KERTAS KERJA
LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL
PENGELOLAAN DATA TEKNIS PENANGANAN PRASARANA
JALAN LINGKUNGAN PERUMAHAN DAN PERMUKIMAN
PADA SEKSI PERMUKIMAN DINAS CIPTA KARYA
DI KABUPATEN BADUNG
OLEH :
PANDE NYOMAN ARTAWIBAWA, ST., MT
NIP. 19780416 200312 1 012
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
BEKERJA SAMA DENGAN
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROVINSI BALI
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN
TINGKAT IV KABUPATEN BADUNG ANGKATAN V
DENPASAR, SEPTEMBER 2014
2
LEMBAR PERSETUJUAN
KERTAS KERJA LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL
Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT
NIP : 19780416 200312 1 012
Sasaran/Judul : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana
Jalan Lingkungan Perumahan dan Permukiman
pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya di
Kabupaten Badung
Unit Kerja : Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung
Telah diperiksa dan disetujui untuk mengikuti Seminar Laboratorium
Kepemimpinan Instansional.
Denpasar, September 2014
Pembimbing/Coach Mentor
I Made Sedana Yoga, ST, M.Si IGA Ngurah Arinda Trisnawati, ST
NIP. 19700101 199703 1 018 NIP. 19690524 199803 2 005
3
LEMBAR PENGESAHAN
KERTAS KERJA LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL
Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT
NIP : 19780416 200312 1 012
Sasaran/Judul : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana
Jalan Lingkungan Perumahan dan Permukiman
pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya di
Kabupaten Badung
Unit Kerja : Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung
Telah dipertahankan didepan Dewan Penguji Ujian Kertas Kerja Laporan
Laboratorium Kepemimpinan Instansional sebagai persyaratan untuk lulus dalam
Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV pada Tanggal 23 September
2014
Nama Tanda-tangan
Penguji Ir. Nyoman Sukamara,CES ................. NIP.19590831 198603 1 021 Coach I Made Sedana Yoga,ST,M.Si ................. NIP.19700101 199703 1 018 Mentor IGA Ngurah Arinda Trisnawati, ST ................. NIP. 19690524 199803 2 005
Mengesahkan : Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan
Provinsi Bali
DR. Ida Bagus Sedhawa,SE,M.Si Pembina Utama Muda
NIP.19591231 198703 1 160
4
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Ida Sanghyang Widhi Wasa Tuhan
Yang Maha Esa, atas berkat-Nya penulis dapat menyelesaikan Kertas Kerja
Laporan Laboratorium Kepemimpinan Instansional sebagai rangkaian akhir
kurikulum Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan V
Kabupaten Badung yang dilaksanakan di Badan Pendidikan dan Pelatihan
Provinsi Bali Tahun 2014.
Tujuan penyusunan laporan ini adalah untuk menyampaikan serta
mendeskripsikan permasalahan dari area organisasi yang akan diubah yaitu pada
Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung, serta hasil perubahan
yang diharapkan dapat terwujud dalam waktu dua setengah bulan masa
pelaksanaan Proyek Perubahan. Adapun hasil identifikasi dan pemaparan
tersebut tentunya masih bersifat individual.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu IGA Ngurah Arinda
Trisnawati, ST selaku Kepala Bidang Permukiman dan Penyehatan Lingkungan
yang sekaligus sebagai mentor, serta Bapak I Made Sedana Yoga, ST., M.Si
sebagai pembimbing (coach) yang telah memberikan perhatian, masukan dan
saran selama masa pembelajaran dan penyempurnaan Laporan Laboratorium
Kepemimpinan Instansional Proyek Perubahan ini.
Penulis menyadari bahwa dalam laporan ini masih terdapat beberapa
kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak sangat diharapkan
untuk kesempurnaan penyusunan laporan ini. Namun demikian, semoga laporan
ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Denpasar, September 2014
Penulis
5
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................................ 2
LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................. 3
KATA PENGANTAR ......................................................................................................... 4
DAFTAR ISI ...................................................................................................................... 5
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ...................................................................................... 7
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 8
A. Latar Belakang ....................................................................................................... 8
B. Area Perubahan ................................................................................................... 12
C. Ruang Lingkup Perubahan ................................................................................ 13
D. Tujuan/ Sasaran dan Kriteria Keberhasilan ..................................................... 13
BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN .................................................................15
A. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan .......................................................... 15
B. Stakeholder Proyek Perubahan......................................................................... 18
C. Strategi Komunikasi ............................................................................................ 27
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ........................................................32
A. Capaian Proyek Perubahan ............................................................................... 32
B. Kendala Internal dan Eksternal ......................................................................... 39
C. Strategi Mengatasi Kendala ............................................................................... 40
BAB IV PENUTUP .........................................................................................................45
A. Kesimpulan ........................................................................................................... 45
B. Rekomendasi........................................................................................................ 46
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................................48
LAMPIRAN ......................................................................................................................49
LEMBAR BUKTI PELAKSANAAN JADWAL BREAKTHROUGH 2 ...................................49
LEMBAR BUKTI BIMBINGAN ..........................................................................................54
SURAT UNDANGAN RAPAT INTERN ............................................................................57
DAFTAR HADIR RAPAT INTERN ...................................................................................58
NOTULEN RAPAT INTERN .............................................................................................59
6
DOKUMENTASI KEGIATAN ............................................................................................61
1. Rapat Koordinasi Intern Seksi Permukiman, Senin 7 Juli 2014 ................... 61
2. Proses Input Data/Informasi kegiatan Pengelolaan Data Teknis, 9 Juli 2014
hingga selesai ................................................................................................................... 62
3. Pemantauan/ Evaluasi Data/ Informasi berdasarkan permintaan Data/
Informasi melalui telepon dan SMS, serta pengajuan Usulan tanpa melalui
prosedur baku (proposal langsung ke SKPD) .............................................................. 64
4. Pemantauan/Evaluasi Data/Informasi dengan pemeriksaan lapangan untuk
keakuratan dan kebenaran input data ........................................................................... 65
5. Proses Bimbingan Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan...................... 66
6. Pengelolaan Data Teknis dalam tampilan Mobile .......................................... 67
RENCANA ANGGARAN BIAYA ......................................................................................69
HANDOUT PRESENTASI ...............................................................................................70
JURNAL...........................................................................................................................71
7
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR
Tabel 2. 1 Time Schedule Roadmap/Milestone Proyek Perubahan ...................................... 18
Tabel 2. 2 Stakeholders, Uraian Peran, Pengaruh dan Kepentingan ................................... 21
Tabel 2. 3 Keterlibatan Stakeholders dalam pelaksanaan Roadmap/Milestone Proyek
Perubahan ...................................................................................................................................... 26
Tabel 3. 1 Kendala dan Strategi untuk mengatasinya saat Pelaksanaan
Roadmap/Milestone Proyek Perubahan .................................................................................... 43
Tabel 3. 2 Realisasi Capaian Roadmap/Milestone Proyek Perubahan ................................ 44
Gambar 2. 1 Bagan Susunan Tim Kerja Proyek Perubahan .................................................. 19
Gambar 2. 2 Net Map Proyek Perubahan ................................................................................. 22
Gambar 2. 3 Empat Kelompok Stakeholders ............................................................................ 23
Gambar 3. 1 Format Laporan Bulanan Belanja Modal dan Jasa .......................................... 34
Gambar 3. 2 Pengembangan atau Penambahan Detail Pemenang dan Nilai Paket ........ 38
Gambar 3. 3 Pengembangan atau Penambahan Detail Administrasi dan Kontak
Pelaksana ....................................................................................................................................... 38
Gambar 3. 4 Pengembangan atau Penambahan Detail Dukungan Paving, Progres Fisik
dan Keuangan ................................................................................................................................ 38
Gambar 3. 5 Pengembangan atau Penambahan Detail Usulan Ruas Tahun 2014 dan
Usulan Ruas Tahun 2015 ............................................................................................................ 39
8
BAB I
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Untuk mewujudkan Visi Kabupaten Badung yang disampaikan oleh
Bupati dan Wakil Bupati terpilih Periode 2010 2015 Melangkah
Bersama Membangun Badung yang Shanti dan Jagadhita
Berlandaskan Tri Hita Karana, salah satu Misi yang kemudian disusun
dalam fungi Palemahan yaitu Mewujudkan pembangunan yang selaras &
seimbang sesuai fungsi wilayahnya. Hal ini kemudian diterjemahkan dalam
Misi Nomor 1 Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung yang menyebutkan
Meningkatkan pelayanan di bidang informasi tata ruang, perijinan bangun-
bangunan, perumahan dan pertambangan dengan pembangunan sistem
informasi yang berbasis high tech serta Misi Nomor 2 yaitu Revitalisasi
dan meningkatkan kuantitas dan kualitas pembangunan infrastruktur di
bidang keciptakaryaan sesuai kebutuhan dan tuntutan masyarakat secara
partisipatif. Penjabaran Visi dan Misi tersebut sejalan dengan Visi
Kementrian Pekerjaan Umum yang dituangkan dalam Rencana Strategis
Kementrian Pekerjaan Umum 2010-2014 yaitu Tersedianya infrastruktur
Pekerjaan Umum dan Permukiman yang andal untuk mendukung Indonesia
sejahtera 2025.
9
Berkaitan dengan itu, dalam rangka menjalankan tugas dan fungsi
Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung mencakup bidang bidang
keciptakaryaan antara lain bidang bangun-bangunan, bidang penataan
ruang, bidang perumahan dan permukiman, bidang air bersih, bidang air
limbah, dan bidang pertambangan, memerlukan perencanaan yang
matang, terpadu dan komprehensif sehingga pada akhirnya terwujud
prasarana dan sarana keciptakaryaan sebagai pendukung terbangunnya
suatu kawasan yang tertata, nyaman dan indah serta berwawasan
lingkungan.
