BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah penggabungan seluruh komponen informasi (data,

hardware, software, telekomunikasi, orang-orang, prosedur) yang dibutuhkan untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Pendapat tersebut diperkuat oleh pendapat Satzinger,

Jackson, & Burd (2010, hal. 6), dimana sistem informasi adalah sekumpulan komponen

yang saling terkait yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan

menyediakan output berupa informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas bisnis.

Sistem informasi dan komponennya dapat dilihat pada gambar 2.1.

Gambar 2.1 Sistem Informasi dan KomponenSumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 8)

Selain itu diperkuat juga oleh Whitten, Bentley, & Dittman (2004, hal. 10),

dimana sistem informasi merupakan pengaturan orang, data, proses, dan information

technology (IT)/teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses,

menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk

mendukung sebuah organisasi.

2.2 Business Intelligence

Business intelligence (BI) merupakan suatu rangkaian metodologi, proses dan

teknologi yang digunakan untuk pengumpulan, penyimpanan, analisis dan menampilkan

data menjadi suatu informasi yang dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan

keputusan. Fokus data dari BI adalah semua data operasional yang diambil dari seluruh

5

6

bagian bisnis, sehingga sangat memungkinkan bagi para eksekutif untuk dapat melihat

kinerja bisnis dari berbagai sudut pandang dan mampu untuk mengambil keputusan

terbaik untuk perusahaan.

Business intelligence (BI) merupakan istilah umum yang menggabungkan

arsitektur, tools, database, analytical tools, aplikasi, dan metodologi. Tujuan utama

Business intelligence adalah untuk memungkinkan akses interaktif (kadang-kadang secara

real time) untuk data, memungkinkan untuk manipulasi data, dan memberikan manajer

bisnis dan analis kemampuan untuk melakukan analisis yang tepat. Dengan menganalisis

data historis dan data sekarang, situasi, dan performance, pengambil keputusan

mendapatkan informasi berharga yang memungkinkan pengambil keputusan untuk

membuat keputusan yang lebih baik. Proses Business intelligence didasarkan pada

transformasi data ke informasi, keputusan, dan akhirnya ke tindakan (Turban, Sharda,

Delen, & King, 2011, hal. 8).

2.3 Data Warehouse

2.3.1 Pengertian Data Warehouse

Data warehouse merupakan suatu tempat penyimpanan data dari berbagai sumber

internal maupun eksternal yang memiliki space berukuran besar yang dapat digunakan

untuk membantu para eksekutif dalam pengambilan keputusan. Menurut Turban, Sharda,

Delen, & King (2011, hal. 32), data warehouse adalah kumpulan data yang dihasilkan

untuk mendukung pengambilan keputusan. Data warehouse juga merupakan tempat

penyimpanan data saat ini dan data historis. Data biasanya terstruktur yang akan tersedia

dan siap digunakan untuk kegiatan pengolahan analisis (yaitu, online analytical

processing (OLAP), data mining, query, reporting, dan aplikasi pengambilan keputusan

lainnya).

2.3.2 Karakteristik Data Warehouse

Karakteristik Data Warehouse menurut Inmon (2005) yaitu :

Subject Oriented

Data diorganisasikan oleh detil subjek, seperti penjualan, produk, atau pelanggan,

yang hanya berisi informasi yang relevan untuk mengambil sebuah keputusan. Sebuah

data warehouse berbeda dari database operasional yang sebagian besar database

operasional berorientasi pada produk dan diatur untuk menangani transaksi yang

memperbarui database. Subject oriented memberikan view komprehensif yang lebih dari

sebuah perusahaan.

7

Integrated

Integrasi sangat terkait erat dengan subject oriented. Data warehouse harus

menempatkan data dari sumber yang berbeda ke dalam format yang konsisten. Untuk

membuat konsisten, konflik penamaan dan perbedaan antara unit measure harus diatasi.

Time Variant

Setiap warehouse mengelola data historis. Data tidak perlu memberikan status

(kecuali dalam sistem real-time). Warehouse dapat digunakan untuk mendeteksi tren,

penyimpangan, dan hubungan jangka panjang dapat digunakan untuk peramalan dan

perbandingan yang mengarah ke pengambilan keputusan. Setiap data warehouse

memiliki kualitas temporal. Waktu adalah salah satu dimensi penting yang harus

mendukung data warehouse. Data dari berbagai sumber yang digunakan untuk analisis

berisi beberapa time point (misalnya harian, mingguan, bulanan).

Non-Volatile

Data yang sudah dimasukan ke dalam data warehouse tidak dapat diubah atau

diperbarui (update). Data yang sudah ada sebelumnya (data lama) akan dibuang dan

perubahan akan dicatat sebagai data baru.

2.3.3 Arsitektur Data Warehouse

Gambar 2.2 Typical Architecture Of A Data warehouseSumber : (Connolly & Begg, 2010, hal. 1204)

Arsitektur merupakan kerangka dasar untuk merancang suatu sistem atau produk.

Menurut Connolly & Begg (2010, hal. 1203), pada Gambar 2.2 di atas merupakan typical

architecture of a data warehouse, yaitu :

8

Arsitektur pertama dalam data warehouse adalah data operasional, yaitu data atau

transaksi yang berasal dari kegiatan operasional suatu perusahaan, yang bisa berasal dari

dalam maupun dari luar perusahaan. Data operasional merupakan data yang akan

dimasukkan ke dalam data warehouse, yang kemudian diproses di dalamnya untuk

membantu pembuatan keputusan. Menurut Connolly & Begg (2010, hal. 1203), sumber

data untuk data warehouse berasal dari :

Mainframe data operasional yang disimpan di generasi hierarki pertama dan jaringan

database.

Data departmental disimpan di sistem file seperti VSAM, RMS, dan DBMS

relasional seperti Informix dan Oracle.

Data pribadi disimpan di dalam workstation dan server pribadi.

Sistem eksternal seperti internet, secara komesial tersedia dalam database, atau

database terkait dengan pemasok atau pelanggan perusahaan.

Kemudian data operasional tersebut dimasukkan kedalam suatu repository, yang

disebut operational data store. Operational data store merupakan suatu tempat

penyimpanan untuk menganalisis data operasional perusahaan, dan merupakan tempat

sementara data operasional yang kemudian akan dimasukkan ke dalam data warehouse.

Selanjutnya data dari operational data store masuk ke dalam proses ETL, yaitu

Extract, Transform, Load. Disini ETL Manager bertugas melakukan proses yang

berhubungan dengan extract, tranform dan load dari data operasional atau dari data store.

Kemudian pada tahap akhir ETL yaitu loading, data yang telah diproses dimasukkan ke

dalam data warehouse. Dan di data warehouse terdapat warehouse manager yang

bertugas untuk mengatur dan mengarahkan alur kerja data yang berada dalam data

warehouse. Pekerjaan yang dilakukan oleh warehouse manager, yaitu :

1. Menganalisis data untuk menjaga kekonsistenannya

2. Mentransformasi dan menggabungkan sumber data dari tempat penyimpanan

sementara ke tables data warehouse

3. Membuat index dan pandangan basis tabel

4. Generasi dari denormalisasi (jika diperlukan)

5. Generasi dari agregasi

6. Melakukan backup dan mengarsipkan data

Selain warehouse manager, ada juga query manager yang bertugas membuat

definisi query untuk menjalankan query yang baru atau definisi yang ada, atau ke dalam

format yang diminta.

9

Metadata digunakan untuk berbagai macam tujuan, yaitu :

a) Proses extraction dan loading : metadata digunakan untuk memetakan sumber data

ke sebuah pandangan umum data di dalam warehouse.

b) Warehouse management process : metadata digunakan untuk mengautomasikan

produksi peringkasan tables.

c) Bagian dari query management process : metadata digunakan untuk mengarahkan

query ke sumber data yang tepat.

Pengguna dapat berinteraksi dengan warehouse menggunakan end-user access

tools.

Detailed data bertugas menyimpan semua detailed data. Detail data tidak

disimpan secara langsung (real time) tetapi detail data ini dibuat untuk menggabungkan

data ke tingkat detail data yang berikutnya yaitu lightly and highly summarized data.

Lightly and highly summarized data dapat dilihat gambar 2.2. Detailed data

merupakan data yang sifat detilnya berada pada tingkat paling rendah, kemudian

diringkas menjadi lightly summarized data yang dipecah menjadi beberapa bagian sesuai

dengan kebutuhan setiap tingkat organisasi, seperti untuk bagian finance, marketing, dan

sebagainya. Kemudian data dalam lightly summarized data kembali diringkas menjadi

lebih detil agar dapat melakukan analisis terhadap data tersebut menjadi highly

summarized data. Highly summarized data merupakan data yang berada pada tingkat atas

(lihat gambar 2.2), data pada tingkat ini dapat digunakan oleh para eksekutif perusahaan

untuk melakukan pembuatan keputusan. Jadi, lightly summarized data merupakan tingkat

detail data yang lebih tinggi daripada detailed data namun tingkat kedetilannya masih

kurang detil jika dibandingkan dengan highly summarized data dan highly summarized

data merupakan data dengan tingkat kedetilan yang paling tinggi.

