WALIKOTA YOGYAKARTA DAERAH ISTIMEWA …hukum.jogjakota.go.id/data/Kepwal No 495 Tahun 2016.pdf ·...

WALIKOTA YOGYAKARTA

DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTALIKOTA YOGYDAERAH

ISTIMEWA YOAKAR KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA

NOMOR 495 TAHUN 2016

TENTANG

PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA

WALIKOTA YOGYAKARTA,

Menimbang : a. bahwa untuk memberikan pelayanan dibidang Pengadaan Barang/Jasa dan meningkatkan

efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi unit/satuan kerja teknis di masing-masing

SKPD/Unit Kerja serta menjamin pengelolaan pengadaan Barang/Jasa dilakukan oleh

aparatur yang profesional;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a di atas serta dalam

rangka mewujudkan proses pengadaan barang/jasa terlaksana lebih terpadu, efektif dan

efisien, maka perlu menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta yang

ditetapkan dengan Keputusan Walikota Yogyakarta.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kota Besar

dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Dalam Daerah

Istimewa Yogyakarta;

2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah

diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang

Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan

Daerah;

3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan

Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35

Tahun 2012 tentang Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah;

5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan;

6. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

7. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2015 tentang e-tendering;

8. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan,

Kedudukan Dan Tugas Pokok Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan

Rakyat Daerah;

9. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 9 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan,

Kedudukan dan Tugas Pokok Lembaga Teknis Daerah;

10. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 10 Tahun 2008 tentang Pembentukan,

Susunan, Kedudukan dan Tugas Pokok Dinas Daerah;

11. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 10 Tahun 2008 tentang Pembentukan,

Susunan, Kedudukan dan Tugas Pokok Dinas Daerah;

12. Peraturan Walikota Nomor 77 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Informasi Dan Keluhan

Pada Unit Pelayanan Informasi Dan Keluhan (Upik) Kota Yogyakarta;

13. Peraturan Walikota Nomor 30 Tahun 2011 Pembentukan, Susunan Organisasi Dan

Tatakerja Unit Layanan Pengadaan Kota Yogyakarta;

14. Peraturan Walikota Nomor 80 Tahun 2012 Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah

Nomor 7 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik;

15. Peraturan Walikota Nomor 65 Tahun 2015 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.

M E M U T U S K A N :

Menetapkan : KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA TENTANG PENETAPAN STANDAR

OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA

PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA.

KESATU : Menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah Di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta yang terdiri ini :

1. SOP Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) Paket Lelang;

2. SOP Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP);

3. SOP Penyerahan Hasil Proses Lelang;

4. SOP Klarifikasi Penyedia Barang / Jasa;

5. SOP Pengelolaan Aduan.

KEDUA : SOP sebagaimana dimaksud Diktum KESATU tersebut dalam Lampiran Keputusan ini :

KETIGA : SOP ini merupakan tahapan pekerjaan dalam pengadaan Barang/Jasa pemerintah di

Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.

KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Yogyakarta

pada tanggal 27 Oktober 2016


ttd

HARYADI SUYUTI

BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN

SETDA KOTA YOGYAKARTA

Nomor SOP :

Tanggal Pembuatan :

Tanggal Revisi :

Tanggal Pengesahan :

Disahkan oleh :

Nama SOP : SOP PENYUSUNAN RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP) PAKET LELANG

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah

diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015

2. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2015 tentang E-

Tendering.

1. PA/KPA : Mampu menetapkan penyedia yang berada dalam

kewenangannya sesuai perundang- undangan yang

berlaku dan membuat keputusan apabila terjadi perbedaan

antara PPK dan Pokja ULP

2. PPK : Memahami proses pemilihan penyedia barang/jasa sesuai

ketentuan perundang- undangan yang berlaku

3. Kepala ULP : Mampu memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan

ULP dalam pemilihan penyedia barang/jasa sesuai dengan

ketentuan perundang- undangan yang berlaku

4. Sekretariat

ULP

: Fasilitator Kehumasan (Sesuai anjab)

LAMPIRAN I KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA

5. Pokja ULP : Mampu melaksanakan pemilihan penyedia, menjawab

sanggah dan menyampaikan hasil pemilihan penyedia kepada

PPK dalam hal ini dilakukan oleh pejabat pengelola

pengadaan barang jasa

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Pengumuman Lelang dan Penerimaan Dokumen Penawaran

