Vendor New

20
INTEGRATED PHE ONWJ ONLINE TRANSACTIONS I P O T Panduan Pengoperasian VENDOR 2 0 1 3 EnGrowth Indonesia BPPT Building I, 21th Floor, Jl. M.H. Thamrin No. 8 Jakarta 10340 Phone : 021- 3169871 Fax : 021-39836296

description

Keterangan IPOT

Transcript of Vendor New

Page 1: Vendor New

INTEGRATED PHE ONWJ ONLINE

TRANSACTIONS

I P O T

Panduan Pengoperasian

VENDOR

2 0 1 3

EnGrowth Indonesia – BPPT Building I, 21th Floor, Jl. M.H. Thamrin No. 8 – Jakarta 10340

Phone : 021- 3169871 Fax : 021-39836296

Page 2: Vendor New

I. Registration

TENDER

Dalam pelaksanaan Tender ini pihak PHE ONWJ akan mengunggah Pengumuman Lelang secara berkala ke

dalam IPOT. IPOT dapat diakses menggunakan Internet Explorer versi 6 ke atas. Gunakan Internet Explorer

versi 8 untuk memperoleh tampilan terbaik. Anda dapat mengakses IPOT dengan mengetik address

www.clickpscm.com

Untuk dapat mengikuti tender yang diselenggarakan PHE ONWJ, vendor diharuskan mendaftar terlebih

dahulu ke setiap tender yang diinginkan. Setelah masuk ke www.clickpscm.com anda akan mendapatkan

halaman seperti berikut :

Bila ada ongoing tender yang dipublikasikan oleh PHE ONWJ maka akan terlihat daftarnya dalam tabel.

Gambar diatas menunjukkan ada satu Tender yang sedang berlangsung (TE1201312001). Klik Nomor ini

apabila anda ingin tahu detailnya. Karena jumlah tender dalam tabel bisa lebih dari satu, pastikan anda

tidak mendaftar untuk tender yang sama lebih dari satu kali.

a. Peserta Tender

Semua vendor dapat berpartisipasi dalam proses tender, baik

1. Registered Vendor (Telah terdaftar sebagai vendor di PHE ONWJ dan atau telah mempunyai

Vendor Code), maupun

2. Unregistered Vendor (belum terdaftar sebagai vendor di PHE ONWJ)

b. Cara mengikuti Tender

Registered Vendor harus menggunakan Login mereka terlebih dahulu sebelum mendaftar.

Username untuk Registered Vendor adalah Vendor Code mereka, sedangkan untuk password

adalah email address yang telah didaftarkan pada PHE ONWJ. Password dapat dan sebaiknya

segera diubah secara berkala dengan menggunakan fitur Utility (lihat BAB V. Mengubah Password

Page 3: Vendor New

dan Data Profile) pada pojok kiri di atas logo Pertamina. Buat lah password yang unik dan mudah

diingat minimal 7 karakter alphanumeric

Login

1. Isikan Vendor Code anda pada kotak isian Username

2. Isikan Password anda pada kotak isian Password

3. Optional : beri tanda cek pada Remember Me apabila password ingin tetap diingat oleh

komputer anda (lakukan hanya apabila anda yakin hanya anda yang menggunakan komputer

tersebut)

4. Klik tombol GO

Unregistered Vendor dapat langsung mengikuti langkah dibawah ini

5. Klik tombol Register pada Tabel

6. Klik tombol Register yang terletak pada bagian kanan bawah halaman

7. Pilih jawaban Ya/Tidak kemudian tekan Next. Apabila anda menjawab Tidak maka anda tidak

diperbolehkan mengikuti proses lelang

1 2 3 4

5

Page 4: Vendor New

8. Isikan NPWP anda kemudian klik tombol Next

Anda diwajibkan untuk mengisi NPWP anda (15 digit angka tanpa spasi atau titik) dengan benar,

karena NPWP anda akan berfungsi sebagai identitas anda untuk dapat berpartisipasi dalam

semua proses lelang tender dari PHE ONWJ. Mohon diperhatikan bahwa pendaftaran anda

akan ditolak/tidak berhasil apabila sudah ada peserta tender lain yang menggunakan NPWP

sama.

9. Ikuti prosedur pengisian data yang terdiri atas 5 Steps. Klik tombol Next untuk melanjutkan

atau tombol Previous untuk kembali ke halaman sebelumnya dan melakukan editing.

Untuk Registered Vendor, data yang telah tercatat dalam database PHE ONWJ akan langsung

terlihat pada halaman pengisian data perusahaan. Namun mohon dilengkapi apabila ada data

yang belum tercatat. Sedangkan untuk Unregistered Vendor, semua data harus diisi.

