Oakland Unified School District

Oakland Unified School District

Phân tích Nguy cơ Tình hình Tài chính

Ngày 15 tháng 8, 2017

Michael H. Fine Trưởng Nhân viên Điầu hành

Fiscal crisis & ManageMent assistance teaM

Ngày 15 tháng 8, 2017

Kyla Johnson-Trammell, Ed.D., Giám đốc Oakland Unified School District 1000 Broadway, Ste. 680 Oakland, CA 94607-4099

Kính gởi Giám đốc Johnson-Trammell:

Vào tháng Tư 2017, Học khu Thống nhất Oakland và Đội Trợ giúp Quản lý và Khủng hoảng tài chính (FCMAT) đã thỏa thuận về một nghiên cứu để làm những công việc sau đây:

Chuẩn bị một Phân tích dùng 20 yếu tố trong Phân tích Nguy cơ Tình hình tài chính của FCMAT, và quyết định về đánh giá rủi ro của học khu.

Báo cáo này chứa đựng những gì đội nghiên cứu tìm thấy và khuyến cáo.

FCMAT đánh giá cao cơ hội được phục vụ quý vị và cám ơn tất cả nhân viên của Học khu Oakland đã cộng tác và giúp đỡ trong công việc thực tiển.

Trân trọng kính chào,

Michael H. Fine Trưởng Nhân viên Điều hành

Bảng Mục Lục BẢNG MỤC LỤC i

Về FCMAT ............................................................................ iii

Giới thiệu ................................................................................ 1

Phân tích Nguy cơ Tình hình tài chính ............................................... 3

Tóm tắt .................................................................................. 33

Những Hoạt động tiếp theo ........................................................ 35

Phụ lục ................................................................................... 37

Oakland Unified SchOOl diStrict

ii


Số N

ghiê

n cứ

u Về FCMAT

VỀ F C M A T iii

Nhiệm vụ chính của FCMAT là trợ giúp các cơ quan giáo dục địa phương K-14 của California để nhận ra, ngăn ngừa và giải quyết các nguồn nhân lực, tâi chính và những khó khăn quản lý số liệu.. FCMAT trợ giúp về quản lý số liệu và tài chính, huấn luyện phát triền chuyên môn, phát triển sản phẩm và các dịch vụ liên quan tới số liệu và công việc nhà trường khác.Dịch vụ trợ giúp quản lý và tài chính của FCMAT được sử dụng không chỉ giúp tránh được khủng hoảng tài chính mà còn phát huy những lề lối tài chính vững mạnh, hổ trợ huấn luyện và phát triển những nhân viên chính và giúp tạo nên những hoạt động tổ chức hữu hiệu.Những dịch vụ quản lý số liệu của FCMAT được dùng để giúp các cơ quan giáo dục địa phương (LEAs) đáp ứng được trách nhiệm báo cáo của tiểu bang, cải tiến phẩm chất số liệu và thông báo các quyết định về chương trình giảng huấn.

FCMAT có thể được yêu cầu trợ giúp khủng hoảng tài chính hay quản lý bởi một học khu, trường bán công, đại học cộng đồng, văn phòng giáo dục quận hạt, giám đốc giáo huấn công lập hay cơ quan lập pháp.

Khi nhận một yêu cầu hay một nhiệm vụ, FCMAT triệu tập một đội nghiên cứu, làm việc sát sao với LEA để xác nhận phạm vi hoạt động, tiến hành công việc thực tiển tại chỗ và cung cấp một bản tường trình với kết quả tìm thấy và khuyến cáo hầu giúp giải quyết vấn đề, vượt qua khó khăn và lên kế hoạch cho tương lai.

FCMAT đã tiếp tục điều chỉnh các loại hổ trợ dựa trên các động lực đổi thay của K-14 LEAs và thi hành những cải cách giáo dục lớn.

Nghiên cứu theo Năm Tài khóa

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0 92/93 93/94 94/95 95/96 96/97 97/98 98/99 99/00 00/01 01/02 02/03 03/04 04/05 05/06 06/07 07/08 08/09 09/10 10/11 11/12 12/13 13/14 14/15

FCMAT cũng phát triển và cung cấp nhiều ấn phẩm, phương tiện phần mềm, hội thảo và cơ hội phát triển chuyên môn để giúp LEAs hoạt động hữu hiệu hơn và hoàn thành trách nhiệm về quản lý số liệu và giám sát tài khóa. Ban Dịch vụ Thông tin trường ở California (CSIS) của FCMAT giúp Bộ Giáo dục California thực hiện Hệ thống dữ liệu thành tích học tập theo chiều dọc của California (CALPADS). CSIS cũng làm chủ và duy trì website của Ed-Data (www.ed-data.org) và cung cấp kiến thức kỹ thuật cho cộng tác Ed-Data: C Bộ Giáo dục C, EdSource và FCMAT.

FCMAT được tạo nên bởi Luật của Hội đồng lập pháp (AB) 1200 năm 1992 để giúp LEAs đáp ứng và duy trì các nhiệm vụ tài chính. AB 107 năm 1997 giao trách nhiệm cho FCMAT phụ trách CSIS và công việc quản lý số liệu toàn tiểu bang. AB 1115 năm 1999 hệ thống hóa nhiệm vụ của CSIS.


iv VỀ F C M A T

AB 1200 cũng là một kế hoạch toàn tiểu bang để các văn phòng giáo dục quận hạt và học khu làm việc với nhau ở địa phương để cải tiến thủ tục tài chính và tiêu chuẩn trách nhiệm. AB 2756 (2004) cung cấp các trách nhiệm đặc biệt cho FCMAT liên quan tới học khu nào nhận tiền vay khẩn cấp của tiểu bang.

Vào tháng giêng 2006, Luật của Thượng viện 430 (trường bán công) và AB 1366 (đại học cộng đồng) trở thành luật và nới rộng dịch vụ của FCMAT cho các loại của LEA. Kể từ 1992, FCMAT đã tham gia thực hiện hơn 1,000 xét duyệt cho LEAs, bao gồm học khu, văn phòng giáo dục quận hạt, trường bán công và đại học cộng đồng. Giám đốc các trường ở Kern County là một cơ quan hành chánh với kinh phí thông qua các khoản phân bổ trong ngân sách nhà nước và một khoản phí khiêm tốn cho các cơ quan yêu cầu.


Giới Thiệu GIỚI THIỆU 1

Nằm trong Vùng Vịnh phía bắc California, Học khu Thống nhất Oakland phục vụ hơn 49,000 học sinh trong 86 trường học thuộc quyền và 37 trường bán công được phép.

Khoảng phân nửa số học sinh của học khu nói một thứ tiếng khác tiếng Anh ở nhà, và 30 phần trăm đủ điều kiện là học sinh Anh ngữ. Học sinh hợp lệ cho bữa ăn trưa miễn phí hay với giá hạ là 72.5 phần trăm.

Vào tháng 5, 2017, học khu thỏa thuận với Đội FCMAT để làm một nghiên cứu thực hiện công việc như sau:

Chuẩn bị một phân tích dùng 20 yếu tố trong Phân tích Nguy cơ tình hình tài khóa của FCMAT và quyết định đánh giá nguy cơ của học khu..

Đội Nghiên cứu

Đội nghiên cứu bao gồm những thành viên sau đây:

Michelle Giacomini Leonel Martínez Trưởng Phân tích Quản lý FCMAT Kỹ thuật viên FCMAT Petaluma, CA Bakersfield, CA

Deborah Deal, CICA, CFE Linda Grundhoffer Chuyên viên Can thiệp FCMAT Cố vấn FCMAT Los Angeles, CA Danville, CA

Hướng dẫn Nghiên cứu

FCMAT viếng thăm học khu ngày 30 tháng 5 tới ngày 1 tháng 6, 2017 để duyệt số liệu, phỏng vấn nhân viên và thu thập thông tin. Báo cáo này là kết quả của những hoạt động đó.

Khi viết báo cáo, FCMAT dùng kiểu Associated Press Stylebook, một hướng dẫn toàn diện về cách sử dụng và văn phong được chấp nhận, nhấn mạnh tới sự gọn gàng và sáng tỏ. Ngoài ra, hướng dẫn này nhấn mạnh ngôn ngữ đơn giản, không khuyến khích việc dùng tiếng khó hiểu và sử dụng tương đối ít điều khoản.


2 GIỚI THIỆU


1

F I S C A L H E A L T H R I S K A N A L Y S I S

Phân tích Nguy cơ Tình hình Tài chính

Các Sự kiện tài chính chủ yếu cho Học khu có lớp K-12

Đội Trợ giúp Khủng hoảng tài chính và Quản lý (FCMAT) đã triển khai Phân tích nguy cơ tình hình tài chính để đánh giá các sự kiện tài chính chủ yếu mà có thể giúp đo lường nguy cơ tình trạng không trả được nợ của học khu.năm hiện tại và hai năm tài khóa tiếp theo.

Phân tích nguy cơ tình hình tài chính phải được xem như một ảnh chụp nhanh kịp thời. FCMAT dùng ngân sách tạm thời thứ ba của học khu 2016-17 như là cơ bản trong việc báo cáo tài chánh suốt năm tài khóa 2016-17. Vào thời điểm làm việc của FCMAT, học khu đang hoàn tất ngân sách thông qua 2017-18,nhưng chi tiết thì chưa biết hay chưa thông qua bởi hội đồng giáo dục, vì vậy các thông tin không được bao gồm trong báo cáo này. Quả thật, lúc đó, học khu đã phát triển một kế hoạch để giải quyết thiếu hụt năm 2017-18; tuy nhiên, hội đồng quản trị đã không chính thức hóa khoảng $9.3 triệu trong điều chỉnh ngân sách cần thiết để bảo đảm học khu duy trì mức dự trữ cho 2017-18. FCMAT đã thêm vào một đoạn “Các hoạt động tiếp theo” ở vào cuối báo cáo này, mô tả những thành phần chính của tăng lợi nhuận và giảm chi tiêu học khu đã thông qua năm học 2017-18. Dầu vậy, thông tin đó không phải là một phần của báo cáo này vì nó không được chứng minh hay xét duyệt chi tiết.

Bất cứ đánh giá số liệu tài chính nào hay các vấn đề tổ chức khác đều có những giới hạn cố hữu vì các tính toán thì dựa trên một số giả thiết kinh tế và tiêu chuẩn bao gồm sự thay đổi trong ghi danh, điều chỉnh giá sinh hoạt, dự đoán cho tiện ích, tiếp liệu và thiết bị, điều kiện kinh tế thay đổi cấp địa phương, tiểu bang và liên bang và những thay đổi trong tổ chức hay chức vụ lãnh đạo chủ chốt.

Sự hiện diện của một tiêu chuẩn nào thì không nhất thiết là một sự kiện của một học khu trong khủng hoảng tài chính. Tuy nhiên, những học khu mà trả lời “Không” cho bảy hay nhiều hơn trong 20 sự kiện chủ chốt có thể gây ra quan ngại và có thể cần một mức độ can thiệp tài khóa nào đó. Càng nhiều sự kiện nhận thấy thì nguy cơ không trả được nợ hay những vấn đề tài chánh khác càng lớn. Nhận ra các vấn đề sớm sủa là một chìa khóa dẫn tới thành công trong việc duy trì sức khỏe tài chính. Kế hoạch kỹ càng sẽ giúp một học khu hiểu rõ hơn các mục tiêu và chiến lược tài chánh của mình để giữ mức độ tài khóa hữu hiệu cao.

Một học khu phải liên tục cập nhật ngân sách của mình khi có thông tin mới từ trong học khu và từ các cơ quan quy định khác. Điều này đặc biệt đúng vì Công thức kinh phí Kiểm soát địa phương thi hành đầy đủ. Các yếu tố tiểu bang và liên bang như một trì trệ trong các yếu tế kinh tế và gia tăng phí tổn về hưu của nhân viên ăn mòn kinh phí không giới hạn của học khu. Các yếu tố điạ phương bao gồm ảnh hưởng của việc ghi danh giảm, các trường bán công trổi dậy và gia tăng đóng góp cho giáo dục đặc biệt

Mỗi một trong 20 yếu tố chính dưới đây có vài câu hỏi. Câu trả lời của FCMAT thì dựa trên tài liệu trả lời do học khu cung cấp và phỏng vấn nhân viên. Trả lời chi tiết được tóm tắt trong tài liệu của học khu và phỏng vấn với nhân viên. Chi tiết trả lời được tóm tắt trong mỗi phần. Mặc dù đánh giá này có thể không nói rằng học khu có thể ở trong khủng hoảng tài chính, phân tích này là một đo lường các kích thước của tình hình tài khóa và nguy cơ..


12 PHÂN TÍCH NGUY CƠ TÌNH HÌNH TÀI KHÓA

1. Chi Tiêu Thâm Hụt • Học khu có tránh chi tiêu thâm hụt trong năm nay không? Không

• Học khu có tránh chi tiêu thâm thủng trong hai năm tài khóa tiếp theo không? Không • Học khu có giảm hay giới hạn chi tiêu thâm hụt trong hai năm tài khóa qua không? Không

• Khoản chi tiêu thâm hụt có được bao gồm bởi số dư quỹ, thu nhập đang diễn ra, hoặc giảm chi tiêu? Có

• Hội đồng có chấp thuận một kế hoạch để loại chi tiêu thâm thủng không? Không Chi tiêu thâm hụt xảy ra khi học khu chi tiêu hiện tại nhiều hơn thu nhập hiện tại. Thâm hụt cơ cấu xảy ra khi học khu phải giảm ròng Số dư quỹ sau chuyển khoản và đóng góp cho các chương trình bị hạn chế Chi tiêu thâm hụt theo kế hoạch xảy ra khi học khu có dự trữ dư. Ngoài những hoạt động theo kế hoạch này, học khu cần điều chỉnh ngân sách để loại bỏ chi tiêu thâm hụt hầu duy trì mức độ dự trữ thích hợp trong số dư quỹ.

Khi phân tích chi tiêu thâm hụt, thì đội chú tâm vào quỹ tổng quát không giới hạn vì hầu hết các chương trình giới hạn đều là tự hổ trợ. Nếu không, thì kinh phí không giới hạn đóng góp vào số kết dư của nguồn giới hạn, cũng đề cập tới như là xâm phạm.

Bảng sau đây cho thấy kinh phí không giới hạn của học khu trong vài thời kỳ của các thời kỳ báo cáo gần đây nhất dựa trên các báo cáo sau đây của học khu.

