Jabatan : Ketua

Atasan langsung : Rektor 1) Menjadi Top Management bagi implementasi

Sistem Manajemen Mutu Internal di SPI UB. 2) Melakukan koordinasi, perencanaan,

pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh setiap koordinator bidang SPI UB.

3) Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas SPI UB dan melaporkannya kepada Rektor.

Jabatan : Sekretaris Atasan langsung : Ketua

1) Membantu Ketua SPI UB sebagai Management Representative dalam koordinasi, perencanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kegiatan sesuai activity process berikut anggarannya.

2) Bertanggung jawab dalam pelaksanaan surat-menyurat yang berkaitan dengan SPI UB dan mengarsipkannya.

3) Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengelolaan management review rapat rutin, rapat koordinasi dan rapat evaluasi kegiatan.

4) Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan hasil audit internal SPI.

5) Bertanggung jawab atas penyusunan konsep laporan kegiatan rutin dan insidental di SPI UB.

6) Bertanggung jawab kepada Ketua SPI UB.

Jabatan : Kepala bidang keuangan

Atasan langsung : Ketua 1) Melakukan analisa, pengawasan, pemeriksaan,

pengujian dan penilaian atas kegiatan-kegiatan administrasi dan keuangan sesuai ketentuan/kebijakan peraturan perundangan yang berlaku.

2) Memastikan transaksi pembelanjaan dan pemasukan sesuai dengan peraturan perundangan.

3) Melakukan analisa, pengawasan, pemeriksaan, pengujian dan penilaian atas laporan keuangan berkala unit kerja di Universitas Brawijaya.

4) Melakukan monitoring dan evaluasi atas hasil-hasil analisa dan temuan pengawasan dan

pemeriksaan termasuk audit bidang keuangan. 5) Menyampaikan saran perbaikan terhadap

kebijakan pimpinan dan perencanaan dan

implementasi kegiatan universitas terkait dengan bidang keuangan

6) Menyampaikan hasil analisa, pengawasan dan pemeriksaan termasuk audit yang terkait dengan bidang keuangan kepada Rektor.

Jabatan : Kabid Sarana dan Prasarana

Atasan langsung : Ketua 1) Melakukan analisa, pengawasan, pemeriksaan,

pengujian dan penilaian atas kegiatan-kegiatan pengadaan sesuai ketentuan/kebijakan peraturan perundangan yang berlaku.

2) Memastikan aktivitas pengadaan realisasi barang/jasa sesuai sesuai dengan spec nya.

3) Memastikan proses pengadaan (PL, LS, Tender) sesuai dengan peraturan yang berlaku

4) Memastikan keberadaan fisik barang sesuai dengan list barang/jasa yang dimiliki oleh satker.

5) Memeriksa efektifitas barang/jasa 6) Melakukan monitoring dan evaluasi atas hasil-

hasil analisa dan temuan pengawasan dan pemeriksaan termasuk audit bidang pengadaan

barang dan jasa. 7) Menyampaikan saran perbaikan terhadap

kebijakan pimpinan dan perencanaan dan implementasi kegiatan universitas terkait dengan bidang pengadaan barang dan jasa.

8) Menyampaikan hasil analisa, pengawasan dan pemeriksaan termasuk audit yang terkait dengan bidang pengadaan barang dan jasa kepada

Rektor

Jabatan : Kabid. Kepegawaian

Atasan langsung : Ketua 1) Melakukan pemeriksaan apakah jumlah SDM

yang ada sesuai dengan kebutuhan Universitas pada umumnya dan kebutuhan satker pada khususnya.

2) Melakukan pemeriksaan SDM setiap bidang/bagian/sub bagian untuk memastikan tidak ada kapasitas SDM menganggur.

3) Melakukan pemeriksaan ketaatan pegawai terhadap tupoksi masing-masing bagian.

4) Memastikan bahwa semua pegawai aktif beraktivitas di satker yang diaudit sesuai dengan surat kontrak yang mengesahkan.

5) Melakukan monitoring dan evaluasi atas hasil-hasil analisa dan temuan pengawasan dan pemeriksaan termasuk audit bidang kepegawaian.

