Word 2010 Medio - Academia Carta Blanca

Word 2010 MedioManual de consulta

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Depósito legal: M-34393-2012ISBN: 978-84-9896-325-0Edición especial para: (Euroconsultoría Formación Empresa, S.L.)© 2012 GrupoGesfomedia S.L.

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ÍNDICEWORD 2010 MEDIO

Word 2010 MedioManual de consulta

01: Edición Avanzada 9Opciones de pegado y portapapeles 10

Panel de Navegación 12Opciones del panel Navegación 14

Búsqueda avanzada 15Reemplazar e Ir a 17Botón Seleccionar 19

02: Opciones de Revisión 21Configurar la revisión ortográfica 22

Diccionarios personales 24Autocorrección 25

Comparar documentos 28Resultado de la comparación 29

03: Formato avanzado de Párrafo 33Espaciado 34

Control de líneas y saltos de página 35Ordenación de párrafos 38

04: Listas Multinivel 39Lista multinivel 40

Modificar el formato de una lista multinivel 42Estilo de lista 44

05: Tabulaciones 47Las Tabulaciones 48

Tabular con la regla 48Opciones de tabulación 50

06: Tareas avanzadas con Encabezados y Pies de página 53Introducción 54

Secciones en un documento 55Encabezados y pies diferentes en la primera página de un documento 58

Encabezados y pies diferentes en páginas pares e impares 59Encabezados y pies diferentes en cualquier página del documento 60

07: Trabajar con Páginas 63Configuración de márgenes 64

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ÍNDICE

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WORD 2010 MEDIO

Cambiar el tamaño del papel 66Diseño de página 66

Opciones desde el grupo Configurar página 68Saltos e inserción de páginas 69

08: Columnas 71Trabajar con columnas 72

Cuadro de diálogo Columnas 73Saltos de columna 74

Columnas múltiples 76

09: Notas al Pie y Notas Finales 79¿Qué son las notas al pie y las notas finales? 80

Insertar notas al pie 80Insertar notas finales 81

Mostrar y desplazarnos por las notas al pie y finales 82Personalizar las notas 83

10: Tablas Avanzadas 85Dibujar tablas 86

Mover o copiar filas y columnas 87Dividir y unir tablas 89Dividir y unir celdas 91

Distribución y ajustes de celdas 92Propiedades de tabla 94

Estilos de tabla personalizados 96Ordenar elementos dentro de una tabla 98

Convertir tabla en texto 99Repetir filas de título 100Fórmulas en una tabla 101

Conceptos básicos 101Introducir fórmulas en una tabla 104

11: Insercción de elementos 109Insertar símbolos 110

Conociendo las ecuaciones 112Insertar una ecuación 113

Uso de WordArt 117Introducción a los gráficos 119

Insertar un gráfico 121Modificar un gráfico 123

Introducción a los diagramas 126

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Insertar un gráfico SmartArt 129Personalizar un diagrama 131

Insertar capturas de pantalla 133

12: Formato de Imágenes 135Cuadro de diálogo 136Formato de imagen 136Relleno de imagen 137

Contorno de imagen 140Efectos de imagen 141

Correcciones de imágenes 143Quitar fondo 145

13: Organizar objetos en Word 147Introducción 148

Agrupar y desagrupar 149Orden de los elementos 150

Alinear objetos 151Ajustar a la cuadrícula 153

Panel de selección 154

14: Cuadros de Texto 157Introducción 158

Insertar cuadros de texto 158Orientación y alineación del texto 160

Margen interno 161Vínculos entre cuadros de texto 162

Cuadros de texto y formas 163

15: Imprimir 165Vista preliminar 166

Impresión completa del documento 166La ficha Imprimir 167

16: Estilos 173Introducción 174Aplicar estilos 175

Botón desplegable Cambiar estilos 177Creación y modificación de estilos 179

Administrar estilos 181

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ÍNDICE

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17: Plantillas 183Plantillas 184

Uso de plantillas 185Crear plantillas personalizadas 186

Determinar y/o cambiar la plantilla de un documento 188

18: Documentos Maestros 191Plantillas y Estilos 192

Documentos Maestros 193Documento Maestro desde cero 193

Crear subdocumentos 195Editar un documento Maestro 197

19: Tablas de Contenido e Índices 201Introducción 202

Crear una Tabla de Contenido 203Crear Tablas de Contenido personalizadas 205

Insertar Índices alfabéticos 208Personalizar Índice 212

Eliminar una entrada de Índice 214

20: Formularios 215Introducción 216

Campos de formularios 217Propiedades principales de los campos 222

Crear un formulario 227Protección del Formulario 228

21: Sobres y Etiquetas 231Impresión de sobres en Word 232

Opciones de impresión de los sobres 233Impresión de etiquetas 235

Opciones de impresión de etiquetas 237

22: Combinar Correspondencia 239Introducción 240

Elegir el documento principal 241Crear una nueva lista de direcciones 242

Abrir una lista de destinatarios existente 246Enlazar las direcciones al documento principal 247

Crear la combinación 249Combinar correspondencia desde el asistente 251

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23: Personalizar Word 255Unidades de medidas y documentos recientes 256

Opciones frecuentes 256Barra de herramientas de acceso rápido 258

Personalizar Cinta de opciones 261Métodos abreviados de teclado 263

24: Macros 265Introducción 266

Grabar una Macro 267Asignar Macro a un botón o combinación de teclas 268

Eliminar una Macro 271

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0101 Opciones de pegado y portapapeles0102 Panel de Navegación

0103 Opciones del panel Navegación0104 Búsqueda avanzada0105 Reemplazar e Ir a0106 Botón Seleccionar

TEMA 1: EDICIÓN AVANZADA

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EDICIÓN AVANZADA

Opciones de pegado yportapapeles

Como ya sabemos, en Word son muy comunes las operaciones de cortado, copiado y pegado. Veremos ahora que contamos con algunas opciones especiales de pegado.

Una vez copiada o cortada una selección de texto, procedemos a pegarla, mediante el botón Pegar o el menú contextual. Cuando pegamos el texto, observamos que aparece un icono. Es el botón de Opciones de pegado. Si lo desplegamos veremos las distintas opciones:

- Mantener el formato de origen: hace que el texto pegado adquiera el mismo formato que tenía.

- Combinar el formato: pega el texto conservando los atributos originales pero adaptando el tamaño y tipo de fuente del texto donde se va a pegar.

- Mantener solo texto: quita todo el formato que tuviese el texto originalmente.

También es posible pegar textos y objetos convirtiéndolos a la vez en otro tipo de ob-jetos. Para ello, una vez copiado o cortado el objeto, desplegamos el botón Pegar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio y seleccionamos la opción Pegado especial.

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Aparecerá un cuadro de diálogo que permite convertir lo que vamos a pegar en un objeto con otro formato: como imagen, como texto de otros formatos, como texto de HTML, etcétera. Una vez escogido, aceptamos el cuadro de diálogo.

Otra de las cosas que podemos hacer a la hora de pegar objetos es acudir al Por-tapapeles de Office. En él se almacenan temporalmente los objetos copiados o cortados. Para verlo, pulsamos el botón Iniciador de cuadros de diálogo del gru-po Portapapeles. En el lateral izquierdo de la ventana de Word, aparece el panel Portapapeles. Si hacemos clic sobre uno de los objetos, se pegará y con el botón Pegar todo se añadirán al documento uno detrás de otro. El botón Borrar todo, vaciará el contenido del portapapeles.

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EDICIÓN AVANZADA

Panel de Navegación

El panel Navegación resulta de gran ayuda para movernos por documentos de gran volumen o complejidad, puesto que permite situarnos en cualquier página, título o sección del documento con un solo clic de ratón.

Existen varias formas de abrir el panel Navegación. La primera de ellas sería pulsar la combinación de teclas Ctrl + B, la segunda, sería activar la casilla de verificación Panel de navegación del grupo Mostrar de la ficha Vista.

Sea cual sea la manera elegida, aparece el panel Navegación anclado en el lateral izquierdo de la ventana. El panel está compuesto por tres pestañas. La primera llamada “Examina los títulos del documento” muestra, a modo de esquema, todos los títulos y subtítulos que haya en el documento. Acudir a uno de ellos es tan sencillo como pinchar sobre él.

La segunda pestaña, de nombre “Examina las páginas del documento”, ofrece una vista en miniatura de todas las páginas que forman el documento. Para posi-cionarnos en una u otra, tan solo debemos pinchar sobre ella.

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EDICIÓN AVANZADA

La tercera pestaña, llamada “Examina los resultados de la búsqueda” está rela-cionada con el cuadro editable de búsqueda alojado en la parte superior del panel, ya que aquí se listan las coincidencias que Word encuentra en el documento de la palabra o texto que hayamos anotado en dicho cuadro.

Por ejemplo, supongamos que queremos buscar la palabra “imagen” en el documento. Anotamos el texto “imagen” en el cuadro de búsqueda y, al finalizar, vemos que ocu-rren dos cosas; por un lado se sombrean en el documento, de color amarillo, todas las coincidencias de la búsqueda y, por otro, se listan las mismas en el panel Navegación.

Al colocar el puntero del ratón sobre ellos, aparece una leyenda indicando en qué página o sección, si la hubiese, se localiza la coincidencia. De querer desplazarnos hasta allí, como en el resto de las opciones, solo tenemos que hacer clic sobre ella.

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EDICIÓN AVANZADA

También podemos navegar entre ellas presionando los botones con forma de flecha situados encima de los resultados.

Para realizar una nueva búsqueda, nuevamente podemos proceder de dos mane-ras distintas. La primera sería anotar directamente el nuevo texto en el cuadro de búsqueda y la segunda, pulsar sobre el botón con forma de aspa azul situado a la derecha del cuadro editable. De este modo se restablece la búsqueda para que po-damos anotar un texto nuevo, a la vez que dejan de señalarse las coincidencias en el documento.

Para cerrar completamente el panel, basta con pulsar el botón con forma de aspa situado en su esquina superior derecha.

Opciones del panelNavegación

Pulsando en la flecha situada al final del cuadro editable de búsqueda del panel Navegación, se despliega un menú con diferentes opciones para la búsqueda.

En la mitad inferior observamos cómo es posible buscar otro tipo de elementos diferentes de texto, seleccionando cualquiera de las opciones disponibles que son: Gráficos, Tablas, Ecuaciones, Notas al pie, Notas al final y Comentarios.

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EDICIÓN AVANZADA

También podemos personalizar la forma en la que se realizan las búsquedas. Para ello, presionamos la orden Opciones del menú contextual.

Se abre el cuadro de diálogo Opciones de búsqueda en donde activaremos las casillas de verificación que consideremos oportunas para nuestra búsqueda. Estas opciones son las mismas que se usan en la búsqueda avanzada y se explicarán den-tro de ese apartado más adelante.

El resto de opciones del menú contextual, Búsqueda avanzada, Reemplazar e Ir a, las vamos a ver detalladas a continuación.

Búsqueda avanzada

Word permite realizar una búsqueda mucho más detallada del elemento a buscar. Accedemos a ésta de dos formas distintas. La primera sería desplegando el botón Buscar del grupo Edición de la ficha Inicio y pinchando sobre la opción Bús-queda avanzada. La segunda sería desplegar el menú del cuadro de búsqueda del panel Navegación y pinchar también sobre la opción Búsqueda avanzada. En la ventana se abre un cuadro de diálogo con tres pestañas. En la pestaña Buscar, encontramos el cuadro Buscar. En él escribimos la palabra o frase que precisamos.

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EDICIÓN AVANZADA

Si pinchamos en la flecha que acompaña al botón Resaltado de lectura, pode-mos elegir si queremos que Word señale en el documento las palabras encontradas como si de un rotulador fluorescente se tratase.

Si pinchamos en la flecha que acompaña al botón Buscar en, podremos escoger en qué documentos vamos a realizar la búsqueda cuando tengamos archivos múl-tiples, como en la combinación de correspondencia.

El botón Más, despliega el resto del cuadro de diálogo. Podremos escoger en qué parte del documento realizamos la búsqueda desde la lista desplegable Buscar:

Si activamos la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas, obligamos al pro-grama a considerar que las letras mayúsculas y minúsculas son diferentes.

La casilla Sólo palabras completas, obliga a que la búsqueda se realice con textos exactos y no con partes de los mismos. Por ejemplo, si queremos buscar la palabra Casa, Word, sólo encontrará ese término y no palabras como Casaca o Casamiento.

Si usamos Usar caracteres comodín, podremos utilizar el asterisco, la almohadilla y la interrogación para completar los caracteres que desconozcamos de un término.

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EDICIÓN AVANZADA

La casilla Suena como, localiza palabras similares a la que estemos buscando y si queremos localizar, adjetivos, sustantivos o tiempos verbales basados en la palabra, activaremos la casilla Todas las formas de la palabra.

También podemos buscar la palabra como si fuera un Prefijo o Sufijo de otra, ac-tivando las casillas de verificación con ese nombre, o indicarle a Word que omita la puntuación y los espacios en blanco que pudieran tener las palabras buscadas.

Una vez seleccionadas las opciones necesarias, escribimos lo que queremos buscar y apretamos el botón Buscar siguiente. El programa seleccionará la palabra en-contrada en el texto.

Si apretamos de nuevo el botón y existen más entradas del término, Word, volverá a señalarlo. Cuando deje de encontrarlo lo comunicará con un mensaje emergente.

Reemplazar e Ir a

La pestaña Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar se usa para loca-lizar las palabras que indiquemos y además sustituirlas por el término que deseemos.

Si antes hemos usado la opción Buscar, la palabra permanecerá en las demás fichas del cuadro. Escribimos la nueva palabra en el cuadro Reemplazar con.

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EDICIÓN AVANZADA

Si apretamos el botón Reemplazar, Word localizará y sustituirá las palabras de una en una y si apretamos Reemplazar todos, efectuará las sustituciones en todo el texto de una sola vez.

Cuando terminemos, pulsamos Cerrar y podremos ver cómo se han sustituido las palabras.

La pestaña Ir a, podremos utilizarla para posicionar el cursor en aquel elemento del texto que deseemos. Podremos ir a una página, línea concreta del texto, a una ima-gen y a casi la totalidad de elementos que puede contener un documento de Word.

El modo de indicar cómo ir a un sitio determinado es escribir un signo “+” o “-“ seguido de un número.

El signo indica la dirección a seguir, desde el lugar donde esté colocado el cursor. De este modo el signo más significa hacia adelante y el signo menos, hacia atrás.

Por ejemplo, si seleccionamos el elemento Página y anotamos “-3”, Word se des-plazará tres páginas hacia atrás desde donde esté situado el cursor.

Podemos acceder a la herramienta Reemplazar directamente si pinchamos en su botón en el grupo Edición.

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EDICIÓN AVANZADA

Se puede acceder también a la herramienta Ir a, pinchando en el panel de la barra de estado que informa de la paginación del documento.

Botón Seleccionar

En el grupo Edición de la ficha Inicio también se encuentra otro botón muy útil, es el botón Seleccionar. Al pinchar sobre él, se despliega un menú con opciones. Desde Seleccionar todo, podremos seleccionar el documento en su totalidad.

Con la opción Seleccionar objetos, Word sólo dejará seleccionar objetos e imá-genes contenidas en el documento, no se podrá seleccionar texto si el botón está activado de este modo.

La opción Seleccionar texto con formato similar permite, una vez situado el cursor o seleccionado un texto, seleccionar en todo el documento, aquel que cum-pla sus mismas condiciones de formato. Esto puede resultar muy útil cuando, por ejemplo, queramos cambiar de una sola vez, todos los títulos de nuestro documen-to a un formato distinto del que tienen.

Word 2010 Medio

0201 Configurar la revisión ortográfica0202 Diccionarios personales

0203 Autocorrección0204 Comparar documentos

0205 Resultado de la comparación

TEMA 2: OPCIONES DE REVISIÓN

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OPCIONES DE REVISIÓN

Configurar la revisión ortográfica

Para configurar cómo se efectúa la revisión de un documento, accedemos a la vista Backstage y pinchamos en el botón Opciones.

Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Word. Debemos pinchar en la ficha Re-visión. A la derecha de la ventana podemos editar la configuración de la ortografía y la gramática.

En la sección Al corregir la ortografía en los programas de Microsoft Office, todos los cambios que realicemos, no sólo se aplicarán a Word, sino también a todos los programas de la familia de Microsoft Office que posean herramientas para la corrección de ortografía y gramática.

Podemos controlar que se salte las reglas ortográficas para palabras en mayúsculas, que contengan números o que sean direcciones de correo electrónico e Internet. Tam-bién que resalte como error si hemos escrito dos veces seguidas la misma palabra.

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En la sección Para corregir ortografía y gramática en Word, los cambios que realicemos se aplicarán únicamente a Word con independencia del resto de aplica-ciones de Office.

Desde aquí podemos decidir si queremos que la revisión ortográfica se haga según vamos escribiendo, si queremos que las revisiones gramaticales se revisen al mismo tiempo que la ortografía, que resalte o no las faltas y que sugiera las palabras co-rrectas con el menú contextual.

Si pulsamos el botón Configuración… del cuadro, se abrirá un nuevo cuadro de diálogo en el que podremos indicar al programa qué reglas gramaticales debe tener en cuenta la corrección y cuáles deben ser omitidas.

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En la sección Excepciones para: podemos elegir si queremos que Word oculte tanto los errores ortográficos como gramaticales en algún documento en particular que seleccionaríamos en la lista desplegable que se encuentra al lado del título de la sección.

Diccionarios personales

Cuando pasamos el corrector ortográfico a un documento de Word, éste emplea un diccionario de base, para comparar los términos del texto y determinar cuáles no son correctos. Este diccionario es manipulable.

Accedemos a la vista Backstage y hacemos clic en el botón Opciones. Pinchamos la ficha Revisión en la parte izquierda de la ventana y, a continuación, presiona-mos el botón Diccionarios personalizados... de la sección Al corregir la orto-grafía en los programas de Microsoft Office.

Se abre un cuadro que muestra una lista de los diccionarios en uso. Para añadir un nuevo diccionario personal sólo tenemos que pulsar en el botón Nuevo.

En el cuadro que se abre, escribimos el nombre del nuevo archivo de diccionario y aceptamos. Vemos cómo se añade a la lista.

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Para ir añadiendo los nuevos términos al diccionario, hacemos clic en él y presiona-mos Editar lista de palabras. En la lista Palabras, escribimos el nuevo concepto y apretamos el botón Agregar.

Una vez añadidas las palabras al diccionario, aceptamos el cuadro. Los botones Agregar y Quitar, se utilizan para dar respectivamente de alta y de baja los dic-cionarios necesarios para las correcciones que hagamos.

Aceptamos el cuadro y salimos del cuadro de diálogo principal. A partir de ahora, con el nuevo diccionario activado, no se apreciarán como incorrectas las palabras que contenga.

Autocorrección

Para configurar los parámetros de la autocorrección. Pinchamos el botón Archivo para abrir la vista Backstage y hacemos clic en Opciones. Pinchamos el botón Revisión en la parte izquierda de la ventana y, a continuación, presionamos el botón Opciones de Autocorrección... de la sección que lleva su mismo nombre.

En la pantalla se abrirá un cuadro con varias pestañas. En la pestaña Autocorrec-ción podemos controlar cómo corrige Word, los errores que va encontrando.

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Podemos obligar a que corrija dos mayúsculas seguidas o que siempre que empece-mos una frase, automáticamente coloque la primera letra en mayúsculas.

También podemos obligar al programa a que coloque en mayúsculas la primera letra del contenido de las celdas de tablas y los nombres de los días de la semana o que co-rrija los efectos de haber pulsado accidentalmente la tecla Bloqueo de mayúsculas.

También podemos indicar qué correcciones deben efectuarse a medida que escribimos. Para ello, debemos tener activada la casilla Reemplazar texto mientras escribe.

A la izquierda de la tabla vemos los caracteres que escribiremos y a la derecha por qué texto serán sustituidos. Para añadir nuestras propias sustituciones, escribimos a la izquierda el texto que será sustituido y a la derecha el texto por el que lo susti-tuiremos. Una vez hecho, pulsamos el botón Agregar para incorporarlo a la lista de autocorrección.

Siguiendo el ejemplo que se ve en pantalla, a partir de ahora, cada vez que escriba-mos una “x” y una “q”, se sustituirán por la palabra “Porque”.

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En la pestaña Autoformato mientras escribe, podemos configurar también qué elementos de texto que no son palabras, serán sustituidos y cómo.

Bastará con que activemos y desactivemos las que resulten más cómodas. En la pestaña Acciones, podemos decidir qué elementos de escritura se autocompletan para ahorrar tiempo. Así podemos obligar al programa a que escriba por sí solo todo un elemento con sólo empezar a escribirlo.

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Al detectar que escribimos uno de estos elementos, sugerirá la solución y sólo tene-mos que apretar la tecla Enter.

Otro modo de acceder a las opciones de Autocorrección es pulsar en el botón con el mismo nombre dentro del cuadro de diálogo Ortografía y gramática que aparece al pasar el corrector ortográfico al documento.

Comparar documentos

En numerosas ocasiones trabajaremos con documentos en colaboración con otras per-sonas. Lo más probable es que cada uno guarde versiones del mismo documento hasta que éste se dé por finalizado. Cuando esto sucede, resulta tedioso comparar unos y otros de manera visual, para ver cuáles son los cambios que continuarán en el docu-mento final y cuáles serán eliminados.

Word realizará ese trabajo por nosotros. Pinchamos en la ficha Revisar y sobre el botón Comparar que se encuentra en el grupo del mismo nombre. En el menú que se despliega, hacemos clic en la opción Comparar...

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Se abre el cuadro de diálogo Comparar documentos. En la lista desplegable de la izquierda elegimos el documento original y en la de la derecha el documento con el que lo vamos a comparar.

Si el documento deseado no apareciera en alguna de las listas, podemos usar el icono con forma de carpeta para buscarlo. Para especificar las opciones de compa-ración presionamos el botón Más del cuadro.

En la sección Configuración de la comparación, podemos activar o desactivar las distintas opciones que Word tendrá en cuenta a la hora de la comparación. Si queremos que la comparación sea completa, debemos dejarlas todas activadas.

En la sección Mostrar cambios, podemos elegir a qué nivel se realizarán éstos, así como dónde queremos que se muestren. Es recomendable marcar el botón de opción Documento nuevo, así no alteraremos los originales.

Para finalizar pulsamos el botón Aceptar. Pasados unos segundos Word mues-tra en pantalla el resultado de la combinación.

Resultado de la comparación

En la parte derecha de la ventana vemos dos paneles; el de arriba contiene el docu-mento original y el de abajo el documento con el que lo hemos comparado.

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Desplegamos el botón Comparar y pulsamos sobre la opción Mostrar documen-tos de origen desde donde podemos decidir si queremos mostrar en pantalla los documentos originales o sólo la combinación de ambos.

En el panel central vemos el documento de comparación donde se muestran los cambios existentes entre los dos documentos en color rojo. Los que están subraya-dos son los que están en el documento con el que comparamos que no se encuen-tran en el original, y los que están tachados los que había en el documento original que no están en el que comparamos.

En la parte izquierda de la ventana, vemos el resumen de la comparación. En la parte superior de este panel se informa del total de cambios, de aquellos que han sido añadidos o eliminados, así como los que son de formato.

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Más abajo vemos la lista especificada de los cambios. Aquí se informa de cualquier tipo de cambio, indicando si ha sido añadido, eliminado o simplemente ha experi-mentado un cambio de formato.

También se informará de cambios en objetos de dibujo, encabezados y pies de pá-gina o notas en el documento, si éste las tuviera.

Ahora sólo tenemos que decidir qué cambios queremos que permanezcan en nues-tro documento y cuáles no. Nos posicionamos en el documento comparado so-bre el primer cambio y pinchamos en el botón Aceptar del grupo Cambios de la ficha Revisar, para aceptar el cambio existente en el documento con el que com-paramos y pasar al siguiente.

Si quisiéramos aceptar todos los cambios del documento, pulsaremos la flecha del botón Aceptar y elegiríamos la opción con ese nombre.

Si pulsamos el botón Rechazar del mismo grupo, no aceptaremos el cambio, con lo que se quedará igual que estaba en el documento original.

Con los botones Anterior y Siguiente, nos movemos por los cambios del documento sin aceptarlos o rechazarlos.

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Una vez finalizada la revisión, Word nos informa mediante un mensaje en panta-lla. Ahora sólo tendremos que guardar el nuevo documento.

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0301 Espaciado0302 Control de líneas y saltos de página

0303 Ordenación de párrafos

TEMA 3: FORMATO AVANZADO DE PÁRRAFO

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FORMATO AVANZADO DE PÁRRAFO

Espaciado

Los párrafos de los textos están separados una determinada cantidad. Este espa-ciado es controlable por el usuario. Para realizar cambios en el espaciado de un párrafo, tenemos que tener el cursor en él.

Abrimos el cuadro de diálogo Párrafo pinchando en el botón Iniciador de cua-dros de diálogo del grupo Párrafo. Este cuadro tiene dos pestañas. Debemos fijarnos en el contenido de la pestaña Sangría y espacio.

En la sección Espaciado encontramos dos contadores. En el contador Anterior podemos indicar la distancia que separará el párrafo actual con el anterior y con el contador Posterior, cuanta distancia se salvará hasta el párrafo siguiente.

En la lista Interlineado, escogemos el tipo de espacio en blanco que habrá entre los renglones de texto. Podemos escoger el equivalente a una línea de texto, una y media o dos.

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La opción Mínimo, determina el espacio mínimo a contemplar entre las letras más bajas de la línea superior y las más altas de la inferior. Exacto se refiere al espacio que deseemos, medido en puntos y Múltiple medido en líneas en blanco.

Seleccionamos el que buscamos. En el cuadro Vista previa podemos ir viendo el efecto de los cambios que vamos aplicando. Finalmente pulsamos Aceptar y vere-mos el resultado.

Control de líneas ysaltos de página

En muchas ocasiones podremos observar cómo los últimos párrafos de una página quedan partidos al no caber al final de la misma. Este tipo de situaciones no son muy estéticas y conviene controlarlas.

