Conciliaciones Bancarias

CONCILIACIONES BANCARIAS

DEFINICIONES

1. La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontary conciliar los valores que la empresa tiene registrados, deuna cuenta de ahorros o corriente, con los valores que elbanco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tienen un libro auxiliar de bancos en el cualregistra cada uno de los movimientos hechos en una cuentabancaria, como el giro de cheques, consignaciones, notasdebito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones,etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectivacuenta, lleva un registro completo de cada movimiento que elcliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en elque se muestran todos esos movimientos que concluyen en unsaldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincidecon el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares,por lo que es preciso identificar las diferencias y lascausas por las que esos valores no coinciden.

2. Es el proceso de verificación y confrontación, que consisteen revisar y confrontar cada uno de los movimientosregistrados en los auxiliares, con los valores contenidos enel extracto bancario para determinar cuál es la causa de ladiferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valoresde los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan,tenemos:

Cheques girados por la empresa y que no han sido cobradospor el beneficiario del cheque.

Página 1

Saldo del extracto bancario: XXXX

(-)Cheques pendientes de cobro XXXX

(-)Notas crédito no registradas XXXX

(+)Consignaciones pendientes XXXX

(+)Notas debito no registradas XXXX

(±)Errores en el auxiliar XXXX

= Saldo en libros. XXXX

CONCILIACIÓN BANCARIA

Conciliaciones Bancarias

Consignaciones registradas en los libros auxiliares peroque el banco aun no las ha abonado a la cuenta de laempresa.

Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancariay que la empresa no ha registrado en su auxiliar.

Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de laempresa y que ésta aun no las ha registrado en susauxiliares.

Errores de la empresa al memento de registrar losconceptos y valores en el libro auxiliar.

Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, esiniciar tomando como base o punto de partida, el saldopresente en el extracto bancario, pues es el que oficialmenteemite el banco, el cual contiene los movimientos y estado dela cuenta, valores que pueden ser más confiables que los quetiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancariapodría ser:

En este caso, las notas de debito significan una erogaciónpara la empresa, puesto que una nota de debito significa un

Página 2

Conciliaciones Bancarias

ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco,quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejode la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas de crédito significan un ingreso para la empresa,puesto que una nota de crédito significa un egreso para quienla emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pagode intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen enlos auxiliares, y se suman aquellos que suman en losauxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto,se llega al saldo que figura en el auxiliar.

Una vez identificados los conceptos y valores que causan ladiferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes,con el objetivo de corregir las inconsistencias y los erroresencontrados.

En el caso de que el error sea del banco (algo que no escomún), se debe hacer la respectiva reclamación, y si setrata de un valor considerable, entonces se debe proceder acontabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de laempresa, y como tal se debe contabilizar.

La conciliación no busca en ningún momento “legalizar” loserrores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permiteidentificar las diferencias y sus causas, para luego procedera realizar los respectivos ajustes y correcciones.

3. Análisis que explica la diferencia entre el saldo de efectivoque aparece en el estado de cuenta o extracto bancario y elsaldo de efectivo que aparece en los registros deldepositante

4. Proceso Sistemático de comparación entre los ajustescontables de una cuenta corriente realizada por el banco y lacuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de unaempresa, con una explicación de las diferencias encontradas.

Página 3

Conciliaciones Bancarias

En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte másimportante y delicada en cuanto a la manipulación, uso ypreservación del mismo, es por ello que en toda empresa nuncadeben faltar buenas directrices que garanticen el buenaprovechamiento de este activo.

Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por elcual se logran obtener bienes o servicios, útiles parael objetivo general de una empresa y que generalmente se manejapor medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En lamayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria alfinal de cada mes y el saldo que aparece en los libros deldepositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuaruna conciliación mensual con cada uno de los bancos en loscuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinanlas diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. Laconciliación bancaria no es un registro contable, sino unaherramienta de control interno del efectivo. El presentedocumento trata sobre el procedimiento, métodos y las reglas depresentación para elaborar una conciliación bancaria.

Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliaciónbancaria

Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora deelaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe que hacer conlos ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentanalgunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de loslibros para proceder con la conciliación del mescorrespondiente.  

Página 4

Conciliaciones Bancarias

EMPRESA

·        Revisar que las Notas de Débito o Cheques om itidos (del m es pasado) estén reflejadas en el libro m ayor de Banco.·        Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos om itidos (del m es pasado) estén reflejadas en el libro m ayor de

Banco.

ERRORES

·        Com probar que se hayan asentado todos los errores (del m es pasado) en los libros de la em presa (libro m ayor de Banco) ya sean por diferencias, m al ubicación, om isión o prescripción de

cheques.

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA

·       Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o partidas que no corresponden a la empresa.

PROCEDIMIENTOPARTIDA O CAUSA BANCO

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO

Verificar que los cheques en Tránsito (del m es pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco.

Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco.

Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentadosen los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas sedeben tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesenpero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma setomará en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliaciónactual de darse el caso contrario en que SI se encuentren talespartidas ya registradas en los libros y/o estado de cuentabancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no setoman en cuenta para ningún tipo de ajuste.  

Normas para la elaboración del documento

Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección delos libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuentaenviado por el banco y así detectar cuales son las discrepanciasque existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar ydetectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tenerdichos registros se debe elaborar el documento que avale laelaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas depresentación que se demuestran a continuación:

Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitosbásicos: · Nombre de la empresa o razón social. · Nombre deldocumento "Conciliación Bancaria". · Fecha a la cual se estáelaborando el documento. · Nombre del Banco y número de la

Página 5

Conciliaciones Bancarias

cuenta a conciliar. · Nombre de la persona que elabora eldocumento. · Tipo de método a utilizar (opcional).

Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del métodoque se vaya a utilizar para realizar la conciliación. ·Saldos correctos. (cuatro o dos columnas) · Saldosencontrados. (una sola columna)En esta parte de es donde se mostraran todas las diferenciasque puedan existir entre los dos saldos, y es igual para losdos métodos el orden que explicaré en el numeral posterior.Lo único que varía en la presentación de los métodos es en elnúmero de columnas y el signo (positivo o negativo) que se leasigna a las partidas que causan discrepancia entre lossaldos.

Pie del documento.- independientemente del método que seutilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de laconciliación, la persona que la conforma y las necesariaspara mantener un eficiente control interno en la empresa.

Métodos para elaborar una conciliación bancaria

Saldos correctos

A tales efectos me primero me centraré en el método SaldosCorrectos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto asu aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sípara efectos de lo que a continuación explicaré será igual paralos dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuentaenviado por el banco con los registros asentados en el libro mayorde banco de la empresa, para luego proceder a ajustar lasdiferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Paraempezar a preparar dicho documento por dicho método, es de sumaimportancia que se conozcan las normas de presentación yestructuración del cuerpo del mismo:

1. Se presentan las "Partidas no registradas en el Banco", dondese incluyen las partidas no asentadas por parte del banco ysolo se toman en cuenta en este renglón:

Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellosque a consecuencia de haberse emitido un cheque pero ala fecha de realizar la conciliación, el mismo no hasido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo queaparecerá Abonado los libros de la empresa y no estará

Página 6

Conciliaciones Bancarias

Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que seacobrado.

Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se porlo general se envían al final de mes y estos no sonAcreditados en el banco por lo que estarán Cargados enlos libros de la empresa pero no en estado de cuenta delmes.

2. Se presentan las "Partidas no registradas en Libros" donde seincluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte deempresa donde se encuentran:

Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados porparte del banco por concepto de: descuentos de giros,pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa,entre otros, pero que no se han cargado en nuestroslibros.

Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco ala empresa por concepto de: cobro de intereses,comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros,que por no haberse recibido la información respectivadel mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.

Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques quese emitieron realmente pero que nunca fueron asentadosen los libros de la empresa. 2)d). Depósitos Omitidos óno Registrados: son los depósitos que se realizaron perono se hizo su correspondiente registro.