Dua permasalahan utama yang dihadapi oleh Dinas Cipta Karya
Kabupaten Badung dalam penyelenggaraan tugas dan fungsinya, antara
lain masih terbatasnya sumber daya manusia yang memiliki kemampuan
teknis di Dinas Cipta Karya, serta masih kurangnya koordinasi dan
keefektifan penyelenggaraan kegiatan untuk mengimbangi tuntutan
masyarakat yang semakin tinggi terhadap transparansi dan
akuntabilitas pelaksanaan pembangunan. Dari hal tersebut, didapat dua isu
strategis yang ada kaitannya dengan permasalahan tadi, yang dihadapi
Dinas Cipta Karya yaitu perkembangan penduduk dengan kebutuhannya
pada sarana dan prasarana serta semakin pesatnya perkembangan
teknologi informasi menuntut adanya data base yang lebih valid dan akurat
pada tiap wilayah kecamatan, serta meningkatnya kebutuhan masyarakat
pada fasilitas dan pelayanan publik membutuhkan peningkatan kualitas dan
kuantitas infrastruktur dengan pengelolaan terpadu yang sinergi dan saling
mendukung antar wilayah kecamatan.
10
Meningkatnya frekuensi permintaan informasi terkait Pengelolaan
data teknis penanganan prasarana jalan lingkungan perumahan dan
permukiman, akan menciptakan pelayanan yang berkualitas dari aparatur
negara khususnya pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten
Badung, apabila dikuti dengan efisiensi waktu dalam pemberian tanggapan
atau tindaklanjut. Permintaan ini biasanya datang dari masyarakat atau
aparatur yang ada dilingkungannya, dari pihak legislatif atau anggota
dewan perwakilan rakyat terkait penyaluran aspirasi masyarakat serta
pimpinan dan instansi lain saat informasi tersebut dibutuhkan.
Ada tiga jalur yang biasanya dimanfaatkan oleh pencari informasi
diatas dalam usaha mendapatkan kepastian atas usulan penanganan ruas
atau perkembangan yang ada. Pertama lewat media Surat secara resmi
dan tertulis, kedua lewat komunikasi telepon atau ponsel dan ketiga, secara
langsung atau tatap muka. Untuk dua media terakhir, biasanya
membutuhkan jawaban atau tanggapan sesegera mungkin bergantung
pada tingkat kepentingan kebutuhan masing-masing.
Sumber daya manusia yang ada di Seksi Permukiman ini
sebenarnya memiliki kompetensi serta kemampuan dalam bidang teknis
yang ditangani selama ini, namun belum selaras dengan tingkat kebutuhan
inovasi yang memanfaatkan penerapan teknologi informasi untuk
mempermudah proses akses informasi. Sehingga data atau informasi
teknis yang cukup lengkap berkaitan dengan Pengelolaan data teknis
penanganan prasarana jalan lingkungan perumahan dan permukiman
11
belum dapat diakses dengan cepat dan mudah dalam kaitannya dengan
pemberian tanggapan atau tindaklanjut diatas.
Informasi dari proses pengajuan usulan penanganan ruas jalan
lingkungan perumahan dan permukiman, penetapan dan survey
perencanaan atau DED, status pelelangan, masa pelaksanaan hingga
penyelesaian kegiatan serta detail lainnya merupakan bagian dari
Pengelolaan data teknis diatas serta menjadikannya sebagai hal yang
sering ditanyakan dan dikonfirmasi lebih lanjut. Dengan memanfaatkan
kemajuan perkembangan teknologi informasi dalam bentuk yang paling
sederhana sekalipun, sebenarnya tidak sulit untuk dapat melakukan satu
perubahan transformasi akses informasi Pengelolaan data teknis dalam hal
ini terkait penanganan jalan lingkungan dan perumahan. Tujuannya adalah
agar kelak pemberian tanggapan atau tindaklanjut dari permohonan
informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tidak lagi dilakukan secara
berulang dari satu dokumen ke dokumen lainnya, serta dapat memberikan
solusi yang efektif serta efisien waktu.
Adapun perubahan tersebut hendaknya dapat dimanfaatkan oleh
banyak orang dengan kemampuan teknis berbeda-beda, melakukan
penambahan informasi jika diperlukan serta dioperasikan secara mobile
dalam perangkat ponsel pintar sekalipun. Selain itu diharapkan
kedepannya, proses transformasi data dapat dilakukan pembaharuan
secara berkala bergantung pada perkembangan data atau informasi yang
ada hingga pergantian mata anggaran dengan jenis kegiatan yang sama.
12
B. Area Perubahan
Mengacu pada pemaparan dalam latar belakang diatas, dimana
proses pelayanan di bidang pemberian informasi kepada masyarakat
ataupun mereka yang berkepentingan masih dilakukan dengan cara
manual, berulang dari satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga
menimbulkan pokok permasalahan (isu aktual) pada Seksi Permukiman
Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung yaitu belum tersedianya Pengelolaan
data teknis penanganan prasarana jalan lingkungan perumahan dan
permukiman. Terjadinya permasalahan ini diduga dipengaruhi oleh :
a. Belum tersedianya satu Pengelolaan data teknis penanganan
prasarana jalan lingkungan perumahan dan permukiman di
Kabupaten Badung
b. Masih rendahnya inovasi dan tingkat penyerapan teknologi oleh
sumber daya manusia yang ada, serta
c. Belum optimalnya pola kerja dalam rangka pelayanan sebagaimana
dimaksud diatas.
Berkaitan dengan itu, maka dapat diuraikan rumusan masalah yang
dihadapi adalah sebagai berikut :
Bagaimana bentuk Pengelolaan data teknis penanganan
prasarana jalan lingkungan perumahan dan permukiman yang
dapat mewujudkan sasaran yang diinginkan ?
13
C. Ruang Lingkup Perubahan
Untuk mewujudkan satu Pengelolaan data teknis penanganan
prasarana jalan lingkungan perumahan dan permukiman di Kabupaten
Badung, dapat disampaikan ruang lingkup kegiatan sebagai berikut :
1. Menginventaris daftar kebutuhan dan detail informasi penanganan
data teknis penanganan jalan lingkungan perumahan dan
permukiman dalam satu lingkup Pengelolaan data yang menyeluruh
dan terpadu
2. Menghimpun, merekap serta melakukan input data berdasarkan
kebutuhan dan detail informasi pada masing-masing paket kegiatan
D. Tujuan/ Sasaran dan Kriteria Keberhasilan
1. Tujuan
Meningkatkan kualitas pelayanan di bidang pemberian informasi kepada
masyarakat terkait penanganan prasarana jalan lingkungan perumahan
dan permukiman di Kabupaten Badung
2. Sasaran
Tersedianya Pengelolaan data teknis penanganan prasarana jalan
lingkungan perumahan dan permukiman di Seksi Permukiman Dinas
Cipta Karya Kabupaten Badung
14
3. Kriteria Keberhasilan
Tersusunnya satu rekap data teknis yang terpadu dan menyeluruh
terkait penanganan prasarana jalan lingkungan perumahan dan
permukiman pada tahun berjalan, serta dapat dimanfaatkan untuk
memberikan tanggapan atau tindaklanjut atas permohonan informasi
yang dibutuhkan dengan cepat oleh mereka yang berkepentingan
15
BAB II
BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan
Untuk dapat mewujudkan tujuan, sasaran serta kriteria keberhasilan
sebagaimana yang disampaikan dalam lingkup area perubahan,
ditetapkanlah Roadmap/Milestone Proyek Perubahan yang dilaksanakan
pada masa Breakthrough 2 selama kurang lebih 2,5 (dua setengah) bulan
dari tanggal 3 Juli 2014 sampai dengan 22 September 2014 dan disusun
dalam kegiatan sebagai berikut :
1. Melapor pada pimpinan, untuk menyampaikan maksud dan tujuan
dilaksanakannya proses breakthrough 2 yaitu mencapai sasaran
sebagaimana yang telah ditentukan dalam tahapan Proyek
Perubahan. Dilaksanakan pada hari pertama dan kedua masa
breakthrough 2.
2. Melakukan rapat koordinasi, bersama pimpinan dan staf internal
Seksi Permukiman baik tenaga teknis maupun administrasi yang
masuk dalam daftar stakeholder atau pelaku yang terlibat langsung
dalam Proyek Perubahan, untuk menjelaskan proses pencapaian
sasaran serta pemaparan langkah roadmap/milestone yang akan
dilaksanakan selama masa breakthrough 2. Sekaligus menyepakati
tim efektif yang akan ditugaskan dalam menyusun output atau
kriteria keberhasilan dari Proyek Perubahan dimaksud.
16
Dilaksanakan pada minggu pertama masa breakthrough 2. Surat
undangan rapat, daftar hadir, notulen dan foto dokumentasi
terlampir.
3. Menyusun rancangan daftar kegiatan penanganan prasarana
lingkungan perumahan dan permukiman. Menggunakan bahan
dasar Laporan Bulanan SKPD Dinas Cipta Karya Kabupaten
Badung, yang kemudian dikembangkan menjadi satu daftar atau
rekap Pengelolaan data mencakup detail kebutuhan informasi dari
masing-masing kegiatan yang ada. Disusun dalam bentuk satu file
yang terpadu serta menyeluruh untuk memudahkan pemantauan
serta pelaporan data. Dilaksanakan pada minggu pertama dan
kedua masa breakthrough 2.
4. Menginventaris daftar kebutuhan data dan detail informasi
penanganan termasuk pengajuan usulan. Pengumpulan data serta
informasi yang dibutuhkan berasal dari berbagai sumber pustaka,
dokumen Kontrak dan Laporan Akhir serta dibantu melalui halaman
website Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Secara
Elektronik (LPSE) Kabupaten Badung melalui akses internet di
alamat http://lpse.badungkab.go.id/. Dilaksanakan pada minggu
pertama dan kedua masa breakthrough 2.
