UPAYA INSTALASI REKAM MEDIS DALAM …repository.unjaya.ac.id/2047/2/FITRI HARIYATI_1314042...UPAYA...

UPAYA INSTALASI REKAM MEDIS

DALAM MENJAGA KEAMANAN DAN KERAHASIAAN

BERKAS REKAM MEDIS

DI RSUD PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan sebagai salah satu syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta

Disusun Oleh

Disusun Oleh:

FITRI HARIYATI

1314042

PROGRAM STUDI

PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2017

iv

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Alhamdulillahirabbil ‘aalamin. Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah

SWT atas berkat dan Rahmat-Nya peneliti dapat melaksanakan dan

menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah (KTI). Penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini

diajukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan

Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad

Yani Yogyakarta dengan judul ”Upaya Instalasi Rekam Medis dalam menjaga

Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di RSUD Panembahan

Senopati Bantul” ini dengan baik.

Selama Proses Penulis Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa Tugas

Akhir ini tidak akan terselesaikan dengan Baik tanpa dukungan dari berbagai

pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya Karya Tulis Ilmiah. Kami

ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan membantu

peneliti, yaitu :

1. Kuswanto Hardjo dr., M.Kes. sebagai Ketua STIKES Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta yang telah mendukung pelaksanaan Karya Tulis Ilmiah ini.

2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM., MPH sebagai Ketua Prodi Diploma 3

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di STIKES Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta yang telah mendukung pelaksanaan Karya Tulis Ilmiah ini.

3. Dra. Rawi Miharti., MPH Sebagai pembimbing Karya Tulis Ilmiah yang telah

memberikan arahan dan bantuan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.

4. Suryo Nugroho Markus S.E., MPH Sebagai penguji di STIKES Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta

5. Staf dan dosen-dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Yang telah

mendukung dan melancarkan mahasiswa dalam menyelesaikan karya tulis

ilmiah ini.

6. Dr. Gandung Bambang Hermanto Sebagai direktur RS Panembahan Senopati

Bantul yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian

v

7. Seluruh staf dan karyawan Rekam Medis di RS Panembahan Senopati Bantul

8. Ayah, Ibu, abang, kakak dan adek tercinta yang selalu tak kenal lelah bekerja

dan selalu memberi semangat, dukungan baik secara moril maupun material

untuk tercapainya penelitian ini, serta atas kesabaran, doa yang tidak pernah

lelah dipanjatkan untuk kelancaran karya tulis ilmiah.

9. Seluruh teman-teman yang telah memberikan semangat dan dukungan dalam

menyelesaikan karya tulis ilmiah ini.

10. Serta semua pihak yang tidak bisa peneliti sebutkan satu persatu, yang telah

mendukung dan membantu dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini.

Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya,

atas segala amal kebaikan dan bantuannya. Semoga karya tulis ilmiah ini dapat

bermanfaat bagi penulis dan menambah wawasan bagi pembaca khususnya

dibidang Rekam Medis.

Atas perhatiannya peneliti ucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb

Yogyakarta, 27 Juli 2017

Fitri Hariyati

vi

DAFTAR ISI

Hal

HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ ii

HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................... iii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv

DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. x

DAFTAR CODING WAWANCARA ................................................................... xi

DAFTAR SINGKATAN ..................................................................................... xii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiii

INTISARI ............................................................................................................ xiv

ABSTRACT .......................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang ............................................................................................... 1

B. Identifikasi Masalah....................................................................................... 4

C. Tujuan Penelitian ........................................................................................... 4

D. Manfaat Penelitian ......................................................................................... 5

E. Lingkup Penelitian ......................................................................................... 5

F. Keaslian Penelitian ........................................................................................ 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 7

A. Tinjauan Teori ............................................................................................... 7

1. Rumah Sakit .............................................................................................. 7

2. Rekam Medis ............................................................................................ 8

vii

3. Aspek Hukum ......................................................................................... 12

4. Penyimpanan Rekam Medis (Filing) ...................................................... 14

5. Keamanan Berkas Rekam Medis ............................................................ 16

6. Kerahasiaan Berkas Rekam Medis ......................................................... 20

7. Upaya dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan BRM ....................... 21

8. Petugas Rekam Medis ............................................................................. 22

9. Kebijakan Protap ..................................................................................... 23

B. Kerangka Teori ............................................................................................ 24

C. Kerangka Konsep......................................................................................... 24

D. Pertanyaan Penelitian................................................................................... 25

BAB III METODE PENELITIAN ....................................................................... 26

A. Jenis dan Rancangan Penelitian ................................................................... 26

1. Jenis Penelitian ........................................................................................ 26

2. Rancangan Penelitian .............................................................................. 26

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ....................................................................... 27

1. Lokasi Penelitian ..................................................................................... 27

2. Waktu Penelitian ..................................................................................... 27

C. Sumber Data ................................................................................................ 27

1. Subyek Penelitian.................................................................................... 27

2. Obyek Penelitian ..................................................................................... 27

D. Definisi Operasional .................................................................................... 28

E. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data .................................................. 29

1. Teknik Pengumpulan Data ...................................................................... 29

2. Instrumen Penelitian ............................................................................... 30

F. Metode Pengolahan Data ............................................................................. 31

G. Urutan Teknik Analisis Data ....................................................................... 32

H. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ......................................................... 33

viii

1. Triangulasi Sumber ................................................................................. 33

2. Triangulasi Teknik .................................................................................. 33

I. Etika Penelitian ............................................................................................ 34

J. Jalannya Penelitian ...................................................................................... 34

1. Tahap Persiapan Penelitian ..................................................................... 34

2. Tahap Pelaksanaan Penelitian ................................................................. 35

3. Tahap Akhir Penelitian ........................................................................... 36

K. Hambatan Penelitian .................................................................................... 36

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 37

A. Gambaran Umum RSUD Panembahan Senopati Bantul ............................. 37

1. Rumah Sakit ............................................................................................ 37

2. Rekam medis ........................................................................................... 40

B. Hasil ............................................................................................................. 42

BAB V PENUTUP ............................................................................................... 74

A. Kesimpulan .................................................................................................. 74

B. Saran ............................................................................................................ 74

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 77

LAMPIRAN

ix

DAFTAR TABEL

Hal

Tabel 3. 1 Definisi Operasional ............................................................................. 28

Tabel 4. 1 Hasil Observasi letak ruangan bebas banjir ......................................... 43

Tabel 4. 2 Hasil Observasi rak penyimpanan........................................................ 44

Tabel 4. 3 Hasil Observasi pencahayaan............................................................... 46

Tabel 4. 4 Hasil Observasi bebas kebakaran ......................................................... 48

Tabel 4. 5 Hasil Observasi kelembaban ................................................................ 50

Tabel 4. 6 Hasil Observasi BRM berjamur ........................................................... 51

Tabel 4. 7 Hasil Observasi kualitas BRM ............................................................. 53

Tabel 4. 8 Hasil Observasi kualitas BRM ............................................................. 55

Tabel 4. 9 Hasil Observasi pintu ruangan ............................................................. 57

Tabel 4. 10 Hasil Observasi tulisan dipintu ruangan ............................................ 58

x

DAFTAR GAMBAR

Hal

Gambar 2. 1 Kerangka Teori ................................................................................. 24

Gambar 2. 2 Kerangka Konsep ............................................................................. 24

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi RSUD Panembahan Senopati Bantul .............. 40

Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Panembahan

Senopati Bantu ...................................................................................................... 42

Gambar 4. 3 Rak penyimpanan ............................................................................. 45

Gambar 4. 4 BRM didalam rak penyimpanan ...................................................... 46

Gambar 4. 5 Pencahayaan diruang filing .............................................................. 47

Gambar 4. 6 Kipas angin diruang filing ................................................................ 48

Gambar 4. 7 Alat pemadam kebakaran ................................................................. 49

Gambar 4. 8 ukuran kelembaban dan suhu diruang filing .................................... 50

Gambar 4. 9 BRM yang berdebu .......................................................................... 52

Gambar 4. 10 (1) Tinta, (2) kertas, (3) map .......................................................... 54

Gambar 4. 11 Pantry dan makanan minuman didalam ruangan ........................... 55

Gambar 4. 12 BRM terkena air ............................................................................. 56

Gambar 4. 13 Pintu ruang penyimpanan BRM ..................................................... 59

Gambar 4. 14 Map dan formuir yang robek .......................................................... 62

Gambar 4. 15 BRM yang menumpuk dan padat ................................................... 63

Gambar 4. 16 (1) CCTV dan (2) petunjuk jalur evakuasi ..................................... 64

xi

DAFTAR CODING WAWANCARA

Hal

Coding 1 letak ruang yang bebas dari kebanjiran ................................................. 43

Coding 2 rak penyimpanan berkas rekam medis .................................................. 45

Coding 3 pencahayaan diruang penyimpanan....................................................... 47

Coding 4 keamanan dari kebakaran ...................................................................... 49

Coding 5 kelembaban diruang penyimpanan ........................................................ 51

Coding 6 berkas rekam medis yang berjamur ....................................................... 52

Coding 7 pemberian kamfer .................................................................................. 52

Coding 8 kualitas BRM ......................................................................................... 54

Coding 9 petugas yang makan didalam ruangan................................................... 56

Coding 10 ruangan filing yang terkunci bila tidak ada petugas ............................ 57

Coding 11 kehilangan berkas ................................................................................ 57

Coding 12 selain petugas dapat masuk kedalam ruangan ..................................... 59

