Nama : Pebri FirmansyahTempat,Tanggal Lahir : Jakrta, 13 Juli 1987Status : Belum NikahAgama : IslamAlamat : Kp.pedurenan Rt/Rw 10/006 No.11,Kel Rawa Terate, kec Cakung,Jakarta-TimurNo Telp : 081314030507 / 081330005387E-mail : Pebrifirmansyah@yahoo.com Pebrifirmansyah@gmail.com

Pendidikan :MI AL-HIDAYAH Jakarta Ijazah Tahun

1999SMP N 256 Jakarta Ijazah Tahun 2002SMK P JALASENA Jakarta Ijazah Tahun 2005STIMar “ AMI “ Jakarta Ijazah Tahun 2009

Kelompok VI :1. Muhamad Abdul Andris2. Pebri Firmansyah3. Budiono4. Hartono5. Rosmegaria6. Safari Halik

PROCUREMENT MANAGEMENTMANAJEMEN PENGADAAN

PENGANTAR MANAJEMEN PENGADAAN

Setiap perusahaan / Organisasi harus melaksanakan pengadaan barang / jasa yang diperlukan untuk mendukung kegiatannya,baik berupa :

a. Barang / jasa operasional sebagai input dalam peroses produksi serta untuk memelihara aset / peralatan.

b. Barang / Jasa inventasi baru,ataupun yang akan digunakan untuk menambah kapasitas peralatan / equipment yang sudah ada.

Berhasilnya pengadaan barang / jasa terkait erat dengan tujuan yang akan dicapai perusahaan / organisasi seperti kualitas, waktu penyerahan, syarat pembayaran,layanan yang diinginkan,biaya pengadaan yang optimum dan sebagainya.Dengan demikian,fungsi pengadaan merupakan fungsi kritis yang akan berpengaruh langsung terhadap kelancaran kerja suatu perusahaan / organisasi,yang bilamana gagal akan dapat menyebabkan akibat serius terhadap kelangsungan operasi perusahaan / organisasi tersebut.

Pengertian barang dan jasa

a. Barang adalah benda umum,segala sesuatu yang berwujud atau berjasad ( KBBI,1996:3 ).

Barang dapat berbentuk bahan baku,bahan penolong, atau barang lain yang digunakan untuk memelihara peralatan dan fasilitas,maupun yang digunakan untuk pelaksanaan operasi perusahaan ( Indrajit & Djokopranoto,2003:3 )

b. Jasa adalah aktifitas,perbuatan atau pelayanan untuk memberikan segala sesuatunya

yang di perlukan orang lain,serta memberikan manfaat atau kemudahan bagi orang lain tersebut ( KBBI,1996:403 ).

Jasa adalah setiap tindakan atau aktivitas dan bukan benda,yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat intangible ( tidak berwujut fisik ),dimana konsumen terlibt secara aktif dalam proses produksi namaun tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu ( jasfar,2005:17 ).

Pengertian Pembelian (Purchasing) dan pengadaan (procurement).

a. Purchasing is the acquisition of needed goods and services at optimum cost from competent sources ( Pembelian adalah penguasaan barang dan jasa yang diperlukan,pada biaya optimum,dari sumber-sumber yang mampu dan handal ) ( Scheuing,1992:1 )

b. Procurement is a wider term than purchasing,which implies acquistion of goods or services in return for monetary or equivalent payment

( Pengadaan adalah istilah yang lebih luas dari pada pembelian, yang mengimplikasikan penguasaan barang atau jasa dengan tukaran uang atau pembayaran yang setara ) ( Lyson & Gillingham 2003:5 )

Disamping istilah tersebut diatas,dikenal juga adanya istilah lain ( farmer & Van Weele,1995:18-19 ).

a. Ordering – refers to placing purchase orders with supplier in accordance with previously arranged conditions.

(Pemesanan- mengacu pada menempatkan pesanan pembelian dengan penyalur seturut kondisi-kondisi yang diatur. )

b. Buying – it differs from purchasing in the sense that it does not encompass the first step of the purchasing process.This is in line with the practice of trading companies ( e.g.department stores ),where this term is frequently used.

(Pembelian- barang / jasa berbeda dengan membeli pengertian bahwa itu tidak meliputi langkah yang pertama pembelian process.This adalah sejalan dengan praktek persekutuan dagang( e.g.department menyimpan ), jika istilah ini sering digunakan.

