Download - 20120409 Kedeputian 1 Penyusunan Road Map

Penyusunan Roadmap Reformasi BirokrasiPemerintah Provinsi

Tim Teknis UPRBNKementerian PAN dan RB

Mataram, 10 – 12 April 2012

Pokok Bahasan

1. Apa dan Mengapa diperlukan Road Map

2. Format Road Map3. Langkah-langkah Penyusunan

Road Map

2

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL

Apa dan Mengapa diperlukan Road Map Reformasi Birokrasi

• Menjadi instrumen yang akan memandu perubahan di lingkungan Pemda sesuai dengan karakteristik yang dimilikinya

• Menjadi instrumen yang mempersatukan seluruh kegiatan reformasi birokrasi dalam lingkungan Pemda

• Road Map menjadi instrumen yang memberikan petunjuk tentang darimana dan akan kemana perubahan dilakukan dalam rangka reformasi birokrasi

• Road Map merupakan dokumen yang menjadi acuan perubahan birokrasi bagi setiap Pemda

Road Map

Mengapa Diperlukan Road Map

Road Map merupakan rencana rinci yang memuat tahapan sistematis dan sistemis mengenai pelaksanaan reformasi birokrasi dalam kurun waktu tertentu

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL

Format Road Map

A. Ringkasan EksekutifB. PendahuluanC. Konsolidasi rencana aksi

program dan kegiatan reformasi birokrasi

1. Pencapaian2. Rencana3. Kriteria keberhasilan4. Agenda prioritas5. Waktu pelaksanaan dan

tahapan kerja6. Penanggungjawab7. Rencana anggaran

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL

Langkah-langkah Penyusunan Road Map





Substansi inti penyusunan

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL

Langkah-langkah Penyusunan Road MapAsesmen

Organisasi SaatIni

Redefinisi Visi, Misi ,Strategidan SasaranOrganisasi

RestrukturisasiOrganisasi

Analisis BebanKerja

PerbaikanTatalaksana/ Proses Bisnis

AnalisisJabatan

Perbaikan SOP

PerencanaanPegawai

Pendidikan danPelatihanBerbasis

Kompetensi

Rekrutmen danSeleksi

EvaluasiJabatan

PemeringkatanJabatan

PenetapanTunjangan

Kinerja

PengembanganModel

Kompetensi

PenilaianKinerja

Pegawai

PemberianTunjangan

Kinerja

AsesmenKompetensi

Individu

PengembanganKarir

PenguatanUnit KerjaOrganisasi

Standar KinerjaOrganisasi

Database Kepegawaian

PerbaikanKewenangan/

Fungsi

Pengembangane-Office dan e-

Government

PengembanganStandar

KompetensiJabatan

PenguatanUnit KerjaPelayanan

PenyusunanIKU

AkuntabilitasKinerja Instansi

Pemerintah

Profil BirokrasiK/L dan Pemda

2014

Penetapan Standar Pelayanan

Target Kinerja Layanan

PengembanganIndikator

Kinerja Jabatan

MANAJEMEN PERUBAHAN PENATAAN PERUBAHAN UU PENGUATAN PENGAWASAN INTERNAL

QUICK WINS

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


7

1. Membentuk Tim-tim yang terkait dengan pelaksanaan reformasi birokrasi

PMO

Pokja

Tim Pengarah

Tim Pelaksana

Ketua: Kepala DaerahAnggota: Pejabat Es. I

Pemerintah Daerah

Ketua: SekdaSekretaris: Pejabat Es. IIAnggota: Sesuai Kebutuhan

Pemerintah Daerah

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL






1. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi saat ini:• Dapat digunakan berbagai instrumen

yang sering dipakai untuk assessment• Formulir 1 dan 2 dapat dipergunakan

sebagai alat bantu• Assessment sebaiknya melibatkan para

stakeholders instansi• Assessment difokuskan pada area-area

perubahan reformasi birokrasi2. Mengidentifikasi berbagai permasalahan

birokrasi yang memberikan pengaruh pada pencapaian kinerja organisasi

3. Mengidentifikasi berbagai pencapaian kinerja dan faktor yang menjadi kunci keberhasilan

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


2. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi saat ini

Organisasi • Apakah struktur organisasi saat ini sudah berfungsi efektif untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi ?