2. SOP Menjawab Sanggahan

1. Daftar hasil identifikasi kebutuhan 2. Standar biaya masukan/ keluaran atau Standarisasi harga barang/jasa 3. Rencana umum pengadaan (RUP) 4. Daftar pegawai yang memenuhi persyaratan 5. Rencana kerja dan anggaran (RKA) 6. SK Pengelola Pengadaan Barang Jasa 7. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP 8. Sarana dan prasarana rapat 9. Bahan rapat koordinasi kaji ulang RUP 10. Berita acara hasil pembahasan pengkajian ulang RUP 11. Surat usulan perubahan RUP 12. Surat permintaan untuk melanjutkan proses pengadaan 13. Surat usulan perubahan dari PPK 14. Hasil analisis dokumen RKA

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana

1. Copy berkas-berkas terkait pemilihan penyedia barang/jasa dicatat dan didata sebagai data elektronik danmanual dalam berkas kearsipan Sekretariat Kepala ULP.

2. Berkas-berkas terkait pemilihan penyedia barang/jasa dicatat dan didata sebagai data elektronik dan manual dalam berkas kearsipan Pokja ULP

Function PA/KPA PPK Kepala ULPSekretariat

ULPPokja ULP Kelengkapan Waktu Output

Menyusun Draft RUP.

A. Jika PA berkeinginan membahas secara internal di SKPD, maka PA mengundang ULP untuk melaksanakan konsultasi mengenai pemaketan pekerjaan yang tertuang dalam draft RUP.

B. Jika PA berkeinginan pelaksanaan pembahasan oleh ULP, maka PA menyampaikan draft RUP kepada ULP.

Melaksanakan koordinasi dengan ULP, dan melakukan perbaikan draft RUP.

Menyusun dokumen rencana umum pengadaan (RUP) beserta kelengkapannya; mengumumkan RUP pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional; serta menetapkan organisasi pengadaan

Mutu BakuPelaksana

KeteranganAktifitas

1. Daftar hasil identifikasikebutuhan2. Standar BiayaMasukan/ Keluaran3. Dokumen RUP,Website K/L/Pemda/I, PapanPengumuman Resmi, dan PortalPengadaan Nasional4. Daftar pegawaiyang memenuhipersyaratan untukmenjabat diorganisasi pengadaan

1 1

1. Dokumen RUPtersusun dandiumumkan padaWebsiteK/L/Pemda/I, PapanPengumumanResmi, dan PortalPengadaanNasional2. SK PPK, SKPejabatPengadaan, SKAnggota Pokja, SKPPHP, SK TimTeknis

1. Daftar hasil identifikasikebutuhan2. Standar BiayaMasukan/ Keluaran3. Dokumen RUP,Website K/L/Pemda/I, PapanPengumuman Resmi, dan PortalPengadaan Nasional4. Daftar pegawaiyang memenuhipersyaratan untukmenjabat diorganisasi pengadaan

1 bulan

Draft RUP

1. Draf RUP

2. SK PPK, SKPejabatPengadaan, SKAnggota Pokja, SKPPHP, SK TimTeknis

1 minggu

B

A

1. Draf RUP

2. SK PPK, SKPejabatPengadaan, SKAnggota Pokja, SKPPHP, SK TimTeknis

1 minggu



Mutu BakuPelaksana

KeteranganAktifitas

1

Menerima dokumen RUP kemudian menetapkan apakah diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP.a) Jika diperlukan rapat koordinasi makamenyiapkan dan mendistribusikan suratundangan, ataub) Jika tidak diperlukan rapat koordinasi maka menginformasikannya kepada Sekretariat.

Menerima dokumen RUP kemudianmenugaskan Sekretariat untuk membuat surat tugas atas Pokja yang ditunjuk danmendisposisikan dokumen RUP kepadaSekretariat.

Menerima disposisi, menyiapkan surat tugas Pokja dan menginventarisasi dokumen RUP, serta menerima dari PPK:a. undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP ataub. informasi bahwa tidak diperlukan rapatkoordinasi kaji ulang RUP

A

B

A

B

1. Lembar disposisi2. Dokumen RUP3. Undangan rapatkoordinasi kaji ulang RUP

1. Disposisi diterima2. Surat tugas Pokja3. Dokumen RUPterinventarisasi4. Undangan rapatkoordinasi kajiulang RUP/informasi bahwatidak ada rapatditerima