OUSD – KHÔNG GÍỚI HẠN PHÂN TÍCH

Hành động chưa kiểm

2015- 16

Ngân sách áp dụng 2016-17

Tạm thời thứ nhất 2016-17

Tạm thời thứ hai 2016-

17

Tạm thời thứ

ba 2016-17

SỐ DƯ KHỞI ĐẦU $16,133,721 $17,559,526 $12,063,851 $12,063,851 $12,063,851

ĐIỀU CHỈNH KIỂM TOÁN 233,568 - - 392,864 392,864

LỢI NHUẬN 395,830,186 404,053,233 403,850,246 405,043,619 405,212,350

CHI TIÊU 333,429,050 337,304,882 336,222,287 332,576,140 335,675,742

THÂM HỤT LỢI NHUẬN ĐỐI VỚI CHI TIÊU TRƯỚC CÁC NGUỒN TÀI CHÍNH VÀ SỬ DỤNG KHÁC

$62,401,136

$66,748,351

$67,627,959

$72,467,480

$69,536,608

CHUYỂN VÀO 2,328,377 564,067 735,130 735,130 847,032

CHUYỂN RA 3,361,244 1,619,490 3,918,860 3,918,860 4,468,860

ĐÓNG GÓP CHO CHƯƠNG TIRNH GIỚI HẠN

(65,671,705)

(65,564,294)

(65,530,184)

(70,462,421)

(69,940,024)

TĂNG (GIẢM) TRONG SỐ DƯ KINH PHI

(4,303,437)

128,634

(1,085,954)

(1,178,672)

(4,025,244)

SỐ DƯ KẾT THÚC $12,063,851 17,688,160 10,977,897 11,278,044 8,431,471

Đựa trên thông tin này, học khu đã có một thâm hụt cấu trúc trong mỗi thời kỳ báo điểm trừ ngân sách áp dụng 2016-17. Như ghi trong đoạn 4 dưới đây, học khu đánh gíá quá cao việc ghi danh và chuyên cần trung bình hàng ngày (ADA) lúc chấp thuận ngân sách và không được sửa chữa cho tới thời kỳ tạm thời thứ nhất 2016-17. Ngoài ra, số kết dư của kinh phí, số kết dư đã giảm đáng kể trong thời gian này. Điều này sẽ được thảo luận sâu sát trong phần hai dưới đây.


1

F I S C A L H E A L T H R I S K A N A L Y S I S

Vào thời điểm thực địa, hội đồng quản trị đã không chấp thuận một kế hoạch để loại bỏ chi tiêu thâm hụt hay để giải quyết thâm hụt cơ cấu cho năm 2017-18 và xa hơn nữa. Mặc dù học khu đã phát triển một kế hoạch để giải quyết thiếu hụt của năm 2017-18, hội đồng quản trị đã không chánh thức hóa các điều chỉnh ngân sách cần thiết phải làm.

Đánh giá Tổng quát: Không

2. Số kết dư kinh phí

• Số kết dư kinh phí của học khu có bằng hay luôn cao hơn số dự trữ được khuyến cáo cho sự bất thường của kinh tế? Không

• Số kết dư kinh phí có ổn định hay tăng gia do lợi nhuận đang xảy ra và/hay giảm chi tiêu? Không

• Số dư kinh phí có bao gồm dự trữ chỉ định nào cho trách nhiệm không được tài trợ hay tổn phí một lần trên mức dự trữ được khuyến cáo? Không

Học khu đã đáp ứng mức độ dự trữ 2% cho mọi thời kỳ báo điểm trong năm 2016-17 trừ thơi kỳ thứ ba tạm thời khi mà học khu dự tính 1.5%. Học khu chưa đáp ứng yêu cầu của địa phương là 3% do hội đồng quản trị lập nên trong bất kỳ thời kỳ tính điểm nào và không nghĩ là sẽ đáp ứng yêu cầu này của địa phương trong hai năm tài khóa tiếp theo.

Bảng dưới đây minh họa phần trăm dự kiến của mức độ dự trữ cho thực tế chưa kiểm tra năm 2015-16 và ở mỗi thời kỳ báo điểm năm 2016-17. Quan ngại là mức độ dự trữ và phần trăm giảm mỗi thời kỳ cùng với số kết dư kinh phí không giới hạn.

Năm tài khóa

Thời kỳ báo cáo Cần 2% Dự trữ

Dự trữ kết dư kinh phí cần có

Kết dư kinh phí không giới hạn

2016-17 Ngân sách thông qua 10,405,253 10,405,253 17,688,160

2015-16 Tực tế chưa kiểm tra 10,362,831 10,362,831 12,063,852

2016-17 Tạm thời đầu tiên 10,800,878 10,800,878 10,977,897

2016-17 Tạm thời thứ hai 10,990,122 10,990,122 11,278,244

2016-17 Tạm thời thứ ba 10,941,283 8,281,472 8,431,471

Ngân sách được thông qua 2016-17: Các giả định về thu nhập không hạn chế tăng 9,1 triệu đô la từ báo cáo tạm thời thứ ba 2015-16 của khu học chánh. Sự gia tăng lớn nhất là trong tài trợ của LCFF với 22,4 triệu đô la trong doanh thu mới do sự gia tăng về kinh phí và khoảng 345 trong ADA. (Đến năm 2016-17, lần đầu tiên tạm dừng, học khu nhận ra rằng ADA sẽ thấp hơn 426 so với ước tính trong ngân sách được thông qua. Điều này sẽ được thảo luận thêm trong phần bốn dưới đây vì khu học chánh không xác định được lỗi trong các bản dự báo ghi danh.) Không giới hạn Chi tiêu tăng thêm 8,7 triệu đô la từ báo cáo tạm thời năm 2015-16. Nhìn chung, số dư quỹ không hạn chế tăng lên $ 418,000 so với tạm thời thứ ba.


14 PHÂN TÍCH NGUY CƠ TÌNH HÌNH TÀI KHÓA

Tổng cộng đóng góp và chuyển khoản cho chương trình giới hạn là $67,183,784, và giáo dục đặc biệt tượng trưng cho phần chia sẻ lớn nhất, tổng cộng là $51.9 triệu và giảm số kết dư kinh phí. Xâm phạm tổng thể tượng trưng 19.4% của chi tiêu không giới hạn và $16.2% của lợi nhuận không giới hạn.

Trong số $7.1 triệu dành cho các cam kết khác, học khu dự kiến chi tiêu $5.9 triệu và kết quả kiểm toán và điều chỉnh tương đương với 1.2% của mức dự trữ yêu cầu. .

Thực tế không kiểm toán 2015-16: Mặc dù Học khu đạt dự trữ 2% bắt buộc, chính sách của hội đồng giáo dục đòi hỏi 3%. Số lượng dự trữ dành cho mức dự trữ đã giảm tới $4.3 triệu từ năm trước. Nhân viên học khu nói rằng những đóng góp cho giáo dục đặc biệt, chương trình giáo dục tuổi thơ và dịch vụ thực phẩm đã xoi mòn tiền dự trữ.

Sự xâm phạm của giáo dục đặc biệt tăng lên $1.6 triệu trên khoản tạm thời thứ ba 2015-16 và $6.2 triệu trên thực tế 2014-15 thực tế không kiểm toán $1.3 trệu của kinh phí không giới hạn và $2 triệu của kinh phí Title I tiêu quá $1.2 triệu khi học khu mướn nhân viên cho chơ\ng trình mới của Liên Hiệp quốc trong khi số học sinh tham gia không có cụ thể hóa.

• Các chương trình dịch vụ thực phẩm cần đóng góp $2 triệu,khoảng $1.1 triệu hơn ngân sách đã định mặc dù học khu đã bị giảm số ghi danh và số bữa ăn phục vụ. Vì các trường có thể sắp xếp lịch chuông reo của mình, ngành dịch vụ thực phẩm không thể điều phối mức giao hàng và nhân viên để được hữu hiệu tối đa. Cho tới khi học khu phối hợp lịch chuông reo theo tiêu chuẩn, dịch vụ thực phẩm sẽ tiếp tục cần đóng góp để hổ trợ chương trình.

Trưởng nhân viên tài chính nêu rằng thâm thủng cơ cấu không giới hạn $1.5 triệu sau khi điều chỉnh cho lợi nhuận và tiêu xài một lần phải được giải quyết trong ngân sách 2017-18.

Báo cáo tạm thời thứ nhất 2016-17: Học khu công nhận rằng ADA là 426 thấp hơn mức ước lượng trong ngân sách thông qua và lợi nhuận không giới hạn bị giảm xuống. Văn phòng giáo dục quận hạt nêu rằng trong khi lợi nhuận được điều chỉnh, học khu không có vẻ đã giảm chi tiêu.

Dựa trên báo cáo tạm thời lần thứ nhất, học khu trải nghiệm một thâm thủng cấu trúc là $1.1 triệu cho kinh phí tổng quát không giới hạn mặc dù điều chỉnh cho chi tiêu một lần; thâm thủng cơ cấu ròng thì khoảng $481,000.

Tổng đóng góp cho các chương t r ình giới hạn là $65,564,294.

Một thảo luận kỹ càng hơn về xâm phạm thì ở trong phần chín dưới đây.

Ở báo cáo tạm thời thứ nhất, học khu gần như không đáp ứng được 2% mức dự trữ yêu cầu với $27,000 trong dự trữ thặng dư. Nói chung, số kết dư kinh phí không giới hạn rớt xuống $6.7 triệu. Trong số tiền này, $5.5 triệu được ghi nhận trong thực tế không kiểm tra để dàn xếp các kết quả kiểm toán và điều chỉnh năm trước như đã ghi ở trên.

Dựa trên những quan ngại từ văn phòng quận hạt liên quan tứi ghi danh giảm sút, một ảnh hưởng xấu tới các dự án ghi danh, một tăng gia trong sự lấn chiếm giáo dục đặc biệt và chi tiêu thâm hụt, chứng nhận khẳng định của học khu đã đổi thành chứng nhận đủ điều kiện


7 PHÂN TÍCH NGUY CƠ TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH

Báo cáo tạm thời thứ ba 2016-17: Lợi nhuận không giới hạn gia tăng lên $1.2 triệu và chi tiêu giảm tới $3.6 triệu. Quan ngại đáng kể là đóng góp của giáo dục đặc biệt gia tăng lên $4.9 triệu từ báo cáo tạm thời thứ nhất tới báo cáo tạm thời thứ hai.

Học khu thi hành một quyết nghị chi tiêu kinh phí tổng quát vào ngày 9 tháng giêng, 2017 để giới hạn chi tiêu của ban ngành và trường học toàn học khu để đáp ứng với sự ăn mòn số kết dư kinh phí. Theo những người được phỏng vấn, các trường và ban ngành vội vả chi tiêu ngân sách trước khi thực hiện thực sự. Tiết kiệm bình thường từ số tiền còn lại và ngân sách chưa tiêu xài dựa trên đường hướng học khu không cụ thể hóa. Quả thật, các hoạt động đặt mua sắm gia tăng lên 249%, hay $1,299,228, đơn đặt mua làm trong tháng giêng 2017 hơn tháng giêng 2016.

Ở báo cáo tạm thời thứ hai, học khu gần như không đáp ứng được 2% mức độ yêu cầu và có dự trữ là $137,000. Nói chung, số kết dư kinh phí không giới hạn gia tăng lên $300,000. Học khu lập một chứng nhận đủ điều kiện ở báo cáo tạm thời thứ hai.

Báo cáo tạm thời thứ ba: Tới báo cáo tạm thời thứ ba, học khu bị hụt $2.8 triệu của mức dự trữ 2% theo yêu cầu.Số kết dư kinh phí không giới hạn sụt từ $17.7 triệu lúc thông qua ngân sách xuống $8.4 triệu vào cuốu năm.

Bảng dưới đây tóm tắt hoạt động tài chính của Học khu từ các thực tế không kiểm toán 2015-16 tới báo cáo tạm thời thứ ba 2016-17.

OUSD – Phân tích không Giới hạn

Thực tế không kiểm tra 2015-16

Ngân sách thông qua 2016-17

Tạm thời 1 2016-17

Tạm thời 2 2016-17

Tạm thời 3 2016-17

SỐ KẾT DƯ BAN ĐẦU $16,133,721 $17,559,526 $12,063,851 $12,063,851 $12,063,851

ĐIỀU CHỈNH KIỂM TOÁN 233,568 - - 392,864 392,864

LỢI NHUẬN 395,830,186 404,053,233 403,850,246 405,043,619 405,212,350

CHI TIÊU 333,429,050 337,304,882 336,222,287 332,576,140 335,675,742

CHUYỂN VÀO 2,328,377 564,067 735,130 735,130 847,032

CHUYỂN RA 3,361,244 1,619,490 3,918,860 3,918,860 4,468,860

ĐÓNG GÓP VÀO CHƯƠNG TRÌNH GIỚI HẠN

(65,671,705)

(65,564,294)

(65,530,184)

(70,462,421)

(69,940,024)

KẾT DƯ KẾT THÚC $12,063,851 $17,688,160 $10,977,897 $11,278,044 $8,431,471

TIỀN MẶT XOAY VÒNG 150,000 150,000 150,000 150,000 150,000

2% DỰ TRỮ 10,362,831 10,405,253 10,800,878 10,990,122 11,120,037

KẾT QUẢ KIỂM TOÁN - 5,922,314 - - -

KHÍCH LỆ VỀ HƯU SỚM 604,742 604,742 - - -

CÁC CAM KẾT KHÁC 46,279 605,852 - -

KHÔNG ÁP DỤNG $0 $(0) $27,019 $137,922 $(2,838,566)

Đánh giá tổng thể: Không



3. Dự trữ cho Bất trắc Kinh tế • Học khu có thể nào duy trì dự trữ của mình cho bất trắc kinh tế trong hiện tại và hai năm

tiếp theo dựa trên lợi nhuận hiện tại và khuynh hướng tiêu xài? Không

• Học khu có dự trữ phụ trong kinh phí 17, dự trữ đặc biệt cho dự án khác ngoài dự án vốn? Không

• Nếu không, thì dự án tài chính nhiều năm của học khu có bao gồm một kế hoạch để phục hồi dự trữ cho bất trắc kinh tế? Không

Học khu đã duy trì dự trữ 2% theo yêu cầu pháp lý cho bất trắc kinh tế cho mọi thời kỳ báo cáo trừ báo cáo tạm thời lần ba 2016-17. Tuy nhiên, hội đồng quản trị đã lập một mực dự trữ cao hơn là 3% mà không đạt được trong năm hiện tại và hai năm tiếp theo như đã nêu trong bảng trên.

Học khu không có kinh phí nào khác để cung cấp kinh phí không giới hạn hầu hổ trợ kinh phí tổng quát.

Học khu đã phát triển một kế hoạch để giải quyết thiếu hụt của năm 2017-18; tuy nhiên, hội đồng không cụ thể hóa khoảng $9.3 triệu trong điều chỉnh ngân sách cần thiết để bảo đảm học khu duy trì mực độ dự trữ yêu cầu cho 2017-18.

Ngoài ra, học khu còn cần giải quyết những thiếu hụt gây ra bởi thâm thủng cơ cấu trong ngân sách 2018-19 và 2019-20. Số tiền điều chỉnh thức sự sẽ dựa vào quyết định mà hội đồng chưa tán thành. (Điều này sẽ được thảo luận nhiều hơn trong phần 13 dưới đây).

Đánh giá Tổng quát: Không

4. Ghi danh và Chuyên cần • Ghi danh của học khu có gia tăng hay ổn định trong nhiều năm không? Không

• Dự án ghi danh của học khu có cập nhật ít nhất hai lần một năm không? Có

• Điều chỉnh nhân viên cho nhóm nhân viên có bằng xấp và hành chánh có đi đôi với đường lối ghi danh không? Không

• Học khu có phân tích số liệu ghi danh và chuyên cần trung bình hàng ngày (ADA) không? Có

• Học khu có theo dõi số liệu lịch sử để thiết lập những đường hướng tương lai giữa P-1 và P-2 cho mục đích dự thảo? Có

• Học khu có thi hành chương trình chuyên cần nào để tăng ADA? Có

• Trường học có duy trì hồ sơ ghi danh chính xác hàng ngày về ghi danh và chuyên cần mà được dàn xếp hàng tháng không? Có

• Trường bán công có phép có chút ít hay không ảnh hưởng tới ghi danh học sinh của học khu? Không

• Học khu có chính sách gì mà cố giảm hậu quả của ghi danh học sinh do học sinh chuyển khỏi học khu? Không

• Học khu có xác nhận thu nhận CALPADS Mùa Thu 1 trước hạn chót theo yêu cầu? Có



Ghi danh của học khu tiếp tục giảm. Theo thông tin ghi danh của DataQuest, học khu đã mất 55 học sinh từ 2013-14 tới 2016-17 trong khi các trường bán công đã tăng 2,621 như trình bày trong bảng dưới đây. Bảng báo cáo phân tách tạm thời thứ nhất do văn phòng quận chuẩn bị nói rằng học khu thiếu dự kiến về ghi danh, mà có thể không được cập nhật trong ngân sách của học khu.

