UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA...
Transcript of UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SURABAYA...
2
Daftar Isi
Kata Pengantar ............................................................................................................................. 3
BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................................................... 4
1.1 Latar Belakang ............................................................................................................... 4
1.2 Maksud dan Tujuan ........................................................................................................ 5
1.3 Isu Strategis ................................................................................................................... 5
1.4 Sasaran........................................................................................................................... 6
1.5 Kebijakan Utama ........................................................................................................... 6
BAB II VISI, MISI DAN TUJUAN ............................................................................................ 7
2.1. Visi ................................................................................................................................ 7
2.2. Misi dan Tujuan ............................................................................................................. 7
BAB III ANALISIS KONDISI TIK ............................................................................................ 8
3.1 Kekuatan (Strength) ....................................................................................................... 8
3.2 Kelemahan (Weakness) .................................................................................................. 9
3.3 Peluang (Opportunities) ............................................................................................... 10
3.4 Ancaman (Threats) ....................................................................................................... 11
BAB IV RENCANA STRATEGIS ........................................................................................... 12
4.1 Analisis SWOT ............................................................................................................ 12
4.2 Daftar Strategi .............................................................................................................. 15
4.3 Ringkasan Strategi: ...................................................................................................... 16
4.4 Peta Strategi ................................................................................................................. 17
4.5 Critical Success Factor Analysis ................................................................................... 18
BAB V RENCANA PELAKSANAAN STRATEGI ................................................................. 23
5.1 Pokok Strategi .............................................................................................................. 23
5.2 Program Kerja .............................................................................................................. 24
5.3 Implementasi Rencana Program Strategis ..................................................................... 25
BAB VI PENUTUP .................................................................................................................. 27
3
Kata Pengantar
Perencanaan Jangka Panjang Teknologi Informasi Universsitas Nahdlatul Ulama
Surabaya (UNUSA), yang disebut Cetak Biru (Blueprint) 2016-2020. Blueprint
teknologi informasi dan komunikasi ini merupakan edisi pertama bagi UNUSA
yang diharapkan mampu memberikan arah dan langkah dalam mencapai cita-cita
dalam pemanfaatan TIK secara utuh dalam kurun waktu tersebut.
Melalui proses yang partisipatif bersama dari para civitas
akademika; Fakultas, Lembaga, Biro, Bagian dan Unit terkait sehingga
dihasilkanlah suatu pedoman yang memberikan kesamaan pola pikir, visi dan misi
dalam pemanfaatan teknologi informasi.
Diharapkan blueprint TIK yang dirancang untuk jangka waktu 5 tahun ini
dapat menjadi langkah besar untuk pengembangan teknologi informasi yang akan
dilakukan serta diharapkan dapat berjalan lebih baik lagi, lebih terstuktur, lebih
terukur dan tepat sasaran.
Blueprint TIK untuk kurun waktu 2016-2020 ini merupakan dokumen
yang bersifat dinamis, sehingga isinya akan selalu dimutakhirkan sesuai
perkembangan dan pelaksanaan dilapangan oleh karenanya dukungan dari
berbagai pihak, terutama civitas akademika sangat diharapkan.
Pada kesempatan ini pula penyusun ingin menyampaikan terima kasih
kepada pimpinan dan pihak-pihak yang telah mendukung dalam penyusunan
blueprint teknologi informasi ini.
Surabaya, Januari 2016
Penyusun
4
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi Informasi (TI) telah menjadi komponen penting di dalam
organisasi untuk membantu pelaksanaan proses kerjanya. Perguruan tinggi
menjadi salah satu organisasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi dalam menunjang berbagai aktivitasnya. Peranan teknologi informasi
dan komunikasi di antaranya dalam hal penunjang proses belajar-mengajar dan
efisiensi pekerjaan akademik maupun administratif. Lebih dari itu, paradigma
sistem pendidikan yang semula berbasis tradisional dengan mengandalkan tatap
muka, dengan sentuhan dunia maya akan beralih menjadi sistem pendidikan yang
tidak dibatasi oleh ruang dan waktu.
Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya (UNUSA) merupakan salah satu
perguruan tinggi swasta yang didirikan oleh Yayasan Rumah Sakit Islam
Surabaya (YARSIS). Embrio berdirinya berawal sejak tahun 1979 dan resmi
terbentuk sebagi universitas pada tahun 2013. Perubahan bentuk dari Sekolah
Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) menjadi universitas dan berdasarkan SK
Mendikbud RI No.265/E/O/2013 tertanggal 2 Juli 2013. Perubahan ini juga
membawa perkembangan pada jumlah prodi, fakultas, mahasiswa, dan juga dosen
di dalamnya. Saat ini, UNUSA memiliki dua kampus dengan 16 (enam belas)
program studi yang tersebar dalam 6 (enam) fakultas. Sementara itu terdapat lebih
dari 2800 mahasiswa aktif dengan dukungan tidak kurang dari 250 lebih staf
pendidik dan kependidikan. Kondisi ini menuntut perubahan pola pengelolaan
organisasi dari cara konvensional menjadi berbasis TIK sehingga UNUSA
berusaha berbenah diri menyongsong tantangan baru dengan menerapkan
teknologi komunikasi dan informasi.
