Tugas Kkp Diklat Pim Tkt III Analisis Swot Lembeh Utara

7/16/2019 Tugas Kkp Diklat Pim Tkt III Analisis Swot Lembeh Utara

http://slidepdf.com/reader/full/tugas-kkp-diklat-pim-tkt-iii-analisis-swot-lembeh-utara 1/37

1

KERTAS KERJA PERORANGAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III

Analisis SWOT Rencana Kerja

Peningkatan Koordinasi pada Kantor

Kecamatan Lembeh Utara



2

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Penyelenggaraan tugas – tugas pemerintahan, pembangunan dan

kemasyarakatan sebagaimana diamanatkan oleh Undang – Undang Nomor 32

tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah telah memberikan kewenangan

kepada daerah untuk mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan

menurut asas otonomi dan tugas pembantuan yang dalam pelaksanaan fungsi

– fungsi pemerintahan daerah dilakukan oleh pemerintah daerah Kota Bitung

dan Dewan Perwakilan Daerah Kota Bitung.

Kepala Daerah adalah Kepala Pemerintah Daerah yang dalam

melaksanakan tugasnya dibantu oleh perangkat daerah antara lain kecamatan

yang dipimpin oleh Camat dimana dalam pelaksanaan tugasnya memperoleh

pelimpahan sebagian wewenang Walikota untuk menangani sebagian urusan

otonomi daerah.

Berkaitan dengan hal tersebut diatas, pemerintah kecamatan khususnya

kecamatan Lembeh Utara mutlak memerlukan dukungan aparat kecamatan

yang memadai baik kuantitas maupun kualitas yang mampu

mengkoordinasikan tugas – tugas pemerintahan secara optimal.

Untuk menghasilkan pelaksanaan tugas yang berkualitas, perlu dijamin

dengan koordinasi yang mantap. Fungsi koordinasi menjadi penting ketika



3

semua kegitan pembangunan dan kemasyarakatan akan di implementasikan

secara menyeluruh kepada masyarakat. Disinilah arti penting koordinasi yang

diangkat penulis sebagai Camat Lembeh Utara dalam penulisan kertas kerja

perseorangan ini, dengan mengambil judul “ Rencana Kerja Peningkatan

Koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara”.

Kendala – kendala utama yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas yang

diangkat dalam penulisan KKP ini kemudian di analisis secara menyeluruh

untuk mendapatkan prioritas strategi agar koordinasi dapat berjalan efektif dan

efisien dalam kewilayahan Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara.

B. Isu Aktual Prioritas

Dalam pelaksanaan tugas sehari – hari, kita dapat diperhadapkan oleh

berbagai isu aktual disertai sikap atau tindakan kita terhadap isu tersebut. Ada

beberapa isu aktual yang mempengaruhi optimalisasi kinerja Pemerintah

Kecamatan Lembeh Utara yaitu :

a. Rendahnya kualitas pelayanan air bersih

b. Belum optimalnya penyiapan bahan informasi

c. Masih rendahnya penyelenggaraan koordinasi

d. Rendahnya kualitas pelayanan listrik

e. Rendahnya kualitas pelayanan jasa transportasi

Untuk menentukan skala prioritas isu aktual, ditentukan melalu matriks

penilaian isu aktual prioritas yang mencakup empat kriteria penilaian yaitu :



4

Aktual (A), Kekhahalayakan (K), Problematika (P) dan Layak ( L ) terhadap

masing –masing isu aktual. Skala penilaian setiap kriteria menggunakan skala

nilai likert (1 – 5) sebagai berikut :

1. Nilai 5 : sangat aktual / sangat memenuhi kriteria

Kekhahalayakan / sangat memiliki nilai problematik / sangat

layak.

2. Nilai 4 : aktual / memenuhi kriteria Kekhahalayakan /

memiliki nilai problematik / layak.

3. Nilai 3 : Cukup aktual / cukup memenuhi kriteria

Kekhahalayakan / cukup memiliki nilai problematik / cukup layak.

4. Nilai 2 : Kurang aktual / kurang memenuhi kriteria

Kekhahalayakan / kurang memiliki nilai problematik / kurang

layak.

5. Nilai 1 : Tidak aktual / tidak memenuhi kriteria

Kekhahalayakan / tidak memiliki nilai problematik / tidak layak

Hasil skoring prioritas isu aktual yang diangkat tersebut diatas

dapat dilihat sebagaimana tertera dalam tabel berikut ini



5

Tabel 1.1

Matriks Isu aktualNo

Isu Aktual Aktual

Kekhalayak

an

Problematik

Layak Total

Rank

1 Rendahnya kualitaspelayanan air bersih

5 5 5 2 17 III

2 Belum optimalnyapenyiapan informasi

4 4 5 5 18 II

3 Masih rendahnyapenyelenggaraankoordinasi

5 4 5 5 19 I

4 Rendahnya kualitaspelayanan listrik

4 5 5 2 16 IV

5 Rendahnya kualitaspelayanan jasatransportasi

4 5 4 2 15 V

Berdasarkan hasil analisa setiap faktor sesuai dengan kriteria penilaian

terhadap setiap isu aktual yang ada, maka yang mempunyai nilai tertinggi atau

isu aktual prioritas adalah masih rendahnya penyelenggaraan koordinasi.