Năm tài khóa 2013-14 2014-15 2015-16 2016-17 Ghi danh Họckhu 36,869 37,096 37,124 36,814 Ghi danh bán công 10,325 10,981 11,974 12,946

Tổng cộng 47,194 48,077 49,098 49,760

Học khu duy trì các dự thảo ở bảng tính Excel, mà không được theo dõi sát sao vì nhiều loại khác nhau và bất thường công thức làm thay đổi các dự thảo và gây ra sai lầm, gây ra quản lý khác nhau như thảo luận dưới đây.

Trong những năm học trước, Học khu bỏ nhân viên hay làm các điều chỉnh sau ngày thứ hai mươi đi học nếu ghi danh thấp hơn dự kiến. Tuy nhiên, vào năm 2016-17, điều này đã không xảy ra mặc dù văn phòng kinh doanh đã trờ nên để ý tới một lỗi to lớn trong bản dự thảo Excel. Việc thiếu nhận ra này đưa tới quá dư nhân viên và báo cáo thiếu về lợi nhuận. Kết quả là học khu không thể đáp ứng các mức dự trữ cho mỗi kỳ báo điểm trong năm tài khóa 2016-17, và số kết dư kinh phí giảm đáng kể.

Học khu theo dõi và phân tích ghi danh và số liệu ADA giữa P1 và P2. Thông tin này được dùng để thiếp lập khuynh hướng tương lai cho các mục đích dự thảo. Như đã đề cập trước kia, sai sót của bảng tính Excel một khi nhận ra không làm cho quản lý giảm nhân viên theo đó.

Thông tin về đăng ký và chuyên cần được duy trì ở mức trường và điều giải hàng tháng. Học khu đã thực hiện chương trình khích lệ chuyên cần để tăng ADA và cung cấp cơ hội học hành tối đa cho học sinh. Họ cũng chủ trì những huấn luyện đều đặn ở trường về mạng, phần mềm chuyên cần/ghi danh học sinh và chuẩn bị cẩm nang cho trường/ban ngành. Học khu đã phát triển một cẩm nang cho trường về chiến lược để cải tiên và gia tăng chuyên cần học sinh.

Ghi danh ở bán công có một tác dụng đáng kể vào ghi danh học khu và đã tăng tới 1,965 trong ba năm tài khóa qua. Học khu đã từ chối vài đơn xin của bán công mà sau đó được chấp thuận bởi văn phòng quận hạt nơi học sinh bán công cư ngụ trong lãnh thổ của học khu. Điều này có một ảnh hưởng lên ghi danh của học khu.

Học khu có một chính sách giáo dục, cố gắng giảm tác dụng học sinh thuyên chuyển khỏi học khu, tuy nhiên, học khu tiếp tục trải nghiệm việc học sinh giảm ghi danh.

Học khu xác nhận thu nhận CALPADS Mùa Thu 1 đúng lúc..

Dự thảo ghi danh phải dựa trên khuynh hướng lịch sử, bắt đầu nhà mới, kiến thức các yếu tố địa phương liên quan như đổi thay trong công nghiệp, các trường bán công nổi lên tỷ số sinh sản và nhiều thứ nữa. Lề lối tốt nhất là làm dự án theo bảo thủ và điều chỉnh nhân viên như cần thiết một khi ghi danh cụ thể vượt dự thảo. Quản lý học khu phải cân đối nhu cầu duy trì kích cỡ lớp đã định với mức độ nhân viên thích hợp để tránh chi tiêu quá mức. .

Đánh giá tổng thể: Hỗn hợp


1

PHÂN TÍCH NGUY CƠ TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH

5. Nợ nần • Học khu có nghiên cứu tính toán gần đăy và một kế hoạch dành kinh phí cho các trách

nhiệm không có kinh phí? Có

• Học khu có duy trì mức thấp của nợ không được cử tri chấp nhận (như COPs, tài trợ cầu, BANS, RANS và những thứ khác)? Có

• Học khu có phù hợp với yêu cầu của GASB 68 bằng cách công nhận và báo cáo phần chi sẻ theo tỉ lệ trách nhiệm cho chương trình về hưu? Có

Bảng sau đây từ Báo cáo Kiểm toán của Học khu như June 30, 2016 cho thấy $1,402,317,412 trong tổng số nợ.

Loại nự June 30, 2016 Kết dư Trái phiếu General Obligation (phát hành nhiều lần) $932,545,000

Phí trái phiếu General Obligation 42,198,166

Tiền vay phân bổ khẩn cấp 44,433,868

Vắng mặt bù trừ, trách nhiệm bồi thường 11,533,784

Đòi bồi thường 42,046,657

Trách nhiệm tổng hợp hưu ròng-STRS & PERS 329,559,937

Trách nhiệm nợ dài hạn tổng cộng $1,402,317,412

Các khoản thanh toán cho trái phiếu có nghĩa vụ chung được thực hiện từ lãi trái phiếu và quỹ mua lại từ các khoản thu từ thuế tài sản địa phương. Các khoản thanh toán cho khoản vay phân bổ khẩn cấp là nghĩa vụ của quỹ chung không giới hạn. Quỹ chi trả tiền bồi thường cho nhân viên sẽ phải trả khoản tiền nghỉ hưu và trợ cấp hưu trí. Quỹ tự bảo hiểm trả nợ trách nhiệm bồi thường.

Đạo luật Thượng viện 39, Chương 14, Điều lệ năm 2003, đã được ban hành vào ngày 3 tháng 1 năm 2003 để cung cấp khoản vay phân bổ khẩn cấp 100 triệu đô la cho khu học chánh. Ngân sách học khu chi trả hàng năm là $ 5,985,437 từ quỹ chung và dự kiến hoàn trả hết vào năm 2026. Học khu tuân thủ GASB 68 công nhận trách nhiệm thuần của các chương trình hưu trí như được trình bày trong Bản kiểm toán độc lập tài chính hàng năm năm 2015-2015 phản ánh những điều sau đây về tỷ lệ phần trăm trách nhiệm thuần của các chương trình hưu bổng trong năm 2016:

CalSTRS: $233,433,103

CalPERS: 96,126,834

Tổng cộng Trách nhiệm hưu bổng thuần $329,559,937

Đánh giá chung: Có



6. Theo dõi Tiền mặt • Học khu có thể quản lý tiền mặt của mình trong mọi kinh phí mà không vay mượn

ngắn hạn từ quỹ khác? Không

• Nếu có vay mượn từ quỹ khác, thì học khu có trả lại tiền trong thời kỳ luật định theo Đạo luật Giáo dục Đoạn 42603 không? Có

• Học khu có tiên đoán việc nhận tiền và chi trả, xác nhận ít nhất hàng tháng để bảo đảm nhu cầu tiền mặt được biết với nhiều chú ý? Có

• Học khu có kế hoạch giải quyết nhu cầu tiền mặt ngắn hạn không? Không • Số kết dư tiền mặt có hợp với văn bản ngân hàng hàng tháng không? Có

Học khu điều hợp tiền mặt hàng tháng và dự thảo nhu cầu tiền mặt đều đặn. Việc thanh toán các vay mượn từ quỹ khác thì hoàn tất theo hướng dẫn luật định.

Như đã đề cập trước kia ngày 3 tháng giêng, 2003, Luật thượng viện 39, Chương 14, Đạo luật năm 2003 được ban hành,cung cấp cho học khu tiền vay khẩn cấp $100 triệu để đền bù tổn phí kết quả kiểm toán, củng cố kỹ thuật và Khoản vay liên quan đến việc rút tiền.

Ngoài quy trình cho vay này, ngân sách còn bao gồm các mức độ tài trợ đáng kể trong bốn năm tài khóa vừa qua. Đối với hai năm tài khóa trước tiểu bang đã loại bỏ các khoản hoãn lại. Người ta quan ngại rằng học khu đang trã việc thiếu tiền mặt cần vay mượn tạm thời.

Hồ sơ học khu từ 2010-11 tới 2016-17 cho thấy học khu đã vsy mượn của thủ quỹ quận hạt để đáp ựng nhu cầu tiền mặt cho các hoạt động của kinh phí tổng quát.. Vào ngày 24 tháng 8, 2016, Hội đồng quản trị đã chấp nhận một nghị quyết vay mượn tạm thời số tiên không quá $30 triệu phù hợp với Đạo luật gáo dục Đoạn 42620 và Điều khoản Hiến pháp California XVI, Đoạn 6. FCMAT xác nhận tiền vay này tổng cộng $26 triệu xảy ra trong tháng 11, 2016 và trả nợ lên lịch trong tháng 5, 2017.

Các dự thảo cho thấy học khu trải nghiệm nhu cầu tiền mặt cho tới khi nhận được thuế tài sản vào tháng 12 và tháng 4. Đây là một biểu hiệu là dự trữ tiền mặt bị giới hạn và những ai có trách nhiệm quản lý tiền mặt không đoán được khi nào cần tiền cho nhiều trường hợp vượt quá kiểm soát nhất là khi ngân sách theo lệ cứ tiêu xài quá mức và quản lý học khu cho phép những chức vụ không có trong ngân sách chấp thuận của hội đồng. FCMAT trích dẫn vài trường hợp mà có ảnh hưởng vào cả ngân sách và nhiên hậu vào dự trữ tiền mặt, bao gồm nhưng không giới hạn những điều sau đây:

• Thay thế liên tục trong chức vụ giám đốc và trưởng nhân viên tài chánh (CFO). • Thay thế nhân viên trong công việc chủ chốt và mức độ quản lý. • Dư nhân viên ở trường học. • Thặng dư trường nhỏ và hội đồng quản trị không giải quyết được vấn đề này..

• Trường tự trị hoàn toàn và thiếu cấu trúc học khu và/hay hướng dẫn tính nhất quán giữa các trường học.

• Tách biệt ngân sách và các ban ngành tài chánh.

• Một thặng dư ngoại trừ ngân sách cấp cho các trường và ban ngành mà chi tiêu quá mức.

Đánh giá Tổng thể: Hỗn hợp


1


7. Thỏa thuận thương lượng • Học khu có dàn xếp tổn phí tổng cộng của các thỏa thuận thương lượng theo COLA

trong hiện tại và ba năm vừa qua không? Không

• Học khu có tiến hành một phân tích dàn xếp trước bao gồm các dự thảo nhiều năm, nhận ra các nguổn lợi nhuận đang có hay giảm tiêu xài để hổ trợ thỏa thuận cũng như các tác dụng dài hạn vào học khu? Có

• Học khu có nhận diện đúng những tổn phí liên quan trên COLA, (ví dụ:lợi ích luật định, Lịch bồi thường cung cấp khích lệ step and column)? Có

• Học khu có giải quyết giảm ngân sách cần thiết để duy trì sự tăng giá bù trừ tổng cộng kể cả kế hoạch được hội đồng thông qua? Không

• Giám đốc học khu và CBO có chứng nhận thỏa thuận trước phê chuẩn? Có

• Hành động của hội đồng quản trị có đi đôi với chứng nhận của/CBO của giám đốc học khu? Có

• Học khu có đáp ứng các yêu cầu tiết lộ công khai, kể cả tiết lộ các tổn phí liên quan tới thỏa thuận mặc cả tập thể tạm trước khi nó trở thành ràng buộc đối với học khu? Có

Bảng dưới đây cho thấy giá sinh hoạt luật định từ 2012-13 tới 2017-18, và một bảng khác cho một tóm tắt vủa mỗi đơn vị mặc cả của tăng lương hiện tại..

Học khu đã thương lượng nhiều hơn giá sinh hoạt tăng trong mỗi năm trong ba năm qua. Ví dụ: Hội Giáo dục Oakland đã nhận 5.596% cho năm tài khóa 2014-15, 5.53% cho 2015-16 và 3.40% cho 2016-17, tổng cộng là 14.526% trong khi giá sinh hoạt tăng tổng cộng 1.87% trong cùng một thời gian. Thương lượng vượt quá giá sinh hoạt tăng theo luật định phải được số kết dư kinh phí hổ trợ..

Theo học khu, hợp đồng ba năm cho giáo viên chấm dứt vào ngày30 tháng 6, 2017. Sự đền bù cho mọi đơn vị thương lượng thì dựa trên mẫu chia sẻ lợi nhuận mà 65% mẫu kinh phí kiểm soát địa phương (LCFF) đô la thì được xác nhận cho đền bù. Tổng cộng LCFF thì bao gồm kinh phí cơ bản điều chỉnh cấp lớp, kinh phí cấp tập trung và bổ sung để bao gồm những số tiền này trong tổng cộng đền bù. FCMAT không được cung cấp tài liệu để hổ trợ cách thức mà học khu tạo ra mối quan hệ này cho mục đích thương lượng.

FCMAT được cung cấp tài liệu để hổ trợ những thương lượng đang xảy ra với các đơn vị mặc cả và đánh bóng các đề nghị sơ khởi..

Theo AB 1200, học khu đã chuần bị tiết lộ công khai Các Thỏa thuận Mặc cả tập thể để hội đồng quản trị phê chuẩn, nó cho thấy ảnh hởng nhiều năm của giá sinh hoạt tăng, gia tăng phúc lợi hưu bổng, số chức vụ tương đương toàn thời gian và giải thích tường thuật bởi giám đốc và trưởng nhân viên kinh doanh.

Hội đồng quản trị nên xem xét các quan ngại mà báo cáo này xác nhận liên quan tới chi tiêu thâm hụt, kết dư kinh phí, xâm phạm, kiểm soát chức vụ và dự thảo tài chánh nhiều năm trước khi phê chuẩn đề nghị hợp đồng mới hầu bảo đảm số kết dư kinh phí thích hợp và phục hồi mức dự trữ.



