Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMAProf.(MSI), Dr.(DMB), Ir.(M.Inf.), BSc.(Kom), Pre-MSc.(Com), MM.(MSDM), CMA.(AAPM).

CopyRight @2016

Magister Management

UNIVERSITAS TERBUKA

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, Hubungan

Antara Input Subsistem, Output Subsistem dan Database

HRIS Serta Analisis Pengelolaan HRIS Pada Organisasi

• Fungsi informasi sumberdaya manusia (HRIS) setara dg

sistem2 informasi lain dalam perusahaan.

• SDM mendukung fungsi2 organisasi lainnya dg membantu

mendapatkan tenaga2 baru, mempersiapkan tenaga kerja untuk

melakukan pekerjaannya dan menangani pekerjaan pencatatan

yg berhubungan dg tenaga kerja organisasi.

• Fungsi SDM melaksanakan 4 aktivitas utama yaitu :

1. Perekrutan dan penerimaan SDM

2. Menolong perusahaan mendapatkan karyawan baru dg

memasang iklan disurat kabar

Fungsi SDM melaksanakan4 aktivitas utama yaitu :

3. Membuka lowongan jabatan

4. Melakukan interview penyaringan di kampus2 dan

menyelenggarakan tes masuk kerja

• SDM melaksanakan tugasnya sejalan dg peraturan

pemerintah tentang proses penerimaan karyawan baru dan

berkonsultasi dg pihak manajemen tentang kebijakan2 yg

sesuai.

• Manajemen data adalah kegiatan menyimpan database yg

berkaitan dg data personalia karyawan dan memperosesnya

sesuai dg kebutuhan penggunanya.

• Sistem pengumpulan dan penyimpanan data yg

berhubungan dg SDM, menstrasformasikan data

menjadi informasi kemudian melaporkan dalam

bentuk informasi ke para penggunanya, sistem ini

dinamakan sistem informasi SDM

A. Model HRIS

Subsistem

Intelijen sumber

daya manusia

Pengguna

Sistem

Informasi

Interprise

Subsistem

penelitian sumber

daya manusia Database

SS Perencanaan

Tenaga Kerja

SS Perekrutan

SS Manajemen

Tenaga kerja

SS Kompensasi

SS Benefit

Sumber Internal

Sumber Lingkungan

SS Pelapor

Lingkungan

A. Model HRIS

• Model HRIS disini dimodifikasi dari model HRIS dari

Mcleod & Schell thun 2002 dimana pada model ini akan

dikenali adanya subsistem input, database dan subsistem

output.

• Subsistem input diambil dari sistem informasi enterprise yg

didalamnya terdapat sistem informasi akuntansi yg menyajikan

data personalia dari sisi finansial.

• Output dari HRIS terdiri dari subsistem perencanaan SDM,

subsistem perekrutan, subsistem manajemen tenaga kerja,

subsistem kompensasi, subsistem benefit dan subsistem

pelaporan lingkungan.

A. Model HRIS

1. Subsistem Input HRIS

• Sistem informasi enterprise yaitu suatu sistem informasi

yg memuat semua data transaksi perusahaan secara terinci,

sistem informasi enterprise merupakan induk dari sistem

informasi akuntansi.

• Unsur data akuntansi pada intinya merupakan data

keuangan dan bersifat lebih dinamis dibandingkan dengan

data personalia.

• Subsistem riset sumber daya manusia adalah subsistem

yg mengumpulkan data dg maksud untuk proyek2 khusus

SDM, misalnya studi mengenai suksesi, analisis dan

evaluasi pekerjaan dan studi atas keluhan karyawan.

A. Model HRIS

• Analisis dan Evaluasi Pekerjaan adalah kegiatan untuk

mempelajari setiap pekerjaan yg ada didalam perusahaan

dg tujuan untuk mendefenisikan ruang lingkupnya dan

mengindentifikasi pengetahuan dan keterampilan yg

dibutuhkan

• Studi atas keluhan karyawan merupkan tindak lanjut dari

keluhan2 yg diajukan oleh karyawan untuk berbagai alasan.

