Vendor New
description
Transcript of Vendor New
INTEGRATED PHE ONWJ ONLINE
TRANSACTIONS
I P O T
Panduan Pengoperasian
VENDOR
2 0 1 3
EnGrowth Indonesia – BPPT Building I, 21th Floor, Jl. M.H. Thamrin No. 8 – Jakarta 10340
Phone : 021- 3169871 Fax : 021-39836296
I. Registration
TENDER
Dalam pelaksanaan Tender ini pihak PHE ONWJ akan mengunggah Pengumuman Lelang secara berkala ke
dalam IPOT. IPOT dapat diakses menggunakan Internet Explorer versi 6 ke atas. Gunakan Internet Explorer
versi 8 untuk memperoleh tampilan terbaik. Anda dapat mengakses IPOT dengan mengetik address
www.clickpscm.com
Untuk dapat mengikuti tender yang diselenggarakan PHE ONWJ, vendor diharuskan mendaftar terlebih
dahulu ke setiap tender yang diinginkan. Setelah masuk ke www.clickpscm.com anda akan mendapatkan
halaman seperti berikut :
Bila ada ongoing tender yang dipublikasikan oleh PHE ONWJ maka akan terlihat daftarnya dalam tabel.
Gambar diatas menunjukkan ada satu Tender yang sedang berlangsung (TE1201312001). Klik Nomor ini
apabila anda ingin tahu detailnya. Karena jumlah tender dalam tabel bisa lebih dari satu, pastikan anda
tidak mendaftar untuk tender yang sama lebih dari satu kali.
a. Peserta Tender
Semua vendor dapat berpartisipasi dalam proses tender, baik
1. Registered Vendor (Telah terdaftar sebagai vendor di PHE ONWJ dan atau telah mempunyai
Vendor Code), maupun
2. Unregistered Vendor (belum terdaftar sebagai vendor di PHE ONWJ)
b. Cara mengikuti Tender
Registered Vendor harus menggunakan Login mereka terlebih dahulu sebelum mendaftar.
Username untuk Registered Vendor adalah Vendor Code mereka, sedangkan untuk password
adalah email address yang telah didaftarkan pada PHE ONWJ. Password dapat dan sebaiknya
segera diubah secara berkala dengan menggunakan fitur Utility (lihat BAB V. Mengubah Password
dan Data Profile) pada pojok kiri di atas logo Pertamina. Buat lah password yang unik dan mudah
diingat minimal 7 karakter alphanumeric
Login
1. Isikan Vendor Code anda pada kotak isian Username
2. Isikan Password anda pada kotak isian Password
3. Optional : beri tanda cek pada Remember Me apabila password ingin tetap diingat oleh
komputer anda (lakukan hanya apabila anda yakin hanya anda yang menggunakan komputer
tersebut)
4. Klik tombol GO
Unregistered Vendor dapat langsung mengikuti langkah dibawah ini
5. Klik tombol Register pada Tabel
6. Klik tombol Register yang terletak pada bagian kanan bawah halaman
7. Pilih jawaban Ya/Tidak kemudian tekan Next. Apabila anda menjawab Tidak maka anda tidak
diperbolehkan mengikuti proses lelang
1 2 3 4
5
8. Isikan NPWP anda kemudian klik tombol Next
Anda diwajibkan untuk mengisi NPWP anda (15 digit angka tanpa spasi atau titik) dengan benar,
karena NPWP anda akan berfungsi sebagai identitas anda untuk dapat berpartisipasi dalam
semua proses lelang tender dari PHE ONWJ. Mohon diperhatikan bahwa pendaftaran anda
akan ditolak/tidak berhasil apabila sudah ada peserta tender lain yang menggunakan NPWP
sama.
9. Ikuti prosedur pengisian data yang terdiri atas 5 Steps. Klik tombol Next untuk melanjutkan
atau tombol Previous untuk kembali ke halaman sebelumnya dan melakukan editing.
Untuk Registered Vendor, data yang telah tercatat dalam database PHE ONWJ akan langsung
terlihat pada halaman pengisian data perusahaan. Namun mohon dilengkapi apabila ada data
yang belum tercatat. Sedangkan untuk Unregistered Vendor, semua data harus diisi.
Step 1
Mengisi User Information kemudian klik Create User
Anda akan dapat menentukan password anda sendiri. Username adalah NPWP anda. Gunakan
Login account ini pada saat berikutnya anda akan mengakses perkembangan tender
bersangkutan atau ingin mengikuti tender yang lain tanpa harus melakukan proses pendaftaran
lagi. Buatlah password yang unik dan mudah diingat (minimal 7 karakter).