Abrimos el cuadro de diálogo Párrafo.Una línea Viuda es la última línea de un párrafo, que al no caber en la página en la que está escrito el párrafo, se queda sola al principio de la página siguiente del documento.

Una línea Huérfana es la primera línea de un párrafo, que al no caber el resto del párrafo en la página, se queda sola al final de la página, mientras que el resto del párrafo pasa a la siguiente.

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Para que esto no suceda, pinchamos en la pestaña Líneas y saltos de página y activamos la casilla Control de líneas viudas y huérfanas.

Si queremos que además esto no suceda con párrafos en cualquier posición del tex-to, debemos seleccionar los párrafos que queremos que conserven juntas sus líneas y activar la casilla Conservar líneas juntas.

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Si, además necesitamos que dos o más párrafos permanezcan juntos en una misma página, una vez seleccionados, activaremos la opción Conservar con el siguiente.

Para obligar a que cada párrafo de una selección se vaya a una página diferente, activamos la casilla Salto de página anterior.

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Ordenación de párrafos

Word permite también ordenar varios párrafos entre sí. Lo hace atendiendo a si éstos están compuestos por caracteres alfanuméricos, numéricos exclusivamente o fechas. En el primer caso, podremos ordenar los párrafos alfabéticamente de la A a la Z o de la Z a la A. Si se trata de valores numéricos, Word permite ordenarlos de mayor valor a menor, o al revés. En el caso de fechas, podremos ordenarlas de la más reciente a la más anterior o viceversa.

Seleccionamos los párrafos que queremos ordenar y pinchamos el botón Ordenar del grupo Párrafo en la ficha Inicio.

En el cuadro de diálogo que se abre, elegimos en la lista Tipo el que más se adapte al contenido de nuestros párrafos. Elegimos el orden a aplicar, pulsando el botón de opción Ascendente o Descendente.

Para ver los resultados, pulsamos el botón Aceptar. Vemos como los párrafos se han colocado por orden alfabético de la A a la Z.

Veamos un ejemplo con números. Seleccionamos los párrafos, pinchamos en el botón Ordenar y, en este caso, elegimos como tipo Numérico y como orden Des-cendente. Pulsamos Aceptar y veremos como los textos se han ordenado de ma-yor a menor.

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0401 Lista multinivel0402 Modificar el formato de una lista multinivel

0403 Estilo de lista

TEMA 4: LISTAS MULTINIVEL

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LISTAS MULTINIVEL

Lista multinivel

Un lista multinivel o esquema numerado es un tipo especial de lista que está com-puesta de varios niveles de profundidad. Son muy habituales y muy sencillos de hacer con Word. Lo más sencillo es que partamos de una lista numerada para con-vertirla en un esquema numerado.

En primer lugar, debemos identificar cuáles son los párrafos que pertenecen al primer nivel del esquema. Después situamos el ratón en el primer párrafo del segundo nivel.

En el grupo Párrafo de la ficha Inicio, encontramos los botones Disminuir sangría y Aumentar sangría. Estos botones asignan a cada párrafo su nivel en el esquema.

Si apretamos el botón Aumentar sangría irá disminuyendo el nivel del párra-fo a la vez que lo introduce hacia el interior.

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LISTAS MULTINIVEL

Para aumentar niveles, pulsamos el botón Disminuir sangría hasta al-canzar el nivel deseado.

Ahora situamos el cursor en el primer párrafo del siguiente nivel del esquema y pulsa-mos el botón Aumentar sangría hasta que el párrafo se sitúe correctamente.

Si hay que aplicar este sangrado a más de un párrafo, los seleccionamos y presionamos el botón correspondiente.

Ahora situamos el cursor en el siguiente apartado que vaya a estar en el segundo nivel y lo ubicamos con estos botones en su posición correcta.Seleccionamos los párrafos del siguiente nivel y volvemos a modificar su sangría.

Por este procedimiento podemos ir asignando todos los niveles que queramos hasta finalizar el esquema.

Otro modo de cambiar los niveles en un esquema numerado es, una vez que estemos situados sobre un párrafo, pinchar en la flecha que acompaña al botón Numeración del grupo Párrafo en la ficha Inicio y elegir la opción Cambiar nivel de lista.

En el menú que se despliega, podemos elegir directamente el nivel que queremos para ese párrafo, sin tener que ir avanzando o retrocediendo de uno en uno.

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LISTAS MULTINIVEL

Si queremos realizar el esquema numerado al mismo tiempo que escribimos, el teclado nos resultará muy útil, veamos un ejemplo.

Pulsamos el botón Numeración del grupo Párrafo en la ficha Inicio, e introduci-mos el primer elemento de la lista, pulsamos Enter para pasar a la siguiente línea.

Si queremos añadir un nivel al esquema pulsamos la tecla Tabulación, y escribi-mos el siguiente elemento. Añadimos dos elementos más con este método.

Si queremos disminuir el nivel de esquema pulsamos la combinación de teclas May. + Tab. Vemos que el cursor retrocede al nivel anterior, ya sólo tenemos que escribir el siguiente elemento y continuar de este modo con el resto del esquema.

Modificar el formato de una lista multinivel

Para modificar el formato de una lista multinivel o esquema numerado, si-tuamos el cursor en cualquiera de sus párrafos y pinchamos en la flecha que acompaña al botón Lista multinivel del grupo Párrafo.

Al igual que ocurre con las viñetas o las listas numeradas, Word ofrece varios modelos entre los que podemos elegir.

Al posicionar el ratón sobre ellos, podemos ver una ampliación de cómo serían sus distintos niveles.

Si ninguno de ellos se adapta a nuestras necesidades, podemos crear uno pro-pio. Para ello, pulsamos la opción Definir nueva lista multinivel.

En el cuadro que se abre pulsamos en el botón Más para ver todas las opciones de personalización.Seleccionamos un nivel del esquema y en la lista Estilo de número para este nivel escogemos el que necesitamos.

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LISTAS MULTINIVEL

También podemos indicar en qué número debe comenzar la lista, en el con-tador Iniciar en. Desde el cuadro de texto Especifique formato para el número: podemos decorar nuestros niveles aplicándoles distintos caracteres como paréntesis, puntos, guiones, etc.

Para cambiar las opciones de fuente como color, tamaño, estilo, etc. de la numeración, usaríamos el botón Fuente. Para modificar las posiciones de los números y de los textos del esquema, usaremos las listas Alineación de los números, Alineación y Sangría de texto en.

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LISTAS MULTINIVEL

Estilo de lista

Una cosa más que podemos hacer es crear nuestros propios estilos de lista.El proceso es muy similar a los que ya conocemos para cambiar los formatos de las listas.

Pinchamos en la flecha del botón Lista multinivel y elegimos la opción Definir nuevo estilo de lista.

Aparece este cuadro de diálogo donde podemos configurar nuestra lista. En el cua-dro Nombre, anotamos el nombre que vayamos a darle.

El contador Empezar en, determinará en que número comenzará por defecto nuestro estilo de lista. A continuación, debemos indicar qué nivel de esquema va-mos a aplicar estos formatos.

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LISTAS MULTINIVEL

Si hemos escogido una lista numerada podremos escoger la fuente de los números, su tamaño, si es negrita, cursiva o subrayada y su color.

También el estilo de la numeración en la lista Estilo. Si presionamos el botón con el símbolo dibujado podremos elegir un símbolo para la lista en lugar de un número Entonces nuestra lista será de viñetas y no de numeración. Si es así también po-demos apretar el botón Imagen y escoger entre las viñetas que disponemos para generar la lista.

Podemos ayudarnos con los botones Aumentar sangría y Disminuir sangría para posicionar la lista a lo ancho de la hoja.Este procedimiento debemos repetirlo con todos los niveles que vaya a tener la lista.Finalmente aceptamos el cuadro y habremos creado un nuevo estilo de lista.

Ahora, si escribimos algo, comprobaremos que lo hace con la lista que acaba-mos de crear.

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0501 Las tabulaciones0502 Tabular con la regla

0503 Opciones de tabulación

TEMA 5: TABULACIONES

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TABULACIONES

Las Tabulaciones

La palabra Tabulación viene del latín y significa Tabla. Es decir, la tabulación es un método para distribuir el texto como si estuviera en una tabla.

El teclado del ordenador dispone de una tecla especial que activa este modo. La tecla de tabulación es la que tiene dos flechas con sentidos opuestos y suele estar encima de la de Bloqueo Mayúsculas.

Cuando presionamos esta tecla, obligamos a que el cursor de escritura salte una cantidad determinada. En ese momento podemos escribir o volver a presionar la tecla hasta que el cursor alcance la posición que queremos. Una vez que escribamos podemos volver a usar el tabulador y continuar trabajando.

Cuando saltemos a otra línea de texto, podremos volver a usar el tabulador hasta hacer coincidir la vertical del cursor con la posición de los textos anteriores.

Tabular con la regla

Debemos saber que existen diferentes tipos de tabulación y que se puede cambiar la distancia que saltará el cursor al apretar la tecla de tabulación. Para ello, necesita-mos tener visible la regla horizontal. Si este no fuese nuestro caso, la mostraremos activando la casilla de verificación Regla del grupo Mostrar de la ficha Vista.

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TABULACIONES

Los diferentes tipos de tabulación hacen referencia a la alineación del texto respec-to de la posición del mismo. Se pueden escoger presionando el botón situado a la izquierda de la regla horizontal.

Éste es el símbolo de Tabulación izquierda , éste el de Centrar Tabulación el siguiente es Tabulación derecha , el siguiente Tabulación decimal

y el último el de Barra de tabulaciones . El resto son sangrías.

Para colocar un tabulador izquierdo, debemos escogerlo con el botón y pinchar en la parte inferior de la regla en la posición que lo queremos.

Para situar un tabulador con alineación centrada, lo seleccionamos en el botón y pin-chamos en la posición adecuada de la regla. Para añadir un tabulador con alineación decimal, lo escogemos y volvemos a pinchar en la regla.

Ahora podemos apretar la tecla de tabulación y escribir un texto. Presionamos de nuevo la tecla de tabulación y observaremos cómo el cursor salta hasta el siguiente tabulador.

Escribimos y volvemos a presionar la tecla de tabulación. Esta vez estamos ante un tabulador del tipo decimal. Sólo funcionan con números decimales, ya que se alinean respecto de la coma decimal. Con el siguiente renglón procederíamos del mismo modo hasta concluir la tabla.

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TABULACIONES

Para eliminar un tabulador, bastará con que lo pinchemos y arrastremos fuera de la regla. Una vez que soltemos, habrá desaparecido.

Opciones de tabulación

Ya sabemos tabular un texto y aplicar diferentes estilos de alineación a los tabu-ladores. Ahora vamos a ver algunas opciones especiales. Primeramente seleccio-namos el texto que está tabulado y pinchamos en el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Párrafo.

Se abre el cuadro de diálogo Párrafo. En la pestaña Sangría y espacio, hacemos clic sobre el botón Tabulaciones…

En la ventana del programa se abre un nuevo cuadro de diálogo. En él podemos ver la lis-ta Posición, que almacena las posiciones de los tabuladores que haya en el documento.

El contador Tabulaciones predeterminadas permite controlar la distancia que va a recorrer el cursor al apretar el botón de tabulación, cuando no hay tabuladores definidos en la regla. Si pinchamos con el ratón en cada una de las posiciones de los tabuladores, el cuadro informará sobre el tipo de tabulador que hay.

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TABULACIONES

Podemos crear tabuladores directamente desde aquí. En la casilla Posición ano-tamos la medida necesaria y presionamos el botón Establecer. Como vemos, se añadirá a la lista.

También podemos decidir qué alineación va a tener. Pinchamos en su posición y escogemos la alineación de tabulación.

A los tabuladores, podremos añadirles un relleno. Seleccionamos uno de los tabu-ladores y escogemos el estilo de relleno que vayamos a utilizar.

Como vemos, también podremos suprimir las tabulaciones. Lo seleccionamos y presionamos el botón Eliminar. Para borrarlas todas, usaremos el botón Eliminar todas.

Aceptamos el cuadro de diálogo para probar los efectos. Situamos el cursor al final de uno de los textos y presionamos la tecla de tabulación. Observamos cuál es el efecto de los tabuladores con relleno.

Si hacemos lo mismo con las demás líneas de texto, podremos completar el documento.

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TABULACIONES

Otra posibilidad que tienen los tabuladores es que podemos cambiar su posición. Situamos el cursor al comienzo de una de las líneas tabuladas y pinchamos y arras-tramos la marca de tabulación hasta su nueva posición.

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0601 Introducción0602 Secciones de un documento

0603 Encabezados y pies diferentes en la primera página de un documento0604 Encabezados y pies diferentes en páginas pares e impares

0605 Encabezados y pies diferentes en cualquier página del documento

TEMA 6: TAREAS AVANZADAS CON ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA

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TAREAS AVANZADAS CON ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA

Introducción

Un encabezado de página es el espacio que hay entre el borde superior de una página y el comienzo del texto del documento propiamente dicho.

Un pie de página, por el contrario, es el espacio que hay entre el borde inferior de una página y el final del texto del documento.

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Este espacio puede incluir textos, imágenes o combinación de ambos. Su peculia-ridad es que se repiten en todas las páginas de un documento. Sin embargo, a lo largo de esta lección, estudiaremos cómo es posible insertar diferentes encabezados y pies de página en un mismo documento de Word.

Secciones en un documento

Una sección es una porción del documento que puede estar formada por una se-lección de un texto o, incluso, por varias páginas que se crea para diferenciar dicha porción del resto del documento.

Las secciones son de vital importancia si queremos crear encabezados o pies de página diferentes a lo largo del mismo documento.

Por defecto, cuando creamos un documento, todas las páginas que lo contienen pertenecen a la misma sección, la sección 1. Podemos comprobarlo activando, en la Barra de Estado, la opción Sección. La imagen muestra un documento en el que se han creado tres secciones. Observamos cómo a la izquierda de la barra de Estado, se informa de la sección en la que estamos colocados.

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Para crear secciones nuevas en el documento debemos generar Saltos. Para crear un salto de sección, seleccionamos la ficha Diseño de página y desple-gamos el botón Saltos. Centramos nuestra atención sobre el área Saltos de sección.

Podemos insertar cuatro saltos de sección diferentes. Veamos cada uno de ellos: Página siguiente; inserta un salto de sección, al mismo tiempo que un salto de página, desde el lugar donde estuviese colocado el cursor al ejecutar la orden.

Por ejemplo, supongamos un documento de cuatro páginas escritas. Si ejecu-tamos el salto de Sección a la página siguiente en mitad de la página uno, el documento quedaría de la siguiente manera:

La página 1 pertenecería a la sección 1 y estaría en blanco desde el sitio donde se insertó el salto. La mitad del texto que había en la página uno pasaría a la página dos y, a partir de ésta, incluyéndola, todas las demás páginas, pertene-cerían a la sección 2.

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Salto de sección continua; Inserta un salto de sección en el lugar donde esté colocado el cursor y comienza la nueva sección a continuación en la misma página. Es decir, no inserta salto de página.

Siguiendo el ejemplo del caso anterior, si insertamos ahora un salto de sec-ción continua en la mitad de la primera página de nuestro documento, las secciones quedarían así:

La mitad de la primera página pertenecería a la sección 1 y, la otra mitad jun-to con el resto de páginas del documento, pertenecería a la sección 2.

Observaríamos también cómo en este caso, no se ha insertado un salto de página en el documento.

Los anteriores, son los saltos de sección que más se utilizan, aunque también pode-mos establecer saltos de sección a página Impar o saltos de sección a página Par. Estos insertar un salto de sección y empiezan la siguiente sección en la siguien-te página impar o par según corresponda.

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Encabezados y pies diferentes en la primera página de un documento

A parte de lo estudiado anteriormente sobre las secciones, Word posibilita generar encabezados y pies de página diferentes en un mismo documento insertando auto-máticamente los saltos de sección. Esto sucede solo en dos supuestos; que quera-mos un encabezado o pie diferente solo en la primera página del documento o que queramos un encabezado o pie de página diferente en las páginas pares e impares del documento.

Veamos el primer caso de los dos. Supongamos un documento de cuatro páginas en el que en la primera de ellas es una portada y, por lo tanto, no deseamos que tenga ni encabezado ni pie, pero necesitamos que el resto de páginas del documento sí lo tengan.

Una vez abierto el documento, nos situamos en la pestaña Diseño de página y pulsamos el botón Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Configurar pági-na. Se abre el cuadro de diálogo homónimo.

Nos situamos sobre la pestaña Diseño y activamos la casilla de verificación Pri-mera página diferente de la sección Encabezados y pies de página. En los contadores llamados Desde el borde, indicamos la separación que habrá desde los bordes superior e inferior al encabezado y el pie, respectivamente. Aceptamos el cuadro de diálogo.

Aparentemente no ha sucedido nada en el documento, sin embargo, al posicionar-nos sobre la zona reservada al encabezado o pie de página, haciendo doble clic sobre él, vemos que Word especifica un encabezado especial para la primera página.

Colocamos el cursor sobre el encabezado de la segunda página y anotamos el texto que deseamos para él. Vemos como ese texto se repite en todas las páginas del documento menos en la primera, donde podemos escribir otro texto diferente o dejarlo en blanco.

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Debemos saber que esta operación también podemos crearla antes de realizar el documento.

Encabezados y pies diferentes en páginas pares e impares

Otra opción que proporciona Word de forma automática es generar encabezados y pies de página diferentes en las páginas pares e impares de un documento. Esta opción resulta muy útil si estamos escribiendo, por ejemplo, un libro, donde habi-tualmente en las páginas pares se suele anotar el título de la novela o el nombre del autor y, en las páginas impares, el título del capítulo.

Abrimos el cuadro de diálogo Configurar página presionando el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo con el mismo nombre de la ficha Diseño de pá-gina. Nos situamos sobre la pestaña Diseño y activamos la casilla de verificación Pares e impares diferentes. Aceptamos el cuadro de diálogo.

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Activamos la zona del encabezado, haciendo doble clic sobre ella, en cualquier pá-gina del documento y observamos como Word diferencia los encabezados y pies entre las páginas pares e impares.

Nos situamos sobre el encabezado de la primera página del documento y escribi-mos un texto. Vemos cómo éste se repite en todas las páginas impares del docu-mento. Si ahora escribimos cualquier texto, por ejemplo, en el encabezado de la segunda página, Word hará lo propio con todas las páginas pares del documento.

Por último, es conveniente saber, que en un mismo documento podemos activar las dos opciones recién estudiadas. Es decir, que la primera página del documento contenga un encabezado o pie distinto al resto y que, a partir de ella, los encabeza-dos o pies del resto de las páginas sean iguales entre sí dependiendo de si éstas son pares o impares.

Encabezados y pies diferentes en cualquierpágina del documento

Para finalizar la lección estudiaremos el supuesto de que queramos un enca-bezado o pie de página diferente en una porción del documento determinada. Es aquí donde entran en juego los saltos de sección.

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Supongamos que tenemos un documento de diez páginas en las que todas deben tener el mismo encabezado exceptuando la sexta y la séptima, que deben llevar un encabezado diferente.

Colocamos el puntero del ratón al final de la página a partir de la cual vamos a cambiar el encabezado, en nuestro caso, al final de la página cinco. A continuación, desplegamos el botón Saltos del grupo Configurar página de la ficha Diseño de página y presionamos la opción Página siguiente. Acabamos de crear un salto de sección que dejaría el documento de la siguiente manera:

Las páginas 1, 2, 3, 4 y 5 pertenecen a la sección uno y las páginas, desde la seis en adelante, a la sección 2.

Al activar la zona dedicada a los encabezados y pies, haciendo doble clic sobre ella, observamos cómo la sección dos indica que es igual a la anterior. Esto significa que si ahora anotamos un texto en cualquier encabezado, será idéntico en todas las páginas del documento.

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Para comprobarlo, anotamos el texto que deben llevar todos los encabezados excep-tuando los de las páginas seis y siete. El texto se repite en todas las páginas del docu-mento. Como no queremos que aparezca en las páginas seis y siete, debemos indicar a Word que en esa sección el encabezado será diferente al de la sección anterior.

Situamos el puntero del ratón sobre cualquier página de la sección 2 y presiona-mos para desactivarla el botón Vincular al anterior del grupo Navegación de la Barra de herramientas para encabezados y pies de página. A continuación, insertamos el encabezado que queramos para la sección 2. Ahora vemos cómo las páginas 1, 2, 3, 4 y 5 tienen el mismo encabezado y, a partir de la 6, otro diferente.

Como lo que queremos es que solo las páginas 6 y 7 tengan un encabezado distinto al resto, debemos insertar otro salto de sección. Colocamos el cursor al final de la página 7, desplegamos de nuevo el botón Saltos y pinchamos en Página siguien-te. Ahora el documento queda de la siguiente manera:

Las páginas 1, 2, 3 ,4 y 5 pertenecen a la sección 1, la 6 y la 7, a la sección 2 y, a partir de la 8, a la sección 3.

Activamos ahora el encabezado de cualquier página de la sección 3 y lo desvincu-lamos de la anterior pulsando el botón correspondiente del grupo Navegación. Ahora modificamos el encabezado de cualquier página de la sección 3 y observa-mos cómo acabamos de crear tres encabezados diferentes, cada uno aplicado a una porción específica del documento.

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0701 Configuración de márgenes0702 Cambiar el tamaño del papel

0703 Diseño de página0704 Opciones desde el grupo Configurar página

0705 Saltos e inserción de páginas

TEMA 7: TRABAJAR CON PÁGINAS

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TRABAJAR CON PÁGINAS

Configuración de márgenes

La forma más completa de ajustar la configuración de nuestras páginas es desde el cuadro de diálogo Configurar Página que se abre al pulsar el botón Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Configurar Página de la ficha Diseño de página.

En esta lección veremos detalladamente las opciones de este cuadro. Vamos a em-pezar por configurar los márgenes.

Seleccionamos la pestaña Márgenes. Cada uno de los márgenes de la hoja, lleva asociado un contador que configura sus medidas.

Modificando los contadores Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, ampliare-mos o reduciremos los márgenes respectivos.

El contador Encuadernación se utiliza para reservar espacio en las hojas por la zona que vayan a ser encuadernadas y en la lista Posición del margen interno, escogemos el lado para la encuadernación.

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En este cuadro podremos elegir la orientación de las páginas. En la lista Varias páginas podemos escoger entre Normal, que es una página por hoja, dos páginas de texto por hoja, que los márgenes sean simétricos para la impresión a doble cara o preparar las pági-nas para ser plegadas y cosidas, si elegimos la opción Formato libro.

Es importante que controlemos a qué parte del documento vamos a aplicar los cambios. Desplegamos la lista Aplicar a y decidimos si los cambios son para todo el documento o a partir de la posición actual del cursor.

Al seleccionar la opción De aquí en adelante, Word inserta, automática-mente, un salto de sección en el documento y es, a esta nueva sección creada, a la que aplica los cambios seleccionados.

De este modo podemos generar, por ejemplo, que en un documento de cinco páginas todas posean orientación vertical, menos la tercera, que tendrá orien-tación horizontal.

Una vez más el botón Predeterminar hará que cada documento nuevo de Word, tenga las características configuradas.

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Cambiar el tamañodel papel

Para cambiar el tamaño de la hoja de papel, pinchamos en la pestaña Papel del cuadro de diálogo Configurar página.

En la lista Tamaño del papel, escogemos el formato que necesitamos. Si nin-guno de los formatos de que disponemos fuera el que queremos utilizar, se-leccionamos Tamaño personal e introducimos las medidas necesarias en los contadores Ancho y Alto.

En la parte de abajo del cuadro, en la lista Aplicar a, debemos indicar si el cam-bio de tamaño vamos a aplicarlo a todas las hojas, sólo a partir de la página en la que estamos o a una sección determinada del documento.

Diseño de página

Otra cuestión que podemos decidir de las páginas de un documento es el diseño general de las mismas. Se hace desde el mismo cuadro de diálogo de Configu-rar página. Pinchamos en la pestaña Diseño. La sección Encabezados y pies de página ya la hemos estudiado en la lección dedicada a estos.

La lista Alineación vertical permite escoger entre varias opciones de alineación para el texto. Esta alineación se efectúa en relación a la vertical de la página. El texto podrá ir desde arriba, desde abajo, centrado o justificado.

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Desde esta ficha también podemos numerar las líneas de las páginas de un docu-mento. Esta numeración aparece por defecto a la izquierda de la línea. Para ello, presionamos el botón Números de línea que abre el cuadro de diálogo homónimo.

Activamos la casilla de verificación Agregar números de línea, establecemos desde qué número queremos comenzar la numeración en el contador Iniciar en: En el contador Desde el texto, indicamos la separación que habrá desde el nú-mero hasta el comienzo de la línea. Elegimos también el intervalo que seguirá la numeración en el contador correspondiente.

En la sección Numeración establecemos si queremos que la numeración de las líneas se inicie en cada página, en cada sección o si queremos que sea continua. Aceptamos para volver al cuadro de diálogo Configurar página.

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El botón Bordes, sale del cuadro de diálogo actual y abre el cuadro de diálogo Bordes y sombreado, por la pestaña Borde de página para aplicar bordes a ésta.Una vez más en la lista Aplicar a, podremos decidir si el diseño especificado se aplicará a todas las hojas, sólo a partir de la hoja donde está el cursor o a una sec-ción determinada del documento.

Opciones desde el grupo Configurar página

También podemos aplicar muchas de las opciones estudiadas hasta ahora en esta lección desde el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página.

Desde el botón Márgenes, podemos elegir entre los que predetermina Word o acceder al cuadro de diálogo pulsando en Márgenes personalizados

El botón Tamaño, es igual que el anterior pero para definir el tamaño de nuestras páginas. También accederemos al cuadro de diálogo si pulsamos la opción Más ta-maños de papel. Para cambiar la orientación de las páginas pulsaremos el botón que lleva el mismo nombre.

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Y si queremos establecer números de línea desplegaremos el botón con el mismo nombre donde, a parte de las opciones estudiadas anteriormente, también pode-mos suprimir la numeración en un párrafo o párrafos seleccionados previamente.

Saltos e inserciónde páginas

En muchas ocasiones puede suceder que un texto no termine en la parte inferior de la página y que además queramos continuarlo directamente en la hoja siguiente.

