Download - Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Transcript
Page 1: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 1

MODUL

Administrasi

Sarana dan

Prasarana

Administrasi

Perencanaan Pengadaan

dan Permintaan Sarana

dan Prasarana Kantor

Untuk SMK

Nama :

Kelas :

No. Absen :

Sekolah :

XIb

Penerbit : Setiawan Penyusun : Wiwin Windarti

Page 2: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 2

MODUL

Administrasi

Sarana dan Prasarana

Adm. Perencanaan

pengadaan dan

permintaan sarana dan

prasarana

Untuk SMK Kelas XI Semester 2

Penyusun:

Wiwin Windarti

Page 3: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 3

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas

berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini tepat pada

waktunya. Modul ini disusun berdasarkan Standar Isi yang sudah ditetapkan oleh

Pemerintah.

Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam

kegiatan belajar mengajar di sekolah. Melalui modul ini, penulis berusaha

menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasandalam bentuk

praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam

mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan

modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang

disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara

mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar

peserta didik secara menyeluruh.

Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan

pencerahan dalam pembelajaran materi Administrasi Sarana dan Prasarana.

Malang, Desember 2016

Penulis

Page 4: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 4

DAFTAR ISI

Judul ........................................................................................................... 2

Kata Pengantar ......................................................................................... 3

Daftar Isi .................................................................................................... 4

Bab 1 ........................................................................................................... 6

Pendahuluan .............................................................................................. 6

A. Deskripsi Singkat ............................................................................. 6

B. Tujuan Pembelajaran ........................................................................ 6

C. Petunjuk Belajar ............................................................................... 7

D. Kompetensi Inti ................................................................................ 8

E. Kompetensi Dasar ............................................................................ 8

F. Indikator ........................................................................................... 9

Bab 2 ........................................................................................................... 10

Kegiatan Belajar........................................................................................ 10

A. Kompetensi Dasar ........................................................................... 10

B. Materi Pembelajaran ....................................................................... 10

C. Paparan Isi Materi ........................................................................... 11

i. Sarana dan Prasarana Kantor ..................................................... 11

ii. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor .................................. 13

iii. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor ................................. 16

D. Latihan / Tugas ................................................................................ 18

Bab 3 ........................................................................................................... 19

Evaluasi ...................................................................................................... 19

A. Maksud dan Tujuan Evaluasi .......................................................... 19

B. Materi Evaluasi ............................................................................... 19

C. Soal-Soal Evaluasi .......................................................................... 19

Page 5: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 5

Bab 4 ........................................................................................................... 24

Penutup ...................................................................................................... 24

A. Tindak Lanjut .................................................................................. 24

B. Harapan ........................................................................................... 24

Lampiran ................................................................................................... 25

A. Kunci Jawaban ................................................................................ 25

B. Penilaian .......................................................................................... 26

Daftar Pustaka ........................................................................................... 27

Page 6: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 6

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Deskripsi Singkat

Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang

fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian

pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat

kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup

kantor perusahaan atau organisasi biasanya dilakukan melalui beberapa langkah-

langkah.

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini

disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan,

tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Pengadaan barang yang

perlu direncanakan ada tiga yaitu barang habis pakai, barang tidak habis pakai dan

barang tidak bergerak. Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada

beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni

penyimpanan, pemeliharaan, administrasi perlengkapan.

B. Tujuan Pembelajaran

1. Siswa lebih bersyukur atas anugerah Tuhan Yang Maha Esa

2. Siswa dapat berperilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong terhadap sesame

3. Siswa mengetahui penjelasan tentang administrasi sarana dan prasarana

4. Siswa mengetahui penjelasan tentang apa saja proses administrasi sarana dan

prasarana

5. Siswa mampu menentukan administrasi perencanaan pengadaan sarana dan

prasarana

6. Siswa mampu menentukan administrasi perencanaan permintaan sarana dan

prasarana

Page 7: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 7

C. Petunjuk Belajar

1. Peserta Didik

a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik

b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi

yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada

guru.

c. Bila proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan

dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru.

d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur

dan teliti serta bertanggung jawab.

e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya,

bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar

sebelumnya.

f. Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik selalu membaca dan

memahami teori yang mendukung materi Pratik.