• Apakah terdapat tumpang tindih tugas pokok dan fungsi?• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan

reformasi birokrasi• ...

Tatalaksana • Apakah tatalaksana dalam organisasi berjalan secara efektif?• Bagaimana penggunaan teknologi informasi dalam mendukung efektivitas

tatalaksana?• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan

reformasi birokrasi

Peraturan Perundang-undangan

• Apakah peraturan perundang-undangan yang diterbitkan tumpang tindih satu dengan lain peraturan perundang-undangan?

• Apakah peraturan perundang-undangan yang telah diterbitkan benar-benar memberikan fasilitasi kepada para stakeholders?

• ...Sumber daya manusia aparatur

• Bagaimana kondisi SDM aparatur dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi?• Apakah manajemen SDM yang diterapkan sudah memiliki kemampuan untuk

membentuk SDM yang profesional?• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan


UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


2. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi saat ini

Pengawasan • Apakah sistem pengawasan sudah mampu mengurangi KKN?• Apakah sistem pengawasan sudah mampu membawa organisasi ke dalam

pengelolaan keuangan yang baik?• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan


Akuntabilitas • Apakah organisasi sudah memiliki kinerja yang dapat dipertanggungjawabkan ?• Apakah organisasi mampu memberikan kinerja outcomes dan impact kepada

masyarakat?• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan


Pelayanan publik • Apakah organisasi sudah mampu memberikan pelayanan sesuai dengan harapan masyarakat?

• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi

• ...Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur

• Apakah pegawai sudah memiliki pola pikir dan budaya kerja yang berorientasi pada kinerja?

• Sejauhmana pola pikir dan budaya kerja mendukung kinerja organisasi?• ...

lanjutan

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


3. Mengidentifikasi berbagai permasalahan birokrasi yang memberikan pengaruh pada pencapaian kinerja organisasi

Hasil Assessment organisasi saat ini

Organisasi • Hirarki terlalu banyak

Tatalaksana


Sumber daya manusia aparatur

Pengawasan

Akuntabilitas

Pelayanan publik

Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur

Identifikasi permasalahan birokrasi Contoh:

Catatan:Perhatikan pula apa permasalahan yang terkait dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


4. Mengidentifikasi berbagai pencapaian kinerja dan faktor yang menjadi kunci keberhasilan

Hasil Assessment organisasi saat ini

Organisasi

Tatalaksana



Pengawasan

Akuntabilitas

Pelayanan publik


Identifikasi hasil pencapaian kinerja Contoh:

Catatan:Perhatikan pula apa pencapaian yang terkait dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


1. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi pada tahun 2014:• Dapat digunakan berbagai instrumen

yang sering dipakai untuk assessment• Assessment sebaiknya melibatkan para

stakeholders instansi• Assessment hendaknya difokuskan pada

area-area perubahan reformasi birokrasi dan dikaitkan dengan kinerja organisasi yang diharapkan pada tahun 2014

2. Mengidentifikasi berbagai kelemahan birokrasi yang perlu diperbaiki agar memiliki kemampuan untuk mewujudkan kinerja organisasi yang diharapkan pada tahun 2014

3. Mengidentifikasi Quick Wins (Dibahas tersendiri)





UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


5. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi pada tahun 2014

Organisasi • Bagaimana struktur organisasi yang dikehendai sehingga organisasi mampu berjalan secara efektif dalam mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?

• ...Tatalaksana • Bagaimana sistem tatalaksana yang mampu mendukung

pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?

• ...Peraturan Perundang-undangan

• Bagaimana peraturan perundang-undangan yang mampu mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?

• ...Sumber daya manusia aparatur

• Bagaimana sistem manajemen SDM yang yang mampu mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?

• ...

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


5. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi pada tahun 2014

Pengawasan • Bagaimana sistem pengawasan yang mampu mengurangi KKN dan mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?