• Subsistem intelijen sumber daya manusia adalah

subsistem yg mengumpulkan data yg berkaitan dg SDM yg

berasal dari lingkungan luar perusahaan meliputi

pemerintah, pemasok, serikat buruh, komunitas global,

komunitas keuangan, dan para pesaing.

A. Model HRIS

• Intelijen pemerintah menyediakan data dan informasi yg

membantu perusahaan untuk menaati berbagai peraturan

kepegawaian.

• Intelijen pemasok dalam hal ini pemasok yg dimaksud

adalah yg berkaitan dg fungsi SDM seperti asuransi yg

memberikan manfaat bagi karyawan, para pemasok ini

menyediakan data dan informasi sehingga perusahaan

dapat melakukan fungsi SDM-nya untuk rekrutmen dan

penerimaan karyawan baru.

• Intelijen serikat buruh menyediakan data dan informasi

dari serikat buruh yg dipergunakan untuk menyusun

perjanjian kerja antara perusahaan dg serikat buruh.

A. Model HRIS

• Intelijen komunitas global informasi yg disediakan

menggambarkan sumber2 lokal seperti perumahan,

pendidikan dan rekreasi. Informasi ini dimanfaatkan untuk

perekrutan karyawan untuk suatu daerah dan juga untuk

memadukan karyawan2 dalam penyesuaiannya dg

komunitas setempatnya.

• Intelijen komunitas keuangan menyajikan data dan

informasi ekonomi yg diperlukan untuk penyusunan

perencanaan personalia.

• Intelijen pesaing menyediakan data dan informasi

mengenai SDM yg dimiliki oleh para pesaing.

A. Model HRIS

2. Database HRIS

• Database SDM berbasis komputer berhubungan dg

kandungan, lokasi, manajemen dan entry data

• Kandungan database sistem informasi SDM berisi data yg

menggambarkan karyawan dan juga organisasi serta

individu2 yg berada dalam lingkungan perusahaan.

• Unsur2 lingkungan adalah semua yg mempengaruhi SDM

• Lokasi database sistem informasi SDM didalam perusahaan

selalu ditempatkan didalam komputer induk perusahaan,

tetapi database yg lain ditempatkan di SDM, atau pada

divisi operasional lain atau di luar pusat pelayanan.

A. Model HRIS

• Entri data adalah memasukan data dalam database dari

berbagai sumber.

• Sumber data yg paling populer berasal dari nonmanajer

di dalam SDM, non manajer di luar SDM, manajer

didalam SDM dan terendah adalah manajer di luar

SDM, sedangkan data entry berasal dari lingkungan

relatif sedikit.

A. Model HRIS

3. Subsistem output HRIS

• Para pengguna sistem informasi SDM pd umumnya

menerima output mereka dalam bentuk laporan periodik,

tanggapan hingga ke database queries (pencarian ke dalam

database berdasarkan suatu permintaan/kriteria tertentu)

• Subsistem perencanaan tenaga kerja dalam kegiatan

perencanaan tenaga kerja adalah melakukan semua

aktivitas untuk membuat manajemen perusahaan mampu

mengindentifikasi kebutuhan tenaga kerja dimasa

mendatang.

• Daftar aplikasi yg dipergunakan dalam subsistem ini dapat

disusun sbb : aplikasi2 penyusunan2 organisasi, perkiraan

gaji, analisis pekerjaan, perencanaan, model tenaga kerja

A. Model HRIS

• Subsistem perekrutan adalah kegiatan penerimaan

karyawan baru kedalam organisasi. Dua aplikasi yg

digunakan dalam subsistem ini yaitu penelusuran

datapelamar dan pencarian internal.

• Subsistem manajemen tenaga kerja memiliki tujuh

aplikasi yg dipergunakan untuk menjalankan kegiatan

manajemen tenaga kerja yg terdiri dari aplikasi2 penilaian

prestasi, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi

keterampilan suksesi dan disiplin.

A. Model HRIS

• Subsistem kompensasi adalah subsistem HRIS yg paling

banyak dipergunakan dalam banyak perusahaan. Aplikasi2 yg

sering digunakan dalam subsistem ini adalah kenaikan berkala,

penggajian, kompensasi eksekutif, insentif bonus dan

kehadiran.

