01 Manual de cartera acta 558

FONDO DE EMPLEADOS Y PENSIONADOS

DEL SECTOR SALUD DE ANTIOQUIA

CODIGO: M4 M01

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MANUAL DE CARTERA 01-10-2010

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CAPITULO I. PLAN DE CARTERA 1. OBJETIVO GENERAL DE CARTERA 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 3. POLÍTICAS DE CARTERA 4. ESTRATEGIAS. 5. PRINCIPIOS GENERALES DE CARTERA 6. CLASIFICACION DE LA CARTERA 7. CALIFICACIÓN POR NIVEL DE RIESGO 8. REGLA DE ARRASTRE 9. SUSPENSIÓN DE CAUSACIÓN DE INTERESES, E INGRESOS POR OTROS CONCEPTOS. 10. REGIMEN DE PROVISIONES 11. EFECTOS DE LAS GARANTIAS SOBRE LAS PROVISIONES 12. REESTRUCTURACIÓN Y NOVACIONES

CAPITULO II. PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA

1. ADMINISTRACION DE LA CARTERA 2. ÁREA DE COBRANZAS 3. EVALUACIÓN DE CARTERA 4. COBRO ADMINISTRATIVO PERSONA NATURAL 5. COBRO JURIDICO 6. MECANISMOS DE NEGOCIACION 7. CASTIGOS DE CARTERA

CAPITULO III. GARANTÍAS

1. ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS 2. RENOVACIÓN DE LAS GARANTÍAS

CAPITULO IV. CARTERA DE EMPRESAS Y GESTIÓN DE COBRANZA

1. OBJETIVOS 2. PROCEDIMIENTO DE COBRO 3. PASO ASOCIADOS POR DEDUCCIÓN DE NOMINA A PAGOS POR CAJA 4. DECLARACIÓN DE ASOCIADO ILOCALIZABLE

CAPITULO IV. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE CARTERA.

1. INFORMES ÁREA DE CARTERA 2. INFORMES ÁREA JURÍDICA

CAPITULO VI. OTRAS DISPOSICIONES



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CAPITULO I. PLAN DE CARTERA 1. OBJETIVO GENERALES Administrar la cartera del crédito como el Activo Financiero más importante de FODELSA. Establecer las normas y procedimientos para alcanzar una eficiencia en la labor asegurando así una rotación óptima de los recursos. 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS. 2.1 Garantizar una ejecución oportuna y eficaz en la recuperación de la cartera. 2.2 Normalizar la cartera, controlando los arreglos directos. 2.3 Realizar evaluaciones y controles a la gestión de cobranza con el objetivo de garantizar el recaudo de las obligaciones. 2.4 Determinar la cartera que se debe castigar previo análisis jurídico y objetivo de la no viabilidad de la recuperación.

3. POLÍTICAS DE CARTERA 3.1 Propender por la EFICIENCIA EMPRESARIAL y la satisfacción del asociado a través de la CULTURA DEL SERVICIO en la gestión de cartera. 3.2 Administrar la cartera basada en 2 principios; eficiente calidad en la colocación de créditos y Disminución de riesgos. 3.3 Generar en nuestros asociados LA CULTURA DEL PAGO A TIEMPO Y OPORTUNO, de sus obligaciones. 3.4 Velar por que la Administración de la cartera morosa este orientada en primera instancia a establecer ARREGLOS DIRECTOS para su normalización. 3.5 Suministrar información clara y concisa a los asociados, sobre los deberes y obligaciones que adquiere en su relación con el Área de Crédito y Cartera de FODELSA. 3.6 Lograr que el índice máximo de morosidad sobre la cartera total oscile entre el 06% y el 12%. 3.7 La cartera deberá participar entre un 90% y 95% del total de los activos. 3.8 La cartera es el rubro más importante dentro del activo de Fodelsa por consiguiente se hace necesario establecer mecanismos eficientes del control de la cartera.



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4. ESTRATEGIAS. 4.1 Dar claridad conjuntamente con el Área de Crédito y de Cartera de los lineamientos en la operación crediticia a fin de disminuir el riesgo en cartera. 4.2 Actualizar permanentemente e implementar las disposiciones legales que sobre esta materia se dicten. 4.3 Evaluar continuamente las variables de cartera con una visión financiera y administrativa que conlleve a una valoración monetaria objetiva de la misma, teniendo como herramienta un eficiente y confiable sistema de información. 4.4 Implementar un programa de capacitación continua con el empleado de FODELSA y asociado facilitando la evaluación y retroalimentación de todos los aspectos del Área que coadyuven a detectar desvíos en los procesos para corregirlos oportunamente. 4.5 Diseñar un programa de Revisión periódica de las garantías que nos permitan evaluar y conocer los aspectos cuantitativos y cualitativos más importantes de estas. 4.6 Mantener provisiones adecuadas para la protección de la cartera morosa de acuerdo con las políticas y normas establecidas por las entidades competentes. 4.7 Informar a las empresas y Asociados los DESCUENTOS POR NOMINA O „LIBRANZA‟ sus ventajas, características y requisitos.

4.8 Informar oportunamente al asociado el no pago del crédito

4.9 Hacer seguimiento permanente al pago de los créditos tanto por deducción de nómina como de pagos por caja, informando oportunamente las novedades y realizando la gestión de cobranza 5. PRINCIPIOS GENERALES DE CARTERA 5.1 Responsabilidad: Corresponde a la gerencia de FODELSA, la correcta administración de este Manual a través de los funcionarios que directa o indirectamente tengan la responsabilidad de aplicar las políticas, normas y procedimientos aquí establecidos. 5.2 Aprobación: El presente Manual es de carácter general lo que implica que todas las instancias de FODELSA se regirán por lo aquí estipulado, situaciones o aspectos no contemplados se consultaran directamente con la gerencia de FODELSA. 5.3 Ejecución Y Cumplimiento: Es la Administración de FODELSA, la encargada de ejecutar las políticas, normas y procedimientos que defina la normatividad aplicable sobre esta materia a través de la implementación y consolidación de los procedimientos.

5.4 Seguimiento: para garantizar la recuperación de la cartera es fundamental el seguimiento permanente a la gestión de cobro.



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5.5 El Control Interno: Es deber de la Administración de FODELSA orientar los mecanismos para un adecuado control de cartera. 5.6 Publicación Y Modificación: Mediante la presentación y divulgación de este Manual se da a conocer las disposiciones que regirán a partir de la fecha de entrega del mismo. 5.7 Los casos no previstos en este Manual se resolverán primeramente, por las normas que regulan la Administración de la cartera, para organismos cooperativos: y de no resolverse, de manera siguiente por las normas que de forma general regulan la materia. 5.8 Este Manual será dado a conocer a los directivos y empleados de FODELSA. 6. CLASIFICACION DE LA CARTERA Para efectos de información, evaluación del riesgo de crediticio, aplicación de normas contables y constitución de provisiones, entre otros, la cartera los créditos en FODELSA, son de consumo. Créditos de Consumo: Se entienden como créditos de consumo las operaciones activas de crédito otorgadas a personas naturales, cuyo objeto sea financiar la adquisición de bienes de consumo o el pago de servicios para fines no comerciales o empresariales, independientemente de su monto. 7. CALIFICACIÓN POR NIVEL DE RIESGO El nivel de riesgo de los créditos se clasificara en las siguientes categorías. 7.1 Categoría A o “riesgo normal” Los créditos clasificados en esta categoría reflejan una estructuración y atención apropiadas. Los estados financieros de los deudores o los flujos de caja del proyecto, así como la demás información crediticia, indican una capacidad de pago adecuada, en términos del monto y origen de los ingresos con que cuentan los deudores para atender los pagos requeridos. 7.2 Categoría B o “riesgo aceptable, superior al normal” Los créditos calificados en esta categoría están aceptablemente atendidos y protegidos, pero existen debilidades que pueden afectar, transitoria o permanentemente, la capacidad de pago del deudor o los flujos de caja del proyecto, en forma tal que, de no ser corregidas oportunamente, llegarían a afectar el normal recaudo del crédito o contrato. 7.3 Categoría C o “riesgo apreciable” Se clasifican en esta categoría los créditos o contratos que presentan insuficiencias en la capacidad de pago del deudor o en los flujos de caja del proyecto, que comprometan el normal recaudo de la obligación en los términos convenidos.