Năm tài khóa 2012-13 2013-14 2014-15 2015-16 2016-17 2017-18 COLA luật định 3.24% 1.57% 0.85% 1.02% 0.0% 1.56%

Nhóm nhân viên

Đơn vị thương lượng

Số FTE Hiện tại

Ngày hết hạn Hợp đồng

Tăng lương hiện tại FY 2013-14 tới FY 2015-16

Giảng huấn

Hội Giáo dục Oakland

2619

June 30, 2017

5.596% Từ 6/30/2014 2.74% Hiệu lực 7/01/2015 2.79% Hiệu lực 1/01/2016

3.07% Hiệu lực 7/1/2016 0.33% Hiệu lực 1/1/2017

Hành chánh

Nhân viên phục vụ Int’l Union

893

June 30, 2018

5.596% Từ 6/30/2015 3.09% Hiệu lực 5/01/2016 3.40% Hiệu lực 3/1/2017

Hành chánh

Liên đoàn nhân viên thành phố,quấn hạt, tiểu bang Hoa kỳ

620

June 30, 2017

6.846% Từ 6/30/2015 2.74% Hiệu lực 7/01/2015 1.25% Hiệu lực 1/01/2016 3.07% Hiệu lực 7/1/2016 0.33% Hiệu lực 1/1/2017

Hành chánh Hội nhân viên trường học

California

10

June 30, 2016 9.75% Hiệu lực 2/01/2016**

3.07% Hiệu lực 1/1/2017

Hành chánh Hội đồng Xây dựng thương mại 85

June 30, 2017 8.7% Hiệu lực 1/01/2016**

3.40% Hiệu lực 3/1/2017

Hành chánh Công nhân nghiệp đoàn Teamsters 13 June 30, 2018 8.7% Hiệu lực 1/01/2016**

Giám sát

Quản lý Thống nhất các trường

408

June 30, 2017

5.596% Từ 6/30/2015 2.74% Hiệu lực 7/01/2015 0.29% Hiệu lực 1/01/2016 3.07% Hiệu lực 7/1/2016 0.33% Hiệu lực 1/1/2017

** Những nhóm nhân viên này không nhận được tăng lương trong năm tài khóa 2013-14và 2014-15. Đánh giá Tổng thể: Không

8. Kinh phí Tổng quát

• Số phần trăm của ngân sách không giới hạn kinh phí tổng quát có được phân bố cho lương bổng và phúc lợi ở hay dưới mức trung bình của tiểu bang? Có

• Học khu có bảo đảm rằng chỉ có tiền có giới hạn hiện tại trả cho nhân viên toàn thời gian? Không

• Ngân sách có bao gồm giảm tiêu xài cân đối với lợi nhuận một lần mà sẽ chấm dứt trong năm nay hay hai năm tài khóa tiếp theo? Không

• Học khu có bảo đảm rằng thuế tài sản không trả cho những chi tiêu hiện có? Không

• Học khu có bảo đảm rằng kiện tụng và/hay dàn xếp thì được giảm thiểu? Có

Ngân sách không giới hạn của Kinh phí tổng quát học khu phân bổ cho lương hướng và phúc lợi thì ở mức hay dưới mức trung bình của toàn học khu.


1


Điều quan trọng là nhận diện và theo dõi lợi nhuận một lần với chi tiêu một lần. Lý tưởng là, kinh phí tạm thời, bao gồm kinh phí một lần, phải được chi tiêu một lần. Nếu có nhân viên, thì nhân viên phải được thông báo thời kỳ làm việc tạm thời.

Học khu có ba loại thuế tài sản được chấp thuận: Biện pháp G đang diễn tiến; tuy nhiên, Biện pháp N hết hạn năm 2024 và Biện pháp G1 hết hạn năm 2028. Nhân viên liên quan tới thuế tài sản tạm thời phải được theo dõi và nhân viên phải được thông báo ngày cho nghỉ việc khi thuế hết hạn. Quản lý và hội đồng quản trị phải có đủ thì giờ để phản ứng và điều chỉnh cho các nghỉ việc khi thuế tài sản hết hạn.

Những thuế tài sản này trả cho lương và phúc lợi hiện tại cũng như các chi tiêu khác được chấp thuận trong mỗi biện pháp. Bởi vì lương và phúc lợi tăng, nên tiền thuế tài sản hiện tại có thể không đủ để trả cho bất cứ tiêu xài nào ngoài lương và phúc lợi theo sau năm tài khóa 2018-19. Các chi tiêu cho sách, tiếp liệu và các hoạt động khác không thể duy trì trừ phi có giảm nhân viên.

Học khu chi khoảng $33 triệu từ các tiền tặng giới hạn địa phương, bao gồm thuế tài sản, hầu hết là lợi nhuận một lần. Hầu hết những tiêu xài này được dùng để trả cho lương và phúc lợi. Nhân viên mà được tài trợ bằng quỹ giới hạn một lần phải cho nghỉ việc mỗi năm, chờ nhận tài trợ mới. Cách tốt nhất là lập ngân sách cho việc nhận các khoản tài trợ khi nhận được ngân sách thực tế để tránh tình trạng quá mức ngân sách cho tới khi kinh phí được cụ thể hóa.

FCMAT không thấy sự thay đổi nào trong tổn phí tranh chấp và/hay dàn xếp.


9. Xâm Phạm • Học khu có nhận biết các đóng góp cho các chương trình giới hạn trong năm học hiện tại?

(Nhận diện tổn phí, chương trình và tài trợ) Có

• Học khu có kế hoạch hợp lý nào đê giải quyết các khuynh hướng xâm phạm gia tăng? Không

• Học khu có quản lý xâm phạm trong mọi tài trợ kể cả tài trợ phòng ăn? Không

Xâm phạm tượng trưng cho số tiền đóng góp cho các chương trình giới hạn mà không tự hổ trợ được. Theo truyền thống, giáo dục đặc biệt, vận chuyển và bảo trì giới hạn thường lệ là những chương trình bị thiếu tài trợ tiểu bang và liên bang để tự hổ trợ.

Đa số các xâm phạm tài trợ là từ những chương trình giáo dục đặc biệt và tài khoản bảo trì giới hạn thường kỳ (RRMA.) Một giải thích đầy đủ của yêu cầu tài trợ RRMA được cung cấp trong đoạn 19 dưới đây. Về cơ bản, pháp luật đã cung cấp một giai đoạn để tài trợ đầy đủ của chương trình RRMA năm 2020-21.

Xâm phạm từ các chương trình giáo dục đặc biệt tượng trưng 20.8% của các chi tiêu không giới hạn và tiếp tục tăng hơn bất kỳ phần nào của ngân sách học khu..

Hồ sơ cho thấy rằng trong năm 2013-14, tổng cộng xâm phạm tài trợ tổng quát là $48,240,894, trong đó $41,200,568 là để hổ trợ các chương trình giáo dục đặc biệt. Ở báo cáo tạm thời thứ ba, tổng số xâm phạm tài trợ tổng quát được ước lượng là



$69,940,024, trong đó $56,292,846 là các chương trình giáo dục đặc biệt. Bảng dưới đây cho thấy gia tăng từng năm để hổ trợ các chương trình giáo dục đặc biệt.

Năm tài khóa Đóng góp cho Giáo dục đặc biệt

2013-14 $41,200,568

2014-15 $45,349,775

2015-16 $51,534,414

2016-17 $56,292,846

FCMAT đã so sánh ADA học sinh và số liệu chi tiêu từ 2015-16 với số trung bình toàn tiểu bang cho các học khu. Các giòng sau đây cho thấy so sánh giữa con số trung bình của tiểu bang cho đóng góp của học khu và chi tiêu mỗi ADA cho Oakland USD.

Các điều sau đây cho thấy chi tiêu chỉ cho giáo dục đặc biệt dựa trên báo cáo duy trì nổ lực::

Chi phí giáo dục đặc biệt trên mỗi học sinh Năm tài khóa 2015-16

Số liệu học khu

Số tiền học khu trên mỗi ADA

Trung bình tiểu bang trên mỗi ADA

Khác biệt

Tổng cọng ADA Học khu 35,484.27 Xâm phạm của học khu $51,534,414 $1,452 $1,226 $226

Chi tiêu của Giáo dục đặc biệt $83,406,326 $2,351 $2,041 $310

Dựa trên thông tin này, học khu đã vượt quá mức trung bình của tiểu bang cho cả tiêu xài lẫn đóng góp trên mỗi ADA. Học khu phải xem xét sâu chương trình giáo dục đặc biệt cho các cơ hội tổn phí mà vẫn duy trì chương trình chất lượng cao để giảm leo thang chi phí.

Kinh phí nhà ăn và Phát triển tuổi thơ cũng cân đóng góp. Mặc dù lãnh đạo học khu đã xác nhận các cách giảm xâm phạm trong cả hai chương trình, việc thi hành sẽ đòi hỏi hội đồng quản trị bám vào lịch trình chuông reo tiêu chuẩn hay cho phép các nhà quản lý lớn áp dụng thay đổi lịch trình, ảnh hưởng tối thiểu lên các chương trình giáo dục.

Hiệu trưởng các trường có quyền tạo ra và điều chỉnh lịch chuông reo ảnh hưởng tới thời gian các chương trình phụ này để hoạt động được tối ưu hữu hiệu.Cho tới khi hội đồng quản trị hành động để tiêu chuẩn hóa lịch chuông reo, thì những chương trình này sẽ cần sự đóng góp tài trợ tổng quát không giới hạn.

Xâm phạm từ kinh phí phát triển tuổi thơ là $452,212 trong 2013- 14, nhưng được dự kiến là $1,943,860 ở báo cáo tạm thời thứ ba năm 2016-17. Kinh phí nhà ăn không gây ra xâm phạm trong năm 2013-14, nhưng dự kiến xâm phạm là $2,525,000 ở báo cáo tạm thời thứ ba cho 2016-17.

Đánh giá Tổng thể: Không


1


10. Hệ thống thông tin Quản lý • Số liệu tài chính của học khu có chính xác và hợp thời không? Có

• Báo cáo của tiểu bang và của quận hạt cõ lập một cách đúng đắn không ? Có

• Những báo cáo tài chính — bao gồm những báo cáo về nhân viên, tiền lương và ngân sách truy cập được, hợp thời và hiểu được? Có

• Học khu có cùng hệ thống tài chính như quận hạt không? Không

• Nếu học khu có hệ thống tài chính riêng biệt, liệu có giao diện với hệ tài chính của quận hạt không? Không

• Học khu có khả năng nhận dịnh chính xác học sinh vốn hưởng bữa ăn miến phí cho học sinh Anh ngữ. Học sinh Anh ngữ, trẻ con nuôi với các yêu cầu của Local Control Funding Formula (LCFF) and Local Control Accountability Plan (LCAP)? Không

• Học khu có khả năng thu thập, truy cập và báo cáo số liệu học sinh trong hệ thống số liệu Thành tựu học sinh bề dọc ở California (CALPADS)? Có

Số liệu tài chính học khu phản ảnh đúng hệ thống tài chính dựa trên thông tin soạn bởi nhân viên học khu cho FCMAT duyệt.Báo cáo bắt buộc của quận hạt và tiểu bang nộp đúng lúc Học khu có thể đưa ra báo cáo tài chính và phát triển ngân sách qua một chương trình dựa trên mạng, rút thông tin có trong hệ kế toán kết hợp có thông tin kiểm tra tình hình. Trong khi hệ thống không là lý tưởng, nó cho ra những thông tin cho những người sử dụng..

Hệ thống tài chánh toàn bộ bao gồm vài hệ hoạt động với giao diện lập trình cho sự kết hợp tổng thể của thông tin. Văn phòng quận hạt hệ tài chính Escape và hệ thống nguồn nhân lực. Với sự giúp đỡ tài chính và kỹ thuật Văn phòng giáo dục hạt Alameda, học khu sẽ chuyển qua kỹ thuật Escape, một hệ thống kết hợp đầy đủ vào ngày 1, tháng 7, 2018.

Kế hoạch công nghiệp kỹ thuật cho July 1, 2014 tới June 20, 2018 nhận diện các mục tiêu rộng cho học trình, phát triển chuyên môn và hạ tầng c sở, hổ trợ kỹ thuật và phần mềm. Ngoài ra còn có một chánh sách thay thế cho trang bị lỗi thời, theo dõi và đánh giá kỹ thuật về dạy và học. Học khu dùng các phương pháp dựa trên để thực hiện một hệ thống hổ trợ cho học sinh, giáo viên và cộng đồng, cung cấp truy cập và tài nguyên cho môi trường học hành tốt nhất.

Học khu đã nhận ra các ưu tiên sau đây:

• Học hành của học sinh • Hiệu suất • Số liệu và đánh giá • An toàn, đạo đức và an ninh • Hổ trợ gíáo viên và nhân viên • Hạ tầng cơ sở • Bình đẳng và tiếp cận được



• Nhân viên kỹ thuật học khu đã nhận ra một danh sách rộng cho mỗi trường và văn phòng học khu cho hạ tầng cơ sở mạng lưới và thay thế thiết bị cho tài trợ E-Rate. Một tóm tắt các yêu cầu E-Rate cho tài trợ và cam kết từ 1998 tới 2016 cho thấy rằng học khu đã nhận nhiều hơn $65.8 triệu, hay 38% tổng số tiền yêu cầu trong trợ giúp E-Rate.

Học khu đã cung cấp tài liệu cho các báo cáo của (CALPADS) để xác định những học sinh hội đủ điều kiện nhận các bữa ăn miễn phí và giảm giá, học sinh học tiếng Anh và thanh thiếu niên con nuôi phù hợp với LCFF và các yêu cầu về Kế hoạch Giải trình Nhiệm vụ Địa phương (LCAP). Các báo cáo này được xử lý thông qua CALPADS và đáp ứng tất cả các yêu cầu báo cáo của tiểu bang. Kết quả kiểm toán năm 2016-008 - Các khoản tiền kiểm soát địa phương chưa được hoàn thành Số lượng học viên theo Công thức - là một lần lặp lại từ năm kiểm toán trước đó. Số học sinh không được học thêm đã giảm xuống bởi 15 học sinh được chỉ định là người học tiếng Anh yêu cầu học khu cập nhật màn hình nhập dữ liệu CALPADS để thực hiện điều chỉnh sửa đổi. Theo phản hồi chính thức của khu học chánh, nó tiếp tục cải thiện đáng kể quá trình thu nạp của học sinh khi học sinh chuyển từ các học khu khác. Đào tạo bổ sung đã được cung cấp cho nhân viên chịu trách nhiệm thu nhận vào CALPADS và một nhóm nhân viên tuyển sinh và nhân viên chuyên cần theo dõi để đảm bảo báo cáo chính xác..

Đánh giá tổng thể: Có

11. Kiểm soát chức vụ và Tài nguyên nhân lực

• Học khu có duy trì và dùng một hệ thống kiểm soát chực vụ đáng tin cậy mà nó theo dõi các phân bổ nhân viên và chi tiêu? Không

• Kiểm soát chức vụ có kết hợp với hệ thống tài chính và biên chế không? Không

• Học khu có kiểm soát thuê mướn không hợp lệ không? Không

• Học khu có thể kiểm soát thặng dư nhân viên không? Không

• Mức độ kiểm soát nội bộ thích hợp (nghĩa là kiểm tra và kết dư) có giữa các ban ngành nhân viên và kinh doanh để tránh những hoạt động gian lận? Không

• Kiểm soát chức vụ có ngược lại ngân sách trong năm tài khóa không? Không

• Học khu có cống hiến hay bảo đảm nhân viên tham dự phát triển chuyên môn Liên quan tới quản lý tài chính và ngân sách? Có

Kiểm soát chức vụ đáng tin cậy là một công cụ lập kế hoạch kết hợp các tiêu chuẩn xác định để theo dõi, bổ sung, tạo và xóa các vị trí bên trong tổ chức. Một hệ thống kiểm soát chức vụ có chức năng hoạt động tốt có kiểm soát và cân bằng kiểm soát nội bộ giữa nhân sự ra quyết định và ngân sách phân bổ phù hợp với đội ngũ nhân viên với ngân sách và hệ thống biên chế


1


Bắt đầu vào tháng Tư của mỗi năm tài chính, khu học chánh khởi đầu Kế Hoạch Kiểm Soát Vị Trí Năm Tài Chánh, Quá Trình Nhân Viên. Quá trình nhiều bước này sử dụng công cụ phát triển ngân sách dựa trên web kết hợp với Hệ thống Tài khoản Tài chính Tích hợp (IFAS) có số kiểm soát vị trí độc đáo để tạo ra ngân sách cho chi tiêu lao động và không lao động. Mặc dù học khu sử dụng một hệ thống kiểm soát vị trí, công cụ lập ngân sách của khu vực cho phép các trang web có ngân sách cho nhân viên sử dụng mức lương "trung bình", mà có thể không bao gồm chi phí nhân sự thực tế. Khi ngân sách trang web được xây dựng dựa trên mức lương trung bình và chi phí chỗ ở thực tế cao hơn, khu học chánh lấp đầy sự thiếu hụt từ các khu dự trữ không hạn chế. Kiểm soát vị trí không tích hợp với hệ thống biên chế. Thay vào đó, khu học chánh sử dụng công cụ phát triển ngân sách để theo dõi tổng số vị trí tương đương theo thời gian và sau đó phủ lớp kiểm soát vị trí có thể tạo ra các bản sao. Số kiểm soát vị trí duy nhất của IFAS cho mỗi nhân viên được tải lên công cụ phát triển ngân sách cho phép các trang web mô hình phân bổ của họ. Khi trang web hoàn tất quá trình, ngân sách trang web được tải lên IFAS. Công cụ phát triển ngân sách cần được đối chiếu với sự kiểm soát vị trí của IFAS để ngăn chặn vị trí trùng lặp trong ngân sách trước khi tải trở lại vào hệ thống IFAS. Lý tưởng nhất là mỗi vị trí ủy quyền của ban giám đốc cần phải có một số kiểm soát vị trí độc nhất thay vì mỗi nhân viên. Học khu đã được khuyến khích để xem lại quy trình lớp phủ và hệ thống đánh số duy nhất. Văn phòng Tài nguyên nhân sự sử dụng một hệ thống đứng riêng biệt. Theo dõi người nộp đơn, không kết hợp với IFAS; tuy nhiên, học khu sẽ chuyển đổi qua một hệ thống mới tháng bảy 2018, Công nghệ Thoát ra, lúc đó tài nguyên nhân sự sẽ bỏ rơi hệ thống hiện hữu.

