7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling berinteraksi dalam

mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output dari informasi yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas bisnis (Satzinger, Jackson, & Burd,

2009, pp. 6-7).

Sistem informasi adalah kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software,

jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan

menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi(O'Brien & Marakas, 2009, p. 24).

Berdasarkan dua teori diatas maka dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi

adalah kombinasi dari komponen-komponen yang saling terpisah (data, hardware,

software, telekomunikasi, orang-orang, prosedur) yang digunakan untuk memenuhi

kebutuhan pengolahan transaksi harian dan mendukung kegiatan-kegiatan dalam suatu

organisasi, dimana data dikumpulkan dan diproses menjadi informasi dan

didistribusikan kepada pengguna.

2.2 Komponen Sistem Informasi

Berdasarkan buku Management Information System (O'Brien & Marakas,

2009), Sistem Informasi memiliki beberapa komponen yaitu :

1. People Resources

Sumber daya manusia meliputi dua hal, yaitu :

End User : disebut juga sebagai user atau client, adalah orang yang

menggunakan sistem informasi. Pelanggan, penjual, kasir, akuntan, ataupun

manager dapat disebut sebagai end user.

IS Specialist : adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan

sistem informasi, meliputi system analist, software developer, dan system

operators.

2. Hardware Resources

Pada konsepnya, Hardware Resources meliputi segala perangkat fisik dan

material yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Dalam hal ini, hardware

resources yang dimaksud tidaklah hanya berupa mesin seperti komputer dan

7

8

peralatan lainnya, tetapi juga semua media data yang berwujud dimana data

disimpan, dari lembar kerja hingga magnetic atau optical disc.

Contoh dari hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah sebagai

berikut :

Computer Systems : terdiri dari Central Processing Unit (CPU) yang berisi

microprocessor dan berbagai macam perangkat tambahan yang saling

berhubungan seperti printer, scanner, monitor, dll.

Computer Pheriperals : ialah perangkat seperti keyboard, electronic mouse,

trackball, video screen atau printer untuk menghasilkan output, serta

magnetic atau optical disc drives yang berguna sebagai tempat penyimpanan

data.

3. Software Resources

Software Resources meliputi sekumpulan instruksi pemrosesan informasi. Secara

umum, maksud dari software disini tidak hanya seperangkat instruksi operasi

yang disebut dengan program, yang mengarahkan dan mengontrol perangkat

keras komputer, tetapi juga sekumpulan instruksi pemrosesan informasi yang

disebut dengan prosedur yang dibutuhkan oleh manusia. Software Resources

dibutuhkan agar sistem informasi dapat secara benar menangkap, memproses dan

menyebarkan informasi kepada pengguna.

Contoh dari Software Resources adalah :

System Software : seperti sistem operasi, yang mengontrol dan mendukung

operasi dari sistem komputer. Contoh sistem operasi ialah Microsoft Windows

dan Unix.

Application Software : ialah program yang secara langsung memproses

kebutuhan computer tertentu bagi end user. Contohnya adalah sales analysis,

aplikasi penggajian, dan program pengolah kata (word processing).

Procedures : ialah berupa instruksi operasional bagi orang yang ingin

menggunakan sistem informasi. Contohnya seperti instruksi pengisian form.

Data Resources : dapat berupa deskripsi produk, customer records, file

karyawan, dan inventory database.

9

Network Resources :

- Media komunikasi : contohnya kabel twisted-pair, coaxial dan fiber-obtic,

serta teknologi microwave dan satellite wireless.

- Infrastruktur Jaringan : contohnya prosesor komunikasi seperti modem,

network access dan control software.

2.3 Proses Bisnis

Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang dijalankan dalam bentuk

koordinasi di dalam lingkungan organisasi dan teknikal. Aktivitas ini akan

menghasilkan tujuan dari bisnis dimana proses bisnis suatu perusahaan akan

berhubungan dengan proses bisnis dari perusahaan lain (Weske, 2012, p. 18).

Proses bisnis adalah kerja, prosedur, dan aturan yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan tugas bisnis, independen terhadap segala jenis teknologi yang

digunakan untuk mendukung bisnis yang ada (Efraim, Leidner, Mclean, & Wetherbe,

2007, p. 24).

Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa proses bisnis

merupakan sekumpulan aktivitas baik itu kerja/tugas, prosedur dan aturan yang

berhubungan satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan di dalam lingkungan

organisasi guna mendukung bisnis yang ada.

2.4 Implementasi

Implementasi adalah proses perubahan yang terjadi dari sebuah sistem

komputer lama menuju sistem yang baru (Efraim, Leidner, Mclean, & Wetherbe,

2007).

Implementasi adalah kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya

fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja (McLeod & Schell,

2004).

Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa implementasi

adalah proses yang dilakukan untuk menghasilkan suatu sistem dengan melalui

berbagai aktivitas baik dari segi teknis maupun konseptual.

2.5 Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning adalah sekumpulan aplikasi bisnis atau modul

yang berhubungan dengan berbagai jenis unit bisnis pada suatu perusahaan seperti

finansial, akuntansi, manufaktur, dan human resources yang terintegrasi secara sistem

10

dengan platform untuk aliran informasi pada keseluruhan bisnis (Light, Idisemi, Craig,

& Shah, 2013, p. 1).

Enterprise Resource Planning adalah sistem yang mengadopsi sebuah proses

bisnis terhadap keseluruhan organisasi untuk mengintergasikan perencanaan,

manajemen, dan penggunaan terhadap sumber daya organisasi dan menggunakan

software platform umum dan database (Rainer & Cegielski, 2013).

Berdasarkan pendapat-pendapat diatas maka dapat disimpulkan bahwa

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem informasi yang

diperuntukkan bagi perusahaan yang dirancang untuk megintegrasikan semua sumber

daya dan proses bisnis perusahaan.

Berdasarkan jurnal ERP System Implementation : A Malaysian Perspective,

Enterprise Resource Planning diinisialisasi pertama kali pada awal tahun 1990-an

sebagai solusi perangkat lunak yang terintegrasi dengan informasi dan proses bisnis

untuk memungkinkan informasi dapat disebarkan antar departemen di dalam

organisasi. Fungsionalitas dan penggunaan dari sistem ERP telah diperluas dalam

beberapa tahun terakhir ini dimana didalamnya termasuk customer relationship

management (CRM), dan electronic commerce. Beberapa contoh umum dari sistem

ERP yaitu SAP ERP, Oracle, Baan, dan People Soft (Supramaniam & Kuppusamy,

2010).

Sistem ERP secara tipikal terdiri dari sistem yang terpusat, dengan database

komprehensif yang mengumpulkan, menyimpan dan menyebarkan data antar semua

fungsi bisnis dan aktivitas di dalam perusahaan. Dengan meningkatnya tren bisnis

pada era globalisasi, merger, dan kebutuhan akuisisi maka perusahaan harus memiliki

kemampuan untuk mengontrol dan mengkoordinasi unit operasi mereka. Sistem ERP

dapat membantu memperoleh hal tersebut dengan memungkinkan informasi yang di

sebarkan secara real time antar departemen dengan tidak mempermasalahkan

perbedaam bahasa, mata uang dan national borders(Supramaniam & Kuppusamy,

2010).

Tidak memungkinkan untuk menggunakan system ERP tanpa adanya

infrastruktur teknologi informasi yang baik. Mereka juga menekankan bahwa ERP

adalah sistem yang tidak dapat dipisahkan dengan bisnis dan teknologi informasi.

Sistem ERP adalah sekelompok kustomasasi dan aplikasi bisnis yang real time yang

membagi database umum, inti bisnis, produksi, dan fungsi administratif seperti

logistic, manufacture, sales, distribution, finance dan accounting. Perusahaan yang

memiliki struktur kompleks, secara geografis tersebar, dan memiliki budaya yang

11

berbeda cenderung memiliki tantangan unik untuk mengimplementasikan ERP

(Supramaniam & Kuppusamy, 2010, p. 2).

Sebagai best practice, ERP memiliki beberapa kelebihan, antara lain (Rainer &

Cegielski, 2013) :

1. Organization Flexibility and agility : sistem ERP dapat memecah proses secara

departemen dan area fungsional proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya

informasi, sehingga membuat organisasi lebih fleksibel, lincah dan adaptif.

Organisasi dapat bereaksi secara cepat terhadap perubahan kondisi bisnis

akankesempatan bisnis yang baru.

2. Decision support : ERP menyediakan informasi pada performa bisnis terhadap

area fungsional. Informasi ini secara signifikan meningkatkan kemampuan

manager untuk membuat keputusan yang lebih baik dan tepat waktu.

3. Quality and efficiency : sistem ERP mengintegrasi dan meningkatkan proses

bisnis organisasi, menghasilkan peningkatan yang signifikan terhadap kualitas

pelayanan konsumen, produksi dan distribusi.

Disamping kelebihan yang dimiliki, ERP juga memiliki kekurangan antara lain :

1. Membutuhkan biaya yang tidak sedikit: secara fakta, biaya, dan resiko

kegagalan implementasi sistem ERP yang baru adalah substansial.

2. Kompleks : ERP merupakan sistem kompleks yang memerlukan persiapan yang

sangat matang. Oleh karena itu dibutuhkan penilaian terlebih dahulu apakah

organisasi siap untuk mengimplementasikan sistem ini.

