lib.ui.ac.idlib.ui.ac.id/file?file=digital/20313134-T31489-Hubungan antara.pdflib.ui.ac.id
Www.unlock PDF.com File
-
Upload
rudi-syafputra -
Category
Documents
-
view
74 -
download
5
description
Transcript of Www.unlock PDF.com File
-
UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC
LAPORAN MAGANG
ANGGIE NATHASA MULIASARI 0806391190
FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPOK JANUARI 2012
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC
LAPORAN MAGANG
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi
ANGGIE NATHASA MULIASARI 0806391190
FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DEPOK Januari 2012
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang tak henti-hentinya
melimpahkan segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
laporan magang ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Penulisan laporan magang
ini dilaksanakan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar
Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan laporan magang ini tanpa bantuan
dan bimbingan dari berbagai pihak sejak masa awal perkuliahan hingga pada saat
penyusunan laporan magang ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih
yang sedalam-dalamnya kepada berbagai pihak yang telah membantu merampungkan
laporan magang ini. Pada kesempatan ini penulis ingin berterimakasih kepada :
1. Allah SWT atas semua rahmat dan hidayah-Nya yang diberikan kepada
penulis sehingga penulis dapat merampungkan laporan magang ini. Besarnya
limpahan karunia yang telah Dia berikan membuat penulis senantiasa selalu
bersyukur dan berusaha untuk lebih baik.
2. Orang tua penulis, Alm. Muliabudi dan Gurmini Pancasari yang telah
memberikan dukungan terbaik bagi penulis untuk mencapai semua cita-cita.
Terima kasih untuk semua doa dan motivasi yang luar biasa serta bantuan
yang tidak ternilai dalam proses pembuatan laporan magang ini. Terima kasih
penulis sampaikan juga kepada adik penulis, Muhammad Dani Muliaputra
yang sudah memberikan semangat kepada penulis dalam proses pembuatan
laporan magang ini.
3. Keluarga Besar Penulis terutama kepada Ibu, Tante Neng & Om Lautan, Om
Budi & Tante Fitri yang telah memberikan dorongan dan semangat serta doa
kepada penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini. Tidak lupa para
sepupu, Bang Adri & Shinta yang telah memberikan semangat kepada penulis
hingga pada waktu penulis akan menjalani sidang kelulusan sarjana. Untuk
Farel, Queen, dan Keanu yang telah menghibur dan menghilangkan kepenatan
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
vii
penulis pada waktu akan menghadapi deadline hingga sidang kelulusan
sarjana. Serta para sepupu lainnya yang tidak bisa disebutkan satu per satu.
4. Ibu Dyah Setyaningrum selaku selaku dosen pembimbing yang sudah
bersedia meluangkan waktunya untuk membantu penulis dalam penyusunan
laporan magang ini. Terima kasih untuk evaluasi dan masukan yang telah
diberikan.
5. Ibu Aria Farah Mita dan Ibu Dahlia Sari selaku dosen penguji sidang
kelulusan sarjana penulis yang telah menyempatkan waktunya untuk menguji
serta memberikan masukan dan perbaikan dalam laporan magang ini.
6. Bapak Emil Bachtiar yang telah menyempatkan waktunya untuk memeriksa
dan memberikan masukan serta perbaikan pada proses pembuatan flowchart
dari laporan magang ini.
7. Rosyid Faad Rokhman yang telah memberikan penulis dorongan, semangat,
masukan, dan motivasi sejak penulis menjalani magang di Padang hingga
pada waktu akan menjalani sidang kelulusan sarjana. Terima kasih telah
menemani penulis dalam segala hal, terutama dalam rangka belajar bersama
menyambut UTS dan UAS hingga pada proses penyusunan laporan magang
di ruang skripsi dan sampai akhirnya kami berdua telah mendapat gelar
Sarjana Ekonomi. Terima kasih telah menjadi pendengar yang baik untuk
penulis di kala suka maupun duka. Terima kasih atas waktu dan pengorbanan
yang tak ternilai yang telah diberikan kepada penulis.
8. Tiara Permata Sari dan Ayu Nadia Hanum yang telah memberikan semangat,
masukan, dan motivasi kepada penulis, tidak hanya dalam proses pembuatan
laporan magang ini, melainkan juga untuk semua permasalahan yang harus
dihadapi oleh penulis. Terima kasih telah menjadi teman bercerita hingga
pendengar yang baik untuk penulis.
9. Rekan-rekan di RSM AAJ Acossiates terutama pada divisi white. Terima
kasih kepada Mbak Angela, Pak Raki, Mbak Iswari, Mas Amir, Kak Micol,
Mbak Nita, Kak Faisal, Yudi, Kak Frans dan rekan lainnya yang bersama-
sama menjalani proyek ini yang telah membantu penulis selama menjalani
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
viii
proses magang serta memberikan pengalaman yang tidak terlupakan kepada
penulis. Tidak lupa teman-teman magang dari FEUI, Era, Wardah, Popon,
Gary, Erlyn, Hakim, dan Adit yang telah memberikan penulis semangat pada
saat menjalani proses magang.
10. PT ABC yang telah bersedia membantu penulis dalam mengumpulkan data
guna penyusunan laporan magang ini
11. Keluarga Besar BTA 45, kepada Kak Surkam, Kak Opang, Kak Husnul, dan
Kak Pram yang telah memberikan semangat dan masukan yang tak ternilai
untuk penulis. Kepada Bijih, Kak Idho, Kak Aldy, Kak Hary, dan Kak Uti
yang telah menghibur dan memberikan masukan kepada penulis selama
penulis mengalami kepenatan dalam proses penyusunan laporan magang ini,
serta kepada teman-teman pengajar dan binglas lainnya yang tidak bisa
disebutkan satu per satu.
12. Tim Voli FEUI, yang terdiri dari tim putri (Yessy, Otong, Fitria, Sasha, Gina,
Widy, Kunti, dll) dan tim putra (Komang, Petra, Yando,Sam, Dimas, Ariel,
Andika, Frenky, dll) serta para senior di voli, Kak Enal, Kak Iqbal dan Kak
Hadi yang semuanya telah memberikan semangat kepada penulis. Maju terus
Voli FEUI!
13. Kepada Kak Abay selaku Ketua BEM FEUI 2010 yang memberikan
semangat serta menjadi teman menulis laporan di ruang skripsi. Kepada Kak
Riska yang telah memberikan banyak masukan kepada penulis. Kepada Biro
Keuangan BEM FEUI 2010 (Fajar, Tiping, Nikmal, Marsha, Thanthowy,
Inah, Muti, Bobop) serta Keluarga Besar BEM FEUI 2010 yang tidak dapat
disebutkan satu per satu, terima kasih atas semangat dan pengalaman yang
telah diberikan kepada penulis. Always Caring, More Understanding.
14. Teman-teman sesama jurusan Akuntansi angkatan 2008 dan teman-teman
angkatan 2008 lainnya serta teman-teman seperjuangan di FEUI dari berbagai
angkatan. Semoga sukses dengan setiap rencana yang kalian buat
15. Dosen-dosen pengajar FEUI. Terima kasih atas semua ilmu yang diberikan
selama 3,5 tahun masa pendidikan di kampus ini.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
ix
16. Seluruh Staf Perpustakaan, Staf Ruang Skripsi, Biro Pendidikan,
Kemahasiswaan, dan Departemen Akuntansi. Terima kasih untuk semua
bantuan dan pelayanan yang diberikan kepada penulis.
17. Dan kepada semua pihak yang penulis kenal dari lahir hingga kini.
Terimakasih telah mengisi lembar hidup dan memberikan warna yang
berbeda. Terima kasih telah memberikan bantuan dan dukungan kepada
penulis yang tidak dapat disebutkan satu per satu untuk bantuan kalian dalam
penyusunan laporan magang ini, baik langsung mau pun tidak langsung.
Akhir kata, penulis beharap semoga Allah SWT membalas segala kebaikan semua
pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini.
Penulis telah berusaha dengan segenap kemampuan dan tenaga dalam pembuatan
laporan magang ini. Seperti kata pepatah, tak ada gading yang tak retak, begitu pula
dengan laporan magang ini tak luput dari kekurangan akibat segala keterbatasan
penulis. Oleh karena itu, dengan rendah hati penulis menerima segala saran dan kritik
yang bersifat konstruktif dari pembaca sehingga dapat menjadi perbaikan di
kemudian hari. Atas perhatiannya penulis ucapkan terima kasih.
Depok, 30 Januari 2012
Penulis
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
x
ABSTRAK
Nama : Anggie Nathasa Muliasari Program Studi : Akuntansi Judul : Analisis Siklus Pengeluaran pada PT ABC Laporan magang ini menganalisis Siklus Pengeluaran PT ABC. Siklus Pengeluaran PT ABC terdiri dari empat aktivitas utama, yaitu proses pemesanan barang material; barang perbekalan; dan pemesanan jasa, proses penerimaan dan penyimpanan barang, proses persetujuan tagihan supplier dan proses pembayaran kas. Analisis yang dilakukan mencakup analisa tujuan pengendalian, analisa penilaian risiko, dan analisa aktivitas pengendalian. Metode penulisan yang digunakan penulis dalam menyusun laporan magang ini adalah studi pustaka dan observasi. Hasil dari laporan magang ini menunjukkan bahwa pengendalian internal yang dilakukan oleh PT ABC pada siklus pengeluarannya sudah cukup baik. Tujuan pengendalian pada siklus pengeluaran sudah tercapai. Penulis juga telah melakukan penilaian risiko dan PT ABC telah melakukan pengendalian untuk mengurangi risiko yang mungkin terjadi pada siklus pengeluaran PT ABC. Aktivitas pengendalian yang dilakukan PT ABC secara keseluruhan juga telah memadai, namun pada proses pencatatan hutang tidak terdapat pemisahan tugas yang dilakukan oleh PT ABC.