Học khu sử dụng một mẫu đơn yêu cầu điền thông tin cho trường và ban ngành yêu cầu bỏ chức vụ, tạo ra hay thay đổi kinh phí. Mẫu này có đủ chỉ dẫn cho việc chấp thuận quy trình làm việc.

Theo sau sự từ chức của trưởng nhân viên tài chánh, Ban phụ trách lương được đặt dưới quyền kiểm soát của tài nguyên nhân sự. FCMAT đã hỏi về sự tích hợp kiểm soát nội bộ giữa kinh doanh và nguồn nhân lực và đã được thông báo rằng kiểm toán viên độc lập đã thông qua và không có vi phạm kiểm soát nội bộ tồn tại. Ban lo lương đã được chuyển trở lại dưới sự giám sát của giám đốc tài chính kể từ thời gian làm việc thực địa của FCMAT

Nguồn nhân lực cho biết rằng ngân sách được hòa giải với việc kiểm soát vị trí, nguồn nhân lực và biên chế và nguồn nhân lực đảm bảo các vị trí mới được tài trợ trong IFAS; Tuy nhiên, nhiều nhân viên báo cáo rằng cựu tổng giám đốc vội vàng đổ xô đi tìm vị trí mới thông qua quá trình này mà không quan tâm đến việc xâm phạm ngân sách. FCMAT xem xét biên bản hội đồng quản trị và lưu ý một số vị trí được uỷ quyền vào ngày 29 tháng 6 năm 2016 và sau đó được ban quản trị chấp thuận mà không có ngân sách. FCMAT yêu cầu và nhận thông tin để chứng minh rằng các vị trí này được chấp thuận Vào ngày đó không nằm trong kế hoạch thông qua ngân sách. Học khu nên đảm bảo rằng các vị trí mới được ban giám đốc chấp thuận và ngân sách dành để hỗ trợ các vị trí này trước ngày bắt đầu của nhân viên và phê duyệt hợp đồng.

.

Đánh giá Tổng thể: Không Fiscal crisis & ManageMent assistance teaM


12. Phát triển và Thông qua Ngân sách • Lịch ngân sách dùng có chứa đựng ngày hết hạn luật định và cột mốc phát triển ngân sách chính? Có

• Có quy trình và chính sách rõ ràng để phân tích tài nguyên và tiền phân bổ để bảo đảm chúng ăn khớp với các mục tiêu kế hoạch chiến lược và ngân sách phản ảnh các ưu tiên của LEA và LCAP? Có

• LCFF có được tính toán đúng và hiểu không? Có

• Các dự án cho ADA, ghi danh, lợi nhuận và đếm số học sinh không trùng lặp có chính xác và hợp lý không? Có

• Học khu có hạ bớt chi tiêu thâm hụt và duy trì các dự trữ thích hợp Và kết dư kinh phí khi so sánh với năm trước? Không

• Học khu có bảo đảm rằng LCAP được kết hợp trong ngân sách? Có

• Học khu có triển khai dùng một phương pháp dựa trên số không hơn là một Ngân sách được đem qua từ thời gian trước ? Không

• Học khu có dùng số liệu kiểm soát chức vụ cho phát triển ngân sách? Có

• Quy trình phát triển ngân sách có bao gồm ý kiến đóng góp của nhân viên, quaủn lý, hội đồng giáo dục và cộng đồng, và một ủy ban tư vấn ngân sách (nếu có)? Có

• LCAP và ngân sách có được thông qua trong thời hạn luật định thiết lập bởi Đạo luật giáo dục đoạn 42103, và các tài liệu có được nộp cho giám đốc trường học của quận hạt không trễ hơn năm ngày sau khi thông qua hay trước July 1, bất cứ ngày nào đến trước? Có

FCMAT đã xem xét lịch phát triển ngân sách 2017-18. Lịch ngân sách của học khu được phát triển dùng thời hạn luật định, xác nhận công việc và ban ngành chịu trách nhiệm.

Thay vì lập ngân sách dựa trên số không, học khu dùng một phương tiện phát triển ngân sách thực tế để phát triển ngân sách. Các tài liệu huấn luyện cho thấy rằng các mức độ nhân viên từ năm nay được đem qua năm tài khóa kế tiếp. Quản lý và hiệu trưởng trường quyết định mức độ nhân viên bằng cách thêm vào hay bỏ chức vụ tương đương toàn thời gian sử dụng các trung bình dựa trên các số liệu kiểm soát chức vụ và bất kỳ số kết dư còn lại nào cũng có thể chi tiêu cho các loại không thuộc lao động.

Phát triển ngân sách bắt đầu trong tháng 8 của năm trước và dính dáng tới nhiầu ban ngành hổ trợ trung ương cũng như các trường học. Học khu đã triển khai một cuốn cẩm nang ngân sách bao gồm các chỉ dẫn chi tiết cho các hoạt động ngân sách chính Ngoài ra, kết hợp chặt chẽ vào quy trình phát triển ngân sách là những bước cần thiết để hoàn tất các yêu cầu LCAP của học khu cho cha mẹ, cộng đồng và nhân viên tham gia.Sự tiến bộ của LCAP; phê duyệt ngân sách hội đồng trường, họp với các đơn vị nghiệp đoàn đã thảo luận những thêm bớt/ngân sách, tiền cấp của liên bang các buổi nghiên cứu của hội đồng giáo dục và ngày thông qua cho LCAP và ngân sách học khu.

Học khu phát triển và dùng một bản kiểm tra phát triển ngân sách năm 2017-18 với các trường học cũng như một hướng dẫn phát triển ngân sách toàn diện. Hướng dẫn này mô tả quy trình phát triển ngân sách tổng thể, cách tham gia trong quy trình và một kế hoạch từng bước và hướng dẫn chuẩn bị. Bao gồm là một tường thuật về những nguồn kinh phí chính, làm sáng tỏ cách sử dụng các tài nguyên cho mục đích trang bị nhân viên trong một cố gắng tuân thủ các yêu cầu của LCAP, hành động của hội đồng giáo dục và các ưu tiên của trường. Các nhà phân tích từ Ban Business Services cố gắng viếng thăm trường hàng tháng để hổ trợ ngân sách và chuẩn bị mẫu đăng ký tạp chí.

Đánh giá Tổng thể: Có


2


13. Kế hoạch nhiều năm • Học khu có triển khai các kế hoạch nhiều năm mà có những giả định hợp lý? Có

• Dự trữ số kết dư kinh phí theo kế hoạch có được tiết lộ và dựa vào thông tin chính xác và hợp lý có được? Có

• Ở mức tối thiểu, các kế hoạch nhiều năm có biên soạn khi nhận ngân sách và vào thời điểm báo cáo tạm thời? Có

• Cho mục đích tính toán kế hoạch nhiều năm, học khu có dùng số phần trăm đóng khoảng cách LCFF, cho thấy số kinh phí cần thiết để duy trì khả năng mua sắm cho LCFF toàn tiểu bang? Có

• LCFF có mục tiêu cho mỗi năm tính toán lại dựa trên nhịp độ ADA, và rồi so sánh với kinh phí đã điều chỉnh năm trước để khoảng cách kinh phí sẽ giảm theo phần trăm của năm trước? Có

Học khu chuẩn bị kế hoạch tài chánh nhiều năm (MYFPs) ở mỗi thời kỳ báo cáo chính, kết hợp với mỗi thời kỳ báo cáo chính.. The MYFPs được trình bày cùng thời với báo cáo ngân sách, dùng các giả định LCFF cuối cùng cho điều chỉnh giá sinh hoạt và đóng khoảng cách. Mục tiêu của LCFF thì tự động được tính toán lại dựa trên ghi danh giảm sút của học khu, ADA, số lượng không rõ cùng với điều chỉnh giá sinh hoạt và đóng khoảng cách.

Học khu chuẩn bị báo cáo tạm thời thứ ba cho năm 2016-17 trình bày không khả năng đáp ứng yêu cầu mức dự trữ 2% .Bao gồm trong báo cáo tạm thời thứ ba là kế hoạch tài chánh nhiều năm và các giả định của học khu. Mặc dù giả định cho ghi danh,ADA và gia tăng theo thâm niên và bằng cấp thì hợp lý, vào thời điểm thực địa của FCMAT, MYFP cho thấy rằng $23.07 triệu trong điều chỉnh ngân sách thì vẫn cần để cân đối quỹ tổng quát không giới hạn trong năm 2017-18.

Kế hoạch nhiều năm cho kinh phí không giới hạn của 2017-18 cho thấy một giảm sút khiêm nhường trong lợi nhuận vi một giảm sút đáng kể trong chi tiêu như trình bày trong bảng dưới đây. Học khu không cung cấp một tường thuật để giải thích làm sao mà học khu dự tính giảm chi tiêu được $13.8 triệu trong năm 2017-18 và phục hồi chi tiêu bằng $10 tr iệu trong 2018-19. Nếu không có thông tin chi tiết để hổ trợ các giảm sút này và những gia tăng tiếp theo, các kế hoạch này không hợp lý.



Như đề cập trong phần hai ở trên, số kết dư kinh phí không giới hạn đã giảm xuống $9.3 triệu trong năm tài khóa 2016-17. Điều chỉnh lớn nhất là kết quả của ADA quá mức kế hoạch cho ngân sách thông qua mà nó đã được điều chỉnh ở báo cáo tạm thời thứ nhất; tuy nhiên, việc đền bù những điều chỉnh ngân sách cho chi tiêu không kết hợp cho tới báo cáo tạm thời thứ hai.

Các tiết kiệm lường trước từ cách thức chi tiêu kinh phí tổng quát chỉ gây ra một tình hình làm tệ hơn khi các trường và ban ngành làm trở ngại số kết dư ngân sách trong việc lường trước một đóng băng chi tiêu.

Từ thông qua tới báo cáo tạm thời thứ ba, các đóng góp cho chương trình giới hạn gia tăng $4.375 triệu, làm trầm trọng thêm tình trạng tài chánh của học khu và xoi mòn số kết dư kinh phí không giới hạn tới mức dự trữ ít hơn 2% như yêu cầu.


14. Theo dõi ngân sách và Cập nhật

• Các giả định ngân sách có được cập nhật quanh năm khi có thông tin cập nhật không? Có

• Lợi nhuận và tiêu xài thật sự có phù hợp với ngân sách hiện tại nhất? Không

• Những xét duyệt ngân sách có hoàn tất đúng lúc không? Không

• Học khu có công khai thảo luận ảnh hưởng của xét duyệt ngân sách ở mức độ hội đồng? Có

• Học khu có tuân theo Luật giáo dục 42127(h) bằng cách thông báo cho hội đồng giáo dục và công chúng trong vòng 45 ngày từ lúc ban hành ngân sách tiểu bang, về bất kỳ thay đổi nào trong ngân sách tiểu bang mà sẽ ảnh hưởng tới ngân sách đã thông qua? Có

• Những xem xét lại ngân sách có được làm hay xác định bởi hội đồng cùng lúc với thỏa thuận thương lượng tập thể được chấp thuận? Có

• Nợ dài hạn của học khu có giảm so với năm tài khóa trước? Không

OUSD – KHÔNG GIỚI HẠN MYFP PHÂN TÍCH Ở TẠM THỜI THỨ BA

2016-17

Tạm thời thứ ba 2016-17

NĂM TÀI KHÓA 2017-18

NĂM TÀI KHÓA 2018-19

LỢI NHUẬN $405,212,350 $403,019,811 $417,158,916

CHI TIÊU $335,675,742 $321,876,847 $331,850,428

THẶNG DƯ (THÂM HỤT) $69,536,608 $81,142,964 $85,308,488

CHUYỂN VÀO $847,032 $675,969 $675,969

CHUYỂN RA $4,468,860 $4,569,856 $4,683,645

ĐÓNG GÓP VÀO CHƯƠNG TRÌNH GIỚI HẠN

$(69,940,024) $(72,609,573) $(75,394,550)

TĂNG/GIẢM CHO KẾT DƯ KINH PHÍ (TIÊU CỰC LÀ THÂM HỤT CƠ CẤU)

$(4,025,244) $4,639,504 $5,906,262

SỐ KẾT DƯ KINH PHÍ KHÔNG GIỚI HẠN $8,431,472 $13,070,975 $18,977,238

DỰ TRỮ CHO BẤT TRẮC KINH TẾ 2%

$11,120,037 $10,793,508 $11,033,399

NHỮNG CÔNG VIỆC KHÁC - THẶNG DƯ (THIẾU HỤT) $(2,688,565) $2,277,467 $7,943,839



• Các đóng góp vào chương trình giới hạn có được kiểm soát và theo dõi? Không

• Học khu có nhận ra các nguồn trả tiền lại cho nợ dài hạn hay nợ được những người không phải cử tri chấp thuận (ví dụ: giấy chứmg nhận tham gia, thuê vốn)? Có

• Hệ thống tài chính của học khu có một cảnh báo cứng nhắc về kinh phí không đủ cho yêu cầu và đơn đặt hàng? Có

• Học khu có làm trở ngại lương và phúc lợi? Có

• Các tài khoản số kết dư trong sổ cái chung có hòa hợp thường xuyên? Không

• Học khu có hoàn tất và nộp các báo cáo ngân sách tạm trong vòng hạn chót luật định thiết lập bởi Luật Giáo dục đoạn 42130 và theo trong một công thức hay mẫu quy định bởi Giám đốc giảng dạy công cộng (SPI), và bảo đảm rằng chúng dựa trên các tiêu chuẩn cho ổn định tài chính? Có

Học khu cập nhật các giả định về ngân sách thường xuyên theo những thông tin mới nhất từ các bản cập nhật ngân sách của thống đốc và văn phòng phân tích lập pháp. Mặc dù các loại giả thuyết này chủ yếu ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí ngân sách liên quan đến nghĩa vụ hưu trí của nhân viên, các khoản chi ngân sách không phù hợp với hoạt động tài chính thực tế một cách kịp thời. Quản lý ngân sách hàng triệu đô la đòi hỏi phải có đủ nhân lực để quản lý và phát triển ngân sách; Các kênh truyền thông từ văn phòng ngân sách đến các phòng ban khác của học khu; Phòng ban và trường học; và tuân thủ một cấu trúc hoạt động vững mạnh. Vai trò, trách nhiệm và cam kết chính sách của ban quản lý quy trình xây dựng ngân sách và giám sát ngân sách là rất cần thiết để đảm bảo ngân sách hoạt động phản ánh chính xác hoạt động tài chính hiện tại và dự báo chính xác tác động đến số dư quỹ hiện có và mức dự trữ bắt buộc. Những giòng sau đây cho thấy sự cố trong mỗi yếu tố liệt kê ở trên.