Kemudian pada gambar 2.2 terdapat archieve / backup Data dibagian bawah,

archieve / backup data tersebut bertugas melakukan pengarsipan atau backup data.

Pengarsipan atau backup data sangat penting bagi perusahaan yang memiliki banyak

data. Biasanya setiap beberapa periode, perusahaan melakukan backup data, hal ini

dilakukan agar perusahaan tidak kehilangan banyak data ketika sistem yang ada di

perusahaan mengalami gangguan.

Data yang ada di dalam data warehouse merupakan data yang sudah siap untuk

dianalisis oleh end-user. Untuk itu, agar end-user dapat berinteraksi dengan data

warehouse, ada beberapa tools yang dapat digunakan oleh end-user. Dan berikut adalah

10

empat kategori tools yang dapat digunakan oleh end-user untuk berinteraksi dengan data

warehouse, yaitu :

Reporting and Query tools

Reporting tools menghasilkan reporting tools dan report writers. Tools

production reporting adalah tools yang digunakan untuk menghasilkan laporan

operasional yang dapat mendukung sejumlah besar pekerjaan tingkat tinggi agar dapat

membantu perusahaan menganalisis dan membuat keputusan, seperti pesanan/faktur

pelanggan dan cek pembayaran staf.

Query tools untuk relational data warehouse dirancang untuk menerima SQL atau

menghasilkan SQL statements untuk query penyimpanan data di warehouse. Tools ini

melindungi end-user dari kerumitan SQL dan struktur database dengan menyertakan

sebuah metalayer (software yang menyediakan views of database berorientas subyek dan

mendukung “point and click” pembuatan SQL) antara user dan database.

Application Development tools

Kebutuhan end-user mungkin saja seperti membangun kemampuan reporting dan

query tools kurang memadai, dikarenakan kebutuhan analisis mungkin tidak dapat

dilakukan atau karena interaksi user membutuhkan sebuah keahlian tingkat tinggi dari

pengguna. Beberapa application development tools digabungkan dengan OLAP tools

yang terkenal, dan dapat mengakses sebagian besar sistem database termasuk Oracle,

Sybase, dan Informix (Connolly & Begg, 2010).

Online Analytical Processing (OLAP) tools

Menurut Rao, Srinivasu, Rikkula, & Reddy (2010, hal. 2868), Online Analytical

Processing (OLAP) adalah sistem yang dapat mengatur dan menyajikan data dalam

berbagai format untuk mengakomodasi beragam kebutuhan dari user yang berbeda.

1. Sistem OLAP berbasis pemasaran dan digunakan untuk penganalisisan data oleh

knowledge worker, termasuk manager, executive, dan analis.

2. OLAP mengatur sebagian besar historical data, memberikan fasilitas untuk

peringkasan dan agregasi.

3. Akses ke dalam sistem OLAP kebanyakan operasi read-only.

4. OLAP memudahkan pembuatan keputusan untuk tindakan di masa depan. OLAP

menggunakan multidimensional view data agregat untuk menyediakan akses cepat ke

informasi strategis untuk analisa lebih lanjut.

11

5. OLAP dan data warehouse saling melengkapi. Sebuah data warehouse mengelola

dan menyimpan data, sedangkan OLAP mengubah data warehouse “data” menjadi

“informasi strategis”

Data Mining tools

Data mining tools adalah tools yang digunakan untuk menggali informasi dari

sejumlah besar data. Data mining biasanya digunakan untuk menganalisis pola dari para

konsumen, sebagai contoh suatu perusahaan retail yang menjual berbagai macam produk

secara eceran. Misalnya, setiap pelanggan yang membeli susu bayi biasanya cenderung

membeli bedak atau barang lain yang berkaitan dengan bayi, berdasarkan pola ini maka

perusahaan mengelompokan barang yang berhubungan dalam satu tempat yang

berdekatan.

Elemen penting dalam data mining (G, O, & S, 2011, hal. 16), yaitu :

1. Extract, transform, load data transaksi ke dalam sistem data warehouse.

2. Menyimpan dan mengatur data di dalam multidimensional database system.

3. Memberikan akses data ke analis bisnis dan teknologi informasi profesional.

4. Menganalisa data dengan aplikasi software.

Menyajikan data dalam format yang bermanfaat seperti grafik atau tabel.

2.3.4 Extraction, Transformation, Loading (ETL)

ETL merupakan suatu proses yang menyaring, mengubah semua sumber data

yang ada sesuai dengan format atau aturan yang telah ditentukan, untuk kemudian

dimasukkan ke dalam data warehouse. ETL terdiri dari tiga proses yaitu extraction

(penyaringan data), transformation (pengubahan data), dan loading (pemasukkan data ke

dalam data warehouse).

Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 47), sisi teknis dari proses

data warehousing adalah ekstraksi, transformasi, dan load (ETL). Teknologi ETL, yang

telah ada selama beberapa waktu, berperan dalam proses dan penggunaan data

warehouse. Proses ETL merupakan komponen integral dalam setiap proyek data-centric.

Manajer TI sering dihadapkan dengan tantangan karena proses ETL biasanya

mengkonsumsi 70 persen dari waktu dalam sebuah proyek data-centric.

Proses ETL terdiri dari ekstraksi (membaca data dari satu atau lebih database),

transformasi (yaitu, mengubah data yang diambil dari bentuk sebelumnya menjadi bentuk

yang mempunyai format yang konsisten sehingga dapat ditempatkan ke dalam data

warehouse atau hanya database lain), dan load (yaitu, memasukkan data ke dalam data

12

warehouse). Transformasi menggunakan aturan atau tabel lookup atau dengan

menggabungkan data dengan data lain.

Alat ETL juga mentransportasi data antara sumber dan target,

mendokumentasikan bagaimana perubahan elemen data (misalnya, metadata) ketika

bergerak antara sumber dan target, pertukaran metadata dengan aplikasi lain yang

diperlukan, dan mengelola semua proses runtime dan operasi (misalnya, penjadwalan,

manajemen kesalahan, audit log, statistik). ETL sangat penting untuk integrasi data serta

untuk data warehousing. Tujuan dari proses ETL adalah untuk memuat warehouse

dengan data yang terintegrasi dan data yang sudah di cleasing. Data yang digunakan

dalam proses ETL dapat berasal dari sumber, seperti: aplikasi mainframe, aplikasi ERP,

alat CRM, flat file, spreadsheet Excel, atau bahkan suatu antrian message. ETL proses

dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Gambar 2.3 ETL ProsesSumber : (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 48)

Proses migrasi data ke dalam data warehouse mencakup data dari seluruh sumber

yang relevan yang telah melewati proses extraction. Sumber data dapat berupa file yang

telah diekstrak dari database OLTP, spreadsheets, personal database, atau external files.

Biasanya seluruh file yang di-input berupa set tabel pemetaan, yang dirancang untuk

memfasilitasi proses loading. Sebuah data warehouse berisi kumpulan business rule yang

mendefinisikan hal-hal seperti bagaimana suatu data akan digunakan, summarization

rules, standarisasi dari encoded attributes, dan calculation files. Setiap data memiliki

permasalahan pada kualitas yang berkaitan dengan sumber files yang dibutuhkan untuk

menjadi data yang berkualitas sebelum data dimasukkan ke dalam data warehouse. Satu

manfaat yang didapatkan dari rancangan yang baik pada data warehouse adalah setiap

aturan dapat disimpan dalam repositori metadata dan diterapkan pada data warehouse

13

terpusat. Hal ini membedakan dengan pendekatan OLTP dimana biasanya data dan

business rules tersebar diseluruh sistem. Suatu proses dari loading data ke dalam data

warehouse dapat dilakukan melalui data transformation tools yang menyediakan GUI

untuk pengembangan dan pemeliharaan business rules atau melalui berbagai cara

tradisional seperti pengembangan program atau utilitas untuk mengakses data warehouse

menggunakan bahasa pemrograman seperti PL/SQL, C++, atau .NET. Keputusan

tersebut tidak mudah untuk perusahaan dikarenakan beberapa hal seperti :

- Data transformation tools mahal.

- Data transformation tools butuh waktu untuk dipahami.

Sulit untuk mengukur kapan IT dalam organisasi memahami untuk menggunakan data

transformation tools tersebut.

2.3.5 Data Mart

Data mart adalah suatu fasilitas penyimpanan data yang berorientasi subjek atau

departemen tertentu dari suatu organisasi dan berfokus pada bagian dari department

tertentu. Misalnya : Sales, Marketing, Operation dan Collection sehingga suatu organisasi

biasanya memiliki lebih dari satu data mart.

Data warehouse menggabungkan database di seluruh perusahaan, data mart

umumnya lebih kecil dari data warehouse dan berfokus pada subjek atau departemen

tertentu. Sebuah data mart adalah subset dari data warehouse, biasanya terdiri dari area

subjek tunggal (misalnya, pemasaran, operasi). Sebuah data mart dapat berupa dependent

atau independent.

