5/26/2018 Tugas Kartu Kendali

1/3

TUGAS

SISTEM KARTU KENDALI

OLEH :

SARPIN

C1 D1 13 085

PROGRAM STUDI S1 PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS HALU OLEO

KENDARI

2014

5/26/2018 Tugas Kartu Kendali

2/3

PENGERTIAN SISTEM KARTU KENDALI

Kata sistem dalam lingkup kearsipan biasanya meliputi penggolongan,

penyusunan, peralatan yang digunakan serta metode-metode yang dipergunakan

apabila meminjam atau mengembalikan surat. Sistem kearsipan juga terdiri dari

rangkaian subsistem tersebut guna memperoleh satu tujuan dari sistem kearsipan

tersebut.

Prinsipnya dalam pengelolaan arsip yang baik adalah cepat ditemukan,

hemat, sederhana, bermakna dan efisien. Lalu bagaimana sistem kearsipan di

Indonesia? Sistem kearsipan di Indonesia yang saya ketahui dan dipergunakan

sekarang adalah sistem kartu kendali. Sistem ini melengkapi atau penyempurnaan

dari sistem terdahulu, berikut sistem terdahulunya sistem verbal, sistem agenda,

system kaulbach, sistem tata naskah.

Sistem kartu kendali/sistem kearsipan pola baru meliputi dari penanganan

surat masuk dan keluar yang terdiri dari penerimaan, pencatatan, pengarahan,

pendistribusian, pemprosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar, lalu kode

klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan

penyusutan arsip.

Sistem kartu kendali mempergunakan kartu kendali yang berisi kolom-

kolom untuk mencatat surat masuk dan keluar serta mengendalikan surat tersebut.

Kolom-kolom tersebut terdiri dari A. Kolom indeks, B. Kolom tanggal, nomor

urut, dan huruf M/K yang berarti masuk atau keluar, C. Kolom kode, D. Kolom isi

ringkas, E. Kolom lampiran, F. Kolom dari, G. Kolom kepada, H. Kolom tanggal,

I. Kolom nomor surat, J. Kolom pengolah, K. Kolom paraf, L. Kolom catatan.

Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu

kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi.

5/26/2018 Tugas Kartu Kendali

3/3

Sistem buku agenda dipergunakan oleh kantor yang belum menerapkan

sistem kartu kendali. Pada pencatatan surat masuk dan keluarnya dapat dipisahkan

dengan mempergunakan buku agenda surat masuk dan keluar.

Perbedaan antara buku agenda dan kartu kendali terletak di

penyusunannya lebih lanjut, kartu kendali mudah sedangkan buku agenda sulit,

kemudian indeks agenda sulit ditemukan dan kartu kendali mudah, kemudian

pengaturan arsip dengan peralatan sulit diterapkan sedangkan kartu kendali mudah

dan sesuai dengan penggunannya.

Sistem - sistem tersebut dipergunakan untuk mempermudah dalam

menggunakannya dan dengan prinsip efisiensi, semua itu selalu mendukung dari

penciptaanya hingga ke penyusutannya.

Sistem kearsipan di Indonesia banyak yang menggunakan konsep

kombinasi dari desentralisasi dan sentralisasi arsip. Penjelasan sistem ini dilihat

dari penggorganisasian arsip melalui unit-unit yang ada. Di Indonesia rata-rata

kantor mempergunakan cara ini (kombinasi keduanya), desentralisasi digunakan

ketika arsip itu masih aktif (di central file) dan dipergunakan oleh bidangnya dan

jika sudah inaktif maka akan dipindah ke sentralisasi atau unit kearsipan di kantor

tersebut (di records center).