BAB ITINJAUAN PUSTAKA

1.1Pengertian Value Stream MappingValue stream adalah seluruh kegiatan (baik yang value added maupun

non-value added) yang diperlukan untuk memproses sebuah produk melalui dua aliran utama, yaitu: (1) aliran produksi dari bahan baku ke pelanggan dan (2) rancangan aliran dari konsep ke implementasi. Value stream mapping sendiri adalah sebuah tool yang sangat penting dalam penerapan lean manufacturing. VSM dapat menjadi awal yang baik bagi perusahaan yang ingin menerapkansistem lean karena dapat menunjukan aktivitas-aktivitas baik yang menambah nilai ataupun yang tidak menambah nilai terhadap suatu produk yang menggunakan resource yang sama dalam suatu proses yang sama dari mulai bahan baku sampai ke tangan konsumen.

Value Stream Mapping adalah suatu metode pemetaan untuk memetakan aliran nilai (value stream) secara mendetail untuk mengidentifikasi adanya pemborosan dan menemukan penyebab-penyebab terjadinya pemborosan serta memberikan cara yang tepat untuk menghilangkannya atau paling tidak menguranginya. Fokus value stream mapping adalah pada proses value added dan non-value added.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam value stream mapping, diantaranya adalah:1. Menggunakan current state map hanya sebagai dasar bagi future

state map. Jangan sampai terjebak untuk memperbaiki masalah pada current state map sehingga untuk mencapai pemecahan masalah tersebut yang dipetakan hanyalah satu proses tertentu, karena value stream mapping digunakan untuk memahami semua proses bukan hanya salah satu yang paling bermasalah.

2. Future map merupakan representasi dari apa yang ingin dicapai.3. Tujuan dari pemetaan ini adalah untuk melaksanakan suatu tindakan.

Saat yang paling penting adalah pada saat ingin menjalankan apa yang telah dipetakan dalam future state map.

4. Jangan memetakan sebelum waktunya. Adalah lebih baik untuk memetakan satu jenis produk kemudian mengimplementasikannya pada produk tersebut daripada memetakan seluruh proses dalam pabrik tapi diikuti dengan sepotong-sepotong dan penerapan yang tidak konsisten. Mulailah dengan satu peta kemudian implementasi, kemudian pindah ke peta yang lain.

5. Seseorang dari manajemen harus memimpin.Harus ada seseorang dari manajemen apakah itu manajer pabrik atau manajer divisi yang mempunyai semangat untuk terus melakukan inovasi yang memimpin pelaksanaan.

6. Jangan hanya merencanakan (plan) dan melaksanakan (do), tetapi juga mengecek (check) dan bertindak (act).Kegiatan lean tidak pernah berhenti, ketika kita selesai implementasi future state map, pada saat itulah sebenarnya pekerjaan dimulai. Semua yang telahdirubah akan kembali pada keadaan semula apabila tidak ditinjau kembali,ditingkatkan lebih jauh. Setelah sebagian besar dari future VSM tercapai, maka future VSM tersebut akan menjadi current VSM dan berlanjut kembalike pembuatan future VSM selanjutnya.Dengan menggunakan value stream mapping, membantu dalam

menghubungkan rantai dalam proses dan untuk memvisikan future lean valuestream sekaligus memvisualkan integrasi dari semua proses beserta dengan aliran material dan informasi.

1.2 Parameter Pengukuran dalam Value Stream MappingBeberapa parameter yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Value Stream Mapping (Rotherdan Shook. 2009) antara lain:1. Inventory lead time: waktu suatu barang mengendap atau menunggu

untuk diproses dalam proses selanjutnya.2. Resource: semua sumber daya yang digunakan pada suatu proses.

3. Cycle time: waktu siklus yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produk satu hingga produk ke dua terselesaikan.

4. Lead time: waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses secara keseluruhan dari awal kegiatan unloading material sampai loading produk jadi.

5. Waiting time: waktu yang terbuang untuk menunggu sebelum suatu aktivitas dapat dilakukan.

6. Transportation time: waktu yang dibutuhkan dalam melakukan proses perpindahan dari tempat satu ke tempat lainnya.

1.3Langkah-langkah dalam Value Stream Mapping1. Menggambar icons yang merepresentasikan konsumen, supplier dan

production control.2. Menggambar kotak data dibawah icon konsumen dan masukkan

kebutuhan konsumen didalamnya termasuk jumlahnya dalam hari dan bulan.

3. Masukkan data pengiriman dan penerimaan, gambarkan media pengiriman beserta dengan frekuensinya, gambarkan icon pengiriman dan arahnya dibawah media pengiriman. Terakhir gambarkan media pengiriman di bawah supplier beserta frekuensi dan arah.

