ulp.pu.go.idulp.pu.go.id/website/uploads/berita/files/SOP PBJ... · - Checklist kelengkapan - tanda...

1 -

-

-

-

-

-

Rencana Kerja

Kementerian

Studi kelayakan

Proyek Pekerjaan

Konstruksi

detail engineering design (apabila ada)

-

-

Surat usulan

pendampingan

- Surat usulan paket

pendampingan sesuai

format

2 -

-

-

Surat usulan

pendampingan

Dokumen

perencanaan

pengadaan (bentuk

draft)

- disposisi

4

- disposisi - Checklist

kelengkapan

- sesuai format

Checklist

kelengkapan

pendampingan

perencanaan

pengadaan a. Jika tidak lengkap:

Kasubag TU

mengembalikan berkas

usulan ke PPK untuk

dilengkapi

- Checklist

kelengkapan

- tanda terima

pengembalian

surat usulan

- sesuai format tanda

terima

b. Jika lengkap: Kasubbag

TU akan melaporkan ke

kepala BP2JK bahwa

dokumen sudah lengkap

- Checklist

kelengkapan

- nota dinas

dokumen

lengkap

- sesuai format nota

dinas

6 - tanda terima

pengembalian surat

usulan 1

hari

kerja

- dokumen

pendukung

usulan

pendampingan

yang sudah

lengkap

Kasubbag TU memeriksa

kelengkapan dokumen

pendukung surat usulan

pendampingan

PPK melengkapi dokumen

dan menyerahkan kembali ke

Kasubbag TU

MAKSIMAL

WAKTUOUTPUTKasubag TU KETERANGAN

1hari

kerja

TIM

PELAKSANA

5

No. URAIAN KEGIATAN KELENGKAPANPPKKEPALA

BP2JK

Kepala BP2JK menerima

Surat Usulan Paket Pekerjaan

yang akan dilakukan

pendampingan beserta

dokumen pendukung dan

menugaskan Kasubbag TU

melakukan pengecekan

kelengkapan dokumen

PPK mengajukan usulan

Paket yang akan dilakukan

pendampingan perencanaan

kepada Kepala BP2JK beserta

dengan dokumen

kelengkapannya

a b

MAKSIMAL

WAKTUOUTPUTKasubag TU KETERANGAN

TIM

PELAKSANANo. URAIAN KEGIATAN KELENGKAPANPPK

KEPALA

BP2JK

7 - nota dinas dokumen

lengkap

1hari

kerja

-

-

-

surat tugas - Penugasan tim

pelaksana

mempertimbangkan

pengalaman

keteknisan personel

sesuai pekerjaan

yang akan di

tender/seleksi

8 - dokumen

pendukung usulan

pendampingan yang

sudah lengkap

-

-

-

-

-

BA

pendampingan

daftar simak

pendampingan

Laporan hasil

pendampingan

- BA, laporan dan

daftar simak

pendampingan sesuai

format

a. Jika kepala BP2JK setuju

dengan hasil

pendampingan:

menyampaikan BA dan

Laporan pendampingan

kepada PPK

-

-

-

-

-

-

BA hasil

pendampingan

Laporan hasil

pendampingan

daftar simak

pendampingan

- Surat

penghantar BA

dan laporan

pendampingan

-

-

-

surat penghantar

sesuai format

BA dan laporan

pendampingan sesuai

format (menyebutkan

rekomendasi

pelaksana)

b. Jika kepala BP2JK tidak

setuju dengan hasil

pendampingan:

memerintahkan Tim

Pelaksana untuk

melakukan

pendampingan ulang

-

-

-

-

-

-

BA hasil

pendampingan

Laporan hasil

pendampingan

daftar simak

pendampingan

- disposisi

10 -

-

-

-

-

-

BA hasil

pendampingan

Laporan hasil

pendampingan

daftar simak

pendampingan

- penetapan

dokumen

perencanaan

pengadaaan

4 hari

= Awal / Akhir Proses = Pengambilan Keputusan

= Proses = Lanjut dilembar berikutnya

sesuai

kebutuhan

1hari

kerja

KETERANGAN

TOTAL

Tim Pelaksana melakukan

proses pendampingan dan

menyampaikan hasil kepada

kepala BP2JK

PPK menerima BA dan

Laporan pendampingan dari

Kepala BP2JK dan

menetapkan dokumen

perencanaan pengadaan

9

Kepala BP2JK menugaskan


pendampingan perencanaan

pengadaan

ba

1 - Dokumen

perencanaan

pengadaan

-

-

Surat usulan

pendampingan

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Surat usulan

pendampingan sesuai

format

dokumen perencanaan

pengadaan terdiri atas:

a. spesifikasi teknis

b. perkiraan biaya/RAB

c. pemaketan dan

konsolidasi pengadaaan

d. biaya pendukung

2 -

-

-

Surat usulan

pendampingan

Dokumen

perencanaan

pengadaan

- disposisi

4

- disposisi - Checklist

kelengkapan

- sesuai format Checklist

kelengkapan

pendampingan

persiapan pengadaan

a. Jika tidak lengkap:

Kasubag TU


usulan ke PPK untuk

dilengkapi

- Checklist

kelengkapan

- tanda terima

pengembalian

surat usulan

- sesuai format tanda

terima

b. Jika lengkap: Kasubbag

TU akan melaporkan ke

kepala BP2JK bahwa

dokumen sudah lengkap

- Checklist

kelengkapan

- nota dinas

dokumen lengkap

- sesuai format nota dinas

6 - tanda terima

pengembalian surat

usulan 1hari

kerja

- dokumen usulan

pendampingan

yang sudah

lengkap

MAKS.

WAKTUOUTPUTKasubag TU KETERANGANNo.

Kasubbag TU memeriksa

kelengkapan berkas surat

usulan pendampingan

PPKKEPALA

BP2JK

TIM

PELAKSANA

Kepala BP2JK menerima Surat

Usulanpendampingan beserta

dokumen pendukung dan

menugaskan Kasubbag TU

melakukan pemeriksaan

kelengkapan dokumen


pendampingan persiapan

pengadaan kepada Kepala

BP2JK beserta dengan

dokumen kelengkapannya

PPK melengkapi dokumen dan

menyerahkan kembali ke

Kasubbag TU

URAIAN KEGIATAN KELENGKAPAN

5

1hari

kerja

a b

MAKS.

