tugas kom bisnis

21
PESAN - PESAN BAD NEWS DI PERUSAHAAN JAMU PT. NYONYA MENEER ”Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis” Dosen : Dwi Widi Disusun Oleh : NAMA : AHMAD SOLIKIN NIM : B.131.08.0288 14

Transcript of tugas kom bisnis

Page 1: tugas kom bisnis

PESAN - PESAN BAD NEWS

DI PERUSAHAAN JAMU PT. NYONYA MENEER

”Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis”

Dosen : Dwi Widi

Disusun Oleh :

NAMA : AHMAD SOLIKIN

NIM : B.131.08.0288

FAKULTAS EKONOMI MANAJEMEN

UNIVERSITAS SEMARANG

TAHUN 2010

14

Page 2: tugas kom bisnis

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan rasa syukur atas rahmat dan karunia yang diberikan

oleh Allah SWT, akhirnya penulis dapat juga menyusun sebuah makalah yang isinya

berhubungan dengan Ilmu Komunikasi Bisnis mengenai pesan-pesan bad news.

Untuk penyusunan makalah ini penulis telah berusaha mengumpulkan bahan yang

didapat dari mencari di internet dan dari buku-buku yang berhubungan dengan judul

dari makalah ini.

            Dalam penyusunan makalah yang berjudul “Pesan-pesan Bad News di

Perusahaan Jamu PT. Nyonya Meneer” ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih

sebesar-besarnya kepada :

1. Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah membesarkan dan mendidik penulis

selama ini.

2. Bpk. Dwi Widi selaku dosen Pembimbing Mata Kuliah Komunikasi Bisnis.

3. Teman-teman yang membantu dalam penyusunan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini banyak terdapat

kekurangan dan kelemahannya sehingga dengan kerendahan hati penulis mengharap

kritik dan petunjuk dari semua pihak. Akhir kata semoga makalah ini dapat

bermanfaat bagi kita semua.                                

Semarang, Oktober 2010

Penulis

14

Page 3: tugas kom bisnis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... 2

DAFTAR ISI ................................................................................................................... 3

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 4

A. Latar Belakang masalah ............ ............................................................................. 4

B. Tujuan Penulisan Makalah ......... ............................................................................. 4

C. Ruang Lingkup Pembahasan .................................................................................... 5

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................. 6

A. Sejarah Perusahaan ................................................................................................. 6

B. Bentuk Badan Usaha ................................................................................................ 7

C. Bentuk Struktur Organisasi........................ ............................................................... 7

D. Bentuk Bidang Usaha........................................ ....................................................... 8

E. Lokasi Perusahaan .................................................................................................... 8

F. Tinjauan Teoritis ........................................................................................................ 9

BAB III PESAN-PESAN BAD NEWS ............................................................................ 10

A. Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Bad News .................................................

10

B. Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif .............................................. 11

C. Penyampaian Bad News ke Pelanggan .................................................................... 12

D. Bad News Tentang Orang........................................................................................ 12

BAB IV PENUTUP.......................................................................................................... 13

A. Kesimpulan ................................................................................................................. 13

B. Saran-saran ................................................................................................................ 13

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 14

14

Page 4: tugas kom bisnis

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pesan-pesan bad news adalah untuk menyampaikan informasi yang kurang

menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagaimana dampaknya

bagi audiens atau klien.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka harus dipertimbangkan bagaimana

pandangan audiens. Bahkan, kalau memungkinkan dapat dijelaskan bagaimana pesan-

pesan bad news tetap memberikan manfaat bagi audiens.

Secara umum pendekatan organisasional yang banyak diterapkan untuk pesan-

pesan bad news adalah perencanaan tak langsung, yang dimulai dengan suatu

pembuka yang bersifat netral, kemudian diikuti dengan suatu alasan yang mendukung

pernyataan bad news, dan diakhiri dengan kata penutup yang memiliki dampak positif

bagi audiens.

Sedangkan pendekatan organisasional lainnya adalah perencanaan langsung

yang digunakan terutama untuk penyampaian pesan-pesan bad news yang mempunyai

dampak emosional yang sangat kecil terhadap audiens, yang dimulai dengan

pernyataan bad news, diikuti dengan alasan yang jelas dan diakhiri dengan kata

penutup yang positif dan bersahabat.

B Tujuan Penulisan Makalah

Tujuan penulisan makalah ini adalah:

1. Mengetahui sejarah awal mula berdirinya perusahaan PT. Nyonya Meneer

mulai dari bentuk perusahaan, struktur organisasi, bentuk badan usaha,

dampai lokasi perusahaannya.

2. Menjelaskan bagaimana pendekatan organisasional untuk pesan-pesan bad

news yang berkaitan dengan suatu pesanan (order).

