Zpm205 manajemen informasi

Modul modul ini merupakan modul pembelajaran dalam rangka peningkatan kapasitas ICT bagi organisasi masyarakat sipil. Modul-modul ini dapat dipakai secara mandiri per unit modul maupun dalam rangkaian bersama modul-modul lain. Pada setiap modul ada uruaian pokok bahasan dan dilengkapi dengan bahan diskusi yang dapat dikerjakan secara mandiri pribadi atau dalam suatu kelompok belajar

SATUDUNIAKURSUS PENGELOLAAN INFORMASI

Manajemen Informasi

Modul

205

M 205 - Manajemen Informasi

Pokok bahasan

1. Merakit kedalam ManajemenInformasi, komunikasi, dan teknologi sebuah cakupan luas dalam kerja sehari-harinya akan berkaitan dengan hal-hal lain dalam organisasi, seperti misalnya hal keuangan, manajemen SDM, dan bahkan rancangan strategis organisasi. Oleh karena itu isu ICT tak dapat diselesaikan di tingkat teknis, namun pada ketikanya akan berinteraksi dengan manajemen.

Pada modul ini kita akan meletakkan ICT dalam lanskap manajemen. Tentu saja keterbatasan waktu dan cakupan sesi pelatihan ini tak akan mengulang membahas dasar manajemen secara lengkap, namun membatasi pada konteks kaitan dengan kerja ICT saja.

Pada uraian ini diambil beberapa pokok yang mendasar saja yang relevan, tentang manajemen, dan dengan gaya yang kontemporer, tentunya sekali lagi sebagai “working principles/definition”, bukan sebagai perdebatan ilmu formal.

Tiap tiap bahasan akan dilengkapi dengan pertanyaan kritis konteks lembaga dan kerja anda. Diskusikan pertanyaan kritis ini dengan sesama rekan peserta, namun anda tak perlu membatasi pada pertanyaan kritis yang disediakan ini saja, bisa saja anda menyusun pertanyaan kritis lain.

2. Ciri sederhana manajemen: Struktur, Kebijakan, Prosedur, Hirarki keputusan Secara tangkas dan darurat, mari kita asumsikan bahwa ada ciri/indikator tentang adanya manajemen, atau bahwa sesuatu isu telah ditangani di tingkat manajemen. Ciri tersebut adalah struktur, kebijakan, prosedur, dan hirarki keputusan. Sebagai titik berangkat kita mulai dulu dengan indikator tersebut saja.

Struktur merujuk pada struktur organisasi, bagaimana struktur organisasi lembaga tersebut, secara khusus di mana tanggung jawab masalah ICT diletakkan, di bawah divisi apa, dengan rentang tanggung jawab seperti apa, dan bagaimana hubungannya dengan divisi lain. Pada struktur inilah terpetakan peran-peran tanggung jawab untuk berbagai isu persoalan. Sebuah contoh ilustratif misalnya “Siapa yang menentukan besarnya anggaran untuk membeli buku/majalah per tahun? Apakah kepala perpustakaan, atau masing masing program officer? Apa dasar keputusannya?” atau pertanyaan lain “Berapa besar anggaran boleh digunakan untuk ICT? apa alasannya?”

Secara lebih jauh dalam menganalisa konteks gerakan dan akuntabilitas kepada konstituen, bisa dikaji struktur eksternal lembaga ini. Struktur eksternal adalah antara lain bagaimana lembaga ini menghubungkan diri pada jaringan aliansi, pakta pakta kepentingan, dan jalur kepada mandat.

Kebijakan dapat diartikan di sini sebagai suatu prinsip umum yang akan memandu, pengambilan keputusan baru yang akan bisa muncul pada kejadian yang belum ter-antisipasi pada prosedur baku.

205- 2

PERTANYAAN KRITIS 1: PROFIL MANAJEMEN

1 . Baga imana s t ruk tu r in te rna l /eks te rna l lembaga anda?

2 . Apakah ada penataan s t ruk tu ra l yang mengakomodas i kons t i tuen un tuk tu ru t mengambi l kepu tusan te r tentu?