3. Memakan waktu : proses pengimplementasian sistem ERP yang kompleks

memerlukan waktu yang tidak sebentar. Hal ini dikarenakan banyaknya tahapan

yang harus dijalani dari awal analisa proses bisnis hingga maintenance.

2.5.1 Evolusi Sistem ERP

ERP pada dasarnya dikembangkan untuk memfasilitasi proses bisnis yang

berasosiasi dengan proses manufaktur seperti raw material management, inventory

control, order entry, dan distribusi. Pada awalnya sistem ERP tidak meluas hingga

mencakup area fungsional lainnya seperti sales dan marketing. Didalamnya juga tidak

dimasukan customer relationship management yang memungkinkan organisasi untuk

menangkap data pelanggan secara spesifik. Seiring berjalannya waktu, sistem ERP

berevolusi dengan melibatkan area administrasi, penjualan, pemasaran, dan sumber

12

daya manusia. Saat ini, perusahaan mempekerjakan sistem dengan pendekatan terhadap

sistem ERP lebih luas yang memanfaatkan web dan menghubungkan semua segi dari

value chain. Sistem inilah yang disebut dengan ERP II. Sistem ERP II adalah sistem

ERP interorganisasi yang menyediakan fitur web antara key business perusahaan, seperti

inventory dengan produksi dan pelanggan, pemasok distributor, dan lain-lain(Rainer &

Cegielski, 2013, p. 275).

Link ini megintegrasikan aplikasi internal ERP dengan aplikasi eksternal yang

berfokus pada Supply Chain Management dengan Customer Relationship Management.

Saat ini vendor ERP telah mengembangkan modul web enabled software suite yang

berintegrasi dengan ERP Customer Relationship Management, supply chain

management, procurement, decision support, enterprise portal, dan fungsi aplikasi

bisnis lainnya. Contohnya ialah oracle E-Business suite dan SAP MySAP.

Tujuan dari sistem ERP II ini ialah memungkinkan perusahaan untuk

mengoperasikan keseluruhan dari proses bisnisnya menggunakan software terintegrasi

single web enabled system daripada menggunakan aplikasi e-business yang terpisah-

pisah. Modul-modul yang termasuk dalam sistem EPR II ini dibagi kedalam beberapa

modul utama ERP seperti financial management, operation management, dan human

resource management. Selain itu terdapat juga modul perluasan seperti Customer

Relationship Management, Supply Chain Management, serta Business Iintelligence and

E-Business.

Perkembangan sistem ERP tersebut juga diperkuat dengan pembahasan pada

sebuah jurnal mengenai implementasi sistem ERP. Jurnal tersebut membahas evolusi

ERP dari tahun 1960 hingga sistem ERP modern saat ini.

Enterprise resource planning (ERP) terlah berevolusi dari inventory management

system pada tahun 1960-an menjadi Material requirements Planning (MRP) pada tahun

1970-an dan Manufacturing Resource Planning (MRP II) pada tahun 1980-an. Pada

tahun 1990-an Gartner group sebuah perusahaan konsultasi US yang terkenal memberi

nama kembali MRP II sebagai ERP. ERP mengindikasikan pada sebuah aplikasi

perangkat lunak yang terintegrasi yang mempengaruhi departemen yang berbeda seperi

finance, dan human resource. Saat ini ERP mengimplikasikan system informasi yang

terintegrasi secara luas yang memungkinkan segala organisasi dengan ukuran dan lokasi

geografis yang berbeda beda. Berikut disajikan table evolusi system ERP.

13

Tabel 2.1 Evolusi sistem ERP

Periode Evolusi

2000-an Extended system ERP (ERP II)

1990-an Enterprise Resource Planning

1980-an Manufacturing Resource Planning (MRP II)

1970-an Material Requirement Planning (MRP)

1960-an Inventory control packages

Sumber : Supramaniam & Kuppusamy (2010, p.37)

Generasi pertama sistem ERP (diperkenalkan oleh vendor seperti SAP dan Baan) telah

digunakan oleh perusahaan manufaktur besar seperti Boeing, Mercedes-Benz dan

BMW. Seiring berjalannya waktu banyak industri lain seperti retail, wholesale, dan

servis juga mulai menggunakan sistem ERP. Dalam beberapa tahun terakhir ERP II

generasi ke 2 ditambahkan fitur seperti supply chain management dan customer

relationship management. Tulang punggung utama dari sistem ERP adalah teknologi

informasi yang membantu mengintegrasikan sejumlah aplikasi dan proses yang dimiliki

oleh berbagai departemen didalam perusahaan. Hal ini tidak hanya memungkinkan

komunikasi yang efisien antar jaringan dan protokol tetapi juga integrasi dari berbagai

proses bisnis, kebijakan perusahaan dan struktur organisasi.Sejak pertengahan tahun

1990, jumlah perusahaan yang menggunakan ERP telah meningkat secara

signifikan(Supramaniam & Kuppusamy, 2010).

2.5.2 Faktor kritis keberhasilan implementasi sistem ERP

Berikut merupakan faktor krisis keberhasilan implementasi sistem ERP

(AlSudairi, 2013, pp. 46-49) :

1. Manajemen atas (Top Management)

Peran manajemen atas dalam implementasi sistem ERP merupakan faktor

kritis yang paling menentukan keberhasilan proyek. Manajemen atas harus

mendukung secara penuh dari awal hingga dan menganggap proyek implementasi

ini sebagai prioritas utama. Manajemen tingkat atas harus memiliki perencanaan

visi yang jelas seputar manajemen proyek, business project re-engineering,

pelatihan pengguna, dan komunikasi yang efektif secara keseluruhan proyek.

Karena alasan itulah manjemen tingkat atas memiliki dua fungsi dan tugas utama

yakni kepemimpinan dan penyedia segala kebutuhan dan sumber daya. Lebih jauh

14

dari itu, tugas manajemen tingkat atas tidak dibatasi hanya sebagai inisiator ataupun

fasilitator saja, melainkan diperluas hingga implementasi secara keseluruhan

dengan mengarahkan tim implementasi dan mengawasi jalannya proyek yang

berlangsung. Kesuksesan implementasi sistem ERP itu sendiri pada dasarnya

cenderung lebih mengacu kepada faktor manusianya, bukan proses ataupun

teknologi. Proses dan teknologi memang diakui sebagai faktor kritis lain yang

mempengaruhi, namun kepemimpinan dan pengawasan yang baik dari top

manajemen terhadap proyek yang dijalankan merupakan penentu yang dominan.

2. Manajemen perubahan (Change Management)

Sehubungan dengan pengenalan sistem yang baru, faktor perubahan

manajemen berperan penting untuk mengatasi perubahan-perubahan yang nantinya

mungkin terjadi. Tugas utama dari tim implementasi ERP dalam strategi perubahan

manajemen adalah untuk membangun user acceptance dan sikap karyawan

terhadap sistem yang baru. Kegagalan yang umumnya terjadi ialah kurang siapnya

organisasi dengan perubahan yang akan terjadi dengan sistem baru. Hal ini

dikarenakan sistem ERP merubah budaya organisasi secara keseluruhan. Hal lain

yang menjadi penyebab kegagalan ialah organisasi cenderung menganggap remeh

keterlibatan proses change management ini sebagai sesuatu yang penting dalam

proses implementasi sistem ERP.

3. Manajemen proyek (Project Management)

Sistem ERP pada dasarnya merupakan pendekatan manajemen proyek untuk

organisasi guna memiliki sistem yang terintegrasi dan proses bisnis yang

terdefinisikan dengan baik. Oleh karena itu, seperti layaknya proyek lain, proyek

ERP membutuhkan manajemen dalam hal : perencanaan bisnis, sumber daya

manusia, waktu, dan biaya. Manajemen proyek ialah manajemen perencanaan

implementasi, oleh karena itu tidak hanya terlibat dalam tahapan perencanaan tetapi

juga tanggung jawab pada berbagai pemain, pendefinisian tahapan kritis yang

dilalui, pelatihan dan perencanaan sumber daya manusia hingga penentuan

pengukuran keberhasilan proyek. Menurut Bhatti, manajemen proyek melibatkan

kemampuan dan pengetahuan dalam mengkoordinasikan jadwal dengan

pengawasan aktivitas yang telah didefinisikan sebelumnya guna memastikan tujuan

dari proyek implementasi ini tercapai.

4. Business Process Re-Engineering (BPR)

Pemilihan perangkat lunak serta kustomisasi sesuai keinginan dan kebutuhan

organisasi merupakan masalah utama dalam tahap ini. BPR dianggap sebagai faktor

15

kritis dikarenakan proses pemilihan perangkat lunak maupun kustomisasi

merupakan hal yang kompleks dan rumit. BPR pada dasarnya memiliki dua cara,

baik dengan merubah proses bisnis untuk mengakomodasi perangkat lunak untuk

pembangunan dalam jangka waktu yang panjang didalam menjalankan bisnis dan

peran serta tanggung jawab yang penting atau dengan memodifikasi perangkat

lunak untuk menyesuaikan dengan proses bisnis. Langkah pertama yang di lakukan

dengan keuntungan yang kompetitif ketika yang lain akan memperlambat projek

dan beresiko akan adanya bugs didalam system dan melakukan peningkatan

terhadap software ERP akan menjadi sulit.