1 hari

1. Dokumen RUP2. SK AnggotaPokja3. Disposisi daftarnama calon Pokjayang ditunjuk

1. Dokumen RUPditerima2. Undangan rapatkoordinasi kajiulang RUPterdis tribusi, atauinformasi tidakdiperlukan rapattersampaikankepada Sekretariat3. Dokumen RUPterdisposisi kepadaSekretariat

Pengkajian ulang RUPdilakukan atas:1. Kebijakan UmumPengadaan2. RencanaPenganggaran BiayaPengadaan3. KAK

1 hari

1. Dokumen RUP2. SK AnggotaPokja3. Disposisi daftarnama calon Pokjayang ditunjuk

1. Dokumen RUPditerima2. Undangan rapatkoordinasi kaj iulang RUPterdistribusi, atauinformasi tidakdiperlukan rapattersampaikankepada Sekretar iat3. Dokumen RUPterdisposisi kepadaSekretariat

Pengkajian ulang RUPdilakukan atas:1. Kebijakan UmumPengadaan2. RencanaPenganggaran BiayaPengadaan3. KAK

2 hari



Mutu BakuPelaksana

KeteranganAktifitas

Menyampaikan kepada Pokja:a. Salinan surat tugas Pokja;b. Dokumen RUP; danc. Informasi bahwa tidak diperlukan rapatkoordinasi kaji ulang RUP

1. Menginventarisasi undangan rapat koordinasikaji ulang RUP serta2. menyampaikan kepada Pokja:a. salinan surat tugas Pokja;b. dokumen RUP; danc. salinan undangan rapat koordinasi kaji ulangRUP

Menerima: salinan surat tugas Pokja dandokumen RUP dan salinan undangan rapat/informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP, kemudian:a) Jika menerima undangan maka menyiapkan bahan rapat dan meminta Sekretariat memfasilitasi kebutuhan Pokja ULP.b) Jika tidak diadakan rapat koordinasi kaji ulang RUP maka membuat surat usulan ada tidaknya Perubahan RUP dan menyampaikannya ke Kepala ULP

1 1

A

B

1

1. Salinan surattugas Pokja2. Dokumen RUP3. Salinanundangan rapat/informasi tidakdiperlukan rapatkoordinasi kajiulang RUP

Bahan rapat/SuratUsulan adatidaknya PerubahanRUP

1 hari

1. Undangan rapatkoordinasi kajiulang RUP2. Salinan surattugas Pokja3. Dokumen RUP

1. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP diinventarisasi 2. Salinan surat tugas Pokja dan dokumen RUP serta salinan Undangan rapat koordinasi kajiulang RUP tersampaikankepada Pokja

1 hari

1. Salinan surattugas Pokja2. Dokumen RUP3. Informasi bahwatidak diperlukanrapat koordinasi kajiulang RUP

Salinan surat tugasPokja, dokumenRUP, dan informasitidak ada/tidakdiperlukan rapattersampaikan

1 hari



Mutu BakuPelaksana

KeteranganAktifitas

1

Melaksanakan rapat koordinasi pengkajian ulang RUP, serta membuat berita acara hasil rapat dan menandatanganinya

1. Menyampaikan salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP kepada PA/KPA.2. Menyampaikan salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP kepada Sekretariat.

1 2

Menerima salinan berita acara hasil rapatkoordinasi kaji ulang RUP dari Pokja, kemudian menginventarisasi, menyampaikan salinan kepada Kepala ULP dan menyimpan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP.

Menerima salinan berita acara hasil rapatkoordinasi kaji ulang RUP dari Sekretariat.

12

Salinan berita acarahasil rapat koordinasi kajiulang RUP

Salinan berita acarahasil rapatkoordinasi kajiulang RUP diterimadari Sekretariat

1 hari

Salinan berita acarahasil rapatkoordinasi kajiulang RUP

1. Salinan beritaacara hasil rapatkoordinasi kajiulang RUP diterimadari Pokja2. Salinan beritaacara hasil rapatkoordinasi kajiulang RUPterinventarisasi

1 hari

Berita acara hasilrapat koordinasi kajiulang RUP

1. Salinan beritaacara hasil rapatkoordinasi kajiulang RUP diserahkan kepadaSekretariat2. Salinan beritaacara hasil rapatkoordinasi kajiulang RUPdiserahkan kepadaPA/KPA

1 hari

1. Undangan rapatkoordinasi kajiulang RUP2. Dokumen RUPdan Dokumen RKA3. Bahan rapatyang disiapkanPokja

Berita acara hasilpembahasan kajiulang RUP1 hari



Mutu BakuPelaksana

KeteranganAktifitas

1

Menyampaikan draft surat usulan perubahan RUP kepada Kepala ULP untuk ditandatangani melalui Sekretariat.

