UNIVERSITAS SYIAH KUALA -...

31
UNIVERSITAS SYIAH KUALA Darussalam, Banda Aceh DOKUMEN JUDUL: Pedoman Mutu Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018 Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala No. Revisi : 03 1 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

Transcript of UNIVERSITAS SYIAH KUALA -...

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

1

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

2

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

PEDOMAN MUTU

NO. PRO - QM – 01

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Sitti Hajar, S. IP

Badratun Nafis, S.IP

Dr.Taufiq Abdul Gani,

M.Eng.Sc.

Asisten Pustakawan

Bidang Manajemen Mutu

Ketua Bidang

Manajemen Mutu

Kepala

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

3

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

Halaman Pengesahan Revisi

Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa

Disetujui oleh

oleh

0 05/01/2015 Pengesahan dokumen Charlis Siana Rosita Taufiq Abdul Gani

1 04/02/2016 Penambahan rujukan normatif dan

perubahan sasaran mutu Charlis Siana Rosita Taufiq Abdul Gani

2 22/01/2018 Upgrade pedoman mutu Badratun Nafis Taufiq Abdul Gani

3 22/04/2018 Penambahan penjelasan lampiran

pedoman mutu Badratun Nafis Taufiq Abdul Gani

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

4

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

TABLE OF CONTENTS

1 RUANG LINGKUP ................................................................................. 7

2 REFERENSI NORMATIF ....................................................................... 9

3 ISTILAH DAN DEFINISI ....................................................................... 9

4 KONTEKS ............................................................................................... 9

4.1 PEMAHAMAN ORGANISASI DAN KONTEKSNYA .................... 10

4.2 KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN .... 10

4.3 RUANG LINGKUP ........................................................................... 11

4.4 PROSES SISTEM MANAJEMEN MUTU ........................................ 11

5 KEPEMIMPINAN ................................................................................. 12

5.1 KEPEMIMPINAN DAN KOMITMEN ............................................. 12

5.2 KEBIJAKAN ..................................................................................... 13

5.3 TANGGUNG JAWAB DAN OTORITAS ......................................... 13

6 PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU.............................. 14

6.1 PELUANG DAN RISIKO ................................................................. 14

6.2 PERENCANAAN DAN PENCAPAIAN SASARAN MUTU ........... 14

6.3 PERENCANAAN PERUBAHAN ..................................................... 15

7 PENDUKUNG ....................................................................................... 15

7.1 SUMBER DAYA .............................................................................. 15

7.1.1 UMUM ..................................................................................... 15

7.1.2 MANUSIA ............................................................................... 15

7.1.3 INFRASTRUKTUR ................................................................. 16

7.1.4 LINGKUNGAN OPERASIONAL ........................................... 16

7.1.5 SUMBER DAYA PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN .... 16

7.1.6 PENGETAHUAN ORGANISASI ............................................ 17

7.2 KOMPETENSI .................................................................................. 17

7.3 KEPEDULIAN .................................................................................. 18

7.4 KOMUNIKASI .................................................................................. 18

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

5

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

7.5 INFORMASI TERDOKUMENTASI ................................................ 18

8 OPERASIONAL .................................................................................... 19

8.1 PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN ..................................... 19

8.2 PERSYARATAN OPERASIONAL DAN LAYANAN ..................... 20

8.2.1 KOMUNIKASI PEMUSTAKA ................................................ 20

8.2.2 MENENTUKAN PERSYARATAN ATAS LAYANAN ......... 21

8.2.3 REVIEW PERSYARATAN ATAS LAYANAN ...................... 21

8.2.4 INFORMASI TERDOKUMENTASI ....................................... 21

8.3 PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN LAYANAN .............. 21

8.3.1 UMUM ..................................................................................... 21

8.3.2 RENCANA PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN ..... 22

8.3.3 INPUT PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN ............. 22

8.3.4 PENGENDALIAN PERANCANGAN DAN

PENGEMBANGAN .............................................................................. 23

8.3.5 OUTPUT PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN ......... 23

8.3.6 PERUBAHAN PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN 23

8.4 PENGENDALIAN TERHADAP LAYANAN EKSTERNAL ........... 24

8.4.1 UMUM ..................................................................................... 24

8.4.2 JENIS DAN TINGKAT PENGENDALIAN ............................ 24

8.4.3 INFORMASI UNTUK PENYEDIA EKSTERNAL ................. 25

8.5 PENETAPAN LAYANAN ................................................................ 25

8.5.1 PENGENDALIAN PENETAPAN LAYANAN ....................... 25

8.5.2 IDENTIFIKASI DAN PENELUSURAN.................................. 26

8.5.3 PROPERTI PEMUSTAKA DAN PENYEDIA EKSTERNAL . 26

8.5.4 AKTIFITAS PURNA LAYANAN ........................................... 26

8.5.5 PENGENDALIAN PERUBAHAN .......................................... 26

8.6 PELUNCURAN LAYANAN ............................................................ 26

8.7 PENGENDALIAN OUTPUT YANG TIDAK BERSESUAIAN ....... 27

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

6

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

9 EVALUASI ............................................................................................ 27

9.1 PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISIS DAN EVALUASI . 27

9.1.1 UMUM ..................................................................................... 27

9.1.2 KEPUASAN PELANGGAN .................................................... 27

9.1.3 ANALISA DAN EVALUASI ................................................... 27

9.2 AUDIT INTERNAL .......................................................................... 28

9.3 TINJAUAN MANAJEMEN .............................................................. 28

9.3.1 UMUM ..................................................................................... 28

9.3.2 MASUKAN TINJAUAN MANAJEMEN ................................ 28

9.3.3 KELUARAN TINJAUAN MANAJEMEN............................... 29

10 PENINGKATAN ................................................................................... 30

10.1 UMUM ........................................................................................... 30

10.2 KETIDAKSESUAIAN DAN TINDAKAN KOREKTIF ................ 30

10.3 PENINGKATAN BERKELANJUTAN .......................................... 31

11 LAMPIRAN ........................................................................................... 31

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

7

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

1 RUANG LINGKUP

Manual mutu ini adalah pedoman bagi UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

menjalankan sistem manajemen mutu dalam rangka memenuhi pelayanan perpustakaan

sesuai tugas pokok dan fungsi berdasarkan Peraturan MENRISTEKDIKTI No 48 Tahun

2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Syiah Kuala, pada pasal 116 sd 120

(Lampiran 1 Peraturan MENRISTEKDIKTI 48/2015).

Pada Pasal 117 dan 118 Peraturan MENRISTEKDIKTI diatas disebutkan bahwa UPT

Perpustakaan Unsyiah mempunyai tugas melaksanakan layanan kepustakaan, melalui

penyelenggaraan fungsi

a) Penyusunan rencana, program, dan anggaran;

b) Penyusunan rencana kebutuhan dan penyediaan bahan pustaka;

c) Pengolahan bahan pustaka;

d) Pemberian layanan dan pendayagunaan bahan pustaka;

e) Pemeliharaan bahan pustaka;

f) Pelaksanaan urusan tata usaha.

Fungsi diatas berperan penting dalam menjunjung tri dharma perguruan tinggi serta

mendukung pencapaian Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran (VMTS) strategis Unsyiah, yaitu

membantu kelancaran proses belajar mengajar di kalangan civitas akademika melalui

a) penyediaan koleksi referensi ilmiah yang relevan dengan kurikulum, up to date dan

kredibel,

b) penyediaan program literasi informasi untuk civitas untuk peningkatan kompetensi

pendukung dalam proses belajar mengajar dan penelitian

c) penyediaan dukungan terhadap akreditasi program studi dan institusi

d) penyediaan sarana/prasarana termasuk sistem informasi yang dibutuhkan untuk

kebutuhan diatas

Dengan fungsi dan VMTS strategis diatas UPT Perpustakaan Unsyiah mencapai kepuasan

civitas akademika Unsyiah melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk proses-proses

untuk peningkatan sistem dan jaminan kesesuaian terhadap keinginan civitas akademika dan

peraturan perundangan yang berlaku.

Perbaikan sistem manajemen mutu terus dilakukan dengan mengikuti Standar Penjaminan

Mutu Perguruan Tinggi dari Kemenristekdikti melalui Universitas Syiah Kuala.

Perpustakaan juga menyesuaikan dengan persyaratan terbaru, yaitu:

1. ISO 9001:2015 sebagai spesifikasi persyaratan untuk mendapat keyakinan atas produk

dan jasa yang dihasilkan UPT Perpustakaan Unsyiah dalam rangka meningkatkan

kepuasaan pelanggannya. Implementasi dari standar ini diharapkan akan memperbaiki komunikasi internal, pemahaman dan pengawasan yang lebih baik terhadap proses di

UPT Perpustakaan Unsyiah.