Melihat adanya beberapa istilah tersebut diatas,Leeneders & Fearon Memberikan catatan Sebagai berikut :

a. No aggrement exists on the definition of each of these term.

b. Trem such as purchasing, procurement, supply, supply-chain, materiel, materials management,sourcing and logistics are used almost interchangeably

Peranan pengadaan dalam perusahaan Fungsi pengadaan mempunyai peran penting dalam perusahaan, dimana dari sudut pandang bisnis perusahaan,ada 5 ( lima ) peran,yaitu :

1. Salah satu fungsi penting dalam bisnis,dalam bisnis perusahaan,pada umumnya mempunyai 6 ( enam ) fungsi

Pokok yaitu :

a. Fungsi penciptaan : pencipta ide,kreasi dan desain.

b. Fungsi keuangan : pengumpul,perencana,dan pengawas keuangan.

c. Fungsi pembelian : pengadaan barang dan jasa, serta perlengkapan lain yang diperlukan

d. Fungsi personel : pengelula,prekrutan,dan pelatihan sumber daya manusiae. Fungsi konversi : mengubah bahan mentah dan penolong,menjadi produk jadi.f. Fungsi distribusi : menjual,membagikan dan memasarkan barang yang telah dihasilkan

2. Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi.Tujuan dasar aktifitas industri adalah mengembangkan dan memproduksi barang / jasa yang dapat dipasarkan dengan memperoleh keuntungan.sumberdaya yang diperlukan dalam proses tersebut dikenal dengan 7 M yaitu : manpower,material ( termasuk services ) machines,money,methods,management,dan market (termasuk service ) dan machines, yang diperlukan untuk operasi perusahaan,dengan berbagai cara ( pembelian,penyewaan,sewa-beli,membuat sendiri,dsb ).

3. Salah satu bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang diluar perusahaan.materials dan jasa yang digunakan dalam industri sumbernya hannya dua yaitu dibuat sendiri atau dibeli / sewa /sewa-beli dari luar perusahaan.dipandang dari sisi ini,maka bagian produksi dianggap sebagai bagian yang bertanggung jawab atas manufaktur dari dalam,sedangkan bagian pengadaan dianggap atas manufaktur dari luar perusahaan.

4. Sebagai pusat keuntungan ( profit center ) bagi perusahaan.dengan demikian besarnya prosentase biaya pengadaan barang dan jasa,maka pengelolaan pengadaan yang baik,profesional,efektif, dan efisien akan mendatangkan keuntungan yang nyata bagi perusahaan.

5. Sebagai fungsi strategis perusahaan.fungsi strategis mengandung makna fungsi yang ikut menentukan atau sangat berpengarug dalam menentukan mati hidupnya perusahan,atau agar perusahaan tetap bertahan dan berkembang (survival and growth ). Pengadaan barang dan jasa yang baik,profesional efektief dan efisien tidak saja memberikan keuntungan yang nyata bagi perusahaan,namunjuga dapat mengurangi biaya produk,sehingga miningkatkan daya sain perusahaan terhadap para pesaingnya,yang pada gilirannya akan menaikan pangsa pasar dari produk yang dipasarkan.

Perspektif pengadaanPendekatan pengadaan bilamana dilihat dari berbagai perspektif,antara lain adalah sebagai berikut :

1. Pengadaan sebagai suatu fungsi.fungsi adalah tugas yang diberikan kepada seseorang atau bagian,fungsi utama dari bagian pengadaan adalah mengadakan barang dan jasa yang diperlukan

untuk operasi perusahaan dengan berbagai cara.

2. Pengadan sebagai proses.proses adalah kumpulan kegiatan yang terjadi sejak adanya masukan sampai menghasilkan keluaran tertentu.proses pengadaan secara berurutan terdiri dari rangkaian kegiatan,yang secara ringkas adalah penerimaan permintaan,pengeluaran pesanan,penerimaan barang dan pembayaran.

3. Pengadaan sebagai bagian dari logistik / supply chain management. pengadaan,seperti fungsi lainnya seperti produksi,pemasaran personel,keuangan,pergudangan,transportasi dan sebagainya

adalah merupakan mata rantai pasokan barang dan jasa didalam perusahaan,dimana masing-masing fungsi memberikan nilai tambah masing-masing,yang terkait erat dalam sistem logistik/ atau supply chain management.

