Download - Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

Transcript
Page 1: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

PROPOSAL

ANALISIS DAN PENGEMBANGAN

SISTEM INFORMASI PENJUALAN

TOKO BANGUNAN GUNUNG KIDUL

Disusun Oleh :

Indah Pratiwi 13110499

Ria Setia 15110853

UNIVERSITAS GUNADARMA

2013

Page 2: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam era globalisasi dengan tingkat perkembangan yang semakin maju dan

modern, kebutuhan akan teknologi informasi sekarang ini memang menjadi salah satu

faktor yang ikut mendukung bagi pertumbuhan dan perkembangan suatu perusahaan

yang handal. Dan ketidak lancaran pengelolaan suatu informasi dapat mengakibatkan

kekacauan dalam pengambilan keputusan, pengendalian operasional serta perencanaan

teknis dan strategis. Dikarenakan oleh kelebihan–kelebihan yang dimiliki oleh teknologi

tersebut yaitu dalam pengolahan data dan penghematan waktu yang digunakan untuk

memprosesnya, dibandingkan dengan menggunakan cara lama yaitu secara manual.

Dengan adanya kebutuhan informasi yang semakin lama meningkat maka

diperlukannya suatu sistem yang baik dan cepat. Suatu sistem dikatakan baik apabila

akan memudahkan semua proses, salah satunya dengan jalan komputerisasi.

Pemakaian komputer sebagai alat pengolah data dapat dikatakan yang terbaik

untuk saat ini, Karena dapat meningkatkan kecepatan pekerjaan sehingga dicapai

efisiensi tenaga dan waktu dalam mengelola data. Ada beberapa hal yang dapat

menimbulkan kendala pada suatu sistem penjualan tunai yang dijalankan secara manual,

diantaranya adalah cenderung akan membuat jenuh, karena data harus dicatat dan

diproses berulang kali dan banyaknya jumlah data yang harus diolah, kerumitan dalam

pemrosesan suatu data, terbatasnya waktu yang digunakan dalam mengolah data, dan

data yang beraneka ragam.

Dengan demikian kemungkinan kesalahan perhitungan akan lebih besar oleh

karena itu perlu dukungan suatu sistem penjualan yang terkomputerisasi. Demikian juga

dirasakan oleh Toko Bangunan Gunung Kidul, perusahaan yang bergerak dibidang

penjualan bahan– bahan bangunan.

1.2 Masalah

Pada Toko Banguna Gunung Kidul dalam pengolahan data sistem penjualan tunai

masih dilakukan secara manual, sehingga menghadapi masalah–masalah, yaitu :

Page 3: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

a. Toko Bangunan Gunung Kidul masih kesulitan mencari data–data, dikarenakan

data tersebut masih disimpan secara manual sehingga memerlukan waktu yang

cukup lama dalam pencatatan data serta masalah informasi atau laporan yang

kurang memadai.

b. Penyimpanan data yang kurang baik, sehingga terjadi pemborosan waktu.

c. Kurang terjaminnya keakuratan data dan kemungkinan terjadinya kesalahan

pencatatan dan perhitungan atas transaksi yang terjadi dalam pembuatan laporan.

1.3 Tujuan

Untuk mengembangkan sistem yang sudah berjalan pada Toko Bangunan Gunung

Kidul menjadi sistem yang terkomputerisasi agar dapat membantu menyelesaikan

masalah yang ada dalam sistem manual yang sedang berjalan saat ini.

Page 4: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Sistem Lama

Toko Bangunan Gunung Kidul,Bekasi bergerak dalam bidang penjualan barang-

barang bangunan atau matrial dan transaksi yang dilakukan setiap harinya cukup besar,

dalam kegiatannya sudah tentu membutuhkan keberadaan sistem informasi yang akurat

dan cukup memadai untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Masalah pada

Toko Bangunan Gunung Kidul adalah pada sistem pengolahan data penjualan dan

pembelian yang masih belum terkomputerisasi atau masih manual yang mengakibatkan

sering terjadi kesalahan dalam pencatatan nota transaksi penjualan dan pembelian , data

penyimpanan barang masuk dan barang keluar yang masih berupa arsip, sehingga

terjadi penumpukan data dan keamanan dari datanya kurang terjamin, selain itu

pembuatan laporan hanya dibuatkan secara garis besar yaitu berapa jumlah uang didapat

setiap harinya yang membutuhkan waktu yang lama dan sering tejadinya kesalahan

dalam penulisan dan perhitungannya. Kegunaan dalam penelitian ini adalah untuk

membantu proses penjualan dan pembelian, sehingga memberikan dukungan untuk

pengolahan data dan menginput data barang yang baik.

