UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA...

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

KONTEKS PERPUSTAKAAN UNSYIAH

NO. LAM- QM-01-05

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Sitti Hajar Badratun Nafis Dr. Taufiq Abdul Gani,

M.Eng.Sc.

Staf Bidang Manajemen

Mutu

Ketua Manajemen Mutu Kepala Perpustakaan

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

Lampiran

JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah

Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 04

2

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,

dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

Halaman Pengesahan Revisi

Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa

oleh

Disetujui

oleh

0 05 Februari 2018 Pengesahan Dokumen Badaratun

Nafis

Taufiq

Abdul Gani

1 27 Maret 2018 Update Dokumen Badartun Nafis Taufiq

Abdul Gani

2 19 April 2018 Penambahan kebutuhan dan harapan

eksternal/internal terhadap scope ISMS Badartun Nafis

Taufiq

Abdul Gani

3 15 Januari 2019 Perubahan format dokumen dan update isu

eksternal/internal terhadap scope Badartun Nafis

Taufiq

Abdul Gani

4 22 Maret 2019 Penambahan lisensi creative commons pada

dokumen

Badratun Nafis Taufiq

Abdul Gani



Lampiran




No. Revisi : 04

3




Dokumen Konteks Perpustakaan Unsyiah

TABLE OF CONTENTS

1 PENDAHULUAN ........................................................................................ 4

2 KONTEKS ORGANISASI .......................................................................... 4

2.1 ISU EKSTERNAL DAN INTERNAL ................................................... 4

2.1.1 ISU EKSTERNAL.......................................................................... 4

2.1.2 ISU INTERNAL ............................................................................. 9

2.2 KEGIATAN ..........................................................................................13

2.3 FUNGSI ................................................................................................13

2.4 LAYANAN ...........................................................................................14

2.5 KEMITRAAN .......................................................................................15

3 KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN ..............17

4 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN ............................................20

4.1 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU ..........................20

4.2 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN KEAMANAN

INFORMASI ...................................................................................................23

4.3 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN SERVICE .....................29

5 PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH ......................................31

5.1 PROSES BISNIS...................................................................................31

5.2 KEBIJAKAN BISNIS ......... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

6 PERSYARATAN ...................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.



Lampiran




No. Revisi : 04

4




1 PENDAHULUAN

Perpustakaan Unsyiah berkomitmen untuk memastikan kualitas produk dan

layanannya dan meningkatkan kepuasan pelanggan serta menjamin keamanan

informasi terhadap scope yang telah ditetapkan. Perpustakaan Unsyiah telah

menerapkan beberapa standar internasional untuk sistem manajemen yang terdiri

dari :

a) Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan ISO 9001:2015

b) Sistem Manajemen Keamanan Informasi (ISMS) yang sesuai dengan ISO

27001:2013, dan

c) Sistem Manajemen Layanan (SMS) yang sesuai dengan ISO20000, standar

internasional untuk sistem manajemen layanan.

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menggambarkan cara bisnis beroperasi,

faktor-faktor internal dan eksternal yang memengaruhinya dan untuk menyoroti

secara umum arah organisasi. Ini akan memungkinkan ruang lingkup SMM,

ISMS dan SMS ditetapkan secara tepat.

2 KONTEKS ORGANISASI

UPT. Perpustakaan Unsyiah memperhatikan dan mengidentifikasi isu eksternal

dan internal yang dapat mempengaruhi dalam pencapaian Visi, Misi, Tujuan dan

Sasaran (VMTS) perpustakaan yang telah di rencanakan.

Mengingat sifat bisnis yang bergerak cepat dan beroperasi mengikuti perubahan

yang up to date, maka konteksnya akan berubah seiring waktu. Dokumen ini akan

ditinjau setiap tahun dan setiap perubahan signifikan dimasukkan. SMM, ISMS

dan SMS juga akan diperbarui untuk memenuhi implikasi dari perubahan

tersebut.

2.1 ISU EKSTERNAL DAN INTERNAL

2.1.1 ISU EKSTERNAL

a) Relevansi Koleksi Justifikasi:Koleksi yang relevan merupakan salah satu isu eksternal yang dapat

mempengaruhi dalam pencapaian VMTS perpustakaan. Oleh karena itu



Lampiran




No. Revisi : 04

5




Perpustakaan Unsyiah menyediakan koleksi/koleksi yang relevan dengan

kebutuhan kurikulum.

Untuk memastikannya, UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan survey relevansi

koleksi paling kurang sekali dalam setahun, dan menyediakan aplikasi pengadaan

buku yang dapat diisi secara online oleh Pemustaka sehingga pengadaan koleksi

dapat disesuaikan dengan kurikulum. Perpustakaan juga melanggan e-book dan e-

journal dari penerbit terkemuka di dunia dan yang kredibel setiap tahunnya.

Perpustakaan Unsyiah menyediakan layanan pengaksesan koleksi meliputi

penelusuran, peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan booking koleksi.

Koleksi baik tercetak maupun digital terjaga kelestarian, dan terhindar dari

ancaman keamanan seperti kerusakan dan kepunahan. Pemanfaatan koleksi

tersebut juga di bawah pengendalian supaya penggunaan optimal dan memenuhi

persyaratan keamanan.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki dana tahunan untuk pembelian.

Perpustakaan Unsyiah mampu menyediakan pertambahan koleksi kurang lebih

5000 eks per tahun sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan Perguruan

Tinggi. Perpustakaan Unsyiah memiliki fasilitas pengaksesan informasi yang

memadai berupa mobile application, OPAC, serial dan lainnya.

