smkn23.maxindo.netsmkn23.maxindo.net/wp-content/uploads/2012/04/modul... · Web viewSemarang Niaga,...

PUSLATDIKJURJAKARTA SELATAN

JOB 1PENGENALAN

ARSIPKode :Waktu : 8 x 45 menit

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah melaksanakan kegiatan ini siswa diharapkan dapat :

1. Memahami pengertian arsip

2. Mengidentifikasi alat-alat yang digunakan dalam penyimpanan arsip

3. Mengidentifikasi langkah kearsipan

4. Mengindeks sesuai dengan cara yang ditentukan

B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI

ADM.PK02.013.01 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

C. PRASYARAT

Sebelum melaksanakan praktik ini siswa harus sudah terampil

1. Menangani Penerimaan Surat

2. Menangani Pengiriman Dokumen

3. Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan Dokumen

D. PERALATAN DAN BAHAN

a. Ordner

b. Filing Cabinet

c. Folder

d. Guide

e. Tab

f. Komputer

Administrasi Perkantoran 1 PUSLATDIKJUR

Jakarta Selatan

E. KESELAMATAN KERJA

1. Berdo’a sebelum mulai bekerja

2. Menggunakan peralatan sesuai dengan prosedur operasional standar.

3. Menyimpan peralatan yang telah selesai digunakan pada tempatnya.

F. LANGKAH KERJA

1. Pelajari materi secara seksama. Tanyakan kepada guru/Instruktur bila ada

hal yang belum jelas.

2. Pahami perintah dengan teliti perintah yang diinstruksikan

3. Kerjakanlah instruksi yang diberikan sesuai dengan prosedurnya.

G. TEORI PENDUKUNG

1. Pengertian Arsip

Pengertian arsip menurut Undang-Undang 1971 tentang

Ketentuan- ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan dibuat dan diterima oleh Lembaga-

Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak

apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam

rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan

pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan

kebangsaan.

Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa arsip

adalah segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima, baik

secara lembaga atau individu, dimana saat ini tidak dipergunakan tetapi

masih memiliki nilai guna yang suatu saat dibutuhkan kembali.


Jakarta Selatan

Pola Penanganan Arsip

1. Sentralisasi

Pola penanganan arsip terpusat yaitu tempat penanganan dan

penyimpanan arsip pada satu bagian, biasanya bagian itu disebut tata

usaha atau sekretariat. Ciri dari pola ini dalam penanganan arsip

adalah dengan digunakannya kartu kendali. Kartu kendali ini terdiri

atas 3 lembar yang akan dipegang oleh Arsiparis, kepala tata usaha dan

sekretaris/bagian yang mempunyai arsip. Guna dari kartu kendali ini

untuk memudahkan pencarian dari masing-masing bagian yang

mempunyai arsip tersebut untuk ditemukan oleh arsiparis.

2. Desentralisasi

Suatu Pola Penanganan arsip yang dilakukan oleh masing-masing

bagian yang mempunyai arsip, baik itu penyusunan dan

penyimpanannya. Ciri dari pola ini adalah setiap bagian akan

mempunyai tempat penyimpanan arsip tersendiri.

Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip

dinamis dan arsip statis.

Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara

langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.

Arsip dinamis terbagi dalam dua, yaitu :

Arsip Dinamis aktif ( active file), yaitu arsip yang menyimpan

warkat-warkat yang masih berada dalam proses penyelesaiannya.


Jakarta Selatan

Warkat-warkat dalam arsip aktif ini asih dikeluarkan untuk

kepentingan tertentu.

Arsip Dinamis inaktif ( in active file), yaitu arsip yang enyimpan

warkat-warkat yang jarang dipergunakan karena sudah selesai

dalam prosesnya, tetapi kadang-kadang masih diperlukan. Dalam

penyimpanan ini sering pula dimaksudkan untuk menunggu saat-

saat pemusnahan bagi warkat-arkat yang tidak berlaku lagi.

Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan

administrasi sehari-hari. Arsip Statis merupakan arsip yang

menyimpan warkat-warkat vital yang akan disimpan selama-lamanya.

Pemusnahan arsip-arsip instansi pemerintahan dilakukan oleh Arsip

Nasional. Oleh karena itu setiap instansi berkewajiban untuk

memisahkan warkat-warkat antara warkat-warkat yang dapat

dimusnahkan dan yang perlu disimpan selama-lamanya.

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip secara

sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi penciptaan

(pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filing) dan penemuan

kembali (finding), penyelamatan (pengamanan, pemeliharaan dan

perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan

pemusnahan).

Tujuan kegiatan kearsipan


Jakarta Selatan

Tujuan kegiatan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian

rupa sehingga mudah ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

Fungsi bagian kearsipan dalam suatu perusahaan adalah :

- Dapat menyimpan semua warkat perusahaan selama diperlukan.

- Dapat menyiapkan warkat-warkat setiap kali diperlukan.

- Dapat menyiapkan warkat-warkat yang diperlukan menjadi satu,

sehingga merupakan suatu riwayat hidup yang lengkap.

2. Peralatan yang digunakan dalam sistem kearsipan

Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan dan penemuan

kembali arsip adalah :

1) Filing cabinet

Lemari arsip terdiri dari laci-laci yang digunakan untuk menyimpan

dokumen atau warkat yang telah menjadi arsip.


Jakarta Selatan

Sumber : www.scraptv.com

2) Guide

Pembatas untuk memisahkan arsip berdasarkan jenisnya, sesuai sistem

penyimpanan arsip yang digunakan. Biasanya guide ini dilengkapi

dengan tab untuk mencantumkan pokok masalah.

3) Map Gantung/ Hanging folder

Suatu tempat atau folder yang dgunakan untuk menyimpan dokumen

arsip. Biasanya Apabila kita menyimpan arsip dalam lemari arsip atau

filing cabinet, dapat menggunakan hanging folder atau map gantung.


Jakarta Selatan

Sumber : www.swmfg.com Sumber : www.shopbulldog.com

Sumber : www.greenlightofile.com

Sumber : www.officebella.com

4) Ordner

Map untuk menyimpan dokumen arsip, apabila menggunakan didtem

penyimpanan kronologis atau wilayah. Alat ini biasanya digunakan

oleh perusahaan kecil. Bagian dalam ordner dilengkapi dengan besi

untuk mengikat arsip yang telah diberi lubang sebelumnya.

5) Kotak sortir

Kotak untuk penyimapanan dokumen yang telah dikelompokan atau

disortir sesuai klasifikasinya

6) Buku arsip


Jakarta Selatan

Sumber : www.e-dukasi.netKotak Sortir

Buku arsip dipegunakan untuk mencatat semua surat yang telah selesai

diproses (baik surat masuk maupun surat keluar). Buku arsip

berfungsi sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip.

No. Urut

Tanggal peneirmaan

surat

Tanggal surat Nomor surat Asal/Tujuan Perihal Surat Ket.

Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar

7) Komputer

Alat untuk menyimpan dan mengelola arsip dalam bentuk digital.

8) Scanner

Alat untuk memindai dokumen yang akan disimpan secara digital


Jakarta Selatan

Sumber : bobbyfiles.wordpress.com

3. Langkah Kearsipan

Langkah atau prosedur penyimpanan arsip

1) Pengumpulan dokumen

Dokumen atau surat yang berasal dari berbagai unit organisasi

dikumpulkan pada bagian kearsipan.

2) Memeriksa tanda pelepas/ menyortir

Memilah-milah dokumen yang akan disimpan apakah sudah siap

simpan atau belum. Petugas memeriksa tanda “perintah simpan”

(release mark) yang menunjukan surat atau dokumen tersebut sudah

benar-benar akan disimpan yang diberikan oleh atasan pada surat atau

dokumen tersebut.

3) Mengindeks

Kegiatan mengindeks adalah menentukan kata tangkap yang

digunakan sebagai identitas surat yang disimpan.

4) Memberi kode

Kegiatan memberi kode adalah menuliskan kode pada surat disisi

kanan atas dan diberi tanda. Kode tersebut diambil dari kata tangkap

yang telah diindeks.

Contoh Pengkodean menggunakan system subyek.


Jakarta Selatan

Sumber : enablingtechnology.com

PT JAYA ABADIJL. Pepaya II No. 42

JAKARTA SELATAN

5) Mengurutkan arsip

Mengurutkan dan mengelompokan arsip yang akan disimpan.

6) Menyimpan

Menyimpan arsip dengan cara menempatkan surat yang telah

dikelompokan ke dalam lemari arsip atau ordner dengan system

penyimpanan yang dipilih sesuai dengan kebutuhan organisasi.

7) Pemeliharaan, perawatan, penyusutan dan pemusnahan menurut

peraturan yang berlaku

4. Mengindeks Nama Orang dan Badan Usaha

Peraturan mengindeks adalah menentukan kata tangkap sebagai

dasar penyimpanan, Peraturan ini sangat berguna untuk penggunaan

sistem yang memerlukan susunan alphabetis seperti; Sistem Alphabetis,

Sistem geografis, Sistem Subyek. Karena peraturan mengindeks berasal

dari Negara barat, maka perlu adanya penyesuaian dengan keadaan di

Indonesia.

Tata cara mengindeks ini akan terbagi atas 2 golongan besar yaitu

a. Mengindeks nama orang

1) Nama Orang Indonesia

Nama Tunggal


Jakarta Selatan

Penawaran

Kode Arsip

Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu kata,

diindeks sebagaimana nama itu sendiri.

Contoh :

Yuliana diindeks menjadi Yuliana

Setiandari diindeks menjadi Setiandari

Nama orang Indonesia tanpa nama keluarga atau marga

Nama orang Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga

atau marga maka diindeks sebagaimana nama itu sendiri.

Contoh :

Ria Febrian diindeks menjadi Ria Febrian

Dewi Herliani diindeks menjadi Dewi Herliani

Nama orang Indonesia yang mempunyai nama keluarga atau

marga

Nama orang Indoensia yang menggunakan nama keluarga

atau marga maka diindeks dengan cara menuliskan nama

keluarga atau marga terlebih dahulu, diikuti nama depan.