Sebuah dependent data mart adalah subset yang dibuat langsung dari data

warehouse. Dependent data mart memiliki keuntungan karena model data yang

digunakan adalah model data yang konsisten dan menyediakan data yang berkualitas.

Data mart dependent mendukung konsep model data tunggal di perusahaan besar, tetapi

data warehouse harus dibangun terlebih dahulu. Sebuah dependent data mart memastikan

bahwa pengguna akhir melihat versi yang sama dari data yang diakses oleh semua

pengguna data warehouse lainnya.

Tingginya biaya data warehouse membatasi penggunaannya di perusahaan besar.

Sebagai alternatif, banyak perusahaan menggunakan lowercost, versi skala-down dari

data warehouse yang disebut sebagai data mart independen. Sebuah data mart

independen adalah desain warehouse kecil untuk unit bisnis strategis atau departemen,

tetapi sumbernya bukan EDW (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 33).

14

2.3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram adalah diagram yang menggambarkan entitas dan

hubungan antar entitas. Pendapat tersebut diperkuat oleh Satzinger, Jackson, & Burd

(2010, hal. 57), dimana entity relationship diagram adalah analisis terstruktur dan model

teknik informasi dari data yang dibutuhkan oleh sistem. Contoh entity relationship

diagram dapat dilihat pada gambar 2.4.

Gambar 2.4 Contoh Entity Relationship DiagramSumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 57)

2.3.7 Star Schema

Star schema adalah teknik data modeling yang digunakan untuk melakukan

pemetaan pada suatu database relational. Disebut sebagai star schema karena letak ERD

atau tabel diagram yang membentuk bintang dimana yang menjadi pusat adalah fact table

yang dikelilingi oleh dimensional table. Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011,

hal. 55), tabel fakta berisi sejumlah besar rows yang sesuai dengan fakta-fakta yang

koresponden dan hubungan eksternal. Suatu tabel fakta terdiri dari deskripsi atribut yang

dibutuhkan untuk melakukan analisis keputusan, pelaporan query dan foreign key yang

digunakan untuk menghubungkan dengan tabel dimensi. Analisis keputusan attribut

terdiri dari pengukuran performa, metric operasional, pengukuran aggregate (contohnya

besarnya penjualan, tingkat retensi pelanggan, margin keuntungan, biaya produksi) dan

metric lainnya yang dibutuhkan untuk menganalisis performa perusahaan. Dengan kata

lain, fact table merupakan pembahasan utama mengenai apa yang diberikan data

warehouse untuk membantu dalam analisis keputusan.

Di sekitar tabel fakta terdapat tabel dimensi. Tabel dimensi terdiri dari klasifikasi

dan agregasi informasi tentang tabel fakta. Tabel dimensi berisi atribut yang

menggambarkan data yang terdapat pada tabel fakta, tabel dimensi tersebut membahas

bagaimana data akan di analisis dan disimpulkan. Tabel dimensi memiliki one-to many

relationship dengan tabel fakta. Dalam query, dimensi digunakan untuk memilah-milah

nilai numeric yang terdapat pada tabel fakta untuk membahas kebutuhan informasi yang

dibutuhkan. Skema bintang dirancang untuk menyediakan query cepat dalam merespon,

15

kesederhanaan, dan kemudahan dalam maintenance untuk read-only database struktur.

Skema bintang yang dianggap special dinamakan snowflake schema. Contoh simple star

schema dapat dilihat pada gambar 2.5

Gambar 2.5 Contoh Simple Star Schema(Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 56)

2.4 Business Performance Management (BPM)

2.4.1 Pengertian Business Performance Management

Business performance management merupakan pendekatan top down untuk

mengumpulkan proses – proses yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan

performa bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengertian tersebut diperkuat oleh

Eckerson (2011, hal. 23) dimana Business Performance Management (BPM) adalah

serangkaian disiplin ilmu manajemen, proses, dan alat yang memungkinkan organisasi

untuk mengoptimalkan cara menjalankan strategi bisnis.

Menurut Holman (2009, hal. 2) business performance management adalah proses

sistematis yang dilakukan oleh organisasi yang melibatkan karyawan dan semua

stakeholder dalam pengembangan dan implementasi dari rencana untuk meningkatkan

efektivitas organisasi dan mencapai tujuan organisasi.

Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 12), BPM juga disebut

sebagai corporate performance management (CPM). Business performance management

(BPM) adalah sebuah portofolio aplikasi yang memiliki tampak nyata dan metodologi

yang berisi perkembangan arsitektur business intelligence dan alat-alat yang terdapat

didalamnya. BPM memperluas pemantauan, pengukuran, dan perbandingan penjualan,

laba, biaya, profitabilitas, dan indikator kinerja lainnya dengan memperkenalkan konsep

manajemen dari strategi bisnis. Berbeda dengan sistem tradisional seperti DSS dan EIS

16

dengan dukungan ekstraksi informasi bottom-up dari data, BPM menyediakan penegakan

top-down dari perusahaan yang memiliki strategi yang luas. BPM biasanya

dikombinasikan dengan metodologi balance scorecard dan dashboard.

2.4.2 Keuntungan Penggunaan Business Performance Management

Menurut Eckerson (2011, hal. 26), ada tiga keuntungan utama dari penggunaan

BPM, yaitu :

1. Meningkatkan Komunikasi

Eksekutif dapat lebih efisien mengkomunikasikan strategi dan ekspektasi untuk

manajer dan staf di semua tingkatan organisasi melalui dashboard dan scorecard yang

disesuaikan dengan peran individu.

2. Menigkatkan Koordinasi

Manajer dapat lebih efektif bertukar ide dan informasi antara organisasi, unit

bisnis, departemen, dan kelompok kerja.

3. Meningkatkan Pengawasan

Staf lebih mampu menyesuaikan rencana dan memperbaiki atau meningkatkan

operasi pada waktu yang tepat dengan menggunakan informasi up-to-date mengenai

kondisi pasar dan proses operasional.

2.4.3 Framework Business Performance Management

17

Framework business performance management dapat dilihat pada gambar 2.6.

(Holman, 2009, hal. 11-21):

Gambar 2.6 Framework Business Performance Management

1. People

Tahap Defining :

- Performance Team Development

Performance team development adalah proses penting dalam lifecycle performance

management. Performance team development memastikan bahwa kinerja tim menyadari

masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan dari perspektif pelanggan, karyawan,

manajemen senior dan stakeholder.

- Vendor Performance Management

Vendor performance management adalah proses dimana dilakukan penilaian layak

atau tidaknya suatu vendor berdasarkan set karakteristik yang diberikan vendor ke

perusahaan dan perusahaan akan memilih vendor yang memiliki resiko yang paling

rendah dengan kualitas yang tinggi. Sebuah perusahaan yang memiliki resiko rendah dan

memiliki vendor dan providers dengan kualitas yang tinggi akan lebih mudah dalam

penanganan terhadap kualitas, reliability dan masalah. Dengan memiliki vendor yang

mempunyai kapabilitas terbaik akan mengurangi resiko dan biaya dibandingkan dengan

18

vendor yang hanya memberikan produk dengan harga rendah tanpa tes, dukungan tempat

atau praktek manajemen.

- Vendor Standadization

Vendor standardization membatasi jumlah pembelian dari vendor pada suatu

perusahaan. Untuk asset yang disebarkan, suatu perusahaan memilih set yang terbatas dari

vendor untuk mengetahui produk atau service apa yang dapat dibeli. Vendor

standardization biasanya terdiri dari primary dan secondary vendor, suatu perusahaan

dapat menerima pengaruh pembelian dan mengurangi incompatibility issues, support

issues, biaya vendor liaison administrative dari vendor management. Meskipun mungkin

membatasi pilihan yang tersedia dari teknologi dan fitur, terkadang memungkinkan

diskon yang lebih besar berdasarkan banyaknya pembelian. Vendor standardization

adalah bagian dari proses management asset yang mencakup penetapan dari procurement

prosedur dan kebijakan dan pemantauan terhadap kesesuaian dan manajementnya.

- Organizational Stability

Stabilitas suatu perusahaan sangat penting untuk menjaga anggota staf dan tim agar

tetap konsisten dan fokus. Stabilitas juga memungkinkan proses, prosedur dan talenta

perusahaan menjadi lebih matang.

Tahap Planning :

- Employee Acceptance Management

Employee acceptance management adalah proses mendapatkan karyawan dengan

menekankan ekspektasi kinerja dari tingkat atas ke bawah. Employee acceptance

management membuat pola pikir karyawan menjadi berkualitas, penyampaian ekspektasi

karyawan dan memungkinkan karyawan untuk mengerti dampak bahwa karyawan

memiliki peranan khusus dalam keberhasilan perusahaan.

