Umpan Balik

Manajemen Kinerja, Manajemen, 2 sks

POKOK BAHASAN U

mpa

nB

alik Pengertian dan penerapan Umpan Balik

360 derajatKriteria dan keberhasilan Umpan Balik

360 derajatKelebihan dan kelemahan Umpan Balik

360 derajat

Pengertian

l Definisi umpan balik adalah: informasi tentang perilaku masa lalu, disampaikan pada saat ini dan dimungkinkan memengaruhi perilaku pada waktu yang akan datang.

l Penanggung jawab umpan balik adalah manajer dan pekerja, karena keduanya mendapat manfaat dari komunikasi yang jelas dan sedang berlangsung (Schwartz,1999)

l Umpan balik pada dasarnya adalah informasi tentang proses pelaksanaan kinerja individu, kelompok atau organisasi dalam rangka pencapaian tujuan

l Menjadi evaluasi tingkat individu dan kelompok dalam mengerjakan tugas

l Contoh Data umpan balik Objektif : jumlah barang terjual, jumlah hari mangkir, proyek terselesaikan, pelanggan terpuaskan, kualitas barang ditolak.

l Contoh data umpan balik subjektif : “Pekerjaan anda jelek”, “anda telalu malas” atau “kami benar-benar menghargai kerja keras anda”

Tingkat Organisasil Umpan balik tingkat organisasi berkenaan dengan

monitoring apakah terjadi deviasi antara rencanadengan pelaksanaan dan memprediksi pencapaiantujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

Tingkat Individu dan Kelompokl Dimaksudkan untuk mengetahui seberapa jauh

kemampuan individu dan kelompok tersebut dalammenyelesaikan tugasnya.

l Apabila kinerjanya ternyata di bawah standar yang telah ditentukan, maka dapat dilakukan koreksiterhadap perilaku pekerja dengan meningkatkankemampuan melalui pelatihan.

Fungsi Umpan Balik

l Fungsi Instruksional: apabila mengklarifikasi atau memperjelas peran/perilaku baru. Contoh: manajer yang menegur bawahan karena tidak mampu memenuhi targetnya, dan selanjutnya memberi petunjuk tentang bagaimana memperbaiki kinerja bawahan.

l Fungsi Motivasional/memotivasi: apabila digunakan sebagai alat pemberian penghargaan (reward) atau menjanjikan reward

7

Stimulus Orang

Variabel :-Fisiologis-Lingkungan-Psikologis

-Frustrasi-Konflik-Kegelisahan

Model PerilakuTujuanPerilaku

Metode penilaian umpan balik 360 derajat:− Meliputi masukan evaluasi dari banyak

level dalam perusahaan sebagaimana pula dari sumber-sumber eksternal.

− Dalam metode ini, orang-orang di sekitarkaryawan yang dinilai bisa memberikannilai, termasuk manajer senior, karyawanitu sendiri, atasan, bawahan, anggota tim, dan pelanggan internal atau eksternal.

Sumber Umpan Balik

l Rekan sekerjal Penyelia (supervisor)l Bawahanl Pelangganl Pemasok

Penerima Umpan Balikl Terdapat 3 Aspek dari penerima

umpan balik: Aspek karakteristik individu, Aspek persepsi dan Aspek evaluasi kognitif

l Agar menjadi efektif, setiap penerima umpan balik harus mengetahui rintangan yang dihadapi agar dapat menentukan arah yang tepat

Mencakup aspek,

1. Karakteristik penerima2. Persepsi penerima3. Evaluasi kognitif penerima

1. Karakteristik Penerimal Self-esteem/harga diri : penilaian individu terhadap hasil yang

dicapai dengan menganalisa seberapa jauh prilaku memenuhi ideal dirinya

l Self-aficacy : suatu perasaan yang timbul yaitu dirinya mampu menyelesaikan tugasnya

Karakteristik tersebut di atas dapat membantu atau merintangi kesiapan seseorang menerima umpan balik.

