PROPOSAL
ANALISIS DAN PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI PENJUALAN
TOKO BANGUNAN GUNUNG KIDUL
Disusun Oleh :
Indah Pratiwi 13110499
Ria Setia 15110853
UNIVERSITAS GUNADARMA
2013
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi dengan tingkat perkembangan yang semakin maju dan
modern, kebutuhan akan teknologi informasi sekarang ini memang menjadi salah satu
faktor yang ikut mendukung bagi pertumbuhan dan perkembangan suatu perusahaan
yang handal. Dan ketidak lancaran pengelolaan suatu informasi dapat mengakibatkan
kekacauan dalam pengambilan keputusan, pengendalian operasional serta perencanaan
teknis dan strategis. Dikarenakan oleh kelebihan–kelebihan yang dimiliki oleh teknologi
tersebut yaitu dalam pengolahan data dan penghematan waktu yang digunakan untuk
memprosesnya, dibandingkan dengan menggunakan cara lama yaitu secara manual.
Dengan adanya kebutuhan informasi yang semakin lama meningkat maka
diperlukannya suatu sistem yang baik dan cepat. Suatu sistem dikatakan baik apabila
akan memudahkan semua proses, salah satunya dengan jalan komputerisasi.
Pemakaian komputer sebagai alat pengolah data dapat dikatakan yang terbaik
untuk saat ini, Karena dapat meningkatkan kecepatan pekerjaan sehingga dicapai
efisiensi tenaga dan waktu dalam mengelola data. Ada beberapa hal yang dapat
menimbulkan kendala pada suatu sistem penjualan tunai yang dijalankan secara manual,
diantaranya adalah cenderung akan membuat jenuh, karena data harus dicatat dan
diproses berulang kali dan banyaknya jumlah data yang harus diolah, kerumitan dalam
pemrosesan suatu data, terbatasnya waktu yang digunakan dalam mengolah data, dan
data yang beraneka ragam.
Dengan demikian kemungkinan kesalahan perhitungan akan lebih besar oleh
karena itu perlu dukungan suatu sistem penjualan yang terkomputerisasi. Demikian juga
dirasakan oleh Toko Bangunan Gunung Kidul, perusahaan yang bergerak dibidang
penjualan bahan– bahan bangunan.
1.2 Masalah
Pada Toko Banguna Gunung Kidul dalam pengolahan data sistem penjualan tunai
masih dilakukan secara manual, sehingga menghadapi masalah–masalah, yaitu :
a. Toko Bangunan Gunung Kidul masih kesulitan mencari data–data, dikarenakan
data tersebut masih disimpan secara manual sehingga memerlukan waktu yang
cukup lama dalam pencatatan data serta masalah informasi atau laporan yang
kurang memadai.
b. Penyimpanan data yang kurang baik, sehingga terjadi pemborosan waktu.
c. Kurang terjaminnya keakuratan data dan kemungkinan terjadinya kesalahan
pencatatan dan perhitungan atas transaksi yang terjadi dalam pembuatan laporan.
1.3 Tujuan
Untuk mengembangkan sistem yang sudah berjalan pada Toko Bangunan Gunung
Kidul menjadi sistem yang terkomputerisasi agar dapat membantu menyelesaikan
masalah yang ada dalam sistem manual yang sedang berjalan saat ini.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Sistem Lama
Toko Bangunan Gunung Kidul,Bekasi bergerak dalam bidang penjualan barang-
barang bangunan atau matrial dan transaksi yang dilakukan setiap harinya cukup besar,
dalam kegiatannya sudah tentu membutuhkan keberadaan sistem informasi yang akurat
dan cukup memadai untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Masalah pada
Toko Bangunan Gunung Kidul adalah pada sistem pengolahan data penjualan dan
pembelian yang masih belum terkomputerisasi atau masih manual yang mengakibatkan
sering terjadi kesalahan dalam pencatatan nota transaksi penjualan dan pembelian , data
penyimpanan barang masuk dan barang keluar yang masih berupa arsip, sehingga
terjadi penumpukan data dan keamanan dari datanya kurang terjamin, selain itu
pembuatan laporan hanya dibuatkan secara garis besar yaitu berapa jumlah uang didapat
setiap harinya yang membutuhkan waktu yang lama dan sering tejadinya kesalahan
dalam penulisan dan perhitungannya. Kegunaan dalam penelitian ini adalah untuk
membantu proses penjualan dan pembelian, sehingga memberikan dukungan untuk
pengolahan data dan menginput data barang yang baik.