- Employee Training

Employee training merupakan satu dari banyak pengarahan untuk pengurangan

biaya yang paling baik. Hasil penelitian menunjukkan bahwa karyawan yang kurang

terlatih mengkonsumsi dua sampai enam kali jumlah teknisi yang dibutuhkan daripada

karyawan yang terlatih. Employee training harus dilakukan pada sistem dan aplikasi,

berhati-hati untuk mencocokan pelatihan yang dilakukan dengan pekerjaan karyawan.

Pelatihan harus terdiri dari gabungan pelatihan yang dipimpin oleh instruktur, pelatihan

berbasis komputer, dan pelatihan ketepatan untuk membantu meningkatkan user

produktifitas dan mengurangi biaya.

- Staff Motivation

19

Staff motivation adalah suatu motivasi staf yang akan membantu suatu tim pada saat

tim tersebut membutuhkan suatu hal untuk memecahkan beberapa masalah atau

tantangan. Staf motivasi tersebut akan sering memberikan harapan dan menyediakan

bantuan yang sangat berguna antar sesama. Staf yang termotivasi akan bekerja lebih keras

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

- Leadership Development

Leadership development adalah investasi strategis dan pemanfaatan sumber daya

manusia dalam perusahaan. Praktek leadership development berfokus pada

pengembangan kepemimpinan yang dilihat sebagai suatu proses. Dengan semakin

berkembangnya perubahan dalam ekonomi sekarang secara global, kemampuan

kepemimpinan mempunyai peranan penting dalam adaptasi dan inovasi di tempat kerja.

Sebagai suatu perusahaan yang ingin merestruktur bisnis proses dan karyawan,

dibutuhkan pelatihan yang solid untuk mengefektifkan komunikasi, mempengaruhi orang

lain, memaksimalkan kreativitas dan menganalisis bisnis perusahaan. Kepemimpinan

ditunjukkan dengan seberapa sukses perusahaan dalam mencapai tujuan dan seberapa

sukses bagi yang mengikuti kepemimpinan tersebut.

Tahap Executing :

- Employee Performance Management

Employee performance management adalah suatu proses sistematis dimana suatu

perusahaan melibatkan karyawannya sebagai individual dan anggota dari kelompok,

dalam meningkatkan keefektifan perusahaan dalam pencapaian misi dan tujuan.

Employee performance management proses mencakup perencaan kerja dan pengaturan

ekspetasi, pengawasan performance secara berkala, pengembangan kapasitas

pelaksanaan, memperiodekan tingkatan performa dalam ringkasan mode, dan

memberikan penghargaan untuk performa yang baik. Fungsi dari employee performance

management adalah merekrut dan memperkerjakan manajemen, manajemen kompensasi,

insentif manajemen, goals manajemen, manajemen pembelajaran, kompetensi manajemen

dan pengukuran performa.

Tahap Reporting :

- Customer Satisfication Management

Customer satisfication management adalah proses untuk memastikan bahwa

ekspektasi pelanggan terpenuhi. Customer satisfication management mencakup apakah

suatu perusahaan sudah berjalan dengan baik dan memberitahu bagian perusahaan yang

harus ditingkatkan dalam rangka untuk mendukung perusahaan tersebut. Pada akhirnya

20

Customer satisfication management mengarah kepada identifikasi peluang untuk produk

dan inovasi service dan penyedia sebagai dasar untuk penilaian terhadap performance dan

sistem point.

2. Processes

Tahap Defining :

- Organizational Mission & Goals Management

Organizational mission and goals management merupakan suatu pelatihan untuk

memastikan strategi dan tujuan perusahaan telah didokumentasikan dan dikomunikasikan

secara baik ke seluruh perusahaan, diidentifikasi oleh eksekutif dan dilaksanakan oleh

manajemen dan staf. Organizational mission and goals management adalah sebuah

proses yang terdiri dari partisipasi dari seluru level dan membutuhkan validasi secara

berlanjut terhadap seluruh perkembangan perusahaan. Organizational mission and goals

management mencakup proses identifikasi tujuan dari seluruh bisnis unit, personil,

proses, sistem dan monitoring kemajuan dari jarak dengan tujuan tersebut. Hal ini

bertujuan untuk mengontrol biaya dari banyaknya karyawan, mengetahui proses dan

sistem yang terdapat pada perusahaan telah mendukung misi dan tujuan organisasi.

- Performance Scope Management

Performance scope management merupakan suatu cara untuk mendefinisikan hasil

yang akan di dapat, mendokumentasi asumsi, dan mendefinisikan ruang lingkup dari

inisiatif kinerja perusahaan. Performance scope management dapat dilakukan dengan

beberapa cara seperti mendefinisikan deliverables, functionality dan data, technical

structure, dan struktur organisasi. Performance scope management mencakup pengaturan

terhadap pemprosesan tingkat tinggi untuk melihat performance management team mana

yang memiliki kinerja yang baik, memotivasi baik secara kelompok maupun individu

dalam rangka untuk menyelaraskan kinerja untuk mencapai tujuan bisnis. Performance

scope management memastikan terpenuhinya harapan dengan memperjelas peran, proses

dan pencapaian.

Tahap Planning :

- Performance Management Planning

Performance management planning adalah suatu pelatihan untuk mendefinisikan

performance strategi dan memprioritaskan aktivitas sesuai dengan strategi. Untuk

memastikan kinerja operasional telah sesuai dengan tujuan organisasi. Performance

management planning mencakup planning, budgeting, forecasting, dan allocating sumber

daya untuk mendukung strategi dan mendapatkan kinerja optimal. Performance

21

management plan meliputi consolidating, monitoring, dan reporting atas hasil kinerja

dari manajemen, regulatory dan statutory purpose. Pada akhirnya tujuan dari

Performance management planning adalah suatu kemampuan untuk merencanakan dan

menentukan budget secara cepat mengenai perencanaan dinamik yang dapat menyediakan

umpan balik secara langsung kepada semua orang yang menjadi bagian dari proses bisnis.

- Time Management

Planning merupakan hal yang penting pada critical path dari seluruh projek.

Berdasarkan pembelajaran yang telah dilakukan, pemotongan pada proses planning dapat

menyebabkan tiga kali biaya dan waktu dalam mengimplementasikan atau melaksanakan

projek pada suatu perusahaan. Planning membutuhkan informasi yang cukup tentang

masa kini, titik target dan perkiraan yang akurat untuk memperkirakan waktu yang

dibutuhkan serta biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tahap yang telah

ditetapkan. Planning juga mencakup pembentukan sebuah team yang akan berkomitmen

dan saling memotivasi dan terbagi sesuai dengan peran, pembagian tugas, pemberian

tanggung jawab dan secara proaktiv mengelola dan mengurangi resiko. Proses planning

haruslah terdiri dari pengembangan dari ruang lingkup dokumen sehingga setiap anggota

kelompok mengetahui secara jelas pandangan projek, tujuan yang ingin dicapai, sasaran,

schedule dan resiko yang ditanggung. Planning team haruslah memberikan waktu yang

memadai untuk setiap anggota team agar dapat memahami, menyelidiki,

mendokumentasi, dan mengkomunikasikan terlebih dahulu untuk mendesain dan

mengimplementasi.

- Capacity Management (Capacity Planning)

Capacity planning merupakan sebuah proses dimana kapasitas dari suatu network

dan aset diukur, dibandingkan dengan kebutuhan dan disesuaikan dengan aprioritas.

Proses dari capacity planning melibatkan mapping terhadap inisiatif baru untuk

infrastruktur yang tersedia atau yang sudah ada. Memahami biaya dinamik dari

bandwidth jaringan dan penyimpanan, memori dan sumber data lainnya.

Tahap Executing :

- Information Services Performance Management

Information service performance management merupakan kegiatan latihan untuk

menilai dan memonitoring sistem informasi dan service dan menyesuaikan kegiatan

tersebut dengan tujuan dan sasaran perusahaan. Information services performance

management melibatkan kegiatan untuk mendukung karyawan dan pelanggan,

menyesuaikan sasaran unit bisnis dengan kapabilitas sistem dan performance,

22

mengkomunikasikan perencanaan IT dan performance data disegala bidang yang

mendukung unit bisnis management dan beradaptasi terhadap perkembangan yang

kompleks dan perubahan yang konstan.

- Process Management

Process management merupakan serangkaian kegiatan yang diambil untuk

mengidentifikasi, menganalisis dan mengembangkan proses yang ada dalam suatu

organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran baru. Process management melibatkan

identifikasi utama terhadap bisnis proses dan menyesuaikan hasil yang diperoleh dengan

tujuan strategis. Lifecycle process management terdiri dari informasi dasar terhadap

lingkungan saat ini, identifikasi critical success factors, mendesain ulang proses yang

tidak efisien dan tidak efektif, pengotomatisasi proses, identifikasi metrik proses, dan

pelatihan terhadap karyawan pada area fungsional.