Esto se puede hacer mediante un salto de página manual, así evitamos tener que estar presionando Enter para abrir hueco hasta que aparezca la hoja siguiente.

Como siempre, es primordial colocar el cursor en el punto a partir del que vamos a realizar la acción. Pulsamos la ficha Insertar y dentro del grupo Páginas en el bo-tón Salto de página. Vemos cómo el cursor ha efectuado un salto hasta comenzar en la nueva hoja.

Si ahora pinchamos con el ratón en el espacio blanco que ha quedado, comprobare-mos que el cursor no se coloca donde pinchamos. Esto se debe a que el salto de página abre un hueco sin usar, al contrario que si lo hubiésemos hecho con la tecla Enter.

Los saltos de página también pueden hacerse pulsando la combinación de te-clas Ctrl + Enter, o desde el botón Saltos del grupo Configurar página en la ficha Diseño de página

Si en lugar de un salto de página necesitamos que Word inserte una página en blanco en el documento para después seguir escribiendo, como por ejemplo, cuando terminamos un capítulo de un libro y empezamos otro, tenemos que pulsar en el botón Página en blanco del grupo Páginas de la ficha Insertar.

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También tenemos la posibilidad de insertar una portada al principio de nuestro do-cumento. Pinchamos en el botón Portada y observamos cómo Word muestra una cantidad de ejemplos predefinidos, mezclando colores, textos e incluso imágenes.

Al pinchar sobre uno, automáticamente se añade la página de portada al principio del documento. Ahora sólo tendremos que cambiar los distintos cuadros de texto, por la información que deseemos.

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0801 Trabajar con columnas0802 Cuadro de diálogo Columnas

0803 Saltos de columna0804 Columnas múltiples

TEMA 8: COLUMNAS

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COLUMNAS

Trabajar con columnas

Existe un estilo de texto que se llama Texto en estilo periodístico. En Word se pueden reproducir este tipo de documentos mediante el uso de columnas paralelas.

Podemos empezar situando las columnas, con el documento en blanco antes de escribir o convertir un texto ya escrito en columnas. Para ello, basta con desplegar el botón Columnas que se encuentra situado en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página.

Ahora, desplazamos el ratón hasta que seleccionemos el número de columnas que necesitamos en el texto.

Como podemos observar, el texto se habrá repartido en las columnas indicadas.

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COLUMNAS

Si ahora necesitáramos otra distribución de columnas diferente, volveríamos a pin-char en el botón Columnas y la escogeríamos.

Una de las cosas que debemos saber sobre las columnas es que cuando el texto llega al final de una de ellas, no salta a la hoja siguiente sino que lo hace al comienzo de la siguiente columna.

Cuadro de diálogo Columnas

A la hora de convertir un texto en columnas debemos controlar algunos parámetros. Para ello, desplegamos el botón Columnas y pinchamos la opción Más columnas…

Se abre un cuadro de diálogo. En la sección Preestablecidas disponemos de al-gunas distribuciones en columnas ya preparadas. Las distribuciones Izquierda y Derecha generarán columnas de diferentes anchos en el documento.

Como siempre el cuadro Vista previa permite visualizar los cambios que se van produciendo.

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COLUMNAS

Con el contador Número de columnas podremos utilizar el número de ellas que deseemos.

El contador Ancho cambia esta medida a las columnas y Espacio a la distancia en-tre ellas. Si cambiamos una de estas medidas, la otra cambiará automáticamente.

Esto se debe a que está marcada la casilla Columnas de igual ancho. Si la desactivamos, podremos controlar el tamaño y el espaciado de las columnas de forma independiente.

La casilla Línea entre columnas dibujará un segmento recto y vertical entre cada par de columnas. Aceptamos y veremos el resultado.

Saltos de columna

Otra de las posibilidades que tenemos al trabajar con columnas es preparar las columnas antes de comenzar a escribir. Con un documento en blanco, indicamos el número de columnas a través del botón Columnas o desde el cuadro de diálogo del mismo nombre.

Cuando un documento tiene aplicados los formatos de columnas, podemos ver cómo la regla horizontal está fraccionada en el correspondiente número de trozos.

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COLUMNAS

Ahora podremos escribir el texto que empezará a distribuirse en la primera colum-na y después en las siguientes.

Cuando escribimos texto en columnas puede suceder que queramos dejar de es-cribir y saltar de la columna donde estamos escribiendo hasta el comienzo de la siguiente. Esto se hace mediante los Saltos de columna.

Situamos el cursor en el punto donde queramos cortar el texto, desplegamos el botón Saltos del grupo Configurar página de la ficha Diseño de página y hace-mos clic sobre la opción Columna.

Veremos cómo el cursor salta a la siguiente columna donde podemos comenzar a escribir de nuevo.

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COLUMNAS

Columnas múltiples

En ocasiones sólo parte de un documento con estilo periodístico está distribuido en columnas. Esto es muy sencillo de conseguir.

Primeramente, situamos el cursor al principio del párrafo que va a separarse en columnas. Después, desplegamos el botón Columnas y elegimos la opción Más columnas…

Seleccionamos la distribución de columnas que necesitemos y los parámetros que vayamos a precisar.

El paso más importante consiste en desplegar la lista Aplicar a y escoger la opción De aquí en adelante. Aceptamos el cuadro y observamos cómo todos los párrafos que estaban situados por encima del cursor han permanecido inalterados.

Sin embargo, desde este punto, todos los párrafos sí se han transformado en co-lumnas. Si queremos devolver a parte del texto su distribución original, colocamos el punto de inserción al comienzo de los párrafos a convertir.

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COLUMNAS

A continuación, desplegamos de nuevo el botón Columnas y escogemos Más Co-lumnas... Activamos el botón Una columna y en la lista Aplicar a, elegimos la opción De aquí en adelante.

Aceptamos el cuadro y contemplaremos cómo se ha efectuado la distribución correcta del texto.

También es posible convertir un texto en varias columnas periodísticas si se-leccionamos previamente éste. Una vez hecho, accedemos al cuadro de diálogo Columnas, establecemos el número de columnas deseadas y observamos cómo en la lista Aplicar a: ya está, por defecto, activada la opción Texto seleccio-nado. Aceptamos y vemos cómo solo el estilo elegido se ha aplicado al texto seleccionado previamente.

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0901 ¿Qué son las notas al pie y las notas finales0902 Insertar notas al pie0903 Insertar notas finales

0904 Mostrar y desplazarnos por las notas al pie y finales0905 Personalizar las notas

TEMA 9: NOTAS AL PIE Y NOTAS FINALES

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NOTAS AL PIE Y NOTAS FINALES

¿Qué son las notas al piey las notas finales?

A menudo, al revisar un documento o leer un libro, nos damos cuenta que aparecen pequeños textos en el pie de página de las hojas, a título aclarativo de una porción del texto principal. Esto es a lo que llamamos notas al pie o notas finales. Veamos la diferencia entre ambas.

Una nota al pie, es una cita o referencia que trata de ampliar o aclarar una parte de la información contenida en el texto de la página.

Sabemos que existe una nota al pie en una página cuando vemos que una palabra va acompañada al final de un carácter en superíndice.

Las notas al pie se colocan al final de la página que contenga la palabra o texto que se desea aclarar.

Las notas finales son muy parecidas a las anteriores. Su principal diferencia radica en que éstas aparecen al final del documento en cuestión y no al final de cada una de sus páginas.

Insertar notas al pie

Para insertar una nota al pie, debemos colocarnos al final de la palabra que vamos a comentar.

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Pinchamos en la ficha Referencias y, dentro del grupo Notas al pie, hacemos un clic sobre el botón Insertar nota al pie.

Word asigna de forma automática un número en superíndice a la palabra y escribe el mismo número al final de la página para escribir la cita o aclaración correspon-diente. A medida que vamos introduciendo más notas al pie, Word irá numerando cada una de ellas de manera correlativa.

Para eliminar una nota al pie, debemos eliminar el número en superíndice al final de la palabra comentada, nunca desde el final de la página, ya que de este modo, no se eliminará correctamente. Al eliminar una nota al pie, Word renumera el resto para que sigan siendo consecutivas.

Insertar notas finales

Como ya sabemos, las notas finales, difieren de las notas al pie en su posición den-tro del documento, ya que las primeras, en lugar de aparecer al final de cada página, se insertan en la hoja final del documento. Lo hacen de manera ordenada según su aparición en el texto.

Para insertar una nota al final, debemos colocarnos al final de la palabra o texto que vamos a referenciar. Pinchamos en el botón Insertar nota al final que se encuen-tra en el grupo Notas al pie de la ficha Referencias.

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Observamos cómo el proceso es idéntico al de las notas al final, con la excepción de la localización de éstas.

Word numera, por defecto, las notas al final con el estilo de números romanos en minúscula. Ahora sólo tendremos que escribir la aclaración.

Para eliminar una nota al final seguimos el mismo procedimiento que en el caso de las notas al pie, esto es, suprimimos la referencia en superíndice que Word asigna al texto en el documento, nunca la que se inserta en la zona de las notas al final.

Mostrar y desplazarnos por las notas al pie y finales

Si desplegamos el botón Siguiente nota al pie del grupo Notas al pie de la ficha Referencias, encontramos 4 opciones que nos permitirán movernos, tanto a tra-vés de las notas al pie, como de las notas finales.

Debemos saber que las opciones Siguiente nota al pie y Nota al pie anterior, sólo nos desplazan por las notas al pie de la página en la que esté situado el cursor.

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El botón Mostrar notas nos permite situarnos rápidamente en las notas al pie o notas al final de un documento.

Al pulsarlo, se abre un cuadro de diálogo donde tendremos que elegir qué tipo de notas queremos ver, en el caso de elegir, notas al pie, nos colocará en la zona de las notas al pie de la página donde esté situado el cursor.

Personalizar las notas

Word ofrece la posibilidad de alterar el formato de las notas al pie o finales. Para ello, pinchamos sobre el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Notas al pie de la ficha Referencias.

Se abre el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final. Desde la zona Posición tenemos que elegir a qué tipo de notas queremos aplicar los cambios.

Desde la zona Formato, decidimos el tipo de numeración que deseamos aplicar, ésta es similar a las que usábamos en las listas numeradas. Si ningún formato se adapta a nues-tro gusto, Word ofrece la posibilidad de insertar cualquier símbolo como marca de nota.

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Para ello, pinchamos el botón Símbolo y elegimos el que más nos guste. De este modo, todas las notas tendrían el mismo símbolo, por lo que no estarían numeradas.

Desde el contador Iniciar en: podemos elegir por dónde queremos que se empie-cen a numerar las notas.

En la lista desplegable Numeración, decidimos si queremos que ésta empiece de nuevo en cada página o, por el contrario, continúe la numeración una página tras otra.

Pulsamos Aplicar para modificar el formato de las notas que ya tengamos en el documento o en el botón Insertar, si lo que queremos es crear una nueva.

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1001 Dibujar tablas1002 Mover o copiar filas y columnas

1003 Dividir y unir tablas1004 Dividir y unir celdas

1005 Distribución y ajustes de celdas1006 Propiedades de tabla

1007 Estilos de tabla personalizados1008 Ordenar elementos dentro de una tabla

1009 Convertir tabla en texto1010 Repetir filas de título

1011 Fórmulas en una tabla. Conceptos básicos1012 Introducir fórmulas en una tabla

TEMA 10: TABLAS AVANZADAS

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TABLAS AVANZADAS

Dibujar tablas

En algunas ocasiones puede que una tabla creada de forma estándar no sea suficien-te. Para hacer tablas más complejas lo que hay que hacer es dibujarlas. Desplegamos el botón Tabla de la ficha Insertar y hacemos clic sobre la opción Dibujar tabla.

El puntero de nuestro ratón se ha transformado en un lápiz. Lo primero que hay que hacer es pinchar y arrastrar abriendo un rectángulo que contendrá la tabla.

Para dibujar las divisiones verticales de la tabla usaremos el mismo lápiz. Pinchamos en el borde superior o inferior de la tabla y arrastramos hasta el extremo opuesto.Por este procedimiento dividimos la tabla en el número de columnas que queremos y con el ancho deseado.

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TABLAS AVANZADAS

Para realizar una fila completa, bastará con pinchar y arrastrar el lápiz de un borde exterior de la tabla hasta el otro borde de la tabla. También podemos generar divi-siones interiores, pinchando desde un borde interior a otro.

Si nos hemos confundido, podemos borrar los bordes que sobren. Apretamos el botón Borrador del grupo Dibujar bordes de la ficha Diseño de herramientas de tabla y pinchamos sobre los segmentos sobrantes.

Podemos utilizar diversos formatos para los bordes de las tablas al dibujarlas. Bas-tará con que escojamos el Estilo de línea, el Grosor y el Color. Todas estas op-ciones están recogidas en el grupo Dibujar bordes de la ficha anterior.

A continuación, pinchamos en el botón Dibujar tabla y dibujamos un borde nue-vo o repasamos uno que ya estuviese creado.

Mover o copiar filas y columnas

Para cambiar de sitio una columna de una tabla, primero tenemos que seleccionar-la. Después hacemos clic en ella con el botón derecho del ratón.

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TABLAS AVANZADAS

En el menú contextual, seleccionamos la opción Cortar. Como vemos la columna desaparece.

Ahora, seleccionamos la columna que va a estar a la derecha de la columna que vamos a colocar y volvemos a pinchar con el botón derecho del ratón. En el menú contextual se ofrecen cuatro opciones de pegado que son, por este orden:

Insertar como columnas nuevas ; que coloca la columna cortada a la iz-quierda de la seleccionada.

Tabla anidada ; que coloca el contenido de la columna en cada una de las celdas de la columna seleccionada formando una tabla nueva que se anida a la principal.

Insertar como nuevas filas ; en este caso, el contenido de cada celda de la columna para a formar una nueva fila de la tabla.

Y, por último, Mantener solo texto ; que sustituye el texto de la columna seleccionada por el de la columna cortada.

Para nuestro ejemplo, pinchamos en la primera opción.

Para hacer esta operación con filas, seleccionamos la fila que vamos a mover, abri-mos de nuevo el menú contextual y seleccionamos la opción Cortar.

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TABLAS AVANZADAS

A continuación, seleccionamos la fila que quedará debajo de la que vamos a colo-car, hacemos clic con el botón derecho del ratón y observamos que las opciones de pegado son similares a las anteriores, solo que aplicadas a las filas. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos la tercera opción llamada, Insertar como nuevas filas.

Para copiar filas o columnas en lugar de moverlas, operaríamos exactamente igual pero elegiríamos la opción Copiar, en lugar de Cortar, en el menú contextual una vez seleccionadas.

Otro modo de mover columnas o filas sería, una vez las tuviéramos seleccionadas, pinchar y arrastrar con el ratón hasta la posición deseada.

Dividir y unir tablas

A veces resulta interesante dividir una tabla por alguna de sus filas para obtener más tablas o conseguir diseños más estéticos.

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TABLAS AVANZADAS

Es muy sencillo de hacer. Colocamos el cursor de escritura en cualquier celda de la primera fila de la que va a ser la segunda tabla, después pinchamos en la ficha Presentación de Herramientas de tabla y pulsamos el botón Dividir tabla del grupo Combinar.

Habremos obtenidos dos tablas diferentes a partir de una sola.

Para juntar dos tablas diferentes, debemos seleccionar la tabla superior y, con el menú contextual, elegir la opción Cortar.

Una vez cortada, situamos el punto de inserción en una celda de la primera fila de la tabla inferior. Después escogemos la opción Insertar como nueva fila del menú contextual y las tablas se unirán.

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TABLAS AVANZADAS

Si entre las tablas que hemos divido no existe texto u otros elementos, también podemos unirlas borrando el espacio que las separa.

Dividir y unir celdas

Al igual que podemos dividir y unir tablas enteras, también podemos hacer lo mis-mo con las celdas de las tablas por separado.

Para unir varias celdas en una sola, debemos seleccionarlas y pulsar el botón Com-binar celdas de la ficha Presentación de Herramientas de tabla. Esto mismo podemos hacerlo desde el menú contextual de las celdas.

Para dividir una celda en varias, debemos colocar el cursor en la celda a dividir y, o bien pulsar el botón derecho del ratón y elegir la orden Dividir celdas del menú contextual, o bien, pulsar el botón Dividir celdas del grupo Combinar de la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

En ambos casos se abre un pequeño cuadro de diálogo en el que tendremos que indicar el número de filas y columnas en los que queremos dividir la celda seleccionada.

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TABLAS AVANZADAS

Distribución y ajustes de celdas

En ocasiones después de manipular las dimensiones y formatos de las tablas y sus contenidos, comprobaremos que quedan distribuidas muy irregularmente.

Podemos repartir el espacio que ocupan las filas y columnas para evitar este efecto. Primeramente seleccionamos la tabla completa.

Después hacemos clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Distribuir columnas uniformemente.

Como vemos, lo que sucede es que el programa reparte el ancho máximo de la tabla por igual entre las columnas que la componen.

Si ahora volvemos al menú contextual de la tabla y escogemos la opción Distri-buir filas uniformemente, observaremos cómo el alto de sus filas se iguala.

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TABLAS AVANZADAS

También podemos distribuir columnas y filas uniformemente, pulsando los bo-tones con ese nombre del grupo Tamaño de celda de la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

Otro de los ajustes que debemos conocer de las tablas es la alineación del contenido de las celdas. Primeramente efectuamos la selección de los elementos de la tabla con los que vayamos a trabajar.

Una vez más abrimos el menú contextual, situamos el puntero del ratón en la op-ción Alineación de celdas.

Cada uno de los iconos que se han desplegado, representa cómo quedarán los tex-tos dentro de las celdas. Escogemos el que necesitamos pinchando sobre él.

Si nos fijamos, poseemos los mismos botones en el grupo Alineación de la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

En el mismo grupo está también el botón Dirección del texto. Pinchando suce-sivamente en él, vemos cómo afecta a la orientación vertical del texto dentro de las celdas. El último botón del grupo Alineación llamado Márgenes de celda, nos permite, a partir del cuadro de diálogo que se abre al pulsar en él, establecer el espacio que habrá entre los bordes y el contenido de las celdas. Debemos saber que estos cambios afectarán a todas las celdas de la tabla por igual.

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TABLAS AVANZADAS

Propiedades de tabla

Las tablas disponen de un cuadro de diálogo que permite controlar gran parte de sus características. Primero seleccionamos la tabla.

A continuación elegimos cualquiera de estos tres pasos; hacemos clic con el botón derecho del ratón y escogemos la opción Propiedades de tabla, o pinchamos en el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Tamaño de celda de la ficha Presentación de Herramientas de tabla o en el botón Propiedades del grupo Tabla de la misma ficha.

En la pantalla se abre un cuadro de diálogo con varias pestañas. Hacemos clic en la pestaña Tabla.

En la sección Alineación podemos escoger la que deseamos para la tabla en rela-ción con la página: a la izquierda, centrada o a la derecha de la hoja.

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TABLAS AVANZADAS

También podemos especificar cuál será la posición de la tabla respecto al texto que la rodea. La opción Ninguno, sitúa la tabla encima del texto y no permite rodearlo.

La opción Alrededor hace que el texto rodee la tabla, con independencia de su posición. Aceptamos el cuadro y vemos cómo la tabla se centra.

Si además movemos la tabla hacia el interior del texto, observamos cómo el texto se distribuye a su alrededor. También podemos controlar la distancia que hay entre los bordes de la tabla y el texto. Volvemos a seleccionar la tabla y escogemos la opción Propiedades de tabla de su menú contextual.

Pulsamos el botón Posicionamiento y se abrirá otro cuadro. Comprobamos cómo es posible decidir la posición de la tabla con total exactitud, en las secciones Hori-zontal y Vertical.

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TABLAS AVANZADAS

En la sección Distancia desde el texto adyacente, encontramos los con-tadores que manipulan el espacio entre texto y tabla: Superior, Inferior, Izquierda y Derecha.

Aceptamos el cuadro y presionamos el botón Aceptar del cuadro principal. Ob-servaremos cómo se ha incrementado la distancia entre la tabla y el texto en las cantidades que indicamos.

Estilos de tabla personalizados

Ya sabemos aplicar un estilo predeterminado a una tabla. Recordemos que es tan sencillo como, una vez colocado el cursor dentro de la tabla, desplegar el botón Más de Estilos de tabla de la ficha Diseño de herramientas de tabla y pinchar en el que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Pero Word va más allá y nos permite crear nuestros propios estilos de tabla.

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TABLAS AVANZADAS

Para hacerlo, debemos pinchar en la opción Nuevo estilo de tabla… que se des-pliega al pulsar el botón Más de Estilos de tabla.

Se abre el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato.

En la lista Nombre tenemos que escribir el que vamos a usar para identificar nues-tro estilo. La lista Estilo basado en, contiene todos los estilos por si deseamos basarnos en alguno de ellos para crear el nuestro.

En la sección Formato desplegamos la lista Aplicar formato a, donde tenemos que elegir a qué parte de la tabla se aplica este estilo: a toda la tabla, a la fila de encabezados, a la última columna, etcétera.

Debajo encontramos todos los botones y listas adecuados para ir generando los diferentes formatos que compondrán el estilo de tabla. Aceptamos para ver los cambios.

También podemos cambiar los estilos, seleccionando uno y presionando la opción Modificar estilo de tabla del menú desplegable Estilos de tabla.

Cuando creamos un estilo de tabla propio, éste se guarda al inicio de la lista Estilos de tabla. Si deseamos borrarlo, presionamos sobre él con el botón secundario del ratón y hacemos clic sobre Eliminar estilo de tabla. A continuación, aceptamos el cuadro de aviso que aparece en el documento.

Desde el mismo menú contextual, también podemos generar nuevos estilos o mo-dificar los ya existentes presionando las opciones correspondientes.

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TABLAS AVANZADAS

Con independencia del estilo elegido, podremos decirle al programa que aplique o no todos sus formatos a la tabla.

Esto se realiza activando o desactivando las casillas de verificación del grupo Op-ciones de estilo de tabla de la ficha Diseño de Herramientas de tabla.

Como vemos, es una forma muy sencilla de aplicar formatos a las tablas de nuestros documentos.

Ordenar elementos dentro de una tabla

Word permite ordenar de modo ascendente o descendente los datos de una tabla tomando como referente las columnas de la misma.

Podemos establecer hasta tres criterios distintos por los que ordenar.

Nos posicionamos en cualquier celda de la tabla y pinchamos en el botón Ordenar del grupo Datos de la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

Se muestra el cuadro de diálogo con el mismo nombre, donde podremos ordenar los datos.

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TABLAS AVANZADAS

Hasta por tres columnas diferentes y el modo en que queramos que aparezcan éstos; ascendente (de la “A” a la “Z” o de menor a mayor número) o descendente-mente (de la “Z” a la “A” o de mayor a menor número).

En la sección La lista será, debemos indicar a Word si la tabla consta de fila de encabezado, normalmente la 1ª fila de la tabla donde están escritos los títulos de las columnas, es la que se conoce como fila de encabezado. Si activamos esta op-ción, Word no tendrá en cuenta esta fila de la tabla a la hora de ordenar los datos.

Pulsamos Aceptar para concluir nuestra labor.

Convertir tabla en texto

Podemos prescindir de una tabla sin tener, por ello, que borrar su contenido.

Word posee una herramienta que permite transformar una tabla sólo en texto. Esto se hace a través del botón Convertir texto a del grupo Datos de la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

Al pinchar sobre él se abre un cuadro de diálogo desde donde tendremos que elegir el modo en que queramos convertir la tabla.

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TABLAS AVANZADAS

La opción Marcas de párrafo separa con Enter cada una de las celdas de la tabla.

La opción Tabulaciones convierte la tabla en un texto tabulado en tantas columnas como tuviese la tabla.

La opción Puntos y comas, separa cada celda por un “;” en tantas filas como tu-viese la tabla.

La opción Otro, es idéntica a la anterior, con la diferencia de que podemos elegir cualquier carácter para la separación de las celdas.

Repetir filas de título

A veces debemos trabajar con tablas de gran volumen cuya extensión puede supe-rar varias páginas del documento. Cuando esto sucede, para no perder el hilo de la información que estamos viendo, debemos repetir el contenido de la primera fila de la tabla, cada vez que iniciamos una nueva página.

En principio, esto no debería dar ningún problema pero, si más adelante necesi-tamos modificar parte de la tabla, añadiendo o eliminando filas, es muy posible que las filas de títulos que anotamos anteriormente, se muevan también y no se queden en la posición deseada.

Word posibilita que este error no se cometa, repitiendo automáticamente la pri-mera fila de encabezado de la tabla en todas las páginas que sean ocupadas por ella. Para ello, seleccionamos la primera fila de tabla, o Fila de encabezado, y presio-namos el botón Repetir fila de título del grupo Datos de la ficha Presentación de herramientas de tabla.

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TABLAS AVANZADAS

Fórmulas en una tabla Conceptos básicos

Word permite realizar algunos cálculos básicos con los datos contenidos en las tablas. Es muy importante saber, que aunque esto sea posible, Word no es el pro-grama idóneo para hacerlo y que si lo que necesitamos es realizar cálculos más específicos, deberemos realizarlos en Microsoft Excel.

Para insertar una fórmula en una tabla, primero tenemos que saber cómo reconoce Word los elementos de la misma. A las columnas de una tabla las reconoce por una letra empezando siempre por la “A” y siguiendo en orden alfabético. De esta manera la primera columna de una tabla sería la “A”, la segunda la “B” y así, sucesivamente.

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TABLAS AVANZADAS

A las filas de una tabla las numera de menor a mayor empezando por el número 1. De esta manera, la primera fila sería la nº 1, la segunda la nº 2, y así sucesivamente.

Para reconocer una celda, Word las nombra poniendo primero la letra de la co-lumna donde esté situada y, a continuación, el número de su fila. De este modo, si estamos hablando de la celda B3, nos referimos a la celda que se encuentra en la intersección de la columna 2 (columna B) con la fila 3. Siguiendo este ejem-plo, la celda A1, sería la primera de la tabla, la D8, la que correspondiera en la intersección de la cuarta columna (columna D) con la fila número 8.