Kelemahan; Dana untuk pembelian tidak mencukupi terhadap pertambahan

kebutuhan koleksi. Banyak koleksi baru (tercetak dan elektronik) yang

dibutuhkan oleh civitas tidak dapat dipenuhi karena keterbatasan dana. Walaupun

pertambahan koleksi sesuai dengan standar, kebutuhan koleksi untuk program

studi baru belum terpenuhi dengan maksimal. Fitur-fitur aplikasi baru terus

bermunculan, sementara jumlah anggota tim developer terbatas.

b) Literasi dan Aktivitas Mahasiswa

Justifikasi; Pemustaka utama UPT Perpustakaan Unsyiah adalah mahasiswa. Isu

ini merupakan salah satu komponen yang penting dalam memajukan dan

meningkatkan citra perpustakaan. Banyaknya mahasiswa yang beraktifitas dan

mencari literatur di perpustakaan salah satu bukti bahwa perpustakaan tersebut



Lampiran




No. Revisi : 04

6




diminati. Oleh karena itu penyediaan koleksi dan fasilitas baca untuk memenuhi

kebutuhan dan meningkatkan minat baca dan literasi mahasiswa.

Saat ini terlihat kecenderungan mahasiswa unsyiah menggunakan perpustakaan

sebagai tempat beraktivitas, berkreasi dan berekspresi yang berhubungan dengan

literasi informasi. UPT Perpustakaan Unsyiah menggunakan konsep “more than

just a library”, yang bermakna UPT Perpustakaan Unsyiah lebih dari sekedar

perpustakaan, yang dulunya hanya dikenal berorientasi pada buku dan penyebaran

informasi. Melalui buku, informasi dan aktifitas UPT Perpustakaan Unsyiah

berupaya memotivasi dan menginspirasi mahasiswa, dosen untuk pencapaian visi

unsyiah.

UPT Perpustakaan Unsyiah menyediakan wadah untuk mahasiswa yang kreatif

dan inovatif, sehingga mereka dapat memanfaatkan wadah tersebut dalam

berkreasi dan berekspresi. Beberapa bentuk kreatifitas yang disalurkan oleh

mahasiswa pada perpustakaan adalah Relax & Easy, Unsyiah Library Fiesta

(ULF), Duta Baca Unsyiah, Librisyiana, Shelving Crew dan Volunteer yang

terangkum dalam Student Assistant Library.

Perpustakaan Unsyiah menyediakan layanan kelas literasi informasi untuk

menambah wawasan dalam menelusuri informasi yang ada di Perpustakaan

Unsyiah.

Perpustakaan Unsyiah menyewa server yang berada di Singapura yang bertujuan

agar pelayanan yang diberikan tetap berjalan, serta penelusuran literatur tetap

dapat di akses.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah menyediakan kelas khusus dalam hal literasi

informasi yang dapat di ikuti secara gratis oleh civitas akademika Unsyiah.

Perpustakaan Unsyiah memiliki banyak kegiatan untuk peningkatan minat baca

dan penyaluran minat, bakat dan kreativitas dalam bidang literasi informasi.

Tingkat partisipasi mahasiswa dalam program literasi dan kreativitas terlihat

tinggi.

Kelemahan; Dana untuk penyelenggaraan kegiatan kreativitas mahasiswa sangat

besar, tetapi dana yang dimiliki Perpustakaan untuk kegiatan tersebut masih



Lampiran




No. Revisi : 04

7




terbatas. Ketersediaan mahasiswa volunteer, duta baca tidak dapat standby

sepanjang tahun, karena faktor liburan dan kegiatan akademik.

c) Dukungan Penelitian dan Proses Mengajar (Dosen/Peneliti)

Justifikasi; Dosen sebagai tenaga pengajar dan peneliti memerlukan koleksi yang

ada di Perpustakaan sebagai pegangan mengajar dan referensi penelitian. dosen

dan peneliti memerlukan bantuan pustakawan untuk meningkatkan soft-skill

mahasiswa dalam penelusuran informasi serta penyusunan sitasi dan referensi

untuk karya tulis akhir. Dosen dan peneliti membutuhkan fasilitas diskusi,

pelatihan dan seminar. Perpustakan Unsyiah sudah berupaya untuk memenuhi

kebutuhan tersebut secara periodik dengan menambah koleksi yang relevan sesuai

dengan kebutuhan kurikulum.

Perpustakaan Unsyiah memberikan layanan kelas literasi informasi dan referensi

manager bagi dosen guna membantu dalam penelusuran informasi. Dosen dapat

meminjam atau menggunakan ruangan untuk kegiatan belajar mengajar.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah melanggan E-Jurnal dan E-Book Internasional

yang dapat di akses sebagai pendukung penelitian dan proses mengajar dosen.

Perpustakaan Unsyiah menyediakan aplikasi form pengadaan buku yang dapat

diisi secara online untuk mengusulkan buku pegangan dosen yang belum tersedia

di Perpustakaan Unsyiah.

Kelemahan; Masih terdapat dosen/peneliti civitas akademika Unsyiah yang

belum memanfaatkan kemudahan layanan penelusuran informasi serta fasilitas

yang disediakan untuk menunjang penelitian dan proses mengajar. Dana untuk

pembelian buku yang di usul secara online terbatas, sehingga buku harus di filter

pembelian berdasarkan kebutuhan dan dana yang tersedia.

d) Akreditasi Program studi

Justifikasi; Isu eksternal ini berpengaruh terhadap fungsi perpustakaan yang

merupakan salah satu penunjang terhadap akreditasi prodi di unsyiah.

Perpustakaan berperan penting terhadap pencapaian akreditasi program studi



Lampiran




No. Revisi : 04

8




melalui penyediaan koleksi yang relevan dengan disiplin ilmu prodi yang

bersangkutan. Perpustakaan menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan,

oleh karena itu perpustakaan memastikan bahwa setiap program studi mengisi

form usulan koleksi secara online yang terdapat pada portal aplikasi perpustakaan.

Dalam persiapan akreditasi, program studi membutuhkan data terkait koleksi yang

relevan dan tingkat penggunaan dari program studi tersebut, melalui bagian

Penjaminan Mutu yang terdapat pada Perpustakan Unsyiah bertugas membantu

setiap kebutuhan data dari prodi tersebut.