- Performance Metrics Management

Performance metrics management merupakan suatu proses dari identifikasi secara

kuantitatif, hasil berorientasi metrik yang memungkinkan untuk pengambilan keputusan

dan mendorong peningkatan serivce. Performance metrics management melibatkan

pemahaman terhadap business dan kompleksitas dari suatu perusahaan, fokus terhadap

hasil yang ingin dicapai, melibatkan seluruh partisipan untuk konsensus. Memastikan

formula dan logika dapat dipertanggung jawabkan atau valid, dan menyimpan hasil

kinerja dalam lokasi yang menjadi pusat pada suatu perusahaan agar dapat memudahkan

dalam pengaksesan.

- Performance Alignment Management

Performance alignment manangement memfasilitasi penjabaran dari bisnis dan

prioritas fungsional menjadi strategi. Performance alignment terdiri dari penyesuaian

strategi corporate dalam empat area : divisi/departemen, tenaga kerja, keuangan dan

sumber daya. Pada akhirnya, Performance alignment management mengembangkan

strategi performance yang dapat memberikan informasi untuk strategic alignment,

merefleksikan prioritas perusahaan, dan mengarahkan untuk keberhasilan terhadap

pelaksanaan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

- Cross Functional Process Management

Cross functional process management merupakan sebuah proses dari pemikiran

dasar terhadap suatu area pada suatu perusahaan dan pembangunan di seluruh area

spesifik pada perusahaan. Cross functional process management berfokus terhadap proses

utama dimana membutuhkan dorongan dari beberapa area pendukung. Pada akhirnya,

23

pengelolaan yang baik terhadap cross functional process memungkinkan performance

tracking terhadap setiap functional dan titik lemah dari proses utama dapat diidentifikasi

dan diperbaiki.

- Change Management

Change management adalah prosedur, kebijakan, dan alat-alat yang dibentuk untuk

memantau aset perusahaan untuk memastikan bahwa perubahan yang tidak sah tidak akan

dilaksanakan. Hal ini juga menegaskan bahwa tersedianya database perubahan sehingga

perusahaan dapat dengan mudah memecahkan masalah.

- Procurement Management

Procurement management merupakan suatu kumpulan dari kebijakan dan prosedur

untuk mengelola proses dari prosedur tersebut. Procurement management tidak selalu

digambarkan bahwa seluruh prosedur terpusat pada satu lokasi, melainkan melibatkan

pengembangan terhadap kumpulan dari pengadaan kebijakan dan pengoperasian

procedure, pengelompokan terhadap informasi tentang kebutuhan, kontrak vendor, aset

data, industri informasi, dan kualifikasi skill procedure untuk memastikan dasar-dasar

yang dibutuhkan untuk mendapatkan biaya yang efektif secara benar. Selain itu,

pengadaan terpusat menjamin bahwa aturan dari standarisasi telah sesuai.

Tahap Monitoring :

- Quality Management

Quality management merupakan suatu proses untuk memastikan seluruh aktifitas

yang diperlukan untuk perancangan, pengembangan dan implementasi produk dan jasa

yang efektif dan efisien dengan loyalitas terhadap sistem dan performanya. Quality

management mencakup beberapa proses yang memungkinkan organisasi untuk dapat

memastikan kualitasnya. Beberapa diantaranya adalah quality planning, quality

assurance, quality control, quality audits dan quality surveilance. Sasaran dari quality

management adalah untuk menentukan kebijakan kualitas sistem, dan untuk menjelaskan

bagaimana suatu kebijakan dapat didefinisikan.

- Performance Data Management

Performance data management adalah suatu pelatihan untuk membantu perusahaan

mengerti tahap dari transform data menjadi informasi yang berarti dan didistribusikan ke

seluruh perusahaan. Lifecycle performance reporting process terdiri dari lima fase yaitu

pengumpulan data, ekstrasi data, integrasi data, pelaporan dan pendistribusian. Beberapa

kunci utama dari Performance reporting process termasuk mendapatkan buy-in dari

metode pengumpulan data, menentukan ruang lingkup dan menetukan secara jelas apa

24

yang akan didapatkan serta memanfaatkan kapabilitas pelaporan yang tersedia, dan

mengidentifikasi alat yang tepat untuk menginvestasi untuk memastikan data mana yang

akan digunakan.

Tahap Reporting :

- Project Performance Management

Project performance management adalah suatu disiplin ilmu untuk mengatur dan

mengelola sumber daya untuk memastikan suatu projek diselesaikan sesuai dengan ruang

lingkup yang ditetapkan. Project performance reporting termasuk proses dari

pengumpulan data dasar projek dan mendistribusikan performa informasi kepada

stakeholder. Implementasi project performance measurement memastikan

pengklarifikasian pelaporan tentang bagaimana suatu sumber daya digunakan untuk

mencapai tujuan atau sasaran dari proyek.

- Service Level Tracking Management

Service level merupakan suatu hal yang telah ditetapkan melalui service level

agreement (SLA) diantara komunitas user dengan IS departemen dan IS dengan penyedia

service external. Pada dasarnya ini merupakan suatu kontrak yang mulus yang

memberikan layanan khusus dimana IS akan menyerahkannya kepada end user berkaitan

dengan berbagai uptime, performance, dan resolusi kriteria masalah. Metrik yang

berkaitan dengan SLA diharuskan secara spesifik, terukur, dapat dipertanggung jawabkan

dan bermakna.

3. Technology

Tahap Defining :

- IT Cost Management

IT cost management adalah sebuah financial manajemen dari suatu jaringan yang

dapat diukur total biaya dari IT service secara teratur, membandingkan harga untuk

standar industri dan membuat keputusan atas perubahan yang mencakup finansial, tidak

hanya teknikal dan tujuan. Proses, kebijakan dan tools, secara berlanjut dan teratur

diaplikasikan untuk menandakan perkembangan dan mengoptimalkan pengeluaran.

Dengan IT cost management framework seperti TCO lifecycle management, menyediakan

teknologi refresh cycles yang dapat dibentuk dan diinvestasikan sehingga dapat

memverifikasi sebagai suatu dampak finansial positif dan umpan balik yang didapat dari

implementasi.

- Enterprise Policy Management

25

Enterprice policy management merupakan suatu pengelolaan pengguna

environment dimana suatu jaringan atau desktop administrator dapat mengontrol dengan

aturan berbasis logis, aplikasi, setting, network resource, database dan asset IT yang

dapat digunakan user. Environtment ini dijelaskan melalui userID dan belum tentu

terdapat spesifikasi mesin. Ini biasanya diimplementasikan melalui profile pengguna yang

disimpan dalam server dan disinkronisasikan dengan client device yang digunakan user

untuk login. Enterprise policy management menghalangi user untuk membuat perubahan

dalam sistem seperti memperkenalkan suatu software yang baru atau mengubah

pengaturan yang kemungkinan dapat terjadi konflik dengan sumber daya sistem lainnya.

Seperti yang diketahui, suatu environment yang dikelola mengontrol kemudahan dari

penggunaan sebuah desktop, menyediakan seperangkat aplikasi dan akses untuk

kelompok user atau individual. Dengan cara ini, pengguna diperuntukan hanya dengan

tools yang mereka telah latih dan kebutuhan untuk job yang dimiliki dan diyakinkan

bahwa perubahan dapat selalu dikelola. Proses ini diintegrasikan dengan sebuah sistem

management dan change management policy, dapat mengurangi service desk call dan hal-

hal yang tidak direncanakan serta membuat suatu platform yang lebih diprediksi untuk

peningkatan sistem.

Tahap Planning :

- Automated Asset Management

Sistem elektronik sangat menunjang life cycle driven asset process. Automated

asset management terdiri dari pengadaan sistem elektronik pendukung, inventory

automatis, dan penyimpanan data terpusat yang tersedia untuk bagian finansial,

administrasi, perencanaan secara teknikal, sistem administrator dan service desk.

Pengelolaan data dengan menggunakan asset manajemen sistem mencakup suatu contract

terms, hardware inventory, software inventory, accounting, catatan maintenance, change

history, support history dan teknikal dan finansial informasi lainnya.

- Systems Scalability

System scalability adalah sebuah teknologi infrastruktur yang secara logis dan fisik

dapat meningkatkan performa dan kapasitas secara berlanjut untuk mencapai

perkembangan secara rasional dan perubahan dari waktu ke waktu. Suatu scalable

arsitektur berisikan perencanaan strategis migrasi untuk perkembangan dan pertumbuhan

secara berkesinambungan. Komitmen untuk scalable arsitektur memungkinkan

peluncuran dari homogeneous hardware dan platform aplikasi yang menghubungkan

26

antara user dan departemen dengan kebutuhan pemrosesan yang berbeda sebagai

penyedia technical staff dengan platform umum yang mendukung.

- IS Training

IS Profesional Training merupakan hal yang sangat penting dalam mempersiapkan

IS staf yang dapat memberikan dukungan dan layanan kepada user untuk rencana dalam

bidang kepercayaan dan inisiatif implementasi dan solusi serta menyelesaikan masalah

user secara cepat dan efektif. IS profesional training harus dapat diperoleh dari seluruh

anggota staf dalam sistem, tools dan aplikasi yang digunakan dalam pekerjaannya.