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

8

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

2. ISO 27001:2013 sebagai spesifikasi persyaratan yang wajib dipenuhi oleh Perpustakaan

Unsyiah untuk menerapkan manajemen keamanan informasi dengan ruang lingkup,

yaitu pengendalian kebijakan, struktur organisasi, sumber daya manusia, manajemen

asset, pengendalian akses, keamanan peralatan dana lingkungan, keamanan operasional,

keamanan komunikasi, sistem akusisi, pengembangan dan perawatan, manajemen

insiden keamanan informasi, manajemen keberlanjutan, dan kesesuaian regulasi.

Disamping itu Perpustakaan Unsyiah secara khusus memfokuskan pada aspek tertentu

sesuai kebutuhan yaitu manajemen resiko (ISO 31000:2009), kepuasaan pelanggan (ISO

10001:2012) dan penanganan keluhan (ISO 10002:2014).

Tujuan dari masing-masing standar tersebut adalah sebagai berikut:

1. ISO 31000:2009 memberikan pedoman bagaimana menangani resiko seperti

menghindari resiko pada sebuah proses atau berupaya resiko tersebut tidak memberikan

pengaruh besar pada proses.

2. ISO 10001:2012 memberikan petunjuk bagaimana menyusun codes of conduct sebagai

pedoman mendapatkan kepuasaan sesuai kebutuhan dan harapan pelanggan.

Penggunaannya dapat meningkatkan keyakinan pelanggan terhadap layanan dan

memperbaiki pemahaman mereka terhadap apa yang diharapkan dari organisasi, yang

akhirnya mengurangi kesalah pahaman dan keluhan.

3. ISO 10002:2014 menyediakan pedoman untuk menangani keluhan yang disampaikan

pelanggan, sehingga meminimalisir kesalahan pada masa yang akan datang.

Peningkatan dan integrasi dengan beberapa tambahan standar di atas memerlukan revisi dari

pedoman mutu untuk menspesifikasikan persyaratan dalam pengembangan sistem

manajemen mutu. Hal ini dilakukan sebagai upaya UPT Perpustakaan Unsyiah untuk:

a) Menunjukkan dan menjaga kemampuannya secara konsisten menyediakan layanan

yang memenuhi keinginan pemustaka dan persyaratan dari Universitas Syiah Kuala;

b) Mencapai kepuasan pemustaka melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk

proses perbaikannya dan menjamin kesesuaian terhadap keinginan pemustaka dan

persyaratan dari Universitas Syiah Kuala.

Dari uraian latar belakang diatas, dapat dinyatakan bahwa ruang lingkup dari pedoman

mutu ini adalah:

a) Sistem Penjaminan mutu dalam bidang Pelayanan Pengguna, Pelayanan Teknis,

Perencanaan, Literasi dan Hubungan Masyarakat, Manajemen Mutu, Teknologi Informasi dan Administrasi Umum.

b) Manajemen keamanan informasi dengan ruang lingkup, yaitu pengendalian

informasi

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

9

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

struktur organisasi, sumber daya manusia, manajemen asset, pengendalian akses,

keamanan peralatan, dana, lingkungan, keamanan operasional, keamanan

komunikasi, sistem akusisi, pengembangan dan perawatan, manajemen insiden

keamanan informasi, manajemen keberlanjutan, dan kesesuaian regulasi.

c) Pengendalian risiko terhadap semua proses

d) Kepuasan pelanggan menyangkut codes of conduct dan penanganan komplain

2 REFERENSI NORMATIF

a) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

b) Undang-Undang RI Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

c) PP Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No 43

d) Peraturan MENRISTEKDIKTI No 48 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Universitas Syiah Kuala

e) SNI 7330 – 2009 SNI Perpustakaan Perguruan Tinggi

f) SNP 10 :2011 Perpustakaan Perguruan Tinggi

g) ISO 9001:2015 Quality Management Systems: Requirements

h) ISO 9000:2015 Quality Management Systems: Fundamentals and Vocabulary

i) ISO 19011:2011 Guidelines for Auditing Management Systems

3 ISTILAH DAN DEFINISI

Dalam menjalankan proses bisnis pelayanan, UPT Perpustakaan Unsyiah banyak

menggunakan istilah dan singkatan. Penjelasan detail terhadap istilah yang digunakan atau

definisi yang dimaksud dalam prosedur, dijelaskan pada masing- masing prosedur.

4 KONTEKS

UPT. Perpustakaan memperhatikan bagaimana kontek kedudukan, kebutuhan dan harapan

dari pihak berkepentingan terhadap operasional pelayanannya. Dari hal tersebut kemudian

ditentukan ruang lingkup dan proses dari Sistem Manajemen Mutu Perpustakaan Unsyiah.

Kontek, kedudukan dan harapan tersebut akan selalu berubah sepanjang waktu, sehingga

pemantauan perubahan didokumentasikan pada setiap awal tahun dalam Dokumen Konteks

Perpustakaan Unsyiah LAM-QM-01-05 (terlampir).

Dari kontek, kedudukan dan harapan diatas Perpustakaan Unsyiah menentukan ruang

lingkup dan proses Sistem manajemen mutu dan sistem manajemen keamanan informasi

yang didokumentasikan dalam Dokumen Konteks Perpustakaan Unsyiah (Bagian C dan D

LAM –QM-01-05) (terlampir).

Proses penyusunan kedua dokumen diatas bersumber dari:

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

10

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

a) Laporan Hasil Survey Kebutuhan dan Harapan Terhadap Perpustakaan Unsyiah

b) Laporan Audit Internal

c) Laporan Tinjauan Manajemen

d) Kebijakan Keamanan Informasi Perpustakaan Unsyiah LAM-QM-01-02 (terlampir)

e) Risk Assesment Treatment Perpustakaan Unsyiah LAM-QM-01-08 (terlampir)

Untuk selanjutnya sub klausul 4.1 dan 4.2 menjelaskan konteks, kebutuhan dan harapan

terhadap UPT Perpustakaan Unsyiah, dilanjutkan sub klausul 4.3 dan 4.4 membahas ruang

lingkup dan proses sistem manajemen mutu Perpustakaan Unsyiah.

4.1 PEMAHAMAN ORGANISASI DAN KONTEKSNYA

UPT. Perpustakaan menentukan memantau dan meninjau elemen-elemen yang berpengaruh

dan membentuk organisasi Perpustakaan. Elemen tersebut ada yang eksternal seperti

Kurikulum, Proses Belajar Mengajar dan Penelitian, Kemahasiswaan, Tata Kelola Unsyiah

dan lainnya. Sedangkan elemen internal seperti Pustakawan, Koleksi, Saran-prasarana dan

lainnya.

Kesemua elemen diatas berinteraksi dan berelevansi dan saling dipengaruhi oleh:

a) Hukum/peraturan, teknologi, kompetisi, pasar, budaya, sosial dan lingkungan

ekonomis, baik internasional, nasional, regional maupun lokal yang berhubungan

dengan Perpustakaan Unsyiah.

b) Nilai, budaya, pengetahuan dan kinerja Perpustakaan Unsyiah.

Elemen dan kontek diatas terus berubah, sehingga setiap tahun Perpustakaan Unsyiah

melakukan evaluasi dan mendokumentasikan ke dalam Dokumen Konteks Perpustakaan

Unsyiah LAM-QM-01-05 (terlampir)

4.2 KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN

Untuk mengukur tercapainya kesesuaian sistem manejemen mutu di UPT Perpustakaan

Unsyiah, maka perlu adanya pemahaman serta identifikasi terhadap kebutuhan dan harapan

pihak berkepentingan serta tindak pengendalian. Pihak-pihak berkepentingan tersebut

adalah Mahasiswa, Dosen, Pustakawan, Unsur Manajemen dan Pimpinan, dan Masyarakat

Umum.

Kepentingan pihak diatas terhadap sistem manajemen mutu terus berkembang, sehingga

Perpustakaan Unsyiah melakukan analisa setiap tahun dan terdokumentasi dalam Dokumen

Konteks Sistem Manajemen Mutu, yaitu Bagian B Kebutuhan dan Harapan Pihak

Berkepentingan

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

11

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

4.3 RUANG LINGKUP

Berdasarkan konteks (lihat klausul 4.1) dan kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan

(lihat klausul 4.2) diatas dapat diketahui produk dan jasa yang diperlukan dan harus

dihasilkan oleh Perpustakan Unsyiah untuk memenuhi kebutuhan dan harapan tersebut.

Semua ini menjadi dasar dalam penetapan ruang lingkup sistem manajemen mutu

Perpustakaan Unsyiah

UPT Perpustakaan Unsyiah menyusun ruang lingkup dalam sebuah dokumen

terdokumentasi, yaitu Dokumen Konteks Perpustakaan Unsyiah LAM –QM-01-05

(terlampir) yaitu:

a) Bagian C Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu.

b) Bagian D Ruang Linhkup Sistem Keamanan Infotmasi

4.4 PROSES SISTEM MANAJEMEN MUTU

Klausul 4.3 menjelaskan ruang lingkup sistem manajemen mutu Perpustakaan Unsyiah

bagaimana struktur organisasi berperan dalam pengembangan, operasional dan pelayanan

produk dan jasa. Dari ruang lingkup tersebut dikembangkanlah proses untuk menghasilkan

produk dan jasa sesuai kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan.

