110
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM KNOWLEDGE MANAGEMENT
4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management
Berikut ini merupakan gambar dari kerangka kerja pembangunan sistem knowledge
management.
Gambar 4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management System
111
Gambar 4.1 diatas menjelaskan kerangka kerja pembuatan knowledge
management system. Pembuatan knowledge management system ini dibuat dalam
beberapa tahap sebagai berikut:
1. Tahap analisis perusahaan :
• Menjelaskan sejarah perusahaan, dan perkembangan perusahaan PT. Sari
Coffee Indonesia, sebagai perusahaan yang memegang lisensi dan yang
mengelola Starbucks coffee di Indonesia.
• Menjelaskan filososfi bisnis perusahaan yang terdiri dari visi dan misi
perusahaan, evolusi dari logo Starbucks Coffee dan arti dari logo Starbucks
Coffee.
• Menjelaskan struktur organisasi PT. Sari Coffee Indonesia dan struktur
organisasi yang ada dalam tiap retail store sebagai bagian operasional
dalam perusahaan, beserta dengan deskripsi kerja, wewenang, dan
tanggung jawab. Dokumentasi ini berguna untuk digunakan dalam
menganalisis knowledge yang ada dalam perusahaan.
• Melakukan analisis lingkungan perusahaan. Dalam menganalisis
lingkungan perusahaan, dilakukan analisis berdasarkan 8 elemen
lingkungan perusahaan yaitu pemasok, sarikat pekerja, pelanggan,
pemegang saham atau pemilik, pesaing, masyarakat global, pemerintah dan
masyarakat keuangan. Berdasarkan analisis 8 elemen lingkungan
perusahaan ini dapat diketahui segmen pasar Starbucks Coffee, siapa
sajakah pesaingnya, di lokasi geografis mana saja Starbucks Coffee
mengembangkan usahanya, siapa saja yang menjadi pemasok kebutuhan
112
Starbucks Coffee di Indonesia, dan siapa yang mengelola Starbuscks
Coffee di Indonesia. Sehingga dari analisis ini dapat diketahui hubungan
Starbucks Coffee Indonesia dengan lingkungan eksternal dan internalnya.
• Melakukan analisis proses bisnis. Untuk menganalisis proses bisnis yang
dilakukan oleh Starbucks Coffee Indonesia, digunakan analisis rantai nilai
Porter. Analisis rantai nilai Porter ini dilakukan dengan mengidentifikasi
aktifitas utama dan aktifitas pendukung yang ada dalam perusahaan.
Aktifitas utama merupakan aktifitas yang berhubungan dengan produksi
dan penawaran yang lebih besar kepada pelanggan. Sedangkan aktifitas
pendukung meliputi penyediaan input dan infrastruktur yang
memungkinkan aktifitas utama berlangsung. Aktifitas utama dan aktifitas
pendukung ini akan di integrasikan oleh beberapa penghubung untuk
membentuk suatu rantai nilai. Analisis ini berguna untuk menjelaskan
bagaimana Starbucks Coffee Indonesia menjalankan bisnisnya hingga bisa
menghasilkan suatu competitive advantage.
• Menggambarkan aktifitas proses bisnis yang terjadi dalam tiap retail store
Starbucks Coffee Indonesia, mulai dari pengadaan barang, pembuatan
laporan-laporan yang terstruktur, sampai dengan proses pelayanan
pelanggan. Aktifitas proses bisnis yang terjadi dalam tiap retail store
meliputi arus keuangan, arus informasi, dan arus produk.
• Mengidentifikasi knowledge perusahaan. Untuk menentukan knowledge
yang ada dalam perusahaan, knowledge dibagi menjadi tiga, yaitu
structural knowledge, functional knowledge, dan behavioural knowledge
113
dimana dalamnya terdapat tacit knowledge dan explicit knowledge.
Structural knowledge menjelaskan mengenai pengetahuan yang bersifat
prosedural dalam perusahaan. Functional knowledge menjelaskan
mengenai pengetahuan yang bersifat fungsional.
• Mengidentifikasi permasalahan dalam perusahaan terutama dalam bagian
operasional.
• Membuat suatu pemecahan masalah yang didapatkan dari data-data dan
hasil analisis terhadap permasalahan yang dihadapi.
2. Tahap Pembangunan knowledge management system :
• Membuat pemetaan fitur knowledge management system berdasarkan
identifikasi knowledge perusahaan.
• Merancang sistem berdasarkan OOAD. Perancangan sistem berdasarkan
OOAD meliputi analisis class diagram, use case diagram, dan sequence
diagram.
• Merancang user interface.
4.2 Pemetaan Fitur Knowledge Management System
Tabel 4.1 Pemetaan Fitur Knowledge Management System
Knowledge Goals Fitur 1. Menciptakan budaya self learning dalam perusahaan
Normative 2. Menciptakan budaya sharing knowledge
Discussion Board Announcement
Discussion Board Problem Documentation
Discussion Board Messaging
Strategic 1. Menciptakan pendokumentasian knowledge agar dapat digunakan oleh seluruh karyawan seterusnya
Discussion board Announcement
Discussion Board Problem Documentation
Discussion Board Messaging
1. Mengurangi terjadinya pengulangan kesalahan dan dapat membantu para karyawan untuk menyelesaikan masalah berdasarkan pendokumentasian problemyang ada
2. Mempersingkat waktu pembelajaran bagi para karyawan baru.
Operational
3. Memfasilitasi sarana komunikasi pertukaran Informasi bagi seluruh karyawan
Discussion board Announcement
Discussion Board Problem Documentation
Discussion Board Messaging
Structural Knowledge Functional Knowledge Behavioural Knowledge
1.Job Description 1. Pembahasan masalah beserta solusi
1. Komunikasi karyawan antar cabang
2.Proses bisnis 2. Ide para karyawan 2. Komunikasi internal dalam tiap toko
3. Pengumuman dan informasi dari perusahaan 3. Coffee Gathering
4. Informasi Promo dan Event 4. Coffee Master
5. Coffee Ambassador 6. Open Forum
115
Tabel 4.1 menjelaskan tentang pemetaan dari knowledge perusahaan. Dari hasil
pemetaan tersebut nantinya akan menghasilkan fitur-fitur yang ada pada knowledge
management system.
