UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS PENGUKURAN...

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA

PERUSAHAAN PT. XYZ

KARYA AKHIR

NUGROHO

1006800522

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

JAKARTA

JANUARI 2014

Analisis pengukuran ..., Nugroho, Fasilkom UI, 2014

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA

PERUSAHAAN PT. XYZ

KARYA AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Magister Teknologi Informasi

NUGROHO

1006800522

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

JAKARTA

JANUARI 2014


ii Universitas Indonesia


iii Universitas Indonesia


iv Universitas Indonesia

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan

rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan Karya Akhir

ini dilakukan sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Magister

Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas

Ilmu Komputer – Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa tanpa bantuan

dan bimbingan dari berbagai pihak dalam penyusunan Karya Akhir ini, akan sulit

bagi saya untuk dapat menyelesaikannya. Untuk itu, pada kesempatan ini saya

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Yova Ruldeviyani S.Kom., M.Kom. sebagai dosen pembimbing

yang telah bersedia, dan menyediakan waktu dan tenaga untuk dapat

membimbing saya dalam menyelesaikan Karya Akhir ini.

2. Bpk. Ir. Dana Indra Sensuse M.LIS., Ph.D. dan Bpk. Dr. Indra Budi

S.Kom., M.Kom selaku dosen penguji yang telah memberikan saran dan

arahan kepada penulis selama sidang dan penyelesaian Karya Akhir ini.

3. Bpk. Steven S. selaku Presiden Direktur PT. XYZ yang telah membantu

dalam kelancaran hubungan dan pekerjaan.

4. Ibu Julia S. selaku Team lead dari IMMS Project serta rekan kerja yang

telah bersedia memberikan waktu bagi penulis untuk menyelesaikan Karya

Akhir ini.

5. Seluruh rekan-rekan PT. XYZ yang telah bersedia meluangkan waktu dan

membantu penyelesaian penelitian.

6. Bpk. Supandi, Ibu Sunarmi, Bpk. Uut Suryadi, ibu Jubaedah (orang

tua tercinta) dan saudara penulis yang memberikan dukungan moril dan

materil, dan waktu yang diberikan bagi penulis untuk menyelesaikan

Karya Akhir.

7. Istri tercinta Dahribil, yang selalu ada untuk sedia meluangkan waktu,

tenaga, pikiran, dan perhatian dengan penuh kasih sayang selama masa


v Universitas Indonesia

kuliah hingga proses penyusunan Karya Akhir ini selesai, you are the best

thing in my life.

Semoga bantuan yang telah diberikan dapat memacu penulis untuk

menjadi lebih baik lagi. Penulis juga berharap Tuhan Yang Maha Esa dapat

memberkati rekan-rekan sekalian dengan berkelimpahan atas bantuan rekan

sekalian. Semoga karya Tulis ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Jakarta, 01 Desember 2013

Penulis


vi Universitas Indonesia


vii Universitas Indonesia

ABSTRAK

Nama : Nugroho

Program Studi : Teknologi Informasi

Judul : Analisis Pengukuran Tingkat Kesiapan Implementasi Knowledge Management pada Perusahaan PT. XYZ

PT. XYZ menyadari bahwa pengetahuan dan pengalaman karyawan merupakan

aset intangible yang sangat berharga, dan pengetahuan tersebut tersimpan dalam

pikiran tiap individu yang bisa saja hilang ketika karyawan tersebut tidak lagi

berada di dalam organisasi. Perusahaan menganggap perlu adanya pengelolaan

pengetahuan atau knowledge management (KM). Namun kenyataannya

implementasi KM di suatu organisasi tidak selalu dapat dengan mudah berhasil

seperti yang diharapkan. Oleh sebab itu, penting bagi PT. XYZ untuk

melaksanakan pengukuran kesiapan sebelum implementasi KM. Pengukuran

kesiapan dilakukan berdasarkan hasil ekstraksi lima penelitian terdahulu serta KM

infrastruktur dan diperoleh tujuh aspek penelitian, yaitu Strategy, Organization,

Culture, Technology, Motivation, Process, dan Human Resources. Pengukuran

aspek menunjukkan bahwa secara keseluruhan PT. XYZ telah dalam kondisi siap

untuk implementasi knowledge management. Namun tiga aspek (Strategy,

Culture, dan Process) masih berada di level Preliminary, karena itu perusahaan

perlu untuk melakukan langkah-langkah strategis untuk meningkatkan

kesiapannya sehingga implementasi KM ke depan dapat berjalan dengan sukses.

Kata Kunci : Knowledge Management, Kesiapan Knowledge Management


viii Universitas Indonesia

ABSTRACT

Name : Nugroho

Study Program : Information Technology

Titled : Readiness Level Measurement Analysis of Knowledge Management Implementation at PT. XYZ

PT . XYZ realizes that the knowledge and experience of the employees are very

valuable intangible assets, and the knowledge which stored in the minds of

individuals who could have been lost when the employee is no longer in the

organization. The company deems it necessary for implementing knowledge

management. But in reality the implementation of knowledge management in an

organization is not always easily succeed as expected . Therefore, it is important

for PT . XYZ to implement readiness assessment before the implementation of

KM. Readiness measurement conducted by extraction of five previous studies

related to knowledge management critical success factors and KM infrastructure

then obtained seven research aspects namely Strategy, Organization, Culture,

Technology, Motivation, Process, and Human Resources. Measurement result

showed that the overall aspect of PT. XYZ has been in a ready condition for the

implementation of knowledge management. However, three aspects ( Strategy ,

Culture , and Process ) are still at the Preliminary level, therefore organization

need to do strategic steps to improve its readiness so the future of KM

implementation can run successfully .

Keywords : Knowledge Management , knowledge management assessment


ix Universitas Indonesia

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iii KATA PENGANTAR ............................................................................................ iv HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH .......................... vi ABSTRAK .............................................................................................................vii ABSTRACT ........................................................................................................ viii DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. xi DAFTAR TABEL .................................................................................................xii DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xiii BAB 1 PENDAHULUAN........................................................................................ 1

1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1 1.2 Perumusan Masalah ....................................................................................... 4 1.3 Pembatasan penelitian ................................................................................... 4 1.4 Tujuan penelitian ........................................................................................... 5 1.5 Manfaat penelitian ......................................................................................... 5 1.6 Sistematika Penulisan .................................................................................... 5

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................. 7

2.1 Knowledge..................................................................................................... 7

2.1.1 Definisi Knowledge .............................................................................. 7 2.1.2 Klasifikasi Knowledge .......................................................................... 8 2.1.3 Lokasi Penyimpanan Knowledge .......................................................... 9

2.2 Knowledge Management.............................................................................. 10

2.2.1 Definisi Knowledge Management ....................................................... 10 2.2.2 Knowledge Management Process ....................................................... 11 2.2.3 Infrastruktur Knowledge Management ................................................ 13 2.2.4 Knowledge Management Readiness .................................................... 14 2.2.5 Knowledge Management Critical Success Factors (KMCSF) ............. 15

2.3 Penelitian Sejenis ........................................................................................ 19

BAB 3 METODE PENELITIAN ......................................................................... 21

3.1 Metodologi riset .......................................................................................... 21 3.2 Kerangka Pikir ............................................................................................ 21 3.3 Tahapan Penelitian ...................................................................................... 23


x Universitas Indonesia

3.4 Jenis dan Sumber data ................................................................................. 26

BAB 4 PERANCANGAN INSTRUMEN PENELITIAN .................................... 27

4.1 Pemetaan Knowledge Management Readiness ............................................. 27 4.2 Tingkat Kesiapan KM ................................................................................. 33 4.3 Kisi-kisi instrumen Knowledge Management Readiness .............................. 48

4.3.1 Kisi-kisi instrumen penelitian ............................................................. 48

4.4 Perancangan Kuesioner ............................................................................... 50 4.5 Uji Validitas dan Reliabilitas ....................................................................... 50 4.6 Pembentukan Kuesioner KM Readiness ...................................................... 51

BAB 5 PROFIL PERUSAHAAN ......................................................................... 52

5.1 Profile Perusahaan PT. XYZ ........................................................................ 52 5.2 Visi dan Misi Perusahaan ............................................................................ 53 5.3 Struktur organisasi ....................................................................................... 53

BAB 6 ANALISIS DAN PEMBAHASAN ............................................................ 54

6.1 Perolehan Data ............................................................................................ 54 6.2 Tahapan Analisis ......................................................................................... 55 6.3 Hasil analisis ............................................................................................... 56

6.3.1 Analisis Aspek Strategy ...................................................................... 56 6.3.2 Analisis Aspek Organization .............................................................. 58 6.3.3 Analisis Aspek Culture ....................................................................... 59 6.3.4 Analisis Aspek Technology ................................................................ 60 6.3.5 Analisis Aspek Motivation.................................................................. 62 6.3.6 Analisis Aspek Process ...................................................................... 63 6.3.7 Analisis Aspek Human Resources ...................................................... 64

6.4 Implikasi Penelitian ..................................................................................... 68

6.4.1 Implikasi Teoretis ............................................................................... 68 6.4.2 Implikasi Manajerial ........................................................................... 69

BAB 7 KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 71

7.1 Kesimpulan ................................................................................................. 71 7.2 Saran ........................................................................................................... 73

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 74


xi Universitas Indonesia

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Lokasi Penyimpanan Knowledge (Fernandez, 2004) ............................. 9

Gambar 2.2 KM Process (Fernandez, 2004) ............................................................12

Gambar 3.1 Kerangka Pikir Penelitian ....................................................................21

Gambar 3.2 Tahapan Penelitian...............................................................................23

Gambar 5.1 Struktur Organisasi PT. XYZ ...............................................................53

Gambar 6.2 Grafik Analisis Aspek Organization ....................................................58

Gambar 6.3 Grafik Hasil Analisis Aspek Culture ....................................................59

Gambar 6.4 Grafik Hasil Analisis Aspek Technology ..............................................60

Gambar 6.5 Grafik Hasil Analisis Aspek Motivation ...............................................62

Gambar 6.6 Grafik Hasil Analisis Aspek Process....................................................63

Gambar 6.7 Hasil Analisis Aspek Human Resources...............................................64

Gambar 6.8 Diagram Radar Hasil Analisis Keseluruhan .........................................68


xii Universitas Indonesia

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Data Karyawan PT. XYZ Periode 2012 – 2013 (PT. XYZ, 2013) ............. 2

Tabel 4.1 KMCSF ...................................................................................................27

Tabel 4.2 Tabel Faktor Penilaian KM Readiness PT. XYZ ......................................30

Tabel 4.3 Scoring Kuesioner ...................................................................................31

Tabel 4.4 Knowledge Management Readiness Level PT. XYZ ...............................41

Tabel 4.5 Tabel Kisi-kisi Instrumen Penelitian ........................................................48

Tabel 6.1 Pemetaan Responden Berdasarkan Pendidikan dan Jenis Kelamin ...........54

Tabel 6.3 Hasil Analisis Keseluruhan Dimensi KM.................................................65

Tabel 6.4 Hasil Analisis Gap ..................................................................................67

Tabel 6.5 Langkah-langkah Meningkatkan Tingkat Kesiapan .................................69


xiii Universitas Indonesia

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Pemetaan KMCSF ............................................................................ 77

Lampiran 2 : Rancangan Kuesioner........................................................................ 77

Lampiran 3 : Uji Validitas - Important ................................................................... 92

Lampiran 4 : Uji Validitas - Effectiveness .............................................................. 95

Lampiran 5 : Hasil Uji Validitas - Important dan Effectiveness .............................. 98

Lampiran 6 : Uji Reliabilitas Important .................................................................. 99

Lampiran 7 : Uji Reliabilitas Effectiveness ........................................................... 100

Lampiran 8 : Kuesioner KM Readiness PT. XYZ ................................................. 101

Lampiran 9 : Tabulasi Important .......................................................................... 114

Lampiran 10 : Tabulasi Effectiveness ................................................................... 116

Lampiran 11 : Analisis Gap ................................................................................. 118


1 Universitas Indonesia

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam era globalisasi dan perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini,

menuntut organisasi untuk dapat melakukan perubahan secara cepat agar dapat

bertahan di dalam kompetisi pasar. Organisasi dapat menjadi unggul di dalam

persaingan jika organisasi tersebut mampu beradaptasi dan berubah mengikuti

perkembangan zaman. Bermacam pilihan media komunikasi ditawarkan ke

konsumen, terlebih pilihan produk dan jasa yang diperbaharui terus menerus

dihadirkan oleh kompetitor. Organisasi tidak dapat selalu mengharapkan bahwa

produk yang laku menjadi nomor satu atau metode yang sukses di masa lalu

dapat berlaku juga di masa yang akan datang (Davenport, 1994).

Kondisi ketatnya persaingan pasar ini menyebabkan perubahan paradigma dari

sebelumnya resource-based competitiveness menjadi knowledge-based

competitiveness (Yuliazmi, 2005). Pada masa sebelumnya, sumber daya berupa

tanah, tenaga kerja, bahkan modal adalah faktor penting untuk menjadi unggul.

Namun pada masa knowledge economy saat ini, organisasi yang dianggap unggul

dan kompetitif adalah organisasi yang mampu mengelola ilmu pengetahuan dan

teknologi sebagai sumber daya pengetahuan.

PT. XYZ adalah perusahaan lokal Indonesia yang bergerak di bidang IT

konsultan. Di dalam menjalankan usahanya tidak terlepas dari persaingan usaha.

Perusahaan dituntut untuk selalu memberikan solusi yang efisien dan efektif.

Setiap karyawan PT. XYZ memiliki perannya masing-masing, mulai dari

pengumpulan informasi kebutuhan pelanggan, pemetaan kondisi pelanggan saat

ini, penentuan metode pendekatan yang akan dilakukan untuk perbaikan


2

Universitas Indonesia

pelanggan, sampai dengan menghasilkan paket solusi. Selain itu terdapat juga

karyawan yang berperan sebagai pendukung berjalannya operasional perusahaan.

Perusahaan menyadari bahwa pengetahuan dan pengalaman karyawan baik dalam

melakukan pekerjaannya maupun memecahkan permasalahan yang sudah dialami

oleh masing-masing individu setelah sekian lama bekerja di perusahaan,

merupakan aset intangible yang sangat berharga. Pada gambar 1.1 ditampilkan

trend jumlah karyawan pada periode 2012 sampai dengan 2013.

Tabel 1.1 Data Karyawan PT. XYZ Periode 2012 – 2013

2012 2013

Masuk Keluar Jumlah Masuk Keluar Jumlah

Jan 2 1 22

Feb 4 0 24

Mar 4 2 26

Apr 0 0 26

Mei 4 0 30

Jun 0 0 30

Jul 10 6 1 35

Agu 2 0 12 3 0 38

Sep 3 0 15 3 0 41

Okt 6 0 21 7 2 46

Nov 0 0 21 8 0 54

Des 0 0 21 13 3 64

Sumber: PT. XYZ, 2013

Pengetahuan tersebut tersimpan dalam pikiran tiap individu yang bisa saja hilang

ketika karyawan tersebut tidak lagi berada di dalam organisasi, misalnya karena

mengundurkan diri, pensiun, atau meninggal dunia, sehingga penting untuk


3


dikelola dengan baik. Namun sebaliknya, apabila pengelolaan pengetahuan ini

dilakukan dengan benar maka akan banyak sekali manfaat yang dapat diambil

oleh perusahaan, diantaranya adalah :

1. Explicit knowledge berupa dokumen dan prosedur akan semakin banyak dan

terdokumentasi dengan baik.

2. Pemecahan masalah (solusi) akan lebih cepat didapatkan karena sumber-

sumber pengetahuan (expert) mudah diakses.

3. Dengan didokumentasikan-nya best practice, maka dari waktu ke waktu setiap

proses bisnis akan berubah menjadi semakin efisien.

4. Kesalahan yang sama tidak akan terjadi berulang-ulang.

5. Akan terbentuk budaya kolaborasi sebagai efek dari budaya sharing yang

berakibat munculnya inovasi. (Kusno Prijono, 2008)

Selain itu, manfaat lain penggunaan pengetahuan organisasi adalah meningkatkan

kompetensi bisnis inti, akselerasi inovasi, mempercepat penetrasi ke pasar,

mempercepat pengambilan keputusan dan membangun keunggulan kompetitif

(Davenport dan Prusak, 1998).

Karena itu perusahaan memerlukan sebuah mekanisme untuk mengelola

pengetahuan atau Knowledge Management, sehingga pengetahuan-pengetahuan

tersebut dapat menjadi pengetahuan organisasi atau dengan kata lain pengetahuan

yang dimiliki oleh individu-individu dapat juga dimiliki dan dimanfaatkan pula

oleh seluruh karyawan yang bekerja di organisasi.

Namun kenyataannya implementasi knowledge Management di suatu organisasi

tidak selalu dapat dengan mudah berhasil seperti yang diharapkan. Beberapa

periset menyatakan bahwa tingkat kegagalan dalam proyek Knowledge

Management mencapai 50 persen. Namun Daniel Morehead, Direktur British

Telecommunications PLC di Reston, menegaskan bahwa tingkat kegagalannya

bisa mencapai hingga mendekati 70 persen. (Ambrosio, 2000). Kegagalan tersebut

terjadi diantaranya karena strategi penerapan KM hanya mementingkan faktor IT

saja, kurangnya peran serta pengguna dalam mendesain tools KM, serta


4


keengganan individu di dalam organisasi untuk membagi pengetahuan yang

mereka miliki demi kepentingan organisasi. (Rao, 2005; Becerra 2004)

Oleh sebab itu, penting bagi PT. XYZ untuk melaksanakan pengukuran sebelum

implementasi KM. Dengan adanya pengukuran tingkat kesiapan perusahaan

terhadap implementasi KM, maka memungkinkan manajemen perusahaan untuk

mengetahui sudah sejauh manakah tingkat kesiapan perusahaan untuk

implementasi KM, kemudian seberapa besar kesenjangan yang ada dari masing-

masing aspek, dan strategi yang perlu dilakukan untuk mencapai level siap.