C. Perumusan Masalah

Dengan kajian yang logis dan berdasarkan fakta di lapangan dapat di

jelaskan rangkaian faktor – faktor penyebab dari isu tersebut . Masih rendahnya

penyelenggaraan koordinasi merupakan akibat dari berbagai faktor penyebab

yang dapat diketahui dengan menggunakan kriteria USG sebagai berikut :



6

Tabel 1. 2

Matriks Faktor Penyebab

No

Faktor penyebab U S G Total Rank

1 Rendahnya kualitas aparatur 5 5 5 15 I

2 Rendahnya partisipasimasyarakat

4 4 3 11 III

3 Egoisme sektoral 4 4 2 10 IV

4 Terbatasnya dana 5 4 3 12 II

5 Terbatasnya sarana 4 4 2 10 V

Dengan demikian permasalahan yang dihadapi harus dirumuskan

secara jelas sebagai berikut : “ Rendahnya Kualitas Aparatur dalam

Penyelenggaraan Koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara“.



7

BAB II

GAMBARAN KEADAAN SEKARANG

A. VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN

.

1. VISI

Penetapan visi sebagai bagian dari perencanaaan stratejik

merupakan suatu langkah penting dalam perjalanan suatu organisasi.

Visi tidak hanya penting pada waktu mulai berkarya, tetapi juga pada

kehidupan organisasi. Visi yang tepat bagi masa depan suatu instansi

pemerintah akan mampu menjadi akselator kegiatan instansi

tersebut.

Adapun tujuan penetapan visi adalah :

a. mencerminkan apa yang ingin dicapai

b. memberikan arah dan focus strategi yang jelas

c. menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan stratejik

d. memiliki orientasi terhadap masa depan

e. menumbuhkan komitmen seluruh jajaran dalam lindungan

organisasi

f. menjamin kesinambungan kepemimpinan organisasi

Visi Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara adalah :

“ Melayani untuk masyarakat dengan menjaga budaya dan

keari fan lo kal “



8

2. MISI

Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan, setiap organisasi

harus memiliki misi yang jelas. Misi merupakan pernyataan yang

menetapkan tujuan instansi pemerintah dan sasaran yang ingin

dicapai .

Adapun misi dari Pemerintah Kecamatan Lembeh Utara yaitu :

1. Mengedepankan pelayanan publik yang handal dan bemutu

2. Memelihara budaya lokal sebagai kekayaan daerah

3. Mampu bersinergi dalam pembinaan kemasyarakatan

4. Menciptakan penyelenggaraan tugas –tugas pemerintahan umum

yang efisien dan efektif

5. Mendorong terwujudnya masyarakat yang hidup sehat ramah

lingkungan

3. Tujuan dan Sasaran

Tujuan adalah sesuatu (apa) yang akan dicapai atau dihasilkan

dalam jangka waktu 1 (satu) tahun sampai dengan 5 (lima) tahunan.

Sedangkan sasaran merupakan penjabaran dari tujuan yang akan

dicapai atau dihasilkan. Oleh instansi pemerintah dalam jangka waktu

tahunan, semesteran, triwulanan atau bulanan.

Menyikapi tugas pemerintah yang ada pada hakekatnya sebagai

pelayanan masyarakat maka setidaknya perlakuan terhadap

masyarakat sebagai objek perlu di prioritaskan. Berangkat dari



9

permasalahan ini maka kelurahan dan kecamatan perlu menyatukan

persepsi layanan masyarakat, dan yang menjadi tujuan adalah

bagaimana meningkatkan pelayanan kepada masyarakat serta

perumusan sasaran adalah Meningkatnya Koordinasi pada Kantor

Kecamatan Lembeh Utara.

B. TUGAS POKOK DAN FUNGSI, KEBIJAKAN OPERASIONAL,

PROGRAM DAN KEGIATAN

1. Tugas Pokok dan Fungsi

Berpedoman pada Undang – Undang Nomor 32 tahun 2004

tentang Pemerintahan Daerah, Peraturan Daerah Kota Bitung Nomor 8

tahun 2000 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi kecamatan

dan Kelurahan se – Kota Bitung serta Keputuan Walikota Bitung Nomor

30 tahun 2001 tentang Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan se – Kota

Bitung yang merupakan landasan penyelenggaraan pemerintah dan

kebijakan pembangunan di wilayah kecamatan dan kelurahan, mak

Camat mempunyai tugas Menjalankan Pel imp ahan sebagian

wewenang otonomi d aerah yang di l impahkan oleh Wal iko ta .