Kata kunci : siklus pengeluaran, pengendalian internal, tujuan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
xi
ABSTRACT
Name : Anggie Nathasa Muliasari Study Program : Accounting Title : The Expenditure Cycle Analysis of PT ABC This report analyzes The Expenditure Cycle of PT ABC. The Expenditure Cycle of PT ABC consists of four main activities, namely ordering materials; supplies; and services, receiving and storing good, approving vendor invoice, and cash disbursement. The analysis performed includes control objectives analysis, risk assessment analysis, and control activities analysis. The methodology of writing used in preparing this report is literature study and observation. The result of this report shows that the internal control conducted by PT ABC in its Expenditure Cycle has been good enough. Control objectives have been achieved in Expenditure Cycle. The author has also conducted risk assessment and the result shows that the internal control of PT ABC has done to mitigate the risks that may occur in Expenditure Cycle of PT ABC. PT ABC has conducted adequate control activities, however, there is no segregation of duties in approving supplier invoice process. Key words: expenditure cycle, internal control, control objectives, risk assessment, control activities
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
xii
DAFTAR ISI
Halaman Judul................................................................................................................ i
Halaman Pernyataan Orisinalitas................................................................................... ii
Tanda Persetujuan Laporan Akhir Magang.................................................................. iii
Halaman Pengesahan.................................................................................................... iv
Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi................................................................... v
Kata Pengantar.............................................................................................................. vi
Abstrak........................................................................................................................... x
Abstract......................................................................................................................... xi
Daftar Isi...................................................................................................................... xii
Daftar Tabel................................................................................................................. xv
Daftar Gambar............................................................................................................ xvi
Daftar Lampiran.........................................................................................................xvii
Bab 1 PENDAHULUAN..............................................................................................1
1.1 Latar Belakang................................................................................................ 1
1.1.1 Latar Belakang Program Magang........................................................... 1
1.1.2 Latar Belakang Pemilihan Tema............................................................. 1
1.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang................................................................ 4
1.3 Tujuan Pelaksanaan Program Magang............................................................4
1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang....................................................... 4
1.5 Pelaksanaan Kegiatan Magang....................................................................... 5
1.6 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang...................................................6
1.7 Metode Penulisan Laporan Magang............................................................... 6
1.8 Sistematika Penulisan Laporan Magang.........................................................6
Bab 2 LANDASAN TEORI.........................................................................................8
2.1 Definisi Pengendalian Internal........................................................................ 8
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
xiii
2.2 Kerangka Pengendalian COSO....................................................................... 9
2.3 Definisi Sistem Informasi Akuntansi............................................................ 11
2.4 Definisi dan Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran.........................................12
2.4.1 Ordering Materials, Supplies, and Services.........................................13
2.4.2 Receiving and Storing Goods...............................................................15
2.4.3 Approving Supplier Invoice................................................................. 16
2.4.4 Cash Disbursement.............................................................................. 17
2.5 Risiko yang Mungkin Terjadi dan Prosedur Pengendalian...........................18
2.5.1 Ordering Materials, Supplies, and Services........................................ 18
2.5.2 Receiving and Storing Goods...............................................................21
2.5.3 Approving Supplier Invoice................................................................. 23
2.5.4 Cash Disbursement.............................................................................. 24
Bab 3 PROFIL PERUSAHAAN............................................................................... 27
3.1 Profil Umum KAP RSM AAJ.......................................................................27
3.2 Profil Umum PT ABC...................................................................................28
3.2.1 Profil Produk PT ABC......................................................................... 29
3.2.2 Proses Bisnis PT ABC......................................................................... 30
3.2.3 Struktur Organisasi PT ABC................................................................32
Bab 4 PEMBAHASAN.. 37
4.1 Penggunaan SAP pada PT ABC..................................................................... 37
4.2 Siklus Pengeluaran PT ABC.......................................................................... 38
4.2.1 Ordering Materials, Supplies, and Services........................... 38
4.2.1.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 46
4.2.1.2 Risk Assessment....................................................................... 47
4.2.1.3 Control Activity........................................................................ 50
4.2.2 Receiving and Storing Goods............................ 53
4.2.2.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 57
4.2.2.2 Risk Assessment....................................................................... 57
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
xiv
4.2.2.3 Control Activity........................................................................ 59
4.2.3 Approving Supplier Invoice...... 61
4.2.3.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 65
4.2.3.2 Risk Assessment........................................................................66
4.2.3.3 Control Activity........................................................................ 67
4.2.4 Cash Disbursement... 69
4.2.4.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 72
4.2.4.2 Risk Assessment........................................................................72
4.2.4.3 Control Activity........................................................................ 74
4.3 Jurnal Terkait dengan Siklus Pengeluaran PT ABC.......................................76
4.4 Ringkasan Analisis terhadap Siklus Pengeluaran PT ABC............................ 78
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................... 84
5.1 Kesimpulan....................................................................................................84
5.2 Saran..............................................................................................................87
5.2.1 Saran kepada PT ABC......................................................................... 87
5.2.2 Saran kepada KAP RSM AAJ Associates........................................... 89
5.2.3 Saran kepada Departemen Akuntansi FEUI........................................ 89
Daftar Pustaka.............................................................................................................. 90
Lampiran...................................................................................................................... 91
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Ringkasan Analisis Siklus Pengeluaran PT ABC78
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian Internal COSO 9
Gambar 2.2 Data Flow Diagram Siklus Pengeluaran. 13
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT ABC... 32
Gambar 3.2 Fungsi Terkait Siklus Pengeluaran.. 33
Gambar 4.1 Proses Pemesanan Barang Stock.. 38
Gambar 4.2 Proses Pemesanan Barang Expense, CAPEX dan Pengadaan Jasa. 42
Gambar 4.3 Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang. 53
Gambar 4.4 Proses Penerimaan Jasa... 56
Gambar 4.5 Proses Approving Supplier Invoice.. 61
Gambar 4.6 Proses Cash Disbursement... 69
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
Universitas Indonesia
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Risiko dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran.......................... 91 Lampiran 2 Flowchart of Ordering Planned Stock Goods.. 95 Lampiran 3 Flowchart of Ordering Un-planned Stock Goods 96 Lampiran 4 Flowchart of Ordering Expense Goods, CAPEX Goods, and Service Procurement... 97 Lampiran 5 Flowchart of Stock Procurement.. 98 Lampiran 6 Flowchart of Supplier Competitive Bidding. 99 Lampiran 7 Flowchart of Receiving Goods 103 Lampiran 8 Flowchart of Storing Stock Goods.. 104 Lampiran 9 Flowchart of Storing Non-stock Goods...... 105 Lampiran 10 Flowchart of Receiving Services... 106 Lampiran 11 Flowchart of Approving Supplier Invoce.. 107 Lampiran 12 Flowchart of Cash Disbursement. 109
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
1 Universitas Indonesia
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 1.1.1 Latar Belakang Program Magang
Dunia yang semakin maju di era globalisasi membuat persaingan antar
perusahaan menjadi semakin ketat. Untuk menghadapi hal tersebut, setiap
perusahaan harus memiliki daya saing yang baik. Daya saing ini dapat diukur dari
sumber daya manusia yang ada di dalamnya, dimana sangat dibutuhkan sumber
daya manusia yang berkualitas yang tidak hanya memiliki kompentensi dalam
bidang akademik yang digelutinya atau bisa disebut sebagai hard skill, namun
juga harus memiliki soft skill yang baik seperti kemampuan berkomunikasi
dengan orang lain, kemampuan menyelesaikan masalah dan manajemen waktu
yang baik. Dengan kemampuan hard skill dan soft skill yang dimilikinya, sumber
daya manusia bersangkutan diharapkan dapat memiliki nilai lebih untuk dapat
bersaing di lingkungan sekitarnya.
Tuntutan untuk dapat menghasilkan sumber daya yang berkualitas tersebut
membuat setiap lembaga pendidikan harus mempersiapkan para lulusannya untuk
mampu menghadapi persaingan di dunia kerja setelah masa pendidikannya
berakhir. Oleh karena itu, Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas
Indonesia berusaha memperbaharui dan meningkatkan kualitas program mata ajar
serta kualitas mahasiswanya, salah satunya dengan mengadakan program magang
yang diperuntukkan bagi para mahasiswa yang telah menyelesaikan minimal 120
SKS dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,75. Program magang ini
adalah salah satu syarat kelulusan mahasiswa dengan bobot 6 sks, selain skripsi.
1.1.2 Latar Belakang Pemilihan Tema
Runtuhnya Enron, sebuah perusahaan terkemuka di dunia dalam bidang
listrik, gas alam, bubur kertas dan kertas, serta komunikasi energi, membuat pasar
bergejolak dan membawa dunia dalam keadaan krisis. Kebangkrutan Enron yang
mencerminkan tata kelola perusahaan yang buruk ini terjadi pada tahun 2001.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
2
Universitas Indonesia
Skandal Akuntansi dan Audit yang terjadi di Amerika tersebut mengakibatkan
dicetuskannya Sarbanes Oxley Act (SOX). SOX section 404 mensyaratkan
pembuatan laporan tahunan atas pengendalian internal sebagai bagian dari laporan
tahunan perusahaan yang disyaratkan Securities Exchange Commission (SEC).
SOX section 404 menekankan bahwa sangat penting bagi perusahaan untuk
memiliki suatu bagian yang bertugas menegakkan pengendalian internal di dalam
perusahaan dan mengharuskan manajemen perusahaan publik untuk menilai dan
melaporkan efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan setiap
tahunnya.
Di Indonesia, Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan
(Bapepam LK) menerbitkan Peraturan Nomor IX.I.7 tentang Pembentukan dan
Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal pada tahun 2008. Peraturan
tersebut merupakan peraturan yang dibuat dalam rangka meningkatkan efektifitas
manajemen risiko dan tata kelola Emiten dan Perusahaan Publik. Dengan
terbentuknya Unit Audit Internal maka diharapkan terjadi peningkatan nilai serta
perbaikan operasional perusahaan, melalui pendekatan yang sistematis, dengan
cara mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian,
dan proses tata kelola perusahaan.