Jika berdasarkan hasil analisis ditemukan kesenjangan dan tidak ada upaya yang

dilakukan untuk menutup kesenjangan tersebut, maka akan memungkinkan

timbulnya resistensi dan implementasi KM akan gagal. Melalui pengukuran

kesiapan organisasi, dapat diketahui kebutuhan apa saja yang sesuai dengan

perusahaan dan aspek mana saja yang perlu ditingkatkan agar level perusahaan

menjadi siap untuk penerapan KM.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas dapat diambil pernyataan penelitian yaitu:

1. Sejauh mana tingkat kesiapan perusahaan PT. XYZ dalam menerapkan

Knowledge Management?

2. Seberapa besar kesenjangan antara kondisi praktik saat ini dengan harapan

organisasi ke depan dari masing-masing aspek?

3. Langkah-langkah apa yang perlu dilakukan PT. XYZ guna meningkatkan

tingkat kesiapan knowledge management untuk aspek yang berada di

bawah level siap?

1.3 Pembatasan penelitian

Dalam melakukan penelitian ini, peneliti membatasi permasalahan pada hal-hal

sebagai berikut:

1. Studi kasus penelitian di perusahaan PT. XYZ.


5


2. Penelitian hanya mengukur tingkat kesiapan perusahaan PT. XYZ dan

tidak sampai pemilihan metodologi implementasi di perusahaan PT. XYZ.

1.4 Tujuan penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tingkat kesiapan PT. XYZ

guna mendukung perusahaan dalam kesuksesan implementasi KM sehingga dapat

mewujudkan visi dan misi organisasi.

1.5 Manfaat penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :

1. Manfaat akademis

Diharapkan penelitian ini dapat menjadi tambahan referensi yang dapat

memperkaya pengetahuan dalam mengukur kesiapan KM.

2. Manfaat perusahaan

Hasil analisis penelitian ini diharapkan dapat menjadi sumbangan bagi

perusahaan PT. XYZ dalam penerapan KM, sehingga KM yang akan

diimplementasikan nanti dapat berjalan dengan sukses dan bermanfaat

bagi organisasi.

1.6 Sistematika Penulisan

Penulisan penelitian ini akan dituliskan menggunakan sistematika penulisan

sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah,

permasalahan, pembatasan masalah, tujuan, manfaat, dan

sistematika penelitian

.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA


6


Bab ini menjelaskan berbagai teori yang relevan dengan penelitian

yang mencakup teori knowledge, knowledge management, dan

knowledge management readiness.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menjelaskan pola pikir penelitian dan penjelasannya.

Adapun sistematika penelitian adalah dari perumusan masalah

akan dilakukan studi literatur, perencanaan penelitian, kuesioner

survey, penyebaran dan pengumpulan kuesioner, analisis data hasil

survey, hasil analisis dan kesimpulan.

BAB IV PROFIL ORGANISASI

Bab ini menjelaskan profil organisasi perusahaan PT. XYZ .

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas tentang hasil analisis data hasil jawaban dari

responden berdasarkan kuesioner yang diajukan. Analisis data

menggunakan software SPSS 21.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini memuat kesimpulan dan saran hasil penelitian.



BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Knowledge

Pengetahuan (knowledge) merupakan salah satu aset utama di dalam sebuah

organisasi. Sebagaimana pernyataan P. Drucek yang dikutip dari buku

Knowledge Management : Challenges, Solution, dan technologies yaitu

“Pengetahuan telah menjadi sumber daya kunci bagi kekuatan militer suatu

Negara yang sama pentingnya dengan kekuatan ekonomi negara tersebut, dimana

secara fundamental berbeda dengan sumber daya kunci tradisional lainnya yang

berupa tanah, manusia dan modal” (Fernandez, 2004). Melihat pentingnya suatu

pengetahuan, maka diperlukan suatu manajemen yang baik untuk mengelola

pengetahuan yang dimiliki tersebut.

2.1.1 Definisi Knowledge

Fernandez (2004) membedakan antara pengertian pengetahuan (knowledge)

dengan data dan informasi. Data adalah sesuatu yang berkaitan dengan fakta,

observasi, dan persepsi. Informasi adalah bagian dari data, hanya termasuk data

yang memiliki konteks, relevansi, dan tujuan. Sedangkan pengetahuan adalah

suatu informasi yang disertai dengan arahan untuk melakukan tindakan.

Pengetahuan berada di tingkatan tertinggi dalam suatu hierarki, sedangkan

informasi berada di tingkatan tengah, dan data berada di tingkat bawah

(Fernandez, 2004). Pandangan ini sejalan dengan Wiig (1999) dan Awad &

Ghaziri (2003) bahwa definisi pengetahuan pada dasarnya adalah berbeda dengan

data dan informasi.

Definisi Fernandez mengenai pengetahuan adalah informasi dengan pengambilan

keputusan dan tindakan yang mengarah kepada kegunaan dan tujuan (Fernandez,

2004). Sedangkan Awad & Ghaziri menyatakan bahwa definisi pengetahuan


8


adalah pemahaman yang diperoleh melalui pengalaman dan belajar (Awad &

Ghaziri, 2003). Dari kedua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa

pengetahuan merupakan segala sesuatu yang diketahui dan diperoleh melalui

pengalaman dan pembelajaran yang digunakan sebagai dasar dalam pengambilan

keputusan dan tindakan.

2.1.2 Klasifikasi Knowledge

Fernandez mengklasifikasi pengetahuan menjadi tiga tipe, yaitu:

1. Procedural atau Declarative knowledge

Procedural knowledge berfokus pada keyakinan yang berkaitan dengan urutan

langkah-langkah atau tindakan untuk mencapai hasil dari tujuan yang diharapkan.

Sedangkan Declarative knowledge berfokus pada keyakinan mengenai hubungan

antar variabel-variabel.

2. Tacit atau Explicit knowledge

Explicit knowledge mengacu kepada pengetahuan yang sudah di ekspresikan

kedalam bentuk kata-kata dan angka-angka. Pengetahuan tersebut dapat

dibagikan (dikomunikasikan) secara formal dan sistematis dalam bentuk seperti :

data, spesifikasi, manual, gambar, audio dan video, program komputer, dan paten.

Sebaliknya, Tacit knowledge lebih bersifat wawasan, intuisi, dan firasat.

Pengetahuan tacit tidak mudah untuk di ekspresikan dan di formalkan, karena itu

tidak mudah untuk dibagikan (dikomunikasikan). Pengetahuan tacit lebih kepada

personal yang didasarkan kepada pengalaman-pengalaman dan aktivitas-aktivitas

individu tersebut.

3. General atau Specific Knowledge

General Knowledge pengetahuan yang umumnya dimiliki oleh sejumlah besar

individu dan karena bersifat umum maka dapat di transfer secara mudah antar

individu. Sedangkan Specific Knowledge, dimiliki oleh sebagian kecil individu

karena pengetahuan ini merupakan pengetahuan yang mendalam tentang suatu


9


area tertentu, dan perlu biaya mahal untuk melakukan transfer pengetahuan jenis

ini.

(Fernandez, 2004).

2.1.3 Lokasi Penyimpanan Knowledge

Sebelum kita mengetahui bagaimana suatu pengetahuan dikelola, maka kita

sebaiknya mengetahui lebih dahulu lokasi penyimpanan dari suatu pengetahuan.

Gambar 2.1 berikut akan menggambarkan mengenai lokasi penyimpanan

pengetahuan (Fernandez, 2004):

Gambar 2.1 Lokasi Penyimpanan Knowledge (Fernandez, 2004)

Pada gambar 2.1 terlihat bahwa terdapat tiga lokasi utama penyimpanan

pengetahuan, yaitu manusia (individu dan group), artefak (praktik, teknologi, dan

tempat penyimpanan),dan entitas organisasi (unit, organisasi, dan hubungan

organisasi).

Pengetahuan yang ada pada tiap individu di dapat dari pengalaman dan

pembelajaran. Beberapa pengetahuan ini tersimpan pada individu dalam suatu

organisasi. Pengetahuan tersimpan di dalam group terjadi ketika individu-individu

di dalam organisasi tersebut saling berinteraksi, terutama jika mereka sudah cukup

lama ada dan bekerja sama di dalam organisasi tersebut. Masing-masing sudah

mengetahui kekurangan dan kelebihannya, mengerti pendekatan yang harus

dilakukan untuk masing-masing individu dan aspek-aspek yang perlu

dikomunikasikan. Konsekuensinya, di dalam group akan membentuk keyakinan

tentang apa saja solusi yang dapat berjalan dengan baik dan tidak, dan

pengetahuan ini ada di dalam group.


10


Pengetahuan yang tersimpan di artefak terdapat pada praktik, teknologi, dan

tempat penyimpanan. Pada praktik, pengetahuan tertanam pada prosedur. Selain

itu, pengetahuan juga tersimpan pada teknologi dan sistem. Dalam rangka

menyimpan data, teknologi informasi dapat menyimpan pengetahuan dan

hubungan yang berkaitan (misalnya sistem komputerisasi kebutuhan material

memiliki pengetahuan yang berhubungan antara pola kebutuhan, waktu terima

barang sejak di order, dan kuantitas order). Sedangkan pengetahuan repositori

dapat berupa kertas (seperti buku-buku), atau media elektronik.

Pengetahuan yang tersimpan di entitas organisasi terbagi menjadi tiga level, yaitu

unit organisasi, organisasi, dan hubungan antar organisasi. Pada unit organisasi,

pengetahuan tersimpan pada hubungan antar anggota di dalam unit organisasi

tersebut. Selain itu, terdapat pula pengetahuan yang tersimpan di organisasi.

Pengetahuan ini berupa norma-norma, nilai-nilai, prosedur, dan budaya

organisasi. Selanjutnya, terdapat pengetahuan yang tersimpan di hubungan antar

organisasi, misalnya ketika suatu organisasi berhubungan dengan pelanggan dan

Supplier. Organisasi dapat belajar dari pengalaman pelanggan terhadap produk-

produk yang mereka pakai serta bagaimana cara untuk meningkatkan kualitas

produk. (Fernandez, 2004)

2.2 Knowledge Management

Melihat dari pentingnya pengetahuan, maka diperlukan sebuah pengelolaan yang

baik untuk menjaga agar pengetahuan yang ada tidak begitu saja hilang atau

terbuang sia-sia. Proses untuk melakukan pengelolaan dari suatu pengetahuan

inilah yang kita kenal sebagai knowledge management.

2.2.1 Definisi Knowledge Management

Menurut Fernandez, definisi Knowledge Management adalah “Performing the

activities involved in discovering, capturing, sharing, and applying knowledge so

as to enhanced, in a cost-effective fashion, the impact of knowledge on the unit’s

goal achievement” (Fernandez, 2004). Menurut mereka Knowledge Management

merupakan proses melakukan aktivitas yang berkaitan dengan menemukan


11


(discovering), menangkap (capturing), membagikan (sharing), dan

mengaplikasikan (applying) pengetahuan untuk meningkatkan implikasi dari

knowledge bagi suatu pencapaian goal dari suatu unit organisasi.

Turban et al menjelaskan bahwa “ Manajemen Pengetahuan adalah suatu proses

yang dapat membantu organisasi untuk mengidentifikasi, memilih,

mengorganisasi, menyebarluaskan, dan mentransfer informasi penting dan

keahlian yang termasuk bagian memori organisasi dan umumnya berada di

organisasi dalam pola yang tidak terstruktur”. Manajemen pengetahuan

merupakan sistematis dan pengelolaan aktif dari ide-ide, informasi, dan

pengetahuan yang dimiliki karyawan (Turban, 2011).

Menurut Gartner, Manajemen Pengetahuan adalah proses bisnis yang

memformalisasi pengelolaan dan penggunaan aset intelektual perusahaan.

Manajemen pengetahuan mendorong kolaborasi dan pendekatan integratif pada

penciptaan, penangkapan, dan penggunaan aset informasi, termasuk tacit atau

pengetahuan manusia yang belum ditangkap (Gartner, IT Glossary).

Dari ketiga definisi manajemen pengetahuan, dapat disimpulkan bahwa

pengertian menurut Fernandez(2004), Turban(2011), dan Gartner (2013) memiliki

kesamaan, yaitu manajemen pengetahuan adalah proses pengelolaan pengetahuan

di organisasi, baik menangkap, menemukan, dan menyebarluaskan pengetahuan,

serta menggunakannya untuk mencapai tujuan organisasi.

2.2.2 Knowledge Management Process

Mengacu pada definisi dari knowledge management (KM) yang telah disampaikan

sebelumnya, maka kita bisa mendapatkan empat proses utama dari KM. Keempat

proses tersebut terhubung dalam suatu alur proses sebagaimana tercantum dalam

gambar 2.2 (Fernandez, 2004).


12


Gambar 2.2 KM Process (Fernandez, 2004)

Dari gambar 2.2 kita dapat melihat keterkaitan dari keempat proses dalam

knowledge management. Dari gambar ini pula kita bisa melihat bahwa masing-

masing proses dalam knowledge management memiliki dua sub proses yang

terdiri dari kombinasi, sosialisasi, eksternalisasi, internalisasi, pertukaran, arahan,

dan rutinitas dimana empat dari total tujuh sub proses tersebut menggunakan

SECI model yang diperkenalkan oleh Nonaka, yaitu socialization, externalization,

internalization, dan combination (Nonaka, 1994). Keempat proses utama dalam

proses knowledge management (discovery, capture, sharing, dan application)

dijelaskan lebih detail sebagai berikut (Fernandez, 2004):

Knowledge discovery : Pengembangan suatu tacit atau explicit knowledge

baru dari suatu data dan informasi atau dari suatu kumpulan dari

pengetahuan sebelumnya. Dua komponen aktivitas yang terdapat dalam

proses ini adalah kombinasi dan sosialisasi.

Knowledge Capture : Proses untuk mengambil suatu eksplisit knowledge

ataupun tacit knowledge yang tersimpan dalam suatu tempat penyimpanan

pengetahuan(orang, artefak, dan entitas organisasi). Dua aktivitas

utamanya adalah eksternalisasi dan internalisasi.

Knowledge sharing : Proses untuk mengkomunikasikan antara suatu

tacit knowledge atau eksplisit knowledge dari seorang individu kepada

individu lainnya. Dua aktivitas utamanya adalah sosialisasi dan pertukaran

pengetahuan.


13


Knowledge application : Proses untuk menghasilkan suatu arahan aksi dari

suatu individu kepada individu lain tanpa men-transfer pengetahuan dari

suatu arahan itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan pada proses ini adalah

arahan dan rutinisasi.

2.2.3 Infrastruktur Knowledge Management

Infrastruktur KM adalah fondasi tempat berdirinya Knowledge Management.

Fernandez (2004) menjelaskan bahwa terdapat lima komponen utama

infrastruktur knowledge management, yaitu : organization culture, organization

structure, information technology infrastructure, common knowledge, dan

physical environment.

Organization culture atau budaya organisasi mencerminkan norma-norma dan

keyakinan yang dapat mengarahkan tingkah laku dari individu di dalam organisasi

tersebut. Budaya organisasi yang mendukung, dapat membantu memotivasi

karyawan untuk memahami manfaat dari knowledge management. Koudsi

menyatakan bahwa tantangan untuk membentuk budaya organisasi yang

mendukung berjalannya knowledge management khususnya membuat orang untuk

bersedia berpartisipasi dalam knowledge sharing merupakan bagian yang terberat

dalam KM (Koudsi, 2000). Ciri yang mencerminkan adanya dukungan dari

budaya organisasi adalah memahami mengenai manfaat atau nilai dari penerapan

KM, dukungan dari pihak manajemen, insentif yang diberikan untuk knowledge

sharing, dan adanya dorongan interaksi untuk menciptakan dan berbagi

pengetahuan.

Penerapan KM pada suatu organisasi juga tergantung kepada batas tertentu dari

struktur organisasi. Beberapa aspek berkaitan dengan struktur organisasi adalah:

Pertama, struktur hierarki organisasi mempengaruhi orang tentang bagaimana

mereka biasanya berinteraksi dan kepada siapa mereka biasanya berbagi

pengetahuan. Kedua, struktur organisasi dapat memfasilitasi knowledge

management melalui communities of practice. Communities of practice adalah

sekelompok individu atau group yang terpisah secara geografis atau organisasi


14


namun secara rutin berkomunikasi untuk berdiskusi mengenai permasalahan bagi

kepentingan bersama. Ketiga, struktur organisasi dapat memfasilitasi KM melalui

struktur spesial dan peran-peran yang secara khusus mendukung KM,

implementasinya seperti: penunjukan peran Chief Knowledge Officer (CKO) yang

bertanggung jawab terhadap upaya KM di organisasi, membuat departemen

khusus yang menangani KM, serta pembentukan departemen research and

development (R&D) dan perpustakaan perusahaan.

Knowledge management juga difasilitasi oleh infrastruktur teknologi informasi

yang ada di organisasi. Infrastruktur teknologi informasi yang secara keseluruhan

pada dasarnya dibangun dalam rangka mendukung kebutuhan sistem informasi

organisasi, dapat juga digunakan untuk memfasilitasi KM. Infrastruktur TI

tersebut terdiri dari database-database dan warehouse-warehouse yang

menyimpan pengetahuan. Empat aspek penting yang perlu dipertimbangkan

dalam cara pandang infrastruktur teknologi informasi adalah reach, depth,

richness, dan aggregation.

Common knowledge merupakan kumulatif pengalaman-pengalaman di dalam

organisasi dalam memahami sebuah kategori pengetahuan dan aktivitas, dan

prinsip-prinsip organisasi yang mendukung komunikasi dan koordinasi. Common

knowledge dapat membantu meningkatkan nilai dari pengetahuan keahlian

individu dengan cara mengintegrasikan pengetahuannya dengan pengetahuan

orang lain.

