Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

66
TUGAS KELOMPOK MATA KULIAH : SIA 2 Kelompok 1: Michael Adiwinata 125130442 Ignatius Lysander 125130436 Gustianto Nugroho 125130555 Natasya Akiko 125130571 Bella Andriani 125130595 PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

description

Apa itu Database Management System ?Database merupakan komponen dasar dari sebuah sistem informasi dan pengembangan serta penggunaannya sebaiknya dipandang dari perspektif kebutuhan organisasi yang lebih besar. Oleh karena itu siklus hidup sebuah sistem informasi organisasi berhubungan dengan siklus hidup sistem database yang mendukungnya.DBMS (DataBase Management System) adalah sistem yang secara khusus dibuat untuk memudahkan pemakai dalam mengelola basis data. Definisi lainnya, Database Management System adalah software yang mengijinkan penggunanya untuk membuat, mengakses, dan mengatur sebuah database. Pada pendekatan database, setiap file yang ada pada tiap departemen disimpan pada sebuah server database dengan sebutan baru, yaitu table. Lalu setiap program dapat mengakses bagian dari database sesuai kebutuhan.Tujuan Perancangan DatabaseUntuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan user secara khusus dan aplikasi – aplikasinya.Memudahkan pengertian struktur informasi.Mendukung kebutuhan-kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek penampilan (response time, processing time, dan storeage space).Komponen DBMS• Data Dictionary Sebuah repository yang menyimpan data definition dan deskripsi dari struktur data didalam database• DBMS UtilitiesProgram yang memungkinkan user mengelola data dengan cara create, edit, delete data dan file. Didalamnya termasuk data recovery dan back up• Report GeneratorProgram untuk menghasilkan laporan yang berasal dari data yang disimpan

Transcript of Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Page 1: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

TUGAS KELOMPOK

MATA KULIAH : SIA 2

Kelompok 1:

Michael Adiwinata 125130442

Ignatius Lysander 125130436

Gustianto Nugroho 125130555

Natasya Akiko 125130571

Bella Andriani 125130595

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS TARUMANAGARA

SEMESTER GASAL 2015/2016

Page 2: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

DAFTAR ISI

Daftar Isi....................................................................................................................................ii

High Class : Oracle…………………………….…………………………………………….1

Profil Aplikasi……………………………….……………………………….………………..1

Sejarah Perkembangan Oracle……………………………………………………..………….3

Produk Oracle…………………………………………………………………………………3

Langkah – Langkah Program Oracle………………………………………………….…...….4

Keunggulan dan Kekurangan Oracle………………………………………………………...10

Middle Class : Myob………………………………………………………………………..12

Profil Aplikasi……………………………………………………………………………..…12

Fitur yang disediakan Oleh Myob…………………………………………………………... 13

Tipe Jaringan Myob……………………………………………………………………...…. 14

Lisensi Myob…………………………………………………………………………………15

Peranan Myob……………………………………………………………………………..…15

Langkah- Langkah Penggunaan……………………………………………………………..17

Screenshoot……………………………………………………………………………….…29

Middle Class : Accurate……………………………………………………………………32

Profil Aplikasi……………………………………………………………………………….32

Jaringan…………………………………………………………………………………...…33

Fitur yang disediakan……………………………………………………………………..…33

Lisensi……………………………………………………………………………………….34

Langkah – Langkah Penggunaan……………………………………………………………35

ii

Page 3: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

HIGH CLASS : ORACLE

Profil Aplikasi

Oracle adalah salah satu program database relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam

suatu sistem manajemen basis data RDBMS (Relational Data Base Management System)

yang multi platform untuk mengelola informasi secara terbuka, komprehensif, dan

terintegrasi. Oracle menggunakan bahasa Structured Query Language (SQL) yang

merupakan bahasa query standard di berbagai software database. Oracle merupakan DBMS

yang dirancang khusus untuk organisasi berukuran besar yang membutuhkan fleksibilitas dan

skalabilitas agar dapat memenuhi tuntutan akan data dan informasi yang bervolume besar dan

terus menerus bertambah besar. Oracle Server menyediakan solusi yang efisien dan efektif

karena kemampuannya dalam hal sebagai berikut :

a. Dapat bekerja di lingkungan client atau server (pemrosesan tersebar).

b. Menangani manajemen space dan basis data yang besar.

c. Mendukung akses data secara simultan.

d. Performansi pemrosesan transaksi yang tinggi.

e. Menjamin ketersediaan yang terkontrol.

f. Lingkungan yang terreplikasi.

Prinsip Database Management System

1

Page 4: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Oracle Enterprise Resources Planning adalah sistem berbasis internet, bukan pendekatan

klien server tradisional. Para pengguna Oracle dapat mengakses berbagai aplikasi ERP

melalui server intranet menggunakan penjelajah internet standar. Oracle adalah perusahaan

piranti lunak pertama yang mengembangkan dan 100 persen menggunakan piranti lunak

enterprise diatas Internet diseluruh lini produknya. Sejak diluncurkannya database relational

pertama di dunia pada tahun 1977, Oracle telah menjadi bagian penting dalam revolusi

teknologi yang secara nyata mengubah bisnis modern. Pendekatan ini mendukung operasi

berbiaya lebih rendah, menggunakan ribuan pengguna, dan memberikan pengembalian

investasi yang lebih baik karena implementasinya yang cepat dan masa hidup piranti

lunaknya yang lebih lama. Piranti lunak Oracle dapat dijalankan di Personal Computer,

terminal kerja, mini komputer, mainframe, dan komputer paralel dalam jumlah banyak.

2

Page 5: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Sejarah Perkembangan Oracle

Basis data Oracle pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner, dan Ed

Oates melalui perusahaan konsultasinya bernama Software Development Laboratories (SDL)

pada tahun 1977, yang pada tahun 1983, berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai

sekarang. Perusahaan ini berkonsentrasi pada pembuatan database server di mainframe.

Kisah sukses Oracle Corp. terkait dengan sejarah dan teori database relasional. Teori

database relasional diperkenalkan hampir secara simultan oleh Edgar F. Codd dan seorang

penemu lain yang kurang dikenal, pada tahun 1969. International Business Machines (IBM)

Corporation adalah perusahaan pertama yang menerapkan model relasional ini dalam bahasa

SQL, dengan produknya DB2. Sayangnya, IBM cukup ragu akan keampuhan SQL dan model

relasional.

Larry melihat perkembangan teori model relasional dan implementasi database

relasional dalam DB2. Larry yakin bahwa model relational adalah “way of the future” dan

memutuskan untuk mengimplementasikan model relasional di produk Oracle. Sebelumnya,

produk database Oracle memakai model nonrelasional. Oracle menjadi pesaing kuat bagi

IBM dalam pasar database server di mainframe, terutama database bermodel relasional.

Sekitar pertengahan tahun 1980 – an, Larry mendiversifikasi produk Oracle (versi

6.x) keluar mainframe, yakni ke sistem operasi UNIX. Selanjutnya, tahun 1996 Oracle Corp

mendiversifikasi Oracle (versi 7.x) ke sistem operasi Novell Netware, Windows NT, dan

Linux (versi 8.x, tahun 1997). Mulai pertengahan tahun 1990 – an, Oracle Corp. mulai

membuat juga produk – produk nondatabase – server seperti application server (WebDB,

OAS), development tools (Oracle Developer, Oracle Designer), dan application suite

(Oracle Apps). Tiga puluh tahun Oracle berjaya, Oracle menjadi patokan untuk database

teknologi dan aplikasi – aplikasi di dalam perusahaan diseluruh dunia, dari mulai perusahaan

yang kecil sampai perusahaan – perusahaan yang besar, multinasional, dan internasional.