5. Melakukan input data berdasarkan masing-masing kebutuhan dan
detail informasi (minimal pada satu tahun anggaran yang
berlangsung). Memasukkan data serta informasi yang telah
dikumpulkan dan dipilah berdasarkan detail yang dibutuhkan baik
17
dari proses pengajuan usulan, penetapan ruas atau anggaran,
proses tender atau pelelangan, perencanaan hingga pelaksanaan
serta pengawasan. Dilaksanakan pada minggu kedua hingga
kesepuluh masa breakthrough 2.
6. Melakukan koordinasi internal untuk menyepakati format serta
pengisian detail informasi. Dilaksanakan bersamaan dengan proses
diatas dengan cara diskusi berkesinambungan guna mengefektifkan
waktu pengumpulan data dan perancangan format output Proyek
Perubahan. Dilaksanakan pada minggu pertama dan kedua masa
breakthrough 2.
7. Melakukan pemantauan atas proses pembuatan daftar kegiatan,
inventaris kebutuhan dan input serta akurasi data, dilaksanakan
secara berkala untuk mengetahui seberapa jauh progres kemajuan
penyusunan Proyek Perubahan, serta hal-hal apa saja yang
kemudian dapat dikembangkan dari proses input atau keluhan serta
masukan yang disampaikan oleh masyarakat ataupun pihak yang
membutuhkan, yang terjadi selama masa tersebut. Dilaksanakan
setiap minggu terakhir pada setiap bulannya masa breakthrough 2.
8. Melaksanakan pelaporan atas hasil kegiatan secara berkala.
Pelaporan dimaksud dapat berupa bentuk file softcopy dalam format
spreadsheet xlsx atau yang dapat dibuka melalui aplikasi Microsoft
Excel dan sejenisnya, atau berupa dokumen pdf yang tidak dapat di-
edit.
18
Untuk lebih memudahkan pemantauan tahapan roadmap/milestone
Proyek Perubahan sebagaimana diuraikan diatas, dapat dilihat dalam
tabel berikut :
NO. ROADMAP/MILESTONE TANGGAL RENCANA
PELAKSANAAN (2014) BIAYA (Rp.)
1 Melapor pada Pimpinan 3 Juli -
2 Melaksanakan rapat koordinasi intern 4 Juli 908.250,00
3 Menyusun Rancangan daftar kegiatan Penanganan Prasarana Lingkungan Perumahan dan Permukiman
7 Juli 18 Juli 6.000,00
4 Menginventaris Daftar Kebutuhan Data dan Detail Informasi Penanganan
14 Juli 18 Juli 3.125,00
5
Melakukan input data berdasarkan
masing-masing kebutuhan dan detail informasi
14 Juli 12 September 300.000,00
6 Melakukan koordinasi internal untuk menyepakati format serta pengisian detail informasi
7 Juli 11 Juli 106.500,00
7 Melakukan pemantauan atas proses pembuatan daftar kegiatan, inventaris kebutuhan serta input dan akurasi data
21 Juli 25 Juli, 1 September 5 September
32.875,00
8 Melaksanakan pelaporan atas hasil kegiatan secara berkala
30 Juli 1 Agustus, 8 September 12 September
86.750,00
TOTAL 1.443.500,00
Tabel 2. 1 Time Schedule Roadmap/Milestone Proyek Perubahan
B. Stakeholder Proyek Perubahan
Dalam usaha untuk melaksanakan proses roadmap/milestone
Proyek Perubahan diatas, maka dibutuhkan penjabaran dan pembentukan
Tim Efektif berdasarkan penjabaran stakeholder sebagai berikut :
1. Susunan Tim Kerja
a) Mentor : IGA Ngurah Arinda Trisnawati, ST
(Kepala Bidang Permukiman dan Penyehatan Lingkungan Dinas
Cipta Karya Kabupaten Badung)
19
b) Pengarah/Coach : I Made Sedana Yoga, ST., M.Si
(Widyaiswara Badan Diklat Provinsi Bali)
c) Penanggung Jawab : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT
(Kepala Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung)
d) Tenaga Teknis : PPTK sekaligus staf/direksi teknis Seksi
Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung
e) Tenaga Administrasi : staf administrasi Seksi Permukiman Dinas
Cipta Karya Kabupaten Badung
Untuk bagan susunan tim kerja proyek perubahan diatas, dapat dilihat pada
gambar berikut :
Gambar 2. 1 Bagan Susunan Tim Kerja Proyek Perubahan
2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
a) Mentor : Membimbing, mengarahkan serta membantu
pelaksanaan Proyek Perubahan dalam organisasi
b) Pengarah/ Coach : Membimbing serta mengarahkan pelaksanaan
Proyek Perubahan dalam organisasi, dari segi pelaporan dan
milestone
Coac
h
Sponsor/
Mentor
Penanggung Jawab
Tenaga Teknis Tenaga
Administrasi
20
c) Penanggung Jawab : Bertanggung jawab pada Proyek Perubahan,
dari perencanaan, implementasi hingga evaluasi dan pelaporan
d) Tenaga Teknis : Menghimpun serta merekapitulasi data teknis
penanganan jalan lingkungan perumahan dan permukiman
e) Tenaga Administrasi : Pendalaman Data serta melaksanakan input
data teknis penanganan jalan lingkungan perumahan dan
permukiman
3. Stakeholders, Uraian Peran, Pengaruh dan Kepentingan
Yang dimaksud dengan Stakeholders yaitu perorangan dapat
berasal dari masyarakat/ tokoh masyarakat/ tokoh agama/ pejabat
organisasi publik/ swasta yang berpengaruh ataupun terpengaruh oleh
sebuah kebijakan/ program/ kebijakan organisasi publik dalam rangka
memberikan added value kepada masyarakat. Dalam proses
pelaksanaan Proyek Perubahan, ada beberapa stakeholders yang
terlibat didalamnya beserta pengaruh (influence) dan kepentingannya
(interest) dan dapat dijabarkan sebagai berikut :
21
NO. STAKEHOLDERS PERAN NILAI
PENGARUH KEPENTINGAN
1. Pimpinan/ Atasan Melaksanakan pembinaan serta memanfaatkan hasil proyek perubahan
berpengaruh (sangat kuat)
memiliki kepentingan (sangat kuat) pada konteks proyek perubahan
2. Kepala Seksi Permukiman
Bertanggung jawab pada Proyek Perubahan, dari perencanaan, implementasi hingga evaluasi dan pelaporan
berpengaruh (sangat kuat)
memiliki kepentingan (sangat kuat) pada konteks proyek perubahan
3. Tenaga Teknis Menghimpun serta merekapitulasi data teknis penanganan jalan lingkungan
berpengaruh (sangat kuat)
memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan
4. Tenaga Administrasi Pendalaman Data serta melaksanakan Input data teknis penanganan jalan lingkungan
berpengaruh (sangat kuat)
memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan
5. Rekanan kegiatan Perencanaan, Pelaksanaan serta Pengawasan Penanganan Jalan Lingkungan
Menyiapkan data teknis tambahan yang dibutuhkan, dalam bentuk dokumen pelaporan di akhir Kontrak masing-masing kegiatan
berpengaruh (kuat)
tidak memiliki kepentingan (lemah) pada konteks proyek perubahan
6. Dewan Perwakilan Rakyat
Meminta informasi penanganan jalan lingkungan perumahan dan permukiman
tidak berpengaruh / terpengaruh (sedang)
memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan
7. Camat, Lurah, LPM, Kades, Masyarakat
Meminta dan memberikan informasi usulan/penanganan jalan lingkungan
tidak berpengaruh / terpengaruh (lemah)
memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan
8. Bappeda Litbang Meminta dan memberikan informasi usulan/penanganan jalan lingkungan
tidak berpengaruh / terpengaruh (sedang)
memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan
9. Dinas Bina Marga dan Pengairan, Dinas Pertanian (tambahan)
Meminta dan memberikan informasi usulan/penanganan jalan
tidak berpengaruh / terpengaruh (sedang)
memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan
10. Pers Meminta informasi penanganan jalan lingkungan perumahan dan permukiman, serta mempublikasi ke media
berpengaruh (kuat)
tidak memiliki kepentingan (lemah) pada konteks proyek perubahan
Tabel 2. 2 Stakeholders, Uraian Peran, Pengaruh dan Kepentingan
22
Dari pemaparan stakeholder diatas, dapat digambarkan Net-Map atau
peta kompleksitas pengaruh stakeholder sebagai berikut :
Gambar 2. 2 Net Map Proyek Perubahan
Berdasarkan jenis stakeholder dan skema peta Net Map diatas, maka
keterlibatan peran masing-masing dalam proyek perubahan, dapat
dikelompokkan menjadi 4 (empat) kuadran sebagaimana tergambar
dibawah ini :
[PENANGGUNG
JAWAB PP
Staf Teknis dan
Administrasi Rekanan
DPRD Pers Camat / Lurah
/ LPM / Kades
/ Masyarakat
Atasan /
Pimpinan
Bappeda
Litbang
Dinas Bina Marga,
Dinas Pertanian
( + )
( - )
( + )
( - ) ( - ) ( + )
( + ) ( - )
( + )
( + )
( + )
( + )
( + ) ( + )
( + )
( - )
( + )
( + ) ( + )
( + )
23
Gambar 2. 3 Empat Kelompok Stakeholders
Dimana penjelasan masing-masing kelompok Stakeholders
sebagaimana disampaikan diatas dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Promoters : memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga
kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau
menggagalkannya). Kelompok ini terdiri dari pimpinan/atasan,
penanggung jawab Proyek Perubahan, serta staf teknis dan
administrasi di Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten
Badung. Kelompok inilah yang kemudian dikembangkan menjadi tim
efektif yang bertugas secara bersama-sama untuk mewujudkan
tujuan, sasaran sesuai dengan kriteria keberhasilan Proyek
Perubahan dimaksud.