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7.4 Categoría D o “riesgo significativo” Es aquel que tiene cualquiera de las características del crédito de riesgo apreciable, pero en mayor grado, de tal suerte que la probabilidad de recaudo es altamente dudosa. 7.5 Categoría E o “riesgo de incobrabilidad” Es aquel que se define como crédito imposible de recuperar, su posibilidad de recudo es totalmente negativa. De acuerdo con la edad de vencimiento, la cartera se calificara, obligatoriamente, de la siguiente manera:

CREDITO Categoría A Categoría B Categoría C Categoría D Categoría E

CONSUMO 0-30 DIAS 31-60 DIAS 61-90 DIAS 91-180 DIAS >180 DIAS

No obstante lo anterior, FODELSA podrá utilizar criterios adicionales para la clasificación tales como capacidad de pago del deudor y flujo de caja del proyecto, de tal suerte que si la probabilidad de recaudo es dudosa, el crédito se calificara en una categoría de mayor riesgo 8. REGLA DE ARRASTRE Cuando se califique un crédito en B, C, D o en E cualquiera de los créditos de un mismo deudor, deberá llevar a la categoría de mayor riesgo los demás créditos de la misma clasificación otorgados a dicho deudor, salvo que FODELSA demuestre a la Superintendencia de la Economía Solidaria la existencia de razones valederas para su calificación en una categoría de menor riesgo. Se exceptúan de lo anterior, para efectos del arrastre, las obligaciones crediticias al día y garantizadas como mínimo en un 100% con los aportes sociales del deudor, siempre que FODELSA no registre perdidas acumuladas, ni perdida en el ejercicio en curso y este cumpliendo la relación de solvencia exigida. 9. SUSPENSIÓN DE CAUSACIÓN DE INTERESES, E INGRESOS POR OTROS CONCEPTOS. En todos los casos, cuando califique en C, o en otra categoría de mayor riesgo un crédito, dejaran de causarse intereses e ingresos por otros conceptos; por lo tanto, no afectaran el estado de resultados hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se efectuara en cuentas de orden. 10. REGIMEN DE PROVISIONES FODELSA deberá constituir provisiones con cargo al estado de resultados, así: 10.1 Provisión general FODELSA deberá constituir como mínimo una provisión general del uno por ciento (1%) sobre el total de la cartera de créditos bruta. Cuando la calidad de la cartera vencida exceda dos desviaciones estándar a la del promedio del sector, la provisión general se deberá incrementar 0,2% por cada desviación estándar.



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10.2 Provisión individual Sin perjuicio de la provisión general a que se refiere el numeral anterior, FODELSA deberá mantener en todo tiempo una provisión individual para la protección de sus créditos calificados en categorías de riesgo (B, C, D, E) no inferior a los porcentajes siguientes:

Categoría A

Categoría B

Categoría C

Categoría D Categoría E Categoría E

CONSUMO 0-30 DIAS 31-60 DIAS 61-90 DIAS 91-180 DIAS 181-360 DIAS

> 180 DIAS

PROVISIÓN 0% 1% 10% 20% 50% 100%

Cuando se trate de créditos otorgados a una sola cuota, (Crédito contra prima), deberán ser provisionados al 100% a partir del primer día de mora, cuando lleguen a presentar incumplimiento en su pago 10.3 Provisión por cuentas por cobrar derivadas de operaciones de Crédito. Cuando un crédito se califique en C o en otra categoría de mayor riesgo, dejarán de causarse intereses e ingresos por otros conceptos; por lo tanto, no afectarán el estado de resultados hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se efectuará en cuentas de orden. En este caso, se deberá provisionar la totalidad de lo causado y no pagado correspondiente a intereses e ingresos por otros conceptos que se generaron cuando el respectivo crédito fue calificado en categorías de riesgo A y B. 11. EFECTOS DE LAS GARANTIAS SOBRE LAS PROVISIONES Para efectos de la constitución de provisiones individuales, las garantías solo respaldan el capital de los créditos. En consecuencia, los saldos por amortizar de los créditos amparados con seguridades que tengan el carácter de garantías admisibles definidas en los artículos definidas en el artículo 2.1.2.1.3 del decreto 2555 de 2010 excluidos los aportes sociales, se provisionarán en el porcentaje que corresponda según la calificación del crédito, aplicado dicho porcentaje a la diferencia entre el valor del saldo insoluto y el setenta por ciento (70%) del valor de la garantía aceptada. No obstante, dependiendo de que la garantía sea o no hipotecaria y del tiempo de mora del respectivo crédito, solamente se consideraran para la constitución de provisiones los porcentajes del valor total de la garantía de la siguiente manera: 11.1 Para garantías admisibles no hipotecarias

MORA DEL CREDITO % DEL VALOR DE LA GARANTIA APLICADO

DE 0 A 12 MESES 70%

DE 12 A 24 MESES 50%

MAYOR A 24 MESES 0%



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11.2 Para garantías hipotecarias

MORA DEL CREDITO % DEL VALOR DE LA GARANTIA APLICADO

DE 0 A 18 MESES 70%




MAYOR A 36 MESES 0%

11.3 Valor de la garantía admisible, cuando consista en hipoteca o prenda

Para calcular el valor de la garantía, independientemente de la modalidad del crédito que esté garantizando, se tendrá en cuenta su valor de mercado, que corresponde al avalúo del bien dado en garantía al momento del otorgamiento del crédito. En este caso, el valor del bien no podrá ajustarse por métodos distintos al de un nuevo avalúo, donde conste el valor comercial del bien Para las garantías de nuevos créditos, es decir los desembolsados a partir de enero de 2002 el valor de mercado inicial será el del avaluó del bien dado en garantía al momento del otorgamiento del crédito. En ambos casos, el valor del bien no podrá ajustarse por métodos distintos al de un nuevo avaluó. 11.4 Valor de la garantía admisible, cuando sea distinta de hipoteca o prenda Para el cálculo de la provisión individual, en el caso de créditos garantizados con aportes sociales, se deberá tener en cuenta que FODELSA, no registre pérdidas acumuladas, ni en el ejercicio en curso al corte del mes inmediatamente anterior. En el evento de que el deudor tenga más de una obligación, los aportes sociales serán descontados en forma proporcional, es decir, de acuerdo con el porcentaje que represente el saldo insoluto de cada uno de los créditos sobre el saldo de la totalidad de los créditos del mismo deudor 11.5 Tratamiento y efecto de los bienes recibidos en dacion en pago, sobre las previsiones Deberán constituirse provisiones individuales sobre toda clase de bienes recibidos en dacion en pago, a partir de la recepción del bien, de la siguiente manera: 11.5 Al momento de recibir un bien inmueble se debe constituir una provisión equivalente al 40% del valor de recibo del inmueble. La provisión debe incrementarse en un 40% adicional durante el plazo de dos años que tiene FODELSA, para la venta del bien, en alícuotas mensuales iguales Si el bien recibido en pago no se enajena dentro de los dos años siguientes a su recibo y FODELSA, no solicita prórroga o esta Superintendencia no aprueba dicha solicitud, se debe constituir una provisión adicional del 20% en el mes inmediatamente siguiente al vencimiento de los dos años. De esta forma, la provisión constituida deberá ser equivalente al 100% del valor del bien inmueble recibido en pago.