Menurut Arens, Elder, dan Besley (2012), suatu sistem pengendalian
internal terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk
memberikan manajemen keyakinan yang memadai bahwa perusahaan telah
mencapai tujuan dan sasarannya. Manajemen pada umumnya memiliki tiga tujuan
dalam menciptakan suatu sistem pengendalian internal yang efektif, yaitu
keandalan dari laporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, dan kepatuhan
kepada hukum dan peraturan yang berlaku. Dengan diterbitkannya SOX dan
beberapa aturan pelaksanaan dari Securities Exchange Commision (SEC) serta
badan lainnya seperti Bapepam LK, diharapkan standar akuntabilitas perusahaan
dan transparansi dalam pelaporan keuangan dapat ditingkatkan yang kemudian
akan membentuk suatu tata kelola perusahaan yang baik yang akan menunjang
pengambilan keputusan yang dapat diandalkan.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
3
Universitas Indonesia
Yang menjadi objek penulisan laporan magang kali ini adalah siklus
pengeluaran dari PT ABC. PT ABC sendiri memiliki beberapa proses bisnis
dalam melakukan operasinya, yaitu sebagai berikut :
Siklus Pendapatan : siklus yang berhubungan dengan pemrosesan pemesanan,
penagihan serta pencatatan penjualan dan penerimaan kas
Siklus Pengeluaran : siklus yang berhubungan dengan proses pembelian,
penerimaan dan penyimpanan barang, pencatatan hutang dan pengeluaran kas
Siklus Persediaan dan Produksi : siklus yang berhubungan dengan
pengelolaan persediaan dan proses produksi perusahaan
Siklus Penggajian dan Personalia : siklus yang berhubungan dengan
pengelolaan data penggajian, perhitungan serta pembayaran gaji
Siklus Perpajakan : siklus yang berhubungan dengan perencanaan,
pengelolaan dan pelaporan pajak
Siklus Financial Closing dan Pelaporan : siklus yang berhubungan dengan
financial closing perusahaan setiap bulan dan pelaporan keuangan perusahaan.
Romney dan Steinbart (2012) mendefinisikan siklus pengeluaran sebagai
suatu bentuk aktivitas bisnis dan data proses operasi yang berulang yang
berhubungan dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama
dari siklus ini adalah untuk meminimalisasi total biaya yang dikeluarkan serta
mengatur persediaan, supplies, dan jasa-jasa yang dibutuhkan organisasi. Alasan
pengambilan siklus pengeluaran sebagai tema laporan magang karena siklus
pengeluaran merupakan salah satu proses bisnis yang penting. PT ABC
merupakan salah satu perusahaan produsen semen terkemuka di Indonesia
sehingga banyak sekali pengeluaran yang harus dilakukan untuk mendukung
aktivitas bisnisnya, tidak hanya dalam melakukan produksi semen yang memang
menjadi proses bisnis utama dalam perusahaan ini, namun juga tidak lupa supplies
perkantoran hingga barang suku cadang kebutuhan pabrik yang juga merupakan
barang-barang yang dibeli dalam siklus pengeluaran. Siklus pengeluaran berkaitan
dengan keadaan kas, kas sendiri merupakan elemen penting dalam perusahaan.
Kas merupakan aktiva yang paling likuid, namun paling mudah pula untuk
dimanipulasi. Semua transaksi pengeluaran akan berkaitan secara langsung
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
4
Universitas Indonesia
terhadap pengeluaran kas sehingga apabila terjadi kesalahan pencatatan dapat
menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, pengendalian yang baik
sangat diperlukan dalam siklus pengeluaran ini. Untuk mendukung hal tersebut,
penulis akan menganalisis siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC.
Analisis yang dilakukan mencakup analisis tujuan pengendalian, analisis penilaian
risiko, dan analisis aktivitas pengendalian.
1.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang Tujuan penulisan yang akan disajikan dalam laporan magang ini meliputi
analisis proses bisnis siklus pengeluaran pada PT ABC yang terkait dengan
pengendalian internalnya. Secara spesifik, masalah yang akan dibahas mencakup :
a. Bagaimanakah proses siklus pengeluaran pada PT ABC?
b. Apakah siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC sudah memenuhi
tujuan pengendalian dari siklus pengeluaran menurut teori?
c. Bagaimanakah penilaian risiko beserta pengendalian yang telah dilakukan
oleh PT ABC untuk meminimalisasi risiko terkait?
d. Apa sajakah aktivitas pengendalian yang telah dilakukan oleh PT ABC?
1.3 Tujuan Pelaksanaan Program Magang Dalam program magang ini, mahasiswa memiliki kesempatan untuk
mengaplikasikan ilmu dan teori yang didapat pada saat masa perkuliahan ke
dalam praktik nyata dunia kerja. Diharapkan melalui program magang, mahasiswa
menjadi lebih paham akan relevansi dari ilmu akuntansi dengan praktik di
perusahaan. Selain itu, program magang ini juga memberikan kesempatan pada
mahasiswa untuk mengenali lebih awal praktik dunia kerja sehingga pengalaman-
pengalaman yang didapat akan menjadikan mahasiswa yang memiliki keunggulan
kompetitif ketika telah menjadi lulusan universitas.
1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang
Penulis melaksanakan kegiatan magang di Kantor Akuntan Publik
Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto yang memiliki afiliasi dengan firma
internasional RSM (biasa disebut RSM AAJ). Waktu pelaksanakan program
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
5
Universitas Indonesia
magang dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang penulis tandatangani, yaitu
dimulai pada tanggal 1 Juni 2011 sampai dengan 31 Agustus 2011.
Selama mengikuti program magang di RSM AAJ, penulis ditempatkan di
divisi White yang merupakan divisi Risk and Internal Audit Advisory yang
mencakup jasa konsultasi corporate governance, internal auditor outsourcing,
internal control & Sarbanes-Oxley advisory, risk management advisory,
information tchnology assurance advisory, serta jasa pengembangan sistem dan
prosedur.
1.5 Pelaksanaan Kegiatan Magang Selama menjalani magang, penulis difungsikan sebagai junior consultant.
Tugas dan tanggung jawab yang diberikan tidak jauh berbeda dengan senior in
charge. Dalam tiga bulan masa magang, penulis ditugaskan menjadi konsultan
dalam sebuah engagement team pada proyek pengimplementasian Internal
Control Over Financial Reporting pada PT ABC. Engagement team itu sendiri
terdiri dari seorang senior in charge dan dua orang junior consultant yang
berstatus sebagai interns.
Selama masa magang, penulis ditugaskan untuk melakukan inquiry pada
siklus pengeluaran dengan melakukan wawancara dengan klien untuk memahami
proses bisnis dan control activity yang dilakukan oleh setiap process owner.
Siklus pengeluaran itu sendiri terdiri dari empat aktivitas utama, yaitu ordering
materials, supplies, and services; receiving and storing goods; approving supplier
invoice; dan cash disbursement.
Setelah melakukan inquiry, penulis diharuskan membuat minutes of
meeting yang diperiksa oleh manager dan klien untuk memastikan proses bisnis
serta control activity yang benar-benar dilakukan oleh process owner. Selain itu,
penulis diharuskan menyelesaikan working paper dan membuat flowchart dari
setiap aktivitasnya. Namun, pekerjaan dalam menyelesaikan working paper dan
membuat flowchart dialihkan kepada senior in charge karena terdapat limitasi
waktu magang yang hanya tiga bulan.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
6
Universitas Indonesia
1.6 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang Ruang lingkup penulisan hanya terbatas pada siklus pengeluaran dengan
proses pembelian dari supplier dalam negri. Laporan ini tidak meliputi proses
pembelian dari supplier luar negri. Selain itu, siklus pengeluaran yang dibahas
tidak mencakup proses pembayaran kepada karyawan PT ABC, seperti
pembayaran perjalanan dinas atau reimbursement pengobatan karyawan.
1.7 Metode Penulisan Laporan Magang
Metode penulisan yang digunakan penulis dalam menyusun laporan
magang ini adalah studi pustaka dan observasi. Selain itu, penulis juga terlibat
langsung dalam kegiatan inquiry untuk memahami siklus pengeluaran dan
aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh process owner yang dilaksanakan
penulis selama menjalankan magang di PT ABC.
1.8 Sistematika Penulisan Laporan Magang Laporan magang ini terdiri dari 5 bab dan dilengkapi dengan lampiran
sebagai pendukung. Perinciannya adalah sebagai berikut :
BAB 1 : Pendahuluan
Bab ini mencakup latar belakang, tujuan penulisan laporan magang, tujuan
pelaksanaan program magang, waktu dan tempat pelaksanaan magang,
pelaksanaan kegiatan magang, ruang lingkup penulisan laporan magang, metode
penulisan laporan magang serta sistematika penulisan laporan magang.
BAB 2 : Landasan Teori
Bab ini mencakup landasan teori yang mendukung tema laporan yang
terdiri dari definisi pengendalian internal, kerangka pengendalian COSO, definisi
Sistem Informasi Akuntansi, definisi dan aktivitas bisnis siklus pengeluaran, dan
risiko yang mungkin terjadi serta prosedur pengendalian pada siklus pengeluaran.
BAB 3 : Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini mencakup Profil Umum KAP Aryanto, Amir Jusuf, dan Mawar &
Saptoto (RSM AAJ) dan Profil Umum Perusahaan Klien (PT ABC) yang terdiri
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
7
Universitas Indonesia
dari profil produk perusahaan, proses bisnis perusahaan serta struktur organisasi
perusahaan.
Bab 4 : Pembahasan dan Analisa
Bab ini meliputi penerapan System Application and Product pada PT
ABC, gambaran siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC beserta analisa
tujuan pengendalian; penilaian risiko; dan aktivitas pengendalian, jurnal terkait
siklus pengeluaran pada PT ABC, dan ringkasan analisis terhadap siklus
pengeluaran PT ABC.
Bab 5 : Kesimpulan dan Saran
Bab ini memaparkan kesimpulan yang diperoleh dari seluruh pembahasan
dan saran yang diajukan untuk perusahaan klien dan untuk KAP RSM AAJ.
