PROSEDUR PENANGANAN PERSEDIAAN

MATERIAL CAT DENGAN SISTEM KANBAN

PADA GUDANG CONSUMBLE

DI PT ASTRA DAIHATSU MOTOR, ASSY PLANT

SUBAWA

NPM :2005120075

PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN BISNIS

AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN BINA INSANI BEKASI

BEKASI

2008

Latar Belakang Masalah Pada industri manufacturing penanganan

material sangat penting dilakukan agar tidak menimbulkan inefesiensi organisasi.

Penanganan material pada industri manufacturing meliputi penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran material.

Salah satu sistem penanganan material adalah dengan sistem kanban.

PT Astra Daihatsu Motor, Assy Plant melakukan penanganan material dengan sistem kanban.

PERUMUSAN MASALAH

Bagaimana prosedur penangananpersediaan material cat dengansistem kanban pada gudangconsumable di PT Astra DaihatsuMotor, Assy Plant?

Bagaimana kendala-kendala dalampenanganan persediaan materialcat dengan sistem kanban padagudang consumable di PT AstraDaihatsu Motor, Assy Plant?

TUJUAN PENELITIAN

Mengetahui bagaimana prosedurpenanganan persediaan material catdengan sistem kanban pada gudangconsumable di PT Astra DaihatsuMotor, Assy Plant?

Mengetahui bagaimana kendala-kendala dalam penanganan persediaanmaterial cat dengan sistem kanbanpada gudang consumable di PT AstraDaihatsu Motor, Assy Plant?

Metode Penelitian Jenis DataPrimer

Sekunder

Tehnik Pengumpulan Data.Wawancara

Observasi

Studi pustaka

Kerangka BerfikirProsedur penanganan persediaan material

Mencari teori, data, kendala dan informasi tentang penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran material

Mencari teori, data dan informasi tentang sistem kanban

Evaluasi dan Pembahasan

Kesimpulan dan saran

Obyek Observasi PT Astra Daihatsu Motor, Assy Plant

merupakan salah satu divisi dari PT Astra Daihatsu Motor, berdiri pada tahun 1998

PT Astra Daihatsu Motor, Assy Plant merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif dan ekspor impor .

Hasil Observasi PT Astra Daihatsu Motor, Assy Plant didalam

penanganan material cat pada gudang consumable menggunakan sistem kanban

Penanganan material cat meliputi Penerimaan material

Penyimpanan material

Pengeluaran material

Sistem kanban yang digunakan Pull system

Jenis kanbanKanban transport atau ektern berupa kanban suplier

Analisis dan Pembahasan Bagian –bagian yang terlibat dalam penanganan

material cat

PCD

Purchasing

Ordering

Gudang consumable

Finance

Security

Dokumen-dokumen yang digunakan

Purchase order

Good received note

HPCMP dan MSDS

Delivery Note

Good issue slip

Bon permintaan barang

Analisis dan Pembahasan Prosedur penerimaan dan penyimpanan

Material diterima dari vendor

Petugas gudang consumable mencocokan surat jalan dengan PO dan kanban

Memeriksa kondisi visual material

Setelah oke dilakukan penyimpanan sesuai alamatnya dengan standar FIFO

Memasukan material ke rak dari posisi in dan pengeluaran ambil dari posisi out

Memasukan material ke lay out pada posisi bawah atau belakang dan ambil dai posisi atas atau depan.

Memasukan material dan menulis tanggal kedatangan. Untuk pengeluaran ambil yang ada tulisan “ Kirim terlebih dahulu”.

Analisis dan Pembahasan Prosedur Pengeluaran material

Petugas gudang consumable menerima bon permintaan material dari departemen peminta.

Petugas gudang consumable akan melakukan pengecekan stock

Petugas gudang akan membuatkan dokumen good issue jika stock material tersebut ada

Material diserahkan ke departemen peminta.

Analisis dan Pembahasan Sistem dan Jenis Kanban

Sistem kanban yang digunakan adalah pull system artinya bahwa bagian gudang consumable hanya akan memesan dan menerima material berdasarkan kebutuhan jalur produksi yang disesuaikan dengan setting kanban

Jenis kanban yang digunakan adalah kanban transport atau kanban eksternal yang berupa kanban suplier. Kanban ini beredar dari suplier ke gudang consumable dan selalu melekat pada fisik material.