Contoh :

Ani Sumadi diindeks menjadi Sumadi, Ani

Ronald Nainggolan diindeks menjadi Nainggolan, Ronald

Nama dengan gelar

Nama yang diikuti oleh gelar, maka diindeks dengan cara

menuliskan nama terlebih dahulu diikuti oleh nama gelar.


Jakarta Selatan

Contoh :

Drs. H. Ahmad diindeks menjadi Ahmad, Drs. H.

Lord Boden Powell diindeks menjadi Powell, Lord Boden

Nama dengan singkatan

Nama dengan singkatan diindeks dengan cara penulisan

nama depan diikuti oeh nama singkatan.

Contoh :

AM Fatwa diindeks menjadi Fatwa AM

BM Diah Diindeks menjadi Diah, BM

2) Nama Orang Asing

Nama Orang Barat

Nama Orang barat biasanya terdiri dari nama depan(first

name), nama tengah (middle name) dan nama belakang biasanya

nama keluarga (last name). Maka diindeks dengan cara menuliskan

nama keluarga, diikuti oleh nama depan dan nama tengah.

Contoh :

George R Terry diindeks menjadi Terry, George R

Bill F Clinton diindeks menjadi Clinton, Bill F

Nama ketiga orang barat yang diikuti dengan prefix (awalan)

Nama ketiga orang barat yang diikuti oleh awalan diindeks

dengan cara menuliskan nama dengan prefix diikuti oleh nama

depan.

Contoh :

Robert Mc. Donald diindeks menjadi Mc. Donald, Robert


Jakarta Selatan

Nama orang Cina dan Korea

Nama depan orang cina biasanya merupakan nama keluarga

diikuti nama aslinya, Nama tersebut diindeks dengan cara

menuliskan nama keluarga diikuti oleh nama aslinya. Tetapi nama

orang cina biasanya ditulis seperti nama barat, maka nama tersebut

diindeks dengan cara menuliskan nama keluarga terlebih dahulu

diikuti dengan nama baratnya.

Contoh :

Liem Swi King diindeks manjadi Liem, Swi King

Jacky Chan diindeks menjadi Chan, Jacky

b. Mengindeks Nama Perusahaan

Nama perusahaan pada umumnya, yang diutamakan adalah

nama yang dipentingkan diikuti jenis badan usaha, badan hukun atau

kegiatannya.

Contoh :

PT Cahaya diindeks menjadi Cahaya, PT

PT POS Indonesia diindeks menjadi Pos Indonesia, PT

Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat harus

diperpanjang singkatannya lalu diindeks sesuai nama.

BRI diindeks menjadi BRI

IBM diindeks menjadi IBM

Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan

yang menggunakan huruf dan yang memakai tanda penghubung.


Jakarta Selatan

Contoh :

PT AB diindeks menjadi AB, PT

Toko 123 diindeks menjadi 123, Toko

Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

Nama Instansi atau lembaga Pemerintah

Nama Instansi atau Lembaga pemerintah diindeks dengan cara

nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam

kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat

organsiasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.

Contoh :

Departemen Dalam Negeri diindeks menjadi Dalam Negeri,

Departemen

Lembaga Administrasi Negara diindeks menjadi Administrasi

Negara, Lembaga

Nama Instansi Negara Asing Diindeks unit politik negara yang

bersangkutan.

Contoh :

Dep. Of USA diindeks menjadi USA, Dep (of)

Republic Pakistan diindeks menjadi Pakistan, Republic

Peraturan mengindeks dan memberi kode nama organisasi dan

perhimpunan. Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan

sifat organisasi ditempatkan pada unit terakhir.

Contoh :

PGRI diindeks menjadi Guru Republik Indonesia, Persatuan

ICMI diindeks menjadi Cendekiawan uslim Indonesia, Ikatan


Jakarta Selatan

H. LATIHAN

1. Jelaskan pengertian arsip menurut Undang-undang 1971 tentang

Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

2. Tuliskan peralatan yang digunakan dalam penyimpanan dan penemuan

kembali arsip.

3. Tuliskan langkah-langkah penyimpanan arsip.

4. Mengindeks

Indekslah judul di bawah ini kemudian tetapkan kodenya


Jakarta Selatan

Abjadkan kedua puluh soal di bawah ini

Siapkan kartu indeks dan berikan judul pada kartu indeks tersebut

Abjadkan kartu indeks tersebut

No. Judul Diindeks menjadi / Penulisan1. Yuliana2. Dini Aminarti3. Tantowi Yahya4. Dian Sastro Wardoyo5. B.J. Habibie6. Andi Malarangeng7. I Gusti Ngurah Rai8. Hotman Sitompul9. Lee Kuan Yew10. Rosamun Kwan11. Andi Malarangeng12. Dra. Hj. Ani Sumadi13. Rr. Diani Cahyani14. George W. Bush15. John Mc. Enroe


Jakarta Selatan

I. PENILAIAN

LEMBAR PENILAIAN

MENGINDEKS DAN MENGISI KARTU INDEKS

No. Unsur Penilaian Perolehan Nilai KeteranganMaks Dicapai 1 Dicapai 2 Dicapai 3

1. Persiapana. Langkah kerja 5b. Sikap kerja 10c. Penggunaan alat 10d. Keselamatan kerja 5

2. Proses kerjaa. Nama diindeks

menurut aturan dengan benar

15

b. Kartu indeks diisi dengan benar

15

c. Kartu indeks disusun dengan benar

10

3. Hasil kerjaa. Susunan nama

yang sudah diindeks dan diberi kode

15

b. Kartu indeks yang sudha diisi dan disusun dengan benar

15

TOTAL 100


Jakarta Selatan


JOB 2SISTEM PENYIMPANAN DAN PENCARIAN ARSIPKode :

Waktu : 8 x 45 menit



1. Menyebutkan 5 sistem penyimpanan arsip

2. Mengidentifikasi 5 sistem penyimpanan arsip

3. Menyimpan arsip sesuai dengan sistem yang dipilih atau ditentukan.

4. Melakukan pencarian arsip berdasarkan sistem penyimpanan yang

digunakan dan sesuai dengan waktu yang ditentukan



C. PRASYARAT






1. Ordner

2. Filing Cabinet

3. Folder

4. Guide

5. Tab


Jakarta Selatan

6. Komputer





F. LANGKAH KERJA




3. Kerjakanlah isntruksi yang diberikan sesuai dengan prosedurnya.

G. TEORI PENDUKUNG

1. Sistem Penyimpanan Arsip

Dalam penyimpanan yang terjadi di perusahaan, banyak sekali

sistem yang digunakan, tetapi sistem dasar dari kearsipan ini ada 5, (yang

disebut sebagai sistem murni), Pada penerapannya akan digabungkan

beberapa sistem murni menjadi sistem baru, hal ini dilakukan untuk

memudahkan pencarian kembali arsip. Sistem murni tersebut adalah :

a. Sistem Alpabetis (alpabetical filing sistem)

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang

mempergunakan berkas A – Z dengaan berpedoman pada peraturan

mengindeks.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang

sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas

bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa


Jakarta Selatan

melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip

langsung (direct filing system).

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan

arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.

2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.

3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.

4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

Langkah penyimpan arsip dengan system abjad

1. Pengumpulan

Dokumen atau surat dari berbagai unit organisasi dikumpulkan

pada bagian kearsipan.

2. Memeriksa tanda pelepas/ menyortir

Memilah-milah dan memeriksa dokumen atau surat yang akan

disimpan sudah diberikan tanda perintah simpan atau tanda pelepas

(Release mark) untuk meyakinkan bahwa dokumen atau surat

tersebut memang sudah benar-benar selesai diproses atau siap

untuk disimpan.

3. Mengindeks

Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan

dan menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan

mengabjad. Untuk surat masuk dapat diindeks dari nama pengirim

atau nama penanda tangan yang tertera pada surat. Sedangkan

untuk surat keluar dapat diindeks dari nama perusahaan atau orang

yang akan dikirimkan surat atau alamat yang dituju.


Jakarta Selatan

4. Memberi kode

Memberikan kata tangkap atau kode yang diambil dari kode yang

sudah diindeks. Pemberian kode pada surat akan lebih

memudahkan dalam pencarian dan penyimpanan kembali.

5. Mengurutkan arsip

Mengurutkan dan mengelompokan arsip pada kelompok abjad

masing-masing agar memudahkan dalam tahap penyimpanan.

Kegiatan mengurutkan dan mengelompokan ini sangat penting

apabila arsip yang akan disimpan dengan jumlah yang banyak.

Apabila arsip yang akan disimpan dengan jumlah sedikit kurang

dari 20 arsip, maka proses pengelompokan tidak perlu dilakukan.

6. Penyimpanan

Surat disimpan pada tempat biasanya dalam filing cabinet dan

folder yang sesuai dengan kode penyimpanan.

7. Proses pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan arsip

disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.

Langkah penemuan kembali arsip

Jika arsip diperlukan atau akan digunakan maka akan terjadi

proses pencarian atau penemuan kembali arsip. Jika ada pihak yang

ingin menggunakan arsip atau melakukan proses penemuan kembali

arsip maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Mengetahui jenis arsip yang ingin digunakan atau dicari.

2. Menentukan kode berdasarkan nama yang diindeks


Jakarta Selatan

3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya

dengan bon pinjam arsip atau out slip jika yang dipinjam 1 lembar

arsip. Jika yang dipinjam 1 folder maka harus dibuat out folder.

Contoh :

Apabila kita akan menyimpan surat dari PT Sejahtera Selalu.

Surat diindeks menjadi Sejahtera Selalu, PT

Setelah diindeks kemudian diberi kode Se.

Maka surat disimpan di dalam laci S, di belakang guide S, dan folder

Se.

Untuk penemuan kembali arsip dari PT Sejahtera Selalu, karena

kodenya Se, maka bisa di ambil dari laci S - …., di dalam guide S, di

dalam folder Se.