Coding 13 jalur penyelamatan ............................................................................. 64

xii

DAFTAR SINGKATAN

BRM : Berkas Rekam Medis

DEPDIKNAS : Departemen Pendidikan Nasional

DEPKES : Departemen Kesehatan

DRM : Dokumen Rekam Medis

IRD : Instalasi Rawat Darurat

IRNA : Instalasi Rawat Inap

KEMENKES : Kementrian Kesehatan

PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan

RENSTRA : Rencana Strategi

RM : Rekam Medis

RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

SDM : Sumber Daya Manusia

SIRS : Sistem Informasi Rumah Sakit

SKM : Standar Kerja Minimal

SPO : Standar Prosedur Operasional

UU : Undang – Undang

WHO : World Health Organization

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Surat Izin Studi Pendahuluan ke RSUD Panembahan Senopati

Bantul

Lampiran 2 : Surat Izin Studi Pendahuluan ke BAPPEDA Kabupaten Bantul

Lampiran 3 : Surat Balasan Izin Studi Pendahuluan dari RSUD Panembahan

Senopati Bantul

Lampiran 4 : Surat Balasan Izin Studi Pendahuluan dari BAPPEDA

Kabupaten Bantul

Lampiran 5 : Surat Izin Penelitian ke RSUD Panembahan Senopati Bantul

Lampiran 6 : Surat keterangan etik penelitian ke RSUD Panembahan Senopati

Bantul

Lampiran 7 : Surat Izin Penelitian ke BAPPEDA Kabupaten Bantul

Lampiran 8 : Surat Balasan Izin Penelitian dari BAPPEDA Kabupaten Bantul

Lampiran 9 : Surat Balasan Penelitian dari RSUD Panembahan Senopati

Bantul

Lampiran 10 : Persetujuan Responden A

Lampiran 11 : Persetujuan Responden B

Lampiran 12 : Persetujuan Triangulasi Sumber

Lampiran 13 : Hasil Wawancara

Lampiran 14 : Check list Observasi

Lampiran 15 : Daftar Coding Wawancara

Lampiran 16 : Lembar Kegiatan Bimbingan

xiv

UPAYA INSTALASI REKAM MEDIS

DALAM MENJAGA KEAMANAN DAN KERAHASIAAN

BERKAS REKAM MEDIS

DI RSUD PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL

TAHUN 2017

Fitri Hariyati1, Rawi Miharti

2

INTISARI

Latar Belakang : RSUD Panembahanan Senopati Bantul dalam keamanan dan

kerahasiaan rekam medis masih belum berjalan dengan baik. Masih adanya rak

penyimpanan dari bahan triplek, rak yang berdebu, tidak adanya kamfer, pintu

sering tidak terkunci, juga masih ditemukan selain petugas dapat masuk keruang

filing dan berkas rekam medis yang menumpuk di lantai. Oleh sebab itu penulis

ingin mengetahui gambaran tentang upaya instalasi rekam medis dalam menjaga

keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis pada ruang filing di RSUD

Panembahan Senopati Bantul.

Tujuan Penelitian : Menjelaskan Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga

Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan

berkas rekam medis (filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul.

Metode Penelitian : dan rancangan cross sectional. Jenis Penelitian yang

digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif, dan rancangan

penelitian fenomenologis. Metode pengumpulan data yaitu wawancara, observasi

Hasil Penelitian : Berdasarkan pengamatan terhadap keamanan pengolahan

berkas rekam medis di filing RSUD Panembahan Senopati Bantul dapat diketahui

dari segi fisik masih belum aman dari bahaya kebakaran, dari segi biologis belum

mengunakan kamfer pada setiap rak, dan dari segi kimiawi petugas masih

melakukan aktifitas-aktifitas seperti makan dan minum di ruang filing, dari aspek

kerahasiaan pintu tidak dikunci dan masih ada pasien atau petugas selain rekam

medis masuk ruang filing. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas

rekam medis di perlukan sarana dan prasarana serta ruangan yang cukup aman

dan baik untuk menjaga kerahasiaan berkas rekam medis. Perlu disosialisasikan

kebijakan dan prosedur tetap berisi aturan petugas dalam memberikan pelayanan

yang baik.

Kata Kunci : Keamanan, Kerahasiaan, Berkas Rekam Medis, ruang penyimpanan

1Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

2Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

xv

MEDICAL RECORD INSTALLATION EQUIPMENT

IN KEEPING SECURITY AND CONFIDENTIALITY

MEDICAL RECORD

IN PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL HOSPITAL 2017

By:

Fitri Hariyati¹ , Rawi Miharti ²

ABSTRACT

Background: Medical Record File (MRF) is a recording tool, noting the

occurrence of transactions. Service quality can be improved, suppported by

security aspect and confidentiality of medical record files in the filing room of

hospital. In Panembahan Senopati Bantul Hospital, the security and

confidentiality of medical record has not gone well. The storage shelves of

plywood, dusty shelves, no camphor, unlocked doors, free entry, and stacks of

medical record files on the floor. Therefore the authors want to know the

description of medical record installation efforts in maintaining security and

confidentiality of medical record files Panembahan Senopati Bantul Hospital.

Objectives: Explain the effort of medical record installation in keeping security

and confidentiality of medical record files in the filing room.

Research Methods: This research used the descriptive qualitative, with

phenomenological design, observation method and interview.

Result: Based on observation, can be known that the security from physical

aspect is not safe from fire hazard, from biology aspect there is no camphor on

every shelf, and from chemical aspect the officer still doing activities such as

eating and drinking in the filing room. From confidentiality aspect unlocked door

and free entry. To maintain the security and confidentiality of medical record

files, need facilities and infrastructure, a safe and good room to maintain the

confidentiality of medical record files. It needs to socialize policies and

procedures about the rules of the officer in providing good service.

Keywords: Security, Confidentiality, Medical Record File, Filing Room

(1)

A student of Diploma 3Medical Record and Health Information Study Program

of Achmad Yani High School of Health Science Yogyakarta

(2)A Counseling Lecture of Diploma 3 Medical Record and Health Information

Program Study of Achmad Yani High School of Health Science Yogyakarta

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menurut Permenkes RI No. 56/MENKES/PER/III/2014 tentang

Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit, Rumah Sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat

jalan dan gawat darurat. Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia

No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, rumah sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang

dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan

teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu

meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat,

agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Penyelenggaraan

pelayanan kesehatan yang baik berdasarkan Permenkes RI No.

56/MENKES/PER/III/2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit,

bahwa rumah sakit wajib menyelenggarakan pelayanan rekam medis.

Menurut Hatta (2013), Rekam medis merupakan berkas yang berisikan

catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di sarana pelayanan kesehatan.

Tujuan primer dari rekam medis adalah untuk kepentingan pasien, pelayanan

pasien, manajemen pelayanan, menunjang pelayanan, dan

pembiayaan.Sedangkan untuk tujuan sekunder dari rekam medis adalah untuk

kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan

Menurut Undang-undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009, Salah

satu bagian terpenting dari suatu instalasi pelayanan kesehatan adalah

manajemen pengolahan arsip-arsip dokumen, arsip pasien kemudian disimpan

dalam suatu berkas yang dinamakan berkas rekam medis, selain itu rumah

sakit mempunyai kewajiban untuk menyelenggarakan rekam medis.

2

Menurut Rustiyanto (2011), Pembuatan rekam medis di rumah sakit

bertujuan untuk mendapatkan catatan atau dokumen yang akurat dan adekuat

dari pasien, mengenai kehidupan dan riwayat kesehatan, riwayat penyakit

dimasa lalu dan sekarang, juga pengobatan yang telah diberikan sebagai

upaya meningkatkan pelayanan kesehatan

Berkas rekam medis (BRM) merupakan alat untuk merekam dan mencatat

terjadinya transaksi pelayanan. Sehingga isi berkas rekam medis dapat

memberikan informasi yang akurat dan berkesinambungan, mutu pelayanan

dapat di tingkatkan bila didukung oleh keamanan dan kerahasiaan rekam

medis pasien di ruangan penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri, seperti

Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis, pasal

10 ayat (1) bahwa isi berkas rekam medis mengandung nilai kerahasiaan yang

harus dijaga karena didalam rekam medis mengandung riwayat pengobatan

pasien dari awal sampai akhir pasien tersebut berobat, pasal 12 ayat (1)

bahwa berkas rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan, dan ayat (2) isi

rekam medis merupakan milik pasien, maka rumah sakit berkewajiban untuk

menjaga kerahasiaan isi berkas rekam medis dan memelihara keawetannya

sedangkan menurut Hatta (2013), bahwa kepemilikan informasi kesehatan

dipegang oleh rumah sakit, atau dokter yang menyimpan rekam medis pasien,

hasil foto rongten, hasil laboratorium. Bukan berarti pasien atau pihak yang

berwenang tidak memiliki hak hukum mengakses informasi kesehatan

tersebut. Sistem pengolahan data rekam medis dikerjakan di dalam unit

pelayanan rekam medis salah satunya meliputi sub unit filing.

Menurut Rustiyanto (2011), Filing adalah kegiatan menyimpan, penataan

atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk mempermudah

pengambilan kembali (retrieval), dan dibagian filing penyimpanan dan

pengambilan kembali rekam medis dilakukan.

Menurut Rustiyanto (2011),Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan

mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis

yang disimpan dalam rak filing, mudah mengambil dari rak penyimpanan dan

3

mudah dalam pengembaliannya, juga melindungi dokumen rekam medis dari

bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.