Page 5: Vendor New

Step 1

Mengisi User Information kemudian klik Create User

Anda akan dapat menentukan password anda sendiri. Username adalah NPWP anda. Gunakan

Login account ini pada saat berikutnya anda akan mengakses perkembangan tender

bersangkutan atau ingin mengikuti tender yang lain tanpa harus melakukan proses pendaftaran

lagi. Buatlah password yang unik dan mudah diingat (minimal 7 karakter).

Anda diharuskan memasukkan jawaban yang sesuai dengan pertanyaan yang anda pilih. Ada 3

pertanyaan pilihan yaitu :

- What is your mother’s maiden name

- In what city were you born

- What is your favorite sport

Jawaban anda akan penting pada saat anda menggunakan menu Utility, submenu Password

karena anda lupa password atau akan mengganti password (BAB V. Mengubah Password dan

Data Profile)

Isi email address dengan benar karena email addres ini akan menjadi alamat korespondensi

anda dengan pihak PHE ONWJ selama anda mengikuti proses tender

Step 2

Mengisi Address Information seperti Nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telfon,

serta status perusahaan kemudian klik Next. Isi semua data secara lengkap dan benar

Page 6: Vendor New

Step 3

Mengisi landasan hukum serta keterangan finansial perusahaan kemudian klik Next.

Step 4

Unggah lampiran kemudian klik Next.

Klik tombol browse pilih file yang hendak diunggah klik Open kemudian klik tombol Upload,

lakukan untuk semua jenis dokumen.

Page 7: Vendor New

Step 5

Mengisi data pemegang saham , pilih KTP atau Paspor pada saat anda akan mengisi Nomor

Identitas

Isikan data-data pemegang saham perusahaan anda. Diharapkan anda memasukkan semua

pemegang saham perusahaan anda karena bila tidak anda tidak dapat lanjut ke step

selanjutnya. Setelah anda mengisi pemegang saham pertama, klik tombol bergambar disket

untuk menyimpannya yang kemudian akan muncul baris kosong kedua yang harus anda isi

dengan pemegang saham selanjutnya begitu seterusnya sampai % Share berjumlah 100,

kemudian anda akan dialihkan ke step berikutnya.

Step 6

Pilih apakah merupakan konsorsium atau bukan kemudian klik Next.

Jika anda memilih Ya maka anda diharuskan mengisi nama konsorsium beserta anggota

konsorsium.

Page 8: Vendor New

Step 7

Mengisi keterangan yang diperlukan, unggah file-file yang dibutuhkan. Periksa alamat email

yang anda gunakan, jika telah yakin klik Finalize.

Periksa data-data yang telah anda masukan sebelumnya. Isi bagian keterangan dengan

keterangan yang anda anggap perlu. Unggah TKDN Attachment serta Experience, klik Browse

kemudian pilih file yang hendak diunggah klik Open kemudian klik Upload. Jika sudah benar klik

Next.

Step 8

Periksa alamat email yag anda gunakan, jika sudah benar klik Submit.

Data-data anda telah tersimpan dalam database PHE ONWJ. Apabila anda dikemudian hari

ingin mendaftar mengikuti tender yang lain, gunakan account ini (NPWP dan password yang

anda tentukan tadi untuk Unregistered Vendor serta Vendor Code untuk Registered Vendor )

untuk Login. Dengan hanya menekan tombol Register pada Tender yang anda inginkan anda

sudah langsung terdaftar pada Tender tersebut tanpa melewati proses pengisian data lagi. Jadi

pastikan data yang anda isikan adalah data yang benar. Sebagian data masih bisa diedit melalui

Menu Utility (lihat BAB V. Mengubah Password dan Data Profile) setelah anda Login.

Setelah langkah pendaftaran ini akan ada langkah-langkah selanjutnya secara manual. Anda

akan dihubungi oleh Tender Administrator dalam rangka pelaksanaan Prequalification sampai

terbentuk daftar vendor yang layak untuk melakukan bid submission.

Page 9: Vendor New

DIRECT AWARD / DIRECT SELECTION (DA / DS)

Dalam pelaksanaan Direct Appointment ataupun Direct Selection ini pihak PHE ONWJ akan mengunggah

RFQ secara berkala ke dalam IPOT. IPOT dapat diakses menggunakan Internet Explorer versi 6 ke atas.