• Subsistem benefit memiliki enam aplikasi yg sering

dipergunakan oleh perusahaan dg tingkat penggunaan yg

berbeda. Aplikasi dalam subsistem ini terdiri dari konstribusi

terbatas, benefit terbatas, pernyataan benefit, benefit fleksibel,

pembelian saham dan pemrosesan klaim.

B. Hubungan HRIS Dengan Sistem Funsional Lainnya

• Penggunaan sistem informasi SDM sangat berkait erat dengan

sistem informasi manufakturing, sistem informasi marketing,

dan sistem informasi keuangan.

• Integrasi dari keempat sistem ini akan sangat mempengaruhi

kegiatan operasional perusahaan secara menyeluruh

• Sistem penggajian merupakan gambaran dari susunan struktur

organisasi perusahaan, berakibat pada kinerja pada karyawan

pada fungsi manufakturing untuk menghasilkan produk yg

berkualitas dg efisien.

• Produk yg baik dengan harga yg relatif memenuhi daya beli

konsumen akan mendorong tenaga2 marketing untuk bisa

berlomba memenangkan persaingan dipasar.

B. Hubungan HRIS Dengan Sistem Funsional Lainnya

• Perputaran dana yg terjadi pada siklus ini akan mempengaruhi

kinerja finansial perusahaan dan pada waktunya pula hasilnya

akan terlihat pada anggaran perencanaan tenaga kerja dan

manajemen tenaga kerja perusahaan .

• Sistem informasi akuntansi pada hal ini berfungsi besar

sebagai alat perangkai dari seluruh sistem informasi yg

dipergunakan.

C. Analisis pengelolaan HRIS pada organisasi

• Kedudukan manajer SDM memiliki nilai yg sama dg para

manajer fungsi2 lainnya

• Kedudukan pada fungsi ini tentunya menuntut para manejer dg

penguasaan sistem yg relevan dengan perkembangan situasi

didalam perusahaan maupun kemajuan pemahaman teori2 baru

dalam manajemen SDM serta yg tidak lagi gagap teknologi

dalam mengikuti laju penemuan2 baru dalam teknologi

informasi.

• Dg HRIS yg berfungsi secara lengkap kegiatan input-proses-

outputnya maka perusahaan akan memperoleh manfaat yg

sangat berarti dalam memenuhi kebutuhan internal

organisasinya dan juga untuk menunjang kegiatan2

eksternalnya

Wassalamu ‘alaikum, wr, wb

19

email : hapzi.ali@gmail.com

Kepustakaan

1. Ali, Hapzi, & Tonny Wangdra, 2010. Techopreneurship, Dalam Perspektif

Bisnis Online, Baduose Media Jakarta

2. Ali, Hapzi, Tonny Wangdra , 2010. Sistem Informasi Bisnis “SI-Bis” Dalam Prospektif Keunggulan Kompetitif, Baduose Media Jakarta.

3. Ali, Hapzi, 2010. Membangun Citra Perbankan Melalui IT & CRM untuk

Meningkatkan Loyalitas Nasabah, Hasta Cipta Mandiri Yogyakarta

4. Ali, Hapzi Ali, 2009. Sistem Informasi Manajemen, Berbasis Teknologi

Informasi, Hasta Cipta Mandiri Yogyakarta

5. Ali, Hapzi Ali, 2008. Pengenalan Komputer, Tuntunan Praktis untuk

Pemula, Hasta Cipta Mandiri Yogyakarta

6. Debby Ratna Daniel, 2005. Wiwik Supratiwi, Sistem Informasi Manajemen,

Universitas Terbuka JakartaMcLeoad, Jr., Raymond & Gearge P. Schell.

Management Infromation System. (terjemahan), Jakarta : PT. INDEKS,

2007. Edisi 10, 2008

7. Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, Sistem Informasi Manajemen,

Mengelola Perusahaan Global, Jakarta, Salemba Emappt, Edisi 12, 2008