Perpustakaan Unsyiah menjaga keamanan data-data perpustakaan dengan

melakukan back up secara rutin yang dilakukan oleh staf bagian teknologi

informasi.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah menyediakan link pencarian data untuk

memudahkan civitas dalam persiapan akreditasi program studi yang dapat di

akses pada laman: http://uilis.unsyiah.ac.id/akreditasi-prodi/.

Kelemahan; Ketersediaan koleksi untuk program studi baru masih minim,

sehingga data buku yang dapat diberikan Perpustakaan Unsyiah sedikit.

e) Pengelolaan Manajemen Unsyiah

Justifikasi; Manajemen Unsyiah sangat mendukung terlaksananya segala proses

pengelolaan yang berlangsung di UPT Perpustakaan Unsyiah. Oleh karena itu,

pengelolaan perpustakaan mengikuti prosedur dari manajemen unsyiah. Saat ini

unsyiah banyak melakukan perubahan terhadap manajemen keuangan dan barang,

tentu saja perubahan yang sedang berlangsung ini momentum yang tepat untuk

perpustakaan dalam mengelola manajemen internalnya.

Kekuatan; Pengelolaan Manajemen Unsyiah sudah terkelola dengan baik

menggunakan aplikasi-aplikasi yang bagus dan terus dikembangkan berdasarkan

kebutuhan untuk memudahkan civitas akademika termasuk Perpustakaan Unsyiah

dalam mengelola manajemen.



Lampiran




No. Revisi : 04

9




Kelemahan; Dana untuk pengelolaan manajemen masih terbatas, sehingga

banyak hal yang direncanakan pada tahun ini tertunda dan diagendakan untuk

tahun berikutnya.

2.1.2 ISU INTERNAL

a) Kompetensi Pustakawan dan Staf:

Justifikasi; Kompetensi pustakawan dan staf merupakan salah satu isu internal

yang sangat mempengaruhi terhadap tercapainya VMTS perpustakaan. Dengan

adanya pustakawan dan staf yang kompeten, maka akan menghasilkan pekerjaan

dan memberikan pelayanan yang baikdsn profesional. Kompetensi pustakawan

dan staf dalam profesinya dibuktikan dengan adanya sertifikasi untuk

menunjukkan bahwa pustakawan tersebut ahli dalam bidangnya dan dibuktikan

dengan adanya sertifikat-sertifikat pelatihan yang di ikuti pustakawan dan staf.

Saat ini sudah diterbitkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)

bidang perpustakaan yang menjadi tuntutan bagi pustakawan mendapat

kompetensi minimal sesuai jabatan fungsionalnya. Secara internal Perpustakan

Unsyiah berkewajiban membina para pustakawan dan stafnya untuk mencapai

kompetensi yang dimilikinya.

Demikian juga halnya dengan kinerja pustakawan dan staf, UPT Perpustakaan

Unsyiah sudah mulai menerapkan penilaian kinerja. Kinerja menyangkut pada

kompetensi dan job description per-orang. UPT Perpustakaan Unsyiah terus

melakukan pembinaan peningkatan kompetensi dan desain job description untuk

mendapatkan kinerja staf yang lebih optimal.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki dua pustakawan yang tersertifikasi

berdasarkan bidangnya serta tiga tenaga teknologi informasi yang berkompetensi

dan telah tersertifikasi internasional untuk hal mikrotik. Perpustakaan Unsyiah

terus mengirim pustkawan/staf untuk mengikuti pelatihan-pelatihan guna

meningkatkan kompetensi.



Lampiran




No. Revisi : 04

10




Kelemahan; Pustakawan yang tersertifikasi berdasarkan keahliannya masih

sedikit dan perlu ditingkatkan. Perpustakaan Unsyiah masih kekurangan tenaga

teknologi informasi dibanding aplikasi-aplikasi baru yang terus bermunculan.

b) Penyediaan Sarana Prasarana:

Justifikasi; Sarana dan prasarana yang prima sangat dibutuhkan untuk

mempertahankan kenyamanan dan daya tarik pemustaka untuk tetap datang ke

perpustakaan. Oleh karena itu, perpustakaan berupaya terus menerus melakukan

renovasi yang kekinian untuk perbaikan dan meningkatkan kenyamanan

pemustaka.

Gedung Perpustakan Unsyiah tergolong gedung lama, sehingga kondisi utilitas

seperti toilet, saluran air, AC membutuhkan perawatan yang lebih optimal dan

berkala. Disamping itu masalah lain adalah skill teknisi internal yang terbatas,

sehingga menggunakan teknisi eksternal yang membutuhkan biaya lebih

besar/ekstra. Pihak perpustakaan terus melakukan pengecekan rutin terhadap

sarana dan prasarana di perpustakaan secara berkala untuk memastikan kelayakan

pakai dan memenuhi kebutuhan pemustaka dan staf.

Perpustakan Unsyiah telah membenahi fasilitas untuk keselamatan dan keamanan

kerja dengan merapikan kabel-kabel dan membuat pengaman pada colokan listrik.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki aplikasi room booking yang dapat di

akses pada laman http://uilis.unsyiah.ac.id/booked/. Perpustakaan Unsyiah

meningkatkan pendapatan melalui room booking yang digunakan oleh non civitas.

Kelemahan; Perpustakaan Unsyiah memiliki keterbatasan dana dalam

merenovasi dan melakukan penambahan pada sarana prasarana.

c) Pengembangan Sistem

Justifikasi; Pengembangan sistem perpustakaan merupakan proses penyesuaian

sistem yang lama untuk meningkatkan sistem yang sudah ada guna menunjang

kegiatan operasional organisasi.



Lampiran




No. Revisi : 04

11




Pengembangan sistem merupakan salah satu isu internal yang mempengaruhi

perubahan-perubahan pada manajemen perpustakaan, karena semakin

kompleksnya suatu organisasi maka semakin bertambahnya kebutuhan terhadap

pengembangan sistem.

