MODUL I

MATERI MS.ACCESSKETRAMPILAN KOMPUTER DAN PENGOLAHAN INFORMASI

KELAS XI SEMESTER 2

DATABASE PERPUSTAKAAN:

1. TABEL BUKU

2. TABEL ANGGOTA PERPUSTAKAAN

3. TABEL PETUGAS

4. TABEL TRANSAKSI

5. QUERY TRANSAKSI

6. FORM BUKU, ANGGOTA, PETUGAS, TRANSAKSI

7. REPORT TRANSAKSI

8. SWITCHBOARD

9. MENCARI DATA BERDASARKAN KRITERIA

DISUSUN OLEH :

ZIA NAILILLAH, S.KOM19820911 022009 2 009

SMK NEGERI 1 SIDOARJO

2009-2010

1

MS.ACCESS

A. PENDAHULUAN

Program MS Access, istilah database dapat diartikan sebagai sekumpulan informasi atau data yang

saling berhubungan yang mempunyai topik atau tujuan tertentu. Informasi atau data yang diolah tersebut

disimpan dalam sebuah file yang berekstensi .MDB(MS Access Database).

Data dalam database disimpan dalam sebuah objek yang disebut dengan TABLE : sekumpulan data

yang sejenis, misalnya data pelanggan, data siswa, dan sebagainya. Table sendiri terdiri dari beberapa item

informasi sebagai berikut :

Field adalah data terkecil dari suatu table yang menempati bagian kolom

Record adalah kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

Program database memungkinkan untuk bekerja dengan beberapa table. Dalam proses kerjanya

pengoperasian data pada table di dalam database didukung oleh enam database lainnya, yaitu :

1. QUERY adalah sebuah objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting dan

menganalisis suatu data dengan cara lain.

2. FORM adalah sebuah objek database yang digunakan untuk membuat kontrol-kontrol untuk proses

memasukkan, memeriksa dan memperbarui data.

3. REPORT adalah sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat sesuai

dengan ketentuan yang pernah diberikan.

4. PAGES adalah sebuah objek khusus yang digunakan untuk menampilkan dan bekerja dengan data yang

diambil dari internet atau intranet.

5. MACRO adalah rangkaian dari beberapa perintah yang dapat disimpan dan dijalankan ulang secara

otomatis, misalnya membuka sebuah form, mencetak report dan sebagainnya.

6. MODULE adalah program-program yang ditulis dengan Access Basic.

B. KONSEP DATA BASE

Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah

almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal

sebagai berikut:

Memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan

Menentukan kelompok/jenis arsip

Memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map

Menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll

Upaya penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku tersebut sudah

cukup banyak.

Definisi:

Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat bersarang

atau berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti

2

manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya

yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.

C. MEMULAI PROGRAM DATABASE

Untuk mengaktifkan Program MS.Access

D. MEMBUAT DATABASE PERPUSTAKAAN

Klik menu file-New

Pilih Blank Database pada Task pane di sisi kanan jendela MS.Access

3

Akan muncul jendela membuat file database baru

Ubah nama file db1 dengan nama perpustakaan

Akan muncul komponen-komponen yang membentuk file database

E. MEMBUAT TABEL BUKU

Pertama buat table dari perpustakaan dengan cara :

Double klik create table in design view

M

e

m

ul

ai

mengisi fild dari table yang akan di bangun.

Field terdiri dari komponen / identitas table

Pertama buatlah table buku dengan fild name sebagai berikut

Jangan lupa mengaktifkan primary key pada field name kode buku sebagai penghubung antar tabel

Tutup jendela table dan simpan file dengan nama BUKU

4

F. MEMBUAT TABEL ANGGOTA

Buat table berikutnya dengan nama Anggota

Jangan lupa primary key di set pada field NO ANGGOTA

Khusus untuk status kita buat pilihan :

1. Siswa2. Guru3. Umum

Dengan cara berikut:

Pilih lookup wizard pada data type Field STATUS

Pilih I Will Type in the values that I Want

Kemudian klik next

Ketikkan pilihan dari status

1. Siswa2. Guru3. Umum

Kemudian pilih next

Pilih finish

Simpan dengan nama table Anggota

5

G. MEMBUAT TABEL PETUGAS

Dengan cara yang sama buatlah table PETUGAS

Untuk Status, Jenis Kelamin dan Shift,

masing-masing diset lookup wizard dengan

data sebagai berikut:

Untuk field Status

Untuk Field Jenis Kelamin:

Untuk Field SHIFT

Simpan dengan nama Tabel PETUGAS

Isilah masing masing table dengan 10 record

yang dibutuhkan.