4. Pengadaan sebagai disiplin.disiplin dalam pengertian ini adalah sebagai dari pengetahuan. pengadaan dalam konteks ini di pelajari secara mendalam ,sebagai salah satu ilmu terapan.

5. Pengadaan merupakan suatu profesi,dimana dalam profesi dipersyaratkan

a. Keterampilan berdasarkan pengetahuan teoritis

b. Keterampilan yang membutuhkan pelatihan dan pendidikan

c. Denominasi kopetensiprofesi dengan lulus suatu tes

d. Ketaatan dan itegritas dengan mengacu pada kode etik tertentu

e. Pemberian layanan pada barang keperluan publik

f. Profesi tersebut terorganisasi

Mengapa pengadaan penting

1. Memberikan kontribusi dalam perbaikan dan pengurangan biaya. Dalam perusahaan manufaktur,rata-rata lebih dari 60% dari angaran pendapatan diperuntukan bagi pengadaan barang dan jasa.penghematan dan pengurangan biaya pengadaan barang dan jasa,akan dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan keuntungan perusahaan.

2. Perbaikan penyerahan produk. Kebijakan penyediaan dan penyerahan barang dan jasa harus memenuhi dua kebutuhan : di suatu pihak tersedia setiap waktu diperlukan oleh pemakai,dan dilain pihak perlu diusahakan agar persediaan barang ditekan serendah mungkin sehingga tercipta kondisi biaya menyeluruh yg optimal.

3. Percepatan waktu siklus proses. Siklus waktu proses barang terdiri dari : pengenalan kebutuhan,pengembangan disain,pengadaan bahan baku dan penolong,pembuatan produk,pengangkutan dan distribusi.Kecepatan dan ketepatan waktu merupakan aset perusahaan yang sangat berharga untuk bersaing,cara-cara pengadaan yang profesional akan memberikan kontribusi yang berharga dalam aspek ini.

4. Akses pada produk dan teknologi. Pemilihan dan pembinaan pemasok secara baik,memungkinkan perusahaan pembeli memiliki akses dan mengutamakan teknologi yang di gunakan pemasok.bagian riset dan pengembangan pemasok.bagian riset dan pengembangan pemasok dapat dimanfaatkan untuk keperluan riset dan pengembangan perusahaan pembeli.

5. Perbaikan mutu Persainagn antara perusahaan,biasanya berkisar pada harga,mutu dan layanan.mutu produk ditentukan oleh mutu bahan baku dan penolong,serta proses produksinya.dalam hal ini,perolehan berdasarkan pengadaan atas bahan baku dan bahan penolong yang bermutu baik,akan dapat memberikan kontribusi pada perbaikan mutu produk yang dihasilkan suatu perusahaan.

Kata kunci terkait dengan pengadaanThe British Chartered Institute of Purchasing Management / CIPS,memberikan beberapa kata kunci dari pengertian pembelian / pengadaan,yang antara lain adalah beberapa faktor sebagai berikut ;

1. Process : rantai atau urutan aktifitas yang terkait dengan pengadaan barang / jasa.

2. Organizatonal unit : yang bisa berupa departement,tim,dsb,yang bertanggung jawabatas semua aktifitas pengadaan di bawah pengawasan manjer yang ditunjuk untuk itu.3. Fuction : suatu unit organisasi ciri-ciri khas

4. Integrited supply chain : merefer pada penyerapan unit organisasi terkecil seperti pembelian,produksi dan penjualan ke arah aliran interaksi yang kontinu.5. Procurement : merupakan proses untuk mendapatkan barang / jasa dengan mengunakan berbagai cara.6. Quality,quantity,time,and price : terkait dengan upaya mendapatkan barang dan jasa dengan kualitas,kuantitas,waktu dan harga yang tepat.

7. The management of supply : sesuai dengan definisi tersebut kadangkala pembeli dipertimbangkan sebagai aktifitas penjualan

8. Competitive advantage : memungkinkan organisasi untuk melakukan “deal ” yang lebih baik terhadap pasar dan kekuatan linkungan lainnya,dibandingkan dengan para pesaing “ Purchasing forces “ dan pengembangan hubungan baik dengan pemasok,dapat mencapai keuntungan kompetitif diatas para pesaing.