Perpustakaan Unsyiah menetapkan proses dimaksud dalam sebuah Dokumen Konteks

Perpustakaan Unsyiah (Bagian C dan D LAM-QM-01-05) (terlampir).

Dokumen ini menjelaskan:

a) Input yang diperlukan dan output yang diharapkan

b) Menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses ini;

c) Menentukan dan menerapkan kriteria dan metode (termasuk pemantauan,

pengukuran, dan indikator performa yang terkait) untuk memastikan pengerjaan dan

pengendalian yang efektif dari proses-proses ini;

d) Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk proses-proses ini dan memastikan

ketersediaannya;

e) Menugaskan tanggung jawab dan wewenang untuk proses-proses ini;

f) Mengatasi resiko dan peluang;

g) Mengevaluasi proses-proses ini dan menerapkan perubahan yang diperlukan untuk

memastikan bahwa proses-proses ini mencapai hasil yang diinginkan;

h) Meningkatkan proses dan sistem manajemen mutu.

Karena pentingnya dokumen ini, Perpustakaan Unsyiah harus menyimpan dan memelihara

dengan baik.

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

12

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

5 KEPEMIMPINAN

5.1 KEPEMIMPINAN DAN KOMITMEN

Kepala adalah pemimpin tertinggi di UPT Perpustakaan yang ditunjuk oleh Rektor

Universitas Syiah SK Rektor Unsyiah No 848 tahun 2016 (terlampir). Sehubungan dengan

pelaksanaan sistem manajemen mutu secara umum, Perpustakan Unsyiah memerlukan

kepemimpinan yang kuat dan berkomitmen:

a) Mengarahkan kebijakan mutu untuk mewujudkan visi, misi, tujusan dan sasaran

Perpustakaan Unsyiah lihat Dokumen Rencana Strategis Perpustakaan Unsyiah

2015-2018.

b) Menetapkan persyaratan, pengendalian, panduan pelaksanaan proses secara

terintegrasi lihat Dokumen Prosedur Operasional Baku dan Dokumen Instruksi

Kerja.

c) Menetapkan job description, pembagian dan pelimpahan wewenang lihat Dokumen

Job Description LAM-QM-01-03 (terlampir) .

d) Melaksanakan internal audit secara berkala dan terintegrasi untuk memastikan

kesesuaian dan keefektifan penerapan sistem manajemen mutu, pelayanan

pelanggan, keamanan informasi dan pengendalian risiko (Laporan Audit Internal

FR-PM-06-05 (terlampir)

e) Melaksanakan tinjauan manajemen secara berkala dalam rangka pemantauan dan

penilaian pencapaian kinerja UPT Perpustakaan Unsyiah dan sekaligus menentukan

langkah-langkah perbaikan yang perlu dilakukan (Laporan Tinjauan Manajemen

FR-PM-05-02 (terlampir)

f) Menyediakan sumber daya dan anggaran yang mencukupi untuk pelaksanaan sistem

manajemen mutu, termasuk pelayanan pelanggan, keamanan informasi dan

pengendalian risio yang tertuang dalam Dokumen Rencana Kerja dan Anggaran

Tahunan .

Disamping secara umum, kepala Perpustakaan Unsyiah menunjukkan komitmen secara

khusus dalam hal pelayanan pelanggan, keamanan informasi dan manajemen risiko, yang

terwujud dalam.

a) Tersedianya persyaratan dan peraturan untuk pelayanan, keamanan informasi dan

pengendalian risiko yang terdokumentasi, tersedia dan mudah diakses oleh

pemustaka. Peraturan yang dimaksud dapat berupa peraturan yang dibuat oleh

Perpustakaan, Unsyiah atau pihak lain yang berhubungan lihat Daftar Peraturan

Perpustakaan (SK Kepala Perpustakaan Unsyiah No 287/UN.11.13/TU/2018,

SK Kepala Perpustakaan Unsyiah No 286/UN.11.13/TU/2018 dan SK Kepala

Perpustakaan Unsyiah No 285.UN.11.13/TU/2018 ) Surat Keputusan Rektor

yang berhubungan dengan Pelayanan Pelanggan (SK Rektor No 998 Tahun

2015) dan manajemen risiko lihat LAM-QM-01-08 (terlampir).

b) Tersedianya Code of conduct sebagai janji Perpustakaan Unsyiah kepada pemustaka yang sudah dimasukkan dalam disetiap Prosedur Operasional Baku.

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

13

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

c) Menetapkan Prosedur Operasional Baku yang berhubungan langsung dengan

pelayanan pelanggan, keamanan informasi dan pengendalian risiko .

5.2 KEBIJAKAN

Kepala UPT Perpustakaan Unsyiah menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu,

melingkupi pelayanan dan operasional Perpustakan Unsyiah, pengendalian keamanan

informasi (lihat SOA Keamanan Informasi A.5.1), pengendalian risiko, peningkatan

kepuasaan pelanggan.

Kebijakan mutu dibuat sebagai:

a) Tekad UPT Perpustakaan Unsyiah dan mendorong tercapai visi, misi, tujuan dan

sasaran strategis

b) Bahan pertimbangan penetapatan sasaran mutu

c) Komitmen pemenuhan terhadap semua hal yang diperlukan, dan menjalankan

perbaikan yang berterusan

Pelaksanaan penetapan dan perubahan kebijakan mutu terlebih dahulu dibicarakan dalam

rapat Tinjauan Manajemen lihat PRO-PM-05 ( terlampir).

Kebijakan mutu tersebut disediakan, dijaga dan didokumentasikan dalam:

1. Repository online Unsyiana (uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana),

2. Banner, back drop tercetak seperlunya didalam maupun di luar gedung Perpustakaan.

Kebijakan mutu tersebut dikomunikasikan untuk, dipahami dan diaplikasikan melalui

berbagai Saluran Komunikasi Perpustakaan Unsyiah lihat LAM-QM-01-11 ( terlampir).

5.3 TANGGUNG JAWAB DAN OTORITAS

Kepala Perpustakaan bertanggung jawab, memiliki otoritas dan melakukan pendelegasian

wewenang dalam menjalankan sistem manajemen mutu, keamanan informasi, manajemen

risiko dan kepuasan pelanggan. Pendelegasian wewenang dibentuk dalam job description

staf, dan setiap tugas, tim, atau kepanitiaan diberikan surat penugasan diatur dalam POB

Komunikasi Internal PRO-PM-04 dan Surat Penugasan SK Kepala Perpustakaan

Penempatan Staf No 276/UN.11.13 ( terlampir).

Secara khusus dalam pencegahan dan pengendalian risiko terutama untuk keamanan

informasi, kepala Perpustakaan mencegah terjadinya tumpang tindih atau konflik

kepentingan, sehingga dalam job description dan surat tugas dibuat adanya pemisahan

tanggung jawab dan wewenang, seperti diatur dalam SOA Keamanan Informasi, pemisahan

tugas (A.6.1.2), pengendalian akses (A.9) baik operasional, jaringan, pengguna dan aplikasi

.

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

14

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

6 PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

6.1 PELUANG DAN RISIKO

Perpustakaan Unsyiah mengidentifikasi peluang pengembangan yang lebih baik dengan

memanfaatkan sumber daya dan kerja-sama dengan berbagai pihak. Beberapa kerjasama

sudah dilaksanakan misalnya dengan Perpustakan Nasional RI dengan Universitas

Syiah Kuala Nomor 10/SKB/XI/2014 dan Nomor 4853/UN 11/DN/2014 (terlampir), aktif

dalam forum kerjasama perpustakaan seperti FKP2TN dan FPDI, kerjasPPma dalam bentuk

University to University juga dijalankan dengan Universitas Mulawarman, Universitas IAIN

Lhokseumawe dalam bentuk penyelenggaraan pelatihan, disamping benchmarking dengan

berbagai universitas dalam dan luar negeri.

Disamping eksternal, kerjasama juga dijalin dengan internal Unsyiah misalnya Fakultas

Kedokteran, Program Pasca Sarjana, LP3M, Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP,

Program Studi Statistik FMIPA, BEM Unsyiah, PPISB, dan ICAIOS .

Sehubungan dengan Manajemen Risiko, UPT Perpustakaan Unsyiah menjalankan dua

tahapan yaitu yang pertama penetapan dan analisa risiko (risk analysis) dan kedua evaluasi

penanganan risiko (risk treatment evaluation).