2. Guru

a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara

pembelajaran, cara penilaian, dan bahan dan alat yang diperlukan, dan

waktu yang dibutuhkan.

b. Berilah bimbingan pada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.

c. Monitor dan dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas

pencapaian belajar peserta didik.

d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di kelas / tampat

belajar.

e. Untuk kegiatan praktik, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan

dengan materi ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika

menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.

Page 8: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 8

D. Kompetensi Inti

KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-

aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan

sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa

dalam pergaulan dunia.

KI 3 Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural

dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan

wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait

fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada

bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk

memecahkan masalah.

KI 4 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara

mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

E. Kompetensi Dasar

1.2 Penerapan penggunaan sarana prasarana kantor sebagai wujud penerapan nilai-

nilai agama yang dianut

1.3 Meyakini bahwa mengelola sarana dan prasarana dengan baik adalah salah satu

bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-

sungguh

2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam

pembelajaran menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sarana

prasarana sebagai bagian dari sikap ilmiah

2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari

sebagai wujud implementasi sikap kerja

Page 9: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 9

2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan administrasi sarana dan

prasarana

3.3 Menentukan administrasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan

prasarana

4.3 Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan

sarana dan prasarana

F. Indikator

Menerapkan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara

efektif dan efisien dalam kantor berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut

Meyakinkan bahwa bekerja dalam kantor adalah salah satu bentuk pengamalan

perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh dan bertanggung

jawab

Memotivasi dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam memanfaatkan ilmu

pengetahuan mengenai sarana dan prasarana dalam kantor

Berakhlak mulia (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong) dalam memanfaatkan ilmu pengetahuan dan

teknologi untuk menghasilkan informasi sarana dan prasarana kantor yang

mudah dipahami

Menghargai kerja individu dan kerja kelompok dalam pembelajaran sehari-hari

sebagai wujud implementasi sikap kerja

Proaktif dalam kegiatan diskusi untuk menganalisis perencanaan pengadaan

dan permintaan sarana dan prasarana kantor

Menjelaskan pengertian sarana dan prasarana melalui studi literatur

Menjelaskan pengadaan sarana dan prasarana kantor melalui studi literatur

Menjelaskan cara meminta sarana dan prasarana di dalam kantor

Membuat kesimpulan tentang pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana

kantor

Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan

sarana dan prasarana

Page 10: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 10

BAB 2

KEGIATAN BELAJAR

A. Kompetensi Dasar

1. Penerapan penggunaan sarana prasarana kantor sebagai wujud penerapan nilai-

nilai agama yang dianut

2. Meyakini bahwa mengelola sarana dan prasarana dengan baik adalah salah satu

bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-

sungguh

3. Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam

pembelajaran menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana

4. Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sarana

prasarana sebagai bagian dari sikap ilmiah

5. Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari

sebagai wujud implementasi sikap kerja

6. Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan administrasi sarana dan

prasarana

7. Menentukan administrasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan

prasarana

8. Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan

sarana dan prasarana

B. Materi Pembelajaran

1. Sarana dan Prasarana Kantor

Jenis-jenis sarana dan prasarana kantor

Page 11: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 11

2. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

3. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Langkah-langkah permintaan sarana dan prasarana kantor

Cara membeli perbekalan kantor (office supplies) yang baik

Karakteristik perbekalan kantor (office supplies) yang baik

C. Paparan Isi Materi

A. Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala

sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.

Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama

terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih

memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda

yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih

ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah.

Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah

perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas

yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan

kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan

prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat

berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau

administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak

akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.

Page 12: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 12

2. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

a) Peralatan / perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk

membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan

yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik.

Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :

1) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;

Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi

tiga, antara lain :

Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran

Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu

kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas

berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa

kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan,

gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas

dll.

Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :

Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian

sekretaris.

Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang

berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga

prosedur kerja.

Page 13: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 13

Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke

perusahaan.

Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-

hari.

2) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya :

Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat

dibedakan menjadi dua, antara lain :

Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya

satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip,

pensil dan pulpen.