Pelatihan harus mencakup pelatihan yang dipimpin oleh seorang instruktur, certification

course, seminar dan pelatihan berbasis komputer.

Tahap Executing :

- Data Integration Management

Data integration management adalah sebuah pelatihan untuk mendapatkan nilai

bisnis dari asset informasi melalui penggunaan secara efektif dari data manajemen

teknologi dan best practices. Kunci utama dari data integration management mencakup

data integration, data quality, database manajemen sistem, data warehousing dan

enterprise information management. Data integration management memungkinkan

sebuah organisasi untuk mengamankan secara tunggal, akurat meningkatkan pandangan

perusahaan terhadap key information.

- Systems Management

System management merupakan sebuah automated event management system yang

memproaktifkan dan mereaktifkan pemberitahuan operator sistem terhadap failures,

capacity issues, traffic issues, virus attack dan peristiwa yang tak terduga lainnya. Tools

memungkinkan pemantauan terhadap status sistem, pemberitahuan kepada pengguna, dan

pengiriman masalah. System management menyediakan sistem performance optimal,

resolution dari masalah dengan cepat dan meminimalisir kegagalan. Automated solution

dapat digunakan dalam membantu distribusi computing proses dan kebijakan untuk

performa dan deteksi dan koreksi kegagalan serta optimalisasi.

Tahap Monitoring :

- Business Intelligence Management

Business intelligence management merupakan suatu identifikasi, implementasi, dan

strategic aplikasi dari teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyediakan

akses, analisis data dan informasi mengenai kinerja dan performa suatu perusahaan. Hal

ini termasuk membuat sebuah proses untuk mendapatkan pengetahuan yang lebih

27

komprehensif terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi bisnis perusahaan dan

membantu perusahaan untuk membuat lebih baik dalam hal pengambilan keputusan

bisnis. Business intelligence management melibatkan identifikasi secara teliti mengenai

tools yang paling cocok digunakan dengan tipe bisnis perusahaan, sistem arsitektur

perusahaan, dan data kompleksitas. Diantara banyaknya tipe dari BI tools termasuk,

reporting tools, metadata tools, data warehouse tools, database/hardware tools, ETL

tools, dan OLAP tools.

Tahap Reporting :

- Scorecard / Dashboard Development

Scorecard/dashboard development merupakan suatu proses dari perencanaan,

identifikasi dan implementasi akses cepat untuk melihat bagaimana perkembangan suatu

organisasi dalam mencapai tujuan strategi. Scorecard/dashboard development adalah

suatu proses untuk men-display setiap aktifitas dari suatu perusahaan dengan upaya untuk

mencapai tujuan dalam hal visi dan strategi melalui serangkaian grafik, charts, gauges,

dan visual indikator lainnya yang dapat mengilustrasikan performance secara langsung.

Scorecard/dashboard development terdiri dari identifikasi actionable indicator, lead

indicator, peringatan dan batasan serta memungkinkan stakeholder untuk akses data

secara mudah.

2.4.4 Lifecycle Business Performance Management

Gambar 2.7 Lifecycle Business Performance Management

Lifecycle BPM merupakan implementasi sistematis dari strategi kinerja

perusahaan yang melibatkan seluruh unit bisnis, sistem, dan personil. Lifecycle BPM

merupakan urutan proses manajemen dan bila dikombinasikan akan mencapai pendekatan

yang lengkap untuk mengelola kinerja dari awal sampai akhir. Lifecycle BPM berfokus

28

pada semua area yang menentukan keberhasilan suatu perusahaan, termasuk (Holman,

2009, hal. 4):

Karyawan

Departemen / Divisi

Proses

Keuangan

Program

Produk / Service

Proyek

Unit Bisnis / Tim

Lifecycle BPM meliputi pengintegrasian dokumen kunci ke dalam rencana kinerja,

menghubungkan kinerja dengan tujuan organisasi, menerapkan best practices,

mengidentifikasi metrik yang tepat, mengembangkan rencana untuk bertindak sesuai

dengan hasil yang ingin dicapai, meningkatkan secara bertahap pengetahuan dan kinerja

dari people, proses dan teknologi.

Lifecycle BPM terdiri dari lima tahap, yaitu (Holman, 2009, hal. 8):

1. Defining

Tahap defining merupakan sebuah tahapan dimana proses manajemen awal

dilakukan. Yang dilakukan pada tahap defining antara lain mengidentifikasi misi / tujuan,

perencanaan strategis, pengembangan lingkup kinerja dan pengembangan kinerja tim.

2. Planning

Fokus dari tahap planning merupakan sebuah tahapan untuk mengevaluasi hal

yang perlu disiapkan untuk membangun sebuah sistem BPM. Tahap ini merupakan tahap

dimana suatu perusahaan mendapatkan persetujuan dari karyawan untuk menjadi

performa inisiatif dan menempatkan pola pikir karyawan ke dalam performa pola pikir

tingkat tinggi. Tahap ini juga mencakup informasi-informasi dasar mengenai performance

saat ini dan menetapkan tujuan yang ingin dicapai, identifikasi proses yang akan

mendorong keberhasilan dan memastikan keberhasilan implementasi performance

management melalui pelatihan.

3. Executing

Tahap executing merupakan sebuah tahapan yang melibatkan pelaksanaan

kegiatan yang telah direncanakan yang dijelaskan dalam tahap defining dan planning. Di

tahap ini dikembangkan metrik, dilakukan penyesuaian kinerja untuk tujuan organisasi,

mengidentifikasi proses cross fungsional, dan mengintegrasikan data.

29

4. Monitoring

Tahap monitoring merupakan sebuah tahapan untuk memonitor kinerja di semua

area organisasi. Tahap ini memastikan bahwa indikator-indikator kunci dan thresholds

dapat diterima dan menerapkan karakteristik yang berkualitas. Pada tahap ini

dikembangkan perencanaan manajemen, identifikasi terhadap kualitas dari data metrik,

memeriksa informasi supply chain dan meningkatkan proses.

5. Reporting

Tahap reporting merupakan suatu tahap yang penting dari inisiatif performance

management. Tahap ini merupakan tahap dimana tim analis performance management

mencari dan mengintegrasikan sistem, perusahaan dan performa individu kepada para

stakeholder. Tahap reporting merupakan tahap akhir dalam lifecycle BPM, tetapi dalam

banyak kasus tahap ini merupakan tahap pertama dalam pengambilan keputusan. Tahap

ini mengarahkan proses pelaporan performa, business intelligence tools, perkembangan

performa strategis, SLAs, dashboard dan scorecard dan kepuasan pelanggan.

2.4.5 BPM Arsitektur

Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 112), sistem arsitektur BPM

menunjuk baik dalam rancangan logis dan fisik dari suatu sistem. Desain logis

memerlukan elemen fungsional dari sistem dan interaksi. Desain fisik menentukan

bagaimana desain logis sebenarnya diimplementasikan dan disebarkan disatu set spesifik

teknologi seperti web browser, komunikasi protokol, database, dan sejenisnya. Dari sudut

pandang fisik, setiap Solusi BPM atau implementasi mungkin cukup kompleks. Dari

sudut pandang logis, solusi biasanya cukup sederhana. Secara logika, sebuah sistem BPM

terdiri dari tiga dasar bagian atau lapisan (lihat Gambar 2.8), yaitu :

Gambar 2.8 BPM Logical System Architecture

30

Sumber : (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 113)

BPM Application

Lapisan ini mendukung proses BPM yang digunakan untuk mengubah interaksi user

dan sumber data menjadi anggaran, rencana, perkiraan, laporan dan analisis. Aplikasi

khusus yang digunakan dari satu implementasi BPM ke tahap selanjutnya yang digunakan

dari organisasi ke organisasi, tergantung pada kebutuhan. Setiap solusi BPM harus

fleksibel dan cukup extensible untuk memungkinkan organisasi untuk mencari atau

menemukan jalan sendiri, termasuk pengambilan keputusan tentang aplikasi yang akan

digunakan.

Information Hub.

Kebanyakan sistem BPM memerlukan data dan informasi dari varietas

dari sumber sistem (misalnya, ERP atau sistem CRM). Data dan informasi dapat

diakses dalam beberapa cara. Namun, dalam sebuah sistem BPM yang dirancang dengan

baik, data dari sistem ini biasanya dipetakan dan disimpan di lokasi sentral (tengah),

biasanya data warehouse atau data mart.

Source systems

Lapisan ini mewakili semua sumber data yang berisi informasi yang menjadi pusat

informasi BPM. Untuk perusahaan yang besar, hal ini akan mencakup financial dan data

operasional lainnya dari berbagai sistem perusahaan. Menyelesaikan solusi juga akan

mengakses informasi eksternal utama, seperti tren industri dan kecerdasan dari

kompetitor untuk memberikan konteks yang lebih dalam dan wawasan kinerja

perusahaan.

Terkadang sumber data diakses secara langsung dengan menggunakan aplikasi BPM.