Physical environment memiliki beberapa aspek penting, yaitu : lokasi, ukuran,

tipe kantor, jumlah dan sifat ruang pertemuan. Physical environment dapat

membantu perkembangan KM dengan cara menyediakan kesempatan bagi

karyawan untuk saling bertemu dan berbagi ide.

2.2.4 Knowledge Management Readiness

Menurut Holt (2000) definisi umum yang diberikan dalam literatur yang ada

dengan menggunakan kata ‘kesiapan’ adalah pra-kondisi yang diperlukan bagi

seseorang atau organisasi untuk berhasil dalam menghadapi perubahan organisasi.


15


Sedangkan menurut Mohammadi et al (2009), KM readiness adalah kemampuan

sebuah organisasi , departemen atau kelompok kerja untuk secara sukses

mengadopsi, menggunakan, dan mengambil manfaat dari knowledge management.

Implementasi knowledge management membutuhkan perubahan di setiap

organisasi, serta perubahan sikap dan perilaku anggota organisasi (Siemieniuch

dan Sinclair, 2004). Holt (2007) mengatakan bahwa penilaian kesiapan

memungkinkan para pemimpin untuk mengidentifikasi gap antara keyakinan diri

mereka sendiri tentang knowledge management yang di usulkan dan keyakinan

anggota organisasi. Sehingga pada dasarnya, penilaian kesiapan organisasi dapat

menjadi panduan bagi para pemimpin pada saat membuat perencanaan dan

inisiatif knowledge management.

Rao M. (2005) menyatakan “Some analyst have classified companies into five

types depending on their level of KM readiness: not ready, preliminary (exploring

KM), ready (accepted), receptive (advocating and measuring), and optimal

(institutionalized).” Menurut Rao, beberapa analis sudah mengklasifikasi

perusahaan-perusahaan menjadi lima tipe level kesiapan KM, yaitu : Not ready,

Preliminary (exploring KM), Ready (accepted), Receptive (advocating and

measuring), and Optimal (institutionalized).

2.2.5 Knowledge Management Critical Success Factors (KMCSF)

Dalam melakukan penilaian kesiapan, terlebih dahulu organisasi perlu memahami

knowledge management seperti apa yang dibutuhkan dan sesuai dengan strategi

perusahaan sehingga implementasi knowledge management bisa diselesaikan.

Banyak perusahaan yang berusaha untuk melakukan inisiatif knowledge

management namun merasa tidak yakin mengenai pendekatan terbaik mana yang

sebaiknya diadopsi untuk organisasi (Moffet et al, 2002).

Terdapat beberapa penelitian sebelumnya yang fokus kepada penyelidikan tentang

faktor-faktor apa saja yang dianggap penting serta menjadi kunci keberhasilan

dalam implementasi knowledge management. Beberapa penelitian mengenai

KMCSF adalah sebagai berikut:


16


1. KMCSF Mamaghani et al (2011)

Penelitian yang dilakukan oleh Mamaghani et al (2011) bertujuan untuk

menyelidiki faktor-faktor kesuksesan KM dari Iran Telecommunication Research

Center (ITRC) sehingga dapat dijadikan sebagai dasar penilaian kesiapan KM.

Faktor-faktor kesuksesan KM diekstrasi dari tinjauan literatur penelitian

sebelumnya yang dilakukan antara tahun 1997 dan 2009. Selanjutnya hasil

ekstraksi divalidasi dan dianalisis dengan kuesioner melalui test binomial dan

persetujuan panel pakar. Pada penelitian tersebut terungkap bahwa terdapat dua

belas faktor kesuksesan KM, yaitu:

1. Knowledge strategy

2. Management support

3. Performance measurement

4. Organizational structure

5. Organizational learning

6. Financial Support

7. Organizational culture

8. Motivational encouragement

9. Communication and group working

10. Technical infrastructure

11. Integration of operations

12. Security

2. Ling C. N (2011)

Penelitian Ling C. N (2011) bertujuan untuk memahami dan mengenali tingkat

penerimaan KM dan CSF yang berkontribusi kepada kinerja bisnis diantara

perusahaan kecil dan menengah di Malaysia. Berdasarkan studi literatur maka

ditetapkan bahwa terdapat lima CSF yang dipertimbangkan sesuai dengan

penelitian. Kelima CSF tersebut kemudian diinvestigasi untuk melihat apakah

memiliki pengaruh kepada KM process (knowledge creation, knowledge transfer,

knowledge sharing, dan knowledge utilization) dari perusahaan kecil dan

menengah di Malaysia. Kelima CSF tersebut adalah :


17


1. Culture

2. Leadership

3. Employee participation

4. ICT

5. Organizational structure

3. Toloie A. dan Akbari A. (2011)

Toloie A. dan Akbari A. pada penelitiannya berusaha untuk mengidentifikasi dan

membuat prioritas faktor-faktor kritis kesuksesan implementasi Knowledge

Management pada perusahaan-perusahaan kecil dan menengah. Untuk tahap awal,

identifikasi Critical Success Factors (CSF) dilakukan melalui studi literatur yang

berkaitan dengan KMCSF. Tahap kedua, CSF yang sudah didapat dari hasil

ekstraksi studi literatur kemudian dilakukan prioritisasi dengan menggunakan

teknik Analytical Network Process (ANP). Pada tahapan ini dilakukan

perbandingan antara faktor-faktor tersebut dan tinjauan dari para ahli di bidang

Knowledge Management, setelah itu dilanjutkan dengan prioritisasi. Hasilnya

berhasil diidentifikasi enam faktor yang merupakan faktor-faktor kritis

kesuksesan KM, yaitu:

1. Managerial factors

2. Cultural factors

3. IT infrastructure

4. Encouraging and supportive factors

5. Structural and processing factors

6. Strategic factors

4. KMCSF Valmohammadi C. (2010)

Penelitian Valmohammadi C. (2010) bertujuan untuk membantu organisasi-

organisasi di Iran khususnya perusahaan kecil dan menengah untuk

mengidentifikasi dan mencari prioritas dari Critical Success Factors (CSFs)

berdasarkan pandangan para ahli di Iran. Melalui studi komparatif terhadap

penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan CSFs, berhasil di identifikasi dua

belas CSF. Kemudian dilanjutkan dengan pembuatan instrumen kuesioner untuk


18


mengumpulkan pandangan dari para ahli Knowledge Management untuk

mengetahui tingkatan kepentingan CSF dalam rangka mengadopsi KM.

Hasil penelitian mengidentifikasi dua belas CSF dengan urutan prioritasnya

adalah sebagai berikut:

1. Management leadership and support


3. KM strategy

4. Removal of resource constraints

5. Processes and activities

6. Human resource management

7. Organizational infrastructure


9. Training and education

10. Information technology

11. Rewarding and motivation

12. Benchmarking

5. KMCSF Wong K. Y. (2005)

Penelitian Wong K. Y (2005) ditujukan untuk mencari KMCSF bagi perusahaan

kecil dan menengah. Berdasarkan studi literatur dari tujuh penelitian sebelumnya

yang berkaitan dengan KMCSF serta penambahan beberapa faktor-faktor baru,

maka Wong menetapkan bahwa terdapat sebelas CSF yang sesuai bagi perusahaan

kecil dan menengah. Sebelas CSF tersebut adalah:


2. Culture

3. IT

4. Strategy and purpose

5. Measurement




19


8. Motivational aids

9. Resources


11. HRM

2.3 Penelitian Sejenis

Febyatmoko (2013) melakukan pengukuran tingkat kematangan KM di PT. XYZ

dengan menggunakan metodologi General Knowledge Management Maturity

Model (G-KMMM). Model G-KMMM tersebut menggunakan 5 aspek

pengukuran yaitu Culture, Strategy, Policy, Process, dan Technology. Model

tersebut terdiri dari 5 tingkat kematangan yaitu Initial, Aware, Defined, Managed,

dan Optimizing. Pada penelitian ini, peneliti berusaha untuk menjawab

pertanyaan penelitian yang muncul dalam penerapan Knowledge Management di

PT. XYZ yaitu pada tingkat berapa kematangan knowledge management pada

organisasi dan rekomendasi strategi apa sajakah yang bisa diberikan untuk

meningkatkan tingkat kematangan tersebut. Berdasarkan hasil pengukuran

didapatkan bahwa aspek Culture telah mencapai level kematangan 3, aspek

Strategy pada level kematangan 3, aspek Policy pada level kematangan 2, aspek

Process pada level kematangan 2, dan aspek Technology pada level kematangan

3.

Penelitian selanjutnya adalah Mulyono (2011). Peneliti melakukan analisis

pengukuran tingkat kesiapan implementasi KM di tempatnya bekerja, yaitu

dengan cara membandingkan 17 penelitian terdahulu tentang KMCSF lalu

memetakan nya menjadi sebuah KMCSFs yang sesuai dengan organisasi tempat

studi kasus. Pengukuran menggunakan kuesioner yang memuat pertanyaan dari 10

aspek dengan jawaban terdiri dari persepsi kondisi saat ini (Effectiveness) dan

tingkat kepentingan untuk masa depan perusahaan (Important). Penilaian masing-

masing pertanyaan berdasarkan skala linkert dari Impact of Event Scale (IES)

yang validitas dan reliabilitasnya diukur menggunakan SPSS V.16

Metode pengukuran tingkat kesiapan implementasi KM dengan cara

menjumlahkan bobot setiap jawaban untuk mendapatkan nilai rata-rata per


20


indikator kemudian dihitung nilai rata-rata untuk tiap aspek. Untuk mengukur

kesiapan KM, Mulyono menggunakan skala berdasarkan KM readiness level.

Hasil pengukuran menunjukkan bahwa rata-rata kesiapan organisasi yang diukur

mencapai level 2.16 yang berarti baru mencapai tingkat Preliminary.



BAB 3 METODE PENELITIAN

3.1 Metodologi riset

Penelitian dilakukan untuk mengetahui tingkat kesiapan organisasi dalam

menerapkan Knowledge Management. Penelitian ini menggunakan metode

penelitian studi kasus, dimana dilakukan pengukuran terhadap aspek-aspek yang

dianggap sebagai faktor penting keberhasilan KM di perusahaan. Pengukuran

aspek dilakukan terhadap kondisi praktik saat ini dan tingkat kepentingan masa

depan perusahaan, dengan begitu maka akan dapat diidentifikasi kesenjangan

antara efektifitas kondisi aspek saat ini dengan kepentingan organisasi di masa

yang akan datang. Setelah mengetahui aspek mana saja yang memiliki

kesenjangan yang besar, maka pihak manajemen dapat melakukan tindakan

inisiatif yang dianggap perlu untuk meningkatkan aspek yang memiliki tingkatan

kesiapan rendah atau belum siap.

3.2 Kerangka Pikir

Gambar 3.1 menampilkan uraian kerangka pikir yang digunakan dalam penelitian.

Gambar 3.1 Kerangka Pikir Penelitian

Faktor pengukuran kesiapan KM pada PT. XYZ

Level kesiapan KM

Pengukuran level kesiapan

KM dan Analisis

kesenjangan

KM Infrastruktur Fernandez (2004)

KMCSF yang didapat dari: 1. Mamaghani et al (2011) 2. Ling C.N.(2011) 3. Toloie A. dan Akbari A. (2011) 4. Valmohammadi C. (2010) 5. Wong K. Y. (2005)


22


Penelitian dilakukan dengan cara mengumpulkan KMCSF (Knowledge

Management Success Factor) dari lima penelitian tentang KMCSF yang pernah

dilakukan, yaitu Mamaghani et al (2011), Ling C. N (2011), Toloie A. dan Akbari

A. (2005), Valmohammadi C. (2010), dan Wong K. Y. (2005), serta komponen-

komponen pada infrastruktur KM Fernandez (2004). Dari pengumpulan KMCSF

dan komponen-komponen infrastruktur, lalu di lakukan pemetaan dan

pengelompokkan berdasarkan kesamaan maksud atau makna. Hasil

pengelompokkan tersebut, kemudian diurutkan atau di ranking berdasarkan

kuantitas faktor yang paling banyak tampil. Setelah itu diajukan kepada pihak

manajemen perusahaan untuk melihat kesesuaian dengan tujuan perusahaan yang

ada. Berdasarkan persetujuan manajemen perusahaan, maka faktor-faktor tersebut

akan menjadi variabel atau aspek yang digunakan sebagai alat ukur penelitian.

Tahapan selanjutnya adalah menentukan level kesiapan KM. Setelah menentukan

level kesiapan KM, maka dilanjutkan pengukuran level kesiapan dan analisis

kesenjangan. Pengukuran menggunakan instrumen kuesioner yang dibuat

berdasarkan variabel penelitian yang telah disetujui. Kuesioner tersebut kemudian

dibagikan kepada para responden yang hasilnya dianalisis untuk diuji tingkat

validitas dan reliabilitas terhadap pernyataan-pernyataan di dalamnya.

Berdasarkan pengujian tersebut ditentukan pernyataan-pernyataan yang valid dan

dapat dipercaya untuk selanjutnya digunakan sebagai kuesioner kesiapan

implementasi knowledge management pada PT. XYZ. Data hasil kuesioner

kesiapan implementasi knowledge management selanjutnya dianalisis

menggunakan KM readiness level (Rao, 2005), sehingga dapat diidentifikasi

tingkat kesiapan perusahaan.


23


3.3 Tahapan Penelitian

Gambar 3.2 memperlihatkan langkah-langkah yang digunakan dalam penelitian.

Gambar 3.2 Tahapan Penelitian

Merumuskan permasalahan

Studi literatur

Penentuan instrumen penelitian

Rancangan Kuesioner

Kuesioner KM Readiness pada PT. XYZ

Uji Validitas dan Reabilitas

Analisis data hasil kuesioner

Hasil analisis dan pembahasan

Kesimpulan dan saran


24


Detail penjelasan tiap langkah pada gambar 3.2 akan dijelaskan melalui poin-poin

dibawah ini:

1. Merumuskan permasalahan

Pada tahapan ini dilakukan wawancara informal dengan para karyawan dan

observasi mengenai permasalahan yang sedang terjadi di perusahaan sehingga

dapat dirumuskan permasalahan penelitian.

2. Studi Literatur

Tahapan studi literatur bertujuan untuk mengumpulkan informasi teori serta

penelitian-penelitian yang pernah dilakukan berkaitan dengan permasalahan

penelitian.

3. Penentuan instrumen penelitian

Tahapan penentuan instrumen penelitian terdiri dari pemetaan KMCSF

berdasarkan kesamaan maksud, membuat urutan dari banyaknya kuantitas

faktor yang paling banyak tampil, dan meminta masukan dan persetujuan dari

pihak manajemen perusahaan mengenai faktor-faktor tersebut sehingga dapat

dijadikan sebagai variabel penelitian atau aspek penelitian.

4. Rancangan Kuesioner

Pada tahapan ini akan dilakukan perancangan kuesioner berdasarkan aspek

penelitian. Masing-masing aspek yang sudah ditetapkan, kemudian dibuat

butir-butir pernyataan(item). Kuesioner yang sudah dibuat selanjutnya

diserahkan kepada para sampel responden. Sampel responden merupakan

karyawan perusahaan PT. XYZ (jumlah 10 responden).

5. Uji Validitas dan Reliabilitas

Hasil dari kuesioner kemudian diuji validitas dan reliabilitasnya. Uji validitas

dilakukan untuk mengetahui bahwa butir-butir pernyataan untuk pengukuran

memang benar mengukur apa yang seharusnya diukur. Sedangkan uji


25


reliabilitas dilakukan untuk mengetahui bahwa item-item dalam kuesioner

reliabel untuk digunakan dan mudah dipahami oleh para responden. Pengujian

diolah dengan menggunakan Software Statistical Package For Social Science

(SPSS) versi 21, untuk uji validitas menggunakan korelasi Bivariate Pearson

(Produk Momen Pearson), sedangkan uji reliabilitas menggunakan metode

perhitungan Cronbach’s Alpha.

6. Kuesioner Knowledge Management Readiness pada PT. XYZ

Kuesioner kesiapan implementasi knowledge management pada PT. XYZ

dirancang berdasarkan item-item yang sudah dinyatakan valid dan reliable

berdasarkan uji validitas dan reliabilitas sebelumnya. Kuesioner kemudian

dibagikan kepada seluruh karyawan PT. XYZ dan jawaban dari kuesioner

selanjutnya dianalisis datanya untuk mengidentifikasi tingkat kesiapan

perusahaan.

7. Analisis data hasil kuesioner

Dari jawaban para responden terhadap kuesioner kesiapan implementasi

Knowledge Management pada PT. XYZ, datanya kemudian diolah

menggunakan analisis statistik. Analisis dilakukan pada setiap variabel

penelitian untuk mendapatkan tingkat kesiapan perusahaan dalam

implementasi Knowledge Management.

8. Hasil analisis dan pembahasan

Pada tahapan ini disajikan hasil penelitian. Masing-masing pengukuran baik

effectiveness dan important untuk tiap aspek ditampilkan dengan diagram bar.

Untuk keseluruhan dimensi Knowledge Management, dilakukan dengan

menghitung rata-rata dari seluruh aspek penelitian. Hasilnya kemudian

ditampilkan dalam bentuk radar chart.

9. Kesimpulan dan Saran


26


Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan penelitian maka dibuat kesimpulan.

Poin-poin kesimpulan berisi jawaban dari pertanyaan penelitian yaitu tingkat

kesiapan perusahaan. Apabila ditemukan aspek yang belum mencapai pada

tingkatan siap maka akan diberikan saran-saran mengenai hal-hal apa sajakah

yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam rangka mengeliminasi

kesenjangan pada aspek tersebut.

3.4 Jenis dan Sumber data

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data

sekunder. Data primer dalam penelitian ini diperoleh langsung dari responden

yaitu jawaban yang didapat dari kuesioner yang diberikan kepada responden

penelitian. Sedangkan data sekunder diperoleh peneliti melalui studi literatur dan

dokumentasi perusahaan seperti tugas pokok, fungsi organisasi, serta peraturan-

peraturan organisasi.