Kemudian arsip dapat diserahkan kepada peminjam.

List of File

SSa

SantiSari Wangi, PT

SeSejahtera Selalu, PT

b. Sistem Masalah (subject filing system)

Sistem subyek atau masalah sistem penyimpanan dan

penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau pokok isi surat.

Sistem masalah ini bisa diambil dari perihal surat atau bidang usaha.


Jakarta Selatan

S – T

S

Santi

Sari Wangi, PT

Sejahtera Selalu, PT

Sa

Se

Dalam hal ini surat-surat berdasarkan perihal surat, misalnya

surat pesanan peralatan elektronik disimpan dalam kelompok surat

pesanan, penawaran alat tulis kantor disimpan di kelompok penawaran

dan sebagainya.

Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman

untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman

penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi

dibuat dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai

pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya

berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk

organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama,

sub masalah dan sub-sub masalah.

Contoh :

No. Masalah Subjek Masalah Utama Sub Masalah1 Kepegawaian A. Kepegawaian A.1. Rekruitmen

A.2. PengangkatanA.3. Mutasi

2. Keuangan B. Keuangan B.1. GajiB.2. PajakB.3. Tunjangan

Langkah penyimpanan arsip dengan sistem masalah :

1. Meneliti dan membaca warkat

Meneliti warkat untuk memastikan bahwa warkat tersebut sudah

benar-benar akan disimpan.

2. Mengindeks


Jakarta Selatan

Menentukan indeks masalah dari surat dan mencocokannya dengan

daftar klasifikasi dan mencatatnya dalam kartu indeks

3. Memberikan kode

Memberikan kode pada surat yang akan disimpan yang diambil

dari daftar klasifikasi dan diseusiakan dengan maslah surat

tersebut.

4. Menyortir

Menyortir surat sesuai dengan daftar klasifikasi yaitu menurut

masalah agar lebih memudahkan dalam proses penyimpanan.

5. Menyimpan

Menyimpan surat yang sudah diberi kode kedalam filing cabinet

sesuai dengan kode tersebut.

- Perusahaan Kecil

Perusahaan kecil dengan arsip yang tidak terlalu banyak,

biasanya menggunakan subyek prihal, dan arsip disimpan langsung

pada hanging folder tanpa individual folder.

Contoh :

LIST OF FILE

Penawaran

Andara, PT

Antara, PT

Astro, PT

Pesanan

Abadi Jaya, PT

Damai Jaya, PT


Jakarta Selatan

Tagihan

APenawaran

A

Undangan

Pesanan

Ernergy, CV


Jakarta Selatan

- Untuk perusahaan Menengah

Sistem subyek ini untuk perusahaan menengah dapat

menggunakan individual forder, sehingga pencarian untuk nama

perusahaan lebih mudah. Guide yang digunakan dapat menggunakan

prihal atau dapat menggunakan bidang usaha,

Contoh :

LIST OF FILEBank

BIINiaga

TamaraHotel

Melia Mulia

- Untuk perusahaan besar

Bagi perusahaan besar atau mempunyai arsip yang banyak, maka

sistem ini dapat menggunakan guide bidang usaha dan juga guide

prihal, hal ini digunakan untuk memudahkan dalam pencarian

arsipnya.

Contoh :LIST OF FILEBank

PenawaranNiaga

Tamara Pesanan BII

Hotel


Jakarta Selatan

Bank

Tamara

BII

Niaga

Hotel

Penawaran

Pesanan

Bank

Tamara

BII

Niaga

Hotel

c. Sistem kronologis (cronologis filing system)

Sistem kronolgis adalah sistem penyimpanan dan penemuan

kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut

dibuat.

Dalam system penyimpanan berdasarkan tanggal ini ini surat

atau berkas disimpan berdasarkan tanggal.

Daftar klasifikasi dilakukan atas subyek, sub subyek, dan sub-sub

subyek yang ditetapkan berdasarkan tangal surat/arsip itu dibuat

sehingga subyek diambil dari tahun (dijadikan kode laci atau ordner),

sub subyek diambil dari bulan (dijadikan kode guide) dan sub-sub

subyek diambil dari tanggal (dijadikan kode folder).

Langkah-langkah penyimpanan arsip menggunakan sistem

tanggal :

1. Memeriksa tanda pelepas/menyortir

Memeriksa tanda bahwa warkat atau surat sudah selesai diproses

dan sudah diberi tanda untuk disimpan atau release mark.

2. Mencatat warkat/ surat ke dalam buku arsip

3. Mengindeks

Mengindeks surat diambil dari tanggal surat untuk menentukan

kode dan tempat penyimpanan.

4. Mengurutkan arsip

Mengurutkan arsip surat ke dalam kelompok-kelompok agar

memudahkan penyimpanan.

5. Menyimpan


Jakarta Selatan

Jan – Jun

2010

Juni

Mei

Maret

Januari

Menyimpan surat/warkat ke dalam filing cabinet/tempat

penyimpanan.

Langkah Penemuan kembali dengan system penyimpanan berdasarkan

tanggal :

1. Memastikan tanggal arsip yang akan ditemukan atau dicari.

Mengecek dalam buku arsip dan tentukan laci, guide dan folder

tempat arsip tersebut disimpan.

2. Mencari arsip dengan cara membuka filing cabinet, laci, dan folder

sesuai dengan surat yang dicari dan menggantinya dengan bon

pinjam arsip.

3. Menyerahkan arsip kepada peminjam.

Contoh :

Surat yang dibuat pada tanggal 20 Mei 2010, maka diindeks menjadi :

Tanggal Surat Unit I Unit II Unit III

20 Mei 2010 2010 Mei 20

(Kode laci/ (Kode Guide) (Kode Folder)

Ordner)

Contoh :


Jakarta Selatan


Jakarta Selatan

15 Mei20 Mei

28 mei

d. Sistem wilayah (geographical filing system)

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan

arsip yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat

yang diterima. Sistem ini berpedoman kepada daerah atau alamat surat.

Nama daerah dijadikan kelompok penyimpanan surat.

Sistem wilayah biasanya digunakan oleh perusahaan yang

mempunyai cabang-cabang atau perwakilan di daerah-daerah tertentu.

Langkah penyimpanan arsip dengan siste wilayah

1. Membaca dokumen/surat

Tujuan mebaca dokumen ini adalah untuk mengetahui isi surat,

nomor surat dan yang paling penting adalah untuk mengetahui asal

dan tujuan surat itu dari daerah mana.

2. Memeriksa tanda pelepas/menyortir

Kegiatan ini diakukan untuk mengetahui surat atau dokumen

tersebut sudah diberi tanda siap simpan atau release mark. Apabila

belum surat tersebut harus segera dikembalikan kepada pimpinan

yang bersangkutan.

3. Menentukan caption atau kata tangkap

Menentukan caption dalam sistem wilayah ni diambil dari nama

wilayah, daerah, tempat, kota, atau Negara tergantung dari susunan

wilayah yang ditentukan.

4. Memberi kode

Yang dipergunakan sebagai kode adalah nama wilayah atau daerah

sesuai dengan susunan yang ditentukan. Kode harus menunjuk

tepat arsip itu akan disimpan diaci dan folder mana.


Jakarta Selatan

5. Menyimpan arsip

Setelah pemberian kode maka langkah selanjutnya adalah

menyimpan arsip tersebut di laci dan folder yang sudah ditentukan.

Langkah penemuan kembali arsip

1. Memeriksa lembar pinjam arsip

Untuk menemukan identitas dan informasi lain dari arsip yang

akan dipinjam.

2. Menemukan kartu indeks

Untuk mengetahui kode arsp yang disimpan.

3. Mengambil arsip

Berdasarkan kartu indeks dapat ditemukan kode arsip yang

disimpan, maka langkah senjutya adalah mengambil arsip itu

sesuai dengan laci dan folder yang sudah diketahui melaluikartu

indeks.

Dalam pemakaian guide juga dipengaruhi oleh besar kecilnya

perusahaan serta kebutuhan perusahaan tersebut dalam menentukan

wilayah yang dipakai pada penyimpanannya.

Perusahaan Kecil

Banyak menggunakan penyimpanan ini, dan guide yang

digunakan hanya nama kota yang disusun secara abjad, serta

penyimpanan arsipnya ada pada nama kota tersebut.


Jakarta Selatan

Contoh :

List of File

Bandung

Ananda, PT

Atara, CV

Bogor

Agila, PT

Garada, CV

Perusahaan Menengah dan perusahaan besar

Pada perusahaan menengah dan perusahaan besar penggunakan

guide yang lebih lengkap serta mempunyai individual fordel untuk setiap

perusahaan, di samping itu apabila lingkup arsipnya meliputi dalam dan

luar negeri, maka harus dibuatkan guide dalam negeri dan luar negeri

dengan susunan :

Dalam Negeri

Provinsi

Kota

Nama file

Luar Negeri

Negara

Kota


Jakarta Selatan

Bandung

Depok

Sukabumi

Cirebon

Bogor

Jakarta

Nama file

Contoh apabila luas arsipnya terdiri atas beberapa provinsi:

Jawa Barat

Bandung

Niaga, bank

Panghegar, Hotel

Rahardian, Toko

Bogor

Kenanga, Toko Mas

Mitra Utama, Tour & Travel

Jawa Tengah

Semarang

Niaga, bank

Oscar, Toko buku

Pandito, Rumah Makan

Solo

Graninto, Toko Bunga

Mutiara Jaya, CV

Jawa Timur

Madiun

Kerinci, Toko

e. Sistem nomor (numerical filing system)

Sistem nomor adalah system penyimpanan dan penemuan

kembali arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor,

menggunakan kode yamg terdiri dari angka-angka.