Tabel 4.1 Menjelaskan pemetaan fitur sebagai berikut :
1. Fasilitas untuk saling berdiskusi
Fasilitas ini akan menghasilkan sebuah fitur berupa Discussion Board.
Fitur ini akan menyediakan sarana yang dibutuhkan para karyawan dalam
bagian operasional, untuk dapat saling berkomunikasi dan berdiskusi
mengenasi segala hal yang berkaitan dengan knowledge dalam perusahaan.
Dalam fitur ini tiap knowledge akan dikelompokkan dalam beberapa kategori.
Dalam kategori tersebut akan ada topik-topik yang dapat memandu para
karyawan untuk berdiskusi mengenai hal-hal yang lebih khusus dan spesifik.
Dalam fitur ini para karyawan dapat membuat topik baru dengan fitur Add
topic, selain itu para karyawan juga dapat melakukan, reply to topic, edit
content yang telah dibuat.
2. Fasilitas untuk mendokumentasikan permasalahan dan solusi.
Fasilitas ini akan menghasilkan sebuah fitur Problem and Solution.
Dalam fitur ini akan terdapat dokumentasi dari semua permasalahan dan
solusi yang dihadapi, baik yang bersifat teknis maupun non-teknis. Dalam
fitur ini berbagai permasalahan akan dibagi menjadi beberapa kategori agar
lebih mudah pencarian. Seluruh bagian operasional, yaitu mulai dari store
manager sampai dengan barista, hanya dapat melihat isi dari berbagai
116
permasalahan dan solusinya. Dalam fitur ini hanya admin yang dapat
mengedit, menghapus, menambahkan kategori maupun content dari
dokumentasi permasalahan dan solusi yang ada.
Sebagai fitur tambahan, terdapat fasilitas komunikasi antar personal
karyawan, dan fasilitas untuk mendisitribusikan informasi terbaru. Penjelasan
dari fitur-fitur tambahan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Fasilitas komunikasi antar personal karyawan
Fitur ini disebut dengan fitur messaging dalam fitur ini para karyawan
dapat berkomunikasi dengan karyawan dari toko lain, dengan pengiriman
pesan. Dalam fitur ini para karyawan juga dapat melihat pesan yang diterima.
Para karyawan juga dapat langsung membalas pesan dengan mengirimkan
pesan baru. Dalam fitur ini, para karyawan juga dapat menghapus pesan yang
sudah tidak dibutuhkan.
2. Fasilitas untuk mendistribusikan informasi terbaru.
Fasilitas ini akan menghasilkan sebuah fitur announcement. Dimana
dalam fitur ini seluruh karyawan bisa mengetahui berita-berita dan
pengumuman dari perusahaan, baik mengenai event yang akan
diselenggarakan dan promo apa saja yang akan dilaksanakan dalam waktu
dekat. Sehingga para karyawan bisa mendapatkan pengetahuan mengenai
program program apa saja yang akan dilakukan perusahaan. Dengan adanya
fitur ini seluruh karyawan baik yang full time maupun yang part time bisa
mendapatkan pengetahuan mengenai segala sesuatu yang berhubungan
117
dengan perusahaan, meliputi event dan promo sehingga diharapkan para
karyawan dapat menjelaskan dengan baik dan jelas kepada para pelanggan
mengenai event dan promo yang diselenggarakan perusahaan. Dalam fitur ini
admin selain dapat mengakses berita-berita dan pengumuman, admin juga
dapat mengedit, menghapus, ataupun menambahkan berita-berita terbaru yang
terkait dengan perusahaan.
4.3 Pengelompokkan Informasi
4.3.1 Announcement
Dalam fitur announcement terdapat form yang harus di isi untuk
menambahkan ataupun mengedit berita yang berkaitan dengan perusahaan. Field
field yang harus di isi dapat dilihat dalam tabel 4.2 sebagai berikut :
Tabel 4.2 Field dalam fitur announcement.
Required Field Non Required Field Title Fitur ini tidak terdapat field tambahan Content
Dalam fitur ini tidak terdapat pengelompokkan informasi untuk
memudahkan pencarian, karena informasi yang ditampilkan hanya yang terbaru saja,
sedangkan informasi lainnya yang sudah lama, akan dihapus oleh admin.
118
4.3.2 Problem Documentation
Dalam fitur problem documentation terdapat form yang harus di isi untuk
menambahkan atau mengedit problem dan solusi yang berkaitan dengan
perusahaan. Field-field yang harus di isi dapat dilihat dalam tabel 4.4 sebagai
berikut :
Tabel 4.3 Field dalam problem documentation.