Existen distintas funciones que podemos usar para realizar cálculos con los datos de las tablas, a continuación citaremos las más comunes de ellas:

- Average: Calcula el promedio, es decir, la media de una serie de números.- Count: Cuenta el número de elementos en una serie.- Max: Halla el valor máximo de una serie de números.- Min: Halla el valor mínimo de una serie de números.- Product: Multiplica los números de una serie.- Sum: Suma los números de una serie.

Además de estas funciones predefinidas por Word, también podemos usar los opera-dores aritméticos comunes; suma (+), resta (-), división (/) y multiplicación (*)

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TABLAS AVANZADAS

Cuando queramos realizar cálculos que afecten a más de una celda, por ejem-plo; sumar todos los datos de una fila o columna, tendremos que saber indi-cárselo a Word.

De este modo, para referirnos a un grupo de celdas que sean consecutivas lo hare-mos, citando la primera, escribiendo “:” y citando la última. Por ejemplo; si escri-bimos “A1:A6”, estaríamos incluyendo en los cálculos todas las celdas compren-didas entre la celda A1 a la celda A6 ambas incluidas, esto es; “A1, A2, A3, A4, A5 y A6”.

Podríamos traducir el uso de los dos puntos como “desde - hasta”.

Si lo que queremos es referirnos a un grupo de celdas que no sean consecutivas lo haremos separando cada una de ellas por “;”. Un ejemplo sería; “A1;B4;F5”, en el que sólo esas tres celdas se verían implicadas en los cálculos.

Para finalizar, comentar que la selección de las celdas puede incluir los dos ejemplos anteriores. De este modo si escribimos “A3:A6;E2”, las celdas que intervendrían en el cálculo serían las que fueran desde la celda A3 hasta la celda A6 (A3, A4, A5 y A6) más la celda E2.

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TABLAS AVANZADAS

Introducir fórmulas en una tabla

Veamos cómo introducir fórmulas en una tabla. Fíjate en la tabla que tenemos en el documento. Lo primero que vamos a hacer es calcular el promedio de los coches vendidos en los tres años de cada municipio.

Nos colocamos en la celda que está debajo de la que tiene escrito el texto “Prome-dio”, esta celda para Word es la F2 y pulsamos el botón Fórmula del grupo Datos en la ficha Presentación de Herramientas de tabla.

Se abre el cuadro de diálogo Fórmulas, desde el que estableceremos el cálculo a realizar. Por defecto en el cuadro de texto Fórmula, Word escribe la que considera más probable que vayamos a realizar. Borramos todo el contenido de este cuadro de texto menos el signo igual, que siempre tiene que estar al principio de una función.

Desplegamos la lista Pegar función, en esta lista Word ofrece todas las opciones de fórmulas que posee, en nuestro caso elegimos Average, que como ya sabemos es la que calcula el promedio de una serie de números.

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TABLAS AVANZADAS

Vemos cómo se ha escrito en el cuadro de texto Fórmula la función y, a continua-ción, dos paréntesis. En medio de dichos paréntesis es donde tendremos que indicar las celdas que se verán implicadas en el cálculo. En nuestro caso, estas celdas son desde la C2 hasta la C4, que son las que tienen los datos de los coches vendidos en “Yunquera de Henares” en los años 2009, 2010 y 2011.

Colocamos el cursor entre los paréntesis y escribimos “C2:C4”.

En la lista desplegable Formato de número elegimos el primero de ellos, para que ponga el punto de millares en el caso de que el número resultante lo requiera.

Aceptamos el cuadro y vemos cómo aparece escrito el resultado de la operación en la celda.

Practiquemos ahora con otra función, vamos a sumar todos los coches vendidos en el año 2009.

Nos colocamos en la última celda de la columna “Año 2009” y pulsamos el botón Fórmula.

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TABLAS AVANZADAS

Como en el caso anterior, borramos lo que aparece en el cuadro de texto Fórmula, hasta dejar solamente el signo igual.

Desplegamos la lista Pegar función y elegimos Sum.

Escribimos el conjunto de celdas “C2:C20” entre los paréntesis y elegimos el mis-mo formato de número que en el caso anterior.

Al aceptar el cuadro vemos cómo Word ha calculado el resultado.

Es muy importante que sepamos que Word no actualizará los datos de forma automática como lo haría Excel en el caso de variar el valor de una de las celdas implicadas en la función.

Es por ello, que debemos hacerlo manualmente. Por lo tanto, si hemos cambia-do los valores de la tabla y queremos que Word actualice alguna de sus fórmu-las, debemos colocar el cursor sobre la celda que contiene la fórmula y pulsar la tecla F9.

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TABLAS AVANZADAS

Del mismo modo, tendríamos que repetir la función Promedio y Suma por cada una de las filas y columnas donde quisiéramos calcular los resultados. Por ello, es importante volver a recordar, que a no ser que los cálculos sean muy básicos y no repetitivos, Word no es el programa preciso para realizar este tipo de tareas.

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1101 Insertar símbolos1102 Conociendo las ecuaciones

1103 Insertar una ecuación1104 Uso de WordArt

1105 Introducción a los gráficos1106 Insertar un gráfico

1107 Modificar un gráfico1108 Introducción a los diagramas1109 Insertar un gráfico SmartArt1110 Personalizar un diagrama

1111 Insertar capturas de pantalla

TEMA 11: INSERCIÓN DE ELEMENTOS

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INSERCIÓN DE ELEMENTOS

Insertar símbolos

A parte de las letras, números y los caracteres ortográficos que podemos encontrar en los teclados de los ordenadores, es fácil que algunas veces necesitemos incluir otro tipo de caracteres en los documentos.

Para hacerlo, desplegamos el botón Símbolo del grupo Símbolos de la ficha In-sertar. Aparece una pequeña muestra con varios símbolos que podemos insertar en nuestro documento. Si ninguno es el que necesitamos, pinchamos en la opción Más símbolos, que abrirá un cuadro de diálogo donde podemos encontrar gran cantidad de ellos, dentro de la pestaña Símbolos.

Debajo de la tabla aparece una fila que contiene los símbolos de uso más frecuente. Además no disponemos solamente de esta tabla de símbolos, si desplegamos la lista Fuente, accedemos a las tablas de símbolos de los diferentes tipos de fuente.

Para insertar un símbolo, hacemos clic sobre él y pulsamos el botón Insertar. Cuando cerremos el cuadro de diálogo observaremos el resultado.

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En algunos casos hay símbolos que usamos muy a menudo y es aconsejable asig-narles una combinación de teclas para insertarlo. Así evitamos tener que estar ac-cediendo al cuadro de diálogo de símbolos.

Desplegamos el botón Símbolos de la ficha Insertar y elegimos la opción Más Símbolos. Escogemos el símbolo y pulsamos el botón Teclas.

En el cuadro que se abre, nos fijamos en el campo Nueva tecla de método abre-viado. Es el momento de realizar la combinación de teclas que insertará el símbolo en el documento.

Esta combinación de teclas no debe estar ocupada ya por otro símbolo o comando de Word. Cuando esté, pulsamos el botón Asignar y veremos cómo la combina-ción aparece en la lista Teclas activas.

Finalmente cerramos el cuadro actual y cancelamos el cuadro principal. Para comprobar el funcionamiento, apretamos la combinación de teclas que hemos configurado y el símbolo se insertará con esta única operación.

También existe una lista de caracteres especiales que podemos utilizar. Abrimos el cuadro de diálogo Símbolo como hemos visto anteriormente, y pinchamos la pestaña Caracteres especiales.

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Observamos la lista de caracteres disponibles y sus combinaciones de teclas. Pode-mos seleccionar el que queramos y presionamos el botón Insertar.

Al cerrar el cuadro veremos el carácter insertado.

Conociendo las ecuaciones

Word dispone de una galería de ecuaciones predeterminadas, que están disponi-bles para insertar directamente en nuestros documentos.

Para hacerlo, será suficiente con desplegar el botón Ecuación del grupo Símbolos en la ficha Insertar y elegir la que estamos buscando.

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Vemos que Word cuenta con ecuaciones conocidas como son: la fórmula cuadrá-tica para resolver ecuaciones de segundo grado, el teorema de Pitágoras, el de los binomios de Newton o el área de un círculo.

Sin embargo, es muy probable que la ecuación que necesitemos insertar en nuestro documento no sea ninguna de éstas. En este caso, deberemos crearla nosotros mis-mos. Para ello, pulsamos sobre la opción Insertar nueva ecuación del menú que se despliega al pinchar el botón Ecuación.

Observamos que aparece una ficha contextual llamada Diseño dentro de Herra-mientas de ecuación.

Esta ficha está dividida en tres grupos: Herramientas, Símbolos y Estructuras.

Desde el grupo Herramientas podremos variar la forma en la que se muestra la ecuación entre Profesional, Lineal o Texto normal.

Desde el grupo Símbolos podremos insertar distintos símbolos en nuestra ecuación.

Al pinchar en el botón Más del grupo observamos una lista desplegable en su parte superior que nos permite elegir entre otros símbolos como pueden ser: matemáti-cos, letras griegas, operadores, flechas, etc.

El grupo Estructuras cuenta con una amplia galería de distintas construcciones mate-máticas como pueden ser: integrales, corchetes, matrices, funciones, fracciones, etc. Todas ellas se despliegan para mostrar las subestructuras que podemos elegir.

Insertar una ecuación

Observamos la ecuación que se muestra a continuación, vamos a reproducirla exactamente igual desde la herramienta Ecuación.

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Pulsamos sobre la opción Insertar nueva ecuación que se despliega al pinchar en el botón Ecuación del grupo Símbolos de la ficha Insertar.

Desplegamos el botón Integral del grupo Estructuras de la ficha contextual Di-seño de Herramientas de ecuación y pinchamos en la primera de ellas.

Nos colocamos dentro del cuadrado punteado que ha aparecido en el documento para insertar la fracción.

Desplegamos el botón Fracción y elegimos la primera de ellas llamada Fracción apilada.

Nos colocamos en el cuadrado superior de la fracción, desplegamos el botón Más del grupo Símbolos y, a continuación, desplegamos también la fila superior para elegir la opción Letras manuscritas.

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En el primer apartado elegimos la “d” minúscula y, a continuación, hacemos lo mismo para la “x”.

Nos colocamos en el cuadrado inferior de la fracción y escribimos directamente “1 + 9”, a continuación, desplegamos el botón Índices y elegimos el primero de ellos llamado Superíndice.

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Escribimos la “x” del mismo modo que hicimos anteriormente y pinchando en el cuadrado del superíndice escribimos el número 2.

Ahora mismo estamos colocados a la altura del superíndice y debemos escribir el igual que está a la altura de la fracción, para conseguirlo, pulsaríamos la tecla de mo-vimiento derecha tantas veces como fuera necesario. En nuestro ejemplo, sólo dos.

Escribimos el signo “=” e insertamos el mismo tipo de fracción que en el caso anterior.

Como lo que vamos a escribir son números, lo hacemos directamente sobre los cuadrados. Al finalizar, pulsamos una vez la tecla de movimiento derecha e inser-tamos el texto “arctg” directamente.

Desplegamos el botón Corchete y elegimos el primero de ellos. Dentro del cuadra-do escribimos el número 3 y la “x” como ya sabemos.

Nos colocamos al final de la función haciendo clic con el ratón y elegimos la opción Operadores de la lista desplegable Símbolos para pulsar sobre el botón “+”.

Para finalizar elegimos la opción Matemáticas básicas del grupo Símbolos y pulsamos sobre la “C”.

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Word permite mostrar la función de manera lineal si esa fuera nuestra necesidad. Para ello, pulsamos o bien el botón Lineal del grupo Herramientas o pinchamos en la flecha que acompaña a la función y elegimos la opción Lineal.

También es posible guardar la ecuación para usos futuros, pinchamos en la flecha que acompaña a la ecuación y elegimos la opción Guardar como nueva ecua-ción. En el cuadro de diálogo que aparece tan sólo tendríamos que escribir un nombre para la ecuación y pulsar Aceptar.

Guardamos el documento con el nombre “Ecuaciones II” y salimos de Word, al hacerlo nos preguntará si queremos guardar los cambios en el documento “Buil-ding Blocks.dotx” . Si contestamos que Sí, la ecuación que hemos guardado apa-recerá como predeterminada las próximas veces que usemos Word.

Uso de WordArt

Podemos insertar textos de WordArt para crear títulos y rótulos originales y divertidos.

Antes de comenzar deberemos saber que un título realizado con WordArt no se considera un texto, es más parecido a un elemento de dibujo. Para crear uno, hace-mos clic con el ratón sobre el botón WordArt del grupo Texto en la ficha Insertar y elegimos el modelo que más nos guste.

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En el documento habrá aparecido un cuadro de texto seleccionado para introducir en él el contenido deseado. Borramos el texto de prueba y anotamos el nuestro. Al mismo tiempo, ha aparecido una nueva ficha en la ventana de Word llamada Formato de herramientas de dibujo.

Como podemos observar, varios de los grupos de esta ficha son comunes a los utilizados en el caso de otros objetos como formas e imágenes. Ejemplo de lo an-terior serían las herramientas contenidas en el grupo Organizar para colocar el WordArt en la posición deseada con respecto al texto o las del grupo Tamaño para ajustar el ancho y alto del objeto WordArt de manera precisa.

Si queremos variar el texto que hemos escrito simplemente colocamos el cursor de nuevo sobre el objeto WordArt y realizamos los cambios oportunos. Para cambiar los atributos y estilos de la fuente con la que está escrito el objeto WordArt proce-deremos como si de un texto normal se tratase. Esto es, seleccionándolo y utilizan-do las herramientas contenidas en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Podemos girar el texto como si de una forma cualquiera se tratase. Es decir, pincha-mos en el círculo verde situado encima del manejador central superior y arrastra-mos a derecha o izquierda hasta conseguir el giro deseado.

Es posible cambiar la orientación del texto WordArt desplegando el botón Direc-ción del texto del grupo Texto.

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Si el objeto WordArt está formado por varias líneas de texto, podemos alinear éstas desde el botón Alinear texto del grupo Texto.

Podemos cambiar el estilo de nuestro objeto WordArt de forma rápida y sencilla, haciendo clic en cualquier otro modelo de la lista desplegable Estilos de WordArt.

Si queremos un estilo más preciso podemos personalizar tanto el relleno como el contorno del objeto así como aplicarle efectos especiales, desde los botones con el mismo nombre del grupo Estilos de WordArt.

Por último, podemos hacer que el texto de nuestro objeto WordArt se ajuste a alguna forma en concreto. Para ello, primero le aplicamos cualquier estilo de forma desplegando el botón Más de la galería disponible en el grupo Estilos de forma. A continuación, desplegamos el botón Editar forma del grupo Insertar formas, seleccionamos la orden Cambiar forma y presionamos sobre la que más nos agra-de en el menú que aparece.

Introducción a los gráficos

Un gráfico es una representación visual de los datos numéricos contenidos en una tabla.

Al igual que ocurría con las funciones en las tablas, Word no es el programa idóneo para realizar gráficos.

Como veremos más adelante, cuando insertamos un gráfico en Word, real-mente lo que se abre es el programa Microsoft Excel para que introduzca-mos los datos.

Pero antes de aprender cómo se introducen los gráficos, debemos saber algo acerca de las partes en que están constituidos.

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Éste podría ser un gráfico cualquiera insertado en Word, todo lo que está dentro del marco que Word crea es el Área del gráfico y la zona recuadrada sería el Área de trazado.

Cada columna de la tabla de datos se representa en el gráfico como una Serie. En nuestro caso, una Serie sería el conjunto de barras del mismo color.

Si la tabla de datos tiene títulos de fila, éstos se representarán como Categorías en el gráfico.

Todos los gráficos tienen dos ejes, exceptuando los circulares: el eje X, que sería donde están las Categorías y el eje Y, que es donde está reflejado el baremo nu-mérico por el que se medirán las Series.

Si el gráfico tuviera un diseño tridimensional, aparecería además un eje Z.

Todos los gráficos necesitan de una clave que represente las Series de datos para que se puedan interpretar. Dicha clave es la Leyenda.

Dependiendo del tipo de gráfico que hayamos insertado, nos podemos encon-trar con que se hayan agregado o quitado parte de los elementos que acabamos de explicar.

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De este modo, podemos agregar a un gráfico elementos como: el título del propio gráfico, los títulos de sus ejes o más divisiones en los planos posteriores o laterales.

Del mismo modo, un gráfico circular prescindirá de ejes de valores debido a su forma.

Podemos resumir todo esto, en que lo más importante a la hora de realizar un grá-fico es que éste sea representativo y se pueda leer correctamente, a partir de ahí, cada usuario es libre de configurarlo con los elementos que considere oportunos para reforzar la idea anterior.

Insertar un gráfico

Para insertar un gráfico, tenemos que pulsar el botón Gráfico del grupo Ilus-traciones de la ficha Insertar. Se abre un cuadro de diálogo que muestra todos los tipos de gráficos que podemos utilizar.

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Dependiendo del tipo de datos que queremos representar, debemos elegir un tipo u otro. De este modo, usaremos los gráficos en forma de columnas o líneas cuando queramos representar más de una serie de datos.

Los gráficos de barras y áreas los usaremos cuando queramos representar una sola serie de datos en distintas fases.

Los gráficos circulares y de anillos, los utilizaremos cuando queramos representar las partes de una serie dentro de un todo.

En nuestro caso, vamos a elegir el tipo Columna y el subtipo Columna agrupada 3D.

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Vemos como aparece la aplicación Microsoft Excel, la cual tiene rellena una tabla de ejemplo. Al mismo tiempo en el documento de Word se ha insertado un marco que contiene al gráfico de ejemplo.

Ahora tan sólo tendremos que cambiar los valores de la tabla de ejemplo por los que queramos.

Si quisiéramos añadir más filas o columnas a la tabla para que se representen en el gráfico, debemos pinchar y arrastrar el recuadro azul que delimita el área de la tabla en Excel y agregar los nuevos datos.

Cuando hayamos finalizado de escribir los datos, cerramos la ventana de Excel para volver a nuestro documento. Observamos cómo el gráfico se ha actualizado con los valores introducidos en Excel.

Modificar un gráfico

Cuando insertamos un gráfico, aparecen en la ventana de Word tres fichas con-textuales que nos ayudarán en su edición.Desde la ficha Presentación de He-rramientas de gráficos, podemos añadir o modificar las etiquetas que lo com-ponen. Por ejemplo; vamos a poner un título al gráfico, para ello, desplegamos el botón Título del gráfico y elegimos de las opciones el modo que más se ajuste a nuestras necesidades.

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Para escribir el título, tan sólo tendremos que pinchar en el recuadro que ha apare-cido en el gráfico y escribir lo que queramos.

Vamos a añadir también títulos en los dos ejes. Para ello, desplegamos el botón Rótulos del eje y elegimos la opción que queramos tanto para el eje horizontal como para el vertical.

Podemos variar la posición de la Leyenda desde el botón desplegable Leyenda y mostrar los valores de las Series desde el botón desplegable Etiquetas de datos.

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También podemos mostrar la Tabla de datos debajo del gráfico si desplegamos el botón que tiene su nombre del grupo Etiquetas.

Borrar un elemento del gráfico es tan sencillo como seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

Podemos personalizar la fuente y el tamaño de los textos de los elementos como lo haríamos con cualquier texto.

Desde la ficha Formato podemos variar la apariencia de cada uno de los elementos del gráfico. Para ello, bastará con seleccionar el que deseemos cambiar y utilizar las herramientas contenidas en el grupo Estilos de forma para las formas del gráfico y las herramientas del grupo Estilos de WordArt para los textos.

Podemos variar la posición del gráfico respecto de la página del texto, así como su tama-ño usando las herramientas que ya conocemos de los grupos Organizar y Tamaño.

Para cambiar el aspecto de todo el Área de trazado, utilizaremos la lista des-plegable Estilos de diseño de la ficha Diseño y pulsaremos sobre el que sea de nuestro agrado.

En el grupo Diseños de gráfico de la ficha Diseño, encontramos distintas com-binaciones de elementos para nuestro gráfico.

Podemos cambiar el tipo de gráfico, pulsando el botón Cambiar tipo de gráfi-co, el cual nos devolverá al cuadro de diálogo inicial donde nos permite sustituir nuestro tipo por otro.

Para finalizar, comentar que si en algún momento necesitamos modificar los datos del gráfico, podemos hacerlo pinchando en el botón Editar datos del grupo Datos de la ficha Diseño. Al hacerlo, se volverá a mostrar la tabla de Excel para editar su contenido.

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Introducción a los diagramas

Un diagrama es una representación gráfica a través de la cual se puede mostrar un proceso, idea u organización de elementos. Word cuenta con una potente y vasta herramienta que nos permite insertar diagramas en nuestros documentos. Estamos hablando de los elementos SmartArt. Para insertar uno de ellos debemos pinchar en el botón SmartArt del grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.

Al igual que ocurría con los gráficos, existen distintos tipos de diagramas, y debe-mos elegir el estilo que mejor se adapte a aquello que queremos representar. Word nos deja elegir entre:

- Diagramas de lista: los usaremos cuando queramos representar visualmente una lista de elementos que pueden o no estar relacionados entre sí. Por ejemplo: lista de gastos de una empresa en un trimestre determinado.

- Diagramas de proceso: los usaremos para visualizar una lista de tareas orde-nadas a fin de realizar un proceso, de tal manera que si no se cumple uno de sus elementos no puede pasarse al siguiente. Por ejemplo: pasos que han de seguirse para apagar correctamente un ordenador.

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- Diagramas en ciclo: visualizan una secuencia circular de pasos relacionados en una tarea, de tal manera que al llegar al último vuelve a comenzar el ciclo. Por ejemplo: ciclo de la lluvia.

- Diagramas en jerarquía: los usamos para visualizar una estructura organizada de elementos, estos diagramas también se conocen con el nombre de Organigra-mas. Por ejemplo; la plantilla de trabajadores de una empresa, empezando por el director y pasando por cada uno de los departamentos.

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- Diagramas en relación: los usamos cuando queramos mostrar elementos que pueden combinarse o solaparse a otros a fin de realizar el mismo proceso. Por ejem-plo: La unión de distintos programas informáticos para realizar una carta.

- Diagramas en matriz: muestran visualmente distintos elementos relacionados para formar un todo. Por ejemplo: trabajo que debe realizar cada empleado para dar por concluido un proyecto laboral.

- Diagramas en pirámide: muestran elementos relacionados proporcionalmente, en los cuales los superiores dependen de los inferiores. Podemos prescindir de un elemento superior de la pirámide y ésta seguirá funcionando, pero no al revés. Por ejemplo: la pirámide animal.

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- Diagramas de imagen: Complementa a todos los anteriores en el caso de que necesitemos, además de texto, mostrar imágenes en el diagrama.

A parte de esta breve generalización sobre los distintos usos de los diferentes tipos de diagramas, debemos saber que cuando vamos a insertar un gráfico SmartArt, Word nos informa en el panel derecho del cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt de la idea que comunica cada uno de ellos.

Insertar un gráfico SmartArt

Vamos a insertar un diagrama en nuestro documento. Pinchamos el botón SmartArt que se encuentra en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.

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Se abre un cuadro de diálogo desde donde elegiremos el modelo y sub-modelo del diagrama haciendo un clic sobre ellos.

Vemos que han aparecido dos fichas contextuales desde donde podremos per-sonalizar nuestro diagrama, llamadas Diseño y Formato de Herramientas de SmartArt.

Del mismo modo, se ha insertado un marco en nuestro documento que contiene el diagrama de ejemplo. A su izquierda habrá aparecido un panel llamado Panel de tex-to, si no fuera así, pincharemos el botón con dos flechas situado en el centro del borde izquierdo del marco del diagrama o desde el botón Panel de texto del grupo Crear gráfico de la ficha Diseño. Para introducir los textos podemos hacerlo de dos formas: escribiendo directamente sobre el dibujo del diagrama o desde el Panel de texto.

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Podemos agregar formas al diagrama también de dos maneras. Primera: selecciona-mos la forma en el diagrama a la cual deseemos agregar un elemento y pulsamos el botón Agregar forma del grupo Crear gráfico en la ficha Diseño de Herra-mientas de SmartArt y elegimos la opción que se ajuste a nuestras necesidades.

Segunda: directamente desde el Panel de texto que funciona exactamente igual que una lista multinivel, donde pulsaremos la tecla Enter para crear un nuevo elemento debajo del que tengamos seleccionado y las teclas Tabulación y May + Tabulación para aumentar y disminuir niveles de la lista respectivamente.

Borrar un elemento es tan sencillo como seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

Personalizar un diagrama

Para variar el diseño del diagrama en su totalidad desplegamos la lista Diseños de la ficha Diseño y elegimos el que queramos aplicar.

Podemos cambiar la composición de colores desde el botón desplegable Cambiar colores del grupo Estilos SmartArt de la ficha Diseño. Desde el botón Más del mismo grupo elegiremos el estilo visual que deseemos para el diagrama. Para volver al estilo original del diagrama pinchamos en el botón Restablecer gráfico de la ficha Diseño.

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Si lo que queremos es variar las formas del diagrama por separado debemos recurrir a la ficha Formato.Podemos variar la forma de un elemento del diagrama si una vez seleccionada, pulsamos el botón Cambiar forma del grupo Formas. Desde el mismo grupo también podemos aumentar o disminuir el tamaño de un elemento respecto del resto, desde los botones Mayor y Menor.

Desde el grupo Estilos de forma elegimos o bien, una forma de las predetermi-nadas por Word desplegando la lista de Estilos, o bien, personalizando la forma desde los botones desplegables Relleno, Contorno y Efectos de forma.Podemos aplicar a los textos de la forma un efecto WordArt desde el grupo Estilos de Wor-dArt y, del mismo modo que en el caso anterior, personalizarlos aplicando rellenos, contornos o efectos.

Desde el grupo Organizar de la ficha Formato de SmartArt encontramos las herramientas para situar y modificar la posición u orientación del diagrama con respecto a la página.

Por último, podemos establecer las medidas del objeto SmartArt, desplegando el botón Tamaño de la ficha Formato.

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Debemos saber que dependiendo del tipo de diagrama que insertemos, algunas de las herramientas que hemos visto puede cambiar, ampliarse o desaparecer para adaptarse al diseño del estilo elegido, no obstante, serán muy similares en su uso.