Tetapi, keberadaan TIK sendiri akan menimbulkan masalah baru jika
pengelolaannya dipandang hanya sebagai aktivitas penyediaan perangkat keras
atau lunak untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi proses kerja. Pemahaman
demikian hanya akan menciptakan permasalahan berupa redundansi data, aplikasi,
sarana dan prasarana, dan belanja TI yang berlebihan seiring dengan
perkembangan teknologi dan organisasi itu sendiri. Pengelolaan TI seharusnya
tidak didasarkan atas keputusan yang ad-hoc dan secara serampangan, melainkan
berdasarkan perencanaan yang strategis. Investasi TI yang bersifat jangka panjang
5
juga seharusnya direncanakan dengan sistematis, bukannya terwujud sebagai
akibat dari pekerjaan proyek yang tidak teratur. Selain itu, yang lebih penting lagi
adalah jaminan konsistensi antara pembangunan TIK dengan proses bisnis
perguruan tinggi. Hal ini penting agar TIK benar-benar dapat mendorong arah
pengembangan perguruan tinggi itu sendiri sesuai visi, misi dan tujuannya.
Sebagai perguruan tinggi yang memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi, UNUSA membutuhkan rencana strategis pengembangan TIK yang
diselaraskan dengan beragam nilai dasar yang merujuk pada visi organisasi.
Rencana Strategis ini disusun sebagai landasan penataan kelembagaan, arah,
tahapan, dan strategi pengembangan TIK untuk mewujudkan visi dan
melaksanakan misi UNUSA secara bermutu untuk 5 tahun pertama dan kembali
mengembangkan untuk rencana strategis lima tahun kedepan.
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan blueprint TIK UNUSA adalah untuk menghasilkan
dokumen rencana strategis yang memuat: visi, misi dan tujuan, kondisi awal dan
kondisi yang hendak dicapai, isu rencana ,strategi pencapaian dan program
pencapaian.
Sementara itu, tujuan penyusunan blueprint TIK UNUSA tahun 2016-2020
adalah :
a. Tersusunnya dokumen yang dapat dijadikan acuan dalam pencapaian visi dan
misi Bagian Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) UNUSA.
b. Memberi arah dan pedoman untuk pengembangan TIK di UNUSA dalam
kurun waktu 2016-2020 untuk mewujudkan cyber campus.
1.3 Isu Strategis
Beberapa isu strategis yang mendorong penyusunan renstra TIK UNUSA
adalah sebagai berikut:
a. Pesatnya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dan
evolusi bentuk sumber daya pembelajaran yang dapat dimanfaatkan untuk
meningkatkan kualitas pembelajaran, memperkaya model penyelenggaraan
pendidikan dan mendukung tugas-tugas manajemen UNUSA.
6
b. Meningkatnya tuntutan dan kebutuhan terhadap manajemen UNUSA yang
efisien, efektif, transparan dan akuntabel sebagai ciri perguruan tinggi
moderen yang otonom.
c. Besarnya potensi UNUSA sebagai multi kampus yang dapat dimanfaatkan
untuk memperluas akses pendidikan dan peningkatan kualitas SDM
masyarakat Indonesia khususnya umat Islam dalam berbagai sendi kehidupan
.
1.4 Sasaran
Sasaran dari TIK UNUSA adalah terciptanya layanan TIK manajemen
perguruan tinggi yang mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi
1.5 Kebijakan Utama
a. Strategi pengembangan TIK didasarkan atas kebijakan sentralisasi sistem
dan desentralisasi kewenangan.
b. Arah pengembangan TIK mengikuti kebijakan taat azas dan jaminan
keamanan dengan memanfaatkan perangkat open source dan perangkat legal
lainnya.
c. Tahapan pengembangan TIK didasarkan atas kebijakan keterpaduan dan
keseluruhan.
7
BAB II VISI, MISI DAN TUJUAN
2.1. Visi
Visi yang diusung bagian TIK untuk mewujudkan TIK yang berkualitas dan
selaras dengan visi UNUSA, yakni:
“Mewujudkan pusat layanan TIK yang terintegrasi, terakses, dan terpercaya pada
tahun 2021 untuk menunjang upaya UNUSA cyber campus sebagai perguruan
tinggi yang terkemuka, unggul dan profesional dalam Ilmu Pengetahuan, Teknologi,
dan Seni (IPTEKS), berjiwa wirausaha serta berjati diri Islami”.
2.2. Misi dan Tujuan
Visi terebut diterjemahkan oleh bagian TIK dalam serangkaian misi
sebagai berikut:
1. Membangun, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi
yang terintegrasi dengan didukung oleh TIK yang handal untuk mendukung
terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi di UNUSA.
2. Menyediakan layanan manajemen perguruan tinggi berbasis teknologi informasi
dan komunikasi yang efektif dan efisien di UNUSA
3. Mengembangkan sistem tata kelola dan kemampuan Sumber daya insani
Informasi di bidang TIK.
4. Meningkatkan dukungan TIK sebagai keunggulan institusi UNUSA dalam
penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan kemajuan era digital menuju
SMART Campus atau Cybercampus.
8
BAB III ANALISIS KONDISI TIK
Kondisi umum TIK UNUSA saat ini diidentifikasi melalui mekanisme
evaluasi diri menggunakan analisis SWOT. Hal ini bertujuan untuk mengetahui
gambaran kinerja dan kondisi TIK UNUSA sekarang. Analisa dilakukan pada
aspek internal yang meliputi Kekuatan (Strength) dan Kelemahan (Weakness) serta
aspek eksternal berupa Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats).