BAB 4 PERANCANGAN INSTRUMEN PENELITIAN

4.1 Pemetaan Knowledge Management Readiness

Dalam penelitian ini, perancangan instrumen penelitian dilakukan dengan cara

mengumpulkan KMCSF (Knowledge Management Success Factor) dari lima

penelitian tentang KMCSF yang sudah pernah dilakukan , yaitu : penelitian

Mamaghani et al (2011), Ling C. N. (2011), Toloie A dan Akbari A. (2011),

Valmohammadi C. (2005), dan Wong K.Y. (2005), serta komponen-komponen

pada infrastruktur KM Fernandez (2004). Detail KMCSF untuk masing-masing

sumber dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini:

Tabel 4.1 KMCSF

Mamaghani ef al (2011) Ling C.N. (2011)

1. Knowledge Strategy 1. Culture

2. Management Support 2. Leadership

3. Performance Measurement 3. Employee participation

4. Organizational Structure 4. ICT

5. Organizational learning 5. Organizational Structure

6. Financial support


8. Motivational encouragement


28


9. Communication and Group

working

10. Technical infrastructure

11. Integration of Operation

12. Security

Toloie A. dan Akbari A. (2011) Valmohammadi C. (2010)

1. Managerial factors 1. Management leadership and

support

2. Cultural factors 2. Organizational culture

3. IT infrastructure 3. KM strategy

4. Encouraging and supportive factors 4. Removal of resource constraints

5. Structural and processing factors 5. Processes and activities

6. Strategic factors 6. Human resource management




10. Information technology

11. Rewarding and motivation

12. Benchmarking


29


Wong K. Y. (2005) KM Infrastruktur Fernandez (2004)


1. Organization culture

2. Culture 2. Organization structure

3. Information technology 3. Information Technology

infrastructure

4. Strategy and Purpose 4. Common knowledge

5. Measurement 5. Physical environment



8. Motivational aids

9. Resources


11. HRM

Pada tabel 4.1 dapat dilihat bahwa KMCSF Mamaghani et al (2011) terdiri

dari dua belas faktor, KMCSF Ling C. N. (2011) terdiri dari lima faktor, KMCSF

Toloie A. dan Akbari A. (2011) terdiri dari enam faktor, KMCSF Valmohammadi

C (2010) terdiri dari dua belas faktor, dan KMCSF Wong K. Y. terdiri dari

sebelas faktor. Sedangkan KM infrastruktur Fernandez (2004) terdiri dari lima

komponen.

Dari jumlah keseluruhan lima puluh satu faktor tersebut, kemudian diidentifikasi

faktor-faktor mana yang memiliki kesamaan maksud atau makna. Proses


30


identifikasi dilakukan dengan cara memetakan KMCSF, apabila ditemukan

kesamaan maksud atau makna maka akan digabung menjadi satu faktor.

Berdasarkan pemetaan dihasilkan usulan faktor yang terdiri dari: Strategy,

Organization, Culture, IT, Motivation, Human Resources, dan Process (lebih

lengkap mengenai pemetaan KMCSF dapat dilihat pada lampiran 1). Setelah

melakukan pemetaan dan menghasilkan usulan faktor, maka pemetaan dan usulan

faktor tersebut kemudian diajukan kepada manajemen untuk memperoleh

masukan serta melihat kesesuaian faktor dengan kondisi organisasi. Berdasarkan

rekomendasi manajemen, tidak terdapat perubahan faktor dari yang diusulkan dan

ditetapkan bahwa faktor penilaian pengukuran tingkat kesiapan implementasi

knowledge management pada PT. XYZ menggunakan tujuh faktor seperti

dibawah ini:

Tabel 4.2 Tabel Faktor Penilaian KM Readiness PT. XYZ

NO. FAKTOR

1 Strategy

2 Organization

3 Culture

4 IT

5 Motivation

6 Human Resources

7 Process

Dengan telah ditentukannya faktor yang menjadi penilaian pengukuran, maka

selanjutnya adalah membuat instrumen penilaian yang dibuat menggunakan

metode analisis gap Taylor dan Schellenberg (Taylor dan Schellenberg, 2008).


31


Pada bagian pertama adalah Effectiveness untuk mengukur kondisi saat ini,

kemudian bagian kedua adalah Important untuk mengukur seberapa penting

pertanyaan pada kuesioner terhadap kemajuan lembaga XYZ di masa mendatang.

Penskoran masing-masing bagian dapat dilihat pada tabel dibawah ini yang

menggunakan skala dari The Impact of Event Scale-Revised (IES-R; Weiss &

Marmar,1997):

Tabel 4.3 Scoring Kuesioner

Dengan tabel scoring diatas, maka akan didapatkan analisis kesenjangan antara

kondisi saat ini dengan kondisi ideal yang akan dicapai. Berdasarkan faktor-faktor

penilaian yang sudah ditentukan sebelumnya maka variabel-variabel yang

digunakan sebagai parameter penelitian adalah:

1. Aspek Strategy

Individu di dalam perusahaan memahami definisi dan manfaat dari

Knowledge Management dan kontribusi-nya bagi peningkatan daya saing

perusahaan. Perencanaan strategis Knowledge Management di dalam

perusahaan tercermin di dalam visi, misi, dan tujuan perusahaan.

2. Aspek Organization

Infrastruktur organisasi yang tepat merupakan salah satu aspek penting

dalam implementasi Knowledge Management. Hal ini menyiratkan

kebutuhan tentang perlu adanya sejumlah peran-peran atau tim yang

berfungsi memungkinkan berjalannya knowledge management. Peran atau

tim dapat saja ditujukan kepada sumber daya yang sudah ada misalnya

kepada divisi TI atau HR. Selain itu, besarnya organisasi juga menentukan

proses knowledge management, jika struktur organisasi ramping maka


32


akan memudahkan bagi individu untuk berkomunikasi dan berbagi

pengetahuan baik hubungan secara vertikal maupun horizontal.

3. Aspek Culture

Budaya organisasi menentukan keyakinan, nilai-nilai, norma, dan sosial

yang mengarahkan bagaimana cara individu bertindak dan berperilaku di

dalam organisasi. Budaya organisasi yang perlu untuk diperhatikan adalah

perilaku mencari pengetahuan baru dan best practice, dokumentasi

pengetahuan yang dimiliki, berbagi pengetahuan, dan bekerja sama.

4. Aspek Technology

Kemampuan teknologi sudah berkembang dari yang tadinya merupakan

arsip statis informasi menjadi media penghubung antara manusia dan

informasi juga manusia dan manusia. Teknologi memungkinkan

pencarian informasi secara massal, akses, dan penerimaan informasi.

Namun, TI hanyalah alat dan bukan sebuah solusi akhir. (Wong, 2005)

Aspek ini berkaitan dengan tersedianya fasilitas TI di perusahaan untuk

berbagi pengetahuan, individu merasa nyaman, terbiasa menggunakannya

serta memperoleh manfaat dan pada akhirnya menunjang kegiatan

perusahaan.

5. Aspek Motivation

Suksesnya implementasi knowledge management membutuhkan peran

serta aktif karyawan. Agar karyawan bersedia melaksanakan aktivitas

knowledge management atas dasar keinginan pribadi, maka perlu untuk di

motivasi. Motivasi tersebut diantaranya adalah adanya insentif dan

penghargaan sehingga merangsang individu untuk belajar, berbagi dan

menerapkan pengetahuan.

6. Aspek Process


33


Proses knowledge management mengacu kepada sesuatu yang bisa

diselesaikan dengan menggunakan pengetahuan, aktivitas tersebut adalah

penciptaan, penyimpanan, berbagi, dan menggunakan pengetahuan.

Pelaksanaan aktivitas tersebut kemudian di fasilitasi oleh perusahaan

sehingga memungkinkan adanya siklus pengetahuan dalam kegiatan

perusahaan.

7. Aspek Human Resources

Menurut Davenport dan Volpel (Davenport dan Vopel, 2001) ”Managing

knowledge is managing people, and managing people is managing

knowledge” . Sumber daya manusia merupakan faktor penting kesuksesan

knowledge management. Pengelolaan sumber daya manusia berkaitan

dengan pengetahuan perusahaan, secara vital dapat dilakukan melalui

fokus pada area perekrutan karyawan, pengembangan individu, dan retensi

karyawan (Wong, 2005). Melalui perekrutan yang efektif, maka

pengetahuan yang diperlukan namun tidak dimiliki perusahaan dapat

dibawa masuk kedalam perusahaan. Pengembangan individu perlu

dilakukan secara berkesinambungan agar setiap individu dapat

menghasilkan kontribusi yang maksimal untuk perusahaan. Sedangkan

Retensi karyawan adalah melalui upaya tindakan pencegahan agar

karyawan yang memiliki pengetahuan tetap bertahan sehingga

pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan tidak hilang jika individu

tersebut meninggalkan perusahaan.

4.2 Tingkat Kesiapan KM

Setelah ditentukan variabel penelitian, langkah selanjutnya adalah menentukan

Knowledge Management Readiness Level untuk masing-masing aspek.

Penyusunan dilakukan dengan pemetaan berdasarkan referensi tingkat kesiapan

dari penelitian-penelitian sebelumnya, yaitu : Rao (2005), Mulyono S. (2011), dan

Septina A. (2013).

1. KM Readiness Level menurut Rao (2005)


34


Level Nama Level Karakteristik

1 Not Ready/ Tidak Siap Belum adanya pemahaman mengenai Knowledge Management.

Belum adanya pemahaman mengenai visi dan misi dari Knowledge Management.

Tidak menggambarkan fenomena atau permasalahan Knowledge Management.

2 Preliminary (exploring KM)/ awal menjelajahi knowledge management

Organisasi sudah mengenal pentingnya kegiatan Knowledge Management.

Proses dalam organisasi sudah menggambarkan kegiatan Knowledge Management.

Sudah terdapat individu yang menggalakkan Knowledge Management System.

3 Ready (accepted)/ siap (diterima)

Sudah stabil dan individu dalam organisasi sudah mempraktikan aktivitas yang efektif untuk mendukung Knowledge Management.

Kegiatan KM sudah dilaksanakan setiap waktu di setiap kegiatan pekerjaan.

Kegiatan KM sudah dapat ditemukan pada setiap individu.

Sudah ada sistem pendokumentasian.

4 Receptive (advocating and measuring)/ Reseptif (advokasi dan pengukuran)

Sudah adanya efisiensi dari KM

Kegiatan-kegiatan yang ada pada level 3 dilanjutkan dan sudah dihasilkan suatu standar dan aturan

5 Optimal (Institutionalized KM) / Optimal

Organisasi telah memiliki kemampuan untuk beradaptasi dan fleksibel terhadap syarat-syarat yang ditentukan untuk mencapai KM readiness.

Sumber : Rao (2005) yang telah diolah kembali

2. Mulyono S. (2011)


35


LEVEL NAMA LEVEL/

SKALA ASPEK KARAKTERISTIK

1 Not Ready/

1

Strategy Organisasi tidak memiliki keinginan

dan motivasi yang kuat untuk

menerapkan KM

Culture Budaya organisasi sama sekali tidak

mendukung Knowledge Management

dan tidak menunjukkan adanya

kegiatan knowledge.

Organization Struktur organisasi tidak

memungkinkan untuk membentuk

tim dari berbagai departemen

Measures Tidak adanya penilaian terhadap

kontribusi pengetahuan bagi

organisasi

Motivation and

Reward

Tidak adanya keinginan dan

penghargaan bagi pegawai untuk

saling berbagi pengetahuan

Technology

Infrastructure

Tidak adanya dukungan teknologi

seperti penggunaan ICT, internet dan

intranet

Process Tidak ada proses knowledge yang

terjadi di dalam organisasi

Human

Resources

Sedikitnya keahlian yang dimiliki oleh

individu dan organisasi

Leadership Kepemimpinan dalam organisasi tidak


36


dapat menerima adanya perubahan

Learning Tidak adanya proses learning dalam

organisasi dan individu dalam

organisasi

2 Preliminary/

2

Strategy Organisasi sudah memiliki keinginan

dan motivasi untuk menerapkan KM

Culture Budaya organisasi sudah mulai

menunjukkan kegiatan knowledge,

seperti adanya budaya bekerja sama.

Organization Struktur organisasi sudah


tim khusus KM

Measures Sudah adanya penilaian terhadap

kontribusi pengetahuan bagi

organisasi

Motivation and

Reward

Adanya penghargaan bagi karyawan

yang melakukan aktivitas knowledge

yang ada bagi organisasi

Technology

Infrastructure

Dukungan teknologi seperti

penggunaan ICT sudah ada, tetapi

fasilitas internet dan intranet belum

ada

Process Proses knowledge sudah terlihat

dalam organisasi, seperti adanya

kegiatan-kegiatan menambah

pengetahuan dan transfer knowledge.

Human Keahlian yang dimiliki oleh individu


37


Resources dan pengetahuan organisasi sudah

mulai bertambah

Leadership Kepemimpinan dalam organisasi

sedikitnya sudah mulai menerima

adanya perubahan

Learning Proses learning dalam organisasi dan

individu dalam organisasi sudah mulai

ada dan terjadi

3 Ready/

3

Strategy Organisasi sudah memiliki strategi,

keinginan dan motivasi yang kuat

untuk menerapkan Knowledge

Management

Culture Budaya organisasi sudah

menunjukkan kegiatan knowledge,

seperti adanya budaya bekerja sama

dan sharing knowledge

Organization Struktur organisasi yang ada


tim khusus KM dari berbagai unit dan

sharing knowledge dapat dilakukan

dengan mudah baik secara vertikal

maupun horizontal

Measures Adanya penilaian terhadap kontribusi

pengetahuan bagi organisasi secara

berkala

Motivation and

Reward

Adanya penghargaan bagi karyawan

yang melakukan aktivitas knowledge


38


Technology

Infrastructure

Dukungan teknologi seperti

penggunaan ICT, fasilitas internet dan

intranet sudah ada.

Procesess Proses knowledge sudah terjadi dalam

organisasi, seperti adanya kegiatan-

kegiatan rutin menambah

pengetahuan dan transfer knowledge.

Human

Resources

Keahlian yang dimiliki oleh individu

sudah memadai, beragam, dan sudah

terdokumentasi

Leadership Kepemimpinan dalam organisasi

sudah dengan mudah dan dukungan

dalam menerima adanya perubahan

Learning Proses learning dalam organisasi dan

individu dalam organisasi sudah

terjadi dalam kegiatan sehari-hari

4 Receptive/

4

Strategy Semua karakteristik pada semua

dimensi sudah sangat mendukung

diterapkannya KM. Kegiatan-kegiatan

yang sudah terjadi pada level 3 telah

dilaksanakan secara efisien serta

sudah ada aturan dan standar yang

dibuat untuk mengatur kegiatan KM

Culture

Organization

Measures

Motivation and

Reward

Technology

Infrastructure

Processes


39


Human

Resources

Leadership

Learning

5 Optimal/

5

Strategy Organisasi sudah memiliki

kemampuan beradaptasi dan fleksibel

terhadap syarat-syarat yang

ditetapkan untuk mencapai kesiapan

KM di mana kondisi kesiapan sudah

terpenuhi seluruhnya pada semua

dimensi.

Culture

Organzation

Measures

Motivation and

Reward

Technology

Infrastructure

Processes

Human

Resources

Leadership

Learning

Sumber : Mulyono (2011)

3. Septina A. (2013)

Level Nama Level Karakteristik

1 Not Ready Belum adanya pemahaman mengenai Knowledge Management.


40


Belum adanya pemahaman mengenai visi dan misi dari Knowledge Management.

Tidak menggambarkan fenomena atau permasalahan Knowledge Management.

2 Preliminary Organisasi sudah mengenal pentingnya kegiatan Knowledge Management.

Proses dalam organisasi sudah menggambarkan kegiatan Knowledge Management.

Sudah terdapat individu yang menggalakkan Knowledge Management System.

3 Ready Sudah stabil dan individu dalam organisasi sudah mempraktikan aktivitas yang efektif untuk mendukung Knowledge Management.

Kegiatan KM sudah dilaksanakan setiap waktu di setiap kegiatan pekerjaan.

Kegiatan KM sudah dapat ditemukan pada setiap individu.

Sudah ada sistem pendokumentasian.

4 Receptive Sudah adanya efisiensi dari KM

Kegiatan-kegiatan yang ada pada level 3 dilanjutkan dan sudah dihasilkan suatu standar dan aturan

5 Optimal Organisasi telah memiliki kemampuan untuk beradaptasi dan fleksibel terhadap syarat-syarat yang ditentukan untuk mencapai KM readiness.

Sumber : Septina A. (2013)

Tabel 4.4 menunjukkan tingkat kesiapan PT. XYZ yang mengadopsi dari

beberapa penelitian sebelumnya. Terdapat lima level yang digunakan dalam

melakukan pengukuran yaitu: Not Ready, Preliminary, Ready, Receptive, dan

Optimal. Penggunaan skala interval untuk menentukan level kesiapan mengacu

pada perhitungan Cobit v 4.1.


41


Tabel 4.4 Knowledge Management Readiness Level PT. XYZ

LEVEL NAMA LEVEL/

SKALA ASPEK KARAKTERISTIK

1 Not Ready/

(0 – 0,50)

Strategy Organisasi tidak memiliki


untuk menerapkan KM

Belum ada pemahaman individu

dalam organisasi terhadap KM

dan tidak mengetahui manfaat

KM

Organization Struktur organisasi tidak


tim khusus KM

Culture Budaya organisasi sama sekali

tidak mendukung Knowledge

Management dan tidak

menunjukkan adanya kegiatan

knowledge.

Technology Tidak adanya dukungan teknologi

seperti penggunaan ICT, internet

dan intranet

Motivation Tidak adanya keinginan dan

penghargaan bagi pegawai untuk

saling berbagi pengetahuan

Process Tidak ada proses knowledge yang

terjadi di dalam organisasi


42


Human

Resources

Sedikitnya keahlian yang dimiliki

oleh individu dan organisasi

2 Preliminary/

(0,51 – 1,50)


keinginan dan motivasi untuk

menerapkan KM

Organisasi sudah mengenal

pentingnya kegiatan Knowledge

Management.

