Www.unlock PDF.com File

127
UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC LAPORAN MAGANG ANGGIE NATHASA MULIASARI 0806391190 FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI DEPOK JANUARI 2012 Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

description

unlock pdf

Transcript of Www.unlock PDF.com File

  • UNIVERSITAS INDONESIA

    ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC

    LAPORAN MAGANG

    ANGGIE NATHASA MULIASARI 0806391190

    FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI

    DEPOK JANUARI 2012

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • UNIVERSITAS INDONESIA

    ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC

    LAPORAN MAGANG

    Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi

    ANGGIE NATHASA MULIASARI 0806391190

    FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI

    DEPOK Januari 2012

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    vi

    KATA PENGANTAR

    Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang tak henti-hentinya

    melimpahkan segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

    laporan magang ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Penulisan laporan magang

    ini dilaksanakan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar

    Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

    Sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan laporan magang ini tanpa bantuan

    dan bimbingan dari berbagai pihak sejak masa awal perkuliahan hingga pada saat

    penyusunan laporan magang ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih

    yang sedalam-dalamnya kepada berbagai pihak yang telah membantu merampungkan

    laporan magang ini. Pada kesempatan ini penulis ingin berterimakasih kepada :

    1. Allah SWT atas semua rahmat dan hidayah-Nya yang diberikan kepada

    penulis sehingga penulis dapat merampungkan laporan magang ini. Besarnya

    limpahan karunia yang telah Dia berikan membuat penulis senantiasa selalu

    bersyukur dan berusaha untuk lebih baik.

    2. Orang tua penulis, Alm. Muliabudi dan Gurmini Pancasari yang telah

    memberikan dukungan terbaik bagi penulis untuk mencapai semua cita-cita.

    Terima kasih untuk semua doa dan motivasi yang luar biasa serta bantuan

    yang tidak ternilai dalam proses pembuatan laporan magang ini. Terima kasih

    penulis sampaikan juga kepada adik penulis, Muhammad Dani Muliaputra

    yang sudah memberikan semangat kepada penulis dalam proses pembuatan

    laporan magang ini.

    3. Keluarga Besar Penulis terutama kepada Ibu, Tante Neng & Om Lautan, Om

    Budi & Tante Fitri yang telah memberikan dorongan dan semangat serta doa

    kepada penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini. Tidak lupa para

    sepupu, Bang Adri & Shinta yang telah memberikan semangat kepada penulis

    hingga pada waktu penulis akan menjalani sidang kelulusan sarjana. Untuk

    Farel, Queen, dan Keanu yang telah menghibur dan menghilangkan kepenatan

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    vii

    penulis pada waktu akan menghadapi deadline hingga sidang kelulusan

    sarjana. Serta para sepupu lainnya yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

    4. Ibu Dyah Setyaningrum selaku selaku dosen pembimbing yang sudah

    bersedia meluangkan waktunya untuk membantu penulis dalam penyusunan

    laporan magang ini. Terima kasih untuk evaluasi dan masukan yang telah

    diberikan.

    5. Ibu Aria Farah Mita dan Ibu Dahlia Sari selaku dosen penguji sidang

    kelulusan sarjana penulis yang telah menyempatkan waktunya untuk menguji

    serta memberikan masukan dan perbaikan dalam laporan magang ini.

    6. Bapak Emil Bachtiar yang telah menyempatkan waktunya untuk memeriksa

    dan memberikan masukan serta perbaikan pada proses pembuatan flowchart

    dari laporan magang ini.

    7. Rosyid Faad Rokhman yang telah memberikan penulis dorongan, semangat,

    masukan, dan motivasi sejak penulis menjalani magang di Padang hingga

    pada waktu akan menjalani sidang kelulusan sarjana. Terima kasih telah

    menemani penulis dalam segala hal, terutama dalam rangka belajar bersama

    menyambut UTS dan UAS hingga pada proses penyusunan laporan magang

    di ruang skripsi dan sampai akhirnya kami berdua telah mendapat gelar

    Sarjana Ekonomi. Terima kasih telah menjadi pendengar yang baik untuk

    penulis di kala suka maupun duka. Terima kasih atas waktu dan pengorbanan

    yang tak ternilai yang telah diberikan kepada penulis.

    8. Tiara Permata Sari dan Ayu Nadia Hanum yang telah memberikan semangat,

    masukan, dan motivasi kepada penulis, tidak hanya dalam proses pembuatan

    laporan magang ini, melainkan juga untuk semua permasalahan yang harus

    dihadapi oleh penulis. Terima kasih telah menjadi teman bercerita hingga

    pendengar yang baik untuk penulis.

    9. Rekan-rekan di RSM AAJ Acossiates terutama pada divisi white. Terima

    kasih kepada Mbak Angela, Pak Raki, Mbak Iswari, Mas Amir, Kak Micol,

    Mbak Nita, Kak Faisal, Yudi, Kak Frans dan rekan lainnya yang bersama-

    sama menjalani proyek ini yang telah membantu penulis selama menjalani

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    viii

    proses magang serta memberikan pengalaman yang tidak terlupakan kepada

    penulis. Tidak lupa teman-teman magang dari FEUI, Era, Wardah, Popon,

    Gary, Erlyn, Hakim, dan Adit yang telah memberikan penulis semangat pada

    saat menjalani proses magang.

    10. PT ABC yang telah bersedia membantu penulis dalam mengumpulkan data

    guna penyusunan laporan magang ini

    11. Keluarga Besar BTA 45, kepada Kak Surkam, Kak Opang, Kak Husnul, dan

    Kak Pram yang telah memberikan semangat dan masukan yang tak ternilai

    untuk penulis. Kepada Bijih, Kak Idho, Kak Aldy, Kak Hary, dan Kak Uti

    yang telah menghibur dan memberikan masukan kepada penulis selama

    penulis mengalami kepenatan dalam proses penyusunan laporan magang ini,

    serta kepada teman-teman pengajar dan binglas lainnya yang tidak bisa

    disebutkan satu per satu.

    12. Tim Voli FEUI, yang terdiri dari tim putri (Yessy, Otong, Fitria, Sasha, Gina,

    Widy, Kunti, dll) dan tim putra (Komang, Petra, Yando,Sam, Dimas, Ariel,

    Andika, Frenky, dll) serta para senior di voli, Kak Enal, Kak Iqbal dan Kak

    Hadi yang semuanya telah memberikan semangat kepada penulis. Maju terus

    Voli FEUI!

    13. Kepada Kak Abay selaku Ketua BEM FEUI 2010 yang memberikan

    semangat serta menjadi teman menulis laporan di ruang skripsi. Kepada Kak

    Riska yang telah memberikan banyak masukan kepada penulis. Kepada Biro

    Keuangan BEM FEUI 2010 (Fajar, Tiping, Nikmal, Marsha, Thanthowy,

    Inah, Muti, Bobop) serta Keluarga Besar BEM FEUI 2010 yang tidak dapat

    disebutkan satu per satu, terima kasih atas semangat dan pengalaman yang

    telah diberikan kepada penulis. Always Caring, More Understanding.

    14. Teman-teman sesama jurusan Akuntansi angkatan 2008 dan teman-teman

    angkatan 2008 lainnya serta teman-teman seperjuangan di FEUI dari berbagai

    angkatan. Semoga sukses dengan setiap rencana yang kalian buat

    15. Dosen-dosen pengajar FEUI. Terima kasih atas semua ilmu yang diberikan

    selama 3,5 tahun masa pendidikan di kampus ini.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    ix

    16. Seluruh Staf Perpustakaan, Staf Ruang Skripsi, Biro Pendidikan,

    Kemahasiswaan, dan Departemen Akuntansi. Terima kasih untuk semua

    bantuan dan pelayanan yang diberikan kepada penulis.

    17. Dan kepada semua pihak yang penulis kenal dari lahir hingga kini.

    Terimakasih telah mengisi lembar hidup dan memberikan warna yang

    berbeda. Terima kasih telah memberikan bantuan dan dukungan kepada

    penulis yang tidak dapat disebutkan satu per satu untuk bantuan kalian dalam

    penyusunan laporan magang ini, baik langsung mau pun tidak langsung.

    Akhir kata, penulis beharap semoga Allah SWT membalas segala kebaikan semua

    pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini.

    Penulis telah berusaha dengan segenap kemampuan dan tenaga dalam pembuatan

    laporan magang ini. Seperti kata pepatah, tak ada gading yang tak retak, begitu pula

    dengan laporan magang ini tak luput dari kekurangan akibat segala keterbatasan

    penulis. Oleh karena itu, dengan rendah hati penulis menerima segala saran dan kritik

    yang bersifat konstruktif dari pembaca sehingga dapat menjadi perbaikan di

    kemudian hari. Atas perhatiannya penulis ucapkan terima kasih.

    Depok, 30 Januari 2012

    Penulis

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    x

    ABSTRAK

    Nama : Anggie Nathasa Muliasari Program Studi : Akuntansi Judul : Analisis Siklus Pengeluaran pada PT ABC Laporan magang ini menganalisis Siklus Pengeluaran PT ABC. Siklus Pengeluaran PT ABC terdiri dari empat aktivitas utama, yaitu proses pemesanan barang material; barang perbekalan; dan pemesanan jasa, proses penerimaan dan penyimpanan barang, proses persetujuan tagihan supplier dan proses pembayaran kas. Analisis yang dilakukan mencakup analisa tujuan pengendalian, analisa penilaian risiko, dan analisa aktivitas pengendalian. Metode penulisan yang digunakan penulis dalam menyusun laporan magang ini adalah studi pustaka dan observasi. Hasil dari laporan magang ini menunjukkan bahwa pengendalian internal yang dilakukan oleh PT ABC pada siklus pengeluarannya sudah cukup baik. Tujuan pengendalian pada siklus pengeluaran sudah tercapai. Penulis juga telah melakukan penilaian risiko dan PT ABC telah melakukan pengendalian untuk mengurangi risiko yang mungkin terjadi pada siklus pengeluaran PT ABC. Aktivitas pengendalian yang dilakukan PT ABC secara keseluruhan juga telah memadai, namun pada proses pencatatan hutang tidak terdapat pemisahan tugas yang dilakukan oleh PT ABC.