3. Dapat memberikan tanggapan atas keluhan (komplain) yang diajukan oleh

pelanggan.

14

Page 5: tugas kom bisnis

4. Memaparkan dan mengkomunikasikan permasalah perubahan kebijakan

perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif.

C. Ruang Lingkup Pembahasan

Para komunikator sebaiknya dapat menyampaikan informasi yanng kuranng

menyenangkan terhadap audiens dengan tetap menjaga atau memperhatikan

bagaimana dampak yang akan ditimbulkan

Komunikator juga harus mempertimbangkan pandangan audiens serta

menjelaskan pesan-pesan bad news akan tetap memberikan manfaat yang baik bagi

audiens.

14

Page 6: tugas kom bisnis

BAB II

PEMBAHASAN

A. Sejarah Perusahaan

Jamu Cap Portret Nyonya Meneer atau PT Nyonya Meneer adalah perusahaan

yang memproduksi jamu tradisional Jawa yang dipelopori oleh Nyonya Meneer. Ia

menggunakan keahliannya mengobati berbagai penyakit dengan keahliannya meracik

jamu tradional Jawa. Produknya ini kemudian dijual dan dipasarkan.

Lauw Ping Nio alias Nyonya Meneer (baca: Menir) (lahir di Sidoarjo, Jawa

Timur, pada tahun 1895 - wafat tahun 1978) adalah seorang wirausahawan di bidang

industri jamu di Indonesia.

Ibu Meneer merupakan anak ketiga dari lima bersaudara. Ia menikah dengan

pria asal Surabaya, dan kemudian pindah ke Semarang. Pada masa pendudukan

Belanda tahun 1900an, di masa-masa penuh keprihatinan dan sulit itu suaminya sakit

keras dan berbagai upaya penyembuhan sia-sia. Ibu Meneer mencoba meramu jamu

Jawa yang diajarkan orang tuanya dan suaminya sembuh. Sejak saat itu, Ibu Meneer

lebih giat lagi meramu jamu Jawa untuk menolong keluarga, tetangga, kerabat

maupun masyarakat sekitar yang membutuhkan. Ia mencantumkan nama dan

potretnya pada kemasan jamu yang ia buat dengan maksud membina hubungan yang

lebih akrab dengan masyarakat yang lebih luas. Berbekal perabotan dapur biasa,

usaha keluarga ini terus memperluas penjualan ke kota-kota sekitar.

Pada tahun 1919 atas dorongan keluarga berdirilah Jamu Cap Potret Nyonya

Meneer yang kemudian menjadi cikal bakal salah satu industri jamu terbesar di

Indonesia. Selain mendirikan pabrik Ny Meneer juga membuka toko di Jalan

Pedamaran 92, Semarang. Perusahaan keluarga ini terus berkembang dengan bantuan

anak-anaknya yang mulai besar.

Pada tahun 1940 melalui bantuan putrinya, Nonnie, yang hijrah ke Jakarta,

berdirilah cabang toko Nyonya Meneer, di Jalan Juanda, Pasar Baru, Jakarta. Di

tangan Ibu dan anak, Nyonya Meneer dan Hans Ramana perusahaan berkembang

pesat.

Nyonya Meneer meninggal dunia tahun 1978, generasi kedua yaitu anaknya,

Hans Ramana, yang juga mengelola bisnis bersama ibunya meninggal terlebih dahulu

14

Page 7: tugas kom bisnis

pada tahun 1976. Operasional perusahaan kemudian diteruskan oleh generasi ketiga

yakni ke lima cucu Nyonya Meneer.

Namun ke lima bersaudara ini kurang serasi dan menjatuhkan pilihan untuk

berpisah. Kini perusahaan murni dimiliki dan dikendalikan salah satu cucu Nyonya

Meneer yaitu Charles Saerang. Sedangkan ke empat orang saudaranya dan setelah

menerima bagian masing-masing, memilih untuk berpisah.

B. Bentuk Badan Usaha

Perusahaan jamu PT. Nyonya Meneer merupakan perusahaan keluarga karena

modal dan saham yang ditanamkan berasal dari keluarga ibu Meneer sendiri. Tetapi

pada tahun 1967 Perusahaan Jamu Cap Potret Nyonya Meneer di bentuk menjadi PT.

Perseroan Terbatas adalah suatu persekutuan untuk menjalankan perusahaan yang

mempunyai modal usaha yang terbagi atas beberapa saham, dimana tiap sekutu turut

mengambil bagian sebanyak satu atau lebih saham.Disini para pemegang saham

bertanggung jawab terbatas terhadap hutang-hutang perusahaan sebesar modal yang

disetorkan. Kekayaan PT. Terpisah dari kekayaan pribadi masing-masing pemegang

saham. Kepada para pemegang saham hanya dibayarkan deviden jika PT

mendapatkan laba.