Produk Oracle

a. Oracle Database

Oracle database adalah database pertama uang dirancang untuk enterprise grid

computing. Sebuah database yang paling fleksibel dan hemat biaya dalam mengatur

3

Page 6: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

informasi dan aplikasi. Oracle Database tersedia dalam tiga edisi – Enterprise, Standard,

dan Personal.

b. Oracle Application Server

Oracle’s Java 2 Enterprise Edition (J2EE) server yang bersertifikat, mengintegrasi segala

yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan membuart aplikasi berbasis Web. Aplikasi

server mendeploy portals e – business, web services, dan aplikasi transaksional seperti PL

/ SQL, Oracle Forms, dan aplikasi yang berbasis J2EE.

c. Oracle Applications

Oracle E – Business Suite adalah suatu himpunan lengkap bisnis untuk mengatur dan

mengotomasi proses dalam sebuah organisasi.

d. Oracle Collaboration Suite

Oracle Collaboration Suite adalah satu sistem yang terintegrasi untuk semua komunikasi

data dalam sebuah organisasi. Misalnya, Voice, E – mail, fax, wireless, calendar

information, dan file – file.

e. Oracle Development Suite

Oracle Development Suite sangat komplit, suatu integrasi yang mengkombinasikan

application development dan business intelligence tools.

f. Oracle Services

Services seperti Oracle Consulting dan Oracle University yang menyediakan keahlian

yang dibutuhkan untuk menjaga Oracle project supaya tetap dalam jalur dan berjalan

dengan baik.

Langkah – Langkah Program Oracle

1. Penginstalan

Pengetahuan tentang bagaimana Oracle mengelola data sangat vital bagi seorang

administrator. Sebuah sistem database yang besar sekali dapat terdiri dari beberapa Oracle

server yang berjalan di server – server yang terpisah. Tiap – tiap server akan mengelola

data yang sesuai dengan bagiannya saja. Misalnya, server pada divisi akuntansi

mengelola database akuntansi, server Sumber Daya Manusia mengelola human resources

database, dan seterusnya. Sistem database yang tersebar seperti ini disebut distributed

database.

4

Page 7: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Contoh Instalasi Program Oracle

Meskipun data diletakkan di lokasi yang berbeda – beda, tetapi user akan melihat

database sebagai satu kesatuan. Tersebarnya data – data akan transparan terhadap

user. User akan membuat koneksi dengan salah satu database server. Pada database

server tersebut, koneksi user tersebut dilayani oleh sebuah instance. Instance dapat

dilihat sebagai sistem yang mengelola database. Database adalah media penyimpanan

yang berisi tabel – tabel. Instance tersebut kemudian akan mengakses database yang

sesuai yang ada di server tersebut. Dalam satu Oracle server, bisa terdapat lebih dari

satu instance.

2. Akses ke Aplikasi Oracle

2.1 Masuk ke Aplikasi Oracle

Untuk dapat masuk ke dalam aplikasi Oracle diperlukan beberapa tahapan

yang harus dilakukan Nyalakan PC atau pastikan bahwa komputer dalam

kondisi hidup atau “on”.

Login ke dalam network atau jaringan sesuai dengan user – id dan password

yang sudah ditentukan oleh bagian IT dan masuk ke dalam MS Windows.

5

Page 8: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Klik icon Oracle shortcut atau masuk ke Internet Explorer dan masukkan

address dari Oracle application. Window aplikasi Oracle log – on akan

tampak pada layar monitor.

Masukkan oracle user name dalam field “User Name”.

Masukkan password anda ke dalam field password.

Klik Login, maka secara otomatis masuk ke dalam aplikasi Oracle.

Satu tampilan tabel daftar application responsibilities akan tampak pada layar.

6

Page 9: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

a. Tabel menu menampilkan “user responsibility” dimana user diperkenankan

sebagai penanggung jawab atas modul dalam aplikasi Oracle, dimungkinkan

sekali user satu dengan yang lain bisa memiliki responsibilities yang

berbeda. Untuk masuk ke dalam menu dari suatu responsibility, user harus :

- Klik pada responsibility yang dikehendaki, atau.

- Gunakan tombol panah naik/turun untuk memilih responsibility yang

diinginkan kemudian tekan [Enter].

b. Navigator Window untuk responsibility yang telah di pilih tampak pada layar.

2.2 Merubah Password User

Langkah – langkah untuk merubah password user adalah sebagai berikut :

Masuk ke dalam Navigator Window.

Pilih menu Edit → Preferences → Change Password.

Masukkan password lama, kemudian tekan [Tab] pada keyboard.

Masukkan password baru, kemudian tekan [Tab] pada keyboard.

Masukkan kembali password baru untuk verifikasi, kemudian tekan [Tab].

7

Page 10: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Klik ok, untuk menyimpan password baru user.

3. Tampilan Layar Berdasarkan Script

3.1 Proses Penambahan Journal Manual

Masuk ke dalam aplikasi, masukkan username dan password

Pilih Responsibilities General Ledger Super User.

Pilih journal, klik [Enter].

8

Page 11: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Akan muncul form sebagai berikut :

Klik New Journal.

Lengkapi informasi untuk menambahkan jurnal header secara manual :

- Nama jurnal.

- Deskripsi jurnal.

- Kategori.

- Periode jurnal.

- Tanggal efektif.

- Mata uang.

- Tanggal kurs (khusus untuk mata uang asing saja).

- Tipe kurs (khusus untuk mata uang asing saja).

- Kurs (khusus untuk mata uang asing saja).

- Periode reversal (jika hendak di reverse).

- Metode reversal (jika hendak di reverse).

9

Page 12: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Lengkapi informasi untuk menambahkan jurnal line secara manual :

- Nomor baris.

- Account.

- Masukkan jurnal debit.

- Masukkan jurnal kredit.

- Masukkan deskripsi jurnal line.

Keunggulan dan Kekurangan Oracle

Keunggulan yang dapat ditawarkan Oracle software dalam mendukung Enterprise Resources

Planning (ERP) adalah sebagai berikut :

a. Oracle bekerja di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses antara database server

dan aplikasi client. Server yang terpasang Oracle bertanggung jawab menangani proses

database, sementara client atau workstation yang menjalankan aplikasi hanya

berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangai kemacetan jaringan.

b. Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terrabyte.

Oracle juga mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk sehingga ruangan

harddisk termanfaatkan secara efisien.

c. Oracle mendukung pelayanan multiuser yang terkoneksi pada waktu yang sama dan

mengakses data yang sama serta mengatur sistem agar pemrosesan data dapat berjalan

10

Page 13: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada waktu yang hampir

bersamaan karena Oracle dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu

jaringan untuk mengakses data. Dengan fasilitas ini, Oracle mampu menghindari konflik

data dengan baik. Selain itu, Oracle dapat menjalankan database selama 24 jam dalam

sehari sehingga pemisahan sistem komputer dan proses backup dapat dilakukan secara

online tanpa harus mematikan database.

d. Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatasi dan dan memonitor akses data sehingga

dapat menghindari akses database dari pihak – pihak yang tidak berkepentingan. Kontrol

untuk mengendalikan data tersebut dapat mengendalikan data dari manapun sehingga

tidak perlu membuat kode di banyak aplikasi, cukup di satu database Oracle saja.

e. Oracle dapat berjalan di berbagai sistem operasi dan aplikasi yang menggunakan data.

Oracle dapat dengan mudah mengakses data Oracle yang berjalan di sistem apapun.

f. Oracle dapat memishkan database dalam komputer – komputer yang secara fisik terpisah

namun secara logis terlihat seperti satu database.

g. Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda – beda.

Hal ini sangat membantu jika salah satu server rusak, maka server lain dapat langsung

menggantikan fungsinya.

Kelemahan dari Oracle software dalam mendukung Enterprise Resources Planning (ERP)

adalah sebagai berikut :

a. Ukuran yang dibutuhkan menjadi lebih besar. Dengan penyimpanan di dalam database,

setidaknya dibutuhkan ukuran tambahan untuk indexing dan ukuran redo log yang besar

pula.

b. Akses menjadi lebih lambat.

c. Membutuhkan spesifikasi hardware yang tinggi untuk dapat menjalankan software

Oracle agar dapat berjalan dengan stabil.

d. Lisensi Oracle sangat mahal, lebih mahal dari Microsoft Dynamics Ax dan SAP sehingga

Oracle lebih banyak digunakan pada perusahaan pada kelas atas karena tidak efisien dan

tidak terjangkau bagi kelas bawah dan menengah.

11

Page 14: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

MIDDLE CLASS : MYOB

Profil Aplikasi

MYOB (Mind Your Own Business) dibuat dan didirikan kali pertama tahun 1991 di

Australia, lalu dikembangkan ke negara lainnya seperti di New Zealand, Malaysia,

Singapore, Hongkong, China, Amerika, Kanada dan Eropa. Indonesia masuk di wilayah Asia

bersama Singapore dan Malaysia. Untuk distribusi produk MYOB legal di Indonesia, MYOB

Asia telah menunjuk PT. PrimaTeknika InterMulia sebagai MYOB Authorised Distributor,

Authorised Training Center, MYOB Professional Partner dan MYOB Developer Partner.