Anda diharuskan memasukkan jawaban yang sesuai dengan pertanyaan yang anda pilih. Ada 3
pertanyaan pilihan yaitu :
- What is your mother’s maiden name
- In what city were you born
- What is your favorite sport
Jawaban anda akan penting pada saat anda menggunakan menu Utility, submenu Password
karena anda lupa password atau akan mengganti password (BAB V. Mengubah Password dan
Data Profile)
Isi email address dengan benar karena email addres ini akan menjadi alamat korespondensi
anda dengan pihak PHE ONWJ selama anda mengikuti proses tender
Step 2
Mengisi Address Information seperti Nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telfon,
serta status perusahaan kemudian klik Next. Isi semua data secara lengkap dan benar
Step 3
Mengisi landasan hukum serta keterangan finansial perusahaan kemudian klik Next.
Step 4
Unggah lampiran kemudian klik Next.
Klik tombol browse pilih file yang hendak diunggah klik Open kemudian klik tombol Upload,
lakukan untuk semua jenis dokumen.
Step 5
Mengisi data pemegang saham , pilih KTP atau Paspor pada saat anda akan mengisi Nomor
Identitas
Isikan data-data pemegang saham perusahaan anda. Diharapkan anda memasukkan semua
pemegang saham perusahaan anda karena bila tidak anda tidak dapat lanjut ke step
selanjutnya. Setelah anda mengisi pemegang saham pertama, klik tombol bergambar disket
untuk menyimpannya yang kemudian akan muncul baris kosong kedua yang harus anda isi
dengan pemegang saham selanjutnya begitu seterusnya sampai % Share berjumlah 100,
kemudian anda akan dialihkan ke step berikutnya.
Step 6
Pilih apakah merupakan konsorsium atau bukan kemudian klik Next.
Jika anda memilih Ya maka anda diharuskan mengisi nama konsorsium beserta anggota
konsorsium.
Step 7
Mengisi keterangan yang diperlukan, unggah file-file yang dibutuhkan. Periksa alamat email
yang anda gunakan, jika telah yakin klik Finalize.
Periksa data-data yang telah anda masukan sebelumnya. Isi bagian keterangan dengan
keterangan yang anda anggap perlu. Unggah TKDN Attachment serta Experience, klik Browse
kemudian pilih file yang hendak diunggah klik Open kemudian klik Upload. Jika sudah benar klik
Next.
Step 8
Periksa alamat email yag anda gunakan, jika sudah benar klik Submit.
Data-data anda telah tersimpan dalam database PHE ONWJ. Apabila anda dikemudian hari
ingin mendaftar mengikuti tender yang lain, gunakan account ini (NPWP dan password yang
anda tentukan tadi untuk Unregistered Vendor serta Vendor Code untuk Registered Vendor )
untuk Login. Dengan hanya menekan tombol Register pada Tender yang anda inginkan anda
sudah langsung terdaftar pada Tender tersebut tanpa melewati proses pengisian data lagi. Jadi
pastikan data yang anda isikan adalah data yang benar. Sebagian data masih bisa diedit melalui
Menu Utility (lihat BAB V. Mengubah Password dan Data Profile) setelah anda Login.
Setelah langkah pendaftaran ini akan ada langkah-langkah selanjutnya secara manual. Anda
akan dihubungi oleh Tender Administrator dalam rangka pelaksanaan Prequalification sampai
terbentuk daftar vendor yang layak untuk melakukan bid submission.
DIRECT AWARD / DIRECT SELECTION (DA / DS)
Dalam pelaksanaan Direct Appointment ataupun Direct Selection ini pihak PHE ONWJ akan mengunggah
RFQ secara berkala ke dalam IPOT. IPOT dapat diakses menggunakan Internet Explorer versi 6 ke atas.
Gunakan Internet Explorer versi 8 untuk memperoleh tampilan terbaik. Anda dapat mengakses IPOT
dengan mengetik address www.clickpscm.com
a. Peserta DA / DS
- Registered Vendor yaitu vendor yang telah diberikan login account oleh pihak PHE
ONWJ dan diundang dalam DA / DS bersangkutan
- Unregistered Vendor yang telah pernah mendapatkan PO dari Tender minimal satu kali
b. Cara mengikuti DA / DS
Satu-satunya cara untuk dapat berpartisipasi dalam DA / DS adalah melalui undangan RFQ. RFQ
dikirimkan secara otomatis ke email vendor yang telah tercatat sebelumnya dalam database PHE
ONWJ. RFQ juga dapat di cek dalam page masing-masing vendor dalam IPOT. Untuk itu pastikan
anda selalu mengakses IPOT secara berkala dan mengecek email anda.