4. Gambarkan operasi yang berlangsung dari supplier sampai ke konsumen.

5. Masukkan data proses seperti waktu siklus, uptime.6. Gambarkan aliran informasi baik secara elektronik dan manual.7. Gambarkan persediaan diantara proses termasuk barang dalam

proses. Hitung waktu untuk persediaan tersebut.8. Gambarkan aliran push, pull atau gabungannya.

1.4 Simbol yang digunakan dalam Value Stream MappingBerikut ini adalah simbol-simbol yang umum digunakan dalam

penyusunan Value Stream Mapping.

Gambar 1.1 Simbol VBSSumber: Rother dan Shook (2009)

Gambar 1.2 Simbol VBSSumber: Rother dan Shook (2009)

BAB IIPEMBAHASAN STUDI KASUS

2.1Gambaran PerusahaanPT. X merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur

penghasil rokok yang memiliki banyak gudang untuk menyimpan barang finished good yang dihasilkan. Gudang-gudang yang dimiliki ini tersebar diberbagai daerah dan terbagi menjadi 3 golongan berdasarkan cakupan areanya yaitu Transit warehouse (TW), Area Distribution Warehouse (ADW) dan Distribution Point Centre (DPC. TW yang dimiliki oleh perusahaan asa 2 dengan cakupan terbesar dan memiliki tugas untuk memenuhi kebutuhan gudang-gudang (ADW dan DPC) lain yang ada dibawahnya.

Perusahaan ingin mengidentifikasi aktivitas apa saja yang terjadi pada proses penerimaan barang di setiap gudang (TW, ADW dan juga DPC) agar dapat diketahui aktivitas apa saja yang tidak menambah nilai tambah (non value added atau waste) sehingga dapat diperbaiki dan juga dapat mempercepat lead time penerimaan barang.

Metode yang digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah adalah Value Stream Mapping (VSM). Value Stream Mapping digunakan karena memiliki fungsi untuk menggambarkan aliran aktivitas suatu proses tertentu, mengetahui kegiatan mana yang memberi nilai tambah dan tidak emberikan nilai tambah, serta sekaligus mengetahui waktu dari setiap aktivitasnya. Proses yang terjadi pada setiap gudang tidak ada yang memberikan nilai tambah. Namun akan dilihat kegiatan mana yang perlu dan mana yang tidak diperlukan. Setelah diketahui kegiatan apa saja yang terjadi dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap proses, akan diupayakan agar waste yang dapat dikurangi dan bahkan dihilangkan sehingga lead time penerimaan barang dapat berkurang.

2.2Proses Aktivitas Berikut adalah aktivitas-aktivitas yang ada pada suatu warehouse.1. Truk antri atau menunggu.

Truk antri atau menunggu merupakan aktivitas yang terjadi akibat truk tidak dapat langsung diproses karena suatu alasan tertentu seperti daerah bongkar muat penuh atau para pekerja gudang sedang melayani truk yang lain.

2. Persiapan truk.Persiapan truk menrupakan aktivitas awal ketika truk yang datang parker pada daerah bongkar muat dan melakukan persiapan awal untuk proses menurunkan barang.

3. Surat jalan (SJ) ke satpam.Surat jalan (SJ) ke satpam merupakan aktivitas untuk memberikan SJ yang dibawa oleh sopir kepada pihak satpam.

4. Surat jalan (SJ) ke warehouse.Aklivitas surat jalan ke warehouse adalah aktivitas menyerahkan SJ yang dibawa oleh sopir kepada pihak petugas yang berada di warehouse.

5. Surat jalan (SJ) ke kantorAktivitas surat jalan ke kantor adalah aktivitas menyerahkan SJ yang telah diterima pihak warehouse kepada petugas administrasi di kantor.

6. Periksa surat jalan (SJ).Periksa SJ merupakan aktivitas memeriksa SJ yang diterima untuk dilihat apakah tujuan kedatangan truk benar pada warehouse tersebut. Selain untuk dilihat juga kesesuaian jumlah dan jenis barangnya dengan instruksi dan planning.

7. Surat jalan (SJ) kembali ke warehouse.SJ kembali ke warehouse adalah aktivitas membawa SJ kembali ke warehouse untuk digunakan sebagai acuan dalam memeriksa dan menghitung barang yang diturunkan.

8. Persiapan pallet.Persiapan pallet merupakan aktivitas mengambil dan meletakkan pallet pada bagian belakang truk untuk digunakan sebagai alas barang jadi yang akan diturunkan dari dalam truk.

