otorisasi

FP Otoriasi

LBM

1

Kontra Bon

Administrasi Dua

mencocokan

kontra bon

NP Otorisasi

FP Otoriasi

LBM

2

1

Kontra Bon

tanda terima

Nota

Pembayaran

selesai

kartu utang

membayar

kewajiban dan

membuat Nota

Pembayaran

2

Kontra Bon

Buku besar

pengeluaran

2 3

pemasok

4

4

tanda terima

T

T

Keterangan:

NP : Nota Pembelian




68

d. Prosedur order pembelian dengan cara telepon atau whatsapp

Gambar 5.4: Bagan Alir Proses Pembelian Barang Dagang (melalui telepon/whatsapp)

NP Otorisasi

Bagian Penerimaan

Beserta barang

dagang

Barang

sesuai

Bagian Pembelian

nota pem belian

21

Nota Retur

Pem belian

Mem buat Nota

retur pem belian

2

nota pem belian

Pem asok

bersam a dengan

barang yang di retur

T

2

nota pem belian

otorisasi

dokum en

m em eriksa

barang

dagang

Ya

Tidak

barang

sam pel

NP Otorisasi

Administrasi Dua

1

T

kartu utang

scan barang ke

dalam

kom puter

buku besar

pem asukan

LBM

NP Otorisasi

LBM

Administrasi satu

2

2

3

3m ulai

Pemasok

2

1

nota

pem belian

m enerim a

pem esanan

m elalui

telepon/whatsapp

m em buat nota

pem belian

T

1

NP Otorisasi

selesai

Keterangan:

NP : Nota Pembelian



69

e. Prosedur pencatatan kewajiban dan pelunasan dengan cara telepon atau

whatsapp

Gambar 5.5: Bagan Alir Proses Pencatatan dan Penagihan Kewajiban Pembelian

Barang Dagang (melalui telepon/whatsapp)

Pemasok

nota

pembelian

NP Otorisasi

LBM

21

Kontra Bon

T

Mencocokan

Faktur

NP Otorisasi

LBM

Administrasi Duapemasok

1 2

1

3

2

Kontra Bon

mulai

Keterangan:

NP : Nota Pembelian



70

f. Prosedur pencatatan utang dan penagihan dengan cara telepon atau whatsapp

(Lanjutan)

Gambar 5.6: Bagan Alir Proses Pencatatan dan Penagihan Kewajiban Pembelian

Barang Dagang melalui telepon/whatsapp (Lanjutan)

NP Otorisasi

LBM

1

Kontra Bon

Administrasi Dua

mencocokan

kontra bon

NP Otorisasi

LBM

2

1

Kontra Bon

tanda terima

Nota

Pembayaran

selesai

kartu utang

membayar

kewajiban dan

membuat Nota

Pembayaran

2

Kontra Bon

Buku besar

pengeluaran

2 3

pemasok

4

4

tanda terima

T

T

Keterangan:

NP : Nota Pembelian



71

B. Analisis Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang dan

Pengendalian Internal pada Swalayan Elok

1. Perbandingan kesesuaian antara pelaksanaan pada Swalayan Elok

dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian.

Pada penelitian ini, peneliti membandingkan antara pelaksanaan

sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok dengan unsur-unsur

sistem akuntansi pembelian pada Mulyadi yang meliputi fungsi yang

terkait, prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian,

dokumen yang digunakan dalam sistem akuntasi pembelian, dan

catatan akuntansi yang digunakan yang dipaparkan dalam Tabel 5.1,

Tabel 5.2, Tabel 5.3, dan Tabel 5.4 berikut ini:


72

Tabel 5.1 Hasil Tabel Pembanding Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Fungsi yang

Terkait

Unsur-unsur Sistem Akuntasi Pembelian

(Mulyadi, 2016) Pelaksanaan pada Swalayan Elok Keterangan

Fungsi

Gudang

bertanggung jawab untuk mengajukan

permintaan pembelian sesuai dengan posisi

persediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang telah diterima oleh

fungsi penerimaan

Tidak ada fungsi gudang dalam Swalayan Elok, karena

Swalayan Elok tidak memiliki gudang untuk

menyimpan barang dagang dan permintaan pembelian

langsung dilakukan oleh pihak pemakai barang.

Tidak sesuai

Fungsi

Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk

memperoleh informasi mengenai harga

barang, menentukan pemasok yang dipilih

dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan

order pembelian kepada pemasok yang

dipilih

Fungsi pembelian dilakukan langsung oleh pemakai

barang. fungsi pembelian tidak mengeluarkan purchase

order. Karena, semua dokumen yang berhubungan

dengan order pembelian hanya berdasarkan dokumen

dari pemasok.

Tidak Sesuai

Fungsi

Penerimaan

bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan

kuantitas barang yang diterima dari

pemasok guna menentukan dapat atau

tidaknya barang tersebut diterima oleh

perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung

jawab untuk menerima barang dari pembeli

yang berasal dari transaksi retur penjualan.

Fungsi penerimaan dilakukan oleh orang yang sama

dengan fungsi penerimaan. Tanggung jawab fungsi ini

sesuai dengan apa yang ada dalam prinsip sistem

akuntansi pembeian sistem informasi akuntansi sistem

pembelian yaitu melakukan pemeriksaan terhadap

jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari

pemasok. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima

barang retur.

Sesuai

Fungsi

Akuntansi fungsi pencatat utang bertanggung

jawab untuk mencatat transaksi

Terdapat dua fungsi akuntansi dalam Swalayan Elok

yaitu administrasi satu (pemasukan) dan administrasi Sesuai


73

pembelian ke dalam register bukti

kas keluar dan menyelenggarakan

arsip dokumen sumber (bukti kas

keluar) yang berfungsi sebagai

catatan utang atau

menyelenggarakan kartu utang

sebagai buku pembantu utang

fungsi pencatat persediaan

bertanggung jawab untuk mencatat

harga pokok persediaan barang yang

dibeli ke dalam kartu persediaan.

dua (pengeluaran).

Administrasi satu bertanggung jawab dalam pencatatan

persediaan, tugasnya meliputi scan barang dagang ke

dalam sistem komputer dan membuat laporan barang

dagang masuk serta melakukan rekap dalam sehari.

Sedangkan administrasi dua mempunyai tanggung

jawab dalam pencatatan utang kepada pemasok

kedalam kartu utang. Kartu utang yang digunakan oleh

Swalayan Elok dipisahkan dengan satu map per

pemasok. Administrasi dua juga bertanggung jawab

dalam proses pembayaran utang serta dalam

pengarsipan segala dokumen yang berhubungan

dengan proses pembelian barang dagang.

Sumber : Data diolah

Tabel 5.2 Hasil Tabel Pembanding Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Prosedur

yang

Membentuk

Sistem

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian


Prosedur

Permintaan

Barang

fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan

pembelian kepada fungsi pembelian.

Tidak ada prosedur permintaan barang karena tidak

adanya fungsi gudang. Permintaan barang dagang

langsung dilakukan oleh fungsi pemakai barang atau

sales dari pemasok.

Tidak sesuai

Prosedur

Permintaan

Penawaran

pembelian mengirimkan surat permintaan

penawaran harga kepada para pemasok

untuk memperoleh informasi mengenai

Swalayan Elok tidak melakukan prosedur permintaan

penawaran harga dalam sistem pembelian barang

dagang. Karena, pemasok merupakan pemasok

Tidak Sesuai


74

Harga dan

Pemilihan

Pemasok

harga barang dan berbagai syarat pembelian

yang lain

langganan serta sifat oerder pembelian Swalayan

bersifat repetitive (berulang).

Prosedur

Order

Pembelian

fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan

memberitahukan kepada unit-unit organisasi

lain dalam perusahaan.

Fungsi pembelian Swalayan Elok tidak membuat dan

mengirim surat order pembelian. Karena, prosedur

order pembelian hanya dilakukan lewat telepon dan

seringkali melalui sales dari pemasok

Tidak Sesuai

Prosedur

Penerimaan

Barang

fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan

mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang

yang diterima dari pemasok, dan kemudian

membuat laporan penerimaan barang untuk

menyatakan penerimaan barang dari

pemasok tersebut.

