FLOWMAP

1. Pengertian Flowmap

Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analis dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

Pengertian Flow-Map secara lebih spesifik : Alat bantu konvensional, disebut juga Mapping Flow atau Process Function Diagram aliran dokumen atau Diagram Sistem Prosedur Kerja atau Paperwork Flowchart. Merupakan diagram yang menggambarkan aliran dokumen pada suatu prosedur kerja di organisasi. Merupakan diagram alir yang menunjukkan arus dari dokumen, aliran data fisis entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Penggambaran biasanya diawali dengan mengamati dokumen apa yang menjadi media data atau informasi. Selanjutnya ditelusuri bagaimana dokumen tersebut terbentuk, ke bagian atau entitas dimana dokumen tersebut mengalir, perubahan apa yang terjadi terhadap dokumen tersebut, dan seterusnya.

2. Fungsi FLOWMAP :Mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan)

3. Aturan-aturan membuat flowmapSeorang analis dan programmer akan membuat flowmap ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti :1. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan MENGHITUNG PAJAK PENJUALAN.5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowmap yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.7. Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar.

4. Jenis - jenis Flowmap

1. Flowmap Sistem2. Flowmap Paperwork atau Flowmap Dokumen3. Flowmap Skematik4. Flowmap Program5. Flowmap Proses

5. Symbol Flowmap

Proses

Stored data

batas loop(awal atau akhir)

KondisiMonitor

arsip

DocumentPenyimpanan sekuensial

Operasi manual

Terminator

Data

Penyimpanan yang dapat diakses langsung

Persiapan

Kartu

Proses yang tidak didefinisikanManual inputKonek-Tor

penghubung

Penjelasan mengenai simbol :1. Simbol Dokumen: digunakan untuk menggambarkan input-output berupa dokumen yang printable dan berujud, contohnya, barang yang dibeli, KTP, KTM, email (karena printable), kwitansi dan lainnya. Simbol yang digunakan:

Simbol ini ada juga yang mengartikan sebagai simbol computer screen. Jadi bisa juga digunakan jika ada display di monitor.2. Simbol data: sama halnya ama dokumen, digunakan untuk menggambarkan input-output, hanya saja yang non-printable, contohnya data diri pas registrasi email, atau mau masukin komen ke sistem, pakailah simbol ini. Simbolnya:

3. Simbol proses computer: Untuk menggambarkan jalannya sistem yang ada. Contohnya, kalo mau make excel, atau make website buat save/insert/update/delete data, pakailah simbol ini.

4. Simbol Storage: Simbol ini merupakan simbol input-output, tapi biasanya harus punya panah masuk dan keluar dari proses yang sifatnya computerized (yang kotak segi empat). Simbol yang digunakan adalah:

Simbol ini merupakan simbol storage data secara umum

Digunakan dalam database (jika sistemnya menggunakan dbms seperti MySql, Oracle, Access dll)

digunakan untuk menyimpan data di hard-drive (secondary storage

Simbol di atas digunakan jikq menggunakan internal memori pada sistem5. Simbol Proses manual: digunakan jika ingin melakuin sesuatu yang tidak ditangani sistem. Contohnya, menulis kwitansi tapi tidak melalui computer, tapi menggunakan buku kwitansi. Simbol yang digunakan:

6. Simbol Konektor: simbol konektor digunakan jika ada suatu proses yang putus di 1 halaman.Simbol konektor sendiri ada 2. Jika mau menyambungkan proses di halaman yang berbeda karena kertasnya tidak cukup, maka pakai simbol berikut:

Sedangkan kalau masih dalam halaman yang sama, atau mau ngubungin proses tidak menyambung tapi berhubungan, pake simbol ini:

7. Simbol decision: Digunakan kalau melakukan pemilihan. Biasanya terkait dengan udah valid atau belum? Berkas dah lengkap atau belum? Dan lain-lain.

8. Simbol Manual input: biasa juga disebut simbol keyboard. Biasanya, simbol ini digunain dengan panah arah keluar ke petak segi empat, dan arah panah masuk dari simbol dokumen. Simbolnya adalah:

9. Simbol lain-lain :

Penjelasan :1. Display: digunain kalo ada yang mau ditampilin ke layar monitor2. Card: punch card3. Alternate process: untuk proses alternative yang bisa dilakukan selama menjalankan proses bisnis4. Delay: digunakan jika ada waktu tunggu yang lama dalam proses.5. Magnetic tape: untuk menyimpa data di magnetic tape.6. Terminator: digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir suatu proses bisnis yang digambarkan7. Predefine process: proses yang sifatnya predefine, berupa proses lain yang tidak ada dalam cakupan proses yang kita gambarkan.8. Preparation process: Proses persiapa. Biasanya digunakan untuk proses yang tidak memiliki input, tapi punya output.9. Simbol annotasi: berupa simbol untuk memasukkan komentar ke sebuah flowmap

Contoh : Kasus PerpustakaanData Hasil Pengamatan1. Staff pendaftaran memberikan formulir pendaftaran yang kosong ke calon anggota perpustakaan.2. Colon anggota mengisi formulir pendaftaran3. Setelah selesai mengisi kemudian menyerahkan kembali ke staf pendaftaran.4. Staf pendaftaran memeriksa kelengkapan dan kebenaran dari pengisian yang dilakukan calon anggota5. Bila data di temukana kekurang lengkapan atau kesalahan pengisian. Staf pendaftaran mengembalikan formulir tersebut ke calon anggota untuk dikoreksi, setelah calon anggota mengoreksi maka dikembalikan kemali ke petugas untuk kembali diperiksa.6. Jika isian formulir sudah lengkap dan bener maka staf pendaftaran mengarsipkan formulir pendaftaran.

Calon (Anggota)Staf Pendaftaran

FormulirPendaftaranKosong

MengisiFormulirFormulirPendaftaranKosong

FormulirPendaftaranKosong

MengisiFormulirFormulirPendaftaranKosong

FormulirPendaftaranKosong

FormulirPendaftaranKosong

FormulirPendaftaranKosong

LengkapdanBenar?FormulirPendaftaranKosong

MengisiFormulirFormulirPendaftaranKosong

Dari Hasil Pengamatan dokumen dan wawancara 1. Bedasarkan formulir pendaftaran yang lengkap dan benar staf pendaftaran menginputkan data calon anggota ke file daftaranggota.xls2. Dari file tersebut dicetak kartu anggota kemudian diserahkan ke kepala perpustakaan3. Kemudian kepala perpustakaan menandatangani kartu anggota dan kemudian diambil oleh staf pendaftaran4. Staf Pendaftaran memberi cap sebagai tanda kartu anggota telah sah yang kemudian diserahkan ke anggota baru.

(Calon)AnggotaStaf PendaftaranKepala

Kartu Anggota Tertandatangani

Kartu Anggota Sah

Diberi capKartu Anggota TertandatanganiKartu Anggota Tercetak

Cetak KartuDaftar Anggota. .xlsInput data calon anggotaFormulir Pendaftaran Terisi Lengkap dan Benar

DitandatanganiKartu Anggota Tercetak

Kartu Anggota Tertandatangani