MYOB memproduksi software accounting bernama MYOB accounting yang

merupakan program computer akuntansi (accounting software), MYOB dimulai

di Australia pada tahun1991 dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenali

kebutuhan yang unik dari perusahaan kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar

akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful, mudah dan

terjangkau.

Banyak penghargaan diterima oleh jajaran produk MYOB sejak tahun 1991 sampai

sekarang. Sukses ini kemudian berkembang ke seluruh dunia,MYOB pada tahun itu juga

memenangkan MacWorld Award untuk kategori Best Accounting Software dan kategori Best

Newcomer Software. Tahun 1996, MYOB Inc., terus berkembang dan bergerak dibawah

payung MYOB Limited. MYOB kemudian mengembangkan 6 cabang untuk meng-cover

pemasaran MYOB di seluruh dunia, yaitu MYOB US, Inc., MYOB Canada Inc., MYOB

Australia Pty Ltd., MYOB New Zealand, MYOB UK Ltd. dan MYOB Asia, yang saat ini

terus berkembang dengan munculnya versi khusus negara lainnya, versi Malaysia adalah

yang pertama dia Asia, sebelum munculnya versi Singapura, Hongkong dan Asia-

International, dan sekarang telah lebih banyak lagi versi negara yang tersedia.

MYOB Accounting versi 15.0 dan Premier versi 9.0 merupakan program yang sudah

di operasionalkan oleh para pengolah data-data keuangan. Dengan adanya MYOB

Accounting rilis yang baru versi 17.0 menjadi mempermudah dalam penyajian laporan

keuangan, khususnya dalam lingkup Accounting Financial (akuntansi keuangan). Namun

untuk pembahasan ini lebih memfokuskan pada MYOB Accounting versi 15.0. Berdasarkan

komparatif secara fisik terlihat perbedaan antara MYOB Accounting versi 15.0 dengan versi

Premier 9.0.

MYOB Accounting versi 15.0 digunakan untuk kegiatan administrasi perusahaan

yang memiliki transaksi dengan satu sistem mata uang (single currency). Ex, rupiah.

Kegiatan administrasinya pun hanya menggunakan satu komputer saja.

12

Page 15: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

MYOB Premier 9.0 digunakan untuk kegiatan administrasi perusahaan yang memiliki

transaksi dengan berbagai mata uang (multi currency). Ex, IDR dan U$$. Kegiatan

administrasinya biasanya melibatkan banyak komputer yang berhubungan satu sama lain

(integrated networking).

Dengan berkembangnya informasi keuangan yang bersifat urgent. Sehingga

diperlukan suatu instrument pengolahan data-data keuangan menjadi informasi keuangan

yang bersifat final. MYOB sebagai software yang mampu mengolah setiap input data

menjadi output informasi secara cepat. Namun perlu diketahui bahwa MYOB dibuat untuk

memenuhi kebutuhan akuntansi perusahaan. Menutup kemungkinan bahwa software MYOB

bisa dioperasionalisasikan untuk membuat laporan keuangan seperti yang lazim dalam

Accounting Based (Akuntansi Dasar).

Fitur Yang Disediakan Oleh Myob

MYOB dibuat sebagai gabungan beberapa modul yang disajikan dalam satu paket.

Beberapa modul (fitur) gabungan yang disediakan oleh MYOB yang kemudian digabung

salah satu form yang disebut dengan Command Centre adalah sebagai berikut:

Accounts : Menyediakan fitur Accounts List, Record Journal Entry.

Banking : Menyediakan fitur Spend Money, Receive Money, Bank Register,

Reconcile Account, Prepare Bank Deposit, Print cheque.

Sales : Menyediakan fitur Sales Register, Enter Sales, Receive Payment,

Print Invoice.

Time Billing : Menyediakan fitur Activities List, Enter Activity Slip, Prepare Time

Billing Invoice, Activity Log.

Purchases : Menyediakan fitur Purchase Register, Enter Purchase, Print Purchase

Order.

Inventory : Meyediakam fitur Item Register, Item List, Set Item Prices, Count

Inventory, Adjust Inventory, Transfer Inventory, Auto Build

Inventory.

Card File : Menyediakan fitur Card List seperti Customer, Supplier, Employee,

Personal.

Tipe Jaringan Myob

13

Page 16: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

MYOB didesain untuk bekerja secara khusus pada jaringan peer-to-peer, seperti

terlihat pada gambar di samping, data ditempatkan pada salah satu perangkat komputer.

Walaupun tidak bekerja Aplikasi Server/Client murni, MYOB Dapat diaplikasikan pada

lingkungan jaringan Server/Client, dengan menempatkan data pada Server dan Aplikasi

MYOB pada masing-masing Client.

MYOB dapat berjalan pada semua jenis Topologi jaringan, tetapi Star Topology

lebih dianjurkan untuk digunakan, dengan teknologi LAN menggunakan Ethernet atau Fast

Ethernet yang saat ini lebih umum untuk digunakan (Token Ring atau FDDI dapat juga

digunakan). MYOB dapat berjalan secara baik pada Sistem Operasi WIN98, WIN Me, WIN

2000, WIN NT dan WIN XP (mulai Premier Versi 7.x , MYOB sudah tidak mendukung

Windows 95) dengan menggunakan semua jenis protokol jaringan yang biasa digunakan

(NetBIOS, NetBEUI dan TCP/IP). Untuk mendapatkan kecepatan operasi yang optimal, anda

dapat menggunakan MYOB Premier dalam jaringan dengan menggunakan

Terminal Service atau dapat pula menerapkan fitur Remote Desktop.

Untuk mendapatkan performa terbaik dalam implementasi aplikasi MYOB dalam

jaringan. Pastikan bahwa spesifikasi seluruh komputer / workstation yang digunakan

minimal sekelas Pentium I 133 MHz. Penggunaan Sistem Operasi yang sama akan

memberikan kecepatan distribusi data yang lebih merata. Gunakan komputer dengan

kecepatan dan kapasitas memori (RAM) terbesar sebagai server/pusat data.

Gunakan Network Interface Cards dengan kecepatan yang tertinggi.Windows NT

Bila komputer di mana database MYOB diletakkan menggunakan Sistem Operasi

Windows NT (dan versi lanjutannya), sebaiknya :

Gunakan SCSI Hardisk, untuk mendapatkan kecepatan akses yang lebih tinggi, letakkan data

pada partisi tersendiri, terlebih bila menggunakan Harddisk yang memiliki kapasitas yang

besar, untuk mempertinggi kecepatan akses terhadap data MYOB.

Gunakan NTFS file system pada partisi yang digunakan.Mapping dan Pembuatan Shortcut

MYOB Premier menggunakan 2 (dua) file untuk menyimpan seluruh data transaksi yaitu

pada file berekstensi *.prm /*.myo dan *.box.

Untuk dapat memberikan akses terhadap data MYOB kepada workstation lain, yang

anda perlukan hanyalah menempatkan data pada folder tertentu dengan cara Copy, dan Share

folder tersebut dengan hak akses yang sesuai. Untuk melakukan Mapping, anda dapat

menggunakan fasilitas Tools pada Menu Windows Explorer, pilih Sub Menu Map Network

Drive, dan pilih Huruf Drive yang anda inginkan.

14

Page 17: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Kemudian Browse Folder database MYOB yang telah anda buat di Server, atau

masukkan Nama Komputer (Computer Name) dan Nama Folder yang mewakili letak Data,

dan berikan tick mark pada kolom Reconnect at Logon, untuk memastikan Network Drive

yang telah anda buat akan aktif setiap kali anda logon.