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Si FODELSA, solicitó prórroga en los términos aquí definidos y esta Superintendencia la aprobó, la provisión adicional del 20% podrá constituirse durante el término de la prórroga, en alícuotas mensuales iguales. Si el valor de recibo del inmueble es inferior al valor de la deuda contabilizada en el balance, la diferencia se llevará de inmediato al estado de resultados como una provisión en el gasto, en la subcuenta respectiva. Si se trata de un bien mueble Se debe constituir una provisión equivalente al 60% del valor de recibo del bien, al momento del recibo de este. La provisión debe incrementarse en un 20% adicional durante el plazo de dos años que tiene la organización solidaria para la enajenación del bien, en alícuotas mensuales iguales. Si el bien mueble recibido en pago no se enajena dentro de los dos años siguientes a su recibo y FODELSA, no solicita prórroga o la Superintendencia no aprueba dicha solicitud, se debe constituir una provisión adicional del 20% en el mes inmediatamente siguiente al vencimiento de los dos años. De esta forma, la provisión constituida deberá ser equivalente al 100% del valor del bien mueble recibido en pago Si el valor de recibo del bien mueble es inferior al valor de la deuda contabilizada en el balance, la diferencia se llevará de inmediato al estado de resultados como una provisión en el gasto, en la subcuenta correspondiente. Los bienes muebles recibidos en dacion en pago registrados a diciembre 31 de 2005, serán provisionados en un termino de veinticuatro (24) meses a partir del 1 de abril de 2006. 12. REESTRUCTURACIÓN Y NOVACIONES 12.1 REESTRUCTURACIONES Se entiende por reestructuración de un crédito el mecanismo instrumentado mediante la celebración de cualquier negocio jurídico, que tenga como objeto o efecto modificar cualquiera de las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación, ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Antes de reestructurar un crédito, deberá establecerse razonablemente que el mismo será recuperado bajo las nuevas condiciones. En todo caso, las reestructuraciones deben ser un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la cartera de créditos y no puede convertirse en una práctica generalizada. Al aprobarse una reestructuración, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a. Identificar y marcar en el aplicativo todos los créditos reestructurados.

b. A los créditos reestructurados se les otorgará una calificación de mayor riesgo, dependiendo dicha

calificación de las condiciones financieras del deudor y de los flujos de caja del proyecto al momento de la reestructuración. Se podrá mantener la calificación previa a la reestructuración cuando se mejoren las garantías admisibles.

c. Una vez cumplido el requisito señalado en el literal anterior, se aplica la ley de arrastre, se determina la calificación de los créditos de cada asociado y se deberán constituir las provisiones respectivas.



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d. El mejoramiento de la calificación de los créditos reestructurados se debe hacer en forma escalonada, es

decir, una vez cumplido el requisito de calificación en el literal anterior se debe aplicar las dos cuotas mensuales pagadas consecutivas para adquirir una calificación de menor riesgo (por ejemplo: de calificación E a D), y así sucesivamente hasta llegar a calificación A.

e. No obstante, si el crédito presenta mora, independientemente de la calificación que tenga en ese momento, se deberá llevar inmediatamente a la calificación que tenía al efectuarse la reestructuración (acumulando la mora del inicio y del proceso de reestructuración incumplido), efectuar la ley de arrastre y calcular las provisiones.

f. En aquellos casos en que, como producto de acuerdos de reestructuración o cualquier otra modalidad de acuerdo se contemple la capitalización de intereses que se encuentren registrados en cuentas de orden, se contabilizarán como abonos diferidos en el código 273035 y su amortización en el estado de resultados se hará en forma proporcional a los valores efectivamente recaudados.

g. Los ingresos de todos los créditos que sean reestructurados más de una vez deberán contabilizarse por el sistema de caja. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente a los intereses se llevará por cuentas de orden.

h. Se debe efectuar un seguimiento permanente respecto del cumplimiento del acuerdo de reestructuración.

i. En caso de existir garantía hipotecaria o prendaria se debe hacer actualización del avalúo de las mismas cuando la primera tenga más de tres años y la segunda, más de un año de haber sido practicado. Esto con el fin de establecer su valor de realización y poder registrar en el balance las valorizaciones.

j. En los sistemas de información que administren la cartera de crédito de la organización solidaria se deberá dejar evidencia del número de reestructuraciones realizadas a las operaciones activas del crédito.

Observación: Los créditos reestructurados en los reportes a la central de riesgo implican los castigos a que da lugar al asociado por el comportamiento de pago de acuerdo al tiempo que se demore en cancelar, es decir en el análisis del comportamiento de pago que realiza una entidad financiera a un deudor tiene en cuenta los créditos como parámetros de negación de créditos en la mayoría de los casos, ya que le afecta la evaluación en la moralidad financiera que da la central de riesgo. 12.2. Novaciones La novación es la sustitución de una nueva obligación a otra anterior, la cual queda por tanto extinguida (artículo 1687 del Código Civil). Las formas de novación son las siguientes (artículo 1690 del Código Civil): 1. Sustituyéndose una nueva obligación a otra, sin que intervenga nuevo acreedor o deudor.

2. Contrayendo el deudor una nueva obligación respecto de un tercero, y declarándole en consecuencia libre

de la obligación primitiva el primer acreedor.

3. Sustituyéndose un nuevo deudor al antiguo, que en consecuencia queda libre.



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La mera ampliación o reducción del plazo de una deuda no constituye novación, pero pone fin a la responsabilidad de los deudores solidarios y extingue las garantías constituidas. Cuando se realice una novación se debe tener en cuenta que a este nuevo crédito se le deben constituir sus propias garantías, atendiendo las disposiciones establecidas en el Título XV del Libro Tercero del Código Civil. Una novación no se considera reestructuración cuando el propósito no sea el de facilitar el cumplimiento adecuado de la obligación. En este caso, FODELSA deberá realizar todo el procedimiento de evaluación para la colocación del nuevo crédito.

CAPITULO II

PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA

1. ADMINISTRACIÓN DE CARTERA Los procedimientos para la recuperación de cartera están definidos como una secuencia de etapas, donde se recoge:

¿Quiénes lo hacen?

¿Qué hacen?

¿Cómo lo hacen?

¿Cuándo hacerlo? Así entonces para administrar estos procedimientos, se debe controlar el desarrollo y los resultados obtenidos de los mismos y detectar aquellos factores adversos que no permitan obtener el objetivo planeado. Cada una de las etapas del proceso de cobro, tiene definido un lapso de tiempo para realizarlas y alcanzar el objetivo propuesto, se debe actuar con compromiso y eficacia a fin de cumplirlos y si no es posible entrar a hacer los ajustes necesarios. Aunque el plan de cobro trata de determinar y unificar los procedimientos de cada etapa, no se descarta la posibilidad de efectuar cambios que puedan ser explicados racionalmente por las circunstancias del momento o situación particular de cada crédito, sin que esto se convierta en norma general. Cada responsable de estos procesos deberá estar atento y vigilar permanentemente a fin de conocer y prever factores del medio económico, legal y social que en un momento dado puedan afectar de manera determinante el éxito del proceso e informarlos oportunamente a la gerencia de FODELSA, a fin de tomar los correctivos del caso. Uno de los objetivos primordiales para lograr una buena gestión en la administración de la cartera es establecer metas de índices de morosidad mensual basados en la cartera vencida y cartera total que no supere el 6% al 12%

Para lograr lo antes mencionado, FODELSA requiere control de la cartera vencida por edades esto implica.