Selain tugas sebagaimana dimaksud tersebut Camat juga

menyelenggarakan tugas umum pemerintahan meliputi :

a. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat.

b. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan

ketertiban umum.



10

c. Mengkoordinasikan penerapan dan penegakan peraturan

perundang – undangan.

d. Mengkoordinasikan pemeliharaan prasarana dan fasilitas

pelayanan umum.

e. Mengkkordinasikan penyelengaaraan kegiatan pemerintahan di

tingkat kecamatan.

f. Membina penyelenggaraan pemerintahan kelurahan.

g. Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup

tugasnya dan atau yang belum dapat dilaksanakan pemerintahan

kelurahan.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud diatas,

Camat mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Memimpin pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah diwilayah

kecamatan.

b. Membantu Sekretaris Daerah dalam menyiapkan informasi

mengenai wilayah kecamatan yang dibutuhkan dalam perumusan

kebijakan bagi Kepala Daerah.

c. Mengkoordinasikan pelayanan lintas kecamatan.

2. Kebijakan Operasional

Adapun kebijakan opersional pembangunan pada dasarnya

adalah penetapan pokok – pokok pikiran sebagai suatu upaya untuk

melanjutkan dan mempertajam penyelesaian masalah – masalah



11

mendesak, sekaligus sebagai percepatan upaya pemberdayaan

masyarakat dalam melaksanakan program pemerintah kecamatan

sehingga masyarakat di wilayah kecamatan Lembeh Utara akan lebih

maju, sejahtera dan mandiri.

3. Program dan kegiatan

Adapun untuk menjabarkan tujuan sasaran, dan kebijakan

operasional yang telah dibuat maka program dan kegiatan yang ingin

ditingkatkan adalah :

a. Program

Pembinaan dan peningkatan sumber daya manusia yang handal,

inofatif dan kreatif melalui pelatihan seperti diklat.

Pembinaan dan sosialisasi pelayanan dan tersedianya

administrasi yang baik pada pemerintah kecamatan Lembeh

Utara melalui kegiatan kemasyarakatan seperti sosialisasi

program pemerintah kepada masyarakat dan sosialisasi

peningkatan kesadaran masyarakat untuk memiliki KTP, KK, dan

lain – lain

b. Kegiatan

Program pelayanan administrasi perkantoran

Program peningkatan sarana prasarana dan aparatur

Program peningkatan disiplin aparatur

Program Apel bersama seluruh Perangkat Pemerintahan



12

Program konsolidasi aparatur Pemerintah dengan Masyarakat

C. PENGUKURAN DAN PENCAPAIAN KINERJA

Pengukuran kinerja tidak dimaksudkan untuk berperan sebagai

mekanisme untuk memberikan penghargaan ataupun hukuman tetapi

penguluran kinerja berperan sebagai alat komunikasi dan alat

manajemen untuk memperbaiki kinerja organisasi.

Tujuan pengukuran kinerja antara lain :

menilai pencapaian – secara kuantitatif – setiap indikator kinerja

sebagai bahan kontribusi bagi proses penilaian / evaluasi

keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan

program, kebijakan, sasaran dan tujuan.

Memberikan pemahaan bahwa pengukuran kinerja tidak hanya

difokuskan kepada indikator input saja tetapi yang lebih penting

adalah indikator output, outcomes, manfaat dan dampak.

Memberikan dasar pengukuran dan evaluasi kinerja yang lebih

sistematis, terukur dan dapat diterapkan.

Pengukuran kinerja saat ini adalah dengan menggunakan

satuan ukuran presentase (%) indikator kinerja dalam mewujudkan

sasaran prioritas sebagaimana dalam tabel berikut ini:



13

Tabel 2.1

Pengukuran Tingkat Kinerja

Tujuan Sasaran

Prioritas

Indikator Kinerja Satuan

ukuran

Tkt

kinerja

saat ini

Meningkatkan

koordinasi

Pemerintah pada

Kecamatan

Lembeh Utara

Meningkatnya

kualitas aparatur

dalam

penyelenggaraan

koordinasi pada

Kantor

Kecamatan

Lembeh Utara

1.Keterpaduan

Program Kerja

2. Akurasi dan

Kelengkapan

data

3. Kecepatan Ideal

Proses

pelaksanaan

Kegiatan

4.Evaluasi

pelaksanaan

Kegiatan

%

%

%

%

75

75

80

75



14

BAB III

GAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKAN

A. TUJUAN DAN SASARAN

1. Tujuan

Bertitik tolak dari tugas pokok dan fungsi serta permasalahan yang

dihadapi maka untuk lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna dalam

pelaksanaan tugas, maka perlu mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan dan

hendak dicapai yaitu : “ Meningkatkan Koordinasi Pada Kantor Kecamatan

Lembeh Utara “

2. Sasaran

Untuk mencapai tujuan dimaksud harus dipilih kegiatan yang tepat

untuk di upayakan agar tujuan yang ditetapkan dapat terealisasi sesuai dengan

harapan. Oleh karena itu maka dalam kurun waktu 1 (satu) tahun sasaran

prioritas yang ditetapkan adalah : “ Meningkatnya kualitas aparatur dalam

penyelenggaraan koordinasi pemerintah Kecamatan Lembeh Utara “.