Required Field Non Required Field Category Attachment Subcategory Problem Solution
Untuk mempermudah pencarian data yang terdapat dalam fitur problem
documentation maka data akan dikelompokkan menjadi :
Tabel 4.4 Pengelompokkan data dari fitur problem documentation
4.3.3 Discussion board
Dalam fitur discussion board terdapat form yang harus di isi untuk
berpartisipasi dalam forum diskusi. Field yang harus di isi dapat dilihat dalam
tabel 4.4 sebagai berikut :
Tabel 4.5 Field - field dalam fitur discussion board
Grouping by Category Subcategory
Required Field Non Required Field Category fitur ini tidak terdapat field tambahan Topic
119
Untuk mempermudah pencarian data yang terdapat dalam fitur problem
documentation maka data akan dikelompokkan menjadi :
Tabel 4.6 Pengelompokkan data dalam fitur discussion board
4.3.4 Add User Dalam fitur add user terdapat form yang harus di isi oleh admin untuk
menambah anggota, yaitu karyawan yang dapat mengakses sistem ini. Field yang
harus di isi dapat dilihat dalam tabel 4.8 sebagai berikut :
Tabel 4.7 Field dalam fitur add user
Tabel 4.8 Pengelompokkan data dalam fitur Add User
Grouping by Store
Grouping by Topic Category
Required Field Non Required Field
User ID Attachment Name Password Address Phone_Number Store Starbucks experience
1204.4 Rancangan Sistem
4.4.1 Class Diagram
+read()+save()+edit()+add()+delete()+create()
-employee_id : char-name : char-password : char-address : char-phone : int-e-mail : char-role : char-store : string-starbucks_experience : string-attachment : string
employee
useradmin
+read()+save()+edit()+add()+delete()+create()
-problem_id : int-problem_description : string
problem_category
+read()+save()+add()+edit()+delete()+create()
-problem_id : int-problem_sub_id : int-problem_sub_category : string
problem_subcategory
+read ()+edit()+add()+delete()+save()+create()
-problem _id : int-problem_sub_id : int-problem_doc_id : int-problem : string-solution : string
problem_documentation
+read()+edit()+add()+delete()+save()+create()
-category_id : int-category_description : string
forum_category
+read()+save()+edit()+add()+delete()+create()
-category_id : int-topic_id : int-topic_name : string-user_id : char
forum_topic
+read()+save()+create()
-category_id : int-topic_id : int-message_id : int-date : Date-user_id : char-message : string
forum_message
+read()+save()+delete()+create()
-message_id : int-from : char-to : char-subject : char-content : string-status : Boolean
inbox
+read()+save()+edit()+delete()+create()
-message_id : int-to : char-subject : char-content : string
outbox
1..*
1
1
1..*
1
1..*
11..*
1 1..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1..*
1
1
1..*
1
1..*
Gambar 4.2 Class Diagram
121Gambar 4.2 merupakan gambar dari analisis class diagram. Penjelasan dari class
diagram tersebut adalah sebagai berikut :
1. Class employee
Class employee adalah generalisasi dari class user dan admin. Class
employee ini merupakan class induk dari class user dan admin. Class employee
memiliki attribute dan operation sebagai berikut :
Tabel 4.9 Class employee
Attribute Operation employee_id read ()
name save() password edit() address add() phone delete() email create() role store
starbucks_experience attachment
2. Class problem category
Class ini merupakan class yang mendokumentasikan berbagai
permasalahan dan solusinya, agar mudah diakses bagi para karyawan. Class ini
terdiri dari class problem_subcategory, dan class problem_subcategory terdiri
dari class problem_documentation.
Tabel 4.10 Class problem category
122
Attribute Operation problem_id read ()
problem_description save() edit() add() delete() create()
- Class problem_sub_category
Tabel 4.11 Class problem_subcategory
Attribute Operation problem_id read ()
problem_sub_id save() problem_sub_category edit()
add() delete() create()
- Class problem_documentation
Tabel 4.12 Class problem_documentation
Attribute Operation problem _id read()
problem_sub_id edit() problem_doc_id add()
problem delete() solution save()
create()
2. Class forum_category
123Class forum_category terdiri dari class forum_topic, dan class
forum_topic terdiri class forum_message.
Tabel 4.13 Class forum category
Attribute Operation category_id read ()
category_description edit() delete() save() create()
- Class forum_topic
Tabel 4.14 Class forum_topic
Attribute Operation category_id read ()
topic_id save() topic_name edit()
user_id add() delete() create()
- Class forum_message
Tabel 4.15 Class forum_message
Attribute Operation category_id read()
topic_id save() message_id create()
date user_id message
3. Class inbox
124Tabel 4.16 Class inbox
Attribute Operation message_id read()
from save() to delete()
subject create() content status
4. Class outbox
Tabel 4.17 Class outbox
Attribute Operation message_id read()
to save() subject delete() content create()
4.4.2 Use Case Diagram
Berikut adalah gambar use case diagram dari sistem knowledge management
yang akan dibangun.
125
Gambar 4.3 Use Case Diagram
Gambar 4.3 Menggambarkan analisis use case diagram. Dalam use case tersebut
actor yang terlibat dalam sistem knowledge management adalah user dan admin. User
adalah karyawan pada tiap retail store yang meliputi (manajer, asisten manajer,
126supervisor, barista). Sedangkan admin adalah karyawan yang bertugas untuk mengelola
dan memelihara sistem.
Untuk penjelasan lebih lengkap mengenai use case diagram dari knowledge
management system adalah sebagai berikut :
1. Use Case Login
Penjelasan : Use case login merupakan proses pengidentifikasian para
pengguna sistem, dimana pengguna harus memasukkan user id,
password, dan role, pada saat akan menggunakan sistem.
Pengidentifikasian ini bertujuan untuk mengetahui hak akses
pengguna dalam menggunakan informasi yang ada.
Aktor : Aktor yang terlibat dalam use case login adalah user dan admin.
2 Use Case Add User
Penjelasan : Use case add user merupakan menu yang ditampilkan sistem
apabila hak aksesnya dilakukan oleh admin. Dalam menu ini,
admin dapat menambahkan pengguna baru dari sistem, dengan
mengisi form yang telah disediakan.
Aktor : Aktor yang dapat menambah user melalui sistem adalah admin.
3
Use Case Find User
Penjelasan : Use case find user merupakan menu yang dapat digunakan untuk
mencari pengguna dari sistem, berdasarkan toko cabang yang ada
di seluruh Indonesia.
127
Aktor : Aktor yang dapat mengakses pencarian pengguna dari sistem
adalah admin dan user.
4 Use Case Merubah Password
Penjelasan : Use case ini merupakan penggunaan menu untuk merubah
password, langsung dari sistem.
Aktor : Aktor yang dapat melakukan perubahan password dalam sistem
adalah user
5 Use Case Pengelolaan Announcement
Penjelasan : Use case pengelolaan announcement, merupakan pengelolaan
informasi-informasi yang berkaitan dengan perusahaan meliputi
event yang akan diselenggarakan oleh perusahaan, ataupun promo
yang akan diadakan oleh perusahaan
Aktor : Aktor yang dapat melakukan pengelolaan announcement dalam
sistem adalah admin. Dalam pengelolaannya, admin dapat
mengedit, menambah atau menghapus announcement yang ada.
6
Use Case Membaca Announcement
Penjelasan : Use case ini merupakan use case di mana menjelaskan
pembatasan hak akses dari sistem, sehingga dalam menggunakan
sistem fitur announcement pengguna hanya dapat membaca isi
128dari announcement.
Aktor :
Aktor yang terlibat dalam use case ini adalah admin dan user,
hanya saja admin dapat mengelola fitur announcement lebih
lanjut seperti yang djelaskan dalam use case pengelolaan
announcement.