Menerima dan menandatangani draft surat usulan Perubahan RUP.

Menginventarisasi, menyimpan, danmenyampaikan surat usulan perubahan R UP yang telah ditandatangani Kepala ULP (asli disampaikan kepada Pokja ULP dan salinan diki rimkan kepada PA/KPA melalui PPK).

2

Menerima, mempelajar i, dan menyampaikan surat usulan perubahan R UP kepada PA/KPA.

1

Surat usulanperubahan R UPditerima PA/KPA

Surat usulanperubahan R UP

1 hari

Surat usulan perubahan RUP yang telah ditandatangani Kepala ULP

Surat usulanperubahan R UPyang telahditandatanganiKepala ULPterinventarisasi dantersampaikankepada PA/KPAmelalui PPK

1 hari

Draft surat usulan

Draft surat usulanperubahan RUPtertandatangani

1 hari

Draft surat usulan 1 hariDraft surat usulanperubahan R UPditerima Kepala



Mutu BakuPelaksana

KeteranganAktifitas

Menerima salinan berita acara hasil rapatkoordinasi kaji ulang RUP, atau salinan Surat Usulan Perubahan RUP dan mempelajari usulan perubahan RUP yang diajukan.a) Jika menyetujui usulan perubahan RUP maka merevisi rencana kerja anggaran (RKA) dan rencana umum pengadaan (RUP);b) Jika tidak menyetujui usulan perubahan RUP maka menginformasikan kepada PPK untuk melanjutkan proses pengadaan.

1

Menetapkan RKA dan RUP yang telah direvisi berdasarkan hasil pelaksanaan kaji ulang atau surat usulan perubahan RUP.

A

B

Mengumumkan ulang RUP dan menyerahkannya kepada PPK dan Kepala ULP

1. Menerima RUP yang telah direvisi danmempersiapkan proses penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP).2. Menerima RUP yang telah direvisi

Melanjutkan proses pengadaan

1 2

Informasi untukmelanjutkan prosespengadaanInformasi untukmelanjutkan prosespengadaan

1 hariInformasi untukmelanjutkan prosespengadaanInformasi untukmelanjutkan prosespengadaan

1. RUP hasil rev isiditerima dan prosespenyusunan RencanaPelaksanaanPengadaan (RPP)dipersiapkan2. RUP hasil rev isiditerima

Revisi RUP 1 hari

Revisi RUP 1 hariPengumuman ulangRUP

1. Revisi rencana kerja anggaran(RKA) 2. Revisi rencanaumum pengadaan

3 hari

1. Revisi rencanakerja anggaran(RKA) ditetapkan2. Revisi rencanaumum pengadaan(RUP) ditetapkan

1. Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP, atau salinan surat usulan perubahan RUP; 2. Revisi rencanakerja anggaran (RKA);3. Revisi rencanaumum pengadaan(RUP);4. PPK mendapatinformasi untukmelanjutkan prosespengadaan.

Berita acara hasilrapat koordinasi kajiulang RUP atausurat usulanperubahan RUP

1 hari

WALIKOTA YOGYAKARTA

ttd

HARYADI SUYUTI

LAMPIRAN II KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA



Nomor SOP :

Tanggal Pembuatan :

Tanggal Revisi :


Disahkan oleh :

Nama SOP : SOP PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN (RPP)

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015

2. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2015 tentang E-Tendering.

1. Fasilitator Kehumasan (Sesuai anjab) 2. Sekretaris ULP (Sesuai anjab) 3. Kelompok Kerja (Sesuai anjab) 4. Ka. Bagian Pengendalian Pembangunan (Sesuai anjab) 5. Penerima Surat (Sesuai anjab) 6. Pengelola Administrasi(Sesuai anjab)


1. SOP Survey Harga 2. SOP Surat Masuk Dalbang 3. SOP Pengelolaan Arsip ULP

1. Komputer 2. Koneksi Internet 3. Kertas 4. Alat tulis


1. Ketidaklengkapan berkas persyaratan mengakibatkan lelang tidak dapat segera dilaksanakan

Title

PA/KPAPokja ULPSekretariat ULPKepala ULPPPKomAktivitas

Kelengkapaan Waktu Output Keterangan

12

34

56

Menyusun Rencana Pelaksanaan

Pengadaan (RPP) kemudian

menyerahkannya kepada Sekretariat Unit

Layanan Pengadaan (ULP).