Fungsi penerimaan tidak membuat laporan penerimaan

barang namun hanya memeriksa barang dagang dan

membubuhkan tanda tangan jika sudah sesuai dengan

pesanan. Fungsi penerimaan tidak membuat laporan

penerimaan barang karena laporan barang masuk

dijadikan satu dengan fungsi adminitrasi satu.

Tidak Sesuai

Prosedur

Pencatatan

Utang

fungsi akuntansi memeriksa dokumen-

dokumen yang berhubungan dengan

pembelian dan menyelenggarakan

pencatatan utang atau mengarsipkan

dokumen sumber sebagai catatan utang.

Prosedur pencatatan utang dilakukan oleh administrasi

dua yang bertanggung jawab dalam pencatatan utang

ke dalam kartu utang per pemasok. Tanggung jawab

lainnya ialah mengarsipkan segala dokumen yang

berhubungan dengan kegiatan pembelian barang

dagang.

Sesuai

Prosedur

Distribusi

Pembelian

meliputi distribusi rekening yang didebit

dari transaksi pembelian untuk kepentingan

pembuatan laporan manajemen.

Tidak ada prosedur distribusi pembelian dalam proses

pembelian barang dagang pada Swalayan Elok. Tidak Sesuai

Sumber: Data diolah


75

Tabel 5.3 Hasil Tabel Pembanding Dokumen yang Digunakan

Dokumen Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian


Surat Permintaan

Pembelian

Merupakan formulir yang diisi oleh

fungsi gudang atau fungsi pemakaian

barang untuk meminta fungsi pembelian

melakukan pembelian barang dengan

jumlah, jenis, mutu seperti yang tersebut

dalam surat permintaan pembelian

Tidak ada surat permintaan yang digunakan Swalayan

Elok karenatidak adanya fungsi gudang. Permintaan

barang dagang langsung dicatat oleh sales pemasok.

Tidak sesuai

Surat Permintaan

Penawaran Harga

Surat yang digunakan untuk meminta

penawaran harga bagi barang yang

pengadaannya tidak bersifat berulang

kali terjadi (tidak repetitive) yang

menyangkut jumlah rupiah pembelian

yang besar

Tidak ada surat permintaan penawaran harga dalam

sistem pembelian barang dagang pada Swalayan Elok.

Pada dasarnya, sistem pengadaan dalam sistem

pembelian barang dagang pada Swalayan Elok bersifat

berulang

Tidak Sesuai

Surat Order

Pembelian

Digunakan untuk memesan barang

kepada pemasok yang dipilih.

Fungsi pembelian tidak menggunakan surat ini dalam

memesan barang. Melainkan, hanya tertulis dalam

secarik kertas. Pemesanan sering dilakukan memalui

telepon dan whatsapp.

Tidak Sesuai

Laporan

Penerimaan

Barang

Menunjukan bahwa barang yang diterima

dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti

yang tercantum dalam surat order

pembelian.

Swalayan tidak membuat laporan penerimaan barang.

Fungsi penerimaan hanya kan membubuhkan

tandatangan pada nota pembelian atau faktur.

Tidak Sesuai


76

Surat Perubahan

Order Pembelian

Digunakan jika terdapat perubahan

berupa perubahan kuantitas, jadwal

penyerahan barang, spesifikasi,

penggantian (substitusi)

Tidak ada surat perubahan order pembelian dalam

sistem pembelian barang dagang pada Swalayan Elok. Tidak Sesuai

Sumber: Data diolah

Tabel 5.4 Hasil Tabel Pembanding Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan

Akuntansi

Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian


Register Bukti

Kas Keluar

(voucher register)

Jika dalam pencatatan utang perusahaan

menggunakan voucher payable

procedure, jurnal yang digunakan untuk

mencatat transaksi pembelian adalah

register bukti kas keluar

Swalayan Elok tidak membuat register kas keluar. Tidak Sesuai

Jurnal Pembelian

Digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian jika perusahaan menggunakan

account payable procedure

Swalayan Elok tidak membuat jurnal pembelian. Tidak sesuai

Kartu Utang

Digunakan untuk mencatat hutang

kepada pemasok jika perusahaan

menggunakan account payable

procedure

Kartu utang dibuat oleh bagian adminitrasi dua. Kartu

ini digunakan untuk mencatat faktur/nota pemasok

yang belum terbayarkan.

Sesuai

Kartu Persediaan Digunakan untuk mencatat harga pokok

persediaan yang dibeli

Swalayan Elok membuat kartu persediaan dalam file

komputer pada administrasi satu Sesuai

Sumber: Data diolah


77

2. Perbandingan kesesuaian antara pelaksanaan pada Swalayan Elok

dengan komponen pengendalian internal menurut COSO.

Pada penelitian ini, peneliti membandingkan antara pelaksanaan

pengendalian internal pembelian pada Swalayan Elok dengan

komponen pengendalian internal menurut COSO yang meliputi

lingkungan pengendalian dan aktivitas pengendalian yang dipaparkan

pada Tabel 5.5, dan Tabel 5.6 berikut ini:


78

Tabel 5.5 Tabel Penjelasan Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok

Berdasarkan Komponen Lingkungan Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO

Komponen Lingkungan

Pengendalian Kriteria Pelasakanaan pada Swalayan Elok Keterangan

Menunjukkan komitmen

terhadap integritas dan nilai

etika

a. Pemilik Swalayan menunjukkan

integritas dan nilai-nilai etika

melalui arahan, tindakan dan

perilaku.

a. Pemilik dan karyawan Swalayan Elok

menjunjung tinggi nilai-nilai kejujuran,

keterbukaan, akuntabilitas serta kerendahan

hati

Sesuai

b. Pemilik dan karyawan Swalayan

Elok mendeskripsikan standar

integritas dan nilai-nilai etika

secara eksplisit.

b. Swalayan Elok tidak mendeskripsikan

standar integritas dan nilai-nilai etika. Tidak Sesuai

c. Swalayan mengevaluasi penerapan

nilai-nilai etika pemilik dan

karyawan Swalayan Elok.

c. Swalayan Elok tidak melakukan evaluasi

niai-nilai etika secara berkala. Evaluasi

hanya dilaksanakan jika terdapat

penyimpangan

Tidak Sesuai

d. Swalayan melaksanakan perbaikan

atas penyimpangan yang terjadi

secara konsisten dan tepat waktu.

d. Swalayan Elok melakukan perbaikan atas

penyimpanagn yang ada. Contohnya,

terdapat pencurian aset. Sesuai

Dewan direksi menunjukkan

independensi dari manajemen

dan melakukan pengawasan

terhadap pengembangan dan

kinerja pengendalian internal.

a. Pemilik Swalayan / owner

bertanggung jawab melaksanakan

pengawasan terhadap karyawan

a. Tanggung jawab pengawasan dilaksanakan

oleh pemilik Swalayan.

Sesuai

b. Karyawan Swalayan Elok dipilih

berdasarkan keterampilan dan

keahlian.

b. Karyawan bagian kantor diharuskan

memiliki kemampuan dalam hal akuntansi. Sesuai


79

c. Swalayan memiliki karyawan yang

cukup dalam rangka melaksanakan

kegiatan operasional Swalayan.

c. Swalayan Elok belum memiliki cukup

karyawan dalam . melaksanakan kegiatan

operasional Swalayan. Masih banyaknya

double job.