Perpustakaan Unsyiah melakukan pengembangan system jika terdapat

permasalahan-permasalahan yang timbul dari sistem lama, permintaan pimpinan

dan adanya penambahan system baru pada aplikasi Perpustakaan Unsyiah.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah telah mengembangkan aplikasi lebih dari 20

aplikasi yang dapat di akses pada portal aplikasi Perpustakaan Unsyiah

http://uilis.unsyiah.ac.id/

Kelemahan; Masih terdapat aplikasi perpustakaan yang belum sepenuhnya

dijalankan atau digunakan oleh staf. Terbatasnya jumlah staf pengembangan dan

sarana.

d) Perpanjangan Koleksi via Aplikasi Mobile

Justifikasi; Peminjaman dan pengembalian koleksi merupakan rutinitas dalam

sebuah perpustakaan. Perpustakaan Unsyiah menyediakan layanan peminjaman

dan pengembalian secara mandiri. Hal ini dilakukan guna mengefesienkan

pemustaka dan staf dalam proses tersebut.

Perpustakaan Unsyiah telah melakukan pengembangan aplikasi UILIS Mobile,

guna memudahkan pemustaka dalam memanfaatkan layanan perpustakaan, di

antaranya perpanjangan koleksi yang dapat dilakukan menggunakan UILIS

Mobile tanpa harus ke perpustakaan.

Perpanjangan koleksi via aplikasi mobile menjadi isu yang dapat memunculkan

perubahan-perubahan terutama pada jumlah pengunjung fisik. Berdasarkan data,

pengunjung fisik perpustakaan mengalami penurunan. Penurunan ini terjadi

dikarenakan pemustaka memperpanjang koleksi menggunakan aplikasi UILIS

Mobile tanpa harus ke perpustakaan.



Lampiran




No. Revisi : 04

12




Kekuatan; Proses pelayanan perpanjang koleksi di Perpustakaan Unsyiah lebih

efisien dan memudahkan pemustaka.

Kelemahan; Perpustakaan Unsyiah mengalami penurunan kunjungan fisik dari

pemustaka yang memperpanjang koleksi.

e) Down Time Server

Justifikasi; Server merupakan sumber dari segala aktivitas pelayanan yang ada di

Perpustakaan Unsyiah, karena server memudahkan segala hal yang berkaitan

dengan kinerja perpustakaan.

Server memudahkan para pegawai untuk berbagi fasilitas secara bersama-sama,

mulai dari akses internet, printer, dan mesin faks. Siapapun dapay mengaksesnya

langsung dari meja kerja masing-masing sehingga turut meningkatkan efisiensi

kerja, sekaligus menghemat biaya pembelian hardware.

Down time server merupakan salah satu resiko yang menjadi isu internal yang

dapat menghambat segala proses pelayanan di Perpustakaan, sehingga harus di

minimalisir factor terjadinya.

Perpustakaan Unsyiah melalui staf teknologi informasi melakukan pengecekan

server dan melakukan back up data secara rutin. Perpustakaan Unsyiah

berkomitmen terhadap business continuity management dengan menyewa server

yang berada di Singapura bertujuan agar pelayanan yang diberikan tetap berjalan.

Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki server yang berada di Singapura yang

bertujuan agar pelayanan tetap berlangsung walaupun terjadi insident.

Kelemahan; Dana terbatas untuk penambahan server di Perpustakaan Unsyiah.



Lampiran




No. Revisi : 04

13




2.2 KEGIATAN

Perpustakaan Unsyiah melakukan berbagai kegiatan bisnis di dalam sektor

sasarannya dan secara konstan mengembangkan layanan baru untuk dapat

digunakan oleh pemustaka.

Berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik

Indonesia Nomor 48 Tahun 2015 TENTANG Organisasi Dan Tata Kerja

Universitas Syiah Kuala, Perpustakaan Unsyiah merupakan Sebuah Unit

Pelaksana Teknis yang merupakan jantung Universitas Syiah Kuala yang bertugas

melaksanakan layanan kepustakaan.

UPT Perpustakaan menyelenggarakan fungsi fungsi:

a. Penyusunan Rencana, program, dan anggaran UPT;

b. Perencanaan kebutuhan dan penyediaan bahan pustaka;

c. Memproses bahan pustaka;

d. menyediakan layanan dan pendayagunaan bahan pustaka;

e. Pemeliharaan bahan pustaka; dan

f. Pelaksanaan urusan tata usaha.

2.3 FUNGSI

Fungsi-fungsi organisasi yang terdapat di Perpustakaan Unsyiah terdiri dari:

Perencanaan, Literasi dan Hubungan Masyarakat

Administrasi/ Tata Usaha

Pelayanan Teknis

Pelayanan Pemustaka

Teknologi Informasi, dan

Manajemen Mutu

Berikut Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Unsyiah:



Lampiran




No. Revisi : 04

14




2.4 LAYANAN

Perpustakaan Unsyiah menawarkan layanan utama berikut kepada pemustaka

yang berupa:

No Jenis Layanan

Pengguna Layanan Layanan yang

Menghasilkan

Pendapatan Umum Civitas

Unsyiah

Staf/

Karyawan

1 Layanan Frontdesk Ya Ya Ya Ya

2 Layanan Check In dan

Check Out Ya Ya Ya Tidak

3 Layanan Helpdesk Ya Ya Ya Tidak

4 Layanan Sirkulasi Ya Ya Ya Ya



Lampiran




No. Revisi : 04

15




5 Layanan Digital Tidak Ya Ya Tidak

6 Layanan On Reserved Ya Ya Ya Tidak

7 Layanan Referensi Ya Ya Ya Ya

8 Layanan Serial Ya Ya Ya Tidak

9 Layanan Karya Ilmiah Ya Ya Ya Ya

10 Layanan Dokumen Ya Ya Ya Tidak

11 Layanan Literasi

Informasi Tidak Ya Ya Tidak

12 Layanan Penggunaan

Ruangan Ya Ya Ya Ya

13 Layanan Teknologi

Informasi Tidak Ya Ya Tidak

14 Layanan Libry Coffee Ya Ya Ya Ya

15 Layanan Man Corner Ya Ya Ya Ya

Layanan yang memiliki persyaratan/ketergantungan dengan pihak lain (prasyarat)

adalah:

Layanan Front desk; memerlukan mesin EDC untuk pembayaran tiket

masuk non civitas.

