Workshop Gugus Kehumasan - Humpro -...
-
Upload
nguyentuyen -
Category
Documents
-
view
260 -
download
3
Transcript of Workshop Gugus Kehumasan - Humpro -...
Pengelolaan Kehumasan dan Promosi
BIRO KOMUNIKASI
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Topik1. Gugus Humas dan Promosi
2. Kegiatan kehumasan dan promosi di IPB
3. Keterbukaan Informasi Publik
4. LAPOR
5. E-complaint
6. Pengelolaan Komunikasi di saat krisis
7. Promosi
8. Pengembangan sumberdaya manusia
1. Gugus KehumasanMitra kerja Biro Komunikasi dalam sharing informasi
Memberikan informasi kegiatan, prestasi dankeunggulan unit kerja ke Biro Komunikasi
Menyebarluaskan informasi dari Biro Komunikasi
2. Program-program KehumasanA. Produksi content dan media internal
1. Produksi Rilis Berita Event/Riset/Prestasi
2. Produksi e-buletin IPB Today/Wisudaku/IPB News
3. Produksi Majalah Agrimag
4. Pengelolaan informasi website (ipb.ac.id)
5. Pengelolaan website galeri foto (media.ipb.ac.id)
6. Pengelolaan agenda institusi
7. Pengelolaan media social: BogorAgriculturalUniversity(fanpage), twitter@ipbofficial, IG@ipboffocial, [email protected]
MEDIA INTERNAL YANG DIPRODUKSI
B. Kerjasama dengan media massa
1. Layanan liputan bagi wartawan dan unit kerja
2. Konferensi pers/coffee morning dengan wartawan
3. IPB di Televisi
4. Press Tour
C. Layanan Informasi
1. Layanan telepon, email, milis
2. Informasi prestasi : spanduk, e-flyer
3. Pemasangan media luar ruangan
4. Kliping media cetak/online/elektronik
5. Layanan Informasi Publik, LAPOR, e-complaint
6. Survey pelayanan publik
7. Resepsionis
Program-program Promosi1. Sosialisasi Pendidikan IPB ke SMA se-Indonesia
2. Partisipasi dalam expo
3. Pembinaan OMDA
4. Pembinaan Duta Institut
5. Fasilitasi kunjungan SMA
6. IPB Edu Expo
7. Produksi kit promosi
Target SIMAKER :
4.000 berita positif tentang IPB dimuat di media massa
Unit Layanan Terpadu (dalam persiapan)
LAYANAN INFORMASI TERINTEGRASI
Unit Layanan Terpadu
LAPOR!InformasiAkademik
Kehumasan E-Complaint
3. Keterbukaan InformasiPublik
UU no 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
UU RI Nomor 25 TAHUN 2009 Tentang Pelayanan Publik
Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar LayananInformasi Publik
Permenristekdikti no. 75 Tahun 2016 tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kemenristekdikti
Peraturan Rektor Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Informasi Publik
Surat Keputusan Rektor IPB Tahun 2015 Tentang Pengangkatan PejabatPengelola Informasi dan Dokumentasi
Peraturan Rektor tahun 2015 Tentang Informasi yang Dikecualikan
Surat Keputusan Rektor IPB Tahun 2018 Tentang Pengangkatan PejabatPengelola Informasi dan Dokumentasi
PPID IPB
Pejabat PengelolaInformasi dan Dokumentasi
Website: ppid.ipb.ac.id
SDM PELAYANAN
Struktur Organisasi PPID
Surat Keputusan Rektor No 198/IT3/HM/2018 tentang Pengangkatan Pejabat dan Personalia Pengelola Informasi dan Dokumentasi Institut Pertanian Bogor
SekretarisPejabat
Pengelola Informasi
dan Dokumentas
i (PPID)
Rektor IPB
Kepala
Kepala Bidang Pengelola dan
Pemberi Layanan Informasi
Kepala Bidang Pengaduan dan
Penyelesaian Sengketa
Kepala Bidang Dokumen
Kepala Bidang Arsip
Staf Pelaksana Staf Pelaksana Staf Pelaksana Staf Pelaksana
Sekretaris
Jenis-jenis Informasi Publika. Informasi publik yang dapat diakses
1. Informasi Publik yang wajib disediakan dandiumumkan secara berkala;
2. Informasi Publik yang wajib diumumkan secara sertamerta; dan
3. Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat
b. Informasi publik yang dikecualikan
Informasi yang dikecualikan (umum)Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada PemohonInformasi Publik dapat berakibat: menghambat proses penegakan hukum, membahayakan pertahanan dan keamanan negara, mengungkapkan
kekayaan alam Indonesia, merugikan ketahanan ekonomi nasional, merugikan kepentingan hubungan luar negeri, mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang, mengungkap rahasia pribadi, memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan
Publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusanKomisi Informasi atau pengadilan,
Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang.
Informasi yang di kecualikan di IPBIPB membuka akses bagi setiap Pemohon Informasi, kecuali:
a. Informasi/data identitas pribadi dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa/peserta didik, tamu, mitra kerjasama;
b. Hasil evaluasi dan rekomendasi terkait kinerja dosen, tenagakependidikan;
c. Hasil evaluasi dan rekomendasi terkait hasil belajar mahasiswa/pesertadidik;
d. Seluruh dokumen/data/informasi yang menurut sifatnyarahasia/konfidensial;
e. Konsep kebijakanpemikiran/temuan/laporan/dokumen/ naskah/surat/penetapan yang dalam proses penyelesaian (belum final) atau terkait dengan pendaftaran hak atas kekayaan intelektual/hakpaten.