Insertar capturas de pantalla

Desde el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar también podemos colocar en el documento la imagen de cualquier ventana que tengamos abierta en Windows. Des-plegamos, para ello, el botón Captura de dicho grupo. Si tenemos varias ventanas abiertas, se mostrará una miniatura de ellas en el área Ventanas disponibles. Insertar la imagen de una de ellas, es tan sencillo como hacer un clic sobre su miniatura.

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Automáticamente, Word inserta la captura en el lugar donde tuviéramos colocado el cursor. A partir de ahora, la trataremos exactamente igual que lo haríamos para cualquier imagen. Por este procedimiento se inserta una captura de toda la ventana. Si nuestro deseo consiste en capturar solo parte del contenido de una ventana, nos aseguramos de que ésta esté abierta. A continuación, desplegamos el botón Cap-tura y elegimos la opción Recorte de pantalla.

El documento actual desaparece y se muestra la ventana anteriormente selecciona-da como si estuviese tapada con un velo.También nos fijamos en que el puntero del ratón ha adoptado la forma de una cruz negra. En esta situación, tan solo tenemos que pinchar y arrastrar hasta englobar el área de la ventana que deseemos capturar. Al finalizar, se volverá a activar la ventana de Word y podremos ver el resultado de la captura en nuestro documento.

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1201 Cuadro de diálogo Formato de imagen1202 Relleno de imagen

1203 Contorno de imagen1204 Efectos de imagen

1205 Correcciones de imágenes1206 Quitar fondo

TEMA 12: FORMATO DE IMÁGENES

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FORMATO DE IMÁGENES

Cuadro de diálogo Formato de imagen

Además de las herramientas contenidas en la ficha Formato, las imágenes cuentan con un potente cuadro de diálogo que permite personalizarlas a nuestro antojo.

Dicho cuadro de diálogo reúne a través de diferentes secciones todas las herramien-tas necesarias para ello, de modo que, si tenemos experiencia en el manejo de Word nos puede resultar muy cómodo dar formato a las imágenes desde aquí, ya que, lo haremos en un solo paso, al estar todas agrupadas.

Podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de imagen de dos formas distintas: pinchando con el botón secundario del ratón sobre la imagen y elegir la opción Formato de imagen de su menú contextual.

Otra forma sería pinchar en el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Esti-los de imagen de la ficha Formato de Herramientas de imagen.

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Relleno de imagen

Vamos a aplicar relleno a la imagen del documento desde el cuadro de diálogo Formato de imagen. Cuando hablamos de relleno de una imagen es como si fué-ramos a personalizar el fondo de la misma.

Los cambios de relleno de una imagen no se aplicarán a todas ellas por igual, esto es, la imagen deberá tener zonas sin dibujo que poder cambiar y no ser fotografías, ya que éstas no permiten variar su relleno en Word.

Seleccionamos la imagen y abrimos el cuadro de diálogo Formato de imagen como ya sabemos. A continuación, pinchamos la opción Relleno del panel izquierdo del cuadro.

Si queremos aplicar un relleno de un solo color, seleccionamos la opción Relle-no sólido, a continuación elegimos el color que deseemos aplicar como fondo y su transparencia.

Si queremos un relleno con varios colores, seleccionamos Relleno degradado, dentro de Colores preestablecidos encontramos las diferentes combinaciones predeterminadas por Word.

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Una vez lo hemos seleccionado, podemos variar el modo en el que se van a mezclar los colores desde la lista Tipo, y su Dirección o Ángulo en el caso de degradados lineales.

Es posible variar los colores que componen el degradado. En el área Puntos de de-gradado se muestra una barra de color compuesta por diferentes puntos en forma de flecha, cada fecha es un Delimitador del degradado que representa un color del mismo. Podemos añadir o eliminar delimitadores desde los botones Agregar o Quitar situados a la derecha de la barra de color.

Para cambiar un color, seleccionamos su delimitador y elegimos el que queramos en la lista Color. Es posible también variar su posición dentro del degradado así como su Brillo y Transparencia

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Si está activada la casilla Girar con forma, el degradado irá cambiando proporcio-nalmente al tiempo que modificamos el ángulo de la imagen que lo contiene.

La siguiente opción de relleno nos da la posibilidad de establecer una imagen o textura como fondo. Para hacer esto último, elegimos una muestra de la lista des-plegable Textura.

Podemos insertar cualquier imagen que tengamos almacenada en nuestro ordena-dor desde el botón Archivo, o establecer una imagen prediseñada desde el botón con ese nombre.

Desde la zona Opciones de expansión, establecemos los márgenes del fondo con respecto a los bordes de la imagen.

Si activamos la casilla Mosaico de imagen como textura, podremos componer el fondo de la imagen a modo de mosaico repitiendo la imagen a lo largo de los bordes, usando para ello los cuadros de texto Escala X y Escala Y.

A continuación, podemos especificar su Alineación, Tipo de simetría y Trans-parencia.La última opción de relleno que podemos elegir en Relleno de trama, que habilita la posibilidad de poner como fondo de imagen cualquiera de las tramas de ejemplo que se muestran en el cuadro. Desde los botones desplegables Color de primer plano y Color de fondo, elegimos dichos colores para la trama.

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Contorno de imagen

Para personalizar el contorno desde el cuadro de diálogo Formato de imagen, seleccionamos la imagen y abrimos dicho cuadro, por ejemplo, desde el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Estilos de imagen.

Desde la opción Color de línea, podemos decidir si no queremos contorno de imagen activando la opción Sin línea; si queremos un solo color como contorno activando la opción Línea sólida y eligiendo el Color en la lista desplegable y su Transparencia; o si queremos una línea con colores degradados desde la opción Línea degradado.

Como podemos ver, las herramientas para línea degradada son idénticas a las estu-diadas para el relleno degradado.

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Para decidir el grosor y tipo de contorno, pulsamos la opción Estilo de línea. Esta-blecemos el grosor de la línea desde el contador Ancho.

Desde la lista Tipo compuesto, elegimos la forma de la línea y si queremos que ésta sea discontinua, lo elegimos desde la lista Tipo de guión.

Establecemos la forma de los extremos de los guiones que componen el contorno desde la lista Tipo de remate y la forma que tendrán las esquinas de la imagen desde la lista Tipo de combinación.

Efectos de imagen

Una vez abierto el cuadro de diálogo Formato de imagen, podemos aplicarle un efecto de sombra a la imagen pinchando en la opción con ese nombre del panel izquierdo del cuadro.

Lo primero es decidir qué tipo de sombra vamos a aplicar desde la lista Preestable-cidos, y el color de la misma desde la lista Color.

Podemos variar la Transparencia, Tamaño, Desenfoque, Ángulo o Distancia de la sombra a nuestro antojo desplazando las barras deslizantes del cuadro o escri-biendo directamente los valores en sus cuadros de texto.

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De igual modo que para la sombra, procederemos si lo que deseamos es aplicar un Reflejo a la imagen o variar los valores de Iluminado y bordes suaves. Opciones estas situadas debajo de la categoría sombra en el cuadro de diálogo.

También podemos aplicar un efecto tridimensional a la imagen desde la opción Giro 3D del panel izquierdo. Primero elegimos el estilo 3D que vamos a aplicar desde la lista Preestablecidos.

Podemos personalizar el giro pinchando en los botones que acompañan a cada uno de los ejes de rotación y a la perspectiva.

Para personalizar el efecto 3D pulsamos la opción Formato 3D del panel izquierdo del cuadro de diálogo. Primeramente elegiremos el tipo de Bisel que queremos tan-to para la parte superior como inferior de la imagen, así como la medida en puntos de dicho bisel.

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Podemos agregar o quitar profundidad al efecto 3D desde el contador Profundi-dad y establecer el color de ésta en la lista Color que está a su izquierda.

Variamos el color y el grosor del borde del efecto 3D desde la zona Contorno.

Por último, desde la zona Superficie haremos que la zona 3D simule un material real desplegando la lista que lleva ese nombre, así como elegir entre los diversos tipos de iluminación que ofrece Word.

Correcciones de imágenes

Si la imagen que estamos modificando es una fotografía, se habilitan más opciones de formato en el cuadro de diálogo Formato de imagen. Desde la pestaña Co-rrecciones de imágenes del panel izquierdo del cuadro, podemos ajustar tanto la Nitidez como el Brillo y Contraste de la fotografía.

Para ello, desplegamos el botón Preestablecidos para seleccionar una de las com-binaciones que ofrece Word por defecto. Desde los contadores Nitidez, Brillo y Contraste podemos otorgar valores específicos para estos efectos. Si queremos devolver a la fotografía su estado original pulsamos el botón Restablecer.

Desde la pestaña Color de imagen seleccionamos los niveles de Saturación y Tono. El modo de proceder es idéntico al explicado anteriormente.

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También podemos desplegar el botón Preestablecidos del área Volver a colorear para seleccionar una combinación de color predefinido por Word. Como en el caso anterior, el botón Restablecer devuelve a la fotografía su aspecto original.

Desde la pestaña Efectos artísticos podemos aplicar diferentes filtros ya pre-determinados a la fotografía. Esto va a permitir generar efectos especiales muy llamativos.

Desplegamos el botón Efecto artístico y elegimos uno entre los que propone Word. A continuación, veremos que se muestran distintos manejadores que va a permitir personalizar el efecto. Estos manejadores variarán en función del efecto artístico seleccionado pero la forma de usarlos es la misma para todos ellos. De nuevo, el botón Restablecer devuelve a la imagen su estado original.

Por último, también es posible recortar la imagen desde este cuadro de diálogo. Para ello, seleccionamos la pestaña Recortar. Desde el área Posición de la imagen, podemos modificar el Ancho y Alto del contenido de la fotografía sin que se mo-difiquen las dimensiones de ésta.

También podemos variar la posición del contenido dentro del marco de la foto-grafía utilizando los contadores Desplazamiento X y Desplazamiento Y. En dichos contadores podemos introducir tanto valores positivos como negativos de-pendiendo de la dirección en la que deseemos que se desplace el contenido.

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En el área Posición de recorte simplemente establecemos las nuevas medidas que deseamos para la fotografía, teniendo en cuenta que se desecharán aquellas zonas que no entren en dichas medidas.

Quitar fondo

Word ofrece la posibilidad de quitar parte del fondo de las imágenes que sean foto-grafías. De este modo, podemos aislar parte de la fotografía que nos interesa para colocarla en nuestro documento.

Debemos saber que, aunque Word proporciona herramientas para realizar esta ac-ción, no es una aplicación diseñada para el retoque fotográfico. Es por ello, que los resultados no serán tan precisos como si utilizáramos un programa especializado en retoque fotográfico, como puede ser, Photoshop. Veamos cómo hacerlo.

Seleccionamos la fotografía y pulsamos el botón Quitar fondo del grupo Ajustar de la ficha Formato de herramientas de imagen. Aparece una nueva ficha en la cinta de opciones dedicada a esta tarea. Al mismo tiempo, la imagen se ha teñido de magenta y sobre ella se muestra dibujada una marquesina en forma de rectán-gulo con sus manejadores. Dichos manejadores se utilizan exactamente igual que cuando queremos redimensionar cualquier objeto.

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Ajustamos la marquesina a la zona del objeto que queremos aislar de la foto. Si tuviésemos que moverla, tan solo debemos pinchar en su interior y arrastrar. No es preciso que la marquesina se ajuste completamente al objeto, ya que Word detecta de forma automática aquello que deseamos aislar. Una vez conseguido, presiona-mos el botón Mantener cambios y observamos el resultado en el documento.

Este procedimiento será suficiente para la mayoría de las fotografías, no obstante, puede ocurrir que solo con la marquesina no obtengamos el resultado deseado. Por ejemplo, vamos a quitar el fondo la siguiente imagen. Procedemos del mismo modo que anteriormente presionando el botón Quitar fondo. En esta ocasión lo que queremos es aislar el perro y, como vemos, la mar-quesina por sí sola, no realiza completamente esta operación, ya que parte de las patas del perro se ocultarán, así como el morro.

Para añadir estas zonas pulsamos el botón Marcar áreas para mantener del gru-po Refinar de la ficha Eliminación del fondo y pinchamos y arrastramos sobre las zonas que deseamos aislar. El botón Marcar las áreas para quitar hace jus-tamente lo contrario y el botón Eliminar marca borra cualquier marca que ha-yamos dibujado tanto para mantener como para quitar el fondo. Como en el caso anterior, presionamos el botón Mantener cambios para observar el resultado en el documento.

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1301 Introducción1302 Agrupar y desagrupar

1303 Orden de los elementos1304 Alinear objetos

1305 Ajustar a la cuadrícula1306 Panel de selección

TEMA 13: ORGANIZAR OBJETOS EN WORD

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ORGANIZAR OBJETOS EN WORD

Introducción

En esta lección vamos a estudiar cómo trabajar con varios objetos a la vez, esto es, como moverlos juntos, como alinearlos o distribuirlos en el documento.

Lo primero que debemos conocer es que para trabajar con varios objetos a la vez, tendremos que seleccionarlos. Para ello, hacemos clic sobre el primero y, con la tecla May. pulsada, vamos pinchando en el resto de los objetos que nos interesen hasta completar la selección.

Si desplegamos el botón Seleccionar del grupo Edición de la ficha Inicio y ha-cemos clic sobre Seleccionar objetos, Word facilita la selección de los mismos, impidiendo que en el documento se pueda seleccionar cualquier otro elemento, como por ejemplo, texto.

Es muy importante saber que no podremos seleccionar a la vez imágenes y formas. Word usa las mismas herramientas de organización en los dos casos, pero dis-tingue entre el tipo de elementos, diferenciando las imágenes o fotografías de los objetos de dibujo como son las formas.

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Agrupar y desagrupar

Cuando incluimos varios objetos de dibujo en un documento de Word y están solapados, éstos se apilan unos encima de otros. Lo hacen en el orden en que se han creado.

Si queremos moverlos a otra posición, pero sin modificar las distancias que existen entre ellos, debemos seleccionarlos como hemos visto anteriormente utilizando la tecla May.

También podemos agruparlos en un único elemento. Una vez que los tenemos seleccionados, desplegamos el botón Agrupar del grupo Organizar de la ficha Formato de Herramientas de dibujo y elegimos la opción Agrupar.

Otro modo de hacerlo sería pinchando con el botón secundario del ratón y eligien-do la orden Agrupar dentro de Agrupar del menú contextual.

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Cuando los objetos están agrupados y queremos modificar alguna de sus propie-dades, seleccionamos el grupo si no lo está, hacemos clic sobre el objeto deseado y pulsamos en la herramienta de la propiedad a cambiar.

Para desagruparlos y poderlos manipular independientemente, hacemos clic con el botón secundario en cualquier parte del grupo y elegimos la orden Desagrupar de la opción Agrupar del menú contextual.

Otra manera de desagrupar sería pinchando en la opción Desagrupar del botón desplegable Agrupar del grupo Organizar en la ficha Formato.

Orden de los elementos

Puede suceder que queramos cambiar el nivel de apilamiento de los objetos. Para ello hacemos clic con el botón secundario sobre el objeto que deseemos cambiar y desplegamos cualquiera de las opciones que se explican a continuación, para pin-char sobre una de ellas, sabiendo que:

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- Traer al frente: mueve el objeto seleccionado delante de todos los que existan.

- Enviar al fondo: sitúa el objeto detrás de todos los demás.

- Traer adelante: sube el objeto una posición, colocándolo delante del anterior a él.

- Enviar atrás: retrocede el objeto una posición, colocándolo detrás del si-guiente a él.

Con las opciones Delante y Detrás del texto: el objeto se colocará de esta forma con respecto al texto.

Las mismas herramientas podemos encontrarlas igualmente en el grupo Organi-zar de la ficha Formato.

Alinear objetos

Podemos alinear un objeto respecto de los márgenes de la página que lo contiene pulsando el botón desplegable Alinear del grupo Organizar de la ficha Formato y eligiendo la opción deseada de entre las que se muestran.

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Si activamos la casilla de verificación Alinear a la página, la alineación del objeto tomará como referencia los bordes de la página en lugar de los márgenes de la misma.

Cuando lo que tenemos es una selección de varios objetos, no agrupados, además de alinearlos en bloque con respecto a los márgenes o bordes de la página, también podemos hacerlo con respecto a ellos mismos si activamos la casilla de verificación Alinear objetos seleccionados del grupo Organizar.

Al aplicar de este modo un tipo de alineación cualquiera, vemos cómo los objetos se alinean teniendo en cuenta sus propios bordes.

También podemos distribuir los objetos proporcionalmente tanto de forma ver-tical como horizontal desde el botón desplegable Alinear y eligiendo, primero la referencia a tener en cuenta y, a continuación, la distribución.

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Ajustar a la cuadrícula

Es posible mover o dimensionar un objeto ajustándolo a una cuadrícula que, por defecto, Word mantiene oculta.

Para mostrarla, desplegamos el botón Alinear y activamos la casilla de verifica-ción Ver líneas de división. Si movemos ahora un objeto, veremos cómo éste se ajusta a la cuadrícula que ha aparecido, del mismo modo que lo hará si modi-ficamos su tamaño.

Word permite modificar esta cuadrícula, para ello, pulsamos la opción Configu-ración de la cuadrícula del botón desplegable Alinear.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podremos, entre otras cosas, modifi-car las dimensiones de la misma desde el área Configuración de cuadrícula, así como decidir qué márgenes debe utilizar desde el área Origen de la cuadrícula.

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Panel de selección

Otra forma de manipular objetos es ayudándonos con el Panel de selección. Para visualizarlo, desplegamos el botón Seleccionar del grupo Edición de la ficha Ini-cio y hacemos clic sobre la opción Panel de selección.

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A la derecha de la ventana se muestra el nuevo panel en el que se listan todos los objetos de la página. A la derecha de cada uno de ellos, se localiza un botón en forma de ojo, el cual habilita o no, haciendo clic sobre él, la visibilidad del objeto en el documento.

Desde los botones Mostrar todo y Ocultar todas situados al pie del panel, mostra-remos todos los objetos del documento u los ocultaremos a la vez, respectivamente.

También podemos seleccionar varios objetos desde este panel. Para ello, pinchamos sobre uno y hacemos clic y en el resto manteniendo pulsada la tecla Ctrl.

Por último, es posible también variar el orden de apilamiento de los objetos desde aquí. Seleccionamos uno de ellos y presionamos los botones Reordenar situados al pie del panel hasta conseguir la posición deseada, sabiendo que, el primero sube un nivel y el segundo, lo baja.

Word 2010 Medio

1401 Introducción1402 Insertar cuadros de texto

1403 Orientación y alineación del texto1404 Margen interno

1405 Vínculos entre cuadros de texto1406 Cuadros de texto y formas

TEMA 14: CUADROS DE TEXTO

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CUADROS DE TEXTO

Introducción

Los cuadros de texto permiten gestionar textos de una forma diferente a lo que estamos acostumbrados. Son de gran ayuda a la hora de incluir secciones de texto que estén fuera de la disciplina de párrafos del documento de Word.

Los cuadros de texto disponen además de herramientas de orientación del texto y formatos más propios de los objetos de dibujo que de los textos.

Podremos encontrar muchas utilidades para ellos, como títulos especiales, textos para portadas, carteles, etcétera.

Insertar cuadros de texto

Para insertar un cuadro de texto, pinchamos en la ficha Insertar y desplegamos el botón Cuadro de texto.

Vemos que Word, como en muchos casos, cuenta con una galería con múltiples ejemplos de cuadros de texto para insertar. Si alguno de ellos se adapta a nuestras necesidades, pincharemos en él para incluirlo en nuestro documento.

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CUADROS DE TEXTO

Ahora tan sólo tendremos que cambiar el texto de ejemplo por el que queramos haciendo clic y escribiendo directamente sobre él.

Si ningún ejemplo se ajusta a lo que queremos, y deseamos crear uno desde cero, pulsaremos la opción Dibujar cuadro de texto del botón desplegable Cuadro de texto.

A continuación, pinchamos y arrastramos en diagonal con el ratón para generar un rectángulo con la forma del cuadro de texto.

Como vemos, el punto de inserción se coloca automáticamente en la parte superior izquierda del cuadro y podemos comenzar a escribir.

También podemos insertar cuadros de texto desde la ficha Insertar, desplegando el botón Formas del grupo Ilustraciones y pinchando sobre el primer dibujo del área Formas básicas en el menú que se despliega.

Del mismo modo que poníamos bordes y rellenos a los objetos de dibujo y a las formas, los cuadros de texto también tienen esta posibilidad.

Para ello, usaremos las herramientas contenidas en la ficha Formato de Herra-mientas de dibujo que son idénticas y funcionan igual a las que ya conocemos.

También podemos cambiar el formato del texto por los procedimientos de cambio de formato que ya conocemos.

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CUADROS DE TEXTO

Orientación y alineacióndel texto

Cuando insertamos un cuadro de texto o seleccionamos uno que ya existe, aparece la ficha Formato de Herramientas de dibujo.

Con el botón Dirección del texto del grupo Texto podemos cambiar la ubicación y la dirección del texto incluido en el cuadro. Al desplegarlo encon-tramos las opciones:

- Horizontal: que es la utilizada por defecto.

- Girar todo el texto 90º: que coloca el texto a la derecha del cuadro y se visualiza de arriba hacia abajo.

- Girar todo el texto 270º: que coloca el texto a la izquierda del cuadro y fluye de abajo hacia arriba.

Si seleccionamos Opciones de dirección del texto podemos realizar los mismos cambios desde el cuadro de diálogo que se abre.

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CUADROS DE TEXTO

Desde el botón desplegable Alinear texto del mismo grupo podemos seleccionar la alineación vertical del texto respecto del cuadro, pudiendo ser ésta: Superior, En el medio o Inferior.

Margen interno

Los cuadros de texto tienen sus propios márgenes, que indican la distancia entre el texto y los bordes del cuadro.

Estos márgenes pueden ser configurados. Situamos el puntero del ratón sobre uno de los bordes del cuadro y hacemos clic con el botón secundario del ratón. Elegimos la opción Formato de forma.

Aparece el cuadro de diálogo homónimo en el que debemos pinchar sobre la ficha Cuadro de texto.

Desde el área Diseño de texto podemos modificar la alineación vertical del texto respecto a su borde y su dirección.

Si activamos la casilla de verificación Ajustar tamaño de la forma al texto, los bordes del cuadro de texto se ajustarán al contenido del mismo.

Los contadores Hacia la izquierda, Hacia la derecha, Superior e Inferior, del área Margen interno especifican la distancia entre el borde que indican y el texto, pudiendo así, aumentar o disminuir el margen interno del elemento.

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CUADROS DE TEXTO

Vínculos entre cuadros de texto

Word permite crear vínculos entre distintos cuadros de texto, de modo que, el texto fluya libremente de un cuadro a otro.

Para crear un vínculo, seleccionamos el cuadro de texto en el que empezaremos a escribir y pulsamos el botón Crear vínculo del grupo Texto de la ficha Formato de herramientas de dibujo.

Observamos que el puntero del ratón se ha transformado en una jarra llena de tex-to, al acercarla a otro cuadro de texto, el puntero cambia su forma y se representa como una jarra derramando el texto en el interior de éste.

Ahora, tan sólo tendremos que pinchar en ese cuadro y ya estarán vinculados. Vemos cómo al terminar de escribir en el cuadro de texto de origen del vínculo, el texto pasa al cuadro de destino directamente.

Es muy importante saber que el cuadro de texto que va a ser vinculado debe estar vacío, si no, Word no permite la vinculación.

Para eliminar un vínculo nos colocamos sobre el cuadro de texto desde donde lo creamos, cuadro de origen, y pulsamos el botón Romper vínculo del grupo Texto. Al hacerlo, el texto que estuviese en el cuadro de texto vinculado pasa al anterior. Si no lo vemos, debemos redimensionar éste.

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CUADROS DE TEXTO

Cuadros de texto y formas

Las formas también pueden convertirse en cuadros de texto y poseer de éste modo, todas las características explicadas anteriormente para ellos.

Escribir dentro de una forma es tan sencillo como pinchar con el botón secundario sobre ella y elegir la opción Agregar texto del menú contextual.

Las formas también pueden vincularse, pero debemos haber convertido antes en cuadros de texto todas las formas que vayan a ser vinculadas para que Word lo permita.

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1501 Vista preliminar1502 Impresión completa del documento

1503 La ficha Imprimir

TEMA 15: IMPRIMIR

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IMPRIMIR

Vista preliminar

Antes de enviar a imprimir un documento conviene que lo visualicemos, accedien-do a la vista Backstage y pulsando sobre la pestaña Imprimir.

En la parte derecha de la ventana se muestra el documento para que revisemos si todo es correcto. Podemos cambiar de una página a otra o visualizar el documento a diferentes porcentajes de Zoom haciendo clic en los comandos correspondientes situados al pie de la vista del documento.

Impresión completadel documento

Una vez que comprobamos que el documento ha quedado a nuestro gusto median-te la Vista Preliminar pasamos a enviarlo a imprimir.

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IMPRIMIR

Si tenemos el documento abierto, para imprimirlo en su totalidad, pulsamos el botón Archivo para acceder a la vista Backstage, pulsamos la ficha Imprimir y presionamos el botón Imprimir.

Si, por el contrario, el documento está cerrado, podemos imprimirlo desde Win-dows sin necesidad de abrirlo. Para ello, localizamos el archivo en la carpeta que esté guardado. Después hacemos clic sobre él con el botón secundario del ratón y elegimos la opción Imprimir. De esta forma, Windows se encarga de enviarlo directamente a la impresora que esté configurada por defecto.

La ficha Imprimir

Si queremos un mayor control sobre el documento al imprimirlo, como por ejem-plo, imprimir parte del documento, imprimir varias copias o establecer la calidad de impresión, debemos entrar en la ficha Imprimir de la vista Backstage. Al lado del botón Imprimir se localiza el contador Copias desde el que, lógicamente, po-demos controlar el número de impresiones del documento.

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IMPRIMIR

En la lista desplegable Impresora, elegimos la que vayamos a utilizar de las que estén instaladas en el ordenador.