6) Menyampaikan saran perbaikan terhadap kebijakan pimpinan dan perencanaan dan implementasi kegiatan universitas terkait dengan bidang kepegawaian.

7) Menyampaikan hasil analisa, pengawasan dan pemeriksaan termasuk audit yang terkait dengan bidang kepegawaian dan jasa kepada Rektor.

Jabatan : Kabid Pembangunan

Atasan langsung : Ketua 1) Melakukan pemeriksaan apakah proses

pembangunan telah sesuai dengan rencana pembangunan yang telah disusun

2) Melakukan pemeriksaan apakah spec bahan bangunan yang digunakan sesuai dengan spec dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB)

3) Memastikan bangunan telah mendapatkan ijin dari pihak yang berwenang

4) Melakukan pengawasan proses pembangunan mulai dari perencanaan hingga proses pembangunan berakhir

5) Melakukan monitoring dan evaluasi atas hasil-hasil analisa dan temuan pengawasan dan pemeriksaan termasuk audit bidang pembangunan.

6) Menyampaikan saran perbaikan terhadap kebijakan pimpinan dan perencanaan dan implementasi kegiatan universitas terkait dengan bidang pembangunan.

7) Menyampaikan hasil analisa, pengawasan dan pemeriksaan termasuk audit yang terkait dengan bidang pembangunan kepada Rektor.

Jabatan : Kabid Teknologi Informasi

Atasan langsung : Ketua 1) Melakukan pemeriksaan apakah IT telah

direncanakan sbelumnya 2) Melakukan pemeriksaan bagaimana

implementasi IT di satker diaudit apakah secara keseluruhan telah sesuai dengan yang direncanakan (planning).

3) Memastikan efektifitas fasilitas teknologi informasi yang dimiliki oleh satker yang diaudit.

4) Melakukan pemeriksaan secara fisik jenis perangkat keras (deliver & support) apakah telah sesuai dengan kebutuhan satker.

5) Melakukan pemeriksaan fisik perangkat keras untuk memastikan kesesuaian antara jumlah fisik dan yang teretera di daftar perangkat keras satker.

6) Melakukan pengawasan mulai dari perencanaan sampai implementasi

7) Melakukan evaluasi secara keseluruhan terkait bidang teknologi informasi yang ada di satuan kerja diaudit

Jabatan : Koordinator Audit

Atasan langsung : Ketua 1) Menyusun perencanaan audit lapangan 2) Berkoordinasi dengan ketua tim Audit dalam

rangka pelaksanaan kegiatan entry meeting, desk evaluation, fieldwork dan exit meeting

3) Mendistribusikan tenaga auditor pada masing-masing tugas audit

4) Berkoordinasi dengan Biro BAKP terkait dengan pelaksanaan audit satker.

5) Mengkoordinasikan pelaksanaan audit kepada tim audit

6) Melaporkan pelaksanaan audit kepada ketua SPI 7) Memonitor hasil kerja tim audit lapangan 8) Membuat mapping temuan audit evaluasi tindak

lanjut temuan audit

Jabatan : Koordinator Jaminan Mutu

Atasan langsung : Ketua 1) Melakukan monitoring pelaksanaan SMM di SPI 2) Melakukan updating dokumen mutu SPI 3) Mengelola arsip dokumen peraturan yang

digunakan dalam pelaksanaan pengawasan internal

4) Berkoordinasi dengan tim SPI untuk melakukan penjaminan mutu

5) Mengelola keluhan pelanggan dan menyusun rencana tindaklanjut keluhan

6) Melaporkan hasil pemantauan SMM kepada ketua SPI

7) Mengelola website SPI-UB dan mengupdate informasi yang ditampilkan dalam website