Lisensi Myob

Program bisa dipakai selamanya

Data transaksi dipakai selamanya

Harus registrasi serial number ke MYOB Singapore

Harus aktivasi data file online ke MYOB Singapore

Pembuatan (create) data file hanya 5x

Untuk pembukuan internal dan laporan keuangan perusahaan/korporasi lainnya

Peranan Myob

Kegunaan MYOB dalam kegiatan administrasi perusahaan

a. Alat bantu orang – orang untuk menyelesaikan pekerjaan akuntansi

b. Menghemat waktu dalam mengelola dan menjalankan pembukuan

c. Mengerti lebih dalam bisnis

d. membantu kita dalam proses penjualan dan pembelian, track piutang dagang

(receivable), hutang dagang (payables) and pajak (GST), email your quotes dan

invoice dan banyak lagi – semuanya hanya dengan meng-klik beberapa tombol saja.

e. Mengelola barang dagangan

f. Untuk memenuhi kebutuhan akuntansi perusahaan,dll

Peranan MYOB dalam siklus akuntansi perusahaan jasa

a. Sebagai alat komunikasi untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan dalam proses

implimentasi dalam pengoperasian MYOB

b. Sebagai alat untuk mempermudahkan kita untuk mencatat transaksi dalam perusahaan

jasa

Fungsi & fasilitas MYOB

Dalam aplikasinya (Applied) MYOB mempunyai berbagai fungsi dan fasilitas-fasilitas

(fitur). Seperti dalam baris menu yang terdiri dari delapan kelompok menu pilihan untuk

mengakses perintah, sub menu dan kotak dialog: File, Edit, Lists, Command Centres, Setup,

Reports, Window, dan Help. Sedangkan pada Modul Command Centre terdiri dari delapan

15

Page 18: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

modul, yang merupakan pembagian dari kegiatan akuntansi, meliputi: Accounts, Banking,

Sales, Time Billing, Purchases, Payroll, Inventory, dan Card File. Dalam pengelompokan

akun, MYOB sedikit berbeda dengan teori akuntansi. Hal ini untuk efisiensi dan kemudahan

penggunaan saja. Jumlah Digit Akun: Akun (Accounts) dalam MYOB terdiri dari 5 digit

(X.XXXX). dan untuk tipe Akun (Account Type) MYOB membagi 8 kelompok akun, yaitu:

Assets (kelompok aktiva), Liability (kelompok kewajiban), Equity (kelompok ekuitas),

Income (kelompok Penghasilan/Penjualan), Cost Of Sales (kelompok harga pokok

penjualan), Expense (kelompok beban), Other Income (kelompok penghasilan lain-lain),

Other Expense (kelompok beban lain-lain). Dalam hal penentuan tipe header dan detail,

header digunakan untuk setiap akun yang masih memiliki akun anak, biasanya untuk jenis

akun kelompok, sedangkan Detail digunakan untuk setiap akun yang tidak memiliki akun

anak lagi; biasanya untuk akun subkelompok. Dalam hal ini setiap akun detail harus

disesuaikan (mengatur level akun) berdasarkan header masing-masing kelompok dengan

menggunakan UP; untuk menggeser akun ke kiri dan Down; untuk menggeser akun ke kanan.

Dalam tahapan pembuatan data baru, setiap user (pengguna) dihadapkan pada tiga

pilihan pada bagian Accounts List: 1. I would like to start with one of the lists provided by

MYOB Accounting (menggunakan akun-akun yang sudah disediakan oleh MYOB), 2. I

Would like to import a list of accounts provided by my accountant after I’m done creating my

company file (menggunakan akun-akun yang sebelumnya di buat di Ms. Excel untuk

kemudian di import dalam MYOB system), 3. I would like to build by my own accounts list

once I begin using MYOB (menggunakan sebagian dari akun MYOB dan selanjutnya

membuat akun-akun sendiri-sesuai dengan kebutuhan recording). Ketika dalam kondisi

memilih import maka user tersebut diharuskan mengimport akun-akun yang sudah di format

dalam bentuk Text (Tab delimited) di Ms. Excel (lebih detailnya lihat pada penjelasan materi

Import yang lalu). Begitu pula pada saat penggunaan linked accounts (akun yang terhubung

dengan akun lain): Pada posisi Accounts & Banking Accounts (akun buku besar dank as/

bank), Sales Linked Accounts (akun-akun yang terkait dalam penjualan), Purchases Linked

Accounts (akun-akun yang terkait dalam transaksi pembelian, Payroll Linked Accounts

(berkaitan dengan penggajian). Untuk mengisi daftar relasi menggunakan Card File, yang

terdiri dari bagian Customer (pelanggan), Supplier (pemasok), Employee (karyawan), dan

Personal (individu)-untuk penjelasan detailnya lihat catatan yang lalu.

Bukti Transaksi & Entri Data, menggunakan modul Banking, khusus mencatat transaksi

penerimaan dan pengeluaran kas bank-untuk penjelasan detailnya lihat catatan yang lalu.

Dalam tahapan penginputan setiap bukti transaksi keuangan perlu diklasifikasikan terlebih

16

Page 19: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

dahulu. Berdasarkan sistem dan prosedur penerimaan kas (receive money) berbeda dengan

berdasrkan sistem dan prosedur pengeluaran kas (spend money). Bukti transaksi pada

hakekatnya sebagai dasar dalam pengolahan untuk dijadikan informasi keuangan. Ketika

terjadi suatu pengeluaran tanpa dilandasi dengan adanya bukti pengeluaran maka bisa terjadi

kesalahan interpretasi. Bukti transaksi juga sebagai catatan historis yang menunjukan

spesifikasi kegiatan beserta jumlah nominal yang tertera.

MYOB Accounting Software memudahkan anda dalam mendesign accounting process

sesuai dengan kehendak anda sehingga lebih mudah digunakan ketika mencari informasi

tentang bisnis anda. Dengan MYOB Accounting’s powerful inventory management system,

anda akan dapat dengan mudah mengetahui secara tepat jumlah stock jumlah pemesanan dan

berapa yang sudah komit (committed).

MYOB Accounting Software dapat melakukan analisa atas bisnis anda dengan lebih dari

160 cara,sehingga banyak orang yang menggunakan software ini

Lebih mudah membuat keputusan dalam bisnis jika anda mempunyai informasi yang tepat

dan sangat detail:

a. Lebih dari 160 laporan dan chart

b. Nilai Profit & Loss dan Balance Sheet terbaru

c. Membuat laporan yang menyeluruh kemudian rubah menjadi Microsoft Excel file

untuk melakukan analisa lebih dalam.

d. Email atau save semua laporan ke disk untuk accountant anda

e. Gunakan Company Data Auditor untuk mendeteksi kesalahan umum dalam proses

dan untuk memastikan integrasi informasi pada bisnis anda,dll

Langkah – Langkah Penggunaan

Semua form yang disediakan oleh MYOB sudah diotomatiskan dimana suatu angka

dalam form tersebut ditransformulasikan ke sisi debit atau ke sisi kredit, kecuali untuk form

Record Journal Entry. Setiap kelompok command centre akan bermuara ke dalam

Transaction Journal, kecuali Card File. Semua form yang sudah diotomatisasi tersebut

dihubungkan oleh account yang telah dipilih dan ditentukan di dalam isian form.

Persiapan data awal

Berikut beberapa data awal yang harus Anda sediakan sebelum bekerja dengan MYOB:

a. Chart of Account

17

Page 20: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Pengkodean dan pengelompokan account disebut dengan Chart of Account. Susunlah

Chart of Account sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting

Principles)/Prinsip-prinsip Akuntansi yang diterima umum.

b. Job List

Buatlah dan tetepkan Job (proyek) perusahaan Anda (jika ada)

c. Card File

Catat dan kelompokkan data customer, supplier, employee dan personal

d. Item List

Catat dan kelompokkan nama barang/jasa yang akan diperjualbelikan

e. Linked Account

Tetapkan dan pilih Account yang akan dimasukkan ke dalam Linked Account

f. Opening Balances

Masukkan saldo awal masing-masing account, customer, supplier, inventory dan job

(jika ada). Cek kembali keseimbangan neraca Anda sebelum memasukkan transaksi.

Gunakan menu Easy Setup Assistant untuk memandu Anda melakukan berbagai setup

awal dengan tuntunan dari MYOB.

Membuat Data Baru

Klik tombol start

Pilih all program > MYOB Premier >

Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses :

Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada

Create, untuk membuat data perusahaan baru

Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan

What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita

terbaru dalam versi ini

Exit, untuk mengakhiri program MYOB

Setelah Anda membuka program MYOB klik pilihan Create New Company File.

Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Company File. Form ini terbagi menjadi 6

bagian, yaitu: Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List

dan Company File

Setelah muncul Assistant Introduction, klik tombol Next sehingga akan muncul kotak dialog

Company Information untuk mengisikan data nama dan alamat perusahaan.