Analisa risiko menjadi tanggung jawab Kelompok Pustakawan bidang Penjaminan Mutu

Job Description lihat LAM-QM-01-03 (terlampir) yang bertugas :

a) Mengidentifikasi, menganalisis dan evaluasi risiko, yang selanjutya terdokumentasi

dalam Risk Assesment and Treatment lihat LAM-QM-01-08 ( terlampir).

b) Memeriksa dan mengevaluasi kesiapan staf perpustakaan dalam penanganan risiko.

Pemeriksaan dilakukan dengan roled play atau survey mengukur kesiapan atau

jumlah risiko yang terjadi dalam waktu sampling.

Penanganan risiko keamanan informasi sangat berhubungan dengan pengendalian yang

dipilih sebagai persyaratan dan Scope of Aplicability (SOA) atau ruang lingkup

implementasi kemananan informasi, yaitu Peran dan Tanggung Jawab Keamanan Informasi

(A.6.1), Kebijakan Pengendalian Akses (A.9), Keamanan Lingkungan dan Peralatan (A.11),

Keamanan Operasional (A.12), Keamanan Komunikasi (A.13), Keamanan dalam

Pengembangan Aplikasi (A.13), dan Penanganan Insiden Keamanan (A.14).

6.2 PERENCANAAN DAN PENCAPAIAN SASARAN MUTU

UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan pengukuran sasaran mutu setiap tahun untuk setiap

proses yang ada, dan memilih beberapa diantaranya sebagai sasaran mutu utama.

Penilaiannya dilakukan dengan cara menganalisis statistik transaksi kunjungan, peminjaman

dan kegiatan lain di perpustakaan, dan juga hasil survey yang dilakukan. Sasaran mutu

dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen lihat PRO-PM-05 (terlampir). Dokumen Sasaran Mutu LAM-QM-01-01 (terlampir) dan Hasil Survey.

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

15

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

Sasaran mutu dan nilainya dipublikasikan lewat Saluran Komunikasi Perpustakaan

Unsyiah LAM-QM-01-11 (terlampir).

6.3 PERENCANAAN PERUBAHAN

UPT Perpustakaan Unsyiah dapat melakukan perubahan atas sistem manajemen mutu, dapat

berdasarkan atas hasil eksternal dan internal audit, konteks organisasi, kebutuhan dan

harapan pihak berkepentingan atau lainnya yang dibicarakan terlebih dahulu melalui

Tinjauan Manajemen PRO-PM-05 (terlampir) yang didukung oleh data dan analisa yang

kuat.

Perubahan ini juga termasuk dalam perubahan kebijakan Keamanan Informasi yang diatur

dalam SOA Keamanana Informasi, yaitu Tinjauan Ulang Kebijakan Keamanan

Informasi (A.5.1.2) LAM-QM-01-02 ( terlampir)

7 PENDUKUNG

7.1 SUMBER DAYA

7.1.1 UMUM UPT Perpustakaan Unsyiah menentukan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan

untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen mutu

dan keamanan informasi. Sumber daya tersebut adalah:

a) Manusia; Dana dan Anggaran, yaitu alokasi PNBP, BOPT, Rupiah Murni, dan

generating revenue atau pendapatan asli.

b) Infrastruktur; meliputi bangunan dan utilitas

c) Mesin dan Peralatan

7.1.2 MANUSIA

UPT Perpustakaan Unsyiah sudah menyediakan sumber daya manusia yang diperlukan

untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen mutu

dan untuk pengerjaan dan pengendalian dari proses-prosesnya.

Sumber daya manusia yang diperlukan dan sudah tersedia adalah pustakawan, staf non

pustakawan (administrasi dan teknisi) dan juga Student Help Assistant. Pengelolaan sumber

daya manusia ini mengikuti pola yang diterapkan dalam SOA Keamanan Informasi, yaitu 3

tahapan: sebelum, selama dan sesudah penempatan kerja, yaitu A.7 LAM-QM-01-02

(terlampir).

Pelaksanaannya diatur dalam POB Peningkatan Sumber Daya Manusia dan Peraturan

pengelolaan administrasi umum BAB I Pasal 3 tantang Rekrutmen Staf dan Student

Assisten Library PRO-PS-06 dan SK Kepala Perpustakaan Unsyiah No 285/UN.11.13/TU/2018 BAB I Bagian Satu pasal 3 (terlampir) dan mengikuti peraturan

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

16

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

seperti Pengajuan Izin Cuti/Sakit lihat SK Kepala Perpustakaan Unsyiah No

285/UN.11.13/TU/2018 BAB I Bagian Empat pasal 15 (terlampir).

7.1.3 INFRASTRUKTUR

Perpustakaan Unsyiah menentukan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang

diperlukan untuk pengerjaan proses-prosesnya dan untuk mencapai kesesuaian dari produk

dan jasa perpustakaan. Infrastruktur yang dimaksud meliputi: gedung dan ruangan, peralatan

(perangkat keras dan lunak), teknologi informasi dan komunikasi.

Perpustakaan sudah membuat beberapa POB Pelayanan Penggunaan Aset dan Bahan, POB

Perbaikan Sarana dan Prasarana, POB Pemeliharaan Jaringan, Hardware dan software, POB

Pengembangan Aplikasi Perpustakaan, POB Wewenang atas Pengendalian Aplikasi, POB

Wewenang atas Pengendalian Jaringan, POB Proses Penanganan Insiden Keamanan

Informasi.

Perpustakaan Unsyiah juga pengendalikan penggunaan infrastruktur untuk menjalankan

keamanan informasi. Ruang lingkup pengaplikasiannya (SOA) dalam hal infrastruktur

adalah pengendalian Keamanan Peralatan dan Ruangan A.11.1 lihat LAM-QM-01-07 (

terlampir)

7.1.4 LINGKUNGAN OPERASIONAL

Perpustakaan Unsyiah menentukan, menyediakan dan memelihara lingkungan yang

diperlukan untuk operasional atau pengerjaan dari proses dan untuk mencapai

kesesuaian dari produk dan jasa perpustakaan.

Perpustakaan sudah membuat beberapa POB yang berhubungan dengan lingkungan

operasional yaitu POB Pelayanan Penggunaan Aset dan Bahan, POB Perbaikan Sarana dan

Prasarana, POB Wewenang atas Pengendalian Aplikasi, POB Wewenang atas Pengendalian

Jaringan, dan POB Proses Penanganan Insiden Keamanan Informasi.

Perpustakaan Unsyiah juga pengendalian lingkungan operasional untuk menjalankan

keamanan informasi. Ruang lingkup pengaplikasiannya (SOA) dalam hal lingkungan

operasional adalah pengendalian Keamanan Ruangan A.11.1 lihat LAM-QM-01-07 (

terlampir)

7.1.5 SUMBER DAYA PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

Perpustakaan Unsyiah menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk

memastikan ketepatan dan keterpercayaan atas verifikasi kesesuaian pelayanan operasional atas persyaratan berlaku.

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

17

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

Dalam pelayanan, Perpustakaan Unsyiah memberikan jaminan untuk ketepatan dalam

penghitungan jumlah hari peminjaman, keterlambatan dengan mengurangi hari libur sesuai

aturan berlaku. Jumlah denda dihitung dengan tepat.

Perpustakaan Unsyiah juga menjamin ketepatan pembacaan tag RFID pada koleksi dan

Barcode pada kartu identitas peminjaman.

Perpustakaan Unsyiah menyediakan sarana pengaduan online, help-desk counter untuk

menerima keluhan ketidaktepatan atas pengukuran, penghitungan dan penempatan terhadap

layanan dan operasional. Termasuk juga mekanisme untuk melakukan verifikasi, perbaikan

ulang atas algoritma, formula dan prosedur kerja jika ditemukan kesalahan.

Prosedur kerja untuk penerimaan keluhan POB Penanganan Komplain PRO-PP-19 (

terlampir).

7.1.6 PENGETAHUAN ORGANISASI

Perpustakaan Unsyiah mengelola pengetahuan yang dihasilkan ata didapat dari elemen yang

ada di Perpustakaan, baik yang didapat dari pendidikan/pelatihan yang diadakan ataupun

yang dari pengalaman dalam pelayanan dan operasional.

Pengelolaan pengetahuan organisasi dilaksanakan dengan Peraturan tertulis yang

mewajibkan pengumpulan sertifikat dan bahan workshop/pelatihan/seminar yang dilakukan

oleh staf dan pustakawan Peraturan Pengelolaan Administrasi Umum lihat SK Kepala

Perpustakaan No 285/UN.11.13/TU/2018 (terlampir).

Pengetahuan organisasi dikelola dalam sebuah repository bernama Unsyiana yang

pengelolaannya mengikuti POB Pengelolaan Unsyiana PRO-PT-08 (terlampir)

7.2 KOMPETENSI

UPT Perpustakaan Unsyiah mengikuti aturan Pemerintah RI dalam kompetensi minimal

yang dimiliki yang diatur dalam Surat Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Nomor 83 tahun 2012 tentang Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia bidang

Perpustakaan lihat KEPMEN Tenaga kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia No

83 tahun 2012 (terlampir).