    Kata kunci : siklus pengeluaran, pengendalian internal, tujuan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    xi

    ABSTRACT

    Name : Anggie Nathasa Muliasari Study Program : Accounting Title : The Expenditure Cycle Analysis of PT ABC This report analyzes The Expenditure Cycle of PT ABC. The Expenditure Cycle of PT ABC consists of four main activities, namely ordering materials; supplies; and services, receiving and storing good, approving vendor invoice, and cash disbursement. The analysis performed includes control objectives analysis, risk assessment analysis, and control activities analysis. The methodology of writing used in preparing this report is literature study and observation. The result of this report shows that the internal control conducted by PT ABC in its Expenditure Cycle has been good enough. Control objectives have been achieved in Expenditure Cycle. The author has also conducted risk assessment and the result shows that the internal control of PT ABC has done to mitigate the risks that may occur in Expenditure Cycle of PT ABC. PT ABC has conducted adequate control activities, however, there is no segregation of duties in approving supplier invoice process. Key words: expenditure cycle, internal control, control objectives, risk assessment, control activities

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    xii

    DAFTAR ISI

    Halaman Judul................................................................................................................ i

    Halaman Pernyataan Orisinalitas................................................................................... ii

    Tanda Persetujuan Laporan Akhir Magang.................................................................. iii

    Halaman Pengesahan.................................................................................................... iv

    Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi................................................................... v

    Kata Pengantar.............................................................................................................. vi

    Abstrak........................................................................................................................... x

    Abstract......................................................................................................................... xi

    Daftar Isi...................................................................................................................... xii

    Daftar Tabel................................................................................................................. xv

    Daftar Gambar............................................................................................................ xvi

    Daftar Lampiran.........................................................................................................xvii

    Bab 1 PENDAHULUAN..............................................................................................1

    1.1 Latar Belakang................................................................................................ 1

    1.1.1 Latar Belakang Program Magang........................................................... 1

    1.1.2 Latar Belakang Pemilihan Tema............................................................. 1

    1.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang................................................................ 4

    1.3 Tujuan Pelaksanaan Program Magang............................................................4

    1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang....................................................... 4

    1.5 Pelaksanaan Kegiatan Magang....................................................................... 5

    1.6 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang...................................................6

    1.7 Metode Penulisan Laporan Magang............................................................... 6

    1.8 Sistematika Penulisan Laporan Magang.........................................................6

    Bab 2 LANDASAN TEORI.........................................................................................8

    2.1 Definisi Pengendalian Internal........................................................................ 8

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    xiii

    2.2 Kerangka Pengendalian COSO....................................................................... 9

    2.3 Definisi Sistem Informasi Akuntansi............................................................ 11

    2.4 Definisi dan Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran.........................................12

    2.4.1 Ordering Materials, Supplies, and Services.........................................13

    2.4.2 Receiving and Storing Goods...............................................................15

    2.4.3 Approving Supplier Invoice................................................................. 16

    2.4.4 Cash Disbursement.............................................................................. 17

    2.5 Risiko yang Mungkin Terjadi dan Prosedur Pengendalian...........................18

    2.5.1 Ordering Materials, Supplies, and Services........................................ 18

    2.5.2 Receiving and Storing Goods...............................................................21

    2.5.3 Approving Supplier Invoice................................................................. 23

    2.5.4 Cash Disbursement.............................................................................. 24

    Bab 3 PROFIL PERUSAHAAN............................................................................... 27

    3.1 Profil Umum KAP RSM AAJ.......................................................................27

    3.2 Profil Umum PT ABC...................................................................................28

    3.2.1 Profil Produk PT ABC......................................................................... 29

    3.2.2 Proses Bisnis PT ABC......................................................................... 30

    3.2.3 Struktur Organisasi PT ABC................................................................32

    Bab 4 PEMBAHASAN.. 37

    4.1 Penggunaan SAP pada PT ABC..................................................................... 37

    4.2 Siklus Pengeluaran PT ABC.......................................................................... 38

    4.2.1 Ordering Materials, Supplies, and Services........................... 38

    4.2.1.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 46

    4.2.1.2 Risk Assessment....................................................................... 47

    4.2.1.3 Control Activity........................................................................ 50

    4.2.2 Receiving and Storing Goods............................ 53

    4.2.2.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 57

    4.2.2.2 Risk Assessment....................................................................... 57

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    xiv

    4.2.2.3 Control Activity........................................................................ 59

    4.2.3 Approving Supplier Invoice...... 61

    4.2.3.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 65

    4.2.3.2 Risk Assessment........................................................................66

    4.2.3.3 Control Activity........................................................................ 67

    4.2.4 Cash Disbursement... 69

    4.2.4.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 72

    4.2.4.2 Risk Assessment........................................................................72

    4.2.4.3 Control Activity........................................................................ 74

    4.3 Jurnal Terkait dengan Siklus Pengeluaran PT ABC.......................................76

    4.4 Ringkasan Analisis terhadap Siklus Pengeluaran PT ABC............................ 78

    BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................... 84

    5.1 Kesimpulan....................................................................................................84

    5.2 Saran..............................................................................................................87

    5.2.1 Saran kepada PT ABC......................................................................... 87

    5.2.2 Saran kepada KAP RSM AAJ Associates........................................... 89

    5.2.3 Saran kepada Departemen Akuntansi FEUI........................................ 89

    Daftar Pustaka.............................................................................................................. 90

    Lampiran...................................................................................................................... 91

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    xv

    DAFTAR TABEL

    Tabel 4.1 Ringkasan Analisis Siklus Pengeluaran PT ABC78

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    xvi

    DAFTAR GAMBAR

    Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian Internal COSO 9

    Gambar 2.2 Data Flow Diagram Siklus Pengeluaran. 13

    Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT ABC... 32

    Gambar 3.2 Fungsi Terkait Siklus Pengeluaran.. 33

    Gambar 4.1 Proses Pemesanan Barang Stock.. 38

    Gambar 4.2 Proses Pemesanan Barang Expense, CAPEX dan Pengadaan Jasa. 42

    Gambar 4.3 Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang. 53

    Gambar 4.4 Proses Penerimaan Jasa... 56

    Gambar 4.5 Proses Approving Supplier Invoice.. 61

    Gambar 4.6 Proses Cash Disbursement... 69

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • Universitas Indonesia

    xvii

    DAFTAR LAMPIRAN

    Lampiran 1 Risiko dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran.......................... 91 Lampiran 2 Flowchart of Ordering Planned Stock Goods.. 95 Lampiran 3 Flowchart of Ordering Un-planned Stock Goods 96 Lampiran 4 Flowchart of Ordering Expense Goods, CAPEX Goods, and Service Procurement... 97 Lampiran 5 Flowchart of Stock Procurement.. 98 Lampiran 6 Flowchart of Supplier Competitive Bidding. 99 Lampiran 7 Flowchart of Receiving Goods 103 Lampiran 8 Flowchart of Storing Stock Goods.. 104 Lampiran 9 Flowchart of Storing Non-stock Goods...... 105 Lampiran 10 Flowchart of Receiving Services... 106 Lampiran 11 Flowchart of Approving Supplier Invoce.. 107 Lampiran 12 Flowchart of Cash Disbursement. 109

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 1 Universitas Indonesia

    BAB 1

    PENDAHULUAN

    1.1 Latar Belakang 1.1.1 Latar Belakang Program Magang

    Dunia yang semakin maju di era globalisasi membuat persaingan antar

    perusahaan menjadi semakin ketat. Untuk menghadapi hal tersebut, setiap

    perusahaan harus memiliki daya saing yang baik. Daya saing ini dapat diukur dari

    sumber daya manusia yang ada di dalamnya, dimana sangat dibutuhkan sumber

    daya manusia yang berkualitas yang tidak hanya memiliki kompentensi dalam

    bidang akademik yang digelutinya atau bisa disebut sebagai hard skill, namun

    juga harus memiliki soft skill yang baik seperti kemampuan berkomunikasi

    dengan orang lain, kemampuan menyelesaikan masalah dan manajemen waktu

    yang baik. Dengan kemampuan hard skill dan soft skill yang dimilikinya, sumber

    daya manusia bersangkutan diharapkan dapat memiliki nilai lebih untuk dapat

    bersaing di lingkungan sekitarnya.

    Tuntutan untuk dapat menghasilkan sumber daya yang berkualitas tersebut

    membuat setiap lembaga pendidikan harus mempersiapkan para lulusannya untuk

    mampu menghadapi persaingan di dunia kerja setelah masa pendidikannya

    berakhir. Oleh karena itu, Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas

    Indonesia berusaha memperbaharui dan meningkatkan kualitas program mata ajar

    serta kualitas mahasiswanya, salah satunya dengan mengadakan program magang

    yang diperuntukkan bagi para mahasiswa yang telah menyelesaikan minimal 120

    SKS dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,75. Program magang ini

    adalah salah satu syarat kelulusan mahasiswa dengan bobot 6 sks, selain skripsi.

    1.1.2 Latar Belakang Pemilihan Tema

    Runtuhnya Enron, sebuah perusahaan terkemuka di dunia dalam bidang

    listrik, gas alam, bubur kertas dan kertas, serta komunikasi energi, membuat pasar

    bergejolak dan membawa dunia dalam keadaan krisis. Kebangkrutan Enron yang

    mencerminkan tata kelola perusahaan yang buruk ini terjadi pada tahun 2001.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 2

    Universitas Indonesia

    Skandal Akuntansi dan Audit yang terjadi di Amerika tersebut mengakibatkan

    dicetuskannya Sarbanes Oxley Act (SOX). SOX section 404 mensyaratkan

    pembuatan laporan tahunan atas pengendalian internal sebagai bagian dari laporan

    tahunan perusahaan yang disyaratkan Securities Exchange Commission (SEC).

    SOX section 404 menekankan bahwa sangat penting bagi perusahaan untuk

    memiliki suatu bagian yang bertugas menegakkan pengendalian internal di dalam

    perusahaan dan mengharuskan manajemen perusahaan publik untuk menilai dan

    melaporkan efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan setiap

    tahunnya.

    Di Indonesia, Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan

    (Bapepam LK) menerbitkan Peraturan Nomor IX.I.7 tentang Pembentukan dan

    Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal pada tahun 2008. Peraturan

    tersebut merupakan peraturan yang dibuat dalam rangka meningkatkan efektifitas

    manajemen risiko dan tata kelola Emiten dan Perusahaan Publik. Dengan

    terbentuknya Unit Audit Internal maka diharapkan terjadi peningkatan nilai serta

    perbaikan operasional perusahaan, melalui pendekatan yang sistematis, dengan

    cara mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian,

    dan proses tata kelola perusahaan.