WAKTUOUTPUTKasubag TU KETERANGANNo. PPK

KEPALA

BP2JK

TIM

PELAKSANAURAIAN KEGIATAN KELENGKAPAN

7 - nota dinas dokumen

lengkap1

hari

kerja

-

-

-

disposisi

8 -

-

-

Surat usulan

pendampingan

Dokumen persiapan

pengadaan (draft)

-

-

-

- -

BA

pendampingan

daftar simak

pendampingan

Laporan hasil

pendampingan

- BA, laporan dan daftar

simak pendampingan

sesuai format

a. Jika kepala BP2JK setuju

dengan hasil

pendampingan: Kepala

BP2JK menyampaikan BA

dan Laporan

pendampingan kepada

PPK

-

-

-

-

-

-

BA hasil

pendampingan

Laporan hasil

pendampingan

daftar simak

pendampingan

- Surat penghantar

BA dan laporan

pendampingan

- surat penghantar sesuai

format

b. Kepala BP2JK tidak setuju

dengan hasil

pendampingan: Kepala

BP2JK memerintahkan

Tim Pelaksana untuk

melakukan pendampingan

ulang

-

-

-

-

BA pendampingan

Laporan hasil

pendampingan

daftar simak

pendampingan

- disposisi

10 - Surat penghantar BA

dan laporan

pendampingan

- penetapan

dokumen

persiapan

pengadaaan

4hari

kerja



KETERANGAN

TOTAL WAKTU


proses pendampingan dan


kepala BP2JK

PPK menerima BA dan

Laporan pendampingan dari

Kepala BP2JK dan

menetapkan dokumen



pendampingan persiapan

pengadaan

9

sesuai

kebutuh

an

1hari

kerja

ba

1 -

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Surat usulan

tender/seleksi

Surat penetapan

dokumen persiapan

pengadaan

Checklist Readiness

Criteria

hasil pemeriksaan

Balai Unor terkait;

(khusus ditjen bina

marga)

BA dan laporan hasil

pendampingan

persiapan

pengadaan;

engineer's estimate

- tanda terima

usulan

tender/seleksi

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Surat penetapan

dokumen persiapan

pengadaan termasuk

penetapan total nilai

HPS

Readiness criteria

sesuai sektor;

hasil pemeriksaan Balai

Unor terkait; (khusus

ditjen bina marga)

BA dan laporan hasil

pendampingan

persiapan pengadaan;

2 -

-

-

Surat usulan

tender/seleksi

Dokumen

pendukung

- disposisi - Beberapa dokumen

dapat dienkripsikan

3 -

-

-

Surat usulan

tender/seleksi

Dokumen

pendukung

- checklist

kelengkapan

dokumen usulan

tender/seleksi

- checklist kelengkapan

dokumen

tender/seleksi sesuai

format

4 a. Jika tidak lengkap, Ka

Subbag TU


usulan kepada Ka BP2JK

- checklist

kelengkapan

dokumen usulan

tender/seleksi

- catatan

kekurangan

dokumen

MAKSIMAL

WAKTUOUTPUT

hari

kerja1

Kepala BP2JK menerima Surat

Usulan Paket Pekerjaan untuk

di lakukan tender/seleksi dan

menugaskan Ka. Subbag Tata

Usaha melakukan

pengecekan kelengkapan

dokumen usulan

NO. URAIAN KEGIATAN KELENGKAPAN KETERANGAN

Kasubag TU memeriksa

kelengkapan berkas Surat

Usulan Paket Pekerjaan yang

akan ditender/seleksi kan

PPKKEPALA

BP2JKKASUBBAG TU

POKJA

PEMILIHAN


Paket Pekerjaan untuk di

lakukan tender/seleksi kepada

Kepala BP2JK

a

ba

MAKSIMAL

WAKTUOUTPUTNO. URAIAN KEGIATAN KELENGKAPAN KETERANGANPPK

KEPALA

BP2JKKASUBBAG TU

POKJA

PEMILIHAN

4 b. Jika lengkap, Ka Subbag

TU akan menyusun

anggota Pokja Pemilihan

-

-

-

-

-

checklist

kelengkapan

dokumen usulan

tender/seleksi

profil anggota pokja

- komposisi pokja

pemilihan

-

memperhatikan

pengalaman teknis

anggota pokja

5 - catatan kekurangan

dokumen

1 hari kerja - tanda terima

pengembalian

usulan

6 - komposisi pokja

pemilihan

1 hari kerja -

-

-

-

-

draft surat

keputusan

pembentukan

pokja

nota dinas

penghantar draft

sk pokja

-

-

-

-

-

draft surat keputusan

pembentukan pokja

sesuai format

a. Jika Ka. BP2JK setuju

dengan usulan SK Pokja:

Menetapkan SK Pokja

Pemilihan dan

menyerahkan ke Kasubag

TU

-

-

-

-

-

draft surat

keputusan

pembentukan pokja

nota dinas

penghantar draft sk

pokja

- SK Pokja yang

telah di

tandatangani

kepala BP2JK

b. Jika Ka. BP2JK tidak

setuju usulan SK Pokja:

memerintahkan Kasubag

TU menyusun ulang Pokja

pemilihan

-

-

-

-

-

draft surat

keputusan

pembentukan pokja

nota dinas

penghantar draft sk

pokja

- disposisi

1 hari kerja

7

Kasubbag TU menyusun

konsep SK Pokja Pemilihan

dan mengusulkan kepada

kepala BP2JK

Kepala BP2JK mengembalikan

usulan paket di tender/seleksi

kepada PPK untuk dilengkapi

a b

MAKSIMAL

WAKTUOUTPUTNO. URAIAN KEGIATAN KELENGKAPAN KETERANGANPPK

KEPALA

BP2JKKASUBBAG TU

POKJA

PEMILIHAN

8 - SK Pokja yang telah

di tandatangani

kepala BP2JK

- Surat Dinas

Penghantar SK

Pokja

9 - Surat Dinas

Penghantar SK

Pokja

- tanda terima

Surat Penghantar

dan SK Pokja

.- tanda terima sesuai

format

5 hari kerja

7 hari kerja



1 hari kerjaPPK dan Pokja menerima SK

Pokja Pemilihan

TOTAL WAKTU PROSES NORMAL

TOTAL WAKTU PROSES TERPANJANG

KETERANGAN

Kasubag TU menerima dan

menyampaikan SK Pokja

Pemilihan kepada PPK dan

anggota Pokja Pemilihan

1 -

-

-

-

-

-

-

SK Pokja

Surat usulan

tender/seleksi

dokumen

persiapan

pengadaan

Berita acara

pendampingan

persiapan

pengadaan

- tanda terima

dokumen

- Dokumen persiapan

pengadaan

a. Spesifikasi teknis;

b. HPS;

c. Rancangan Kontrak;

d. DIPA;

e. ID paket RUP;

f. waktu penggunaan jasa;

g. analisa pasar;

h. readiness criteria sesuai

sektor;

i. hasil pemeriksaan Balai

Unor terkait; (khusus ditjen

bina marga)