5. Infrastruktur TI (IT Infrastructure)

Infrastruktur teknologi informasi merupakan salah satu faktor kritis penentu

keberhasilan implementasi sistem ERP. Hal ini disebabkan sangatlah penting untuk

mengevaluasi infrastruktur TI dan kemampuan dari organisasi jika kemungkinan

ada peningkatan (upgrade) hingga penggantian infrastruktur tersebut. Sistem ERP

membutuhkan infrastruktur TI yang kuat untuk menjalankannya. Oleh karena itu

meskipun perusahaan dapat memilih sendiri hardware yang diinginkan, namun

biasanya vendor ERP akan memilihkan hardware yang lebih cocok untuk

menjalankan sistem ERP.

6. Komunikasi (communication)

Demi tercapainya keberhasilan implementasi ERP, dibutuhkan komunikasi

yang efektif antar individual karyawan dengan tim proyek. Banyak penelitian

menyebutkan bahwa komunikasi ialah tugas yang menantang dalam implementasi

ERP. Dua jenis komunikasi yang terjadi ialah inward dan outward, dimana inward

merupakan komunikasi yang terjadi antara sesame anggota tim proyek, sedangkan

outward merupakan komunikasi antar keseluruhan organisasi. Jelas alasannya

bahwa informasi harus disebarkan tidak dibatasi hanya dengan sesama anggota tim

proyek saja melainkan kepada seluruh organisasi. Jadi dapat disimpulkan bahwa

faktor kritis keberhasilan yang dimaksud ialah komunikasi antara bisnis dengan

personal TI sehingga apa yang menjadi kendala maupun keinginan proses bisnis

organisasi dapat tertangkap dengan baik. Komunikasi harus dimulai dari tahap

sangat awal termasuk pada saat overview sistem sehingga dapat menghasilkan

perencanaan komunikasi yang baik. Rencana komunikasi memiliki detail berupa

hal-hal berikut :

- Implementasi ERP yang benar

- Manejemen perubahan proses bisnis

16

- Manifestasi terhadap modul software

- Konsultasi terhadap strategi perubahan manejemen, dan taktik

7. Pelatihan pengguna(user training)

Tahap terakhir dalam implementasi sistem ERP ialah pelatihan pengguna atau

karyawan. Perusahaan tidak akan merasakan keuntungan penggunaan sistem ERP

sampai karyawannya dapat benar-benar memiliki pengetahuan untuk

mengoperasikan sistem yang baru. Alasan utama dilakukannya pelatihan dan

program pendidikan pengguna adalah untuk memastikan bahwa karyawan merasa

nyaman dengan sistem ERP hingga meningkatkan keahlian dan pengetahuan

pengguna. Pelatihan yang dilakukan tidak berarti hanya belajar untuk

mengoperasikan sistem yang baru, akan tetapi juga harus mengerti proses baru serta

integrasi di dalam sistem yang memungkinkan pekerjaan satu karyawan memiliki

pengaruh kepada pekerjaan karyawan lain.

Ketujuh faktor kritis keberhasilan implementasi sistem ERP diatas secara dingkat

dapat digambarkan pada gambar 2.1 berikut .

Gambar 2.1 Critical Success Factor of ERP System Implementation

Sumber : AlSudairi (2013, p.48)

Selain sebagai pengukur keberhasilan implementasi sistem ERP, faktor-faktor

kritis yang telah dijelaskan sebelumnya juga memiliki keuntungan tersendiri apabila

diperhatikan dan dikelola dengan baik oleh organisasi.

Tabel 2.2 berikut memperlihatkan keuntungan yang didapat oleh organisasi

sehubungan dengan faktor-faktor kritis dalam implementasi ERP.

17

Tabel 2.2 Keuntungan organisasi dari faktor kritis keberhasilan impelemntasi ERP

No Key Successful

factor

Keuntungan Tipe

keuntungan

Potential

grouping

aspect

1 Infrasturktur IT Meningkatkan fleksibilitas

bisnis, mengurangi biaya IT,

meningkatkan kemampuan

fungsional

Keuntungan

infrastruktur

Teknologi

2 Dukungan

manajemen atas

Mendukung dalam hal

rencana pertumbuhan bisnis,

alliances, inovasi bisnis,

biaya kepemimpinan

perbedaan produk, dan

perluasan global, serta

menjalankan e-business

Keuntungan

strategis

SDM

3 Perubahan

manajemen

Mendukung perubahan

organisasi bisnis, perubahan

budaya dengan visi yang

umum, perubahan budaya

kerja karyawan dengan

sifted focus, moral dan

kepuasan karyawan yang

lebih baik

Keuntungan

organisasi

Proses

4 Business Process

Re-Engineering

Mengurangi biaya dan

siklus waktu, peningkatan

dalam produktivitas,

kualitas data dan pelayanan

pelanggan

Keuntungan

operasional

Proses

5 Manajemen

proyek

Manajemen sumber daya

yang lebih baik, kontrol

kinerja yang lebih baik,

serta pengambilan

keputusan yang lebih baik

Keutungan

manajerial

Gabungan

aspek dari

SDM,

proses dan

teknologi

6 Komunikasi Meningkatkan komunikasi

internal dan koordinasi antar

Keuntungan Proses

18

departemen manajerial

7 Pelatihan

pengguna (user

training)

Memfasilitasi pembelajaran

dan pembekalan

kemampuan karyawan

Keuntungan

organisasi

SDM

Sumber : AlSudairi (2013, p. 45)

2.6 SAP AG

SAP AG bermarkas di Walldorf , Germany telah berevolusi dari perusahaan start

up menjadi penyedia enterprise software yang internasional selama lebih dari tiga

dekade. Saat ini lebih dari 82.000 pelanggan dunia menggunakan aplikasi SAP dari

perusaan menengah kebawah sampai menengah keatas (Neuman & Srinivasan, 2009, p.

4).

SAP AG ini merupakan induk perusahaan yang menyediakan solusi best practice

enterprise software yang terpercaya di dunia. Produk-produk dari SAP yang banyak

dikenal antara lain SAP R/3 dan SAP Business One yang akan dibahas dalam karya tulis

ini.

2.7 SAP Business One

SAP Business One adalah sebuah solusi bisnis manajemen yang terintegrasi pada

keseluruhan bisnis terhadap finansial, penjualan, pelanggan dan operasi dengan

mengkombinasikan dengan kapabilitas tambahan dari industri. SAP Business One dapat

beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan bisnis yang cepat (Niefert, 2009, p. 30).

SAP Business One merupakan solusi enterprise resource planning yang terintegrasi

untuk bisnis kecil dan menengah yang juga merupakan subsidiary untuk perusahaan

besar (SAP Help Portal, 2013).

SAP Business One membantu kita untuk mengatur setiap aspek dari perusahaan

kita dengan menyediakan akses real time terhadap informasi bisnis melalui sistem

tunggal. Aplikasi pada SAP Business One dibagi kedalam sejumlah modul dimana setiap

modul menutupi fungsi bisnis yang berbeda. SAP Business One didesain untuk menjadi

solusi yang fleksibel dan ekstensibel, aplikasi tersedia dengan standar interface untuk

sumber data internal dan eksternal, perangkat mobile, dan tools analisa lainnya(SAP Help

Portal, 2013).

19

Sama halnya dengan sistem bisnis lain pada umumnya, SAP Business One

menawarkan beberapa licence berdasarkan fungsionalitasnya. Berikut merupakan tabel

tipe licence pada SAP Business One (SAP Community Network, 2013) :

2.7.1 Metodologi SAP Business One

Tahap-tahap dalam Accerelated Implementation Program (AIP) antara lain (SAP

Business One Accerelated Implementation Program 2.0, 2013) :

1. Project Preparation

Handover from sales : pada fase ini dilakukan pemahaman terhadap proses

penjualan dari klien dan tim penjualan yang membutuhkan dokumen penjualan

dan penilaian resiko internal sebagai referensi awal.

Project Kick-Off : pada fase ini dilakukan persiapan untuk memulai proyek

secara resmi dengan mempresentasikan SAP Business One kepada klien.

Berikut merupakan beberapa hal yang dibahas pada saat kick-off meeting :

- Introduction and project Goals

- Project Plan

- Project Team Organization

- Project Scope

- Project Team Roles

- Project Procedures

Kick-off meeting dilakukan dengan tujuan untuk :

- Memahami harapan dan kebutuhan klien.

- Membuat kesepakatan atas peran dan tanggung jawab masing-masing.

- Mengklasifikasi perencanaan proyek dan jadwal pelaksanaan proyek.

- Membuat kesepakatan atas Service Level Agreement (SLA).

Deliver Software : fase ini dilakukan setelah dokumen Service Level Agreement

disepakati oleh kedua belah pihak baik dari klien maupun developer.

Selanjutnya dilakukan pendifinisian software maupun hardware dari server

yang akandigunakan. Dalam fase ini dilakukan juga uji coba dengan

menggunakan database demo untuk melihat alternatif yang diberikan oleh SAP

Business One terhadapproses bisnis klien.

Review Project Phase : pada fase ini dilakukan review kembali terhadap fase-

fase yang akan dilakukan secara keseluruhan yang diakhiri dengan Project

20

phase Sign Off yakni persetujuan dari klien terhadap tahapan proyek yang akan

dilaksanakan.