Promoters :
- Pimpinan/atasan
- Kepala seksi/
Penanggungjawab
- Staf Teknis dan
Administrasi
Defenders :
- Bappeda / Dinas
- DPRD
- Camat/ Lurah/
Kepala Desa/ LPM
- Masyarakat
Latens :
- Pers
- Rekanan Pelaksana,
Perencana dan
Pengawas
Apahtetics :
-
Infl
ue
nce
/ P
en
garu
h
Interest / Kepentingan Lemah Kuat
Kuat
24
b. Defenders : memiliki kepentingan pribadi namun kekuatannya kecil
untuk mempengaruhi kegiatan. Kelompok ini terdiri dari SKPD yang
berkaitan dengan tujuan diadakannya output atau capaian dari
Proyek Perubahan ini yaitu Bappeda Litbang, SKPD dalam hal ini
Dinas Bina Marga dan Pengairan serta Dinas Pertanian, Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Badung, Kantor Camat,
Kepala Desa, Kelurahan serta Masyarakat.
c. Latents : tidak memiliki kepentingan khusus atau terlibat didalamnya
tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika
mereka tertarik. Kelompok ini terdiri dari Pers serta para rekanan
Penyedia barang dan jasa pemerintah di kegiatan perencanaan,
pelaksanaan serta pengawasan peningkatan jalan lingkungan
perumahan dan permukiman, dalam periode berlangsung.
d. Apathetics : kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan
mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan.
Adapun keterlibatan dan peran serta masing-masing pelaku
stakeholders dalam kaitan dan pelaksanaan roadmap/milestone
tahapan Proyek Perubahan, dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Tahap melapor pada pimpinan melibatkan pimpinan/atasan serta
penanggung jawab Proyek Perubahan.
2. Tahap melakukan rapat koordinasi melibatkan pimpinan/atasan,
penanggung jawab Proyek Perubahan, serta staf teknis dan
administrasi di Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten
Badung.
25
3. Tahap menyusun rancangan daftar kegiatan penanganan prasarana
lingkungan perumahan dan permukiman melibatkan
pimpinan/atasan, penanggung jawab Proyek Perubahan, serta staf
teknis dan administrasi di Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya
Kabupaten Badung
4. Tahap menginventaris daftar kebutuhan data dan detail informasi
penanganan melibatkan pimpinan/atasan, penanggung jawab
Proyek Perubahan, serta staf teknis dan administrasi di Seksi
Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung
5. Tahap input data melibatkan penanggung jawab Proyek Perubahan,
dan staf teknis serta administrasi di Seksi Permukiman Dinas Cipta
Karya Kabupaten Badung
6. Tahap pelaksanaan koordinasi internal melibatkan pimpinan/atasan,
penanggung jawab Proyek Perubahan, serta staf teknis dan
administrasi di Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten
Badung
7. Tahap pemantauan atas proses pembuatan daftar kegiatan,
inventaris kebutuhan dan input serta akurasi data melibatkan
pimpinan/atasan dan penanggung jawab Proyek Perubahan, serta
SKPD terkait seperti Bappeda Litbang, SKPD dalam hal ini Dinas
Bina Marga dan Pengairan serta Dinas Pertanian, Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Badung, Kantor Camat,
Kepala Desa, Kelurahan serta Masyarakat ataupun Pers serta para
rekanan Penyedia barang dan jasa pemerintah di kegiatan
26
perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan peningkatan jalan
lingkungan perumahan dan permukiman, untuk masukan ataupun
permintaan informasi penanganan dalam periode berlangsung
8. Tahap pelaporan atas hasil kegiatan secara berkala melibatkan
pimpinan/atasan, penanggung jawab Proyek Perubahan, serta staf
teknis dan administrasi di Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya
Kabupaten Badung
Untuk lebih memudahkan pemantauan terhadap keterlibatan pelaku
atau stakeholders dalam kaitan serta pelaksanaan tahapan
roadmap/milestone Proyek Perubahan sebagaimana diuraikan diatas,
dapat dilihat dalam tabel berikut :
NO. STAKEHOLDERS TAHAPAN
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Pimpinan/Atasan
2 Penanggung jawab Proyek Perubahan
3 Staf Teknis dan Administrasi
4 Bappeda Litbang serta Bina Marga dan Pengairan, Dinas Pertanian
5
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Badung,
6
Kantor Camat, Kepala Desa, Kelurahan serta Masyarakat
7 Pers
8 Rekanan Penyedia barang dan jasa pemerintah
Tabel 2. 3 Keterlibatan Stakeholders dalam pelaksanaan Roadmap/Milestone Proyek Perubahan
27
C. Strategi Komunikasi
Dalam rangka melaksanakan tahapan roadmap/milestone Proyek
Perubahan diatas dengan memanfaatkan resources stakeholder yang ada,
dibutuhkan kesadaran dalam organisasi akan pentingnya komunikasi antar
personal atau pelaku yang ada untuk berkoordinasi, memberikan respon
serta mengimplementasikan perubahan yang dilakukan. Untuk itu
dibutuhkan strategi menciptakan komunikasi terbaik antar personal atau
stakeholders yang terlibat, berdasarkan beberapa tinjauan.
Dari sisi Arah Komunikasi di dalam organisasi terdapat empat jenis
arah komunikasi yang kemudian diterapkan dalam melaksanakan tahapan
roadmap/milestone diatas, sebagai berikut :
1. Komunikasi dari atas ke bawah (Top-Down), merupakan arah
komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hierarki
organisasi. Dimana bentuk komunikasi seperti ini saat
diimplementasikan dalam Proyek Perubahan berupa instruksi
tentang bagaimana mewujudkan sasaran Proyek Perubahan,
prosedur pembuatan, langkah dan format yang disusun serta
membutuhkan umpan balik dari bawahan terkait output yang
diinginkan.
2. Komunikasi dari bawah ke atas (Bottom-Up), merupakan arah
komunikasi umpan balik dari bawahan tentang seberapa baik
instruksi atau perubahan itu berfungsi. Bentuk komunikasi ini
dapat dilakukan secara lisan maupun tertulis, secara individu
personal maupun berkelompok atau dalam forum diskusi.
28
Adapun bentuk komunikasi seperti ini saat diimplementasikan
dalam Proyek Perubahan berupa proses koordinasi internal
penyusunan daftar dan detail data serta kesepakatan isi serta
perubahan yang terjadi.
3. Komunikasi Horisontal, yaitu arah komunikasi kepada orang-
orang yang memiliki hierarki yang sama dalam satu organisasi
dimana hubungan terjadi berdasarkan kepentingan yang ada
akan output Proyek Perubahan. Dalam hal ini jika dikaitkan
dengan implementasinya, yaitu hubungan permintaan informasi
dengan SKPD terkait seperti Kapala Seksi Pembangunan di
kantor Kepala Desa maupun Kelurahan, Dinas Bina Marga dan
Pengairan, Dinas Pertanian maupun Bappeda Litbang.
4. Komunikasi Diagonal, merupakan arah komunikasi dari orang-
orang yang memiliki hierarki yang berbeda dan tidak memiliki
hubungan kewenangan secara langsung. Misalkan dengan pihak
media atau Pers dalam usaha mereka untuk mendapatkan
informasi penanganan fisik berdasarkan keluhan ataupun
tindaklanjut informasi dari masyarakat.
Dari sisi Bentuk Komunikasi yang disampaikan, terdapat dua model
komunikasi yaitu Pesan Verbal dan Non Verbal (Romli, 2014) untuk dapat
memberikan gambaran atas maksud dan tujuan dilaksanakannya tahapan
Proyek Perubahan. Pesan Verbal adalah komunikasi yang diungkapkan
dalam bentuk bahasa baik secara lisan maupun tulisan. Penyampaian
dengan cara lisan baik secara personal (face to face) maupun dalam forum
29
atau rapat koordinasi sebagaimana yang disampaikan dalam tahapan
milestones, biasanya membutuhkan banyak waktu dalam menjelaskan
sehingga antar personal mampu memahami maksud secara keseluruhan.
Sedangkan cara penyampaian lewat tulisan (surat atau notulen) lebih cocok
untuk situasi yang membutuhkan kontrol seperti halnya pelaporan dan
proses pemantauan akurasi data pada lembar Pengelolaan. Sedangkan
Pesan Non Verbal adalah bentuk komunikasi yang tidak diucapkan atau
dituliskan, namun memiliki arti atau pemaknaan yang serupa dengan Pesan
Verbal. Diungkapkan lewat kontak mata, fisik maupun perilaku lainnya.
Bentuk ini memiliki peranan penting dalam penyampaian informasi kepada
personal lain secara perseorangan maupun kelompok, untuk mengikuti
maksud yang ingin disampaikan.
Adapun proses komunikasi dalam rangka pelaksanaan tahapan
roadmap/milestones Proyek Perubahan serta menjalankan arah dan bentuk
komunikasi sebagaimana dijabarkan diatas, dapat diuraikan sebagai berikut
(Ruben, 2013) :
1. Analisa Masalah. Merupakan proses komunikasi pertama yang
dilaksanakan untuk menganalisa rancangan keluaran Pengelolaan
data, pendalaman detail serta informasi yang ingin dicapai,
sebagai alat bantu untuk dapat memecahkan permasalahan yang
akan dihadapi.
2. Penetapan Tujuan. Merupakan proses untuk menyepakati tujuan
atau sasaran akhir dari Pengelolaan data prasarana jalan
lingkungan serta menetapkan langkah-langkah apa yang harus
30
dilakukan, tugas apa yang harus dibagikan sesuai dengan
roadmap/milestone yang telah disusun sebelumnya.