3.1 Kekuatan (Strength)
Faktor Internal yang menjadi elemen kekuatan (strength) yang dimiliki oleh
UNUSA saat ini dalam hal pengembangan TIK dapat dijabarkan dalam beberapa
komponen berikut :
a. Manajemen dan Kebijakan
1. Adanya komitmen pimpinan dalam memberikan kebijakan peningkatan
kualitas dan kuantitas TIK.
2. Adanya kebijakan alokasi dana pada perencanaan perguruan tinggi untuk
mengembangkan TIK.
3. Adanya dukungan pimpinan untuk perolehan hibah PHP PTS bagi upaya
pengembangan TIK.
4. Terdapat unit yang diberikan kewenangan dan tanggung jawab untuk
mengelola TIK, yakni Bagian Informasi yang berada di bawah koordinasi
Biro Informasi dan Komunikasi.
b. Sumber daya insani (SDI)
1. UNUSA memiliki Program Studi S1 Sistem Informasi yang SDI
pendidiknya melakukan kegiatan pengajaran, penelitian dan pengabdian
masyarakat di bidang teknologi informasi dan komunikasi.
c. Implementasi Aplikasi/Layanan
1. UNUSA telah mencapai berbagai perkembangan dalam penerapan layanan
TIK khususnya penerapan Manajemen Sistem Informasi yang terintegrasi
dalam bidang penerimaan mahasiswa baru, akademik, pengembangan pusat
karir, keuangan, kepegawaian, manajemen operasional perpustakaan dan
digital library.
2. Terdapat fasilitasi komunikasi antar staf, karyawan dan unit dengan layanan
email server yang berafiliasi dengan Google Apps for Education. Layanan
9
yang telah berjalan dengan baik antara lain email dan mailinglist.
d. Sarana dan prasarana
1. Pembangunan sarana dan prasarana jaringan tulang punggung (backbone)
wireless yang menghubungkan Kampus A dan Kampus B pada tahun 2013.
2. Jaringan intranet mencapai seluruh area kampus dan jumlah komputer
terhubung terus bertambah. Jaringan tersebut didukung dengan adanya
perangkat wireless, router dan switch.
3. Penggunaan kabel Serat Optik sebagai kabel utama penghubung jaringan
dari Internet Service Provider (ISP) ke UNUSA.
4. Adanya persetujuan usulan pembangunan server pusat dan peralatan TIK
pada Perencanaan Pembangunan UNUSA TOWER yang akan dimulai pada
tahun 2014.
e. Kondisi Kampus dan Tingkat Kebutuhan
1. Letak geografis kampus UNUSA yang berdekatan sehingga biaya investasi
yang dibutuhkan untuk koneksi antar kampus dapat diupayakan seminimal
mungkin.
2. Tingkat keinginan mahasiswa, dosen dan karyawan akan layanan teknologi
informasi di UNUSA cukup tinggi.
3.2 Kelemahan (Weakness)
a. Manajemen, Kebijakan dan Struktur Organisasi
1. Belum ada arah pengembangan teknologi informasi dan komunikasi
UNUSA yang dapat dijadikan acuan bagi pengembangan dan penerapan
teknologi informasi
2. Belum ada struktur dan aturan detail yang komprehensif mengenai
hubungan antar unit, terutama yang berkaitan dengan teknologi informasi.
3. Struktur organisasi teknologi informasi dan komunkasi yang saat ini ada
masih belum terpetakan dengan jelas
4. Belum ada SOP dan SLA layanan TIK
5. Belum adanya disaster recovery system
b. Sumber daya insani
1. Jumlah dan mutu SDI yang ada saat ini masih kurang
2. Belum adanya tupoksi bagian TIK
c. Implementasi Aplikasi/Layanan
10
1. Pemanfaatan produk dan layanan teknologi informasi dan komunikasi
UNUSA masih belum optimal.
2. Local content repository masih rendah
3. Sistem informasi masih sebatas menampung data, dan masih dalam tahap
validasi data.
d. Sarana dan prasarana
1. Tata kelola atau manajemen sarana dan prasarana jaringan komputer yang
ada belum optimal
2. Masih minimnya bandwidth internet yang dilanggan untuk memenuhi
kebutuhan sivitas akademika, jika dibandingkan dengan kebutuhan ideal
pengguna yang semakin meningkat.
3. Jumlah fasilitas teknologi informasi belum sebanding dengan jumlah SDI
baik dosen, staf administrasi, maupun mahasiswa.
3.3 Peluang (Opportunities)
a. Peluang Usaha / Bisnis / Profit
1. Semakin meningkatnya stakeholder eksternal yang terkait dengan UNUSA
2. Meningkatnya kebutuhan akan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan
pendidikan baik administrasi ataupun akademik yang didukung TIK
3. Pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dapat berfungsi sebagai
profit center kampus.
4. Hasil pengembangan produk internal siap dipasarkan ke luar kampus.
5. Belum banyak lembaga pendidikan yang menyertakan sertifikasi teknologi
informasi berstandar nasional dan internasional bagi lulusannya.
6. Adanya kesempatan UNUSA untuk berekspansi di tingkat regional ASEAN
setelah Indonesia tergabung dalam kesepakatan Masyarakat Ekonomi
ASEAN pada tahun 2015.
b. Pendidikan dan Penelitian
1. Banyaknya tawaran kerjasama di bidang teknologi informasi dan
komunikasi dari berbagai pihak, terutama dalam bentuk kerjasama dalam
pelatihan dan lisensi produk teknologi informasi, karena UNUSA semakin
dikenal sebagai salah satu universitas yang dirasa potensial dalam
pengembangan dan penerapan teknologi informasi dan komunikasi.