B. TINGKAT KINERJA YANG DIINGINKAN

Dalam kurun waktu 1 (satu) tahun mendatang tingkat kinerja yang

diinginkan adalah tercapainya sasaran yaitu Meningkatnya koordinasi pada

Kantor Kecamatan Lembeh Utara Yang telah ditetapkan berdasarkan indikator

– indikator sebagai berikut :



15

1. Keterpaduan program kerja

2. Akurasi dan kelengkapan data

3. Kecepatan ideal proses pelaksanaan kegiatan

4. Evaluasi pelaksanaan kegiatan

Gambaran kinerja sekarang dan yang akan datang dapat dilihat

pada tabel 3 dibawah ini:

Tabel 3.1

Kinerja saat ini dan Yang akan datang

Tujuan Sasaran Indikator

Kinerja

Satuan

ukuran

Tingkat

kinerja

sekarang

Kinerja yang

akan datang

3

bln

6

bln

9

bln

12

bln

Meningkatkan

koordinasi

pada Kantor

Kecamatan

Lembeh Utara

Kota Bitung

Meningkatnya

kualitas aparatur

dalam

penyelenggaraan

koordinasi pada

Kantor

kecamatan

Lembeh Utara

1.Keterpaduan

Program

kerja.

2.Akurasi danKelengkapandata

3. Kecepatan

ideal proses

pelaksanaan

kegiatan

4. Evaluasi

Pelaksanaa

kegiatan

%

%

%

%

75

75

80

75

80

80

85

80

85

85

90

85

90

90

95

90

100

100

100

100



16

Dari tabel tersebut diatas dapat dilihat pencapaian kinerja yang diinginkan

sebagai berikut :

1. Diperlukan koordinasi yang mantap antar instansi terkait. Apabila

mekanisme jelas akan diperoleh program kerja yang terpadu. Berarti akan

menghindar tumpang tindih program kerja dan kegiatan yang dilaksanakan

berbagai instansi.

2. Akurasi dan kelengkapan data merupakan hal penting dalam suatu

program kerja, sebab bila tidak adanya data yang lengkap dan akurat akan

berdampak serius bagi rancangan program kerja terutam pemerintahan

kecamatan yang memadukan berbagai sektor terkait. Hal – hal seperti

kesalahan analisis dan penanganan masalah, pengambilan keputusan

yang keliru merupakan hal – hal yang dapat terjadi bila data tidak akurat

dan lengkap.

3. Sering kali program kerja pemerintahan harus segera dilaksanakan untuk

mengatasi permasalahan yang mendesak. Apabila proses untuk

menyiapkan sebuah program kerja sangat lama maka akan berdampak

berkembangnya masalah yang sedang dihadapi.

4. Setiap program kerja yang telah dilaksanakan perlu dilakukan evaluasi

agar dapat diketahui apakah masih sesuai dengan perkembangan situasi

dan kondisi atau malah sudah menghambat kegiatan Pemerintahan

Kecamatan. Evaluasi juga dapat di pakai sebagai informasi baru dalam

program kerja selanjutnya.



17

C. KERANGKA PENGUKURAN DAN EVALUASI KINERJA

Sebagaimana pembahasan terdahulu bahwa tingkat kinerja yang

diinginkan adalah terciptanya sasaran yaitu meningkatnya kualitas aparatur

dalam penyelenggaraan koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh Utara

Kota Bitung.

Jika dilakukan pengukuran kinerja dan pencapaian tingkat kinerja

terhadap indikator – indikator keberhasilan berdasarkan sistim akuntabilitas

kinerja instansi pemerintah di kaitkan dengan sasaran maka diharapkan

diperoleh hasil untuk satu tahun mendatang yaitu :

1. Keterpaduan program kerja bisa mencapai 100 %

2. Akurasi dan kelengkapan data dapat dipenuhi.

3. Kecepatan ideal proses pelaksanaan kegiatan bisa tepat waktu.

4. Evaluasi pelaksanaan kegiatan semakin baik.

Melalui pengukuran dan evaluasi kinerja akan diperoleh informasi

kemajuan kinerja yang dicapai, penyimpangan dan kesulitan yang dihadapi

serta rencana tindak lanjut yang akan dilakukan. Rapat evaluasi dapat dijadikan

sebagai forum pengkajian peningkatan kinerja organisasi serta dapat juga

dianggap sebagai penyampaian pertanggungjawaban atau akuntabilitas

pegawai kepada atasannya.