3. Produksi dan Uji Coba. Setelah menyepakati serta menetapkan
langkah serta tugas, proses selanjutnya adalah menyusun
Pengelolaan data dimaksud, melakukan input data serta uji coba
hasil sementara terkait akses, utamanya dari perangkat mobile.
4. Pemantauan dan Evaluasi. Proses akhir ini dilaksanakan sebagai
upaya untuk memeriksa keakuratan data yang telah diinput, agar
dapat dimanfaatkan secara benar saat dibutuhkan.
Dalam upaya untuk mewujudkan sasaran Proyek Perubahan serta
melaksanakan tahapan roadmap/milestones dengan memanfaatkan arah,
bentuk dan proses komunikasi diatas, dibutuhkan Gaya Komunikasi dari
penanggung jawab Proyek Perubahan maupun antar personal stakeholders
yang ada, sebagai berikut :
1. Gaya Partisipatif yaitu gaya komunikasi dengan cara memberikan
kesempatan kepada bawahan untuk berkiprah secara aktif dalam
organisasi, dalam hal ini terkait Proyek Perubahan dengan
menyampaikan ide dan gagasan untuk melengkapi rincian dan
kebutuhan data sesuai pengalaman yang ada.
2. Gaya Inovatif yaitu gaya yang selalu berusaha mewujudkan usaha
pembaharuan terkait bidang kerja, untuk mempermudah proses
serta mempercepat akses Pengelolaan data.
3. Gaya Motivatif yaitu gaya yang dapat menyampaikan ide ataupun
informasi, program serta kebijakan dengan baik, serta mampu
31
dipahami sehingga dapat direalisasikan sebagaimana yang
diharapkan.
4. Gaya Edukatif yaitu gaya komunikasi yang berusaha untuk
melakukan pengembangan sehingga kedepannya dapat
memberikan tambahan wawasan yang lebih baik dari sebelumnya.
Untuk gaya ini dapat dilihat saat melaksanakan tahap pemantauan
atas hasil yang telah dikerjakan, untuk mendapatkan kembali
masukan atau tambahan atas kekurangan atau ketidakakuratan
data yang ada.
32
BAB III
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Capaian Proyek Perubahan
Menindaklanjuti tujuan Proyek Perubahan sebagaimana yang telah
disampaikan pada bab sebelumnya yaitu menyediakan Pengelolaan data
teknis penanganan prasarana lingkungan perumahan dan permukiman,
agar dapat diakses dengan cepat, efektif dan efisien, maka Sasaran yang
ingin dicapai dalam jangka pendek (2,5 bulan) sesuai dengan penjadwalan
sesi breakthrough 2 adalah tersedianya dokumen rekap Pengelolaan
data/daftar kegiatan penanganan prasarana lingkungan sebanyak 1 (satu)
dokumen, berisikan daftar kegiatan serta kebutuhan data dan informasi
untuk 62 Desa/ Kelurahan yang ditangani di Seksi Permukiman Dinas Cipta
Karya. Adapun bentuk serta format dokumen dimaksud, berupa file
spreadsheet atau yang dikenal lebih umum dengan sebutan Excel
mengingat salah satu aplikasi yang dapat mengeksekusinya adalah
Microsoft Excel, dimana didalamnya terdapat beberapa rumus formula yang
dapat dimanfaatkan untuk mempersingkat proses sesuai keinginan
pengguna.
Sebelum dilaksanakannya kegiatan Proyek Perubahan, dapat
disampaikan bahwa pada kondisi yang ada sangat sulit untuk dapat
menindaklanjuti proses pemberian informasi sebagai upaya tindaklanjut
permintaan data baik dari masyarakat, pihak aparat desa atau kelurahan,
anggota Dewan Perwakilan Rakyat berkaitan dengan usulan yang mereka
33
ajukan, kepentingan SKPD seperti Bappeda Litbang atau Dinas Bina Marga
dan Pengairan bahkan untuk kepentingan publikasi media oleh pers
sekalipun. Pola yang dilaksanakan selama ini adalah menampung
pertanyaan atau permintaan informasi, kemudian melakukan pencarian
data dari satu dokumen ke dokumen lain yang tersedia secara manual, lalu
menyampaikan jawaban jika informasi dapat ditemukan. Sedikitnya
membutuhkan waktu pencarian dalam hitungan jam atau hari sehingga si
peminta informasi harus menunggu lebih lama yang yang diharapkan.
Pemanfaatan media file berbentuk softcopy yang dapat dikirimkan
melalui media email ataupun flash disk apabila terjadi kontak secara
langsung, diharapkan dapat menjadi salah satu sumber acuan untuk
melakukan pencarian data secara lebih efisien berdasarkan waktu dan
tenaga, serta dapat diakses diluar jam kerja sekalipun. Mengingat proses
pencarian data melalui media file tersebut dapat tersimpan dan dibuka
melalui perangkat mobile handphone, tabletpc maupun notebook. Untuk
proses pencariannya pun tidak sulit dilakukan minimal untuk kalangan
internal organisasi.
File atau dokumen Pengelolaan data ini dibuat dan dikembangkan
dari format Laporan Bulanan Belanja Modal dan Jasa yang dirilis setiap
awal bulan oleh Bidang Pelaporan dan Pendataan Dinas Cipta Karya untuk
dilaporkan ke Bidang Pengelolaan Bagian Pembangunan Sekretariat
Daerah Kabupaten Badung, sebagai satu bentuk evaluasi bagi Bupati
Badung setiap tiga bulan sekali. Adapun detail atau kedalaman data yang
ada dalam format tersebut meliputi :
34
1. Program dan Kegiatan (nama paket kegiatan baik konstruksi,
konsultansi, pengadaan barang maupun jasa)
2. Alokasi Dana, baik rincian yang berkaitan dengan paket maupun
program keseluruhan termasuk ATK dan Penggandaan didalamnya
3. Sumber Anggaran, apakah berasal dari dana APBD Kabupaten
Badung atau sharing bahkan hibah dari APBN Pusat.
4. Nilai Kontrak serta Pelaksana atau pemenang tender
5. Target serta Realisasi Fisik dan Keuangan
6. Kondisi sebelum (eksisting) dan sesudah kegiatan (harapan/output)
Adapun format Laporan Bulanan Belanja Modal dan Jasa sebagaimana
yang dipaparkan diatas dapat ditampilkan dalam gambar sebagai berikut :
Gambar 3. 1 Format Laporan Bulanan Belanja Modal dan Jasa
Sedangkan format Pengelolaan Data Teknis sebagaimana yang
diharapkan menjadi output Proyek Perubahan ini, dikembangkan atau
ditambahkan lagi jenis kedalaman data dan informasi yang dibutuhkan,
berdasarkan kebutuhan pengguna atau pemanfaat baik di lapangan atau di
luar jam kerja maupun saat berada di balik meja.
35
Penambahan ini dilakukan dengan mengambil isian informasi dari dokumen
Kontrak, Pelaksanaan dan Dokumen Akhir maupun sumber lainnya yang
akurat dan dapat dipercaya. Adapun pengembangan dimaksud dapat
diuraikan sebagai berikut :
1. Status Pelelangan. Informasi ini dapat dipantau melalui akun Pejabat
Pembuat Komitmen di halaman website Layanan Pengadaan
Barang dan Jasa Secara Elektronik milik Kabupaten Badung dengan
alamat http://lpse.badungkab.go.id/ yang nantinya akan langsung
menyasar pada detail pelelangan paket yang ditangani oleh Unit
Layanan Pengadaan Kabupaten Badung.
2. Pemenang, mencakup nama Penyedia, alamat serta kontak
perusahaan atau pemiliknya. Ini memudahkan pengguna untuk
mengetahui siapa yang sepatutnya dihubungi saat membutuhkan
data atau informasi yang berkaitan dengan administrasi lebih lanjut
pada kegiatan/paket pekerjaan.
3. Nama dan nomor kontak Pelaksana serta tenaga Pengawas. Ini
merupakan perpanjangan dari data Pemenang Paket Kegiatan
diatas, untuk memudahkan pengguna mencari tahu proses
pelaksanaan kegiatan, utamanya yang berkaitan dengan masalah
sosial dan teknis di lapangan.
4. Nilai Paket, mencakup Pagu Anggaran, besarnya Penawaran sesuai
Kontrak, selisih serta prosentase penurunan. Ini berkaitan dengan
kepentingan pelaporan serta kebutuhan akan permohonan
36
penggunaan sisa dana tender apabila terjadi hal-hal tertentu dalam
pelaksanaan kegiatan.
5. Administrasi Paket, mencakup nomor dan tanggal SPPBJ, Kontrak,
SPMK, Jangka Waktu Pelaksanaan serta tanggal Akhir
Kontrak/Pelaksanaan. Ini untuk mengingatkan pengguna akan
proses pelaksanaan serta rambu-rambu target pencapaian paket
kegiatan
6. Detail Kegiatan, dalam hal Konstruksi Jalan Lingkungan lebih
mengarah pada Surat Dukungan kebutuhan material Paving maupun
Aspal, yang mencakup nama Supplier Pendukung, alamat serta
kontak, dan volume Material yang dibutuhkan. Ini dimaksudkan
sebagai data pendukung bagi pengguna dalam melakukan
pemantauan terhadap proses pelaksanaan paket kegiatan.
7. Progress Fisik, mencakup target capaian, realisasi serta deviasi atau
selisih. Hal ini penting untuk dapat mengingatkan pengguna
utamanya berkaitan dengan deviasi progress yang sedapat mungkin
tidak mengalami keterlambatan apalagi yang besarannya diatur
dalam perjanjian Kontrak.
8. Progres Keuangan, mencakup pengajuan uang muka, termyn I
(30%), termyn II (70%) dan serah terima I (100%) serta serah terima
II atau berakhirnya masa pemeliharaan konstruksi. Ini bertujuan
untuk menyeimbangkan antara pencapaian pada progres fisik agar
sejalan dengan administrasi dan Keuangan di masing-masing paket
kegiatan.