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Establecer un comparativo entre la semana actual y la anterior permitiendo hacer un seguimiento por edades.

En el análisis del listado general por cédula se evalúan los créditos de las diferentes edades por montos y se establece un índice estimado semanalmente.

Prioridad en los cobros por monto de mayor o menor cuantía del crédito y por categoría.

Revisar el proceso de cobro en la carpeta y definir el procedimiento a seguir.

Consolidar la forma de pago mediante arreglo directo: Que consiste en registrar un “ACUERDO” las fechas de pago, cuota y demás condiciones que se pacten. Este documento debe estar firmado por la(s) persona(s) que se presente(n) y el funcionario responsable, acuerdos llevados en forma cronológica

Con el arreglo directo se busca definir compromiso con todos y cada de uno de los responsables de la obligación para solucionar su estado de morosidad, (créditos vencidos o con cuotas vencidas), y lograr una efectiva recuperación de la cartera.

Para cualquier arreglo es importante negociar con el asociado, y codeudores a fin de: - Actualizar la base de datos - Encontrar diferentes alternativas de arreglo. - Obtener el mayor abono posible - Conocer la real situación del Asociado, codeudores y/o terceros. - Mejorar la posibilidad en cuanto a pago y/o consecución de nuevas garantías - En los casos de obligaciones cuyo capital no se haya vencido en su totalidad, se debe procurar

dentro lo posible efectuar arreglo de lo vencido, así se conserva el plazo y las condiciones del capital no vencido.

- Los arreglos de la cartera también se gestionaran cuando se trate de recuperar obligaciones totalmente vencidas.

2. ÁREA DE COBRANZA EN FODELSA

La cobranza en FODELSA este dividida en dos áreas, el área de cartera y el área Jurídica.

El Área de cartera es la responsable de la recuperación de la cartera, el seguimiento y control al pago oportuno tanto de las empresas como de los asociados que realizan sus pagos por caja, esta área deberá hacer todos el cobro pre jurídico propendiendo por pasar a cobro jurídico el menor número de asociados posible.

De la Gestión de cobranza siempre se llevar un seguimiento dejando las evidencias requeridas que sustenten la gestión, las evidencias pueden ser registros en el call center, con utilización de las TICs, en físico, siempre propendiendo por informar oportuna y efectivamente al asociado deudor, cualquiera que sea la comunicación

El Área Jurídica es la responsable de realizar el cobro Jurídico, previo cobranza al asociado antes de entablar las acciones legales a que dé lugar la deuda del asociado, también dejaran evidencia por cualquier medio de la gestión realizada, en el módulo Jurídico.

El área Jurídica y Área de Cartera están autorizadas para realizar arreglos directos con los asociados deudores de créditos, en los términos establecidos por FODELSA.



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3. EVALUACIÓN DE LA CARTERA FODELSA, deberá evaluar permanentemente el riesgo de su cartera de acuerdo a los criterios de evaluación. La evaluación del riesgo crediticio de los créditos que incurran en mora de mas de 30 días después de ser reestructurados, el cual debe manifestarse en el seguimiento permanente del crédito. En el caso de créditos vigentes, cartera deberá efectuar las evaluaciones, en los meses de mayo y noviembre, y sus resultados se registraran al corte del ejercicio de los meses de marzo, Junio, septiembre y diciembre, respectivamente. FODELSA deberá mantener a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria, durante la vigencia de los créditos, la información que acredite y justifique los cambios de la calificación de un deudor a una de menor riesgo. Si los resultados del cambio en la calificación dieran lugar a provisiones adicionales, éstas deberán hacerse de manera inmediata. Las evaluaciones de la cartera de créditos, deberán presentasen a la siguiente reunión de Junta Directiva.

3.1 CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA CARTERA

El objetivo es identificar el riesgo de los créditos que pueden desmejorarse por disminución de la capacidad de pago del deudor, solvencia o calidad de las garantías que los respaldan por efecto del cambio en las condiciones iníciales presentadas al momento del otorgamiento del crédito, y determinar la suficiencia en el nivel de cubrimiento de las provisiones. Para tal efecto, la junta directiva, establecerá una metodologías estadísticas, técnicas y analíticas que permitan medir el riesgo ante futuros cambios potenciales en las condiciones iníciales de la cartera de crédito vigente, para ello cuenta con el comité de evaluación de cartera de créditos, quien deberá evaluar por lo menos una vez al año la cartera de créditos conforme a dichas metodologías. Tales metodologías y técnicas deben fundamentarse, entre otros criterios, en la información relacionada con el comportamiento histórico del deudor, las garantías que lo respalden, el comportamiento crediticio del deudor en otras entidades y la información financiera o información alternativa que permita conocer adecuadamente su situación financiera. Adicionalmente al seguimiento realizado de conformidad con la metodología previamente establecida, en los siguientes casos la evaluación se realizará de manera trimestral, esto es, marzo, junio, septiembre y diciembre, respectivamente, y sus resultados se registrarán al corte de abril, julio, octubre y enero de siguiente año. La cartera que evaluara FODELSA corresponde a: a. El total de créditos cuyo monto aprobado exceda los 50 SMMLV. b. Créditos que incurran en mora después de ser reestructurados o novados.



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FODELSA desarrollara la metodología propia de evaluación de cartera conforme a lo establecido en la Circular Básica contable y financiera y sus modificaciones

3.2. ANALISIS DE LA CARTERA TOTAL Y VENCIDA: Explica los resultados y el índice de morosidad además de los casos críticos, para definir nuevas estrategias de cobro, donde se analiza la estructura de la cartera por tipo de garantía, persona y se establece las provisiones. Para lograr este análisis se requiere un informe que contenga los datos necesarios de cada crédito que se encuentra en mora, determinando con ellos Garantías, interés Corriente, Saldo Aportes, etc. Explica los resultados obtenidos del cobro a partir de la cartera vencida en pre jurídico y jurídico mediante arreglos directos, que conllevan a normalizar, acelerar o reestructurar el crédito.

4. COBRO ADMINISTRATIVO PERSONA NATURAL Es el proceso de cobranza que debe realizar FODELSA y consiste en llamadas telefónicas preventivas y correctivas, comunicaciones escritas, actas de acuerdo, visita domiciliaria y el reporte a las distintas centrales de riesgo. 4.1 LLAMADA PREVENTIVA: El procedimiento de cobro preventivo consiste en que antes del vencimiento de la cuota, se debe recordar al Asociado que haya tenido su historial crediticio problemas de morosidad su (s) obligación(es) con FODELSA permitiendo un seguimiento y contacto permanente con él y a la vez garantice la actualización en la base de datos. 4.2 LLAMADA CORRECTIVA: Es el procedimiento de cobro correctivo, se deben realizar llamadas telefónicas a todos aquellos Asociados que presentan morosidad desde el primer día de vencimiento, independientemente de la edad o categoría. Con dicha llamada se pretende: informar el estado de crédito, actualizar la base de datos, indagar causales de morosidad, plantear alternativas de negociación y finalmente consolidar las condiciones del acuerdo, en forma personalizada con todos y cada uno de los responsables de la obligación a los 8 días calendario se realiza una llamada al deudor y codeudor (es) si lo hay. El procedimiento de cobro debe ser descrito claramente en la planilla de control de llamadas, en los módulos del Call Center y Jurídica del Integrador Opa, de modo que sirvan como instrumento de conocimiento y orientación a cualquier funcionario encargado en la administración de la cartera. El no efectuar el proceso correctamente con las personas directamente afectadas ocasiona discontinuidad, haciendo que el Asociado y codeudores no cumplan con nuestras políticas de pago oportuno. Es fundamental hacer seguimiento permanente a los créditos que entran en mora, manteniendo una comunicación permanente con el deudor y codeudor.