Tidak Sesuai

d. Pengawasan kegiatan swalayan

dilakukan oleh orang yang

bertanggung jawab dalam

pengawasan yang independen.

d. Terdapat dua orang pengawas dalam struktur

organisasi, namun tanggung jawab dan

tugasnya belum jelas. Tidak Sesuai

Manajemen menetapkan

dengan badan pengawas,

struktur, alur pelaporan, serta

otoritas dan tanggung jawab

yang tepat dalam pencapaian

tujuan.

a. Swalayan memiliki struktur

organisasi yang jelas dan

digambarkan dalam bentuk grafis.

a. Swalayan Elok tidak memiliki struktur

organisasi yang digambarkan dalam bentuk

grafis. Masih adanya double job Tidak Sesuai

b. Surat permintaan pembelian

diotorisasi oleh fungsi gudang,

untuk barang yang disimpan dalam

gudang, atau oleh fungsi pemakai

barang, untuk barang yang

langsung pakai

b. Tidak ada otorisasi dalam surat permintaan

barang dagang dari gudang, karena tidak

fungsi gudang dalam Swalayan Elok

Tidak Sesuai

c. Surat order pembelian diotorisasi

oleh fungsi pembelian atau pejabat

yang lebih tinggi

c. Order pembelian di otorisasi oleh banyak

orang. Jadi, tidak ada sifat independent

dalam proses otorisasi yang mengakibatkan

kesalahan order pembelian. Maksutnya

adalah belum adanya satu orang yang pasti

dalam mengotorisasi.

Tidak Sesuai


80

d. Laporan penerimaan barang

diotorisasi oleh fungsi

penerimanaan barang

d. Laporan penerimaan barang di tandatangani

oleh fungsi pembelian yang merangkap

sebagai fungsi penerimaan barang sebagai

bukti bahwa barang yang diterima telah

sesuai dengan pesanan

Sesuai

e. Bukti kas keluar diotorisasi oleh

fungsi akuntansi atau pejabat yang

lebih tinggi

e. Bukti kas keluar di otorisasi langsung oleh

bagian administrasi yang sebelumnya dicek

dan di otorisasi oleh owner Sesuai

f. Pencatatan ke dalam kartu utang

dan register bukti kas keluar

(voucher register) di otorisasi oleh

fungsi akuntansi.

f. Pencatatan kartu utang di otorisasi oleh

owneryang dicek setiap harinya. Swalayan

Elok tidak mencatat register kas keluar Sesuai

Organisasi menunjukkan

komitmen untuk

menarik,mengembangkan,dan

memelihara orang-orang yang

kompeten sejalan dengan

tujuan.

a. Swalayan menetapkan kebijakan

dan praktik dalam segala

pelaksanaan kegiatan swalayan.

a. Swalayan Elok menetapkan kebijakan dan

praktik dalam segala pelaksanaan kegiatan

swlayan.

Sesuai

b. Swalayan melakukan evaluasi

kompetensi sumber daya manusia

yang diperlukan.

b. Dalam pemilihan karyawan, Swalayan Elok

tidak melakukan evaluasi kriteria khusus.

Karena kebanyakan karyawan merupakan

karyawan tetap dan bertahan lama.

Tidak Sesuai


81

c. Swalayan melakukan pelatihan

kepada karyawan dalam

memahami tugas dan

tanggungjawabnya dalam

melaksanakan sistem pembelian.

c. Swalayan Elok melakukan kegiatan

pelatihan kepada karyawan baru terkhusus

karyawan di dalam toko yang sering

melakukan pergantian.

Sesuai

d. Swalayan melakukan persiapan dan

perencanaan atas penggantian

karyawan.

d. Swalayan melakukan persiapan dalam

penambahan dan penggantian karyawan

baru terkhusus karyawan part time.

Sesuai

Organisasi memiliki orang-

orang yang bertanggung

jawab untuk tanggung jawab

pengendalian internal mereka


a. Owner / pemilik Swalayan

bertanggung jawab melaporkan

setiap kebijakan dan keputusan

kepada karyawan

a. Pemilik Swalayan menyampaikan informasi

kebijakan dan keputusan kepada karyawan.

Sesuai

b. Swalayan menetapkan pengukuran

kinerja bagi karyawan

b. Swalayan Elok tidak menetapkan

pengukuran kinerja bagi karyawan.

Tidak Sesuai

c. Pemilik swalayan mengevaluasi

tekanan atau kendala dalam

mencapai tujuan swalayan.

c. Swalayan Elok mengevaluasi tekanan dan

kendala dalam mencapai tujuan swalayan.

Sesuai

d. Pemilik swalayan mengevaluasi

kinerja karyawan dan

menyediakan penghargaan atau

pelatihan tindakan disiplin yang

tepat.

d. Pemilik swalayan mengevaluasi kinerja

karyawan Namun tidak menyediakan

menyediakan penghargaan atau pelatihan

tindakan disiplin yang tepat.

Tidak Sesuai

(Sumber: COSO Framework, 2013; data diolah, 2017)


82

Tabel 5.6 Tabel Penjelasan Teori Pengendalian Internal pada Sistem Pembelian Barang Dagang di Swalayan Elok

Berdasarkan Komponen Aktivitas Pengendalian dalam Pengendalian Internal COSO

Elemen Komponen

Aktivitas Pengendalian

Kriteria Pelasakanaan pada Swalayan Elok Keterangan



pengendalian yang

berkontribusi dalam

pencegahan risiko untuk

mencapai tujuan pada level

yang dapat diterima.

a. Menggunakan desain dokumen

yang baik dengan mencantumkan

nomor urut tercetak untuk

mengurangi risiko kecurangan.

a. Dokumen yang ada di Swalayan Elok belum

mencantumkan nomor urut tercetak.

Tidak Sesuai

b. Pencatatan terjadinya utang

didasarkan pada bukti kas keluar

yang didukung dengan surat order

pembelian, laporan penerimaan

barang, dan faktur dari pemasok

b. Pencatatan terjadinya utang hanya di

dasarkan pada laporan barang masuk, nota

pembelian, dan fakktur pembelian. Tidak Sesuai


pemeriksaan barang yang diterima

dari pemasok dengan cara

menghitung dan menginspeksi

barang tersebut dan

membandingkannya dengan

tembusan surat order pembelian


pemerikasaan barang dagang bersama

dengan pemasok. Barang dagang yang

datang dibandingkan dengan faktur

pembelian bukan tembusan sura order

pembelian..

Tidak Sesuai

d. Terdapat pengecekan terhadap

harga, syarat pembelian, dan

ketelitian perkalian dalam faktur

dari pemasok sebelum faktur

tersebut diproses untuk dibayar

d. pengecekan terhadap harga, syarat

pembelian, dan ketelitian perkalian dalam

faktur dari pemasok dilakukan oleh bagian

adminitrasi dua. Sebelum masuk pada

adminitrasi dua segala jenis transaksi akan

Sesuai


83

di cek terlebih dahulu oleh owner

e. Catatan yang berfungsi sebagai

buku pembantu utang secara

periodik direkonsiliasi dengan

rekening kontrol utang dalam buku

besar

e. Pembantu utang berupa kartu utang.

Rekonsiliasi dilakukan antara kartu dengan

buku besar pengeluaran

Sesuai

f. Pembayaran faktur dari pemasok

dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran guna mencegah

hilangnya kesempatan untuk

memperoleh potongan tunai

f. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan

sesuai dengan syarat pembeyaran yang

tercantum dalam kontra bon Sesuai

g. Bukti kas keluar beserta dokumen

pendukungnya dicap “lunas” oleh

fungsi pengeluaran kas setelah cek

dikirimkan kepada pemasok.

g. Bukti kas keluar beserta dokumen

pendukungnya hanya di coret dengan pensil

warna (pada kartu utang) atau di tanda

tangani dengan maksud utang sudah di

bayarkan.

Tidak Sesuai



pengendalian yang umum

melalui teknologi untuk

mendukung pencapaian

tujuan.

a. Melakukan penyimpanan catatan

dan dokumen dalam bentuk file

serta melakukan backup data.

a. Hanya catatan prsediaan yang berbentuk

file. Selain itu hanya di arsipkan pada map

Tidak Sesuai

b. Pencatatan menggunakan komputer

untuk membantu menjamin

keakurasian dalam perhitungan

keuangan.

b. Pencatatan pada swalayan Elok secara

manual Tidak Sesuai

c. Terdapat pembatasan akses

terhadap komputer dan file.

c. Bagian akuntansi Swalayan Elok melakukan

pembatasan akses terhadap komputer dan

file

.