KOLABORASI
Koordinasi dengan PPID Pelaksana/Tim Asistensi dalam Pelayanan Informasi Publik dengan berbagai unit kerja
Merumuskan Jawaban untuk Permohonan Informasi
PemutakhiranDaftar Informasi Publik
Uji Konsekuensi
Fakultas Departemen Direktorat/Kantor/Biro
Lembaga/Pusat
Unit Penunjang
PPID Pelaksana/Tim Asistensi
Layanan Aspirasi dan Pengaduan Online Rakyat (LAPOR!) adalah sarana aspirasi dan pengaduan berbasis media sosial yang dijalankan dengan prinsip mudah, terpadu, dan tuntas.
LAPOR! dikelola dan dikembangkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi bersama Kementerian Dalam Negeri, Kantor Staf Presiden, dan Ombudsman Republik Indonesia sebagai saluran partisipasi masyarakat untuk pengawasan pembangunan dan pelayanan publik di Indonesia.
4. LAPOR!Layanan Aplikasi dan Pengaduan online Rakyat
LAPOR! telah ditetapkan sebagai Sistem PengelolaanPengaduan Pelayanan Publik Nasional (SP4N) dalam rangkamenjalankan amanat Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik dan Peraturan Presiden Nomor 76 Tahun 2013 tentang Pengelolaan Pengaduan PelayananPublik. Masyarakat dapat menyampaikan aspirasi danpengaduan melalui sarana berikut ini:
• Situs www.lapor.go.id
• SMS ke 1708 (tarif normal)
• Mobile apps LAPOR! (Android)
• Twitter @LAPOR1708 dengan menyertakan tagar #lapor
5. e-complaint dari IPB apps
Aplikasi PPID IPB Mobile
IPB Mobile for Student
IPB Mobile for Lecturer
IPB Mobile for Staff
IPB Scientific Repository
IPB Today
IPB Mobile for Parents (Uji Coba)
SIMAK Multistrata
Aplikasi yang dikembangkan
IPB:
Alur pengaduan dan responPengadu menuliskan laporan melalui IPB mobile
Admin meneruskan pengaduan ke email unit kerja
Unit kerja merespon email admin dan menindaklanjuti pengaduan. (Respon/jawaban dari unit kerja dikirim ke email [email protected])
LAYANAN INFORMASI TERINTEGRASI
ELEKTRONIK
@ppid_ipb
Website
Media sosial
Aplikasi PPID IPB Mobile
5. Pengelolaan Komunikasi di saat krisis
Perlu dikelola dengan sangat hati-hati
Tim Komunikasi Krisis merupakan Tim yang bertugas menilaisituasi krisis, menentukan fakta-fakta dan melakukan pembagiantugas, terdiri atas:
◦ Penanggung Jawab/Juru Bicara : Kepala Biro Komunikasi
◦ Penyusun Pertimbangan Hukum : Kepala Biro Legislasi dan Pelayanan Hukum
◦ Perumus Substansi Komunikasi : Kepala Bagian Hubungan Masyarakat
◦ Pengelola Hubungan Internal : Kepala Sub Bagian Hubungan Internal dan Layanan Informasi
◦ Pengelola Hubungan Eksternal : Kepala Sub Bagian Hubungan Eksternal dan Publikasi
6. Pengembangan sumberdaya manusiaJabatan fungsional pranata humas
Kegiatan capacity building
PENINGKATAN KUALITAS SDM
Studi bandingke berbagai Universitas
AkreditasiInsan Humas
WorkshopPranata Humas
PelatihanService Excellent
PelatihanPowerpoint
(Melukis Slide Dengan Hati)
PelatihanDigital Marketing
PelatihanJurnalistik
PelatihanDesain Grafis
KUALITAS SDM
Terima Kasih
Maklumat Pelayanan
• Tatap muka• Telepon• Email
• Media Sosial• LAPOR• E-Complaint
Media
Survey Kepuasan Pelayanan
Kunjungan Siswa
Campus Tour
IPB Goes To School
IPB Edu EXPO
JENIS DAN KUALITAS LAYANAN
Education Fair
Merchandise untuk Pengunjung
IPB Today (bulletin harian )
JENIS DAN KUALITAS LAYANAN
IPB News
IPB Magazine
Kotak Saran dan Pengaduan
Pengelolaan Mailinglist Dosen
2.888 Berita IPB di Media Masa
Organisasi Mahasiswa Daerah Asal (OMDA)
Duta Institut
Promotion Kit
Leaflet
Zona Integritas Wilayah Bebas Korupsi (WBK)dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM)
LAPOR!
Media Luar Ruangan
NON ELEKTRONIK
LAYANAN INFORMASI TERINTEGRASI
• Ruang Pelayanan• Borang-borang Layanan• Dokumen Cetakan (Leaflet)• Papan Informasi
PenyimpananDokumen disimpan di ruang arsip
PengamananDigitalisasi Arsip
Regulasi
Surat Keputusan Rektor No13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan KearsipanNo 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan ArsipNo 4/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Tata Naskah DinasNo 10/IT3/TU/2017 tentang Pedoman Program Arsip VitalNo 13/IT3/TU/2017 tentang Jadwal Retensi Arsip
PengelolaanDokumen
PENGELOLAAN DOKUMEN
@ppid_ipb ppid.ipb.ac.id
TERIMA KASIH