• Không có một cấu trúc xác định để chập thuận ngoại lệ cho các ngân sách của ban ngành hay trường học chi tiêu quá mức, có vài nhân viên được cho phép quyết định mà có ảnh hưởng tới ngân sách trước khi hội đồng quản trị đồng ý.

• Sự giảm bớt của hội đồng quản trị có mục tiêu ở văn phòng học khu gây ra sự thiếu hụt trầm trọng mức độ các nhân viên trong các ban ngành Tài chính và Ngân sách. Điều này đã không cho ngành đủ thời giờ để phân tích và theo dõi ngân sách, lên kế hoạch và kết hợp các kế hoạch tài chính nhiều năm hoặc cung cấp đủ huấn luyện cho nhân viên.

• Lượng công việc tràn ngập với số nhân viên giới hạn đã bắt buộc nhân viên phản ứng đối với vấn đề ngân sách thay vì có một tiếp cận chủ động theo dõi ngân sách cho các chi tiêu thật sự.

• Mặc dù học khu có một giải pháp giới hạn chi tiêu qua một “chận đứng cứng ngắt” ở mức yêu cầu nếu không có đủ quyền về ngân sách. Các tài khoản thường bị tàn phá không có hậu quả đối với những ai biết tiêu xài quá mức. Ngoại lệ thì thường xảy ra ở mức độ hảnh chính đã góp phần lớn vào việc chi tiêu quá mức của học khu.



• Thông tin không luôn luôn sàn lọc đối với nhân viên tài chính/ngân sách thích hợp đúng lúc để bảo đảm ngân sách được cập nhật và duy trì thích hợp.

• Việc không thể phân tích đúng ngân sách đã làm cho học khu không tuân hành các cách thức chi tiêu trong các chương trình tiểu bang và liên bang dựa trên các kết quả kiểm toán.

• Học khu làm nặng trĩu lương và phúc lợi trong hệ thống biên chế từ hệ thống kiểm soát chức vụ; tuy nhiên, hệ thống kiểm soát chức vụ không có giao tiếp với hệ ngân sách. Học khu phải bảo đảm ngân sách và lương hướng được giao tiếp với kiểm soát chức vụ và các kiểm toán nội bộ thường kỳ được tiến hành, các ý kiến bất đồng được điều chỉnh và quản lý xem xét các kết quả.

Học khu phải cung cấp thêm huấn luyện cho tất cả nhân viên và thành viên hội đồng để củng cố hiểu biết về tài chính trường học của họ.Điều này sẽ làm cho các trình bày được hiểu hơn và giúp hội đồng hỏi câu hỏi mà sẽ củng cố thêm hiểu biết ngân sách và các kế hoạch tài chính nhiều năm.

Tổn phí giáo dục đặc biệt tiếp tục tăng lên đáng kể. Các lý do có thể là doanh thu cao trong nhân viên hành chánh; sự bất lực trong kiểm soát tổn phí và sự không thi hành các giảm thiểu theo kế hoạch như bỏ y tá theo hợp đồng. Như đã đề cập trước kia trong đoạn 9 ở trên, hội đồng phải xem xét theo chiều sâu chương trình giáo dục đặc biệt để đánh giá việc ngăn chặn chi phí và tiếp tục duy trì một giáo dục công lập miễn phí thích hợp cho trẻ khuyết tật.

Học khu phải giải quyết các vấn đề nhận ra trong báo cáo này, nó có ảnh hưởng lớn lên ngân sách của học khu.

Đánh gíá tổng thể: Không

15. Phúc lợi Sức khoẻ của Người về hưu

• Học khu có hoàn tất một đánh giá thật sự để quyết định tính ổn định theo các yêu cầu GASB 45? Không có

• Học khu có một kế hoạch để giải quyết trách nhiệm phúc lợi cho người về hưu? Không có

• Học khu có tiến hành một quy trình tái ghi danh để nhặn diện những người về hưu hợp lệ? Không có

Học khu không có phúc lợi cho người về hưu. Cho nên, không có yêu cầu cho GASB 45.

Đánh giá tổng thể: Không có



16. Lãnh đạo/Ổn định • Học khu có một giám đốc và/hay một trưởng nhân viên kinh doanh mà đã ở với học khu

trong hơn hai năm không? Không

• Hội đồng quản trị có thông qua và duyệt lại các chính sách đúng lúc và hiểu được và hổ trợ hành chánh để bảo đảm thi hành? Không

• Giám đốc có thông qua và duyệt lại các điều lệ hành chánh đúng lúc và hiểu được và bảo đảm các chính sách hội đồng đã thông qua và các điều lệ hành chánh đã chấp thuận tới tay các nhân viên và được tuân theo? Không

• Hội đồng quản trị có kềm chế kiểm soát chi li quản lý học khu và nhân viên Không

Một thành phần quan trọng trong tính ổn định của học khu là một môi trường và các lề lối phát huy và hổ trợ cải cách có hệ thống, lãnh đạo đổi mới và yêu cầu cao để cải tiến việc học hành của học sinh. Học khu đã có năm giám đốc trong chín năm qua.

Năm tài chính này, người điều hành và các vị trí giám đốc tài chính đã bị bỏ trống, và học khu đã chọn cách không lấp đầy các vị trí quan trọng này cho đến sau này. Nhiệm vụ và trách nhiệm của các vị trí kinh doanh cấp cao này được phân bổ lại cho các nhân viên kế toán và kinh doanh khác

Mỗi giám đốc mới đã thực hiện các thay đổi đối với các chương trình giáo dục và quản lý ngân sách, đặc biệt là với các ngoại lệ nhân viên và chi tiêu. Các nhân viên phỏng vấn nhận thức được rằng những thay đổi dựa trên những lợi ích cá nhân của các nhà quản trị trong quá khứ, đã gây xung đột với một số thành viên trong hội đồng quản trị và các quản trị viên khác, tạo ra một bầu không khí có hại cho sự tăng trưởng và ổn định của học khu. Khi các vị trí quản lý cao cấp liên tục thay đổi do doanh thu tại các vị trí quản lý chủ chốt, nhân viên được giao nhiệm vụ quản lý ngân sách nằm trong một môi trường thông thường, khiến cho vị trí tài chính đáng tin cậy của khu học chánh khó khăn, nếu không phải là không thể..

Dựa trên thông tin trong báo cáo này, học khu đã mất quyền kiểm soát chi tiêu của mình, cho phép các trường học và các phòng ban bỏ qua và tròng tréo các chính sách của hội đồng bằng cách chi tiêu vượt quá ngân sách của họ. Trong nhiều trường hợp, chính sách của hội đồng quản trị đã bị bỏ qua và / hoặc phá vỡ mà không có hậu quả. Trong nhiệm kỳ của cựu giám đốc, hành vi này đã lan rộng đến việc quản lý trang web, gây ra sự thiếu nhất quán về kích thước, nhân viên, lớp học và ngân sách thích hợp. Trách nhiệm của các nguyên tắc đối với chính quyền học khu đã bị xói mòn đến mức họ chỉ trích các quản trị viên của khu học chánh trong các phiên họp công khai.

Các tiêu chuẩn của hội đồng CSBA nêu lên những điều sau đây:

Trách nhiệm chính của hội đồng là định ra một đường hướng cho học khu, cung cấp một cấu trúc bằng cách thiết lập các chính sách, bảo đảm trách nhiệm và cung cấp lãnh đạo cộng đồng cho học khu và giáo dục công lập.



Trong khi hội đồng đã cập nhật nhiều chính sách hội đồng, trường học và một số ban ngành cấp học khu theo báo cáo đã không tuân theo và các nhà quản lý cao cấp không tin hội đồng hổ trợ họ trong việc thi hành các chính sách và/hay điều lệ..

Hội đồng nhà trường phải tuân theo các tiêu chuẩn CSBA, khuyến cáo hội đồng hoạt động như một bộ phận với một thông điệp chung.Tiêu chuẩn CSBA đã không được kiên trì tuân theo.

Học khu và văn phòng giáo dục quận hạt được điều hành bởi hội đồng chứ không phải bởi những ủy thác cá nhân. Trong khi hiểu những vai trò riêng biệt của mình, hội đồng và giám đốc học khu làm việc cùng nhau như là một “đội cai quản.” Đội này giả định trách nhiệm tập thể để xây dựng đoàn kết và tạo ra một khung cảnh tổ chức tốt để cai quản cho hữu hiệu.

Các yêu cầu về thông tin phải đến từ hội đồng như là một bộ phận cai quản chứ không từ thành viên cá nhân hội đồng mà các thành viên hội đồng khác không biết. Các vấn đề sáng tỏ phải theo một quy trình được giao trong buổi họp công khai hay câu hỏi phải được triển khai trước các buổi họp của hội đồng và đưa cho giám đốc để phân phát cho các thành viên nhân viên thích hợp.

Đánh giá tổng thể: Không

17. Trường bán công

• Học khu có xác nhận một nhân viên đặc biệt chịu trách nhiệm bảo đảm rằng có giám sát thích hợp cho tất cả các trường bán công được phép? Có

• Trường bán công có nộp báo cáo tài chính bắt buộc đúng thời hạn? Có

• Trường bán công có thi hành một kiểm toán độc lập? Có

• Kiểm toán có phản ảnh kết quả mà nó không ảnh hưởng chứng nhận tài chính của cơ quan cho phép? Có

• Học khu có theo dõi và báo cáo tình trạng hiện tại cho hội đồng để bảo đảm một quyết định thông báo có thể làm ra liên quan tới việc tái cho phép trường bán công? Có

Học khu có một điều khoản bán công riêng biệt và xác nhận các nhân viên tương xứng trực tiếp tới mỗi trong 37 trường bán công hoạt động (hai trường đóng cửa năm 2016-17). Danh sách kiểm tra về nộp thông tin đúng lúc thì được ghi cho mỗi trường bán công. Khi cần thì thư từ hay thông báo quan ngại/vi phạm nhận diện các quan ngại đặc biệt được gởi tới giám hiệu trường bán công. Một “Bảng kiểm tra tóm tắt” là một tài liệu làm ra bởi nhân viên trường bán công để đo lường tình hình tài chính của mỗi trường. Các ghi chú đặc biệt nêu ra những thay đổi khác thường như dồn lớp hay thêm cấp lớp, đi theo phân tích tài chính cho trường bán công.

Học khu tính toán một số tỷ lệ cho mỗi trường bán công bao gồm nhiều năm tài chính để theo dõi tình hình tài chính và cung cấp một phân tích khuynh hướng chớp nhoáng. Nó theo dõi thời lượng và yêu cầu cho mỗi trường.để bảo đảm việc nộp ngân sách đúng lúc và hồ sơ báo cáo tạm.



Các trường bán công có một hệ thống tổ chức thu thập số liệu và phân tích. Trường bán công được khuyến khích giao tiếp với nhiều nhân viên được huấn luyện để giúp đỡ và hướng dẫn.

Mỗi trường bán công cần có một cuộc kiểm toán độc lập hàng năm. Ban phụ trách các trường bán công xem xét các kết quả và khuyến cáo và làm công việc tiếp theo trong hành động sửa chữa khi nào thích hợp.

Trong vài trường hợp, báo cáo kiểm toán có những kết quả không ảnh hưởng tới chứng nhận tài chính tuy nhiên ban phụ trách các trường bán công phụ giúp trường để củng cố nghi thức, chính sách và thủ tục để tránh các kết quả kiểm toán trong tương lai..

Ban phụ trách các trường bán công cập nhật cho hội đồng quản trị đúng lúc về tình trạng của tất cả các trường bán công được phép hoạt động.


18. Kiểm soát nội bộ và Báo cáo kiểm toán độc lập hàng năm

• Học khu có thực hiện các biện pháp thích hợp đê làm nản chí hay khám phá gian dối? Không

• Học khu có nhận được một báo cáo kiểm toán độc lập mà không có kết quả? Không

• Các kết quả kiểm toán có được giải quyết mà không ảnh hưởng tới tình hình tài chính của học khu? C ó

• Báo cáo kiểm toán độc lập có được hoàn tất và trình bày trong thời hạn luật định? Có

• Các kết quả kiểm toán và khuyến cáo có được xem xét với hội đồng? Có

• Báo cáo kiểm toán đáp ứng tiêu chuẩn cả GAAP lẫn GASB? Không

Kiểm soát nội bộ nhằm ngăn chận đúng cách, làm nản chí và khám phá gian dối và bảo toàn tài sản học khu. Kiểm soát địa phương hữu hiệu cung cấp nhằm làm nản chí và khám phá ra gian dối đúng lúc, cho phép quản lý đáp ứng. Kiểm soát nội bộ hoạt động eung cấp một khung sườn và cấu trúc cho nhân viên của một tổ chức hoạt động trong những lãnh vực xác nhận rõ ràng về quyền hành và trách nhiệm cho việc chấp thuận thích hợp.

Nhân viên học khu phỏng vấn nêu rõ lề lối tỏ chức, tính tình đạo đức; tuy nhiên, một số nhân viên trích dẫn nhiều nhân viên giảm và doanh thu ở cấp văn phòng trung tâm, tạo ra một môi trường làm việc căng thẳng với nhân viên quá nhiều công việc . Nếu Quan tâm là doanh thu và vị trí tuyển dụng tại các vị trí quản lý chủ chốt, đáng chú ý là vị trí giám sát viên và giám đốc tài chính khoảng 6 tháng tại thời điểm nghiên cứu thực địa của FCMAT. Nhiệm vụ và trách nhiệm đã được thỏa thuận với các nhân viên khác, có thể không cung cấp đủ sự phân chia nhiệm vụ.

Nhiều nhân viên báo cáo sự thiếu nhất quán và liên tục với chính sách và thủ tục của khu học chánh. Các ví dụ bao gồm: thiếu tài liệu hỗ trợ cho các khoản phải trả, chi tiêu ngoài ngân sách của phòng / bộ phận và thiếu các tài liệu hỗ trợ để thanh toán hoá đơn của nhà cung cấp. Các trường và khoa của trường được báo cáo là không chịu trách nhiệm về việc vượt quá ngân sách của họ, và nhân viên bổ sung được ủy quyền mà không có ngân sách đủ để hỗ trợ các vị trí này.