2 -

-

-

-

-

-

SK Pokja

Surat usulan

tender/seleksi

dan dokumen

pendukung

disposisi

-

-

-

-

-

-

-

Daftar simak

reviu

BA dan

Laporan hasil

reviu

Nota dinas

penghantar

-

-

-

-

-

-

-

daftar simak reviu

dokumen persiapan

pengadaan sesuai format

Nota dinas penghantar

sesuai format

apabila diperlukan dapat

meminta klarifikasi ke PPK

a. Jika Kepala BP2JK tidak

setuju hasil reviu: Kepala

BP2JK memerintahkan

Pokja melakukan reviu

kembali

-

-

-

-

BA dan Laporan

hasil reviu

Nota dinas

penghantar

- disposisi disposisi berisikan

keterangan alasan

ketidaksetujuan kepala

BP2JK

b. Jika Kepala BP2JK setuju

hasil reviu: Kepala BP2JK

mengklarifikasi

persetujuan PPK terhadap

reviu

-

-

-

-

BA dan Laporan

hasil reviu

Nota dinas

penghantar

- Surat dinas

klarifikasi ke

PPK

3

KETERANGANKPA

Pokja Pemilihan menerima

dan melakukan reviu dan


Kepala BP2JK

PPK menyampaikan dokumen

persiapan pengadaan kepada

Pokja Pemilihan

MAKS.

WAKTU

Pokja

Pemilihan

Tim Peneliti

Pusat/UKPBJ

3

OUTPUT

hari

kerja

1hari

kerja

NO URAIAN KEGIATAN KELENGKAPANKepala

BP2JKPPK

ab

KETERANGANKPAMAKS.

WAKTU

Pokja

Pemilihan

Tim Peneliti

Pusat/UKPBJOUTPUTNO URAIAN KEGIATAN KELENGKAPAN

Kepala

BP2JKPPK

a. Jika PPK setuju hasil

reviu: PPK akan

menetapkan dokumen

persiapan pengadaan

hasil reviu dan

menyampaikannya ke

Kepala BP2JK

- Surat dinas

klarifikasi ke

PPK

1 hari

kerja

-

-

-

-

-

-

-

dokumen

persiapan

pengadaan

yang telah

ditetapkan

PPK

Surat dinas

penghantar

b. Jika PPK tidak setuju hasil

reviu: PPK akan

menyampaikan

ketidaksepakatan atas

hasil reviu beserta alasan

ke Kepala BP2JK

Surat dinas

klarifikasi ke

PPK

1 hari

kerja

(4a)

surat ketidak

sepakatan

atas hasil

reviu

surat ketidaksepakatan

disertai alasan

5 - Surat dinas

tanggapan

klarifikasi ke

Kepala BP2JK1

hari

kerja

- diposisi

6 - surat ketidak

sepakatan atas

hasil reviu

- surat

klarifikasi ke

KPA

- surat dinas klarifikasi ke

KPA sesuai format

7 - surat klarifikasi

ke KPA

- catatan hasil

evaluasi

8 a. Jika KPA setuju hasil

reviu: KPA

memerintahkan PPK

melakukan perbaikan

dokumen persiapan

pengadaan

- catatan hasil

evaluasi

- surat dinas

memerintah

kan PPK

melakukan

perbaikan

2hari

kerja

4

KPA Menerima hasil reviu

Kepala BP2JK menyampaikan

dokumen persiapan

pengadaan hasil reviu kepada

Pokja Pemilihan untuk

dilakukan pemilihan

Kepala BP2JK mengklarifikasi

ketidaksepakatan PPK kepada

Kuasa Pengguna Anggaran

a

ba

b

KETERANGANKPAMAKS.

WAKTU

Pokja

Pemilihan

Tim Peneliti


Kepala

BP2JKPPK

8 b. Jika KPA tidak setuju hasil

reviu: KPA menyampaikan

permohonan rekomendasi

kepada Tim Peneliti

Pusat/UKPBJ

- catatan hasil

evaluasi

- surat dinas

permohonan

rekomendasi

ke Tim

Peneliti Pusat

-

-

-

-

surat dinas dilengkapi

dengan alasan KPA tidak

setuju hasil reviu

surat dinas ditembuskan

kepada kepala BP2JK

9 - surat dinas

memerintah kan

PPK melakukan

perbaikan

2hari

kerja

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Dokumen

persiapan

pengadaan

yang telah

diperbaiki

sesuai hasil

reviu

surat dinas

penghantar

ke Kepala

BP2JK

10 -

-

-

-

-

-

-

-

-

Dokumen

persiapan

pengadaan

yang telah

diperbaiki sesuai

hasil reviu

surat dinas

penghantar ke

Kepala BP2JK

1hari

kerja

- disposisi

11 - surat dinas

permohonan

rekomendasi ke

Tim Peneliti

Pusat

- BA dan

Laporan hasil

reviu

- Tim Peneliti Pusat dapat

memfasilitasi rapat

dengan PPK, KPA dan

Kepala BP2JK dalam

rangka evaluasi

12 a. Jika tidak setuju hasil

reviu: Tim Peneliti Pusat

merekomendasikan PPK

menetapkan dokumen

persiapan pengadaan

tanpa mengikuti

rekomendasi hasil reviu

- BA dan Laporan

hasil reviu

- Surat

rekomendasi

pemilhan

dilanjutkan

ditembuskan

ke PPK dan

KPA

- Surat rekomendasi

dilengkapi dengan alasan

ketidaksetujuan Tim

Peneliti Pusat atas hasil

penelitian BP2JK

2hari

kerja

PPK melakukan perbaikan

terhadap dokumen persiapan

pengadaan dan

menyampaikan kepada

Kepala BP2JK dengan

tembusan ke KPA

Tim Peneliti Pusat Menerima

dan mengevaluasi hasil reviu

Kepala BP2JK menerima dan

menyampaikan dokumen

persiapan pengadaan hasil

reviu kepada Pokja Pemilihan

untuk selanjutnya dilakukan

proses pemilihan

ab

KETERANGANKPAMAKS.