9. Menurunkan barang.Menurunkan barang merupakan aktivitas mengeluarkan barang jadi dari dalam truk dan diletakkan di atas pallet.

10. Memindahkan barang ke inventory.Memindahkan barang ke inventory merupakan aktivitas memindahkan barang yang sudah diturunkan dari truk ke tempat inventory rak.

11. Inventory rak.Inventory rak merupakan tempat meletakkan barang jadi yang telah diturunkan dari dalam truk.

12. Good Recieve Good Issue.GRGI merupakan aktivitas yang berhubungan dengan surat menyurat. Aktivitas GRGI ini terdiri dari tiga bagian besar. Pertama adalah tanda tangan surat jalan oleh sopir sebagai tanda barang yang diturunkan jumlahnya sesuai dengan surat jalan. Kedua adalah pembuatan GRGI untuk menandakan bahwa telah terjadi perpindahan kepemilikan barang di dalam sistem. Terakhir adalah tanda tangan GRGI sebagai bukti pengesahan yang pada akhirnya akan diarsip oleh pihak warehouse.

2.3Proses Aktivitas pada TWTW adalah tempat untuk menampung semua brand barang jadi yang

diproduksi oleh PT X. Barang jadi ini akan didistribusikan ke semua warehouse yang wilayahnya berada dibawah TW. Fungsi lain TW adalah sebagai buffer untuk memenuhi permintaan konsumen (warehouse lain) yang dapat berubah sewaktu-waktu terutapama apabila terjadi lonjakan permintaan. Proses penerimaan barang jadi yang diterima TW berasal dari pabrik langsung. Berikut adalah tabel proses aktivitas yang terjadi pada TW beserta dengan pekerja yang melakukan.

Tabel 2.1 Proses Aktivitas pada TWProses Aktivitas Pekerja yang Bertugas

Truk antri -Persiapan truk SopirSurat jalan (SJ) ke warehouse SJ diserahkan ke helper oleh sopirSurat jalan (SJ) ke kantor SJ diserahkan ke Distribution Assistance

(DA) oleh helperPeriksa surat jalan (SJ) DA

Tabel 2.1 Lanjutan Proses Aktivitas pada TW

2.4Perhitungan Waktu BakuData waktu yang diolah menggunakan satuan per truk untuk penerimaan barang ke TW. Perhitungan waktu baku dilakukan berdasarkan data-data waktu tiap proses aktivitas yang telah diambil melalui pengamatan langsung di lapangan. Setiap proses aktivitas yang telah diidentifikasi dihitung waktu bakunya. Berikut hasil pengolahan data waktu baku pada TW.

Gambar 2.1 Waktu baku pada TW

2.5Current State Value Stream Mapping

Proses Aktivitas Pekerja yang BertugasSurat jalan (SJ) kembali ke warehouse Helper

Persiapan pallet 2 unskill worker (berganitian)Menurunkan barang 8 unskill worker menurunkan barang,

2 helper dan seorang sopir mengawasiMemindahkan barang ke invetory Seorang unskill worker

GRGI

Tanda tangan surat jalan Sopir namun dibantu helper

Hasil tanda tangan ke kantor

Hasil tanda tangan diserahkan ke DA oleh helper

Membuat GRGI DAGRGI ke warehouse HelperTanda tangan GRGI Sopir namun dibantu helperGRGI ke kantor Helper

Current state value stream mapping menggambarkan seluruh proses aktivitas pada TW. Penggambaran ini berdasarakan pengamatan yang dilakukan di PT. X. Hasil penggambaran ini diverifikasi dan divalidasikan pada supervisor tiap daerah warehouse untuk melihat apakah masih ada kegiatan yang belum tergambarkan. Berikut ini adalah gambaran current state value stream mapping untuk proses penerimaan barang yang terjadi pada TW.

Gambar 2.2 Current State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW

2.6Identifikasi Waste1. Truk antri pada penerimaan barang dari pabrik ke TW.

Proses awal ketika truk datang di TW, truk tidak dapat langsung diproses karena daerah bongkar muat penuh sehingga truk harus antri terlebih dahulu. Proses antri ini terjadi karena petugas untuk proses penyimpanan barang hanya dua tim sedangkan kedatangan truk juga tidak menentu sehingga apabila ada lebih dari dua truk yang datang pada saat yang sama maka truk ketiga dan seterusnya antri terlebih dahulu. Hasil pengolahan data menunjukkan bahwa data waktu truk antri sebelum dilayani memiliki rata-rata waktu antri 49,29 menit.