Báo cáo kiểm toán mới đây nhất cho năm kết thúc vào June 30, 2016 xác nhận kết quả kiểm soát nội bộ phù hợp với kết quả của FCMAT và được nộp đúng lúc.Ngoài ra, kết quả được phân phát cho nhân viên học khu thích hợp để giải quyết và cung cấp cho hội đồng quản trị. Trừ một kết quả kiểm toán trong kết quả ASB năm 2016-001, học khu tuân thủ yêu cầu của GASB và GAAP về báo cáo tài chính.

Kiểm toán viên đã đưa ra ý kiến có đủ điều kiện về các báo cáo tài chính của khu học chánh và sự yếu kém về vật chất trong kiểm soát nội bộ; Một ý kiến có thẩm quyền và đáng kể Thiếu hụt đối với các chương trình liên bang nhất định; Và ý kiến có thẩm quyền về sự tuân thủ của tiểu bang. Một danh sách chi tiết của những kết quả này được cung cấp trong bảng dưới đây. Không có kết quả nào có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của học khu. Bảng dưới đây là lịch trình của kiểm toán viên độc lập về các phát hiện và các chi phí được thẩm vấn tạo thành cơ sở ý kiến có thẩm quyền của họ đối với các chương trình của liên bang, nơi kiểm toán viên "xác định những thiếu sót trong kiểm soát nội bộ về tuân thủ mà chúng tôi coi là những điểm yếu vật chất và những thiếu sót đáng kể."

Phát hiện Tên chương trình Yêu cầu tuân thủ

2016-004 Title I; Title II; 21st Century; Giáo dục đặc biệt; Chương trình ăn trưa quốc gia; Chương trình thực phẩm người lớn và trẻ em và Chăm sóc trẻ em

Mua sắm, Đình chỉ và Hủy bỏ.

2016-005 Title I Thử và cung cấp đặc biệt

Sau đây là lịch trình kiểm toán độc lập, tạo nên cơ bản của ý kiến hợp lệ về tuân thủ tiểu bang:

2016-006 – Chương trình tiểu bang Giáo dục sau giờ học và An toàn

– Chương trình tiểu bang Phiếu báo cáo trách nhiệm trường

– Chương trình tiểu bang Lượng học sinh công thức kinh phí kiểm soát địa phương

– Chương trình tiểu bang Tính hữu hiệu của nhà gíáo dục

Sau đây là lịch trình phát hiện của nhà kiểm toán độc lập và chi phí thắc mắc liên quan tới kiểm soát nội bộ::

2016-001 – ASB

Chưa giải quyết từ kiểm toán năm trước.

Văn bản tài chính Trình bày quỹ ủy thác ASB

Học khu chưa chuẩn bị một tóm tắt của quỹ bộ phận học sinh (ASB) trong một hình thức kiểm toán đượct.

2016-002 – Quỹ Ủy thác 76

Chưa giải quyết từ kiểm toán năm trước.

Văn bản tài chính Trình bày quỹ ủy thác s, Fund 76 Reconciliation Code

Quy trình điều hòa hàng tháng cho năm tài chính kết thúc ngày June 30, 2016 chưa được hoàn tất thỏa đáng..

2016-003 – Phòng nhân sự/ Lương bổng

Chưa giải quyết từ kiểm toán năm trước..

Phòng nhân sự/ Lương bổng Kết quả kiểm soát nội bộ Code

Học khu đã thiết lập kiểm soát nội bộ nhằm bảo đảm hoàn tất và chính xác liên quan tới báo cáo thành lập nhân viên cho nhà cung cấp y tế, hưu bổng và phúc lợi nhưng không luôn duy trì tài liệu như vậy trong mẫu kiểm toán.



Học khu đã có tiến bộ đáng kể trong hai năm tài chính vừa rồi liên quan tới kết quả kiểm toán trong quá khứ và bảo đảm báo cáo đúng lúc.


19. Các Cơ sở

• Học khu có thông qua một trái phiếu tổng quát (general obligation)? Có

• Học khu có đáp ứng yêu cầu kiểm toán và báo cáo của Prop 39? Không

• Học khu có tham gia Chương trình Cơ sở trường của tiểu bang? Có

• Học khu có đủ nhân viên để theo dõi đúng mực và phụ trách các dự án liên quan cơ sở? Có

• Học khu có đáp ứng các yêu cầu báo cáo của Đạo luật Williams? Có

• Học khu có giải thích đúng mức yêu cầu tài khoản duy trì và sửa chữa thường lệ vào lúc thông qua ngân sách? Có

• Học khu có ưu tiên vấn đề cơ sở khi thông qua ngân sách? Có

• Nếu cần, học khu có tài sản thặng dư mà có thể bán hay dùng cho lợi nhuận thuê mướn? Có

• Nếu cần, có giải pháp luật định tiềm tàng nào khác? Có

• Dùng chung: Học khu có thể nào nhận một thỏa hiệp dùng chung một vài thực thể mà không tuyên bố thặng dư tài sản và không đấu thầu?

• Chiếm cứ chung: Đạo luật Giáo dục cung cấp một liên doanh có thể cho phép phát triển tài sản học khu của tư nhân mà sẽ có kết quả trong vài công dụng giáo dục.

• Học khu có kế hoạch chính về cơ sở tầm xa mà đã được hoàn tất và cập nhật trong hai năm qua không? Không

Học khu đã thông qua hai biện pháp cải tiến cơ sở vật chất của trường. Biện pháp B được thông qua vào tháng 6 năm 2006 với giá 435 triệu USD và Dự luật J gần đây nhất đã được thông qua vào tháng 6 năm 2012 với giá 475 triệu USD. Chi phí trái phiếu được giới hạn trong các dự án được mô tả trong danh mục các dự án đo chính thức trái phiếu được sự chấp thuận của hội đồng quản trị. Ủy Ban Giám sát Công dân độc lập, theo yêu cầu của Bộ luật Giáo dục Đoạn 15278, là một ủy ban tư vấn bao gồm ít nhất bảy thành viên (Học khu Oakland có chín thành viên) bao gồm các công dân địa phương. Mục đích là để thông báo cho công chúng về chi phí trái phiếu; Rà soát lại và báo cáo về việc chi trả đúng số tiền của người nộp thuế cho các công trình xây dựng trường học; Tư vấn cho công chúng xem khu học chánh có đáp ứng yêu cầu của tiểu bang hay không; Đảm bảo rằng không có tiền được sử dụng cho giáo viên hoặc tiền lương hành chính bao gồm bất kỳ chi phí điều hành trường học; Tiếp nhận và xem xét báo cáo kiểm toán độc lập hàng năm; Kiểm tra và thăm các khu vực dự án, và xem xét các kế hoạch về các biện pháp tiết kiệm chi phí của khu học chánh. Một thành phần quan trọng của công việc của ủy ban là niêm yết báo cáo hàng năm ở trang web của học khu để công chúng xem. Báo cáo hàng năm được niêm yết trên trang web của học khu



tới ngày 5 tháng 6, 2015. Mặc dù không xuất bản trên website của học khu, FCMAT được cung cấp với báo cáo hàng năm tháng 8, 2016, biên bản của ủy ban, cũng như các cuộc hẹn và báo cáo cũng có thể nằm trên trang web của học khu ở địa chỉ: https://ousd.legistar.com/Legislation.aspx.

Một mục của hội đồng được đăng trong cuộc họp hội đồng quản trị vào ngày 3 tháng 4 năm 2014 cho thấy rằng các cuộc kiểm toán của Dự luật G cho năm tài chính 2010-11 đến năm 2012-13 đã không được hoàn thành. Tình trạng hoàn thành đã được thảo luận với ban quản trị. FCMAT không được cung cấp báo cáo kiểm toán cho trái phiếu, và việc xem xét biên bản của hội đồng học khu đã đăng trên trang web không tiết lộ các báo cáo kiểm toán gần đây. Học khu có thể không tuân thủ trong khu vực này. Điều bắt buộc là học khu phải đăng tất cả các báo cáo kiểm toán trên trang web để kiểm tra công cộng và tuân theo thời hạn kiểm tra của tiểu bang Khu học chánh có một số trường nhỏ có thể được sử dụng như là chung, chung sở hữu hoặc tài sản thặng dư. Hội đồng quản trị cần phải có hành động chính thức để tìm hiểu các lựa chọn này. Năm nhân viên, bao gồm một nhà phân tích trái phiếu và một người quản lý tài chính, báo cáo với phó giám đốc, người điều hành Phòng Quy hoạch và Quản lý Thiết bị. Để duy trì tất cả các cơ sở học đường của khu học chánh, khu học chánh phải cấp quỹ cho Tài Khoản Bảo Trì Định Kỳ Hạn Chế (RRMA). Trong giai đoạn phát hành theo luật, tính cho năm 2016-17 là 3% tổng chi phí của quỹ chung cho ngân sách hàng năm hoặc số tiền gửi vào tài khoản RRMA

Trong năm 2014-15. FCMAT đã thử nghiệm các khoản đóng góp của RRMA dựa trên ngân sách được thông qua của học khu. Ngân sách chi tiêu tổng quát và chuyển ra tổng cộng $520.262.634 đô la; Do đó, yêu cầu 3% là $ 15,607,879. Ngân sách hàng năm của khu học chánh $ 13,548,405, hay 2,6%, được xác định cho đóng góp của RRMA. Vì FCMAT không được cung cấp cho các khoản đóng góp 2014-15 nên khu học chánh cần đảm bảo rằng các yêu cầu này được đáp ứng cho năm 2016-17 phù hợp với các yêu cầu về giai đoạn.các lựa chọn này. Bộ phận báo cáo rằng các đơn đặt hàng làm việc đã hoàn thành giảm từ năm 2015-16 đến năm 2016-17 và cho rằng đây là nguyên tắc thiết lập các hướng dẫn của phòng ban để phân biệt công việc được coi là sửa chữa thường xuyên từ bảo trì bình thường. Đơn đặt hàng công việc công khai đã tăng lên trong cùng khoảng thời gian này. Học khu chỉ ra rằng điều này xảy ra vì một số lý do bao gồm chín chỗ trống không thực hiện được do bị đóng băng việc thuê; Một số nhân viên bộ phận nghỉ y tế; Không có người thay thế để thay thế công nhân; Và không được phép làm thêm giờ..

Kế họạch chính về cơ sở được xuất bản trong năm 2012. Vào ngày October 5, 2016, quản trị học khu đã tình bày cho ủy ban giám sát hội đồng một bản kế hoạch chính ăn khớp với Biện pháp A, B và J với những nhu cầu giáo dục đặc biệt trong lãnh vực giảm kích cỡ lớp và kỹ thuật. Sau đây là trích đoạn từ buổi họp này:

Đây sẽ là bản cập nhật cho quy hoạch tổng thể năm 2012 về quy hoạch và xây dựng bổ sung các địa điểm hiện có; Hiện đại hóa; Tái thiết; Nghiên cứu nhân khẩu học; Ranh giới tham dự; Cấu hình cấp trường lớp; Mẫu trường mà học sinh theo học nối tiếp; Đánh giá ADA; Các chương trình giáo dục và sự kết hợp với Đường dẫn tới thành tích xuất sắc của Khu Học chánh 2015-2020; Đánh giá điều kiện cơ sở; và đánh giá năng lực trang web. Chính quyền học khu dự kiến công bố kế hoạch mới vào mùa thu năm 2017.



Đánh giá tổng thể: C ó

20. Sổ cái chung • Học khu có ghi chép hoạt động tài chính cho mọi chương trình một cách chính xác

và đúng lúc bảo đảm công việc được giám sát và xem xét đúng cách? Có

• Học khu có đóng sổ cái trong vòng thời gian quy định bởi văn phòng giáo dục quận hạt? Có

• Học khu có làm theo lịch trình kết thúc cuối năm? Có

• Những số kết dư ban đầu trong năm tài chính mới có được ghi chép đúng cho mỗi kinh phí từ năm tài chính trước? Không

• Học khu có điều chỉnh tiên dồn lại năm trước nếu số tiền thật sự nhận được (A/R) hay thanh toán (A/P) thì nhiều hơn hay ít hơn số tiền dồn lại? Không

• Học khu có điều giải được tất cả các tài khoản bị đình hoãn, kể cả lương, vào cuối năm tài chính? Có

Dựa trên xét duyệt giới hạn của FCMAT, tất cả những hoạt động tài chính thì được ghi chép đúng mức và chính xác; tuy nhiên, sự cố truyền thông giữa ngân sách và văn phòng kế toán làm cho các thông tin tài chính có thể bị trễ nãi, làm cho điều giải tiền mặt khó hơn và gây ra thời hạn những thương vụ tài chính vượt qua kỳ hạn tài chính.

Sự cố truyền thông giữa các ban văn phòng trung ương và trường học làm cho việc điều hợp kinh phí mới có thể bị trễ nãi trong ngân sách và văn phòng kế toán, tạo nên một ảnh hưởng vào dòng chảy tiền mặt và đưa thông tin tiền cấp trong các trình bày tài chính.

Học khu làm theo một lịch trình kết thúc cuối năm và đã tuân thủ thời hạn kết thúc vào cuối năm.

Như đã ghi bởi Văn phòng giáo dục của Alameda County trong thư đề ngày May 8, 2017, số kết dư ban đầu cho 2016-17 đã nêu sai. Điều này phải được sửa chữa trước khi học khu có thể kết thúc sổ sách cho năm 2016-17 vì nó sẽ gây ra một sai lầm “chết người” trong phần mềm của SACS, ngăn cản học khu báo cáo lên tiểu bang.

Mặc dù hầu hết các tiên dồn lại tới hạn/từ kết dư ban đầu đã được đối chiếu, không phải tất cả đã được thông qua. Cách tốt nhất là đối chiếu tất cả tồn đọng trong năm trước tới hạn và lợi nhuận chưa thu được trước thời kỳ báo cáo tạm thời thứ hai và không trễ hơn ngày 31 tháng giêng của mỗi năm tài chính. Bất cứ thay đổi nào cũng phải tìm hiểu đúng mức.

Nhân viên học khu điều giải mọi tài khoản bị ngưng trong lịch trình kết thúc.




Đánh giá tổng thể của FCMAT thì được tóm tắt trong bảng sau đây.

Đoạn Tựa đề Đánh giá 1 Chi tiêu thâm hụt Không

2 Kết dư kinh phí Không

3 Dự trữ cho bất trắc kinh tế Không

4 Ghi danh và Chuyên cần Hỗn hợp

5 Nớ nần Có

6 Theo dõi tiền mặt Hỗn hợp

7 Thỏa hiệp thương lượng Không

8 Kinh phí tổng quát Hỗn hợp

9 Xâm phạm Không

10 Hệ thống thêng tin quản lý Có

11 Kiểm soát chức vụ và Ban Nhân sự Không

12 Phát triển ngân sách và Thông qua Có

13 Kế hoạch nhiều năm Có

14 Theo dõi ngân sách và Cập nhật Không

15 Phúc lợi sức khỏe người về hưu Không có

16 Lãnh đạo/Ổn định Không

17 Các trường bán công Có

18 Kiểm soát nội bộ và Báo cáo kiểm toán độc lập hàng năm Có

19 Cơ sở Có

20 Sổ cái chung Hỗn hợp

Các điểm số Học khu được tóm tắt như sau:

Trả lời KHÔNG 8

Trả lời CÓ 7

Hỗn hợp 4

Không có áp dụng 1

Tổng cộng 20


Tóm Tắt TÓM TẮT 33

Ngân sách Học khu thuộc phần trách nhiệm của Hội đồng quản trị. Quản lý cao cấp phải trình bày thông tin tài chánh vững chắc hổ trợ bởi phân tích đường hướng, giả định ngân sách và kế hoạch nhiều năm dựa trên thông tin chính xác để hội đồng quản trị làm ra những quyết định.