7
Use Case Pengelolaan Discussion Board
Penjelasan : Use case pengelolaan discussion board, merupakan forum diskusi
dimana tiap karyawan dapat saling berdiskusi melalui fasilitas ini.
Aktor : Aktor yang terlibat dalam use case ini adalah user dan admin.
Dalam use case ini user dapat melihat kategori dan topik. Di sini
user juga dapat menambahkan topik baru, me-reply topik.
Sedangkan admin memiliki fungsi yang sama dengan user, hanya
saja admin dapat menambahkan kategori baru ataupun
menghapus kategori.
1298 Use Case Pendokumentasian Problem
Penjelasan : Use case pendokumentasian problem, merupakan proses
dokumentasi dari permasalahan dengan solusinya, yang
berhubungan dengan kegiatan para karyawan dalam tiap retail
store. Solusi yang ditampilkan merupakan solusi terbaik yang
pernah didiskusikan sebelumnya.
Aktor : Aktor yang dapat mendokumentasikan problem dan solusinya
dalam fitur problem documentation hanya admin. Dalam
pendokumentasian permasalahan admin dapat mengedit,
menghapus dan menambahkan dokumentasi baru dari
permasalahan dan solusinya.
9 Use Case Membaca Dokumentasi Problem
Penjelasan : Use case ini merupakan suatu proses dimana baik pengguna
maupun admin, dapat mengakses dokumentasi dari permasalahan
beserta solusinya.
Aktor : Aktor yang terlibat dalam use case ini adalah user dan admin.
10 Use Case Messaging
Penjelasan : Use case messaging merupakan suatu proses dimana karyawan
dapat menerima, menyimpan, serta mengirimkan pesan kepada
karyawan di retail store yang lain.
Aktor : Aktor yang terlibat dalam use case ini adalah user dan admin.
User dan admin memiliki fungsi yang sama yaitu dapat melihat,
menyimpan ataupun menghapus pesan yang diterima.
130Tabel 4.18 Penjelasan use case diagram
Use case Penjelasan Aktor Function user login
Login
Proses pengidentifikasian pengguna sistem untuk mengetahui hak akses. admin login
Add user admin save
Proses untuk menambahkan pengguna dari sistem
Find user admin read
Proses untuk mencari pengguna dari sistem user read
Merubah Password
Proses untuk merubah password untuk masuk ke sistem login.
user edit, save
Pengelolaan Announcement
Pengelolaan berbagi informasi event, promo dan pengumuman lainnya untuk di distribusikan ke seluruh karyawan.
admin add, edit, delete
Membaca Announcement
Proses untuk membaca isi dari pengumuman yang meliputi event, promo dan berita.
user read
Pengelolaan Discussion Board admin read,save, add, edit,
delete
Forum diskusi sebagai sarana bagi para karyawan untuk membahas berbagai permasalahan berdasarkan kategori yang disediakan
user read,add
Pendokumentasian Problem admin add, edit ,delete
Proses pendokumentasian dari permasalahan dalam melakukan kegiatan operasional dalam toko disertai dengan pendokumentasian solusi terbaiknya.
Melihat dokumentasi problem
user read
Proses untuk melihat hasil dokumentasi permasalahan disertai dengan solusi yang terbaik.
admin
read
Messaging admin read,save,send,delete
Suatu proses untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan user read,save,send,delete
131
4.4.3 Sequence
Adapun detail dari interaksi yang terjadi antara actors dengan aplikasi
knowledge management, digambarkan melalui sequence diagram. Dalam aplikasi
knowledge management, terdapat beberapa fitur aplikasi yang dapat diakses penuh oleh
setiap actors. Oleh karena itu, pada beberapa fitur, sequence tidak dibedakan antar
pengguna biasa seperti barista dan supervisor, admin dan manajer. Sedangkan untuk
fitur-fitur yang hanya dapat diakses oleh admin, maka penggambaran dari sequence
diagram akan berbeda. Berikut adalah sequence diagram dari aplikasi knowledge
management system ini.
Sequence Login
Berikut adalah gambar sequence diagram dari proses login.
Gambar 4.4 Sequence Login
132
Gambar 4.4 menggambarkan sequence login. Pada sequence ini seluruh
pengguna, baik karyawan maupun admin akan melakukan proses yang sama. Proses
dimulai dengan masuk ke window login, dalam window ini pengguna harus memasukkan
identitas karyawannya, password dan role mereka apakah user atau admin. Setelah itu
pengguna akan menekan tombol login dan selanjutnya sistem akan melakukan
pengecekan pada table employee. Apabila user id, password, dan role yang di input
adalah valid, maka pengguna akan masuk ke window home. Jika data yang diinput tidak
valid, maka window login akan menampilkan pernyataan bahwa data yang diinput
adalah invalid, dan pengguna harus mengulangi proses penginputan sampai valid.
Apabila pengguna lupa dengan password-nya, maka pengguna dapat menekan link
forgot password. Setelah itu pengguna diharuskan mengisi data-data yang diperlukan,
lalu sistem akan membaca data yang telah di isi dan sistem akan memberikan
pertanyaan, dan apabila jawaban dari pertanyaan tersebut valid maka sistem akan
menyimpan data yang telah di-input oleh pengguna, dan sistem akan mengirimkan
password ke e-mail dari pengguna.
133Sequence Membaca Announcement
Berikut ini adalah gambar sequence diagram membaca isi dari announcement
oleh user.
user Window:Announcement Window:View Announcement :announcement
on_click_title() read()
view_announcement
Gambar 4.5 Sequence Announcement oleh User
Gambar 4.5 menggambarkan proses sequence dari fitur announcement yang
dapat diakses oleh seluruh karyawan. Proses dimulai oleh user dengan menekan menu
announcement, pada menu yang telah disediakan. Setelah menekan menu anouncement ,
maka pengguna akan masuk ke dalam window announcement dimana di dalamnya
menampilkan judul-judul dari berita terbaru. Dari window ini, para pengguna dapat
134mengakses isi berita dengan menekan link dari judul untuk menampilkan isi dari berita
tersebut.