Barang tidak habis pakai

Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang

penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

b) Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk

menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor

yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop,

LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.

c) Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk

melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar

organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

d) Perabot kantor (office furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi

untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa

(meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.

Page 14: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 14

e) Interior kantor (office arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk

menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan

kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil

presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas

bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.

f) Tata ruang kantor (office lay out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-

alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia

sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

B. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan

barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas

kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan

untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut. Pengadaan

fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan,

dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang,

penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima hibah dari

pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan

pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang

memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup

dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain.

Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan

dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan

dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan

tersebut.

Page 15: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 15

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal

sebagai berikut:

a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan,

b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,

c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan

operasional,

d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku,

e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan,

f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,

g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

2. Langkah-Langkah Pengadaan Peralatan Kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini

disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan,

tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya

pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

a) Pengajuan surat permohonan ke gudang,

b) Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,

c) Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,

d) Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku

induk,

e) Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan

ketersedian biaya,

f) Bendahara meminta persertujuan pimpinan,

g) Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan,

h) Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,

i) Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang,

j) Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

Page 16: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 16

3. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka

waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon

dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan

yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain

sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai :

Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan

rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai,

Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah

ditetapkan,

Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun

rencana pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:

Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari

rencana kegiatan,

Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut

tiap bulan,

Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan

kemudian menjadi rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal

yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a) Penyimpanan

Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik

maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan

penyimpanan harus memperhatikan :

Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan

Page 17: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 17

Memenuhi syarat penyimpanan barang,

Memperhatikan sifat barang yang disimpan,

Memperhatikan jangka waktu penyimpanan,

Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b) Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam

kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai

jadwal yang telah dilaksanakan.

c) Adminstrasi perlengkapan

Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-

tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan

yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan

administrasi perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

C. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana

yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan

prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta

oleh konsumen terhadap suatu produk.

Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta

sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan

kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya

permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus dilandasi

dengan ketentuan pengadaan sarpras.

Page 18: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 18

2. Langkah-Langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

a) Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon

permintaan peralatan/perlengkapan,

b) Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut

benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada

dalam gudang),

c) Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan

tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,

d) Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk

mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,

e) Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan

yang dikeluarkan tersebut,

f) Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara

administrasi maupun secara fisik,

g) Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik

persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara

yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,

h) Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

3. Cara Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

a) Ceklis alat kantor yang akan dibeli

b) Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak

c) Memilih teman berbekanja yang tepat

d) Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor

e) Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan

f) Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri

Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor,

hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada

Page 19: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 19

rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa menyisihkan waktu

sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat kita bekerja.

4. Karakteristik Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus

diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang

kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan

kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita

ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang

baik, yaitu :

a) Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu

pekerrjaan kantor,

b) Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,

c) Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor sehari-

hari.

D. LATIHAN / TUGAS

1. Observasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana kantor

di perusahaan

2. Buatlah list belanja yang dibutuhkan sebuah kantor baru dan golongkan barang-

barang tersebut dalam barang habis pakai atau barang tidak habis pakai!

Page 20: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 20

BAB 3

EVALUASI

A. Maksud dan Tujuan Evaluasi

Untuk melihat berhasil atau tidaknya guru mengajar materi tersebut

Untuk mengukur kemampuan (pemahaman) siswa mengenai perencanaan

pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana

B. Materi Evaluasi

Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas baik, sangat

dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya

untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana,

mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat

berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi

yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan yang

berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun

teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau

pengelolaan sarana dan prasarana kanor harus dilakukan dengan baik.

C. Soal-Soal Evaluasi

Bacalah Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar pada bagian awal dengan baik

dan cermat!

Baca dan pahamilah Paparan Isi Materi diatas!

Diskusikan dengan teman sebangku dan buatlah ikhtisar dari Paparan Isi Materi

diatas!

Perhatikan dan pahami kembali tugas-tugas pada Pendalaman Materi dengan

cermat dan teliti!

Kerjakan Latihan Soal di bawah ini dengan cermat dan teliti!

Kumpulkan hasil pekerjaan kepada guru!