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4.3 COMUNICACIONES ESCRITA O POR MEDIOS VIRTUALES

Primera Comunicación: Se envía al deudor con copia al codeudor a los treinta días de mora, que debe ser reforzado con llamada telefónica y se propone el arreglo directo. Responsable área de cartera, firmada por el auxiliar de cartera

Segunda comunicación, si no se cumple el arreglo directo, hará referencia al cobro jurídico. Responsable el área Jurídica.

Tercera comunicación, si no se cumple el arreglo directo, hará referencia al cobro jurídico. Responsable el área Jurídica.

Última comunicación, si no se cumple el arreglo directo, hará referencia al cobro jurídico. Responsable el área Jurídica.

Carta Especial: Se envía al deudor con copia al codeudor o se remite directamente a la Empresa (Jefe Inmediato, Jefe de Personal, Gerente, etc), en casos especiales que lo ameriten y sea viable la recuperación de la deuda. Esta carta necesariamente requiere la autorización escrita de la Gerencia.

Carta para Obligaciones Reestructuradas: Es una carta única de cobro cuando se efectúa reestructuración

Acta de Acuerdo: Proceso mediante el cual se establece un compromiso personal con el deudor y/o codeudor(es) a fin de normalizar una obligación. Y se firma un documento (deudor y codeudor(es) el cual llamamos “Acuerdo”. Estos acuerdos de pago los puede hacer cartera en caso de que el asociado se comprometa a ponerse al día, o lo puede hacer Área jurídica durante el proceso de cobro prejuridico o Jurídico El Acta de acuerdo puede darse en cualquier instancia del cobro aun cobro jurídico: esta puede utilizarse en obligaciones con cuotas vencidas o en deudas totalmente vencidas en su plazo. El incumplimiento de un acuerdo no implica que el cobro administrativo este totalmente agotado. Las comunicaciones pueden hacerse de manera escrita o verbal. Las cartas pueden enviarse por correo físico, correo electrónico. Los acuerdos pueden hacerse por escrito o verbales, siempre deben quedar registrados en el Call Center. FODELSA puede utilizar todos los medios de comunicación y la TIC´s. 4.4 VISITA DOMICILIARIA: Es un recurso del cual dispone FODELSA para establecer un contacto directo con el deudor y/o codeudor a fin de analizar las siguientes situaciones

Idoneidad a la Garantía: Es decir, constatar que el bien que respalda la obligación no ha sufrido desmejora y que en un eventual proceso jurídico pueda hacerse efectiva.



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Comprobación de Ingresos y Actividad: o sea, verificar si el deudor conserva o no su capacidad de pago.

La visita domiciliaria se da en el evento en que deudor y/o codeudor(es) no acudan a los llamados y comunicaciones anteriores, además de constituir un mecanismo de presión bastante efectivo en la labor de cobro.

No obstante lo anterior este recurso puede aplicarse en cualquier instancia de cobro. 4.5 PLAN DE COBRO ADMINISTRATIVO PARA LOS ASOCIADOS DE PAGOS POR CAJA O TAQUILLA.

Vencimiento Actividades

1 1 cuota y un día Llamada telefónica al deudor

2 1 cuota y 8 días Llamada telefónica al deudor

3 1 cuota y 10 días Llamada telefónica al deudor y al codeudor

4 1 cuota y 15 días Llamada telefónica al deudor y al codeudor

5 1 Cuota y 20 días Carta al deudor y al codeudor, (llamar a verificar el recibido) Primer aviso

6 1 cuota y 29 días Carta al deudor y al codeudor, (llamar a verificar el recibido) segundo aviso

7 2 cuotas y 20 días Carta al deudor y al codeudor, (llamar a verificar el recibido) tercer aviso

8 3 Cuotas y 20 días Carta al deudor y al codeudor, (llamar a verificar el recibido) último aviso

9 Hasta 2 cuotas y 15 días Arreglo directo

10 3 cuotas Cobro Jurídico

11 Dos meses después de entregado por el área de cartera al área jurídica se debe hacer la demanda

Demanda

En todo caso el área de cartera podrá excepcionalmente obviar el envió del segundo y o tercer aviso para el paso a cobro jurídico. 4.6 REPORTE A CENTRALES DE RIESGO: FODELSA, se vinculará a una CENTRAL DE RIESGO de reconocido prestigio, como herramienta para conocer AL ASOCIADO en su trayectoria comercial y crediticia, básico para el otorgamiento de crédito y la evaluación del mismo. Todos los Asociados que tiene crédito con FODELSA se reportan su comportamiento de pago a las centrales de riesgos. Los Asociados que realizan sus pagos por deducción de nómina y se mantienen efectivamente vinculados a la empresa se reportan positivamente. Los Asociados que realizan sus pagos de crédito por taquilla o caja, se reporta el comportamiento de pago de acuerdo al pago efectivo de las cuotas o el crédito.



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Los asociados que han sido desvinculados de las empresas se reportan a las centrales de riesgo de acuerdo a la altura de pago del crédito. Antes de ser reportado el asociado a las centrales de riesgo con mal comportamiento de pago deberá informarse por escrito vía correo electrónico y/o correo físico, mensajes de texto o de voz al celular. Para el caso de los asociados que son desvinculados se les informara inmediatamente si el crédito queda en mora el reporte a las centrales de riesgo. La evidencia debe quedar en el call center, o en la carpeta digitalizada de los asociados o en la cartera física. 4.7 GESTIÓN DE COBRO ASOCIADOS DESVINCUALDOS Una vez se realice la desvinculación del Asociado por la respectiva empresa:

Se traslada los asociados a la empresa desvinculados

Se abona el 90% de los aportes y ahorros permanentes a la deuda

Se gestiona el pago de la liquidación con la respectiva empresa

Primera llamada al asociado para informar el estado con Fodelsa.

Inicia el proceso de cobro administrativo del crédito y los aportes sociales, a partir de la fecha.

Se diligencia el nuevo crédito

Se le debe informar al asociado que debe diligenciar el formato de pagos por caja para continuar como asociado

Inmediatamente se le realizar el cruce al asociado y si este queda con deuda, el saldo adeudado pasa a pagos por caja.

Cuando el asociado es desvinculado y el crédito queda en mora se inicia con la llamada telefónica, el envió de comunicaciones, el reporte a las centrales de riesgo previo aviso a la última dirección registrada en FODELSA

El área de carera debe dejar en las notas en notas históricas, como es institución de la cual se desvincula, fecha de desvinculación, días con los que pasa en mora del crédito y aportes.