6

Buat table transaksi dengan cara yang sama.

Untuk NIP, NO ANGGOTA DAN KODE BUKU masing-masing diset primary key dengan cara

klik tombol CTRL pada keyboard bersama dengan meng-klik NO TRANSAKSI, NIP, NO

ANGGOTA DAN KODE BUKU kemudian klik kanan Primary Key

Kemudian data typenya diset LOOKUP WIZARD dengan cara berikut ini:

Untuk Field NIP

Pilih I Want the lookup column to look up the values in a table or query, karena kita akan

mengambil data dari table yang ada.

kemudian tekan next.

7

Pilih Table:PETUGAS karena NIP berada pada table petugas

Klik next

Pilih NIP dan NAMA PETUGAS untuk dimasukkan pada kolom field yang diseleksi, kemudian

tekan Next

Pilih NIP sebagai field yang akan ditampilkan secara urut.

8

Hilangkan tanda centang pada Hide key column(recommended).

Klik next

Pilih NIP sebagai field yang akan

ditampilkan pada table.

Klik Next kemudian Finish.

Lakukan cara yang sama untuk No

Anggota dan Kode Buku masing-

masing di lookup wizard pada table

Anggota dan Buku.

Isi table Transaksi dengan 2 record

H. MEMBUAT QUERY TRANSAKSI UNTUK MENGHITUNG DENDA

Klik object QUERY, double klik create query in design view

Masukkan seluruh table dengan memilih table, kemudian klik add

Untuk Denda dihitung setelah 5 hari peminjaman menggunakan rumus Denda : ([Tanggal Kembali]-

[Tanggal Transaksi]-5)*300

9

I. MEMBUAT FORM UNTUK MASING-MASING TABEL

Klik object FORM, double klik create form by using wizard

Untuk membuat form anggota, masukkan seluruh field yang terdapat pada masing-masing table.

Sehingga posisi field yang tersedia berpindah ke kolom field yang diseleksi.

10

Klik next, pilih layout yang dinginkan untuk form.

Klik next.

pilih style yang diinginkan untuk form, kemudian klik Next dan finish

11

pilih open the form to view or enter information bila tidak ingin mengedit design formnya. Jika

ingin mengedit design formnya pilih modify the form`s design

Hasil form anggota

lakukan cara yang sama untuk membuat form buku dan petugas.

Khusus Untuk form transaksi pilih modify the form`s design sebelum mengakhiri design form

wizard.

Tambahkan menu denda yang diambil dari Query Transaksi, dengan cara copy label dan text box

tanggal kembali

Blok Lebel Tanggal Kembali dan Text Box Tanggal Kembali. Copy dan paste

Edit lebel Tanggal kembali menjadi lebel denda

12

Klik kanan text box tanggal kembali – pilih properties

Pilih option pada control source, isi expression builder dengan rumus denda =([Tanggal Kembali]-

[Tanggal Transaksi]-5)*300

Delet menu format data

13

Text box

Lebel

Hasil tampilan form Transaksi

Isi form Transaksi dengan 10 record

14

Kosongi/ delete

J. MEMBUAT REPORT TRANSAKSI

Membuat Report Query Transaksi, dengan memilih menu Create Report by Using Wizard

Pilih Query transaksi, kemudian pindahkan seluruh field ke kotak sebelah kanan, kemudian klik

next

Klik Next

Klik Next.

15

Pilih no transaksi untuk system pengurutan data dari terkecil hingga terbesar, klik Next.

Pilih Layout dan Style yang diinginkan untuk tampilan Report, kemudian klik Next

Klik Next , kemudian Finish

Tampilan report/ laporan dari proses transaksi pinjam buku di Perpustakaan

16

K. MEMBUAT MENU SWITCHBOARD

Klik Form – menu tools – Database Utilities

Klik pilihan Switchboard manager, dilayar akan muncul menu berikut

Klik tombol Edit.

Edit tulisan Main Switchboard menjadi Menu Utama.

Klik tombol close.

Klik tombol New, pada kotak isian Switchboard page ketik menu Data, klik Ok.

Lakukan Cara yang sama untuk membuat Menu Laporan dan Menu Keluar.