Organization Struktur organisasi sudah


tim khusus KM

Culture Budaya organisasi sudah mulai

menunjukkan kegiatan

knowledge, seperti adanya budaya

bekerja sama.

Technology Dukungan teknologi seperti

penggunaan ICT sudah ada, tetapi

fasilitas internet dan intranet

belum ada

Motivation Adanya penghargaan bagi

karyawan yang melakukan

aktivitas knowledge yang ada bagi

organisasi

Process Proses knowledge sudah terlihat

dalam organisasi, seperti adanya

kegiatan-kegiatan menambah

pengetahuan dan transfer


43


knowledge.

Human

Resources

Keahlian yang dimiliki oleh

individu dan pengetahuan

organisasi sudah mulai bertambah

3 Ready/

(1,51 – 2,50)


strategi, keinginan dan motivasi

yang kuat untuk menerapkan

Knowledge Management



tim khusus KM dari berbagai unit

dan sharing knowledge dapat

dilakukan dengan mudah baik

secara vertikal maupun horizontal


menunjukkan kegiatan knowledge

sudah dilakukan setiap waktu dan

setiap pekerjaan, seperti adanya

budaya bekerja sama dan sharing

knowledge


penggunaan ICT, fasilitas internet

dan intranet sudah ada.

Motivation Adanya penghargaan bagi

karyawan yang melakukan

aktivitas knowledge

Process Proses knowledge sudah terjadi


44


dalam organisasi pada setiap

kegiatan pekerjaan, seperti

adanya kegiatan-kegiatan

menambah pengetahuan dan

transfer knowledge.

Human

Resources


individu sudah memadai,

beragam, dan sudah

terdokumentasi

4 Receptive/

(2,50 – 3,51)


strategi, keinginan dan motivasi

yang kuat untuk menerapkan

Knowledge Management dan

sudah dibuat dalam suatu aturan

dan standar



tim khusus KM dari berbagai unit

dan sharing knowledge dapat


secara vertikal maupun

horizontal, serta sudah tercantum

di dalam aturan organisasi


dilakukan secara efisien dan

budaya kerjasama serta sharing

knowledge sudah diatur dalam

peraturan organisasi


45



penggunaan ICT, fasilitas internet

dan intranet sudah ada dan

mendukung proses knowledge,

sudah ada katalogisasi dan

prosedur pengarsipan yang

tercantum dalam aturan

organisasi, adanya pengamanan

terhadap teknologi informasi

yang dilengkapi prosedur

keamanan yang berkaitan dengan

data dan informasi yang

tercantum dalam aturan di

organisasi.

Motivation Ada penghargaan bagi karyawan

yang melakukan aktivitas

knowledge dan sudah dibuat

dalam aturan organisasi



kegiatan pekerjaan dan tercantum

dalam aturan organisasi, seperti



transfer knowledge.

Human

Resources



beragam, dan sudah

terdokumentasi. Pengetahuan


46


yang dimiliki organisasi dapat

meningkatkan efisiensi proses

dalam organisasi, sudah ada

aturan dan standar untuk

peningkatan skill staf.

5 Optimal

(3,51 – 4)

Strategy Organisasi memiliki strategi,


untuk menerapkan Knowledge

Management dan sudah dibuat

dalam suatu aturan dan standar

serta sudah terlaksana dengan

baik.


mampu untuk membentuk tim

khusus KM dari berbagai unit dan

sharing knowledge dapat


secara vertikal maupun

horizontal, serta sudah tercantum

di dalam aturan organisasi dan

sudah terlaksana dengan baik.


dilakukan secara efisien, budaya

kerjasama dan sharing knowledge

sudah diatur dalam peraturan

organisasi, serta sudah berjalan

dengan baik.


penggunaan ICT fasilitas internet


47


dan intranet canggih mendukung

proses knowledge sudah berjalan

dengan baik, sudah ada

katalogisasi dan prosedur

pengarsipan, manajemen

dokumen yang tercantum dalam

aturan organisasi, adanya

pengamanan terhadap teknologi

informasi yang dilengkapi

prosedur keamanan yang

berkaitan dengan data dan

informasi dan tercantum dalam

aturan di organisasi dan sudah

berjalan dengan baik.

Motivation Ada penghargaan bagi karyawan

yang melakukan aktivitas

knowledge yang tercantum dalam

aturan organisasi dan sudah

berjalan dengan baik



kegiatan pekerjaan dan tercantum

dalam aturan organisasi, seperti



transfer knowledge dan sudah

berjalan dengan baik.

Human

Resources



beragam, dan sudah


48


terdokumentasi. Pengetahuan

yang dimilik organisasi dapat

meningkatkan efisiensi proses

dalam organisasi, sudah ada

aturan dan standar untuk

peningkatan skill staf dan sudah

terlaksana dengan baik.

4.3 Kisi-kisi instrumen Knowledge Management Readiness

Berdasarkan penjelasan dari variable-variabel instrumen penelitian, maka

selanjutnya dapat dibuat kisi-kisi instrumen penelitian. Berikut penjelasan kisi-

kisi instrumen penelitian.

4.3.1 Kisi-kisi instrumen penelitian

Kisi-kisi instrumen penelitian dapat dilihat pada tabel 4.4 dibawah ini (lebih

lengkap mengenai item instrumen penelitian dapat dilihat pada lampiran 2

rancangan penelitian):

Tabel 4.5 Tabel Kisi-kisi Instrumen Penelitian

DIMENSI INDIKATOR NOMOR ITEM INSTRUMEN

Strategy

Memiliki pemahaman mengenai pentingnya Knowledge Management 1,2

Perusahaan memiliki strategi dan inisiatif dalam penerapan Knowledge Management

3,4,5,6

Adanya kebutuhan pengelolaan pengetahuan 7

Ada pengukuran terhadap penerapan knowledge management 8,9

Dukungan dari manajemen dalam knowledge sharing

10,11


49


Organization

Adanya kemudahan bagi karyawan untuk berkomunikasi dan mengeluarkan ide

12,13

Pembentukan tim yang bertugas mendukung penerapan Knowledge Management

14

Adanya upaya untuk peningkatan pengetahuan pegawai 15,16,17,18,19

Penyediaan tempat yang kondusif untuk berbagi pengetahuan 20

Setiap karyawan mengetahui peta penyimpanan pengetahuan 21

Culture

Adanya budaya untuk menyimpan dan berbagi pengetahuan 22,23,24,25

Adanya perilaku bekerja sama dan saling berkomunikasi 26,27,28

Adanya peran serta karyawan untuk berbagi pengetahuan dan belajar 29,30,31

Technology

Terbiasa menggunakan TI untuk berbagi pengetahuan 32,33,34

Penyediaan fasilitas TI dalam pengelolaan pengetahuan 35,36,37,38

TI memungkinkan karyawan untuk berbagi pengetahuan tanpa dibatasi jarak dan waktu

39,40,41

Motivation

Ada monitoring dan penghargaan terhadap peran aktif karyawan dalam penerapan knowledge management

42,43,44

Pemahaman mengenai manfaat berbagi pengetahuan 45,46,47,48

Process

Perusahaan memfasilitasi proses peningkatan pengetahuan karyawan 49,50,51,52

Adanya proses menciptakan dan berbagi pengetahuan antar karyawan 53,54,55


50


dalam bekerja

Perusahaan aktif menggunakan pengetahuan dalam proses menghasilkan produk atau jasa

56,57,58

Human Resources

Adanya inisiatif untuk meningkatkan pengetahuan perusahaan melalui perekrutan karyawan

59,60,61,62

Perusahaan membuka kesempatan peningkatan karier dan menciptakan lingkungan yang menyenangkan bagi karyawan

63

Sumber daya yang merata 64,65

4.4 Perancangan Kuesioner

Perancangan pertanyaan kuesioner dibuat berdasarkan indikator-indikator dari

variabel instrumen penelitian yang telah ditentukan pada kisi-kisi instrumen

penelitian. Kuesioner yang dibuat terdiri dari 65 pertanyaan yang terbagi atas

aspek Strategy, Organization, Culture, Technology, Motivation, Process, dan

Human Resources. Kuesioner dapat dilihat pada lampiran 2.

4.5 Uji Validitas dan Reliabilitas

Setelah merancang kuesioner, kemudian dilakukan uji validitas dan reliabilitas.

Uji validitas dilakukan untuk menunjukkan bahwa item pengukuran tersebut

memang mengukur apa yang seharusnya diukur. Uji validitas dapat diketahui

dengan cara menghitung nilai korelasi (r) antara data pada masing-masing

pernyataan dengan skor total menggunakan rumus teknik korelasi Product

Moment Pearson. Sedangkan uji reliabilitas dilakukan untuk mengetahui apakah

item-item tersebut reliable untuk digunakan, mudah dipahami, dan ditafsirkan

oleh responden.


51


Pengujian validitas dan reliabilitas diolah dengan menggunakan Software

Statistical Package For Social Science (SPSS) versi 21. Uji validitas dan

reliabilitas kuesioner dilakukan terhadap 10 responden yang merupakan karyawan

PT. XYZ. Untuk uji validitas, apabila hasil uji diperoleh r hitung lebih besar dari

r tabel (sebesar 0,707) dengan selang kepercayaan 95% atau tingkat toleransi

kesalahan sebesar 5%, maka pernyataan kuesioner dinyatakan valid dan dapat

digunakan. Uji validitas selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 3 dan 4. Dari

hasil uji validitas ditemukan tiga belas item tidak valid (lebih lengkap dapat

dilihat pada lampiran 5).

Selanjutnya dilakukan uji reliabilitas. Item-item yang dinyatakan tidak valid pada

uji validitas tidak di ikut sertakan dalam pengujian ini. Uji reliabilitas dilakukan

menggunakan metode perhitungan Cronbach’s Alpha. Hasil uji reliabilitas

diperoleh bahwa untuk bagian effectiveness memiliki nilai reliabilitas sebesar

0,992 artinya reliable. Sedangkan bagian important memiliki nilai reliabilitas

sebesar 0,994 artinya reliable (lebih lengkap dapat dilihat pada lampiran 6 dan 7).

4.6 Pembentukan Kuesioner KM Readiness

Setelah seluruh item melewati uji validitas dan reliabilitas, maka selanjutnya

menyusun kuesioner yang digunakan untuk pengukuran tingkat kesiapan

implementasi knowledge management. Kuesioner terdiri dari 52 item yang

diajukan kepada responden. Masing-masing item berdasarkan aspek adalah : 7

item untuk aspek Strategy, 9 item untuk aspek Organizational, 7 item untuk aspek

Culture, 9 item untuk aspek Technology, 5 item untuk aspek Motivation, 10 item

untuk aspek Process, dan 5 item untuk aspek Human Resources

Pada penelitian ini, pilihan jawaban responden dinilai menggunakan skala Likert

dari Impact of Event Scale – Revised (IES-R; Weiss & Marmar, 1997). Skor

jawaban responden mempunyai bobot rentang nilai 0,1,2,3,dan 4. Nilai 0

mengindikasikan level paling rendah, sedangkan nilai 4 mengindikasikan level

paling tinggi. Item kuesioner lebih lengkap dapat dilihat pada lampiran 8.



BAB 5 PROFIL PERUSAHAAN

5.1 Profile Perusahaan PT. XYZ

PT. XYZ adalah sebuah perusahaan global yang bergerak di bidang layanan

konsultasi teknologi informasi. Perusahaan didirikan pada Januari 2012.

Komitmen perusahaan adalah untuk membantu perubahan dalam era modern di

bidang Retail,Telco, dan logistik. Perusahaan memiliki empat jenis layanan, yaitu

layanan konsultasi manajemen, layanan konsultasi teknologi, layanan konsultasi

integrasi sistem, dan layanan Solution provider.

Layanan konsultasi manajemen dibagi kedalam enam bidang, yaitu Customer

Relationship Management, Finance & Performance Management, Process &

Innovation Performance, Strategy, Supply Chain Management, Talent &

Organization Performance. Aktivitas layanan konsultasi manajemen meliputi

berbagai hal, diantaranya adalah identifikasi bisnis baru, mengembangkan solusi

bagi perusahaan klien untuk memasuki pasar, meningkatkan pendapatan

perusahaan, meningkatkan kinerja operasional, membantu perusahaan klien untuk

mengemas produk/ jasanya secara lebih efektif & efisien.

Layanan konsultasi sistem integrasi mencakup analisis proses bisnis, desain

sistem, dan pengembangan arsitektur teknologi terkini bagi kemajuan sistem

perusahaan klien.

Layanan konsultasi teknologi informasi, meliputi beberapa aktivitas seperti

organisasi IT (Information & Technology), pengembangan strategi IT,

optimalisasi infrastruktur dan aplikasi IT perusahaan klien.


53


5.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. XYZ adalah Ace (menyediakan solusi terbaik dalam bidangnya), Global

(berkolaborasi dengan industri global untuk menyediakan solusi terbaik bagi

Indonesia dan untuk membawa solusi serta sumber daya dari Indonesia menuju ke

pasar global), Consulting (menggunakan metode konsultasi untuk memberikan

nilai tinggi kepada pelanggan kami), dan Integration (menyediakan solusi

integrasi yang siap pakai).

Misi perusahaan adalah menyediakan solusi terbaik dan terintegrasi untuk industri

global dimana kita dapat memastikan bahwa solusi kami adalah terbaik diantara

yang terbaik dan dapat memberikan bantuan bagi pelanggan.

5.3 Struktur organisasi

Gambar 5.1 Struktur Organisasi PT. XYZ



BAB 6 ANALISIS DAN PEMBAHASAN

6.1 Perolehan Data

Penyebaran kuesioner dilakukan dengan cara membagikan langsung dalam bentuk

hardcopy kepada para responden. Pertanyaan-pertanyaan pada kuesioner

selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 8. Dari total keseluruhan 64 orang

karyawan PT. XYZ, kuesioner yang kembali sebanyak 54 kuesioner. Dari 54

jawaban yang diterima, 2 responden tidak ikut diolah karena memiliki masa kerja

kurang dari enam bulan. Masa kerja minimal enam bulan digunakan untuk

memastikan bahwa karyawan tersebut sudah mengerti dengan karakteristik

organisasi perusahaan sehingga mampu untuk menjawab item-item di kuesioner

(Ogiwara et al, 2010).

Berikut adalah tabel pemetaan jumlah responden berdasarkan pendidikan dan

jenis kelamin.

Tabel 6.1 Pemetaan Responden Berdasarkan Pendidikan dan Jenis Kelamin

Pendidikan Pria Wanita Jumlah

SLTA atau setingkat - - -

Sarjana muda (D3) atau setingkat 3 2 5

Sarjana (S1) 17 15 32

Pasca Sarjana 11 4 15

Lainnya - - -

TOTAL 31 21 52


55


Sumber: Data primer yang diolah

Dari tabel pemetaan diatas dapat dilihat bahwa responden yang berjenis kelamin

pria lebih banyak dari yang berjenis kelamin wanita, yaitu pria sebanyak 31 orang

dan responden yang berjenis kelamin wanita sebanyak 21 orang. Sedangkan

apabila dilihat dari tingkat pendidikan, maka tertinggi adalah Sarjana yaitu

sebanyak 32 orang dan paling rendah adalah Sarjana muda (D3) atau setingkat

yaitu berjumlah 5 orang.

6.2 Tahapan Analisis

Sesuai dengan kerangka kerja pada BAB 3, berikut adalah langkah-langkah yang

dilakukan :

1. Data dari hasil perhitungan jawaban responden yang berjumlah 52 orang

dikelompokkan kedalam tabel sesuai dengan aspek penilaian Knowledge

Management Readiness yaitu Strategy, Organization, Culture,

Technology, Motivation, Process, dan Human Resources. Data dari jumlah

responden dan data jawaban tiap skala yang sudah diberi skor dijumlahkan

untuk mendapatkan nilai rata-rata per indikator, kemudian dihitung nilai

rata-rata aspek.

2. Untuk menghitung analisis kesenjangan antara kondisi yang terjadi saat ini

dengan besar kepentingannya di masa yang akan datang, maka nilai rata-

rata antara bagian Important dikurangi dengan bagian Effectiveness

3. Berdasarkan hasil perhitungan secara keseluruhan, maka dapat dilakukan

analisis dan interpretasi data sebagai dasar untuk mengambil kesimpulan

dan membuat saran-saran perbaikan berdasarkan penelitian yang

dilakukan.

4. Untuk mengukur tingkat kesiapan knowledge management, digunakan

skala Knowledge Management Readiness level (Not Ready, Preliminary,

Ready, Receptive, dan Optimal). Lebih lengkap mengenai Knowledge

Management Readiness level dapat dilihat pada tabel 4.4.


56


5. Untuk dapat melakukan analisis kesenjangan antara kondisi efektif saat ini

dengan kepentingannya di masa mendatang, maka digunakan tabel sebagai

berikut:

Tabel 6.2 Skala Level Gap KM Readiness

0 1 2 3 4

Sangat kecil kecil Sedang Besar Sangat besar

6.3 Hasil analisis

Berikut adalah analisis kesiapan untuk tiap aspek berdasarkan hasil pengukuran

penelitian (detail mengenai tabulasi kuesioner dapat dilihat pada lampiran 9 dan

lampiran 10):

6.3.1 Analisis Aspek Strategy

Gambar 6.1 Grafik Hasil Analisis Aspek Strategy


57


Dari hasil perhitungan tingkat kesiapan pada aspek Strategy dan dapat dilihat pada

gambar 6.1, bahwa secara keseluruhan saat ini tingkat kesiapan PT. XYZ sebesar

1,99 (berada pada skala 1,51 – 2,50 atau level Ready), artinya organisasi sudah

memiliki strategi, keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan

Knowledge Management. Selain itu, jika dilihat pada skor kepentingannya yang

mencapai 3,28, artinya organisasi menganggap bahwa cukup penting untuk

memiliki strategi knowledge management untuk kesuksesan perusahaan di masa

depan.