Beberapa prosedur dalam hal penjualan barang, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Proses Pembayaran Proses ini dimulai ketika pelanggan memesan barang yang
akan dibelinya dengan datang langsung atau melalui telepon, pemesanan
disampaikan secara lisan dan ditulis kesebuah nota. Kemudian bagian penjualan
akan mengecek barang yang akan dipesan oleh pelanggan apakah sesuai dengan
pesanan, apabila sesuai maka terjadi kesepakatan. Berdasarkan nota yang dibuat
dan telah disepakati bersama,maka penjualan memberikan nota yang berisi
tagihan sejumlah uang yang harus dibayar oleh pelanggan.
b. Proses Pengiriman Sesuai dengan nota yang telah dibuat oleh bagian penjualan,
maka bagian penjualan membuat SJ (Surat Jalan) yang diberi kan untuk bagian
gudang, kemudian bagian gudang menyiapkan barang yang akan dikirim
berdasarkan SJ, kemudian bagian gudang memerintahkan kepada bagian
pengiriman mengirim barang yang disertai SJ kepada pelanggan. Jika ada barang
yang tidak sesuai, maka pelanggan tidak akan menandatangani SJ tersebut. Jika
sesuai maka SJ akan ditandatangani pelanggang dan akan dikirim kembali
rangkapnya untuk arsip ke bagian penjualan sebagi bukti bahwa barang yang
telah diterima oleh pelanggan dengan baik.
c. Proses Pembuatan Laporan Penjualan Sebagai bukti pertanggung jawaban
kepada pimpinan maka bagian penjualan membuat laporan penjualan yang akan
diserahkan kepada pimpinan setiap 1 bulan sekali dan laporan penjualan ini
dibuat berdasarkan nota.
2.2 Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem adalah suatu proses pengembangan sistem
yang formal dan presisi yang mendefinisikan serangkaian aktivitas, metode, best
practice dan tools yang terautomasi bagi para pengembang dan manager proyek dalam
rangka mengembangkan dan merawat sebagai keseluruhan sistem informasi atau
software.
Untuk pengembangan sistem informasi pada Toko Bangunan Gunung Kidul
menggunakan metode RAD. Rapid Application Development (RAD) atau rapid
prototyping adalah metodologi pengembangan perangkat lunak yang berfokus pada
membangun aplikasi dalam waktu yang sangat singkat. Rapid application development
menggunakan metode iteratif (berulang) dalam mengembangkan sistem dimana
working model (model kerja) sistem dikonstruksikan di awal tahap pengembangan
dengan tujuan menetapkan kebutuhan (requirement) pengguna. Model kerja digunakan
hanya sesekali saja sebagai basis desain dan implementasi sistem akhir.
Alasan menggunakan metodologi RAD :
1. Apabila menggunakan RAD untuk mendapatkan suatu desain yang dapat
diterima oleh konsumen dan dapat dikembangkan dengan mudah.
2. Apabila menggunakan RAD untuk memberikan batasan-batasan pada suatu
sistem supaya tidak mengalami perubahan.
3. Apabila menggunakan RAD untuk menghemat waktu, dan kalau memungkinkan
bisa menghemat biaya serta menghasilkan produk yang berkualitas.
Gambar 1. RAD Prototyping
Tahapan-tahapan pada RAD:
1. Rencana Kebutuhan (Requirement Planning)
2. Proses Desain (Design Workshop)
3. Implementation
Tahapan Rencana Kebutuhan
Sistem penjualan yang menggunakan sistem manual dalam melakukan
transaksinya, maka dibuatlah sebuah aplikasi yang mendukung sistem penjualan dan
pembelian yang disebut sistem terkomputerisasi. Sistem terkomputerisasi sangat
diperlukan dalam toko bangunan tersebut agar keamanan data saat transaksi tersimpan
baik di penyimpanan data. Tahapan rencana kebutuhan sebagai berikut:
1. Identifikasi tujuan dari aplikasi
Sitem pada toko bangunan tersebut diantaranya sistem penjualan , maka aplikasi ini
bertujuan membantu user dalam melakukan transaksi penjualan. Selain itu,
menjamin data dan memudahkan membuat laporan penjualan.