Trong suốt báo cáo này, FCMAT đã xác nhận sự cố lãnh đạo ở mức độ hội đồng quản trị và giám đốc học khu, bao gồm sự lơ là không thích hợp của hội đồng đối với các dấu hiệu lâm nguy của tài chính và sự khước từ hợp nhất các trường nhỏ, cho phép các trường tự trị đầy đủ hầu làm ra quyết định ảnh hưởng các dịch vụ phụ thuộc. Hội đồng sẽ hưởng lợi ích từ đào tạo quản trị chuyên sâu.

Có những dấu hiệu lâm nguy tài chính cho Học khu thống nhất Oakland.. Quan tâm đặc biệt là chi tiêu thâm hụt, giảm bớt đáng kể số kết dư kinh phí, mức độ dự trữ không thích hợp, chấp thuận thỏa hiệp thương lượng vượt quá điều chỉnh giá sinh hoạt, gia tăng lớn trong đóng góp cho chương trình giới hạn nhất là trong giáo dục đặc biệt, thiếu giám sát cho kiểm soát chức vụ thêm vào trước khi xác nhận kinh phí và chấp thuận của hội đông, sự cố trong lãnh đạo thay đổi liên tiếp và sự bất lực của hôi đồng quản trị để giữ các nhà quản lý trách nhiệm mà đã được phép tiêu xài ngân sách quá mức và lạm dụng chính sách hội đồng.

Học khu phải hành động ngay để tránh xói mòn thêm mức độ dự trữ của học khu và nguy cấp tài chính có thể xảy ra.


34 TÓM TẮT


Các Hoạt động tiếp theo NHỮNG HOẠT ĐỘNG TIẾP THEO 35

Theo sau thực địa của FCMAT và như báo cáo này được viết, học khu đã chấp thuận ngân sách thông qua 2017-18. Theo tài liệu tường thuật cung cấp bởi học khu , giảm thiểu ngân sách ở các văn phòng trung ương học khu tổng cộng là $17.6 triệu. FCMAT ghi nhận các điều chỉnh sau đây khi so sánh báo cáo tạm thời 2016-17 với ngân sách thông qua năm 2017-18.

1. Lợi nhuận kết hợp gia tăng $1.8 triệu.

2. Chi tiêu kết hợp giảm $8.8 triệu

3. Tổn phí gián tiếp gia tăng $1.1 triệu để đền bù các chi tiêu hoạt động và

4. Đóng góp vào chương trình giới hạn gia tăng $2.6 triệu.

Kết dư kinh phí tăng $8.1 triệu nói chung dựa trên các điều chỉnh ngân sách và giả định này. FCMAT không xem xét các tài liệu hổ trợ và như vậy không có ý kiến về giá trị pháp lý của các kế hoạch hay giả định.


36 NHỮNG HOẠT ĐỘNG TIẾP THEO


37 PHỤ LỤC

Phụ Lục

A: Thỏa thuận Nghiên cứu


38 PHỤ LỤC


39 PHỤ LỤC

Phụ lục A – Thỏa thuận Nghiên cứu

ĐỘI TRỢ GIÚP QUẢN LÝ & KHỦNG HOẢNG TÀI CHÍNH

THỎA THUẬN NGHIÊN CỨU Ngày 14 tháng 4, 2017

Đội Trợ giúp Quản lý và Khủng hoảng Tài chính (FCMAT), được nói tới ở đây là đội và Học khu Thống nhất Oakland được gọi là học khu, hai bên đồng ý như sau: 1. CƠ BẢN THỎA THUẬN

Đội cung cấp nhiều dịch vụ cho các cơ quan giáo dục địa phương (LEA). Học khu đã yêu cầu đội bổ nhiệm các nhà chuyên môn để nghiên cứu các sắc thái đặc biệt của hoạt động học khu. Những nhà chuyên môn này có thể bao gồm nhân viên của đội, văn phòng giáo dục của quận hạt, Bộ giáo dục California, học khu, hay nhà thầu tư nhân. Mọi công việc phải được thực hiện theo các điều khoản của thỏa thuận này Trong việc giữ các điều khoản của Đạo luật của Hạ viện 1200, giám đốc quận hạt sẽ được thông báo thỏa thuận này giữa học khu và FCMAT và sẽ nhận một bản báo cáo chung cuộc. Báo cáo chung cuộc cũng sẽ được cho lên website của FCMAT.

2. PHẠM VI CỦA CÔNG VIỆC

A. Phạm vi và Mục tiêu của Nghiên cứu Chuẩn bị một phân tích dùng 20 yếu tố trong Phân tích nguy cơ Tình hình tài chính của FCMAT và quyết định đánh giá nguy cơ của học khu.

B. Dịch vụ và Sản phẩm để cung cấp 1. Họp định hướng – Đội sẽ tiến hành một buổi định hướng ở học khu để trình bày cho quản lý học khu và nhân

viên giám sát về thủ tục của đội, mục đích và lịch trình của nghiên cứu. 2. Xem xét tại chỗ – Đội sẽ tiến hành một cuộc xem xét tại chỗ ở văn phòng học khu và ở trường học nếu cần. 3. Buổi họp thoát ra – Đội sẽ tổ chức một buổi họp thoát ra lúc kết thúc xét duyệt tại chỗ để thông báo cho học

khu những phát hiện đáng kể và khuyến cáo cho điểm đó.


40 PHỤ LỤC... _._

4. Thư báo ra cuộc họp- Khoảng I0 ngày sau buổi họp thoát ra, đội sẽ phát ra một thư thoát ra, tóm tắt các đề tài thảo luận trong buổi họp..

5. Thư Quản lý nháp- Các bản điện tử của thư quản lý nháp sơ khởi sẽ được giao cho quản lý học khu để xem xét và cho ý kiến.

6. Thư quản lý chung cuộc- Các bản thư quản lý chung cuộc bằng điện tử sẽ được giao cho quản lý học khu và giám đốc quận hạt theo sau hoàn tất xem xét. Các bản in thì có theo yêu cầu của FCMA T.

7. Hổ trợ tiếp theo –Nếu được yêu cầu bởi học khu trong vòng 6 tới 12 tháng sau khi hoàn tất nghiên cứu, FCMA T sẽ trả lại cho học khu không tính tiền để đánh giá tiên bộ của học khu t r o ng v iệc th i hành các khuyến cáo bao gồ m t ro ng thư q uản lý . Tiến bộ t ro ng v iệc th i hành các khu yến cáo sẽ đ ược gh i t à i l i ệu cho họ c khu t ro ng mộ t thư q uản lý của FCMAT. FCMAT sẽ làm việc với học khu khi tiện lợi giờ giấc đôi bên để trả lại sự hổ trợ tiếp theo không sớm hơn tám tháng và không trễ hơn 18 tháng sau khi hoàn tất nghiên cứu..

3. NHÂN VIÊN THEO DỰ ÁN

Đội nghiên cứu FCMAT cũng có thể bao gồm :

A. Sẽ quyết định B. Sẽ quyết định C. Sẽ quyết định

/

Nhân viên FCMAT Cố vấn FCMAT Cố vấn FCMA T

4. TỔN PHÍ DỰ ÁN

Tổn phí nghiên cứu yệu cầu theo Luật Giáo dục (EC) 42 127.8(d)(l) sẽ là như sau:

A. $650 một ngày cho mỗi thành viên trong khi ở trong sở, tiến hành công việc ở địa điểm khác, chuẩn bị và trình bày báo cáo, hay tham gia các buổi họp.Tổn phí của cố vấn FCMAT độc lập sẽ được tính tiền theo giá biểu hàng ngày thực sự của họ cho tất cả các công việc thực hiện.

B. Tất cả các chi tiêu từ tiền túi, bao gồm đi lại, bữa ăn và nơi ở.

C. Học khu sẽ được tính hóa đơn ở các tổn phí thật sự với 50% tổn phí ước lượng

theo sau hoàn tất xét duyệt tài chỗ và số tiền còn lại thì thanh toán khi học khu chấp nhận thư quản lý chung cuộc.

Dựa trên những yếu tố trong đoạn 2A, tổn phí tổng cộng không được vượt quá của nghiên cứu là $30,000.

F cAL CR & MANAGEME NT Ass TANCE TEAM

41 PHỤ LỤC

D. Bất cứ thay đổi nào đối với phạm vi sẽ ảnh hưởng ước lượng của tổn phí tổng cộng..

Thanh toán cho các dịch vụ của FCMAT thì trả cho Kern County Superintendent of Schools- Administrative Agent nằm tại 1300 171h Street, City Centre, Bakersfield, CA 93301.

5. TRÁCH NHIỆM CỦA HỌC KHU

A. Học khu sẽ cung cấp văn phòng và phòng họp trong cuộc xem xét tại sở.

B. Học khu sẽ cung cấp những điều sau đây nếu được yêu cầu:

1. Chính sách, điều lệ và báo cáo trước nói tới phạm vi nghiên cứu. 2. Sơ đồ tổ chức đề nghị hay hiện tại. 3. Báo cáo kiểm toán hiện nay hay hai năm trước. 4. Bất cứ tài liệu nào được yêu cầu trên danh sách bổ sung. Tài liệu yêu

cầu trên danh sách bổ sung phải được cung cấp cho FCMAT chỉ bằng hình thức điện tử. Nếu chỉ có trên giấy thì chúng phải được quét (scan) bởi học khu và gởi cho FCMAT bằng hình thức điện tử.

5. Tài liệu phải được cung cấp trước công việc; bất kỳ trễ nãi nào trong việc nhận tài liếu có thể ảnh hưởng ngày bắt đầu và ngày hoàn thành dự án. Khi chấp thuận thỏa thuận nghiên cứu đã ký tên thì đánh giá sẽ cung cấp cho FCMAT trên mạng, Kho tài liệu SharePoint,nơi đó học khu sẽ tải lên mọi tài liệu yêu cầu.

C. Quản lý học khu sẽ xem xét sơ khởi bản nháp của Thư quản lý kết quả của

nghiên cứu. Ý kiến nào liên quan tới sự chính xác của số liệu trình bày trong thư quản lý hay tính khả thi của các khuyến cáo sẽ được xem xét với đội trước khi hoàn tất chung cuộc thư quản lý.

Chiếu theo EC 45125 .1(c), đại diện của FCMAT sẽ l iên lạc hạn chế vớ i học s inh . Học khu sẽ áp dụng những b iện pháp th ích hợp để tuân hành EC 45125.J(c).

6. LỊCH TRÌNH DỰ ÁN

Lịch trình sau đây sơ lược về ngày hoàn tất dự tính cho những giai đoạn khác nhau của nghiên cứu và sẽ được thiết lập khi nhận Thỏa thuận nghiên cứu đã ký tên.

Định hướng: Phỏng vấn nhân viên:

sẽ quyết định sẽ quyết định

Họp thoát ra: sẽ quyết định Thư quản lý sơ khởi được nộp sẽ quyết định

OAKLAND UNIFIED SCHOOL DISTRICT

42 PHỤ LỤC:

._

Thư quản lý chung cuộc được nộp Trình bày của hội đồng: Hổ trợ tiếp theo:

Sẽ quyết định Sẽ quyết định,nếu yêu cầu Nếu yêu cầu

7. BẮT ĐẦU, CHẤM DỨT VÀ HOÀN TẤT CÔNG VIỆC

FCMAT sẽ bắt đầu công việc ngay khi đã triệu tập được một đội nghiên cứu thích hợp bao gồm nhân viên FCMAT và các cố vấn độc lập, xem xét các công việc khác mà FCMATđã nhận trước kia và những công việc được giao từ tiểu bang. Đội sẽ làm việc nhanh chóng để hoàn thành công việc và giao thư quản lý, tùy thuộc vào sự hợp tác của học khu và những phe khác từ đó trong cứu xét của đội, đội phải nhận thông tin. Một khi mà đội đã hoàn tất công việc của mình đội sẽ tiến hành chuẩn bị một lá thư quản lý nháp sơ khởi và một lá thư quản lý chung cuộc. Trước khi hoàn tất công việc, học khu có thể chấm dứt yêu cầu cho dịch vụ của mình và sẽ chịu trách nhiệm cho mọi tổn phí phát sinh bởi FCMAT cho tới ngày chấm dứt theo Đoạn 4 (Tổn phí dự án).Nếu học khu không cung cấp văn bản chấm dứt công việc, thì đội sẽ hoàn tất công việc mình và giao thư quản lý và học khu sẽ chịu trách nhiệm cho các tổn phí đầy đủ. Học khu hiểu và đồng ý rằng FCMAT là một cơ quan nhà nước và tất cả thư quản lý hay báo cáo của FCMAT được xuất bản trên website FCMAT và có sẵn cho mọi người quan tâm trong chính quyền tiểu bang. Trong trường hợp không có các tình huống bất thường, FCMAT sẽ không lưu lại các chuẩn bị, xuất bản và phân phối một lá thư quản lý hay báo cáo một khi công việc đã hoàn tất và học khu không có yêu cầu lưu giữ.

8. NHÀ THẦU ĐỘC LẬP

FCMAT là một nhà thầu độc lập và không phải là một nhân viên hay liên quan gì tới học khu. Cách thức mà FCMAT phục vụ là do kiểm soát và quyền của họ . Các đaị diện của FCMAT không được phép nói cho, đại diện hay ràng buộc học khu bằng cách nào mà không xin phép bằng văn bản từ một viên chức của học khu.

9. BẢO HIỂM

Trong điều khoản của thỏa thuận này, FCMAT sẽ duy trì bảo hiểm trách nhiệm không ít hơn $1 triệu trừ phi đồng ý cách khác bằng văn bản bởi học khu.bảo hiểm trách nhiệm xe hơi theo luật tiểu bang California. Và lương công nhân như luật của bang Cali. FCMAT sẽ cung cấp chứng chỉ bảo hiểm với học khu Oakland có tên như là bảo hiểm phụ, nêu rằng bảo hiểm áp dụng theo yêu cầu trước khi bắt đầu công việc tài chỗ.

F CAL CR & MANAGEMENT Ass TANCE TEAM

43 PHỤ LỤC

10. KHÔNG BẮT CHỊU TRÁH NHIỆM

FCMAT sẽ không bắt học khu, ban bệ, nhân viên, viên chức của học khu chịu trách nhiệm về tất cả kiện tụng,khiếu nại, và trách nhiệm sinh ra do hành động cẩu thả hay bỏ quên của ban bệ, công nhân viên chức có trong thỏa thuận này. Ngược lại, học khu cũng không bắt ban bệ công nhân viên chức của FCMAT chịu trách nhiệm với các vụ kiện tụng, khiếu nại và trách nhiệm phát sinh từ hành động cẩu thả hay quên sót của ban bệ, viên chức nhân viên có trong thỏa thuận này.

11. NGƯỜI LIÊN LẠC

Tên: Điện thoại: E-mail:

James Harris, Chủ tích Hội đồng (510) 879-8200 jame s.harri [email protected]

Dr. Devin Dillon, Int Iim Giám đốc tạm Học khu Thống nhất Oakland

Ngày

4/24/ 20 17 Michael H. Fine Trưởng nhân viên hành chánh Đội Trợ giúp Quản lý và Khủng hoảng tài chính

Ngày

OAKLA ND UNIFIED SCHOOL DISTRICT

mailto:[email protected]

Oakland Unified School District

Documents

Transcript of Oakland Unified School District