Beberapa prosedur dalam hal penjualan barang, diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Proses Pembayaran Proses ini dimulai ketika pelanggan memesan barang yang

akan dibelinya dengan datang langsung atau melalui telepon, pemesanan

disampaikan secara lisan dan ditulis kesebuah nota. Kemudian bagian penjualan

akan mengecek barang yang akan dipesan oleh pelanggan apakah sesuai dengan

pesanan, apabila sesuai maka terjadi kesepakatan. Berdasarkan nota yang dibuat

dan telah disepakati bersama,maka penjualan memberikan nota yang berisi

tagihan sejumlah uang yang harus dibayar oleh pelanggan.

b. Proses Pengiriman Sesuai dengan nota yang telah dibuat oleh bagian penjualan,

maka bagian penjualan membuat SJ (Surat Jalan) yang diberi kan untuk bagian

gudang, kemudian bagian gudang menyiapkan barang yang akan dikirim

berdasarkan SJ, kemudian bagian gudang memerintahkan kepada bagian

pengiriman mengirim barang yang disertai SJ kepada pelanggan. Jika ada barang

Page 5: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

yang tidak sesuai, maka pelanggan tidak akan menandatangani SJ tersebut. Jika

sesuai maka SJ akan ditandatangani pelanggang dan akan dikirim kembali

rangkapnya untuk arsip ke bagian penjualan sebagi bukti bahwa barang yang

telah diterima oleh pelanggan dengan baik.

c. Proses Pembuatan Laporan Penjualan Sebagai bukti pertanggung jawaban

kepada pimpinan maka bagian penjualan membuat laporan penjualan yang akan

diserahkan kepada pimpinan setiap 1 bulan sekali dan laporan penjualan ini

dibuat berdasarkan nota.

2.2 Metodologi Pengembangan Sistem

Metodologi pengembangan sistem adalah suatu proses pengembangan sistem

yang formal dan presisi yang mendefinisikan serangkaian aktivitas, metode, best

practice dan tools yang terautomasi bagi para pengembang dan manager proyek dalam

rangka mengembangkan dan merawat sebagai keseluruhan sistem informasi atau

software.

Untuk pengembangan sistem informasi pada Toko Bangunan Gunung Kidul

menggunakan metode RAD. Rapid Application Development (RAD) atau rapid

prototyping adalah metodologi pengembangan perangkat lunak yang berfokus pada

membangun aplikasi dalam waktu yang sangat singkat. Rapid application development

menggunakan metode iteratif (berulang) dalam mengembangkan sistem dimana

working model (model kerja) sistem dikonstruksikan di awal tahap pengembangan

dengan tujuan menetapkan kebutuhan (requirement) pengguna. Model kerja digunakan

hanya sesekali saja sebagai basis desain dan implementasi sistem akhir.

Alasan menggunakan metodologi RAD :

1. Apabila menggunakan RAD untuk mendapatkan suatu desain yang dapat

diterima oleh konsumen dan dapat dikembangkan dengan mudah.

2. Apabila menggunakan RAD untuk memberikan batasan-batasan pada suatu

sistem supaya tidak mengalami perubahan.

3. Apabila menggunakan RAD untuk menghemat waktu, dan kalau memungkinkan

bisa menghemat biaya serta menghasilkan produk yang berkualitas.

Page 6: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

Gambar 1. RAD Prototyping

Tahapan-tahapan pada RAD:

1. Rencana Kebutuhan (Requirement Planning)

2. Proses Desain (Design Workshop)

3. Implementation

Tahapan Rencana Kebutuhan

Sistem penjualan yang menggunakan sistem manual dalam melakukan

transaksinya, maka dibuatlah sebuah aplikasi yang mendukung sistem penjualan dan

pembelian yang disebut sistem terkomputerisasi. Sistem terkomputerisasi sangat

diperlukan dalam toko bangunan tersebut agar keamanan data saat transaksi tersimpan

baik di penyimpanan data. Tahapan rencana kebutuhan sebagai berikut:

1. Identifikasi tujuan dari aplikasi

Sitem pada toko bangunan tersebut diantaranya sistem penjualan , maka aplikasi ini

bertujuan membantu user dalam melakukan transaksi penjualan. Selain itu,

menjamin data dan memudahkan membuat laporan penjualan.