2. Identifikasi kebutuhan informasi
Kebutuhan informasi yang diperlukan dalam sistem penjualan adalah pelanggan,
barang, kendaraan, dan SJ(Surat Jalan).
3. Teknik atau Pendekatan
Teknik yang digunakan adalah teknik pendekatan terstruktur, dimana Metode
Terstruktur yaitu metode pendekatan yang menggambarkan sistem melalaui aliran
dokumen yang terdapat pada kegiatan pengolahan data penjualan barang pada Toko
Bangunan Gunung Kidul. Tujuan pendekatan terstruktur adalah agar pada akhir
pengembangan perangkat lunak dapat memenuhi kebutuhan pengguna, dilakukan
tepat waktu, tidak melampaui anggaran biaya, mudah dipergunakan, mudah
dipahami dan mudah dirawat. Dimulai dari penggunaan dokumen sebagai inputan
kemudian diproses menjadi dokumen lain berupa informasi yang dibutuhkan.
Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik
(techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir
dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya
didefinisikan dengan baik dan jelas.
4. Kebutuhan Pengguna
Pengguna pada toko bangunan Gunung Kidul terdiri dari kasir, dan owner.
Kemampuan pengguna yang tidak terlalu memahami aplikasi, maka aplikasi ini
dibuat sesederhana mungkin agar pengguna mudah menggunakannya dalam
melakukan transaksi.
Tahapan Proses Desain
1. Perancangan Sistem
Dalam membuat rancangan sistem informasi yang baru, pengembang menggunakan perancangan berorientasi objek yang menggunakan tools UML (Unified Modelling Language).
1.1 Use Case Diagram
Gambar 2. Diagram Use Case
1.2 Activity Diagram
Gambar 3. Diagram Proses Pembayaran
Gambar 4. Diagram Proses Pengiriman
Gambar 5. Diagram Laporan Penjualan
2. Perancangan Database
Gambar 6. ERD Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul (Ket; * : Kunci Utama)
Hasil transformasi Gambar 6:
a. Tabel Pelanggan
(KdPel, NmPel, Alamat, Telp)
Kunci Utama : KdPel
b. Tabel Barang
(KdBrg, NmBrg, Satuan, HrgSat, Stok)
Kunci Utama : KbBrg
c. Tabel Kendaraan
(NoPol, Jenis)
Kunci Utama : NoPol
d. Tabel Penjualan
(KdBrg, KdPel, NoNota, TglNota, HrgJual, JmlJual)
Kunci Utama: KdBrg, KdPel, NoNota
e. Tabel SJ (Surat Jalan)
(NoSJ, TglSJ, NoNota, NoPol)
Barang
* KdBrg
NmBrg
Satuan
HrgSat
Stok
Jual
Pelanggan
* KdPel
NmPel
Alamat
Telp
Kirim
SJ
*NoNota
TglNota
HrgJual
JmlJual
JmlKirim
*NoSJ
TglSJ
Ada
Kendaraan
*NoPol
Jenis
M N
1
M
NN
1
Kunci Utama : NoSJ
Kunci Asing : NoNota, NoPol
f. Tabel Pengiriman
(KdBrg, NoSJ, JmlKirim)
Kunci Utama : KdBrg, NoSJ
Spesifikasi Database:
a. Tabel Pelanggan
No Nama Field Jenis Panjang Keterangan
1 KdPel Text 5 Kode Pelanggan
2 NmPel Text 30 Nama Pelanggan
3 Alamat Text 80 Alamat Pelanggan
4 Telp Text 12 Telepon Pelanggan
b. Tabel Barang
No Nama Field Jenis Panjang Keterangan
1 KdBrg Text 5 Kode Barang
2 NmBrg Text 30 Nama Barang
3 Satuan Text 10 Satuan Barang
4 HrgSat Currency 8 byte Harga Satuan Barang
5 Stok Number 4 byte Stok Barang
c. Tabel Kendaraan
No Nama Field Jenis Panjang Keterangan
1 NoPol Text 10 Nomor Polisi Kendaraan
2 Jenis Text 20 Jenis Kendaraan
d. Tabel SJ (Surat Jalan)
No Nama Field Jenis Panjang Keterangan
1 NoSJ Text 8 Nomor Surat Jalan
2 TglSJ Date / Time 8 Tanggal Surat Jalan
e. Tabel Pengiriman
No Nama Field Jenis Panjang Keterangan
1 JmlKirim Single -Jumlah Barang Yang
Dikirim
f. Tabel Penjualan
No Nama Field Jenis Panjang Keterangan
1 NoNota Text 8 Nomor Nota