C. Bentuk Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan merupakan gambaran mengenai tugas-tugas,

wewenang, dan tanggung jawab secara vertical dan horizontal. Struktur organisasi

yang baik akan menciptakan hubungan kerja yang baik pula. Hubungan secara

vertical (dengan atasan ) maupun horizontal (dengan teman sejawat) akan menjadi

baik dengan adanya struktur organisasi yang baik.

PT. Nyonya Meneer menggunakan struktur organisasi berbentuk garis dan staf

pada struktur organisasinya. Tiap devisi memiliki satu atau lebih bawahan yang

bertanggung jawab kepada satu orang atasan. Tiap devisi memiliki taggung jawabnya

masing-masing.

Kekuasaan tertinggi di PT, Nyonya Meneer dipegang oleh seorang komisaris

yang membawahi seorang direktur. Direktur tersebut membawahi semua manajer

(pemasaran, produksi, keuangan, administrasi dan umum, dan personalia). Direktur

dibantu oleh seketraris dan staf ahli, sedangkan setiap manajer dibantu sekretaris.

14

Page 8: tugas kom bisnis

D. Bentuk Bidang Usaha

PT. Nyonya Meneer bergerak di bidang jamu tradisional. Barang-barangnya

dibedakan menjadi sebagai berikut :

Jamu untuk wanita

Jamu untuk pria

Jamu untuk perawatan dan penyembuhan

Produk unggulan

Di dalam bidang usaha ini PT. Nyonya Meneer berusaha sepenuh hati untuk

kepuasan dan peningkatan kualitas hidup konsumen dengan menciptakan produk-

produk yang berkualitas baik.

E. Lokasi Perusahaan

Penempatan lokasi perusahaan perlu mendapat perhatian khusus bagi

perusahaan sebab salah memilih suatu lokasi perusahaan akan mengakibatkan suatu

kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, pemilihan letak perusahanan ini harus

diputuskan melalui bernagi pertimbangan yang disertai fakta yang konkrit dan

lengkap. Dalam hal ini ada 4 jenis letak lokasi perusahaan, yaitu :

1. Lokasi perusahaan yang terikat dengan alam; lokasi ini sangat ditentukan oleh

sumber-sumber alam, jadi tidak ditentukan oleh manusia.

2. Lokasi perusahaan yang berdasarkan sejarah; lokasi perusahaan ini hanya dapat

dijelaskan dengan adanya sejarah di lokasi tersebut.

3. Lokasi perusahaan yang ditentukan pemerintah; dalam hal ini pemerintah yang

menentukan dimana perusahaan harus menjalankan aktivitasnya agar tidak

menggangu masyarakat disekitarnya.

4. Lokasi perusahaan yang dipengaruhi oleh faktor-faktor ekonomi;

Dekat dengan bahan baku;

Dekat dengan pasar;

Dekat dengan pemasok tenaga kerja;

Dekat dengan penyedia sumber tenag/energi.

14

Page 9: tugas kom bisnis

F. Tinjauan Teoritis

Tinjauan teoritis untuk perusahaan ini adalah sebagai berikut :

1. Letak geografis; karena bahan baku untuk perusahaan ini adalah rempah-

rempah maka penempatan lokasi yang sesuai adalah didekatkan pada sumber

bahan bakunya, yaitu rempah-rempah. Apabila lokasi perusahaan dekat bahan

baku maka ongkos transportasinya juga lebih rendah. Dan juga bahan bakunya

juga akan lebih awet karena mulai pengambilan dan dibawa ke lokasi tidak

terlalu jauh.

2. Letak sejarah; pada dasarnya kita sudah mengetahui dari dulu bahwa kota

Semarang terkenal sebagai salah satu sentra pembuatan jamu tradisional.

3. Letak pemerintah; dalam hal ini pemerintah juga ikut andil dalam penempatan

lokasi perusahaan tersebut. Pemerintah ikut bertanggung jawab terhadap

peletakannya agar penempatan dari perusahaan tersebut tidak mengganggu

masyarakat sekitar karena polusi yang nantinya akan ditimbulkan. Dengan

adanya polusi bisa membahayakan kesehatan masyarakat.

4. Letak ekonomi; untuk mengalokasikan perusahaan ini yang perlu

dipertimbangkan adalah dekat dengan bahan baku, dekat dengan tenaga kerja,

dan dekat dengan pasar. Dekat dengan tenaga kerja karena perusahaan ini

membutuhkan banyak karyawan mulai dari pemilihan bahan baku sampai

proses pembuatan jamu. Dekat dengan pasar karena biaya transportasinya

akan lebih rendah dan dapat segera sampai kepada konsumen.