2. Adanya dana-dana kompetitif baik dari Dikti maupun dari sumber lainnya
11
yang dapat juga digunakan untuk pengadaan sarana dan prasarana dan
peningkatan kemampuan SDI di bidang teknologi informasi dan
komunikasi.
3. Adanya teknologi berbasis open source yang dapat digunakan dan
dikembangkan dengan murah, sehingga akan memacu kreativitas bagi
pengembang dan mahasiswa.
4. Semakin banyak penggunaan teknologi informasi sebagai sarana
pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi
5. Teknologi informasi dan komunikasi secara langsung maupun tidak
langsung dapat memberikan imbas pada peningkatan daya saing mutu
layanan dan mutu pendidikan.
3.4 Ancaman (Threats)
1. Membanjirnya konten produksi negara asing dapat memberikan dampak
negatif terhadap motivasi pengembangan konten secara mandiri sehingga
ketergantungan lembaga terhadap asing sulit dihilangkan.
2. Peningkatan kualitas TIK lembaga lain
3. Berdirinya lembaga pendidikan asing di Indonesia dapat mengakibatkan
ketatnya persaingan dalam memperebutkan peluang untuk meningkatkan
kualitas pendidikan.
4. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin cepat
sehingga memicu kekunoan suatu teknologi yang diterapkan yang semakin
pendek.
5. Ancaman dari hacker dan virus computer.
12
BAB IV RENCANA STRATEGIS
4.1 Analisis SWOT
Analisa SWOT merupakan alat yang digunakan untuk mengembangkan empat tipe pilihan strategi: SO, WO, ST dan WT. Kunci kesuksesan penggunaan matriks TOWS adalah mempertemukan faktor kunci internal dan eksternal untuk membentuk strategi seperti berikut ini:
SO (Strength – Opportunity)
Menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan kesempatan
WO (Weakness – Opportunity)
Mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan kesempatan
ST (Strength – Threat)
Menggunakan kekuatan untuk menghindari ancaman
WT (Weakness – Threat )
Mengatasi kelemahan dan menghindari ancaman
Penyusunan strategi menggunakan matriks SWOT disajikan pada tabel
STRENGTH
1. Adanya komitmen pimpinan dalam peningkatan kualitas dan kuantitas TIK.
2. Adanya kebijakan alokasi dana untuk mengembangkan TIK.
3. Adanya dukungan pimpinan untuk perolehan hibah PHP PTS bagi upaya pengembangan TIK.
4. Terdapat unit yang diberikan kewenangan
WEAKNESS 1. Belum ada arah pengembangan teknologi
informasi dan komunikasi UNUSA 2. Belum ada struktur dan aturan detail yang
komprehensif mengenai hubungan antar unit, terutama yang berkaitan dengan teknologi informasi.
3. Belum ada SOP dan SLA layanan TIK 4. Belum adanya Disaster Recovery System
13
dan tanggung jawab untuk mengelola TIK 5. UNUSA memiliki Program Studi S1 Sistem
Informasi 6. UNUSA telah mencapai berbagai
perkembangan dalam penerapan layanan TIK 7. Terdapat fasilitasi komunikasi antar staf,
karyawan dan unit 8. Pembangunan sarana dan prasarana jaringan
tulang punggung (backbone) wireless yang menghubungkan Kampus A dan Kampus B pada tahun 2013.
9. Jaringan intranet mencapai seluruh area kampus
10. Penggunaan kabel Serat Optik 11. Adanya persetujuan usulan pembangunan
server pusat dan peralatan TIK 12. Letak geografis kampus UNUSA yang
berdekatan
5. Jumlah dan mutu SDI yang ada saat ini masih kurang
6. Belum adanya tupoksi bagian TIK 7. Pemanfaatan produk dan layanan teknologi
informasi dan komunikasi UNUSA masih belum optimal.
8. Local content repository masih rendah 9. Sistem informasi masih sebatas menampung data,
dan masih dalam tahap validasi data. 10. Tata kelola atau manajemen sarana dan prasarana
jaringan komputer yang ada belum optimal 11. Masih minimnya bandwidth internet yang
dilanggan untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika, jika dibandingkan dengan kebutuhan ideal pengguna yang semakin meningkat.
12. Jumlah fasilitas teknologi informasi belum sebanding dengan jumlah SDI baik dosen, staf administrasi, maupun mahasiswa.
13. Belum adanya layanan TIK yang menjadi wadah untuk mengembangkan kewirausahaan
14. Belum adanya layanan TIK yang menjadi wadah untuk mengembangkan pemahaman nilai islami
OPPORTUNITY 1. Semakin meningkatnya stakeholder
eksternal yang terkait dengan UNUSA 2. Meningkatnya kebutuhan akan
kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan baik administrasi ataupun akademik yang didukung TIK
3. Pengembangan teknologi informasi dan komunikasi dapat berfungsi sebagai profit center kampus.
4. Hasil pengembangan produk internal siap dipasarkan ke luar kampus.
5. Belum banyak lembaga pendidikan yang
Pemaksimalan dukungan pimpinan dalam pengembangan TIK (S1, S3 O7)
Pengoptimalan pemanfaatan dan pegelolaan layanan TIK untuk memenuhi kebutuhan (S6,7, O1,2,3,4,5,6)
Pengoptimalan pemanfaatan sarana dan prasarana TIK untuk memenuhi kebutuhan (S8,9,10,1,12, O1,2,3,4,5,6)
Pemanfaatan anggaran secara optimal (S2, O8,10,11)
Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder eksternal/pihak ketiga (S1,3,6,7,8,9,10 O7,8,9)
Meningkatkan kinerja bagian TIK (S4,O1,2) Menciptakan sinergi progam studi dan bagian
Pembuatan design arsitektur pengembangan TIK (W1, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)
Pembuatan SOP dan SLA Layaan TIK (W2,3, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)
Meningatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian TIK (W4, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)
Pembuatan aturan pemanfaatan produk layanan TIK (W6,7, O1,2,10)
Mengoptimalkan pembangunan dan pengelolaan sarana dan prasarana TIK (W8,9,10,11,12, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)
Tersedianya layanan dan sarana dan prasarana TIK secara optimal (
Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah kegiatan kewirausahan (W13 dan S4)
14
menyertakan sertifikasi teknologi informasi berstandar nasional dan internasional bagi lulusannya.
6. Adanya kesempatan UNUSA untuk berekspansi di tingkat regional ASEAN
7. Banyaknya tawaran kerjasama di bidang teknologi informasi dan komunikasi dari berbagai pihak
8. Adanya dana-dana kompetitif baik dari Dikti maupun dari sumber lainnya
9. Adanya teknologi berbasis open source yang dapat digunakan dan dikembangkan dengan murah,
10. Semakin banyak penggunaan teknologi informasi sebagai sarana pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi
11. Teknologi informasi dan komunikasi dapat memberikan imbas pada peningkatan daya saing mutu layanan dan mutu pendidikan.
TIK (S4,5, O3,4,5,7,10)
Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah pengembangan pemahaman nilai Islami (W14 dan S-)
THREAT
1. Membanjirnya konten produksi negara
asing 2. Peningkatan kualitas TIK lembaga lain 3. Berdirinya lembaga pendidikan asing di
Indonesia 4. Perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang semakin cepat 5. Ancaman dari hacker dan virus komputer
Mengoptimalkan perancangan dan pengembangan layanan TIK (S6,7, T1,2,3,4)
Menijau ulang fungsi sistem layanan dan infrastrktur secara berkala (S6,7,8,9,10, T5)
Menambah SDI baru bagian TIK (W4, T1,2,3,4) Menambah sarana dan prasarana TIK (W10,11,12,
T1,2,3,4) Memperbaiki tata kelola jaringan dan sarana dan
prasarananya (W9, T5) Mengadakan sosialisasi dan pelatihan pemanfatan
layanan TIK (W,7, T1,2,3,4)
15
4.2 Daftar Strategi
Daftar Strategi yang berhasil diperoleh dari Matriks TOWS:
Pemaksimalan dukungan pimpinan dalam pengembangan TIK (S1, S3 O7)
Pengoptimalan pemanfaatan dan pegelolaan layanan TIK untuk memenuhi
kebutuhan (S6,7, O1,2,3,4,5,6)
Pengoptimalan pemanfaatan sarana dan prasarana TIK untuk memenuhi
kebutuhan (S8,9,10,1,12, O1,2,3,4,5,6)
Pemanfaatan anggaran secara optimal (S2, O8,10,11)
Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder eksternal/pihak ketiga
(S1,3,6,7,8,9,10 O7,8,9)
Meningkatkan kinerja bagian TIK (S4,O1,2)
Menciptakan sinergi program studi dan bagian TIK (S4,5, O3,4,5,7,10)
Pembuatan renstra pengembangan TIK (W1, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)
Pembuatan SOP dan SLA Layaan TIK (W2,3, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)
Meningatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian TIK (W4,
O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)
Pembuatan aturan pemanfaatan produk layanan TIK (W6,7, O1,2,10)
Mengoptimalkan pembangunan dan pengelolaan sarana dan prasarana TIK
(W8,9,10,11,12, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)
Mengoptimalkan perancangan dan pengembangan layanan TIK (S6,7, T1,2,3,4)
Meninjau ulang fungsi sistem layanan dan infrastrktur secara berkala
(S6,7,8,9,10, T5)
Menambah SDI baru bagian TIK (W4, T1,2,3,4)
Menambah sarana dan prasarana TIK (W10,11,12, T1,2,3,4)
Memperbaiki tata kelola jaringan dan sarana dan prasarananya (W9, T5)
Mengadakan sosialisasi dan pelatihan pemanfatan layanan TIK (W,7, T1,2,3,4).
16
4.3 Ringkasan Strategi:
1. Terpenuhinya kebutuhan pengguna TIK secara optimal
2. Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal
3. Optimasi perancangan dan pengembangan sistem informasi
4. Memperluas sarana dan prasarana TIK
5. Menyusun tatakelola TIK
6. Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder
7. Meningkatkan keahlian penggunaan TIK oleh SDI UNUSA
8. Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian TIK
9. Mengembangkan sinergi antara bagian TIK dan unit lainya
10. Memperluas pengembangan layanan TIK pada bidang kewirausahaan dan
keagamaan
18
4.5 Critical Success Factor Analysis
Perspektif Sasaran Strategi Key Performance Indicator (KPI)
Program Kerja
Customer Terpenuhinya kebutuhan pengguna layanan TIK secara optimal
a. Indeks kepuasan pengguna b. Tingkat penanganan keluhan
dan permintaan
1. Evaluasi dan monitoring layanan TIK dalam organisasi
2. Pengembangan sistem help desk layanan TIK
Financial Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal
% tingkat ketercapaian anggaran
1. Penyusunan rencana anggaran untuk pengembangan TIK
2. Pembuatan laporan realisasi penggunaan anggaran dalam pembangunan layanan TIK
Internal Business Process
Optimasi perencanaan dan pengembangan Manajemen Sistem Informasi
a. % kesesuaian system yang dibangun dengan kebutuhan user
b. % ketersediaan dokumen pengembangan perangkat lunak
1. Identifikasi sistem manajemn dan teknologi informasi yang akan dikembangkan
2. Pembuatan dokumen pengembangan perangkat lunak
Memperluas sarana dan prasarana TIK
a. % ketersediaan sarana prasarana TIK
b. Tingkat up time jaringan c. % pemenuhan kebutuhan akses
internet
1. Peningkatan kualitas koneksi jaringan TIK atau ICT
2. Pembangunan Disaster Recovery System Back up
3. Penyediaan dukungan sarana dan prasarana untuk pengembangan TIK di tingkat fakultas dan prodi
Menyusun tata kelola TIK a. Tingkat ketersediaan dan pemenuhan dokumen mutu layanan TIK
b. Tingkat pemenuhan penyelesain masalah TIK berdasarkan SLA
1. Menyusun design arsitektur pengembangan TIK
2. Menyusun dokumen mutu layanan TIK (SOP, SLA,
19
Perspektif Sasaran Strategi Key Performance Indicator (KPI)
Program Kerja
c. Tingkat pemenuhan tupoksi dan struktur organisasi
Dokumen pemeliharaan, dan user manual dll)
3. Penguatan tupoksi dan struktur organisasi bagian TIK
Meningkatkan keahlian penggunaan TIK oleh SDI UNUSA
a. Jumlah pelatihan TIK yang diadakan
b. Tingkat kehadiran dan pemahaman materi pelatihan
1. Peningkatan kapasitas sumber daya
2. Pengembangan metode pelatihan TIK yang efektif
Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder
a. Jumlah kontrak yang diperpanjang
b. Jumlah keluhan yang dilayani pihak vendor, supplier, atau developer
Peningkatan pengelolaan vendor, supplier, atau developer
Learning & Growth Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian TIK
a. Jumlah SDI yang mengikuti pelatihan
b. Jumlah sertifikasi yang diikuti oleh SDI bagian TIK
c. Persentase pemenuhan jumlah SDI
1. Menambah SDI sesuai kebutuhan dan ketentuan
2. Melaksanakan pelatihan secara berkala
3. mengikutsertakan SDI dalam sertifikasi baik nasional maupun internasional
Memperluas pengembangan layanan TIK pada bidang kewirausahaan dan keagamaan
Jumlah layanan TIK di bidang kewirausahaan dan keagamaan yang dikembangkan
1. Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah pengembangan jiwa kewirausahaan
2. Mengembangkan layanan TIK yang menjadi wadah pengembangan pemahaman nilai keagamaan
Mengembangkan sinergi antara bagian TIK dengan unit lainnya
a. Jumlah staf unit atau bagian lain yang dilibatkan dalam
1. Melibatkan unitatau bagian lain dalam pengembangan layanan
20
Perspektif Sasaran Strategi Key Performance Indicator (KPI)
Program Kerja
program kerja bagian TIK b. Jumlah riset di bidang TIK yang
dilakukan Bagian TIK dengan unit lain
TIK Universitas 2. Mengandeng unit lain dalam
riset di bidang TIK
Keterangan Key Performance Indicator
Perspektif Key Performance Indicator (KPI) Keterangan Customer Indeks kepuasan pengguna Indeks kepuasan pelanggan didapatkan melalui survei
kepuasan pelanggan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan TI organisasi. Survei dilakukan dengan menggunakan kuisioner dengan skala 1-5 (1=sangat tidak puas, 2=tidak puas, 3=netral, 4=puas, 5=sangat puas)
% tingkat penanganan keluhan dan permintaan Perbandingan keluhan dan permintaan dengan realisasi penanganannya menghasilkan selisih yang dapat dihitung persentase ketercapaiannya. Data utama yang digunakan adalah akumulasi keluhan dan permintaan serta laporan realisasi penanganan. Berikut adalah peghitungannya:
x 100 % Financial % tingkat ketercapaian anggaran Perbandingan anggaran dengan realisasinya menghasilkan
selisih yang dapat dihitung persentase ketercapaiannya. Data utama yang digunakan adalah rencana anggaran dan laporan realisasi anggaran. Berikut adalah penghitungannya:
x 100% Internal Business Process
% kesesuaian sistem yang dibangun dengan kebutuhan user Kesesuaian ini bisa dilihat dari sisi fungsional dan nonfungsional sistem yang memenuhi kebutuhan user. Fungsional system bisa diukur melalui testing system.
% ketersediaan dokumen pengembangan perangkat lunak Ketersediaan % ketersediaan sarana prasarana TIK
21
Perspektif Key Performance Indicator (KPI) Keterangan
x 100% Tingkat up time jaringan % pemenuhan kebutuhan akses internet Tingkat ketersediaan dan pemenuhan dokumen mutu layanan TIK
x 100% Tingkat pemenuhan penyelesain masalah TIK berdasarkan SLA Tingkat pemenuhan tupoksi dan struktur organisasi Jumlah pelatihan TIK yang diadakan Akumulasi pelatihan TIK yang diadakan untuk SDI
UNUSA dalam rentang waktu tertentu Tingkat kehadiran dan pemahaman materi pelatihan Perbandingan jumlah peserta yang hadir dalam pelatihan
dengan jumlah peserta yang seharusnya hadir menghasilkan selisih yang dapat dihitung persentase ketercapaiannya.
Jumlah kontrak yang diperpanjang Dalam setiap proyek TI (pengadaan, pengembangan dan pemeliharaan aplikasi dan infrastruktur TI) dengan pihak ketiga diperlukan sebuah kontrak kerja. KPI ini dihitung melalui akumulasi jumlah kontrak yang diperpanjang
Jumlah keluhan yang dilayani pihak vendor, supplier, atau developer Akumulasi jumlah keluhan pihak organisasi yang dilayani dan diselesaikan oleh pihak vendor, supplier atau developer pada suatu periode tertentu sepanjang kontrak kerja berlangsung
Learning & Growth
Jumlah SDI bagian TIK yang mengikuti pelatihan Akumulasi SDI bagian TIK yang mengikuti pelatihan dalam rentang waktu tertentu
Jumlah sertifikasi yang diikuti oleh SDI bagian TIK Akumulasi sertifikasi yang sudah diikuti oleh SDI bagian TIK dalam rentang waktu tertentu
Persentase pemenuhan jumlah SDI Perbandingan jumlah SDI yang mengisi struktur organisasi dengan jumlah SDI yang seharusnya mengisi struktur organisasi. Perbandingan ini menghasilkan selisih yang dapat dihitung sebagai persentase tingkat pemenuhan jumlah SDI. Data utama yang digunakan rencana dan realisasi struktur organisasi. Berikut adalah penghitungannya:
x 100% Jumlah layanan TIK di bidang kewirausahaan dan keagamaan yang Akumulasi layanan TIK dalam bidang kewirausahaan dan
22
Perspektif Key Performance Indicator (KPI) Keterangan dikembangkan keagamaan yang berhasil dikembangkan. Jumlah staf unit lain yang dilibatkan dalam program kerja bagian TIK Akumulasi staf unit lain yang terlibat dalam program kerja
bagian TIK Jumlah riset di bidang TIK yang dilakukan Bagian TIK dengan unit lain Akumulasi riset pada bidang TIK yang melibatkan bagian
TIK dan unit lain.
23
BAB V RENCANA PELAKSANAAN STRATEGI
5.1 Pokok Strategi
Setelah melalui kajian SWOT analisis TIK maka ditemukan beberapa
strategi pokok yang perlu di laksanakan dengan penjelasan masing masing sebagai berikut :
1. Terpenuhinya kebutuhan pengguna TIK secara optimal baik untuk
kepentingan Sistem Informasi Manajemen maupun kebutuhan TIK
dalam proses penyelengraan pendidikan menuju cyber campus
2. Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal dengan memilih
teknologi yang se-efektif dan se-efisien mungkin dengan menghindari
sedapat mungkin investasi teknologi yang out of date, mengingat
perkembangan teknologi yang begitu pesat.
3. Optimasi perancangan dan pengembangan sistem informasi
mengurangi ketergantungan secara bertahap menuju kemandirian
seiring dengan penyiapan sumber daya insani bidang TIK.
4. Memperluas sarana dan prasarana TIK berupa pengadaan hardware
dan merencanakan dengan teliti dengan tujuan sarana yang ada dapat
terhubung dengan baik melalui jaringan sistem informasi yang
terintegrasi.
5. Menyusun tatakelola TIK berupa modul modul dan tandard
operating procedure, dengan update pembaharuan tersedia secara
online dan secara terus menerus disempurnakan dan dikembangkan.
6. Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholders, dengan
memberikan umpan balik berupa laporan kemajuan dampak
penggunaan TIK dalam peningkatan kualitas pendidikan dan kinerja
manajemen UNUSA.
7. Meningkatkan keahlian penggunaan TIK oleh sumber daya insani
UNUSA, karena pesatnya perkembangan TIK maka building capasity
harus terus di tingkatkan dengan pelatihan dan studi banding ke
24
berbagai institusi yang berkompeten.
8. Meningkatkan kuantitas dan kualitas sumber daya insani bagian TIK
secara bertahap untuk membentuk tim teknologi informasi yang
mandiri, sehingga mampu memenuhi kebutuhan pengembangan
system informasi untuk kebutuhan internal dan membangun
perangkat lunak yang memungkinkan diperolehnya new generate
income, mencetak pendapatan alternatif melalui kerjasama dengan
pihak ketiga terutama institusi pendidikan dan kesehatan.
9. Mengembangkan sinergi antara bagian TIK dan unit lainya terutama
menggunakan teknologi internet atau web secara terencana dengan
modul-modul petunjuk pelaksanaan yang konkrit jelas dan
terkoordinir.
10. Memperluas pengembangan layanan TIK pada bidang kewirausahaan
dalam arti luas terutama dengan era digitalisasi korporasi atau
institusi dalam pergaulan global akan tetapi tetap berkarakter Islami,
Ahlus Sunnah Wal Jamma'ah dan Rahmatan lil'alamin.
5.2 Program Kerja
Strategi TIK merupakan cara untuk mewujudkan hasil analisa SWOT
untuk merancang program kerja yang selanjutnya dapat dilaksanakan melalui
kegiatan atau eksekusi secara bertahap sesuai kurun waktu yang direncanakan
2017 s/d 2027 , sehingga peranan TIK terhadap organisasi dapat terealilasi,
meliputi lima pokok yang disampaikan Spewak (1992 ) dalam program kerja
pokok TIK :
1. Meningkatkan kualitas sistem koneksi akses data untuk menunjang
aktivitas manajemen dan proses pendidikan berbasis internet dalam
upaya mewujudkan smart campus, karena TIK saat ini modal
utamannya adalah kecepatan akses, berbasis cloud computing
dedicated bertahap meninggalkan sistem client server dalam berbagai
format data.
2. Menyusun road map adaptasi TIK berupa arsitektur TIK, sehingga
migrasi dari sistem legacy atau sistim warisan, namun tidak
menimbulkan gejolak budaya kerja atau culture shock yang akan
25
merugikan produktivitas institusi UNUSA.
3. Melakukan penelitian atau riset pengembangan perangkat lunak
dengan menggandeng kemitraan pusat pelatihan dan mengembangkan
sendiri pada laboratorium UNUSA dan MOU dengan beberapa daerah
sebaga laboratorium lapangan TIK, di Jawa Timur atau luar propinsi.
4. Melakukan Integrasi data antar unit kerja sehingga menjadi kesatuan
entitas sistem informasi guna meningkatkan kesepahaman mencegah
redundance dan penyimpangan data dalam pengembangan Sistem
Informasi Manajemen.
5. Menyusun anggaran investasi TIK sesuai dengan perkembangan
teknologi yang ingin diwujudkan dan perkembangan lingkungan
organisasi UNUSA, sebagai institusi pendidikan modern guna
terwujudnya mercu suar pendidikan perguruan tinggi NU se Indonesia.
6. Membuat pemetaan pengembangan perekayasaan sistem untuk
kewirausahaan berbasis syariah Islam berupa inkubator usaha offline
konevensional maupun online atau digital sesuai dengan tuntutan era
informasi dan mobile.
5.3 Implementasi Rencana Program Strategis
Pengembangan TIK UNUSA secara umum dapat dilihat pada gambar
tersebut, dengan target capaian dalama jangka pendek UNUSA sampai dengan
tingkat PaaS atau Platform as a services, sesuai dengan kebutuhan organisasi saat
26
ini dengan rincian program sebagai berikut :
1. Tahun 2016 , Persiapan Migrasi teknologi Client Server atau legacy
system menuju Cloud System meliputi beberapa aktivitas pokok yaitu :
Penyusunan Design Arsitektur TIK berbasis Web, Penyiapan sumber
daya insani Tim Teknologi Informasi, Pengadaan perangkat keras dan
perangkat lunak, serta kerjasama Cloud System untuk implementasi
SaaS ( Software as a Services ), Workshop dan Pelatihan penggunaan
Cloud System, MOU dengan Penyedia Jasa TIK, Integrasi antar unit
kerja TIK.
2. Tahun 2017 , menyiapkan pelaksaan PaaS ( Platform as a Services )
meliputi : Pembuatan perangkat lunak mendukung Sistem Informasi
Manajemen, Pembuatan atau pengadaan Perangkat lunak proses
pendidikan cyber campus, uji coba penerapan web base dan cloud
system, penyusunan modul pembelajaran jarak jauh (Distance
Learning )
3. Tahun 2018 Ujicoba Perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen
yang telah dibuat sehingga terwujud menjadi sistem informasi dalam
manajemen organisasi UNUSA, dengan system report multi platform
sarana mobile, sehingga kendali organisasi dapat dilakukan dari
manapun secara online melewati data cloud.
4. Tahun 2019 Pengembangan Cyber Campus ke seluruh tanah air
sebagai keunggulan UNUSA dalam dunia pendidikan di Indonesia,
dengan fasilitas perkuliahan atau training jarak jauh bersertifikat.
5. Tahun 2020 Pemntapan dan pengembangan cyber campus dengan
evaluasi atas perkembangan teknologi yang berkembang, membuat
dokumen pengembangan TIK UNUSA fase ke dua untuk periode
tahun 2021 s/d 2025, dengan kajian perkembangan teknologi di dunia
yang semakin sangat pesat.
27
BAB VI PENUTUP
Kesiapan dan kesigapan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya dalam
merespon perubahan akan memperkuat posisi Universitas Nahdlatul Ulama
Surabaya menjadi institusi pendidikan yang mampu menghasilkan keluaran yang
berkualitas sehingga mampu berdiri setara dalam pergaulan masyarakat di daerah,
nasional bahkan dunia, ikut berperan aktif dalam menggerakkan roda ekonomi
dan pembangunan bangsa, dan menghasilkan karya yang mampu mendorong
peningkatan keunggulan bangsa. Untuk itu pengelolaan Universitas Nahdlatul
Ulama Surabaya dewasa ini tidak dapat lagi diselenggarakan secara konvensional
namun harus berpedoman pada prinsip-prinsip Good University Governance
(GUG). Hal ini sejalan dengan kondisi kompetisi global yang menuntut
Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya untuk secara kontinyu melakukan
perbaikan program pendidikannya agar berorientasi pada stakeholders. Harapan
besar dengan adanya blueprint TIK 2016-2020 ini dapat menjadi arah, panduan
dalam mengembangkan TIK di lingkungan Universitas Nahdlatul Ulama
Surabaya. Dan diharapkan dengan adanya blueprint ini dapat pula membantu
memberikan panduan bagi Pimpinan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya
dalam menerapkan dan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi di
lingkungan Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya dengan sebaik-baiknya
sehingga dapat memberikan manfaat bagi sivitas akademika dan masyarakat luas,
sehingga benar-benar terwujud cita-cita Universitas Nahdlatul Ulama Surabaya
sebagai kampus rahmatan lil’alamin melalui UNUSA Cyber Campus.