Sesuai


84

d. Swalayan memilih dan


pengendalian melalui akuisisi,

pengembangan dan pemeliharaan

teknologi dan infrastruktur untuk

mencapai tujuan manajemen.

d. Swalayan Elok belum melakukan

pengembangan teknologi.

Tidak Sesuai

Organisasi menyebarkan

aktivitas pengendalian

melalui kebijakan yang

menetapkan apa yang

diharapkan dan prosedur yang

memasukkan kebijakan

dalam tindakan.

a. Pemilik membuat kebijakan serta

prosedur sistem pembelian untuk

dijadikan sebuah proses bisnis

a. Prosedur sistem pembelian dijadikan proses

bisnis secara berulang-ulamg oleh fungsi-

fungsi terkait Sesuai

b. Swalayan membuat jadwal jam

kerja.

b. Terdapat jam kerja karyawan pada Swalayan

Elok. Baik karyawan tetap maupun tidak

tetap.

Sesuai

(Sumber: COSO Framework, 2013; data diolah, 2017)


85

3. Analisis Tabel Pembanding

Berdasarkan tabel pembanding diatas maka dapat dianalisis

mengenai kesesuaian sistem akuntansi pembelian barang dagang dan

pengendalian internal sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok

dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. Hasil analisis tersebut

ialah:

a. Tabel Pembanding Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang

1) Hanya beberapa fungsi saja yang sesuai dengan prinsip-prinsip

sistem akuntansi pembelian. Fungsi tersebut ialah fungsi

penerimaan dan fungsi akuntansi.

2) Dalam hal prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian

hanya prosedur prosedur pencatatn utang yang sesuai dengan

prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian.

3) Tidak ada dokumen yang sesuai dengan prinsip-prinsip sistem

akuntansi pembelian. Karena dokumen yang digunakan dalam

Swalayan Elok hanya berdasarkan dokumen pemasok. Swalayan

Elok sama sekali tidak membuat dokumen yang terkait dengan

sistem akuntansi pembelian.

4) Catatan akuntansi yang sesuai dengan prinsip-prinsip sistem

akuntansi pembelian ialah kartu utang dan kartu persediaan.

Dari uraian di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa masih

banyaknya unsur-unsur dalam Swalayan Elok yang tidak sesuai dengan

prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. Hal ini dikarenakan Swalayan


86

Elok masih belum mampu menerapkan semua prinsip-prinsip sistem

akuntansi pembelian dalam proses pembelian barang dagang. Hal ini

dikarenakan masih kurangnya pengetahuan mengenai prosedur-prosedur

yang ada dalam sistem akuntansi pembelian. Kegiatan pembelian barang

dagang yang terjadi pada Swalayan Elok hanya berdasarkan cara otodidak

dari pemilik.

b. Tabel Pembanding Pengendalian Internal Sistem Pembelian

Berdasarkan tabel pembanding pengendalian internal diatas

jumlah unsur pengendalian internal yang tidak sesuai lebih banyak

dibandingkan dengan jumah unsur pengendalian internal yang sesuai.

Hal ini membuktikan bahwa pengendalian internal yang berada pada

Swalayan Elok belum sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi

pembelian. Hal ini dikarenakan masih kurang jelasnya penerapan

prosedur sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok.


87

C. Pembahasan

Berdasarkan analisis diatas, berikut pembahasan analisis sistem

akuntansi pembelian barang dagang dan pengendalian internal pada

Swalayan Elok:


a. Fungsi yang Terkait

1) Swalayan Elok tidak memiliki fungsi gudang untuk memeriksa

barang habis. Permintaan barang dagang langsung dilakukan

oleh fungsi pemakai barang. Tidak adanya fungsi gudang ini

dikarenakan barang dagang yang dipesan langsung masuk ke

dalam toko untuk dijual. Selain itu, Swalayan Elok tidak

memiliki gudang untuk menyimpan barang. Menurut pemilik

Swalayan hal ini dianggap lebh efektif dikarenakan kurangnya

sumber daya manusia untuk menangani fungsi gudang serta

untuk mengurangi biaya penyimpanan.

2) Belum adanya pemisahan tugas antara fungsi pembelian dan

fungsi penerimaan. Dikarenakan struktur organisasi yang

belum jelas. Sebenarnya Swalayan Elok mempunyai sumber

daya manusia yang cukup dalam menjalankan semua fungsi

dalam sistem akuntansipembelian. Hanya saja belum jelasnya

struktur serta tugas dari setiap fungsi yang ada. Hal ini

berpotensi menimbulkan resiko dalam kesalahan order

pembelian dan tidak adanya independensi setiap fungsi yang


88

ada. Menurut penulis, sebaiknya fungsi pembelian terpisah

dengan fungsi penerimaan barang, sehingga apabila terjadi

kesalahan dapat dilakukan cross check antara kedua fungsi

yang berkaitan.

3) Fungsi penerimaan dalam Swalayan Elok sudah menjalankan

prosedur sistem akuntansi pembelian dengan baik. Fungsi ini

bertanggung jawab dalam melakukan pemeriksaan terhadap

jenis, mutu dan kuantitas baran yang diterima dari pemasok.

4) Fungsi akuntansi atau administrasi yang di jalankan oleh

Swalayan Elok sudah baik. Dalam fungsi ini antara pencatatan

persediaan dan pencatatan utang sudah terpisah. Keduanya

menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-masing.


Barang Dagang

1) Tidak ada prosedur permintaan barang dalam Swalayan Elok

dimana fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian

kepada fungsi pembelian. Prosedur ini tidak dijalankan dalam

Swalayan Elok karena tidak adanya gudang serta fungsi gudang

dalam swalayan melainkan prosedur permintaan barang

dilakukan langsung oleh sales atau fungsi pembelian. Tidak

ada syarat khusus berapa kuantitas minimal barang yang harus

dipesan. Jika dirasa produk yang dijual laku dan hampir habis

maka fungsi pembelian melakukan permintaan barang.


89

2) Swalayan Elok tidak melakukan prosedur permintaan

penawaran harga dan pemilihan pemasok dalam sistem

pembelian barang dagang. Karena, kebanyakan pemasok yang

dipilih merupakan langganan. Selain itu, dengan satu pemasok

Swalayan Elok sudah mendapatkan beberapa barang dagang

yang dibutuhkan. Jika dalam kondisi urgent pemasok

langganan tidak mempunyai stok barang yang dibutuhkan

maka Swalayan Elok akan memesan ke pemasok lainnya.

3) Prosedur order barang dalam Swalayan Elok belum dilakukan

oleh pihak swalayan sendiri. Hal ini tercermin dengan order

pembelian yang dilakukan langsung oleh sales pemasok. Selain

itu, swalayan juga tidak memiliki minimal stock barang kapan

swalayan melakukan pembelian barang dagang. Sebaiknya,

pengecekan persediaan selalu dilakukan agar pencatatan

persediaan lebih akurat. Pencatatan barang yang tidak akurat

akan menyebabkan terjadinya kelebihan persediaan atau

kekurangan barang. Selain itu, belum dimaksimalkan sistem

persediaan dalam komputer. Karena, sistem komputer yang ada

hanya sebatas mengetahui laporan barang masuk.

4) Dalam prosedur penerimaan barang fungsi pnerimaan

melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu

barang yang diterima dari pemasok. Namun, prosedur ini masih

dilakukan oleh satu orang yang sama dengan fungsi pembelian.


90

Hal ini dapat menimbulkan resiko dalam penyelewengan

barang dagang yang diterima. Resiko ini dapat diminimalkan

dengan cara pemisahan tugas antara orang yang memesan

barang dagang dengan orang yang menerima barang. Jika

terdapat kesalahan maka akan mudah dilakukan cross check

antara dua fungsi yang berkaitan.