UPT Perpustakaan Unsyiah setiap tahun mengadakan in-housed training dan juga

mengirimkan stafnya mengikuti training di berbagai tempat. Daftar training yang pernah

diadakan atau diikuti .

Panduan pengembangan kompetensi di lingkungan Perpustakaan Unsyiah dapat dilihat POB

Peningkatan Sumber Daya Manusia PRO-PS-06 ( terlampir).

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

18

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

Tantangan kedepan Perpustakaan Unsyiah adalah memaksimalkan penggunaan Teknologi

Informasi untuk pelayanan dan operasional. Untuk itu Perpustakaan Unsyiah mengikuti

pengendalian SOA Keamanan Informasi yaitu A.7.2.2. untuk Pelatihan dan Pendidikan

bidang Keamanan Informasi.

7.3 KEPEDULIAN

UPT. Perpustakaan menyelenggarakan program kegiatan peningkatan kepedulian terhadap

sistem manajemen mutu dan keamanan informasi. Program kegiatan tersebut ada yang

berbentuk motivasi dengan pendekatan spiritual untuk menumbuhkan kesadaran pada staf

bahwa semua ini adalah wujud pengabdian dan ibadah sehingga kepedulian staf meningkat.

Keamanan informasi menjadi isu yang sangan penting dalam pelayanan dan operasioal

perpustakaan kedepan. Kepedulian atas isu ini juga dilakukan rutin seperti tersebut dalam

lingkup pengendalian SOA Keamanan Informasi, yaitu A.7.2.2 Kesadaran, Pendidikan dan

Pelatihan Terhadap Keamanan Informasi

7.4 KOMUNIKASI

UPT Perpustakaan Unsyiah membangun komunikasi internal dan eksternal sehubungan

dengan pelaksanaan sistem manajemen mutu dan keamanan informasi, termasuk bahan yang

akan dikomunikasikan, kapan, dengan siapa, bagaimana dan siapa yang akan

berkomunikasi.

Komunikasi internal dilakukan melalui rapat internal dan group diskusi di sosial media,

untuk eksternal saat ini sudah ada librisyiana sebagai in-housed media, dan juga social

media lainnya.

Daftar saluran komunikasi yang digunakan perpustakaan lihat LAM-QM-01-011 (

terlampir).

7.5 INFORMASI TERDOKUMENTASI

UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan dokumentasi terhadap informasi yang ada atau

dihasilkan oleh sistem manajemen mutu dan keamanan informasi. Informasi

terdokumentasi tersebut:

a) Memiliki sistem identifikasi dan deskripsi

b) Memiliki format

c) Memiliki Tinjauan dan persetujuan

UPT Perpustakaan Unsyiah mengembangkan sistem keamanan informasi atas dokumentasi

tersebut, termasuk:

a) Distribusi, akset, pengambilan dan penggunaan

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

19

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

b) Penyimpanan dan penjagaan

c) Pengendalian perubahan

d) Masa simpan dan pembuangan

Pelaksanaan pengdokumentasian informasi disini mengikuti POB Pengendalian Dokumen,

POB Pengendalian Rekaman, POB Pengelolaan Koleksi Unsyiana.

Untuk pengendalian Keamanan Informasi mengikuti SOA Proteksi Laporan Informasi,

Administrator dan operator laporan, Prosedur operasi yang didokumentasikan

8 OPERASIONAL

8.1 PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

Perencanaan dan pengendalaian yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan terbagi atas dua

jenis, yaitu perencanaan kegiatan anggaran rutin tahunan dan perencanaan pengembangan

terhadap operasional produk atau layanan tertentu.

Untuk perencanaan kegiatan anggaran rutin sebagai bagian dari Universitas Syiah Kuala,

Perpustakaan mengikuti POB Prosedur Usulan Rencana Kerja Tahunan Tingkat

Fakultas/PPS/LBG yang dibuat oleh Biro Perencanaan dan Sistem Informasi Unsyiah

(terlampir). Perpustakaan menerima masukan dari perbagai pihak baik melalui saluran

formal dan informal untuk pengembangan perpustakaan. Masukan yang diterima dibawa

kedalam Rapat Kerja Tahunan Perpustakaan untuk menyusun Dokumen Rencana Kegiatan

dan Anggaran Tahunan. Dokemen tersebut akan melalui liahatproses pembahasan

bertingkat sampai akhirnya menjadi dokumen RKA Perpustakaan yang ditetapkan oleh

Rektor Unsyiah.

Perpustakaan Unsyiah juga melakukan Perencanaan Pengembangan atas Produk

Layanannya. Dasar perencanaanya adalah Sasaran Mutu, hasil Tinjauan Manajemen dan

Audit Internal lihat LAM-QM-01-01, FR-PM-05-02 dan PRO-PM-06 (semua dokumen

terlampir). Secara teknis, bidang atau staf yang mengusulkan perencanaan membuat dan

membicarakan usulan teknis dalam kelompok pustakawan atau dengan Kepala

Perpustakaan. Setiap usulan yang disepakati harus disosialisasikan dan diuji-coba terlebih

dahulu. Revisi dapat saja dilakukan sampai usulan pengembangan produk layanan disetujui.

Perpustakaan Unsyiah sudah memiliki dan melaksanakan POB Pengembangan Aplikasi dan

POB Pelayanan.

POB diatas didukung oleh Peraturan untuk Pelayanan lihat SK kepala Perpustakaan

Unsyiah No 287/UN.11.13/TU/2018 (terlampir), yaitu yang menjelaskan:

a. Menetapkan persyaratan untuk koleksi yang sudah bisa di proses, diletakkan di rak

sesuai dengan jenis, koleksi yang boleh di pinjam atau tidak dan lain lain. Demikian juga

persyaratan masuk, berkunjung, meminjam dan menggunakan jasa perpustakan lainnya,

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

20

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

b. Menetapkan jumlah dan kompetensi sumber daya manusia, petugas dan pustakawan

untuk menyiapkan koleksi tersebut sehingga sesuai persyaratan dan juga untuk melayani

seperti diatas.

c. Menerapkan kendali dari proses sehinga koleksi, pengunjung dan pemustaka diatas

sesuai persyaratan

d. Menetapkan, memelihara dan menyimpan informasi terdokumentasi dalam proses

memenuhi persyaratan tersebut.

Dalam hal keamanan informasi, Perpustakaan Unsyiah juga memasukkan koleksi,

pengunjung, peminjam dan pengguna layanan sudah memenuhi persyarat yang dituangkan

dalam lingkup penerapan (SOA) keamanan informasi, yaitu Akses Jaringan dan Layanan

Jaringan, Manajemen Hak-Hak Akses Istimewa, Penggunaan Informasi Otentikasi

Rahasia, Pembatasan Akses Informasi, Sistem Manajemen Password,

Penggunaan Program Utilitas Istimewa, Pengendalian Akses ke Kode Sumber

Program dan Keamanan Operasi.

8.2 PERSYARATAN OPERASIONAL DAN LAYANAN

8.2.1 KOMUNIKASI PEMUSTAKA

Perpustakaan Unsyiah memiliki Saluran Komunikasi LAM-QM-01-11 (terlampir) Setiap

produk layanan harus disosialisasikan dan dikomunikasikan dengan pemustaka dan civitas

akademika, dengan berpanduan pada POB yang ada, yaitu: POB Pelayanan counter

Informasi, POB Pengendalian Pelayanan Masuk Para Pemustaka/Counter Checkin, POB

Pelayanan Print Center, POB Pelayanan Digital Corner, POB Penanganan Complain

Pelanggan dan POB Peminjaman Ruangan.

Perpustakaan Unsyiah juga menyediakan Instruksi Kerja lihat LAM-QM-01-06 (terlampir)

untuk setiap pelayanan sehingga pemustaka dapat mengikuti sendiri tahapan pelayanannya.