Sistem yang banyak digunakan pada perusahaan yang arsipnya

cepat sekali berkembang; Sistem ini tidak menutup`kemungkinan


Jakarta Selatan

dalam suatu bagian memakai sistem ini, karena sistem nomor

mempunyai 2 pola yang berbeda yaitu pertama berdasarkan nomor

urut atau keanggotaan yang biasa dipakai pada penomoran karyawan,

mahasiswa, anggota perkumpulan, kependudukan dan nasabah bank

dan yang kedua berdasarkan subyek yang dinomorkan pada

supermarket, perpustakaan, apotik, dan lain-lain.

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor terbagi

menjadi 2 sistem, yaitu :

1. Sistem nomor persepuluhan (Dewey decimal Classificaton)

2. Sistem nomor terminal digit

1. Sistem nomor persepuluhan (dewey decimal classification)

Sistem ini biasanya digunakan di perpustakaan. Sistem ini

membagi ilmu pengetahuan menjadi sepuluh kelas utama.

Kemudian masing-masing kelas utama itu dibagi lagi menjadi

sepuluh divisi. Selanjutnya masing-masing divisi dibagi lagi

menjadi sepuluh seksi. Dengan demikian klasifikasi persepuluhan

dewey terdiri dari sepuluh kelas utama, seratus divisi , dan seribu

seksi, masih memungkinkan diadakannya pembagian lebih lanjut

yaitu seksi dibagi menjadi sub seksi sesuai kebutuhan.

Contoh penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor

persepuluhan (Dewey decimal classification)

2. Sistem nomor terminal digit

Sistem ini dikenal juga dengan numerical terminal digit system.

Sistem terminal digit membagi surat keluar dan surat masuk

menjadi beberapa nomor, namun penyimpanannya dua nomor

akhir yang sama disimpan pada tempat yang sama


Jakarta Selatan

Dengan sistem nomor terminal digit ini akan tercipta seratus

kelompok nomor dan setiap kelompok terdiri dari dua angka yang

dimulai dari angka 00, 01, dan seterusnya sampai 99.

Prosedur penyimpanan arsip menurut terminal digit

- Meneliti arsip yang akan disimpan, apakah sudah ada

persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan, bahwa arsip

tersebut sudah boleh dsimpan.

- Membukukan/mencabut arsip yang akan disimpan dalam buku

arsip.

- Memberi kode arsip, kode diambil dari urutan nomor pada buku

arsip

- Mengindeks kode arsip, menguraikan kode arsip menjadi tiga

unit, yaitu : nomor laci, nomor guide, dan folder.

Unit pertama diambilkan dua angka terakhir dari belakang kode

surat. Kode ini digunakan untuk nomor laci dan guide.

Unit kedua diambilkan angka yang ketiga dan keempat dari

belakang kode arsip dua angka setelah unit pertama. Kode ini

digunakan untuk nomor folder.

Unit Keiga : semua angka, sisa dari unit pertama dan kedua.

Prosedur penemuan kembali arsip

- Meneliti kartu pinjam arsip yang telah diisi oleh peminja arsip

untuk mengetahui hal surat, nomor surat, tanggal surat dan asal

surat atau tujuan surat.

- Menentukan kode surat dengan melihat pada urutan nomor

buku arsip.

- Menentukan tempat penyimpanan arsip yaitu :

Kode laci dan kode guide dapat diketahui ari dua angka terakhir

nomor kode arsip, sedangkan kode folder dapat diketahui dari


Jakarta Selatan

angka ketiga dan keempat urutan nomor kode arsip, diurutkan

dari belakang

Penyimpanan arsip dengan sistem nomor ini biasanya digabung

dengan sistem penyimpanan arsip lainnya. Salah satu contohnya

adalah sistem nomor yang digabung dengan subyek.

Sistem Nomor berdasarkan subyek

Suatu sistem nomor yang menekankan subyek sebagai

pedoman penomorannya, sistem ini menggunakan nomor secara

berurut untuk menentukan kode dari subyek tertentu. Dalam

penomoran dapat menggunakan angka seluruhnya (purenomorik)

atau gabungan huruf dengan angka (alphanomorik)

Contoh pure nomorik :

100 Penawaran

110 ATK

111 Gramedia, Toko Buku

112 Gunung Agung, Toko Buku

120 Mesin kantor

121 Datascrip, PT

122 Asaba, PT

200 Pesanan

210 ATK

211 Gramedia, Toko Buku

212 Kenanga, CV

Contoh Alphanomorik

A Penawaran

A.10 ATK


Jakarta Selatan

A.11 Gramedia, Toko Buku

A.12 Gunung Agung, Toko Buku

A.13 Mitra Sejati, PT

A.20 Mesin kantor

A.21 Datascrip, PT

A.22 Asaba, PT

B Pesanan

B.10 ATK

B.11 Gramedia, Toko Buku

B.12 Kenanga, CV

Sistem Nomor berdasarkan nomor urut

Sistem ini menekankan pada keanggotaan, sehingga pada

kode terakhir adalah kode jumlah urutan dari suatu keanggotaan.

Penomoran ini juga dipakai pada kode inventaris kantor, Pelanggan

telepon, pelanggan listrik, nomor karyawan, nomor siswa dan

kependudukan.

Pola penomoran sama seperti pada sistem nomor subyek

menggunakan pure nomorik dan alphanomorik sesuai kebutuhan

dari perusahaan tersebut.

Contoh :

Nomor KTP Jakarta :

09.5403.650676.0675

Keterangan dari nomor ini adalah :

09 : kode provinsi ke 9 yaitu DKI Jakarta,

54 : kode wilayah (Jakarta Timur)

03 : Kode Kelurahan

65 : kode tanggal kelahiran bagi wanita (tgl ditambah


Jakarta Selatan

40) 25

06 : kode bulan lahir, Juni

76 : kode tahun kelahiran, tahun 1976

0675 : nomor urut terdaftar di Jakarta yang lahir pada

tanggal tersebut

Selain dari 5 sistem penyimpanan arsip murni, terdapat sistem

penyimpanan gabungan. Siste penyimpanan gabungan ini

merupakan gabungan dari sistem penyimpanan arsip murni.

Biasanya hal ini digunakan untuk mempermudah dalam

penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Contoh dari sistem gabungan ini adalah :

1. Sistem penyimpanan arsip geografis yang digabungkan dengan

kronologis.

2. Sistem penyimpanan arsip nomor yang digabungkan dengan

subyek.

3. Sistem penyimpanan arsip Alpabetis yang digabungkan dengan

subyek.

H. LATIHAN

1. Susunlah dokumen surat masuk dan surat keluar berikut dengan system

yang ditentukan .

2. Temukan satu buah arsip yang diminta oleh pimpinan anda dengan

menggunakan system yang ditentukan.

BANK DANAMONJl. Ganesha No. 19

BANDUNG

Hal : Klaim Paket Bulan Juli

Tanggal surat : 10 Agustus 2009

HOTEL CIPTA 2Jl. Pandaan No. 17

SURABAYA

Hal : Klaim Sewa Gedung

Tanggal surat : 9 Desember 2009


Jakarta Selatan

CV BANGUNAN KONTRAKTORJl. Ahmad Yani No. 20

SURABAYA

Hal : Brosur Type Bangunan Baru


RS BUDI ASIHJl. Minarja No. 19

MADIUN

Hal : Brosur Ruang VIP


BANK PERKREDITAN RAKYATCITRA MUKTI

Jl. Kartosuro 19 SOLO

Hal : Brosur Paket Niaga

Tanggal surat : 10 Oktober 2009

ENNO LERIANJl. Urip Sumoharjo 15

SOLO

Hal : Brosur Daftar Buku


PT HONDA MOTOR16th Nuri street

KUALA LUMPUR – MALAYSIA

Hal : Brosur Sepeda Motor

Tangga surat : 8 Desemmber 2009

CHEVROLET COMPANY(Pick up & Jeep)

Madloeni street 16th BANGKOK – THAILAND

Hal : Klaim Jeep Chevrolet


DONI KUSUMAJl. Mayjen Sungkono 15

SURABAYA

Hal : Klaim PC


MARJAN SIRUP CORPJl. Ambarawa No. 20

SEMARANG

Hal : Klaim 3 Pak Sirup


ALFA SUPERMARKETJl. Baranang siang 17

BOGOR

Hal : Penawaran Produk Baru

Tanggal surat : 9 Juli 2009

HOTEL SHERATONWild street 17th Pattaya

THAILAND

Hal : Penawaran Paket Hotel

Tanggal surat : 9 Januari 2009

PT SINAR USAHA(Kontraktor Cab. Penang)

RS SINTANALAJl. Kemurnian No. 19


Jakarta Selatan

Jl. Mastik 20 penangMALAYSIA

Hal : Penawaran Renovasi

Tanggal surat : 11 Maret 2009

SURABAYA

Ha : Penawaran Komputer

Tanggal Surat : 10 Maret 2009


Jakarta Selatan

DENADA TAMBUNANJl. Penra No. 15


Hal : Penawaran Televisi Flat


AMARA(khusus mobil buid up)

Jl. Taman Sakti 16 SOLO

Hal : Pengiriman Mobil Cherokee

Tanggal surat : 8 September 2009

BANK PERKREDITAN RAKYATANUGRAH

Jl. Dredet 19 – BOGOR

Hal : Pengiriman Paket Tahunan


AYU AZHARIJl. Pajajaran No. 15

BOGOR

Hal : Pengiriman Komputer


GOROJl. Singgasana No. 17

MADIUN

Hal : Pengiriman House Hold

Tanggal surat : 9 Nopember 2009

GREEN SAND INDONESIAJl. Kopo No. 20

BANDUNG

Hal : Pengiriman Bulan Juli


JACKY CHEN15th Dame Street

PATTAYA – THAILAND

Hal : Permintaan Penawaran Buku


PT DELIMA INTI(Produk Sirup Markisa)

Jl. Sudirman 20 MADIUN

Hal : Permintaan Penawaran Sirup

Tanggal surat : 11 nopember 2009

GERMAN MOTOR COMPANY(VW &Audi)