Rencana umum

pengadaan (RUP)

final

Dokumen Rencana

Pelaksanaan

Pengadaan (RPP)

a

Dok RPP meliputi:1. Tata Kala Lelang2. DPA Kegiatan3. RUP yang ditandatangani PA4. Dokumen Teknis yang terdiri atas: 1. HPS yang bertanggal dan suda ditandatangani. 2. Rancangan Kontrak: a. SSUK b. SSKK 3. Dokumen Spesifikasi Teknis: a. Barang: - Spesifikasi teknis, dilengkapi dengan brosur katalog (jika ada) - KAK Pekerjaan b. Konstruksi: - Spesifikasi teknis - KAK Pekerjaan - Gambar Kerja c. Jasa Konsultansi: - Spesifikasi teknis dan kualifikasi tenaga ahli (kualifikasi pendidikan, sertifikasi keahlian) - KAK Pekerjaan d. Jasa Lainnya: - Spesifikasi teknis - KAK Pekerjaan5. Softcopy berkas pelimpahan.

Menerima dan memeriksa kelengkapan Dokumen

RPP:

a) Jika lengkap maka membuat BA Kelengkapan

Dok RPP, diserahkan kepada Pokja ULP , PPKom

dan disimpan sebagai arsip kemudian

menginventarisasi, dan

menyampaikan Dokumen RPP kepada Pokja ULP

b) Jika tidak lengkap, maka mengembalikan

Dokumen RPP kepada PPKom dan membuat

Berita Acara Kelengkapan Dok RPP dan

diserahkan kepada PPKom dan disimpan sebagai

arsip

Dokumen RPPDokumen RPP

terdisposisi

Dokumen RPP

1. Dokumen RPP

diserahkan kepada

Pokja ULP dan

Salinannya

disimpan sebagai

arsip

2. BA Kelengkapan

Dok RPP

diserahkan kepada

Pokja ULP,

PPKom dan

salinannya

disimpan

sebagai arsip

Menerima BA Kelengkapan Dok RPP dan

kelengkapan Dokumen RPP.

Melakukan Rapat Pembahasan dan Kaji Ulang

RPP dan membuat

berita acara rapat :

a) Jika tidak tercapai kesepakatan antara PPK dan

Pokja ULP maka Pokja ULP membuat surat

permohonan keputusan PA/KPA.

b) Jika tercapai kesepakatan maka Pokja ULP

melakukan persiapan untuk Rapat Persiapan

Pemilihan Penyedia.

membuat Surat Permohonan Keputusan PA/KPA.

diilengkapi BA Pembahasan dan Kaji Ulang RPP

dan diserahkan kepada Sekretariat ULP.

Kelengkapan Dok

RPP

Kelengkapan

Dokumen RPP

diterima

Dokumen RPP

(yang telah

lengkap)

Berita Acara

Pembahasan dan

Kaji Ulang RPP

Berita Acara

Pembahasan dan

Kaji Ulang RPP

Surat permohonan

keputusan PA/KPA

Dilampiri Berita

Acara

Pembahasan dan

Kaji Ulang RPP

KegiatanNo

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

b

b

a

Kepala ULP Menerima dan mendisposisikan

Dokumen RPP kepada Pokja ULP

Hal-hal yang dibahas: pemilihan sistem pengadaan, pentapan metode penilaian kualifikasi, penyusunan jadwal pemilihan penyedia, penyusunan Dokumen

Pengadaan

Title

PA/KPAPokja ULPSekretariat ULPKepala ULPPPKomAktivitas

Kelengkapaan Waktu Output Keterangan

147

89

1011

1213

Menerima surat permohonan keputusan PA/KPA

dan BA Pembahasan dan Kaji Ulang RPP, dan

menyampaikan ke Kepala ULP

Menerima surat pengantar dan surat permohonan

keputusan PA/KPA, mempelajari surat permohonan

keputusan PA/KPA dan memberikan surat

jawaban/keputusan final kemudian menyampaikan

kepada PPK.

Menerima dan mempelajari surat jawaban dari

PA/KPA, menetapkan RPP Revisi (apabila ada

perubahan) dan menyampaikan kepada Pokja ULP

melalui Kepala ULP.

Menerima salinan surat jawaban/keputusan final

PA/KPA dan RPP Revisi kemudian

mendisposisikan kepada Sekretariat ULP.