El vínculo Propiedades de impresora abre el cuadro de diálogo con el mismo nombre. Estas propiedades pueden variar de una impresora a otra pero, en general, permitirán seleccionar el origen o bandeja del papel, la configuración de la calidad a la hora de imprimir o elegir entre imprimir en color o blanco y negro.

Desplegando la lista Imprimir todas las páginas del área Configuración, deci-dimos qué parte del documento vamos a imprimir. La opción Imprimir todas las páginas, imprime el documento completo. La opción Página actual imprimirá exclusivamente la hoja donde está situado el cursor. Desde Imprimir selección, se imprimirá solo la porción de documento que hayamos seleccionado previamen-te. Al pie de la lista también podemos seleccionar si solo queremos imprimir las páginas pares o impares del documento.

La opción Imprimir intervalo personalizado, permite imprimir varias páginas sueltas, si incluimos sus números separados por comas, o intervalos de varias pági-nas seguidas si separamos las páginas inicial y final con un guión. Todo lo anterior debemos anotarlo en el cuadro editable Páginas situado debajo de la lista.

Las opciones de la lista desplegable Imprimir a una cara varían en función de la impresora que tengamos instalada. De este modo, si la impresora no imprime

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IMPRIMIR

a doble cara, las opciones que se listan son; Imprimir a una cara, que imprime las páginas solo en una cara de las mismas o Imprimir manualmente a doble cara. Con esta opción, primero se imprime una cara de la página y, a continuación, Word muestra un mensaje solicitando que el usuario dé la vuelta a la página para imprimir por la otra cara.

En el caso de que la impresora imprima a doble cara se añaden dos nuevas opciones a la lista llamadas Imprimir a doble cara, estas opciones voltean automática-mente el papel por el lado que nosotros escojamos en función de las características de nuestra impresora.

La lista desplegable Intercalar ofrece dos posibilidades; Intercaladas hace que cuando realizamos varias copias se imprima primero un juego completo de hojas, después el siguiente y así, sucesivamente. Sin intercalar, imprime primero todas las primeras páginas, después todas las segundas y así, hasta el final de la impresión.

A continuación, podemos configurar la orientación del papel, sus dimensiones y márgenes utilizando las listas desplegables correspondientes. Si precisamos más control cobre la configuración del documento, presionamos el vínculo Configurar página que muestra el cuadro de diálogo homónimo que ya conocemos.

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IMPRIMIR

Desde la última lista desplegable podemos establecer el número de páginas que queremos imprimir por hoja. Lógicamente, cuando seleccionamos más de una, Word debe sacrificar el tamaño de cada página para imprimirla en cada hoja.

Una vez establecidos todos los parámetros de impresión, pulsamos el botón Im-primir para ver los resultados en papel.

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1601 Introducción1602 Aplicar estilos

1603 Botón desplegable Cambiar estilos1604 Creación y modificación de estilos

1605 Administrar estilos

TEMA 16: ESTILOS

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ESTILOS

Introducción

Cuando elaboramos un documento extenso, por ejemplo; un proyecto, catálogo, lista, libro, etc., debemos cuidar la apariencia y presentación del mismo.

Lo usual es que el documento sea congruente en cuanto a la tipografía usada, es decir, todos los títulos del mismo nivel deben usar el mismo tipo y forma-to de texto, así como las notas al pie, los encabezados, las tablas o cualquier elemento que lo componga.

Para ahorrar tiempo a la hora de aplicar dichos formatos a cada uno de los elemen-tos, Word posee los Estilos, que podemos definir como un conjunto de formatos que están guardados bajo un nombre y que se aplican de una sola vez a los elemen-tos de un documento.

Existen cuatro tipos de estilos que son:

- Estilo de carácter: que afecta a los atributos de los caracteres de un párrafo como pueden ser: tipos de fuente, tamaño, negrita, cursiva, etc.

- Estilo de párrafo: que afecta a los atributos del párrafo completo. Es decir, aúna los anteriores y, además, afecta a la alineación, interlineado, sangrías, etc.

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ESTILOS

- Estilo de tabla: que como su propio nombre indica, actúa sobre los atributos de una tabla, como bordes, color de relleno, etc.

- Y, por último, Estilo de lista que afecta tanto a los atributos de las listas ordena-das como a los de las listas desordenadas o de viñetas.

Aplicar estilos

Para aplicar un estilo a un texto tenemos, como siempre, dos opciones: aplicarlo después de haber escrito o especificarlo antes de comenzar a escribir.

Para aplicar un estilo a un texto, seleccionamos los párrafos que van a tener el esti-lo. Después, desplegamos el botón Más del grupo Estilos de la ficha Inicio.

En la lista encontraremos varios estilos predeterminados que se cargan por defecto con la plantilla normal del documento en blanco, son los conocidos como Estilos rápidos. Localizamos el estilo adecuado y pinchamos sobre él.

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ESTILOS

En realidad no es necesario seleccionar los párrafos completos, como los estilos son formatos de párrafo, basta con que situemos el cursor en él y después apli-quemos el estilo.

Para aplicar un estilo antes de escribir, colocamos el punto de inserción, desplega-mos la lista Estilos y escogemos el que estamos buscando.

A continuación, escribimos el párrafo y presionamos Enter. Observamos que estos estilos dejan de aplicarse en cuanto cambiamos de párrafo, por eso en la lista Esti-los, aparece el estilo Normal, que es el del texto por defecto.

No todos los estilos que tiene creados Word están accesibles desde la lista Estilos. Para aplicarlos, seleccionamos los párrafos que van a llevarlo.

Después pinchamos en el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Estilos. Se abre el panel del mismo nombre.

Al pie del mismo, hacemos clic en el botón Opciones y en el cuadro de diálogo que se abre, elegimos Todos los estilos dentro de la lista Seleccionar estilos que desea mostrar.

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ESTILOS

Ahora podremos acceder a todos los estilos que tiene Word. Si activamos la casilla de verificación Mostrar vista previa veremos un ejemplo de cada estilo en lugar de solo su nombre. Buscamos el estilo, pinchamos en él para aplicarlo y hacemos clic fuera de la selección para ver el resultado.

Si nos fijamos al lado del nombre de cada estilo aparece una marca que puede ser la letra “a” minúscula, lo que quiere decir que el estilo sólo afecta a las pro-piedades del texto, una marca de párrafo “¶”, lo que significa que afecta a las propiedades del párrafo, o las dos marcas, lo que indica que el estilo afecta tanto al texto como al párrafo.

Botón desplegable Cambiar estilos

El formato de los estilos de la lista de estilos predeterminados que podemos aplicar desde el grupo Estilos de la ficha Inicio puede variar en función del conjunto de estilos que seleccionemos en el botón desplegable Cambiar estilos alojado a la de-recha de la lista en el mismo grupo.Desplegamos dicho botón y situamos el botón sobre la opción Conjunto de estilos, observamos cómo Word ofrece distintas combinaciones de formatos de estilos para adaptarse lo más posible al tipo de do-cumento que estemos elaborando.

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ESTILOS

Seleccionar uno de estos conjuntos es tan sencillo como presionar sobre él. Al ha-cerlo, observamos cómo se ha modificado el formato en la lista Estilos.

Si queremos retornar a los estilos preestablecidos por Word desplegamos el botón Cambiar estilos, nos situamos sobre la orden Conjunto de estilos y presiona-mos sobre la opción Restablecer estilos rápidos de plantilla.

También es posible, desde este botón, establecer una combinación de colores para los textos de nuestro documento. Dicha combinación será la que tomen los dife-rentes estilos para realizar los títulos, referencias, texto normal, etc.

Desplegamos el botón Cambiar estilos, nos situamos sobre la opción Colores y seleccionamos la combinación que más se ajuste a nuestras necesidades. Podemos ver los cambios en la lista Estilos.

Del mismo modo que para los casos anteriores, desde el botón desplegable Cam-biar estilos, también podemos aplicar una combinación de fuentes y de espacia-dos entre párrafos predeterminada para nuestros estilos.

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ESTILOS

Podemos crear nuestras propias combinaciones de estilos, colores, fuentes y es-paciado entre párrafos, seleccionando la orden que aparece al pie de los ejemplos predeterminados al desplegar cualquiera de sus categorías.

Creación y modificación de estilos

Word, tiene gran variedad de estilos, pero es probable que necesitemos crear los nuestros propios. Pinchamos en el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Estilos en la ficha Inicio. Como ya sabemos, aparecerá el panel de tareas. Para crear un nuevo estilo, pincha-mos en el botón Nuevo estilo que se encuentra al pie de dicho panel. Se abre un cuadro de diálogo.

En el cuadro Nombre introducimos el que queramos para el estilo. En la lista Tipo de estilo debemos indicar a qué elemento de los textos afectará. Lo más habitual es Párrafo.

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ESTILOS

Desplegamos la lista Estilo basado en y elegimos el estilo desde el que vamos a desarrollar el nuestro. Lo más normal es partir desde cero basándonos en el estilo Normal.

Si queremos que el párrafo siguiente al que apliquemos el estilo tenga un estilo determinado lo escogemos de la lista Estilo del párrafo siguiente. Para que el párrafo siguiente no tenga un estilo concreto, escogeremos Normal.

Ahora debemos definir todos los formatos que van a componer el estilo: la fuente, su tamaño, estilo y el color.

En la vista previa podremos ir viendo el resultado. También podemos incluir cual-quier formato general. Pulsamos el botón Formato y se despliega una lista con todos los elementos de los que aplicar formatos.

Escogemos, por ejemplo, Párrafo. En este momento se abre el cuadro de diá-logo correspondiente con el elemento escogido. Para el párrafo escogemos una alineación y su sangría.

Es muy habitual emplear espaciados antes y después del párrafo. Aceptamos los formatos y volvemos al cuadro Crear nuevo estilo a partir del formato.

Si activamos la casilla Agregar a la lista de estilos rápidos, cuando abramos la lista de Estilos de la ficha Inicio, nuestro estilo estará almacenado en ella, al igual que se guardará en el panel de tareas.

Finalmente aceptamos el cuadro de diálogo. En el panel de tareas se habrá incorpo-rado el nuevo estilo. Para aplicarlo, seleccionamos los párrafos, y pinchamos en él.

Hacemos clic fuera de la selección para apreciar el estilo.

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ESTILOS

Modificar un estilo es igual de sencillo. Situamos el puntero sobre el estilo que va-mos a cambiar y pinchamos sobre la flechita negra que aparece. En el menú que se abre, podremos Eliminar el estilo o pulsar la opción Modificar.

Al hacerlo, modificamos los formatos del estilo a nuestro gusto y presionamos Aceptar para modificarlo o Cancelar para descartar los cambios.

Para concluir, decir que no podemos eliminar todos los estilos, hay algunos prede-terminados por Word que no se pueden eliminar, en contraposición sí podremos eliminar todos los que nosotros creemos.

Administrar estilos

A medida que vamos trabajando con documentos extensos y generando estilos, puede llegar el momento en el que necesitemos organizar éstos, modificándolos, eliminándolos o añadiendo nuevos.

Todo esto podemos hacerlos desde el cuadro de diálogo Administrar estilos. Para llegar a él, debemos pulsar el iniciador de cuadros de diálogo del grupo Estilos de la ficha Inicio.

Al pie del panel Estilos que se ha mostrado, hacemos clic sobre el botón Admi-nistrar estilos. En la pestaña Modificar del cuadro de diálogo se listan todos los

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ESTILOS

estilos que tenemos disponibles. Seleccionando uno u otro podemos ver su vista previa y una descripción de los atributos que lo forman, debajo de la lista de estilos.

- Presionando el botón Eliminar borramos el estilo seleccionado.

- Presionando el botón Modificar accedemos al cuadro de diálogo Modificar esti-lo que ya conocemos, desde el cual, podemos realizar los cambios oportunos para modificar el estilo.

- El botón Nuevo estilo permite generar un estilo nuevo abriendo el mismo cua-dro de diálogo que en el caso anterior.

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1701 Plantillas1702 Uso de plantillas

1703 Crear plantillas personalizadas1704 Determinar y/o cambiar la plantilla de un documento

TEMA 17: PLANTILLAS

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PLANTILLAS

Plantillas

Es muy frecuente que para determinado tipo de documentos, empleemos el mismo archivo con los mismos formatos y que sólo cambiemos algunos datos cada vez.

Las plantillas son documentos de Word que ya están preparados y sólo hay que rellenar. Así podremos usarlas para obtener los documentos que queramos sin temor a dañarlas.

Word dispone de una librería de plantillas propias que podemos usar.

También es posible crear nuestras propias plantillas y así personalizaremos nues-tros documentos particulares, del trabajo, etcétera.

La extensión con la que Word guarda las plantillas es diferente a la de los do-cumentos comunes.

Para las plantillas Word utiliza la extensión: “.dotx”.

Cuando creamos cualquier documento en Word, estamos usando también una plantilla, esta es la plantilla Normal.dotx, que Word trae por defecto y que está configurada con los estilos también por defecto para iniciar un documento.

Debemos saber que si por error o mal uso del programa, elimináramos esta planti-lla, Word la creará de forma automática la próxima vez que abramos el programa.

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PLANTILLAS

Uso de plantillas

Para utilizar una de las plantillas que suministra el programa, accedemos a la vis-ta Backstage y seleccionamos la opción Nuevo. Pulsamos el botón Plantilla de ejemplos. En el panel central, vemos como Word muestra los ejemplos de planti-llas que podemos usar.

Seleccionamos la que vamos a utilizar y podremos ver su aspecto en el panel de la derecha.

Debajo de este panel, encontramos dos botones de opción: Documento y Plantilla.

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PLANTILLAS

Si pulsamos el botón de opción Plantilla y presionamos Crear, lo que estaremos haciendo será crear una plantilla partiendo de la que hemos seleccionado.

En nuestro caso, no es eso lo que pretendemos, sino que queremos crear un docu-mento basado en una plantilla predeterminada por Word, pero sin modificar ésta, por lo que es muy importante que seleccionemos la opción Documento antes de pulsar el botón Crear para abrirlo.

En las distintas secciones de la plantilla iremos seleccionando y escribiendo los datos necesarios.

Cuando terminemos de completar la plantilla, simplemente pulsamos el botón Archivo y seleccionamos la opción Guardar, para almacenarla en la unidad desea-da y ponerle el nombre al documento.

Crear plantillas personalizadas

Ya hemos mencionado que podemos crear nuestras propias plantillas. Para hacerlo debemos tener finalizado un documento completo.

Podrá incluir todos los elementos que consideremos oportunos: Textos, Encabe-zados y pies, Tablas, Títulos, Sangrías, Tabulaciones, etcétera.

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PLANTILLAS

Si lo deseamos, podemos dejar en blanco las zonas donde vayamos a escribir cuan-do usemos la plantilla.

Una vez realizado, accedemos a la vista Backstage y seleccionamos la opción Guardar como. En el cuadro de diálogo que se abre tenemos que desplegar la lista Tipo y escoger Plantilla de Word. Este es el paso más importante.

En la lista Nombre de archivo anotamos el nombre para reconocer la plantilla.

Si queremos que Word la reconozca automáticamente como plantilla más ade-lante, debemos guardarla en la carpeta Plantillas que se encuentra en la lista de carpetas predefinidas por Word a la izquierda del cuadro de diálogo.

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PLANTILLAS

Presionamos el botón Guardar para finalizar y cerramos el documento. Para utilizar las plantillas personalizadas, procedemos igual que con las que sumi-nistra el programa.

Accedemos a la vista Backstage y seleccionamos la opción Nuevo. En la ventana que se abre hacemos clic en la opción Mis plantillas. Vemos que se abre un nuevo cuadro de diálogo donde aparece la plantilla que hemos creado. La seleccionamos y pinchamos en Aceptar para crear el documento basado en ella, asegurándonos previamente que el botón de opción Documento se encuentra activado.

Determinar y/o cambiar la plantilla de un documento

Cuando trabajamos con un documento, es posible que nos surja la duda de saber si está basado en una plantilla y cuál es ésta o, por otro lado, la necesidad de aplicarle otra plantilla diferente a la que tenga.

Para ambos casos debemos acceder a la vista Backstage y pulsar sobre el botón Op-ciones. A continuación, pulsamos la pestaña Complementos del cuadro de diálogo que se muestra.

Al fondo del cuadro, desplegamos la lista Administrar y elegimos Plantillas, se-guidamente pulsamos el botón Ir.

En el cuadro de diálogo que se abre, podemos ver la plantilla en la que está basado el documento leyendo su nombre en el cuadro de texto que aparece sombreado.

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PLANTILLAS

Si queremos aplicar otra plantilla distinta a nuestro documento, debemos pinchar el botón Adjuntar y elegirla en el cuadro que se abre.

Si activamos la casilla de verificación Actualizar los estilos automáticamente, los estilos que hubiésemos usado de la plantilla anterior se actualizarán y ajustarán a la nueva plantilla seleccionada.

Ahora, tan sólo debemos aceptar el cuadro de diálogo para observar los cambios.

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1801 Plantillas y Estilos1802 Documentos maestros

1803 Documento Maestro desde cero1804 Crear subdocumentos

1805 Editar un documento Maestro

TEMA 18: DOCUMENTOS MAESTROS

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DOCUMENTOS MAESTROS

Plantillas y Estilos

Ahora que conocemos cómo funcionan tanto las plantillas como los estilos, es fácil intuir que podemos mezclar ambos para agilizar cuantitativamente nuestro trabajo en Word.

Supongamos que somos editores en una revista, en la que tenemos que escribir distintos artículos a diario, en los que usamos siempre los mismos formatos, tanto de página como de fuentes y párrafos.

Lo más conveniente en este caso sería crear un plantilla en blanco, donde única-mente incluiríamos los datos sobre el tamaño y los márgenes de la página que se usa, así como si utiliza encabezados o pies de página.

Lo siguiente sería crear los distintos estilos de fuente y párrafo con los que tra-baja la revista.

Guardamos así la plantilla y podremos usarla, a partir de ahora, a modo de docu-mento maestro para todos los artículos de la revista que creemos.

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DOCUMENTOS MAESTROS

Documentos maestros

Un Documento Maestro es un tipo de documento especial que se genera para aglutinar en él un conjunto de otros documentos referidos al mismo tema. Un ejemplo de esto sería un libro.

Gracias a los documentos Maestros no es necesario trabajar con documentos de gran volumen, lo que facilita la edición de los mismos. En el Documento Maestro se referencian el resto de documentos que formarán el trabajo final. A estos docu-mentos se les llama Subdocumentos.

Siguiendo el ejemplo anterior, nuestro Documento Maestro sería uno que con-tendría la estructura completa del libro a modo de vínculos y cada capítulo de di-cho libro, sería un subdocumento que se puede editar aisladamente o dentro del propio Documento Maestro. Lo ideal, aunque no es imprescindible, para crear un Documento Maestro es que partamos de una plantilla en la que hayamos inclui-do todos los estilos que vamos a necesitar. De este modo, todos los subdocumentos serán homogéneos entre sí.

Documento Maestro desde cero

Para crear un Documento Maestro desde cero, es conveniente generar un docu-mento basado en la plantilla que contenga los estilos que van a tener los subdocu-mentos. A continuación, debemos activar la vista Esquema, ya que es desde aquí, desde donde crearemos los Documentos Maestros.

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DOCUMENTOS MAESTROS

Pulsamos el botón de vista correspondiente situado a la izquierda de la herramien-ta Zoom y prestamos nuestra atención al grupo Herramientas de esquema de la ficha Esquema que ha aparecido.

Desde este grupo iremos estableciendo los títulos con sus distintos niveles que formarán nuestro documento. Siguiendo con el ejemplo del libro, deberíamos es-tablecer los títulos de cada capítulo como títulos de primer nivel y, el resto, como títulos de segundo nivel, tercero, cuarto, etc.

De este modo iremos componiendo el documento. Para nuestro ejemplo vamos a crear un libro de programación. El primer título sería el índice, lo anotamos direc-tamente y nos aseguramos de que está seleccionado como Nivel 1. Pulsamos la tecla Enter y anotamos el título del primer capítulo. Éste también será un título de Nivel 1. Dentro de este capítulo, vamos a generar algunos subtítulos. Pulsamos la tecla Enter y escribimos el primer subtítulo. Establecemos para él, el Nivel 2 pulsando en la flecha de color verde que mira hacia la derecha del grupo Herra-mientas de esquema.

Vemos que el nivel ha cambiado a Nivel 2. Observamos también que existen tres botones más con forma de flecha, los cuales permiten aumentar o disminuir los niveles de título a medida que generamos el documento.

Una vez terminado el documento su aspecto sería el que sigue. Como veremos en el punto siguiente todos los títulos de Nivel 1 representarán un subdocumento.

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DOCUMENTOS MAESTROS

Cerramos ahora la vista Esquema para volver a la vista Normal y observamos cómo cada uno de los títulos ha adoptado cada uno de los estilos que hemos espe-cificado para él.

Crear subdocumentos

Vamos a continuar con el documento maestro generado en el punto anterior. Aho-ra debemos indicar qué partes del mismo formarán cada uno de los subdocumen-tos. Activamos la vista Esquema y presionamos el botón Mostrar documento del grupo Documento Maestro.

Seleccionamos el párrafo “Índice” y presionamos el botón Crear del grupo Docu-mento Maestro.

Observamos que se ha recuadrado todo el párrafo perteneciente al título “Índice” y se muestra en su esquina superior izquierda, el icono de una hoja de papel. Esto significa que el índice será un subdocumento.

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DOCUMENTOS MAESTROS

Seleccionamos ahora el siguiente título de Nivel 1, en nuestro caso, “Varia-bles, constantes y asignaciones”. Al presionar sobre la marca circular que tie-ne un símbolo más dibujado en el centro , se seleccionan automáticamen-te todos los subtítulos que le pertenecen. Volvemos a pulsar el botón Crear del grupo Documento Maestro.

Siguiendo este procedimiento terminamos de crear el resto de documentos que necesitamos.

Ahora es la hora de guardar todo nuestro trabajo. Cuando lo hagamos, se guardarán tantos archivos como subdocumentos hayamos creado más el Documento Maestro. Es de vital importancia que todos los subdocumentos se guarden en la misma carpe-ta que el Documento Maestro, si no lo hacemos así, Word no podrá referenciar a los subdocumentos la próxima vez que abramos el Documento Maestro.

Accedemos a la vista Backstage y pulsamos el botón Guardar. En el cuadro editable Nombre de archivo anotamos el nombre del Documento Maestro y pulsamos el botón Guardar. Automáticamente se habrán guardado también todos los subdo-cumentos. Para comprobarlo abrimos la carpeta que los contienen y vemos como Word ha nombrado cada uno tomando como referencia el título de primer nivel.

Si queremos modificar el contenido de cualquiera de ellos, tan sólo tenemos que hace doble clic sobre él. A partir de ahora, lo editaremos como si de un documento normal y corriente se tratase.

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DOCUMENTOS MAESTROS

Editar un documento Maestro

Una vez cerrado el Documento Maestro, la próxima vez que lo abramos tendrá este aspecto. Como podemos observar cada uno de los subdocumentos que lo for-man aparecen referenciados como vínculos.

Podemos modificar cualquiera de ellos, presionando la tecla Control al mismo tiempo que hacemos clic sobre ellos. Cuando realizamos cualquier cambio sobre el subdocumento y guardamos éste, los cambios también se verán reflejados en el Documento Maestro. Para ver dichos cambios, pulsamos el botón Expandir do-cumentos del grupo Documento Maestro.

También podemos insertar subdocumentos que ya estuviesen creados. La única condición que hay que tener en cuenta, es que el nuevo subdocumento a incluir debe estar guardado en la misma carpeta que el documento Maestro. Nos situamos con el puntero del ratón en el punto donde queremos incluir el nuevo subdocu-mento y pulsamos el botón Insertar del grupo Documento Maestro.

Se abre un cuadro de diálogo en el que debemos escoger el subdocumento deseado. Al presionar el botón Abrir, éste pasará a formar parte del Documento Maestro.

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DOCUMENTOS MAESTROS

También podemos dividir un subdocumento en dos. Situamos el puntero del ratón en el nivel a partir del cual queremos generar el nuevo subdocumento y pulsamos el botón Dividir del grupo Documento Maestro. Vemos como se ha dividido el subdocumento en dos.

Cuando guardemos los cambios en el Documento Maestro, Word borrará el tex-to sobrante que anteriormente estaba en el primer subdocumento y creará uno nuevo al que nombrará por el primer título después de la división y que contendrá el resto del texto del anterior subdocumento.

Del mismo modo, también es posible unir dos subdocumentos en uno. Para ello, seleccionamos los dos subdocumentos que queramos unir y pulsamos el botón Combinar del grupo Documento Maestro. Al guardar los cambios, en este caso, Word añade todo el contenido de los dos subdocumentos al primero de ellos, pero no elimina el segundo subdocumento. Esta operación debemos realizarla nosotros en el Explorador de Windows.

Desde el botón Bloquear documento impedimos que el subdocumento se pueda modificar desde el Documento Maestro. Esto no impide que no pueda ser modifi-cado si lo abrimos individualmente desde el Explorador de Windows.

Sabemos que un subdocumento está bloqueado porque aparece el icono de un can-dado en su esquina superior izquierda.

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DOCUMENTOS MAESTROS

Por último, podemos variar el orden de los títulos de los subdocumentos seleccio-nando estos y pulsando los botones Subir y Bajar del grupo Herramientas de esquema. Desde este grupo también podemos establecer los niveles de título que deseamos mostrar desde la lista desplegable Mostrar nivel. Si activamos la casilla de verificación Mostrar formato de texto, los títulos se mostrarán con los estilos preestablecidos en la plantilla.

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1901 Introducción1902 Crear una Tabla de contenido

1903 Crear Tablas de contenido personalizadas1904 Insertar Índices alfabéticos

1905 Personalizar Índice1906 Eliminar una entrada de Índice

TEMA 19: TABLAS DE CONTENIDO E ÍNDICES

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TABLAS DE CONTENIDO E ÍNDICES

Introducción

Antes de comenzar el estudio de esta lección vamos a dejar claro qué entiende Word por Tabla de contenido y por Índice.

La Tabla de contenido es el índice que generalmente aparece al inicio de los libros en el que se especifican los títulos de los capítulos así como, los subtítulos de los mismos indicando en qué página pueden localizarse.