9. Corporate strategy : maksud dan tujuan perusahaan harus sejalan dengan alat yang digunakan untuk mencapai tujuan,strategi pembelian harus terkait dengan strategi perusahaan.

Fungsi pengadaan 1. Bertanggung Jawab untuk mendapatkan “ The six right “ yaitu tepat kualitas,

Kuantitas,waktu,harga,sumber dan tempat.

2. Berperan penting dalam menjaga kontinuitas(tidak boleh terjadi kekurangan material.

3. Meminimumkan biaya dalam persediaan barang,dan investasi lainnya,termasuk mencegah pemborosan.

4. Mengevaluasi barang / layanan pemasok dari sudut pandang perusahaan.

5. Membangun citra perusahaan dimata para pemasok,dan juga para pemangku kepentingan / stake holder.

6. Membangun hubungan baik dengan pihak internal maupun pihak eksternalperusahaan

Aktifitas Pengadaan

1. Perencanaan sumber pengadaan ( in-sourcing & Out-sourcing )2. Seleksi & pengembangan pemasok ( suppliers selection and development )3. Pemilihan metode pengadaan yang akan dilakukan ( tender,pemilihan langsung atau

pengadaan / penunjukan langsung ( tender/ bidding,direct selection and direct appointment )4. Pembuatan surat pesanan ( Purchase order ) / kontrak ( contract ),termasuk penempatannya

kepada pemasok / kontraktor.5. Monitoring dan tindak lanjut ( Monitoring and follow-up ) sampai diterimanya barang / jasa

yang disimpan6. Pembuatan klaim ( bila ada )7. Pemutahiran rekaman mengenai pemasok dan prodaknya.8. Pengembangan citra perusahaan9. Pembinaan usaha kecil / koperasi / produk dalam negri10. Pengembangan konsep / metode baru dalam pengadaan,misalnya kemitraan /

partnership,pengadaan tepat waktu / just-in-time,biaya total / total cost of ownership,teknik negosiasi,zero inventory / vendor managed inventory,layanan pengadaan / customer service,etika bisnis/business ethics,patok duga / benchmarking,green logistics/logistik yang berwawasan lingkungan hidup,dan sebagainya

Manfaat Pengadaan

1. Memperlancar proses produksi dan operasi perusahaan dengaikan memberikan barang / jasa kepada user / pelanggan dengan prinsip”the six right.2. Menahan implasi dengan menolak bilamana tidak ada jaminan bahwa harga akan naik3. Secara berarti mengurangi inventasi dalam persediaan,mulai perencanaan dan seleksi pemasok secara lebih baik.4. Menaikan kualitas material yang dibeli,sehingga meningkatkan konsistensi kualitas produk.5. Perbaikan produk dan proses dengan mendorong komunikasi yang terbuka antara pembeli – penjual,yang mulai secara dini ( semenjak tahap disain ) untuk keuntungan kedua belah pihak,sehingga pembelian dapat memberikan layanan yang lebih baik,lebih cepat dan harga yang lebih murah kepada pelanggan.

Siklus Manajemen Pengadaan

1. Analisi Dilakukan dengan melihat perkembangan dari berbagai informasi mutakhir,misalnya kondisi pasar,ketersedian material dan teknologi, tingkat harga yang kompetitif,waktu pemesanan/lead time,dan faktor – faktor lainnya,baik yang berupa peraturan pemerintah,keinginan stake holder,kebijakan lingkungan,dsb. dengan cara yang demikiian,maka hasil analisis dapat digunakan sebagai bahan perencanaan yang baik.

2. Perencanaan Tujuan pengadaan antara lain mengatur pemilihan strategi,taktik dan operasi pengadaan dengan baik dengan biaya optimum.

a. Strategi pengadaan, misalnya berhubungan dengan isu – isu : dalam dalam mencari sumber pengadaan,kebijakan yang diambil apakah membuat sendiri / in-sourcing / make / do /swa-kelola,ataukah mengadakan dari pihak diluar perusahaan / outsourcing / buy / serah – kelolah

b. Taktik pengadaan,pada dasarnya merupakan langkahlebih spesifik yang harus diambil,kapan melakukan,dan siapa yang hrus melaksanakan. misalnnya,dalam masalah out-sourcing,maka yang termasuk dalam taktik pengadaan misalnya: penganggaran / budgeting,seleksi sumber – sumber pengadaan ,kunjungan ke pemasok untuk asesmen dan evaluasi atasnya perencanaan negosiasi,pemesanan,pengiriman barang,dsb.

c. Operasi pengadaan,menyangkut pelaksanaan yang lebih detail dari taktik pengadaan,yang dilaksanakan pada tahap implementasi,misalnya pelaksnaan tender ,pemilihan pemasok, pengaturan pengiriman barang,penerimaan dan inpeksi barang masuk,dsb.