Layanan Sirkulasi; memerlukan mesin EDC untuk pembayaran denda.

Layanan Libry Coffee; dioperasikan oleh pihak ketiga atas dasar kerjasama.

Layanan Snack Corner dioperasikan oleh pihak ketiga atas dasar kerjasama.

Layanan sirkulasi merupakan layanan yang paling banyak dimanfaatkan oleh

pemustaka. Layanan tersebut memberikan pelayanan keanggotaan, peminjaman

koleksi, pengembalian koleksi dan pengurusan surat keterangan bebas pustaka.

2.5 KEMITRAAN

Perpustakaan Unsyiah memiliki kebijakan untuk membentuk kemitraan dengan

organisasi lain yang melengkapi penawarannya sendiri dan membawa manfaat

lebih bagi pelanggannya.



Lampiran




No. Revisi : 04

16




Berikut kemitraan utama saat ini di tempat:

No. Nama Kemitraan Lokasi Jasa yang

diberikan

Tahun

Kemitraan

1

Penerbit

Internasional

(Sciencedirect,

Springerlink, IEEE)

Jakarta

Penyediaan E-

Journal dan E-

Book

2013 s/d

Sekarang

2

Penerbit nasional

(Erlangga, Pustaka

Paramita,Gramedia)`

Cabang

Banda

Aceh

Distributor

koleksi buku

2017 s/d

Sekarang

3 UPT. Teknologi

Informasi Komputer Darussalam

Penyimpanan

data web service 1976 s/d

Sekarang Penyediaan

jaringan Internet

4 Perpustakaan

Nasional RI Jakarta

Penyediaan E-

resources 1976 s/d

Sekarang Penyelenggaraan

Diklat dan

pelatihan

5 Library gift shop Darussalam Penyediaan

Souvenir Unsyiah

2016 s/d

Sekarang

6 Libry coffee Darussalam Penyediaan

minuman kopi

2016 s/d

Sekarang

7 Man corner Darussalam

Layanan

fotocopy dan

snack

2000 s/d

Sekarang

8 Bank mandiri, Bank

BNI, Bank BRI Darussalam

Menyediakan

rekening koran,

Mesin EDC

2016 s/d

Sekarang



Lampiran




No. Revisi : 04

17




3 KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN

Pihak berkepentingan adalah mereka yang memberikan risiko signifikan terhadap

keberlanjutan perpustakaan jika kebutuhan dan harapan mereka tidak

terpenuhi. Untuk mengetahui tercapainya kebutuhan dan harapan pihak

berkepentingan di UPT Perpustakaan Unsyiah, maka perlu adanya pemahaman

serta identifikasi terhadap kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan serta

tindak pengendaliannya. Adapun identifikasi pihak-pihak berkepentingan tersebut

dapat dilihat pada tabel berikut:

NO. Pihak

Berkepentingan Kebutuhan dan Harapan Tindakan Pemenuhan

1. Pemustaka Perpustakaan mampu

menyediakan koleksi yang

relevan dan fasilitas yang

memenuhi kebutuhan

pemustaka.

Perpustakaan melakukan

survey kebutuhan dan

relevansi koleksi dan

penyediaan fasilitas yang

mendukung kenyamanan

pemustaka minimal 1x

pertahun.

2. Pustakawan

dan Staf

Pustakawan dan staf bekerja

dengan aman dan nyaman,

mendapat pelatihan dan

sertifikasi sehingga dapat

memberikan pelayanan

yang prima dan profesional

dalam mewujudkan VMTS

perpustakaan yang

mendukung tri darma

perguruan tinggi.

Perpustakaan

mengikutsertakan staf

dan pustakawan untuk

mengikuti training,

seminar, workshop, dan

sertifikasi untuk

meningkatkan skill dan

profesionalisme kerja staf

dan pustakawan.

3. Dosen Penyediaan koleksi relevan

dengan buku pegangan

dosen, sehingga

memudahkan dosen dan

mahasiswa dalam proses

belajar mengajar.

Perpustakaan Unsyiah

menyediakan form

pengusulan koleksi

secara online yang dapat

di isi oleh dosen untuk

mengusulkan koleksi



Lampiran




No. Revisi : 04

18




buku pegangan, agar

dapat dilakukan

pengadaan koleksi yang

sesuai dengan kebutuhan

dosen tersebut.

4. Peneliti Penyediaan koleksi dapat

mendukung penelitian yang

dilakukan oleh peneliti.

Perpustakaan Unsyiah

melanggan E-journal

internasional, penyediaan

koleksi yang open access,

menyediakan form

pengusulan koleksi yang

dapat diisi oleh peneliti

untuk mengusulkan

koleksi buku maupun

jurnal yang dibutuhkan.

Perpustakaan juga

menyediakan form (LSS)

Literature Searching

Service yang dapat diisi

secara online untuk

membantu para peneliti.

5. Rektorat Perpustakaan sebagai

penunjang tri darma

perguruan tinggi dan dapat

menjadi sumber utama

mahasiswa dalam mencari

referensi serta sebagai

wadah untuk

mengembangkan kreatifitas

mahasiswa

Perpustakaan

menyediakan sumber

referensi yang relevan

dengan kurikulum,

melanggan e-journal

internasional, penyediaan

fasilitas baca yang

mencukupi sesuai

kebutuhan dan wadah

untuk mengembangkan

kreatifitas mahasiswa.

6. Fakultas/ Prodi Perpustakaan mendukung

pencapaian akreditasi

fakultas/ prodi melalui

penyediaan koleksi yang

Perpustakaan

menyediakan form

usulan koleksi secara

online yang terdapat pada



Lampiran




No. Revisi : 04

19




relevan dengan disiplin

ilmu prodi yang

bersangkutan.

portal aplikasi

perpustakaan. oleh

karena itu perpustakaan

memastikan bahwa setiap

program studi mengisi

form usulan koleksi

secara online sesuai

dengan kebutuhan.