    Menurut Arens, Elder, dan Besley (2012), suatu sistem pengendalian

    internal terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk

    memberikan manajemen keyakinan yang memadai bahwa perusahaan telah

    mencapai tujuan dan sasarannya. Manajemen pada umumnya memiliki tiga tujuan

    dalam menciptakan suatu sistem pengendalian internal yang efektif, yaitu

    keandalan dari laporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, dan kepatuhan

    kepada hukum dan peraturan yang berlaku. Dengan diterbitkannya SOX dan

    beberapa aturan pelaksanaan dari Securities Exchange Commision (SEC) serta

    badan lainnya seperti Bapepam LK, diharapkan standar akuntabilitas perusahaan

    dan transparansi dalam pelaporan keuangan dapat ditingkatkan yang kemudian

    akan membentuk suatu tata kelola perusahaan yang baik yang akan menunjang

    pengambilan keputusan yang dapat diandalkan.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 3

    Universitas Indonesia

    Yang menjadi objek penulisan laporan magang kali ini adalah siklus

    pengeluaran dari PT ABC. PT ABC sendiri memiliki beberapa proses bisnis

    dalam melakukan operasinya, yaitu sebagai berikut :

    Siklus Pendapatan : siklus yang berhubungan dengan pemrosesan pemesanan,

    penagihan serta pencatatan penjualan dan penerimaan kas

    Siklus Pengeluaran : siklus yang berhubungan dengan proses pembelian,

    penerimaan dan penyimpanan barang, pencatatan hutang dan pengeluaran kas

    Siklus Persediaan dan Produksi : siklus yang berhubungan dengan

    pengelolaan persediaan dan proses produksi perusahaan

    Siklus Penggajian dan Personalia : siklus yang berhubungan dengan

    pengelolaan data penggajian, perhitungan serta pembayaran gaji

    Siklus Perpajakan : siklus yang berhubungan dengan perencanaan,

    pengelolaan dan pelaporan pajak

    Siklus Financial Closing dan Pelaporan : siklus yang berhubungan dengan

    financial closing perusahaan setiap bulan dan pelaporan keuangan perusahaan.

    Romney dan Steinbart (2012) mendefinisikan siklus pengeluaran sebagai

    suatu bentuk aktivitas bisnis dan data proses operasi yang berulang yang

    berhubungan dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama

    dari siklus ini adalah untuk meminimalisasi total biaya yang dikeluarkan serta

    mengatur persediaan, supplies, dan jasa-jasa yang dibutuhkan organisasi. Alasan

    pengambilan siklus pengeluaran sebagai tema laporan magang karena siklus

    pengeluaran merupakan salah satu proses bisnis yang penting. PT ABC

    merupakan salah satu perusahaan produsen semen terkemuka di Indonesia

    sehingga banyak sekali pengeluaran yang harus dilakukan untuk mendukung

    aktivitas bisnisnya, tidak hanya dalam melakukan produksi semen yang memang

    menjadi proses bisnis utama dalam perusahaan ini, namun juga tidak lupa supplies

    perkantoran hingga barang suku cadang kebutuhan pabrik yang juga merupakan

    barang-barang yang dibeli dalam siklus pengeluaran. Siklus pengeluaran berkaitan

    dengan keadaan kas, kas sendiri merupakan elemen penting dalam perusahaan.

    Kas merupakan aktiva yang paling likuid, namun paling mudah pula untuk

    dimanipulasi. Semua transaksi pengeluaran akan berkaitan secara langsung

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 4

    Universitas Indonesia

    terhadap pengeluaran kas sehingga apabila terjadi kesalahan pencatatan dapat

    menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, pengendalian yang baik

    sangat diperlukan dalam siklus pengeluaran ini. Untuk mendukung hal tersebut,

    penulis akan menganalisis siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC.

    Analisis yang dilakukan mencakup analisis tujuan pengendalian, analisis penilaian

    risiko, dan analisis aktivitas pengendalian.

    1.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang Tujuan penulisan yang akan disajikan dalam laporan magang ini meliputi

    analisis proses bisnis siklus pengeluaran pada PT ABC yang terkait dengan

    pengendalian internalnya. Secara spesifik, masalah yang akan dibahas mencakup :

    a. Bagaimanakah proses siklus pengeluaran pada PT ABC?

    b. Apakah siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC sudah memenuhi

    tujuan pengendalian dari siklus pengeluaran menurut teori?

    c. Bagaimanakah penilaian risiko beserta pengendalian yang telah dilakukan

    oleh PT ABC untuk meminimalisasi risiko terkait?

    d. Apa sajakah aktivitas pengendalian yang telah dilakukan oleh PT ABC?

    1.3 Tujuan Pelaksanaan Program Magang Dalam program magang ini, mahasiswa memiliki kesempatan untuk

    mengaplikasikan ilmu dan teori yang didapat pada saat masa perkuliahan ke

    dalam praktik nyata dunia kerja. Diharapkan melalui program magang, mahasiswa

    menjadi lebih paham akan relevansi dari ilmu akuntansi dengan praktik di

    perusahaan. Selain itu, program magang ini juga memberikan kesempatan pada

    mahasiswa untuk mengenali lebih awal praktik dunia kerja sehingga pengalaman-

    pengalaman yang didapat akan menjadikan mahasiswa yang memiliki keunggulan

    kompetitif ketika telah menjadi lulusan universitas.

    1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang

    Penulis melaksanakan kegiatan magang di Kantor Akuntan Publik

    Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto yang memiliki afiliasi dengan firma

    internasional RSM (biasa disebut RSM AAJ). Waktu pelaksanakan program

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 5

    Universitas Indonesia

    magang dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang penulis tandatangani, yaitu

    dimulai pada tanggal 1 Juni 2011 sampai dengan 31 Agustus 2011.

    Selama mengikuti program magang di RSM AAJ, penulis ditempatkan di

    divisi White yang merupakan divisi Risk and Internal Audit Advisory yang

    mencakup jasa konsultasi corporate governance, internal auditor outsourcing,

    internal control & Sarbanes-Oxley advisory, risk management advisory,

    information tchnology assurance advisory, serta jasa pengembangan sistem dan

    prosedur.

    1.5 Pelaksanaan Kegiatan Magang Selama menjalani magang, penulis difungsikan sebagai junior consultant.

    Tugas dan tanggung jawab yang diberikan tidak jauh berbeda dengan senior in

    charge. Dalam tiga bulan masa magang, penulis ditugaskan menjadi konsultan

    dalam sebuah engagement team pada proyek pengimplementasian Internal

    Control Over Financial Reporting pada PT ABC. Engagement team itu sendiri

    terdiri dari seorang senior in charge dan dua orang junior consultant yang

    berstatus sebagai interns.

    Selama masa magang, penulis ditugaskan untuk melakukan inquiry pada

    siklus pengeluaran dengan melakukan wawancara dengan klien untuk memahami

    proses bisnis dan control activity yang dilakukan oleh setiap process owner.

    Siklus pengeluaran itu sendiri terdiri dari empat aktivitas utama, yaitu ordering

    materials, supplies, and services; receiving and storing goods; approving supplier

    invoice; dan cash disbursement.

    Setelah melakukan inquiry, penulis diharuskan membuat minutes of

    meeting yang diperiksa oleh manager dan klien untuk memastikan proses bisnis

    serta control activity yang benar-benar dilakukan oleh process owner. Selain itu,

    penulis diharuskan menyelesaikan working paper dan membuat flowchart dari

    setiap aktivitasnya. Namun, pekerjaan dalam menyelesaikan working paper dan

    membuat flowchart dialihkan kepada senior in charge karena terdapat limitasi

    waktu magang yang hanya tiga bulan.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 6

    Universitas Indonesia

    1.6 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang Ruang lingkup penulisan hanya terbatas pada siklus pengeluaran dengan

    proses pembelian dari supplier dalam negri. Laporan ini tidak meliputi proses

    pembelian dari supplier luar negri. Selain itu, siklus pengeluaran yang dibahas

    tidak mencakup proses pembayaran kepada karyawan PT ABC, seperti

    pembayaran perjalanan dinas atau reimbursement pengobatan karyawan.

    1.7 Metode Penulisan Laporan Magang

    Metode penulisan yang digunakan penulis dalam menyusun laporan

    magang ini adalah studi pustaka dan observasi. Selain itu, penulis juga terlibat

    langsung dalam kegiatan inquiry untuk memahami siklus pengeluaran dan

    aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh process owner yang dilaksanakan

    penulis selama menjalankan magang di PT ABC.

    1.8 Sistematika Penulisan Laporan Magang Laporan magang ini terdiri dari 5 bab dan dilengkapi dengan lampiran

    sebagai pendukung. Perinciannya adalah sebagai berikut :

    BAB 1 : Pendahuluan

    Bab ini mencakup latar belakang, tujuan penulisan laporan magang, tujuan

    pelaksanaan program magang, waktu dan tempat pelaksanaan magang,

    pelaksanaan kegiatan magang, ruang lingkup penulisan laporan magang, metode

    penulisan laporan magang serta sistematika penulisan laporan magang.

    BAB 2 : Landasan Teori

    Bab ini mencakup landasan teori yang mendukung tema laporan yang

    terdiri dari definisi pengendalian internal, kerangka pengendalian COSO, definisi

    Sistem Informasi Akuntansi, definisi dan aktivitas bisnis siklus pengeluaran, dan

    risiko yang mungkin terjadi serta prosedur pengendalian pada siklus pengeluaran.

    BAB 3 : Gambaran Umum Perusahaan

    Bab ini mencakup Profil Umum KAP Aryanto, Amir Jusuf, dan Mawar &

    Saptoto (RSM AAJ) dan Profil Umum Perusahaan Klien (PT ABC) yang terdiri

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 7

    Universitas Indonesia

    dari profil produk perusahaan, proses bisnis perusahaan serta struktur organisasi

    perusahaan.

    Bab 4 : Pembahasan dan Analisa

    Bab ini meliputi penerapan System Application and Product pada PT

    ABC, gambaran siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC beserta analisa

    tujuan pengendalian; penilaian risiko; dan aktivitas pengendalian, jurnal terkait

    siklus pengeluaran pada PT ABC, dan ringkasan analisis terhadap siklus

    pengeluaran PT ABC.

    Bab 5 : Kesimpulan dan Saran

    Bab ini memaparkan kesimpulan yang diperoleh dari seluruh pembahasan

    dan saran yang diajukan untuk perusahaan klien dan untuk KAP RSM AAJ.