WAKTU

Pokja

Pemilihan

Tim Peneliti


Kepala

BP2JKPPK

12 b. Jika setuju hasil reviu :

Tim Peneliti Pusat

rekomendasi perbaikan

dokumen persiapan

pengadaan kepada KPA

- BA dan Laporan

hasil reviu

- Surat

rekomendasi

perbaikan

ditembuskan

ke Kepala

BP2JK

- Surat rekomendasi harus

jelas item-item mana

sajaa yang harus

diperbaiki dan alasannnya

13 Surat

rekomendasi

tidak mengikuti

hasil reviu1

hari

kerja

dokumen

persiapan

pengadaan

yang telah

ditetapkan

PPK

14 - dokumen

persiapan

pengadaan

yang telah

ditetapkan PPK

1hari

kerja

- disposisi

15 - Surat

rekomendasi

perbaikan

ditembuskan ke

Kepala BP2JK

1hari

kerja

- surat dinas

memerintah

kan perbaikan

dokumen

- surat dinas ditembuskan

kepada kepala BP2JK

16 - surat dinas

memerintah kan

perbaikan

dokumen 1

hari

kerja

-

-

-

- -

--

-

dokumen

persiapan

pengadaan

yang telah

ditetapkan

PPK

Surat

penghantar

- surat penghantar

ditembuskan kepada KPA

17 -

-

-

-

-

-

dokumen

persiapan

pengadaan

yang telah

ditetapkan PPK

Surat

penghantar

1hari

kerja

- disposisiKepala BP2JK menerima dan


persiapan pengadaan hasil

reviu kepada Pokja Pemilihan

untuk selanjutnya dilakukan

proses pemilihan

PPK memperbaiki dan

menetapkan dokumen

persiapan pengadaan serta

menyampaikan kepada

Kepala BP2JK

KPA memerintahkan PPK

memperbaiki dokumen

persiapan pengadaan sesuai

rekomendasi Tim Peneliti

Pusat

Kepala BP2JK menerima dan


persiapan yang telah

ditetapkan PPK kepada Pokja

Pemilihan untuk selanjutnya

dilakukan proses pemilihan

PPK menetapkan dokumen

persiapan pengadaan tanpa

mengikuti rekomendasi hasil

reviu dan menyampaikan ke

Kepala BP2JK

KETERANGANKPAMAKS.

WAKTU

Pokja

Pemilihan

Tim Peneliti


Kepala

BP2JKPPK

6 hari

kerja16 hari

kerja

= Awal / Akhir Proses = Proses

= Pengambilan Keputusan = Lanjut dilembar berikutnya

KETERANGAN



1 -

-

Dokumen kualifikasi

Dokumen

tender/seleksi

- nota dinas

penghantar

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Dokumen kualifikasi terdiri atas

petunjuk pengisian formulir isian

kualifikasi, formulir isian

kualifikasi,

instruksi kepada peserta,

termasuk tata cara

penyampaian dokumen, lembar

data kualifikasi, pakta integritas;

dan/atau tata cara evaluasi

kualifikasi.

dokumen tender terdiri atas

undangan/pengumuman,

Instruksi Kepada Peserta,

Lembar Data Pemilihan (LDP),

Rancangan Kontrak, Daftar

Kuantitas dan Harga, spesifikasi

teknis/KAK dan/atau gambar,

bentuk surat penawaran,

bentuk Jaminan Pengadaan,

contoh-contoh formulir yang

perlu diisi

2 -

-

-

-

Dokumen kualifikasi

Dokumen

tender/seleksi

nota dinas

penghantar

- disposisi

3 -

-

-

-

-

-

Dokumen kualifikasi

Dokumen

tender/seleksi

nota dinas

penghantar

disposisi

- checklist

kelengkapan

dokumen

pemilihan

checklist sesuai format

4 a jika lengkap: Kasubag TU

akan melaporkan kepada

Kepala BP2JK

- checklist

kelengkapan

dokumen pemilihan

nota dinas

laporan hasil

pemeriksaan

- format nota dinas terlampir

hari kerja1

NO. URAIAN KEGIATAN KELENGKAPANMAKSIMAL

WAKTUKETERANGANOUTPUT

Pokja

Pemilihan

KEPALA

BP2JK

Tim Pelaksana

BP2JK

Pokja pemilihan menyusun

dokumen pemilihan dan

menyampaikan kepada

kepala BP2JK


Kasubag TU memeriksa

kelengkapan dokumen

pemilihan

Kasubag TU

Kasubag TU melakukan

pemeriksaan kelengkapan

dokumen pemilihan



Pokja

Pemilihan

KEPALA

BP2JK

Tim Pelaksana

BP2JKKasubag TU

4 b jika tidak lengkap:

Kasubag TU akan

meminta pokja

melengkapi dokumen

pemilihan

- checklist

kelengkapan

dokumen pemilihan

nota dinas

dokumen tidak

lengkap

- format nota dinas terlampir

5 nota dinas dokumen

tidak lengkap1 hari kerja

dokumen

pemilihan yang

sudah dilengkapi

6 - nota dinas laporan

hasil pemeriksaan

- disposisi - Penugasan diberikan kepada

pelaksana yang memiliki

pengalaman pada unit

organisasi pemilik paket

7

-

-

-

Disposisi

Dokumen kualifikasi

Dokumen

tender/seleksi

-

-

-

-

-

daftar simak reviu

dokumen

pemilihan

nota dinas

penghantar

-

-

-

-

-

-

daftar simak dokumen

pemiilihan sesuai format

nota dinas sesuai format dan

dilengkapi rekomendais

perbaikan atau tanpa perbaikan

dapat dilakukan rapat-rapat

8 a. Jika ada rekomendasi

perbaikan: Kepala BP2JK

merekomendasikan

perbaikan dokumen

pemilihan kepada Pokja

- -

- -

-

daftar simak reviu

dokumen pemilihan

nota dinas

penghantar

- nota dinas

penghantar

rekomendasi

perbaikan

nota dinas penghantar sesuai

format

9 b. Jika tidak ada

rekomendasi perbaikan:

Kepala BP2JK

merekomendasikan

dokumen pemilihan awal

- -

- -

-

daftar simak reviu

dokumen pemilihan

nota dinas

penghantar

- nota dinas

rekomendasi

penggunaan

dokumen

pemilihan awal

nota dinas penghantar sesuai

format

10 a Jika Pokja setuju

perbaikan: melakukan

perbaikan dan

menetapkan dokumen

pemilihan

- nota dinas

penghantar

rekomendasi

perbaikan 1 hari kerja

- Surat penetapan

dokumen

pemilihan yang

telah diperbaiki

tembusan ke

kepala BP2JK

- Surat penetapan dokumen

pemilihan sesuai format

3 hari kerja

1 hari kerja

Tim Pelaksana BP2JK

melaksanakan reviu dokumen

pemilhan dan menyampaikan

hasil kepada kepala BP2JK


dokumen pemilihan dan

menugaskan Tim Pelaksana

BP2JK untuk melakukan reviu

dokumen pemilihan

Pokja melengkapi dokumen

pemilihan dan menyampaikan

kembali ke Kasubag TU

ab

ba



Pokja

Pemilihan

KEPALA

BP2JK

Tim Pelaksana

BP2JKKasubag TU

10 b Jika Pokja tidak setuju

perbaikan: pokja

menetapkan dokumen

pemilihan

- nota dinas

rekomendasi

penggunaan

dokumen pemilihan

awal

- Surat penetapan

dokumen

pemilihan awal

tembusan ke

kepala BP2JK

- Surat penetapan dokumen

pemilihan sesuai format

7 hari kerja

9 hari kerja



KETERANGAN



- - Memperhatikan format surat

penetapan pemenang- Lampiran dokumen

pendukung paling kurang

terdiri dari:1

2

Dokumen pemilihan beserta

addendum;

Adendum BA seluruh BA

seluruh tahapan antara lain

a.

b.

c.

d.

e.

f.

g.

h.

i.

BA Hasil Evaluasi Kualifikasi

BA Pembuktian Kualifikasi

BA Pemberian Penjelasan

BA Evaluasi Administrasi

Ba Evaluasi Teknis

BA Evaluasi Harga

BAHP

Laporan Hasil Evaluasi

(memperhatikan format)

Bukti Pendukung lain.

2 -

-

Surat

penyampaian

penetapan

pemenang

Lampiran

dokumen

pendukung

penetapan

pemenang dalam

file elektronik

(softcopy).

- Disposisi

3 - disposisi - Checklist

kelengkapan

dokumen

pendukung

penetapan

pemenang

- Checklist kelengkapan sesuai

format checklist

4 a. Jika tidak lengkap:

Kasubag TU

mengembalikan ke

Pokja Pemilihan

untuk dilengkapi;

- Checklist

kelengkapan

dokumen

pendukung

penetapan

pemenang

- nota dinas

pengembalian

dokumen

- nota dinas sesuai format

4 b. Jika lengkap:

Kasubbag TU

melaporkan kepada

kepala BP2JK bahwa

dokumen sudah

lengkap

- Checklist

kelengkapan

dokumen

pendukung

penetapan

pemenang

- nota dinas

laporan

dokumen

lengkap

- nota dinas sesuai format

1

hari

kerja

URAIAN KEGIATAN

Surat

penetapan

pemenang

Lampiran

dokumen

pendukung

Laporan surat

penetapan

pemenang

dalam file

elektronik

(softcopy).

Surat penetapan

pemenang

-

-

KPAKasubbag

TU

1

KELENGKAPAN MAKS.

WAKTUOUTPUT

POKJA

PEMILIHAN

KEPALA

BP2JK

TIM PENELITI

BP2JKPPK

TIM

PENELITI

PUSATNo KETERANGAN

Pokja Pemilihan

menyampaikan hasil

penetapan pemenang

kepada Kepala BP2JK


surat penetapan

pemenang dan

menugaskan Kasubbag

TU mengecek

kelengkapan dokumen

pendukung

Kasubbag TU melakukan


dokumen pendukung

penetapan pemenang

a b

URAIAN KEGIATAN KPAKasubbag

TUKELENGKAPAN

MAKS.

WAKTUOUTPUT

POKJA

PEMILIHAN

KEPALA

BP2JK

TIM PENELITI

BP2JKPPK

TIM

PENELITI

PUSATNo KETERANGAN

5 - nota dinas

pengembalian

dokumen 1hari

kerja

- dokumen

pemilihan yang

sudah

dilengkapi

6 - nota dinas

laporan dokumen

lengkap

- surat

penugasan

-

-

-

dapat menginisiasi rapat

pembahasan

surat penugasan sesuai

format

7 - Lampiran

dokumen

pendukung

penetapan

pemenang

-

-

-

-

-

-

Berita Acara

penelitian

penetapan

pemenang

daftar simak &

Laporan hasil

penelitian

BP2JK

- Berita Acara dan daftar

simak hasil peneltiian BP2JK

sesuai format

8 a. Jika hasil penelitian

menyatakan pokja

terindikasi KKN:

Kepala BP2JK

menyampaikan

laporan indikasi KKN

kepada KPA dan hasil

penelitian ke Pokja

- Berita Acara

Penelitian dan

Laporan hasil

penelitian

-

-

-

Surat dinas

laporan

indikasi KKN

Laporan hasil

penelitian

-

-

-

Surat Dinas indikasi KKN

sesuai format

Laporan indikasi KKN disertai

bukti-bukti pendukung

8 b. Jika hasil penelitian

menyatakan tidak

ada indikasi KKN:

Kepala BP2JK

menyampaikan

laporan hasil

penelitian penetapan

pemenang dan

dokumen pendukung

kepada Pokja

-

-

-

-

-

-

Berita Acara

penelitian

penetapan

pemenang

Laporan hasil

penelitian BP2JK

- nota dinas

penghantar

9 - Surat dinas

laporan indikasi

KKN

Laporan hasil

penelitian

- Dokumen

pendukung

tindak lanjut

- dapat berupa rapat atau

klarifikasi ke APIP

10 a. Jika hasil tindak

lanjut tidak

terindikasi KKN:

Menyampaikan

kepada Kepala BP2JK

agar melanjutkan

pemilhan

- Dokumen

pendukung

tindak lanjut

- Surat dinas

penghantar

dokumen

pendukung

tindak lanjut

ke Kepala

BP2JK

tembusan ke

APIP

10 b. Jika hasil tindak

lanjut betul

terindikasi KKN:

Menetapkan

tender/seleksi gagal

- Dokumen

pendukung

tindak lanjut

- Surat

penetapan

tender/seleksi

gagal dengan

tembusan ke

Kepala BP2JK

dan APIP

KPA menerima dan

menindaklanjuti laporan

indikasi pokja KKN

3

2hari

kerja

hari

kerja

Pokja melengkapi

dokumen sesuai catatan

Kasubbag TU

Kepala BP2JK

menugaskan Tim Peneliti

BP2JK untuk melakukan

penelitian

Tim Peneliti BP2JK

melakukan penelitian

terhadap penetapan

pemenang dan

menyampaikan hasil

kepada kepala BP2JK

ba

a b


TUKELENGKAPAN

MAKS.

WAKTUOUTPUT

POKJA

PEMILIHAN

KEPALA

BP2JK

TIM PENELITI

BP2JKPPK

TIM

PENELITI

PUSATNo KETERANGAN

11 - Berita Acara

penelitian

penetapan

pemenang

Laporan hasil

penelitian BP2JK

1hari

kerja

- Surat dinas

penghantar

dengan

tembusan ke

Kepala BP2JK

-

-

-

-

-

Surat dinas penghantar

sesuai format

Dalam hal ada sanggah,

penyerahan penetapan

pemenang ke ppk setelah

selesai sanggah banding

12 a. Jika PPK setuju hasil

pemilihan dan hasil

penelitian BP2JK

menyatakan

pemilihan sesuai

prosedur: PPK

menerbitkan SPPBJ

- Surat dinas

penghantar dari

Pokja serta

dokumen terkait

- SPPBJ

12 b. Jika PPK tidak setuju

hasil pemilihan dan

hasil penelitian

BP2JK menyatakan

pemilihan tidak

sesuai prosedur: PPK

menyampaikan

penolakan ke Pokja

Pemilihan

- Surat dinas

penghantar dari

Pokja serta

dokumen terkait

- surat dinas

penolakan

penetapan

pemenang

dengan

tembusan ke

KPA dan BP2JK

- surat dinas sesuai format

12 c Jika PPK setuju hasil

pemilihan namun

hasil penelitian

BP2JK menyatakan

pemilihan tidak

sesuai prosedur;

atau jika PPK tidak

setuju hasil

pemilihan namun

hasil penelitian

menyatakan sesuai

prosedur: PPK

melakukan klarifikasi

kepada Kepala BP2JK

- Surat dinas

penghantar dari

Pokja serta

dokumen terkait

- surat dinas

permohonan

klarifikasi hasil

penelitian

BP2JK

13 - Notulensi rapat

klarifikasi

Surat penghantar

notulensi rapat

- disposisi

14 - disposisi - Laporan hasil

reviu

Pokja menyampaikan

penetapan pemenang

dan hasil penelitian Tim

Peneliti BP2JK kepada

PPK

1hari

kerja

Kepala BP2JK

menugaskan Tim Peneliti

BP2JK mereviu hasil

penelitian

Tim Peneliti BP2JK

melakukan reviu hasil

penelitian dan

menyampaikan ke Kepala

BP2JK

hari

kerja1

ab

c


TUKELENGKAPAN

MAKS.

WAKTUOUTPUT

POKJA

PEMILIHAN

KEPALA

BP2JK

TIM PENELITI

BP2JKPPK

TIM

PENELITI

PUSATNo KETERANGAN

15 a. hasil reviu tidak

merubah hasil

penelitian: Kepala

BP2JK

menyampaikan

permohonan reviu

hasil penelitian ke

Tim Peneliti Pusat

-

-

-

-

-

Laporan hasil

penelitian BP2JK

Notulensi rapat

klarifikasi

hasil reviu oleh

Tim Peneliti

BP2JK

- Surat dinas

penghantar

permohonan

reviu ke Tim

Peneliti Pusat

tembusan ke

UKPBJ dan

KPA

- surat dinas penghantar

sesuai format

15 b. hasil reviu merubah

hasil penelitian :

Kepala BP2JK

menyampaikan

rekomendasi

penerbitan SPPBJ

(dalam hal PPK

setuju pemilihan

sesuai prosedur)

-

-

-

-

-

Laporan hasil

penelitian BP2JK

Notulensi rapat

klarifikasi

hasil reviu oleh

Tim Peneliti

BP2JK

- Surat dinas

penghantar

rekomendasi

penerbitan

SPPBJ dengan

tembusan ke

UKPBJ dan

KPA

- surat dinas penghantar

sesuai format

16 - Surat dinas

penghantar

rekomendasi

penerbitan SPPBJ

dengan

tembusan ke

UKPBJ dan KPA

- laporan hasil

reviu atas

penelitian

BP2JK

-

-

laporan sesuai format

Tim Peneliti Pusat dapat

melakukan rapat-rapat

dengan pihak yang terlibat

17 a hasil reviu pemilihan

sesuai prosedur:

menyampaikan

rekomendasi

penerbitan SPPBJ ke

PPK

- laporan hasil

reviu atas

penelitian BP2JK

- surat

rekomendasi

penerbitan

SPPBJ ke PPK

dengan

tembusan ke

surat rekomendasi sesuai

format

tembusan surat ke KPA dan

kepala BP2JK

17 b. hasil reviu pemilihan

tidak sesuai

prosedur:

menyampaikan

rekomendasi

penerbitan


ke KPA

- laporan hasil

reviu atas

penelitian BP2JK

- surat

rekomendasi

tender/seleksi

gagal ke KPA

dengan

tembusan ke

PPK dan BP2JK

surat rekomendasi sesuai

format

tembusan surat ke KPA dan

kepala BP2JK

18 - surat

rekomendasi

penerbitan SPPBJ

ke PPK dengan

tembusan ke

BP2JK

1hari

kerja

- SPPBJPPK menerbitkan SPPBJ

2hari

kerja

1

hari

kerja

(lanju

tan)

Tim Peneliti Pusat

menerima dan

melakukan reviu atas

penelitian yang dilakukan

BP2JK

ba

b a


TUKELENGKAPAN

MAKS.