14

Page 10: tugas kom bisnis

BAB III

PESAN-PESAN BAD NEWS

A. STRATEGI PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BAD NEWS

Jika ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan,

mengkomunikasikan masalah tentang pesanan atau memberitahukan perubahan

kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif,

maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu : penyampaian bad news, penerimaan pesan

tersebut, dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.

1. Menciptakan Auidience-Centered Tone

Bagaimana nada atau intonasi kita dalam menyampaikan bad news mampu

memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-

pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik :

a. Membantu audiens kita mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu

keputusan yang tegas.

b. Membantu audiens kita mengerti bahwa keputusan kita adalah adil.

c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

Menekankan apa tujuan audiens, cari dan temukan apa yang terbaik bagi

audiens dan gunakan pernyataan yang positif daripada yang negatif.

2. Memilih Pendekatan Organisasional

Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam kaitannya

dengan pesan yang kurang menyenangkan audiens kita, yaitu perencanaan tak

langsung ( dalam pendekatan organisasional ini terdapat 4 bagian penting, yaitu:

pembuka, alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif, pernyataan bad

news dan penutup positip, bersahabat) dan perencanaan langsung ( perencanaan ini

dapat diterapkan jika : penerimaan pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin

yang dituju, pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima

pesan, dan pesan disampaikan secara empati.

B. MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI DAN JAWABAN NEGATIF

1. Bad news tentang Produk

Bad news yang berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk,

penarikan kembali produk, kadaluwarsa produk, cacat atau rusak.

14

Page 11: tugas kom bisnis

Pada penyampaian bad news tentang produk bagi para pelanggan misalnya

kenaikan harga produk, atau penarikan produk, lebih baik pendekatan yang

digunakan adalah perencanaan tak langsung diawali dengan pernyataan yang

bersifat netral dan didukung dengan alasan logis.

2. Penolakan Kerja Sama

Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan

tertentu, sementara itu kita tidak dapat memenuhi permintaannya, maka kita dapat

menggunakan pendekatan perencanaan langsung atau tidak langsung.

Dalam dunia bisnis, menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lain merupakan

hal yang seharusnya dilakukan untuk lebih memperkuat jaringan pemasaran suatu

perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa saja terjadi suatu penolakan kerja sama

bilamana bentuk kerja samanya merugikan pihak lain.

3. Penolakan Undangan

Bila kita harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, maka

kita dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan langsung dan

perencanaan tak langsung. Pengguna kedua pendekatan organisasional tersebut

sangat tergantung pada seberapa dekat hubungan kita dengan pihak lain.

C. PENYAMPAIAN BAD NEWS KE PELANGGAN

Ada tiga hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyampaian bad news

kepada pelanggan atau calon pelanggan.

a. Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan

ulang (resale)

b. Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin

c. Tetap optimis, percaya diri

Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan

produk yang baik merupakan salah satu cara yang efektif untuk menumbuhkan

penjualan ulang bagi para pelanggan.

1. Bad news tentang Pesanan

Paling tidak ada dua jenis bad news yang bisa disampaikan kepada pelanggan

kita, yaitu :

a. Kita hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan atau

b. Kita sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut

14

Page 12: tugas kom bisnis

2. Penolakan Surat Aduan dan Keluhan

Secara umum, untuk menjawab penolakan surat aduan, kita dapat

menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung, di mana kita

menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat.

D. BAD NEWS TENTANG ORANG

1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis penolakan surat rekomendasi

adalah kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut.

2. Penolakan Lamaran Pekerjaan

Untuk penolakan lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah

ditentukan dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak

langsung.

3. Surat Penolakan Kredit

Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, maka kita menggunakan

pendekatan organisasional perencanaan tak langsung.

14

Page 13: tugas kom bisnis

BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Kesimpulan yang didapat dari makalah ini adalah :

1. Dapat menjelaskan pesan-pesan bad news dengan pendekatan organisasional secara

tak langsung (indirect plan) dan secara langsung (direct plan).

2. Dapat menyampaikan pesan-pesan bad news terhadap pelanggan.

3. Dapat menyampaikan pesan-pesan bad news tentang orang.

4. Dapat memberikan jawaban terhadap informasi yang negatif.

B. SARAN

Saran yang dapat diberikan dari makalah ini adalah dalam menyampaikan pesan-

pesan bad news usahakan fokus pada audiens.

14

Page 14: tugas kom bisnis

DAFTAR PUSTAKA

http://id.wikipedia.org/wiki/Jamu_Cap_Potret_Nyonya_Meneer

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

www.nyonyameneer.com

14