Lampiran
Pada bagian akhir dari laporan, penulis menyertakan beberapa lembar
lampiran yang dapat digunakan sebagai pendukung dalam membaca laporan ini.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
8 Universitas Indonesia
Bab 2
LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Pengendalian Internal
Menurut Arens, Elder, dan Besley (2012), suatu sistem pengendalian
internal terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk
memberikan manajemen keyakinan yang memadai bahwa perusahaan telah
mencapai tujuan dan sasarannya. Manajemen pada umumnya memiliki tiga tujuan
dalam menciptakan suatu sistem pengendalian internal yang efektif, yaitu
keandalan dari laporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, dan kepatuhan
kepada hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut Moeller (2009), pengendalian internal adalah proses yang
diimplementasikan oleh manajemen dan dirancang untuk memberikan keyakinan
yang memadai bagi:
- Laporan keuangan dan informasi operasional yang andal;
- Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur, hukum, peraturan, dan
perundang-undangan;
- Perlindungan aset;
- Efisiensi operasi;
- Pencapaian dari misi dan tujuan yang sudah ditetapkan untuk operasi dan
program perusahaan; dan
- Integritas dan nilai-nilai etis.
Definisi ini mengenalkan bahwa cakupan dari sistem pengendalian internal lebih
dari hal yang berhubungan langsung dengan fungsi dari akuntansi dan keuangan.
Berdasarkan definisi yang ditetapkan oleh Moeller (2009), maka proses atau
sistem dari pengendalian internal yang baik memiliki misi yang tercantum,
menghasilkan data yang akurat dan dapat diandalkan, mematuhi hukum yang
berlaku serta kebijakan dari organisasi, mendorong penggunaan sumber daya
dengan efisien dan ekonomis, serta menyediakan perlindungan yang memadai
terhadap aset.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
9
Universitas Indonesia
2.2 Kerangka Pengendalian COSO
Moeller (2009) menjelaskan bahwa COSO adalah organisasi yang
dibentuk oleh lima organisasi akuntansi dan audit profesional. COSO
mengeluarkan laporan serta kerangka pengendalian internal yang terintegrasi.
Kerangka pengendalian internal COSO menjadi standar yang diakui secara luas
dalam memahami dan menerapkan pengendalian internal yang efektif bagi suatu
perusahaan atau bisnis.
COSO menjelaskan bahwa di dalam pengendalian internal terdapat lima
komponen pengendalian yang dirancang dan diimplementasikan oleh manajemen
untuk memberikan keyakinan yang memadai dan meyakinkan bahwa tujuan
pengendalian akan terpenuhi. Lima komponen pengendalian berdasarkan Arens,
Elder, dan Besley (2012) adalah sebagai berikut :
Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian Internal COSO
Sumber: Arens, Elder, dan Besley (2012)
1. Control Environment
Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, dan
prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen puncak,
para direktur dan pemilik dari suatu entitas mengenai pengendalian
internal dan pentingnya pengendalian internal bagi entitas itu. Tanpa suatu
lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen lainnya tidak
mungkin menghasilkan pengendalian internal yang efektif. Pengendalian
lingkungan yang lemah mencerminkan kelemahan komponen lain di
dalamnya. Jika para manajemen menganggap pengendalian penting, maka
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
10
Universitas Indonesia
seluruh karyawan akan menganggap hal yang sama dan merespon dengan
melaksanakan prosedur pengendalian dengan baik juga.
Pengendalian ini merupakan sebuah dasar dalam menentukan
arahan organisasi dan mempengaruhi kesadaran orang-orang di dalamnya.
Lingkungan pengendalian tersebut mencakup hal-hal berikut:
Integrity and ethical value
Commitment to competence
Board of Director or Audit Committee participation
Managements philosophy and operating style
Organizational structure
Human resource policies and practices
2. Risk Assessment
Penilaian risiko merupakan identifikasi dan analisa manajemen
terhadap risiko relevan yang mungkin timbul dalam hubungannya dengan
penyusunan laporan keuangan. Komponen ini membentuk dasar
bagaimana risiko dikelola. Ketika manajemen sudah mengidentifikasi
risiko, kemudian mengestimasikan seberapa besar tingkat signifikansi dari
risiko, menilai dan membandingkan dengan risiko-risiko yang pernah ada,
maka pada akhirnya manajemen akan mengembangkan tindakan spesifik
yang perlu untuk diambil guna mengurangi risiko sampai batas yang bisa
diterima oleh perusahaan.
3. Control Activities
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang
dibuat manajemen untuk meminimalisasi risiko kesalahan dan kecurangan
dalam mencapai tujuan perusahaan. Banyak aktivitas pengendalian yang
bisa dijalankan oleh perusahaan baik bersifat manual atau pengendalian
otomatis. Aktivitas pengendalian umumnya dikategorikan menjadi lima
tipe yaitu:
Adequate separation of duties
Proper authorization of transactions and activities
Adequate documents and records
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
11
Universitas Indonesia
Physical control over assets and records
Independent checks on performance
4. Information and Communication
Tujuan sistem informasi dan komunikasi suatu entitas adalah untuk
mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi dari perusahaan dan
untuk memelihara akuntabilitas terhadap aset yang terkait.
5. Monitoring
Aktivitas pengawasan merupakan penilaian manajemen secara
periodik mengenai pengendalian internal perusahaan untuk menentukan
apakah masih berfungsi secara efektif atau perlu diadakan peningkatan dan
perbaikan. Informasi yang dinilai dalam pengawasan bisa berasal dari
berbagai sumber, termasuk pemahaman terhadap pengendalian internal
yang ada, laporan auditor internal, laporan oleh regulator seperti laporan
bank, umpan balik dari bagian operasi dan pengaduan dari konsumen.
2.3 Definisi Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah kesatuan dari bagian-bagian yang berfungsi bersama untuk
mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah sesuatu yang memiliki arti dan
berguna bagi yang memerlukannya. Akuntansi adalah proses pengumpulan dan
pencatatan data untuk kemudian dilaporkan kepada pihak-pihak berkepentingan
terhadap perusahaan mengenai aktivitas ekonomi. Menurut Romney dan Steinbart
(2012), Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang berfungsi untuk
mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan
informasi yang berguna ketika proses pengambilan keputusan. Wilkinson, et al.
(2000), mengatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah struktur
yang disatukan dalam sebuah kesatuan, seperti perusahaan yang mempekerjakan
sumber daya fisik dan komponen lainnya, untuk mengubah data-data ekonomi
menjadi informasi akuntansi dengan tujuan memenuhi kebutuhan informasi
penggunanya. Sementara Bodnar dan Hopwood (2001) mendefinisikan Sistem
Informasi Akuntansi sebagai kumpulan sumber data seperti manusia dan peralatan
yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi dan informasi ini
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
12
Universitas Indonesia
dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan. Kieso, Weygandt dan
Warfield (2011) mengatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem
pengumpulan dan pemrosesan data-data transaksi serta penyebaran informasi
keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Faktor-faktor yang membentuk
sistem ini adalah lingkungan bisnis, jenis transaksi yang dilakukan, ukuran besar
kecilnya perusahaan, volume data yang harus diproses, serta tingkat kebutuhan
informasi yang diinginkan pihak manajemen dan pihak lain.
2.4 Definisi dan Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran
Menurut Romney dan Steinbart (2012), siklus pengeluaran adalah suatu
bentuk aktivitas bisnis dan data proses operasi yang berulang yang berhubungan
dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus ini
adalah untuk meminimalisasi total biaya yang dikeluarkan serta mengatur
persediaan, supplies, dan jasa-jasa yang dibutuhkan organisasi.
Secara keseluruhan, siklus pengeluaran dapat dilihat pada gambar 2.2
berikut ini :
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
13
Universitas Indonesia
Gambar 2.2 Data Flow Diagram Siklus Pengeluaran
Sumber : Romney dan Steinbart (2012)
Menurut Romney dan Steinbart (2012), terdapat empat aktivitas bisnis
utama yang dilakukan dalam siklus pengeluaran, yaitu :
2.4.1 Ordering Materials, Supplies, and Services
Tahap pertama dalam siklus pengeluaran adalah proses pemesanan
material, supplies dan jasa. Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian
dalam tahap ini adalah memastikan bahwa seluruh pembelian telah diotorisasi
pada waktu yang dibutuhkan secara tepat waktu dan dihitung berdasarkan
Economic Order Quantity (EOQ).
Pada tahap ini, yang pertama kali harus dilakukan adalah mengidentifikasi
apa, kapan, dan berapa jumlah barang yang akan dibeli. Pendekatan tradisional
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
14
Universitas Indonesia
untuk mengendalikan persediaan bertujuan untuk menjaga persediaan agar proses
produksi dapat berlanjut tanpa adanya gangguan bahkan ketika jumlah persediaan
lebih banyak dari yang diekspetasi ataupun jika supplier telat dalam melakukan
pengiriman. Pendekatan ini disebut pendekatan Economic Order Quantity (EOQ)
yang digunakan untuk menghitung berapa jumlah barang yang akan dipesan dan
reorder point akan menunjukkan secara spesifik kapan harus melakukan
pemesanan. Kebutuhan untuk melakukan pembelian bisa berasal dari siklus
produksi, bagian persediaan ataupun departemen lainnya. Kebutuhan untuk
membeli barang akan menghasilkan dibuatnya Purchase Request yang diotorisasi
dan disetujui sesuai dengan level otorisasi yang ada.
Setelah Purchase Request disetujui, maka selanjutnya dilakukan
identifikasi dari supplier mana barang atau jasa dipesan. Terdapat beberapa faktor
penting dalam memilih supplier, yaitu harga, kualitas material dan ketergantungan
dalam melakukan pesanan. Ketika suatu supplier sudah dipilih, maka identitas
dari supplier tersebut harus tercatat di dalam supplier master file untuk mencegah
pengulangan kembali terhadap proses pemilihan supplier ketika akan melakukan
pemesanan yang sama. Daftar alternatif supplier yang potensial juga harus
dipelihara karena mungkin saja terjadi supplier utama kehabisan persediaan
barang untuk menyediakan barang yang dibutuhkan perusahaan. Setelah
melakukan pemilihan supplier, maka dibuatlah Purchase Order yang akan
ditujukan kepada supplier serta copy dari Purchase Order akan dikirimkan kepada
divisi pembeli.
Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah
sebagai berikut :
Purchase Requisition (PR)
Merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang.
Dokumen ini dibuat oleh pengguna dan diotorisasi oleh manajer terkait.
Dalam Purchase Requisition dapat diketahui barang atau jasa yang
diinginkan, spesifikasi barang atau jasa terkait, kuantitas yang diinginkan,
harga per unit, dan lainnya.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
15
Universitas Indonesia
Purchase Order (PO)
Merupakan dokumen yang disiapkan oleh bagian pembelian untuk
melakukan pembelian barang atau jasa yang akan ditujukan kepada
supplier.
New Supplier Form
Merupakan formulir yang digunakan untuk menyeleksi pemasok baru.
Dokumen ini menunjukkan data-data pemasok, seperti : harga yang
ditawarkan, jenis-jenis barang atau jasa yang ditawarkan, pengalaman
pemasok, kebijakan kredit, dan refrensi-refrensi lainnya.
Request for Proposal
Dokumen ini digunakan dalam prosedur penawaran kompetitif dalam
memilih pemasok. Dalam Request for Proposal ini dapat dilihat barang
atau jasa yang dibutuhkan, serta harga dan kebijakan-kebijakan yang
komparatif, seperti jangka waktu pembayaran.
2.4.2 Receiving and Storing Goods
Penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan merupakan tahap
kedua dari siklus pengeluaran. Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan
pengendalian pada tahap ini adalah memastikan seluruh barang yang diterima
telah diverifikasi sehingga jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan dalam
kondisi yang baik untuk pengadaan barang serta memastikan seluruh jasa
diotorisasi sebelum dilaksanakan dan diawasi sehingga pelaksanaannya benar-
benar dilakukan untuk pengadaan jasa.
Bagian gudang akan menerima barang dari supplier beserta packing slip
dan invoice. Setelah menerima barang, bagian gudang akan melakukan inspeksi
barang untuk menyesuaikannya dengan Purchase Order. Setelah dilakukan
inspeksi, bagian gudang harus membuat Receiving Report. Receiving Report yang
terbentuk akan dikirimkan ke bagian penyimpanan persediaan di gudang dan
bagian akuntansi. Seandainya terjadi kasus barang yang rusak, maka disiapkanlah
dokumen Debit Memo oleh bagian akuntansi untuk mencatat penyesuaian apakah
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
16
Universitas Indonesia
barang dikembalikan atau terjadi pengurangan harga terhadap barang yang
dipesan.
Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah
sebagai berikut :
Receiving Report (RR)
Merupakan dokumen yang menunjukkan bahwa barang yang dipesan oleh
perusahaan sudah dikirimkan oleh supplier dan sudah diterima oleh pihak
gudang.
Invoice
Merupakan sejumlah tagihan yang diberikan oleh supplier atas pembelian
yang dilakukan. Dalam invoice ini terdapat jumlah yang seharusnya
dibayarkan oleh perusahaan kepada supplier, biaya barang yang
disesuaikan dengan pajak terkait, seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
atau Pajak Penghasilan Pasal 23 (PPh 23), nomor rekening kemana
pembayaran harus dikirimkan, serta informasi lainnya.
Debit Memorandum
Merupakan suatu surat yang dikeluarkan perusahaan apabila akan
melakukan pengembalian barang kepada pemasok yang disebabkan barang
rusak, cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.
Packing Slip
Merupakan dokumen tanda bukti pengiriman barang yang memuat nama
dan jenis barang yang dibeli beserta kuantitasnya. Packing Slip diotorisasi
oleh supplier dan bagian penerimaan barang di gudang.
2.4.3 Approving Supplier Invoices Tahap ketiga dalam siklus pengeluaran adalan menyetujui tagihan supplier
untuk proses pembayaran. Menurut Wilkinson, et al. (2000), terdapat lima tujuan
pengendalian pada tahap ini, yaitu :
Seluruh tagihan supplier diverifikasi secara tepat waktu dan disesuaikan
dengan barang atau jasa yang diterima.
Seluruh potongan pembelian yang tersedia diidentifikasi.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
17
Universitas Indonesia
Seluruh bentuk pengembalian barang dari pembelian diotorisasi dan
dicatat secara akurat berdasarkan jumlah aktual pengembalian barang.
Seluruh transaksi pembelian secara kredit dan pengeluaran kas di-posting
ke akun supplier yang sesuai pada buku A/P.
Seluruh pencatatan akuntansi dan persediaan telah diamankan.
Kewajiban untuk melakukan pembayaran terjadi saat barang diterima.
Bagian Akuntansi Hutang harus mengotorisasi pembayaran hanya pada barang
dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima sehingga bertanggung jawab
untuk menyesuaikan tagihan supplier dengan Purchase Order dan Receiving
Report yang sesuai.
Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah
sebagai berikut :
Disbursement Voucher
Merupakan dokumen dalam sistem pembayaran yang mengakumulasi
pembayaran atau tagihan pemasok.
2.4.4 Cash Disbursement Tahap terakhir dalam siklus pengeluaran adalah proses pembayaran.
Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian pada tahap ini adalah
memastikan seluruh pengeluaran kas dicatat secara akurat dan lengkap.
Proses pembayaran dilakukan oleh kasir dan kemudian akan dilaporkan
kepada treasurer. Pemisahan fungsi antara kasir yang bertanggung jawab
melakukan otorisasi pembayaran dengan bagian Akuntansi Hutang yang
melakukan pencatatan hutang merupakan suatu bentuk pengawasan. Pembayaran
akan dilakukan ketika bagian Akuntansi Hutang mengirimkan disbursement
voucher kepada kasir dan pembayaran akan dilakukan dengan menggunakan
disbursement check.
Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah
sebagai berikut :
Disbursement Check
Merupakan cek yang digunakan perusahaan untuk melakukan pengeluaran
uang.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
18
Universitas Indonesia
2.5 Risiko yang Mungkin Terjadi dan Prosedur Pengendalian pada Siklus
Pengeluaran
Dalam mencapai tujuan suatu siklus bisnis, perusahaan akan menghadapi
banyak risiko. Berikut ini akan dibahas risiko apa saja yang terjadi dalam siklus
pengeluaran serta bagaimana prosedur pengendalian yang sesuai untuk mengatasi
risiko tersebut menurut Romney dan Steinbart (2012). Pembahasan ini akan
melingkupi empat aktivitas bisnis yang telah dibahas sebelumnya. Secara ringkas,
risiko yang mungkin terjadi serta prosedur pengendaliannya dapat dilihat pada
lampiran 1.
2.5.1 Ordering Materials, Supplies and Services Tujuan dari proses pembelian ini adalah untuk meminimalisasi biaya
berkaitan dengan mengatur persediaan yang mencukupi untuk semua proses
bisnis. Risiko yang mungkin terjadi dari tahap ini serta alternatif pengendalian
yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :
a. Pencatatan persediaan yang tidak akurat
Salah satu risiko yang dihadapai pada tahap ini adalah pencatatan
persediaan yang tidak akurat yang dapat mengakibatkan habisnya
persediaan yang selanjutnya mengakibatkan kehilangan penjualan. Metode
perpetual inventory dapat diterapkan untuk memastikan informasi tentang
jumlah persediaan yang terdapat di gudang. Untuk mengurangi kesalahan
pada saat memasukkan data persediaan pada metode perpetual inventory,
sebaiknya input data secara manual dihindari dan diganti dengan
menggunakan teknologi infomasi untuk memastikan keakuratan data.
Misalnya dengan menggunakan metode Bar-coding, namun masih
mungkin terjadi kesalahan karena jumlah kuantitas barang akan
dimasukkan ke sistem secara manual. Penggunaan teknologi Radio-
frequency Identification (RFID) akan lebih efisien dibandingkan dengan
metode Bar-coding karena RFID tidak memerlukan orang untuk memindai
bar code setiap produk kepada mesin pembaca. Meskipun demikian,
teknologi RFID memerlukan biaya lebih mahal dibandingkan dengan
metode Bar-coding dan tidak dapat diterapkan pada setiap jenis produk,
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
19
Universitas Indonesia
misalnya produk liquid. Perhitungan fisik secara periodik merupakan salah
satu pengendalian yang penting untuk membandingkan antara total
persediaan di gudang dengan pencatatan pada sistem.
b. Memesan barang-barang yang tidak dibutuhkan
Risiko yang selanjutnya adalah memesan barang-barang yang tidak
dibutuhkan yang dapat mengakibatkan tingginya biaya pembelian dan
kegagalan untuk mendapatkan diskon volume yang tersedia. Pencatatan
yang akurat pada metode perpetual inventory dapat memastikan validitas
dari permintaan pembelian yang secara otomatis dihasilkan oleh
pengendalian pada sistem. Permasalahan selanjutnya adalah kemungkinan
terjadinya pembelian barang yang sama namun dari divisi yang berbeda
sehingga fungsi yang tersentralisasi dalam proses pembelian perlu untuk
diterapkan. Selain itu, supervisor harus melakukan review dan menyetujui
setiap PR yang terbentuk.
c. Membeli barang pada saat harga tinggi
Risiko selanjutnya adalah membeli barang pada saat harga tinggi
dimana dapat menyebabkan total biaya menjadi semakin tinggi karena
biaya pembelian barang mendapat porsi paling besar dari total biaya
produksi manufaktur. Oleh karena itu, perusahaan berusaha untuk
mengamankan harga terbaik terhadap barang-barang yang dibeli. Adanya
daftar harga untuk barang yang sering dibeli yang disimpan di dalam
sistem dan dikonsultasikan ketika akan membuat pesanan merupakan
sebuah pengendalian agar perusahaan tidak membayar terlalu banyak
untuk suatu barang yang dibeli. Untuk barang khusus dengan biaya yang
tinggi dapat dilakukan competitive bidding dimana penawaran tertulis dari
supplier harus diminta oleh perusahaan. Pengendalian anggaran juga
sangat membantu dalam mengendalikan beban pembelian. Pembelian
harus dibebankan kepada akun divisi pembeli yang bertanggung jawab
menyetujui permintaan pembelian. Selain itu, pengendalian anggaran juga
dapat dilakukan dengan membandingkan biaya aktual dengan anggaran,
jika terdapat deviasi yang cukup signifikan, maka harus diambil tindakan
investigasi (Management by Exception).