Untuk dapat mengikuti DA / DS yang diselenggarakan PHE ONWJ, vendor diharuskan melakukan
login masuk kedalam IPOT terlebih dahulu. Jadi hanya vendor yang telah terdaftar sebagai vendor
PHE ONWJ saja yang akan mendapatkan login account. Setelah masuk ke www.clickpscm.com dan
melakukan login anda akan mendapat kan halaman seperti berikut :
Pada gambar terlihat bahwa user memiliki dua undangan untuk melakukan Bid Submission. Klik
pada RFQ Number maka akan dialihkan ke halaman Bid Submission.
II. Bid Submission
SYARAT UNTUK DAPAT MELAKUKAN BID SUBMISSION
1. Mendapatkan RFQ untuk DA/DS
Untuk mengetahui apakah anda termasuk Registered Vendor yang mendapatkan RFQ maka anda
sebaiknya mengecek email address anda secara berkala karena notifikasi undangan akan dikirimkan
melalui email oleh System. Atau secara berkala anda juga diharapkan mengakses IPOT dan melihat
daftar RFQ yang telah anda dapatkan melalui Menu Inbox – SubMenu RFQ(s)
2. Telah lulus proses Prequalification untuk Tender
Setelah melakukan proses registrasi untuk berpartisipasi dalam sebuah tender, maka anda akan
menjalani proses Prequalification secara Offline. Apabila anda lulus/tidak lulus atau boleh/tidak
boleh mengikuti tender tersebut anda akan memperoleh email notification. Atau secara berkala
anda juga diharapkan mengakses IPOT dan melihat daftar tender yang boleh diikuti melalui Menu
Inbox – SubMenu RFQ(s)
Apabila anda mendapatkan RFQ/Tender maka anda bisa melakukan penawaran (Bid Submission)
JENIS-JENIS BID SUBMISSION
Ada beberapa jenis bid submission yang bisa dilakukan melalui IPOT yaitu :
1. Tender 1 envelope
2. Tender 2 envelope
3. Direct Selection 1 envelope
4. Direct Selection 2 envelope
5. Direct Appointment
Untuk tender, vendor yang ingin berpartisipasi baik yang telah terdaftar (Registered Vendor) ataupun
belum (Unregistered Vendor), diharuskan melakukan proses registrasi terlebih dahulu. Untuk DA dan DS,
vendor peserta ditentukan oleh pihak PHE ONWJ dan harus telah menjadi Registered Vendor. Dalam setiap
proses diatas, ada dua phase penting yang sangat berpengaruh dalam penentuan pemenang, yaitu
Technical Review dan Commercial Review. Karena itu pastikan dokumen teknis dan penawaran harga anda
adalah yang terbaik.
PROSEDUR MELAKUKAN BID SUBMISSION
Untuk melakukan bid submission dalam IPOT :
1. Melakukan login.
- Registered Vendor menggunakan Vendor Code
- Unregistered Vendor menggunakan NPWP (lihat bab Registration)
2. Jika ingin melakukan bid dalam sebuah RFQ atau Tender, klik menu Inbox kemudian pilih sub menu
RFQ(s) yang akan menampilkan daftar RFQ atau Tender dimana anda telah lulus proses
Prequalification.
Date Publish (a) : Tanggal RFQ/Tender bersangkutan di publikasikan melalui IPOT
Date_Close (b) : Tanggal terakhir vendor dapat memasukkan penawaran
3 a b
3. Klik pada Nomor RFQ atau Nomor Tender yang diinginkan. Langkah ini akan menampilkan data
detail dari RFQ atau Tender bersangkutan.
Pada tabel items terlihat jenis barang yang termasuk dalam RFQ tersebut.
a. Anda bisa mencetak halaman ini dengan menekan tombol Print atau
b a
b. Melakukan bid dengan menekan tombol Bid Form
4. Setelah menekan tombol Bid Form anda akan mendapatkan tampilan form isian untuk
memasukkan penawaran anda. Sebelum mengisi harap diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Closing Date diatas menandakan bahwa anda mempunyai waktu hingga 27 Oct 2010 jam 13.30
untuk memasukkan penawaran. Quotation Type Partial adalah cara menawar dilakukan pada item
secara partial, tidak perlu keseluruhan diberikan penawaran. Apabila anda memasukkan harga
penawaran maka jumlah value penawaran anda akan dapat terlihat pada kotak Total Value.
