UJIAN TENGAH SEMESTER

MATA KULIAH

PENDEKATAN SISTEM Dosen

Prof.Ali Amran,PHD

Dr.Wakhinuddin S

ENDRIZAL, S.Pd

(14138017)

MAGISTER PENDIDIKAN TEKNIK KEJURUANPROGRAM PASCASARJANA

F A K U L T A S T E K N I K

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2015

1. Penjelaskan hubungan aliran informasi pada :a. Perencanaan

Aliran informasi merupakan proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang diinginkan. Sedangkan perencanaan merupakan kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di masa depan guna mencapai tujuan yang diinginkan, serta pemantauan dan penilaian atas perkembangan hasil pelaksanaannya, yang dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan. Hubungan antara 2 elemen tersebut dapat dilihat dimana untuk menyampaikan tujuan dan sasaran yang ada pada proses perencanaan, diperlukan aliran informasi dari seorang leader dalam organisasi kepada anggotanya. Sebagi contoh, seorang leader menyampaikan tujuan dan program kerja kepada manager kemudian manager melanjutkan penyampaian informasi tersebut secara mendetail kepada karyawan-karyawannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b. Organisasi

Aliran informasi dalam organisasi merupakan suatu proses dinamik dimana dalam proses tersebut terdapat pesan-pesan secara tetap dan bekesinambungan dan proses tersebut terjadi secara terus menerus dalam sebuah organisasi. Aliran ini bisa terjadi dari level yang tertinggi dan level yang terendah dalam level organisasi. Aliran informasi ini bertujuan untuk menjelaskan setiap tujuan pada sub-sub bagian organisasi agar tercapai tujuan utama dari organisasi itu sendiri.

c. Pengendalian

Pengendalian adalah suatu proses pengaturan aktifitas-aktifitas organisasi secara sistematis agar konsisten dengan ekspektasi yang terdapat dalam rencana, target dan standar kinerja.Inti dari pengendalian adalah tindakan yang menyesuaikan operasi dengan standar yang telah ditetapkan, dasarnya adalah informasi yang dimiliki manajer. Jadi pengendalian yang efektif memerlukan informasi mengenai standar kinerja dan kinerja aktual, serta tidakan yang diambil untuk mengoreksi segala penyimpangan.Maka dari itu aliran informasi berperan penting dalam aktifitas pengendalian ini karena dengan adanya aliran informasi kegiatan kontrol dalam setiap kegiatan organisasi bisa di evaluasi dan berjalan sebagaimana mestinya.

d. Pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan merupakan proses pemilihan satu alternatif dari beberapa alternatif untuk pemecahan masalah. Terdapat 3 proses dalam pengambilan keputusan yakni (1) Kegiatan Intelejen, menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan; (2) Kegiatan desain, merupakan pembuatan, pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan; (3) Kegiatan pemilihan, yakni memilih serangkain kegiatan tertentu dari alternatif. Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sebelum mengambil suatu keputusan, hendaknya dilakukan kegiatan intelejen yang tak lain merupakan kegiatan pengumpulan informasi dan kondisi dari suatu lingkungan yang berguna dalam pengambilan keputusan.2. Apakah pengelolaan dengan sistem membuat organisasi fungsional menjadi tidak up to date?

Jawab : TIDAKKarena setiap pengelolaan yang menggunakan pendekatan sistem membuat fungsi dari setiap organisasi menjadi up to date terutama dalam segi informasi yang mempunyai pengaruh besar dalam proses perencanaan dan pengambilan keputusan bagi seorang pemimpin. Salah satu syarat sebuah informasi yang bermanfaat bagi organisasi dimana informasi tersebut harus up to date sehingga dicapai sebuah keputusan yang paling tepat, maka dari itu diperlukan pendekatan sistem yang mengatur semua elemen-elemen yang ada dalam organisasi agar dapat berfungsi secara sistematis. Berikut merupakan prasyarat dari sebuah sistem sebagai tambahan referensi, antara lain :

Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan

Adanya hubungan antara elemen sistem

Unsur dasar dari proses lebih penting daripada elemen sistem

Tujuan informasi lebih penting daripada tujuan elemen

3. Hubungan perencanaan dan pengendalian

Jawab :

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Lebih spesifiknya berdasarkan penjelasan dari jawaban dari no 1, perencanaan merupakan kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan dari sejumlah pilihan mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di masa depan guna mencapai tujuan yang diinginkan, serta pemantauan dan penilaian atas perkembangan hasil pelaksanaannya, yang dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan. Sedangkan pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Hubungan perencanaan dan pengawasan merupakan hubungan yang sangat erat karena jika salah satu satu elemen hilang maka organisasi tidak akan mampu mencapai tujuannya. Secara sederhana kita dapat melihat hubungan pengawasan tersebut sebagai pengatur setiap aktifitas-aktifitas yang telah ditentukan dalam proses perencanaan, dengan adanya pengawasan kita dapat dapat melihat kelemahan-kelemahan yang ada dalam setiap aktifitas yang sudah direncanakan sehingga dapat diambil keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang telah dikumpulkan dari kegiatan pengawsan tersebut.4. Apakah pendekatan sistem menyederhanakan tugas pengelolaan?Jawab : YA

Berdasarkan prasyarat sistem yang telah dibahas dalam jawaban no 2, salah satu syarat penting yang berhubungan dengan pengelolaan dalam poin tersebut adalah dimana sistem lebih mementingkan proses daripada elemen dai sistem itu sendiri. Hal ini tentu akan akan memberikan efek positif pada pengelolaan karena pengelolaan berkaitan erat dengan aktifitas proses. Dengan adanya rangkaian proses yang telah menerapkan langkah demi langkah dari pendekatan sistem, itu akan lebih mempermudah pengelolaannya karena proses tersebut lebih terstruktur dan mempunyai sistematika serta rangkaian kegiatan yang jelas. Maka dari itu, dengan adanya pendekatan sistem yang lebih berorientasi pada proses sebagai suatu kegiatan utama dalam pencapaian tujuan, ini akan membuat pengelolaan akan menjadi lebih sederhana.5. Analisis kasusa) Rumusan Permasalahan Kurangnya minat untuk masuk SMK X dari lulusan sekolah sebelumnya.

