Calendar Collaboration

Information System Technology

Oktober 2008Version 1.0

DAFTAR ISI

PendahulanFiturBenefit

Memulai Mail Zimbra

Membuat Jadwal Kegiatan / MeetingPersonalGrup

Menjawab / Respon Undangan Meeting

Pembatalan Undangan Meeting

Sharing Calender

Penutup

Pendahuluan

Zimbra merupakan sebuah aplikasi kolaborasi, modern dan memiliki inovasi. Merupakan aplikasi open source yang punya banyak kelebihan.

Fitur-fitur yang dimiliki Zimbra diantaranya Zimbra Mail

Dapat diakses melalui web browser (https://mail.makingroup.com)

Dapat diakses menggunakan mail client (mozilla thunderbird, outlook express, zimbra desktop)

Zimbra Calendarmembuat agenda kegiatanmembuat undangan meetingberbagi (share) agenda kegiatan

Kolaborasi E-Mail, Kalender, Kontak Person

Dengan memanfaatkan fitur-fitur yang terdapat pada Zimbra Collaboration, ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh, diantaranya adalah:

Pengguna bebas untuk memilih menggunakan :Browser – Internet Explore, Mozilla Firefox, dllPC Client – Outlook Express, Mozilla Thunderbird, dllMobile – Lakukan sinkronisasi terlebih dahulu

Mudah mengorganisir kotak-mail :Pencarian sangat cepat (mail dan attachment)Penyaringan (filtering) terhadap mail yang masuk

Kalender yang komprehensifUser memiliki lebih dari satu kalenderPendelegasian & berbagi kalenderPengelompokan penjadwalan dengan mengatur dan

mengontrol status bebas/sibuk Perubahan konteks efisien

melihat/membuat penjadwalan kalender di mail cepatmelihat/menggunakan kontak dengan cepatmelihat pengiriman mail dengan cepat

Memulai Zimbra Collaboration

1. ketik url https://mail.makingroup.com/zimbra/

2. ketik username dan password e-mail

3. klik tombol Log In untuk memulai

3. untuk mendapatkan Calendar Zimbra harus didaftarkan oleh administrator mail zimbra

4. tampilan/display Calendar Zimbra dapat dipilih sesuai kebutuhan, dapat berupa tampilan agenda :

per hari hari kerja per 1 (satu) minggu per 1 (satu) bulan jadwal kegiatan

Membuat Jadwal Meeting

1. klik tombol kanan mouse pada Kalender atau klik tombol New dari Tab Calendar

2. ketik email peserta meeting pada Attendees atau kosongkan Attendees apabila hanya untuk membuat jadwal

3. Appointment Reminder sifatnya optional

4. Tampilan Jadwal Kegiatan Kalender Zimbra

5. Appointment baru masuk ke Kalender

Menjawab/Respon Undangan Meeting

1. klik tombol kanan Appointment baru tersebut untuk memberi respon/jawaban terhadap undangan tersebut

2. alternatif lain terhadap Appointment baru untuk memberi respon/jawaban terhadap undangan tersebut

3. Accept/ menerima Appointment

4. Tentative menerima Appointment

5. Decline/ menolak Appointment

1. klik tombol kanan mouse pada Jadwal Meeting yang ada, lalu pilih Cancel

2. Informasi yang diterima peserta Meeting

Pembatalan Meeting

Sharing Calendar

1. klik New Calendar,

2. ketikan nama kalender sharing, klik OK

3. klik tombol kanan mouse pada kalender yang baru, pilih Share Calendar

4. ada 3 tipe sharing kalender Internal user or group External guests Public

Internal users or groups, sharing user/grup tertentu

External guests, sharing user/grup diluar makin

Public, kalender ini dapat diakses oleh user jaringan lokal makin

5. pilih tipe Share with: Internal users or groups, lalu ketik email user lain yang akan diberi share.

6. berikan Role terhadap user tersebut

7. klik OK setelah selesai

8. e-mail konfirmasi kepada penerima share kalender, klik Accept Share, untuk sinkronisasi kalender

`

9. klik tombol Yes, untuk Accept Share, lalu akan ada kalender tambahan pada tab Kalender

Penutup

Adanya webmail (https://mail.makingroup.com/zimbra) memudahkan pengguna melakukan/mengecek email dari manapun

Kontak e-mail (address book) dapat membantu pencarian pengguna lain sesuai alamat e-mail

Kolaborasi e-mail dengan kalender memudahkan pengguna untuk membuat agenda kegiatan maupun melakukan penjadwalan untuk membuat meeting

Konfirmasi undangan meeting dapat dengan mudah disampaikan kepada peserta meeting

Dapat melakukan sinkronisasi kalender terhadap kegiatan yang akan dilakukan dengan sharing kalender