Evaluasi dilakukan secara berkala sesuai kebutuhan atau menurut

jadwal yang ditetapkan berdasarkan tahapan peningkatan kinerja yang telah

ditentukan. Evaluasi pelaksanaan koordinasi pada Kantor Kecamatan Lembeh

Utara dapat dilihat pada tabel dibawah ini :



18

Tabel 3.2

Pengukuran Kinerja

Kegiatan Aspek yang dinilai Target

%

Realisasi

%

Pelaksanaan

koordinasi

Keterpaduan program kerja 100 75

Akurasi dan kelengkapan data 100 75

Ketepatan waktu 100 80

Evaluasi / monitoring 100 75



19

BAB IV

ANALISIS MASALAH DAN RENCANA KERJA

A. Identifikasi Dan Analisis Masalah

Analisis adalah suatu proses merinci suatu objek dengan alat tertentu

kedalam beberapa komponen yang saling berhubungan dengan menilai

urgensi, dukungan dan keterkaitannya terhadap terjadinya sesuatu. Untuk

mengkaji dan menganalisis lingkungan strategis berkaitan dengan kesenjangan

yang muncul, maka penulis menggunakan teknik analisis SWOT (Strenght,

Weakness, Opportunity, Threat ). Dengan mempergunakan pendekatan analisis

ini maka teridentifikasi faktor pendorong dan penghambat organisasi baik yang

bersifat internal maupun eksternal.

Dengan analisis lingkungan internal dan eksternal diharapkan dapat

memberikan informasi gambaran kemampuan organisasi dan posisi kekuatan

organisasi serta factor kunci keberhasilan atau faktor strategis dalam mencapai

visi dan misi. Berdasarkan konsep pemikiran seperti diatas, sudah sangat tepat

menerapkan analisis SWOT terhadap keadaan lingkunganinternal dan

eksternal organisasi sebagai suatu analisis yang komprehensip sebagaimana

tabel berikut ini :



20

Tabel 4.1

Identifikasi Faktor-Faktor Pendorong dan Penghambat

FAKTOR INTERNAL

NO STRENGHTS NO WEAKNESSES

S1 Adanya dukungan Pimpinan W1 Rendahnya pengetahuan &pemahaman aparatur

S2 Adanya program kerja W2 Terbatasnya jaringan kerja

S3 Adanya Uraian tugas yang jelas

W3 Sarana & Prasarana yang belummemadai

FAKTOR EKSTERNAL

NO OPPORTUNITY NO THREATS

O1 Adanya pelatihan Aparatur T1 Banyaknya unit kerja yang akandikoordinasikan

O2 Tingginya partisipasimasyarakat

T2 Terbatasnya Teknologi Informasi

O3 Adanya peraturan

perundang-undangan yangmendukung

T3 Ego sektoral

B. Faktor Kunci Keberhasilan

1. Memilih dan Menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan

Setelah faktor Kekuatan, Kelemahan, peluang dan ancaman

diidentifikasi melalui analisa SWOT, selanjutya dilakukan penilaian untuk

mengetahui dan menentukan faktor pendorong dan faktor penghambat serta

faktor yang menjadi kunci keberhasilan atau faktor strategis dalam

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Faktor strategis adalah faktor yang

mempunyai nilai yang lebih besar dibandingkan dengan faktor lainnya yang



21

terkait dalam pencapaian tujuan dan sasaran. Penilaian yang dilakukan

dengan menentukan Nilai Urgensi (NU) mencari Bobot faktor (BF), Nilai

Dukungan (ND) keterkaitan antar faktor.

1. Penentuan Nilai Urgensi (NU) dilakukan dengan memakai model rating

scale (model skala nilai) 1 – 5.. Untuk memudahkan penilaian, terlebih

dahulu dirancang suatu format penilaian yaitu :

Sangat Baik = 5

Baik = 4

Cukup = 3

Kurang = 2

Buruk = 1

2. Penentuan Bobot Faktor (BF), yaitu menggunakan prosentase 1 – 100%.

Nilai BF ditentukan dengan membandingkan Nilai satuan Urgensi dibagi

jumlah Nilai Urgensi masing – masing faktor (internal dan eksternal)

dikalikan dengan 100%. Dan hasil tersebut dapat diketahui tingkat

urgensinya dan total urgensi masing – masing faktor.

3. Penentuan Nilai Dukungan (ND) dan nilai Bobot Dukungan (NBD).

Dalam hal ini faktor pendorong dan penghambat yang berpotensi

sebagai unggulan dalam mencapai keberhasilan diberi nilai dengan

skala 1 – 5. Sedangkan Nilai Bobot Dukungan (NBD) diperoleh dengan

mengalikan Bobot Faktor (BF) dengan Nilai Dukungan (ND) atau NBD =

ND x BF



22

4. Menentukan Nilai Keterkaitan (NK) dan Nilai Rata – rata Keterkaitan

(NRK). Nilai keterkaitan antara suatu faktor dengan faktor lainnya dinilai

dengan skala 0 – 5. Nilai Rata – rata Keterkaitan semua faktor dibagi

unsur yang dinilai.