    Lampiran

    Pada bagian akhir dari laporan, penulis menyertakan beberapa lembar

    lampiran yang dapat digunakan sebagai pendukung dalam membaca laporan ini.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 8 Universitas Indonesia

    Bab 2

    LANDASAN TEORI

    2.1 Definisi Pengendalian Internal

    Menurut Arens, Elder, dan Besley (2012), suatu sistem pengendalian

    internal terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk

    memberikan manajemen keyakinan yang memadai bahwa perusahaan telah

    mencapai tujuan dan sasarannya. Manajemen pada umumnya memiliki tiga tujuan

    dalam menciptakan suatu sistem pengendalian internal yang efektif, yaitu

    keandalan dari laporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, dan kepatuhan

    kepada hukum dan peraturan yang berlaku.

    Menurut Moeller (2009), pengendalian internal adalah proses yang

    diimplementasikan oleh manajemen dan dirancang untuk memberikan keyakinan

    yang memadai bagi:

    - Laporan keuangan dan informasi operasional yang andal;

    - Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur, hukum, peraturan, dan

    perundang-undangan;

    - Perlindungan aset;

    - Efisiensi operasi;

    - Pencapaian dari misi dan tujuan yang sudah ditetapkan untuk operasi dan

    program perusahaan; dan

    - Integritas dan nilai-nilai etis.

    Definisi ini mengenalkan bahwa cakupan dari sistem pengendalian internal lebih

    dari hal yang berhubungan langsung dengan fungsi dari akuntansi dan keuangan.

    Berdasarkan definisi yang ditetapkan oleh Moeller (2009), maka proses atau

    sistem dari pengendalian internal yang baik memiliki misi yang tercantum,

    menghasilkan data yang akurat dan dapat diandalkan, mematuhi hukum yang

    berlaku serta kebijakan dari organisasi, mendorong penggunaan sumber daya

    dengan efisien dan ekonomis, serta menyediakan perlindungan yang memadai

    terhadap aset.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 9

    Universitas Indonesia

    2.2 Kerangka Pengendalian COSO

    Moeller (2009) menjelaskan bahwa COSO adalah organisasi yang

    dibentuk oleh lima organisasi akuntansi dan audit profesional. COSO

    mengeluarkan laporan serta kerangka pengendalian internal yang terintegrasi.

    Kerangka pengendalian internal COSO menjadi standar yang diakui secara luas

    dalam memahami dan menerapkan pengendalian internal yang efektif bagi suatu

    perusahaan atau bisnis.

    COSO menjelaskan bahwa di dalam pengendalian internal terdapat lima

    komponen pengendalian yang dirancang dan diimplementasikan oleh manajemen

    untuk memberikan keyakinan yang memadai dan meyakinkan bahwa tujuan

    pengendalian akan terpenuhi. Lima komponen pengendalian berdasarkan Arens,

    Elder, dan Besley (2012) adalah sebagai berikut :

    Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian Internal COSO

    Sumber: Arens, Elder, dan Besley (2012)

    1. Control Environment

    Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, dan

    prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen puncak,

    para direktur dan pemilik dari suatu entitas mengenai pengendalian

    internal dan pentingnya pengendalian internal bagi entitas itu. Tanpa suatu

    lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen lainnya tidak

    mungkin menghasilkan pengendalian internal yang efektif. Pengendalian

    lingkungan yang lemah mencerminkan kelemahan komponen lain di

    dalamnya. Jika para manajemen menganggap pengendalian penting, maka

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 10

    Universitas Indonesia

    seluruh karyawan akan menganggap hal yang sama dan merespon dengan

    melaksanakan prosedur pengendalian dengan baik juga.

    Pengendalian ini merupakan sebuah dasar dalam menentukan

    arahan organisasi dan mempengaruhi kesadaran orang-orang di dalamnya.

    Lingkungan pengendalian tersebut mencakup hal-hal berikut:

    Integrity and ethical value

    Commitment to competence

    Board of Director or Audit Committee participation

    Managements philosophy and operating style

    Organizational structure

    Human resource policies and practices

    2. Risk Assessment

    Penilaian risiko merupakan identifikasi dan analisa manajemen

    terhadap risiko relevan yang mungkin timbul dalam hubungannya dengan

    penyusunan laporan keuangan. Komponen ini membentuk dasar

    bagaimana risiko dikelola. Ketika manajemen sudah mengidentifikasi

    risiko, kemudian mengestimasikan seberapa besar tingkat signifikansi dari

    risiko, menilai dan membandingkan dengan risiko-risiko yang pernah ada,

    maka pada akhirnya manajemen akan mengembangkan tindakan spesifik

    yang perlu untuk diambil guna mengurangi risiko sampai batas yang bisa

    diterima oleh perusahaan.

    3. Control Activities

    Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang

    dibuat manajemen untuk meminimalisasi risiko kesalahan dan kecurangan

    dalam mencapai tujuan perusahaan. Banyak aktivitas pengendalian yang

    bisa dijalankan oleh perusahaan baik bersifat manual atau pengendalian

    otomatis. Aktivitas pengendalian umumnya dikategorikan menjadi lima

    tipe yaitu:

    Adequate separation of duties

    Proper authorization of transactions and activities

    Adequate documents and records

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 11

    Universitas Indonesia

    Physical control over assets and records

    Independent checks on performance

    4. Information and Communication

    Tujuan sistem informasi dan komunikasi suatu entitas adalah untuk

    mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi dari perusahaan dan

    untuk memelihara akuntabilitas terhadap aset yang terkait.

    5. Monitoring

    Aktivitas pengawasan merupakan penilaian manajemen secara

    periodik mengenai pengendalian internal perusahaan untuk menentukan

    apakah masih berfungsi secara efektif atau perlu diadakan peningkatan dan

    perbaikan. Informasi yang dinilai dalam pengawasan bisa berasal dari

    berbagai sumber, termasuk pemahaman terhadap pengendalian internal

    yang ada, laporan auditor internal, laporan oleh regulator seperti laporan

    bank, umpan balik dari bagian operasi dan pengaduan dari konsumen.

    2.3 Definisi Sistem Informasi Akuntansi

    Sistem adalah kesatuan dari bagian-bagian yang berfungsi bersama untuk

    mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah sesuatu yang memiliki arti dan

    berguna bagi yang memerlukannya. Akuntansi adalah proses pengumpulan dan

    pencatatan data untuk kemudian dilaporkan kepada pihak-pihak berkepentingan

    terhadap perusahaan mengenai aktivitas ekonomi. Menurut Romney dan Steinbart

    (2012), Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang berfungsi untuk

    mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan

    informasi yang berguna ketika proses pengambilan keputusan. Wilkinson, et al.

    (2000), mengatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah struktur

    yang disatukan dalam sebuah kesatuan, seperti perusahaan yang mempekerjakan

    sumber daya fisik dan komponen lainnya, untuk mengubah data-data ekonomi

    menjadi informasi akuntansi dengan tujuan memenuhi kebutuhan informasi

    penggunanya. Sementara Bodnar dan Hopwood (2001) mendefinisikan Sistem

    Informasi Akuntansi sebagai kumpulan sumber data seperti manusia dan peralatan

    yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi dan informasi ini

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 12

    Universitas Indonesia

    dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan. Kieso, Weygandt dan

    Warfield (2011) mengatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem

    pengumpulan dan pemrosesan data-data transaksi serta penyebaran informasi

    keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Faktor-faktor yang membentuk

    sistem ini adalah lingkungan bisnis, jenis transaksi yang dilakukan, ukuran besar

    kecilnya perusahaan, volume data yang harus diproses, serta tingkat kebutuhan

    informasi yang diinginkan pihak manajemen dan pihak lain.

    2.4 Definisi dan Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

    Menurut Romney dan Steinbart (2012), siklus pengeluaran adalah suatu

    bentuk aktivitas bisnis dan data proses operasi yang berulang yang berhubungan

    dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus ini

    adalah untuk meminimalisasi total biaya yang dikeluarkan serta mengatur

    persediaan, supplies, dan jasa-jasa yang dibutuhkan organisasi.

    Secara keseluruhan, siklus pengeluaran dapat dilihat pada gambar 2.2

    berikut ini :

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 13

    Universitas Indonesia

    Gambar 2.2 Data Flow Diagram Siklus Pengeluaran

    Sumber : Romney dan Steinbart (2012)

    Menurut Romney dan Steinbart (2012), terdapat empat aktivitas bisnis

    utama yang dilakukan dalam siklus pengeluaran, yaitu :

    2.4.1 Ordering Materials, Supplies, and Services

    Tahap pertama dalam siklus pengeluaran adalah proses pemesanan

    material, supplies dan jasa. Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian

    dalam tahap ini adalah memastikan bahwa seluruh pembelian telah diotorisasi

    pada waktu yang dibutuhkan secara tepat waktu dan dihitung berdasarkan

    Economic Order Quantity (EOQ).

    Pada tahap ini, yang pertama kali harus dilakukan adalah mengidentifikasi

    apa, kapan, dan berapa jumlah barang yang akan dibeli. Pendekatan tradisional

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 14

    Universitas Indonesia

    untuk mengendalikan persediaan bertujuan untuk menjaga persediaan agar proses

    produksi dapat berlanjut tanpa adanya gangguan bahkan ketika jumlah persediaan

    lebih banyak dari yang diekspetasi ataupun jika supplier telat dalam melakukan

    pengiriman. Pendekatan ini disebut pendekatan Economic Order Quantity (EOQ)

    yang digunakan untuk menghitung berapa jumlah barang yang akan dipesan dan

    reorder point akan menunjukkan secara spesifik kapan harus melakukan

    pemesanan. Kebutuhan untuk melakukan pembelian bisa berasal dari siklus

    produksi, bagian persediaan ataupun departemen lainnya. Kebutuhan untuk

    membeli barang akan menghasilkan dibuatnya Purchase Request yang diotorisasi

    dan disetujui sesuai dengan level otorisasi yang ada.

    Setelah Purchase Request disetujui, maka selanjutnya dilakukan

    identifikasi dari supplier mana barang atau jasa dipesan. Terdapat beberapa faktor

    penting dalam memilih supplier, yaitu harga, kualitas material dan ketergantungan

    dalam melakukan pesanan. Ketika suatu supplier sudah dipilih, maka identitas

    dari supplier tersebut harus tercatat di dalam supplier master file untuk mencegah

    pengulangan kembali terhadap proses pemilihan supplier ketika akan melakukan

    pemesanan yang sama. Daftar alternatif supplier yang potensial juga harus

    dipelihara karena mungkin saja terjadi supplier utama kehabisan persediaan

    barang untuk menyediakan barang yang dibutuhkan perusahaan. Setelah

    melakukan pemilihan supplier, maka dibuatlah Purchase Order yang akan

    ditujukan kepada supplier serta copy dari Purchase Order akan dikirimkan kepada

    divisi pembeli.

    Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah

    sebagai berikut :

    Purchase Requisition (PR)

    Merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang.

    Dokumen ini dibuat oleh pengguna dan diotorisasi oleh manajer terkait.

    Dalam Purchase Requisition dapat diketahui barang atau jasa yang

    diinginkan, spesifikasi barang atau jasa terkait, kuantitas yang diinginkan,

    harga per unit, dan lainnya.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 15

    Universitas Indonesia

    Purchase Order (PO)

    Merupakan dokumen yang disiapkan oleh bagian pembelian untuk

    melakukan pembelian barang atau jasa yang akan ditujukan kepada

    supplier.

    New Supplier Form

    Merupakan formulir yang digunakan untuk menyeleksi pemasok baru.

    Dokumen ini menunjukkan data-data pemasok, seperti : harga yang

    ditawarkan, jenis-jenis barang atau jasa yang ditawarkan, pengalaman

    pemasok, kebijakan kredit, dan refrensi-refrensi lainnya.

    Request for Proposal

    Dokumen ini digunakan dalam prosedur penawaran kompetitif dalam

    memilih pemasok. Dalam Request for Proposal ini dapat dilihat barang

    atau jasa yang dibutuhkan, serta harga dan kebijakan-kebijakan yang

    komparatif, seperti jangka waktu pembayaran.

    2.4.2 Receiving and Storing Goods

    Penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan merupakan tahap

    kedua dari siklus pengeluaran. Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan

    pengendalian pada tahap ini adalah memastikan seluruh barang yang diterima

    telah diverifikasi sehingga jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan dalam

    kondisi yang baik untuk pengadaan barang serta memastikan seluruh jasa

    diotorisasi sebelum dilaksanakan dan diawasi sehingga pelaksanaannya benar-

    benar dilakukan untuk pengadaan jasa.

    Bagian gudang akan menerima barang dari supplier beserta packing slip

    dan invoice. Setelah menerima barang, bagian gudang akan melakukan inspeksi

    barang untuk menyesuaikannya dengan Purchase Order. Setelah dilakukan

    inspeksi, bagian gudang harus membuat Receiving Report. Receiving Report yang

    terbentuk akan dikirimkan ke bagian penyimpanan persediaan di gudang dan

    bagian akuntansi. Seandainya terjadi kasus barang yang rusak, maka disiapkanlah

    dokumen Debit Memo oleh bagian akuntansi untuk mencatat penyesuaian apakah

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 16

    Universitas Indonesia

    barang dikembalikan atau terjadi pengurangan harga terhadap barang yang

    dipesan.

    Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah

    sebagai berikut :

    Receiving Report (RR)

    Merupakan dokumen yang menunjukkan bahwa barang yang dipesan oleh

    perusahaan sudah dikirimkan oleh supplier dan sudah diterima oleh pihak

    gudang.

    Invoice

    Merupakan sejumlah tagihan yang diberikan oleh supplier atas pembelian

    yang dilakukan. Dalam invoice ini terdapat jumlah yang seharusnya

    dibayarkan oleh perusahaan kepada supplier, biaya barang yang

    disesuaikan dengan pajak terkait, seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

    atau Pajak Penghasilan Pasal 23 (PPh 23), nomor rekening kemana

    pembayaran harus dikirimkan, serta informasi lainnya.

    Debit Memorandum

    Merupakan suatu surat yang dikeluarkan perusahaan apabila akan

    melakukan pengembalian barang kepada pemasok yang disebabkan barang

    rusak, cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.

    Packing Slip

    Merupakan dokumen tanda bukti pengiriman barang yang memuat nama

    dan jenis barang yang dibeli beserta kuantitasnya. Packing Slip diotorisasi

    oleh supplier dan bagian penerimaan barang di gudang.

    2.4.3 Approving Supplier Invoices Tahap ketiga dalam siklus pengeluaran adalan menyetujui tagihan supplier

    untuk proses pembayaran. Menurut Wilkinson, et al. (2000), terdapat lima tujuan

    pengendalian pada tahap ini, yaitu :

    Seluruh tagihan supplier diverifikasi secara tepat waktu dan disesuaikan

    dengan barang atau jasa yang diterima.

    Seluruh potongan pembelian yang tersedia diidentifikasi.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 17

    Universitas Indonesia

    Seluruh bentuk pengembalian barang dari pembelian diotorisasi dan

    dicatat secara akurat berdasarkan jumlah aktual pengembalian barang.

    Seluruh transaksi pembelian secara kredit dan pengeluaran kas di-posting

    ke akun supplier yang sesuai pada buku A/P.

    Seluruh pencatatan akuntansi dan persediaan telah diamankan.

    Kewajiban untuk melakukan pembayaran terjadi saat barang diterima.

    Bagian Akuntansi Hutang harus mengotorisasi pembayaran hanya pada barang

    dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima sehingga bertanggung jawab

    untuk menyesuaikan tagihan supplier dengan Purchase Order dan Receiving

    Report yang sesuai.

    Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah

    sebagai berikut :

    Disbursement Voucher

    Merupakan dokumen dalam sistem pembayaran yang mengakumulasi

    pembayaran atau tagihan pemasok.

    2.4.4 Cash Disbursement Tahap terakhir dalam siklus pengeluaran adalah proses pembayaran.

    Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian pada tahap ini adalah

    memastikan seluruh pengeluaran kas dicatat secara akurat dan lengkap.

    Proses pembayaran dilakukan oleh kasir dan kemudian akan dilaporkan

    kepada treasurer. Pemisahan fungsi antara kasir yang bertanggung jawab

    melakukan otorisasi pembayaran dengan bagian Akuntansi Hutang yang

    melakukan pencatatan hutang merupakan suatu bentuk pengawasan. Pembayaran

    akan dilakukan ketika bagian Akuntansi Hutang mengirimkan disbursement

    voucher kepada kasir dan pembayaran akan dilakukan dengan menggunakan

    disbursement check.

    Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah

    sebagai berikut :

    Disbursement Check

    Merupakan cek yang digunakan perusahaan untuk melakukan pengeluaran

    uang.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 18

    Universitas Indonesia

    2.5 Risiko yang Mungkin Terjadi dan Prosedur Pengendalian pada Siklus

    Pengeluaran

    Dalam mencapai tujuan suatu siklus bisnis, perusahaan akan menghadapi

    banyak risiko. Berikut ini akan dibahas risiko apa saja yang terjadi dalam siklus

    pengeluaran serta bagaimana prosedur pengendalian yang sesuai untuk mengatasi

    risiko tersebut menurut Romney dan Steinbart (2012). Pembahasan ini akan

    melingkupi empat aktivitas bisnis yang telah dibahas sebelumnya. Secara ringkas,

    risiko yang mungkin terjadi serta prosedur pengendaliannya dapat dilihat pada

    lampiran 1.

    2.5.1 Ordering Materials, Supplies and Services Tujuan dari proses pembelian ini adalah untuk meminimalisasi biaya

    berkaitan dengan mengatur persediaan yang mencukupi untuk semua proses

    bisnis. Risiko yang mungkin terjadi dari tahap ini serta alternatif pengendalian

    yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :

    a. Pencatatan persediaan yang tidak akurat

    Salah satu risiko yang dihadapai pada tahap ini adalah pencatatan

    persediaan yang tidak akurat yang dapat mengakibatkan habisnya

    persediaan yang selanjutnya mengakibatkan kehilangan penjualan. Metode

    perpetual inventory dapat diterapkan untuk memastikan informasi tentang

    jumlah persediaan yang terdapat di gudang. Untuk mengurangi kesalahan

    pada saat memasukkan data persediaan pada metode perpetual inventory,

    sebaiknya input data secara manual dihindari dan diganti dengan

    menggunakan teknologi infomasi untuk memastikan keakuratan data.

    Misalnya dengan menggunakan metode Bar-coding, namun masih

    mungkin terjadi kesalahan karena jumlah kuantitas barang akan

    dimasukkan ke sistem secara manual. Penggunaan teknologi Radio-

    frequency Identification (RFID) akan lebih efisien dibandingkan dengan

    metode Bar-coding karena RFID tidak memerlukan orang untuk memindai

    bar code setiap produk kepada mesin pembaca. Meskipun demikian,

    teknologi RFID memerlukan biaya lebih mahal dibandingkan dengan

    metode Bar-coding dan tidak dapat diterapkan pada setiap jenis produk,

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 19

    Universitas Indonesia

    misalnya produk liquid. Perhitungan fisik secara periodik merupakan salah

    satu pengendalian yang penting untuk membandingkan antara total

    persediaan di gudang dengan pencatatan pada sistem.

    b. Memesan barang-barang yang tidak dibutuhkan

    Risiko yang selanjutnya adalah memesan barang-barang yang tidak

    dibutuhkan yang dapat mengakibatkan tingginya biaya pembelian dan

    kegagalan untuk mendapatkan diskon volume yang tersedia. Pencatatan

    yang akurat pada metode perpetual inventory dapat memastikan validitas

    dari permintaan pembelian yang secara otomatis dihasilkan oleh

    pengendalian pada sistem. Permasalahan selanjutnya adalah kemungkinan

    terjadinya pembelian barang yang sama namun dari divisi yang berbeda

    sehingga fungsi yang tersentralisasi dalam proses pembelian perlu untuk

    diterapkan. Selain itu, supervisor harus melakukan review dan menyetujui

    setiap PR yang terbentuk.

    c. Membeli barang pada saat harga tinggi

    Risiko selanjutnya adalah membeli barang pada saat harga tinggi

    dimana dapat menyebabkan total biaya menjadi semakin tinggi karena

    biaya pembelian barang mendapat porsi paling besar dari total biaya

    produksi manufaktur. Oleh karena itu, perusahaan berusaha untuk

    mengamankan harga terbaik terhadap barang-barang yang dibeli. Adanya

    daftar harga untuk barang yang sering dibeli yang disimpan di dalam

    sistem dan dikonsultasikan ketika akan membuat pesanan merupakan

    sebuah pengendalian agar perusahaan tidak membayar terlalu banyak

    untuk suatu barang yang dibeli. Untuk barang khusus dengan biaya yang

    tinggi dapat dilakukan competitive bidding dimana penawaran tertulis dari

    supplier harus diminta oleh perusahaan. Pengendalian anggaran juga

    sangat membantu dalam mengendalikan beban pembelian. Pembelian

    harus dibebankan kepada akun divisi pembeli yang bertanggung jawab

    menyetujui permintaan pembelian. Selain itu, pengendalian anggaran juga

    dapat dilakukan dengan membandingkan biaya aktual dengan anggaran,

    jika terdapat deviasi yang cukup signifikan, maka harus diambil tindakan

    investigasi (Management by Exception).