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
20
Universitas Indonesia
d. Membeli barang dengan kualitas rendah
Dalam upaya untuk mendapatkan harga paling rendah, risiko yang
mungkin terjadi adalah membeli barang dengan kualitas rendah. Hal
tersebut dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dan
menimbulkan total biaya yang tinggi. Perusahaan harus mencari tahu
supplier mana yang menyediakan barang dengan kualitas terbaik dengan
harga yang kompetitif dengan melakukan pemeriksaan dan pemantauan
kualitas produk dari supplier. Pengendalian lainnya adalah membuat daftar
supplier yang telah disetujui dan diyakini memberikan barang dengan
kualitas terbaik. Setiap pembelian kepada supplier yang baru harus
dilakukan review dan diberikan persetujuan oleh supervisor.
e. Supplier yang tidak dapat diandalkan
Risiko selanjutnya adalah supplier yang tidak dapat diandalkan
sehingga juga dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dan
menimbulkan total biaya yang tinggi. Memilih supplier yang memiliki
sertifikasi mutu, misalnya ISO 9000, merupakan salah satu bentuk
pengendalian yang dapat dilakukan. Namun, sistem informasi akuntansi
juga harus dirancang untuk dapat melihat dan melacak informasi tentang
kinerja supplier. Misalnya sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
dikonfigurasikan untuk dapat menghasilkan laporan secara otomatis
mengenai PO yang belum dikirimkan dalam jangka waktu yang sudah
dijanjikan.
f. Membeli dari supplier yang tidak terotorisasi
Risiko membeli dari supplier yang tidak terotorisasi dapat
menimbulkan banyak masalah. Barang yang dibeli dari supplier tersebut
memiliki kemungkinan berkualitas rendah atau memiliki harga yang
tinggi. Selain itu, risiko ini juga dapat menimbulkan masalah hukum,
apabila melakukan transaksi bisnis terhadap supplier illegal. Oleh karena
itu, semua PO harus di-review untuk memastikan pembelian hanya
dilakukan kepada supplier yang telah disetujui. Pemeliharaan daftar
supplier yang sudah disetujui penting untuk dilakukan dan sistem harus
dikonfigurasi agar pembelian hanya dapat dilakukan kepada supplier yang
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
21
Universitas Indonesia
disetujui. Penggunaan pengendalian spesifik dari Electronic Data
Interchange (EDI), seperti penggunaan user IDs, password, dapat
membatasi otorisasi personal agar hanya dapat mengakses hal-hal yang
memang tanggung jawabnya.
g. Kickbacks
Kickbacks adalah hadiah atau bingkisan yang diberikan supplier ke
agen-agen pembelian untuk mempengaruhi pemilihan pada supplier mana
barang akan dibeli. Risiko ini dapat mengakibatkan munculnya
subjektivitas bagian pembelian dalam memilih supplier mana saja yang
akan menyalurkan barang kebutuhan perusahaan. Untuk kickback yang
memiliki pengertian ekonomi, supplier harus menemukan beberapa cara
untuk memulihkan uang yang dihabiskan untuk suap kepada pembeli. Hal
ini biasanya dilakukan dengan menggelembungkan harga pembelian
selanjutnya atau mengganti barang pembelian dengan yang berkualitas
rendah. Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan harus melarang
bagian pembelian menerima hadiah dari supplier sehingga perlu
diadakannya pelatihan terhadap karyawan dalam hal ini, melakukan rotasi
pekerjaan dan mewajibkan karyawan untuk mengambil liburan sejenak.
2.5.2 Receiving and Storing Goods Tujuan dari fungsi ini adalah melakukan verifikasi penerimaan pesanan
persediaan dan mengamankan persediaan terhadap kehilangan atau pencurian.
Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif pengendalian yang
dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :
a. Menerima barang yang tidak dipesan
Risiko menerima barang yang tidak dipesan dapat menimbulkan
penambahan biaya ketika harus membongkar barang yang dikirimkan,
menyimpan dan mengirimkan kembali barang tersebut. Pengendalian
paling baik untuk mengurangi risiko tersebut adalah memerintahkan
bagian penerimaan barang untuk menerima barang yang dilengkapi
dengan salinan PO yang telah disetujui sehingga bagian penerimaan
barang membutuhkan akses kepada PO yang outstanding.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
22
Universitas Indonesia
b. Kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.
Melakukan kesalahan dalam menghitung barang yang diterima
dapat mempengaruhi akurasi pencatatan dengan metode perpetual
inventory sehingga harus dipastikan bahwa perusahaan hanya membayar
untuk barang yang benar-benar telah diterima. Sebagai salah satu
pengendalian yang dapat dilakukan adalah tidak memberi tahu bagian
penerimaan jumlah barang yang dipesan. Oleh karena itu, perusahaan
harus mengkomunikasi dengan jelas kepada bagian penerimaan barang
akan pentingnya perhitunggan penerimaan barang secara hati-hati dan
akurat. Selain itu, perusahaan harus meminta karyawan bagian penerimaan
untuk menandatangani Receiving Receipt. Beberapa perusahaan
memberikan insentif kepada karyawan yang menemukan perbedaan
kuantitas antara packing slip dengan jumlah barang aktual berdasarkan
hasil perhitungan fisik. Penggunaan metode Bar-code atau RFID juga
dapat meminimalisasi risiko dalam menghitung barang yang diterima.
c. Verifikasi penerimaan jasa
Perbedaan prosedur dibutuhkan dalam mengendalikan pembelian
jasa. Tantangan utama dalam hal ini adalah memastikan bahwa pengadaan
jasa benar-benar telah dilakukan dan hal ini memang sulit untuk
dipastikan. Salah satu pengendaliannya adalah menunjuk seorang
supervisor yang bertanggung jawab terhadap semua biaya yang
dibebankan kepada departemen terkait. Supervisor diperlukan untuk
mengakui penerimaan jasa dan biaya terkait kemudian akan di bebankan
ke akun dimana dia bertanggung jawab. Selain itu, penting untuk
dilakukannya perbandingan biaya aktual dengan anggaran secara rutin
untuk menginvestigasi apabila terjadi perbedaan biaya.
d. Pencurian barang persediaan
Risiko pencurian barang persediaan dapat mengakibatkan
hilangnya persediaan yang dapat merugikan perusahaan. Untuk mengatasi
risiko ini dapat dilakukan beberapa prosedur pengendalian. Pertama,
persediaan harus disimpan pada lokasi yang aman dengan akses yang
terbatas. Kedua, seluruh pemindahan persediaan harus didokumentasikan
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
23
Universitas Indonesia
sehingga bagian penerimaan dan bagian penyimpanan mengetahui akan
adanya pemindahan persediaan. Pendokumentasian tersebut juga harus
dilakukan ketika ingin melakukan pemindahan barang persediaan dari
bagian penyimpanan kepada bagian produksi. Ketiga, penting untuk
dilakukannya perhitungan fisik persediaan yang dimiliki dan
membandingkannya dengan pencatatan persediaan secara periodik.
Terakhir, perlunya pemisahan tanggung jawab antara bagian penerimaan
dan penyimpanan persediaan.
2.5.3 Approving Supplier Invoices Tujuan tahap ini adalah memastikan perusahaan membayar hanya pada
barang dan jasa yang dipesan dan diterima. Risiko yang mungkin timbul dari
tahap ini serta alternatif pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya
adalah sebagai berikut :
a. Gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier
Risiko gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier dapat
terjadi karena adanya perbedaan antara kuota dengan harga yang
dibebankan atau terjadinya salah hitung terhadap jumlah tagihan. Untuk
menghindari hal tersebut, maka penting untuk dilakukannya pengecekan
keakuratan tagihan supplier serta harga dan kuantitas barang pada tagihan
harus dibandingkan dengan Purchase Order dan Receiving Receipt yang
sesuai.
b. Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang
Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang dapat
mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam pelaporan keuangan dan
kinerja perusahaan yang selanjutnya dapat mengakibatkan kesalahan
dalam pengambilan keputusan. Pengendalian data entry dan pemrosesan
data sangat dibutuhkan untuk mencegah risiko ini. Pengendalian lain yang
dapat dilakukan adalah membandingkan saldo akun supplier sebelum dan
sesudah cek diproses dengan tagihan yang sedang diproses serta saldo
akun supplier dibandingkan secara periodik dengan jumlah akun hutang di
buku besar.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
24
Universitas Indonesia
2.5.4 Cash Disbursement Tujuan pada tahap ini adalah organisasi harus mengamankan kas
perusahaan. Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif
pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :
a. Membayar untuk barang yang tidak diterima
Risiko ini dapat mengakibatkan terjadinya pengurangan kas secara
sia-sia atau terjadinya kesalahan perhitungan persediaan. Pengendalian
yang paling baik untuk mencegah hal tersebut adalah membandingkan
kuantitas barang pada tagihan supplier dengan kuantitas yang dimasukkan
pada sistem oleh bagian persediaan yang menerima pemindahan barang
persediaan dari bagian penerimaan. Beberapa perusahaan mengharuskan
bagian persediaan untuk melakukan verifikasi terhadap Receiving Receipt
sebelum dokumen tersebut digunakan sebagai dokumen pendukung
pembayaran tagihan supplier. Melakukan verifikasi terhadap pengadaan
jasa akan lebih sulit dilakukan apabila hanya dilakukan berdasarkan
tagihan supplier. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan bergantung
pada pengendalian anggaran dan melakukan review secara akurat terhadap
beban-beban dari setiap departemen untuk menunjukkan potensi
kecurangan yang perlu diinvestigasi lebih lanjut.