Gunakan Internet Explorer versi 8 untuk memperoleh tampilan terbaik. Anda dapat mengakses IPOT

dengan mengetik address www.clickpscm.com

a. Peserta DA / DS

- Registered Vendor yaitu vendor yang telah diberikan login account oleh pihak PHE

ONWJ dan diundang dalam DA / DS bersangkutan

- Unregistered Vendor yang telah pernah mendapatkan PO dari Tender minimal satu kali

b. Cara mengikuti DA / DS

Satu-satunya cara untuk dapat berpartisipasi dalam DA / DS adalah melalui undangan RFQ. RFQ

dikirimkan secara otomatis ke email vendor yang telah tercatat sebelumnya dalam database PHE

ONWJ. RFQ juga dapat di cek dalam page masing-masing vendor dalam IPOT. Untuk itu pastikan

anda selalu mengakses IPOT secara berkala dan mengecek email anda.

Untuk dapat mengikuti DA / DS yang diselenggarakan PHE ONWJ, vendor diharuskan melakukan

login masuk kedalam IPOT terlebih dahulu. Jadi hanya vendor yang telah terdaftar sebagai vendor

PHE ONWJ saja yang akan mendapatkan login account. Setelah masuk ke www.clickpscm.com dan

melakukan login anda akan mendapat kan halaman seperti berikut :

Pada gambar terlihat bahwa user memiliki dua undangan untuk melakukan Bid Submission. Klik

pada RFQ Number maka akan dialihkan ke halaman Bid Submission.

Page 10: Vendor New

II. Bid Submission

SYARAT UNTUK DAPAT MELAKUKAN BID SUBMISSION

1. Mendapatkan RFQ untuk DA/DS

Untuk mengetahui apakah anda termasuk Registered Vendor yang mendapatkan RFQ maka anda

sebaiknya mengecek email address anda secara berkala karena notifikasi undangan akan dikirimkan

melalui email oleh System. Atau secara berkala anda juga diharapkan mengakses IPOT dan melihat

daftar RFQ yang telah anda dapatkan melalui Menu Inbox – SubMenu RFQ(s)

2. Telah lulus proses Prequalification untuk Tender

Setelah melakukan proses registrasi untuk berpartisipasi dalam sebuah tender, maka anda akan

menjalani proses Prequalification secara Offline. Apabila anda lulus/tidak lulus atau boleh/tidak

boleh mengikuti tender tersebut anda akan memperoleh email notification. Atau secara berkala

anda juga diharapkan mengakses IPOT dan melihat daftar tender yang boleh diikuti melalui Menu

Inbox – SubMenu RFQ(s)

Page 11: Vendor New

Apabila anda mendapatkan RFQ/Tender maka anda bisa melakukan penawaran (Bid Submission)

JENIS-JENIS BID SUBMISSION

Ada beberapa jenis bid submission yang bisa dilakukan melalui IPOT yaitu :

1. Tender 1 envelope

2. Tender 2 envelope

3. Direct Selection 1 envelope

4. Direct Selection 2 envelope

5. Direct Appointment

Untuk tender, vendor yang ingin berpartisipasi baik yang telah terdaftar (Registered Vendor) ataupun

belum (Unregistered Vendor), diharuskan melakukan proses registrasi terlebih dahulu. Untuk DA dan DS,

vendor peserta ditentukan oleh pihak PHE ONWJ dan harus telah menjadi Registered Vendor. Dalam setiap

proses diatas, ada dua phase penting yang sangat berpengaruh dalam penentuan pemenang, yaitu

Technical Review dan Commercial Review. Karena itu pastikan dokumen teknis dan penawaran harga anda

adalah yang terbaik.

PROSEDUR MELAKUKAN BID SUBMISSION

Untuk melakukan bid submission dalam IPOT :

1. Melakukan login.

- Registered Vendor menggunakan Vendor Code

- Unregistered Vendor menggunakan NPWP (lihat bab Registration)

2. Jika ingin melakukan bid dalam sebuah RFQ atau Tender, klik menu Inbox kemudian pilih sub menu

RFQ(s) yang akan menampilkan daftar RFQ atau Tender dimana anda telah lulus proses

Prequalification.

Date Publish (a) : Tanggal RFQ/Tender bersangkutan di publikasikan melalui IPOT

Date_Close (b) : Tanggal terakhir vendor dapat memasukkan penawaran

3 a b

Page 12: Vendor New

3. Klik pada Nomor RFQ atau Nomor Tender yang diinginkan. Langkah ini akan menampilkan data

detail dari RFQ atau Tender bersangkutan.

Pada tabel items terlihat jenis barang yang termasuk dalam RFQ tersebut.

a. Anda bisa mencetak halaman ini dengan menekan tombol Print atau

b a

Page 13: Vendor New

b. Melakukan bid dengan menekan tombol Bid Form

4. Setelah menekan tombol Bid Form anda akan mendapatkan tampilan form isian untuk

memasukkan penawaran anda. Sebelum mengisi harap diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Closing Date diatas menandakan bahwa anda mempunyai waktu hingga 27 Oct 2010 jam 13.30

untuk memasukkan penawaran. Quotation Type Partial adalah cara menawar dilakukan pada item

secara partial, tidak perlu keseluruhan diberikan penawaran. Apabila anda memasukkan harga

penawaran maka jumlah value penawaran anda akan dapat terlihat pada kotak Total Value.