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 20

    Universitas Indonesia

    d. Membeli barang dengan kualitas rendah

    Dalam upaya untuk mendapatkan harga paling rendah, risiko yang

    mungkin terjadi adalah membeli barang dengan kualitas rendah. Hal

    tersebut dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dan

    menimbulkan total biaya yang tinggi. Perusahaan harus mencari tahu

    supplier mana yang menyediakan barang dengan kualitas terbaik dengan

    harga yang kompetitif dengan melakukan pemeriksaan dan pemantauan

    kualitas produk dari supplier. Pengendalian lainnya adalah membuat daftar

    supplier yang telah disetujui dan diyakini memberikan barang dengan

    kualitas terbaik. Setiap pembelian kepada supplier yang baru harus

    dilakukan review dan diberikan persetujuan oleh supervisor.

    e. Supplier yang tidak dapat diandalkan

    Risiko selanjutnya adalah supplier yang tidak dapat diandalkan

    sehingga juga dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dan

    menimbulkan total biaya yang tinggi. Memilih supplier yang memiliki

    sertifikasi mutu, misalnya ISO 9000, merupakan salah satu bentuk

    pengendalian yang dapat dilakukan. Namun, sistem informasi akuntansi

    juga harus dirancang untuk dapat melihat dan melacak informasi tentang

    kinerja supplier. Misalnya sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

    dikonfigurasikan untuk dapat menghasilkan laporan secara otomatis

    mengenai PO yang belum dikirimkan dalam jangka waktu yang sudah

    dijanjikan.

    f. Membeli dari supplier yang tidak terotorisasi

    Risiko membeli dari supplier yang tidak terotorisasi dapat

    menimbulkan banyak masalah. Barang yang dibeli dari supplier tersebut

    memiliki kemungkinan berkualitas rendah atau memiliki harga yang

    tinggi. Selain itu, risiko ini juga dapat menimbulkan masalah hukum,

    apabila melakukan transaksi bisnis terhadap supplier illegal. Oleh karena

    itu, semua PO harus di-review untuk memastikan pembelian hanya

    dilakukan kepada supplier yang telah disetujui. Pemeliharaan daftar

    supplier yang sudah disetujui penting untuk dilakukan dan sistem harus

    dikonfigurasi agar pembelian hanya dapat dilakukan kepada supplier yang

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 21

    Universitas Indonesia

    disetujui. Penggunaan pengendalian spesifik dari Electronic Data

    Interchange (EDI), seperti penggunaan user IDs, password, dapat

    membatasi otorisasi personal agar hanya dapat mengakses hal-hal yang

    memang tanggung jawabnya.

    g. Kickbacks

    Kickbacks adalah hadiah atau bingkisan yang diberikan supplier ke

    agen-agen pembelian untuk mempengaruhi pemilihan pada supplier mana

    barang akan dibeli. Risiko ini dapat mengakibatkan munculnya

    subjektivitas bagian pembelian dalam memilih supplier mana saja yang

    akan menyalurkan barang kebutuhan perusahaan. Untuk kickback yang

    memiliki pengertian ekonomi, supplier harus menemukan beberapa cara

    untuk memulihkan uang yang dihabiskan untuk suap kepada pembeli. Hal

    ini biasanya dilakukan dengan menggelembungkan harga pembelian

    selanjutnya atau mengganti barang pembelian dengan yang berkualitas

    rendah. Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan harus melarang

    bagian pembelian menerima hadiah dari supplier sehingga perlu

    diadakannya pelatihan terhadap karyawan dalam hal ini, melakukan rotasi

    pekerjaan dan mewajibkan karyawan untuk mengambil liburan sejenak.

    2.5.2 Receiving and Storing Goods Tujuan dari fungsi ini adalah melakukan verifikasi penerimaan pesanan

    persediaan dan mengamankan persediaan terhadap kehilangan atau pencurian.

    Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif pengendalian yang

    dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :

    a. Menerima barang yang tidak dipesan

    Risiko menerima barang yang tidak dipesan dapat menimbulkan

    penambahan biaya ketika harus membongkar barang yang dikirimkan,

    menyimpan dan mengirimkan kembali barang tersebut. Pengendalian

    paling baik untuk mengurangi risiko tersebut adalah memerintahkan

    bagian penerimaan barang untuk menerima barang yang dilengkapi

    dengan salinan PO yang telah disetujui sehingga bagian penerimaan

    barang membutuhkan akses kepada PO yang outstanding.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 22

    Universitas Indonesia

    b. Kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.

    Melakukan kesalahan dalam menghitung barang yang diterima

    dapat mempengaruhi akurasi pencatatan dengan metode perpetual

    inventory sehingga harus dipastikan bahwa perusahaan hanya membayar

    untuk barang yang benar-benar telah diterima. Sebagai salah satu

    pengendalian yang dapat dilakukan adalah tidak memberi tahu bagian

    penerimaan jumlah barang yang dipesan. Oleh karena itu, perusahaan

    harus mengkomunikasi dengan jelas kepada bagian penerimaan barang

    akan pentingnya perhitunggan penerimaan barang secara hati-hati dan

    akurat. Selain itu, perusahaan harus meminta karyawan bagian penerimaan

    untuk menandatangani Receiving Receipt. Beberapa perusahaan

    memberikan insentif kepada karyawan yang menemukan perbedaan

    kuantitas antara packing slip dengan jumlah barang aktual berdasarkan

    hasil perhitungan fisik. Penggunaan metode Bar-code atau RFID juga

    dapat meminimalisasi risiko dalam menghitung barang yang diterima.

    c. Verifikasi penerimaan jasa

    Perbedaan prosedur dibutuhkan dalam mengendalikan pembelian

    jasa. Tantangan utama dalam hal ini adalah memastikan bahwa pengadaan

    jasa benar-benar telah dilakukan dan hal ini memang sulit untuk

    dipastikan. Salah satu pengendaliannya adalah menunjuk seorang

    supervisor yang bertanggung jawab terhadap semua biaya yang

    dibebankan kepada departemen terkait. Supervisor diperlukan untuk

    mengakui penerimaan jasa dan biaya terkait kemudian akan di bebankan

    ke akun dimana dia bertanggung jawab. Selain itu, penting untuk

    dilakukannya perbandingan biaya aktual dengan anggaran secara rutin

    untuk menginvestigasi apabila terjadi perbedaan biaya.

    d. Pencurian barang persediaan

    Risiko pencurian barang persediaan dapat mengakibatkan

    hilangnya persediaan yang dapat merugikan perusahaan. Untuk mengatasi

    risiko ini dapat dilakukan beberapa prosedur pengendalian. Pertama,

    persediaan harus disimpan pada lokasi yang aman dengan akses yang

    terbatas. Kedua, seluruh pemindahan persediaan harus didokumentasikan

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 23

    Universitas Indonesia

    sehingga bagian penerimaan dan bagian penyimpanan mengetahui akan

    adanya pemindahan persediaan. Pendokumentasian tersebut juga harus

    dilakukan ketika ingin melakukan pemindahan barang persediaan dari

    bagian penyimpanan kepada bagian produksi. Ketiga, penting untuk

    dilakukannya perhitungan fisik persediaan yang dimiliki dan

    membandingkannya dengan pencatatan persediaan secara periodik.

    Terakhir, perlunya pemisahan tanggung jawab antara bagian penerimaan

    dan penyimpanan persediaan.

    2.5.3 Approving Supplier Invoices Tujuan tahap ini adalah memastikan perusahaan membayar hanya pada

    barang dan jasa yang dipesan dan diterima. Risiko yang mungkin timbul dari

    tahap ini serta alternatif pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya

    adalah sebagai berikut :

    a. Gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier

    Risiko gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier dapat

    terjadi karena adanya perbedaan antara kuota dengan harga yang

    dibebankan atau terjadinya salah hitung terhadap jumlah tagihan. Untuk

    menghindari hal tersebut, maka penting untuk dilakukannya pengecekan

    keakuratan tagihan supplier serta harga dan kuantitas barang pada tagihan

    harus dibandingkan dengan Purchase Order dan Receiving Receipt yang

    sesuai.

    b. Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang

    Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang dapat

    mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam pelaporan keuangan dan

    kinerja perusahaan yang selanjutnya dapat mengakibatkan kesalahan

    dalam pengambilan keputusan. Pengendalian data entry dan pemrosesan

    data sangat dibutuhkan untuk mencegah risiko ini. Pengendalian lain yang

    dapat dilakukan adalah membandingkan saldo akun supplier sebelum dan

    sesudah cek diproses dengan tagihan yang sedang diproses serta saldo

    akun supplier dibandingkan secara periodik dengan jumlah akun hutang di

    buku besar.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 24

    Universitas Indonesia

    2.5.4 Cash Disbursement Tujuan pada tahap ini adalah organisasi harus mengamankan kas

    perusahaan. Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif

    pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :

    a. Membayar untuk barang yang tidak diterima

    Risiko ini dapat mengakibatkan terjadinya pengurangan kas secara

    sia-sia atau terjadinya kesalahan perhitungan persediaan. Pengendalian

    yang paling baik untuk mencegah hal tersebut adalah membandingkan

    kuantitas barang pada tagihan supplier dengan kuantitas yang dimasukkan

    pada sistem oleh bagian persediaan yang menerima pemindahan barang

    persediaan dari bagian penerimaan. Beberapa perusahaan mengharuskan

    bagian persediaan untuk melakukan verifikasi terhadap Receiving Receipt

    sebelum dokumen tersebut digunakan sebagai dokumen pendukung

    pembayaran tagihan supplier. Melakukan verifikasi terhadap pengadaan

    jasa akan lebih sulit dilakukan apabila hanya dilakukan berdasarkan

    tagihan supplier. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan bergantung

    pada pengendalian anggaran dan melakukan review secara akurat terhadap

    beban-beban dari setiap departemen untuk menunjukkan potensi

    kecurangan yang perlu diinvestigasi lebih lanjut.