Biasanya, ekstraksi, transformasi, dan load (ETL) aplikasi, suatu perusahaan, atau

Layanan Web digunakan untuk memindahkan atau menghubungkan data ke pusat

informasi (information hub).

2.5 Critical Success Factor (CSF)

Critical success factor merupakan suatu analisa strategi yang membantu manager

untuk mencapai tujuan perusahaan dan memahami faktor-faktor yang akan

mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pencapaian tujuan.

Critical success factor (CSF) menggambarkan hal-hal yang harus unggul dalam

perusahaan agar perusahaan tersebut menjadi sukses dalam area pasar. Untuk sebuah

31

perusahaan yang berfokus pada produk, kualitas produk dan inovasi produk merupakan

contoh CSF perusahaan tersebut (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 88).

2.6 Key Performance Indicator (KPI)

Key Performance Indicator (KPI) merupakan metric finansial atapun non-

finansial yang digunakan untuk membantu perusahaan menentukan dan mengukur

kemajuan performance terhadap sasaran perusahaan. Pendapat tersebut diperkuat oleh

Eckerson (2011, hal. 201), dimana Key performance indicator (KPI) adalah indikator

kinerja yang memiliki dampak besar pada bisnis.

Menurut Mabey & Mabey (2011), Key performance indicator (KPI) adalah suatu

istilah yang dikenal dalam ilmu komputer dimana diartikan sebagai suatu pendekatan

untuk mengukur kinerja atau performa perusahaan. KPI digunakan untuk membantu

mengelola atau mengatur kompleksitas untuk meningkatkan performa perusahaan.

Menurut Parmenter (2010), Key performance indicator (KPI) adalah sebuah

pengukuran yang berfokus pada aspek-aspek kritis yang mencerminkan performa

organisasi demi kesuksesan organisasi di masa kini dan masa yang akan datang.

Gambar 2.9 Empat Tipe Pengukuran PerformaSumber : (Parmenter, 2010)

Pada gambar 2.9 ditunjukkan empat tipe pengkuran performa, yaitu:

1. Key Result Indicator (KRI): menunjukkan apa yang telah dilakukan pada CSF. KRI

bisa dilihat lewat kepuasan pelanggan, keuntungan bersih sebelum pajak, keuntungan

pelanggan, kepuasan karyawan, return on capital employed. KRI akan menuntun

pada PI.

2. Result Indicator (RI): menunjukkan apa yang telah dilakukan.

3. Performance Indicator (PI): menunjukkan apa yang harus dilakukan. PI selanjutnya

akan menuntun pada KPI.

4. KPI: menunjukkan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan performa secara

dramatis.

32

Performance indicator memiliki enam atribut utama yang digambarkan pada

gambar 2.10, yaitu (Eckerson, 2011, hal. 202):

1. Value

Sebuah performance metric berisi nilai aktual atau angka yang mewakili pengukuran

kinerja. Garis tebal dalam gambar 2.10 mewakili total penjualan setiap bulan. Idealnya,

jika pengguna memindahkan kursor di atas titik di garis, grafik akan muncul nilai

numerik yang sebenarnya untuk penjualan selama periode tersebut.

Gambar 2.10 Contoh Performance Metric (Sales Performance Chart)Sumber : (Eckerson, 2011, hal. 203)

2. Time frame

Performance metrics memiliki time frame dimana performance metrics diukur.

Sebuah time frame mencakup tanggal akhir ketika target harus dicapai dan tanggal jeda

yang digunakan untuk mengukur kemajuan sepanjang jalan.

3. Benchmark

Sebuah performance metric membandingkan nilai aktual dengan beberapa patokan

atau data dasar. Sebuah patokan yang paling umum adalah hasil dari periode yang sama

tahun sebelumnya (tahun lalu).

4. Target

Setiap metrik dikaitkan dengan target yang telah ditetapkan oleh para eksekutif

dalam perencanaan atau sesi penganggaran. Target tersebut merupakan tujuan yang nyata

dalam konteks brenchmark tersebut.

5. Ranges

Target dikelompokan menjadi rentang dalam kinerja, biasanya “melebihi target”,

“sesuai target”, atau “kurang dari target”. Rentang tersebut umumnya berdasarkan

persentase, walaupun aturan-aturan yang kompleks juga dapat dipakai. Contohnya,

kinerja dengan 5 persen di atas target dapat disebut “melebihi target”, sementara kinerja

33

dengan persentase 5 persen dan target 5 persen disebut “sesuai target”, dan kinerja

dengan 5 persen di bawah target disebut “kurang dari target”.

Kebanyakan tim metrik menerapkan tiga atau empat rentang untuk setiap metrik,

meskipun beberapa harus mengajukan permohonan lagi. Sebagai contoh, operasi

departemen kereta api AS memiliki 16 kisaran setiap metrik. Budaya organisasi

tampaknya menjadi faktor terbesar dalam menentukan jumlah rentang. Kebanyakan

eksekutif dan manajer baik-baik saja dengan tiga atau empat, sementara insinyur dan staf

operasi lebih suka lebih.

6. Visual Encodings

Pada akhirnya, dashboard secara visual menampilkan hasil rentang kinerja sehingga

dapat terlihat seberapa dekat atau jauh target tercapai. Kebanyakan metrik mengkodekan

rentang menggunakan lampu lalu lintas: hijau, kuning, dan merah. Grafik menunjukkan

bagaimana target dan rentang berubah dengan persentase yang stabil dari setiap periode.

2.7 Analisis Strength, Weakness, Opportunities, Threat (SWOT)

Analisis SWOT adalah suatu metode perencanaan strategis untuk mengevaluasi

strength, weakness, opportunities, dan thread. Dalam suatu perusahaan untuk spekulasi

bisnis. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk

merumuskan strategi perusahaan (Rangkuti, 2004). Analisis SWOT memaksimalkan

strengths dan opportunities dari perusahaan dan secara bersamaan meminimalisir

weakness dan threats yang ada pada perusahaan.

2.8 Activity Diagram

Activity diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan alur kerja dari

sebuah perusahaan. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 141), activity

diagram adalah sebuah diagram alur kerja sederhana yang menjelaskan tentang aktivitas

sejumlah user (atau system), orang yang melakukan setiap aktivitas, dan alur sekuensial

dari aktivitas-aktivitas tersebut. Contoh activity diagram dapat dilihat pada gambar 2.11.

34

Gambar 2.11 Contoh Activity DiagramSumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 142)

2.9 Use Case Diagram

Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan bentuk interaksi antara

user dengan sistem. Pendapat tersebut diperkuat dengan pendapat Satzinger, Jackson, &

Burd (2010, hal. 242), dimana use case diagram adalah diagram untuk menunjukkan

berbagai peran pengguna dan bagaimana peran pengguna tersebut dalam menggunakan

sistem.

Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 245), ada relationship pada use

case diagram yang disebut dengan:

<<include>> relationship atau <<uses>> relationship

Seringkali pada saat pengembangan sebuah use case diagram, satu use case

mungkin menggunakan service dari use case lain. Contoh <<include>> relationship

dapat dilihat pada gambar 2.12.

35

Gambar 2.12 <<include>> relationshipSumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 247)

Untuk menjelaskan detil use case diagram, dibutuhkan use case description. Use

Case Description adalah deskripsi yang berisi daftar rincian proses untuk use case

(Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 171).

Tingkat kedetailan dari sebuah use case description, yaitu:

1. Brief Description

Brief description adalah use case description yang penjelasannya paling simple.

Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 172), Brief description dapat digunakan

untuk use case yang sangat sederhana, khususnya ketika sistem yang akan dikembangkan

itu masih kecil. Sebuah use case sederhana biasanya akan memiliki skenario tunggal dan

sangat sedikit. Contoh Brief Description dapat dilihat pada gambar 2.13 yang berisi

penjelasan singkat mengenai “Create New Order Description”.

Gambar 2.13 Brief Description “Create New Order Description”Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 172)

36

2. Intermediate Description

Intermediate description adalah use case description yang penjelasannya lebih detail

dibandingkan dengan brief description. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal.

172), intermediate description mengembangkan brief description untuk menyertakan alur

internal kegiatan untuk use case. Jika ada beberapa skenario, masing-masing aliran

kegiatan dijelaskan secara individual. Kondisi exception dapat didokumentasikan jika

dibutuhkan. Contoh intermediate description dapat dilihat pada gambar 2.14 dan gambar

2.15 yang berisi penjelasan mengenai “Order Clerk creates telephone order” dan

“Customer creates Web Order”.

Gambar 2.14 Contoh intermediate description “Order Clerk creates telephone order”Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 172)

Gambar 2.15 Contoh intermediate description “Customer creates Web Order”Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 173)

37

3. Fully Developed Description

Fully developed description adalah use case description yang penjelasannya lebih

detail dibandingkan dengan intermediate description. Menurut Satzinger, Jackson, &

Burd (2010, hal. 173), fully developed description merupakan metode yang paling formal

untuk mendokumentasikan sebuah use case. Meskipun dibutuhkan sedikit lebih banyak

pekerjaan untuk mendefinisikan semua komponen pada tingkat ini, metode ini adalah

metode yang paling disarankan untuk menggambarkan aliran internal kegiatan untuk use

case.