37
9. Usulan ruas gang/jalan lingkungan pada tahun berjalan, yang
biasanya dihimpun sedari proses Musrenbang dimana
pelaksanaannya berada pada tahun sebelumnya, dilengkapi dengan
estimasi anggaran serta nama pengusul.
10. Nama ruas gang/jalan lingkungan pada paket Perencanaan/DED,
sebagai tindaklanjut dari usulan diatas, dengan melewati proses
survey lapangan serta estimasi nilai konstruksi sebagai bahan
pengajuan detail dokumen lelang.
11. Nama ruas gang/jalan lingkungan pada paket Pelaksanaan/
Pengawasan, yang biasanya terdapat perubahan atau penambahan
ruas sesuai dengan anggaran yang diturunkan, atau akibat
penanganan yang telah lebih dulu dilakukan dengan sumber
anggaran dana lainnya.
12. Usulan ruas gang/jalan lingkungan pada tahun berikutnya, yang
dihimpun dari hasil Musrenbang tahun berjalan, sisa ruas yang
belum terambil di tahun berjalan atau usulan lain yang dibutuhkan.
Pengembangan atau penambahan detail informasi sebagaimana
disebutkan diatas, sejauh ini dapat digunakan untuk melakukan
pemantauan paket kegiatan berjalan saat pemeriksaan lapangan, maupun
sebagai alat kontrol dari balik meja oleh para pengguna atau
pemanfaatnya. Terutama jika berkaitan dengan usaha penggantian usulan
penanganan ruas. Pengembangan atau penambahan ini dapat diadaptasi
atau disesuaikan kembali bergantung pada kebutuhan pengguna.
38
Adapun format Pengembangan atau penambahan detail informasi
sebagaimana yang dipaparkan diatas dapat ditampilkan dalam gambar
sebagai berikut (detail terlampir) :
Gambar 3. 2 Pengembangan atau Penambahan Detail Pemenang dan Nilai Paket
Gambar 3. 3 Pengembangan atau Penambahan Detail Administrasi dan Kontak Pelaksana
Gambar 3. 4 Pengembangan atau Penambahan Detail Dukungan Paving, Progres Fisik dan Keuangan
39
Gambar 3. 5 Pengembangan atau Penambahan Detail Usulan Ruas Tahun 2014 dan Usulan Ruas Tahun 2015
B. Kendala Internal dan Eksternal
Dalam usaha untuk mewujudkan tujuan serta sasaran kegiatan
Proyek Perubahan ini, ditemui beberapa kesulitan atau kendala baik yang
datang dari Internal maupun eksternal organisasi saat pelaksanaan
tahapan roadmap/milestone sebagai berikut :
1. Kendala dari Internal Organisasi
a) Serangan virus komputer pada data yang sedang/ sudah
dikerjakan saat dilakukannya proses pemindahan data dengan
menggunakan flash disk, sehingga berpotensi pada kehilangan
data secara permanen
b) Kesalahan input data yang berpotensi pada kesalahan
pemberian informasi kepada masyarakat akibat ketidakakuratan
informasi yang tercantum didalamnya
c) Absennya Mentor dalam proses implementasi atau tahapan
breakthrough 2 karena harus mengikuti Diklat PIM III di Badan
Diklat Provinsi Bali
40
d) Mundurnya waktu kegiatan sebagaimana yang telah disusun
dalam roadmap/milestones Proyek Perubahan akibat dari
munculnya agenda kegiatan sebagai pendelegasian tupoksi
pekerjaan pada hari terkait
2. Kendala dari Eksternal Organisasi
a) Terlambatnya pemberian data maupun informasi berkaitan
dengan proses input Pengelolaan dari rekanan Penyedia paket
Perencanaan, Pelaksanaan serta Pengawasan penanganan
Jalan Lingkungan
C. Strategi Mengatasi Kendala
Dalam usaha untuk mewujudkan tujuan serta sasaran kegiatan
Proyek Perubahan diatas, dibutuhkan strategi untuk mengatasi beberapa
kesulitan atau kendala yang ditemui selama proses pelaksanaan
breakthrough 2, baik yang datang dari Internal maupun eksternal organisasi
sebagai berikut :
1. Strategi mengatasi Kendala dari Internal Organisasi
a) Untuk mengatasi kendala akibat serangan virus komputer,
dilakukan beberapa langkah praktis seperti :
- Melakukan instalasi ulang sistem operasi pada PC
bermasalah untuk meyakinkan keberhasilan proses input
data
41
- Melakukan instalasi aplikasi Anti Virus berbayar
(Kaspersky dan Smadav Pro) pada semua PC/notebook
yang digunakan untuk mengerjakan data dan kegiatan
proyek perubahan, serta
- Melakukan backup data secara berkala
b) Untuk mengatasi kesalahan input dan ketidakakuratan data,
dilakukan langkah pemantauan data dan detailnya masing-
masing melalui tenaga teknis yang ditempatkan/ ditugaskan
berdasarkan lokasi kecamatan/ kegiatan serta Rekanan
Perencanaan, Pelaksanaan serta Pengawasan Penanganan
Teknis Jalan Lingkungan
c) Untuk mengatasi kendala absennya mentor, pelaksanaan
koordinasi dan laporan tetap dilakukan secara intens baik
secara tertulis (lewat sms atau BlackBerry Messenger), lisan
(lewat telepon), maupun tatap muka secara berkala di badan
diklat maupun saat off campus hari sabtu dan minggu
d) Untuk mengatasi kendala mundurnya jadwal pelaksanaan,
dengan segera melakukan koordinasi untuk penyesuaian
waktu serta pelaksanaan roadmap/milestone agar dapat
meminimalkan keterlambatan progres pencapaian sasaran
Proyek Perubahan (terlampir)
42
2. Strategi mengatasi Kendala dari Eksternal Organisasi
a) Untuk mengatasi kendala akibat keterlambatan pemberian
data dari rekanan, dilakukan perpanjangan waktu proses input
data, serta memberikan teguran secara lisan kepada pihak
yang memperlambat proses pemberian data serta informasi
yang dibutuhkan.
Berdasarkan uraian kendala dan pengambilan strategi diatas, berikut
dapat dilihat dalam tabel kaitan kedua hal agar lebih memudahkan
pemahaman :
43
NO. KENDALA YANG TERJADI PENGAMBILAN STRATEGI
1 2 3
1. DARI INTERNAL ORGANISASI
a) Serangan virus komputer pada data yang sedang/ sudah dikerjakan saat dilakukannya proses pemindahan data dengan menggunakan flash disk, sehingga berpotensi pada kehilangan data secara permanen
- Melakukan instalasi ulang sistem operasi pada PC bermasalah untuk meyakinkan keberhasilan proses input data
- Melakukan instalasi aplikasi Anti Virus berbayar (Kaspersky dan Smadav Pro) pada semua PC/notebook yang digunakan untuk mengerjakan data dan kegiatan proyek perubahan, serta
- Melakukan backup data secara berkala
b) Kesalahan input data yang berpotensi pada kesalahan pemberian informasi kepada masyarakat akibat ketidakakuratan informasi yang tercantum didalamnya
Dilakukan langkah pemantauan data dan detailnya masing-masing melalui tenaga teknis yang ditempatkan/ ditugaskan berdasarkan lokasi kecamatan/ kegiatan serta Rekanan Perencanaan, Pelaksanaan serta Pengawasan Penanganan Teknis Jalan Lingkungan
c) Absennya Mentor dalam proses implementasi atau tahapan breakthrough 2 karena harus mengikuti Diklat PIM III di Badan Diklat Provinsi Bali
Pelaksanaan koordinasi dan laporan tetap dilakukan secara intens baik secara tertulis (lewat sms atau BlackBerry Messenger), lisan (lewat telepon), maupun tatap muka secara berkala di badan diklat maupun saat off campus hari sabtu dan minggu
d) Mundurnya waktu kegiatan sebagaimana yang telah disusun dalam roadmap/milestones Proyek Perubahan akibat dari munculnya agenda kegiatan sebagai pendelegasian tupoksi pekerjaan pada hari terkait
Melakukan koordinasi untuk penyesuaian waktu serta pelaksanaan roadmap/milestone agar dapat meminimalkan keterlambatan progres pencapaian sasaran Proyek Perubahan (terlampir)
2. DARI EKSTERNAL ORGANISASI
a) Terlambatnya pemberian data maupun informasi berkaitan dengan proses input Pengelolaan dari Rekanan Penyedia paket Perencanaan, Pelaksanaan serta Pengawasan penanganan Jalan Lingkungan
Perpanjangan waktu proses input data, serta memberikan teguran secara lisan kepada pihak yang memperlambat proses pemberian data serta informasi yang dibutuhkan.