WAKTUOUTPUT

POKJA

PEMILIHAN

KEPALA

BP2JK

TIM PENELITI

BP2JKPPK

TIM

PENELITI

PUSATNo KETERANGAN

19 - surat

rekomendasi

tender/seleksi

gagal ke KPA

dengan

tembusan ke PPK

dan BP2JK

1hari

kerja

- Surat dinas

memerintahan

tender/seleksi

gagal dengan

tembusan ke

PPK, BP2JK

dan UKPBJ

20 - Surat dinas

memerintahan

tender/seleksi

gagal dengan

tembusan ke

PPK, BP2JK dan

UKPBJ

1hari

kerja

- Penetapan

tender/seleksi

gagal oleh

Pokja dengan

tembusan ke

KPA, PPK,

Kepala BP2JK

dan UKPBJ

21 a Jika pokja setuju

penolakan dari PPK:

Pokja Menetapkan


- surat dinas

penolakan

penetapan

pemenang

dengan

tembusan ke KPA

dan BP2JK

- Penetapan

tender/seleksi

gagal oleh

Pokja dengan

tembusan

kePPK dan

Kepala BP2JK

21 b Jika pokja tidak

setuju penolakan dari

PPK: Pokja memohon

rekomendasi dari

KPA

- surat dinas

penolakan

penetapan

pemenang

dengan

tembusan ke KPA

dan BP2JK

- Surat dinas

permohonan

rekomendasi

atas

ketidaksepatak

an dengan PPK

22 a Jika KPA tidak setuju

penolakan PPK: KPA

klarifikasi hasil

penelitian ke Kepala

BP2JK

- Surat dinas

permohonan

rekomendasi atas

ketidaksepatakan

dengan PPK

- surat

undangan

klarifikasi

notulensi rapat

klarifikasi

- surat undangan sesuai

format

22 b Jika KPA setuju

penolakan PPK: KPA

memerintahkan

Pokja menetapkan


- Surat dinas

permohonan

rekomendasi atas

ketidaksepatakan

dengan PPK

- surat perintah

tender/seleksi

gagal dengan

tembusan

kepala BP2JK

- surat perintah sesuai format

23 Pokja menetapkan


- surat perintah

tender/seleksi

gagal dengan

tembusan kepala

BP2JK

1hari

kerja

- Surat

penetapan

tender/seleksi

gagal dengan

tembusan ke

KPA, PPK dan

BP2JK

KPA memerintahkan

Pokja untuk menetapkan


Pokja menetapkan


1hari

kerja

1hari

kerja

ba

b a


TUKELENGKAPAN

MAKS.

WAKTUOUTPUT

POKJA

PEMILIHAN

KEPALA

BP2JK

TIM PENELITI

BP2JKPPK

TIM

PENELITI

PUSATNo KETERANGAN

24

= Awal / Akhir Proses

= Proses

= Pengambilan Keputusan

= Lanjut dilembar berikutnya

KETERANGAN

kembali ke Uraian

Kegiatan 13: "Kepala

BP2JK menugaskan Tim

Peneliti BP2JK mereviu

hasil penelitian"

TOTAL WAKTU PROSES POKJA MENYAMPAIKAN HASIL PEMILIHAN DAN PENELITIAN KE PPK

TOTAL WAKTU PROSES PALING LAMA KPA MEMBERIKAN KEPUTUSAN ATAS DISPUTE POKJA DAN PPK 13 hari kerja setelah tidak terjadi kesepakatan

6 hari kerja setelah penetapan pemenang

- - Memperhatikan format surat

laporan hasil pemilihan - Lampiran dokumen pendukung

paling kurang terdiri dari:1

2

Dokumen pemilihan beserta

addendum;

Adendum BA seluruh BA seluruh

tahapan antara lain

a.

b.

c.

d.

e.

f.

g.

h.

i.

BA Hasil Evaluasi Kualifikasi

BA Pembuktian Kualifikasi

BA Pemberian Penjelasan

BA Evaluasi Administrasi

Ba Evaluasi Teknis

BA Evaluasi Harga

BAHP

Laporan Hasil Evaluasi

(memperhatikan format)

Bukti Pendukung.

2 -

-

Surat

penyampaian

Laporan Hasil

Pemilihan

Lampiran

dokumen

pendukung

Laporan Hasil

Pemilihan dalam

file elektronik

(softcopy).

- Disposisi - hari kerja yang sama dengan

usulan dari pokja pemilihan


kelengkapan

- Checklist kelengkapan sesuai

format checklist

4 a. Jika tidak lengkap:

Kasubag TU

meminta Pokja

melengkapi

dokumen;

- Checklist

kelengkapan

- Checklist

kelengkapan

- hari kerja yang sama dengan


dokumen

4 b. Jika lengkap:

Kasubag TU

menyampaikan

dokumen lengkap

kepada Kepala

BP2JK

- Checklist

kelengkapan

- nota dinas laporan

dokumen lengkap

1 Pokja Pemilihan

menyampaikan usulan

penetapan pemenang

kepada Kepala BP2JK


usulan penetapan

pemenang dan

menugaskan Ka Subbag

TU mengecek

kelengkapan

Kasubag TU melakukan

pengecekan

kelengkapan dokumen

usulan penetapan

pemenang

KELENGKAPAN MAKS.

WAKTUOUTPUT

POKJA

PEMILIHAN

KEPALA

BP2JK

Ka. Subbag

TUPA

Tim Peneliti

PusatKEGIATANNo KETERANGAN

Surat Laporan

Hasil Pemilihan

Lampiran dokumen

pendukung

Laporan Hasil

Pemilihan dalam

file elektronik

(softcopy).

Dokumen

pendukung

pemilihan

-

-

1hari

kerja

a b

KELENGKAPAN MAKS.