7. UPT. TIK Perpustakaan dapat

mengelola kestabilan

jaringan dan meng-back up

seluruh data perpustakaan.

Perpustakaan memeriksa

kestabilan jaringan secara

rutin dan meng back up

data setiap hari.

8. Penerbit Perpustakaan menambah

koleksi baik elektronik

maupun non elektronik

untuk meng update koleksi

berdasarkan kebutuhan.

Perpustakaan melanggan

koleksi elektronik dari

penerbit internasional

dan membeli koleksi

buku dari penerbit terkait

dengan mengadakan

kerjasama

9. Perpustakaan

Nasional RI

Perpustakaan unsyiah

diharapakan mengikuti

Standar Nasional

Perpustakaan Perguruan

Tinggi ( SNP PT ) dan

berpartisipasi dalam setiap

diklat dan pelatihan yang di

adakan oleh perpustakaan

nasional RI.

Perpustakaan mengikuti

SNP PT yang berlaku

dan mematuhi segala

syarat dan ketentuan

perpustakaan perguruan

tinggi dan melakukan

kerjasama dengan

perpusnas serta

mengirimkan staf dan

pustakawan untuk

berpartisipasi dalam

kegiatan diklat dan

pelatihan yang diadakan

perpusnas.

10. Perpustakaan

eksternal

Perpustakaan dapat

menjalin kerjasama antar

Perpustakaan menjalin

kerjasama antar



Lampiran




No. Revisi : 04

20




perpustakaan dalam

memajukan perpustakaan.

perpustakaan yang

dibuktikan dengan

adanya penandatanganan

MOU.

11. Man corner,

libry coffee dan

library gift

shop

Perpustakaan menyediakan

tempat yang strategis agar

dapat mendukung

pelayanan dari pihak

eksternal yang di sediakan.

Perpustakaan melakukan

penandatangan MOU

dengan pihak penyedia

ekternal dan

menyediakan tempat

yang strategis.

4 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN

4.1 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU

UPT Perpustakaan Unsyiah menyusun tata-kelola operasional dan pelayanan

dalam sebuah organisasi fungsional, dalam beberapa bidang yaitu:

a) Bidang Pelayanan Pemustaka Jenis pelayanan bidang ini adalah pelayanan keanggotaan, penelusuran informasi,

sirkulasi, referensi, on reserve, karya ilmiah, dokumen dan serial. Bidang ini yang

melayani pemustaka baik secara langsung (face-to-face) maupun melalui online.

Bidang pelayanan pemustaka memiliki peran yang sangat penting dikarenakan

staf/pustakawan berinteraksi secara langsung dengan pemustaka, sehingga

pemustaka dapat memberikan kesan langsung terhadap mutu pelayanan UPT

Perpustakaan Unsyiah.

Adapun proses yang dilakukan oleh bidang pelayanan pemustaka adalah:

Penitipan barang di loker

Pemeriksaan barang yang dibawa masuk ke ruang oleh pemustaka

Peminjaman buku secara mandiri

Pengembalian buku secara mandiri

Pengecekan ETD dan bebas pustaka

Penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang data

Pelayanan referensi dan on-reserve

Pelayanan koleksi ilmiah

Pelayanan koleksi serial



Lampiran




No. Revisi : 04

21




Pelayanan digital corner

Pelayanan koleksi CD-ROM

Pembuatan Video

Pengendalian pelayanan lembur sore, hari sabtu dan malam

Pengendalian pelayanan masuk pemustaka

Proses shelving koleksi

Layanan print center

Pelayanan koleksi dokumen

Pelayanan complain pelanggan

Layanan counter informasi

Pengangan pelanggaran

b) Bidang Pelayanan Teknis Jenis pelayanan bidang ini adalah memproses semua jenis koleksi yang masuk ke

perpustakaan. Koleksi tersebut melewati beberapa proses seperti inventarisasi dan

katalogisasi. Proses tersebut dilakukan sebelum koleksi tersebut dimanfaatkan

oleh pemustaka. Bidang ini juga melakukan perawatan dan preservasi terhadap

koleksi, sehingga informasi yang terdapat pada koleksi tersebut tetap dapat

dimanfaatkan oleh pemustaka.

Bidang pelayanan teknis menangani proses:

Penanganan koleksi baru

Pengolahan terbitan berkala

Pemeliharaan dan perawatan koleksi

Stock opname

Pengelolaan koleksi elektronik

Pengelolaan koleksi unsyiana

Setiap proses yang terdapat pada pelayanan ini harus dilakukan dengan tepat dan

sesuai dengan sistematika serta aturan yang berlaku, agar informasi pada koleksi

tersebut mudah ditelusuri atau ditemukan kembali oleh pemustaka.

c) Bidang Perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat bertugas:

i. Membuat perencanaan program kegiatan perpustakaan baik strategis jangka

panjang dan menengah, maupun jangka pendek atau tahunan. Perencanaan

yang dibuat mengikuti penganggaran yang telah ditetapkan.



Lampiran




No. Revisi : 04

22




ii. Melakukan publikasi dan promosi mengenai perpustakaan, kegiatan di

perpustakaan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan perpustakaan.

Misalnya publikasi mengenai layanan yang disediakan serta syarat-syarat

yang harus dipenuhi untuk dapat mengakses layanan tersebut. Kegiatan kelas

literasi dan hubungan masyarakat juga dikelola oleh bidang ini.