Tabel 3. 1 Kendala dan Strategi untuk mengatasinya saat Pelaksanaan Roadmap/Milestone Proyek Perubahan
44
Adapun realisasi tahapan kegiatan serta capaian roadmap/milestone
sebagaimana upaya untuk mewujudkan sasaran dan strategi diatas, dapat
dilihat dalam tabel berikut:
NO. ROADMAP/MILESTONE
TANGGAL PELAKSANAAN (2014) KETERANGAN
RENCANA REALISASI
1 Melapor pada Pimpinan 3 Juli 3 Juli - 4Juli Mundur, karena pimpinan (Kepala Dinas) ijin pada
tanggal 3 Juli
2 Melaksanakan rapat koordinasi intern
4 Juli 7 Juli Mundur, mengikuti proses
laporan pada pimpinan
3
Menyusun Rancangan daftar kegiatan Penanganan Prasarana Lingkungan Perumahan dan Permukiman
7 Juli 18 Juli 7 Juli 15 Juli Maju lebih cepat, karena
rancangan dapat disepakati lebih awal
4 Menginventaris Daftar Kebutuhan Data dan Detail Informasi Penanganan
14 Juli 18 Juli 7 Juli 17 Juli
Maju, karena proses dapat dilaksanakan bersamaan
dengan penyusunan rancangan daftar, namun waktu pelaksanaan lebih
lama dari Rencana setelah mendapat masukan dari
pimpinan
5
Melakukan input data
berdasarkan masing-masing kebutuhan dan detail informasi
14 Juli 12 September
9 Juli 5 September
Maju, karena proses input dapat dilaksanakan bersamaan dengan
inventarisasi kebutuhan data, namun proses hanya
sampai pada tanggal 5 September (pembaharuan
prosentase kemajuan pekerjaan setiap bulannya)
6 Melakukan koordinasi internal untuk menyepakati format serta pengisian detail informasi
7 Juli 11 Juli 7 Juli 10 Juli -
7
Melakukan pemantauan atas proses pembuatan daftar kegiatan, inventaris kebutuhan serta input dan akurasi data
21 Juli 25 Juli, 1 September 5
September
21 Juli 25 Juli, 11 Agustus 15
Agustus, 1 September 5
September
Waktu pelaksanaan lebih lama, mengkuti panjangnya
masa breakthrough 2
8 Melaksanakan pelaporan atas hasil kegiatan secara berkala
30 Juli 1 Agustus,
8 September 12 September
23 Juli 25 Juli, 8 September 9
September
Maju, mengingat tanggal Rencana di bulan Juli, merupakan masa Cuti
Bersama
Tabel 3. 2 Realisasi Capaian Roadmap/Milestone Proyek Perubahan
(rincian detail terlampir)
45
BAB IV
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari pembahasan serta pemaparan laporan proses Pelaksanaan
Proyek Perubahan dari tanggal 3 Juli 2014 sampai dengan 22 September
2014, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
1. Output atau capaian Proyek Perubahan sebagaimana dimaksud
dalam upaya untuk mencapai sasaran yaitu mewujudkan satu
Pengelolaan data teknis penanganan prasarana jalan lingkungan
perumahan dan permukiman di Seksi Permukiman Dinas Cipta
Karya Kabupaten Badung adalah menginventaris daftar kebutuhan
data dan detail informasi penanganan data teknis penanganan jalan
lingkungan perumahan dan permukiman dalam satu lingkup
Pengelolaan data yang menyeluruh dan terpadu, berdasarkan
resume dokumen yang ada maupun kebutuhan atas dasar
pengalaman, serta menghimpun, merekap data dan melakukan input
berdasarkan masing-masing detail kebutuhan paket kegiatan
2. Tujuan Implementasi Proyek Perubahan ini diharapkan dari sisi
Pemerintah, dapat meningkatkan kualitas pelayanan di bidang
pemberian informasi kepada masyarakat terkait penanganan
prasarana jalan lingkungan perumahan dan permukiman di
Kabupaten Badung, serta sebagai pendataan arsip usulan
penanganan yang lebih efisien (tidak tumpang tindih).
46
Sedangkan bagi masyarakat adalah mendapatkan informasi yang
terpercaya, kekinian dan akurat melalui jalur pelaku internal
organisasi dengan harapan kedepannya dapat diakses secara
langsung
B. Rekomendasi
Dalam upaya mendukung keberhasilan output atau capaian Proyek
Perubahan ini serta harapan berkelanjutannya, dapat disampaikan
rekomendasi sebagai berikut :
1. Penyusunan rekapitulasi Pengelolaan data teknis penanganan
prasarana jalan lingkungan perumahan dan permukiman di
Kabupaten Badung ini dapat dilakukan dalam setiap awal tahun
anggaran baik Induk maupun Perubahan, serta secara berkala
melakukan update data sesuai dengan tahapan pelaksanaan
yang dilakukan
2. Penggunaan rekapitullasi data teknis ini diharapkan dapat
bermanfaat tidak saja untuk kebutuhan internal organisasi Seksi
Permukiman Dinas Cipta Karya, tapi dapat membantu proses
pengajuan keuangan, penerimaan hasil pekerjaan, pengajuan
usulan serta pelaporan yang merupakan tugas pokok dan fungsi
bidang lainnya dalam satu SKPD Dinas Cipta Karya Kabupaten
Badung. Dapat juga dikembangkan dan diadaptasi oleh bidang
teknis lain apabila dibutuhkan.
47
3. Dalam jangka panjang, Pengelolaan data teknis sebagaimana
yang dihasilkan oleh Proyek Perubahan ini dapat dikembangkan
menjadi sebuah sistem informasi multi akun/user yang
ditumpangkan pada halaman website milik SKPD untuk dapat
dimanfaatkan secara lebih luas.
48
DAFTAR PUSTAKA
Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung. 2010. Rencana Strategis Tahun 2010 2014. Mangupura Kabupaten Badung
Kementrian Pekerjaan Umum. 2010. Rencana Strategis Tahun 2010 2014. Jakarta
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2014. Tahap Diagnosa Kebutuhan Perubahan, Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Jakarta
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2014. Tahap Merancang Perubahan dan Membangun Tim, Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Jakarta
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2014. Tahap Taking Ownership, Tahap Laboratorium Kepemimpinan, Tahap Evaluasi dan Orientasi Organisasi, Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Jakarta
Rajindra, I Nyoman. 2014. Diagnosis Perubahan Organisasi (Diagnostic Reading). Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV (Pola Baru) Provinsi Bali
Rajindra, I Nyoman. 2014. Merancang Proyek Perubahan. Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV (Pola Baru) Provinsi Bali
Romli, Khomsahrial, Prof., Dr., Msi. Komunikasi Organisasi Lengkap. Edisi Revisi.
2014. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta
Ruben, Brent D dan Stewart, Lea P. Komunikasi dan Perilaku Manusia. 2013. PT.
RajaGrafindo Persada. Jakarta
49
LAMPIRAN
LEMBAR BUKTI PELAKSANAAN JADWAL BREAKTHROUGH 2
LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN IV ANGKATAN V
KABUPATEN BADUNG TAHUN 2014 Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT Judul Area Perubahan : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana
Jalan Lingkungan Perumahan dan Permukiman pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya di Kabupaten Badung
No Hari/Tgl Tahapan
Pelaksanaan Uraian
Paraf
Mentor
1 2 3 4 5
1. Kamis, 3 Juli 2014
Melapor pada Pimpinan (Kepala Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung)
Menyampaikan proses Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dari awal, BT 1 hingga pelaksanaan Seminar
Menyampaikan sasaran yang ingin dicapai untuk Proyek Perubahan
2. Jumat, 4 Juli 2014
Melapor pada Atasan/Mentor (Kepala Bidang Permukiman dan Penyehatan Lingkungan)
Menyampaikan proses Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dari awal, BT 1 hingga pelaksanaan Seminar
Menyampaikan sasaran yang ingin dicapai untuk Proyek Perubahan
Menyampaikan tahapan roadmap/milestones Proyek Perubahan
3. Senin, 7 Juli 2014
Rapat Internal Seksi Permukiman (dengan melibatkan staf teknis dan administrasi), dengan persetujuan Mentor
Menyampaikan sasaran yang ingin dicapai untuk Proyek Perubahan
Menyampaikan tahapan roadmap/milestones Proyek Perubahan
Menyusun dan menyepakati rancangan hasil/sasaran Proyek Perubahan
(Surat undangan, daftar hadir, notulen dan dokumentasi terlampir)
50
1 2 3 4 5
4. Selasa, 8 Juli 2014
s/d
Jumat, 11 Juli 2014
Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi
Mendiskusikan draft rancangan yang telah disepakati serta menyusun format kedalaman data
Mengumpulkan data yang dibutuhkan sesuai dengan draft rancangan dari Dokumen Kontrak dan halaman LPSE Badung
Melakukan input data sejak tanggal 9 Juli 2014 secara bertahap dari proses dan status lelang, nama pemenang paket, serta administrasi yang dibutuhkan
5. Senin, 14 Juli 2014
s/d
Jumat, 18 Juli 2014
Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi Berkoordinasi dengan rekanan kegiatan Pelaksanaan dan Pengawasan
Mengumpulkan data yang dibutuhkan sesuai dengan draft rancangan dari Dokumen Kontrak
Mengumpulkan data intern rekanan serta ruas penanganan
Melanjutkan proses input data untuk daftar kontak Pelaksana dan Pengawas
6. Sabtu, 19 Juli 2014
Bimbingan dengan Coach / Pembimbing Proyek Perubahan bp. I Made Sedana Yoga, ST., MSi di kampus Universitas Ngurah Rai
Mendapatkan masukan untuk melengkapi proses BT 2 dengan surat undangan rapat, daftar hadir dan notulen rapat serta dokumentasi
Menambahkan rekomendasi pada BAB Penutup
7. Senin, 21 Juli 2014
s/d
Jumat, 25 Juli 2014
Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi
Melanjutkan proses input data untuk progres fisik dan keuangan, administrasi dan nilai Kontrak
51
1 2 3 4 5
8. Sabtu, 26 Juli 2014
s/d
Minggu, 3 Agustus
2014 (Libur dan
Cuti Lebaran)
Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan bulan pertama, memeriksa keakuratan data lapangan
Melakukan pemantauan serta evaluasi berdasarkan permintaan data/informasi yang masuk melalui jalur tatap muka secara langsung (untuk kegiatan di Desa Mengwi dan Kelurahan Sading) serta melalui telepon serta SMS (untuk kegiatan di Desa Gulingan, Kelurahan Kerobokan dan Kerobokan Kelod serta Desa Munggu)
Pemantauan Lapangan untuk memastikan bahwa data/informasi yang dicatatkan sudah benar (Dokumentasi terlampir)
9. Senin, 4 Agustus
2014
s/d
Jumat, 8 Agustus
2014
Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi
Melanjutkan proses input data untuk progres fisik dan keuangan, administrasi dan nilai Kontrak
Mengumpulkan data pengajuan usulan dari hasil Musrenbang 2014 untuk persiapan Lelang
10. Senin, 11 Agustus
2014
s/d
Jumat, 15 Agustus
2014
Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi
Melanjutkan proses input data untuk progres fisik dan keuangan, administrasi dan nilai Kontrak
Mengumpulkan data sisa pengajuan usulan dari dokumen laporan DED Perencanaan tahun lalu dikombinasikan dengan laporan sementara pelaksanaan penanganan ruas jalan lingkungan tahun anggaran 2014 untuk persiapan Lelang DED Perencanaan anggaran Perubahan Tahun 2014
52
1 2 3 4 5
11. Senin, 18 Agustus
2014
s/d
Jumat, 22 Agustus
2014
Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi
Melanjutkan proses input data untuk progres fisik dan keuangan, administrasi dan nilai Kontrak
12. Senin, 25 Agustus
2014
s/d
Jumat, 29 Agustus
2014
Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi
Melanjutkan proses input data untuk progres fisik dan keuangan, administrasi dan nilai Kontrak
13. Senin, 1 September
2014
s/d
Jumat, 5 September
2014
Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi, Berkoordinasi dengan SKPD lain terkait Usulan Ruas pada DED dan Penanganan Tahun 2015 serta Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan bulan pertama, memeriksa keakuratan data lapangan
Melanjutkan proses input data untuk progres fisik dan keuangan, administrasi dan nilai Kontrak
Koreksi atas usulan yang masuk pada ruas jalan yang sama
Pemantauan Lapangan untuk memastikan bahwa data/informasi yang dicatatkan sudah benar (Dokumentasi terlampir)
14. Senin, 8 September
2014
s/d
Jumat, 12 September
2014
Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi Berkoordinasi dengan Pimpinan dan Mentor
Melanjutkan proses input data untuk progres fisik dan keuangan, administrasi dan nilai Kontrak
Melaksanakan Pelaporan terkait Kegiatan kepada pimpinan dan Mentor
53
1 2 3 4 5
15. Senin, 15 September
2014
s/d
Jumat, 19 September
2014
Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi Berkoordinasi dengan Coach / Pembimbing terkait Kertas Kerja
Melanjutkan proses input data untuk progres fisik dan keuangan, administrasi dan nilai Kontrak
Menyelesaikan Dokumen laporan / kertas kerja, Laporan Kepemimpinan Instansional
54
LEMBAR BUKTI BIMBINGAN
LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN IV ANGKATAN V
KABUPATEN BADUNG TAHUN 2014 Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT Judul Area Perubahan : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana
Jalan Lingkungan Perumahan dan Permukiman pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya di Kabupaten Badung
No Hari/Tgl Bimbingan / Lokasi Uraian Paraf
Coach
1 2 3 4 5
1.