3 . D i mana u rusan ICT d i le takkan? Apakah penanggung jawab ICT dapa t mengusu lkan sesua tu langsung pada d i rek tu r?


Manajemen juga dicirikan dengan adanya prosedur kerja yang mapan, dan biasanya terdokumentasi. Tentu saja dokumentasi prosedur akan diperbaharui bila diperlukan.

Atas kesemua ciri tersebut kemudian dapat diuji, apakah pengambilan keputusan terjadi dengan memadai sesuai dengan hirarki kedalaman persoalan dan hirarki wewenang/kompetensi. “Apakah teknisi komputer yang disewa paruh waktu dari toko komputer berhak menentukan persetujuan kerja sama dengan perusahaan perangkat lunak besar tertentu?”

3. Wilayah Wilayah ManajemenBerikut ini adalah gambaran wilayah wilayah bekerjanya manajemen, tetapi juga bekerjanya persoalan ICT dalam suatu organisasi

1 RAGAAN 1 WILAYAH MANAJEMENIsilah petak-petak kapling ini sebelum diserobot spekulan tanah!

Core function adalah pekerjaan utama yang merupakan identitas organisasi, yaitu apa yang menjadi mandat dan fokus organisasi. Support function adalah kerja kerja yang diperlukan untuk mendukung agar kerja core function dapat berjalan. Dalam organisasi konvensional umum (“kantoran biasa”) support function adalah misalnya keuangan, HRD, office management. Namun support function akan sangat tergantung karakter dari core function. Bagi suatu perusahaan perdagangan eceran yang meluas cakupannya, maka support function yang penting adalah distribusi. Sedangkan bagi lembaga kajian atau think-tank, perpustakaan dan penerbitan mungkin menjadi support function.

Manajemen (dan penerapan teknologi) di tingkat operasional adalah di mana tanpa hal tersebut fungsi fungsi tak dapat berjalan. Penggunaan cash-register elektronik di supermarket mempunyai

205- 3


aspek operasional karena tanpa cash register semacam itu, tak mungkin pembeli supermarket terlayani, secara jumlah jenis barang di supermarket ada ribuan.

Manajemen tingkat kendali bergerak sedikit lebih tinggi, yaitu memungkinkan dikendalikannya operasi sehari-hari (dari kebocoran dan pemborosan). Karena cash register elektronik di supermarket dihubungkan secara jaringan komputer, dan rekapitulasi penjualan tersedia seketika, maka manajer toko dapat mendeteksi ketidak beresan ketika jumlah stok menurut gudang habis, sedangkan pada laporan pembelian, barang itu tidak laku

Manajemen strategis memberikan perubahan posisi (strategis) organisasi terhadap pihak lain Sebuah bank yang memutuskan investasi di teknologi ATM, online banking, transaksi SMS, dan integrasi pembayaran rekening listrik dan telepon, pembelian pulsa telpon dan tiket pesawat bisa saja memenangkan posisi strategis terhadap pesaingnya. Ketika dibreidel oleh Pemerintah Orde Baru, TEMPO memutuskan masuk (menjadi pelopor) ke bidang terbitan online, keputusan ini adalah keputusan strategis. Mengapa jaringan advokasi lingkungan di Indonesia “kalah” di kasus lumpur LAPINDO dan mengapa agak cukup kuat di kasus tailing buyat?

4. Pergeseran paradigma manajemenManajemen sebagai alat yang lahir tumbuh bersama industri dan kapitalisme kini tumbuh juga menyerap berbagai paradigma. Beberapa pergeseran paradigma cukup menarik diulas sepintas. Pada tabel berikut ini adalah ringkasan pergeseran paradigma manajemen selama beberapa puluh tahun terakhir.

205- 4

PERTANYAAN KRITIS 2:WILAYAH MANAJEMEN

1 . Bua t lah ana l is is ke r ja in fo rmas i lembaga anda berdasarkan w i layah mana jemen in i

2 . Apakah Fundra is ing merupakan Core func t ion a tau suppor t func t ion (d i masa la lu dan d i rencana)? Mengapa demik ian (apa makna perbedaan penempatan te rsebu t )

3 . Beberapa o rgan isas i mengge la r mode l pe l iba tan pub l ik secara langsung dengan berbaga i nama: (sahabat , vo lun teer , re lawan , anggo ta dsb) , Apakah in i co re a tau suppor t? mengapa?