2. Identifikasi kebutuhan informasi

Kebutuhan informasi yang diperlukan dalam sistem penjualan adalah pelanggan,

barang, kendaraan, dan SJ(Surat Jalan).

3. Teknik atau Pendekatan

Teknik yang digunakan adalah teknik pendekatan terstruktur, dimana Metode

Terstruktur yaitu metode pendekatan yang menggambarkan sistem melalaui aliran

dokumen yang terdapat pada kegiatan pengolahan data penjualan barang pada Toko

Bangunan Gunung Kidul. Tujuan pendekatan terstruktur adalah agar pada akhir

pengembangan perangkat lunak dapat memenuhi kebutuhan pengguna, dilakukan

tepat waktu, tidak melampaui anggaran biaya, mudah dipergunakan, mudah

Page 7: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

dipahami dan mudah dirawat. Dimulai dari penggunaan dokumen sebagai inputan

kemudian diproses menjadi dokumen lain berupa informasi yang dibutuhkan.

Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik

(techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir

dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya

didefinisikan dengan baik dan jelas.

4. Kebutuhan Pengguna

Pengguna pada toko bangunan Gunung Kidul terdiri dari kasir, dan owner.

Kemampuan pengguna yang tidak terlalu memahami aplikasi, maka aplikasi ini

dibuat sesederhana mungkin agar pengguna mudah menggunakannya dalam

melakukan transaksi.

Tahapan Proses Desain

1. Perancangan Sistem

Dalam membuat rancangan sistem informasi yang baru, pengembang menggunakan perancangan berorientasi objek yang menggunakan tools UML (Unified Modelling Language).

1.1 Use Case Diagram

Gambar 2. Diagram Use Case

Page 8: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

1.2 Activity Diagram

Gambar 3. Diagram Proses Pembayaran

Page 9: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

Gambar 4. Diagram Proses Pengiriman

Page 10: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

Gambar 5. Diagram Laporan Penjualan

Page 11: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

2. Perancangan Database

Gambar 6. ERD Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul (Ket; * : Kunci Utama)

Hasil transformasi Gambar 6:

a. Tabel Pelanggan

(KdPel, NmPel, Alamat, Telp)

Kunci Utama : KdPel

b. Tabel Barang

(KdBrg, NmBrg, Satuan, HrgSat, Stok)

Kunci Utama : KbBrg

c. Tabel Kendaraan

(NoPol, Jenis)

Kunci Utama : NoPol

d. Tabel Penjualan

(KdBrg, KdPel, NoNota, TglNota, HrgJual, JmlJual)

Kunci Utama: KdBrg, KdPel, NoNota

e. Tabel SJ (Surat Jalan)

(NoSJ, TglSJ, NoNota, NoPol)

Barang

* KdBrg

NmBrg

Satuan

HrgSat

Stok

Jual

Pelanggan

* KdPel

NmPel

Alamat

Telp

Kirim

SJ

*NoNota

TglNota

HrgJual

JmlJual

JmlKirim

*NoSJ

TglSJ

Ada

Kendaraan

*NoPol

Jenis

M N

1

M

NN

1

Page 12: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

Kunci Utama : NoSJ

Kunci Asing : NoNota, NoPol

f. Tabel Pengiriman

(KdBrg, NoSJ, JmlKirim)

Kunci Utama : KdBrg, NoSJ

Spesifikasi Database:

a. Tabel Pelanggan

No Nama Field Jenis Panjang Keterangan

1 KdPel Text 5 Kode Pelanggan

2 NmPel Text 30 Nama Pelanggan

3 Alamat Text 80 Alamat Pelanggan

4 Telp Text 12 Telepon Pelanggan

b. Tabel Barang

No Nama Field Jenis Panjang Keterangan

1 KdBrg Text 5 Kode Barang

2 NmBrg Text 30 Nama Barang

3 Satuan Text 10 Satuan Barang

4 HrgSat Currency 8 byte Harga Satuan Barang

5 Stok Number 4 byte Stok Barang

c. Tabel Kendaraan

No Nama Field Jenis Panjang Keterangan

1 NoPol Text 10 Nomor Polisi Kendaraan

2 Jenis Text 20 Jenis Kendaraan

Page 13: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

d. Tabel SJ (Surat Jalan)