Gambar 2.3 Truk antri pada pengiriman barang dari pabrik ke TW2. Transportation Waste

a. Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari pabrik ke TWTransportation waste yang terjadi adalah akibat adanya double transportation untuk kegiatan memberikan SJ dari sopir ke DA. Double transportation ini terjadi karena sopir tidak dapat langsung memberikan SJ ke DA sehingga harus melalui helper dahulu. Sopir tidak dapat langsung memberikan ke DA karena TW terdapat peraturan yang melarang masuknya orang lain selain pekerja TW dapat masuk ke kantor.

Gambar 2.4 Double transportation kegiatan memberikan SJ dari sopir ke DA pada TW

b. Perpindahan untuk Proses GRGI pada Penerimaan Barang dari Pabrik ke TWTransportation waste yang terjadi adalah akibat banyaknya aktivitas perpindahan untuk proses GRGI. Pertama adalah memindahkan hasil tanda tangan SJ ke kantor untuk dibuatkan GRGI. Kedua adalah memindahkan GRGI dari kantor menuju warehouse untuk ditandatangani sopir. Ketiga adalah memindahkan GRGI yang telah ditandatangani kembali ke kantor untuk diarsip.

Gambar 2.5 Banyaknya aktivitas perpindahan untuk proses GRGI dapa TW

Berikut ini adalah rekapitulasi wasteyang teridentifikasi yang terjadi pada proses penerimaan barang dari pabrik ke TW, serta penyebabnya.

Tabel 2.2 Identifikasi WasteNo.

Jenis Waste Identifikasi Waste Penyebab

1. Waiting Time

Truk antri pada penerimaan barang dari pabrik ke TW

Kedatangan truk yang tidak menentu dan jumlah tim yang terbatas

2. Transportation

Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari pabrik ke TW

Terjadi Double transportation akibat adanya peraturan yang melarang selain pekerja TW dapat masuk kantor

3. Transportation

Perpindahan untuk proses GRGI pada penerimaan barang dari pabrik ke TW

Banyaknya aktivitas perpindahan yang dilakukan akibat adanya peraturan yang melarang selain TW dapat masuk kantor

2.7Improvement1. Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari pabrik ke TW

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambah loket pada kantor sehingga dapat mepermudah alur atministrasi sekaligus dapatmemperpendek jarak perpindahan yang terjadi (petugas tidak perlu masuk kantor). Penerapan perbaikan ini menyebabkan proses perpindahan SJ hanya diperlukan sekali yaitu langsung dari sopir ke loket agar dapt diperiksa DA setelah itu sopir dapat langsung memberikannya ke helper di warehouse. Keuntungan penerapan perbaikan ini adalah dapat menghilangkan double transportation yang terjadi dan juga mengurangi jarak perpindahan sehingga lead time dapat berkurang.

2. Perpindahan untuk proses GRGI pada penerimaan barang dari pabrik ke TWPerbaikan yang dilakukan adalah dengan menambah loket pada kantor sehingga dapat mempermudah alur administrasi sekaligus dapat memperpendek jarak perpindahan yang terjadi (petugas tidak perlu masuk kantor). Penerapan perbaikan ini menyebabkan proses perpindahan diperlukan sekali saja yaitu helper memberikan hasil tanda tangan Sj ke DA melalui loket. Setelah DA menerima SJ yang telah ditandatangani, DA dapat langsung membuat GRGI dan setelah tercetak dapat langsung ditandatangani oleh sopir. Keuntungan penerapan perbaikan ini adalah dapat menghilangkan aktivitas memindahkan hasil cetakan GRGI ke warehouse dan juga hasil tanda tangan GRGI ke kantor. Selain itu lama waktu perpindahan juga diperpendek karena tidak perlu masuk kantor (melalui loket).

2.8Future State Value Stream MappingFuture State Stream Mapping menggambarkan seluruh proses

aktivitas yang terjadi setelah dilakukan perbaikan. Berikut ini adalah gambaran Future State Stream Mapping untuk proses penerimaan barag yang terjadi.

Gambar 2.6 Future State Value Stream Mapping Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW

2.9Analisis Perbandingan Current State Value Stream Mapping dengan Future State Value Stream Mapping pada Penerimaan Barang dari Pabrik ke TWBerikut ini adalah hasil analisis dari perbandingan antara Current State

Value Stream Mapping dengan Future State Value Stream Mapping pada penerimaan barang dari pabrik ke TW.

Tabel 2.3 Perbandingan Current State VSM dengan Future State VSMNo.