Sequence Pengelolaan Announcement
Berikut ini adalah gambar sequence diagram dari pengelolaan announcement
oleh admin.
Gambar 4.6 Sequence Pengelolaan Announcement oleh Admin
Gambar 4.6 Menggambarkan proses sequence dari penggunaan fitur
announcement, oleh admin. Proses ini dimulai dengan menekan menu announcement
135pada menu . Setelah menekan menu announcement, admin akan masuk ke dalam window
announcement. Pada window ini admin dapat melihat kumpulan berita dan event
tersebut. Untuk melihat isi dari berita-berita tersebut, admin dapat menekan judul dari
berita yang ingin ditampilkan, sebelumnya akan dicek terlebih dahulu ke dalam table
news.
Selain dapat melihat dokumentasi dari berita dan event terbaru, admin juga dapat
menambahkan dokumentasi berita-berita terbaru, dengan menekan tombol add new yang
terdapat window announcement. Setelah tombol tersebut ditekan, maka admin akan
masuk ke dalam window add news, yang didalamnya terdapat fied untuk mengisi judul
dan penjelasan dari berita tersebut. Dokumentasi berita tersebut akan disimpan dalam
table news setelah admin menekan tombol save, dan selanjutnya berita terbaru tersebut
akan ditampilkan dalam window announcement.
Selain itu admin juga dapat mengedit judul dari berita yang telah
didokumentasikan dalam aplikasi, dengan menekan tombol edit dari judul berita yang
akan diedit. Dengan menekan tombol edit maka admin akan masuk ke window edit
announcement dalam window ini admin dapat mengedit judul dan isi dari
announcement, setelah selesai melakukan pengeditan admin dapat menekan tombol
save, hasil pengeditan akan tersimpan dalam table announcement dan akan ditampilkan
dalam window announcement
Sequence Diagram Membaca Dokumentasi Problem
136 Berikut ini adalah sequence diagram untuk melihat isi dari pendokumentasian
problem.
Gambar 4.7 Sequence Diagram Problem Documentation oleh User
Gambar 4.7 menggambarkan sequence problem documentation apabila aplikasi
digunakan oleh user. Pada sequence ini user dapat memulai proses dengan menekan
shortcut problem documentation yang ditampilkan pada window home, selanjutnya
sistem akan menampilkan category dari problem, dari problem category tersebut user
dapat memilih subcategory yang disediakan di tiap kategori. Selanjutnya sistem akan
137menampilkan judul-judul dari permasalahan berdasarkan category dan subcategory yang
telah dipilih sebelumnya. Untuk melihat isi dari problem tersebut, maka user dapat
menekan link view solution dari permasalahan, selanjutnya sistem akan menampilkan
solusi dari problem yang dipilih.
Sequence Problem Documentation oleh Admin
Berikut ini adalah gambar sequence diagram dari pengelolaan pendokumentasian
problem oleh admin.
138
Gambar 4.8 Sequence Diagram Pengelolaan Problem Documentation oleh Admin
Gambar 4.8 menggambarkan sequence pengelolaan pendokumentasian problem
oleh admin. Pada dasarnya dalam fitur ini admin dapat melakukan aktifitas yang juga
dilakukan user seperti melihat isi dari tiap permasalahan dan solusinya. Hanya saja
admin memiliki hak akses lebih daripada user, admin dapat menambahkan, mengedit
dan menghapus category maupun judul dan content dari problem documentation.
139 Untuk menambahkan category, admin dapat menekan tombol add new pada
window problem. Setelah itu sistem akan menampilkan window add new category, pada
window ini admin dapat menambahkan problem dan solusi yang berkaitan dengan
category dan subcategory. Category dan subcategory juga dapat ditambahkan dan akan
tesimpan dalam table category dan table subcategory setelah admin menekan tombol
save.
Untuk mengedit problem dan solusinya, admin dapat menekan tombol edit yang
berupa link pada window problem. Selanjutnya sistem akan menampilkan window edit
problem documentation untuk admin melakukan pengeditan. Setelah admin menekan
tombol save maka hasil pengeditan akan ditampilkan ke dalam window problem.
Untuk menghapus problem dan solusi yang ada, admin dapat menekan tombol
delete pada window problem, maka problem dan solusinya akan terhapus.
Sequence Diagram Messaging
Berikut ini adalah sequence diagram dari penggunaan fitur messaging yang
dapat digunakan oleh user maupun admin.
140
admin/user
Window:Inbox
Window:View_Inbox_Messages
Window:Outbox
Window: View_Outbox_Messages
Window : Compose_Messages
:inbox
:Outbox
on_click_inbox() read()
show_inbox()
delete()
deleted
on_click_subject() read()
show_message()
save()
saved()
on_click_outbox() read()on_click_subject()
show_messages()
Window:Reply_Messages
on_click_reply() on_click_send()
message_sent()
on_click_delete()
deleted()
on_click_compose() send()
message_sent()
Gambar 4.9 Sequence Diagram Messaging
Gambar 4.9 menggambarkan sequence messaging, dimana baik user maupun
admin dapat melakukan proses yang sama. Proses dimulai dengan menekan shortcut
messaging yang ditampilkan pada window home. Selanjutnya user atau admin dapat
melihat jumlah dari pesan baru yang diterima.
Apabila user dan admin ingin membaca pesan yang ada, maka user ataupun
admin dapat menekan tombol inbox. Selanjutnya sistem akan mengecek melalui table
141inbox, dan sistem akan menampilkan pesan-pesan yang ada di dalam inbox pada window
inbox. Untuk membaca isi dari pesan yang diterima, maka user dan admin dapat
membaca pesan dengan menekan link subject pada pesan yang terdapat pada window
inbox. Selanjutnya sistem akan membacanya melalui table inbox dan isi dari pesan akan
ditampilkan pada window view messages.
Admin dan user dapat dapat membalas pesan yang diterima dengan menekan
tombol reply yang terdapat pada window view messages. Selanjutnya admin maupun
user akan masuk ke dalam window reply messages, dalalm window reply messages baik
admin maupun user dapat membalas pesan yang diterima, dan setelah itu
mengirimkannya dengan menekan tombol send.