Penawaran anda harus belaku selama 35 hari sejak Closing Date, dan ARO selama 2 minggu sejak
pengeluaran PO dengan Delivery Point di Marunda.
- Isikan Unit Price (1) dengan memperhatikan currency (2). Value dan Total Value akan
muncul dengan sendirinya setiap kali anda memasukkan/mengubah harga Unit Price.
- Isikan ARO dalam satuan minggu (3),
- Isikan Local Content atau Tingkat Komponen dalam Negeri (4) dan
- Isikan Remarks (5) untuk tiap Item yang diberikan penawaran.
Anda dapat menyimpan Penawaran anda sebagai Draft (Save as Draft) sebelum di Submit. Selama
belum mencapai Closing Date, anda masih dapat mengubah-ubah penawaran anda.
1 5 3 4
2
5. Setelah memasukan penawaran anda akan mendapatkan tampilan untuk mengunggah file
pendukung, spesifikasi teknis dan lain-lain yang perlu dilampirkan.
Cara Melampirkan File
Klik “Browse”(1) cari file jika dibutuhkan pada hard disk klik “Open” klik “Upload”(2).
Proses ini berfungsi sebagai data pendukung penawaran peserta lelang. Tampilan pada layar akan
seperti dibawah ini. Maximal ukuran file adalah 2000 kByte.
Untuk menghapus file yang telah diunggah klik pada bagian (3).
6. Setelah mengunggah file yang diperlukan anda akan mendapatkan tampilan form isian untuk
memasukkan informasi akun bank.
Pastikan anda memasukan informasi dengan benar, jika sudah yakin klik “Next”.
1 1 1 2 2 2
3 3 3
7. Setelah memasukan informasi akun bank akan mendapatkan halaman yang berisi ringkasan data
yang telah anda masukan. Pastikan tidak ada kesalahan pada data yang telah anda masukkan, jika
telah yakin klik “Next”.
8. Setelah melakukan pengecekan terhadap data yang telah anda masukan anda akan mendapatkan
halaman pengecekan alamat email anda. Pastikan email anda telah benar karena email ini akan
digunakan untuk pemberitahuan.
III. Mengubah Password dan Data Profile
Dengan menggunakan menu Utility anda dapat mengubah Password atau mengedit data Profile anda.
1. Mengubah Password
Sebaiknya anda mengubah Password anda secara berkala untuk keamanan data anda. Untuk
mengubah/mengganti password dapat anda lakukan sebagai berikut :
a). Klik menu Utility ” kemudian pilih submenu Password yang akan menampilkan halaman
berikut :
b). Isikan password lama anda pada kotak isian old password.
c). Isikan password baru anda pada kotak isian new password. Buatlah password yang unik tapi
mudah diingat yang terdiri dari minimal 7 karakter alphanumeric
d). Isikan lagi password baru anda pada kotak isian confirm password
Jika kata sandi pada kolom new password tidak sama dengan confirm password maka
penggantian kata sandi tidak akan berhasil.
e). Jika sudah terisi semua dan dirasa sudah benar maka klik “update”.
Jika kata sandi berhasil di up-date maka pada layar akan tampil seperti gambar dibawah ini.
2. Mengubah Data Profile
Data profile user dapat diubah dengan cara sebagai berikut :
a) Klik menu Utility ” kemudian pilih submenu Profile yang akan menampilkan halaman
berikut :
b). Klik “Profile Editor” maka akan ditampilkan halaman sebagai berikut
1 2 3
Delete (1) : Klik tombol ini untuk menghapus profile.
Save (2) : Klik tombol ini untuk menyimpan perubahan. Tombol ini digunakan jika anda ingin
menyimpan perubahan tapi belum menginginkan untuk divalidasi
Send To Validation (3) : Klik tombol ini untuk mengirim perubahan yang dilakukan ke validator
c). Pada halaman ini anda dapat mengubah data anda serta mengunggah dokumen yang
diperlukan. Untuk mengunggah file pilih tab “Uploads”.
d). Setelah anda melakukan perubahan terhadap profile anda atau mengunggah file klik “Save ”
atau “Send To Validation”. Jika anda melakukan klik terhadap “Send To Validation” maka
perubahan anda akan dikirimkan ke validator untuk divalidasi. Data anda akan berubah
setelah ada approval dari validator.