16th Wild StreetPENANG – MALAYSIA

Hal : Permintaan Penawaran VW

Tangal surat :: 6 Nopeber 2009

HONGKONG BANKShantung Street 19th

BANGKOK – THAILAND

Hal : Permintaan Penawaran Buku



Jakarta Selatan

BANK MAYORAJl. Emak No. 19SEMARANG

Hal : Permintaan Penawaran ATK


BANGKOK HOTELKerty Street 17th


Hal : Pesanan Kamar Hotel


COCA COLA COMPANYJl. Warung Jambu 20

BOGOR

Hal : Pesanan ATK


PT DAIHATSU INDONESIAJl. Surya kencana No. 16

BOGOR

Hal : Pesanan Jok Mobil

Tangal surat : 8 Juli 2009

DIAMOND SUPERMARKETJl. Samet Riyadi No. 177

SOLO

Hal : Pesanan ATK

Tanggal surat : 9 Septemmber 2009

MARISSA HAQUEJl. Merpati No. 15

BANDUNG

Hal : Pesanan ATK

Tanggall surat : 7 Juli 2009

CV. EDISON MAKMURImportir Moge Harley Davidson

Jl. Danau No. 16 MADIUN

Hal : Pindah Kantor

Tanggal surat : 8 Februari 2009

GITA DEWIJl. Mataram No. 15

MADIUN

Hal : Pindah Kantor


GRAND WHITE HOSPITALJl. Munthung 19

PENANG – MALAYSIA

Ha : Pindah Kantor Cabang


PT TARUNA SEPEDA MOTORJl. Danggu No. 16

SURABAYA

Hal : Pindahan Kantor

Tanggal surat : 9 April 2009


Jakarta Selatan

HARLAND CONTRACTOR INC.James cook street 20th


Hal : Pindah Kantor


BUILDING CONTRACTOR CO.Kotnagen Street 20th


Hal : Seminar Arsitek


ASTRORIA HOSPITALJellow Street 19th


Hal : Seminar Bedah Jantung


MOTORA COMPANY(Motorcycle devision)

Madame Street 16th


Hal : Seminar Mesin Baru

Tanggal : 8 Maret 2009

DANIEL SAHULEKAMid Street 15th


Hal : Seminar Vokalia


TOKO “STEER JAYA”Spesialis Moge

Jl. Hang Tuah No. 16SEMARANG

Hal : Seminar Motor Besar


HERO SWALAYANJl. Pasir KAliki No. 17

BANDUNG

Hal : Tagihan Bulan Maret

Tanggal surat : 9 Agustus 2009

MEMESJl. Raya Penang No. 15

PENANG – MALAYSIA

Hal : Tagihan Gedung Pertunjukan


TANAH GENTING HOTELJl. Munche 17 Penang

MALAYSIA

Hal : Tagihan Bulan Januari 2008


PT TANGGA MAKMUR(Kontraktor Cab. Kuala Lumpur)

Jl. Poungia 20 KUALA LUMPUR – MALAYSIA

Hal : Tagihan Pembangunan Gudang



Jakarta Selatan

RS TARAKANJl. Sampan 19

Kuala Lumpur – Malaysia

Hal : Tagihan bulan Januari

Tanggal Surat : 10 April 2009

AW ROOT BEERJl. Solo BAru 20

SOLO

Hal : Undangan

Tanggal surat 11 Agustus 2009

DEALER “ BIMANTARA CAKRA”Jl. Pasir Kaliki No. 16

BANDUNG

Hal : Undangan Peluncuran Mobil

TAnggal surat : 6 Agustus 2009

ENGLAND HOTELJl. Matalang 17


Hal : Undangan Rapat Tahunan

Tangga surat : 9 April 2009

MAKRO HYPERMAKETJl. LAntara No. 17

SEMARANG

Hal : Undangan Gedung Baru


RINI S BONOJl. Muntilan No. 15

SEMARANG

Hal : Undangan Rapat

Tanggal surat 7 Agustus 2009


Jakarta Selatan

PT MITRA SEJATIJl. Pejompongan Raya No 5

Jakarta Pusat

No. : 45/PN/MS/VII/10 13 Juli 2010

Kepada Yth.Bapak Drs. Singgih MahadikaDirektur PT Lenteng Agung MandiriJl. Camat Gabun II JagakarsaJakarta Selatan

Hal : Penawaran Mesin fax

Dengan hormat,

Kami adalah supplier dari mesin fax merek Panasonic, telah mengimpor mesin terbaru dengan teknologi terbaru, untuk itu kami tawarkan kepada Bapak sebagai pengembangan fungsi kantor.

Kami yakin dengan mesin fax ini akan sangat memudahkan semua pekerjaan Bapak dalam urusan komunikasi. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis.

Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan peruasahaan Bapak agar dapat mendapat fasilitas ini.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Susan LarasatiMarketing Manager


Jakarta Selatan

PT ANUGERAH JAYAJl. Kemiri No. 34

Jakarta Pusat

No. : 5/PS/AJ/VII/10 10 Juli 2010


Hal : Pesanan Pesawat Telepon

Dengan hormat,

Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran pesawat telepon, kami bermaksud memesan untuk perusahaan kami.

Seluruh pesanan kami terlampir pada surat ini, dan pembayaran telah kami lakukan hari ini melalui Bank Permata cabang Gambir, bukti transfer terlampir.

Kami harap pesanan tersebut telah kami terima pada tanggal 20 Juli mendatang.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Nina Melinda

DirekturLampiran :

1 lembar daftar pesanan


Jakarta Selatan

1 lembar bukti transfer

PT SENTOSA MAKMURJl. Diponegoro No.23

Jakarta Pusat

No. : 12/UN/SM/VII/10 17 Juli 2010

Kepada Yth.Bapak Drs. Singgih MahadikaDirektur PT Lenteng Agung Mandiri Jl. Camat Gabun II JagakarsaJakarta Selatan


Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Rabu, 23 Juli 2009Waktu : 10.00 – 12.00 WIBTempat : Ruang Rapat AAcara : Evalusi pemasaran Triwulan ke empat.

Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktunya.

Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rifiq AbdullahManaging Director

Lampiran : 1 lbr Daftar Acara


Jakarta Selatan

CV PERMATA JAYAJl. Pangeran Antasari No 5

Jakarta Selatan

No. : 18/PN/PJ/VII/10 15 Juli 2010


Hal : Penawaran Pesawat televisi

Dengan hormat,

Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan bioskop..

Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat terjangkau.

Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan potongan harga sebesar 30%.

Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Agus MuljonoManaging Director

Lampiran : 1 lembar Brosur


Jakarta Selatan

TOKO SEJAHTERAJl. Wahid Hasyim No.55

Jakarta Pusat

22 Juli 2010

No. : 34/PS/TS/VII/10

Kepada Yth.Bapak Drs. Lenteng Agung MandiriDirektur PT Lenteng Agung MandiriJl. Camat gabun II JagakarsaJakarta Selatan

Hal : Pesanan Pesawat Televisi

Dengan hormat,

Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran Pesawat Televisi, maka dengan ini kami bermaksud untuk memesan Pesawat TV tersebut .

Adapun pesanan tersebut terlampir pada surat ini dengan jumlah harga sebesar Rp 2.800.000,00 dan pembayaran telah kami transfer melalui Bank Permata Cabang Saharjo sebesar 20%, bukti transfer terlampir.

Kami harap Saudara mengirimkan pesanan tersebut sebelum akhir bulan ini.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sri RiantiManaging Director

Lampiran : 1 lembar bukti transfer 1 lembar Daftar pesanan


Jakarta Selatan

PT AUDISI SINAR MULIAJl. Jatinegara Timur No. 34

Jakarta Timur

No. : 12/UN/ASM/VII/10 8 Juli 2010



Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2010Waktu : 10.00 – 12.00 WIBTempat : Ruang Rapat AAcara : Laporan pemasaran

Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada waktunya.

Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sigit MulyonoManaging Director

Lampiran : 1 lembar Daftar Acara


Jakarta Selatan

BANK PERMATAJl. Jend. Sudirman kav. 10

Jakarta Selatan

No. : 8/PN/BP/VII/10 23 Juli 2010


Hal : Penawaran Produk Bank

Dengan hormat,

Bank kami telah mengembangkan Produk Bank terbaru dengan Pelayanan yang prima, serta dapat memberikan kepuasan dalam melaksanakan transaksi.

Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat mendapat pelayanan Bank kami dengan fasilatas yang sangat memuaskan.

Seluruh Pelayanan yang dilakukan dalam bulan Juli ini kami akan memberikan potongan harga administrasi sebesar 30%.

Sambil menunggu kedatangan Bapak pada Bank kami, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Abu RizalManaging Director



Jakarta Selatan

PT. BRIGHT PAPERJl. Gajah Mada 24SemarangJAWA TENGAH

July, 30th 2010

No. : 096/BP/VII/2010

Mr. Singgih MahadikaPT. LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, JagakarsaJakarta Selatan

Dear Mr Singgih Mahadika,

It is a pleasure to receive your order for 40 ream of 500 sheets your company letter head included 20 dozen envelopes. The order is now being packed for shipment. You should receive it well before August 1st 2010, the date you specified.

In another packaging we are sending you our catalogue of paper with any size and our menchandise for your staffs. You and your associates at PT Lenteng Agung Mandiri will find it convenient for future reference.

As usual, we look forward to a further opportunity to serve you.

Yours sincerely,

Martin EdwardsSales Manager


Jakarta Selatan

TIP TOP STATIONERYJl. Sungai Mahakam IV 55

Jakarta Pusat

No. 87/KEU/TTS/10 July, 31st 2010

PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, JagakarsaJakarta Selatan

Dear Mr Singgih,

I know how hestic our lives get and how wasy it is to overlook little things. That is the reason I am sending you this reminder. Our records show your account has a balance due of US$150.

Would you please take a few minutes to take care this matter ? If there are any problems, please let us know.

Thank you for your prompt attention.