User maupun admin juga dapat mengirim pesan dengan menekan link compose.
Apabila admin ataupun user ingin menyimpan pesan yang telah dikirimkan, maka admin
ataupun user dapat menekan tombol save yang terdapat pada window compose,
selanjutnya pesan tersebut akan tersimpan didalam outbox. Untuk membatalkan
pengiriman pesan , user atau admin dapat menekan tombol cancel.
Untuk melihat pesan yang ada dalam outbox, user dan admin dapat menekan
tombol outbox yang terdapat pada window messages. Setelah tombol outbox ditekan,
maka sistem akan menampilkan pesan dalam outbox melalui window outbox. Untuk
membaca pesan tersebut user dan admin dapat menekan link dari subject pesan yang
terdapat pada window outbox. Sistem akan membaca dari table outbox dan akan
menampilkan pesan pada window view message. Untuk menghapus pesan yang ada di
dalam inbox atau outbox, user dan admin dapat menekan tombol delete yang disediakan.
Sequence Diagram Discussion Board untuk User
142 Berikut ini adalah sequence diagram dari penggunaan fitur discussion board oleh user.
Gambar 4.10 Sequence Diagram Discussion Board untuk User
Gambar 4.10 menggambarkan sequence discussion board untuk user, dimana
untuk menggunakan fasilitas ini user dapat memilih kategori yang telah disediakan oleh
sistem terlebih dahulu, setelah memilih kategori, maka sistem akan menampilkan topik -
topik yang sedang didiskusikan berkaitan dengan kategori yang dipilih. Dalam fitur ini
user juga dapat menambahkan topik, yang disesuaikan dengan kategori yang ada.
Setelah pengguna menambah topik, maka pengguna dapat menekan tombol save untuk
menyimpan topik yang baru saja ditambahkan. Selanjutnya user dapat mendiskusikan
topik tersebut dengan karyawan lain dari toko ritel yang berbeda.
143
Sequence Discussion Board untuk Admin
Berikut ini adalah gambar dari sequence diagram pengelolaan fitur discussion
board oleh admin.
144
admin
Window:Category Window:Discussion Board Window:Topic
select_category()
select_topic()
read()
Window_Topic_Reply :forum_topic() :forum_category() :forum_message()
show_topic()
read()
show_detail_discussion()
on_click_add_topic() save()
saved()
on_click_reply() post()
posted()
on_click_add_category() save()
saved()
on_click_edit() edit()
edited()
on_click_delete() delete()
deleted()
on_click_edit() edit()
edit()
on_click_delete() delete()
deleted()
Gambar 4. 11 Sequence Diagram Discussion Board untuk Admin
Gambar 4.11 merupakan sequence dari discussion board untuk admin, pada
dasarnya admin dapat melakukan pengaksesan fitur ini sama dengan hak akses user
hanya saja admin memiliki hak akses lebih untuk menambahkan kategori yang
disediakan , admin juga memiliki hak akses untuk mengedit dan menghapus kategori
ataupun topik yang sudah lama.
Sequence Find User
Berikut ini adalah sequence diagram untuk mencari user yang
pengaksesannya dapat dilakukan oleh admin atau user.
145
Gambar 4.12 Sequence Diagram Find User
Gambar 4.12 merupakan gambar sequence diagram dari fasilitas pencarian
pengguna dari sistem. Dalam fasilitas ini user dan admin dapat melihat data singkat dari
seluruh pengguna. Untuk menggunakan fasilitas ini baik admin maupun user harus
memilih salah satu toko cabang, dan selanjutnya sistem akan menampilkan data seluruh
karyawan yang bekerja di toko ritel yang telah dipilih tersebut.
Sequence Diagram Add User
Berikut ini adalah gambar dari sequence diagram dari fasilitas untuk menambah
user yang hanya dapat dilakukan oleh admin.
146
Gambar 4.13 Sequence Diagram Fitur Add User oleh Admin
Gambar 4.13 menjelaskan bagaimana admin dapat menambah user melalui
sistem. Dalam sistem ini admin dapat menambah user dengan menekan link add user,
selanjutnya sistem akan menampilkan window add user, dimana dalam window tersebut
user harus mengisi form yang disediakan, dan menekan tombol save. Setelah menekan
tombol save maka sistem akan menampilkan window konfirmasi yang menampilkan
laporan konfirmasi bahwa data telah sukses ditambahkan atau belum.
Sequence Merubah Password
Berikut ini adalah sequence diagram untuk merubah password.
147
Gambar 4.14 Sequence Diagram merubah Password
Gambar 4.14 menjelaskan proses untuk merubah password. Jika user telah
masuk ke halaman home, maka user dapat menekan link change password yang telah
disediakan. Setelah user menekan link change password, maka sistem akan
menampilkan window change password, dimana di dalamnya akan menampilkan form
isian yang harus di isi oleh user untuk merubah password. Setelah user selesai mengisi
form tersebut, user dapat menekan button change password yang disediakan, dan sistem
akan merubah password user.
4. 5 Rancangan Layar
Berikut ini adalah rancangan layar dari sistem knowledge management.
1484.5.1 Rancangan Layar Login
Gambar 4.15 Rancangan Layar Halaman Login
Untuk masuk ke aplikasi knowledge management system, para pengguna
harus login terlebih dahulu. Proses login dilakukan dengan memasukkan
identitas karyawan (user id), password, dan role. Role yang ditampilkan adalah
user dan admin, selanjutnya sistem akan melakukan pengecekan apakah identitas
149dan password, sesuai dengan data yang ada, apabila sesuai maka identitas
keseluruhan akan dicek oleh sistem untuk menentukan hak akses, Karena hak
akses dari admin berbeda dari hak akses pengguna lainnya.
Selanjutnya setelah proses login sukses maka, pengguna akan masuk ke
halaman home.
1504.5.2 Rancangan Layar Home
Home Announcement Latest Topic Problem Documentation Discussion group
Copyright @ Merrynda Lyanova
Logout
Monday, December 25, 2006
Messagesxx Inbox
Xx Outbox
STARBUCKS KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Problem Documentation------------------------------- >----------category--------- >------------------------------- >----------category--------- >------------------------------- >-------------------------------- >-------------------------------- >
Latest Topic1. Topic title……. 2. Topic title……. 3. ……………... 4. ………………. 5. ………………. 6. ………………. 7. ………………. 8. ……………….