5) Prosedur dalam pencatatan kewajiban serta pembayaran

kewajiban kepada pemasok sudah baik. Sistem pencatatan dan

pembayaran kewajiban kepada pemasok yang dilaksanakan

Swalayan Elok sangat sederhana dikondisikan dengan

kebutuhan Swalayan Elok.

c. Dokumen yang Digunakan

1) Tidak adanya surat permintaan barang dalam Swalayan Elok.

Karena, barang dagang yang diterima dari pemasok akan

langsung masuk di dalam toko. Maka dari itu fungsi gudang

yang berfungsi membuat surat permintaan barang dalam

Swalayan Elok tidak ada, karena dianggap tidak efektif oleh

manajer operasi.

2) Swalayan Elok tidak menggunakan surat permintaan

penawaran harga. Karena, pemasok yang dipilih merupakan

pemasok langganan

3) Dalam kegiatan pembelian barang dagang, Swalayan Elok

tidak membuat purchase order. Catatan pemesanan barang


91

merupakan bukti untuk merekam apa yang sudah dipesan.

Purchase Order juga dapat digunakan dalam memeriksa

barang dagangan yang sudah diterima. Tidak adanya purchase

order ini dikarenakan dianggap merepotkan oleh pihak

Swalayan. Semua dokumen hanya berdasarkan dokumen dari

pemasok dan dokumen tersebut merupakan dokumen satu jalan

saja, yang akan di arsipkan hanya oleh administrasi dua.

Kebanyaan catatan order pembelian dibuat oleh pihak

sales pemasok, namun kelemahan disini ialah pihak swalayan

tidak menerima salinan dari purchase order atau sales order

tersebut. Hal ini, dapat menimbulkan resiko kesalahan dalam

order pembelian. Misalnya, barang yang datang bukanlah

barang dagangan yang ingin dijual. Sebaiknya pihak swalayan

membuat catatan pemesanan barang yang dipesan untuk

meminimalkan kesalahan order batrang.

4) Tidak adanya laporan penerimaan barang dalam Swalayan

Elok karena dokumen merupakan dokumen satu jalan yang

hanya diarsipkan pada administrasi dua. Ketika barang

diterima dan selesai diperiksa oleh bagian penerimaan bersama

pemasok maka fungsi penerimaan hanya menandatangani nota

pembelian atau faktur pembelian dari pemasok. Hal ini

dianggap efektif oleh manajer operasi. Namun hal ini dapat

berisiko terjadi kesalahan dalam kesalahan kuantitas barang


92

yang dipesan. Sebaiknya fungsi penerimaan tetap melakukan

pengarsipan dokumen penerimaan barang dagang. Hal ini

dilakukan agar mudah dalam cros check jika terdapat

kesalahan.

5) Swalayan Elok tidak menggunakan surat perubahan order.

Dikarenakan kebanyakan pesanan kepada pemasok melalui

whatshapp dan kebanyakan pemasok menggunakan sistem

terkomputerisasi. Jadi, peluang untuk bisa merubah pesanan

sangat sedikit. Jika sekiranya barang yang dipesan tidak

tercukupi maka akan memesan kepada pemasok lainnya.

d. Catatan Akuntansi

1) Swalayan Elok tidak membuat register bukti kas keluar dan

jurnal pembelian karena pencatatan akuntansi yang dilakukan

masih sangat sederhana. Walaupun Swalayan Elok tidak

menggunakan catatan akuntansi secara lengkap namun dapat

memenuhi kebutuhan swalayan dalam pencatatan baik

pemasukan maupun pengeluaran. Swalayan Elok hanya

menggunakan kartu utang dalam setiap perhitungan kewajiban

kepada pemasok.

Keseluruhan memang sudah baik, namun dalam hal

pencatatan akuntansi sebaiknya fungsi administrasi membuat

jurnal pembelian. Selain itu, resiko yang dapat terjadi ialah


93

tidak adanya cap “LUNAS” dalam dokumen pendukung

setelah swalayan membayar kewajiban kepada pemasok.

Sebaiknya dokumen pendukung seperti faktur pembelian yang

sudah dibayarkan di cap “LUNAS” agar tidak terjadi kesalahan

pembayaran faktur yang belum tertagih.

2) Sudah dilakukannya rekap setiap harinya yang dilakukan oleh

administrasi pemasukan maupun administrasi pengeluaran ke

dalam buku besar.

3) Dokumen yang berkaitan dengan pembelian barang dagang

selalu diperiksa oleh owner setiap harinya.

2. Pengendalian Internal

a. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian adalah seperangkat standar,

proses, dan struktur yang memberikan dasar untuk melaksanakan

pengendalian internal di sebuah organisasi. Lingkungan

pengendalian Swalayan mencakup sikap seluruh karyawan

terhadap pentingnya pengendalian internal pada swalayan tersebut.

Beberapa faktor yang berpengaruh pada lingkungan pengendalian

internal adalah gaya kepemimpinan dan nilai-nilai organisasi,

pengawasan, struktur organisasi serta penetapan tanggung jawab

organisasi.


94

1) Menunjukan komitmen terhadap integritas dan nilai etika.

Swalayan Elok menjujung tinggi nilai-nilai integritas melalui

nilai-nilai kejujuran, keterbukaan, akuntabilitas melalui arahan

dan tindakan. Namun, standar integritas ini tidak dijelaskan

secara eksplisit oleh Swalayan Elok. Dalam hal evaluasi,

Swalayan Elok tidak melalakukan evaluasi secara berkala

melainkan evaluasi dilakukan jika terdapat kesalahan ataupun

kecurangan. Bentuk evaluasi tersebut berbentuk perbaikan atas

tindak kecurangan yang ada.

2) Dewan direksi menunjukan indepedensi dari manajemen

dan melakukan pengawasan terhadap pengembangan dan

kinerja pengendalian internal. Segala tanggung jawab atas

kegiatan Swalayan Elok berada ditangan owner. Dalam hal

karyawan, Swalayan Elok tidak memiliki kriteria khusus pada

karyawan yang bekerja di dalam toko. Kecuali karyawan yang

bekerja di dalam kantor yaitu bagian administrasi yang

diharuskan memiliki ketrampilan dalam bidang akuntansi.

Karyawan pada Swalayan Elok berjumlah 12 orang namun

belum mampu memaksimalkan sumber daya manusia yang ada

karena belum jelasnya struktur organisasi dan job desk masing-

masing bagian. Hal ini tercermin dengan masih adanya double

job antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. Selain itu

dalam struktur organisasi terdapat dua orang yang bertugas


95

sebagai pengawas namun, fungsi pengawas ini kurang

maksimal.

3) Manajemen menetapkan dengan badan pengawas, struktur,

alur pelaporan, serta otoritas dan tanggung jawab yang

tepat dalam pencapaian tujuan. Dalam prinsip ketiga ini akan

lebih dijelaskan mengenai struktur organiasi serta alur otorisasi.

Dalam organisasi harus dipisahkan tiga fungsi pokok yaitu

fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi.

Namun pada pelaksanaan pada Swalayan Elok masih banyaknya

double job dalam organisasi seperti belum adanya pemisahan

fungsi pokok antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan

serta fungsi penyimpanan dikarenakan belum maksimalnya

pengelolaan sumber daya manusia serta pembagian tugas di

setiap fungsi yang ada. Penjelasan pelaksanaan pada Swalayan

Elok ialah sebagai berikut:

a) Fungsi pembelian merangkap sebagai fungsi penerimaan.

Seperti yang dijelaskan dalam pembahasan sistem

akuntansi sebelumnya bahwa fungsi pembelian pada

Swalayan Elok merangkap sebagai fungsi penerimaan.

Walaupun dianggap sepele namun hal ini dapat menimbulkan

resiko dalam kesalahan order pembelian. Adanya rangkap

tugas dikarenakan Swalayan belum menata struktur

organisasi serta wewenang setiap fungsi dengan baik.