5. Penentuan Nilai Bobot Keterkaitan (NBK) dan Total Nilai Bobot (TNB).

Nilai Bobot keterkaitan diperoleh dengan mengalikan Nilai BF setiap

faktor dengan NRK sedangkan TNB diperoleh dengan menjumlahkan

NBD dengan NBK.

6. Penentuan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK). Setelah mengetahui hasil

TNB masing – masing faktor baik internal maupun eksternal pada

kategori Strenghts, Weaknessen, Opprtunities dan Threaths. Jumlah

yang paling besar masing – masing kategori diberi nilai bobot 1, nilai

dibawahnya diberi nilai bobot 2 dan nilai dibawahnya lagi diberi nilai

bobot 3. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut ini..

Tabel 4.2

Matriks Urgensi Faktor Internal



23

Dari tabel diatas dapat kita lihat bahwa faktor internal yang paling urgen dan

dominan sebagai kuncu keberhasilan adalah adanya dukungan pimpinan dan

adanya uraian tugas yang jelas dengan bobot faktor 27 %.

Tabel 4.3

Matriks Urgensi Faktor Eksternal

Dari tabel diatas dapat kita ketahui bahwa dari faktor eksternal yang paling

dominan sebagai kunci keberhasilan adalah adanya pelatihan aparatur,

tingginya partisipasi masyarakat serta adanya peraturan yang mendukung

dimana masing – masing memperoleh bobot faktor urgensi sebesar 27 %.



24

TABEL 4.4Evaluasi Matriks Eksternal Dan Internal



25

Penentuan Faktor Kunci Keberhasilan (FKK) atau Kekuatan Kunci atau Faktor

Strategis adalah dengan cara :

a. Memilih faktor yang mempunyai TNB terbesar diantara faktor

yang berpengaruh terhadap sasaran yang akan dicapai.

b. Kalau TNB sama, dipilih NBD yang terbesar.

c. Kalau NBD sama, dipilih NBK yang terbesar.

d. Kalau NBK sama dipilih BF yang terbesar

e. Kalau BF sama, dipilih berdasarkan pengalaman dan

pertimbangan yang rasional.

Berdasarkan kriteria diatas, dan hasil evaluasi dari tabel 4.4 maka Faktor

Kunci Keberhasilan yang dipilih adalah seperti pada tabel 4.5 berikut ini :

Tabel 4.5Faktor Kunci Keberhasilan ( FKK )

FAKTOR INTERNAL

STRENGTH WEAKNESS

1 Adanya dukungan pimpinan 1 Rendahnya Pengetahuan danpemahaman aparatur

2 Adanya Pembagian Tugas Yang jelas

2 Terbatasnya jaringan kerja

FAKTOR EKSTERNAL

OPPORTUNITY THREATS

1 Adanya pelatihan aparatur 1 Terbatasnya teknologi informasi

2 Adanya peraturan yangmendukung

2 Banyaknya unit kerja yangdikoordinasikan



26

2. Peta Posisi Kekuatan Organisasi

Dengan membandingkan Total Nilai Bobot (TNB) Strengths = 6,33;

Weakness = 1,53; Opportunities = 5,60; Theaths = 1,20 maka kekuatan

organisasi berada pada kuadran I, dimana peta kekuatan organisasi dengan

kuadran I ini menggambarkan situasi / kondisi organisasi yang sangat

menguntungkan dalam pencapaian sasaran karena memiliki peluang dan

kekuatan sebagaimana tergambar pada Peta Kekuatan Organisasi, pada

gambar dibawah ini :

GAMBAR 1

PETA POSISI KEKUATAN ORGANISASI



27

3. Perumusan Tujuan

Berdasarkan penentuan formula strategi matriks SWOT dengan cara

mengintegrasi faktor – faktor kunci keberhasilan yang terdapat pada tabel

sehingga tercipta kesatuan arah dan bersinergi dalam persiapan tujuan. Matriks

SWOT dapat digunakan sebagai sarana dalam memproses beberapa strategi

utama pada ke empat kuadran yang saling terkait dan fokus kearah tujuan yang

telah dirumuskan sesuai peta kekuatan organisasi. Dari 8 alternatif terdapat 2

strategi ekspansi dirumuskan pada kuadran 1 (satu). Pada kuadran 1 ini dapat

diinteraksikan kekuatan kunci sebagai suatu strategi. SO kearah ekspansi

dalam mencapai tujuan organisasi pada kuadran 1 ini dianggap memiliki

keunggulan untuk dikembangkan dalam pencapaian tujuan. Tahap selanjutnya

adalah merumuskan tujuan sebagaimana pada tabel 4.6 :

Tabel 4.6

Perumusan Tujuan( Pada Kuadran 1 )