BAGIAN

ORDERING CONSUMABLE VENDOR JALUR Prod

MULAI

Terima PO

POTerima copy PO

Copy PO

Order material

dengan kanban

Delv Note

dan kanban

Terima delv note

dan kanban

Delv Note

dan kanban

Kirim material

Buat POPO

Surat jalan, Delv Note

dan kanban

Terima material

Surat jalan, Delv Note

dan kanban

A B C D

BAGIAN

ORDERING CONSUMABLE VENDOR JALUR Prod

A

Terima pas keluar material

Revisi surat jalan

No. dok surat jalanTerima surat jln, delv note

dan kanban

Kirim material

Tidak oke

Pas keluar material

Surat jalan, Delv Note

dan kanban

Terima material

Surat jalan, Delv Note

dan kanban

A B C D

CDB

Cek

oke

Good received

Surat jalan, Delv Note

dan kanban

BAGIAN

ORDERING CONSUMABLE VENDOR JALUR Prod

A

Material oke

Tulis di stock card dan taruh

ke alamatnya dgn

sistem FIFO

Tidak ada Bon permintaan

material

Simpan material

A B C D

C DB

Cek stock

ada

BAGIAN

ORDERING CONSUMABLE VENDOR JALUR Prod

A

Sortir material dan mencatat

dalam stock card, standar FIFO

Keluar material

Terima material

Goods issue note

Kirim material

CDB

Good issue

Selesai

Gambar prosedur penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran material cat

dengan sistem kanban pada gudang consumable di PT Astra Daihatsu Motor, Assy Plant

Kendala –kendala Kanban suplier bisa hilang

Operator sering lupa menaruh kanban di hanger kanban

Kanban hilang order berkurang, bufer stock minimal berkurang bisa line stop

Material kurang delivery tidak terkontrol Operator consumable tidak segera melapor jumlah material

kurang delivery kepada administrasi consumable

Penimbangan jumlah mataerial tidak dilakukan Karena material yg terlalu banyak jadwal loading material yang

padat dan tidak memungkinkan untuk dilakukan penimbangan

Administrasi consumable salah memasukan jumlah material dan nomor cost center.

Kesimpulan dan Saran Prosedur penanganan persediaan material cat bagian

gudang consumable di PT Astra Daihatsu Motor, Assy Plant meliputi penerimaan material, penyimpanan dan pengeluaran material

Menggunakan sistem kanban artinya ketika akan melakukan order material selalu menggunakan kanban dan kanban tersebut selalu melekat pada fisik material

Kesimpulan dan Saran Saran Mengatasi kanban hilang, selalu melakukan pemutakhiran

jumlah kanban yang beredar dengan cara membuat form monitoring jumlah kanban beredar dan mengisinya secara rutin

Mengatasi material minus delivery tidak terkontrol, membuat laporan minus delivery secara rutin dan segera melaporkan ke administrasi gudang agar segera informasi ke vendor

Mengatasi jumlah material, dilakukan pengecekan kondisi fisik material yaitu penimbangan secara sampling dan selalu konfirmasi ke jalur pemakai yang ada di jalur produksi

Mengatasi salah memasukan jumlah material dan cost center, pada bon permintaan material harus dicantumkan no cost center

Salah memasukan nama material dalam proses good received, langsung informasi ke vendor agar mencantumkan no material pada surat jalan

Form Monitoring Jumlah Kanban

No Nama

material

No.

material

Vendor Jumlah

kanban

beredar

Actual

kanban

Bal Tgl / bln Paraf

1

2

3

4

5

6

7

8

Table form monitoring jumlah kanban beredar

Form Laporan Pengecekan Kondisi Fisik Material

No Nama

Material

No.

Material

Vendor Quantity

Material

Actual

quantity

No. DN Tgl /

bln

Paraf

1

2

3

4

5

6

7

8

Table form pengecekan kondisi fisik material

Form Laporan Minus Delivery Vendor

No Nama

Material

No.

Material

Vendor Jumlah

Order

Actual

Delivery

No. DN Tgl /

bln

Paraf

1

2

3

4

5

6

7

8

Table form laporan minus delivery vendor