Aspek Strategy memiliki tujuh item pengukuran (lebih lengkap dapat dilihat pada

lampiran 9). Dari hasil penelitian mengindikasikan bahwa item yang memiliki

kesiapan tertinggi adalah kesiapan mengenai perencanaan penerapan Knowledge

Management yang terintegrasi dengan proses tiap unit di organisasi (item 3).

Namun di lain sisi terdapat empat item yang memerlukan perhatian karena

memiliki nilai yang dibawah 2.00, yaitu mengenai adanya inisiatif dari semua

individu untuk menerapkan KM (item 1), adanya strategi yang dimiliki organisasi

dalam penerapan KM (item 2), mengenai penentuan peran dan tanggung jawab

serta anggaran untuk implementasi knowledge management (item 4), serta

kesadaran organisasi tentang kebutuhan adanya sistem untuk mengelola

pengetahuan yang dimiliki (item 5). Masing-masing memiliki nilai berbeda yang

bervariasi dari 1,85 – 1,96.

Perhitungan gap menunjukkan bahwa untuk mencapai kondisi ideal yang

diharapkan maka kesenjangan terbesar adalah mengenai kesadaran organisasi

tentang kebutuhan adanya sistem untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki

(item 5) yaitu bernilai 1,96. Bila dilihat secara keseluruhan kesenjangan aspek

Strategy berada dalam level kecil dengan nilai 1,29.


58


6.3.2 Analisis Aspek Organization

Gambar 6.2 Grafik Analisis Aspek Organization

Dari hasil perhitungan tingkat kesiapan pada aspek Organization saat ini sebesar

2,66 (berada pada skala 2,51 – 3,50 atau level Receptive), artinya struktur

organisasi yang ada memungkinkan untuk membentuk tim khusus KM dari

berbagai unit dan sharing knowledge dapat dilakukan dengan mudah baik secara

vertikal maupun horizontal, serta sudah tercantum di dalam aturan organisasi. Hal

ini juga dapat dilihat dari skor kepentingannya yang mencapai nilai 3,29 yang

berarti organisasi menganggap cukup penting untuk memiliki struktur organisasi

yang mendukung penerapan KM.

Aspek Organization memiliki sembilan item pengukuran (lebih lengkap dapat

dilihat pada lampiran 11). Dari hasil perhitungan diketahui bahwa item yang

memiliki kesiapan tertinggi adalah mengenai pengetahuan karyawan di dalam

organisasi untuk mengetahui siapa yang harus ditemuinya apabila memerlukan

informasi tertentu yang dibutuhkannya (item 16). Sedangkan kesiapan terendah

pada aspek ini adalah mengenai kegiatan pelatihan oleh perusahaan yang

diselenggarakan secara berkala (item 12).


59


Perhitungan gap menunjukkan bahwa untuk mencapai kondisi ideal maka

kesenjangan terbesar adalah mengenai kemampuan setiap orang untuk dapat

bekerja dengan caranya masing-masing yang dirasakan nyaman untuk mereka

(item 19). Secara keseluruhan, kesenjangan antara kondisi saat ini harapan ideal

mengenai aspek Organization berada pada level sangat kecil dengan nilai 0,63.

6.3.3 Analisis Aspek Culture

Gambar 6.3 Grafik Hasil Analisis Aspek Culture

Dari hasil perhitungan tingkat kesiapan pada aspek Culture dan dapat dilihat pada

gambar 6.3, saat ini sebesar 1,98 (berada pada skala 1,51 – 2,50 atau level

Ready), artinya budaya organisasi sudah menunjukkan kegiatan knowledge sudah

dilakukan setiap waktu dan setiap pekerjaan, seperti adanya budaya bekerja sama

dan sharing knowledge. Hal ini juga bisa dilihat pada skor kepentingannya, yaitu

bernilai 3,24 yang artinya organisasi menganggap bahwa aspek budaya

merupakan salah satu aspek yang cukup penting agar knowledge management

dapat berlangsung.

Aspek Culture memiliki tujuh item pengukuran, dari hasil perhitungan diketahui

bahwa item dengan level kesiapan tertinggi adalah mengenai adanya kebiasaan

dari setiap individu untuk membuat dokumentasi informasi dan saling berbagi ide


60


(item 17) dan adanya kesediaan dari individu untuk menambah pengetahuan

dengan cara mengumpulkan informasi dan pengalaman karyawan lain di dalam

perusahaan (item 23). Pada aspek ini terdapat tiga item yang perlu untuk

ditingkatkan kesiapannya, yaitu mengenai penciptaan suasana kerja di perusahaan

yang memungkinkan untuk mengekspresikan ide (item 18), pemahaman bahwa

pencapaian kesuksesan pribadi merupakan hal yang penting bagi rekan kerja (item

20), dan pemahaman mengenai pentingnya bekerja sama dalam mengerjakan

pekerjaan sehari-hari (item 21).

Perhitungan gap menunjukkan bahwa untuk mencapai kondisi ideal aspek

Culture, maka item yang memiliki tingkat kesenjangan terbesar adalah mengenai

pemahaman bahwa pencapaian kesuksesan pribadi merupakan hal yang penting

bagi rekan kerja (item 20). Secara keseluruhan kesenjangan pada aspek ini berada

pada level kecil dengan nilai 1,26.

6.3.4 Analisis Aspek Technology

Gambar 6.4 Grafik Hasil Analisis Aspek Technology

Dari hasil perhitungan tingkat kesiapan pada aspek Technology dan dapat dilihat

pada gambar 6.4, saat ini sebesar 2,53 (berada pada skala 2,51 – 3,50 atau level

Receptive). Artinya dukungan teknologi seperti penggunaan ICT, fasilitas internet


61


dan intranet sudah ada dan mendukung proses knowledge, sudah ada katalogisasi

dan prosedur pengarsipan yang tercantum dalam aturan organisasi, adanya

pengamanan terhadap teknologi informasi yang dilengkapi prosedur keamanan

yang berkaitan dengan data dan informasi yang tercantum dalam aturan di

organisasi. Untuk tingkat kepentingannya, skor nya sebesar 3,31. Artinya

organisasi menganggap cukup penting dukungan teknologi bagi kesuksesan

implementasi knowledge management.

Dari perhitungan pada masing-masing item, diketahui bahwa tingkat kesiapan

tertinggi pada aspek ini terdapat pada adanya keinginan untuk memasukkan

teknologi yang sesuai dengan kebutuhan berbagi pengetahuan dalam agenda

pembahasan inisiatif pengadaan IT baru (item 24). Sedangkan kesiapan terendah

terdapat pada item mengenai adanya dukungan IT yang memungkinkan pencarian

informasi yang diperlukan dan berbagi pengetahuan secara mudah (item 28).

Kesiapan organisasi pada aspek Technology bervariasi dari 2.25 – 2.81.


diharapkan, item yang memiliki kesenjangan terbesar adalah pada item mengenai

adanya dukungan IT yang memungkinkan pencarian informasi yang diperlukan

dan berbagi pengetahuan secara mudah (item 28) sebesar 1,37. Secara

keseluruhan kesenjangan pada aspek Technology berada pada level sangat kecil

dengan nilai 0,78.


62


6.3.5 Analisis Aspek Motivation

Gambar 6.5 Grafik Hasil Analisis Aspek Motivation

Dari hasil perhitungan tingkat kesiapan pada aspek Motivation yang dapat dilihat

pada gambar 6.5, saat ini sebesar 2,43 (berada pada skala 1,51 – 2,50 atau level

Ready). Artinya sudah ada penghargaan dari perusahaan bagi karyawan yang

melakukan aktivitas knowledge management. Hal ini juga dapat dilihat pada skor

kepentingannya yang mencapai nilai 3,30 yang berarti organisasi menganggap

cukup penting untuk memiliki motivasi dan reward agar penerapan knowledge

management dapat berlangsung.

Jika melihat pada masing-masing item, dari kelima item pengukuran maka item

yang memiliki tingkat kesiapan terbesar adalah pada adanya keyakinan yang kuat

bahwa hanya dengan berbagi ide kita semua bisa melakukan dengan lebih baik

(item 35). Sedangkan item yang memiliki tingkat kesiapan terendah terdapat pada

pemahaman bahwa menyimpan pengetahuan yang di miliknya sendiri dan

menjadi rahasia tentang cara terbaik dalam melaksanakan sesuatu adalah hal yang

tidak baik (item 36).


diharapkan, item yang memiliki kesenjangan terbesar adalah mengenai adanya


63


promosi peningkatan karier bagi karyawan yang aktif berbagi ide dan

pengetahuan (item 34) yakni sebesar 1,08. Secara keseluruhan kesenjangan pada

aspek motivation berada pada level sangat kecil yaitu bernilai 0,87.

6.3.6 Analisis Aspek Process

Gambar 6.6 Grafik Hasil Analisis Aspek Process

Dari hasil perhitungan tingkat kesiapan pada aspek process dan dapat dilihat pada


Ready). Artinya proses knowledge sudah terjadi dalam organisasi pada setiap

kegiatan pekerjaan, seperti adanya kegiatan-kegiatan menambah pengetahuan dan

transfer knowledge. Namun jika dilihat besar kepentingan aspek ini sebesar 3,29,

artinya organisasi menganggap bahwa aspek proses merupakan hal yang cukup

penting bagi organisasi ke depan.

Melihat pada masing-masing item, dari sembilan item pengukuran maka item

yang memiliki kesiapan tertinggi adalah mengenai kemampuan anggota organisasi

untuk mengajarkan kemampuan yang dimilikinya kepada orang lain (item 43).

Namun terdapat enam item yang perlu untuk ditingkatkan kesiapannya karena

bernilai dibawah 2.00, yaitu mengenai penyediaan training yang diselenggarakan

oleh perusahaan untuk para pegawai sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya

(item 38) dengan nilai 1,67, dukungan perusahaan bagi karyawannya untuk


64


melanjutkan studinya dalam rangka meningkatkan kemampuan individu (item 39)

dengan nilai 1,96, adanya pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan (item 40)

dengan nilai 1,94, memahami pentingnya transfer kemampuan dan keahlian

sebelum pergi meninggalkan perusahaan (item 41) dengan nilai 1,92, Tidak

mengalami kesulitan untuk melakukan presentasi dan mengajarkan kemampuan

yang dimiliki kepada orang lain (item 42) dengan nilai 1,73, dan keyakinan

mengenai adanya proses yang efisien dalam aktivitas klasifikasi dan penyimpanan

pengetahuan (item 45) dengan nilai 1,90.


diharapkan, kesenjangan terbesar terdapat pada penyediaan training oleh

perusahaan untuk para pegawai yang sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya

(item 38) yaitu sebesar 1,65. Secara keseluruhan tingkat kesenjangan pada aspek

Process berada pada level kecil yaitu bernilai 1,32.

6.3.7 Analisis Aspek Human Resources

Gambar 6.7 Hasil Analisis Aspek Human Resources

Dari hasil perhitungan tingkat kesiapan pada aspek proses dan dapat dilihat pada


Receptive). Artinya keahlian yang dimiliki oleh individu sudah memadai,


65


beragam, dan sudah terdokumentasi. Pengetahuan yang dimiliki organisasi dapat

meningkatkan efisiensi proses dalam organisasi, sudah ada aturan dan standar

untuk peningkatan skill staf. Hal ini juga dapat dilihat pada skor tingkat

kepentingannya yang mencapai nilai 3,19 yang berarti bahwa organisasi ini

menganggap aspek sumber daya manusia cukup penting agar penerapan

knowledge management dapat berlangsung.

Dari perhitungan kelima item aspek human resources, item yang memiliki

kesiapan tertinggi terdapat pada kemampuan perusahaan untuk merekrut

karyawan yang memiliki kemampuan dan keahlian yang mampu menutupi

kekurangan pengetahuan (item 48) dan adanya aktivitas pengembangan

pengetahuan karyawan secara profesional (item 50). Sedangkan item terendah

terdapat pada keberhasilan perusahaan dalam merekrut karyawan yang memiliki

orientasi yang positif terhadap pengetahuan (item 49). Tingkat kesiapan pada

aspek ini bervariasi dari 3,06 – 3,33.

Perhitungan gap menunjukkan bahwa untuk mencapai kondisi ideal seperti yang

diharapkan, kesenjangan terbesar terdapat pada adanya aktivitas pengembangan

pengetahuan karyawan secara profesional (item 50) yaitu sebesar 0,77. Secara

keseluruhan tingkat kesenjangan pada aspek human resources berada pada level

sangat kecil yaitu sebesar 0,59.

Tabel hasil analisis data secara keseluruhan dapat dilihat pada tabel 6.5 berikut

ini:

Tabel 6.3 Hasil Analisis Keseluruhan Dimensi KM

EFFECTIVENESS

No Dimensi Skor Item

Rata-rata

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 Strategy 1.94 1.94 2.21 1.85 1.96 2.06 2.00 1.99

2 Organization 2.67 2.65 2.62 2.46 2.40 2.50 2.85 2.81 3.00 2.66

3 Culture 2.02 1.87 2.19 1.79 1.98 2.00 2.02 1.98


66


4 Technology 2.81 2.65 2.42 2.31 2.25 2.35 2.67 2.71 2.56 2.53

5 Motivation 2.54 2.42 2.56 2.31 2.35 2.43

6 Process 1.67 1.96 1.94 1.92 1.73 2.21 2.19 1.90 2.08 2.12 1.97

7 Human Resources 2.67 2.71 2.56 2.54 2.54 2.60

Jumlah 2.31

IMPORTANCE

No Dimensi Skor Item

Rata-rata

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 Strategy 3.08 3.17 3.50 3.13 3.62 3.42 3.06 3.28

2 Organization 3.08 3.17 3.50 3.13 3.62 3.42 3.33 3.06 3.33 3.29

3 Culture 3.08 3.17 3.50 3.13 3.42 3.06 3.33 3.24

4 Technology 3.08 3.50 3.29 3.13 3.62 3.42 3.33 3.06 3.33 3.31

5 Motivation 3.17 3.50 3.29 3.13 3.42 3.30

6 Process 3.33 3.06 3.33 3.08 3.17 3.50 3.29 3.13 3.62 3.42 3.29

7 Human Resources 3.33 3.06 3.33 3.08 3.17 3.19

Jumlah 3.27

Berdasarkan pada tabel 6.5 diatas, dapat disimpulkan bahwa pada kondisi saat ini

maka skor tertinggi adalah aspek Organization dan skor terendah adalah aspek

Process. Sedangkan jika dilihat dari besar kepentingan terhadap keberhasilan

organisasi, maka diperoleh skor tertinggi adalah Aspek Technology dan skor

terendah adalah aspek Human Resources. Untuk analisis gap, diperoleh gap

tertinggi berada pada aspek Process dan aspek terendah adalah Human resource.

Berdasarkan hasil analisis secara keseluruhan didapatkan nilai rata-rata kesiapan

PT. XYZ mencapai 2,31, artinya bahwa tingkat kesiapan PT. XYZ sudah berada

pada level Ready (berada pada skala 1,51 – 2,50). Dimana untuk kesiapan aspek

Strategy memiliki skor 1,99, aspek Organization : 2,66,aspek Culture 1,98, aspek


67


Technology : 2,53, aspek Motivation : 2,43, aspek Process : 1,97, dan aspek

Human Resources : 2,31.

Secara keseluruhan bahwa PT. XYZ sudah memiliki kesiapan untuk menerapkan

Knowledge Management. Berikut adalah tabel analisis gap :

Tabel 6.4 Hasil Analisis Gap

Analisis Gap

No Dimensi IMPORTANCE EFFECTIVENESS GAP

1 Strategy 3.28 1.99 1.29

2 Organization 3.29 2.66 0.63

3 Culture 3.24 1.98 1.26

4 Technology 3.31 2.53 0.78

5 Motivation 3.30 2.43 0.87

6 Process 3.29 1.97 1.32

7 Human Resources 3.19 2.60 0.59

Rata-rata 3.27 2.31 0.96

Dari tabel 6.4 terlihat kesenjangan terbesar terdapat pada aspek Process yaitu

sebesar 1,32. Organisasi menganggap tingkat kepentingan ideal untuk aspek ini

adalah 3,29, sedangkan untuk tingkat efektifitas praktik saat ini baru mencapai

1,97. Kesenjangan yang besar ini memperlihatkan bahwa pada aspek Process

masih memiliki ruang untuk perbaikan.

Tampilan grafik radar hasil analisis secara keseluruhan dapat dilihat pada gambar

dibawah ini:


68


Gambar 6.8 Diagram Radar Hasil Analisis Keseluruhan

Pada gambar 6.8, untuk tingkat kesiapan organisasi efektif pada saat ini

digambarkan berupa garis yang berada pada bagian dalam grafik, sedangkan besar

kepentingan aspek terhadap kemajuan organisasi ke depan berada pada garis

terluar pada diagram radar.

6.4 Implikasi Penelitian

6.4.1 Implikasi Teoretis

Berdasarkan model penelitian yang diajukan dalam penelitian ini, dan telah diuji

melalui pengukuran tingkat kesiapan KM dan analisis gap antara kondisi sekarang

dan kondisi yang diharapkan di masa mendatang. Maka penelitian ini dapat

memperkuat konsep-konsep teoretis yang sudah ada mengenai knowledge

management dan pengukuran kesiapan implementasi KM, serta memberikan

dukungan empiris terhadap temuan dari penelitian terdahulu mengenai Knowledge

Management Success Factors (KMCSF) dan level kesiapan implementasi KM.