Sincerely,

HENRY NgMarketing Director


Jakarta Selatan

Malang, 14 Juli 2010


Salam Kangen,

Saya ingin menanyakan keluarga di Jakarta apa sehat semua, karena kita semua di malang sehat Selalu,

Kapan main ke Malang, karena bulan depan Rina putra pertama kami akan melangsungkan pernuikahan yang rencananya akan dilangsungkan di Surabaya, di rumah mertuanya.

Kami sangat mengharapkan keluarga di Jakarta dapat datang pada acara tersebut.

Mohon dikabari bila ingin datang.

Hormat Selalu,


Jakarta Selatan

Andi Lesmana


Jakarta Selatan

PT LENTENG AGUNG MANDIRI Jl. Camat Gabun II, Jagakarsa

Jakarta Selatan

No. : 01/PN/LAM/VII/10 03 Juli 2010

Kepada Yth.Bapak Drs. NoehaliDirektur Fa Anugerah AlamJl. Rasamala 2Tangerang

Hal : Penawaran Mesin Fotocopy

Dengan hormat,

Kami adalah supplier dari mesin Fotocopy merek Panasonic dan kami ingin tawarkan kepada Saudara sebagai peningkatan kinerja kantor di perusahaan Saudara.

Mesin fotocopy ini sangat memudahkan semua pekerjaan kantor dalam urusan penggandaan. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis serta discount 20% apabila Saudara memesan selama bulan Juli – Agustus 2010.

Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan perusahaan Bapak agar dapat mendapat fasilitas ini.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Drs. Singgih Mahadika Marketing Manager

Lamp : 1 Berkas Brosur


Jakarta Selatan

No. : 2/PS/LAM/VII/10 10 Juli 2010

Kepada :KRING KRING SHOPJl. Anyelir VII No. 5Jakarta Barat

Hal : Pemberitahuan Pesanan Pesawat Telepon

Dengan hormat,

Berdasarkan surat Saudara tentang pesanan pesawat telepon, kami bermaksud memberitahukan bahwa kami belum bisa memenuhi pesanan Saudara dikarenakan banyaknya pesanan yang masuk ke perusahaan kami..

Akan tetapi kami tetap akan mengupayakan agar pesanan Saudara tetap bisa kami layani sampai akhir bulan ini apabila saudara berkenan.

Kami harap pesanan tersebut telah Saudara terima pada tanggal 20 Juli 2010 mendatang.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Drs. Singgih Mahadika

Manager Pemasaran


Jakarta Selatan

PT LENTENG AGUNG MANDIRIJl. Camat Gabun II, Jagakarsa, Jakarta Selatan

Telepon : (021) 78893561, Fax. : (021) 78893560e–mail : [email protected]

mailto:[email protected]

No. : 03/UN/LAM/VII/10 17 Juli 2010

Kepada :PT SENTOSA MAKMURJl. Rajawali No. 23Jakarta Barat

Hal : Pemberitahuan

Dengan hormat,

Dengan ini kami memberitahukan bahwa Undangan Rapat Saudara mengenai Evaluasi Pemasaran Triwulan keempat telah kami terima. Akan tetapi kami mohon maaf bahwa kami tidak dapat memenuhi undangan Saudara.

Mengingat pentingnya rapat yang Saudara selenggarakan maka kami akan mengutus wakil manager pemasaran kami untuk mengikuti rapat tersebut. Mengenai nama perwakilan kami yang akan datang adalah :

Nama : Zulfikar RamadhanJabatan : Wakil Manager Pemasaran

PT. Lenteng Agung Mandiri

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan .

Hormat kami,

Drs. Singgih MahadikaManager Pemasaran


Jakarta Selatan




No. : 04/PN/PJ/VII/10 18 Juli 2010

Kepada :Yth Bp. Thariq AzisManager Purchasing PT. BERKAH JAYABogor

Hal : Penawaran Pesawat televisi

Dengan hormat,

Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan theatre.

Untuk itu kami selama bulan Juli 2010 ini memberikan penawaran khusus kepada Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat terjangkau khusus untuk televisi dengan ukuran di atas 14”.

Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan potongan harga sebesar 30%.

Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran



Jakarta Selatan




No. : 5/PS/LAM/VII/10 22 Juli 2010

Kepada Yth. Ibu ZulaikhaManager KeuanganPT. Paper And ClipsJl. Bunga Teratai Km. 5Tangerang

Hal : Pemberitahuan Pembayaran

Dengan hormat,

Melalui surat ini kami memberitahukan kepada Saudara bahwa Nota dengan nomor 5570/V/2010 telah dibayar oleh bagian Keuangan kami sebesar Rp 5.000.000,- dari total Rp 10.000.000,- ( 50%) via BNI Cab. Cassablanca, sementara sisanya akan kami lunasi bulan Agustus 2010 mendatang.

Kami meminta maaf apabila kami hanya membayar sebesar 50% dari kewajiban sebenarnya. Hal ini dikarenakan penjualan kami sedang menurun beberapa bulan ini. Untuk itu kami memohon kebijaksanaan dari Saudara.

Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Drs. Singgih Mahadika Manager Pemasaran

Lampiran : 1 lembar bukti transfer


Jakarta Selatan




No. : 6/UN/LAM/VII/10 25 Juli 2010

Kepada Yth. Akis Darmanto, SEMarketing ManagerCV. Utama JayaJakarta Utara


Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2010Waktu : 10.00 – 12.00 WIBTempat : Ruang Rapat AAcara : Rapat Pengadaan Office Furniture

PT. Lenteng Agung Mandiri

Mengingat pentingnya acara ini kami harap Saudara dapat hadir tepat pada waktunya.

Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Drs. Singgih MahadikaManager Marketing

Lampiran : 1 lembar Daftar Acara


Jakarta Selatan





Kepada :Ibu Indarti IrwanPT. One Two Three Jl. H.R Rasuna Said Kav. 1Jakarta Selatan

Hal : Permohonan Kerja Sama

Dengan hormat,

Bedasarkan surat Saudara tentang penawaran Event Organizer pada acara kegiatan perusahaan, kami tertarik untuk menggunakan EO pada acara HUT perusahaan kami pada bulan Oktober 2010.

Untuk merealisasikan hal tersebut kami harap pihak Saudara dapat datang ke kantor kami untuk memulai perencanaan kegiatan HUT perusahaan kami ini.

Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,


Lampiran : -


Jakarta Selatan





Kepada :Bp. Chusnul YasserPT. TRITANUJakarta Barat

Hal : Permintaan Penawaran Teknisi

Dengan hormat,

Iklan Saudara pada harian Kompas tertanggal 5 Juli 2010 menarik perhatian kami dan kami tertarik untuk menggunakan jasa teknisi mesin fotocopy dari perusahaan Saudara.

Sehubungan dengan hal tersebut kami mengharapkan informasi yang lebih banyak tentang Jasa Teknisi tersebut terutama mengenai jasa apa saja yang dapat diberikan dan apa saja persyaratan untuk kerja samanya.

Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,


Lampiran : -


Jakarta Selatan




July,28th 2010

No. : 9/PN/LAM/VII/10

Kepada :MATARI TbkRasuna Said Kav. 78JAKARTA SELATAN

Dear Mrs Tan Mei Lan,

I know how hectic our lives get anda how easy it is to overlook little things. That is the reasonI am sending you this reminder. Our records show you account has a balance due US$ 500.

Would you please take a few minutes to take care of this matter ? If there are any problems, please let us know.

Thank you for your prompt attention.

Your Sincerely,

Drs. Singgih MahadikaMarketing Manager


Jakarta Selatan




July,30th 2010

No. : 10/PN/LAM/VII/10

Kepada :PT. INDO KREATIFJl. Otto Iskandar Dinata 55Bandung-Jawa Barat

Dear Mr Ilham,

Thank you for your interest in our company, we enclosing separately the literature and prices of our product which we think will serve your needs.

If there is any further information which we can inform, please feel free to write us again.

Your Sincerely,

Drs. Singgih MahadikaMarketing Manager


Jakarta Selatan




I. PENILAIAN

LEMBAR PENILAIAN

MENYIMPAN DAN MENEMUKAN KEMBALI ARSIP



2. Proses kerjaa. Pemeriksaan

dokumen5

b. Mengindeks 10c. Memberi kode

pada arsip5

d. Menyortir Arsip 5e. Menyimpan Arsip 15f. Menemukan

kembali Arsip15

3. Hasil kerjaa. Arsip yang telah

disimpan sesuai dengan system yang ditentukan

10

b. Kode arsip yang tercantum dalam dokumen arsip

10

TOTAL 100


Jakarta Selatan


JOB 3PENYUSUTAN DAN

RETENSI ARSIPKode :Waktu : 8 x 45 menit



1. Menjelaskan pengertian jadwal retensi arsip

2. Menentukan jadwal retensi arsip

3. Memilih cara penyusutan arsip



C. PRASYARAT





4. Mengoperasikan perangkat lunak

5. Menggunakan peralatan kantor


Jakarta Selatan


1. Dokumen surat

2. Mesin Scanner

3. Komputer





F. LANGKAH KERJA





G. TEORI PENDUKUNG

Penyusutan Arsip

1. Pengertian

Penyusutan arsip menurut PP No. 34 tahun 1979 adalah kegiatan

pengurangan arsip melalui :

Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan

dalam lingkungan intern organisasi

Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku

Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI


Jakarta Selatan

Penyusutan arsip pada prakteknya dapat dilakukan dengan 3. cara :

1. Retensi

Penyusutan arsip yang dilakukan berdasarkan jadwal retensi

yang dimiliki oleh arsiparis, dimana setiap arsip akan dimusnahkan

atau dipindahkan apabila telah memasuki masa retensinya.

Hal ini sering dilaksanakan pada perusahaan yang mempunyai

bagian arsip tersendiri, yaitu perusahaan atau instansi yang

menggunakan pola kerja sentralisasi.

2. Periodik

Suatu penyusutan atau pemusnahan arsip berdasarkan jadwal

retensi yang telah dibuat atau berdasarkan pentingnya arsip. Hal ini

selalu dilakukan setahun sekali.