No Nama Field Jenis Panjang Keterangan

1 NoSJ Text 8 Nomor Surat Jalan

2 TglSJ Date / Time 8 Tanggal Surat Jalan

e. Tabel Pengiriman

No Nama Field Jenis Panjang Keterangan

1 JmlKirim Single -Jumlah Barang Yang

Dikirim

f. Tabel Penjualan

No Nama Field Jenis Panjang Keterangan

1 NoNota Text 8 Nomor Nota

2 TglNota Date / Time 8 Tanggal Nota

3 HrgJual Currency 80Harga Satuan Barang

Yang Dijual

4 JmlJual Number 12Jumlah Barang Yang

Dijual

3. Rancangan Kode

a. Nama : Pelanggan

Kode Pelanggan Terdiri dari 5 Digit :

1 digit awal menyatakan pelanggan ditandai dengan huruf P

4 digit selanjutnya menyatakan banyaknya pelanggan

b. Nama : Barang

Kode Barang Terdiri dari 5 Digit :

1 digit awal menyatakan Barang ditandai dengan huruf B

4 digit selanjutnya menyatakan banyaknya barang

c. Nama : Nota

Page 14: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

Nomor Nota Terdiri dari 8 Digit :

8 digit menyatakan banyaknya Nota

d. Nama : Surat Jalan

Nomor Surat Jalan terdiri dari 8 Digit :

1 digit awal menyatakan Surat Jalan ditandai dengan huruf J

7digit selanjutnya menyatakan banyaknya Surat Jalan

Page 15: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul
Page 16: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul
Page 17: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul
Page 18: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah menghadapi persoalan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang

ditawarkan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci seperti

dibawah ini :

a. Sistem penjualan pada Toko Bangunan Gunung Kidul yang terkomputerisasi

akan lebih memudahkan pekerjaan dan dapat meningkatkan kelancaran

proses pelayanan penjualan dan bentuknya dapat dirancang sesuai dengan

keinginan.

b. Dengan proses komputerisasi dapat mempercepat pengolahan data dan

pembuatan laporan, serta informasi yang dihasilkan lebih akurat, cepat,

lengkap, sehingga terjadinya kesalahan dapat diperkecil.

c. Penggunaan teknologi komputerisasi membantu dalam menghasilkan

keputusan – keputusan yang akurat dan cepat. Sehingga pelayanan terhadap

seluruh pelanggan dapat meningkat dan semakin membaik.

d. Dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu lebih meningkatkan

ketelitian dan pengendalian yang tinggi dan dapat terpercaya.

e. Penggunaan teknologi komputerisasi menciptakan SDM yang bermutu dan

berkualitas serta lebih profesional dibidangnya.

B. Saran

Berdasarkan pengalaman yang didapat selama menjalankan riset pada Toko

Bangunan Gunung Kidul, kami mempunyai saran yang mungkin dapat bermanfaat

bagi perkembangan dan kemajuan perusahaan adalah sebagai berikut :

a. Menyediakan fasilitas hardware dan software yang dibutuhkan untuk

menerapkan Rancangan Sistem Informasi Penjualan ini.

b. Hendaknya penggunaan teknologi komputerisasi lebih diterapkan dan

ditingkatkan, dimana bermanfaat dalam pengolahan data. Khususnya dalam

Sistem Penjualan sehingga dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

c. Dengan penyediaan SDM professional, pelatihan bagi karyawan akan

menunjang kemajuan perusahaan.

Page 19: Analisis & Perancangan SI Penjualan Toko Bangunan Gunung Kidul

d. Dengan teknologi komputerisasi, informasi yang dihasilkan lebih akurat,

cepat, lengkap dan terpercaya.

e. Bukti – bukti pendukung hendaknya didokumentasikan dengan baik,

sehingga tidak mengalami kesulitan jika dibutuhkan.

f. Untuk menghindari hal yang tidak diinginkan sebaiknya dilakukan back – up

data.

g. Untuk menjaga agar data di data base selalu up to date maka sebaiknya data

diindex.

h. Memberikan pelatihan atau training kepada karyawan yang akan terlibat

langsung dalam penggunaan computer untuk menangani sistem tersebut,

untuk memperkenalkan dan membantu mereka terhadap sistem yang baru.

i. Data yang sudah tidak sering dipakai lagi dipindahkan dalam database

history.

j. Back – up data dengan sistem terjadwal agar data tidak hilang bisa per hari,

per minggu, dan per bulan.