Page 21: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 21

I. Soal Pilihan Ganda

Pilihlah jawaban yang benar dengan memberi tanda silang (x) pada huruf a,

b, c, d, dan e. Jika jawaban salah beri tanda sama dengan (=) pada huruf yang

sudah disilang!

1. Yang merupakan prasarana dalam kantor adalah ……

(A) Meja

(B) Ruang kantor

(C) Alat tulis Kantor

(D) Kursi

(E) Komputer

2. Yang merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang-barang

/ bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku ialah……

(A) Permintaan

(B) Inventarisasi

(C) Pengadaan

(D) Perencanaan

(E) Pencatatan

3. Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan

dalam proses belajar mengajar salah satu tujuab dari ……

(A) Administrasi sarana dan prasarana

(B) Perencanaan

(C) Pengadaan

(D) Permintaan

(E) Pemeliharaan

4. Yang termasuk bahan tidak habis pakai adalah ……

(A) Meja

(B) Spidol

(C) Pulpen

(D) Kertas

(E) Tinta printer

5. Gubakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana, ialah pengertian dari ……

(A) Inventarisasi

Page 22: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 22

(B) Pengadaan

(C) Penyimpanan

(D) Pemilaharaan

(E) Penyusunan

6. Pemeliharaan yang dilakukan menurut jangka waktu tertentu, pengertian dari

……

(A) Pemeliharaan berkala

(B) Pemeliharaan barang bergerak

(C) Pemeliharaan sehari-hari

(D) Pemeliharaan barang tidak bergerak

(E) Inventarisasi

7. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk

menampung hasil pengadaan barang, pengertian dari ……

(A) Penyimpanan

(B) Pemeliharaan

(C) Penyusunan

(D) Inventarisasi

(E) Pengadaan

8. Setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan

kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor, meruakan pengertian

dari ……

(A) Pengadaan

(B) Perencanaan

(C) Administrasi

(D) Pemeliharaan

(E) Inventarisasi

9. Dalam pelaksanaannya pengadaan ada berapa kegiatan?

(A) 1

(B) 5

(C) 6

(D) 7

(E) 9

Page 23: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 23

10. Pengadaan barang habis pakai adalah ……

(A) Peralatan yang sebentar masa pakainya

(B) Barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama

(C) Kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu

akan digunakan

(D) Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan

kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor

(E) Kegiatan memelihara dengan baik

11. Sebutkan salah satu langkah – langkah pengadaan peralatan kantor ......

(A) Pengajuan surat permoohonan

(B) Menganalisis keperluan kantor

(C) Esensial perencanaan

(D) Pelaksanaan pengadaan

(E) Membuka catatan tahun lalu

12. Sebutkan jenis – jenis pengadaan ……

(A) Pengadaan rutin

(B) Terbatas

(C) Pengadaan tahunan

(D) Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

(E) Pengadaan khusus

13. Pengadaan barang tidak habis pakai adalah ……

(A) Peralatan yang sebentar masa pakainya

(B) Barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama

(C) Kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu

akan digunakan

(D) Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan

kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor

(E) Peralatan yang digunakan setiap tahun

14. Berikut yang merupakan barang tidak bergerak adalah ……

(A) Meja dan kursi

(B) Tanah dan bangunan

(C) Gunting dan pensil

Page 24: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 24

(D) Jam dan vas bunga

(E) Komputer dan printer

15. Berikut merupakan ciri peralatan kantor yang baik, kecuali ……

(A) Bernilai guna

(B) Membantu kerja

(C) Bermutu tinggi

(D) Berkualitas

(E) Bernilai mahal

II. Soal Essay

Jawablah soal-soal dibawah ini dengan lengkap dan jelas!

1. Jelaskan apakah yang dimaksud dengan pengadaan fasilitas kantor!

2. Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan !

3. Jelaskan dan berikan contoh barang habis pakai dan barang tidak habis pakai!

4. Dalam kegiatan penyimpanan hal apa sajakah yang perlu diperhatikan,

sebutkan!