2. Business Blueprint

Manage Project : fase ini adalah fase dilakukannya pendifinisian dan peninjauan

kembali tujuan dan jadwal pelaksanaan proyek.

Requirement Gathering : pada fase ini dilakukan pendefinisian dan analisa

terhadap proses bisnis baik secara keseluruhan maupun dari masing-masing unit

fungsional.

Mapping Business Requirement to SAP Business One : setelah requirement

terdefinisi dengan baik, selanjutnya pada fase ini akan dilakukan mapping

dengan fitur yang terdapat di dalam SAP Business One. Mapping ini dilakukan

untuk menyesuaikan requirement dari klien dengan kondisi yang disediakan oleh

SAP Business One.

Project Blueprint : pada fase ini dilakukan pendokumentasiandari fase

sebelumnya yang kemudian dijadikan sebagai pedoman secara teknis maupun

fungsional proyek. Fase ini diakhiri dengan Blueprint Sign-Off.

Business Blueprint Section merupakan poin-poin yang umumnya terdapat dalam

Blueprint SAP Business One yang terdiri dari :

1. Basic Company Set Up Information

2. General Company Setting

3. Currencies

4. General Ledger Account Segments & Chart of Accounts

5. Bank Information

6. Default G/L Account Determination for Transaction Postings

7. Warehouses

8. Item Group

9. Sales Tax Codes ( adjust for your localization)

10. Payment Terms

11. Credit Card Information for Incoming Customer Payments

12. Company Credit Card Information for Outgoing Business Payments

13. Users and Passwords

14. Territories, Commission Groups and Salespeople

15. Customer Groups

16. Vendor Groups

21

17. Manufactures

18. Shipping Types

19. System Wide Initial Document Setting

3. Project Realization :

Manage Project : pada fase ini dilakukan pelatihan (training) terhadap end-

user yang akan menggunakan sistem. Dilakukan juga persiapan untuk migrasi

data dari sistem lama menuju sistem baru.

Set up Production System : pada fase ini dilakukan instalasi SAP Business One

Production System, inisialisasi dan konfigurasi sistem yang kemudian

dilanjutkan dengan proses migrasi data. Setelah migrasi data selesai,

ditentukan autorisasi untuk tiap pengguna di SAP Business one.

Conduct System Validation/Acceptance Testing : pada fase ini dilakukan

maintain Business partner master list.

Conduct System Testing : pada fase ini dilakukan persiapan test case and

scope, test environment, dan melakukan peninjauan kembali terhadap hasil tes

dengan perubahan implementasi yang dibutuhkan.

Plan Cut-Over and Support : pada fase ini dilakukan pendefinisian bagaimana

proses pergantian dari sistem lama menuju sistem baru. Selanjutnya dibuat

perencanaan support and system administration.

4. . Final Preparation :

Manage Project : pada fase ini dilakukan penyelesaian terhadap masalah-

masalah kritis yang masih ada.

Complete Training : pada fase ini dilakukan pelatihan terhadap key user dan

administrator yang akan mengoperasikan sistem yang baru.

System Readiness : pada fase ini dilakukan penyetelan terakhir dari SAP

Business One yang diimplementasi yang kemudian dilanjutkan dengan

melakukan pengujian terakhir secara keseluruhan.

Cut-Over : pada fase ini dilakukan perpindahan sistem secara real dari sistem

lama menuju SAP Business One system.

5. Go-Liveand Support :

Set up production support : pada fase ini dilakukan pertemuan penyelesain

proyek.

22

Monitor System Transaction : pada fase ini dilakukan pemantauan terhadap

transaksi dan kinerja sistem secara berkala.

Implement Continues Improvement : pada fase ini dilakukan perbaikan

terhadap sistem secara terus menerus menuju kepada konsisi yang lebih baik.

2.7.2 Keuntungan SAP Business One

Keuntungan SAP Business One ialah sebagai berikut (SAP Community Network,

2013):

1. Meningkatkan produktivitas

- Tampilan user interface yang atraktif

Tampilan user interface yang lebih atraktif membuat pengguna menjadi

lebih mudah menggunakan sistem dan lebih menarik pada saat melakukan

pekerjaan dengan system SAP Business One tersebut.

- System message yang intuitif

Terdapat online help yang membantu pengguna yang bersifat context-

sensitive topic yang ditambahkan, adanya system message log yang

meningkatkan kemampuan untuk menelusuri riwayat pesan dimana secara

langsung berelevansi terhadap bagian bantuan.

2. Meningkatkan control bisnis

- Mendukung adanya dokumen invoice

Sistem SAP Business One dapat secara langsung membuat dokumen

invoice tanpa menegecek terlebih dahulu balance due yang bersifat positif

atau negatif.

- Adanya unit of measures

Adanya unit pengukuran pada dokumen purchasing, sales, dan warehouse

membatu banyak proses pelayanan terhadap pelanggan, meningkatkan

fleksibilitas unit pengukuran, dan meningkatkan basis untuk fungsionalitas

add-on.

- Available to promise inventory

Adanya fitur untuk melihat future inventory berdasarkan purchase order

atau produksi, dimana kontrol terhadap inventory dilakukan secara

trasparan terhadap stok yang ada saat ini dan yang akan datang. Fitur ini

juga berfungsi untuk memberikan komitmen yang akurat kepada

pelanggan kapan produksi dapat selesai dan dikirimkan ke pelanggan, serta

mengurangi resiko stck tidak mencukupi.

23

- Control accounts

Adanya kemampuan untuk membedakan control account pada setiap level

dokumen. Lebih fleksibel dalam mengatasi proses pembayaran dengan

bantuan payment wizard.

3. Mempermudah pembuatan laporan

- Terintegrasi dengan crystal report

Terintergrasinya SAP Business One dengan crystal report menyediakan

pilihan presentasi grafik yang lebih atraktif, desain layout dan laporan

yang dapat diatur sesuai dengan identitas atau keinginan perusahaan.

Kemudahan dan kecepatan juga dirasakan dalam mengakses informasi dan

eksport data dalam bentukumum guna proses eksternal. Laporan yang

dihasilkan juga dapat terintegrasi dengan memanfaatkan sumber lain

sehingga membentuk suatu template laporan. Fungsi lainnya adalah

meningkatkan proses automatisasi untuk mencetak dokumen marketing,

secara bersamaan dapat mencetak dokumen marketing yang berbeda dalam

proses yang sama, menampilkan data bisnis dengan visualisasi yang

menarik, serta secara cepat dapat menjawab pertanyaan bisnis dengan

laporan yang dibutuhkan.

4. Mempercepat respon sistem

- Performance improvement

Adanya peningkatan atau optimalisasi yang lebih cepat pada saat user

berkerja secara bersamaan pada sales and purchasing, pada saat

menjalankan balance sheet, dan mengcopy dari dokumen marketing.

- Data archiving

Adanya peningkatan produktivitas database, performa sistem yang lebih

cepat dalam melakukan backup dan upgrade.

5. Meningkatkan konektivitas

Integrasi yang mudah antara local sap business one dengan sap business suite,

instalasi yang terpusat, adanya pembuktian bahwa scenario diluar ekspektasi

dapat memungkinkan pengaturan dalam waktu yang singkat, fleksibilitas dari

teknologi memungkinkan kustomisasi dan perluasan yang mudah, arsitektur

yang ringan serta membutuhkan kemampuan yang minimal dan mengurangi

maintenance.

2.7.3 Modul - Modul SAP Business One

24

Menurut SAP Help Portal (2013) Modul-modul pada SAP Business One antara

lain:

1. Administration

Guna menyiapkan SAP Business On eagar dapat digunakan pada perusahaan,

dapat menggunakan modul ini untuk :

Menspesifikasi informasi mengenai perusahaan anda dan informasi user pada

sistem seperti :

o Currencyexchange rates

o Authorizations and alerts

o Approvals

o Internal mail organization, basic E-mail settings and other information

o Access information from non-SAP software using data import and export

functions

Menspesifikasi system setup dan system parameters

Melakukan fungsi maintenance regular untuk system seperti backup dan

restore.

Fungsi-fungsi yang terdapat didalam modul administrasi antara lain:

- Choose company

Fungsi ini digunakan untuk :

o Melakukan koneksi ke server dimana perusahaan SAP Business

Onedisimpan dan melakukan Log on ke perusahaan yang diinginkan

dengan menggunakan username dan password.

o Membuat perusahaan baru di SAP Business One

- Exchanges Rates and Indexes

Fungsi ini memungkinkan untuk melakukan definisi baik secara manual

maupun secara otomatis terhadap rates, indexes untuk mata uang asing.

- Initializing the system

Untuk memastikan bahwa SAP Business Onedapat beroperasi berdasarkan

spesifikasi perusahaan, dapat dilakukan kustomisasi terhadap semua area yang

diinginkan dan mendefinisikan pengaturan awal (default). Kustomisasi yang

dilakukan contohnya mendefinisikan bagaimana transaksi bisnis akan diproses

di sistem, autorisasi, dan preferensi didalam melakukan pencetakan.

- Setup

25

Fungsi ini digunakan untuk mendefinisikan pengaturan dan defaults untuk

fields yang digunakan pada SAP Business One.