Announcement
Greetings
Logo
Change Password
Find Member
Gambar 4.16 Rancangan Layar Home
151 Halaman ini merupakan halaman pembuka dari web. Seluruh pengguna
baik admin ataupun bukan dapat mengakses halaman ini. Dalam halaman ini
pengguna dapat mengakses fitur yang disediakan dengan menekan link yang
disediakan dalam halaman home ini. Dalam halaman ini pengguna juga
disediakan shortcut untuk langsung ke fitur announcement dan problem
documentation. Dalam halaman ini juga disediakan shortcuts untuk masuk ke
halaman discussion board, dimana shortcuts yang ditampilkan didasarkan pada
topik terakhir yang sedang didiskusikan oleh para karyawan. Setelah menekan
link atau menu tersebut maka akan muncul halaman yang diinginkan.
Dalam setiap halaman dari aplikasi ini, karyawan dapat melihat tanggal
dan jam, pengguna juga disediakan tombol logout , jika ingin keluar dari aplikasi
knowledge management system ini.
152
4.5.3 Rancangan Layar Latest topic
Copyright @ Merrynda Lyanova
Logout
Monday, December 25, 2006
STARBUCKS KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Greetings
Messagesxx InboxXx Outbox
Home Announcement Latest Topic Problem Documentation Discussion group
Logo
Topic Last Post by Date time Topic Title sender name dateTopic Title sender name date
Latest Topics
Change Password
Find Member
Gambar 4.17 Rancangan Layar Latest Topic
Gambar 4.17 merupakan rancangan layar latest topic, dimana halaman ini
merupakan halaman yang berhubungan dengan halaman discussion board.
Halaman ini akan menyajikan topik-topik terbaru yang sedang didiskusikan,
sehingga dapat memudahkan pengguna untuk langsung berpartisipasi aktif dalam
153topik-topik terbaru yang sedang didiskusikan oleh para karyawan. Dalam
window ini pengguna juga dapat melihat identitas pengirim dari topik tersebut.
Untuk melihat isi dari topik yang sedang didiskusikan para pengguna dapat
menekan link dari topik terbaru, dan selanjutnya sistem akan menampilkan
halaman discussion board dari topik yang dipilih oleh pengguna.
4.5.4 Rancangan Layar Problem Documentation
Gambar 4.18 Rancangan Layar Problem Documentation untuk User.
154Gambar 4.18 merupakan rancangan layar problem documentation untuk
user. Dalam problem documentation ini, para pengguna diberikan fasilitas
search untuk memudahkan pencarian dokumentasi. Untuk melihat isi dari
dokumentasi user dapat meng-click link dari solusi yang disediakan di samping
judulnya. Setelah menekan link tersebut maka pengguna akan masuk ke halaman
solusi yang merupakan detail pendokumentasian permasalahan berikut dengan
solusinya.
Halaman untuk pendokumentasian masalah dan solusi untuk admin,
hampir sama dengan pengguna, hanya saja admin dilengkapi akses untuk
mengedit, menghapus ataupun menambah dokumentasi. Gambar 4.19 merupakan
gambar dari rancangan layar problem documentation untuk admin.
155
Gambar 4.19 Rancangan Layar Problem Documentation untuk Admin
1564.5.5 Rancangan Layar Discussion Board
Copyright @ Merrynda Lyanova
Logout
Monday, December 25, 2006
Messagesxx InboxXx Outbox
STARBUCKS KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Greetings
Home Announcement Latest Topic Problem Documentation Discussion group
Category nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory nameCategory
xx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Repliesxx Topic and xx Replies
Topic and Replies
Search by
Keyword Search
Discussion Board
Change Password
Find Member
Logo
Gambar 4.20 Rancangan Layar Discussion Board
Gambar 4.20 merupakan rancangan layar discussion board, dalam
halaman ini akan ditampilkan kategori berikut dengan jumlah topik, dan jumlah
157reply dari para karyawan. Untuk melihat topik-topik apa saja yang sedang
didiskusikan, pengguna dapat menekan link dari nama kategori. Lalu sistem akan
menampilkan topik-topik yang ada berkaitan dengan kategori yang telah dipilih
sebelumnya. Rancangan layar dari tampilan topik-topik untuk didiskusikan dapat
dilihat dalam gambar 4.21 sebagai berikut.
Gambar 4.21 Rancangan Layar Topic Discussion Board
Dalam halaman topik discussion board pengguna dapat menambahkan
topik baru dengan menekan tombol add new, dan untuk melihat detail dari topik
158pengguna dapat langsung menekan link nama dari topik, dan sistem akan
menampilkan tampilan sebagai berikut.
Gambar 4.22 Rancangan Layar Detail Topic Discussion Board
Apabila pengguna ingin langsung berpartisipasi dalam pendiskusian
tersebut, pengguna dapat menekan button reply. Selanjutnya pengguna dapat
langsung mengisi pesan dalam halaman reply to topic berikut ini.
159
Copyright @ Merrynda Lyanova
Logout
Monday, December 25, 2006
STARBUCKS KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Greetings
Messagesxx Inbox
xx Outbox
Home Announcement Latest Topic Problem Documentation Discussion group
Topic :
Message
Send
Logo
Change Password
Find Member
Topic Name
Gambar 4.23 Rancangan Layar Reply to Topic
Layar discussion board untuk admin hampir serupa dengan layar
discussion board untuk pengguna, hanya saja untuk admin terdapat fasilitas
tambahan untuk mengedit kategori, menambah kategori, dan mengahapus
kategori atau topik topik yang sudah lama dan tidak pernah dibahas lagi oleh
160para karyawan. Gambar 4.24 adalah rancangan layar discussion board untuk
admin.