Ada pun kegiatan dibidang ini meliputi:

Pengembangan koleksi perpustakaan

Penyusunan rencana program dan kegiatan tahunan

Persiapan kegiatan literasi informasi

Pengembangan sumberdaya manusia

d) Bidang pengembangan sistem Bidang pengembangan sistem bertugas mengembangkan sistem perpustakaan

berbasis elektronik baik yang baru atau memperbaiki yang sudah ada. Beberapa

contoh misalnya tata cara pelayanan di counter sirkulasi, pengolahan koleksi dan

sebagainya. Pengembangan disini maksudnya bisa melibatkan pembuatan dan

perbaikan aplikasi sistem informasi ataupun kerja sama dengan pihak ketiga.

Bidang pengembangan sistem, meliputi:

Pemeliharaan jaringan, hardware dan software

Pengembangan aplikasi perpustakaan

Wewenang atas pengendalian aplikasi

Pengendalian remote access

Wewenang atas pengendalian jariangan

Penanganan insiden keamanan informasi

e) Bidang administrasi dan tata usaha Bidang administrasi dan tata usaha bertugas menjalankan administrasi umum,

arsip dan persuratan, kepegawaian, keuangan, barang persediaan dan inventaris.

Bidang ini akan mendukung terlaksananya fungsi dari semua bidang yang ada di

perpustakaan.

Bidang adaministrasi dan tata usaha menjalankan proses untuk:

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar

Proses penerimaan paket koleksi

Manajemen agenda kegiatan pimpinan

Perencanaan pengadaan asset dan bahan

Pelayanan penggunaan asset dan bahan



Lampiran




No. Revisi : 04

23




Perbaikan sarana dan prasarana

Pengendalian kehadiaran dan absensi

Pengendalian DP-3 pegawai

Prosedur kenaikan pangkat pegawai

Proses pengamprahan pembelian barang

Proses pengamprahan honor kegiatan

Proses pengamprahan honorarium operasional kantor

Pengendalian pembuatan SPPD

Proses pencatatan tupoksi

Prosedur peminjaman ruangan

f) Bidang Manajemen Mutu Bidang manajamen mutu bertugas melakukan monitoring terhadap kebijakan

yang berhubungan dengan operasional perpustakaan agar berjalan sebagai mana

mestinya secara berkelanjutan.

Proses yang dilakukan oleh bidang penjaminan mutu adalah:

Pengendalian dokumen

Pengendalian rekaman

Pembuatan dokumen renstra

Tanggungjawab wewenang dan komunikasi internal

Tinjauan manajemen

Internal audit

Pengendalian layanan tidak sesuai

Analisis data

Tindakan perbaikan dan pencegahan

Survey perbaikan berkelanjutan

Proses lebih detail dimasing masing pelayanan dan operasional dapat dilihat pada

dan dokumen operasional perpustakaan (terlampir).

4.2 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN KEAMANAN

INFORMASI



Lampiran




No. Revisi : 04

24




Perpustakaan Unsyiah berkomitmen menjaga dan mengendalikan informasi yang

dimiliki dari akses dan operasi yang dilakukan oleh internal/external stake holder

dan pihak berkepentingan.Untuk mencapai tujuan tersebut Perpustakaan Unsyiah

mengimplementasikan Sistem Manajemen Keamanan Informasi dengan standar

ISO 27001:2013, yang melingkupi pengendalian akses dari informasi, data dan

aset utama IT di Perpustakaan Unsyiah.

Dalam mengimplementasikan SMKI, Perpustakaan Unsyiah mengendalikan

aplikasi, yaitu: OPAC (Online Public Access Catalogue), ETD (Electronic Theses

Disertation), OER (Open Educational Resources), dan Booking Room.

OPAC adalah OPAC (Online Public Access Catalogue) merupakan search engine

publik perpustakaan untuk menemukan data koleksi (aset perpustakaan) dan

pengguna juga dapat memperoleh Informasi penggunaan terhadap bahan

perpustakaan. Pengendalian data di aplikasi OPAC sangat penting karena data

buku sebagai asset utama perpustakaan tersimpan disitu. Keakuratan data OPAC

sangat mempengaruhi kualitas layanan, yaitu kemudahan dalam penelusuran

buku, sirkulasi, akses ke proxy. Sehingga aplikasi ini harus dikendalikan dengan

baik.



Lampiran




No. Revisi : 04

25






Lampiran




No. Revisi : 04

26




OER (Open Educational Resources) merupakan suatu portal berbasis website

publik dari hasil kerja sama antara Perpustakaan dan UKM Literasi Informasi

Unsyiah yang menyimpan ajar untuk rujukan seperti audio, video, image dan

buku teks yang belisensi Creative Commons By. Dalam aplikasi ini sangat

menjunjung tinggi dan menjaga hak cipta dari karya yang kami publis. Sehingga

aplikasi ini harus dikendalikan dengan baik.



Lampiran




No. Revisi : 04

27




Room Booking merupakan aplikasi untuk manajemen peminjaman ruangan pada

perpustakaan oleh pihak civitas akademik Unsyiah. Aplikasi ini

diimplementasikan agar mempermudah pelayanan peminjaman ruangan akses

secara publik tentu dengan ketentuan dan syarat tententu. Sehingga aplikasi ini

harus dikendalikan dengan baik.



Lampiran




No. Revisi : 04

28




Adapun Pengakses, cara akses, risiko, pengendalian dan pengendali terhadap

aplikasi tersebut dapat dilihat pada tabel berikut:

No Aplik

asi

Pengguna/

pengakses

Kebutuhan

dan

Harapan

terhadap

Scope

ISMS

Cara Akses Risiko Pengen

dalian

Penge

ndali

1 OPAC Eksternal:

Mahasiswa

Dosen

Peneliti

Masyarakat

sekitar

Internal :

Karyawan/

pegawai/

staf

Penggunaan

Aplikasi

OPAC

mudah dan

cepat.

Aplikasi

OPAC

terkoneksi

cepat

Opac dapat di

access melalui situs

uilis.unsyiah.ac.id/o

pac/

Tuliskan “Kata

kunci” buku yang

diinginkan.

Pilih judul buku

dari hasil pencarian

Catat No. Kelas/

DDC/ No. Panggil.

Setelah dicatat, cari

bukunya di rak.