- Data import/export

Fungsi ini digunakan pada SAP Business One untuk melakukan update

terhadap master data seperti customer, vendor, produk, dan transaksi pada

sistem. Sebagai tambahan dapat dilakukan import file dari perusahaan pada

SAP Business One atau melalui aplikasi software eksternal untuk melakukan

update terhadap peusahaan.

- Utilities

Fungsi ini digunakan untuk menampilkan period-end and year-end closing

untuk melakukan maintenance work.

- Approval process

Proses persetujuan digunakan perusahaan dimana merupakan prosedur kerja

standar yang membutuhkan proses persetujuan dari manager atau senior

member sebelum pegawai dapat melakukan generate terhadap dokumen yang

ada.

- Licenses

- Integration framework

Kerangka kerja integrasi untuk SAP Business One terdiri dari sejumlah

skenario bisnis yang memungkinkan untuk melakukan integrasi terhadap

aplikasi SAP Business One dengan software 3rd party dan perangkat mobile :

o Dashboards

o Mobile

o Date HV (currently Germany only)

Hal ini dapat dilihat pada gambar 2.2 berikut.

26

Gambar 2.2 Integration Framework

Sumber : SAP (2013)

- Add-ons

Fungsi ini digunakan untuk melakukan perpanjangan terhadap fungsionalitas

SAP Business One. Untuk dapat menggunakan add-ons yang tersedia harus

dilakukan pendaftaran dan instalasi add-ons pada SAP Business One

workstation. SAP add-ons secara otomatis akan terdaftar pada saat melakukan

instalasi pada SAP Business One.

SAP Business One menyediakan SAP Business One add-ons sebagai berikut:

DATEV FI interface for use with the German DATEV office accounting

system

ELSTER integration for electronic tax returns in Germany

Electronic File Manager: Format Definition

Microsoft Outlook integration

Payment Engine

Screen Painter

- Working with workflow

Workflow adalah proses bisnis yang terdiri dari sejumlah tugas yang terkoneksi

atau kejadian yang berurut. Contoh workflow dapat dilihat pada gambar 2.3

berikut.

27

Gambar 2.3 Purchasing workflow

Sumber : SAP (2013)

Workflow pada SAP Business One menyediakan masukan untuk pengguna

guna memproses semua tugas yang terlibat. Workflow juga menyediakan

kontrol pengelolaan terhadap proses bisnis dan membantu meningkatkan

efisiensi operasional perusahaan.

- Setting up and working with alert

Fungsi ini digunakan agar SAP Business One secara otomatis melakukan

notifikasi terhadap user yang dipilih. Alert setting memungkinkan

dilakukannya kustomisasi terhadap setiap user. Ada dua tipe alert yang

tersedia, yakni predefine alert dan defined-alert.

- Send message

SAP Business One dapat melakukan definisi terhadap pesan yang berbeda-beda

untuk dikirim sebagai pesan internal, email, sms, faxes. Pesan tersebut dapat

dikirim ke pengguna sistem sesuai dengan business partner yang didefinisi.

- BI on demand integration configuration

Fungsi ini digunakan untuk mengupload hasil query ke BI on demand. Jika

telah dilakukan unggah terhadap hasil query maka dapat menggunaka BI on

demand untuk melakukan generate laporan dan membagi data.

2. Financials

Modul ini melibatkan semua fungsi dan laporan yang dibutuhkan untuk

akuntansi dan operasi finansial perusahaan, termasuk didalamnya semua pajak yang

terkait pada laporan dimana berpedoman terhadap regulasi setiap negara. Fungsi ini

memungkinkan juga untuk melakukan dokumentasi terhadap semua transaksi

finasial dan akuntansi yang terkait.

Fungsi fungsi yang terdapat didalam modul finansial diantaranya:

- Chart of accounts

Melakukan setting terhadap financial accounting muncul ketika pertama kali

melakukan implementasi terhadap SAP Business One. Selama implementasi,

partner, tax advisor, dan akuntansi mengikuti GAAP atau regulasi setempat

28

untuk menyiapkan akuntansi keuangan mereka. SAP Business One

menyediakan chart of account yang didefinisikan sebelumnya untuk setiap

negara berdasarkan kebutuhan local seperti digambarkan pada contoh gambar

2.4 berikut.

Gambar 2.4 Level of Chart of Account

Sumber : SAP (2013)

- Journal entry

Fungsi ini digunakan membuat juornal entries untuk akun dan business

partner secara manual.

- Journal Vouchers

Journal voucher merupakan dokumen yang dijadikan sebagai draft yang tidak

memiliki nilai di general ledger. Pada tahap ini jurnal voucher dapat dicek,

diselesaikan, dan dicatat, dengan template yangsama dengan journal entry.

- Posting templates

Fungsi ini memungkinkan untuk membuat fixed templates seperti jurnal yang

berulang. Ketika melakukan pencatatan terhadap jenis transaksi ini pilih

template yang terkait dan isi item yang kurang. SAP Business One memisahkan

jumlahnya tergantung terhadap account assignment template.

29

- Recurring posting

Setiap bisnis transaksi yang muncul baik itu perbulan atau perminggu dapat

memiliki objek yang sama dengan jumlah transaksi yang berbeda setiap waktu,

walaupun transaksi tersebut telah didefinisikan sebelumnya.

- Reverse transactions

Fungsi ini menampilkan daftar journal entries manual yang dijadwalkan untuk

dilakukan pembalikan secara otomatis.

- Exchange rate differences

SAP Business One menyediakan rekomendasi terhadap jurnal yang dieksekusi

secara otomatis untuk exchange rate differences pada foreign currency (FC)

dan akun, membenarkan tanggal. Exchange rate difference melakukan

rekonsiliasi terhadap FC dan local currency (LC) balances mempertimbangkan

fluktuasi pada FC exchange rate.

- Conversation differences

Fungsi ini secara relevan untuk perusahaan yang mendefinisikan system

currency yang berbeda dengan local currency. SAP Business One melakukan

rekomendasi membuat jurnal entry secara otomatis untuk perbedaan di system

currency. Dengan menggunakan conversion differences function,

account/business partner balance pada system currency dan balance pada local

currency dapat dibuat penyesuaian.

- Ammount differences :Russia

Fungsi ini untuk membedakan exchange rates terhadap conventional units.

Jumlah perbedaan muncul ketika adanya persetujuaan bahwa hutang dan

piutang sama terhadap jumlah di CU dan exchange rate terhadap local

currency berubah setiap waktu.

- Control Account reposting Czech republic, hungary, Poland, russ

Fungsi ini untuk membuat jurnal entry yang baru pada control account.

Aplikasi ini digunakan untuk posting akun khusus yang parallel terhadap

control account, dan balances pada control account tidak berpengaruh.

Fungsi ini berguna ketika :

Menyiapkan financial statement selama akhir tahun

Transaksi seperti down payment business partner pada baris yang berbeda

di financial statement.

- 1099 editing :USA

30

Fungsi ini digunakan untuk mengupdate nilai 1099 dan jumlah 1099 yang ada

pada A/P invoices dan pada A/P credit memo yang tidak berdasarkan A/P

Invoices

- Financial report templates

Fungsi ini digunakan untuk membuat template laporan finansial yang dapat

dikustomisasi untuk keperluan bisnis.

Template yang dapat dibuat untuk laporan sebagai berikut Balance Sheet :

Profit and Loss Statement

Trial Balance

Cash Flow

FA Historic Report

- Journal Voucher report : china, korea, japan

Laporan ini menyediakan informasi yang luas pada jurnal voucher yang ada,

laporan ini digunakan untuk mendapatkan daftar jurnal voucher yang disetujui

atau untuk dismpan pada satu atau lebih jurnal voucher yang berstatus open

sebagai dokumen finansial yang permanen.

- Working with fixed assets

Fungsi ini digunakan untuk mengatur fixed asset baik dari perspektif pajak

ataupun akuntansi. Fungsi fixed asset ini memungkinkan untuk memberikan

kontrol baik secara fisik maupun secara finansial terhadap siklus hidup aset

dari akuisisi sampai depresiasi, revaluasi, dan disposal.

- Budgets

Fungsi ini digunakan untuk mendefinisikan anggaran terhadap akun yang

terkait berpedoman terhadap skenario yang dipilih.

- Cost accounting

Fungsi ini memungkinkan untuk mendefinisikan sejumlah cost center dan

peraturan distribusi. Melakukan generasi laporan yang menyediakan informasi

biaya yang terkait. SAP Business One menyediakan dua metode biaya

akuntansi seperti distribution rules dan projects

- Revaluation

Fungsi revaluasi memungkinkan untuk melakukan update terhadap nilai G/L

accountbalances, biaya penjualan, account balances dan inventori.

- TDS : india

Fungsi ini memungkinkan untuk :

31

Membuat adjustments ke TDS per invoices dimana dapat berupa A/P

invoices regular atau A/P down payments invoices

Melakukan set up terhadap nomor acknowledgement

Melakukan generate terhadap laporan 16A

Melakukan generate terhadap file e-TDS return

- Financial Reports

Fungsi ini untuk melakukan analisa terhadap aktivitas finansial dan

akuntansi perusahaan. Laporannya terdiri dari beberapa kategori :

Finansial

Accounting

Comparison

Budget Setup

3. Sales Opportunities

Modul Sales Opportunities memberikan fitur pelacakan dan analisis

pending opportunities berdasarkan progress dari berbagai aktivitas seperti

meeting, negoisasi, dan transaksi yang sedang berlangsung pada sales.