Maka keamanan merupakan pertimbangan penting diarea pengarsipan dan

aturan keamanan hendak secara jelas diterapkan, sehingga di perlukan

pengolahan rekam medis yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan

ruang penyimpanan yang baik dan untuk melindungi dokumen rekam medis

dari kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang,

selain itu petugas dapat memberikan tanda peringatan “selain petugas

dilarang masuk” didepan pintu filing (Rustiyanto ,2011). Menurut Hatta

(2013), Keamanan adalah perlindungan terhadap privasi seseorang dari

kerahasiaan rekam medis kesehatan.

Berdasarkan studi pendahuluan pada tanggal 18 Mei 2017 di RSUD

Panembahan Senopati Bantul bagian filing, masih ditemukan beberapa

masalah yang berkaitan dengan keamanan dan kerahasiaan berkas rekam

medis pasien. Pertama, berdasarkan denah ruangan, pintu langsung menuju

ke ruang filing sebelum menuju ke IRM, dan pintu sering tidak terkunci,

sehingga petugas selain petugas filing atau petugas rekam medis dapat masuk

dan melihat langsung rak filing. Kedua disebabkan oleh beberapa hal yaitu

karena dapat disebabkan dari makanan dan minuman, dan juga tidak adanya

kamfer di sub rak yang membuat serangga banyak bersarang di rak filing,

belum adanya proses pemeliharaan BRM dan juga belum adanya sarana

prasarana keselamatan di ruang penyimpanan berkas rekam medis.

Kemudian, berdasarkan aspek hukum, ketentuan peminjaman berkas

rekam medis sangat perlu diperhatikan. Akan tetapi di RSUD Panembahan

Senopati Bantul masih ditemukan pasien meminta berkas rekam medis ke

filing dan membawa berkas rekam medis itu sendiri keruang perawatan.

Catatan medis merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena

sangat bermanfaat bagi pasien, bagi dokter, dan bagi rumah sakit. Menjadi

tanggung jawab rumah sakit untuk melindungi informasi yang ada di dalam

catatan medis ataupun dipergunakan oleh orang yang tidak semestinya. Izin

tertulis dari pasien harus dimintakan untuk memberikan keterangan pada

4

seseorang. Bagi orang yang seharusnya tidak berhak untuk memperoleh

informasi. Permasalahan yang terakhir dan utama adalah sudah adanya SK/

SPO dan Protap yang mengatur tentang keamanan dan kerahasiaan dari

berkas rekam medis namun tidak disosialisasikan kepada petugas, sehingga

mengakibatkan tidak adanya ketetapan bagi petugas untuk melaksanakan

tugas dan alur prosedur tidak sesuai dengan proses sebenarnya yang ada.

Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk melakukan pelitian tentang “Upaya

Instalasi Rekam Medis Dalam Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan

Berkas Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul”

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan masalah yaitu

bagaimanakah Upaya Instalasi Rekam Medis Dalam Menjaga Keamanan dan

Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul

yang dapat membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis aman dan

kerahasiaan informasi pasien terjamin?

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui gambaran tentang Upaya Instalasi Rekam Medis dalam

Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di RSUD

Panembahan Senopati Bantul.

2. Tujuan Khusus

1. Mengidentifikasi keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis

(filing) dalam ancaman aspek fisik, biologi, kimiawi di RSUD

Panembahan Senopati Bantul

2. Mengidentifikasi kerahasiaan ruang penyimpanan berkas rekam medis

(filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul

3. Menjelaskan Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan

dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan

berkas rekam medis (filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul

35

a. Konsultasi dengan pembimbing untuk menentukan langkah- langkah dalam

penyusunan usulan penelitian, pemilihan permasalahan diikuti dengan

penyusunan proposal. Setelah dilakukan pemilihan permasalahan penelitian

dan setelah mendapatkan persetujuan dari pembimbing, koordinator KTI,

dan pusat penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (PPPM), langsung

ketingkat selanjutnya.

b. Studi pustaka untuk menentukan acuan penelitian yang bersumber dari

buku, jurnal dan internet.

c. Mengajukan izin studi pendahuluan, dan peneliti melakukan studi

pendahulan yang akan dilaksanakan di RSUD Panembahan Senopati

Bantul.

d. Penelitian selanjutnya menyusun usulan penelitian, dan konsultasi usulan

penelitian dengan pembimbing

e. Kemudian peneliti menyelesaikan penyusunan proposal, setelah peneliti

mendapatkan persetujuan dari pembimbing, langkah selanjutnya peneliti

harus mempersentasikannya diseminar proposal.

f. Setelah dilakukan revisi pada proposal, peneliti mengurus perijinan dari

STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta ke RSUD Panembahan

Senopati Bantul untuk dilaksanakannya penelitian.

2. Tahap Pelaksanaan Penelitian

Pelaksanaan penelitian merupakan proses pengumpulan data yang disusun

dalam bab IV hasil dan pembahasan peneitian. Penelitian ini dilaksanakan di

RSUD Panembahan Senopati Bantul pada bulan juli, setelah peneliti

mendapatkan ijin untuk melakukan penelitian. Peneliti bekerja sama dengan

petugas rekam medis mengenai teknis jalannya penelitian dengan cara

wawancara, observasi, dan triangulasi sumber. Wawancara peneliti dengan

responden A dilakukan pada tanggal 06 Juli 2017 dan pada responden B

tanggal 12 Juli 2017. Kemudian peneliti melakukan observasi pada tanggal 06

36

Juli 2017, setelah itu peneliti melakukan verifikasi hasil wawancara dan

observasi kepada triangulasi sumber pada tanggal 20 Juli 2017.

3. Tahap Akhir Penelitian

Penyusunan laporan dilaksanakan pada bulan juli ketika data yang diperlukan

sudah terkumpul, kemudian peneliti mengolah data terlebih dahulu sebelum

melakukan analisa data. Setelah data di analisa kemudian dijabarkan di bab iv

dan bab v, adapun bab iv berisi tentang hasil dan pembahasan, dan

keterbatasan penelitian serta untuk bab v berisi tentang kesimpulan dan saran.

Penyusunan kara tulis ilmiah selesai kemudian peneliti berkonsultasi dengan

pembimbing dan melakukan revisi sebelum mendapatkan ijin untuk seminar

hasil penelitian dan mengumpukan KTI.

K. Hambatan Penelitian

Dalam melaksanakan penelitian ini, peneliti memiliki hambatan- hambatan

yaitu sebagai berikut :

1. Dalam mendapatkan data, peneliti memerlukan waktu dan uang dalam

prosedurnya

2. Penelitian ini menggunakan responden koordinator rekam medis dengan

koordinator filing bukan semua petugas-petugas filing seperti yang

direncanakan didalam proposal dikarenakan di RSUD Panembahan Senopati

Bantul mengutamakan pelayanan kepada pasien sehingga petugas- petugas

filing sangat sulit untuk ikut serta dalam penelitian ini.

37

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam Hasil Pengamatan dan Pembahasan ini penulis akan membahas tentang

Diskripsi dari Upaya Instalasi Rekam Medis dalam menjaga Keamanan dan

Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul.

A. Gambaran Umum RSUD Panembahan Senopati Bantul

1. Rumah Sakit

a. Sejarah RSUD Panembahan Senopati Bantul

Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Panembahan Senopati

Bantul sudah berdiri sejak tahun 1953 dengan nama RS Hongeroedem

(HO). Bergantinya tahun, rumah sakit tersebut mengganti nama menjadi

RS Kabupaten pada tahun 1950. Pada tanggal 26 Februari 1993 rumah

sakit tersebut mengganti nama kembali menjadi RSUD Kabupaten Bantul

ber-type D. Pada tanggal 16 Februari 1993, rumah sakit menjadi rumah

sakit ber-type C. Pada November 1995 rumah sakit lulus akreditasi penuh.

Tanggal 1 Januari 2013, rumah sakit ini berganti nama menjadi Rumah

Sakit Swadana. Pada tanggal 29 Maret 2003 merubah namanya kembali

menjadi RSD Panembahan Senopati Bantul. Rumah Sakit Panembahan

Senopati Bantul, dan pada Tanggal 14 April 2015 telah mendapatkan

Sertifikat Akreditasi dari Komite Akreditasi Rumah Sakit Rumah Sakit

(KARS).

b. Jenis Pelayanan di RSUD Panembahan Senopati Bantul

1) Gawat Darurat

Khusus menangani kasus-kasus emergensi, buka 24 jam.