Menerima disposisi, menginventarisasi dan

menyampaikan salinan surat jawaban/keputusan

final PA/KPA dan RPP Revisi kepada Pokja ULP

Menerima salinan surat jawaban/keputusan final

PA/KPA dan RPP Revisi.

Melaksanakan Rapat Persiapan Pemilihan

Penyedia.

Surat permohonan

keputusan PA/KPA

Dilampiri Berita

Acara

Pembahasan dan

Kaji Ulang RPP

Surat permohonan

keputusan PA/

KPA, Berita Acara

Pembahasan dan

Kaji Ulang RPP

Surat permohonan

keputusan PA/

KPA, Berita Acara

Pembahasan dan

Kaji Ulang RPP

Surat permohonan

keputusan PA/

KPA, Berita Acara

Pembahasan dan

Kaji Ulang RPP

Surat permohonan

keputusan PA/

KPA, Berita Acara

Pembahasan dan

Kaji Ulang RPP

Surat

jawaban/

keputusan

final PA/KPA

Surat jawaban/

keputusan

final PA/KPA

RPP Revisi

Surat jawaban/

keputusan

final PA/KPA

dan RPP Revisi

Surat jawaban/

keputusan final

PA/KPA dan RPP

Revisi terdisposisi

kepada Sekretariat

ULP

salinan surat

jawaban/

keputusan final

PA/KPA dan RPP

Revisi

salinan surat

Jawaban

keputusan

final PA/KPA dan

RPP Revisi

salinan surat

jawaban/

keputusan

final PA/KPA dan

RPP Revisi

diterima

Dokumen RPP

Revisi

Berita Acara Hasil

Persiapan

Pemilihan

Penyedia

salinan surat

jawaban

keputusan final

PA/KPA dan

RPP Revisi

diserahkan kepada

Pokja ULP dan

disimpan sebagai

arsip

Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

KeteranganNo

Menerima surat permohonan keputusan PA/KPA

dan BA Pembahasan dan Kaji Ulang RPP, dan

menyampaikan ke PA/KPA

Membuat Berita

Acara Kaji Ulang

Kedua (Jika ada

perubahan)

Hal-hal yang dibahas: pemilihan sistem pengadaan, pentapan metode penilaian kualifikasi, penyusunan jadwal pemilihan penyedia, penyusunan Dokumen

Pengadaan


ttd

HARYADI SUYUTI

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana :

1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015

2. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2015 tentang E-Tendering.

1. Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa 2. Sekretaris ULP 3. Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa 4. Kepala Bagian Pengendalian Pembangunan


1. SOP Pelimpahan paket 2. SOP Pengendalian 3. SOP klarifikasi 4. SOP Pengarsipan

1. Komputer 2. Koneksi Internet 3. Kertas 4. Alat tulis


1. Keterlambatan pelimpahan kembali menyebabkan keterlambatan SPPBJ



Nomor SOP :

Tanggal Pembuatan :

Tanggal Revisi :


Disahkan oleh :

Nama SOP : SOP PENYERAHAN HASIL PROSES LELANG

LAMPIRAN III KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA

Title

Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/

JasaSekretaris ULP

Pejabat Pengelola Pengadaan

Barang/Jasa

Ka.BagDalbang

No Kegiatan

Persyaratan/Kelengkapan Waktu Output Keterangan

Mutu BakuPelaksana

Membuat kelengkapan

administrasi penyerahan

hasil proses lelang dan

menyerahkannya ke

Penelaah Kebijakan

Pengadaan Barang/Jasa

Kelengkapan penyerahan hasil proses

lelang terdiri dari:

1. Surat Pengantar

2. Surat Pelimpahan Pokja ke Sekretariat

ULP

3. HPS Baru

4. Surat Pelimpahan ke SKPD

5. Berita Acara Kaji Ulang

6. Berita Acara Evaluasi

7. Berita Acara Hasil Pelelangan

8. Berita Acara Negosiasi (Bila Perlu)

9. Softcopy Dokumen

10. Dokumen penerimaan pelimpahan

awal

11. Dokumen Lain-lain

Meneliti ulang surat

penyerahan hasil pelelangan

dan kelengkapannya.

A. Jika sudah lengkap dan

sesuai maka diserahkan

kepada Ka.Bagian

Pengendalian Pembangunan

B. Jika belum lengkap atau

terdapat kekeliruan, berkas

dikembalikan ke Pokja

melalui Penelaah Kebijakan

Pengadaan Barang/Jasa.