Beberapa fitur yang terdapat pada modul Sales Opportunities adalah sebagai

berikut:

- Menghubungkan beberapa jenis dokumen.

- Menentukan sebuah Sales Opportunity berdasarkan data data yang

dikumpulkan.

- Menentukan hak akses karyawan terhadap data yang diciptakan oleh

modul Sales Opportunities.

- Membuat Table dan laporan yang bersifat grafis untuk memberikan format

yang berbeda guna untuk kepentingan analisis.

Analisis dapat dilakukan dengan per stage, per user, atau per level

overview.

Laporan dapat di filter berdasarkan parameter.

Fungsi yang terdapat dalam Sales Opportunites antara lain:

- Managing Sales Opportunities

Dalam melakukan Managing Sales Opportunities, penting untuk

mengelola data terlebih dahulu yang merupakan tingkat terendah dalam

sebuah proses. Setelah data dikelola dengan baik, maka berbagai aktivitas

32

seperti opportunity dimenangkan atau hilang sampai tutup dapat

dijalankan.

Dengan menggunakan Sales Opportunity window, user dapat :

User dapat memprediksi seberapa besar potensi volume sales

Mendapat update pada proses negoisasi yang sedang berlangunsg

Analisa tahapan dalam setiap proses sales

Menciptakan laporan

Menutup atau menghapus sebuah file

Membuka kembali sales opportunity yang telah di tutup

- Sales Opportunity Reports

Sales Opportunitiy Reports secara konsisten membuat dan memperbaiki

hasil analisa laporan secara realtime. Laporan tersebut dapat dibentuk dari

berbagai parameter atau filter sesuai kebutuhan user.

4. Sales A/R

Modul ini mencakup keseluruhan proses sales, dari membuat quotation

untuk customer dan pihak yang berkepentingan, invoicing, pembuatan

document draft, dan printing. SAP Business one juga menyediakan berbagai

jenis dokumen sales. Modul SAP A/R juga memberikan fitur customize

dokumen untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sebagai berikut :

Menggabungkan beberapa tipe dokumen sales menjadi satu dokumen sales

dengan Form Settings Window

Melakukan Batch Processing of target Document dengan Document

Generation Wizard

Berikut adalah fungsi yang terdapat dalam Modul Sales A/R :

- Sales Quotation

Sales Quotation dibuat sebagai bentuk tawaran atau proposal yang dikirim

baik kepada pelanggan maupun kepada calon pelanggan. Sales Quotation

yang ditampilkan SAP Business One adalah dokumen yang bersifat tidak

terikat, umumnya hanya digunakan dengan tujuan memberikan informasi

semata saja, namun apabila disetujui oleh pelanggan atau calon pelanggan,

maka akan dijadikan sebagai panduan dalam membuat Sales Order.

- Sales Order

33

Sales Order adalah komitmen dari pelanggan tau calon pelanggan untuk

membeli sebuah produk atau jasa. Dokumen ini menjadi pondasi dari

Planning Production atau Purchase Order.

Dalam SAP Business One, hanya membuat Sales Order tidak menciptakan

dokumen akuntansi.

- Delivery

Pada proses ini, document delivery diciptakan dan menjadi indikasi bahwa

pengiriman barang atau jasa telah terjadi. Ketika dokumen delivery dibuat,

perubahan pada akuntansi terjadi, yaitu stok yang bersangkutan berkurang.

- Return

Dokumen Return bertujuan menyelesaikan dokumen Delivery. Oleh

karena itu, apabila A/R Invoice belum di buat, maka kita menggunakan

document delivery. Namun apabila A/R invoice telah dibuat, maka kita

menggunakan A/R Credit Memo untuk membenarkan inputan yang salah

tersebut.

- Down Payments

Nama lain dari Down Payment adalah uang dibayar

dimuka,dimanapelanggan menjamin komitmen yang disetujui untuk

dijalankan.

- A/R Invoice

A/R Invoice adalah dokumen yang terikat oleh hukum. Ketika invoice

diterima, posting dilakukan untuk akun pelanggan yang bersangkutan

tersebut. Apabila invoice dibuat tanpa document delivery, maka stokdi

gudang akan diedit pada saat dokumen invoice diposting.

- A/R invoice + Payment

Menggunakan invoice dengan pembayaran cash secara langsung pada on-

time customer, yang melakukan pembayaran dengan full amount.

Apabila inputan amount secara partial, maka akan menciptakan pesan

error.

- A/R Credit Memo

Oleh karena alasan hukum, Delivery atau invoice dokumen yang sudah

diinput kedalam sistem tidak dapat dihapus. Namun, pelanggan

berkemungkinan mengirim balik barang berkaitan dengan berbagai alasan

atau kesalahan pada saat menginput data pada dokumen tertentu.

34

Apabila sebuah transaksi sales telah selesai atau secara parsial dibalik,

maka kita harus memasukan dokumen sales untuk menyelesaikan

dokumen tersebut. Credit Memo adalah dokumen yang menyelesaikan

dokumen sales tersebut. Dengan Credit Memo, kita dapat membenarkan

kuantitas dan nilai barang tersebut.

- A/R Reserve Invoice

Dokumen A/R Reserve Invoice memberikan kemampuan untuk memesan

sebuah barang di gudang tanpa mengurangi jumlah barang tersebut dari

nilai Inventory.

SAP Business One memperbolehkan membuat A/R Reserve Invoice dengan

zero amount. Dimaksudkan untuk penggunaan seperti pengiriman barang

tanpa penagihan, contohnya seperti pemberian produk untuk testing atau

alasan promosi. Seperti invoice pada biasanya, reserve invoice menutup

incoming payment.

- Recurring Transaction

Beberapa transaksi dalam bisnis melakukan perulangan, seperti contohnya

setiap bulan perusahaan memesan sekotak kertas cetak dari vendor.

Dalam SAP Business One, kita dapat membuat template atas recurring

tersebut dengan menggunakan template dokumen sales dan purchasing.

- Document Generation Wizard

Fungsi ini membantu user dalam melakukan batch processing pada

sejumlah dokumen sales. Wizard tersebut memberikan fitur yang mudah

digunakan dengan memilih parameter sebagai filter yang kita inginkan.

Beberapa target dokumen tidak dapat dihapus setelah diciptakan, seperti

A/R invoices dan delivery.

- Managing Document Draft

Dalam SAP Business One, kita dapat menyimpan dokumen kedalam

bentuk Draft. Dalam bentuk Draft, kita dapat mengubah data yang ada

sebelum dimasukannya kedalam database.

Tipe dokumen yang dapat disimpan kedalam bentuk draft antara lain :

Sales dan Purchasing

Incoming dan Outgoing Payment

Checks for Payment

- Document Printing

35

Document Printing membantu dalam mencetak dokumen yang dibutuhkan

sesuai dengan parameter yang kita input sebagai kriteria. Printing dapat

dilakukan secara individual maupun secara berkelompok.

- Dunning Wizard

Dunning Wizard membantu dalam membuat dan mengirim surat kepada

pelanggan yang belum melakukan pembayaran sebelum tanggal jatuh

tempo, atau sebagai alat pemberitahuan atas pembayaran yang telah jatuh

tempo. Dunning Wizard bersifat otomatis, dan sebagai tambahan fungsi

membantu melacak payment behavior rcustomer dalam database.

- Sales Report

Dengan menganalisa laporan sales, perusahaan dapat menentukan nilai

sukses dan efisiensi dari bisnis perusahaan tersebut. SAP Business One

menyediakan beberapa tampilan laporan pada modul Sales. Beberapa

laporan dapat berbentuk grafis dan lisan, antara lain :

Analisa transaksi sales

Memantau dokumen dengan status open

Membuat backorder report

Melihat dan memproses dokumen yang terletak dalam draft

5. Purchasing A/P

Modul ini mencakup keseluruhan proses Purchasing, dari meminta

quotation dari vendor hingga proses A/P Invoice. SAP Business one juga

menyediakan berbagai jenis dokumen pembelian seperti volume analysis,

pricing information, vendor liabilities aging, dan seterusnya.

Fungsi yang terdapat dalam modul Purchasing A/P antara lain sebagai berikut

- Purchase Request

Dengan membuat Purchase Request, perusahaan memberikan informasi

atas kebutuhan akan produk atau jasa kepada vendor. Purchase Request

dapat di reference untuk pembuatan purchase quotation atau purchase

order.

- Requesting Quotations

Dalam pembelian, perusahaan akan mencari penawaran terbaik terhadap

barang dan jasa yang diinginkan, dengan demikian, perusahaan akan

mengirim, purchase invitation kebeberapa vendor.

36

Didalam purchase quotation sendiri, barang dan jasa dicantumkan secara

detil seperti kuantitas, tanggal, informasi vendor. Kemudian perusahaan

akan membandingkan quotation yang diterima dari vendor.

- Purchase Order

Purchase order adalah dokumen yang digunakan untuk me-request barang

atau jasa kepada vendor dengan harga yang telah disetujui. Ketika

memasukan purchase order ke dalam SAP Business One, tidak ada akun

yang akan berubah, namun nilai kuantitas pesanan dicatat kedalam

inventory management.