Sekilas Perkembangan paradigma manajemenERA Arus Utama hig l ights

1910 – 1935 Menentukan dan Menemukan Struktur organisasi atau Struktur Kerja yang efisien

-Era Frederick Taylor dan Henry Fayol-Rational saintifik-Organisasi sebagai mesin

1935 -1955 Penerapan model matematik dan cara cara analisis kuantitatif untuk meningkatkan produktivitas

-Era Optimasi dalam operation research -Rational saintifik-Organisasi sebagai mesin

1955 – 1970 Menerapkan cara berpikir sistem dan pendekatan sistem

-Rational saintifik-Organisasi sebagai mesin

1970 – 1980 -Pendekatan berpikir strategik seperti strategi korporat,strategi bisnis, perencanaan strategis,analisis SWOT-Banyak dibahas tentang Budaya Perusahaan dan Tata nilai

-Kualitatif-humanistik-Organisasi sebagai makluk

1980 – 1985 Manajemen Inovasi -Kualitatif humanistik-Organisasi sebagai makluk

< 2000 -Organisasi belajar-Manajemen pengetahuan-Modal maya-Yang penting dari SDM adalah Kompetensi

-Kualitatif humanistik-Organisasi sebagai makluk

>2000 Potensi lebih penting dari Kompetensi Yaitu Idealisme, Karakter dan Perasaan sebagai bagian dari komunitas

Organisasi sebagai komunitas

Referensi: dari beragam sumber

Seperti sebuah universitas besar yang berisi mahasiswa dari berbagai angkatan dan pengajar dari berbagai generasi, dalam organisasi anda mungkin pernik pernik manajemen juga mewakili berbagai “tahun keluaran” dan model. Belum tentu semua pernik manajemen lama/antik purba lantas harus dipensiun. Juga ada manajemen di satu sisi namun ada kebudayaan/kultur/tradisi atau mind-set di sisi lain.

5. Perubahan Manajemen Informasi dan TeknlologiSecara lebih rinci, di wilayah spesifik manajemen informasi terjadi juga pergeseran paradigma yang diringkaskan pada tabel berikut ini.

205- 5


PERGESERAN MANAJEMEN INFORMASIAspek Konvensional Baru

Cara berfikir Sistim Info sebagai black box memasok info kepada user naif pasif

Sistim Informasi sebagai Orkestrasi

Cara kerja Ekspert yang berjarak Kolaborasi pertumbuhan kompetensi

Tumpuan utama Teknologi Budaya, sikap dan perumusan,

Sedangkan teknologi berubah terus

Mekanisme andalan

Database Forum

Pembuat manaj. info

Engineer menafsirkan kebutuhan disusun semua pihak di fasilitasi metode

Parameter lain? Selidiki… Cari dan bahas

Sumber: idaman, unpublished training notes

Di luar tabel ini juga ada beberapa pergeseran besar dalam memandang isu informasi baik dalam tubuh organisasi, maupun dalam tataran komunitas atau ruang publik. Teknologi telah mempertemukan isu informasi dengan komunikasi dan fenomena jaringan sosial. Sedangkan abstraksi yang lebih tinggi dibangkitkan oleh kapasitas pengelolaan informasi adalah munculnya (kembali) paradigma pengelolaan pengetahuan, atau istilah lebih luas dan lebih populernya adalah KBE (Knowledge Based Economy). Bertemunya fenomen ini membentuk suatu sub-set (cabang) ruang publik baru, yang sering disebut juga sebagai ruang publik digital, atau dalam kerangka politik disebut juga “Networked Politics”. Isu isu lebih luas ini bisa dibahas/jelajahi pada diskusi lebih lanjut dan sekilas disinggung pada bab berikut ini.