WAKTUOUTPUT

POKJA

PEMILIHAN

KEPALA

BP2JK

Ka. Subbag

TUPA

Tim Peneliti


5 - Checklist

kelengkapan

1 hari

kerja

- dokumen usulan

penetapan

pemenang yang

lengkap

6 - nota dinas

laporan

dokumen

lengkap

- disposisi

7 - Lampiran

dokumen

pendukung

-

-

-

-

Berita Acara

Laporan hasil

penelitian BP2JK

daftar simak

penelitian

nota dinas

penghantar

- -

-

-

-

Berita Acara dan Laporan hasil

peneltiian BP2JK sesuai format

Daftar SIMAK penelitian sesuai

format

nota dinas tembusan ke Kasubag

TU

8 a. Jika hasil penelitian

menyatakan

pemililhan sesuai

prosedur: Kepala

BP2JK

menyampaikan

usulan penetapan

pemenang dan hasil

penelitian kepada PA

- Berita Acara

Penelitian dan

Laporan hasil

penelitian

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Surat Usulan

Penetapan

Pemenang

Dokumen

Pendukung

laporan hasil

penelitian

tanda terima

usulan penetapan

pemenang

-

-

-

-

-

-

Surat usulan penenetapan

pemenang sesuai format

Laporan hasil penelitian sesuai

format

tanda terima usulan penetapan

pemenang sesuai format

8 b. Jika hasil penelitian

menyatakan

pemililhan tidak

sesuai prosedur:

Kepala BP2JK

mengklarifikasi hasil

penelitian ke Pokja

Pemilihan

-

-

Berita Acara

Laporan hasil

penelitian

-

-

-

-

-

-

- -

Undangan dan BA

rapat klarifikasi

(dalam hal

klarifikasi akan

dilakukan melalui

rapat)

nota dinas

klarifikasi (dalam

hal klarifikasi

tertulis)

-

-

-

undangan rapat klarifikasi sesuai

format

nota dinas klarifikasi sesuai

format

Pokja melengkapi

dokumen yang belum

lengkap sesuai

pemeriksaan Kasubag

TU dan menyerahkan ke

Kasubag TU

Tim Peneliti BP2JK


usulan penetapan

pemenang dan

menyampaikan hasil

kepada kepala BP2JK

Kepala BP2JK

menugaskan Tim

Peneliti BP2JK


usulan penetapan

pemenang dan

menyerahkan dokumen

usulan penetapan

pemenang3

hari

kerja

1hari

kerja

ba

KELENGKAPAN MAKS.

WAKTUOUTPUT

POKJA

PEMILIHAN

KEPALA

BP2JK

Ka. Subbag

TUPA

Tim Peneliti


9 a. Jika Pokja sepakat

hasil penelitian:

Pokja memperbaiki

usulan penetapan

pemenang

- BA rapat

klarifikasi atau

nota dinas

klarifikasi (dalam

hal klarifikasi

tertulis)

- Revisi surat usulan

penetapan

pemenang

-

9 b. Hasil rapat klarifikasi

tidak sepakat ada

perbaikan: Pokja

menyampaikan tidak

ada perubahan

dalam usulan

penetapan

pemenang

- notulensi rapat

klarifikasi atau

nota dinas

klarifikasi (dalam

hal klarifikasi

tertulis)

- nota dinas

klarifikasi dari

Pokja

-

-

nota dinas sesuai format

disertai alasan ketidaksepakatan

terhadap hasil peneltian

10 - Notulensi rapat

klarifikasi

1hari

kerja

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Surat usulan

penetapan

pemenang

Berita Acara

penelitian BP2JK

Laporan hasil

penelitian BP2JK

Dokumen

pendukung

pemilihan11 -

-

-

- -

-

-

-

- -

Surat usulan

penetapan

pemenang

Berita Acara

penelitian BP2JK

Laporan hasil

penelitian BP2JK

Dokumen

pendukung

pemilihan

- disposisi


kelengkapan

dokumen

- checklist kelengkapan dokumen

sesuai format

13 a Jika tidak lengkap:

mengembalikan

kepada Kepala

BP2JK untuk

dilengkapi

- Checklist

kelengkapan

dokumen

- Tanda terima

pengembalian

- hari kerja yang sama dengan

pengecekan dokumen

13 b Jika lengkap: Tim

Peneliti Pusat

menerima dan

melakukan

penelitian dan

menyampaikan hasil

kepada PA

- Checklist

kelengkapan

dokumen

3hari

kerja

-

-

-

-

Tanda terima

dokumen lengkap

BA Penelitian

Laporan hasil

penelitian

Nota dinas

penghantar

-

-

-

BA Penelitian, Laporan Penelitian

dan nota dinas sesuai format

Dapat dilaksanakan dengan rapat-

rapat dengan kepala BP2JK

(apabila diperlukan)

tanda terima dokumen lengkap

sesuai format

1hari

kerja

1hari

kerja

Kepala BP2JK

menyampaikan usulan

penetapan pemenang

kepada PA beserta hasil

penelitian BP2JK

Menerima usulan

penetapan pemenang

dan hasil penelitian

serta menugaskan Tim

Peneliti

Melakukan pengecekan

kelengkapan dokumen

a

b

ba

KELENGKAPAN MAKS.

WAKTUOUTPUT

POKJA

PEMILIHAN

KEPALA

BP2JK

Ka. Subbag

TUPA

Tim Peneliti


14 - Tanda terima

pengembalian

1 hari

kerja

- dokumen yang

sudah lengkap

15 a. PA Setuju hasil

pemilihan:

Menetapkan

pemenang

- hasil evaluasi - Surat Penetapan

Tender/Seleksi

gagal

- Surat penetapan tender/seleksi

gagal sesuai format

15 b. PA Tidak setuju hasil

pemilihan:

Menetapkan


- hasil evaluasi - Surat Penetapan

Pemenang

- Surat penetapan pemenang sesuai

format

16

21

= Awal / Akhir Proses

= Proses

= Pengambilan Keputusan

= Lanjut dilembar berikutnya

hari kerja

3hari

kerja

hari kerja

KETERANGAN


Kepala BP2JK

melengkapi dokumen

usulan penetapan

pemenang


ab

ulp.pu.go.idulp.pu.go.id/website/uploads/berita/files/SOP PBJ... · - Checklist kelengkapan - tanda...

Documents

Transcript of ulp.pu.go.idulp.pu.go.id/website/uploads/berita/files/SOP PBJ... · - Checklist kelengkapan - tanda...