- Goods Receipt PO

Ketika perusahaan telah menereima barang atau jasa yang dijanjikan dari

vendor, maka perusahaan akan membuat Goods Reciept PO, tujuannya

adalah untuk mencatat masuknya barang ke gudang perusahaan.

- Goods Return

Dokumen GoodsReturn dibuat pada saat barang yang telah diterima dari

vendor baik full atau partial, tidak sesuai dengan perjanjian dan harus

dikembalikan kepada vendor.

Dokumen good return bias dibuat berdasarkan referensi dari Goods receipt

PO atau tidak.

- A/P Down Payment Invoice

Nama lain dari Down Payment adalah uang dibayar dimuka, dimana

perushaan menjamin komitmen yang disetujui dengan vendor untuk

dijalankan.

- A/P Invoice

A/P Invoice digunakan pada saat perusahaan telah menerima invoice dari

vendor dan ingin melakukan pembayaran. Pengguna mencatat invoice dari

vendor kedalam sistem SAP business one. A/P invoice bisa dibuat dengan

mereferensi dari dokumen purchase order atau good receipt PO.

- A/P Credit Memo

Oleh karena alasan hukum, kita tidak dapat menghapus Delivery atau

invoice dokumen ketika sudah diinput kedalam sistem. Namun, pelanggan

berkemungkinan mengirim balik barang berkaitan dengan berbagai alasan

atau kesalahan pada saat menginput data pada dokumen tertentu.

Apabila sebuah transaksi sales telah selesai atau secara parsial dibalik,

maka kita harus memasukan dokumen sales untuk menyelesaikan

37

dokumen tersebut. Credit Memo adalah dokumen yang menyelesaikan

dokumen sales tersebut. Dengan Credit Memo, kita dapat membenarkan

kuantitas dan nilai barang tersebut.

- A/P Reserve Invoice

Dokumen A/R Reserve Invoice memberikan kemampuan untuk memesan

sebuah barang di gudang tanpa mengurangi jumlah barang tersebut dari

nilai Inventory.

SAP Business One memperbolehkan membuat A/R Reserve Invoice dengan

zero amount. Dimaksudkan untuk penggunaan seperti pengiriman barang

tanpa penagihan, contohnya seperti pemberian produk untuk testing atau

alasan promosi. Seperti invoice pada biasanya, reserve invoice menutup

incoming payment.

6. Business partner

SAP Business one membedakan business partners dan G/L account, sebagai

berikut :

- Business partners merupakan customer, vendor, dan lead ( calon

customer )

- G/L account adalah seluruh entitas yang terdapat dalam Chart of Account

perusahaan, seperti pengeluaran, pendapatan, asset, dan liabilities.

Fungsi yang terdapat dalam Business partner antara lain :

- Business Partner Master Data

Business partner master data digunakan untuk mendokumentasi dan

memperoleh data dari business partner yang bersangkutan.

Informasi tersebut antara lain :

Company details, termasuk didalamnya alamat dan nomor telepon

Business partner contact persons, termasuk didalamnya telepon dan

alamat

Logistic details

Tax information

Accounting information

Details of payment terms

- Activities Management

38

Aktivitas yang dimaksud adalah interaksi yang terjadi antara perusahaan

dengan business partner, seperti acara telepon, meeting, dan aktivitas

lainnya.

Seluruh aktivitas didokumenasikan secara otomatis kedalam kalender dan

pada laporan aktivitas, yang kemudian dapat diguanakan sebagai :

Merencanakan kegiatan dimasa mendatang

Analisis komunikasi dengan business partners

Memantau perkembangan dari salesopportunities dan service calls

dengan business partner

- Blanket Agreements

Blanket Agreement adalah perjanjian jangka panjang antara purchasing

organization dengan vendor, atau sebaliknya sales organization dengan

pelanggan dalam memberikan barang atau saja dalam periode waktu yang

ditentukan sebelumnya.

Blanket agreement juga dapat dijadikan sebagai dasar dalam memprediksi

keutungan, quantity reservation, dan perencanaan kapasitas.

Didalam SAP Business one terdapat dua jenis blanket agreement, antara

lain :

General Blanket Agreements: digunakan untuk melacak tingkat

pemenuhan perjanjian untuk mendapatkan special bonus di akhir

periode.

Specific Blanket Agreements: digunakan untuk melacak tingkat

pemenuhan perjanjian untuk mendapatkan potongan harga spesial dari

individual sales or transaksi pembelian/

- Internal Reconciliations

Internal reconciliation berfungsi untuk mencocokan dan clearing transaksi

pada business partner / G/L account.

Contoh internal reconciliation antara lain selisih kurs.

- Business partner reports

Memberikan laporan yang memberikan overview interaksi antara

perusahaan dengan business partner.

- Campaign Management

SAP Business one membantu dalam membuat, memaintain, dan analisa

untuk kegiatan promosi seperti acara pada pemasaran.

39

7. Banking

Dalam SAP Business one, banking digunakan untuk melakukan seluruh

kegiatan transaksi yang berhubungan dengan akun bank, antara lain :

o Manual dan otomatis membuat incoming dan outgoing payment

o Manual dan otomatis melakukan internal dan external reconciliation

o Postdated dan cash deposit check dan credit card voucher

o Batchand single check printing

Fungsi yang terdapat dalam Banking antar lain:

- Deposit

Deposit digunakan pada kondisi sebagai berikut :

Membuat deposit dari cash, check, dan credit card voucher

Membuat deposi dari postdated checks dan postdated credit card

voucher

Melihat bills of exchange yang telah dideposit

- External Reconciliation

External reconciliation adalah selisih antara transaksi yang terbuka dengan

external account statement.

- Check Number Confirmation

Fungsi ini melakukan verifikasi pada checks yang telah dicetak secara

benar dan nomor yang terdapat pada cek sesuai dengan sistem SAP

Business one.

- Banking Reports

Tujuan dari banking reports adalah untuk melakukan analisa dan

menampilkan:

Memeriksa pembayaran yang diberikan dari vendor

Draft yang masih terbuka

External reconciliation

8. Inventory

Modul inventory memiliki fitur sebagai berikut :

- Mengelola item master data records ( item master data )

SAP Business One memberikan kemampuan utuk mengelola seluruh item

yang di beli, produksi, jual, atau di simpan dalam inventory. Jasa juga

40

dapat dikategorikan sebagai item, namun lebih sering digunakan oleh sisi

sales.

- Mengelola serial dan batch number ( item Management )

Pengelolan item kedalam bentuk serial dan batch numbering untuk

memberikan kemudahan dalam penjualan, pembelian, dan pegelolaan

inventory

- Mengelola transaksi inventory ( InventoryTransaction )

Mempermudah transaksi yang berhubungan dengan inventory seperti

dokumen Goods Reciept, Goods issue,dan inventorytransfer.

- Mengelola price list (Price list )

Dalam SAP Business One, price list untuk item memberikan fleksibilitas

bagi pelanggan.

- Bekerja dengan proses pick and pack ( Pick and Pack )

Pick and pack dalam SAP Business One memberikan perusahaan

otomatisasi dalam pemrosesan salesorder dan A/R reserve invoices.

- Menghasilkan laporan yang berhubungan dengan inventory (

InventoryReport )

Inventoryreport menampilkan laporan yang berhubungan dengan item

dan inventory, juga evaluasi keseluruhan dari inventory.

Dengan inventory report, perusahaan memiliki kemampuan untuk:

Membuat list dari item yang tercatat dalam sistem, juga informasi

spesifik seperti harga terakhir dan serial/batch information

Membuat daftar inventory posting

Analisa situasi inventory

Membuat laporan evaluasi untuk masing masing gudang inventory

9. Production

Beberapa fungsi yang terdapat dalam modul production antara lain :

- Bill of Materials ( BOMs)

BOM digunakan untuk memberikan informasi mengenai jenis barang dan

kuantitas secara spesifik untuk membuat sebuah barang jadi/setengah jadi.

- Production Orders

Production orders merupakan sekumpulan instruksi untuk perencanaan

dan manufaktur sebuah hasil dari produksi. Production order juga

41

menghitung biaya materi dan beban yang dibutuhkan pada saat proses

produksi, seperti gaji.

Dalam SAP business one terdapat tiga jenis production order, yaitu :

Standar, menggunakan proses production pada umumnya. Komponen

keseluruhan diambil dari BOM.

Spesial, digunakan untuk membuat barang atau aktivitas yang tidak

terdapat dalam BOM standar.

Disassembly, laporan atas pemecahan sebuah barang dengan BOM

komponen produksi diambil dari BOM yang telah jadi.

- Production report

Production report memberikan laporan dengan fungsi :

Membuat daftar Bill of Material

Menampilkan production order yang masih berstatus open

10. Material Requirement Planning (MRP)Modul Material Requirement Planning memungkinkan untuk

melakukan perencanaan terhadap kebutuhan material untuk manufacturing

atau proses procurement berdasarkan re-evaluasi dari inventori yang ada,

kebutuhan dan peralatan terhadap perubahan parameter perencanaan (seperti

penentuan lead time, keputusan untuk membuat atau membeli, dan

perencanaan liburan ).