96

Pemisahan fungsi disini mempunyai manfaat yaitu

adanya pihak independen dalam proses pembelian. Fungsi

pembelian hanya bertanggung jawab dalam pemesanan

barang dan fungsi penerimaan bertanggung jawab atas

pemerikasaan barang. Hal ini dilakukan agar tidak ada

kecurangan ataupun penyelewengan barang dagang yang

dipesan oleh satu fungsi saja.

b) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi

Pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan

fungsi fungsi akuntansi merupakan salah satu unsur pokok

dalam pengendalian intern. Pemisahan ini dimaksudkan

untuk menjaga kekayaan dan menjamin ketelitian.

Pemisahan fungsi tersebut sudah dilaksanakan dalam

Swalayan Elok. Fungsi pembelian yang bertanggung jawab

atas pengadaan barang dilaksanakan oleh orang berbeda

dengan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab atas

pencatatan persediaan dan pencatatan utang.

c) Fungsi penerimaan merangkap sebagai fungsi

penyimpanan barang

Dalam perusahaan besar kedua fungsi ini harus

dipisahkan, karena kegiatan penerimaan barang memerlukan

keahlian khusus mengenai syarat-syarat pembelian sehingga


97

informasi penerimaan barang dan persediaan barang yang

disimpan di gudang dijamin ketilitiannya.

Pelakasanaan dalam Swalayan Elok ialah tidak

adanya fungsi penyimpanan karena pada dasarnya Swalayan

Elok tidak memiliki gudang untuk penyimpanan barang.

Barang yang dipesan dari pemasok akan langsung masuk ke

dalam toko untuk ditata. Dalam hal ini dianggap efektif

karena Swalayan Elok memang tidak mempunyai gudang.

d) Transaksi tidak dilaksanakan oleh lebih dari satu orang

atau lebih dari satu fungsi.

Dalam unsur pokok pengendalian internal dijelaskan

bahwa harus adanya pemisahan antara fungsi operasi, fungsi

penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Hal ini dimaksudkan

agar setiap transakasi pembelian yang terjadi dapat dilakukan

cross check antara fungsi satu dengan yang lainnya.

Pelaksanaan dalam Swalayan Elok ialah transaksi

pembelian tidak dilakukan oleh lebih dari satu orang atau

lebih dari satu fungsi. Hal ini tercermin dalam fungsi

pembelian yang merangkap sebagai fungsi penerimaan. Jadi,

jika terdapat kesalahan dalam pemesanan barang akan susah

untuk di cross check karena transaksi dalam order barang dan

penerimaan dilakukan oleh satu orang yang sama. Selain itu

semua pengarsipan dokumen yang berkaitan dengan proses


98

pembelian barang dagang hanya dilakukan oleh administrasi

dua.

Transaksi tidak dilaksanakan oleh lebih dari satu orng

atau lebih dari satu fungsi dikarenakan masih kurang jelasnya

struktur organisasi dan job desk pada Swalayan Elok.

e) Tidak ada otorisasi dalam surat permintaan barang

dagang.

Transaksi yang terjadi dalam setiap proses pembelian

harus terdapat otorisasi oleh pihak yang berwenang atau

pejabat lebih tinggi. Otorisasi ini berupa tandatangan pada

dokumen sumber atau dokumen pendukung. Selain sistem

otorisasi, setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan

akuntansi dengan prosedur pencatatan tertentu. Dengan

adanya sistem otorisasi dan penctatan akuntansi ini maka

kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data

akuntansi yang di catat akan lebih teliti dan terjamin

keandalannya.

Dalam hal pengadaan barang Swalayan Elok tidak

menggunakan surat permintaan. Maka tidak ada proses

otorisasi dalam hal pengadaan barang. Semua langsung

dilakukan oleh fungsi pembelian.


99

f) Tidak adanya otorisasi surat order pembelian

Surat order pembelian merupakan awal transaksi

pengadaan barang. Order pembelian merupakan awal dalam

proses pengadaan barang yang berakibat barang diterima

nantinya. Oleh sebab itu, seluruh order pembelian harus

diotorisasi oleh pihak yang berwenang atau pejabat lebih

tinggi agar tidak ada kesalahan dalam penerimaan barang

yang dibutuhkan nantinya.

Swalayan Elok tidak membuat surat order pembelian

dalam memesan barang. Pemesanan hanya dilakukan melalui

telepon ataupun melalui pesan whatsapp. Transaksi

pembelian secara lisan dapat menimbulkan kesalahpahaman

dengan pemasok,

Selain itu, belum adanya pihak yang benar-benar dapat

mengotorisasi order pembelian ini. Maksudnya disini ialah,

lebih dari satu orang dapat mengotorisasi order pembelian.

Hal ini mengakibatkan ketidaksesuian keinginan barang yang

harusnya dipesan.

Sebaiknya dalam hal order pembelian Swalayan Elok

mempuyai satu orang yang pasti dalam mengotorisasi order

pembelian. Hal ini akan mengurangi kesalahan pemesanan

barang yang tidak seharusnya dipesan. Jika terdapat

kesalahan pemesanan maka hanya akan menghambat proses


100

pembelian dan harus menunggu barang dagang yang harus

dijual di dalam toko atau dapat berupa kelebihan barang

dagang.

g) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi

penerimanaan barang

Laporan penerimaan harus diotorisasi sebagai bukti

bahwa barang dagangan sudah diterima dari pemasok. Surat

ini akan dijadikan oleh bagian akuntansi sebagai data

penambahan barang serta pencatatan kewajiban.

Pelaksanaan dalam Swalayan Elok ialah barang yang

diterima akan diperiksa bersama dengan pemasok. Jika

barang dagang sudah sesuai dengan faktur pembelian maka

bagian penerimaan akan membubuhkan tandatangan pada

faktur pembelian tersebut. Yang membedakan disini ialah

bagian penerimaan tidak membuat laporan penerimaan

barang dikarenakan pada fungsi penerimaan tidak

mengarsipkan dokumen tersebut.

h) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau

pejabat yang lebih tinggi

Fungsi akuntansi akan menerima berbagai dokumen

yang berkaitan dengan sistem pembelian. Dalam Swalayan

Elok dokumen tersebut antara lain copy faktur

pembelian,nota pembelian, dan laporan barang masuk.


101

Fungsi akuntansi atau bagian admintrasi dalam

Swalayan Elok dibedakan menjadi dua yaitu pemasukan dan

pengeluaran. Setelah barang dagang yang diterima selesai di

periksa oleh fungsi penerimaan maka sampel barang dagang

akan discan bagian pemasukan untuk dibuatkan laporan

barang masuk. Bagian pemasukan mempunyai tanggung

jawab dalam merekap pemasukan selama satu hari. Setelah

itu laporan barang masuk akan dicek oleh pimpinan. Setelah

di cek dan di otorisasi oleh pimpinan maka akan masuk

kepada bagian pengeluaran.

Bagian pengeluaran akan menerima dokumen yang

berkaitan dengan proses pembelian untuk diarsipkan dalam

satu map per pemasok. Bagian pengeluaran mempunyai

tanggung jawab dalam membuat kontra bon yang berisi

berapa jumlah kewajiban yang ada dan kapan kewajiban

harus dibayarkan. Pengeluaran kas yang berhubungan dengan

proses pembelian barang dagang diotorisasi oleh pimpinan

dan dibayarkan melalui bagian administrasi pengeluaran.

i) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan

oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu.

Setiap catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan

yang di beri wewenang. Dengan kata lain hanya karyawan ini


102

yang bisa merubah atau meng-update sebuah catatan

akuntansi.

Dalam Swalayan Elok hal ini diterapkan pada bagian

administrasi baik pemasukan maupun pengeluaran.

Pemasukan bertanggung jawab dalam segala pencatatan

penerimaan barang serta mebubuhkan tandatangan sebagai

bukti bahwa barang yang diterima sesuai dengan pemesanan.

Sedangkan, bagian pengeluaran bertanggung jawab atas

segala perubahan catatan pada kartu utang.

Penyimpanan bukti kas keluar, pengarsipan faktur yang

belum dibayarkan, serta pencatatan ke dalam kartu utang di

otorisasi oleh bagian adminitrasi pengeluaran dengan cara

membubuhkan tanda tangan.