3. Implementasi Pada saat rencana pengadaan telah selesai dan disetujui,kemudian dilaksanakan dalam bentuk implementasi.tahap ini menyangkut operasi pengadaan dari hari – ke hari,sesuai yang telah di rencanakan.

4. Pengawasa Pengawasan dimaksudkan untuk meyakinkan apakah pelaksanaan implementasi sudah sesuai dengan rencana,serta melakukan analisis dan upaya koreksi / perbaikan bilamana terjadi penyimpangan,penyimpanan dapat disebabkan oleh hal – hal yang dapat dikontrol ( controllable ) dan hal-hal yang tidak dapat dikontrol ( uncontrollable ),yang memerlukan analisis dan penanganan yang berbeda dalam pengawasan.

5. Pengorganisasian. Agar semua aspek pengadaan tersebut diatas dapat berjalan harmonis,diperlukan pengorganisasian pengadaan,pengorganisasian memberikan kontinuitas kepada keempat tahap siklus manajemen pengadaan.tanpa pengorganisasian,akan terjadi kemungkinan keadaan tidak menentu / cheos,yang dapat menggangu pencapaian tujuan perusahaan.

Tujuan Procurement Management adalah utk memastikan agar proses pengadaan berjalan dgn lancar shg produk dan jasa yg dibutuhkan bisa didapat di saat yg tepat, dalam jumlah yg tepat, dgn kualitas yg tepat dan dgn harga yg tepat. Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement dituntut utk sejalan dgn company strategy dan business plan perusahaan, utk memastikan agar setiap aktivitasnya mendukung arah yg ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu pemahaman thd konsep strategi harus dimiliki oleh Procurement Department. Utk bisa menyediakan produk atau jasa yg dibutuhkan secara tepat, Procurement Department juga dituntut utk mampu mencari supplier, menilai kemampuan supplier, memilih supplier berdasarkan kriteria tertentu dan mengontrol kinerja supplier. Keseluruhan aktivitas mencari, menilai & memilih supplier biasa dikenal dgn proses kualifikasi supplier, yaitu sebuah proses yg harus dilakukan utk mendapatkan supplier yg memenuhi standar.

Dalam kesehariannya, Procurement Department harus menilai kinerja supplier secara teratur dan konsisten. Kinerja supplier yg tidak memenuhi standar akan mempengaruhi kinerja perusahaan, yg efek langsungnya mempengaruhi tingkat efisiensi, kualitas produk, kelancaran produksi, menurunkan service level dan mengurangi keuntungan.  Utk bisa mengembangkan supplier, procurement department tidak cukup utk hanya bisa mengenali dan menilai supplier di awal proses kualifikasi, tetap juga harus terus mengawasi performance supplier, memberikan masukan utk perbaikan dan menindaklanjuti semua usulan perbaikan yg telah diberikan. Sistem scoring/grading, sertifikasi, insentif dan penalti adalah beberapa alat yg biasa digunakan dalam kegiatan mengembangkan supplier.

Proses selanjutnya adalah membuat supplier menjadi bagian yg tak terpisahkan dari proses pertumbuhan bisnis perusahaan. Hal ini harus dilakukan, karena pertumbuhan bisnis perusahaan sukar utk dicapai tanpa diimbangi oleh peningkatan kemampuan supplier. Secara ekstrim bisa dikatakan bahwa peningkatan pertumbuhan perusahaan dibatasi oleh kemampuan supplier yg mendukungnya. Kerja sama antara Procurement Department dan supplier mutlak harus dijalankan, bahkan kemudian muncul istilah collaboration & partnership yg mengindikasikan jenis kerja sama yg bisa dilakukan antara perusahaan dgn supplier-suppliernya, yg lebih dari sekedar berkordinasi dalam kegiatan pembelian & pengiriman dari supplier ke perusahaan. Keberhasilan Procurement Department bisa dinilai dari berapa banyak supplier yg loyal dan memberikan yg terbaik kepada perusahaan.