La empresa desvinculados los créditos pasan a pagos por taquilla y se reportan a la central de riesgo la altura de crédito como queda después de los ajustes anteriores. El área de cartera debe analizar el nivel de morosidad con que pasa un asociado por deducción de nómina a desvinculados, para iniciar su gestión de cobranza, se debe dejar evidencia en el call center del número de días en mora con que pasa el asociado a desvinculados y luego a pagos por caja. En caso de pasar un asociado desvinculado a cobro Jurídico, previamente se debe realizar el cobro prejudirico, independientemente de los días de mora que tenga, al pasar al área Jurídico se debe dejar constancia del seguimiento realizado y los días de mora con que pasa a cobro Jurídico. Los criterios de negociación contemplados para el cobro jurídico son similares al cobro administrativo, pero con la diferencia de que se establece un nuevo compromiso a corto plazo con los responsables de la obligación a fin de lograr una recuperación total de la deuda. Si se da incumplimiento del arreglo se buscan otras instancias para apoyar el cobro o en definitiva se determina la demanda. El área de cartera será la encargada de la negociación del arreglo directo y será la responsable de suministrar información clara, oportuna y precisa al deudor y codeudores sobre el arreglo pactado, recordándoles que en



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caso de incumplimiento se acelerara el plazo total de la obligación, se enviara inmediatamente a cobro jurídico y estará reportado en las centrales de riesgo hasta que coloque al día su obligación.

5. COBRO JURÍDICO

Jurídicamente se define como la recuperación o la cobranza ajustada a derecho, por tanto dicha forma de cobro deberá ser efectuada estrictamente por los profesionales del derecho, o sea, el área jurídica que para tal fin tenga a bien contratar FODELSA. El cobro mediante la vía jurídica solo procede cuando se ha agotado el cobro administrativo y/o el prejuridico, es la última instancia de que disponen las entidades para lograr el recaudo efectivo de una obligación, con el uso de medidas coercitivas (Medidas de fuerza de obligatorio cumplimiento), tales como: 5.1 El Embargo: Es una medida de precaución adoptada por el organismo judicial a fin de asegurar los bienes durante la tramitación del juicio; el embargo puede ser:

A Bienes Muebles: O sea todas aquellas cosas que poseen movimiento propio o que pueden ser transportables (como por ejemplo: muebles y enseres, dinero, semovientes, vehículos. Etc.)

A Bienes Inmuebles: O sea aquellos objetos o cosas que no poseen movimientos o no se pueden transportar de un lugar a otro (como por ejemplo: edificaciones, predios, lotes), se asimilan a este mismo tratamiento aeronaves y buques de gran calado.

Estas son las formas más comunes de embargo, este puede ser extensivo a los codeudores en cuanto a sus patrimonios y todos los depósitos a favor que poseen en la Entidad Acreedora. 5.2 El Secuestro: Es la aprehensión judicial o depósito de un bien embargado con el fin de asegurar la eficacia de la medida de embargo. No obstante todo lo anterior, el cobro jurídico podrá iniciarse con el registro de una sola cuota morosa según lo contempla el pagaré utilizado por FODELSA en su texto; además cuando sucedan estas situaciones.

Cuando se compruebe el deterioro o desmejora de la garantía o garantías de la obligación, que pongan en peligro su posterior recaudo.

Cuando los bienes dados en garantía fueran embargados o perseguidos judicialmente por terceros.

En caso de cambio de condiciones económicas tanto del deudor como de sus codeudores, que presenten riesgos para la normal recuperación de la obligación.

5.3 Suspensión de Proceso en Cobro Jurídico: Con el fin de evitar situaciones más onerosas que vayan en contra de los Asociados y sobre todo tratando de normalizar o recuperar en su totalidad deudas con procesos jurídicos, se podrán suspender los procesos de cobro jurídico, previa autorización de la Gerencia de FODELSA y reportarle a la Junta Directiva en la reunión siguiente. En ningún caso se podrán levantar las medidas cautelares (embargos), ya decretadas sin que se haya hecho efectivo el arreglo directo, consistente en la normalización de la obligación o la extinción de la misma mediante el pago.



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La suspensión podrá tramitarse en los siguientes eventos:

Cuando se pacte un arreglo directo que beneficie los intereses de FODELSA y que se perfecciones dentro de los plazos estipulados.

Cuando la garantía sea insuficiente y no asegure el recaudo, evento en el cual se buscara mejorar la garantía mediante una reestructuración.

Si se ofrece el pago del saldo total adecuado y hay concepto favorable por escrito del área jurídica.

Una vez acordada la suspensión, esta será tramitada por el área jurídica con el deudor y/o codeudor ante el respectivo despacho judicial.

El cobro jurídico se realiza de acuerdo al código de procedimiento civil y las leyes pertinente. En caso de suspensión del proceso debe tener la autorización de la Junta Directiva.

6. MECANISMOS DE NEGOCIACIÓN

La Negociación: Es el recurso más valioso del cual dispone FODELSA para llegar a un acuerdo satisfactorio con el deudor y/o codeudor(es). La negociación no está sujeta a ninguna etapa de cobro, se puede dar aún proceso avanzados de cobro jurídico. Serán objetivos de arreglo, todas aquellas obligaciones vencidas que requieran una solución en caso de insolvencia económica o demérito de las garantías. Con el objeto de lograr una exitosa recuperación de las obligaciones vencidas, se establecen los siguientes tipos de negociación: 6.1 Acuerdos Directos: Son todos los acuerdos establecidos con el deudor y/o codeudores en forma personal, donde el proceso de negociación debe quedar registrado en el “Acta de Acuerdos”, allí se deben consignar las fechas de pago, cuotas y demás condiciones que se pacten. Este documento debe estar firmado por las personas que se presentan y el empleado responsable. 6.2 Reestructuración: Cuando un deudor solicite a FODELSA la reestructuración de su crédito se deberán observar los siguientes criterios:

Capacidad de pago del deudor y codeudor

Actualizar la información financiera y comercial de deudor, codeudores y/o terceros

Mejorar la calidad de la garantía

Consulta en la centrales de riesgo Todo lo anterior de acuerdo con las normas indicadas en el Reglamento de Crédito. 6.3 Normalización de un crédito: Consiste en que el asociado desvinculado inicie el pago de la obligación, la cual era pagada a través de la deducción de nómina y ahora deberá cancelar por taquilla, el procedimiento para una normalización de crédito es el siguiente:

Una vez se tiene la confirmación que el asociado ha sido desvinculado de la empresa, se contacta al asociado para que realice la respectiva normalización del saldo del crédito.



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Se solicita al asociado diligenciar nuevamente solicitud de crédito, firmar el pagare, la libranza y la carta de instrucciones, debe anexar certificación de ingresos si está laborando, de lo contrario debe entregar una carta donde indique el compromiso de pago del saldo de la deuda.

El asociado debe conservar la misma garantía como mínimo o mejorar la actual.

En el área de cartera se diligencia la hoja de análisis de un crédito, se liquida el mismo como crédito nuevo, de manera que el asociado inicie nuevamente el pago.

Se debe cobrar nuevamente los costos adicionales del crédito.

En el call center o en notas históricas debe quedar el registro del asociado desvinculado con los días de mora con que pasa a pagos por caja si no se hace normalización del crédito, indicar la empresa de donde se desvinculo, en caso de ser asociado de una cooperativa, asociación sindical, fundación o corporación deben escribir la institución de salud donde prestaba el servicio.

7. CASTIGO DE CARTERA

El castigo corresponde a una depuración (dar de baja) contable sobre partidas o cantidades registradas en el activo consideradas irrecuperables o de no conversión en efectivo, cumpliendo de esta manera con la integridad, verificabilidad y objetividad de las cifras reveladas frente a la realidad económica de los bienes, derechos y obligaciones existentes.

En el castigo de activos se debe proceder en primera instancia a la constitución del 100% de las provisiones del valor de los activos correspondientes.

En el caso de castigo de cartera de créditos y cuentas por cobrar derivadas de esta se deberá, en caso de exclusión y retiro voluntario del asociado, efectuar el cruce de aportes sociales y otros valores a favor del asociado retirado; por lo tanto no puede existir castigo de estas operaciones sobre asociados activos.