Setelah itu klik Next untuk pengisian Accounting Information dimana ada 4 field yang harus

diisi dengan fungsi masing-masing sebagai berikut:

18

Page 21: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

a. Current Financial Year diisikan Tahun Tutup Buku

b. Last Month of Financial Year pilihan Bulan Tutup Buku

c. Convertion Month pilihan Bulan Awal Buku

d. Number of Accounting Periods pilihan jumlah periode setahun

Berikutnya adalah Assistant untuk pengisian Account List. Ada tiga pilihan dalam pembuatan

Account:

a. I Would like to start with one of the last provided by MYOB.

Pilihan ini memungkinkan Anda untuk memilih salah satu type Account dari 105 jenis

perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB.

b. Would like to import a list of accounts provide by my accountant after I’m done

creating my company file

Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar account yang telah ada

setelah membuat file baru.

c. I Would like to build my own accounts list one I begin using MYOB.

Pilihan ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mendesain sendiri daftar

account.Kedua pilihan di atas akan memunculkan Assistant berikutnya yang

menginformasikan bahwa data Anda akan dibuatkan secara otomatis dengan nama

direktori dan nama file yang telah dibuatkan oleh MYOB. Jika Anda ingin merubah

nama file dan tempat folder sesuai yang Anda kehendaki maka klik tombol Change,

lalu pilih folder direktori tempat data akan diletakkan, serta ketikkan nama file lalu

klik Save.

Selanjutnya komputer akan melakukan proses beberapa detik untuk membuat data baru

tersebut. Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assistant Conclution. Jika

muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file baru Anda telah berhasil. Akan ada dua

tombol pilihan yang dapat dipilih:

a. Setup Assistant : adalah fitur yang membantu kita untuk mengendalikan

beberapa fungsi contents pada command centre seperti customize, account, sales,

purchase. Jika anda menginginkan beberapa perubahan cara kerja pada beberapa

content tersebut, maka klik fungsi tersebut. Namun, fungsi yang lazim digunakan

sudah sesuai dengan setup yang sudah aktif dan karenanya tidak perlu diubah lagi..

b. Command Centre : adalah pusat perintah semua content (isi) yang disediakan oleh

MYOB. Dalam hal ini adalah menu account, banking, sales, timebilling, purchase,

inventory, dan cardfile.

19

Page 22: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Linked account

Beberapa dari default account tidak dapat dihapus karena telah terhubung dengan

account dan form yang lain (linked account), tetapi kita dapat menggantinya dengan nomor

lain.

Ada 3 kelompok linked account yang harus diisi dan saling berhubungan yaitu:

a. Linked Account yang diisi dari menu Setup

b. Linked Account yang melekat pada Tax Codes

c. Linked Account yang melekat pada Form Item List

Linked Account yang terdiri dari menu Setup terdiri dari 3 Account. Anda dapat melihatnya

dengan cara:

Klik menu Setup, pilih Linked Accounts.

Linked Accounts-Accounts & Banking Accounts

Ada 5 linked account dimana terdapat 2 account yang tidak dapat diganti di form ini

sementara 3 account lainnya dapat diganti dengan account yang lain.

Berikut penjelasan dan fungsi dari masing-masing account tersebut:

a. Equity Account for Current Earnings

Untuk menampung selisih Laba/Rugi yang dapat juga dinamakan sebagai Laba Rugi

Tahun Berjalan.

b. Equity Account for Retained Earning

Untuk menampung laba/rugi pada tahun sebelumya yang tidak dibagi ke pemilik, dan

telah dilakukan tutup buku tahunan.

c. Equity Account for Historical Balancing

Untuk menampung selisih saldo Debit dan Credit pada saat pengisian data awal.

d. Cheque Account for Undeposited Funds

Account ini untuk menampung penerimaan dari customer yang berbentuk giro belum

jatuh tempo. Jadi sebelum dana/giro tersebut masih dalam masa kliring dimasukkan

dalam account ini. Setelah cair baru dilakukan deposit ke bank yang bersangkutan.

Linked Account-Sales Account

Terbagi menjadi 2 account yang harus diisi dan 4 pilihan account yang dapat digunakan.

a. Assets Account for Tracking Receivables

Untuk menampung account Piutang Dagang (Buku Besar Umum Piutang

Usaha/Piutang Dagang).

b. Cheque Account for Customer Receipts

20

Page 23: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk menerima pembayaran

dari customer.

c. Income Account for Freight

Untuk menampung account Pendapatan Angkut Penjualan yang diambil dari form

Sales Invoice, jika option I charge freight on sales aktif.

d. Liability Account for Customer Deposits

Untuk menampung account Uang Muka Penjualan dari customer, jika option I track

deposit collected from customer aktif

e. Expense or Cost of Sales Account for Discounts

Untuk menampung account Potongan Penjualan yang akan diberikan pada customer,

karena membayar hutang mereka pada masa termin potongan, jika option I give

discounts for early payment diaktifkan.

f. Income Account for Late Charges

Untuk menampung account Pendapatan Denda/Bunga atas keterlambatan customer

membayar hutangnya pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late

payment diaktifkan.

Linked Accounts-Purchases Accounts

Terbagi menjadi 2 Accounts yang harus diisi dan 4 option account yang dapat digunakan.

a. Liability Account for Tracking Payables

Untuk menampung account Hutang Dagang (Buku Besar Umum Hutang

Usaha/Hutang Dagang)

b. Cheque Account for Paying Bills

Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk membayar hutang pada

supplier.

c. Expense for Cost of Sales Accont for Freight

Untuk menampung account Beban/Biaya Angkut yang diambil dari form Purchase

Invoice, jika option I pay freight on purchases aktif.

d. Assets Account FOR SUPPLIER Deposits

Untuk menampung account Uang Muka Pembelian yang dibayar pada supplier, jika

option I track deposit paid to supplier diaktifkan.

e. Expense (or Contra) Account for Discounts

Untuk menampung account Potongan Pembelian yang akan diterima dari supplier

karena kita membayar hutang pada masa termin potongan jika option I take discounts

for early payment diaktifkan

21

Page 24: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

f. Expense Account for Late Charge

Untuk menampung Beban Denda/Bunga atas keterlambatan kita membayar hutang

pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late payment diaktifkan.

Linked Account yang kedua adalah yang melekat pada isian Tax Code Information. Dalam

setiap jenis Tax Codes yang ada selalu diisikan 2 jenis Accounts:

Linked Account for Tax Collected

Account ini untuk menampung jumlah pajak yang terdapat pada faktur penjualan dan akan

dimasukkan ke dalam Pajak Keluaran (VAT Out). Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia tipe

account ini adalah Current Liabilities.

Linked Account for Tax Paid

Account ini untuk menampung jumlah pajak yang terdapat fakur pembelian dan akan

dimasukkan ke dalam Pajak Masukan (VAT In). Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia, tipe

account ini adalah Current Assets. Jumlah pajak masukan pada akhir bulan dapat dilakukan

pengkreditan dan dialokasikan ke dalam PPN Keluaran. Selisih antara PPN Masukan dan

Keluaran tersebut nantinya akan menjadi Hutang Pajak atau Piutang Pajak.

Linked Card for Tax Authority

Ini bukanlah linked account, tetapi linked account yang berlaku untuk card file

(customer/supplier) tertentu saja.

Linked Account yang ketiga adalah yang melekat pada isian Item Information. Dalam setiap

item yang dibuat disediakan 3 option:

a. I Buy This Item : Cost of Sales Account, Account ini untuk menampung

suatu item dijual kembali yang menimbulkan kerugian pada perusahaan karena

berkurangnya persediaan. Account ini akan muncul jika option R I Inventory This

Item diaktifkan.

Expense Account for Tracking Cost

Account ini untuk menampung suatu item jika dibeli akan masuk ke dalam account

beban apa. Account ini akan muncul jika option R I Buy This Item diaktifkan.

b. I Sell This Item : Income Account for Tracking Sales , Account ini

untuk menampung suatu jumlah yang tertera pada Sales Invoice.

c. I Inventory This Item : Assets Account for Item Inventory, Account ini untuk

menampung rekening persediaan barang yang akan mencatat jumlah barang dibeli dan

jumlah barang yang dikeluarkan pada saat dijual.