• ...Akuntabilitas • Bagaimana sistem akuntabilitas yang mampu Apakah organisasi

sudah memiliki kinerja yang mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?

• ...Pelayanan publik • Bagaimana sistem pelayanan publik yang mampu memberikan

pelayanan sesuai dengan harapan masyarakat?• ...


• Bagaimana pola pikir dan budaya kerja yang berorientasi pada kinerja dan mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?

• ...

lanjutan

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


6. Mengidentifikasi berbagai kelemahan birokrasi yang perlu diperbaiki agar memiliki kemampuan untuk mewujudkan kinerja organisasi yang diharapkan pada tahun 2014

Kondisi saat ini 2014

Harapan Kinerja Organisasi 2014

Profil Birokrasi

2014

Permasalahan birokrasi

Kinerja yang dicapai

Kelemahan yang perlu di perbaiki

RENCANA(Mengacu pada Program dan Kegiatan)

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


7. Merumuskan tujuan-tujuan berdasarkan klasifikasi 8 area perubahan

Tujuan

Organisasi

Tatalaksana



Pengawasan

Akuntabilitas

Pelayanan publik


UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


8. Merumuskan Sasaran-saran per tahun berdasarkan klasifikasi 8 area perubahan

Tujuan Sasaran

Organisasi

Tatalaksana



Pengawasan

Akuntabilitas

Pelayanan publik


UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


Program/Kegiatan

Output Tahapan Kerja

Waktu pelaksanaan

Kriteria Keberhasilan

Rencana Anggaran

Penanggung jawab

Belum dapat diisi sebelum dilakukan

prioritasi

9. Menyusun rencana program, kegiatan dan tahapan kerja

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


20

10. Menyusun agenda prioritas

Penyusunan Agenda Prioritas dilakukan terhadap seluruh program kegiatan serta aktivitas (tahapan kerja) pelaksanaan reformasi birokrasi.Kriteria prioritas, antara lain:• Dampak yang ditimbulkan dari kegiatan dan aktivitas

(tahapan kerja) yang dilakukan terhadap kinerja organisasi;

• Dampak yang ditimbulkan dari kegiatan dan aktivitas (tahapan kerja) yang dilakukan terhadap kegiatan dan aktivitas (tahapan kerja) lainnya;

• Sekuensi dari kegiatan dan aktivitas (tahapan kerja) dalam program;

• Keterkaitan antar satu kegiatan dan kegiatan lain secara sistemis sesuai dengan karakteristik masing organisasi

Penyusunan agenda prioritas harus disusun melalui proses dengan melibatkan seluruh tim yang bertanggungjawab atas program-program dan kegiatan-kegiatan.Peran pimpinan (baik ketua Tim Pengarah dan anggota Tim Pengarah dan Tim Pelaksana) akan sangat menentukan

Outputurutan program,

kegiatan, tahapan kerja yang harus

dilakukan

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL


Outputurutan program,

kegiatan, tahapan kerja yang harus

dilakukan

Sekuensi kegiatan dan tahapan kerjaWaktu pelaksanaan

Program/Kegiatan

Output Tahapan Kerja

Waktu pelaksanaan

Kriteria Keberhasilan

Rencana Anggaran

Penanggung jawab

11. Menyusun sekuensi kegiatan dan tahapan kerja dan waktu pelaksanaan

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL






Menyusun Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi

12. Menyusun konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan

UN

IT P

ENG

ELO

LA R

EFO

RMA

SI B

IRO

KRA

SI N

ASI

ON

AL






Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi

13. Menyusun Ringkasan Eksekutif dan Pendahuluan

Latihan

24

• Pilih satu area perubahan• Lakukan asessment kondisi saat ini dan

permasalahannya• Lakukan kondisi yang diinginkan tahun 2014• Identifikasi berbagai kelemahan/

permasalahan yang perlu diperbaiki• Tetapkan Tujuan dan Sasaran• Susun kegiatan dan tahapan kerja (cek

dengan kegiatan dari Pedoman, tidak menutup kemungkinan jika akan ditambahkan kegiatan baru)

• Buat rencana gunakan tabel (disediakan format excell)