2) Penunjang medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai

berikut;

a) Laboratorium

b) Radiologi

38

c) Anestesi

d) Medical Check-Up

e) Konsultasi Gizi

f) Konsultasi Berhenti Merokok

g) Konsultasi HIV/AIDS

h) Unit Hemodialisa

i) Unit Kemoterapi

j) Farmasi

3) Poli Rawat Jalan di RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai

berikut;

a) Poli Kebidanan dan Penyakit Kandungan (Obsgyn)

b) Poli Penyakit Bedah

c) Poli THT

d) Poli Anak

e) Poli Dalam

f) Poli Jiwa

g) Poli Gigi

h) Poli Syaraf

i) Rawat Inap

4) Fasilitas Rawat Inap di RSUD Panembahan Senopati Bantul sebagai

berikut;

a) VVIP

b) VIP

c) Kelas I

d) Kelas II

e) Kelas III

f) ICU (Intensive Care Unit)

g) Perinatal

39

5) Pelayanan Penunjang Non Medik (24 Jam)

a) CSSD

b) Laundry/Linen

c) Pelayanan Tehnik dan Pemeliharaan Fasiliitas (PKRS)

d) Pengelolaan Limbah

e) Gudang

f) Transportasi (Ambulance)

g) Rohaniawan

h) Komunikasi

i) Pemulasaran Jenazah

j) Pemadaman Kebakaran

6) Pelayanan Administrasi

a) Informasi Penerimaan Pasien

b) Keuangan

c) Personalia

d) Keamanan

e) Sistem Informasi Rumah Sakit

40

c. Struktur Organisasi RSUD Panembahan Senopati Bantul

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi RSUD Panembahan Senopati Bantul

Sumber: RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017

2. Rekam medis

Pada tahun 1953 RSUD Panembahan Senopati Bantul yang semula

bernama rumah sakit Hongeroedom (HO) sudah memiliki instalasi rekam

medis yang masih terbatas pada kegiatan pendaftaran pasien dan penyimpanan

berkas rekam medis saja. Adapun ruang pendaftaran pasien ada diluar ruang

pemeriksaan dokter. Semua kegiatan pendaftaran dan penyimpanan belum

dikerjakan oleh tenaga perekam medis. Keadaan tersebut berjalan sampai awal

tahun 1984. Mulai bulan April 1984 instalasi rekam medis mendapat tempat

tersendiri. Hal tersebut terbukti dengan adanya ruang pendaftaran pasien rawat

jalan, pasien IGD, pasien rawat inap, dan pengolahan data. Ruang

penyimpanan berkas rekam medis (filing) baik aktif maupun in aktif masih

41

menjadi satu dengan ruang tempat pendaftaran pasien. Sistem penyimpanan

belum sentralisasi (masih desentralisasi) dan belum menggunakan sistem

penomoran urut yang terdokumentasi dalam buku induk (buku register),

disimpan menurut angka genap atau ganjil. Hal tersebut dilakukan sampai

tahun 2000.

Mulai awal tahun 2001 sistem pengolahan rekam medis di RSUD

Panembahan Senopati Bantul sudah mulai lengkap dari TPP rawat jalan, TPP

IGD/rawat inap, distribusi, filing, assembling, coding dan pelaporan. Sistem

penyimpanan sudah mulai sentralisasi dengan menggabungkan rawat jalan

dan rawat inap ke dalam satu folder rekam medis. Namun ilmu yang didapat

hanya dari hasil pelatihan dan belajar otodidak tentang rekam medis karena

belum ada tenaga medis lulusan D3 Rekam Medis.

Mulai tahun 2003 tenaga kerja rekam medis sudah mengalami kemajuan

yang dulunya rata - rata pendidikan SLTP dan SLTA, sudah ada tenaga D3

Rekam Medis. Jumlah tenaga keseluruhan yang dulunya sejumlah 14 orang

sekarang menjadi 56 orang tediri dari pelaporan 3 orang filing 8 orang

assembling 4 orang SKM 1 orang retensi 2 orang ina-cbgs 7 orang simrs 5

orang administrasi 2 orang TPPIGD 9 orang TPPRJ 9 orang dan distribusi 6

orang, namun tidak semua berlatar belakang D3 Rekam Medis. Struktur

organisasi di RSUD Panembahan Senopati sudah berubah menjadi Instalasi

Rekam Medis dan SIMRS sejak Maret 2014.

42

Struktur Organaisasi Instalasi Rekam Medis Dan SIM RS

Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Panembahan

Senopati Bantu

Sumber : Rumah Sakit Umum Daerah Panembahan Senopati Bantul

B. Hasil

Hasil penelitian ini menggunakan metode observasi, wawancara studi

dokumentasi. Berdasarkan hasil observasi diruang penyimpanan berkas rekam

medis (filing), berdasarkan hasil wawancara dengan 3 orang responden yang

terdiri koordinasi rekam medis, koordinasi filing dan triangulasi sumber yaitu

DIREKTUR

WADIR. PELAYANAN & PENUNJANG

KABID. PENUNJANG

MEDIS

KASIE. PENUNJANG

KLINIK

KAINST. REKAM MEDIS & SIM RS

Koord. REKAM MEDIS & SIM RS

Penaggung Jawab Pengarsipan Rekam

Medis

Wika Krismahira TD, A.Md

Penaggung Jawab Pengolahan Rekam

Medis

Ria Sulistiani, A.Md

Penaggung Jawab Pendaftaran/Registrasi

Pasien

Mifta Dwi Ariani, A.Md

Penaggung Jawab SIM RS

Yusuf Hadi

43

kepala instalasi rekam medis, dan berdasarkan SK/SPO yang mengatur tentang

keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis.

Adapun hasil observasi dan wawancara yang dilakukan peneiti di RSUD

Panembahan Senopati Bantul pada bulan Juni 2017 – Agustus 2017 yaitu :

1. Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dalam

ancaman aspek fisik, biologi, kimiawi di RSUD Panembahan Senopati

Bantul

Berdasakan hasil observasi dan wawancara di RSUD Panembahan Senopati

Bantul, diruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) ditemukan beberapa

ancaman, diantaranya :

a. Aspek Fisik

Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dilihat dari

aspek fisik di RSUD Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil

observasi diketahui letak ruang filing berada dilantai dua, bersebelahan

dengan ruangan pengolahan data rekam medis, ruangan berukuran panjang

12 m x lebar 10 m, terdapat tiga jendela yang selalu terbuka dan terdapat

ventilasi diatasnya dan berada disebelah pintu. Berikut hasil observasi :

Tabel 4. 1 Hasil Observasi letak ruangan bebas banjir

Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan

BRM sudah terhindar dari

kebanjiran

√ Terletak dilantai dua

Hasil observasi diatas didukung oeh hasil wawancara dengan responden

A terkait letak ruang yang bebas dari kebanjiran. (Coding 1) sebagai

berikut:

Sudah aman dari baniir dek , letak ruangan sudah dilantai dua ya

Responden A

44

Hal serupa juga disampaikan oleh triangulasi dengan kutipan sebagai

berikut :

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa letak ruangan sudah bebas

dari kebanjiran.

Dalam sarana penyimpanan berkas rekam medis terdapat rak

penyimpanan, berdasarkan hasil observasi rak penyimpanan berkas rekam

medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul ada yang terbuat dari bahan

besi dan ada juga yang terbuat dari kayu dan penopang berkas rekam medis

terbuat dari triplek. Berikut hasil observasi :

Tabel 4. 2 Hasil Observasi rak penyimpanan


Rak penyimpanan sudah

menggunakan logam/ besi?

√ Sebagian rak sudah

menggunakan Roll O’Pack

sebagian lagi masih

menggunakan triplek

banjir, kalau banjir dari bawah, kalau iya, kalau dilantai satu mungkin

ya, karna kita sudah dilantai dua, tidak pernah banjir tapi kalau bocor a,

bocor dari atap atau ac ya yang rusak yang menebabkan genangan

pernah terjadi, tapi tidak sampai merusak file-file kita karena

genangannya itu hanya sedikit seperti kalau banyak baik sampai setapak

kaki, tapi resiko terjadinya banjir genangan itu masih mungkin terjadi Triangulasi

45

Gambar 4. 3 Rak penyimpanan

Sumber: Observasi RSUD Panembahan Senopati Bantul 2017

Hasil observasi diatas didukung oeh hasil wawancara dengan responden

B mengenai rak penyimpanan berkas rekam medis, (Coding 2)

Hasil wawancara kepada responden dan triangulasi dapat dilihat melalui

kutipan sebagai berikut :


berikut:

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa rak penyimpanan berkas

rekam medis masih ada yang terbuat dari triplek.

Berkas rekam medis yang berada didalam rak penyimpanan tidak rapi,

ada berkas yang tertumpuk- tumpuk. Sistem pengelolaan rekam medis

menggunakan sentralisasi yaitu berkas rekam medis rawat jalan maupun

rawat inap dijadikan satu tempat dan sistem penomoran rekam medis

menggunakan terminal digit filing yaitu angka akhir.

Rak penyimpanan disini sebagian sudah menggunakan logam dan berhubung

tempatnya sempit, sebagian lagi masih dilapisi triplek Responden B

E,..pun besi beberapa saja, dengan desain khusus untuk penyimpanan

berkas, rooling yang bisa didorong dan dibuka udah ada sebagian,

sebagian lagi masih triplek bentuk yang standar Triangulasi

46

Gambar 4. 4 BRM didalam rak penyimpanan


Berdasarkan observasi pencahayaan di ruang penyimpanan berkas

rekam medis (filing) menggunakan cahaya lampu, ada 20 buah lampu

didalam ruangan. Berikut hasil observasi :

Tabel 4. 3 Hasil Observasi pencahayaan


Pencahayaan di ruang filing

sudah baik

√ Sudah baik, menggunakan

lampu

47

Gambar 4. 5 Pencahayaan diruang filing


Berdasarakan Hasil observasi diatas didukung oeh hasil wawancara

dengan responden B mengenai pencahayaan diruang penyimpanan,

(Coding 3)

Hasil wawancara kepada responden dapat dilihat melalui kutipan

sebagai berikut :


berikut:

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa rak penyimpanan berkas

rekam medis dalam pencahayaan sudah baik.

Berdasarkan hasi observasi di RSUD Panembahan Senpati Bantul,

dalam ruang penyimpanan berkas rekam medis menggunakan kipas angin,

Sudah baik, kami menggunakan 20 lampu disini Responden B

Oh filing, pencahayaan menurut saya sich cukup, mengunakan lampu

kita sudah usahakan cukup untuk mencari BRM

Triangulasi

48

terdapat berapa 7 buah kipas angin, diantaranya terletak di diatas, didepan,

dibelakang, tengah ruangan, dan disamping rak penyimpanan.