NO

FAKTOR KEKUATAN KUNCI

ALTERNATIF TUJUANKEKUATAN

KUNCI

PELUANG

KUNCI

1 Adanya dukunganPimpinan

Adanya pelatihanaparatur

Meningkatkankualitas aparatur

2 Adanya PembagianTugas Yang Jelas

Adanya aturanyang mendukung

Meningkatkanpemahaman aparatur

C. Strategi dan Rencana Kegiatan



28

Berdasarkan tabel faktor kunci keberhasilan maka didapatkan

formulasi strategi dalam menyiapkan kegiatan sebagaimana tabel di bawah ini :

Tabel 4.7

Formulasi Strategi SWOT



29

Keterangan :

Strategi S : Memanfaatkan kekuatan untuk meraih peluang

Strategi ST : Menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman

Strategi WO : Memperbaiki kelemahan yang masih potensial

mendukung kekuatan meraih peluang atau sasaran yang

akan dicapai

Strategi WT : Meminimalkan kelemahan atau memperbaiki kekurangan

agar ancaman tidak menjadi penghambat meraih

peluang.

Berdasarkan formulasi strategi SWOT diatas maka dapat ditetapkan dan

dipersiapkan rencana kerja sebagai berikut :

Tabel 4.8

Strategi yang Aplikatif

No Strategi (Program) Kegiatan

1 Strategi SO :Manfaatkan dukungan pimpinan dengan

mengikuti pelatihan aparatur

Mengadakankerjasama dengan

instansi terkait2 Strategi WO :Tingkatkan pengetahuan dan pemahamanaparatur dengan mengikuti pelatihanaparatur

Mengikutsertakanaparatur dalamkegiatan diklat

melakukan trainingatau workshop

3 Strategi ST :Manfaatkan dukungan pimpinan untuk

mengantisipasi keterbatasan teknologiinformasi

membangun jaringan informasi



30

4 Strategi WT :Tingkatkan pengetahuan dan pemahaman

aparatur untuk mengimbangi keterbatasanteknologi

mengadakan bimtek Membangun

jaringanInformasi

1. Rencana Kegiatan Terkoordinasi

Berdasarkan formulasi rumusan strategi dan program kegiatan yang

telah disepakati, maka disusunlah rencana kegiatan terkoordinasi untuk

masing – masing strategi sebagaimana tabel berikut :

Tabel 4.9

Strategi dan Kegiatan Terkoordinasi

Sasaran dan

IndikatorStrategi

(Program)Kegiatan

Penanggung

jawabWaktu

Biaya

( Rp )

Meningkatnya

kompetensiaparatur

Indikator

1 Kompetensidalam mengidentifikasimasalah

2.KompetensiMerumuskan

program3 Kompetensikoordinasi dgnbagian/bidang

Yang ada.

Strategi SO

Optimalkandukunganpimpinan

1.Bentuk Tim

koordinasi2.Buat

program3.Lakukan

Monev

Walikota

Camat

Kabag Tapem

Jan

feb

25 Jt

10 jt

Strategi WO

Tingkatkankemampuanaparatur

Mengikutsertakanaparat dalamDiklat-Diklat

Camat Sepanjang

Tahun 30 jt

Strategi ST

Antisipasiketerbatasan

teknologi

1. Bentuk

jaringaninformasi2. In house

taining

Asisten I

Kabag Tapem

Maret

April

Mei

10 jt

Strategi WT

Tingkatkankualitasaparatur

1. Lakukanbimtek

2. BangunJaringaninformasi

Sekot

Kabag Tapem

Juni

Juli

Agustus

25 jt



31

2. Penetapan Tolok Ukur

Selanjutnya untuk lebih dapat diukur maka perlu ada penetapan tolok

ukur dari semua kegiatan yang dilakukan seperti pada tabel 13 berikut:

Tabel 4.10

Tolok Ukur

No Kegiatan waktu Tolok ukur

1 Membentuk tim koordinasi Jan Terbentuknya tim

koordinasi

2 Menyusun rencana kerja Jan, febr. Terbitnya Dokumen

rencana kerja

3 Melakukan monitoring dan

evaluasi

Maret, Juni

sept. des

Dokumen Monev

4 Mengikuti Diklat-Diklat Sepanjang

tahun

Pasca Diklat

5 In house training Juli Terlaksananya in house

training

6 Bimbingan teknis Agustus

sept

Tersedianya aparatur yang

kompeten

7 Membangun jaringan

informasi

Nov, Des Terbangunnya jaringan

kerja yang baik



32

3. Perkiraan Kesulitan dan rencana Antisipasi

Tabel 4.11

Perkiraan kesulitan dan rencana antisipasi

No Kesulitan-kesulitan yangdiperkirakan akan terjadi

Strategi/Upaya mengatasi

1 Tingkat kesibukan berbagai

instansi pemerintah yang saling

berbeda-beda, sehingga sulit

mempertemukan dalam satu

tempat dan waktu yang sama

Mengirim jadwal pelaksanaan

sedini mungkin kepada instansi

terkait, agar mereka dapat

menyusun rencana persiapan

pengiriman peserta.