5. Meliputi apa sajakah langkah-langkah pengadaan peralatan kantor!

SELAMAT MENGERJAKAN

Page 25: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 25

BAB 4

PENUTUP

A. Tindak Lanjut

Proses kegiatan belajar mengajardengan menggunakan modul ini sebagai

media pembelajaran, diharapkan pihak-pihak yang berkepentingan akan melakukan

tindak lanjut sebagai berikut :

1. Lembaga pendidikan atau sekolah harus menindak lanjuti pengembangan bahan

ajar dan mendukung penuh upaya guru untuk mengembangkan media modul

secara berkesinambungan

2. Guru atau pendidik senantiasa menggunakan media pembelajaran modul ini

sebagai pedoman agar siswa memperoleh informasi dan pengetahuan yang

diperlukan secara luas

3. Peserta didik atau siswa menggunakan modul dan mengerjakan latihan-latihan

yang tersedia, sehingga kemampuan dapat bertambah dan guru dapat

mengevaluasi apa saja yang harus ditingkatkan dalam proses pembelajaran

B. Harapan

Dengan penyususnan modul ini, beberpa harapan penyusun adalah sebagai

berikut:

1. Modul ini dapat menjadi pedoman bagi pendidik untuk proses belajar mengajar

2. Peserta didik bisa memanfaatkan media pembelajaran ini untuk memperoleh

informasi dan pengetahuan baru

3. Peserta didik dan guru dapat mengukur dan mengevaluasi kemampuan peserta

didik memahami materi

4. Pengembangan modul dan media pembelajaran sejenis yang lebih baik lagi

harus terus dilakukan

5. Modul ini dapat dimanfaatkan secara luas.

Page 26: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 26

LAMPIRAN

A. Kunci Jawaban

I. Soal Pilihan Ganda

1. B 6. A 11. B

2. B 7. A 12. D

3. A 8. A 13. B

4. A 9. D 14. B

5. B 10. A 15. E

II. Soal Essay

1. Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas

kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian

pekerjaan tersebut.

2. Langkah-langkah:

Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan

Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan

Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan

operasional

Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku

Menyimpan dan memelihara perlengkapan

Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor

Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai

prosedur

3. Barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat

tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka

waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer,

telepon dan peralatan atau mesin lainnya.

4. Langkah-langkah dalam penyimpanan

Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan

Page 27: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 27

Memenuhi syarat penyimpanan barang

Memperhatikan sifat barang yang disimpan

Memperhatikan jangka waktu penyimpanan

Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan

5. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor :

Pengajuan surat permohonan ke gudang

Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas

Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengeluaran

Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari

buku induk

Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan

ketersedian biaya

Bendahara meminta persertujuan pimpinan

Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan

Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas

Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang

Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

B. Penilaian

I. Soal Pilihan Ganda

Jumlah soal : 15 Butir Soal

Skor tiap soal : 2 point

Jumlah skor : jumlah soal x skor (2 point)

Skor maksimal : 30

II. Soal Essay

Jumlah soal : 5 Butir Soal

Skor tiap soal : 14 point

Jumlah skor : jumlah soal x skor (14 point)

Skor maksimal : 70

Page 28: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 28

Nilai akhir yang diperoleh :

∑ skor pilihan ganda + ∑ skor essay = SKOR AKHIR

Page 29: Administrasi Sarana dan Prasarana · fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,

Administrasi Sarana dan Prasarana | 29

DAFTAR PUSTAKA

Ridwan. 2011. Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran,

(online), (http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/04/mengidentifikasi-

sarana-dan-prasarana.html), diakses 19 November 2016

Puji, Ayu. 2015. Materi Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor, (online),

(http://ayupuji057.blogspot.co.id/2015/05/materi-permintaan-sarana-dan-

prasarana.html) diakses 19 November 2016

Nurhafifahali. 2015. Materi Permintaan, (online),

(http://nurhafifahali123.blogspot.co.id/2015/05/materi-permintaan.html),

diakses 19 November 2016

Oktaviani. 2015. Modul Administrasi Sarana dan Prasarana, (online),

(https://bahanajaradpblog.files.wordpress.com/2015/12/modul-

oktaviani.pdf), diakses 19 November 2016

Bhavati, Anugerah. 2014. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor, (online),

(http://www.anugerahdino.com/2014/09/prosedur-pengadaan-peralatan-

kantor.html), diakses 19 November 2016