Gambar 4.24 Rancangan Layar Discussion Board untuk Admin
4.5.6 Rancangan Layar Announcement
161
Gambar 4.25 Rancangan Layar Announcement untuk User
Halaman ini merupakan halaman yang berisi mengenai segala sesuatu berita
terbaru mengenai perusahaan dan mengenai promo-promo yang diadakan untuk
pelanggan, dan juga penjelasan mengenai event-event yang akan dilangsungkan oleh
perusahaan. Halaman ini dapat diakses oleh seluruh pengguna baik admin ataupun
karyawan. Dalam halaman ini pengguna akan disajikan dengan berita-berita terbaru,
mengenai event, promo ataupun informasi lainnya, yang akan ditampilkan berdasarkan
nama dari berita ataupun event yang akan diadakan. Untuk mengakses berita-berita
tersebut pengguna dapat menekan nama dari berita tersebut, karena nama-nama dari
162berita yang ditampilkan berupa link yang akan menampilkan content dari berita yang
diinginkan. Gambar 4.26 berikut merupakan gambar dari content announcement.
Gambar 4.26 Rancangan Layar Content Announcement
Gambar 4.26 menggambarkan content dari announcement. Pada halaman ini
pengguna dapat melihat dan membaca berita dan pengumuman yang disajikan oleh
163admin berkaitan dengan kegiatan operasional atau pun informasi seputar promo dan
event, ataupun informasi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan operasional.
Halaman announcement untuk admin hampir serupa dengan halaman
announcement untuk user, hanya saja untuk admin terdapat fasilitas untuk menambah,
mengedit ataupun menghapus announcement yang ada. Gambar 4.27 merupakan
rancangan layar announcement untuk admin.
Gambar 4.27 Rancangan Layar Announcement untuk Admin
Untuk menghapus announcement, admin dapat menekan link delete, dan untuk
mengedit admin dapat menekan link edit yang ada di samping title dari announcement.
164Untuk menambahkan berita dan informasi terbaru yang berkaitan dengan operasional
toko ritel Starbucks Coffee, admin dapat menekan tombol add announcement yang
terdapat pada layar announcement. Selanjutnya sistem akan menampilkan field yang
harus di isi oleh admin, untuk menambah berita atau informasi terbaru. Gambar 4.28
merupakan rancangan layar dari add announcement untuk admin.
Gambar 4.28 Rancangan Layar Add New Announcement
4.5.7 Rancangan Layar Messages
Dalam sistem ini pengguna diberikan fasilitas tambahan yaitu, fasilitas
messaging. Untuk melihat pesan, pengguna dapat menekan link inbox,
165selanjutnya sistem akan menampilkan halaman inbox seperti yang terlihat pada
gambar 4.29 di bawah ini.
Gambar 4.29 Rancangan Layar Inbox
Gambar 4.29 merupakan rancangan layar inbox, dalam halaman ini
pengguna dapat melihat pesan-pesan yang masuk, siapa pengirimnya, apa
subjeknya dan kapan pesan tersebut dikirimkan. Dalam halaman ini pengguna
juga dapat menghapus pesan dengan memberikan tanda cek pada kolom pesan
yang ingin dihapus lalu untuk menghapus pesan yang sudah dipilih, pengguna
166dapat menekan tombol delete. Untuk membaca pesan, pengguna dapat menekan
link dari subjek yang dikirimkan, dan selanjutnya sistem akan menampilkan isi
pesan dalam halaman content inbox seperti yang ditampilkan pada gambar 4.30
di bawah ini.
Gambar 4.30 Rancangan Layar Content Inbox
Dalam rancangan layar content inbox ini pengguna dapat langsung
membalas pesan dengan menekan tombol reply, halaman reply akan
menampilkan field yang serupa dengan yang ada dalam halaman inbox, akan
tetapi dalam halaman reply disediakan tombol send untuk mengirim pesan.
Untuk melihat pesan pesan yang pernah dikirim oleh pengguna,
167pengguna dapat menekan tombol outbox. Maka sistem akan menampilkan
halaman outbox seperti dalam gambar 4.31 sebagai berikut.
Gambar 4.31 Rancangan Layar Outbox
Seperti halnya dalam halaman inbox, pengguna dapat mengahapus pesan
pesan yang pernah dikirimkan sebelumnya, apabila sudah tidak diperlukan.
Untuk pesan-pesan yang ada di halaman outbox, pengguna dapat memberikan
tanda cek pada kolom check, dan untuk menghapus pesan pesan yang sudah
dipilih, pengguna dapat menekan tombol delete. Pengguna juga disediakan
168tombol select all untuk memberikan tanda cek pada seluruh pesan yang ada di
outbox, lalu menghapusnya dengan menekan tombol delete.
Untuk mengirim pesan, pengguna dapat menekan tombol compose, lalu
sistem akan menampilkan halaman compose messages, seperti pada gambar 4.32.
Gambar 4.32 Rancangan Layar Compose Message
Untuk mengirimkan pesan, pengguna dapat mengisi alamat e-mail pada
169field to, dan mengisi subjek mengenai pesan yang akan dikirim dan mengisi
pesan pada field message yang telah disediakan. Untuk mengirim pesan tersebut,
pengguna dapat menekan tombol send, dan sistem akan mengirimkan pesan
tersebut ke alamat e-mail yang dituju.
4.5.8 Rancangan Layar Add New Member
Dalam sistem knowledge management ini, admin dapat melakukan
penambahan user, langsung melalui sistem. Gambar 4.33 di bawah ini adalah
rancangan layar untuk menambah user, yang dapat digunakan oleh admin.
170Gambar 4.33 Rancangan Layar Add New Member
Gambar 4.33 merupakan rancangan layar add new member dimana
halaman ini hanya dapat diakses oleh admin. Untuk menambah anggota baru,
admin dapat menekan tombol add user dan mengisi form yang ditampilkan
dalam halaman add new member. Setelah form tersebut di isi oleh admin, maka
admin dapat menekan tombol save untuk menyimpan data dari user tersebut.
4.5.9 Rancangan Layar Find Member
Dalam sistem, baik pengguna maupun admin dapat melihat data ringkas dari para
pengguna sistem, data tersebut meliputi nama, jabatan, alamat e-mail dan shortcut
berupa link untuk mengirim pesan kepada user lainnya. Pencarian member didasarkan
pada store tempat para karyawan bekerja. Gambar 4.34 adalah rancangan layar dari
halaman find member.
171
Gambar 4.34 Rancangan Layar Find Member
Top Related