Penawaran anda harus belaku selama 35 hari sejak Closing Date, dan ARO selama 2 minggu sejak

pengeluaran PO dengan Delivery Point di Marunda.

- Isikan Unit Price (1) dengan memperhatikan currency (2). Value dan Total Value akan

muncul dengan sendirinya setiap kali anda memasukkan/mengubah harga Unit Price.

- Isikan ARO dalam satuan minggu (3),

- Isikan Local Content atau Tingkat Komponen dalam Negeri (4) dan

- Isikan Remarks (5) untuk tiap Item yang diberikan penawaran.

Anda dapat menyimpan Penawaran anda sebagai Draft (Save as Draft) sebelum di Submit. Selama

belum mencapai Closing Date, anda masih dapat mengubah-ubah penawaran anda.

1 5 3 4

2

Page 14: Vendor New

5. Setelah memasukan penawaran anda akan mendapatkan tampilan untuk mengunggah file

pendukung, spesifikasi teknis dan lain-lain yang perlu dilampirkan.

Cara Melampirkan File

Klik “Browse”(1) cari file jika dibutuhkan pada hard disk klik “Open” klik “Upload”(2).

Proses ini berfungsi sebagai data pendukung penawaran peserta lelang. Tampilan pada layar akan

seperti dibawah ini. Maximal ukuran file adalah 2000 kByte.

Untuk menghapus file yang telah diunggah klik pada bagian (3).

6. Setelah mengunggah file yang diperlukan anda akan mendapatkan tampilan form isian untuk

memasukkan informasi akun bank.

Pastikan anda memasukan informasi dengan benar, jika sudah yakin klik “Next”.

1 1 1 2 2 2

3 3 3

Page 15: Vendor New

7. Setelah memasukan informasi akun bank akan mendapatkan halaman yang berisi ringkasan data

yang telah anda masukan. Pastikan tidak ada kesalahan pada data yang telah anda masukkan, jika

telah yakin klik “Next”.

8. Setelah melakukan pengecekan terhadap data yang telah anda masukan anda akan mendapatkan

halaman pengecekan alamat email anda. Pastikan email anda telah benar karena email ini akan

digunakan untuk pemberitahuan.

Page 16: Vendor New

III. Mengubah Password dan Data Profile

Dengan menggunakan menu Utility anda dapat mengubah Password atau mengedit data Profile anda.

1. Mengubah Password

Sebaiknya anda mengubah Password anda secara berkala untuk keamanan data anda. Untuk

mengubah/mengganti password dapat anda lakukan sebagai berikut :

a). Klik menu Utility ” kemudian pilih submenu Password yang akan menampilkan halaman

berikut :

Page 17: Vendor New

b). Isikan password lama anda pada kotak isian old password.

c). Isikan password baru anda pada kotak isian new password. Buatlah password yang unik tapi

mudah diingat yang terdiri dari minimal 7 karakter alphanumeric

d). Isikan lagi password baru anda pada kotak isian confirm password

Jika kata sandi pada kolom new password tidak sama dengan confirm password maka

penggantian kata sandi tidak akan berhasil.

e). Jika sudah terisi semua dan dirasa sudah benar maka klik “update”.

Page 18: Vendor New

Jika kata sandi berhasil di up-date maka pada layar akan tampil seperti gambar dibawah ini.

Page 19: Vendor New

2. Mengubah Data Profile

Data profile user dapat diubah dengan cara sebagai berikut :

a) Klik menu Utility ” kemudian pilih submenu Profile yang akan menampilkan halaman

berikut :

b). Klik “Profile Editor” maka akan ditampilkan halaman sebagai berikut

1 2 3

Page 20: Vendor New

Delete (1) : Klik tombol ini untuk menghapus profile.

Save (2) : Klik tombol ini untuk menyimpan perubahan. Tombol ini digunakan jika anda ingin

menyimpan perubahan tapi belum menginginkan untuk divalidasi

Send To Validation (3) : Klik tombol ini untuk mengirim perubahan yang dilakukan ke validator

c). Pada halaman ini anda dapat mengubah data anda serta mengunggah dokumen yang

diperlukan. Untuk mengunggah file pilih tab “Uploads”.

d). Setelah anda melakukan perubahan terhadap profile anda atau mengunggah file klik “Save ”

atau “Send To Validation”. Jika anda melakukan klik terhadap “Send To Validation” maka

perubahan anda akan dikirimkan ke validator untuk divalidasi. Data anda akan berubah

setelah ada approval dari validator.