3. Per Proyek

Suatu penyusutan arsip tentang suatu proyek, apabila proyek

tersebut telah selesai maka semua arsip tersebut disusun berdasarkan

urutan tanggal (kronologis kemudian disatukan dengan tali atau box

untuk kemudian disimpan pada gudang arsip.

2. Tujuan Penyusutan arsip

Menjamin tersedianya informasi yang benar-benar berguna

Efisiensi dan efketifitas pengelolaan arsip

Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

3. Teknik Penyusutan

Berdasarkan Jadwal retensi arsip

Non jadwal retensi arsip


Jakarta Selatan

Penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip

Jadwal Retensi Arsip

Pengertian dan tujuan Jadwal Retensi

Retensi (retention) meliputi kegiatan-kegiatan mennilai kegunaan

suatu arsip bagi suatu kantor kemudian merencanakan sejauh mana arsip-

arsip dari suatu kantor dapat disimpan.

Tujuan dari jadwal retensi adalah :

- Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak

memiliki jangka waktu simpan.

- Penyimpanan semetara arsip-arsip yag tidak diperlukan bai

kepentigan administrasi.

- Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.

Prosedur penetapan jadwal retensi arsip

Prosedur penetapan jadwal retensi adalah sebagai berikut :

- Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan

masing-asing wajib memiliki Jadwal retensi Arsip. Jadwal retensi

tersbut ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara ataau

Badan-badan Pemerintahan asing-masing setelah mendapat

persetujuan dari Kepala Arsip Nasional

- Untuk menjaga objektivitas dlam menentukan kegunaan arsip.

Jadwal retensi disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat

yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan

instansinya masing-masing.

- Dalam melaksanakan tugasnya panitia tersebut peru

mendengarkan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan

sepanjang menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan

Administrasi Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian.


Jakarta Selatan

- Rancangan jadwal retensi kearsipan yang merupakan hasil kerja

panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional

terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga

Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai jadwal retensi

arsip yang berlaku untuk lingkungan organisasinya.

- Untuk Jadwal retensi arsip pemerintahan daerah perlu terebih

dahulu memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.

Penyusunan Jadwal Retensi

Penentuan jangka waktu retensi arsip.

Kegiatan yang perlu dilakukan dalam menetnukan jangka waktu retensi

arsip meliputi kegiatan-kegiatan inventarisasi dan menilai kegunaan arsip.

1) Inventarisasi dilakukan dengan dengan tujuan untuk mencatat data

tentang nformasi arsip serta keterangan lain yang diperlukan untuk

memudahkan dalam menilai kegunaan arsip dengan tepat atas fungsi

dan kegiatan lainnya.

2) Menilai kegunaan arsip adalah penilaian atas informasi yang

terkandung dalam suatu arsip untuk memudahkan di dalam penentuan

jangka penyimpanannya.

Dalam menilai kegunaan arsip, hal-hal yang harus diperhatikan

diantaranya adalah :

1) Penilaian tidak hanya untuk menentukan tinggi rendahnya tingkat dan

lingkup kegunan arsip tetapi juga menilai frekuensi penggunaan baik

arsip aktif maupun arsip inaktif.

2) Penilaian diselenggarakan pada arsip-arsip dinamis dalam

hubungannya dengan penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi

organisasi.

3) Penilaian harus memperhitungkan arti suber arsip itu sendiri.


Jakarta Selatan

4) Penilaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan seluruh dokkuentasi

dan organisasi yang bersangkutan.

5) Penilaian harus memperhitungkan kegunaan-kegunaan arsip dinlai

dari segi :

- Nilai guna administrasi

Kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk

menyelenggarakan kegiatan yang berlaku dari suatu organnisasi,

meliputi :

1) Asal-usul suatu organisasi yang mencakup pelaksanaannya

2) Organisasi, struktur, personalia, daftar pegawai, instruksi,

pedoman kerja.

3) Berkenaan dengan semua kebijakan organisasi.

- Nilai guna dokumentasi

Mengandung informasi atas suatu kegiatan

Berkaitan dengan hasil penelitian

Bahan publikasi dalam segala bentuk

- Nilai guna hukum

Mengandung pengertian arsip yang memberikan informasi yang

dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian di bidang hukum,

atau arsip yang mengandung hak dan kewajiban baik jangka

pendek atau jangka panjang dari pemerintah atau swasta, seperti

hak paten, Kontrak, Sewa beli.

- Nilai guna fiskal

Semua arsip yang memperlihatkan bagaimana uang diperoleh,

dibagikan diawasi dan dibelanjakan. Dengan kata lain arsip ini

adalah mengandung informasi tentang bahan pembuktian di

bidang keuangan.


Jakarta Selatan

- Nilai guna perorangan

Arsip yang memiliki data perorangan, antara lain:

1) Akte kelahiran, kematian, perkawinan

2) Arsip menyangkut riwayat hidup

3) Arsip menyangkut medis

4) Arsip menyangkut pekerjaan dan pendidikan

- Nilai guna pemeriksaan

Arsip yang mengandung informasi yang diperlukan untuk suatu

pemeriksaan seperti:

Masalah keuangan

Perpajakan

Surat penting

- Nilai guna penunjang

Arsip yang berisi informasi yang dipergunakan sebagai bahan

penunjang dari dokumen utama.

Seperti ;

Surat keterangan, Laporan keuangan, data penjualan.

- Nilai guna penelitian/Sejarah

Sebagai penelitian ilmiah dalam segala hal termasuk data statistik

atau finansial.

Jenis Arsip

Arsip Vital

Arsip ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapa digantikan kembali

apabila dimusnahkan. Arsip ini bersifat abadi.

Contoh : akte perusahaan


Jakarta Selatan

Arsip Penting

Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganikan dengan biaya yang

tinggi dan lama. Arsip ini disimpan antara 5 s.d. 25 tahun.

Contoh : Arsip keuangan

Arsip berguna

Arsip ini berguna sementara dan dapat digantikan dengan biaya yang

rendah. Disimpan selama 2 tahun dalam aktif file dan 10 tahun pada

inaktif file.

Contoh : Surat pesanan

Arsip tidak berguna

Arsip ini dapat dimusnahkan setelah dipakai. Paling lama disimpan selama

3 bulan pada arsip aktif.

Contoh : Surat undangan rapat

Bentuk Jadwal Retensi

JADWAL RETENSI ARSIP

Pokok Perincian

Jangka

waktu

penyimpanan

Nilai

Sementara Permanen


Jakarta Selatan


Jakarta Selatan

Contoh

JADWAL RETENSI ARSIP

Pokok Perincian

Jangka

waktu

penyimpanan

Nilai

Sementara Permanen

Hukum

Kepega-

waian

Keuangan

Produk

hokum

Rekruitmen

Kenaikan

pangkat

Kas

1. Peraturan

perundanga

n yang

mengatur

instansi

1.Lamaran

2.Seleksi

1.Usulan

2.Ujian

kenaikan

pangkat

1.Kas

Umum

Aktif …… tahun

Inaktif …. tahun

Aktif …… tahun

Inaktif …. Tahun

Aktif …… tahun

Inaktif …. Tahun

Aktif …… tahun

Inaktif …. Tahun

Aktif …… tahun

Inaktif …. Tahun

Aktif …… tahun

Inaktif …. Tahun

Teknik penyusutan berdasarkan jadwal retensi arsip

Pemindahan :

- Pemeriksaan arsip

berdasarkan jadwal

retensi arsip

- Pendaftaran arsip

yang dipindahkan

- Penataan

- Pembuatan Berita

Acara

- Pelaksanaan


Jakarta Selatan

Pemusnahan :

- Pemeriksaan arsip

berdasarkan jadwal

retensi arsip

- Pendaftarn daftar

arsip yang dimusnahkan

- Penilaian,

persetujuan dan

pengesahan

- Pembuata Berita

Acara Pemusnahan

- Pelaksanaan

Penyerahan arsip

- Pemeriksaan dan pennilaian

- Pendaftaran daftar arsip yang diserahkan

- Pembuatan BAP

- Pelaksanaan

Pemindahan arsip inaktif

Pemindahan arsip inaktif dapat berjenjang :

- Pemindahan dari central file di unit pengolah ke pusat arsip unit

arsip kearsipan II.

- Pemindahan arsip dari pusat arsip kearsipan II ke pusat arsip

unit kearsipan I (Departemen)


Jakarta Selatan

Teknik pemindahan arsip inaktif

Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengola dan atau

unit kearsipan.

Pemusnahan arsip di unit pengoah dilaksanakan terhadap arsip

yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak emiliki retensi inaktif

dengan nasib akhir musnah (pada umumya memiliki jangka simpan

kurang dari 2 tahun ).

Pemusnahan arsip di unit kearsipan dlaksanakan terhadap arsip

yang memiliki retensi aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.


Jakarta Selatan

PENYIMPANAN

PENERIMAAN

PEMERIKSAAN

melakukan

UNIT KEARSIPAN

PEMINDAHAN

PENATAAN FISIK

PENDAFTARAN

PEMERIKSAAN

melakukan

Jadwal Retensi ArsipLihat kolom aktif

UNIT PENGOLAH

Berita Acara dan daftar

Teknik Penyusutan Arsip tidak berdasarkan Jadwal retensi arsip

1. Penelitian (arsip, sistem, organisasi)

2. Penyusunan juknis penataan dan penyusutan

3. Sortir/pemilahan

4. Rekonstruksi ( azas provenence dan original order)

5. Pendaftaran /deskripsi arsip

6. Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip

7. Penomoran dan penataan fisik

8. Penyusunan daftar sementara

9. Penilaian dan seleksi

10. Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah

11. Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)

Teknik penyusutan (Arsip Non Jadwal Retensi Arsip)

1. Pelaksanaan pembenahan arsip

2. Penilaian arsip

3. Penyusunan daftar arsip (Daftar arsip yang disimpan /usul

musnah/diserahkan)

4. Pelaksanaan penyusutan (Berita acara musnah/serah)

5. Perencanaan pembenahan arsip

Tujuan dan metode pemindahan

Tujuan :

1. Adanya efisiensi dalam penyimpanan dan penemuan kembali

arsip aktif

2. Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsip aktif.