Lulusan SMK X tidak bersedia bekerja didaerah tersebutb) Analisa dan solusi dari masalah

Solusi kurangnya minat masuk SMK X

Berangkat melalui permasalahan dimana kurangnya minat siswa lulusan SMP atau sederajat untuk melanjutkan pendidikannya ke jenjang SMK X, dapat kita atasi dengan cara yakni pertama dengan pemberian bimbingan karir yang sistematis dan jelas pada saat siswa tersebut masih mengenyam pendidikan SMP atau yang sederajat. Detailnya konselor melakukan proses shadowing atau dapart disebut juga dengan proses memberikan informasi bayangan mengenai jenjang pendidikan selanjutnya seperti infomasi mengenai SMA dan SMK serta prospek kerja dan jalur karir yang jelas dari lulusan sekolah tersebut. Disamping itu konselor harus mampu membuat siswa konsisten terhadap pilihannya serta bertangung jawab atas pilihan tersebut. Sebagai contoh, jika mayoritas ingin melanjutkan studi keperguruan tinggi maka berilah saran untuk masuk SMA dan jika siswa ingin mengejar pekerjaan maka masukalah ke SMK dengan menjelaskan prospek kerja serta arah dari karir tamatan SMK tersebut dan perlu diketahui, lulusan SMK juga bisa menajutkan keperguruan tinggi. Dengan adanya bimbingan karir yang sistematis ini, akan menumbuhkan minat siswa untuk melanjutkan pendidikan mereka ke SMK.

Kedua , setelah memberikan bimbingan karir yang jelas mengenai prospek bekerja setelah lulus di SMK, solusi dari masalah ini terdapat pada sekolah (SMK X) itu sendiri. Untuk meningkatkan jumlah peminat dari sekolah tersebut, yang harus dilakukan adalah dengan membuat manajemen sekolah yang telah mengimplementasikan pendekatan sistem pada setiap aktivitas sekolah tersebut, mulai dari manajemen guru, keuangan dan tenaga kerja non pendidik. Kemudian pemberian kesejahteraan yang seimbang dengan tugas yang diberikan kepada pendidik dan karyawan non pendidik sehingga dapat meningkatkan kualitas kerja mereka karena sebuah profesionalitas tidak bisa lepas dari kesejahteraan.

Ketiga,disamping itu sekolah harus menekan kerja sama dengan perusahaan perusahaan ternama yang ada pada daerah tersebut. Hal ini sangat berguna dalam penempatan siswa mereka dalam kegiatan prakerin, jika siswa mendapat tempat yang baik dalam kegiatan prakerinnya maka mereka akan lebih bersemangat dan lebih termotivasi dalam bekerja dan dalam pendidikannya. Kerjasama ini dapat dijadikan modal promosi sekolah untuk mendapatkan siswa yang lebih banyak.Keempat, SMK merupakan sekolah yang lebih menekankan aspek praktek daripada teori dalam pembelajarannya, maka dari itu diperlukan sarana dan prasarana penunjang kegiatan pembelajaran yang spesifiknya seperti melengkapi jumlah komputer dan alat penunjang lainnya bagi jurusasn TKJ, menyediakan beberapa mesin bekas sbagai bahan ajar untuk siswa jurusan mesin dan menyediakan beberapa motor untuk kegiatan praktek siswa TOSM.

Solusi dari permasalahan dimana lulusan tidak bersedia bekerja didaerah tersebut

Permasalah ini merupakan permasalahan yang menjadi tangung jawab pemerintah setempat. Seperti yang kita ketahui, siapapun dalam melakukan pekerjaan pasti mengaharapkan kesejahteraan yang setara dengan kewajiban yang telah mereka lakukan, sederhananya profesionalitas tidak akan lepas dari kesejahteraan. Menurut analisa penulis, alasan mengapa lulusan dari SMK X tidak mau berkontibusi terhadap daerahnya karena daerah tersebut masih memiliki Upah Minimum Regional (UMR) yang kecil dan itu tidak sebanding dengan pekerjaan yang diberikan. Hal inilah yang membuat para lulusan tidak mau bekerja didaerah tersebut dan lebih cendrung pergi kedaerah lain yang memiliki UMR tinggi.

Solusinya dari masalah ini yakni dengan meningktkan UMR daerah tersebut dan pemberian jatah gaji yang sedikit lebih besar bagi karyawan yang lulus dari perguruan tinggi dari pada yang lulus dari SMK, kebijakan ini akan menumbuhkan motivasi bekerja yang baik serta motivasi untuk menyambung keperguruan tinggi bagi pekerja lulusan SMK. Dan ini tentu saja akan mempercepat pembangunan daerah tersebut karena setiap tenaga kerjanya terdiri dari orang-orang yang profesional dalam bidangnya.

1