    b. Gagal dalam mengambil diskon pembelian

    Risiko ini dapat mengakibatkan perusahaan harus mengeluarkan

    uang lebih banyak untuk mendapatkan barang dalam jumlah besar. Salah

    satu pengendalian yang dapat dilakukan adalah pengajuan tagihan dengan

    tanggal jatuh tempo untuk mendapat diskon. Tagihan yang telah disetujui

    harus dilengkapi dengan tanggal jatuh tempo dan sistem harus dirancang

    untuk dapat melacak tagihan yang telah jatuh tempo dan dapat mencetak

    daftar semua tagihan yang outstanding secara periodik. Anggaran arus kas

    yang menunjukkan arus kas masuk yang diekpetasi dan komitmen yang

    masih outstanding juga dapat membantu perusahaan membuat

    perencanaan dalam memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 25

    Universitas Indonesia

    c. Membayar tagihan yang sama dua kali

    Risiko ini dapat mempengaruhi kebutuhan arus kas dan terjadi

    pencatatan keuangan yang tidak sesuai. Hal ini terjadi dengan berbagai

    cara, misalnya terdapat duplikat invoice yang dikirim setelah cek

    perusahaan dikirimkan ke supplier. Pengendalian yang dapat dilakukan

    adalah memastikan bahwa tagihan yang akan dibayar adalah hanya tagihan

    yang dilengkapi dengan invoice asli dan dokumen pendukung lainnya

    seperti Purchase Order dan Receiving Receipt serta membatalkan semua

    dokumen pendukung saat pembayaran telah dilakukan.

    d. Pencurian kas

    Kas merupakan asset paling likuid yang sangat mudah untuk

    disalahgunakan. Pencurian kas dapat mengakibatkan kerugian perusahaan.

    Pengendalian yang dapat dilakukan adalah terdapatnya pemisahan

    tanggung jawab antara bagian yang melakukan verifikasi tagihan dengan

    bagian yang melakukan pembayaran. Selain itu penting untuk

    dilakukannya pembatasan akses ke kas dan cek kosong serta

    penandatanganan cek oleh dua otorisasi untuk jumlah yang lebih banyak.

    Pengendalian lainnya adalah seseorang yang independen dari prosedur

    pembayaran melakukan rekonsiliasi dengan akun bank. Pengendalian ini

    menyediakan pengecekan akurat secara independen dan mencegah

    seseorang dari penggelapan kas dan kemudian menyembunyikan

    pencurian dengan menyesuaikan bank statement. Akses terhadap supplier

    master file harus dibatasi dan setiap perubahan yang terjadi pada supplier

    master file harus di-review secara akurat dan harus terdapat persetujuan

    atas perubahan tersebut. Hal penting lainnya yang perlu dilakukan adalah

    membatasi kemampuan sistem yang dapat membuat supplier dan

    memproses tagihan kepada supplier tersebut dalam satu waktu sehingga

    karyawan tidak bisa membuat supplier baru dan langsung menerbitkan cek

    untuk supplier tersebut.

    e. Penyalahgunaan cek

    Penyalahgunaan cek dapat mengakibatkan pengeluaran cek untuk

    supplier fiktif. Pengendalian yang perlu dilakukan adalah melindungi

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 26

    Universitas Indonesia

    mesin pencetak cek dan membatasi akses kepadanya serta menggunakan

    tinta khusus pada saat mencetak cek. Melakukan rekonsiliasi bank

    merupakan pengendalian paling penting untuk mendeteksi penipuan cek.

    f. Permasalahan arus kas

    Penting untuk dilakukannya perencanaan dan pengawasan

    pengeluaran untuk mencegah permasalahan arus kas. Permasalahan arus

    kas dapat mengakibatkan tingginya arus kas keluar dibandingkan dengan

    arus kas masuk perusahaan. Oleh karena itu, anggaran arus kas merupakan

    pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko ini. Anggaran arus kas

    menunjukkan arus kas masuk yang diekpetasi dan komitmen yang masih

    outstanding untuk membantu perusahaan membuat perencanaan dalam

    melakukan pembayaran supplier.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 27 Universitas Indonesia

    Bab 3

    GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

    3.1 Profil Umum KAP Aryanto, Amir Jusuf, dan Mawar & Saptoto (RSM AAJ)

    RSM AAJ didirikan oleh Amir Abadi Jusuf pada tahun 1985. Kantor pusat

    RSM AAJ bertempat di Gedung Plaza ABDA lantai 10-11, Jl. Jenderal Sudirman

    kav.59 Jakarta. RSM AAJ memiliki kantor cabang yang terletak di kota Surabaya.

    RSM AAJ telah beberapa kali mengalami pergantian nama, saat ini nama resmi

    sesuai dengan izin usaha dari menteri keuangan adalah KAP Aryanto, Amir Jusuf,

    Mawar, dan Saptoto.

    RSM AAJ adalah anggota dari RSM internasional, salah satu dari jaringan

    independent accounting and consulting firms terbesar di dunia, yang memiliki

    lebih dari 25.000 tenaga profesional dari 662 kantor yang berada di lebih dari 64

    negara di dunia. Afiliasi Kantor Akuntan Publik (KAP) Aryanto, Amir Jusuf, dan

    Mawar & Saptoto dengan RSM membuat KAP ini secara tidak langsung

    meningkatkan kualitas serta kinerja KAP dalam kaitannya dengan jasa yang

    diberikan kepada klien.

    Lebih dari 20 tahun RSM AAJ beroperasi dan melayani klien dalam

    berbagai lini jasa bisnis dan keuangan. RSM AAJ menyediakan banyak jenis jasa

    yang dapat membantu proses bisnis perusahaan. Jasa yang disediakan oleh RSM

    AAJ antara lain adalah sebagai berikut:

    a. Jasa Akuntansi dan Administrasi

    Jasa ini mencakup jasa pembukuan dan penyusunan laporan keuangan baik

    interim maupun tahunan, jasa analisa laporan keuangan, dan juga jasa

    administrasi gaji.

    b. Tax Advisory Service

    Jasa ini mencakup jasa konsultasi perpajakan serta kepatuhan terhadap

    peraturan perpajakan.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 28

    Univeritas Indonesia

    c. Business Establishment & Corporate Secretarial Services

    Jasa ini mencakup konsultasi bagi pihak yang ingin mendirikan bisnis di

    Indonesia serta kepatuhan perusahaan terhadap peraturan-peraturan yang

    berlaku di Indonesia.

    d. Audit & Assurance Service

    Jasa ini mencakup audit umum atas laporan keuangan, audit umum atas

    laporan keuangan, audit dengan tujuan khusus, review and compliance, jasa

    atestasi serta due diligence.

    e. Transaction Support & Capital Market Services

    Jasa ini mencakup jasa solusi bisnis, pre-IPO advisory, valuation capital

    market, dan jasa lainnya.

    f. Risk & Internal Audit Advisory Services

    Jasa ini mencakup jasa konsultasi corporate governance, internal auditor

    outsourcing, Internal Control & Sarbanes-Oxley Advisory, risk management

    advisory, information tchnology assurance advisory, serta pengembangan

    sistem dan prosedur.

    g. International Financial Reporting Standards (IFRS) Services

    Jasa ini mencakup jasa konversi IFRS, due diligence in an IFRS environment,

    audit laporan keuangan berstandar IFRS, serta pelatihan IFRS.

    Core bussines RSM AAJ adalah jasa audit, karena mayoritas klien RSM

    AAJ yang bekerjasama dengannya menggunakan jasa audit and assurance. Daftar

    klien RSM AAJ meliputi klien domestik dan internasional dalam pembiayaan

    sektor manufaktur, industri jasa, perusahaan milik negara, dan organisasi

    organisasi non-profit.

    3.2 Profil Umum Perusahaan Klien (PT ABC)

    PT ABC merupakan salah satu perusahaan penghasil semen terkemuka di

    Indonesia yang didirikan pada tanggal 18 Maret 1910 yang merupakan pabrik

    semen pertama di Indonesia. PT ABC mulai berproduksi dengan kapasitas 22.900

    ton per tahun dan pernah mencapai produksi sebesar 170.000 ton pada tahun 1939

    yang merupakan produksi tertinggi pada waktu itu. Berdasarkan Surat Menteri

    Keuangan Republik Indonesia, Pemerintah melakukan konsolidasi atas tiga Pabrik

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 29

    Univeritas Indonesia

    semen milik Pemerintah yaitu PT ABC, PT DEF dan PT GHI, yang terealisir pada

    tanggal 15 September 1995, sehingga saat ini PT ABC berada dibawah PT GHI

    Tbk. (GHI Group).

    3.2.1 Profil Produk PT ABC

    PT ABC menghasilkan beberapa jenis produk semen unggulan di masing-

    masing kelas dan spesifikasinya, antara lain:

    Semen Portland Type I

    Dipakai untuk keperluan konstruksi umum yang tidak memakai persyaratan

    khusus terhadap panas hidrasi dan kekuatan tekan awal.

    Semen Portland Type II

    Dipakai untuk konstruksi bangunan dari beton massa yang memerlukan

    ketahanan sulfat dan panas hidrasi sedang, misalnya bangunan dipinggir laut,

    bangunan dibekas tanah rawa, dan saluran irigasi.

    Semen Portland Type III

    Dipakai untuk konstruksi bangunan yang memerlukan kekuatan tekan awal

    tinggi pada fase permulaan setelah pengikatan terjadi, misalnya untuk

    pembuatan jalan beton, dan bangunan-bangunan tingkat tinggi.

    Semen Portland Type V

    Dipakai untuk konstruksi bangunan-bangunan pada tanah/air yang

    mengandung sulfat melebihi 0,20 % dan sangat cocok untuk instalasi

    pengolahan limbah pabrik, konstruksi dalam air, jembatan, terowongan,

    pelabuhan, dan pembangkit tenaga nuklir.

    Super Masonry Cement

    Semen ini dapat digunakan untuk konstruksi perumahan gedung, jalan dan

    irigasi. Dapat juga digunakan untuk bahan baku pembuatan genteng beton,

    hollow brick, paving block, tegel dan bahan bangunan lainnya.

    Oil Well Cement (OWC), Class G-HSR (High Sulfate Resistance)

    Merupakan semen khusus yang digunakan untuk pembuatan sumur minyak

    bumi dan gas alam dengan konstruksi sumur minyak bawah permukaan laut

    dan bumi.