22

Page 25: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Tax codes

Ada 2 istilah yang berlaku umum di Indonesia, yaitu:

a. Pajak Masukan

Pajak yang harus dibayar oleh pembeli. Jika pembeli tersebut akan menjual lagi, maka

pajak yang telah dibayar dapat dikreditkan ke Pajak Keluarannya.

b. Pajak Keluaran

Pajak yang harus dipungut oleh penjual dan nantinya harus disetorkan ke kas negara.

MYOB memberikan fasilitas perhitungan pajak secara otomatis untuk menghitung Pajak

Masukan dan Keluaran atas faktur pembelian maupun penjualan. Sistem perhitungan pajak

dibagi menjadi 2 yaitu:

a. Tax Inclusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sudah

termasuk pajak dan sudah dipotong diskon (jika ada).

b. Tax Exlusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sebelum dikenai

pajak dan belum dipotong diskon.

Membuat Kode Pajak

Klik menu list, tax code

Klik tombol new

Kemudian isi kode pajak PPn pada kolom isian tax code

Kemudian tab, isi pajak pertambahan nilai pada description

Lalu pilih tipe pajak good & service tax dengan mengklik tombol pull down pada tax type

Pada kolom isian Linked Account for Tax Collected klik tombol drop down pilih 2-2100

(Pajak Keluaran) pada kotak dialog select from list klik tombol use account dan 2-2200

(Pajak Masukan) pada kolom isian Linked Account for Tax Paid.

Pada linked card for Tax Authority masukan nomor pajak yang tercatat dalam kartu file

pemasok atau dapat pula dikosongkan

Klik ok, close

Menghapus Kode pajak :

Sorot kode pajak yang akan dihapus.

Klik menu Edit (menu utama), lalu klik Delete Tax Code.

Hapus semua kode pajak kecuali 2 jenis yang tidak dapat dihapus yaitu kode GST dan N-T.

Setelah itu untuk membuat kode pajak lagi yang Anda inginkan dengan menekan tombol

New, atau mengganti kode pajaknya (Edit).

23

Page 26: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Account list

MYOB membagi klasifikasi account menjadi 8 kelompok. Masing-masing klasifikasi telah

diberikan nomor default seperti berikut ini:

a. Assets Aktiva/Harta diawali dengan nomor 1-xxxx

b. Liability Hutang/Kewajiban diawali dengan nomor 2-xxxx

c. Equity Modal/Ekuitas diawali dengan nomor 3-xxxx

d. Income Pendapatan diawali dengan nomor 4-xxxx

e. Cost of Sales HPP diawali dengan nomor 5-xxxx

f. Expense Beban Usaha diawali dengan nomor 6-xxxx

g. Other Income Pendapatan Lain-lain diawali dengan nomor 8-xxxx

h. Other Expense Beban Lain-lain diawali dengan nomor 9-xxxx

Account di dalam MYOB dapat disusun secara hierarkis, yaitu setiap account dapat dirinci

lagi menjadi sub account dibawahnya. Nomor account dapat diisi maksimal 5 digit.

Sedangkan untuk setiap account ada kemungkinan hirarkinya, yaitu sebagai account induk

(header) atau sebagai account anak (detail).

Card file

Card File di dalam MYOB merupakan kumpulan data Customer, Supplier, Employee dan

Personal. Diantara 7 modul Command Centre hanya modul Card File yang tidak

mempengaruhi posisi keuangan perusahaan.

Card list

Terdiri dari 4 kelompok (Customer, Supplier, Employee dan Personal). Ada 2 kelompok yang

mempunyai saldo (balance) yaitu kelompok supplier (Hutang Dagang) dan Customer

(Piutang Dagang).

New – Card List – Customer

Card ini digunakan untuk mencatat data nama dan alamat customer (Pelanggan).

Ada 2 jenis Tipe Customer yaitu sebagai Individual atau Company. Berikut field-field yang

perlu diisikan di form Customer:

a. Profile

24

Page 27: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Card Type : Pilih tipe card (customer)

Designation : Pilih tanda customer sebagai idividual atau company

Inactive Card : Aktifkan jika untuk sementara tidak dipakai.

Name : Ketikkan nama customer (lengkap)

Address 1 = default sebagai Bill to (alamat penagihan faktur)

Address2 = default sebagai Ship to (alamat pengiriman barang)

Address 3-5 = merupakan alamat alternatif lainnya.

b. Card Details

Area : Jika anda klik ganda field tersebut akan ditampilkan form

yang menanyakan letak file (folder) dan file name yang berbentuk gambar (*BMP)

yang merupakan Area (Map) lokasi customer berada.

Notes : Anda dapat mengisikan keterangan tentang gambar areanya.

Identifiers… : Anda dapat mengelompokkan customer tersebut akan

dikelompokkan dalam daftar abjad mana (identitas).

Custom List #1 : MYOB memberikan fasilitas pembuatan field kosong untuk

masing-masing card sebanyak 3 field name.

Custom List #2 : Disetiap field name yang dipilih Anda dapat isikan isi dari

field tersebut.

c. Selling Details

Sale Layout : Pilih salah satu dari 6 default tipe sales

Income Account : Pilih salah satu account tipe revenue.

Salesperson : Pilih salesperson Anda yang menangani customer ini.

Sale Comment : Pilih comment yang dibubuhkan di footer invoice.

Shipping Method : Pilih jenis/metode pengiriman barang ke customer ini.

Customer Billing Rate : Jika melakukan time billing isikan tarif bill per satuan.

Credt limit : Isikan plafon (batasan atas) kredit yang mungkin dapat

diberikan.

Available Credit : Batasan kredit yang masih dapat digunakan.

Currently past due : Disikan sebesar piutang yang telah lewat jatuh tempo.

Tax Code : Isikan default Tax Code pada saat membuat sales.

Freight Tax Code : Isikan default untuk freight di sales.

Use Customer Tax Code: Aktifkan jika customer tersebut kena pajak/sebaliknya.

Customer Term Information :

25

Page 28: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Payment is due : Jatuh tempo pembayaran dihitung setelah

Discount date : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari dari transaksi

Penjual an Balance due date : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari

setelah

payment is due

% Discount for : % discount diberikan jika membayar sebelum Early Payment

discount date

% Monthly Charge : % denda jika terlambat bayar for late payment

% volume discount : % volume discount yang diberikan.

Payment Details

Bagian ini merupakan pilihan cara pembayaran yang sering digunakan oleh customer dalam

membayar hutang-hutangnya. Ada beberapa pilihan yang telah disediakan seperti Cash,

Master Card, Visa Card dan lainnya serta Anda masih dapat membuat cara pembayaran

sendiri sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.

Jika pilihan Anda adalah selain Cash, akan ditanyakan informasi tentang Card (kartu)

Customer seperti nomor kartu, nama yang tertera di kartu dan tanggal kadaluwarsa atas kartu

tersebut.

Jobs

Akan menampilkan daftar Job yang berhubungan dengan customer tersebut. Hanya akan

tampil jika customer tersebut dihubungkan (linked) dengan salah satu Job List yang ada.

Yang ditampilkan dalam form ini adalah saldo suatu Job yang berhubungan dengan customer

ini.

History

Bagian ini akan menampilkan daftar perubahan saldo rata-rata customer yang bersangkutan

pada suatu bulan (yang lalu dan sekarang). Selain itu juga diberikan informasi tentang

penjualan terakhir, pembayaran terakhir, rata-rata perputaran piutang dan invoice tertinggi

serta saldo piutang tertinggi yang pernah ada.

Job list

26

Page 29: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Jobs di dalam MYOB diartikan sebagai suatu bagian pekerjaan di dalam sebuah

departemen. Dengan menggunakan fasilitas Job memungkinkan perusahaan untuk dapat

melihat laporan laba rugi per masing-masing job (pekerjaan) selain dapat pula melihat

laporan laba rugi secara keseluruhan.

Fungsi Jobs ini sangat tepat jika dipergunakan di perusahaan:

a. perusahaan konstruksi

b. perusahaan anak/cabang

c. perusahaan industri dengan sistem Harga Pokok Pesanan

d. perusahaan yang menjadikan setiap departemen sebagai Profit Centre.

Item list

Item list adalah kumpulan beberapa item yang nantinya akan diisikan pada saat membuat

faktur baik di Sales maupun di Purchases. Anda dapat membuat Item List dari menu:

· Menu Command Centre – Inventory – Item List, atau

· Menu utama – List – Items

Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item diantaranya:

Item tersebut merupakan bagian dari Barang Dagang. Saat membuat item ini Anda harus

mengaktifkan icon I Buy, I Sell dan I Inventory. Ciri item ini:

a. mempunyai harga pokok (cost) per unit

b. melekat pada account inventory

c. mempunyai satuan Qty (kuantitas)

Item tersebut merupakan bagian dari Service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada customer.

Item ini hanya dapat dijual saja dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini Anda hanya

mengaktifkan ikon I Sell This Item saja.

Item tersebut merupakan bagian dari Perlengkapan/Beban Usaha. Jika item ini dibeli akan

dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban (expense) dan jika dijual biasanya dimasukkan

ke kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy dan I Sell This Item saat membuat

item jenis ini.

Persediaan Barang Dagang

a. Item Number : Isikan kode barang (maksimal 30 karakter)

b. Name : Isikan nama barang (maksimal 30 karakter)

c. Qty On Hand : Menunjukkan stock (qty) sampai dengan sekarang.

d. Current Value : Menunjukkan nilai uang dari Qty yang ada sampai sekarang.

27

Page 30: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

e. Average Cost : Harga rata-rata per unit (Current value/Qty On Hand)

f. Inactive Item : Jika diaktifkan maka tidak dapat digunakan untuk transaksi.

g. Copy From : Menyalin (menyamakan) beberapa default atas item tersebut

dengan item yang lain.

Aktifkan ketiga field I Buy, I Sell dan I Inventory lalu isikan beberapa linked account yang

berhubungan dengan item tersebut.

Setelah mengisikan form Profile, lalu geser ke tab form berikutnya untuk mengisikan

informasi tentang pembelian (Buying Details) dan penjualan (Selling Details).

Last Purchase Price : Harga beli terakhir (otomatis diisi)

Buying Units of Measure : Satuan pembelian dalam ukuran terkecil (pcs)

Number of Item per Buying Unit : Ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty Item.

Tax Code When Bought : Kode pajak saat dibeli barang tersebut.

Minimum Level for Restocking Alert : Minimum Qty yang ada di gudang untuk informasi

peringatan saat barangnya sudah mencapai sama/di bawah limit.

Primary Supplier to Reorder : Supplier pertama yang sering diminta order barang.

Supplier Item Number : Nomor (kode) barang dari supplier

Default Reorder Quantity : Default setiap order pembelian berapa Qty- nya.

Base Selling Price : Isikan dasar perhitungan harga jual pada setiap

customer.

Selling Unit of Measure : Isikan satuan terkecil dalam Qty penjualan.

Number of Item per Buying Unit : Isikan satuan unit untuk menghitung Qty-nya

Tax Code When Sold : Pilih jenis kode pajak saat dijual.

Inclusive/Exclusive : Pilih harga yang ditetapkan di Base Selling Price di

atas apakah sudah termasuk pajak (Inclusive) atau belum termasuk pajak (exclusive).

Calculate Sales Tax On : Pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling

Price atau dari Actual Selling Price (yang sebenarnya kita isi di dalam faktur invoice.

History : Otomotis diisikan oleh MYOB berdasarkan rekap

transaksi untuk mengetahui perbandingan setiap periodenya.

AUTO BUILD

Form ini digunakan untuk jenis barang yang harus dirakit dulu sebelum dijual. Jadi jika

Quantity barang tersebut di gudang tidak mencukupi dan Anda akan melakukan penjualan

28

Page 31: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

tersebut ada kemungkinan Anda untuk membuat (build) sendiri item tersebut dari beberapa

part item lainnya.

Screenshot

Tampilan awal MYOB Premier v.12

Tampilan Fitur yang terdapat pada MYOB Premier v.12

Tampilan Menu Bar Help MYOB Premier v.12

29

Page 32: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Tampilan About pada MYOB Premier v.12

Tampilan Menu Bar Setup pada MYOB Premier v.12

Tampilan Worksheet Pada MYOB Premier V.12

30

Page 33: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

31

Page 34: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

MIDDLE CLASS : ACCURATE

Profil Aplikasi

Penjualan Program Akuntansi Accurate Resmi, Training / Implementasi

Accurate, FREE Demo Produk & Konsultasi , serta menyediakan Support Accurate versi 3

dan versi 4. APS adalah distributor program Accurate yang melayani penjualan Software

Accurate 4, upgrade dari Accurate 3 ke versi 4 dan jasa training Accuratepada perusahaan.

ACCURATE Accounting Software merupakan program akuntansi yang dikembangkan oleh

putra putri terbaik Indonesia. Selama lebih dari 10 tahun, SOFTWARE ACCURATE terus

mengalami perkembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan dunia usaha di Indonesia dan

hingga saat ini telah digunakan oleh lebih dari 40.000 perusahaan.

Dalam pengembangannya, ACCURATE selalu berpedoman pada Standar Akuntasi

Keuangan dan Peraturan Perpajakan yang berlaku di Indonesia. Maka itu Program Accurate

merupakan pilihan utama berbagai perusahaan dalam menerapkan program akuntansi.

Pada tahun 1999, Accurate dimulai dengan ACCURATE versi 1

Melihat respon pasar yang cukup baik, di tahun 2002 ACCURATE telah dikembangkan

menjadi ACCURATE Versi 2

Di tahun 2005, ACCURATE telah menyesuaikan kebutuhan perusahaan menjadi

ACCURATE versi 3 (SE + DE)

2006, ACCURATE menambahkan versi 3 Enterprise (yaitu untuk perusahaan

manufaktur)

2009 munculah Accurate versi 4 untuk versi Standart dan Deluxe

pada 2011 ACCURATE versi 4 dilengkapi dengan versi Enterprise

Kapan Accurate versi selanjutnya ? Ditunggu ya.. Accurate akan semakin dikembangkan

dengan fitur yang lebih canggih.

Varian ACCURATE Accounting Software

ACCURATE Standard Edition (SE)

Cocok untuk perusahaan dagang (trading) dan jasa

ACCURATE Deluxe Edition (DE)

Biasanya digunakan perusahaan kontraktor/developer atau bisa juga untuk perusahaan

dagang/jasa yang memerlukan laporan per departemen atau proyek

ACCURATE Enterprise Edition (EE)

Diperuntukan bagi perusahaan pabrikasi, yang memerlukan pencatatan produksi barang

32

Page 35: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Jaringan

Pada awal tahun 1980-an, hampir semua aplikasi database berjalan pada perangkat

komputer stand alone. Kalau ada yang ingin menjalankan aplikasi, mereka harus pergi ke

komputer dimana aplikasi itu berada dan menjalankannya hanya dari sana (tempat komputer

berada). Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer, demikian juga perkembangan

database mengikutinya. Pada pertengahan tahun 1980, aplikasi database berevolusi menjadi

multi user. Jadi Anda tidak perlu harus pergi ke tempat komputer berada, Anda dapat

melakukan input data dimana saja di komputer yang terhubung dengan jaringan (intranet,

LAN, Internet). Bersama dengan database yang tersimpan di file server sehingga semua

orang dalam jaringan bisa menjalankan aplikasi yang sama. Sekaligus juga bisa memastikan

data untuk semua pengguna sinkron karena hanya ada satu copy database yang tersimpan di

file server.

Dari sudut pandang aplikasi, file database yang berada di file server seakan-akan

berada di hardisk local. Jika salah satu komputer pengguna memerlukan, misalnya ingin

mencari data barang berupa TELEVISI AA, maka aplikasi akan mencari di index file.

Berdasarkan informasi yang didapatkan dari index kemudian aplikasi akan menunjukkan

tempat di mana informasi mengenai TELEVISI AA bisa didapatkan. Kalau berdasarkan

index tidak didapatkan data TELEVISI AA, maka aplikasi akan melakukan pencarian

sekuensial (membaca record demi record). Hal ini bukan saja lambat, tetapi membebani

jaringan dengan network traffic yang besar. Sampai pada tahun 1990-an ukuran database

yang bertambah besar dan jaringan komputer yang semakin besar mulai merevolusi aplikasi

database multi user ber-migrasi ke mode client/server. Dari persfektif di atas aplikasi tidak

bisa langsung melihat file database, hanya server databasenya saja yang dapat melakukannya.

Aplikasi mengerjakan tugas jauh lebih sedikit karena tidak perlu meng-index database. Proses

aplikasi terbagi dua, antara server database dan PC lokal sebagai client.