Apabila ada kendala

dengan letak No.

Kelas/ DDC/ No.

Panggil, hubungi

Helpdesk.

Bencan

a alam

Kebakr

an

Hacker

/

malwar

e

Data

rusak

Data

tidak

falid

Listrik

padam

Backup

Databa

se

Backup

Data

Aplikas

i

Pusta

kawan

Staf

IT

2 OER Eksternal:

Mahasiswa

Dosen

Peneliti

Masyarakat

sekitar

Internal :

Karyawan/

Pengaksesa

n mudah

dan

penambaha

n bahan

ajar terus

ditingkatka

n

http://uilis.unsyiah.ac.i

d/oer/ Bencana

alam

Kebakar

an

Hacker/

malware

Data

rusak

Data

Backu

p

Databa

se

Backu

p Data

Aplika

si

Pusta

kawan

UKM

Litera

si

Infor

masi

Staf

IT



Lampiran




No. Revisi : 04

29




No Aplik

asi

Pengguna/

pengakses

Kebutuhan

dan

Harapan

terhadap

Scope

ISMS

Cara Akses Risiko Pengen

dalian

Penge

ndali

pegawai/

staf

Pengaksesa

n OER

terus

meningkat

tidak

valid

Listrik

padam

3 Room

Booki

ng

Eksternal:

Civitas

Akademika

Unsyiah dan

masyarakat

umum

Internal :

Karyawan/

pegawai/

staf

Pembookin

gan ruangan

mudah dan

cepat dalam

proses

mendapatka

n ruangan

Pembookin

g ruangan

harus

mematuhi

aturan tata

cara

booking

room

http://uilis.unsyiah.ac.i

d/#popup_booking Bencana

alam

Kebakar

an

Hacker /

malware

Data

rusak

Data

tidak

falid

Listrik

padam

Backu

p

Databa

se

Backu

p Data

Aplika

si

Pusta

kawan

Staf

IT

4.3 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN SERVICE



Lampiran




No. Revisi : 04

30




Perpustakaan Unsyiah berkomitmen memberikan pelayanan prima yang berbasis

teknologi informasi untuk kepuasan pelanggan.Untuk mencapai tujuan tersebut

Perpustakaan Unsyiah mengimplementasikan Sistem Manajemen Service dengan

standar ISO 20000:2018.

Dalam mengimplementasikan SMS, Perpustakaan Unsyiah telah membuat

dokumen-dokumen baru yang yang merupakan mandatory. Salah satunya dengan

membuat dokumen-dokumen kebijakan terhadap service, service katalog, Service

Level Agreement (SLA) dan lainnya.

Berikut layanan-layanan yang terdapat di Perpustakaan Unsyiah:

Layanan Frontdesk

Layanan Check In dan Check Out

Layanan Helpdesk

Layanan Sirkulasi

Layanan Digital

Layanan On Reserved

Layanan Referensi

Layanan Serial

Layanan Karya Ilmiah

Layanan Dokumen

Layanan Literasi Informasi

Layanan Penggunaan Ruangan

Layanan Teknologi Informasi

Layanan Libry Coffee

Layanan Man Corner



Lampiran




No. Revisi : 04

31




5 PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH

5.1 PROSES BISNIS

Proses bisnis perpustakaan dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini:

Gambar 1 Proses Bisnis

Dapat juga dipresentasikan dalam skema input – activities – output, pada gambar

2 dibawah ini.



Lampiran




No. Revisi : 04

32




Gambar 2 Skema Inputs – Activities - Outputs

Adapun Input, Activities dan Output yang dimaksud adalah:

Input: berupa pustakawan dan staf, pemustaka dan koleksi

Activities:

- Proses dimulai dari bidang administrasi dan tata usaha melaksanakan tugas

untuk semua kegiatan administrasi umum seperti: persuratan, keuangan

dan arsip untuk mendukung terlaksananya perencanaan kegiatan dan

pembelian asset perpustakaan untuk menunjang pelaksaaan proses bisnis

semua bidang yang ada di perpustakaan.

- Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat melakukan proses

penyusunan anggaran, pembelian koleksi dan fasilitas yang dibutuhkan

untuk melaksanakan proses bisnis perpustakaan, dibagian ini juga

mengelola kelas literasi dan hubungan masyarakat.

- Selanjutnya bidang Pelayanan teknis melakukan tugas operasional yang

bersifat teknis seperti: inventarisasi, katalogisasi, menentukan tajuk subjek

dan nomor klasifikasi. Bidang ini juga melakukan perawatan dan

pemeliharaan koleksi.



Lampiran




No. Revisi : 04

33




- Selesai proses dari pelayanan teknis selanjutnya output yang berupa koleksi

diserahkan ke pelayanan pemustaka untuk dapat dimanfaatkan ke

pemustaka.

- Semua Bidang tersebut didukung oleh bidang pengembangan sistem untuk

menjalankan proses bisnisnya.

- Selanjutnya bidang penjaminan mutu melakukan monitoring dan evaluasi

terhadap hasil kinerja semua bidang untuk menjamin kelancaran proses

kerja dan menilai output yang dihasilkan dapat memuaskan pemustaka.

Output: berupa jasa dan pengetahuan dari pemanfaatan koleksi, penelusuran

informasi, kegiatan literasi informasi, kreatifitas, pelatihan dan seminar.

Manajemen Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah juga menetapkan control, kriteria,

metode otoritas untuk menjamin INPUT – ACTIVITIES – OUTPUT di atas dapat

berjalan dengan efektif, kebutuhan sumber daya terpenuhi, terkendali resiko,

kesempatan dan terevaluasi semua tahapannya.

Manajemen mutu yang diterapkan UPT Perpustakaan Unsyiah akan terus tumbuh

berkembang dan disesuaikan dengan kondisi terkini dari perpustakaan,

permintaan dari pemustaka dan civitas unsyiah serta standar manajemen yang

diterapkan.

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA...

Documents

Transcript of UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA...