UI Public Information Disclosure System Reviewby Group A008

KeterbukaanInformasi

Publik

Pengelolaan dan pelayanan informasiyang baik di badan publik

Transparan

Partisipatif

Akuntabel

Mencerdaskan kehidupan bangsa

Review terhadap informasipublik yang disediakan UI

Informasi Setiap Saat

Berdasarkan lampiran peraturan KI no 1 tahun 2O1O daftar informasi publik yang ditampilkan oleh badan publik, harus memuat informasi, seperti:

1. Ringkasan Isi informasi Pejabat/Unit/Satker yang menguasai informasi

2. Penanggungjawab pembuatan atau penerbitan informasi

3. Waktu dan tempat pembuatan informasi

4. Bentuk informasi yang tersedia

5. Jangka Waktu Penyimpanan

6. Selain ringkasan isi informasi, pihak UI tidak mencamtumkan sisa lainnya : http://ui.ac.id/informasi-publik/daftar-informasi-publik-universitas.html >

Informasi Yang harus diumumkan sertamerta

Informasi yang menyangkut hajat hiduporang banyak dan ketertiban umum

Contoh: informasi ttgkebakaran di FISIP

Ketentuan Form

Berdasarkan lampiran 2 peraturan

KI no 1 tahun 2010

Daftar informasi publik yang

ditampilkan oleh badan publik,

dibalik form permohonan infromasi

harus dicetak juga mengenai hak-

hak pemohon informasi

berdasarkan UU 14 tahun 2008 ttg

KIP.

Form pada website UI tidak

terdapat hal tersebut.

Rekomendasi untuk perbaikan

Rekomendasi untuk perbaikan

Perbaikan UI & UX: link tentang

informasi publik terlalu tersembunyi

Penambahan form

feedback dari user

Penambahan FAQ jika user mengalami

kegagalan saat menggunakan sistem

UI Public Information Disclosure System Designby Group A008

Tujuan Sistem

1. Memberikan akses informasi publik

2. Memberikan dan menyebarkan informasi berkala, informasi secara sertamerta, serta informasi setiap saat

3. Melayani request informasi publik dari masyarakat

Bagian sistem

Pengumpulan dan Pengelolaan Informasi

Pengelola dan admin mengelola informasi publik universitas

Penyimpanan dokumen dan arsip yang berkaitan dengan informasi publik

Pelayanan Informasi

Pelayanan informasi bagi publik

Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa

Bagian sistem khusus pengaduan dan penyelesaian sengketa

Laporan Tahunan

SOP KOMINFO

Fitur Pengumpulan dan PengelolaanInformasi1. Pengumpulan Informasi

• Terdapat banyak sistem informasi yang terdistribusi di tiap-tiap fakultas dansubsistem di bawah UI. Sistem-sistem ini dihubungkan dengan sistemketerbukaan informasi publik sehingga informasi pada sistem-sistem ini dapatdiakses langsung.

2. Login admin dan pengelola informasi

3. Memasukkan data dan informasi publik

• Reminder e-mail ke pengelola informasi dan supervisornya tentang informasiberkala.

4. Penyimpanan dokumen dan arsip

5. Sistem manajemen pengetahuan diintegrasikan ke dalam sistem ini

Fitur Pengumpulan dan PengelolaanInformasi• Sistem terdiri dari sebuah Sistem utama (dimiliki oleh pihak PPID UI) dan

beberapa subsystem yang dimiliki oleh badan-badan di UI (fakultas, PPSI, dll).

• Setiap subsystem perlu ada pihak yang bertanggung jawab untuk memasukkandan mengelola dokumen-dokumen publik milik badan tersebut.

• PPID UI sudah menentukan standar-standar format dokumen yang dimasukkan.

• Data yang bisa diringkas dalam tabel (contoh : Data Keuangan, data jumlahpengunjung perpustakaan, dll) diupload dalam bentuk CSV

• Data yang tidak bisa doringkas (dokumen konttak, surat keputusan, proposal, dll) dalam bentuk PDF

• Subsystem yang dimiliki fakultas terhubung dengan Sistem utama yang dimilikioleh PPID UI.

Fitur Pelayanan Informasi

Halaman Informasi Berkala

Halaman Informasi Serta Merta

• Ada daftar informasi yang bisa diakses

• Terdapat preview informasi secara online

• Informasi juga ada yang tersedia dalam:

• Informasi yang bisa diringkas dalam tabel disimpan dalam database sehingga ketikauser melakukan request, data bisa diekspor kedalam beberapa pilhan sesuaikebutuhan user (csv, jsaon, dll)

• Informasi yang tidak bisa diringkas dalam tabel disediakan dalam bentuk PDF.

Fitur Pelayanan Informasi

Halaman Informasi Setiap Saat

Halaman Permohonan Informasi

• Pengisian form online

• Pemohon dapat memilih jenis berkas (hardcopy/softcopy)

Halaman Tata Cara dan Faq

Halaman Feedback User

Fitur Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa

Form Pengajuan Keberatan

Pengiriman Pengajuan Keberatan kepada Atasan PPID

Integrasi dengan Komisi Informasi

Laporan Tahunan

Perlu dibuat laporan tahunan yang isinya :

- Jumlah permohonan informasi yang diterima

- Waktu dalam memenuhi setiap permintaan informasi

- Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi

- Alasan penolakan permintaan informasi.

Peningkatkan Kinerja PPID

• Untuk merelisasikan penyediaan informasi publik yang baik, dibutuhkankomitmen dari pihak UI

• Kami menyarankan agar pihak UI memberikan dukungan lebih terhadapPPID baik dari segi alokasi dana dan pekerja untuk mengelola data dandokumen agar lebih baik.