Pada fully developed description, ada kolom preconditions dan postconditions.

Preconditions mengidentifikasi keadaan sistem yang digunakan sebelum memulai use

case (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 174). Postconditions mengidentifikasi

keadaan apa yang akan terjadi setelah selesainya use case (Satzinger, Jackson, & Burd,

2010, hal. 175). Contoh Fully Developed Description dapat dilihat pada gambar 2.16

yang menjelaskan use case “Customer creates Web Order”.

38

Gambar 2.16 Contoh Fully Developed Description “Customer creates Web Order”Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 174)

2.10 Sequence Diagram

Sequence Diagram adalah diagram yang menggambarkan kejadian secara

berurutan. Pendapat tersebut diperkuat oleh Bennett, McRobb, & Farmer (2006, hal. 253),

sequence diagram menunjukan interaksi antara objek yang diatur berdasarkan urutan

39

waktu. Sequence diagram dapat digambarkan dalam berbagai detail level yang berbeda

untuk memenuhi tujuan yang berbeda-beda pula dalam daur hidup pengembangan sistem.

Aplikasi dari sequence diagram adalah untuk merepresentasikan detail interaksi

objek yang terjadi untuk satu use case atau satu operasi. Ketika sequence diagram

digunakan untuk memodelkan perilaku dinamis dari sebuah use case dapat dilihat sebagai

spesifikasi rinci use case tersebut. Analisis sequence diagram biasanya tidak termasuk

objek desain. Setiap sequence diagram harus diberikan frame dengan menggunakan

notasi sd yang merupakan kependekan dari sequence diagram. Contoh sequence diagram

dapat dilihat pada gambar 2.17.

Gambar 2.17 Contoh Sequence DiagramSumber : (Bennett, McRobb, & Farmer, 2006)

2.11 Storyboard

Storyboard adalah suatu rangkaian narasi atau gambar yang digunakan untuk

menunjukkan bagaimana cara kerja suatu interface. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd

(2010), storyboard adalah teknik yang digunakan untuk mendokumentasikan rancangan

dialog dengan menunjukan urutan sketsa dari tampilan layar.

40

2.12 User Interface

User Interface adalah tampilan yang membantu user agar dapat berinteraksi

dengan sistem. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 531), user interface

adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan interaksi pengguna untuk

menciptakan input dan output.

2.13 Navigation Diagram

Navigation diagram merupakan suatu low level arsitektur diagram yang digunakan

untuk menggambarkan navigasi komponen-komponen secara keseluruhan yang terdapat

pada suatu aplikasi. Pendapat tersebut diperkuat oleh Mathiassen, Madsen, Nielsen, &

Stage (2000), dimana navigation diagram adalah jenis diagram yang fokus kepada

tampilan tatap muka pengguna secara keseluruhan. Navigation diagram menunjukkan

window apa saja yang terdapat pada sebuah aplikasi serta menunjukkan transisi

perpindahan antar window.

2.14 Dashboard

2.14.1 Pengertian Dashboard

Dashboard adalah sebuah tampilan visual yang menampilkan indikator dalam

bentuk gambar atau angka. Hal tersebut juga seperti yang disampaikan oleh Few (2006,

hal. 27), dimana dashboard adalah sebuah jenis tampilan, bentuk presentasi. Fokus yang

penting adalah merancang dashboard untuk berkomunikasi. Hal tersebut juga diperkuat

oleh Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 276), dashboard adalah presentasi visual

data kritikal (penting) untuk para eksekutif. Dashboard memungkinkan eksekutif untuk

melihat hot spot di hitungan detik dan mengeksplorasi situasi tersebut. Contoh dashoard

dapat dilihat pada gambar 2.18.

41

Gambar 2.18 Contoh DashboardSumber : (Few, 2006, hal. 19)

2.14.2 Poin Penting Dashboard

Dashboard merupakan tampilan visual. Informasi pada dashboard disajikan

secara visual, biasanya berupa kombinasi teks dan grafis, tetapi lebih penekanan pada

grafis. Dashboard yang sangat grafis lebih dapat berkomunikasi dengan efisiensi yang

lebih tinggi dan lebih beraneka ragam daripada makna teks saja. Poin – poin penting

dashboard antara lain (Few, 2006, hal. 26) :

a. Dashboard menampilkan informasi yang dibutuhkan untuk mencapai suatu

pencapaian.

b. Dashboard termuat di layar satu komputer. Informasi yang ditampilkan pada

dashboard harus muat pada satu layar sehingga semua informasi pada dashboard bisa

dilihat sekaligus. Jika harus scroll untuk melihat semua informasi, itu telah melanggar

batasan dashboard. Jika pengguna harus beralih dari satu layar ke layar selanjutnya untuk

melihat semua informasi, pengguna harus membuat penggunaan menggunakan multiple

dashboard. Tujuannya adalah untuk memiliki dan menyediakan informasi yang paling

penting dan mudah untuk dibaca sehingga pengguna dapat dengan cepat menyerap apa

yang perlu diketahui.

c. Apakah informasi harus ditampilkan di web browser? Web browser mungkin

menjadi media terbaik untuk sebagian besar dashboard yanng menampilkan informasi

saat ini, tapi itu bukan satu-satunya media yang dapat digunakan, dan itu mungkin tidak

42

menjadi media terbaik untuk 10 tahun mendatang. Apakah informasi yang ditampilkan

akan terus-menerus diperbarui secara real time? Jika sedang memantau lalu lintas dengan

menggunakan dashboard, pengguna harus segera menindaklanjuti bila ada sesuatu yang

salah. Di sisi lain, jika membuat keputusan strategis tentang bagaimana meningkatkan

penjualan, dapat menggunakan sebuah snapshot dari informasi dari malam sebelumnya,

atau bahkan mungkin akhir bulan lalu.

d. Dashboard digunakan untuk memonitor informasi dengan cepat. Terlepas dari

kenyataan bahwa hampir semua informasi dapat ditampilkan dalam dashboard, ada

setidaknya satu karakteristik yang menggambarkan hampir semua informasi yang

ditemukan dalam dashboard itu ditampilkan dalam bentuk ringkasan. Hal ini karena

biasanya orang tidak dapat memantau dalam sekejap semua rincian yang diperlukan

untuk mencapai tujuan orang tersebut. Dashboard harus menunjukkan dengan cepat

bahwa ada sesuatu yang perlu diperhatikan dan mungkin memerlukan tindakan.

Dashboard melakukan pekerjaan utamanya yaitu memberitahu dengan cepat bahwa harus

ada tindakan.

Itulah poin-poin penting dari dashboard. Beberapa definisi yang membantu

dashboard melakukan pekerjaan mereka secara efektif adalah :

Dashboard memiliki mekanisme tampilan kecil, ringkas, jelas, dan intuitif.

Tampilan mekanisme yang jelas menyatakan pesan tanpa mengambil banyak ruang yang

diperlukan, sehingga seluruh pengumpulan informasi akan masuk ke dalam properti yang

terbatas dalam satu layar.

Informasi pada dashboard harus disesuaikan secara khusus untuk kebutuhan yang

diberikan seseorang, kelompok, atau fungsi, jika tidak, tidak akan mencapai tujuan.

2.14.3 Tiga Belas Kesalahan Umum yang Terjadi Pada Saat Merancang Dashboard

Tiga belas kesalahan umum yang terjadi pada saat merancang sebuah dashboard

antara lain (Few, 2006, hal. 38) :

1. Melebihi batasan satu layar

2. Menyediakan konteks yang tidak memadai untuk data

3. Menampilkan detil yang berlebihan atau presisi

4. Memilih ukuran defisiensi

5. Memilih tampilan media yang tidak sesuai

6. Memperkenalkan berbagai makna atau arti yang tidak berguna

7. Menggunakan media display yang dirancang dengan buruk

8. Pengkodean data kuantitatif tidak akurat

43

9. Menggunakan data yang kurang baik

10. Highlighting data penting yang tidak efektif

11. Mengacaukan layar dengan dekorasi yang tidak bermutu

12. Menyalahgunakan atau menggunakan terlalu banyak warna

13. Merancang sebuah tampilan visual yang tidak menarik

2.15 Kerangka Pikir

Untuk memberikan pemahaman tentang konsep penelitian, maka dibuatlah

kerangka pikir yang dapat dilihat pada gambar 2.19. Penelitian dimulai dari studi pustaka

untuk memahami konsep pembangunan Business Performance Management, kemudian

dilanjutkan dengan pengumpulan data. Dari sana dilakukan analisis strategi dan

lingkungan. Dari hasil analisis tersebut dilakukan pembangunan Business Performance

Management yang terdiri dari tahap defining, planning, executing yang merupakan

pembangunan sistem Business Performance Management, monitoring dan terakhir

reporting.

Gambar 2.19 Kerangka Pikir