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 30

    Univeritas Indonesia

    Portland Composite Cement (PCC)

    Semen ini memenuhi persyaratan mutu Portland Composite Cement SNI 15-

    7064-2004. Dapat digunakan secara luas untuk konstruksi umum pada semua

    beton.

    Super "Portland Pozzolan Cement" (PPC)

    Semen yang memenuhi persyaratan mutu semen Portland Pozzoland SNI 15-

    0302-2004 dan ASTM C 595 M-05 s. Dapat digunakan secara luas seperti :

    1. Konstruksi beton massa (bendungan, dam dan irigasi)

    2. Konstruksi beton yang memerlukan ketahanan terhadap serangan sulfat

    (bangunan tepi pantai, tanah rawa).

    3. Bangunan/instalasi yang memerlukan kekedapan yang lebih tinggi.

    4. Pekerjaan pasangan dan plesteran.

    3.2.2 Proses Bisnis PT ABC

    PT ABC merupakan salah satu perusahaan produsen semen terkemuka di

    Indonesia dan merupakan sebuah perusahaan dengan kepemilikan 99,99%

    dimiliki oleh PT GHI Tbk (GHI Group), serta 0,01% dimiliki oleh koperasi

    karyawan PT ABC. Adapun GHI Group merupakan sebuah BUMN, dengan

    51,01% saham dimiliki oleh Negara Republik Indonesia, 24,90% saham oleh

    MNO Pte Ltd., serta 24,09% sisanya dibawah kepemilikan publik.

    Berdasarkan laporan dalam laporan tahunan perusahaan, GHI Group

    secara kolektif merupakan salah satu market leader dalam pasar produk semen di

    Indonesia, dengan kapasitas terpasang riil sebesar 19 juta ton semen pertahun

    (dimana 5,9 juta ton diantaranya dipasok oleh PT ABC), serta memiliki

    penguasaan sekitar 45% pangsa pasar semen domestik. Selain penjualan di dalam

    negeri, Perseroan juga mengekspor ke beberapa negara, antara lain: Timor Leste,

    Sri Lanka, Maladewa dan Bangladesh.

    Berdasarkan laporan operasi perusahaan, proses utama di pabrik semen

    terdiri dari tiga tahapan proses, antara lain:

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 31

    Univeritas Indonesia

    1. Proses produksi campuran bahan baku

    Proses produksi campuran bahan baku memerlukan mill tegak atau mill

    jenis tabung sebagai mesin utama untuk grinding dan pengeringan. Bahan

    baku yang dimasukkan terdiri dari batu kapur, batu silika, tanah liat, slag

    (kerak) tembaga dengan komposisinya masingmasing dan produknya adalah campuran bahan baku. Energi listrik digunakan untuk grinding dan

    gas panas (gas buang kiln) digunakan untuk proses pengeringan. Proses ini

    menghasilkan debu yang ditampung dengan electrostatic precipitator.

    2. Produksi klinker

    Alat utama untuk produksi klinker adalah kiln. Proses terdiri dari kalsinasi,

    pembentukan klinker pada temperatur 1400 derajat Celsius dan

    pendinginan. Bahan yang dimasukkan adalah campuran bahan baku dan

    batu bara sebagai bahan bakar. Proses ini mengeluarkan debu klinker yang

    ditampung dalam electrostatic precipitators dan udara panas dibuang.

    3. Produksi semen

    Alat utama untuk produksi semen adalah mill bentuk tabung untuk

    menghaluskan klinker dan gypsum. Sistem ini menggunakan listrik untuk

    menjalankan alat. Proses ini mengeluarkan debu semen yang ditampung

    oleh electrostatic precipitators. Perusahaan dalam kegiatan operasionalnya

    utama menghasilkan dua macam produk, semen dan klinker. Semen

    merupakan produk utama yang dihasilkan oleh PT ABC berupa campuran

    semua bahan baku yang telah dihaluskan hingga berwujud bubuk halus

    serta dijual dalam satuan zak. Adapun klinker adalah produk campuran

    bahan baku yang telah setengah diproses, namun belum dihaluskan lebih

    jauh dan sehingga masih berwujud seperti gumpalan/batuan semen, dan

    dijual oleh perusahaan dalam partai besar kepada pembelinya.

    Sebagai perusahaan dengan skala besar serta siklus bisnis yang rumit, PT

    ABC membutuhkan sebuah sistem yang handal untuk menunjang serta

    mengintegrasikan semua siklus kegiatannya. Oleh karena itu, perusahaan

    menggunakan SAP sebagai sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 32

    Univeritas Indonesia

    menangani semua siklus perusahaan, termasuk untuk sistem pencatatan

    akuntansinya.

    3.2.3 Struktur Organisasi PT ABC

    PT ABC memiliki struktur organisasi yang dapat dijabarkan secara

    komprehensif seperti pada gambar 3.1 berikut ini :

    Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT ABC

    Sumber : PT ABC (telah diolah kembali)

    Berdasarkan struktur organisasi di atas, kita dapat melihat beberapa

    departemen pada PT ABC yang memiliki fungsi terkait dalam proses bisnis yang

    dilakukan oleh PT ABC. Setiap departemen membawahi beberapa biro,

    sedangkan setiap biro dapat membawahi beberapa bidang. Departemen produksi

    PT ABC terbagi atas beberapa departemen berdasarkan jenis hasil produksi dari

    masing-masing departemen produksi. Dalam proses pemesanan penjualan, PT

    ABC memiliki tiga departemen terkait, yaitu :

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 33

    Univeritas Indonesia

    Departemen Perencanaan dan Pengembangan Pemasaran : berfungsi untuk

    melakukan proses perencanaan dan evaluasi pemasaran.

    Departemen Penjualan : berfungsi untuk melakukan eksekusi penjualan

    termasuk menentukan daerah penjualan dan melakukan pengawasan terhadap

    proses penjualan.

    Departemen Distribusi dan Transportasi : berfungsi untuk melakukan produksi

    kantong semen, melakukan proses pengantongan semen dan melakukan

    distribusi penjualan.

    Sedangkan departemen terkait dalam siklus pengeluaran adalah sebagai

    berikut :

    Departemen Perbekalan : berfungsi untuk melakukan perencanaan pembelian

    barang persediaan, melakukan proses pengadaan barang atau jasa, mengelola

    persediaan perusahaan serta mengelola data supplier.

    Departemen Perbendaharaan : berfungsi untuk melakukan verifikasi dokumen

    penagihan hutang dan melakukan proses pembayaran.

    Departmen Akuntansi : berfungsi untuk melakukan proses pencatatan hutang

    kepada supplier.

    Gambar 3.2 : Fungsi Terkait Siklus Pengeluaran

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 34

    Univeritas Indonesia

    Sumber : PT ABC (telah diolah kembali)

    Berikut ini penulis akan menjelaskan fungsi terkait dengan siklus

    pengeluaran di PT ABC berikut dengan tanggung jawabnya masing-masing.

    a. Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan :

    Melakukan analisa mengenai ketersediaan persediaan dengan

    menggunakan analisa Material Requirements Planning (MRP)

    Controller,

    Melakukan evaluasi dan verifikasi terhadap jumlah barang persediaan

    yang akan dibeli,

    Membuat PR untuk barang persediaan dan memastikan PR telah

    disetujui sesuai level otorisasi sebelum diajukan ke bagian pengadaan

    barang,

    Melakukan seleksi terhadap supplier baru,

    Menjaga dan memelihara supplier master file, dan

    Melakukan evaluasi kinerja supplier.

    b. Biro Pengadaan Barang dan Biro Pengadaan Jasa

    Melakukan pemilihan supplier melalui proses tender dengan

    memberikan penawaran kepada supplier untuk mendapatkan

    barang/jasa dengan harga dan kualitas terbaik,

    Membuat perjanjian atau kontrak dengan supplier,

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 35

    Univeritas Indonesia

    Membuat PO dan memastikan PO telah disetujui sesuai dengan level

    otorisasi sebelum PO dikirim kepada supplier,

    Melakukan komunikasi dengan supplier, misalnya untuk memastikan

    barang telah dikirim, dan

    Membuat Services Acceptance untuk pengadaan jasa (khusus

    dilakukan oleh Biro Pengadaan Jasa).

    c. Bidang Penerimaan Barang (berada pada Biro Pengelolaan Persediaan)

    Menerima barang yang sudah dikirim oleh supplier dan memeriksa

    kelengkapan dokumen pendukung yang menyertainya, seperti : surat

    pengantar barang; packing slip; bill of landing; dan dokumen

    pendukung lainnya,

    Melakukan inspeksi terhadap barang yang dikirim oleh supplier,

    Membuat good receipt dan memastikannya telah disetujui oleh pihak-

    pihak berwenang,

    Membuat transfer slip untuk proses penyimpanan barang, dan

    Mengirimkan barang non-persediaan kepada user.

    d. Bidang Penyimpanan Barang (berada pada Biro Pengelolaan Persediaan)

    Melakukan proses penyimpanan barang persediaan di gudang, dan

    Melakukan pencatatan penyimpanan barang persedian pada sistem

    SAP modul MM.

    e. Bidang Administrasi Perbendaharaan

    Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan akurasi terhadap

    dokumen penagihan hutang seperti : PO; invoice; faktur pajak;

    receiving report; dan dokumen pendukung lainnya.

    f. Bidang Pajak dan Asuransi

    Melakukan verifikasi akurasi terhadap faktur pajak supplier, dan

    Mengarsipkan faktur pajak supplier.

    g. Bidang Akuntansi Hutang

    Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan akurasi terhadap

    dokumen penagihan hutang seperti : PO; invoice; faktur pajak;

    receiving report; dan dokumen pendukung lainnya,

    Melakukan invoice entry pada sistem SAP,

    Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

  • 36

    Univeritas Indonesia

    Melakukan verifikasi kelengkapan dan akurasi terhadap pencatatan

    invoice pada sistem SAP dengan dokumen penagihan hutang,

    Melakukan posting akun hutang ke jurnal umum, dan

    Membuat reimbursement voucher dan memastikannya telah disetujui

    sesuai dengan level otorisasi.

    h. Bidang Kas dan Bank

    Melakukan verifikasi kelengkapan dan akurasi terhadap

    reimbursement voucher dan dokumen penagihan hutang yang terdiri

    dari PO; invoice; faktur pajak; receiving report; dan dokumen

    pendukung lainnya,

    Mel