Gambar 4. 6 Kipas angin diruang filing


Berdasarkan hasil observasi, terdapat tabung alat pemadam kebakaran

(APAR) diluar dan didalam ruangan, dan intruksi penggunaan yang berada

diatas alat pemadam kebakaran tersebut, kondisi tabung alat pemadam

kebakaran dalam keadaan baru. Berikut hasil observasi :

Tabel 4. 4 Hasil Observasi bebas kebakaran


BRM sudah terhindar dari

kebakaran

√ Sudah

49

Intruksi penggunaan APAR

APAR

Gambar 4. 7 Alat pemadam kebakaran


Berdasarakan Hasil observasi diatas didukung oeh hasil wawancara

dengan responden B mengenai keamanan dari kebakaran, (Coding 4)


sebagai berikut :


berikut:

Aman Responden B

50

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa ruangan filing sudah aman

dari kebakaran.

Berdasarkan observasi kelembaban udara diruang penyimpanan berkas

rekam medis (filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul kelembaban

sekitar 67% dan suhu sekitar 27,8°C. Berikut hasil observasi :

Tabel 4. 5 Hasil Observasi kelembaban


Tingkat kelembabannya

sudah pas

√ Belum

kelembaban 67% dan suhu sekitar

27.8°C

Gambar 4. 8 ukuran kelembaban dan suhu diruang filing


kalau kebakaran sangat tidak mungkin karena kita sudah punya alarm

untuk pendeteksi asap dan alat- alat untuk pemadam kebakaran APAR,

itu sudah ada Cuma kalau keamanannya kita kembai kediri kita sendiri

seperti petugas, listriknya, segala macem tapi selama disini, tidak pernah

terjadi Triangulasi

51

Berdasarakan Hasil observasi diatas didukung oleh hasil wawancara

dengan responden A mengenai tingkat kelembaban diruang penyimpanan,

(Coding 5)


sebagai berikut :


berikut:

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa tingkat kelembaban diruang

filing belum cukup baik.

b. Aspek Biologi

Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dari aspek

biologi di RSUD Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil observasi,

diketahui terdapat berkas rekam medis yang berdebu. Berikut hasil

observasi :

Tabel 4. 6 Hasil Observasi BRM berjamur


BRM yang berjamur √ Tidak ada berjamur

untuk kelembabannya mungkin bagi kita belum cukup ya, karena

disini panas terutama bagian filing butuh AC juga untuk mengatur

kelembabannya Responden A

paling tidak ideal disana, disana lembab sekali karena ruangannya

tertutup jadi resiko terjadinya kelembaban tinggi itu menyebabkan

kerusakan file segala macem itu sangat mungkin terjadi, tapi ya kita

sudah mengusulkan sirkulasi udara yang bagus tapi RS masih belum

menyetujui, sangat lembab sekali, g ideal untuk filenya untuk orangnya

Triangulasi

52

Gambar 4. 9 BRM yang berdebu



dengan responden B mengenai adakah berkas rekam medis yang berjamur,

(Coding 6)


sebagai berikut :


berikut:

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa tidak ada BRM yang

berjamur, hana saja berdebu.

Didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis ditemukan serangga.

Berdasarkan hasil observasi diatas hal ini sesuai dengan hasil wawancara

peneliti kepada responden B mengenai pemberian kamfer (Coding 7)

sebagai berikut :

biasanya cuma debu yang banyak

Responden B

berjamur, mungkin ada tapi itu jarang sekali ditemukan mungkin bisa

dikatakan tidak ada juga ya, karena kami setiap tahun merentesi berkas-

berkas tersebut ya, tapi kalau berdebu ada

Triangulasi

itu belum ada

Responden B

53


berikut:

c. Aspek Kimiawi


kimiawi di RSUD Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil

observasi, diketahui bahwa kualitas berkas rekam medis dari tintanya jelas,

kertas yang digunakan standar berwarna putih ukuran A4 dengan berat 70

gram dan map yang digunakan cukup baik. Berikut hasil observasi :

Tabel 4. 7 Hasil Observasi kualitas BRM


Kualitas berkas rekam

medis dari tinta, kertas,

dan map nya?

√ Sudah sesuai standar

Tinta (tidak luntur), kertas (standar

A4, 30-40 gram), Map ( tidak luntur)

(1)

kamfer, selama saya disini belum pernah diskusi, belum pernah

menyinggung masalah itu, mestinya ada tapi selama saya menjabat

belum ada ya

Triangulasi

54

(2)

(3)

Gambar 4. 10 (1) Tinta, (2) kertas, (3) map



dengan responden A mengenai adakah kualitas, (Coding 8 )


sebagai berikut :

untuk tintanya awet juga ya, tidak luntur gitu, kertasnya sudah baik

sesuai standar, A4 beratnya kira-kira 70 gram dek, sampulnya sedikit

tipis jadi tidak mudah sobek

Responden A

55


berikut:

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa kualitas BRM sudah cukup

baik.

Terdapat petugas yang makan dan minum didalam ruang penyimpanan

berkas rekam medis, sehingga remah- remah dari makanan dan percikan

dari air minuman terkena ke BRM. Berikut hasil observasi :

Tabel 4. 8 Hasil Observasi kualitas BRM


Petugas ada yang makan minum

di ruang filing?

√ Ada

Gambar 4. 11 Pantry dan makanan minuman didalam ruangan


cukup baik, cukup baik, kertasnya sudah kertas standar bukannya kertas

buram kemudian cetakannya sudah cetakan yang bagus yang nggak

kayak kena basah hilang tintanya, ataupun lama- lama memudar, jadi

sudah baik dek

Triangulasi

56

Gambar 4. 12 BRM terkena air


Berdasarkan hasil observasi diatas hal ini sesuai dengan hasil

wawancara peneliti kepada responden A mengenai adakah petugas yang

makan didalam ruangan, (Coding 9) sebagai berikut:


berikut:

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa terdapat petugas yang

makan dan minum didalam ruangan.

2. Kerahasiaan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) di RSUD


Ruang penyimpanan berkas rekam medis sudah disediakan ruang khusus

untuk menyimpan berkas (on site), terdapat dua pintu diruang Penyimpanan

BRM, pintu pertama terletak didepan untuk keluar masuk petugas pintu selalu

dalam keadaan tertutup namun tidak terkunci, yang kedua terletak dibelakang

arah menuju keruang pengolahan data rekam medis keadaan pintu selalu

ya makan minum, kalau makan besar mungkin tidak tapi kalau minum

atau cemilan beberapa kali tak lihat juga ada sich

Triangulasi

Makan minum sesekali ada, karena tidak ada jam khusus ya jadi

makannya sambi-sambi gitu dek

Responden A

57

terbuka. Ditemukan saat tidak ada petugas ruang penyimpanan BRM tidak

terkunci. Berikut hasil observasi :

Tabel 4. 9 Hasil Observasi pintu ruangan


Ruang pintu penyimpanan selalu terkunci

bila tidak ada petugas di ruangan

penyimpanan

√ Tidak


peneliti kepada responden B, mengenai ruangan filing selalu terkunci bila

tidak ada petugas di didalamnya, (Coding 10) sebagai berikut:


berikut:

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa pintu ruang penyimpanan

berkas rekam medis tidak pernah terkunci.

Berdasarkan observasi bahwa ada beberapa berkas yang tidak ketemu atau

hilang, dan berdasarkan wawancara dengan responden B dan triangulasi

mengenai pernahkah terjadi kehilangan berkas, (Coding 11) dapat dilihat

melalui kutipan sebagai berikut :

Kunci full nggak, karna selalu terbuka, karna rumah sakit selalu buka 24

jam untuk mencari berkas Triangulasi

tidak dikunci, apalagi malam sengaja tidak dikunci biar petugas TPPIGD

bisa ambil berkas

Responden B

pernah, seperti hari ini periksa di poli klinik tapi tidak kembali, atau ke

selip- selip Responden B

58


berikut:

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa kehilangan BRM terjadi saat

BRM diluar filing

Berdasarkan observasi diketahui didepan pintu masuk ruang penyimpanan

berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul terdapat tulisan

“selain petugas dilarang masuk” dan terdapat yang bukan petugas filing dapat

masuk. Berikut hasil observasi :

Tabel 4. 10 Hasil Observasi tulisan dipintu ruangan


Selain petugas dapat masuk keruang

penyimpanan rekam medis

√ Ada

kalau hilang berkas sering kertas kalau dilacak berasal dari file, e... susah

dibuktikan kehilangan berkas itu bisa dimana saja hilang berkas bisa dari

poli, jalan mau ke assembling, bisa kehilangan berkas dari ruangan, bisa

pada waktu perjalanan mau dikembalikan, kalau khusus mau disana hilang

jadi ada catatannya berkas itu sudah kembalimu dicari lagi sudah tidak ada,

itu laporannya. ..e jarang banget ya jadi kebanyakan berkas hiang karena

sebeum masuk keruang filing, hiangnya berkas. Triangulasi

59

Gambar 4. 13 Pintu ruang penyimpanan BRM



peneliti kepada responden A, mengenai selain petugas dapat masuk kedalam

ruangan, (Coding 12) sebagai berikut:


berikut:

e.. sebetulnya gak bolehnya cuman beberapa kali kesana, beberapa yang

keluar masuk itu ada meski bukan petugas, tetapi dia tetap pengawal rumah

sakit bukan petugas untuk beberapa kali dia memang masuk kesana, tapi

kalau orang luar itu pintu masuknya sudah jelas tidak bisa masuk. Jadi, dia

nkalau masuk pasti ke pintu yang lain, untuk orang luar bukan pengawal

rumah sakit . jadi, saya rasa tidak ada hubungannya dengan rumah sakit,

saya rasa sudah gak beabs keluar masuk ruang filing. Kecuali pengawa

rumah sakit kadang-kadang dia datang cuma mencari temannya itu bisa

jadi, cuma kalau secara pesifik itu tidak bisa, pengawal yang masuk dari

macam-macam unit yang ain dia kena dengan orang disana, mencari siapa

disana, datang kesana langsung, karna pintu disan tidak terkunci. Jadi,

masuk keluar aja bebas, ada 2 pintu. Triangulasi

tidak ada dikunci, biasanya yang diruang filing hanya petugas saja, tapi

terkadang juga ada yang masuk juga

Responden A

60

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa selain petugas dapat masuk ke

dalam ruang filing.

3. Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan dan

Kerahasiaan Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan berkas

rekam medis (filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul

Terdapat surat kebijakan yang mengatur keamanan dan kerahasiaan berkas

rekam medis, surat kebijakan tersebut disimpan dibagian pengolahan data.

Mengatur keamanan terdapat pada surat kebijakan Nomor 07 / I / 2014

tentang pengamanan penyimpanan rekam medis di RSUD Panembahan

Senopati Bantul, berisi sebagai berikut :

a. Perlindungan arsip dari bahaya kebakaran dilakukan dengan pemasangan

fire alarm, penyediaan alat pemadam api ringan (APAR).

b. Perlindungan berkas rekam medis diruang penyimpanan dari kerusakan

yang dilakukan dengan penyimpanan berkas rekam medis di rool o’pack

yang tahan air, api, panas dan kerusakan lainnya.

c. Perlindungan rekam medis diruang penyimpanan dari bahaya kehilangan,

sudah dipasang CCTV dan larangan selain petugas dilarang masuk.

d. Pemeliharaan arsip berkenaan dengan perbaikan sampul rekam medis yang

telah rusak karena frekuensi pemakaian yang tinggi.

e. Penangan arsip berkenaan dengan kegiatan pencarian dan penggunaan

rekam medis di ruang penyimpanan serta proses foto copy dna penyusuna

kembali berkas rekam medis setelah di foto copy.

Mengatur keamanan terdapat pada surat kebijakan Nomor 80.a / IV / 2013

tentang kerahasiaan informasi pasien di RSUD Panembahan Senopati Bantul,

berisi sebagai berikut:

a. Isi berkas rekam medis harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dan

tenaga kesehatan lainnya, petugas rekam medis serta pimpinan sarana

pelayanan kesehatan.

61

b. Hanya petugas rekam medis yang diizinkan masuk kedalam ruang

penyimpanan berkas rekam medis.

c. Tidak diperkenankan mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis

untuk badan atau perorangan kecuali untuk pengadilan, yang

diperkenankan hanya foto copy hasil penunjangan ( laboratorium, rogen,

EKG, ECG, dll ) dan resume medis.

d. Seama pasien dirawat rekam medis menjadi tanggung jawab perawat

ruangan untuk menjaga kerahasiaan.

e. Informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat

pemeriksaan, dan riwayat pengobatan dapat dibuka dalam hal.

1) Untuk kepentingan pasien.

2) Memenuhi permintaan aparat hukum.

3) Permintaan/persetujuan pasien.

4) Permintaan institusi berdasarkan persyaratan yang sudah ditentukan.

5) Untuk kepentingan penelitian, pendidikan dan audit medis sepanjang

tidak menyebutkan identitas pasien.

6) Permintaan tersebut harus diakukan secara tertulis kepada diretur rumah

sakit penembahan senopati bantul.

f. Informasi yang mengandung nilai kerahasiaan adalah semua hasil

pemeriksaan, observasi, tindakan, pengobatan yang ada di rekam medis ang

tidak mengandung nilai kerahasiaan adalah nama dan alamat sepanjang

tidak mengandung nilai medis dan tidak mengancam keamanan pasien.

g. Yang berkewajiban menjaga kerahasian rekam medis adalah semua tenaga

kesehatan, mahasiswa kedokteran dan siswa praktek/pkl.

h. Pemaparan isi rekam medis boleh dilakukan oleh dokter yang merawat

pasien dengan seizin pasien.

i. Pemaparan isi rekam medis boleh dilakukan oleh direktur tanpa seizin

pasien berdasarkan peraturan perundang-undangan namun sepanjang ada

surat permintaan dari instusi/embaga berwenang.

62

j. Berkas rekam medis tidak dibaawa keluar rumah sakit kecuali untuk

kepentingan pengadilan.

Berdasarkan observasi di di RSUD Panembahan Senopati Bantul

menyatakan bahwa terdapat berkas rekam medis yang sampulnya robek masih

digunakan.

Gambar 4. 14 Map dan formuir yang robek


63

Dalam penjajarannya belum benar masih ada berkas rekam medis yang

tertumpuk-tumpuk, padat dan terdapat berkas rekam medis yang berada diluar

rak penyimpanan berkas rekam medis.

Gambar 4. 15 BRM yang menumpuk dan padat


Berdasarkan hasil observasi, dan ditemukan bahwa ada petugas filing yang

membersihkan makanan dan minuman, kertas- kertas yang berserakan dan

sampah- sampah yang terdapat didalam ruang penyimpanan berkas rekam

medis.

Terdapat petugas yang memasukkan berkas rekam medis kedalam rak

penyimpanan berkas rekam medis dengan hati- hati, dan membagi berkas

rekam medis yang tebal menjadi beberapa bagian.

Cara petugas rekam medis untuk menjaga dan melindungi kerahasiaan

berkas rekam medis yaitu dengan cara tidak memperbolehkan siapa saja

meminta atau mencopy berkas rekam medis tanpa seijin pasien dan keluarga

pasien, karena berkas tersebut bersifat rahasia hanya orang-orang tertentu

64

yang boleh mempergunakannya, dan berkas rekam medis tidak boleh dibawa

keluar dari rumah sakit.

Selain itu petugas juga melindungi berkas rekam medis, melindungi disini

yaitu menghindarkan berkas rekam medis dari kehilangan dan pencurian,

didepan pintu ruang penyimpanan terdapat tulisan “selain petugas dilarang

masuk” tetapi masih ada selain petugas dapat keluar masuk ruang filing,

tulisan tersebut berukuran kecil.

Terdapat cctv disudut ruangan, dan terdapat petunjuk seperti jalur evakuasi

diluar ruangan.

(1) (2)

Gambar 4. 16 (1) CCTV dan (2) petunjuk jalur evakuasi



peneliti kepada responden B, adakah jalur penyelamatan (evakuasi) baik untuk

berkas rekam medis maupun petugas rekam medis? (Coding 13) sebagai

berikut:


berikut:

ada, itu sudah ada tanda-tanda dijalan keluar Responden B

65

Hasil wawancara diatas menunjukan bahwa jalur evakuasi untuk petugas

dan BRM sudah ada.

C. Pembahasan

Peran rekam medis disebuah rumah sakit tidak kalah penting dibandingkan

unit-unit, baik medis maupun non medis. Dimana informasi dari data rekam

medis merupakan salah satu sarana penting, untuk membantu pimpinan dalam

menetapkan kebijakan dalam pengambilan keputusan.

Kegunaan rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul adalah

sebagai sumber informasi medis dan untuk keperluan pengobatan pasien, sebagai

alat komunikasi antara dokter yang satu dengan dokter lainnya dan sebagai bukti

telah dilakukannya pelayanan terhadap pasien.

1. Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dalam aspek

ancaman fisik, biologi, kimiawi di RSUD Panembahan Senopati Bantul

a. Aspek Fisik

Letak ruang penyimpanan berkas rekam medis sudah berada dilantai dua

sehingga aman dari kebanjiran. Hal ini sudah sesuai dengan Peraturan

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III

Tentang Perlindungan Arsip Vital Negara, Penggunaan bangunan kedap air

atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir,

Hal ini juga sudah sesuai dengan Nurmianto (2004), Penggunaan bangunan

Pintu darurat, terus e.. apa untuk menyelamatkan, kalau khusus untuk

berkas aja saya rasa belum, untuk evakuasi orngnya sudah ada karena kita

daerah gempa, sudah ada daerah tempat berkumpul, situasi tangga darurat

ada, tapi penyelamatan kertas berkas kita sudah melakukan nama

digitalisasi. Jadi semua bekas kita scan selain puna hard dan file kita jua

punya soft filenya jadi kalau toh terjadi sesuatu kita sudah punya

backupnya soft file nya itu tinggal kita buka oh... seperti ini kita cari walau

itu belum semuanya , tetapi beberapa sudah mulai lumayan beberapa tahun.

Jadi, kalau ini rusak kita datanya sudah punya. Triangulasi

66

kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari

banjir.

Sarana penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Panembahan

Senopati Bantul menggunakan rak penyimpanan. Rak penyimpanan berkas

terbuat dari bahan besi, tetapi masih ada sebagian rak yang terbuat dari

kayu dan penopang berkas terbuat dari bahan triplek. Sarana penyimpanan

tersebut belum sepenuhnya melindungi berkas rekam medis karena

penopang berkas masih terbuat dari triplek dan mudah terbakar. Hal ini

tidak sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 06 Tahun 2005 Bab III Tentang Perlindungan Arsip Vital Negara,

perlindungan arsip vital dari penyimpanan khusus seperti almari besi, filing

cabinet tahan api merupakan struktur yang kokoh dan tahan api yang

terbuat dari besi yang tebal berbeda dengan filing cabinet yang biasa yang

ketebalan besi yang biasa, ruang bawah tanah dan sebagainya.