Aplikasi database dalam lingkungan client/server kalau dibandingkan dengan PC

dalam jaringan LAN, dimana PC dalam jaringan LAN me-request file dari file server

sementara aplikasi client/server me-request data dari server database. Sisi client berupa

aplikasi berjalan di PC lokal, sedangkan sisi server berjalan di server database. Masing-

masing aktif menjalankan fungsi masing-masing.

Fitur yang Disediakan

Fitur utama accurate :

a. Penjualan (Piutang)

33

Page 36: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

b. Pembelian (Hutang)

c. Inventory (Stok/Persediaan)

d. Jurnal / General Ledger

e. Fixed Asset (termasuk depresiasi)

f. PPN / PPNBM SPT Badan

Fitur lainnya :

a. Nomor Serial / Batch Produksi / Expire Date

b. Multi Level Kode Perkiraan

c. Multy Currency

d. Costing Method : FIFO / Average

e. Export Import Transaction

f. Export to E-SPT

g. Recurring Transaction

h. RMA (Return Merchandise Authorization)

i. Dll

Lisensi

Accurate menggunkan lisensi Propietary / Commercial Software. Sebagian besar aplikasi

desktop yang ada sejak komputer tercipta hingga hari ini adalah aplikasi propietary atau

komersial. Artinya pembuat aplikasi mengandalkan pembayaran dari pengguna aplikasi yang

dibuat sebagai sumber penghasilannya. Penghasilan tersebut penting agar pembuat software

mendapat imbalan yang pantas guna memenuhi kebutuhan operasionalnya dan agar bisa

berinvestasi kembali.

ACCURATE mengikuti jenis lisensi ini dengan ketentuan sbb:

Setiap perusahaan pengguna ACCURATE perlu registrasi atas nama perusahaan

sendiri, tidak bisa digabung atau dipindahtangankan kepada perusahaan lain tanpa

kecuali.

Lisensi ACCURATE dihitung berdasarkan jumlah komputer client (komputer yang

dipakai untuk mengoperasikan ACCURATE).

Masa berlaku license AccURATE adalah sekali pembayaran dimuka untuk masa

berlaku tidak terbatas; kecuali varian Subscribe Based Edition (SBE).

Aplikasi lain yang mengikuti jenis lisensi ini antara lain OS Microsoft Windows, Microsoft

Office dsb.

34

Page 37: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Langkah – Langkah Penggunaan

1. Data perusahaan yang perlu dipersiapkan

Sebelum membuat database ACCURATE, data perusahaan yang perlu Anda siapkan

adalah sbb :

a. Daftar Kas dan Bank beserta jumlahnya masing-masing

b. Daftar Piutang dan Daftar Hutang

c. Rekap Stok Barang Dagang yang meliputi kode barang, nama barang, tanggal

dan kuantitas terakhir, harga jual per unit barang, dan harga beli terakhir per

unit barang (jika ada).

d. Daftar Jasa yang Anda sediakan yang meliputi kode jasa, nama jasa dan nilai

jual jasa tersebut.

Catatan : setiap jenis barang / jasa harus memiliki satu kode, jika Anda belum memiliki kode

barang / jasa maka Anda dapat membuat sendiri sesuai dengan kebutuhan Anda, dan pastikan

antara kode barang dan kode jasa tidak ada yang sama.

2. Instalasi program accurate accounting software

Install Program ACCURATE di komputer Anda. Petunjuk Install Program ACCURATE

dapat Anda baca di Buku Panduan ACCURATE yang tersedia dalam BOX ACCURATE.

3. Membuat database accurate baru

Program ACCURATE Accounting Software yang telah terinstall dalam komputer , dapat

kita aktifkan dengan cara:

a. Klik tombol Start - Programs/All Program – CPSSoft - ACCURATE V3, atau dapat

juga mengklik icon ACCURATE yang ada pada desktop komputer

b. Pada tampilan Welcome To ACCURATE, klik tombol Create New Company (Buat

Database Baru).

35

Page 38: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Langkah selanjutnya, perhatikan petunjuk gambar di bawah ini:

a. Pada tampilan window Create Database, klik Tombol Elipsis untuk browse

alamat folder

Yang akan Anda gunakan sebagai lokasi penyimpanan database ACCURATE

b. Setelah menentukan alamatfolder yang akan digunakansebagai lokasi

penyimpanan dabatase, langkahselanjutnya ketikkan namadatabase

ACCURATE Andapada kolom File Name.

c. Setelah mengetikkan nama Database ACCURATE, langkah selanjutnya klik

tombol CREATE, lalu klik tombol OK

d. Tunggu beberapa saat sampai proses pembuatan Database baru selesai

dilakukan.

36

Page 39: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

4. Login database accurate

Setelah proses pembuatan database baru selesai dilakukan, secara otomatis ACCURATE

akan menampilkan window login untuk masuk ke dalam Database baru tersebut. Silahkan

login dengan User Name :

SUPERVISOR dan Password : SUPERVISOR.

5. Setup awal database menggunakan basic setup

Klik Tombol Yes, ACCURATE secara otomatis telah membuatkan daftar akun untuk Anda.

Basic Setup terdiri dari 7 tahap pengisian :

a. Currency & Comp Info (Mata Uang & Info Perusahaan)

37

Page 40: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Silahkan masukkan Informasi Perusahaan Anda dan Informasi Mata Uang yang Anda

gunakan. Setelah itu klik tombol Next untuk melanjutkan ke menu setup berikutnya.

b. Cash/Bank Information (Informasi Kas dan Bank)

Silahkan masukkan

data Kas dan Bank

beserta nilainya.

Setelah selesai

klik tombol Next

untuk melanjutkan ke

menu setup

berikutnya.

c. Customer Information (Informasi Pelanggan)

Nomor Faktur dapat Anda isi sesuai dengan nomor faktur

yang Anda miliki, tetapi jika Anda tidak mengetahui nomor

faktur dari piutang pelanggan Anda, maka Anda dapat

langsung mengisi nilai piutang pada kolom Opening Balance,

38

Page 41: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

penomoran faktur akan otomatis dibuatkan ACCURATE.

Silahkan masukkan data pelanggan (customer) berdasarkan Daftar

Piutang Anda. Untuk mengisi jumlah piutang, klik tombol Opening

Balance. Setelah selesai, klik tombol Next untuk melanjutkan ke

menu setup berikutnya.

d. Vendor Information (Informasi Pemasok/Supplier)

Silahkan masukkan data pemasok (supplier) berdasarkan Darftar

Hutang Anda. Cara pengisian tabel ini sama seperti pengisian

informasi pelanggan (lihat poin c). Setelah selesai, klik tombol

Next untuk melanjutkan ke menu setup berikutnya.

e. Inventory Cost Method (Penentuan Metode Harga Pokok

Persediaan)

39

Page 42: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

Silahkan pilih metode pencatatan persediaan yang akan Anda gunakan dalam perhitungan

Harga Pokok Ppersediaan. Setelah itu klik tombol Next untuk masuk ke menu setup

berikutnya

f. Item Information (Informasi Persediaan Barang)

Silahkan masukkan informasi persediaan barang dagang

berdasarkan Rekap Stok Barang Dagang Anda.

Jika satuan unit barang yang Anda miliki lebih dari satu jenis, Anda

dapat melakukan setting multi unit dengan cara :

Isi kolom Unit 1 dengan satuan unit terkecil,

Kemudian klik tombol ellipsis untuk menampilkan form Additional Unit. Untuk lebih

jelasnya perhatikan gambar di bawah ini :

Setelah setting multi unit selesai dilakukan, silahkan klik tombol OK untuk

menyimpan data Additional Unit Setelah seluruh pengisian informasi barang

dagangan selesai, klik tombol Next untuk masuk ke setup berikutnya.

40

Page 43: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

g. Services Information (Informasi Jasa )

Silahkan masukkan informasi jasa Anda berdasarkan Daftar Jasa Anda. Setelah

seluruh pengisian informasi jasa selesai, klik tombol Next untuk mengakhiri proses

setup database ACCURATE.

h. Setup Awal Database Selesai

Kini Anda telah menyelesaikan

Persiapan Database

ACCURATE, klik

tombol Finish untuk keluar dari

tampilan Quick Setup.

Database ACCURATE telah

siap untuk digunakan dalam

penginputan

transaksi berjalan.

41

Page 44: Tugas Sistem Informasi Akuntansi - Aplikasi Database Management System

1