Word entiende por Índice el índice alfabético que suele aparecer al final de los libros, sobre todo si éstos son de contenido técnico, en los que se listan, siguiendo el orden alfabético, los distintos términos clave que forman el contenido del libro y se hace referencia al número de página donde podemos localizarlos.

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Crear una Tabla de contenido

Lo primero que tenemos que saber para elaborar una Tabla de contenido es que, antes de crearla, los títulos y subtítulos que queremos que formen parte de ella, tie-nen que tener aplicados sus correspondientes estilos de título. Si no hemos aplicado los estilos según hemos ido creando el documento, tendremos que hacerlo al final.

Seleccionamos los diferentes párrafos que contienen los títulos y establecemos el estilo de título pensado para ellos desde el grupo Estilos de la ficha Inicio. En el documento de ejemplo, ya hemos establecido previamente todos los estilos de títu-lo que lo forman. Ahora nos colocamos al principio del documento y pulsamos la combinación de teclas Ctrl + Enter para insertar una hoja en blanco al principio del documento. Pulsamos la ficha Referencias y centramos nuestra atención en el grupo Tabla de contenido. Desplegamos el botón Tabla de contenido, a conti-nuación, se muestran tres ejemplos de tabla predefinidos por Word.

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Los dos primeros generan la Tabla de contenido de forma automática, es decir, escribiendo los títulos y subtítulos en los capítulos y apartados tal y como apare-cen en el documento. El tercer ejemplo, inserta una Tabla de contenido manual donde el nombre de los contenidos de los títulos y subtítulos tendremos que ano-tarlos nosotros a mano. Presionamos el primer ejemplo y observamos el resultado.

La Tabla de contenido se ha insertado automáticamente con todas sus refe-rencias de página. Al situarnos sobre ella, vemos que todos los apartados que la forman se listan como vínculos. Podemos ir directamente a cualquiera de los apartados que representan pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que hace-mos clic sobre su nombre.

Lo normal, es que las Tablas de contenido se realicen una vez que hayamos fina-lizado la elaboración del documento. No obstante, siempre puede pasar que haya-mos errado a la hora de establecer el nivel de algún título o que nos falte o sobre alguno. Si modificamos el documento para realizar estos cambios, la Tabla de contenido nos e actualiza de forma automática. Para hacerlo, debemos colocar el puntero del ratón sobre ella y presionar el botón Actualizar Tabla del grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias.

Se muestra un cuadro de diálogo que pregunta si lo que deseamos actualizar son solo los números de página o toda la Tabla de contenido. En el caso de que haya-mos añadido o borrado algún título, deberemos elegir la segunda opción. Presiona-mos el botón Aceptar y comprobamos los resultados.

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Otro modo de actualizar una Tabla de contenido, es situarnos sobre ella y pre-sionar la tecla F9

Crear Tablas de contenido personalizadas

Como ocurre con la mayoría de elementos en Word, también podemos personalizar a nuestro gusto las Tablas de Contenido. Veamos cómo hacerlo. Una vez estable-cidos los estilos de todos los títulos y subtítulos del documento, situamos el puntero del ratón en el lugar donde vamos a insertar la Tabla de contenido. A continuación, desplegamos el botón Tabla de contenido del grupo con el mismo nombre de la ficha Referencias y seleccionamos la orden Insertar tabla de contenido.

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Se abre el cuadro de diálogo Tabla de contenido por la pestaña homónima. En el cua-dro Vista preliminar vemos un ejemplo de cómo va a quedar la Tabla de contenido.

Desde las casillas de verificación Mostrar números de página y Alinear nú-meros de página a la derecha, establecemos la presencia o no de los números de página y su alineación, respectivamente. Si ambas casillas están activadas, que es lo habitual, podemos especificar cómo será la línea que une los títulos con su numeración desde la lista desplegable Carácter de relleno.

En la lista desplegable Formatos del área General podemos seleccionar distintas apariencias para nuestra tabla y, desde el contador Mostrar niveles, establecemos hasta qué nivel de título queremos que se referencie en la Tabla de contenido.

Si seleccionamos el formato Estilo personal podremos definir aún más, la apa-riencia de nuestra Tabla de contenido, presionando el botón Modificar.

Se abre el cuadro de diálogo Estilo en el que se listan todos los estilos de la Tabla de contenido desde el nivel uno, llamado TDC1 al nivel nueve, llamado TDC9. Estos niveles coinciden con los niveles de título. Seleccionamos uno de ellos y presionamos el botón Modificar.

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Se abre el cuadro de diálogo Modificar estilo que ya conocemos, desde el cual esta-blecemos los formatos que deseamos para ese nivel.

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Una vez terminado pulsamos el botón Aceptar y continuamos modificando el resto de niveles hasta conseguir nuestro objetivo. Al finalizar, pulsamos tanto el botón Aceptar del cuadro de diálogo Estilo como el del cuadro de diálogo Tabla de contenido. Observamos cómo en el documento se habrá creado la Tabla de contenido con los estilos elegidos.

Por último, si deseamos eliminar una Tabla de contenido, nos situamos sobre ella, desplegamos el botón Tabla de contenido y hacemos clic sobre la orden Quitar tabla de contenido.

Insertar Índices alfabéticos

Los Índices alfabéticos suelen aparecer al final de los libros de tipo técnico y en ellos se listan en orden alfabético, todos los términos o frases clave que el autor considera que el lector va a necesitar consultar en algún momento para saber en qué página localizarlos.

Como en el caso de las tablas de contenido, hay que marcar previamente las palabras que van a forma el índice. Esta labor es conveniente realizarla a me-dida que se elabora el documento. Para marcar una entrada del Índice, selec-

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cionamos la palabra o frase y presionamos el botón Marcar entrada del grupo Índice de la ficha Referencias.

Se abre el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice. En el cuadro editable En-trada se ha anotado automáticamente, el texto que habíamos seleccionado. Pode-mos introducir una Subentrada a este término en el cuadro editable con el mismo nombre. Esto sirve para aclarar o proporcionar más información al lector sobre la entrada principal.

Las Entradas aparecen en el primer nivel del índice y las Subentradas dependen de éstas y aparecen en el segundo nivel del índice. En la sección Opciones estable-cemos cómo se referenciará la entrada eligiendo entre una de estas tres opciones:

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- Referencia cruzada: anota el texto “Véase” para que, a continuación, escriba-mos la referencia a la entrada, título o subtítulo que el lector debe consultar para aclarar sus dudas sobre el término.

- Página actual: anota al lado de la entrada, la página o páginas donde debe consultarse ésta.

- Intervalo de páginas: se utiliza para referenciar a una selección de texto o gru-po concreto de páginas que previamente hemos establecido como marcador. Los marcadores exceden el objetivo de este curso.

Desde el área Formato de los números de página podemos especificar un estilo especial de Negrita o Cursiva para el número de página de la entrada que estemos realizando.

Si pulsamos el botón Marcar todas, Word marcará automáticamente todas las palabras que sean iguales a la seleccionada, en el documento y, a la hora de refe-renciarla en el Índice escribirá el número de todas las páginas donde el término aparezca. Por el contrario, si pinchamos el botón Marcar, tan solo se referenciará una vez esa entrada. Para nuestro ejemplo, presionamos el botón Marcar y cerra-mos el cuadro de diálogo. Al hacerlo, observamos que el documento muestra los caracteres no imprimibles y que al lado de la palabra marcada aparece su referencia entre corchetes. No debemos preocuparnos por el aspecto del documento ya que todos estos caracteres no se imprimirán.

Para ocultarlos, presionamos el botón Mostrar todos del grupo Párrafo de la ficha Inicio.

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Siguiendo el mismo procedimiento, marcamos todas las entradas en el documento.

Al finalizar, situamos el puntero del ratón en la última página del documento, ya que es aquí donde se suelen insertar los Índices alfabéticos y presionamos el bo-tón Insertar índice del grupo Índice de la ficha Referencias.

Se abre el cuadro de diálogo Índice en el que se muestra la vista preliminar de cómo va a quedar éste. Pulsamos Aceptar y observamos los resultados.

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Personalizar Índice

Al igual que sucedía para las Tablas de contenido también podemos personalizar los Índices alfabéticos. Para hacerlo, presionamos el botón Insertar índice del grupo Índice de la ficha Referencias. Se abre el cuadro de diálogo Índice mos-trando la pestaña del mismo nombre.

Desde el botón desplegable Formatos elegimos el tipo de Índice que más nos guste entre los establecidos por Word. Si activamos la casilla de verificación Alinear números de página a la derecha, podremos seleccionar el estilo que tendrá la línea que une el final del texto con su paginación en la lista desplega-ble Carácter de relleno.

Decidimos si queremos Sangría para los elementos del Índice o no, activando los botones de opción correspondientes. Desde el contador Columnas establecemos el número de éstas que queremos para mostrar el Índice alfabético. Normalmen-te se muestra a dos columnas.


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Si en la lista desplegable Formato, seleccionamos la opción Estilo personal pode-mos presionar el botón Modificar del cuadro de diálogo para personalizar aún más nuestro Índice alfabético.

Se abre el cuadro de diálogo Estilo en el que se listan los distintos niveles de índice que podemos personalizar.

Normalmente formateamos los dos primeros niveles que corresponden con las En-tradas y Subentradas del índice. Seleccionamos uno de ellos y pulsamos el botón Modificar que accede al cuadro de diálogo Modificar estilos que ya conocemos, para que personalicemos el formato del índice seleccionado.

Al aceptar el cuadro de diálogo volvemos al anterior en que podemos seguir modi-ficando el resto de niveles de índice siguiendo el mismo procedimiento.

Una vez terminado, aceptamos todos los cuadros de diálogo y observamos cómo el Índice se adapta a los formatos seleccionados previamente.

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Eliminar una entrada de Índice

Si nos hemos equivocado al marcar un texto como entrada de índice y deseamos eliminar la acción, procederemos de la siguiente manera:

Pulsamos el botón Mostrar todo del grupo Párrafo de la ficha Inicio.

A continuación, buscamos la referencia errónea en el documento y seleccionamos todo el código anotado entre las llaves, incluyendo a éstas.

Por último, pulsamos la tecla Suprimir.

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2001 Introducción2002 Campos de formularios

2003 Propiedades principales de los campos2004 Crear un formulario

2005 Protección del Formulario

TEMA 20: FORMULARIOS

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FORMULARIOS

Introducción

En nuestra vida cotidiana estamos rodeados de impresos que debemos rellenar para formalizar gestiones habituales como puede ser, desde la presentación de la declaración de la Renta a la inscripción en una universidad o la apertura de una cuenta bancaria.

Estos documentos se llaman Formularios y su peculiaridad es que todos poseen una parte fija de texto, que es la que indica cómo rellenarlos, y una serie de recua-dros vacíos, que es donde debemos introducir la información que se solicita.

Como no podía ser de otro modo, Word ofrece la posibilidad de generar For-mularios. El modo correcto de elaborarlos es realizar primero la plantilla que contenga el formulario y, a partir de ella, generar los documentos con las dis-tintas informaciones.

Las herramientas necesarias para elaborar Formularios se encuentran en la ficha Programador. Esta ficha no está visible por defecto cuando se carga la aplicación. Para mostrarla debemos seguir estos pasos. Accedemos a la vista Backstage y pre-sionamos la pestaña Opciones.

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FORMULARIOS

En el cuadro de diálogo que se ha abierto, presionamos sobre Personalizar Cinta de opciones.

A continuación, activamos la casilla de verificación Programador de la lista Fi-chas principales a la derecha del cuadro.

Presionamos el botón Aceptar y observamos cómo la ficha Programador ya apa-rece en la Cinta de opciones.

Campos de formularios

Como se ha dicho anteriormente, la parte que hace interesante a un Formulario es la que está compuesta por los recuadros en blanco que solicitan información. A estos recuadros se les denomina Campos y podemos insertar distintos tipos de ellos que están recogidos en el grupo Controles de la ficha Programador.

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FORMULARIOS

Veamos que hace cada uno de ellos:

-Texto enriquecido: inserta un cuadro de texto en el lugar donde estuviese colo-cado el cursor en el que se puede anotar texto con formato.

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FORMULARIOS

-Texto: es igual que el anterior, solo que el texto que anotemos no podrá tener formato.

-Imagen: permite al usuario insertar una imagen en el Formulario.

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FORMULARIOS

-Galería de bloques de creación: permite introducir en el Formulario un blo-que de creación como, por ejemplo: una tabla, una ecuación, etc.

-Cuadro combinado: permite al usuario introducir un valor o seleccionarlo de entre los que aparecen en la lista que lo acompaña.

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FORMULARIOS

-Lista desplegable: es igual al anterior, solo que en este caso, no podemos anotar ningún valor, solo seleccionarlo.

-Selector de fecha: permite al usuario introducir una fecha o seleccionarla en el cuadro que se habilita para ello.

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FORMULARIOS

-Casilla de verificación: dibuja un recuadro en el documento que, al pinchar so-bre él, se marcará o desmarcará para seleccionar o no, de este modo, la alternativa que ofrece el texto que lo acompaña.

Es posible insertar más campos de formulario desplegando el botón Herramientas heredadas del grupo Controles. Estos campos pertenecen a versiones anteriores de Office o a controles ActiveX. Sin embargo, en muchos casos, nos ofrecen más alternativas de diseño que las vistas anteriormente.

Como podemos ver, muchos son similares a los anteriores como: cuadros de tex-to, casillas de verificación, listas desplegables, etc.

Propiedades principales de los campos

Cualquier control de campo que insertemos en un Formulario puede personali-zarse modificando sus propiedades. Para acceder al cuadro de diálogo de Propieda-des de un campo, primero debemos insertarlo, luego seleccionarlo y, finalmente, presionar el botón Propiedades del grupo Controles de la ficha Programador.

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FORMULARIOS

El cuadro de diálogo de Propiedades variará en función del elemento seleccionado. No obstante, muchas de las propiedades son comunes para varios campos. Veamos las más importantes, control a control.

Control de Texto enriquecido. Antes de consultar sus propiedades vamos a co-mentar una característica de los controles. Al insertarlos, es posible anotar un texto a modo de ayuda en su interior que desaparecerá cuando el usuario inserte el dato requerido y cuya función es guiarle para saber el tipo de información que se debe escribir en él.

Al pulsar el botón Propiedades sobre este tipo de campo se muestra el cuadro de diálogo homónimo.

En el área General, podemos anotar un Título y una Etiqueta para el control a fin de ayudar a su identificación dentro del Formulario en un futuro.

Si activamos la casilla de verificación Usar un estilo dar formato al contenido, podemos escoger un estilo predefinido para aplicar al texto que introduzcamos desde la lista desplegable Estilo o, incluso, generar uno nuevo presionando el bo-tón Nuevo estilo para acceder al cuadro de diálogo que ya conocemos.

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FORMULARIOS

Desde el área Bloqueado podemos seleccionar si el contenido del campo pue-de ser borrado y/o modificado activando o desactivando las casillas de verifi-cación correspondientes.

Si activamos la casilla de verificación Quitar control de contenido cuando se modifique el contenido, una vez que se rellene el campo de texto en el Formu-lario, desaparecerá el recuadro indicativo que lo representa.

Las propiedades del control Texto sin formato son idénticas a las vistas hasta ahora con la diferencia de que es posible escribir varios párrafos en él si activamos la casilla de verificación, Permitir retornos de carro.

Las casillas de verificación poseen dos propiedades nuevas que permiten elegir el símbolo que deseamos que aparezca cuando la casilla de verificación esté activada y cuando no lo esté.

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FORMULARIOS

Tanto los Cuadros combinados como las listas desplegables muestran en sus cuadros de diálogo de Propiedades las herramientas necesarias para introducir los elementos que formarán la lista.

Para añadir uno, simplemente debemos pulsar el botón Agregar y anotar su nombre en el cuadro editable Nombre para Mostrar del cuadro de diálogo que ha aparecido.

Editamos un elemento de la lista, seleccionándolo y presionando el botón Modifi-car y si lo que queremos es borrarlo, presionamos el botón Quitar.

Los botones Subir y Bajar cambian el orden de aparición en la lista, del ele-mento seleccionado.

Si el campo es un Selector de fecha, desde el cuadro de diálogo Propiedades elegiremos el formato de fecha que se anotará.

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FORMULARIOS

Al editar las propiedades de un campo de texto insertado desde el botón desplega-ble Herramientas heredadas observamos cómo son muy diferentes a las vistas hasta ahora.

Desde la lista desplegable Tipo podemos ajustar el tipo de datos que contendrá el campo para que se adapte a la información solicitada. Así, por ejemplo, si estable-cemos como tipo de datos Número, no podremos anotar texto en ese campo y, si lo hiciésemos, Word mostraría un mensaje de error.

Desde el cuadro editable Predeterminado podemos anotar un valor que queremos que el campo muestre de forma predefinida y que se borrará una vez escribamos nuestro dato.

En el contador Largo máximo establecemos el número de caracteres posible que podemos introducir en el campo y, por último, en la lista desplegable For-mato de texto, elegiremos la apariencia que deseamos para el contenido del control seleccionado.

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FORMULARIOS

Crear un formulario

Como hemos comentado anteriormente, el diseño de un Formulario consta de dos partes; una fija, compuesta por texto normal y corriente y otra variable, que es donde van a incrustados los controles de campo.

Pues bien, elaborar la parte fija de un Formulario no tiene ningún secreto, la rea-lizaremos como si de un documento normal se tratase sirviéndonos para ello de todas las herramientas que ya conocemos como: tablas, columnas, estilos, bordes, tabulaciones, etc.

Veamos ahora cómo insertar los campos del Formulario. Lo primero que debemos hacer es presionar el botón Modo Diseño del grupo Controles de la ficha Progra-mador. A continuación, presionamos el control de campo que deseamos insertar. Para nuestro ejemplo, Texto enriquecido. En el documento se habrá insertado el campo de texto en un recuadro. Anotamos entre sus marcas, si es nuestro deseo, un texto especificativo sobre lo que debe introducir el usuario en el cam-po. Recordemos que este texto desaparecerá cuando se rellene posteriormente el campo.

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FORMULARIOS

Con el campo aún seleccionado, pulsamos el botón Propiedades del grupo Controles. Activamos la casilla de verificación Usar un estilo dar formato al contenido del cuadro de diálogo que se abre y seleccionamos el estilo Texto en negrita en la lista desplegable Estilo. De este modo, el texto que introduce el usuario adoptará el estilo Negrita. Aceptamos el cuadro de diálogo Propiedades.

Vamos a insertar ahora un campo de fecha. Colocamos el cursor en el lugar donde se insertará y presionamos el botón Selector de fecha .Pulsamos el botón Propiedades para personalizar el control.

En la lista desplegable Mostrar la fecha así, hacemos clic sobre el tercer ejemplo para que la fecha que anotemos en el cuadro se represente de ese modo en el For-mulario. Nos aseguramos de que en la lista desplegable Configuración regional está seleccionada España y aceptamos el cuadro de diálogo. Siguiendo estos mis-mo pasos iremos introduciendo el resto de los campos. Una vez finalizada la labor, presionamos de nuevo el botón Modo Diseño para desactivar éste.

Protección del Formulario

El último paso en la elaboración de un Formulario es proteger el documento para que el usuario final no pueda modificar el contenido de éste sin ser, únicamente para rellenar los campos. Presionamos el botón Restringir edición del grupo Proteger de la ficha Programador.

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FORMULARIOS

Se muestra el panel Restringir Formato y edición en el lateral derecho de la ventana. Activamos la casilla de verificación Permitir solo este tipo de edición en el docu-mento y elegimos la opción Rellenando formularios en la lista desplegable que se habilita debajo. Seguidamente, presionamos el botón Sí, aplicar la protección.

En el cuadro de diálogo Comenzar a aplicar la protección que se muestra, podemos introducir una contraseña para que el usuario final no pueda modificar el diseño del formulario. Una vez hecho, presionamos el botón Aceptar y observamos el documen-to. Ahora el usuario no puede modificar nada que no sea la introducción de los datos en el Formulario. Al ir rellenando éstos, podemos observar cómo los datos se adaptan a las características que diseñamos previamente en el cuadro de Propiedades.

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FORMULARIOS

Si queremos volver al diseño del Formulario, presionamos el botón Suspender la protección del panel de tareas Restringir formato y edición. Si anteriormente introdujimos una contraseña, Word la solicita para desbloquear la protección.

Para finalizar, comentar que el modo habitual de trabajar con Formularios es crear una plantilla con el diseño del mismo, protegerla para rellenar formularios y, a par-tir de ahí, generar los diferentes documentos basados en ella.

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2101 Impresión de sobres en Word2102 Opciones de impresión de los sobres

2103 Impresión de etiquetas2104 Opciones de impresión de etiquetas

TEMA 21: SOBRES Y ETIQUETAS

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SOBRES Y ETIQUETAS

Impresión de sobres en Word

Word dispone de una herramienta muy potente que sirve para generar automáti-camente sobres o etiquetas.

Si hemos escrito una carta en la que el nombre y dirección del destinatario fi-guran al principio o al final de ella, Word es capaz de localizarlos e insertarlos en un sobre o etiqueta.

También podremos insertar el Remite del sobre. Para ello, debemos incluirlo previamente. Accedemos a la vista Backstage y pinchamos el botón Opcio-nes, seleccionamos la opción Avanzadas y nos desplazamos hasta el final de la sección General.

En el cuadro Dirección, escribimos lo que queremos que aparezca en el remite, incluido el nombre y los apellidos. Hacemos clic en Aceptar.

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SOBRES Y ETIQUETAS

Para imprimir el sobre, pinchamos en la ficha Correspondencia y, dentro del gru-po Crear, hacemos clic sobre el botón Sobres.

Se abrirá el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas y comprobamos que está selec-cionada la ficha Sobres.

Word buscará en el documento los sitios donde es más probable que haya-mos puesto la dirección. Si encuentra algo que se le parezca, lo incluirá en el cuadro Dirección.

Si no encuentra nada, debemos cumplimentarlo manualmente.

En el cuadro Remite podemos escribir el remite que deseemos. Si hemos incluido la información con anterioridad en el cuadro Dirección, aparecerá automáticamente.

La opción Omitir, retira el remitente del sobre y el cuadro Vista previa ), mostra-rá cómo va a quedar distribuido el texto en el sobre cuando lo imprimamos.

En el cuadro Papel podremos ver cómo colocar los sobres en la impresora.El botón Agregar al documento crea una página con el sobre al principio del do-cumento que estamos utilizando, que se imprimirá delante de la carta.

Con el botón Cancelar, salimos de este cuadro de diálogo sin ejecutar ninguna acción y el botón Imprimir envía el sobre a la impresora.

Opciones de impresión de los sobres

Existen varias posibilidades de configuración para los sobres. Pinchamos en la ficha Correspondencia y, dentro del grupo Crear, hacemos clic sobre el botón Sobres.

En el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas seleccionamos la ficha Sobres. Pulsa-mos el botón Opciones y se abre el cuadro Opciones de sobre.

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SOBRES Y ETIQUETAS

En la pestaña Opciones de sobre, podemos elegir el tamaño y modelo del sobre en la lista Tamaño de sobre. Si no existe el tamaño del sobre que ne-cesitamos, elegimos la opción Tamaño personal que se encuentra al final del cuadro desplegable.

Aquí especificaremos, el Ancho y el Alto que debe tener el sobre. Hacemos clic en Cancelar y escogemos el modelo de sobre de la lista.

Los botones Fuente de las secciones Dirección y Remite, permiten cambiar los formatos del texto de la dirección y el remite.

Con las opciones Desde la izquierda y Desde arriba de ambas secciones pode-mos cambiar sus respectivas ubicaciones en el sobre.

En la ficha Opciones de impresión podemos establecer el método de ali-mentación y colocación del sobre, así como la bandeja desde la que alimentar la impresora.

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SOBRES Y ETIQUETAS

Finalmente, hacemos clic en Aceptar para continuar o en Cancelar para salir sin que se lleve a cabo ningún cambio. El botón Imprimir del cuadro ejecutará la impresión.

Impresión de etiquetas

También podemos imprimir etiquetas de forma similar a como lo hacíamos con los sobres.

Pinchamos en la ficha Correspondencia y, dentro del grupo Crear, hacemos clic sobre el botón Etiquetas. Pinchamos en la pestaña Etiquetas del cuadro de diá-logo que se abre.

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SOBRES Y ETIQUETAS

Del mismo modo que con los sobres, Word también busca un nombre y dirección en la carta para insertarlo en las etiquetas.

Si activamos la opción Usar dirección de remite, los datos que se insertan son los que anotamos en el campo Dirección de las opciones de Word.

La opción Página entera con la misma etiqueta de la sección Imprimir creará una página completa de etiquetas con el mismo texto. Cuando tenemos esta op-ción elegida, el botón Nuevo documento, aparece activado y al hacer clic sobre él, se crea un nuevo documento con una página completa de etiquetas.

Podemos manipular dicho documento para eliminar aquellas que no nos interesen o modificar el texto en las que deseemos.

Cerramos el documento sin guardar los cambios y regresamos al cuadro de diálogo Sobres y etiquetas.

La opción Sólo una etiqueta, imprimirá sólo una etiqueta, en la posición de fila y columna que le indiquemos. De esta forma podemos ir imprimiendo las etiquetas que necesitemos en cada momento.

En el cuadro Etiqueta, podemos ver el diseño de la etiqueta, así como su tipo, tamaño y modelo.

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SOBRES Y ETIQUETAS

Con el botón Cancelar, salimos del cuadro de diálogo sin imprimir la etiquetas.

Con el botón Imprimir, se envían las etiquetas a la impresora para que se impriman.

Es conveniente, cuando utilizamos por primera vez un modelo de etiquetas, imprimirlo en una hoja de papel normal y comprobar que los datos se impri-men correctamente.

Opciones de impresión de etiquetas

Existen varias posibilidades de configuración para las etiquetas. Pinchamos en la ficha Correspondencia y, dentro del grupo Crear, hacemos clic sobre el botón Etiquetas.

Activamos la ficha Etiquetas del cuadro de diálogo. Dentro de las Opciones podemos elegir el modelo de las etiquetas que vamos a utilizar, así como el número de producto que figurará en la caja que hayamos adquirido de los pliegos para etiquetas.