3. Mengurangi biaya perawatan

Metode


Jakarta Selatan

1. Secara rutin / berulang (perpectual method); begitu arsip selesai

(closed) langsung dipindah

2. Secara periodik (Periodic method) : dilakukan sekali atau dua kali

dalam setahun atau pada tengah /akhir tahun.

Perencanaan pembenahan arsip

Survey

- Non Arsip

Struktur orgranisasi

Sistem kearspan (penataan)

- Arsip

Unit kerja, lokasi arsip, asal arsip, kondisi ruangan, kondisi

arip, media, voume, periode, sistem penataan, jalan masuk.

Penyusunan daftar ikhtisar arsip; sebagai dasar penyusunan

proposal pebenahan arsip

Penyusunan proposal pembenahan arsip

Sistematika proposal pembenahan arsip

1. Pendahuluan

2. Hasil yang direncanakan

3. Kegiatan

4. Biaya

5. Pelaksanaan

6. Jadwal pelaksanaan

Pelaksanaan pembenahan arsip

1. Identifikasi arsip

2. Pengaturan kembali Arsip/rekonstruksi

3. Pendeskripsian arsip


Jakarta Selatan

4. Pengelompokan karti deskripsi dan penomoran definitive

5. Penataan fsisik arsip dan peomoran definitive

6. Penyusunan PDA sementara

Identifikasi arsip dan rekonstruksi

Idetifikasi : tugas dan fungsi orgnaisasi, sistem kearsipan

Rekonstruksi : pemilahan, menata item-item kedalam file

Menata file-file ke dalam series

Penomoran definitive dan penataan fisik arsip

1. Pembuatan skema pengaturan arsip

Kegiatan membuat bagan/skema arsip yang digunakan sebagai

dasar pengelompokan kartu-kartu

2. Pengelompokan dan penomoran definitive kartu deskripsi

Kegiatan mengelompokan kartu-kartu dekripsi berdasarkan skema

yang telah dibuat dan memberikan no definitive kartu-kartu

tersebut sebagai pengganti nomor seentara.

3. Penataan dan penomoran definitive fisik arsip

Kegiatan menata fisk arsip sesuai dengan hasil pengelompokan

kartu deskripsi yang telah mempunyai nomor definitive dan

meberikan nomor definitive pada fisk arsip.

4. Penyusunan Daftar Pemusnahan arsip

Kegiatan menuangkan hasil deskripsi ke dalam daftar pemusnahan

arsip

H. Latihan

1. Identifikasi semua arsip dari perusahaan PT Lenteng Agung Mandiri

2. Hitung nilai arsip dari semua aspek. Lalu akukan perhitungan masa simpan

arsip

3. Buatlah daftar retensi dari arsip-arsip tersebut


Jakarta Selatan

4. I. PENILAIAN

LEMBAR PENILAIAN

MEMBUAT JADWAL RETENSI ARSIP



2. Proses kerjaa. Arsip diidentifikasi

secara tepat15

b. Masa simpan arsip diperhitungkan berdasarkan nilai guna arsip

15

c. Jadwal retensi dibuat sesuai dengan nilai guna arsip

10

3. Hasil kerjaa. Jadwal retensi arsip

disusun secara tepat15

b. Masa simpan arsip ditentukan secara tepat

15

TOTAL 100


Jakarta Selatan

i.


JOB 4PENYIMPANAN ARSIP

ELEKTRONIKKode :Waktu : 8 x 45 menit



1. Mengenal system penyimpanan arsip secara elektronik

2. Mengidentifikasi langkah penyimpanan file secara elektronik dengan

menggunakan computer

3. Membuat susunan folder sesuai dengan system penyimpanan yang

ditentukan

4. Menggunakan mesin pemindai dokumen atau scanner untuk mengolah

dokumen.

5. Mengorganisasikan file hasil pemindaian ke dalam folder-folder yang

dibuat.



C. PRASYARAT





4. Mengoperasikan perangkat lunak

5. Menggunakan peralatan kantor


Jakarta Selatan


1. Dokumen surat

2. Mesin Scanner

3. Komputer





F. LANGKAH KERJA





G. TEORI PENDUKUNG

1. System Penyimpanan elektronik (Elektronic Filing System)

System penyimpanan elektronik adalah system penyimpanan

dokumen menggunakan media komputer sebagai media penyimpan dan

mesin scanner sebagai alat untuk memindai dokumen yang akan disimpan

secara elektronik.

Tempat penyimpanan dalam media komputer disebut folder. Folder

merupakan suatu ruangan atau tempat yang dapat digunakan sebagai

media penyimpan dokumen secara terorganisir atau dikelompokan.

Penyimpanan arsip dengan menggunakan elektronik berguna untuk

lebih menghemat tempat penyimpanan arsip dan memudahkan pencarian

kembali arsip.


Jakarta Selatan

Langkah-langkah penyimpanan arsip dengan menggunakan media

komputer :

a. Menyiapkan dan mengorganisasikan atau mengklasifikasikan program

yang akan digunakan. Buatlah folder dan beri nama sesuai dengan

dokumen yang akan disimpan

b. Siapkan dokumen yang akan disimpan secara elektronik

c. Scan atau pindai dokumen tersebut, hasil pemindaian akan muncul

dalam aplikasi scanner berupa file dalam bentuk pdf yang tidak bisa

diubah.

d. Pindahkanlah file hasil scaning dalam bentuk pdf tersebut ke dalam

folder sesuai dengan klasifikasinya

2. Menyiapkan Directory dan Membuat folder

a. Klik kanan mouse pada menu start

b. Klik menu explore


Jakarta Selatan

Klik Explore

Klik kanan menu start

c. Klik pada directory dimana kita akan membuat folder

d. Klik kanan mouse

e. Klik new

f. Klik Folder


Jakarta Selatan

Klik Directory tempat untuk membuat folder

g. Ketik nama folder tekan tobol enter


Jakarta Selatan

h. Klik folder yang sudah dibuat

i. Klik kanan mouse

j. Klik new

k. Klik folder

l. Ketik nama sub folder

3. Menyiapkan dan Mengelompokan Dokumen

Langkah selanjutnya seteah mengorganisasikan folder pada

komputer yang akan digunakan sebagai tempat penyimpanan file adalah

menyiapkan dokumen atau arsip yang akan disimpan didalamnya.

Dokumen atau arsip dalam bentuk lembaran disiapkan dan

dikelompokan berdasarkan klasifikasinya sesuai dengan sistem


Jakarta Selatan

Susunan folder dan sub folder yang dibuat

penyimpanan yang digunakan. Setelah itu dilakukan proses pemindaian

dokumen.

Dari proses pemindaian tersebut akan didapatkan hasil berupa file

digital didalam komputer. File-file dokumen tersebut disimpan dalam

folder yang telah disiapkan

4. Melakukan proses pemindaian (Scaning)

a. Siapkan komputer yang sudah terhubung dengan mesin scan

b. Letakkan dokumen dalam tray mesin scan

c. Tutup mesin scan


Jakarta Selatan


Jakarta Selatan

d. Lakukan proses scan dengan cara menekan tombol scan

atau proses sebagai berikut :

- Klik Menu Start, Klik All Program, Klik scan

- Tentukan jenis dokumen yang akan dipindai dan disimpan

- Klik can


Jakarta Selatan

- Ketik nama file yang discan

- Tunggu sampai dokumen yang akan dipindai muncul dilayar

monitor

- Jika tampilan sudah muncul, klik scan atau Accept


Jakarta Selatan

- Tunggu sampai proses pemindaian dokumen selesai.

e. Mesin scan akan memulai proses pemindaian

f. File dari dokumen yang dipindai/discan akan muncul di folder My

Document Sub Folder My Scan

g. Pindahkan File tersebut dengan cara copy paste pada folder yang telah

ditentukan

H. Latihan

1. Buatlah folder untuk menyimpan file dengan struktur sebagai berikut :

PT LENTENG AGUNG MANDIRI

SURAT MASUK

Penawaran

Pengiriman barang

Permintaan penawaran

Pesanan

Tagihan

Undangan


Jakarta Selatan


Jakarta Selatan

SURAT KELUAR

Kerjasama

Penawaran

Pengiriman barang

permintaan penawaran

Pesanan

Tagihan

Undangan

2. Setelah membuat folder, masukanlah file dengan pengaturan sebagai

berikut :

- File berjenis pdf adalah file yang dihasilkan dari proses scaning

surat masuk. Maka simpan pada folder surat masuk sesuai dengan

subyek masing-masing.

- File berjenis doc adalah file dokumen dalam Microsoft word

berisi surat yang diketik dari PT Lenteng Agung Mandiri untuk

dikirimkan pada instansi lain. Maka simpan dalam folder surat

keluar sesuai dengan subyek masing-masing.


Jakarta Selatan

I. PENILAIAN

LEMBAR PENILAIAN

MENYIMPAN ARSIP DIGITAL


1. Persiapana. Langkah kerja 5e. Sikap kerja 10f. Penggunaan alat 10g. Keselamatan kerja 5

2. Proses kerjad. Folder dibuat sesuai

prosedur15

e. Folder dibuat dengan susunan yang benar

15

f. Dokumen surat disimpan dalam folder yang sesuai

10

3. Hasil kerjac. Folder

penyimpanan yang tersusun secara sistematis

15

d. Surat yang tersimpan dalam folder masing-masing

15

TOTAL 100


Jakarta Selatan

smkn23.maxindo.netsmkn23.maxindo.net/wp-content/uploads/2012/04/modul... · Web viewSemarang Niaga,...

Documents

Transcript of smkn23.maxindo.netsmkn23.maxindo.net/wp-content/uploads/2012/04/modul... · Web viewSemarang Niaga,...