Jabatan : Staf Audit Pengadaan

Atasan langsung : Koordinator Audit 1) Melaksanakan perencanaan audit yang telah

disusun koordinator audit 2) Melaksanakan audit bidang pengadaan dan

sarana prasarana 3) Berkoordinasi dengan ketua tim audit terkait

pelaksanaan audit 4) Melaksanakan arahan kepala bid. Pengawasan

Pengadaan dan Kepala Bid. Pengawasan Sarpras 5) Menyusun kertas kerja audit

TUPOKSI PERSONALIA SATUAN PENGAWASAN INTERNAL UNIVERSITAS BRAWIJAYA

6) Membuat draft laporan audit lapangan untuk

bidang pengadaan dan sarana prasarana

Jabatan : Staf Audit Keuangan

Atasan langsung : Koordinator Audit

1) Melaksanakan perencanaan audit yang telah disusun koordinator audit

2) Melaksanakan audit bidang keuangan 3) Berkoordinasi dengan ketua tim audit terkait

pelaksanaan audit 4) Melaksanakan arahan kepala bid. Pengawasan

Keuangan 5) Menyusun kertas kerja audit 6) Membuat draft laporan audit lapangan untuk

bidang keuangan

Jabatan : Staf Audit SDM

Atasan langsung : Koordinator Audit 1) Melaksanakan perencanaan audit yang telah

disusun koordinator audit 2) Melaksanakan audit bidang SDM 3) Berkoordinasi dengan ketua tim audit terkait

pelaksanaan audit 4) Melaksanakan arahan kepala bid. Pengawasan

SDM 5) Menyusun kertas kerja audit 6) Membuat draft laporan audit lapangan untuk

bidang SDM

Jabatan : Koordinator Administrasi

Atasan langsung : Sekertaris 1) Mengkoordinasikan pelaksananaan administrasi

surat-menyurat di SPI 2) Mengkoordinasi pelaksanaan administrasi

pertanggungjawaban keuangan SPI 3) Mengkoordinasi administrasi perkantoran 4) Mengkoordinasi staf untuk kegiatan arsiparis di

SPI

5) Menyiapkan daftar belanja kebutuhan SPI 6) Menyiapkan laporan keuangan internal yang

terdiri dari cash flow, laporan bulanan, laporan semesteran dan laporan tahunan

Jabatan : Staf Administrasi

Atasan langsung : Koordinator Administrasi 1) Menerima dan menyiapkan disposisi surat

masuk 2) Menyiapkan surat keluar 3) Membantu pelaksanaan proses audit:

a. Pengajuan surat tugas

b. Permintaan data audit ke Fakultas dan Instansi

c. Pembuatan surat untuk entry meeting dan menyiapkan berkas untuk entry meeting (print PPT, engagement letter dan

representation letter, berita acara, dll) d. Pembuatan surat pengembalian audit dan

penyerahan kuesioner kepuasan audit e. Pembuatan surat exit meeting

4) Pengarsipan surat masuk, hasil audit, kuesioner kepuasan pelanggan dan surat keluar

5) Administrasi kepustakaan SPI 6) Mempersiapkan ATK untuk audit (pengajuan

barang ATK ke bagian pengadaan) 7) Menjadi notulen saat rapat 8) Inventarisasi asset SPI 9) Melaporkan tugas ke Koordinator Administrasi

SPI

Jabatan : Staf Keuangan

Atasan langsung : Koordinator Administrasi 1) Menyiapkan SPJ keuangan SPI 2) Berkoordinasi dengan Bagian Keuangan untuk

laporan SPJ 2 bulanan 3) Menyiapkan dokumen Pengajuan Dana

Operasional dan Dana Audit 4) Mencatat Pemasukan dan Pengeluaran SPI 5) Menyiapkan Konsumsi Rapat SPI beserta

lampiran Absennya. 6) Belanja Barang Kebutuhan SPI. 7) Menyiapkan SPPD Perjalanan Dinas,

a. Permohonan Pencairan Dana ke Ka Biro, Ka Bag, Kasub Bendahara Keuangan UB.

b. Menyediakan Fasilitas Pegawai yang melakukan Perjalanan Dinas. a) Memesankan Tiket Perjalanan. b) Membookingkan Penginapan. c) Menyiapkan Uang saku dan Uang

Transport Pegawai yang melakukan perjalanan dinas.

c. Membuat Laporan Pengeluaran Dana SPPD

8) Melaporkan tugas ke Koordinator Administrasi SPI