3. Se deben presentar los "Errores", donde se reflejan todos losajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener losdos documentos cotejados:

Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustesde todas los errores y equivocaciones por parte de laempresa, entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los chequesque se abonan con un monto por encima o por debajodel monto de emisión.

Depósitos de diferentes cantidades: son losdepósitos que se cargan con un monto por encima opor debajo del monto de emisión.

Página 7

Conciliaciones Bancarias

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez deabonarlos se cargaron. 3) Depósitos mal ubicados:son aquellos en vez de ser cargados fueronabonados en los libros de la empresa.

Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: sonaquellos que por error se cargan en vez deabonarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellosque por error se cagan o abonan en los libros,pero que no corresponden a esa cuenta o banco, yaque se pueden tener diversas cuentas en diversosbancos

Cheques Caducados: son aquellos cheques a loscuales llega su fecha de vencimiento y todavía nose han ido a cobrar en el banco, por lo que hayque desincorporarlos haciéndoles un cargo por elmonto del mismo.

Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquíse incluyen los ajustes de todas las omisiones,errores y equivocaciones por parte del Banco,entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los chequesque se cargan con un monto por encima o por debajodel monto de emisión. 3) Depósitos de diferentescantidades: son los depósitos que se abonan con unmonto por encima o por debajo del monto deemisión.

Cheques Omitidos ó no registrados: son los chequesque se emitieron realmente pero no fueronasentados en el estado de cuenta bancario

Depósitos Omitidos ó no registrados: son losdepósitos que se emitieron realmente pero nofueron asentados en el banco.

Página 8

Conciliaciones Bancarias

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez decargarlos se abonaron.

Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez deabonarlos fueron cargados en el estado de cuentabancario.

Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: sonaquellos que por error se cargan en vez deabonarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otras Empresas: sonaquellos que por error se cagan o abonan en elbanco, pero que no corresponden a esa cuenta,puesto que un banco posee diversos clientes.

El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio enel libro mayor de banco Bolívar Fuerte perteneciente a El TrébolC.A.:    

Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de2006:

Página 9

Conciliaciones Bancarias

Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado paraajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde elprincipio, 230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según bancoCr.  

Página 10

Conciliaciones Bancarias

Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron lossaldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron,lo cual resulta ser el fin de la conciliación.

A continuación se presenta la conciliación del mes de julio con elmismo método para demostrar cuales son las diferencias entre losdos a y así llegar a los "saldos correctos" que deberían tenerambos.

Como ya se explicó en la primera parte primero se deben cotejarlas partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a loque se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas,de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliaciónactual.

De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado porsu beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavíano aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si elcheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavíaestá en tránsito.

Página 11

Conciliaciones Bancarias

También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los librosdel banco al valor que se registró en libros, de haber algunadiferencia en los depósitos o cheques en tránsito, se procede adeterminar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya seapor omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidasse debe reflejar en la conciliación del mes de julio.

Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayorde Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.

Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron comoconsecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, porlo que se coteja partida por partida, en este ejemplo seencuentran los siguientes: como cheques en tránsito están en Nº4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, comodepósitos en tránsito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota deDebito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no seregistró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparececobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportesencontrados se dedujo que error fue de la empresa.

Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede arealizar el documento de control interno:

Página 12

Conciliaciones Bancarias

  Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatrocolumnas:  

Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatrocolumnas sin colocar ningún signo negativo porque de esta forma encompletamente innecesario, se realiza la sub-totalización donde sesuma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldodefinitivo a través de la diferencia de ambos, tanto en libroscomo en banco. 4.2. Saldos encontradosEste método se basa en la elaboración la conciliación empezandocon alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa),para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitoso cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que alfinal se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser lafinalidad de éste método.

Página 13

Conciliaciones Bancarias

Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo queseñalaré la presentación del documento:

Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado decuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos los ajustesal igual que el método anterior, pero en una sola columna, hastaque al final se "encontró" el saldo del mayor de Banco (Bs.565.900,00 Dr.). 

Página 14