20 Menit

15 Menit

1

3

Memeriksa kelengkapan

berkas penyerahan hasil

pelelangan.

A. Apabila berkas/dokumen

sudah lengkap , maka

dilanjutkan dengan

membuat draft surat

penyerahan hasil proses

lelang dan menyerahkannya

beserta berkas kepada

Sekretaris ULP.

B. Jika berkas/Dokumen

belum lengkap atau terdapat

kekeliruan, maka dokumen

dikembalikan ke Pokja

untuk dilengkapi.

20 Menit

1

1. Draft surat Penyerahan Hasil Proses

Lelang

2. Dokumen dokumen pendukung

penyerahan hasil proses lelang

Draft surat Penyerahan Hasil

Proses Lelang

A

B

A

B

2

Title

Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/

JasaSekretaris ULP

Pejabat Pengelola Pengadaan

Barang/Jasa

Ka.BagDalbang

No Kegiatan

Persyaratan/Kelengkapan Waktu Output Keterangan

Mutu BakuPelaksana

Menandatangani surat


pelelangan.

1

10 Menit

1. Draft surat Penyerahan Hasil Proses

Lelang



Surat Penyerahan Hasil

Proses Lelang

Menggandakan dan

mendistribusikan


lelang ke SKPD

30 Menit

1. Surat Penyerahan Hasil Proses Lelang



4

5


ttd

HARYADI SUYUTI



Nomor SOP :

Tanggal Pembuatan :

Tanggal Revisi :


Disahkan oleh :

Nama SOP : SOP KLARIFIKASI PENYEDIA BARANG / JASA

Dasar Hukum: Waktu

Pelaksanaan

Kualifikasi Pelaksana :

1. Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 Perubahan Keempat atas

Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang

Jasa Pemerintah

2. Peraturan Kepala LKPP No.14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis

Perpres No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Perpres

No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

2 hari kerja per

paket

1. Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

2. Fasilitator Kehumasan

3. Penatalaksana Administrasi

4. Petugas Piket (Staf ULP)


1. SOP Pengendalian Pengadaan Barang/Jasa

2. SOP Survey

3. SOP SPPD

4. SOP Pengelolaan Rapat

1. Komputer

2. Kertas

3. Alat tulis

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Apabila klarifikasi tidak dilaksanakan pada hal-hal yang kurang jelas dalam

proses evaluasi penawaran, maka ada bagian dokumen penawaran yang masih

diragukan kejelasannya.

2. Apabila tidak dilakukan pembuktian kualifikasi, untuk proses pengadaan pra

kualifikasi, maka panitia menyalahi aturan.

3. Apabila tidak dilakukan pembuktian kualifikasi, untuk proses pengadaan pasca

kualifikasi, maka panitia menyalahi aturan, kecuali bahwa penyedia sudah

pernah dilakukan pembuktian kualifikasi untuk pekerjaan dengan kualifikasi

yang sama.

LAMPIRAN IV KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA


ttd

HARYADI SUYUTI

Prosedur:

1. Fasilitator Kehumasan menyusun jadwal piket untuk menerima tamu baik yang berkaitan dengan klarifikasi atau pembuktian kualifikasi.

2. Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa mengusulkan klarifikasi/pembuktian kualifikasi sesuai dengan jadwal ke Fasilitator Kehumasan.

3. Fasilitator Kehumasan membuat undangan dan menyampaikan usulan ke Pengadministrasi Keuangan apabila diselenggarakan di ULP.

4. Fasilitator Kehumasan membuat undangan dan menyampaikan usulan ke Pengadministrasi Keuangan dan Penatalaksana Administrasi apabila diselenggarakan di luar

ULP.

5. Penatalaksana Administrasi membuat surat tugas dan/atau kelengkapan SPPD apabila klarifikasi dilaksanakan di luar ULP.

6. Penatalaksana Administrasi melaporkan dan memproses kelengkapan administrasi apabila klarifikasi dilaksanakan di luar ULP.

7. Fasilitator Kehumasan mendistribusikan undangan pembuktian kualifikasi/klarifikasi baik melalui email, telepon atau fax untuk memperoleh kepastian kehadiran

sesuai undangan yang diberikan.

8. Fasilitator Kehumasan menyampaikan data/informasi jadwal klarifikasi atau pembuktian kualifikasi ke petugas piket.

9. Petugas piket menerima tamu klarifikasi atau pembuktian kualifikasi dan menginformasikan kepada Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa paket yang

bersangkutan.