POB dan instruksi kerja tersebut melayani 5 hal pokok kebutuhan dari pemustaka, yaitu:

a) Penyediaan informasi terkait dengan pelayanan secara umum

b) Penyediaan informasi tentang tatacara meminta pelayanan misalnya masuk

perpustakaan, pinjam koleksi, pinjam ruangan dan aktifitas lainnya. Bagaimana cara

memesan, memintam termasuk pembatalan atau perubahan.

c) Bagaimana memberikan umpan balik atau keluhan

d) Bagaimana menangani barang dan mengendalikan property pelanggan, penggunaan

locker jika diperlukan, lost and found dan lainnya

Dalam hal keamanan informasi, pemustaka juga harus diberitahu bebarapa pengendalian

penerapam (SOA) keamanan informasi, yaitu pengendalian atas Akses Jaringan dan

Layanan Jaringan, Registrasi dan Registrasi Ulang Pengguna, Pemberian Akses Pengguna, Manajemen Hak-Hak Akses Istimewa, Manajemen Informasi Otentikasi Rahasia

(Password) Pengguna. Pembatasan Akses Informasi

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

21

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

8.2.2 MENENTUKAN PERSYARATAN ATAS LAYANAN

Layanan di UPT. Perpustakan Unsyiah memiliki persyaratan, dan semua sudah tertuang

dalam peraturan SK Kepala Perpustakaan Unsyiah No 287/UN.11.13/TU/2018 (

lampiran) yaitu:

a) Peraturan masuk perpustakaan, menjadi anggota

b) Peraturan peminjaman (jumlah buku, denda keterlambatan dan lain lain)

c) Peraturan pelayanan KKI, on-reserved

d) Peraturan peminjaman ruangan

8.2.3 REVIEW PERSYARATAN ATAS LAYANAN

UPT Perpustakaan Unsyiah memastikan terlebih dahulu bahwa persyaratan terhadap

layanan yang akan ditawarkan ke pemustaka dapat dipenuhi. oleh karenanya perpustakaan

unsyiah melakukan review terlebih dahulu terhadap:

a) Persyaratan yang ditentukan oleh pemustaka

b) Persyaratan yang tidak disebutkan pemustaka, tapi penting sewaktu diketahui

c) Persyaratan yang ditentukan oleh perpustakan

d) Peraturan pemerintah yang diaplikasikan kepada layanan

a) Persyaratan lain yang belum tersebut diatas

8.2.4 INFORMASI TERDOKUMENTASI

UPT Perpustakaan Unsyiah mendokumentasikan informasi yang dihasilkan dalam

perencanaan persyaratan layanan diatas, selanjutnya menjaga dokumentasi tersebut dengan

baik supaya dapat dimanfaatkan untuk direview dan persyaratan lain yang akan muncul.

8.3 PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN LAYANAN

8.3.1 UMUM

UPT Perpustakaan Unsyiah menetapkan Peraturan Pelayanan SK Kepala Perpustakaan

Unsyiah No 287/UN.11.13/TU/2018 (terlampir), baik baru, atau perubahan untuk

melaksanakan proses perancangan dan pengembangan yang sesuai untuk memastikan

penetapan produk dan jasa pelayanan.

Peraturan dan POB tersebut menjelaskan tahapan perancangan dan pengembangan

layanannya, adalah:

a) Rencana Perancangan dan Pengembangan

b) Input Perancangan dan Pengembangan

c) Pengendalian Perancangan dan Pengembangan d) Output Perancangan dan Pengembangan

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

22

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

e) Perubahan Perancangan dan Pengembangan

Peraturan dan dan POB Pengembangan Pelayanan beserta 5 tahapan diatas dibuat dengan

mempertimbangkan lingkup pengaplikasian (SOA) keamanan informasi, yaitu Analisis dan

Spesifikasi Persyaratan Keamanan Informasi dan Prosedur Pengendalian Perubahan Sistem.

Informasi diatas harus terdokumentasi dengan baik di Repository Online Unsyiana yang

didukung oleh sejumlah POB terlampir, yaitu: POB Pengelolaan Koleksi Unsyiana,

POB Pengembangan Aplikasi perpustakaan, POB Pengendalian Rekaman, dan POB

Pengendalian Dokumen.

Ke lima tahapan perancangan dan pengembangan layanan tersebut akan dijelaskan pada sub

klausa dibawah.

8.3.2 RENCANA PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN

Sesuai Peraturan Pelayanan SK Kepala Perpustakaan Unsyiah No

287/UN.11.13/TU/2018 (terlampir) langkah pertama yang dilakukan adalah pembuatan

perancangan, dengan memperhatikan.

a) Setiap usulan perencanaan diajukan secara tertulis dengan formulir yang sudah ada.

b) Tahapan proses yang diperlukan, termasuk rapat peninjauan perancangan dan

pengembangan yang berlaku;

c) Kegiatan verifikasi dan validasi perancangan dan pengembangan yang diperlukan;

d) Tanggung jawab dan wewenang yang terlibat dalam proses perancangan dan

pengembangan.

e) Sumber daya internal dan eksternal yang dibutuhkan untuk perancangan dan

pengembangan produk dan jasa;

f) Kebutuhan untuk mengendalikan interface antar personil yang terlibat dalam

perancangan dan pengembangan;

g) Jika diperlukan pelanggan dapat dilibatkan dalam proses perancangan dan

pengembangan;

h) Persyaratan untuk penetapan produk dan jasa selanjutnya;

i) Tingkat pengendalian yang diharapkan untuk proses perancangan dan pengendalian

oleh pelanggan dan pihak

j) Mendokementasikan semua informasi, berupa form dan lainnya yang dipakai dalam

perancangan dan pengembangan

8.3.3 INPUT PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN

Perancangan layanan baru di UPT Perpustakaan Unsyiah dilanjutkan dengan penentuan

input, yaitu persyaratan mendasar yang harus diperhatikan. Persyaratan mendasar tersebut

lihat SK Kepala Perpustakaan Unsyiah No 287/UN.11.13/TU/2018 ( terlampir) dalam Peraturan Pelayanan, yaitu:

a) Persyaratan fungsional dan unjuk kerja dari layanan yang dirancang;

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

23

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

b) Informasi dari perancangan yang sama sebelumnya

c) Persyaratan peraturan yang ada, baik unsyiah atau pemerintah;

d) Standar dari pihak terkait

e) Konsekuensi kegagalan yang berpotensi karena layanan itu sendiri

8.3.4 PENGENDALIAN PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN

Perpustakaan Unsyiah melakukan pengendalian terhadap proses perancangan dan

pengembangan melalui Peraturan Pelayanan SK Kepala Perpustakaan Unsyiah No

287/UN.11.13/TU/2018 (terlampir).

Peraturan dan POB tersebut memastikan bahwa:

a) Hasil yang dicapai terdefinisikan

b) Review dijalankan untuk mengevaluasi apakah hasil rancangan memenuhi persyaratan

c) Verifikasi dilakukan untuk memenuhi bahwa output rancangan memenuhi persyaratan

input

d) Validasi dilakukan untuk memenuhi bahwa layanan yang dihasilkan memenuhi

persyaratan aplikasi dan penggunaan tertentu

e) Segala tindakan yang penting dapat dijalankan pada permasalahan yang timbul selama

review, verifikasi dan validasi

8.3.5 OUTPUT PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN

Output dari perancangan dan pengembangan harus memenuhi persyaratan yang diatur dalam

Peraturan Pelayanan SK Kepala Perpustakaan Unsyiah No 287/UN.11.13/TU/2018

(terlampir).

yaitu rancangan output dapat:

a) Memenuhi persyaratan input

b) Memenuhi proses selanjutnya dalam mendapatkan layanan

c) Mempertimbangkan persyaratan monitoring dan pengukuran, jika diperlukan sebagai

kriteria penerimaan

a) Menyebutkan karakteristik dari layanan yang penting untuk penggunaan tertentu dan

keamanan

8.3.6 PERUBAHAN PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN

Perubahan dari perancangan dan pengembangan harus memenuhi persyaratan yang diatur

dalam Peraturan Pelayanan SK Kepala Perpustakaan Unsyiah No 287/UN.11.13/TU/2018

(terlampir).

(terlampir). UPT Perpustakaan Unsyiah mengidentifikasi, mereview dan mengendalikan

perubahan yang dibuat dalam perancangan dan pengembangan layanan, untuk memastikan

tidak ada pengaruh yang tidak diinginkan terhadap kesesuaian persyaratan.

UPT Perpustakaan Unsyiah menyimpan dokumentasi informasi terhadap:

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

24

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

a) Perubahan terhadap rancangan dan pengembangan

b) Hasil dari review

c) Persetujuan perubahan

d) Tindakan mencegah akibat yang tidak diinginkan

8.4 PENGENDALIAN TERHADAP LAYANAN EKSTERNAL

8.4.1 UMUM

UPT Perpustakaan Unsyiah memiliki layanan dari eksternal seperti akses ke elektronik buku

dan jurnal. Dalam hal ini Perpustakaan Unsyiah berposisi sebagai yang mengusulkan,

merekomendasikan, dan menjalankan dan mensosialisasikan pemanfaatannya. Hal yang

menyangkut perjanjian kontrak akses dan langganan diluar kewenangan Perpustakaan

Unsyiah, dijalankan oleh unit lain yang ditunjuk oleh Universitas Syiah Kuala (unit

eksternal Perpustakaan Unsyiah).

Perpustakaan Unsyiah menetapkan Peraturan Pelayanan Peraturan Pelayanan SK Kepala

Perpustakaan Unsyiah No 287/UN.11.13/TU/2018 (terlampir).