Klik tombol New, pada kotak isian Switchboard page ketik Menu Laporan, klik Ok.

Klik tombol New, pada kotak isian Switchboard page ketik Menu Keluar, klik Ok.

17

Klik pada Menu Utama, klik tombol Edit, kemudian new, dilayar akan muncul tampilan berikut:

Pada kotak isian Text, ketik &Data

Pada kotak isian Switchboard, klik option dan pilih Menu Data, klik Ok.

Klik tombol New, pada kotak isian Text; ketik &Laporan

Pada kotak isian Switchboard, klik option dan pilih Menu Laporan, klik Ok.

Klik tombol New, pada kotak isian Text; ketik &Keluar

Pada kotak isian Switchboard, klik option dan pilih Menu Keluar, klik Ok, klik tombol Close.

Klik Menu Data, klik tombol Edit, lalu klik tombol New, dilayar akan muncul tampilan berikut:

Pada kotak isian Text, ketik kata Input Data Transaksi Pinjam Buku.

Pada kotak isian Command, klik tanda option dan pilih Open Form in Edit Mode.

Pada kotak isian Form; klik tanda option dan pilih Form Transaksi, klik tombol Ok

Pada kotak isian Text, ketik kata Input Data Buku.

Pada kotak isian Command, klik tanda option dan pilih Open Form in Edit Mode.

Pada kotak isian Form; klik tanda option dan pilih Form Buku, klik tombol Ok

Pada kotak isian Text, ketik kata Input Data Anggota.

Pada kotak isian Command, klik tanda option dan pilih Open Form in Edit Mode.

Pada kotak isian Form; klik tanda option dan pilih Form Anggota, klik tombol Ok

18

Pada kotak isian Text, ketik kata Input Data Petugas

Pada kotak isian Command, klik tanda option dan pilih Open Form in Edit Mode.

Pada kotak isian Form; klik tanda option dan pilih Form Petugas, klik tombol Ok

Pada kotak isian Text, ketik kata &Kembali Ke Manu Utama

Pada kotak isian Command, klik tanda option dan pilih Go To Switchboard.

Pada kotak isian Switchboard; klik tanda option dan pilih Menu Utama, klik tombol Ok, lalu

Close

Tampilan Menu Data

Klik Menu Laporan, Klik tombol Edit lalu klik tombol New.

Pada kotak isian Text, Ketik kata Laporan Data Peminjaman Buku.

Pada Kotak isian Command, klik tanda option, lalu pilih Open Report.

Pada kotak isian Report, klik tanda option, lalu pilih Laporan Transaksi.

Klik tombol Ok,

Klik tombol new, Pada kotak isian Text, Ketik kata &Kembali Ke Menu Utama.

Pada Kotak isian Command, klik tanda option, lalu pilih Go to Switchboard.

Pada kotak isian Switchboard, klik tanda option, lalu pilih Menu Utama.

Klik tombol Ok, lalu klik close

19

Tampilan Menu Laporan

Klik Menu Keluar, Klik tombol Edit lalu klik tombol New.

Pada kotak isian Text, Ketik kata &Selesai dan Keluar dari Program.

Pada Kotak isian Command, klik tanda option, lalu pilih Exit Aplication.

Klik tombol Ok, lalu klik close,

lalu klik close, lalu klik tombol Close lagi. Sehingga muncul tampilan berikut

20

Tampilan Switchboard

L. MENCARI DATA BERDASARKAN KRITERIA

Buatlah Sebuah Query baru mengenai informasi judul buku, seperti tampilan berikut

Pada colom judul buku isi Criteria dengan [JUDUL BUKU]

Klik kanan pada area kosong - parameter

Isi parameter dengan [JUDUL BUKU] dan data type

TEXT sesuai data type yang ada pada table buku

Tutup Query dan Simpan dengan nama Cari Judul Buku

Double klik Query Cari Judul Buku akan tampil jendela berikut

21

Masukkan judul buku yang akan dicari missal “LASKAR PELANGI”. Dengan syarat judul buku

ada pada table.

Hasil Pencarian untuk buku lascar pelangi adalah sebagai berikut:

Buat Form untuk Query Cari judul buku – Create form by using wizard

Untuk layout pilih datasheet

Tambahkan pada switchboard untuk menu Cari data

Double klik Cari Data – New masukkan data berikut

Tambahkan Menu Kembali Ke Menu Utama

22