MRP menghitung kebutuhan untuk level bill of materials (BOM)

berdasarkan inventori yang ada, sales order, purchase order, production

order, peramalan dan sebagainya. Hasilnya dari menjalankan MRP adalah

laporan dan rekomendasi yang memenuhi kebutuhan dengan mengambil

konsiderasi dan tingkat inventori yang ada, purchase order dan production

order. MRP juga menjalankan akun yang didefinisikan sebelumnya pada

perencanaan seperti penggandaan order, interval order, minimum kuantitas

order dan level inventory.

Fungsi fungsi yang terdapat didalam modul MRP :

- Managing Forecast

Fungsi ini memungkinkan untuk melakukan generate peramalan terhadap

pencatatan penjualan atau secara manual memasukkan kuantitas dari

42

peramalan, kita dapat menggunakan peramalan sebagai sumber data

tambahan atau untuk perhitungan MRP.

- Running MRP- General process, prerequisities, and procedure

Fungsi MRP memungkinkan untuk merencanakan kebutuhan material

untuk manufacturing yang kompleks dan proses pengadaan. Untuk

membuat dan menjalankan skenario MRP dapat menggunakan MRP

wizard. Wizard membuat rekomendasi (production orders, purchase order,

dan inventory transfer request) yang dibutuhkan untuk membuat atau

mengadakan produk final pada waktu dan kebutuhan kuantitas.

Gambar 2.5 Material Requirement processSumber : SAP (2013)

- Generating document from saved recommendations

Fungsi ini dapat dijalankan jika telah melakukan eksekusi dan

menjalankan MRP dan menyimpan rekomendasi untuk skenario ini.

11. ServiceFungsi ini untuk mendukung pelayanan kepada pelanggan, dimana dapat

mengatur semua aktivitas yang terkait dengan pelayanan yang digunakan untuk

komponen servis.

Servis-servis yang disediakan antara lain :

Mengatur interaksi antara pihak penyelenggara dan pelanggan

Memaintain informasi pada kontrak servis,barang dan serial number yang

dikomplain oleh pelanggan

43

Memonitor dan mengatur aktivitas terhadap departemen servis dengan

menggunakan laporan standar atau kustomisasi yang membantu pekerjaan

manager atau staff

Melakukan pengoptimalan terhadap potensial dari departmen penjualan

dan servis dan membuat pendapatan tambahan dengan mendukung

beberapa fungsi bisnis sperti :

Service operations

Service contract management

Service planning

Tracking of customer interaction activities

Customer support

Management of sales opportunities

Fungsi fungsi yang terdapat didalam modul service antara lain :

- Working with service call

Fungsi dari service call untuk mengatur sevis dan aktivitas pendukung

yang disediakan kepad pelanggan, contohnya seperti melakukan pencarian

terhadap masalah dan keluhan pelanggan dengan memberikan solusi untuk

masalah yang ada dan melihat aktivitas dan biaya yang berhubungan

dengan masalah tersebut. Servis ini mungkin dapat dilakukan dengan

kontrak atau garansi atau pelanggan dapat membayar untuk biaya servis.

Pada service call dapat dilakukan :

Mendokumentasi service call yang dipakai sebelumnya baik email,

telepon ataupun fax

Mengatur aktivitas seperti meeting task atau notes pada service call

ketika menyelesaikan masalah

Mengatur kerusakan dan membuat invoice untuk biaya yang terkait

dengan service call

Mencari solusi untuk masalah pada solution knowledge base dan

mencatat solusi yang baru

Menyimpan servis call history

Menjadwalkan service call

- Working with customer equipment card

Customer equipment card mengandung informasi seperti :

44

Lokasi dari item tempat disediakannya servis

Panggilan servis yang berelasi dengan item

Kontrak servis yang mengcover item

Informasi penjualan

Data transaksi inventori

- Working with service contract

Kontrak servis antara pelanggan dan perusahaan memungkinkan

perusahaan untuk menyediakan maintenance dan repair dari barang yang

memiliki garansi. Dengan fungsi ini dapat didefinisikan tipe servis untuk

pelanggan tertentu.

- Creating the solution and using the solution knowledge base

Fungsi ini memungkinkan untuk :

Membuat dan memperbaharui solusi umum untuk masalah dan

pertanyaan pelanggan

Menampilkan semua solusi yang pernah di catat di SAP Business One

Menghubungkan solusi yang ada ke panggilan servis atau mencatat

solusi yang baru dari panggilan servis

- Service reports

12. Human Resources

Fungsi ini untuk memasukkan dan memaintain informasi mengenai

pegawai, dan untuk menampilkan tugas yang terkait sebagai berikut :

Memasukkan dan memaintain informasi pegawai yang general dan

personal seperti umur, status perkawinan, passport dan nomor ID, nomor

telepon dan alamat rumah atau kantor.

Mengatur informasi yang terkait dengan pendidikan pegawai, catatan

pekerjaan sebelumnya, hasil review dan absen

Menganalisa biaya dan gaj karyawan

Membuat berbagai laporan dan daftar karyawan untuk menjalankan bisnis

agar lebih efisien.

Fungsi fungsi yang terdapat di modul human resources :

- Employee Master Data

Fungsi ini digunakan untuk mengspesifikasikan informasi mengenai

pegawai seperti alamat dan peran didalam oraganisasi begitu juga dengan

detail finansial. Fungsi ini juga dapat melacak progres dari pegawai, sakit,

45

atau cuti liburan dan menyimpan catatan terhadap pendidikan dan

pekerjaan sebelumnya dari pegawai.

- Human Resources reports

Fungsi ini digunakan untuk memperoleh data berdasarkan pada kriteria

spesifik yang dipilih, yang memungkinkan untuk :

Melihat absen pegawai untuk keseluruhan organisasi atau department

khusus

Menampilkan detail kontak untuk setiap pegawai perusahaan

Mencetak buku telepon atau daftar pegawai

13. Reports

SAP Business One mengandung laporan yang terintegrasi dan ekstensif dari

beberapa modul diantaranya yaitu :

- Financials reports

Pada menu ini terdapat semua laporan yang berkaitan dengan analisa

terhadap aktivitas finansial dan akuntansi suatu perusahaan. Laporannya

terdiri dari beberapa kategori utama seperti :

Financial

Accounting

Comparison

Budget Setup

- Sales Opportunities reports

Secara konsisten membuat dan mengoreksi laporan yang dapat

menyediakan nilai alasan bahwa untuk kegagalan dan kesuksesan sales

opportunities perusahaan.

- Sales and Purchasing reporst

Menggunakan daftar laporan untuk :

Menganalisa transaksi pembelian dan penjualan

Melihat dokumen yang statusnya masih open

Membuat laporan backorder

Melihat dan memproses dokumen yang disimpan sebagai draft

- Business Partners reports

Laporan ini menyediakan secara garis besar interaksi dengan business

partner.

- Banking reports

46

Menggunakan laporan ini untuk menganalisan dan menggenerate secara

garis besar hal hal berikut :

Mengecek pembayaran yang telah di issued kepada vendor dan entitas

lainnya

Membuat draft untuk dokumen yang berelasi dengan banking.

Melakukan eksternal rekonsiliasi

- Inventory reports

Laporan inventori memungkinkan untuk menampilkan informasi mengenai

barang dan inventori perusahaan, hal hal yang dapat dilakukan antara lain :

Men-generate daftar semua item yang didefinisikan di sistem aktif atau

tidak aktif

Membuat daftar posting inventori

Menganalisa situasi inventori untuk barang atau menampilkan

inventori disetiap gudang

Memulai valuasi untuk gudang inventori

- Production reports

Menggunakan laporan ini untuk men-generate daftar bill of materials,

melihat produksi order yang berstatus open.

- Service reports

Menggunakan laporan servis untuk melakukan hal hal dibawah ini :

Mengeluarkan dan mengambil informasi penting mengenai performa

dan efisiensi dari depertemen servis

Memperoleh detil mengenai kontrak pelayanan pelanggan dan

equipment

Melihat service calls perushaan dalam rangka untuk mengaskses

progress perusahaan.

- Human Resources reports

Laporan ini digunakan untuk memperoleh data mengenai kriteria spesifik

yang dipilih, hal hal yang dapat dilakukan yaitu :

Melihat absensi pegawai untuk keseluruhan organisasi ataupun

departemen khusus.

Menampilkan detil kontak untuk setiap pegawai perusahaan

Mencetak buku telepon atau daftar pegawai degan berbagai kombinasi.

47

2.8 Kerangka Berpikir

Menentukan tujuan dan manfaat implementasi

tahapan proyek preparation dan blueprint

Menentukan ruang lingkup yakni pada modul

purchasing, sales, finance, production dan inventory

Membuat Blueprint Profil perusahaan, latar belakang, isi misi, struktur organisasi PT. Inti data Utama dan PT. MXX

Struktur organisasi proyek

Peran anggota proyek

Analisa proses bisnis PT. MXX (as is, to be)

Wawancara kebutuhan sistem baru yang ingin

dirancang

Membuat Kesimpula hasil yang didapatkan dari

sistem yang baru

Membuat saran bagi perusahaan

1. Project Preparation

2. Business Blueprint

3. project Realization

4. Final Preparation

5. Go-Live and support

Menjelaskan metodologi accerelated implementation

program (AIP)

Gambar 2.6 Kerangka Berpikir