2 TglNota Date / Time 8 Tanggal Nota
3 HrgJual Currency 80Harga Satuan Barang
Yang Dijual
4 JmlJual Number 12Jumlah Barang Yang
Dijual
3. Rancangan Kode
a. Nama : Pelanggan
Kode Pelanggan Terdiri dari 5 Digit :
1 digit awal menyatakan pelanggan ditandai dengan huruf P
4 digit selanjutnya menyatakan banyaknya pelanggan
b. Nama : Barang
Kode Barang Terdiri dari 5 Digit :
1 digit awal menyatakan Barang ditandai dengan huruf B
4 digit selanjutnya menyatakan banyaknya barang
c. Nama : Nota
Nomor Nota Terdiri dari 8 Digit :
8 digit menyatakan banyaknya Nota
d. Nama : Surat Jalan
Nomor Surat Jalan terdiri dari 8 Digit :
1 digit awal menyatakan Surat Jalan ditandai dengan huruf J
7digit selanjutnya menyatakan banyaknya Surat Jalan
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Setelah menghadapi persoalan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang
ditawarkan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci seperti
dibawah ini :
a. Sistem penjualan pada Toko Bangunan Gunung Kidul yang terkomputerisasi
akan lebih memudahkan pekerjaan dan dapat meningkatkan kelancaran
proses pelayanan penjualan dan bentuknya dapat dirancang sesuai dengan
keinginan.
b. Dengan proses komputerisasi dapat mempercepat pengolahan data dan
pembuatan laporan, serta informasi yang dihasilkan lebih akurat, cepat,
lengkap, sehingga terjadinya kesalahan dapat diperkecil.
c. Penggunaan teknologi komputerisasi membantu dalam menghasilkan
keputusan – keputusan yang akurat dan cepat. Sehingga pelayanan terhadap
seluruh pelanggan dapat meningkat dan semakin membaik.
d. Dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu lebih meningkatkan
ketelitian dan pengendalian yang tinggi dan dapat terpercaya.
e. Penggunaan teknologi komputerisasi menciptakan SDM yang bermutu dan
berkualitas serta lebih profesional dibidangnya.
B. Saran
Berdasarkan pengalaman yang didapat selama menjalankan riset pada Toko
Bangunan Gunung Kidul, kami mempunyai saran yang mungkin dapat bermanfaat
bagi perkembangan dan kemajuan perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Menyediakan fasilitas hardware dan software yang dibutuhkan untuk
menerapkan Rancangan Sistem Informasi Penjualan ini.
b. Hendaknya penggunaan teknologi komputerisasi lebih diterapkan dan
ditingkatkan, dimana bermanfaat dalam pengolahan data. Khususnya dalam
Sistem Penjualan sehingga dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
c. Dengan penyediaan SDM professional, pelatihan bagi karyawan akan
menunjang kemajuan perusahaan.
d. Dengan teknologi komputerisasi, informasi yang dihasilkan lebih akurat,
cepat, lengkap dan terpercaya.
e. Bukti – bukti pendukung hendaknya didokumentasikan dengan baik,
sehingga tidak mengalami kesulitan jika dibutuhkan.
f. Untuk menghindari hal yang tidak diinginkan sebaiknya dilakukan back – up
data.
g. Untuk menjaga agar data di data base selalu up to date maka sebaiknya data
diindex.
h. Memberikan pelatihan atau training kepada karyawan yang akan terlibat
langsung dalam penggunaan computer untuk menangani sistem tersebut,
untuk memperkenalkan dan membantu mereka terhadap sistem yang baru.
i. Data yang sudah tidak sering dipakai lagi dipindahkan dalam database
history.
j. Back – up data dengan sistem terjadwal agar data tidak hilang bisa per hari,
per minggu, dan per bulan.
Top Related