b. Gagal dalam mengambil diskon pembelian
Risiko ini dapat mengakibatkan perusahaan harus mengeluarkan
uang lebih banyak untuk mendapatkan barang dalam jumlah besar. Salah
satu pengendalian yang dapat dilakukan adalah pengajuan tagihan dengan
tanggal jatuh tempo untuk mendapat diskon. Tagihan yang telah disetujui
harus dilengkapi dengan tanggal jatuh tempo dan sistem harus dirancang
untuk dapat melacak tagihan yang telah jatuh tempo dan dapat mencetak
daftar semua tagihan yang outstanding secara periodik. Anggaran arus kas
yang menunjukkan arus kas masuk yang diekpetasi dan komitmen yang
masih outstanding juga dapat membantu perusahaan membuat
perencanaan dalam memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
25
Universitas Indonesia
c. Membayar tagihan yang sama dua kali
Risiko ini dapat mempengaruhi kebutuhan arus kas dan terjadi
pencatatan keuangan yang tidak sesuai. Hal ini terjadi dengan berbagai
cara, misalnya terdapat duplikat invoice yang dikirim setelah cek
perusahaan dikirimkan ke supplier. Pengendalian yang dapat dilakukan
adalah memastikan bahwa tagihan yang akan dibayar adalah hanya tagihan
yang dilengkapi dengan invoice asli dan dokumen pendukung lainnya
seperti Purchase Order dan Receiving Receipt serta membatalkan semua
dokumen pendukung saat pembayaran telah dilakukan.
d. Pencurian kas
Kas merupakan asset paling likuid yang sangat mudah untuk
disalahgunakan. Pencurian kas dapat mengakibatkan kerugian perusahaan.
Pengendalian yang dapat dilakukan adalah terdapatnya pemisahan
tanggung jawab antara bagian yang melakukan verifikasi tagihan dengan
bagian yang melakukan pembayaran. Selain itu penting untuk
dilakukannya pembatasan akses ke kas dan cek kosong serta
penandatanganan cek oleh dua otorisasi untuk jumlah yang lebih banyak.
Pengendalian lainnya adalah seseorang yang independen dari prosedur
pembayaran melakukan rekonsiliasi dengan akun bank. Pengendalian ini
menyediakan pengecekan akurat secara independen dan mencegah
seseorang dari penggelapan kas dan kemudian menyembunyikan
pencurian dengan menyesuaikan bank statement. Akses terhadap supplier
master file harus dibatasi dan setiap perubahan yang terjadi pada supplier
master file harus di-review secara akurat dan harus terdapat persetujuan
atas perubahan tersebut. Hal penting lainnya yang perlu dilakukan adalah
membatasi kemampuan sistem yang dapat membuat supplier dan
memproses tagihan kepada supplier tersebut dalam satu waktu sehingga
karyawan tidak bisa membuat supplier baru dan langsung menerbitkan cek
untuk supplier tersebut.
e. Penyalahgunaan cek
Penyalahgunaan cek dapat mengakibatkan pengeluaran cek untuk
supplier fiktif. Pengendalian yang perlu dilakukan adalah melindungi
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
26
Universitas Indonesia
mesin pencetak cek dan membatasi akses kepadanya serta menggunakan
tinta khusus pada saat mencetak cek. Melakukan rekonsiliasi bank
merupakan pengendalian paling penting untuk mendeteksi penipuan cek.
f. Permasalahan arus kas
Penting untuk dilakukannya perencanaan dan pengawasan
pengeluaran untuk mencegah permasalahan arus kas. Permasalahan arus
kas dapat mengakibatkan tingginya arus kas keluar dibandingkan dengan
arus kas masuk perusahaan. Oleh karena itu, anggaran arus kas merupakan
pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko ini. Anggaran arus kas
menunjukkan arus kas masuk yang diekpetasi dan komitmen yang masih
outstanding untuk membantu perusahaan membuat perencanaan dalam
melakukan pembayaran supplier.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
27 Universitas Indonesia
Bab 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Profil Umum KAP Aryanto, Amir Jusuf, dan Mawar & Saptoto (RSM AAJ)
RSM AAJ didirikan oleh Amir Abadi Jusuf pada tahun 1985. Kantor pusat
RSM AAJ bertempat di Gedung Plaza ABDA lantai 10-11, Jl. Jenderal Sudirman
kav.59 Jakarta. RSM AAJ memiliki kantor cabang yang terletak di kota Surabaya.
RSM AAJ telah beberapa kali mengalami pergantian nama, saat ini nama resmi
sesuai dengan izin usaha dari menteri keuangan adalah KAP Aryanto, Amir Jusuf,
Mawar, dan Saptoto.
RSM AAJ adalah anggota dari RSM internasional, salah satu dari jaringan
independent accounting and consulting firms terbesar di dunia, yang memiliki
lebih dari 25.000 tenaga profesional dari 662 kantor yang berada di lebih dari 64
negara di dunia. Afiliasi Kantor Akuntan Publik (KAP) Aryanto, Amir Jusuf, dan
Mawar & Saptoto dengan RSM membuat KAP ini secara tidak langsung
meningkatkan kualitas serta kinerja KAP dalam kaitannya dengan jasa yang
diberikan kepada klien.
Lebih dari 20 tahun RSM AAJ beroperasi dan melayani klien dalam
berbagai lini jasa bisnis dan keuangan. RSM AAJ menyediakan banyak jenis jasa
yang dapat membantu proses bisnis perusahaan. Jasa yang disediakan oleh RSM
AAJ antara lain adalah sebagai berikut:
a. Jasa Akuntansi dan Administrasi
Jasa ini mencakup jasa pembukuan dan penyusunan laporan keuangan baik
interim maupun tahunan, jasa analisa laporan keuangan, dan juga jasa
administrasi gaji.
b. Tax Advisory Service
Jasa ini mencakup jasa konsultasi perpajakan serta kepatuhan terhadap
peraturan perpajakan.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
28
Univeritas Indonesia
c. Business Establishment & Corporate Secretarial Services
Jasa ini mencakup konsultasi bagi pihak yang ingin mendirikan bisnis di
Indonesia serta kepatuhan perusahaan terhadap peraturan-peraturan yang
berlaku di Indonesia.
d. Audit & Assurance Service
Jasa ini mencakup audit umum atas laporan keuangan, audit umum atas
laporan keuangan, audit dengan tujuan khusus, review and compliance, jasa
atestasi serta due diligence.
e. Transaction Support & Capital Market Services
Jasa ini mencakup jasa solusi bisnis, pre-IPO advisory, valuation capital
market, dan jasa lainnya.
f. Risk & Internal Audit Advisory Services
Jasa ini mencakup jasa konsultasi corporate governance, internal auditor
outsourcing, Internal Control & Sarbanes-Oxley Advisory, risk management
advisory, information tchnology assurance advisory, serta pengembangan
sistem dan prosedur.
g. International Financial Reporting Standards (IFRS) Services
Jasa ini mencakup jasa konversi IFRS, due diligence in an IFRS environment,
audit laporan keuangan berstandar IFRS, serta pelatihan IFRS.
Core bussines RSM AAJ adalah jasa audit, karena mayoritas klien RSM
AAJ yang bekerjasama dengannya menggunakan jasa audit and assurance. Daftar
klien RSM AAJ meliputi klien domestik dan internasional dalam pembiayaan
sektor manufaktur, industri jasa, perusahaan milik negara, dan organisasi
organisasi non-profit.
3.2 Profil Umum Perusahaan Klien (PT ABC)
PT ABC merupakan salah satu perusahaan penghasil semen terkemuka di
Indonesia yang didirikan pada tanggal 18 Maret 1910 yang merupakan pabrik
semen pertama di Indonesia. PT ABC mulai berproduksi dengan kapasitas 22.900
ton per tahun dan pernah mencapai produksi sebesar 170.000 ton pada tahun 1939
yang merupakan produksi tertinggi pada waktu itu. Berdasarkan Surat Menteri
Keuangan Republik Indonesia, Pemerintah melakukan konsolidasi atas tiga Pabrik
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
29
Univeritas Indonesia
semen milik Pemerintah yaitu PT ABC, PT DEF dan PT GHI, yang terealisir pada
tanggal 15 September 1995, sehingga saat ini PT ABC berada dibawah PT GHI
Tbk. (GHI Group).
3.2.1 Profil Produk PT ABC
PT ABC menghasilkan beberapa jenis produk semen unggulan di masing-
masing kelas dan spesifikasinya, antara lain:
Semen Portland Type I
Dipakai untuk keperluan konstruksi umum yang tidak memakai persyaratan
khusus terhadap panas hidrasi dan kekuatan tekan awal.
Semen Portland Type II
Dipakai untuk konstruksi bangunan dari beton massa yang memerlukan
ketahanan sulfat dan panas hidrasi sedang, misalnya bangunan dipinggir laut,
bangunan dibekas tanah rawa, dan saluran irigasi.
Semen Portland Type III
Dipakai untuk konstruksi bangunan yang memerlukan kekuatan tekan awal
tinggi pada fase permulaan setelah pengikatan terjadi, misalnya untuk
pembuatan jalan beton, dan bangunan-bangunan tingkat tinggi.
Semen Portland Type V
Dipakai untuk konstruksi bangunan-bangunan pada tanah/air yang
mengandung sulfat melebihi 0,20 % dan sangat cocok untuk instalasi
pengolahan limbah pabrik, konstruksi dalam air, jembatan, terowongan,
pelabuhan, dan pembangkit tenaga nuklir.
Super Masonry Cement
Semen ini dapat digunakan untuk konstruksi perumahan gedung, jalan dan
irigasi. Dapat juga digunakan untuk bahan baku pembuatan genteng beton,
hollow brick, paving block, tegel dan bahan bangunan lainnya.
Oil Well Cement (OWC), Class G-HSR (High Sulfate Resistance)
Merupakan semen khusus yang digunakan untuk pembuatan sumur minyak
bumi dan gas alam dengan konstruksi sumur minyak bawah permukaan laut
dan bumi.