ü Jika kedua karakteristik rendah : tidak secara aktif mencari umpan balik dan akan cenderung mengkonfirmasi masalahnya

ü Jika kedua karakterisrik tinggi : respon yang lebih baik terhadap umpan balik

§ Menyangkut kebutuhan dan tujuan à keterbukaan

2. Presepsi Penerima

l Umpan balik dapat memberikan tanda positif atau negative

l Umpan balik tanda positif lebih akurat daripada umpan balik negative

l Umpan balik negative dapat berdampak posif dengan menjadi termotivasi untuk melakukan dengan lebih baik dibandingkan umpan balik positif

3. Evaluasi Kongnitif Penerima

l Atas penerimaan umpan balik, orang secara kongnitif (kegiatan mental : pengetahuan, pemahaman, penerapan, analisis, sintesis dan evaluasi) mengevaluasi factor seperti : akurasinya, kredibilitas sumber, kejujuran system, harapan atas reward kinerja dan standart yang masuk akal

Hasil Perilaku Umpan Balikl Umpan balik berhubungan erat dengan proses

penetapan tujuan, menyangkut hasil prilaku yang sama, yaitu : arah, usaha san ketekunan.

l Kemungkinan hasil dari umpan balik adalah resistensi

l Perlu dilakukan sosialisasi sebelumnya agar penerima umpan balik tidak berprilaku negative apabila umpan balik yang diterima kurang menyenangkan

UMPAN BALIK NONTRADISIONALl Umpan balik tradisional bersifat top-downl Akhir-akhir ini berkembang pendekatan nontradisional: tidak

hanya top-down. Namun, adanya beberpa sumber umpan balik

Beberapa umpan balik nontradisional antara lain:l Upward feedback/umpan balik ke atas (Kreitner dan Kinicki);l 360-degree feedback/umpan balik 360 derajat (Greenberg

dan Baron);l Terdapat 4 pendekatan umpan balik: 360-degree feedback,

bidirectional evaluation,effectiveness enhancement systems; dan using your head no system. Bukan hanya dari pimpinan tertinggi, tapi juga dari atasan langsung, bawahan, rekan kerja dan orang luar (pelanggan)

6 alasan umpan balik nontradisionall Sistem penilaian kinerja tradisional menciptakan

ketidakpuasan yang sangat luas di kalangan pekerja;l Struktur organisasi berbasis tim menggantikan struktur

hierarki tradisional;l Sistem penilai jamak dinilai membuat umpan balik lebih

sah (valid);l Teknologi jaringan komputer memfasilitasi sistem penilai

jamak;l Umpan balik dari bawah ke atas berhubungan baik dengan

kecenderungan manajemen partisipatif dan pemberdayaan pekerja;

l Rekan kerja dan bawahan dinyatakan mengetahui lebih banyak tentang kekuatan dan keterbatasan manajer daripada pemimpin tertinggi.

Implementasi umpan balik 360 derajat

l Mengandalkan evaluasi yang jujurl Agar proses umpan balik tidak menjadi seperti

kontes popularitas maka diperlukan pribadi penilai yang obyektif dan berpikiran selalu positif

l Karyawan perlu mengetahui bagaimana bekerjanya proses umpan balik 360 derajat, dalam hal ini karyawan turut melakukan evaluasi atasannya langsung

Kreitner dan Kinicki (2001)Umpan balik yang baik antara lain:l Menghubungkan umpan balik pada tujuan

kinerja yang ada dan harapan yang jelas;l Memberikan umpan balik secara spesifik;l Menghubungkan umpan balik pada bidang

yang menjadi hasil utama;l Memberikan umpan balik sesegera mungkin;l Memberikan umpan balik positif untuk

perbaikan proses kinerja, informasi akurat dan kredibel

MonitoringUntuk monitoring umpan balik

(Schwartz,1999)l Menggunakan kalender;l Brown bag lunch; seminggu sekali lakukan

makan siang bersama l Umpan balik setiap hari; harus tulus dan

tidak memaksal Sikap vokal terhadap pekerjaan baik;

memberikan pujian di depan umum

Penyebab kegagalan/Kesalahanl Umpan balik digunakan untuk menghukum,

menjatuhkan karyawan;l Penerima umpan balik merasa tidak relevan

dengan pekerjaannya;l Informasi umpan balik diterima lambat;l Keluhan pekerja karena harus mengumpulkan dan

mencatat data umpan balik;l Informasi umpan balik terlalu kompleks dan sulit

dipahami.

UMPAN BALIK EFEKTIF1. Konstruktif: alat motivasi yang sangat kuat untuk

membimbing ke arah perbaikan2. Menghubungkan pada pekerjaan secara ekslusif:

apabila terjadi di luar pekerjaan3. Menilai kinerja, bukan kepribadian4. Spesifik : umpan balik berhubungan dengan

kompetensi, deskripsi pekerjaan dan tujuan5. Memperhitungkan perbedaan persepsi : bedanya

cara melihat kinerja pekerjaan6. Objektif: harus objektif dan tidak emosional

Lawson 2005:98