6. Menjelajah lebih jauh: isu isu politis dan Ideologis6.1. Apakah teknologi bersifat netral?

Teknologi kembali bersifat alat, yang tersedia terserah di tangan siapa alat itu berada, tergantung pada ideologi, kesadaran dari pemakai alat tersebut. Hal yang sama berlaku pula pada metodologi atau pendekatan misalnya “manajemen informasi”, “manajemen pengetahuan” dan sebagainya. Beberapa ilustrasi tanya jelajah adalah antara lain misalnya; (1) Perusahaan Microsoft kini menggelar bantuan komputer dan software kepada lembaga nir-laba, dan mulai melakukan inisiatif pelatihan komputer kepada para petani di daerah,

205- 6


dapatkah kita menganalisa apakah dalam langkah ini teknologi menjadi suatu hal yang netral?

6.2. Open Source Sebuah Kancah Pergulatan Baru

Apakah anda pernah mendengar tentang istilah “open source” atau anda pernah mendengar istilah “copy-left”? Bagi yang pernah mendengar apakah menurut anda persoalan open-source merupakan isu teknis? (kecepatan keandalan dan biaya) atau merupakan isu yang lebih dalam dari hal ini? Di Indonesia kini ada gerakan open-source yang masih tertatih dan sporadis. HIVOS sejauh tertentu terlibat dalam urusan open source (antara lain dengan mendukung perhelatan kaum open source se Asia di Indonesia awal 2007). UNDP mempunyai lengan kantor APDIP di Asia yang sangat kental dengan open source.

Bisa saja anda menjelajahi isu ini melalui suatu diskusi formal atau informal menyerap pengetahuan dari berbagai sumber di sini tentang open source dan kemudian mempresentasikannya

6.3. Isu Perdagangan Global dan Neo-liberalisme di Balik Teknologi

Perdagangan global dan neoliberalisme akhirnya sangat dekat dan sangat bermain juga di wilayah pengetahuan, informasi dan teknologi. Pada sesi tambahan dapat dibahas mengenai hubungan ini.

205- 7

PERTANYAAN KRITIS 3: POSISI SOSIAL ICT

1 . S iapa leader ICT d i w i layah geograf is a tau sek to r b idang anda? dan mengapa mereka men jad i leader?

2 . Kompetens i ba ru apa yang akh i r akh i r in i d ipe ro leh/se rap , baga imana p roses penyerapan i tu te r jad i

3 . Perubahan besar apa yang te r jad i d i lembaga anda 3 tahun te rakh i r in i? apa penggeraknya dan apa ak iba tnya?

4 . Adakah hubungan jawaban per tanyaan 1 ,2 ,3 d i a tas dengan kompetens i dan s t ra teg i in fo rmas i?


Diskusi

D31401. Bagaimana anda mengelola Informasi, komunikasi dan teknologi?Untuk diskusi modul ini, anda dapat memeriksa situasi lembaga anda, yaitu bagaimana informasi dikelola. Sebagai pertanyaan pembantu anda bisa menggunakan pertanyaan pertanyaan yang terdapat pada ketiga box yang ada di pokok bahasan modul ini.

D31402. Manajemen di tingkat jaringan organisasiIsu berikutnya yang bisa dijelajahi adalah apabila konteks pertemuan anda ada di tataran jaringan Organisasi. Dalam keadaan demikian maka, anda bisa menjelajahi pertanyaan tentang bagaimana jaringan mengelola informasi bersama-sama.

Secara lebih tajam, mungkin pertanyaan besar ini bisa diturunkan dalam beberapa sub pertanyaan sebagai berikut:

1. Perbedaan tingkat organisasi anggota dan tataran jaringan kerja

Apakah ada pebedaan fungsi antara kerja di tingkat lembaga dengan kerja di tingkat jaringan? Bagaimana perbedaannya?

2. Pembagian peran, kerja, dan sumber daya.

Bagaimana pembagian peran, pembagian kerja, dan pertukaran sumber daya di tingkat jaringan?

205- 8

Zpm205 manajemen informasi

Documents

Transcript of Zpm205 manajemen informasi