55
LEMBAR BUKTI BIMBINGAN LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN IV ANGKATAN V KABUPATEN BADUNG TAHUN 2014
Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT Judul Area Perubahan : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana
Jalan Lingkungan Perumahan dan Permukiman pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya di Kabupaten Badung
No Hari/Tgl Bimbingan / Lokasi Uraian Paraf
Coach
1 2 3 4 5
2.
56
LEMBAR BUKTI BIMBINGAN LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN IV ANGKATAN V KABUPATEN BADUNG TAHUN 2014
Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT Judul Area Perubahan : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana
Jalan Lingkungan Perumahan dan Permukiman pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya di Kabupaten Badung
No Hari/Tgl Bimbingan / Lokasi Uraian Paraf
Coach
1 2 3 4 5
3.
57
SURAT UNDANGAN RAPAT INTERN
58
DAFTAR HADIR RAPAT INTERN
59
NOTULEN RAPAT INTERN
HARI / TANGGAL : Senin / 7 Juli 2014 JAM : 08.30 Wita TEMPAT : Ruang Rapat Seksi Permukiman Lt.3
Hadir dalam Rapat Koordinasi Intern Seksi Permukiman, Kepala Bidang
Permukiman dan Penyehatan Lingkungan, Kepala Seksi Permukiman beserta Staf
Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung, sesuai jadwal yang
ditetapkan.
Adapun hasil/notulen rapat sebagaimana pembahasan dapat dipaparkan sebagai
berikut :
1. Masalah Pembagian Tugas Jaga dalam rangka Pengamanan Pilpres 9 Juli
2014, agar seluruh staf Permukiman dapat secara bergantian mengatur jam
serta jadwal tugas jaga, membantu dua orang staf yang ditugaskan oleh
Dinas Cipta Karya yaitu Ida Bagus Pujiarta dan Ketut Catur W sehingga
masing-masing dapat menjalankan tugas pribadi dan kantor sebagaimana
biasa. Agar melakukan revisi penjadwalan sesuai sisa hari yang ada.
2. Masalah Kegiatan APBD Tahun Anggaran 2014
a. Proses pengajuan uang muka dan termyn agar dipercepat sesuai
kemajuan/ progres fisik, untuk mendukung UKP4 (Pelaporan Triwulan)
b. Proses pengajuan Serah Terima pertama 100 % agar memperhatikan :
- Visual paving dan pasir atas / penyelesaian akhir
- Pembersihan lokasi dari pecahan material kansteen dan paving
serta material utuh agar tidak menjadi temuan pemeriksaan, selain
memberi kesan kegiatan selesai pada masyarakat desa/kelurahan
c. Pemanfaatan alat test kuat beton, sedianya akan direalisasikanpada
Anggaran Perubahan, sehingga dibutuhkan uji coba material jika perlu,
dan diaplikasikan sebelum pengajuan 100 % (Serah Terima I)
60
d. Sisa volume kegiatan di masing-masing Lokasi Desa/Kelurahan agar
memperhatikan waiting list usulan tahun 2014 atau Usulan Musrenbang
2015, sebelum diserahkan kepada Desa/Kelurahan. Hal ini dapat dilihat
dalam tabel/output kegiatan Proyek Perubahan Diklat PIM IV nantinya.
3. Masalah konsumsi BBM ke lapangan. Sebagaimana hasil Rapat Jumat 4
Juli 2014 bersama Kepala Dinas, bahwa di Anggaran Perubahan 2014 dan
Induk 2015 akan ada rencana rasionalisasi volume BBM di setiap kegiatan.
Berkaitan dengan itu, agar seluruh staf Permukiman dapat menjaga
kemungkinan terjadinya pengurangan volume, sehingga diharapkan
kesediaan untuk menghemat pengeluaran konsumsi BBM ke lapangan,
dengan cara :
a. Untuk ruas-ruas yang sejalan, meski berbeda Lokasi Desa/Kelurahan,
agar dilaksanakan dalam sekali jalan per harinya
b. Untuk kegiatan yang sudah bersama Rekanan, agar tidak mengambil
kupon BBM
c. Untuk bendahara bidang dan pembuat SPJ agar mencatat pengeluaran
BBM sebagaimana hasil rapat, utamanya berkaitan dengan pembagian
rute pemeriksaan lapangan
4. Masalah Proyek Perubahan tugas Diklat PIM IV, agar seluruh staf
Permukiman dapat terlibat dalam pencapaian sasaran serta penyelesaian
output berupa rekap Pengelolaan data dengan melaksanakan koordinasi
rutin yang terdokumentasi dalam bentuk foto, serta melengkapi isian
dengan informasi yang nantinya akan dikompilasi dari dokumen-dokumen
yang ada. Terkait ini, format Pengelolaan data akan didiskusikan kembali.
Kepala Seksi Permukiman
(Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT)
61
DOKUMENTASI KEGIATAN
1. Rapat Koordinasi Intern Seksi Permukiman, Senin 7 Juli 2014
Rapat Koordinasi Intern Seksi Permukiman Senin, 7 Juli 2014
Rapat Koordinasi Intern Seksi Permukiman Senin, 7 Juli 2014
62
2. Proses Input Data/Informasi kegiatan Pengelolaan Data Teknis, 9 Juli 2014
hingga selesai
Proses Input Pengelolaan Data Penanganan Jalan Lingkungan
Proses Input Pengelolaan Data Penanganan Jalan Lingkungan
63
Sumber Data Pengelolaan Teknis Penanganan Jalan Lingkungan (Dokumen DED dan Fisik)
Sumber Data Pengelolaan Teknis Penanganan Jalan Lingkungan
(Informasi dari Rekanan Penyedia dan anggota DPRD)
64
3. Pemantauan/ Evaluasi Data/ Informasi berdasarkan permintaan Data/
Informasi melalui telepon dan SMS, serta pengajuan Usulan tanpa melalui
prosedur baku (proposal langsung ke SKPD)
Permintaan Data/Informasi melalui telepon dan SMS sekaligus permintaan pergeseran usulan ruas
Permintaan Data/ Informasi melalui SMS dari Kelurahan dan anggota DPRD
65
4. Pemantauan/Evaluasi Data/Informasi dengan pemeriksaan lapangan untuk
keakuratan dan kebenaran input data
Pemantauan/Evaluasi Data/Informasi dengan cara pemeriksaan lapangan
Pemantauan/Evaluasi Data/Informasi dengan cara pemeriksaan lapangan
66
5. Proses Bimbingan Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan
Bimbingan dengan Coach / Pembimbing Proyek Perubahan bp. I Made Sedana Yoga, ST., MSi di
Locus Puspem Kabupaten Badung, Dinas Cipta Karya dan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu.
Selasa 12 Agustus 2014
67
6. Pengelolaan Data Teknis dalam tampilan Mobile
Tampilan file Pengelolaan Data Teknis pada perangkat Mobile Phone
Tampilan Pengelolaan Data Teknis pada perangkat Mobile (kiri ponsel, kanan tabletpc)
68
69
RENCANA ANGGARAN BIAYA
70
HANDOUT PRESENTASI
71
JURNAL