10. Petugas piket memfasilitasi tamu klarifikasi atau pembuktian kualifikasi berupa jamuan, daftar hadir.

11. Petugas piket meminta dan meneliti kelengkapan data bukti kualifikasi kepada tamu klarifikasi atau pembuktian kualifikasi yang hadir.

12. Petugas piket mengkomunikasikan kepada tamu berkaitan dengan waktu dan pelaksanaan klarifikasi/pembuktian kualifikasi.

13. Petugas piket menerima dan mengadministrasi buku tamu (memberikan IKM).

14. Petugas piket mendistribusikan/menghitung IKM.

15. Fasilitator Kehumasan membuat daftar aktivitas pembuktian kualifikasi dan prakualifikasi setiap bulan.

Dasar Hukum: Waktu

Pelaksanaan

Kualifikasi Pelaksana :

1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah

diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2012

2. Peraturan Kepala No. 1 Tahun 2015 tentang E-Tendering

3. Peraturan Walikota Nomor 77 Tahun 2009 Tentang Pelayanan

Informasi Dan Keluhan Pada Unit Pelayanan Informasi Dan

Keluhan (Upik) Kota Yogyakarta

4. Peraturan Walikota Nomor 80 Tahun 2012 Petunjuk

Pelaksanaan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2011 Tentang

Penyelenggaraan Pelayanan Publik

5 hari

kerja/aduan

1. Ka. ULP

2. Sekretaris ULP

3. Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

4. Koordinator Sekretariat ULP

5. Fasilitator Kesekretariatan

6. Tim Penyelesaian Permasalahan Proses Pengadaan Barang/Jasa


1. SOP Pengendalian Pengadaan Barang/Jasa

2. SOP Pengelolaan Arsip Dokumen Pengadaan Barang Jasa

1. Komputer

2. Kertas

3. Alat tulis


1. Apabila SOP Aduan tidak dilaksanakan, maka jawaban aduan

tidak maksimal.

Terdokumentasikan Aduan



Nomor SOP :

Tanggal Pembuatan :

Tanggal Revisi :


Disahkan oleh :

Nama SOP : SOP PENGELOLAAN ADUAN

LAMPIRAN V KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA

Prosedur:

1. Sekretariat ULP menerima aduan langsung lisan atau tertulis dari masyarakat atau disposisi dari Walikota.

a. Apabila aduan disampaikan langsung secara lisan, maka petugas piket Helpdesk dapat langsung menjawab aduan.

b. Apabila aduan disampaikan langsung secara lisan dan tidak dapat dijawab oleh petugas piket Helpdesk, maka dapat dikonsultasikan dengan Pejabat Pengelola

Pengadaan Barang/Jasa atau Sekretaris ULP.

2. Koordinator Sekretariat ULP menginventarisasi aduan dan menyampaikan kepada Sekretaris ULP.

3. Sekretaris ULP menyampaikan aduan yang membutuhkan koordinasi lebih lanjut kepada kepala ULP.

4. Kepala ULP memerintahkan Sekretaris ULP untuk mengkoordinasikan dengan Tim Penyelesaian Permasalahan Proses Pengadaan Barang/Jasa.

5. Sekretaris ULP bersama Tim Penyelesaian Permasalahan Proses Pengadaan Barang/Jasa, :

1) melakukan klarifikasi terhadap aduan yang diterima apabila diperlukan.

2) menyusun draft jawaban aduan.

6. Sekretaris ULP menyampaikan laporan hasil koordinasi jawaban aduan kepada Kepala ULP.

a. Apabila aduan ditujukan kepada Kepala ULP, maka surat jawaban aduan ditandatangani oleh Sekretaris Daerah.

b. Apabila aduan ditujukan kepada Walikota, maka surat jawaban aduan ditandatangani atas nama Walikota.

7. Koordinatoor Sekretariat ULP mengirimkan surat jawaban aduan kepada pihak yang menyampaikan aduan.

8. Fasilitator Kesekretariatan menyimpan berkas aduan sebagai arsip.


ttd

HARYADI SUYUTI

WALIKOTA YOGYAKARTA DAERAH ISTIMEWA …hukum.jogjakota.go.id/data/Kepwal No 495 Tahun 2016.pdf ·...

Documents

Transcript of WALIKOTA YOGYAKARTA DAERAH ISTIMEWA …hukum.jogjakota.go.id/data/Kepwal No 495 Tahun 2016.pdf ·...