Un crédito moroso podrá ser susceptible de castigo cuando a través del proceso de cobro jurídico no sea posible su cobro y, asimismo, cuando se encuentre documentada la incapacidad de pago del deudor desde el proceso de cobro administrativo y pre jurídico, sin necesidad de haber sido iniciada acción legal alguna. Sino se logra la recuperación trascurridos 360 días se procederá a castigar la cartera y la recuperación la dejemos para el abogado. Los castigos serán aprobados por la Junta Directiva, antes de solicitar su aprobación es necesario que el Gerente exponga ante los miembros de la Junta Directiva, como mínimo la siguiente información:

a. Monto de la Cartera a castigar b. Concepto del Representante Legal. c. Certificación del contador de la provisión de cartera a castigar d. Las gestiones realizadas e. El concepto del Área Jurídica f. Certificación del Revisor Fiscal

Para proceder al castigo de una deuda se deben tener en cuenta los siguientes criterios para considerar que la cartera se considera irrecuperable:



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a. Incapacidad económica del deudor. b. Desmejoramiento de la garantía. c. Ausencia total del deudor o codeudores solidarios (declarados ilocalizables) d. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto

opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso. e. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales

se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago. f. Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la pérdida de los

bienes o derechos. g. Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso

de que se trate. h. El monto de la cartera a castigar debe corresponder a asociados que tengan una morosidad superior

a 360 días y se encuentren a la fecha retirada y la cartera totalmente provisionada. Una vez aprobado el castigo de la obligación, la gerencia de FODELSA comunicara oportunamente el responsable del área contable para su respectiva contabilización. Además se reportara directamente a las centrales de riesgo la lista de Asociados a los cuales se les castigo cartera. FODELSA deberá presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria una relación de los castigos de cartera de créditos que hayan sido debidamente aprobados por la Junta Directiva. En dicha relación deberán distinguirse, por separado, los castigos autorizados respecto de obligaciones a cargo de representantes legales, miembros de Junta Directiva, Comité de Control Social, administradores, y aquellos que correspondan a obligaciones a cargo del cónyuge, compañero permanente, y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil de estos. PARÁGRAFO. Es entendido que el castigo de cartera de créditos no libera a los administradores de las responsabilidades a que haya lugar por las decisiones adoptadas en relación con la misma y en modo alguno releva a FODELSA de su obligación de proseguir las gestiones de cobro que sean conducentes.

CAPITULO III. GARANTIAS

1. ADMINISTRACIÓN DE GARANTIAS La cartera constituye el activo financiero más importante de FODELSA las garantías son las posibilidad que tiene el fondo de hacer efectiva la obligación en un momento determinado, es decir, como su nombre lo indica garantizar el pago; se impone entonces la necesidad de disponer de un conjunto de instrumentos que posibiliten su evaluación y control permanente, a fin de minimizar el riesgo que ello implica. 1.1 CARACTERISTICAS DE LAS GARANTIAS Las garantías son llaman también instrumento de crédito y sus características son:

Incorporación: La obligación se plasma en documento donde se consigna un derecho.



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Legitimación: S e presume que quién posee el documento es legítimo dueño del derecho. Este derecho se puede transferir (endosar) sin previo aviso del nuevo tenedor.

Literalidad: Obliga solamente al tenor de lo escrito por él.

Autonomía: El derecho que confiere es indispensable del negocio que originó o transfirió él titulo.

Registro De Garantía: Para lograr un mantenimiento y control más efectivo de las garantías, al momento de constituirlas se debe registrar en el archivo automático y en la planilla de control de garantías, allí llevara información sobre: Código Número Nombre o razón social del deudor Nombre del propietario Documento de identificación del deudor y propietario Tipo de garantía Monto aprobado Valor del acto Plazo Aseguradora Número de documento que presta mérito Fecha de desembolso Fecha de renovación Firma responsable

1.2 Archivo de Garantías: Los siguientes son los documentos que deben archivarse por cada tipo de garantía, según el manual de procesos y procedimientos Deudores y Codeudores: - Pagaré debidamente diligenciado y firmado por los integrantes de la obligación y firma del empleado responsable. Hipoteca: - Primera copia de la escritura donde figure la constitución de La Hipoteca a favor de FODELSA y diga expresamente presta mérito ejecutivo” para el fondo con sello y registro original. Certificado de tradición y libertad de 20 años donde aparezca La hipoteca a favor de FODELSA y copia del seguro de propiedad. Prenda De Vehículo: Documento de PRENDA, con reconocimiento de firma del deudor ante Notario.

Fotocopia de la tarjeta de propiedad donde aparezca la prenda a favor de FODELSA.

Póliza de vehículo donde figure como beneficiario de FODELSA y asegurado el dueño del vehículo.

Prenda De CDAT´S

Endoso de garantías a favor de FODELSA en él título.

Las garantías deben archivarse en caja fuerte en un lugar seguro que garantice su custodia y conservación



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1.3 Control y Revisión de Garantías: Permanentemente deberá revisarse el archivo de garantías y verificar las condiciones de seguridad y conservación en que se encuentran. 1.4 Cancelación de Garantías: Cuando se presenta la cancelación de una obligación, las garantías se devolverán al asociados a su solicitud. En caso de pagares cancelados y que el asociado no reclame, se destruirán mediante acta. 2. RENOVACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGUROS. 2.1. Pólizas de Seguros Contra Todo Riesgo: Los primeros días de cada mes el corredor informara a FODELSA, las pólizas a vencerse durante el mes siguiente FODELSA verificara en el sistema si dichos Asociados no presentan novedades para ser informados al corredor de seguros. No se renovaran las pólizas de seguros de Vehículo, de incendio y terremoto, cuando el crédito se encuentre en cobro Jurídico (en proceso de demanda).

CAPITULO IV. CARTERA DE EMPRESAS Y GESTION DE COBRANZA

Es el proceso mediante el cual se administra, ejecuta y controla las deducciones de los Asociados,

1. OBJETIVOS 1.1 Generales: Administrar la información de los Asociados por deducción de Nómina, en lo referente a los créditos, ahorros y recuperación de la cartera. 1.2 Específicos:

Garantizar el correcto asiento individual de los valores descontados a los Asociados velando por el abono total a cada una de sus cuentas.

Proponer y sustentar alternativas que hagan del servicio “Deducción de Nómina” Una prestación más eficiente y eficaz.

Garantizar la oportunidad de la información en los saldos individuales de los Asociados por descuento de Nómina.

Atender y solucionar las inconsistencias presentadas en la discriminación de Nómina

Controlar que exista una oportuna recuperación de la cartera.

Coordinar con los pagadores de las respectivas empresas, las fechas de pago correspondiente a las deducciones de los Asociados

2 PROCEDIMIENTOS COBRO A LAS EMPRESAS QUE HACEN DEDUCCION DE NOMINA 2.1 COBRO ADMINISTRATIVO El cobro administrativo lo realiza el área de Cartera Responsable, el cual debe realizar las siguientes actividades.