4) Organisasi menunjukan komitmen untuk menarik,

mengembangkan, dan memelihara orang-orang yang

kompeten sejalan dengan tujuan. Swalayan Elok

menerapkan kebijakan serta praktik pelaksanaan kegiatan

pembelian barang dagang. Namun, hal ini tidak dibarengi

dengan dilakukannya evaluasi terhadap pemilihan karyawan.

Swalayan Elok tidak melakukan evaluasi khusus terhadap

pemilihan karyawan dikarenakan kebanyak karyawan

merupakan karyawan tetap dan tidak sangat jarang

dilakukannya pergantian karyawan. Kecuali dalam pemilihan


103

karyawan tidak tetap atau part time, Swalayan Elok melakukan

perencanaan , persiapan dan pelatihan dalam penambahan

karyawan tidak tetap tersebut. Swalayan Elok juga tidak

memberikan

5) Organisasi memiliki orang-orang yang bertanggung jawab

untuk tanggung jawab pengendalian internal mereka

sejalan dengan tujuan. Pemilik Swalayan Elok memiliki

tanggng jawab dalam menyampaikan informasi kebijakan dan

keputuasan kepada semua karyawan. Pemilik swalayan selalu

memperhatikan setiap tekanan atau kendala yang ada dalam

setiap kegiatan swalayan. Sebagai contoh, dalam hal persediaan

pembelian barang dagang eceran terjadi kesalahan perhitungan.

Hal ini di evaluasi oleh pemilik, dan ditemukan sebuah masalah

yaitu terjadi kesalahan pencatatan. Sebut saja air mineral gelas

yang dihitung secara eceran, namun pada pencatatan persediaan

dihitung satu dus. Dalam hal pengendalian internal terhadap

karyawan, Swalayan Elok belum melakukan evaluasi kinerja

karyawan dan menyediakan penghargaan ataupun pelatihan

tindakan disiplin. Hal ini dianggap kurang efektif oleh pemilik

karena kegiatan yang dilakukan berbeda dengan kegiatan

perusahaan besar yang membutuhkan sebuah penghargaan bagi

karyawannya. Kegiatan pada Swalayan Elok merupakan


104

kegiatan yang berulang-ulang yang tidak diharuskan adanya

pelatihan ataupun evaluasi serta penghargaan.

b. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian (Control Activities) adalah tindakan

yang ditetapkan melalui kebijakan dan prosedur yang membantu

memastikan arahan manajemen untuk mengurangi risiko terhadap

pencapaian tujuan dilakukan.

1) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas

pengendalian yang berkontribusi dalam pencegahan resiko

untuk mencapai tujuan pada level yang dapat diterima.

Adanya kebijakan dan prosedur tersebut tidak akan berjalan

dengan baik jika tidak terdapat langkah-langkah yang menjamin

adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Berikut

praktik yang sehat dalam pelaksanaan sistem pembelian pada

Swalayan Elok:

1) Tidak adanya surat permintaan pembelian bernomor urut

tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh

fungsi gudang. Karena pada dasarnya Swalayan Elok

memang tidak memiliki gudang dalam penyimpanan barang

dagang.

2) Tidak adanya surat order pembelian bernomor urut tercetak

dan pemakaiannya di pertanggung jawabkan oleh fungsi

pembelian. Hal ini dikarenakan fungsi pembelian pada


105

Swalayan Elok tidak mengeluarkan surat order pembelian

dalam pemesanan barang dagang kepada pemasok.

3) Tidak adanya laporan penerimaan barang bernomor urut

tercetak dan pemakaiannya di pertanggung jawabkan oleh

fungsi penerimaan. Dalam pelaksanaanya pada Swalayan

Elok laporan penerimaan di buat oleh bagian adminitrasi

pemasukan bukan fungsi penerimaan.

4) Pencatatan terjadinya utang hanya berdasarkan pada laporan

barang masuk, nota pembelian, dan faktur pembelian. Tidak

adanya dokumen surat order pembelian dikarenakan semua

dokumen yang digunakan swalayan dalam hal pembelian

barang dagang hanya berdasarkan dokumen dari pemasok.

5) Barang dagang yang diterima hanya diperiksa oleh fungsi

penerimaan berdasarkan nota pembelian yang ada karena

pihak swalayan tidak membuat dokumen order pembelian.

6) Terdapat pengecekan terhadap harga dan syarat pembelian

oleh bagian administrasi sebelum faktur tersebut di proses

untuk dibayarkan.

7) Rekonsiliasi dilakukan antara buku pembantu utang yaitu

berupa kartu utang dengan rekening kontrol utang dalam

buku besar. Belum adanya jurnal pembelian dalam

pencatatan akuntansi. Hal ini dikarenakan pencatatan


106

akuntansi dalam Swalayan Elok masih sangat sederhana dan

dianggap sudah efektif.

8) Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran yang di setujui sebelumnya. Syarat

pembayaran ini di cantumkan dalam kontra bon yang di

buat oleh bagian administrasi.

9) Dokumen pendukung setelah pembayaran kewajiban

kepada pemasok tidak dicap “LUNAS”, melainkan hanya di

coret dengan pensil warna serta dibubuhkan tandangan.

Selain itu, bukti jika pihak swalayan sudah membayar

kewajiban keapada pemasok dengan adanya nota

pembayaran.

2) Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas

pengendalian yang umum melalui teknologi untuk

mendukung pencapaian tujuan. Swalayan Elok belum

mengembangkan teknologi dalam hal pembelian barang

dagang. Teknologi yang dipakai hanya berfungsi sebagai

catatan persediaan untuk melaporkan barang masuk dan

mengetahui harga jual barang. Hanya catatan persediaan

yang berupa file. Selain itu semua catatan proses pembeian

barang dagang berupa catatan manual. Swalayan belum

melakukan pengembangan sistem diakrenakan pemilik

menganggap proses pembelian barang dagang sekarang ini


107

sudah dirasa efektif tanpa adanya pengembangan sistem.

Selain itu, jika dilakukan pengembangan sistem maka harus

adanya penyesuaian sistem tersebut oleh karyawan yang

cukup lama. Hal ini dirasa akan mengganggu karena

kegiatan pembelian barang dagang dalam Swalayan Elok

bersifat repetitive atau berulang-ulang.

3) Organisasi menyebarkan akivitas pengendalian melalui

kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan

prosedur yang memasukan kebijakan dalam tindakan.

Pemilik Swalayan Elok membuat sebuah prosedur dan

kebijakan mengenai proses pembelian barang dagang yang

dijadikan proses bisnis atau acuan oleh fungsi yang terkait.

Selain itu, Swalayan Elok membuat jadwal jam kerja baik

untuk karyawan tetap maupun karyawan tidak tetap. Hal ini

diharapkan karyawan dapat bekerja dengan maksimal sesuai

dengan jam kerja yang sudah ditentukan.


108

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil analisis data yang telah dilakukan pada sistem akuntansi

pembelian barang dagang pada Swalayan Elok, maka dapat diambil

kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian barang dagang belum sesuai

dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian. Ketidaksesuaian tersebut

antara lain ialah fungsi pembelian merangkap sebagai fungsi penerimaan,

sedikitnya dokumen yang digunakan dalam order pembelian. Hal ini terbukti

dengan tidak dibuatnya purchase order dalam order pembelian. Sedangkan,

pengendalian internal pada Swalayan Elok belum sesuai dengan komponen

pengendalian internal. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya peluang resiko

yang disebabkan oleh belum adanya pihak yang benar-benar bisa

mengotorisasi proses pengadaan barang.. Selain masalah otorisasi, peluang

terjadinya resiko yang ada antara lain susahnya dilakukan cross check bila

terjadi kesalahan. Hal ini diakibatkan karena tidak ada bagian yang

melakukan pengarsipan kecuali bagian adminitrasi saja serta perangkapan

tugas yang terjadi dalam fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. Resiko

lainnya ialah belum adanya tanda cap “LUNAS” pada dokumen pendukung

saat pihak swalayan sudah membayar kewajiban kepada pemasok.