Con el botón Detalles entramos al cuadro de diálogo Información, donde apare-ce una vista previa de la etiqueta que presenta todas sus medidas y características.

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SOBRES Y ETIQUETAS

Si deseamos generar nuestro propio modelo de etiquetas, cancelamos este cuadro y presionamos el botón Nueva etiqueta. En este cuadro de diálogo, anotamos el nombre que identificará nuestra etiqueta.

En los demás contadores iríamos introduciendo las correspondientes magnitudes hasta completar el diseño de la etiqueta.

Simplemente debemos saber que la opción Número horizontal, indica cuan-tas etiquetas hay dispuestas horizontalmente en la página y Número verti-cal, verticalmente.

Si multiplicamos el número horizontal por el número vertical, sabemos el número de etiquetas que tiene la página completa.

Además esto nos puede servir para ver si al menos el modelo de etiqueta que hemos seleccionado, tiene el mismo número horizontal y verticalmente que las que hay físicamente en el modelo que hemos adquirido. Hacemos clic en Cancelar para volver al cuadro de diálogo anterior. Para obtener la etiqueta impresa pulsaríamos el botón Imprimir.

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2201 Introducción2202 Elegir el documento principal

2203 Crear una nueva lista de direcciones2204 Abrir una lista de destinatarios existente

2205 Enlazar las direcciones al documento principal2206 Crear la combinación

2207 Combinar correspondencia desde el asistente

TEMA 22: COMBINAR CORRESPONDENCIA

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COMBINAR CORRESPONDENCIA

Introducción

La combinación de correspondencia es una herramienta que tiene por objeto cru-zar dos tipos de archivos con el fin de generar documentos personalizados para un gran número de destinatarios.

Uno de los archivos que deben utilizarse es el propio documento que se va a distribuir: una carta, un mensaje de correo electrónico, sobres, etiquetas de correspondencia o una lista de direcciones.

Se denomina habitualmente documento principal.

El otro archivo debe ser una lista o base de datos que contenga los diferentes datos de los destinatarios: nombre, apellidos, dirección, cargo, etcétera.

Cuando se produce la combinación del documento principal con la lista de datos se generan finalmente tantos documentos personalizados, cartas, correos electró-nicos, etcétera, como destinatarios haya en la lista.

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Elegir el documento principal

Para iniciar la combinación de correspondencia, lo primero que necesitamos es tener el documento principal de combinación. En nuestro caso, éste será una car-ta. Ésta hemos podido crearla con anterioridad, con lo cual, será suficiente con abrirla, o podemos escribirla como si de un documento normal se tratase antes de comenzar la combinación.

Una vez realizada la carta pinchamos en la ficha Correspondencia y desple-gamos el botón Iniciar combinación de correspondencia del grupo con el mismo nombre.

En el menú que se despliega, el programa pregunta qué tipo de documento que-remos obtener al final del proceso: una carta, un mensaje de correo electrónico, sobres, etiquetas o una lista de direcciones.

Si elegimos las opciones de Sobres… o de Etiquetas…, se abrirá el cuadro de diá-logo Opciones de sobres o etiquetas para que elijamos las medidas de éstos antes de continuar con la combinación. En nuestro caso, vamos a crear una carta, así que pinchamos sobre la opción Cartas.

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Ahora tenemos que decidir la lista de destinatarios. Para ello, desplegamos el botón Seleccionar destinatarios y elegimos una de las opciones que se ofrecen, que son:

Una lista que ya exista o la lista de la libreta de direcciones de Outlook. También podemos confeccionarla en este mismo momento. En este último caso, debemos aprender a confeccionarla.

Crear una nueva lista de direcciones

Para crear “in situ” una nueva lista de direcciones para una combinación de corres-pondencia, pulsamos la opción Escribir nueva lista del menú que se despliega al pinchar sobre el botón Seleccionar destinatarios de la ficha Correspondencia.

Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. En él debemos cumplimentar cada uno de los campos que vayamos a utilizar para realizar la combinación.

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Como lo habitual es que sobren campos o que no los tengamos todos, podemos confeccionar nuestra propia lista de campos. Pulsamos el botón Personalizar co-lumnas del cuadro de diálogo.

Si deseamos suprimir campos sobrantes, se van seleccionando uno a uno de la lista y presionamos el botón Eliminar . Por cada uno de los campos que desechemos aparecerá un cuadro de confirmación. De esta manera dejaremos únicamente los nombres de los campos que vamos a utilizar para esta combinación.

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Cuando es necesario incluir algún campo nuevo, pulsamos el botón Agregar y, en el cuadro que aparece, anotamos el nombre del campo y aceptamos para incorporarlo.

El botón Cambiar nombre permite modificar el título del campo que se utilizará para la combinación y los botones Subir y Bajar permiten reordenar su posición dentro de la lista. Una vez aceptado el cuadro de diálogo será necesario rellenar cada uno de los campos para todos y cada uno de los destinatarios a los que va a dirigirse el documento principal.

Hay que tener en cuenta que esta operación aunque puede llegar a ser muy tediosa sólo es necesario realizarla una vez, ya que la lista creada podrá ser utilizada con posterioridad tantas veces como sea necesario.

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Para incluir los datos de otro destinatario, bastará con hacer clic en el botón Nueva entrada.

Cuando terminemos, pulsamos Aceptar y se abrirá el cuadro de diálogo que permite almacenar la lista creada. Observamos que, por defecto, el guardado se dirige a la carpeta Mis archivos de origen de datos, ubicada en la carpe-ta Mis documentos, aunque podríamos almacenarla en cualquier carpeta de cualquier unidad de disco.

Debemos saber que el tipo de archivo que se genera es una Lista de direcciones de Microsoft Office.

Una vez guardada se activará el botón Editar lista de destinatarios del grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia.

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Al pinchar sobre él, se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia.

Este cuadro permite modificar la lista ya confeccionada, buscar un destinatario en concreto, filtrar los que interesen, ordenar la lista alfabéticamente por algún campo, etcétera.

Abrir una lista de destinatarios existente

Al desplegar el botón Seleccionar destinatarios, también podemos optar por la apertura de una lista de direcciones que ya esté guardada con anterioridad.En este caso, puede tratarse de una lista de direcciones de office como la que hemos apren-dido a realizar, una lista que provenga de una tabla en una base de datos o de una hoja de cálculo.Para ello, pinchamos sobre la opción Usar lista existente y se abrirá el cuadro de diálogo que permite seleccionar este tipo de archivos. Lo selec-cionamos y pulsamos el botón Abrir del cuadro.

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Enlazar las direcciones al documento principal

De una manera u otra, una vez escogido el origen de los datos de los destinata-rios, hay que enlazar el documento principal ya creado con los datos de la lista de direcciones seleccionada.

Posicionamos el cursor de escritura en el punto donde irá el contenido de uno de los campos y desplegamos el botón Insertar campo combinado situado en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia. A continuación, selec-cionamos el dato que va en esa posición y pinchamos sobre él.

Una vez hecho podemos observar el aspecto que tiene el campo insertado: con el nombre del dato y escrito entre comillas.

Por este procedimiento incluiremos todos y cada uno de los campos necesarios en las correspondientes posiciones del documento principal.

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Recordemos que, junto con los campos de combinación, podemos incluir cualquier texto, carácter o elemento que necesitemos para completar los datos. Una vez con-cluida la tarea de incluir los campos, podemos visualizar la combinación que se va a efectuar. Para ello, presionamos el botón Vista previa de resultados del grupo con el mismo nombre de la ficha Correspondencia.

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Comprobamos cómo el asistente hace referencia al primero de los documentos combinados y cómo, efectivamente, en el lugar donde habíamos insertado los cam-pos aparecen los datos del primer destinatario.

Para previsualizar el resto de los documentos combinados emplearemos los boto-nes de navegación situados ambos lados del número del destinatario. Si quisiéra-mos localizar el documento combinado correspondiente con un destinatario en concreto, pulsamos el botón Buscar destinatario con el que podremos localizarlo.

Crear la combinación

El último paso de la combinación de correspondencia ejecuta la combinación de-finitiva y emite los documentos ya personalizados. Para hacerlo, desplegamos el botón Finalizar y combinar del grupo Finalizar de la ficha Correspondencia.

Ahora podemos proceder a tres operaciones diferentes. Una de ellas consiste en imprimir los documentos personalizados. Hacemos clic en el enlace Imprimir do-cumentos y se abre en la pantalla el cuadro Combinar al imprimir.

En este cuadro debemos decir cuáles de los documentos combinados queremos im-primir: toda la lista, únicamente el correspondiente al registro actual o un intervalo de los mismos.

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Otra posibilidad consiste en enviar los documentos por correo electrónico, se abre otro cuadro de diálogo llamado Combinar en correo electrónico, éste permite igual que el anterior, elegir qué registros queremos enviar desde el área Enviar registros.

Hay dos cosas muy importantes a saber si vamos a usar este método; la primera es que debemos haber incluido un campo donde escribir la dirección de correo electró-nico, para poder seleccionar éste en la lista Para del cuadro. La segunda, es que si queremos que el envío sea efectivo, deberemos estar conectados a Internet antes de pulsar Aceptar en el cuadro.

La última posibilidad consiste en aplicar a los documentos combinados que desee-mos, las modificaciones que sean oportunas. En ese caso, presionamos el botón Editar documentos individuales.

Igualmente debemos indicar en el cuadro de diálogo que aparece cuáles de los do-cumentos vamos a editar: todos, el actual o un intervalo de los mismos. Una vez

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decidido, podremos comprobar cómo se habrán creado dichos documentos que, además se habrán añadido al que ya teníamos en pantalla.

Combinar correspondencia desde el asistente

Existe otro modo de crear un documento de combinación en Word, y es siguien-do los pasos del asistente que el programa ofrece si seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia, del menú que se despliega al pinchar en el botón Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia.

Se abre el panel de tareas Combinar correspondencia que nos guiará a través de seis pasos en la consecución de la combinación. Para pasar de un paso a otro, lo haremos pulsando el enlace Siguiente que se encuentra al pie del panel. En el primer paso debemos elegir el tipo de documento principal de combinación; cartas, sobres, etiquetas, etc…

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En el siguiente paso, indicaremos si el documento que vamos a usar es el que ya tenemos abierto en Word, o vamos a crear uno nuevo a partir de una plantilla u otro documento que deberemos seleccionar en el propio panel.

En el tercer paso, elegimos la lista de destinatarios a usar. Al igual que en el procedi-miento anterior, el asistente permite utilizar una lista que ya exista, seleccionando ésta desde el botón Examinar del asistente.Seleccionar la lista de contactos de Outlook o crear un lista nueva, para lo cual debemos pinchar el botón Crear del asistente. A partir de aquí, los pasos para crear la lista de destinatarios son idénti-cos a los estudiados anteriormente.

En el paso cuarto del asistente, Word nos insta a escribir el documento de combi-nación sino lo hemos hecho con anterioridad, y a insertar los campos de combina-ción del mismo desde el botón Más elementos del panel, el cual, abrirá el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación.

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Desde este cuadro, insertaremos los campos de combinación en el documento, pri-mero seleccionándolos en la lista Campos y, a continuación, pulsando el botón In-sertar. Como en el procedimiento anterior, los campos se insertarán en la posición del documento donde estuviese colocado el cursor.

El quinto paso del asistente ofrece la previsualización de los documentos ya com-binados. También permite volver a editar la lista de destinatarios si consideramos la necesidad de realizar algún cambio.

El último paso del asistente, permite completar la combinación, bien mandado los documentos a imprimir, bien editándolos en cartas individuales para su revisión.

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2301 Unidades de medidas y documentos recientes2302 Opciones frecuentes

2303 Barra de herramientas de acceso rápido2304 Personalizar Cinta de opciones2305 Métodos abreviados de teclado

TEMA 23: PERSONALIZAR WORD

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PERSONALIZAR WORD

Unidades de medidas y documentos recientes

Word posee varios valores por defecto que pueden ser modificados por el usuario. En este apartado aprenderemos a variar dos de ellos, que son: las unidades de me-dida y el número de documentos que aparecen en el panel izquierdo del menú que se despliega al pulsar la pestaña Archivo.

Para variar ambos, debemos pinchar el botón Opciones que se encuentra al pie del menú que aparece al acceder a la vista Backstage. A continuación, pulsamos la opción Avanzadas del cuadro de diálogo que se abre y nos desplazamos hasta el área Mostrar.

En el primer contador es posible variar el Número de documentos recientes que aparecen al pulsar la ficha Archivo. Podemos decidir, desde no mostrar ninguno, escribiendo un cero, hasta mostrar 50 documentos.

En la lista desplegable que se encuentra debajo de este contador, podemos variar las unidades de medidas, eligiendo entre las que Word ofrece.

Opciones frecuentes

Una vez abierto el cuadro de diálogo Opciones de Word, si pinchamos la ficha General, encontraremos opciones para cambiar la apariencia de Word.

Si deseamos que no se muestre la minibarra de herramientas Formato cuando seleccionamos un texto, desactivaremos la casilla de verificación Mostrar mini-barra de herramientas al seleccionar.

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Desplegando la lista Combinación de colores, podemos elegir otra gama de color para la interfaz de Word.

La lista Estilo de información en pantalla afecta al modo en que aparecerá la leyenda cuando nos posicionemos unos segundos sobre cualquier botón: la primera opción, muestra en la leyenda tanto el nombre del comando como una breve des-cripción de su función.

La segunda opción sólo mostraría el nombre del comando en la leyenda y, la tercera no mostraría leyenda alguna.

Pulsamos ahora sobre la ficha Guardar del cuadro. En el área Guardar docu-mentos establecemos el formato en el que se guardan, por defecto, los archivos creados en Word.

De forma predeterminada, la aplicación realiza una copia de seguridad cada 10 minutos del archivo que estamos generando. Podemos variar el intervalo de tiempo desde el contador correspondiente. Es importante saber que si la casilla de verifica-ción Guardar información de autorrecuperación cada no está activada, esta función tan importante que nos protege contra fallos eléctricos o bloqueos del equipo inesperados, no se realizará.

Desde esta área, comprobamos también y modificamos, si es nuestro deseo, la ubicación donde se guardan las copias de recuperación y la carpeta que muestra el cuadro de diálogo Guardar como por defecto para almacenar nuestros archivos.

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Barra de herramientas de acceso rápido

Word sólo dispone de una barra de herramientas, es la barra de herramientas de Acceso rápido que se encuentra en la parte superior de la ventana que contiene los botones; Guardar, Deshacer y Repetir.

Esta barra de herramientas es configurable, tanto en su posición en la ventana como en el número de botones que puede incluir, veamos cómo hacerlo:

Abrimos el cuadro de diálogo Opciones de Word, pinchando en el botón Op-ciones que aparece al acceder a la vista Backstage y, a continuación, pulsamos la opción Barra de herramientas de Acceso rápido.

En la lista de la derecha podemos ver los comandos que están en la barra y, si pinchamos en la flecha de la lista podemos elegir si éstos estarán disponibles para todos los documentos de Word o sólo para el documento que tenemos abierto.

En la lista de la izquierda, Comandos disponibles en:, podemos ver todos los comandos de los que dispone Word.

Si pinchamos en la flecha, observamos las distintas categorías en las cuales los agrupa.

Para añadir un comando a la barra de herramientas de Acceso rápido, debemos seleccionarlo en la lista Comandos disponibles en: y pulsar el botón Agregar.

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Si queremos eliminar un comando de la barra, bastará con seleccionarlo en su lista y pulsar el botón Quitar.

El botón Restablecer, vuelve a configurar la barra de herramientas con los coman-dos que trae por defecto al instalar Word.

Para modificar la posición en pantalla de la barra, activaremos la casilla de verifi-cación Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones.

Al aceptar el cuadro, observaremos los cambios realizados en la barra.

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PERSONALIZAR WORD

También podemos personalizar la barra de herramientas de Acceso rápido pul-sando sobre la flecha negra situada a su derecha. En el menú que se despliega, se ofrecen distintas acciones de uso común que podemos añadir o quitar de la barra, simplemente haciendo clic sobre ellas. Sabemos las que están visibles porque les acompaña el símbolo de un tick a su izquierda.

Al pie del menú se localiza la orden para mostrar la barra de Acceso rápido debajo de la Cinta de opciones. Si presionamos la opción Más comandos, accedemos al cuadro de diálogo Opciones de Word para proceder de la manera descrita ante-riormente para modificar la barra.

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Personalizar Cinta de opciones

Del mismo modo que podemos personalizar la barra de herramientas de Acceso rápido, también podemos modificar la Cinta de opciones añadiendo nuevas fi-chas, grupos o comandos a ésta.

Accedemos al cuadro de diálogo Opciones de Word y presionamos sobre la ficha Personalizar cinta de opciones. Como vemos, el aspecto del cuadro es muy si-milar al estudiado anteriormente para la barra de herramientas de Acceso rápido.

En la lista Personalizar cinta de opciones se muestran todas las fichas dispo-nibles en Word. Desde la lista desplegable situada en la parte superior, podemos seleccionar las fichas que deseamos que se listen abajo eligiendo entre: Fichas principales, que son las que aparecen por defecto al iniciar la aplicación; Fichas de herramientas, que son las que aparecen cuando estamos trabajando con un elemento determinado como, por ejemplo, tablas, imágenes, gráficos, etc . y que son contextuales a éstas o Todas las fichas, que muestran tanto las primeras como las segundas.

Al lado del nombre de cada ficha, localizamos dos símbolos; el primero es una ca-silla de verificación desde donde podemos establecer la visibilidad o no, de la ficha seleccionada en la Cinta de opciones, haciendo clic sobre ella.

El segundo símbolo es un signo más que, al pulsar sobre él, se convierte en un sím-bolo menos y muestra, dentro de cada ficha, los grupos que la forman. Si pulsamos en el botón más de uno de los grupos, veremos los comandos que los componen. De este modo, navegamos a través de todas la fichas de la Cinta de opciones.

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Al pie de la lista se localizan tres botones que son y realizan las siguientes funciones:

-Nueva ficha: inserta una ficha y el primer grupo de ella, debajo de la ficha que tuviésemos seleccionada en la lista.

-Nuevo grupo: añade un grupo a la ficha seleccionada.

-Cambiar nombre: edita el nombre de la ficha o grupo seleccionado para que podamos anotar uno más descriptivo en el pequeño cuadro de diálogo que se abre.

Añadir comandos a los grupos es muy sencillo, tan solo debemos seleccionar el grupo y pinchar sobre el comando deseado en la lista Comandos disponibles en para, a continuación, presionar el botón Agregar.

Con el botón Quitar borraremos la ficha o comando que hayamos agregado. Es importante saber que solo podemos quitar las fichas creadas por nosotros y no las preestablecidas por Word.

Aceptamos el cuadro de diálogo y observamos cómo la ficha aparece en la Cinta de opciones. Al pulsar sobre ella, mostrará los distintos grupos y comandos que ha-yamos establecido.Accedemos de nuevo al cuadro de diálogo Opciones de Word y pulsamos sobre Personalizar Cinta de opciones. Si desplegamos el botón Resta-blecer podemos devolver la Cinta de opciones a su aspecto original presionando la orden Restablecer todas las personalizaciones y presionando el botón Sí del cuadro de aviso que aparece.

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Métodos abreviados de teclado

Desde la opción Personalizar Cinta de opciones del cuadro de diálogo Opcio-nes de Word, también podemos asignar una combinación de teclas a aquellos comandos que usemos frecuentemente y no tengan establecida ya una por Word.

Para hacerlo, presionamos el botón Personalizar…, se abre el cuadro de diá-logo Personalizar teclado. Buscamos el comando deseado utilizando para ello las listas Categorías: y Comandos:, una vez localizado, pinchamos en él para seleccionarlo.

En la lista Teclas activas vemos si ya dispone de una combinación de teclas predeterminada por Word, podemos añadir, aún así, una nueva creada por no-sotros, pero es más lógico crear una combinación de teclado para un comando que no posea ninguna.

Presionamos la combinación elegida en el cuadro Nueva tecla de método abre-viado. Es muy importante que no esté asignada a ningún otro comando.

Desde la lista Guardar cambios en: elegimos si la combinación estará activa en todos los documentos de Word, o sólo en el que tenemos abierto.

Para finalizar, pulsamos el botón Asignar.

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Borrar una combinación, es tan sencillo como elegirla en la lista Teclas activas y pulsar el botón Quitar.

Desde el botón Restablecer todo, Word reinstalará los valores iniciales de combi-nación de teclas para todos los comandos.

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2401Introducción2402 Grabar una Macro

2403 Asignar Macro a un botón o combinación de teclas2405 Eliminar una macro

TEMA 24: MACROS

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MACROS

Introducción

Word pone a nuestra disposición una herramienta muy potente que puede ayu-darnos notablemente a agilizar los tiempos de realización de un trabajo. Esta herra-mienta se llama Macro. Podríamos definir una Macro como una serie de acciones que grabamos y guardamos asignándoles un nombre y, que después ejecutaremos a la vez con sólo pulsar un botón o una combinación de teclas elegidas por nosotros.

Básicamente, existen dos tipos de Macros en Word; las Macros por código y las Macros por pulsación. Para realizar las primeras, el usuario debe estar fami-liarizado con el lenguaje de programación Visual Basic¸ ya que deberá escribir un mini-programa, usando el código que utiliza dicho lenguaje.

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MACROS

Para las segundas, las Macros por pulsación, no es necesario ser un usuario tan experimentado, puesto que simplemente se crean haciendo pulsaciones con el ra-tón en las acciones que deseamos grabar, de ahí su nombre. Son estas últimas, las que serán objeto de estudio en este tema.

Grabar una Macro

Vamos a realizar una Macro que inserte en un documento una tabla con una cabe-cera predeterminada y dos filas en blanco. Pulsamos la ficha Vista y desplegamos el botón Macros del grupo con el mismo nombre. En el menú que se despliega elegimos la opción Grabar macro…

Se abre el cuadro de diálogo Grabar macro. Lo primero será dar un nombre, lo más descriptivo posible, a la macro para reconocerla más adelante.

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MACROS

El siguiente paso sería indicar si vamos a asignar la macro a un botón o a una combinación de teclas. De momento, no indicaremos nada puesto que, primero grabaremos la macro y después realizaremos la asignación.

En la lista desplegable Guardar macro en:, decidimos si la macro estará activa para todos los documentos de Word o solamente para el documento activo.

El cuadro Descripción es optativo y se usa para describir brevemente lo que hará la macro.

Pulsamos el botón Aceptar para comenzar a grabar. Vemos que el puntero del ra-tón se transforma en un cassette, mientras mantenga esta forma, nos estará indicando que la macro se está grabando.

Ahora ejecutamos todas las acciones que queremos que la macro realice automá-ticamente más adelante. En nuestro caso, serán los pasos necesarios para crear y formatear la tabla.

Cuando hayamos finalizado, desplegamos de nuevo el botón Macros y pinchamos en la opción Detener grabación.

Si volvemos a desplegar el botón Macros y elegimos la opción Ver macros, se abre el cuadro de diálogo Macros desde donde podemos observar la macro recién realizada.

Asignar Macro a un botón o combinación de teclas

Para ejecutar una macro ya grabada, debemos asignarla o bien, a un botón que se colocará en la barra de herramientas de Acceso rápido o en la Cinta de opciones o bien, a una combinación de teclas o a ambas opciones.

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MACROS

Abrimos el cuadro de diálogo Opciones de Word y pulsamos sobre la ficha Per-sonalizar Cinta de opciones si nuestro deseo es agregarla a una ficha o grupo determinado de la Cinta de opciones o la ficha Barra de herramientas de Ac-ceso rápido, si lo que queremos es que se localice en dicha barra. Sea cual sea la opción elegida, los pasos a seguir son los mismos. Para nuestro ejemplo, explicare-mos cómo introducirla en la barra de herramientas de Acceso rápido.

En la lista Comandos disponibles en: elegimos Macros, seleccionamos la que acabamos de crear y pulsamos el botón Agregar para que Word la incluya en for-ma de botón en la barra de herramientas de Acceso rápido.

La seleccionamos en su nueva posición y pulsamos el botón Modificar para per-sonalizarla. Se abre el cuadro de diálogo Modificar botón desde donde podemos elegir un icono entre los múltiples ejemplos que se ofrecen y cambiar su nombre en el cuadro Nombre para mostrar.

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MACROS

Al aceptar el cuadro de diálogo observamos los cambios en la lista de la barra de herramientas de Acceso rápido.

Para asignar una combinación de teclas a la macro debemos hacerlo desde la ficha Personalizar Cinta de opciones. Una vez ahí localizamos la macro en la lista Comandos disponibles en y pulsamos el botón Personalizar. En el cuadro de diálogo que se abre, elegimos la categoría Macros y dentro de la lista Macros, la que vayamos a personalizar.

Ahora aplicamos una combinación de teclas del mismo modo que lo haríamos para cualquier comando, fijándonos en que no esté ya asignada.

Una vez que aceptamos el cuadro de diálogo Opciones de Word, vemos cómo se ha añadido un botón a la barra de herramientas de Acceso rápido y que tendrá el nombre que le hayamos indicado al crearlo.

Al pulsar sobre él, Word ejecutará de forma automática las acciones que grabamos para la macro. Lo mismo sucederá si presionamos la combinación de teclas que le asignamos anteriormente.

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MACROS

Eliminar una Macro

Para eliminar una macro, pinchamos en la ficha Vista, desplegamos el botón Ma-cros y pulsamos la opción Ver macros.

Se abre el cuadro de diálogo Macros en el que aparecerán listadas todas las macros que hayamos creado. Tan sólo, debemos seleccionar la que queramos borrar y pul-sar el botón Eliminar aceptando el mensaje que aparece.

Cuando cerramos el cuadro Macros, aunque la macro ha sido eliminada, ve-mos que no pasa lo mismo con el botón al que la habíamos asignado. Si pincha-

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MACROS

mos ahora ese botón, se mostrará un mensaje diciendo que no se encuentra la macro asignada.

Eliminaremos el botón desde el cuadro Opciones de Word, pulsando la ficha Barra de herramientas de Acceso rápido. Una vez ahí, lo seleccionamos en su lista correspondiente y pulsamos el botón Quitar.

Ahora sí que hemos eliminado correctamente la macro.

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