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Llamada de Gestión de cobro: A partir de un día de morosidad el empleado encargado debe realizar las llamadas al pagador o nominador con el propósito de hacer el cobro de la respectiva cuota y hacer el acuerdo de pago, se debe hacer seguimiento y control durante el primer mes de mora. La empresa que cumpla en primer periodo de vencido, se debe realizar la gestión de cobro al nominador o pagador y al Gerente de la empresa, para convenir un acuerdo de pago dentro del mismo mes. Comunicación escrita: Al mes y cinco días de mora se debe enviar carta de cobro dirigida al nominador con copia al gerente del mes (es) en mora. Comunicación a los asociados de la morosidad de la empresa, una vez se hayan agotado las gestiones de cobro anteriores se procede a informar al asociado, de la siguiente manera: Llamada telefónica al coordinador de la institución informándole de la morosidad que tiene la empresa con FODELSA. Enviar carta por correo electrónico a todos asociados informándole de la situación de morosidad de la empresa. Visita de cobro a la entidad en mora: A partir del segundo mes en mora y de considerarlo necesario se debe hacer visita de cobro a la empresa. Esta visita la puede realizar el Jefe de Cartera, el Asesor Jurídico o el empleado designado por la Gerencia. Acuerdo de Pago. Todos acuerdo de pago con la empresa que tenga más de dos meses en mora deberá quedar por escrito. Carta de Cobro Jurídico: una realizada la gestión de cobro administrativo a la entidad se debe enviar la carta informándole del paso a cobro Jurídico El área de Cartera deberá pasar a cobro Jurídico la empresa que no cumpla con los pagos deberá pasar a cobro Jurídico, indicando la gestión realizada por escrito. Se debe dejar registro de la gestión de cobro con la empresa. 2.2 COBRO JURÍDICO Área jurídica: A partir del cuatro mes de morosidad se inicia el cobro en el área Jurídica. Llamada telefónica: se llama al administrador y/o Gerente de la entidad y se inicia un proceso de negociación, esta gestión se podrá realizar mediante visitas de acercamientos y cobro. Convenio de pago, se da un término de un mes para realizar un acuerdo, a través de un convenio verbal o escrito, se hace seguimiento al cumplimiento del convenio, de no cumplirse con este convenio.



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Derecho de petición, de no cumplirse el convenio se remite un derecho a petición a la entidad, con el propósito de que certifiquen los meses deducidos de la nómina de asociados de FODELSA y empleados de la respectiva entidad. Tutela, en caso de que la institución no responda el derecho de petición se entabla una tutela con el propósito de recibir la respuesta del derecho de petición previamente entablado. Análisis de la respuesta del derecho de petición, una vez recibida la información de las deducciones realizadas a los asociados por parte de la empresa, se analiza y se decide la pertinencia o no de trasladar las quejas ante la procuraduría y contraloría Tramite procuraduría, contraloría y Fiscalía De encontrase pertinente elevar las quejas a la procuraduría y contraloría por el no pago de las deducciones y decidir si remite a Fiscalía por peculado por apropiación, en caso de hacer la denuncia por peculado por apropiación se requiere de la aprobación de la Junta Directiva de FODELSA. Demandas pertinentes, de conformidad con el código de procedimiento civil y las leyes pertinentes en esta materia. 2.2 PASO DE ASOCIADOS POR DEDUCCIÓN DE NÓMINA A PAGOS POR CAJA.

Una vez realizados el proceso anterior, se realiza un análisis de la situación de morosidad de la institución en mención, se pasa un informe donde se exprese la gestión realizada y la imposibilidad de pago de la empresa vinculante de asociados a la Junta Directiva, para solicitar el paso de los asociados a pago por caja o hacer efectiva las garantías con los asociados morosos. El proceso de paso de asociados por deducción de nómina a pagos por caja es el siguiente:

Decisión de la Junta Directiva

Reunión con las Asociados para informarle la decisión

Comunicación escrita al asociado del procedimiento realizado, donde se le explica el estado de cuenta antes de los respectivos cruces, y después de los cruces como la indicación para seguir cancelando por taquillo

Notificación al gerente de la entidad el proceso realizado y la obligación que tiene de pagarle directamente al empleado las deducciones realizadas al asociado y no canceladas a FODELSA.

Se pasa el informe al área cartera para que realice la cobranza 2.3 DECLARACIÓN DE ASOCIADOS ILOCALIZADOS 4.1 Aspectos a tener en cuenta Todos los asociados en mora deben tener la gestión realizada en el call center. El área de cartera debe aplicar el debido proceso para la localización de los asociados en mora, teniendo en cuenta:

Aplicación del manual de cartera

Aplicación del manual de procesos y procedimientos



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La información que se encuentra en el sistema

La información que se encuentra en la carpeta física

Los Coordinadores, directivos y asociados que puedan dar razón del asociado según el último empleo.

Si una vez realizada la gestión no es posible la localización del asociado deudor, se debe diligenciar el Formato M4 F16 Formato Asociados Ilocalizados. El formato de Asociados Ilocalizados, es un resumen del seguimiento que se realizó en la búsqueda del mencionado asociado el cual no fue posible localizar, por lo tanto con este formato se declara Ilocalizable. 4.2 Proceso de declaración Asociado Ilocalizable El (a) jefe de cartera debe sustentar el seguimiento del asociado desde el momento del inicio de la morosidad. Ver instructivo para declarar un asociado ilocalizable

CAPITULO IV. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTION DE CARTERA.

2.3.1 INFORMES ÁREA DE CARTERA El Área de cartera deberá hacer seguimiento y control permanente a la gestión de cobranza, dejado el respectivo registro. El Área Jurídico deberá hacer seguimiento y control permanente a la gestión de Cobro jurídico, dejado el respectivo registro. Al cierre de cada mes el jefe de cartera debe presentar a la Gerencia un informe de Gestión de cartera de la siguiente manera INDICADORES Indicador de Morosidad por mes

Por oficina

General Calidad de la Cartera

Calidad de la Cartera por categoría y monto de la cartera

Calidad de la Cartera por oficina y punto de atención

Calidad de la cartera por oficina monto valor y número de créditos CARTERA ENTIDADES Estado de las entidades, este informe indica a que fecha de pago se encuentran las entidades

No de Entidades al día

Monto de la cartera al día



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No de entidades en mora por meses de mora

Monto de la Cartera en Mora

No de entidades en cobro Jurídico

Indicador de morosidad por Zona

Indicador de morosidad por entidad VINCULADOR POR CAJA

No de créditos y monto de cartera por caja

Indicador de morosidad de vinculados por caja PAGOS POR CAJA

No de recaudos y valor

No de créditos por caja al día y monto de la cartera al día

Número de créditos por mora y monto de cartera en mora

Indicador de morosidad por monto y asociados

No de Asociados sin crédito

Estado de los pagos por caja por instituciones que fueron pasados a pagos por caja ASOCIADOS DESVINCULADOS

No de asociados desvinculados

No y monto de normalizaciones de créditos

No de asociados declarados ilocalizables 2. INFORME ÁREA DE JURÍDICA

Asociados en el Área Jurídica

No Asociados demandas

Recaudos de cartera por entidades

Recaudos de cartera de asociados en Jurídica

Recaudos de cartera castigada

Entidades en cobro Jurídico La Gerencia deberá presentar informes periódicos a la Junta Directiva de la Cartera. En todo caso de la gestión realizada en el área de cartera o en el área jurídica, debe quedar las evidencias en el Call Center, en el módulo Jurídico, en hojas de Excel para el caso de los créditos castigados.

CAPITULO VI. OTRAS DISPOSICIONES

1. MODIFICACIONES AL MANUAL. El estudio de modificaciones al MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITO o su actualización, será competencia de la Junta Directiva.



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2. APLICACIÓN DEL MANUAL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITO de FODELSA que entrará a regir a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta directiva. 3. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

El siguiente Manual se aprueba en el Municipio de Medellín Antioquía a los días del mes de agosto de 2013 según consta en el acta No. 558 de la Junta Directiva. DOLLY MARGARITA GOMEZ ÁLZATE SAULO SÁNCHEZ PARRA Presidente. Secretario.

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