Pencahayaan di ruang penyimpanan berkas rekam medis sudah cukup

baik. Hal ini sudah sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III Tentang Perlindungan

Arsip Vital Negara, Ruangan sebaiknya dilengkapi penerangan, pengatur

temperature ruangan.

g. Berdasarkan observasi di RSUD Panembahan Senopati Bantul belum

menggunakan AC melainkan masih menggunakan kipas angin yang

membuat tidak tenjaga kelembaban dari kertas berkas rekam medis

tersebut. Hal ini tidak sesuai dengan Sugiarto dan Wahyono (2005) Ruang

sebaiknya dilengkapi dengan penerangan, pengaturan temperatur ruangan,

dan AC (Air Conditioner) yang bermanfaat untuk mengendalikan

kelembaban udara yang baik sekitar 50-60% dan temperatur sekitar 60º-75º

F atau 22º-25º C.

67

Didalam dan diluar ruang penyimpanan berkas rekam medis sudah

terdapat tabung alat pemadam kebakaran (APAR). Hal ini sudah sesuai

dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06

Tahun 2005 Bab III Tentang Perlindungan Arsip Vital Negara,

Menggunakan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi

dengan peralatan alarm, alat pemadam kebakaran dan lain-lain.

Suhu dan kelembaban yang terkendali membantu kelestarian berkas,

untuk itu ruang penyimpanan perlu alat pengatur suhu dan pengatur

temperatur ruangan seperti Air Conditioner (AC) yang bermanfaat untuk

mengendalikan kelembaban udara didalam ruangan. Di RSUD

Panembahan Senopati Bantul tempat penyimpanan berkas rekam medis

tidak terdapat Air Conditioner (AC) sehingga temperatur suhu di ruangan

tersebut tidak baik dan tidak bisa mengendalikan kelembaban udara

didalam ruangan. Hal ini tidak sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III Tentang

Perlindungan Arsip Vital Negara, Ruangan sebaiknya dilengkapi

penerangan, pengatur temperature ruangan.

Berdasarkan hasil observasi kelembaban udara diruang penyimpanan

berkas rekam medis di RSUD Panembahan Senopati Bantul sekitar 67%

dan temperatur sekitar 27.8°C. Hal ini tidak sesuai Numianto (2004),

kelembaban suatu ruang sampai 65% dan suhu udara berkisar antara

18.8ºC sampai 24.24ºC apabila suhu kurang dari normal, maka dalam

waktu singkat arsip-arsip akan rusak.

b. Aspek Biologi


biologi di RSUD Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil observasi,

diketahui bahwa tidak terdapat berkas rekam medis yang berjamur namun

masih terdapat berkas rekam medis yang berdebu dan didalam ruang

68

penyimpanan berkas rekam medis tidak adanya obat atau kamfer yang

digunakan untuk melindungi berkas rekam medis dari serangan serangga .

Hal ini tidak sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III Tentang Perlindungan Arsip Vital

Negara, Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok,

maupun sisa makanan, dan hal ini juga tidak sesuai dengan Nurmianto

(2004), untuk menghindari dai serangan serangga di berikan kamfer pada

setiap rak untuk menghindari serangan serangga sehingga dibutuhkannya

pemeliharaan berkas rekam medis untuk menjaga keamanannya.

c. Aspek Kimiawi


kimiawi di RSUD Panembahan Senopati Bantul berdasarkan hasil

observasi, diketahui bahwa kualitas berkas rekam medis dari tinta, kertas,

dan map sudah cukup baik. Hal ini sudah sesuai dengan Peraturan Kepala

Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III Tentang

Perlindungan Arsip Vital Negara, menggunakan bahan yang bermutu

tinggi, kertas, tinta, karbon, lem, dan bahan-bahan lain yang bermutu baik

sehingga lebih awet.

Terdapat petugas yang makan dan minum didalam ruang penyimpanan

berkas rekam medis, sehingga remah- remah dari makanan dan percikan

dari air minuman dapat saja terkena ke berkas rekam medis yang dapat

membuat keamaan dari kualitas berkas tidak terjamin.



Ruang penyimpanan berkas rekam medis sudah disediakan ruang khusus

untuk menyimpan berkas (on site). Hal ini sudah sesuai dengan Peraturan

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Bab III

Tentang Perlindungan Arsip Vital Negara tentang Lokasi penyimpanan arsip

dapat dilakukan pada tempat khusus sehingga dapat mencegah atau

69

menghambat unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian

informasinya Lokasi penyimpanan arsip dapat dilakukan pada tempat khusus

sehingga dapat mencegah atau menghambat unsur perusak fisik arsip dan

sekaligus mencegah pencurian informasinya.

Berdasarkan observasi diketahui bahwa pada ruang penyimpanan berkas

rekam medis pasien di RSUD Panembahan Senopati Bantul sudah terdapat

tulisan “Selain Petugas Dilarang Masuk” didepan pintu namun ukuran poster

peringatan tersebut kurang besar, kurang terlihat jadi beum informatif.

Informasi yang terdapat dalam berkas rekam medis itu bersifat rahasia jadi

tidak diperbolehkan siapa saja untuk meminta apalagi mengcopy tanpa seijin

pasien dan keluarga pasien, selain itu petugas rekam medis bertanggung jawab

penuh terhadap kelengkapan berkas dan melindungi dari kemungkinan

pencurian berkas atau pembocoran isi berkas rekam medis.

Kerahasiaan berkas rekam medis kurang terjaga keamanannya, hal itu

dikarenakan masih ada pihak-pihak yang tidak berkepentingan keluar masuk

ruang filing. Hal tersebut belum sesuai dengan Permenkes RI No.

269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis pasal 10 Ayat (1) bahwa

informasi yang didapat pada rekam medis sifatnya rahasia, artinya tidak

semua orang bisa membaca dan mengetahuinya.

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Panembahan Senopati Bantul dalam

akses masuk di ruang filing belum dibatasi karena selain petugas filing masih

dapat mengakses ruang filing seperti perawat yang diperbolehkan masuk ke

ruang filing, padahal di pintu masuk ruang penyimpanan berkas rekam medis

sudah ada peringatan “Selain Petugas Dilarang Masuk” tetapi peringatan

tersebut masih kurang diperhatikan oleh semua karyawan maupun pasien di

RSUD Panembahan Senopati Bantul dan keadaan pintu tertutup namun disaat

tidak ada petugas ditemukan ruangan yang tidak terkunci, selain itu terdapat

pula pasien yang membawa sendiri berkas rekam medis.

70

Hal tersebut juga belum sesuai dengan Kebijakan dan Protap yang

digunakan di RSUD Panembahan Senopati Bantul yang berisi rekam medik

adalah milik rumah sakit, artinya direktur rumah sakit bertanggungjawab atas

hilangnya, rusaknya atau pemalsuan rekam medik. Penggunaan oleh

badan/orang yang tidak berhak. Isi rekam medik adalah milik pasien yang

wajib jaga kerahasiaanya. Untuk melindungi kerahasiaan tersebut dibuat

ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

a. Hanya petugas rekam medik yang diijinkan masuk ruang penyimpanan

berkas rekam medik.

b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medik untuk badan-

badan atau perorangan, kecuali yang ditetapkan oleh peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

c. Peminjaman rekam medik untuk keperluan pembuatan makalah, riset dan

lain-lain oleh seorang dokter/tenaga kesehatan lainnya sebaiknya

dikerjakan di kantor rekam medik.

d. Selama pasien sedang menerima pelayanan kesehatan di RSUD

Panembahan Senopati Bantul (Poliklinik, IGD, Ruang Rawat Inap,

Pelayanan Penunjang) maka dokumen rekam medik menjadi tanggung

jawab Kepala Satuan Kerja yang bersangkutan untuk menjaga

kerahasiaannya dan dari kerusakan atau kehilangan atau pemalsuan.

e. Karyawan RSUD Panembahan Senopati Bantul dilarang memberikan/

menitipkan dokumen rekam medik kepada pasien dan atau keluarganya

dengan alasan apapun.

Isi rekam medis menurut Rustiyanto (2012), adalah milik pasien yang

wajib dijaga kerahasiaannya. untuk melindungi kerahasiaan informasi dalam

rekam medis dibuat ketentuan sebagai berikut :

a. Hanya petugas rekam medis yang diijinkan masuk ruang penyimpanan

dokumen rekam medis.

71

b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-

badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

c. Menjaga alur permintaan informasi kesehatan pasien.

d. Memelihara kerahasiaan pasien.

e. Mengindentifikasi risiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan.

f. Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar penyimpanan

rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak

berkepentingan.

Namun pada kenyataannya masih dijumpai perawat yang dapat masuk ke

ruang penyimpanan filing, dan pasien yang membawa berkas rekam medis

sehingga aspek keamanan dan kerahasiaan rekam medis tidak terjaga.

3. Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan dan

Kerahasiaan Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan berkas

rekam medis (filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul

Sudah terdapat surat kebijakan yang mengatur tentang keamanan dan

kerahasiaan berkas rekam medis, namun masih kurang disosialisasikan kepada

petugas, petugas sudah tau bahwa sudah ada surat kebijakan yang mengatur

tentang keamanan dan kerahasiaan, tapi petugas masih belum melaksanakan

sepenuhnya apa yang tercantum didalam surat kebijakan tersebut, sehingga

dibutukannya teguran dan pengawasan kepada petugas untuk dapat menjamin

keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis.