(terlampir), baik baru, atau perubahan untuk melaksanakan proses perancangan dan

pengembangan yang sesuai untuk memastikan penetapan produk dan jasa pelayanan.

Peraturan dan POB tersebut mensyaratkan:

a) Layanan eksternal tersebut merupakan bagian dari tidak dapat dipisahkan dari

layanan UPT Perpustakaan Unsyiah

b) Layanan eksternal tersebut diberikan langsung kepada Pemustaka atas nama UPT

Perpustakaan Unsyiah

c) Layanan eksternal tersebut adalah hasil dari keputusan UPT Perpustakaan Unsyiah

UPT Perpustakaan Unsyiah menentukan kriteria untuk evaluasi, seleksi, monitoring dan

mengevaluasi ulang pihak eksternal ini berdasarkan kemampuannya menyediakan layanan

sehubungan dengan persyaratan.

Dalam pelaksanaannya, Layanan Eksternal ini diatur melalui POB Pengembangan Koleksi,

POB Pengaksesan Jaringan, Panduan Pelaksanaan Kelas Literasi Informasi.

Layanan Eksternal ini juga harus memenuhi persyaratan lingkup pengaplikasian keamanan

informasi, yaitu A.9 Pengendalian Akses, Kebijakan Pengendalian Akses, Akses Jaringan

dan Layanan Jaringan

8.4.2 JENIS DAN TINGKAT PENGENDALIAN

Walaupun berasal dan diselenggarakan secara eksternal, layanan eksternal tersebut harus

dikendalikan oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dalam batas yang disepakati dengan

Peraturan Pelayanan. Peraturan dan POB tersebut mengatur bahwa:

a) Memastikan layanan dari eksternal adalah tetap bagian pengendalian dari sistem manajemen mutu perpustakaan

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

25

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

b) Potensi pengaruh dari layanan eksternal bersesuaian dengan persyaratan dan

peraturan pihak terkait

a) Melakukan verifikasi untuk meyakinkan bahwa layanan eksternal tersebut

memenuhi persyaratan

8.4.3 INFORMASI UNTUK PENYEDIA EKSTERNAL

UPT Perpustakaan Unsyiah memastikan kecukupan persyaratan sebelum pembicaraan

dengan pihak eksternal yang diatur dalam Peraturan Pelayanan Eksternal. Persyaratan

tersebut adalah untuk:

a) Proses dan layanan yang disediakan

b) Persetujuan atas pelayanan, metode, proses dan peralatan

c) Kompetensi, kualifikasi personil yang diperlukan

d) Interaksi penyedia eksteral dengan perpustakaan unsyiah

e) Pengendalian dan monitoring dari unjuk kerja penyedia luar oleh upt perpustakaan

unsyiah

f) Verifikasi dan validasi yang akan dilakukan oleh perpustakaan unsyiah kepada

Pemustaka di tempat penyedia eksternal

8.5 PENETAPAN LAYANAN

8.5.1 PENGENDALIAN PENETAPAN LAYANAN

UPT. Perpustakaan Unsyiah melakukan pengendalian terhadap penetapan layanan melalui

Peraturan Pelaksanaan Pelayanan dengan beberapa POB yang relevan. Peraturan dan POB

tersebut menjelaskan pengembangan pelayanan akan :

a) Menyediakan informasi yang terdokumentasi yang mendefinisikan:

i. Karakteristik dari layanan, pelayanan yang diberikan, atau aktifitas yang

dijalankan

ii. Hasil yang dicapai

b) Menyediakan dan menggunakan sumber daya untuk monitoring dan pengendalian

c) Melakukan implementasi dari monitoring dan pengukuran dalam tahapan yang

diverifikasi bahwa pengendalian proses, output dan layanan sudah memenuhi

kriteria.

d) Menggunakan infrastruktur dan lingkungan yang sesuai untuk operasional

e) Penunjukan staf yang berkompetensi, memenuhi kualifikasi

f) Melakukan Validasi, dan revalidasi secara periodik terhadap kemampuan mencapai

hasil yang direncanakan

g) Melakukan implementasi pencegahan human error

h) Melakukan implementasi dari peluncuran layanan dan setelah peluncuran

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

26

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

8.5.2 IDENTIFIKASI DAN PENELUSURAN

Peraturan Pelaksanaan Pelayanan dengan beberapa POB yang relevan juga mengatur

bagaimana UPT Perpustakaan Unsyiah mengidentifikasi output untuk keperluan menjaga

kesesuaian dari proses dan layanan. Status output akan ditentukan berdasarkan hasil

monitoring dan pengukuran. Identifikasi akan digunakan jika ada persyaratan penelusuran,

dan informasi terdokumentasi akan dimanfaatkan juga untuk penelusuran.

8.5.3 PROPERTI PEMUSTAKA DAN PENYEDIA EKSTERNAL

UPT Perpustakaan Unsyiah menjaga properti pengguna atau penyedia eksternal selama

dibawah pengendalian UPT Perpustakaan Unsyiah atau dipergunakan oleh UPT

Perpustakaan Unsyiah. Peraturan Pelaksanaan Pelayanan dengan beberapa POB yang

relevan mengatur penjagaan properti pengguna atau penyedia eksternal.

UPT Perpustakaan Unsyiah akan mengidentifikasi, verifikasi, menjaga properti Pemustaka

dan penyedia eksternal yang akan dipergunakan dalam layanan. Jika terjadi kerusakan,

UPT Perpustakaan Unsyiah akan melaporkan kepada pemustaka dan penyedia eksternal dan

akan didokumentasikan apa yang terjadi.

POB yang mengatur Properti Pemustaka dan Penyedia Eksternal adalah POB Penitipan

Barang di Loker dan POB Peminjaman Ruang

8.5.4 AKTIFITAS PURNA LAYANAN

Peraturan Pelaksanaan Pelayanan dengan beberapa POB yang relevan mengatur aktivitas

purna layanan. UPT Perpustakaan Unsyiah akan mengikuti persyaratan dari purna layanan,

dengan mempertimbangkan:

a) Persyaratan atas peraturan yang ada

b) Konsekuensi dari potensi yang tidak diinginkan

c) Persyaratan dari pengguna

d) Feedback dari pengguna

8.5.5 PENGENDALIAN PERUBAHAN

UPT Perpustakaan Unsyiah menggunakan Peraturan Pelayanan untuk mereview dan

mengendalikan perubahan dari penyediaan layanan, untuk kesesuaian persyaratan secara

terus menerus. UPT Perpustakaan Unsyiah menyimpan informasi terdokumentasi tentang

penjelasan hasil review perubahan, orang yang mengotorisasi perubahan, dan tindakan lain

yang diperlukan dalam review.

8.6 PELUNCURAN LAYANAN

UPT Perpustakaan Unsyiah juga menetapkan persyaratan peluncuran layanan melalui Peraturan Pelaksanaan Pelayanan dengan beberapa POB yang relevan. Peraturan dan POB

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

27

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

ini digunakan untuk mengimplementasikan perencanaan, , memverifikasi bahwa persyaratan

terhadap layanan sudah terpenuhi.

Peluncuran layanan tidak akan dilakukan jika tahapan perencanaan belum terpenuhi

lengkap, kecuali mendapat pengesahan dari kepala perpustakaan.

8.7 PENGENDALIAN OUTPUT YANG TIDAK BERSESUAIAN

UPT Perpustakaan Unsyiah akan memastikan bahwa output yang tidak sesuai dengan

persyaratan akan diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah dari penggunaan.

Peraturan Pelaksanaan Pelayanan dengan beberapa POB yang relevan digunakan untuk

pelaksanaanya.

9 EVALUASI

9.1 PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISIS DAN EVALUASI

9.1.1 UMUM

UPT Perpustakaan Unsyiah harus mengevaluasi kinerja dan efektifitas dari sistem

manajemen mutu, juga harus menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai, sebagai

bukti dari hasilnya.

Untuk pelaksanaannya, Perpustakaan Unsyiah memiliki POB Survey Perbaikan

Berkelanjutan dan POB Analisa Data. Dengan POB ini proses atau layanan yang perlu

dipantau, diukur, dianalisis dan dievaluasi. Evaluasi dari proses dapat dilakukan dari

kepuasaan pemustaka dalam bentuk persepsi pemustaka pada tingkatan dimana kebutuhan

dan harapan telah dipenuhi. Juga ditentukan kapan pemantauan dan pengukuran harus

dilakukan dan kapan hasil dari pemantauan dan pengukuran harus dianalisa dan dievaluasi.

9.1.2 KEPUASAN PELANGGAN

UPT Perpustakaan Unsyiah secara rutin melakukan survey kepuasaan pelanggan minimal 1

tahun sekali. Survey ini dilakukan dengan pengaturan lewat POB Survey Perbaikan

Berkelanjutan dan POB Analisa Data.