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
30
Univeritas Indonesia
Portland Composite Cement (PCC)
Semen ini memenuhi persyaratan mutu Portland Composite Cement SNI 15-
7064-2004. Dapat digunakan secara luas untuk konstruksi umum pada semua
beton.
Super "Portland Pozzolan Cement" (PPC)
Semen yang memenuhi persyaratan mutu semen Portland Pozzoland SNI 15-
0302-2004 dan ASTM C 595 M-05 s. Dapat digunakan secara luas seperti :
1. Konstruksi beton massa (bendungan, dam dan irigasi)
2. Konstruksi beton yang memerlukan ketahanan terhadap serangan sulfat
(bangunan tepi pantai, tanah rawa).
3. Bangunan/instalasi yang memerlukan kekedapan yang lebih tinggi.
4. Pekerjaan pasangan dan plesteran.
3.2.2 Proses Bisnis PT ABC
PT ABC merupakan salah satu perusahaan produsen semen terkemuka di
Indonesia dan merupakan sebuah perusahaan dengan kepemilikan 99,99%
dimiliki oleh PT GHI Tbk (GHI Group), serta 0,01% dimiliki oleh koperasi
karyawan PT ABC. Adapun GHI Group merupakan sebuah BUMN, dengan
51,01% saham dimiliki oleh Negara Republik Indonesia, 24,90% saham oleh
MNO Pte Ltd., serta 24,09% sisanya dibawah kepemilikan publik.
Berdasarkan laporan dalam laporan tahunan perusahaan, GHI Group
secara kolektif merupakan salah satu market leader dalam pasar produk semen di
Indonesia, dengan kapasitas terpasang riil sebesar 19 juta ton semen pertahun
(dimana 5,9 juta ton diantaranya dipasok oleh PT ABC), serta memiliki
penguasaan sekitar 45% pangsa pasar semen domestik. Selain penjualan di dalam
negeri, Perseroan juga mengekspor ke beberapa negara, antara lain: Timor Leste,
Sri Lanka, Maladewa dan Bangladesh.
Berdasarkan laporan operasi perusahaan, proses utama di pabrik semen
terdiri dari tiga tahapan proses, antara lain:
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
31
Univeritas Indonesia
1. Proses produksi campuran bahan baku
Proses produksi campuran bahan baku memerlukan mill tegak atau mill
jenis tabung sebagai mesin utama untuk grinding dan pengeringan. Bahan
baku yang dimasukkan terdiri dari batu kapur, batu silika, tanah liat, slag
(kerak) tembaga dengan komposisinya masingmasing dan produknya adalah campuran bahan baku. Energi listrik digunakan untuk grinding dan
gas panas (gas buang kiln) digunakan untuk proses pengeringan. Proses ini
menghasilkan debu yang ditampung dengan electrostatic precipitator.
2. Produksi klinker
Alat utama untuk produksi klinker adalah kiln. Proses terdiri dari kalsinasi,
pembentukan klinker pada temperatur 1400 derajat Celsius dan
pendinginan. Bahan yang dimasukkan adalah campuran bahan baku dan
batu bara sebagai bahan bakar. Proses ini mengeluarkan debu klinker yang
ditampung dalam electrostatic precipitators dan udara panas dibuang.
3. Produksi semen
Alat utama untuk produksi semen adalah mill bentuk tabung untuk
menghaluskan klinker dan gypsum. Sistem ini menggunakan listrik untuk
menjalankan alat. Proses ini mengeluarkan debu semen yang ditampung
oleh electrostatic precipitators. Perusahaan dalam kegiatan operasionalnya
utama menghasilkan dua macam produk, semen dan klinker. Semen
merupakan produk utama yang dihasilkan oleh PT ABC berupa campuran
semua bahan baku yang telah dihaluskan hingga berwujud bubuk halus
serta dijual dalam satuan zak. Adapun klinker adalah produk campuran
bahan baku yang telah setengah diproses, namun belum dihaluskan lebih
jauh dan sehingga masih berwujud seperti gumpalan/batuan semen, dan
dijual oleh perusahaan dalam partai besar kepada pembelinya.
Sebagai perusahaan dengan skala besar serta siklus bisnis yang rumit, PT
ABC membutuhkan sebuah sistem yang handal untuk menunjang serta
mengintegrasikan semua siklus kegiatannya. Oleh karena itu, perusahaan
menggunakan SAP sebagai sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
32
Univeritas Indonesia
menangani semua siklus perusahaan, termasuk untuk sistem pencatatan
akuntansinya.
3.2.3 Struktur Organisasi PT ABC
PT ABC memiliki struktur organisasi yang dapat dijabarkan secara
komprehensif seperti pada gambar 3.1 berikut ini :
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT ABC
Sumber : PT ABC (telah diolah kembali)
Berdasarkan struktur organisasi di atas, kita dapat melihat beberapa
departemen pada PT ABC yang memiliki fungsi terkait dalam proses bisnis yang
dilakukan oleh PT ABC. Setiap departemen membawahi beberapa biro,
sedangkan setiap biro dapat membawahi beberapa bidang. Departemen produksi
PT ABC terbagi atas beberapa departemen berdasarkan jenis hasil produksi dari
masing-masing departemen produksi. Dalam proses pemesanan penjualan, PT
ABC memiliki tiga departemen terkait, yaitu :
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
33
Univeritas Indonesia
Departemen Perencanaan dan Pengembangan Pemasaran : berfungsi untuk
melakukan proses perencanaan dan evaluasi pemasaran.
Departemen Penjualan : berfungsi untuk melakukan eksekusi penjualan
termasuk menentukan daerah penjualan dan melakukan pengawasan terhadap
proses penjualan.
Departemen Distribusi dan Transportasi : berfungsi untuk melakukan produksi
kantong semen, melakukan proses pengantongan semen dan melakukan
distribusi penjualan.
Sedangkan departemen terkait dalam siklus pengeluaran adalah sebagai
berikut :
Departemen Perbekalan : berfungsi untuk melakukan perencanaan pembelian
barang persediaan, melakukan proses pengadaan barang atau jasa, mengelola
persediaan perusahaan serta mengelola data supplier.
Departemen Perbendaharaan : berfungsi untuk melakukan verifikasi dokumen
penagihan hutang dan melakukan proses pembayaran.
Departmen Akuntansi : berfungsi untuk melakukan proses pencatatan hutang
kepada supplier.
Gambar 3.2 : Fungsi Terkait Siklus Pengeluaran
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
34
Univeritas Indonesia
Sumber : PT ABC (telah diolah kembali)
Berikut ini penulis akan menjelaskan fungsi terkait dengan siklus
pengeluaran di PT ABC berikut dengan tanggung jawabnya masing-masing.
a. Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan :
Melakukan analisa mengenai ketersediaan persediaan dengan
menggunakan analisa Material Requirements Planning (MRP)
Controller,
Melakukan evaluasi dan verifikasi terhadap jumlah barang persediaan
yang akan dibeli,
Membuat PR untuk barang persediaan dan memastikan PR telah
disetujui sesuai level otorisasi sebelum diajukan ke bagian pengadaan
barang,
Melakukan seleksi terhadap supplier baru,
Menjaga dan memelihara supplier master file, dan
Melakukan evaluasi kinerja supplier.
b. Biro Pengadaan Barang dan Biro Pengadaan Jasa
Melakukan pemilihan supplier melalui proses tender dengan
memberikan penawaran kepada supplier untuk mendapatkan
barang/jasa dengan harga dan kualitas terbaik,
Membuat perjanjian atau kontrak dengan supplier,
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
35
Univeritas Indonesia
Membuat PO dan memastikan PO telah disetujui sesuai dengan level
otorisasi sebelum PO dikirim kepada supplier,
Melakukan komunikasi dengan supplier, misalnya untuk memastikan
barang telah dikirim, dan
Membuat Services Acceptance untuk pengadaan jasa (khusus
dilakukan oleh Biro Pengadaan Jasa).
c. Bidang Penerimaan Barang (berada pada Biro Pengelolaan Persediaan)
Menerima barang yang sudah dikirim oleh supplier dan memeriksa
kelengkapan dokumen pendukung yang menyertainya, seperti : surat
pengantar barang; packing slip; bill of landing; dan dokumen
pendukung lainnya,
Melakukan inspeksi terhadap barang yang dikirim oleh supplier,
Membuat good receipt dan memastikannya telah disetujui oleh pihak-
pihak berwenang,
Membuat transfer slip untuk proses penyimpanan barang, dan
Mengirimkan barang non-persediaan kepada user.
d. Bidang Penyimpanan Barang (berada pada Biro Pengelolaan Persediaan)
Melakukan proses penyimpanan barang persediaan di gudang, dan
Melakukan pencatatan penyimpanan barang persedian pada sistem
SAP modul MM.
e. Bidang Administrasi Perbendaharaan
Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan akurasi terhadap
dokumen penagihan hutang seperti : PO; invoice; faktur pajak;
receiving report; dan dokumen pendukung lainnya.
f. Bidang Pajak dan Asuransi
Melakukan verifikasi akurasi terhadap faktur pajak supplier, dan
Mengarsipkan faktur pajak supplier.
g. Bidang Akuntansi Hutang
Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan akurasi terhadap
dokumen penagihan hutang seperti : PO; invoice; faktur pajak;
receiving report; dan dokumen pendukung lainnya,
Melakukan invoice entry pada sistem SAP,
Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012
-
36
Univeritas Indonesia
Melakukan verifikasi kelengkapan dan akurasi terhadap pencatatan
invoice pada sistem SAP dengan dokumen penagihan hutang,
Melakukan posting akun hutang ke jurnal umum, dan
Membuat reimbursement voucher dan memastikannya telah disetujui
sesuai dengan level otorisasi.
h. Bidang Kas dan Bank
Melakukan verifikasi kelengkapan dan akurasi terhadap
reimbursement voucher dan dokumen penagihan hutang yang terdiri
dari PO; invoice; faktur pajak; receiving report; dan dokumen
pendukung lainnya,
Mel