Cara petugas rekam medis untuk menjaga dan melindungi kerahasiaan

berkas rekam medis yaitu dengan cara tidak memperbolehkan siapa saja

meminta atau mencopy berkas rekam medis tanpa seijin pasien dan keluarga

pasien, karena berkas tersebut bersifat rahasia hanya orang-orang tertentu

yang boleh mempergunakannya, dan berkas rekam medis tidak boleh dibawa

keluar dari rumah sakit. Hal tersebut sudah sesuai dengan Permenkes RI No.

269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis pasal 10 ayat (3), harus

72

dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Tanpa

adanya izin tertulis dari pasien, dokter/dokter gigi tidak diperbolehkan

memberikan penjelasan tentang informasi dalam rekam medis kepada publik.

Selain itu petugas juga harus bisa melindungi berkas rekam medis,

melindungi disini yaitu menghindarkan berkas rekam medis tersebut dari

bahaya seperti terbakar, pencurian, dimakan rayap, terkena rembesan air dan

hal-hal lain yang bisa mengakibatkan rusaknya berkas rekam medis.

Kerahasiaan berkas rekam medis pasien kurang terjaga keamanannya,

Hal ini belum sesuai dengan Rustiyanto (2011) Maka keamanan

merupakan pertimbangan penting diarea pengarsipan dan aturan keamanan

hendak secara jelas diterapkan, sehingga di perlukan pengolahan rekam medis

yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan ruang penyimpanan yang

baik dan untuk melindungi berkas rekam medis dari kerusakan, kehilangan

atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang.

Isi rekam medis menurut Rustiyanto (2012), adalah milik pasien yang

wajib dijaga kerahasiaannya. untuk melindungi kerahasiaan informasi dalam

rekam medis dibuat ketentuan sebagai berikut :

a. Hanya petugas rekam medis yang diijinkan masuk ruang penyimpanan

dokumen rekam medis.

b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-

badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

c. Menjaga alur permintaan informasi kesehatan pasien.

d. Memelihara kerahasiaan pasien.

e. Mengindentifikasi risiko tinggi dalam kerahasiaan informasi kesehatan.

f. Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar penyimpanan

rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak

berkepentingan.

73

Namun pada kenyataannya masih dijumpai selain petugas dapat masuk ke

ruang penyimpanan filing, sehingga aspek keamanan dan kerahasiaan rekam

medis tidak terjaga.

74

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dalam ancaman

aspek fisik, biologi, kimiawi di RSUD Panembahan Senopati Bantul belum

aman.


Panembahan Senopati Bantul masih belum terjaga.

3. Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan

Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis

(filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul belum maksimal

B. Saran

1. Keamanan ruang penyimpanan berkas rekam medis (filing) dalam ancaman

aspek fisik, biologi, kimiawi di RSUD Panembahan Senopati Bantul

a. Aspek Fisik

1) Menggunakan filing cabinet tahan api (yang terbuat dari bahan besi

tebal)

2) Pengatur temperature ruangan dipasang Air Conditioner (AC) atau

blower (exhaust) sehingga temperatur suhu di ruangan menjadi teratur

tidak begitu kering maupun lembab

3) Dipasang hygrotermometer (alat pengukur suhu dan kelembaban)

supaya petugas mengetahui temperatur udara (suhu dan kelembaban)

untuk mengontrol suhu dan kelembabannya

4) Pengaturan suhu dan kelembaban udara yang normal sampai memenuhi

standar normal yaitu 18,8ºC sampai 24,24ºC dan kelembaban suatu

ruang 50% sampai 65% untuk menjaga keawetan berkas rekam medis

75

b. Aspek Biologi

Digunakannya kamfer atau kapur barus di setiap rak agar terhindar dari

serangan hama pemakan kertas dan jamur atau menggunakan, di bersihkan

sesering mungkin agar selalu bersih dari debu kurang lebih dua kali sehari,

dan dibutuhkan pemeliharaan berkas rekam medis untuk menjaga

keamanannya.

c. Aspek Kimiawi

Diberikan ruangan pemisah untuk petugas makan dan minum, dan

memberi himbauan kepada petugas atau menempelkan poster tentang

“larangan makan dan minum di ruang filing”



Untuk kerahasiaan ruang filing yang di karenakan masih banyaknya

petugas selain rekam medis atau pasien yang masuk ruangan rekam medis

sebaiknya memberi peringatan langsung dan menegaskan akan larangan

tersebut seperti memperbesar ukuran poster peringatan yang bertuliskan

“selain petugas rekam medis dilarang masuk”.

3. Upaya Instalasi Rekam Medis dalam Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan

Berkas Rekam Medis didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis

(filing) di RSUD Panembahan Senopati Bantul

a. Memberikan pemahaman atau sosialisasi tentang pentingnya keamanan

dan kerahasiaan rekam medik kepada seluruh petugas rekam medis

terutama pada petugas yang bertugas di ruang penyimpanan filing.

b. Membuat papan pengumuman yang permanen contohnya dari akrilik.

c. Dalam akses masuk ruang penyimpanan filing menggunakan sistem

security level seperti pin, password atau fingerprint dan cctv untuk

segera dipasang. Agar selain petugas rekam medis atau pihak yang

tidak berwenang, tidak dapat mengakses ruang penyimpanan (filing)

76

seperti pedagang didalam ruangan tersebut, agar tidak menganggu

pelayanan dan kerahasiaan berkas rekam medis dapat terjamin.

77

DAFTAR PUSTAKA

Alimul, A. Azis Hidayat (2007). Metode Penelitian Keperawatan Analisa Data,

Jakarta : Salemba Medika.

Azwar, Azrul (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa

Aksara

Bungin, Burhan (2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana.

Dantes, Nyoman (2012). Metode Peneltian. Yogyakarta: Andi

Firdaus, Sunny Ummul. Rekam Medik dalam Sorotan Hukum danEtika. Lembaga

Pengembangan Pendidikan (LPP)UNS dan UPT Penerbitan dan Pencetakan

UNS (UNS Press). Surakarta. 2012.

Guwandi (2005) Rahasia Medis. Jakarta :Fakultas Kedokteran Universitas

Indonesia

Hatta, Gemala ( 2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Kedokteran

Ismainar, Hetty 2(015). Manajemen Unit Kerja.Yogyakarta:CV Budi Utama.

Lapau, Buchari (2015) Metode Penelitian Kesehatan: Metode Ilmiah Penulisan

Skripsi , Thesis dan Disertasi. Jakarta: Yayasan Pustaka Obor Indonesia.

Lubis, Irsyad (2010). Bank Dan Lembaga Keuangan Lain, Medan: USU Press.

Moleong J. Lexy (2011). Metode Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. Bandung: PT.

Remaja Rosdakarya Offset.

Noor, J. (2012). Metodologi Penelitan : Skripsi, Tesis, Disertasi, dan Karya

Ilmiah. Jakarta: Prenada Media.

Notoatmodjo, S. (2012). Metodologi Penelitian Kesehatan Edisi Revisi. Jakarta :

Rineka Cipta.

Nurmianto. ( 2004). Ergonomi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Surabaya:

Guna Widya. Edisi Kedua. Cetakan Kedua. 2008.

Peraturan Pemerintah No.10 Tahun 1966 Tentang Wajib Simpan Rahasia

Kedokteran. Jakarta. Diakses dari http://www.hukumonline.com pada 05

Mei 2017

http://www.hukumonline.com/

78

Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta:

Indonesia. Diakses dari http://www.hukumonline.com pada 05 Mei 2017

Permenkes RI No. 36/MENKES/PER/III/2012 tentang Rahasia Kedokteran.

Jakarta: Indonesia. Diakses dari http://www.hukumonline.com pada 05 Mei

2017

Permenkes RI No. 56/MENKES/PER/III/2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan

Rumah Sakit. Jakarta: Indonesia. Diakses dari http://www.hukumonline.com

pada 05 Mei 2017

Rustiyanto, Ery (2010). Statistik Rumah Sakit Untuk Pengambilan Keputusan.

Yogyakarta:Graha ilmu.

Rustiyanto, Ery dan Rahayu, Warih Ambar (2011) Manajemen filing dokumen

rekam medis dan informasi kesehatan.Yogyakarta: Poltekes Permata

Indonesia.

Siswanto, H.B (2005). Pengantar Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta

Sugiyono (2015). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung :

Alfabeta.

Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. SE/06/M.PAN/3/2005

Tentang Program Perlindungan , Pengamanan , dan Penyelamatan Dokumen

Arsip Vital Negara Terhadap Musibah atau Bencana. Diakses dari

http://www.hukumonline.com pada 05 Mei 2017

Undang-Undang No. 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran. Jakarta:

Republik Indonesia. Diakses dari http://www.hukumonline.com pada 05 Mei

2017

Undang-Undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Jakarta: Republik

Indonesia. Diakses dari http://www.hukumonline.com pada 05 Mei 2017







79

LAMPIRAN

UPAYA INSTALASI REKAM MEDIS DALAM …repository.unjaya.ac.id/2047/2/FITRI HARIYATI_1314042...UPAYA...

Documents

Transcript of UPAYA INSTALASI REKAM MEDIS DALAM …repository.unjaya.ac.id/2047/2/FITRI HARIYATI_1314042...UPAYA...