9.1.3 ANALISA DAN EVALUASI

Perpustakaan Unsyiah melakukan analisa dan evaluasi terhadap data dan informasi yang

sesuai yang didapat dari pemantauan dan pengukuran. Pelaksanaannya dilakukan dengan

POB Analisa Data terlampir.

Perpustakaan Unsyiah menggunakan hasil analisa data tersebut untuk mengevaluasi:

a) Kesesuaian dan relevansi pelayanan terhadap kebutuhan pengguna; b) Tingkat kepuasan pengguna;

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

28

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

c) Kinerja dan efektifitas dari sistem manajemen mutu;

d) Jika perencanaan telah diterapkan secara efektif;

e) Efektifitas dari tindakan yang diambil untuk mengatasi resiko dan peluang;

f) Kinerja dari pihak penyedia luar;

g) Kebutuhan untuk peningkatan sistem manajemen mutu.

9.2 AUDIT INTERNAL

UPT Perpustakaan Unsyiah secara berkala melakukan internal audit sesuai POB internal

audit lihat PRO-PM-06 (terlampir). Bidang manajemen mutu merencanakan,

melaksanakan dan mendokumentasikan internal audit untuk menentukan keefektifan dari

sistem manajemen mutu dimana;

a) Audit dan kegiatan tindak lanjut dilaksanakan menurut prosedur yang

terdokumentasi,

b) Auditor bebas dari kegiatan yang sedang ditinjau,

c) Seluruh unsur dari sistem manajemen mutu diaudit minimal sekali dalam setahun,

a) Pimpinan bidang yang bertanggung jawab di bidang yang diaudit meninjau dan

memperbaiki kekurangan yang didapat dari hasil audit yang terdokumentasi dan

melaksanakan tindakan koreksi untuk mencegah terulangnya kembali kekurangan

tersebut, seluruh tindakan yang diambil untuk memperbaiki kekurangan diaudit

ulang untuk memverifikasi rincian pemenuhan dan tindak-lanjut.

Pelaksanaan Audit Internal diwujudkan dalam POB Audit Internal

9.3 TINJAUAN MANAJEMEN

9.3.1 UMUM

Kepala UPT Perpustakaan Unsyiah berkewajiban menyelenggarakan tinjauan manajemen

untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, keefektifan dan penyelerasan dengan arah

stategis perpustakan unsyiah, sesuai dengan POB Tinjauan ManajemenPRO-PM-05

terlampir.

9.3.2 MASUKAN TINJAUAN MANAJEMEN

Perpustakaan Unsyiah melaksanakan Tinjauan Manajemen dengan mempertimbangkan

masukan berupa :

a) Hasil tinjauan manajemen sebelumnya

b) Perubahan isu internal dan eksternal yang relevan

c) Informasi kinerja dan keektifan dari sistem manajemen mutu

- Hasil survey kepuasan pelanggan - Pencapaian sasaran mutu

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

29

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

- Kinerja proses dan kesesuaian produk

- Ketidaksesuaian dan tindakan korektif

- Pemantauan dan pengukuran hasil

- Hasil audit

- Kinerja eksternal

d) Kecukupan sumber daya

e) Keefektifan tindakan atas risiko dan peluang

f) Peluang peningkatan

9.3.3 KELUARAN TINJAUAN MANAJEMEN

Keluaran tinjauan manajemen, meliputi keputusan dan tindakan dari :

a) Peluang peningkatan

b) Keperluan perubahan terhadap sistem manajemen mutu

c) Kebutuhan sumber daya

Semua informasi terdokumentasikan.

Hasil internal audit meliputi :

a) Umpan balik, saran dan kritik dari pemustaka

b) Status tindakan preventif dan tindakan korektif

c) Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu

d) Saran-saran untuk perbaikan

e) Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu Rencana program

kerja untuk tahapan program yang selanjutnya.

Keluaran Tinjauan Manajemen UPT Perpustakaan Unsyiah melalui Rapat Tinjauan

Manajemen menghasilkan beberapa keluaran yang mencakup:

a) Perbaikan pada hasil kinerja sasaran mutu terhadap hasil kinerja sasaran mutu dari

waktu sebelumnya yang telah ditentukan, termasuk kinerja pimpinan, kepala bidang,

pegawai/ staf/ pustakawan

b) Tindakan aksi terhadap keefektifan sistem manajemen mutu pada organisasi UPT

Perpustakaan Unsyiah dan proses-prosesnya.

c) Perbaikan pada jasa layanan yang berkaitan dengan persyaratan pelanggan dan

sumber daya yang diperlukan.

d) Semua hasil dari pembahasan rencana aksi dalam rapat tinjauan manajemen, UPT

Perpustakaan Unsyiah melaksanakan sistem pengukuran rencana kerja/ sasaran mutu

secara keseluruhan dan melakukan evaluasi setiap 3 (tiga) bulan sekali.

e) Mekanisme kegiatan pengelolaan sistem manajemen mutu tersebut dilaksanakan

dengan menggunakan Prosedur Operasional Baku (POB) seperti yang terdapat pada

lampiran lihat FR-PM-01-02

Tinjauan manajemen adalah salah satu klausul yang penting dalam penerapan sistem

manajemen mutu. Tinjauan manajemen biasanya dilakukan secara rutin tahunan yang

pelaksanaannya tergantung penetapan dari unit kerja.Tinjauan manajemen umumnya

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

30

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

dilakukan dengan rapat bersama antar bagian/bidang layanan untuk memaparkan

pencapaian dan kendala yang di hadapi, oleh karena itu seringkali disebut rapat tinjauan

manajemen.

Pelaksanaan dari tinjauan manajemen terpelihara catatannya namun disini juga terkadang

menjadi kendala bagi unit kerja untuk membuat laporan hasil tinjauan manajemen yang

baik, sehingga seringkali dijumpai meskipun sudah dilaksanakan namun masih juga

mendapatkan temuan pada saat adanya audit eksternal, hal ini dikarenakan masih adanya

kekurangan dalam penyampaian dan laporan tinjauan manajemen.

UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan rapat tinjauan manajemen setelah selesai melakukan

audit internal untuk menyiapkan dokumen dalam rangka mempersiapkan audit eksternal.

10 PENINGKATAN

10.1 UMUM

Tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan adalah dua unsur penting yang dilakukan

untuk menjamin sistem manajemen mutu bebas dari potensi yang merugikan perusahan

dengan cara mengidentifikan masalah, menganalisis akar masalah, mencari bentuk

perbaikan dan pencegahannya, serta melaporkannya kepada pihak manajemen. Tindakan

perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan dilanjutkan dengan tindakan peningkatan.

Tindakan peningkatan yang dilakukan dengan memperhatikan dampak dari masalah yang

terjadi. Seluruh staf/ pustakawan/ pemustaka ikut serta memperbaiki proses kerja untuk

peningkatan kinerja, mengurangi penyimpangan, memperbaiki pelayanan serta menjaga

proses tetap sesuai arah kebijakan perpustakaan ketidaksesuaian dan tindakan korektif.

UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan tindakan peningkatan untuk kepuasan pemustaka,

menyangkut:

a) Peningkatan pelayanan untuk persyaratan, kebutuhan dan harapan masa depan

b) Perbaikan, pencegahan atau pengurangan pengaruh yang tidak diinginkan atau

ketidak sesuaian

c) Peningkatan kinerja dan keefektifan sistem manajemen mutu

10.2 KETIDAKSESUAIAN DAN TINDAKAN KOREKTIF

Perpustakan Unsyiah melaksanakan tindak lanjut ketidak sesuaian dan tindakan korektif

dengan POB Pengendalian Layanan Ketidaksesuaian.

Bila ketidaksesuaian terjadi, termasuk yang timbul dari keluhan pemustaka, UPT

Perpustakaan Unsyiah akan:

a) Bereaksi terhadap ketidaksesuaian, berupa tindakan untuk mengendalikan dan

memperbaiki atau sepakat dengan konsekuensinya b) Evaluasi mencari penyebab ketidaksesuaian agar tidak terulang

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

DOKUMEN

JUDUL: Pedoman Mutu

Kode : PRO-QM-01 Tanggal Efektif : 22 April 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala

No. Revisi : 03

31

Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0, dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/comllections/show/37

merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.

c) Menerapkan tindakan yang diperlukan

d) Meninjau keefektifan tindakan koreksi

e) Memutakhirkan risiko dan peluang yang ditetrapkan saat perencanaan

f) Melakukan perubahan pada sistem manajemen mutu jika diperlukan

Semua informasi tentang ketidaksesuaian dan tindakan korektif disimpan sebagai informasi

terdokumentasi.

10.3 PENINGKATAN BERKELANJUTAN

UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan peningkatan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan

sistem manajemen mutu secara berkelanjutan dan terus menerus. Hasil dari tinjauan

manajemen dipertimbangkan dan dilaksanakan sebagai evaluasi untuk peningkatan

berkelanjutan.

11 LAMPIRAN