2 Terbatasnya anggaran pemerintah Mengupayakan adanya lembaga

donor, disamping upaya untuk

memperjuangkan kepada

pemerintah

Terkait dengan adanya rencana antisipasi yang simultan dengan

kegiatan monitoring dan evaluasi sebagai suatu siklus input – proses –

output dan feed back sebagai kelanjutan dari selurh kegiatan.

D. Monitoring dan Evaluasi

a. Monitoring

Pemantauan pelaksanan kegiatan bertujuan untuk memastikan

bahwa pelaksanaan rencana kegiatan dan sumber daya digunakan secara

efektif dan efisien. Untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksana

kegiatan evaluasi dilakukan terhadap :



33

- Aspek Input

- Aspek Output

- Aspek Outcome

- Masalah diselesaikan dengan benar dan

baik.

Umpan balik diberikan dengan tehnik komparasi atau membandingkan

realisasi dengan cara yang telah ditetapkan. Sehingga dapat diketahui

kemajuan pelaksanaan kegiatan dan kinerja yang dicapai.

Adapun jadwal monitoring dan evaluasi seperti pada tabel berikut :

Tabel 4.12

Monitoring dan Evaluasi

NO KEGIATANW A K T U

TriwulanI

TriwulanII

TriwulanIII

TriwulanIV

1 Pemantuan Minggu Ibulan januarisampaidengan akhir bulan maret

Minggu Ibulan aprilsampaidengan akhir bulan juni

Minggu Ibulan julisampaidengan akhir bulanseptember

Minggu Ibulan oktober sampaidengan akhir bulandesember

2 Evaluasi Mingguterakhir bulanmaretdilaksanakan

evaluasipelaksanaantugas

Mingguterakhir bulan

junidilaksanakan


Mingguterakhir bulanseptember dilaksanakan


Mingguterakhir bulandesember dilaksanakan


3 Laporan SetiapTriwulandibuatlaporansesuai hasilevaluasi

SetiapTriwulan danmengakhirisemester Idibuatlaporansesuai hasilevaluasi

SetiapTriwulandibuatlaporansesuai hasilevaluasi

SetiapTriwulan danmengakhirisemester IIdibuatlaporansesuai hasilevaluasi



34

b. Evaluasi

Evaluasi kinerja merupakan kegiatan lebih lanjut dari

pembahasan yang telah diungkapkan sebelumnya yaitu pengukuan

kinerja. Evaluasi merupakan suatu proses umpan balik yang berguna

untuk meningkatkan produktivitas dimasa mendatang.

Evaluasi dilakukan dengan tehnik komparasi atau

membandingkan realisasi dengan cara yang telah ditetapkan. Sehingga

dapat diketahui kemajuan pelaksanaan kegiatan dan kinerja yang

dicapai. Evaluasi memerankan berbagai fungsi yaitu :

- memberi informasi yang valid

- memberi sumbangan pada klarifikasi dan kritik

- memberi sumbangan pada aplikasi kebijakan

- melihat seberapa besar kesenjangan antara pencapaian kinerja

kegiatan dan program dengan harapan atau rencana yang sudah

ditetapkan.



35

BAB V

P E N U T U P

Berdasarkan uraian pada bab – bab dalam KKP ini penulis menarik

kesimpulan sebagai berikut :

1. Meningkatnya koordinasi pemerintah yang sasarannya adalah

meningkatkan kualitas aparatur pemerintah Kecamatan Lembeh Utara,

dapat mendorong efektifitas pelaksanaan tugas dalam membantu Walikota

Bitung melaksanakan sebagian kewenangan otonomi daerah.

2. Dengan melaksanakan analisis manajemen SWOT terhadap lingkungan

internal dan eksternal yang berpengaruh pada organisasi pemerintah

Kecamatan Lembeh Utara, ditemukanlah faktor – faktor yang merupakan

kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman organisasi.

3. Untuk meningkatkan asa koordinasi pada Pemerintah Kecamatan Lembeh

Utara, diperlukan peningkatan profesionalisme aparatur kecamatan

melalui bimbingan tehnis yang komprehensif.



36

DAFTAR PUSTAKA

1. Undang – Undang Nomor 32 tahun 2004 ;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 101 tahun 2000 tentang Pendidikan dan

Pelatihan pegawai Negeri Sipil ;

3. Peraturan Daerah Kota Bitung Nomor 8 tahun 2000 tentang

Pembentukan dan Susunan Organisasi Kecamatan dan Kelurahan se –

Kota Bitung ;

4. Modul Teknis Penulisan Kertas Kerja Perseorangan (KKP) ;

5. Modul Teknis Analisis Manajemen ( LAN – RI)

Tugas Kkp Diklat Pim Tkt III Analisis Swot Lembeh Utara

Documents

Transcript of Tugas Kkp Diklat Pim Tkt III Analisis Swot Lembeh Utara