69


6.4.2 Implikasi Manajerial

Berdasarkan hasil analisis sebelumnya pada sub bab 6.2, maka dapat disimpulkan

bahwa sebenarnya PT. XYZ sudah dalam kondisi Ready dengan rata-rata kesiapan

aspek bernilai 2,31, namun tiga dari tujuh aspek yang diujikan masih

membutuhkan perhatian khusus dari perusahaan yaitu Aspek Strategy, Culture,

dan Process. Meskipun ketiga aspek tersebut secara keseluruhan sudah berada

pada level Ready, namun terdapat item-item yang memiliki nilai rendah dibawah

2.00 sehingga perlu untuk lebih ditingkatkan level-nya agar implementasi

knowledge management dapat berjalan dengan sukses.

Langkah-langkah atau strategi yang diperlukan oleh PT. XYZ untuk mencapai

tingkat yang lebih baik pada aspek Strategy, Culture, dan Process adalah sebagai

berikut :

Tabel 6.5 Langkah-langkah Meningkatkan Tingkat Kesiapan

Aspek Level Kesiapan Target Strategi

Strategy 1,99 3,28

Mendorong inisiatif semua individu di dalam organisasi untuk menerapkan knowledge management.

Membuat strategi dalam penerapan knowledge management.

Menentukan peran dan tanggung jawab serta anggaran untuk implementasi KM.

Pembuatan sistem untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki.

Culture 1,98 3,24

Menciptakan suasana kerja yang memungkinkan untuk mengekspresikan ide.

Mendorong peningkatan kualitas diri pada setiap anggota organisasi dengan menanamkan pemahaman bahwa kesuksesan individu


70


merupakan hal penting bagi rekan kerja.

Membiasakan untuk mengutamakan saling bekerja sama dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari.

Process 1,97 3,29

Menyediakan training untuk para pegawai sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya.

Perusahaan mendukung karyawan yang melanjutkan studinya dalam rangka meningkatkan kemampuan individu.

Memberikan pelatihan yang dapat dirasakan manfaatnya oleh karyawan dan sesuai kebutuhan.

Melakukan proses transfer knowledge sebelum pergi meninggalkan perusahaan terutama bagi karyawan yang memiliki keahlian dan kemampuan khusus.

Membiasakan untuk melakukan presentasi dan mengajarkan keahlian yang dimiliki kepada orang lain.

Membuat prosedur proses yang efisien dalam klasifikasi dan penyimpanan pengetahuan.



BAB 7 KESIMPULAN DAN SARAN

7.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan pada sebelumnya, maka dapat

disimpulkan bahwa:

1. Hasil pengukuran tingkat kesiapan implementasi Knowledge

Management di PT. XYZ berada pada level 2 (Ready). Hal ini

menunjukkan bahwa PT. XYZ sudah siap menerapkan knowledge

management.

2. Dari kondisi saat ini, untuk mendukung implementasi knowledge

management, PT . XYZ harus memperhatikan aspek Strategy, Culture,

dan Process dan meningkatkan tingkat kesiapannya agar implementasi

dapat berjalan dengan sukses.

3. Hasil pengukuran mendapatkan bahwa kesenjangan antara kondisi saat

ini dan kondisi ideal yang diharapkan untuk masa mendatang dari

masing-masing aspek adalah aspek Strategy sebesar 1,29,

Organization sebesar 0,63, Culture sebesar 1,26, Technology sebesar

0,78, Motivation sebesar 0,87, Process sebesar 1,32, dan Human

Resources sebesar 0,59. Kesenjangan paling besar terdapat pada aspek

process. Untuk meningkatkan kesiapan diperlukan usaha lebih karena

pada saat ini aspek process secara keseluruhan memiliki nilai terendah

dibandingkan aspek lainnya.

4. Untuk dapat menerapkan KM, langkah-langkah yang perlu dilakukan

adalah pemenuhan dimensi aspek yang membutuhkan perhatian untuk

dimensi Strategy, Culture dan Process, yaitu dengan cara:


72


a. Mendorong inisiatif semua individu di dalam organisasi untuk

menerapkan knowledge management.

b. Membuat strategi dalam penerapan knowledge management.

c. Menentukan peran dan tanggung jawab serta anggaran untuk

implementasi KM.

d. Pembuatan sistem untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki.

e. Menciptakan suasana kerja yang memungkinkan untuk

mengekspresikan ide.

f. Mendorong peningkatan kualitas diri pada setiap anggota

organisasi dengan menanamkan pemahaman bahwa kesuksesan

individu merupakan hal penting bagi rekan kerja.

g. Membiasakan untuk mengutamakan saling bekerja sama dalam

melaksanakan pekerjaan sehari-hari.

h. Menyediakan training untuk para pegawai sesuai dengan

keperluan dan kebutuhannya.

i. Perusahaan mendukung karyawan yang melanjutkan studinya

dalam rangka meningkatkan kemampuan individu.

j. Memberikan pelatihan yang dapat dirasakan manfaatnya oleh

karyawan dan sesuai kebutuhan.

k. Melakukan proses transfer knowledge sebelum pergi

meninggalkan perusahaan terutama bagi karyawan yang

memiliki keahlian dan kemampuan khusus.

l. Membiasakan untuk melakukan presentasi dan mengajarkan

keahlian yang dimiliki kepada orang lain.


73


m. Membuat prosedur proses yang efisien dalam klasifikasi dan

penyimpanan pengetahuan.

7.2 Saran

Berdasarkan hasil analisis dalam penelitian ini, peneliti dapat memberikan saran-

saran sebagai berikut:

1. Dengan hasil penelitian diharapkan PT. XYZ dapat menjalankan

langkah-langkah yang direkomendasikan sehingga dapat

meningkatkan performa organisasi pada seluruh aspek..

2. Diharapkan individu pada PT. XYZ semakin yakin tentang pentingnya

knowledge management bagi dirinya dan organisasi.

3. Diharapkan adanya komitmen manajemen PT. XYZ untuk pelaksanaan

knowledge management terutama dengan melihat kontribusi yang akan

diperoleh bagi organisasi.


74

DAFTAR PUSTAKA

Awad, E.M., Ghaziri, H. (2003). “Knowledge Management”. NJ: Prentice – Hall,

Inc.

Al-alawi, A.I., Al-Marzooki, N.Y., Mohammed, Y.F. (2007). “Organizational

culture and knowledge sharing: critical success factors”. Journal of Knowledge

Management, Volume 11, pp22-42.

Ambrosio, J., 2000. “Knowledge Management Mistakes”. Diakses pada tanggal

15 Oktober 2013 dari http://www.computerworld.com/s/article/46693/

Knowledge_Management_Mistakes

Becerra – Fernandez, Irma, Gonzales, Avelino dan Sabherwal, Rajiv. (2004)

.“Knowledge Management: Challenges, Solution and Technologies”. New Jersey :

Pearson Prentice Hall.

Davenport, T.H., Volpel, S.C., 2001. The rise of knowledge towards attention

management. Journal of Knowledge Management

Febyatmoko, G.S., 2013. “Pengukuran tingkat kematangan penerapan knowledge

management : Studi Kasus PT. XYZ”. Program Studi Magister Teknologi

Informasi. Universitas Indonesia.

Gartner, IT Glossary. Diakses pada 1 Oktober 2013 dari

http://www.gartner.com/it-glossary/km-knowledge-management/

Holt, D.T., Bartczak, S.E. (2007). “The development of an instrument to measure

readiness for knowledge management”. Palgrave: Knowledge Management

Research & Practice 5, pp75–92.


75

Holt, D.T., Bartczak, S.E., Clark, S.W., Trent, .M.R., 2004. “The Development of

an Instrument to Measure Readiness for Knowledge Management”. Knowledge

Management Research & Practice.

Koudsi, S., 2000. “Actually, It Is Like Brain Surgery Bruce Strong dreamed up

fancy technology to help employees share ideas. Then came the tough part:

persuading them to use the stuff”. Diakses pada tanggal 01 Des 2013 dari

http://money.cnn.com/magazines/fortune/fortune_archive/2000/03/20/276369/

Ling, C.N.T, 2011. “Knowledge Management Acceptance: Success Factors

Amongst Small and Medium-Size Enterprises”. American Journal of Economics

and Business Administration.

Mamaghani, N.D., Samizadeh, R., Saghafi, F. (2011). “Evaluating the readiness

of Iranian Research Centers in Knowledge Management”. American Journal of

Economics and Business Administration, Volume 3, pp203-212.

Moffet, R. McAdam, R., Parkinson, S., 2002. “Developing a model for

technology and cultural factors in knowledge management: a factor analysis”.

John Wiley & Sons, Ltd

Mulyono, S., 2011. “Analisis Pengukuran Tingkat Kesiapan Implementasi

Knowledge Management (KM Readiness) pada Medco Foundation”. Program

Studi Magister Teknologi Informasi. Universitas Indonesia.

Nonaka, I., 1994. “A dynamic theory of organizational knowledge creation”.

Organization Science.

Ogiwara, N., Young, R., Taliyason, S., Bunyagid, B. (2010). “Practical

Knowledge Management Guide For SME Owners and Manager”. Asian

Productivity Organization.

Rao, M., 2005. "Knowledge Management Tools and Techniques”. Elsevier

Butterworth-Heinemann. Oxford. UK.


76

Septi, A., 2013. “Kajian pengukuran tingkat kesiapan Knowledge Management

(KM) pada Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri”. Program Studi Magister

Teknologi Informasi. Universitas Indonesia.

Siemieniuch, C.E.;Sinclair, M.A., 2004. “A Framework for organizational

readiness for knowledge management”. International Journal of Operations &

Production Management. Proquest.

Tiwana, Amrit. (2000). “The Knowledge Management Toolkit : Orchestrating IT,

Strategy and Knowledge Platform”. NJ :Prentice – Hall, Inc.

Toloie, A.E, Yusefand, A.A, 2011. “Identifying and Prioritizing Critical Success

Factors (CSFs) in Practicing Knowledge Management in Small and Medium

Firms using Decision Making Techniques”. European Journal of Economics,

Finance and Administrative Sciences.

Turban, E., Sharda, R., Delen, D. (2007). “Decision Support and Business

Intelligence System”. NJ: Pearson.

Valmohammadi, C., 2010. “Identification and prioritization of critical success

factors of knowledge management in Iranian SMEs: An experts’ view”. African

Journal of Business Management.

Weiss, D.S. (2007). “The Impact of Event Scale: Revised”. In J.P. Wilson.

Wiig, K., 1999. “Introducing knowledge management into the enterprise. In

knowledge management handbook”. CRC Press.

Wong, K.Y., 2005. “Critical success factors for implementing knowledge

management in small and medium enterprises”. Industrial Management & Data

System. Emerald Group Publishing Ltd.


77

Lampiran 1 : Pemetaan KMCSF


78

Lampiran 2 : Rancangan Kuesioner

KUESIONER

Pengukuran tingkat kesiapan Implementasi Knowledge Management

Selamat siang Bapak/ Ibu,

Pengelolaan pengetahuan dapat membantu kita dalam proses

menyelesaikan pekerjaan, selain itu dapat juga mempermudah dalam pencarian

informasi, transfer, dan penerapan pengetahuan. Anda telah dipilih untuk mengisi

kuesioner ini. Partisipasi aktif anda sangat membantu untuk perbaikan

pengelolaan pengetahuan di dalam perusahaan ke depan.

Akhirnya, saya sampaikan ucapan terima kasih atas kesediaan waktu dan

partisipasi yang diberikan.

Terima kasih,

Nugroho

APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT? “Proses melakukan aktivitas yang berkaitan dengan menemukan (discovering),

menangkap (capturing), membagikan (sharing), dan mengaplikasikan (applying)

pengetahuan untuk meningkatkan implikasi dari knowledge bagi suatu

pencapaian goal dari suatu unit organisasi” (Fernandez, 2004)

PETUNJUK PENGISIAN

Tidak ada jawaban yang benar atau salah. Tentukan skala dari masing-

masing pernyataan yang menurut anda paling tepat.

Jawaban dari tiap pertanyaan terdiri dari dua kolom, yaitu : Effectivenes

(kondisi efektifitas praktik saat ini) dan Important(tingkat seberapa penting

pernyataan bagi keberhasilan masa depan organisasi).

Beri tanda Check salah satu skala dari kolom important dan Effectiveness :


79

Nama :…………………………………… Jenis Kelamin : Pria/Wanita

Masa kerja :……………(bulan)………………(tahun) Pendidikan terakhir : (SLTA/D3/Sarjana/P. Sarjana/Lainnya……….)

No

STRATEGY

IMPORTANT EFFECTIVENESS

Penting bagi keberhasilan masa depan perusahaan Efektifitas praktik saat ini

Sangat penting

Cukup penting Penting Kurang

penting Tidak

penting Sangat efektif

Cukup efektif Efektif Kurang

efektif Tidak efektif

SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

1 Saya mengerti betapa pentingnya pengetahuan dalam melaksanakan pekerjaan

2 Ada inisiatif dari semua individu untuk menerapkan Knowledge Management

3 Organisasi memiliki strategi dalam penerapan Knowledge Management


80

4 Ada perencanaan penerapan Knowledge Management yang terintegrasi dengan proses tiap unit di organisasi

5 Organisasi sudah merumuskan perencanaan strategis untuk penciptaan pengetahuan dan berbagi pengetahuan

6 Sudah ditentukan peran dan tanggung jawab serta anggaran untuk implementasi KM

7 Organisasi membutuhkan suatu sistem untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki

8 Ada pengukuran secara berkala dari pengelolaan pengetahuan yang ada

9 Menciptakan pengetahuan dan berbagi pengetahuan sudah menjadi salah satu aspek penilaian kinerja karyawan

10 Manajemen mendukung dan melakukan tindakan nyata dalam kegiatan knowledge management

11 Manajemen mendukung karyawan agar aktif mengeluarkan ide


81

No

ORGANIZATION



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

12 Karyawan dapat dengan mudah menghubungi manajemen dan pimpinan

13 Dengan struktur organisasi yang dimiliki, pegawai dimungkinkan untuk turut berperan serta dalam penetapan tujuan bersama

14 Ada team yang bertugas mendukung penerapan knowledge management

15 Ketika terjadi kesalahan yang saya lakukan, saya menganggap itu sebagai pembelajaran

16 Jika terjadi kegagalan, ada upaya dari perusahaan untuk mendorong adanya


82

analisis dan melakukan perbaikan

17 Perusahaan secara aktif mengadakan pelatihan secara berkala

18 Perusahaan mendorong karyawan untuk menghadiri seminar atau pengembangan diri informal

19 Perusahaan menyelenggarakan program-program untuk perkumpulan karyawan

20 Perusahaan menyediakan tempat yang kondusif untuk bertukar informasi antar karyawan

21 Karyawan tahu siapa yang harus ditemui untuk setiap informasi yang dibutuhkan


83

No

CULTURE



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

22 Setiap individu terbiasa membuat dokumentasi informasi dan berbagi ide

23 Suasana kerja di perusahaan memungkinkan untuk mengekspresikan ide

24 Setiap orang di dalam perusahaan dapat bekerja dengan caranya masing-masing yang nyaman bagi mereka

25 Mencari best practices adalah proses standar yang sudah umum di perusahaan

26 Kesuksesan saya merupakan hal penting bagi rekan kerja


84

27 Setiap karyawan menggunakan bahasa yang mudah dipahami dalam berkomunikasi sehingga minim misinterpretasi

28 Bekerja sama sering dilakukan dan diutamakan dalam pekerjaan sehari-hari

29 Setiap individu bersedia memberikan saran dan bantuan kepada orang lain

30 Setiap orang berpartisipasi untuk berbagi pengetahuan mengenai best practices

31 Saya bersedia untuk mengumpulkan informasi dan pengalaman karyawan lain di dalam perusahaan

No

TECHNOLOGY



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0


85

32 Dalam pembahasan inisiatif pengadaan TI baru, teknologi yang sesuai dengan kebutuhan berbagi pengetahuan termasuk dalam agenda

33 Sudah terbiasa menggunakan email dalam berkomunikasi dan berbagi pengetahuan

34 Ada pemeriksaan secara berkala untuk memastikan bahwa TI yang dimiliki saat ini mendukung kebutuhan pengetahuan perusahaan

35 Perusahaan menyediakan fasilitas TI yang mendukung pekerjaan dalam hal melakukan simulasi dan prediksi

36 TI menyediakan tempat penyimpanan pengetahuan yang berharga

37 TI mendukung kebutuhan pencarian informasi yang diperlukan dan berbagi pengetahuan secara mudah

38 Penggunaan internet dan intranet sangat mendukung dalam aktivitas belajar, pendidikan, dan pelatihan


86

39 Perusahaan menyediakan fasilitas TI yang mendukung pekerjaan yang bersifat kolaboratif yang tidak dibatasi oleh jarak dan waktu

40 Perusahaan menyediakan fasilitas TI yang mendukung komunikasi antar karyawan

41 TI memungkinkan bahwa informasi yang tepat tersedia untuk orang yang tepat di saat yang tepat

No MOTIVATION IMPORTANT EFFECTIVENESS


87


Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

42 Perilaku baik dalam penerapan KM tercatat dan dimonitor ke dalam sistem

43 Ada penghargaan dari perusahaan bagi karyawan yang secara aktif berbagi pengetahuan

44 Ada promosi peningkatan karir bagi karyawan yang aktif berbagi ide dan pengetahuan

45 Ada keyakinan kuat bahwa hanya dengan berbagi ide kita semua bisa melakukan pekerjaan dengan lebih baik

46 Menyimpan pengetahuannya sendiri yang menjadi rahasia tentang cara terbaik dalam melakukan sesuatu adalah hal yang tidak baik


88

47 Ada dorongan untuk saling mengingatkan berbagi pengetahuan

48 Ada dorongan untuk mencari pengetahuan dari para ahli atau pakar

No

PROCESS



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

49 Perusahaan menyediakan training untuk para pegawai sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya

50 Perusahaan mendukung karyawan yang melanjutkan studinya dalam rangka meningkatkan kemampuan individu

51 Pelatihan yang selama ini didapat sudah sesuai dengan kebutuhan saya


89

52 Penting bagi karyawan yang memiliki keahlian dan kemampuan khusus untuk mentransfer segala kemampuan dan keahlian sebelum pergi meninggalkan perusahaan