Jenis Waste

Identifikasi Waste Kondisi Awal Kondisi

Perbaikan

1. Waiting Time

Truk antri pada penerimaan barang dari pabrik ke TW

Truk harus menunggu terlebih dahulu sebelum diproses karena kedatangan truk yang tidak menentu dan keterbatasan pekerja

-

No.

Jenis Waste

Identifikasi Waste Kondisi Awal Kondisi

Perbaikan

2. Transportation

Memindahkan SJ pada penerimaan barang dari pabrik ke TW

Adanya double transportation akibat sopir tidak boleh masuk ke kantor sehingga SJ harus diberikan pada helper di warehouse dahulu sebelum dapat diperiksa oleh DA di kantor

Menghilangkan perpindahan SJ dari warehouse ke kantor dan mengurangiwaktu perpindahan SJ dari kantor kembali ke warehouse dengan membuka loket

3. Transportation

Perpindahan untuk proses GRGI pada penerimaan barang dari pabrik ke TW

Banyak perpindahan yang dilakukan yaitu membawa hasil tanda tangan SJ ke kantor, membawa hasil cetakan GRGI ke warehouse , dan membawa hasil tanda tangan GRGI kembali ke kantor

Menghilangkan perpindahan GRGI dar kantor ke warehouse dan perpindahan hasil tanda tangan GRGI dari warehouse ke kantor dengan membuka loket

Tabel 2.3 Lanjutan Perbandingan Current State VSM dengan Future State VSM

2.10 Perbandingan Waktu Baku Kondisi Awal dan Kondisi Setelah Perbaikan pada Penerimaan Barang dari Pabrik ke TW.Berikut ini adalah rekap data perbandingan waktu baku kondisi awal

dan kondisi setelah pebaikan pada penerimaan barang dari pabrik ke TWTabel 2.4 Waktu Baku Kondisi Awal dan Setelah Perbaikan

No.

Kondisi Awal Kondisi PerbaikanAktivitas Waktu

(menit) Aktivitas Waktu (menit)

1. Truk antri 49,29 Truk antri 49,292. Persiapan truk 2,4 Persiapan truk 2,43. SJ ke Warehouse 0,3 3 & 3 ke loket 0,34. SJ ke kantor 0,45. Periksa SJ 0,3 Periksa SJ 0,36. SJ kembali ke warehouse 0,4 SJ kembali ke

warehouse 0,2

7. Persiapan pallet0,26 x 20 = 5,41

Persiapan pallet0,26 x 20 = 5,41

8. Menurunkan barang 2,4 x 20 = 48,1 Menurunkan barang 2,4 x 20

= 48,19. Memindahkan barang ke

inventory 0,7 Memindahkan barang ke inventory 0,7

10. Tanda tangan surat jalan 0,3 Tanda tangan surat jalan 0,3

11. Hasil tanda tangan ke kantor 0,4 Hasil tanda tangan ke

kantor 0,212. Membuat GRGI 2 Membuat GRGI 213. GRGI ke warehouse 0,4 GRGI ke warehouse -

Tabel 2.4 Lanjutan Waktu Baku Kondisi Awal dan Setelah Perbaikan

No.

Kondisi Awal Kondisi Perbaikan

AktivitasWaktu (menit

)Aktivita

s14. Tanda tangan GRGI 1 Tanda tangan GRGI 115. GRGI ke kantor 0,4 GRGI ke kantor -TOTAL Lead time 111,53 TOTAL Lead time 109,93Penurunan lead time 1,43%

Improvement yang diberikan kepada perusahaan membantu menurunkan total lead time penerimaan barang dari pabrik ke TW. Penurunan total lead time yang terjadi adalah sebesar 1,43% diaman kondisi awal total lead time yang terjadi adalah 115, 53 menit dan berubah menjadi 109, 93 menit setelah dilakukan improvement.

DAFTAR PUSTAKA

Penerapan Value Stream Mapping dalam upaya mengurangi waste guna menurunkan lead time proses penerimaan barang jadi di PT X.http://dewey.petra.ac.id/catalog/ft_viewer.php?fname=jiunkpe/s1/tmi/2011/jiunkpe-ns-s1-2011-25407050-24350-barang-chapter4.pdf (diakses pada tanggal 17 oktober 2014)PERANCANGAN LEAN PRODUCTION SYSTEM DENGAN PENDEKATAN COST INTEGRATED VALUE STREAM MAPPING STUDI KASUS PADA INDUSTRI OTOMOTIF http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/20293219-S1491-Perancangan%20lean.pdf (diakses pada 17 oktober 2014)http://thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2007-2-00580-TISI_Bab%203.pdf (diakses pada 17 oktober 2014)