109

B. Keterbatasan

Penelitian mempunyai keterbatasan antara lain:

1. Tidak semua dokumen dan catatan yang dibutuhkan dapat dilihat dan

didokumentasikan

2. Tidak dapat melihat data persediaan yang ada dalam program

komputer Swalayan.

C. Saran

Dari hasil analisis yang dilakukan, penulismemberi beberapa

masukan atau saran bagi swalayan sebagai berikut:

1. Sebaiknya Swalayan membuat struktur organisasi dengan wewenang

dan tugas yang jelas. Maka nantinya akan dapat dilakukan pemisahan

tugas antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan.

2. Dalam pengadaan barang, sebaiknya swalayan menentukan jumlah stok

minimum barang yang harus dipesan. Agar barang yang dipesan tidak

kekurangan dan berlebihan.

3. Swalan Elok sebaiknya membuat purchase order sendiri agar tidak

terjadi kesalahan dalam pemesanan barang dagang. Purchase Order

sebaiknya bernomor urut tercetak agar pemakaiannya dapat

dipertanggungjawabkan.

4. Sebaiknya terdapat satu orang yang berwewenang dalam otorisasi order

pembelian.


110

5. Sebaiknya setiap fungsi yang ada melakukan pengarsipan dokumen

pendukung yang berkaitan dengan fungsinya. Hal ini dimaksudkan

untuk mempermudah proses cross check apabila terjadi kesalahan.

6. Dari keseluruhan pencatatan dan pengarsipan dokumen memang sudah

baik. Namun dalam hal pencatatan akuntansi, sebaiknya fungsi

administrasi membuat jurnal pembelian.

7. Faktur yang sudah dibayarkan sebaiknya diberi tanda cap “LUNAS”

untuk meminimalkan kesalahan dalam pembayaran faktur yang belum

tertagih.


111

DAFTAR PUSTAKA

Aditya, Yohanes Alphian Bayu. 2011. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pada

Sistem Pembelian Barang Dagang (Studi kasus pada Swalayan Alfa

Omega Twin’s).Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma

Ambarwati, Fefi.W., dan Isharijadi. 2012. Analisis Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Guna Meningkatkan Efektifitas

Pengendalian Intern (Studi Pada PT. Dwi Mulyo Lestari Madiun). Jurnal

Akuntansi dan Pendidikan, Vol. 1, No. 1, Oktober 2012

Baridwan, Zaki.1998.Sistem Akuntansi penyususnan Prosedur dan Metode. Edisi

ke-5. Yogyakarta: BPFE

Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commissions (COSO).

2013. Internal Control-Integrated Framework. Durham.

Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi.

Yogyakarta: Andi

Devi, Bernadien K. 2012. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (Studi

Praktik Kerja PT Tatasolusi Pratama Surabaya). Jurnal Ilmiah

Mahasiswa Akuntansi, Vol. 1, No. 3, Mei 2012

Hall, James. A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi.Edisi ke-empat. Jakarta:

Salemba Empat

Hartono, Jogianto. 2000. Sistem informasi berbasis komputer. Yogyakarta: BPFE

Jogianto. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

_______.2007.Metodologi Penelitian Bisnis :Salah Kaprah dan Pengalaman-

Pengalaman. Yogyakarta : BPFE

Jusup, Haryono. 2014. Auditing. Jilid 1. Edisi ke-II. Yogyakarta : STIE YKPN

_____________. 2011. Dasar-dasar Akuntansi. Jilid 1. Edisi ke-7. Yogyakarta :

STIE YKPN

Kurniatu, Puji. 2012. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi

Pembelian (Studi Kasus pada Perusahaan Pertenunan Santa Maria

Boro).Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma

Mardi. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Penerbit Ghalia Indonesia


112

Mulyadi. 2016. Sistem informasi akuntansi. Edisi ke-empat. Jakarta: Salemba

Empat

Narko. 1994. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan PUSTAKA NUSATAMA

Ningrum, Mella Merlinda. 2011. Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan

Baku Secara Kredit (Studi Kasus pada Penerbit dan Percetakan Kanisius

Yogyakarta).Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma

Noviasiwi, Phillea. 2011. Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku

Roko (Studi Kasus pada PT Djitoe Indonesia obako Surakarta.Skripsi.

Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma

Nurul, Vitra Septianty. 2017. Analisis Sistem Informasi Akuntansi dan

Pengendalian Intern dalam Pembelian Bahan Baku Secara Kredit (Studi

Kasus pada PT. Wangsa Jatra Lestari di Kartasura). Skripsi. Surakarta:

Institut Agama Islam Negeri Surakarta

Romney, B.Marshall, dan P.J. Steinbart. 2015. Sistem informasi akuntansi. Edisi

Ke13. Jakarta: Salemba Empat

Sekaran, Uma. 2006. Research method for bisnis. Jakarta: Salemba Empat.

Shaumi, Zukma Azphit. 2009. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

dan Pengeluaran Kas pada PT.Axis Optikal. Skripsi. Yogyakarta: Sanata

Dharma

Spillane, James J. 2008. Metodologi Penelitian Bisnis. Yogyakarta: USD

Sugiyono. 2013. Metodologi penelitian kuantitatif dan r&d. Bandung: Alfabeta

Suwardjono. 2002. Akuntansi Pengantar. Edisi Ketiga. Yogyakarta: BPFE

Tmbooks. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: ANDI

Widjajanto, Nugroho. 2001.Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta: Erlangga


113


114

Lampiran_1: Daftar Pertanyaan Wawancara

1. Sejarah Swalayan

a. Bagaimana sejarah berdirinya Swalayan Elok?

b. Apa yang menjadi latar belakang berdirinya Swalayan Elok?

c. Sudah berapa lama swalayan beroperasi?

2. Profil Swalayan

a. Dimana letak swalayan saat didirikan?

b. Apakah swalayan pernah berpindah alamat?

c. Apakah terdapat visi, misi, dan tujuan swalayan?

d. Apa saja pertimbangan swalayan dalam memilih lokasi di

Yogyakarta?

e. Bagaimana struktur organisasi Swalayan Elok?

f. Bagaimana tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam

struktur organisasi Swalayan Elok?

3. Personalia

a. Bagaimana prosedur perekrutan karyawan yang diterapkan oleh

Swalayan Elok?

b. Adakah kriteria tertentu dalam penerimaan karyawan?

c. Berapakah jumlah karyawan pada Swalayan Elok sekarang?

d. Bagaimana pengaturan jam kerja karyawan yang diterapkan?


a. Bagaimana aktivitas sistem akuntansi pembelian barang dagang yang

diterapkan pada Swalayan Elok secara umum?


115

b. Bagian atau fungsi apa saja yang terkait dalam prosedur sistem

akuntansi pembelian barang dagang dan apa tugas serta wewenanang

masing-masing bagian atau fungsi?

c. Bagaimana prosedur sistem akuntansi pembelian swalayan dari

permintaan barang dagang, pemilihan pemasok, penawaran harga,

sampai penerimaan barang daganag?

d. Dokumen apa saja yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian

pada swalayan?

e. Catatan akuntansi apa saja yang dengan sistem akuntansi pembelian

pada swalayan?

f. Adakah masalah dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian yang

sudah diterapkan sekarang?

g. Bagaimana pengendalian intern yang diterapkan terhadap sistem

akuntansi pembelian swalayan?

h. Adakah unsur pengendalian yang sudah diterapakan antara lain seperti

pemisahan fungsi, otorisasi transaksi yang layak, dokumen dan sarana

pencatatan yang memadai, dokumen bernomor urut tercetak, dll?


116

Lampiran_2: Nota Pembelian


117

Lampiran_3: Laporan Barang Masuk


118

Lampiran_4: Nota Retur Barang


119

Lampiran_5: Laporan Retur Barang


120

Lampiran_6: Kartu Hutang Dagang


121

Lampiran_7: Kontra Bon

Lampiran_8: Tanda Terima


122

Lampiran_9: Nota Pembayaran


123

Lampiran_10: Surat Ijin Penelitian


124

Lampiran_11: Surat Keterangan Dilakukan Penelitian