53 Tidak mengalami kesulitan untuk melakukan presentasi dan mengajarkan keahlian yang saya miliki kepada orang lain

54 Tidak mengalami kesulitan untuk mengajarkan kemampuan saya kepada orang lain

55 Mudah menemukan dokumentasi pengetahuan dan pengalaman

56 Ada proses yang efisien dalam klasifikasi dan penyimpanan pengetahuan

57 Mengaplikasikan best practice dari pengetahuan yang tersimpan pada produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan

58 Memiliki komunikasi yang efektif antar karyawan


90

No

HUMAN RESOURCE



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

59 Perusahaan merekrut karyawan yang memiliki kemampuan dan keahlian yang mampu menutupi kekurangan pengetahuan perusahaan

60 Perusahaan merekrut karyawan yang memiliki orientasi positif terhadap pengetahuan

61 Adanya aktivitas pengembangan pengetahuan karyawan secara profesional

62 Adanya kesempatan peningkatan karir di dalam perusahaan

63 Perusahaan menyediakan lingkungan yang menyenangkan sehingga karyawan merasa betah untuk bertahan


91

64 Perusahaan memiliki karyawan dengan jenjang akademis yang proporsional dan merata

65 Pegawai yang memiliki skill dan kemampuan khusus yang dibutuhkan perusahaan jumlahnya mencukupi


92

Lampiran 3 : Uji Validitas - Important


93

Lampiran 3 : Uji Validitas - Important (lanjutan)


94

Lampiran 3 : Uji Validitas - Important (lanjutan)


95

Lampiran 4 : Uji Validitas - Effectiveness


96

Lampiran 4 : Uji Validitas- Effectiveness (lanjutan)


97

Lampiran 4 : Uji Validitas - Effectiveness (lanjutan)


98

Lampiran 5 : Hasil Uji Validitas - Important dan Effectiveness

r tabel < r hitung (0.707) Item Drop

Item Importance Item Effectiveness

No Item

1 1 1

5 2 5

9 3 9

11 4 11

15 5 15

25 6 25

27 7 27

29 8 29

35 9 35

42 10 42

47 11 47

64 12 64

65 65 13 65


99

Lampiran 6 : Uji Reliabilitas Important


100

Lampiran 7 : Uji Reliabilitas Effectiveness


101

Lampiran 8 : Kuesioner KM Readiness PT. XYZ

KUESIONER

Pengukuran tingkat kesiapan Implementasi Knowledge Management

Selamat siang Bapak/ Ibu,

Pengelolaan pengetahuan dapat membantu kita dalam proses menyelesaikan

pekerjaan, selain itu dapat juga mempermudah dalam pencarian informasi,

transfer, dan penerapan pengetahuan. Anda telah dipilih untuk mengisi kuesioner

ini. Partisipasi aktif anda sangat membantu untuk perbaikan pengelolaan

pengetahuan di dalam perusahaan ke depan.

Akhirnya, saya sampaikan ucapan terima kasih atas kesediaan waktu dan

partisipasi yang diberikan.

Terima kasih,

Nugroho

APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT? “Proses melakukan aktivitas yang berkaitan dengan menemukan (discovering),

menangkap (capturing), membagikan (sharing), dan mengaplikasikan (applying)

pengetahuan untuk meningkatkan implikasi dari knowledge bagi suatu

pencapaian goal dari suatu unit organisasi” (Fernandez, 2004)

PETUNJUK PENGISIAN

Tidak ada jawaban yang benar atau salah. Tentukan skala dari masing-

masing pernyataan yang menurut anda paling tepat.

Jawaban dari tiap pertanyaan terdiri dari dua kolom, yaitu : Effectiveness

(kondisi efektifitas praktik saat ini) dan Important(tingkat seberapa penting

pernyataan bagi keberhasilan masa depan organisasi).

Beri tanda Check salah satu skala dari kolom important dan Effectiveness :


102

Nama :…………………………………… Jenis Kelamin : Pria/Wanita

Masa kerja :……………(bulan)………………(tahun) Pendidikan terakhir : (SLTA/D3/Sarjana/P. Sarjana/Lainnya……….)

No

STRATEGY



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

1 Ada inisiatif dari semua individu untuk menerapkan Knowledge Management

2 Organisasi memiliki strategi dalam penerapan Knowledge Management

3 Ada perencanaan penerapan Knowledge Management yang terintegrasi dengan proses tiap unit di organisasi


103

4 Sudah ditentukan peran dan tanggung jawab serta anggaran untuk implementasi KM

5 Organisasi membutuhkan suatu sistem untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki

6 Ada pengukuran secara berkala dari pengelolaan pengetahuan yang ada

7 Manajemen mendukung dan melakukan tindakan nyata dalam kegiatan knowledge management


104

No

ORGANIZATION



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

8 Karyawan dapat dengan mudah menghubungi manajemen dan pimpinan

9 Dengan struktur organisasi yang dimiliki, pegawai dimungkinkan untuk turut berperan serta dalam penetapan tujuan bersama

10 Ada team yang bertugas mendukung penerapan knowledge management

11 Jika terjadi kegagalan, ada upaya dari perusahaan untuk mendorong adanya analisis dan melakukan perbaikan

12 Perusahaan secara aktif mengadakan pelatihan secara berkala


105

13 Perusahaan mendorong karyawan untuk menghadiri seminar atau pengembangan diri informal

14 Perusahaan menyelenggarakan program-program untuk perkumpulan karyawan

15 Perusahaan menyediakan tempat yang kondusif untuk bertukar informasi antar karyawan

16 Karyawan tahu siapa yang harus ditemui untuk setiap informasi yang dibutuhkan

No

CULTURE



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

17 Setiap individu terbiasa membuat dokumentasi informasi dan berbagi ide


106

18 Suasana kerja di perusahaan memungkinkan untuk mengekspresikan ide

19 Setiap orang dalam dalam perusahaan dapat bekerja dengan caranya masing-masing yang nyaman bagi mereka

20 Kesuksesan saya merupakan hal penting bagi rekan kerja

21 Bekerja sama sering dilakukan dan diutamakan dalam pekerjaan sehari-hari

22 Setiap orang berpartisipasi untuk berbagi pengetahuan mengenai best practices

23 Saya bersedia untuk mengumpulkan informasi dan pengalaman karyawan lain di dalam perusahaan

‘


107

No

TECHNOLOGY



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

24 Dalam pembahasan inisiatif pengadaan TI baru, teknologi yang sesuai dengan kebutuhan berbagi pengetahuan termasuk dalam agenda

25 Sudah terbiasa menggunakan email dalam berkomunikasi dan berbagi pengetahuan

26 Ada pemeriksaan secara berkala untuk memastikan bahwa TI yang dimiliki saat ini mendukung kebutuhan pengetahuan perusahaan

27 TI menyediakan tempat penyimpanan pengetahuan yang berharga

28 TI mendukung kebutuhan pencarian informasi yang diperlukan dan berbagi


108

pengetahuan secara mudah

29 Penggunaan internet dan intranet sangat mendukung dalam aktivitas belajar, pendidikan, dan pelatihan

30 Perusahaan menyediakan fasilitas TI yang mendukung pekerjaan yang bersifat kolaboratif yang tidak dibatasi oleh jarak dan waktu

31 Perusahaan menyediakan fasilitas TI yang mendukung komunikasi antar karyawan

32 TI memungkinkan bahwa informasi yang tepat tersedia untuk orang yang tepat di saat yang tepat


109

No

MOTIVATION



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

33 Ada penghargaan dari perusahaan bagi karyawan yang secara aktif berbagi pengetahuan

34 Ada promosi peningkatan karir bagi karyawan yang aktif berbagi ide dan pengetahuan

35 Ada keyakinan kuat bahwa hanya dengan berbagi ide kita semua bisa melakukan pekerjaan dengan lebih baik

36 Menyimpan pengetahuannya sendiri yang menjadi rahasia tentang cara terbaik dalam melakukan sesuatu adalah hal yang tidak baik


110

37 Ada dorongan untuk mencari pengetahuan dari para ahli atau pakar

No

PROCESS



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

38 Perusahaan menyediakan training untuk para pegawai sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya

39 Perusahaan mendukung karyawan yang melanjutkan studinya dalam rangka meningkatkan kemampuan individu


111

40 Pelatihan yang selama ini didapat sudah sesuai dengan kebutuhan saya

41 Penting bagi karyawan yang memiliki keahlian dan kemampuan khusus untuk mentransfer segala kemampuan dan keahlian sebelum pergi meninggalkan perusahaan

42 Tidak mengalami kesulitan untuk melakukan presentasi dan mengajarkan keahlian yang saya miliki kepada orang lain

43 Tidak mengalami kesulitan untuk mengajarkan kemampuan saya kepada orang lain

44 Mudah menemukan dokumentasi pengetahuan dan pengalaman

45 Ada proses yang efisien dalam klasifikasi dan penyimpanan pengetahuan

46 Mengaplikasikan best practice dari pengetahuan yang tersimpan pada produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan

47 Memiliki komunikasi yang efektif antar


112

karyawan

No

HUMAN RESOURCE



Sangat penting


penting Tidak




SKOR 4 3 2 1 0 4 3 2 1 0

48 Perusahaan merekrut karyawan yang memiliki kemampuan dan keahlian yang mampu menutupi kekurangan pengetahuan perusahaan

49 Perusahaan merekrut karyawan yang memiliki orientasi positif terhadap pengetahuan

50 Adanya aktivitas pengembangan pengetahuan karyawan secara profesional

51 Adanya kesempatan peningkatan karir di


113

dalam perusahaan

52 Perusahaan menyediakan lingkungan yang menyenangkan sehingga karyawan merasa betah untuk bertahan


114

Lampiran 9 : Tabulasi Important


115

Lampiran 5 : Tabulasi Important (lanjutan)


116

Lampiran 10 : Tabulasi Effectiveness


117

Lampiran 6 : Tabulasi Effectiveness (lanjutan)


Lampiran 11 : Analisis Gap

Gap Analisis

No Aspek No Item Item

IMPORTANCE EFFECTIVENESS Gap

Rata-rata Item

Rata-rata Total

Rata-rata Item

Rata-rata

Total Item Total

1 Strategy 3.28 1.99 1.29

1 Ada inisiatif dari semua individu untuk menerapkan Knowledge Management 3.08 1.94 1.13

2 Organisasi memiliki strategi dalam penerapan Knowledge Management 3.17 1.94 1.23

3 Ada perencanaan penerapan Knowledge Management yang terintegrasi dengan proses tiap unit di organisasi 3.50 2.21 1.29

4 Sudah ditentukan peran dan tanggung jawab serta anggaran untuk implementasi KM 3.13 1.85 1.29

5 Organisasi membutuhkan suatu sistem untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki 3.62 1.96 1.65

6 Ada pengukuran secara berkala dari pengelolaan 3.42 2.06 1.37


pengetahuan yang ada

7 Manajemen mendukung dan melakukan tindakan nyata dalam kegiatan knowledge management 3.06 2.00 1.06



Rata-rata Item

Rata-rata Total

Rata-rata Item

Rata-rata

Total Item Total

2 Organization 3.29 2.66 0.63

8 Karyawan dapat dengan mudah menghubungi manajemen dan pimpinan 3.08 2.67 0.40

9 Dengan struktur organisasi saat ini, pegawai dimungkinkan untuk turut berperan serta dalam penetapan tujuan bersama 3.17 2.65 0.52

10 Ada team yang bertugas mendukung penerapan knowledge management 3.50 2.62 0.88

11 Jika terjadi kegagalan, ada upaya dari perusahaan untuk menganalisa dan melakukan perbaikan 3.13 2.46 0.67

12 Perusahaan secara aktif mengadakan pelatihan secara berkala 3.62 2.40 1.21


13 Perusahaan mendorong karyawan untuk menghadiri seminar atau pengembangan diri informal 3.42 2.50 0.92

14 Perusahaan menyelenggarakan program-program untuk perkumpulan karyawan 3.33 2.85 0.48

15 Perusahaan menyediakan tempat yang kondusif untuk bertukar informasi antar karyawan 3.06 2.81 0.25

16 Karyawan tahu siapa yang harus ditemui untuk setiap informasi yang dibutuhkan 3.33 3.00 0.33



Rata-rata Item

Rata-rata Total

Rata-rata Item

Rata-rata

Total Item Total

3 Culture 3.24 1.98 1.26

17 Setiap individu terbiasa membuat dokumentasi informasi dan berbagi ide 3.08 2.02 1.06

18 Suasana kerja di perusahaan memungkinkan untuk mengekspresikan ide 3.17 1.87 1.31

19 Setiap orang dalam perusahaan dapat bekerja dengan caranya masing-masing yang nyaman bagi 3.50 2.19 1.31


mereka

20 Kesuksesan saya merupakan hal penting bagi rekan kerja 3.13 1.79 1.35

21 Bekerja sama sering dilakukan dan diutamakan dalam pekerjaan sehari-hari 3.42 1.98 1.44

22 Setiap orang berpartisipasi untuk berbagi pengetahuan mengenai best practices 3.06 2.00 1.06

23 Saya bersedia untuk mengumpulkan informasi dan pengalaman karyawan lain didalam perusahaan 3.33 2.02 1.31



Rata-rata Item

Rata-rata Total

Rata-rata Item

Rata-rata

Total Item Total

4 Technology 3.31 2.53 0.78

24 Dalam pembahasan inisiatif pengadaan TI baru, teknologi yang sesuai dengan kebutuhan berbagi pengetahuan termasuk dalam agenda 3.08 2.81 0.27

25 Sudah terbiasa menggunakan email dalam 3.50 2.65 0.85


berkomunikasi dan berbagi pengetahuan

26 Ada pemeriksaan secara berkala untuk memastikan bahwa TI yang dimiliki saat ini mendukung kebutuhan pengetahuan perusahaan 3.29 2.42 0.87

27 TI menyediakan tempat penyimpanan pengetahuan yang berharga 3.13 2.31 0.83

28 TI mendukung kebutuhan pencarian informasi yang diperlukan dan berbagi pengetahuan secara mudah 3.62 2.25 1.37

29 Penggunaan internet dan intranet sangat mendukung dalam aktivitas belajar, pendidikan, dan pelatihan 3.42 2.35 1.08

30 Perusahaan menyediakan fasilitas TI yang mendukung pekerjaan yang bersifat kolaboratif tanpa menghiraukan tempat dan waktu 3.33 2.67 0.65

31 Perusahaan menyediakan fasilitas TI yang mendukung komunikasi antar karyawan 3.06 2.71 0.35

32 TI memungkinkan bahwa informasi yang tepat tersedia untuk orang yang tepat di saat yang tepat 3.33 2.56 0.77



Rata- Rata- Rata- Rata- Item Total


rata Item

rata Total

rata Item

rata Total

5 Motivation 3.30 2.43 0.87

33 Ada penghargaan dari perusahaan bagi karyawan yang secara aktif berbagi pengetahuan 3.17 2.54 0.63

34 Ada promosi peningkatan karir bagi karyawan yang aktif berbagi ide dan pengetahuan 3.50 2.42 1.08

35 Ada keyakinan kuat bahwa hanya dengan berbagi ide kita semua bisa melakukan dengan lebih baik 3.29 2.56 0.73

36 Menyimpan pengetahuannya sendiri yang menjadi rahasia tentang cara terbaik dalam melakukan sesuatu adalah hal yang tidak baik 3.13 2.31 0.83

37 Ada dorongan untuk mencari pengetahuan dari para ahli atau pakar 3.42 2.35 1.08




Rata-rata Item

Rata-rata Total

Rata-rata Item

Rata-rata

Total Item Total

6 Process 3.29 1.97 1.32

38 Perusahaan menyediakan training untuk para pegawai sesuai dengan keperluan dan kebutuhannya 3.33 1.67 1.65

39 Perusahaan mendukung karyawan yang melanjutkan studinya dalam rangka meningkatkan kemampuan individu 3.06 1.96 1.10

40 Pelatihan yang selama ini didapat sudah sesuai dengan kebutuhan saya 3.33 1.94 1.38

41

Penting bagi karyawan yang memiliki keahlian dan kemampuan khusus untuk mentransfer segala kemampuan dan keahlian sebelum pergi meninggalkan perusahaan 3.08 1.92 1.15

42 Tidak mengalami kesulitan untuk melakukan presentasi dan mengajarkan keahlian yang saya miliki kepada orang lain 3.17 1.73 1.44

43 Tidak mengalami kesulitan untuk mengajarkan kemampuan saya kepada orang lain 3.50 2.21 1.29


44 Mudah menemukan dokumentasi pengetahuan dan pengalaman 3.29 2.19 1.10

45 Ada proses yang efisien dalam klasifikasi dan penyimpanan pengetahuan 3.13 1.90 1.23

46 Mengaplikasikan best practice dari pengetahuan yang tersimpan pada produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan 3.62 2.08 1.54

47 Memiliki komunikasi yang efektif antar karyawan 3.42 2.12 1.31



Rata-rata Item

Rata-rata Total

Rata-rata Item

Rata-rata

Total Item Total

7 Human Resources

3.19 2.60 0.59

48 Perusahaan merekrut karyawan yang memiliki kemampuan dan keahlian yang mampu menutupi 3.33 2.67 0.65


kekurangan pengetahuan perusahaan

49 Perusahaan merekrut karyawan yang memiliki orientasi positif terhadap pengetahuan 3.06 2.71 0.35

50 Adanya aktivitas pengembangan pengetahuan karyawan secara profesional 3.33 2.56 0.77

51 Adanya kesempatan peningkatan karier di dalam perusahaan 3.08 2.54 0.54

52 Perusahaan menyediakan lingkungan yang menyenangkan sehingga karyawan merasa betah untuk bertahan 3.17 2.54 0.63

Rata-rata 3.27 2.31 0.96


UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS PENGUKURAN...

Documents

Transcript of UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS PENGUKURAN...