Tugas Akhir Anajab Sekretaris Organisasi Ukm

TUGAS AKHIR

LAPORAN ANALISIS JABATAN SEKRETARIS ORGANISASI UKM

Tulisan ini disusun sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Analisis Jabatan

Oleh :

Putri Ayu Widyautami 46113110126

Sucitra Devi 46111010017

Muhammad Ifham Fuadi 46110010018

Nurbaiti 46111010027

Helmiza 46111010025

UNIVERSITAS MERCU BUANA

FAKULTAS PSIKOLOGI

2 0 1 4

2 | L A P O R A N A N A L I S I S J A B A T A N

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang

Dewasa ini Universitas telah memberikan banyak sarana untuk mengembangkan

kemampuan mahasiswa dalam berorganisasi. Salah satunya adalah organisasi intra kampus

atau yang lebih dikenal dengan sebutan unit kegiatan mahasiswa (UKM). UKM adalah

organisasi yang memiliki kedudukan resmi di lingkungan perguruan tinggi dan mendapat

pendanaan kegiatan kemahasiswaan dari pengelola perguruan tinggi dan atau dari

kementrian/ lembaga. Berdasarkan surat keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan

Republik Indonesia Nomor 155 /U/1998 tentang pedoman umum organisasi

kemahasiswaan di perguruan tinggi Bab IV pasal 7, Pengurus organisasi

kemahasiswaan intra perguruan tinggi pada masing-masing tingkat sekurang-kurangnya

terdiri atas ketua umum, sekretaris dan anggota pengurus. Diantara ketiga jabatan

tersebut, ketua memang merupakan tonggak utama dari suatu organisasi, namun ketua

akan kewalahan dalam menjalankan tugasnya jika tidak dibantu oleh sekretaris.

Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam

melaksanakan tugas perkantoran (Hartiti Hendarto & Tulus Haryono 2004:4).

Sekretaris merupakan jabatan yang sangat penting di dalam organisasi namun

sayangnya seringkali tidak benar-benar diperhatikan. Hal ini terlihat dari sistem

rekruitment atau seleksi yang kurang efektif, serta pembebanan tugas-tugas yang

banyak dan di luar ruang lingkup sekretaris. Sistem seleksi yang dilakukan oleh

kebanyakan UKM hanyalah sebatas melalui pembicaraan singkat antara ketua dengan calon

pemangku jabatan, dimana ketua akan menayakan kepada calon pemangku jabatan apakah

calon tersebut memiliki pengalaman menjadi sekretaris dan tertarik ingin menjadi sekretaris,

kemudian jika calon tersebut menyatakan iya maka ketua akan mengangkatnya sebagai

sekretaris selain itu dalam situasi dimana ada 2 atau lebih anggota yang berminat menjadi

sekretaris maka ketua akan cenderung bersikap subjektif dan memilih calon yang paling

dekat dengannya. Hal tersebut seringkali mengakibatkan masalah dalam organisasi seperti

rendahnya produktivitas sekretaris akibat kurangnya kompetensi. Selanjutnya sistem

pembagian tugas di dalam organisasi yang kurang tepat dan seringkali tumpang tindih

membuat sekretaris harus mengemban tugas-tugas tambahan yang berada di luar ruang

lingkup pekerjaannya. Contohnya adalah di beberapa UKM terdapat sekretaris yang memiliki

jabatan rangkap yaitu sebagai sekretaris dan HUMAS. Terlalu banyak tugas membuat

sekretaris kelelahan dan jenuh sehingga dapat berdampak pada menurunnya kepuasaan

kerja, dan terbentuknya sikap kerja yang buruk. Untuk menyelesaiakan permasalahan-


permasalahan tersebut dibutuhkan suatu kegiatan yang dapat memberikan informasi yang

lengkap dan akurat mengenai jabatan sekretaris, sehingga dapat diketahui sistem seleksi

dan sistem penugasan yang tepat. Kegiatan tersebut dalam ilmu perilaku organisasi dikenal

dengan sebutan analisis jabatan.

Hasibuan (2000) menyatakan bahwa analisis jabatan adalah menganalisis dan

mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa

pekerjaan itu harus dilakukan. Hasil dari analisis jabatan adalah uraian jabatan dan persyaratan

jabatan. Kedua hal tersebut dapat dijadikan dasar untuk membuat sistem seleksi dan sistem

penugasan yang tepat bagi jabatan sekretaris organisasi UKM.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk melakukan analisis jabatan

terhadap jabatan sekretaris organisasi UKM tingkat universitas.

1.2 Tujuan penulisan

Tujuan penyusunan laporan ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai analisis

jabatan sekretaris organisasi pada unit kegiatan mahasiswa (UKM) tingkat universitas.

1.3 Manfaat penulisan

Manfaat penyusunan laporan ini bagi beberapa pihak adalah :

A. Bagi Organisasi unit kegiatan mahasiswa (UKM) tingkat universitas.

Memberikan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi

dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian balas jasa ;

pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi

kepegawaian.

B. Bagi pemangku jabatan sekretaris pada Organisasi unit kegiatan mahasiswa (UKM)

tingkat universitas.

Dapat menjadi evaluasi yang berguna untuk memberikan saran perbaikan bagi

kinerja pemangku jabatan sekretaris pada Organisasi unit kegiatan mahasiswa

(UKM) tingkat universitas.

C. Bagi Mahasiswa

Dapat digunakan sebagai salah satu data acuan dalam membuat analisis jabatan,

khususnya analisis jabatan sekretaris organisasi kemahasiswaan intra kampus.


BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Analisis Jabatan

2.1.1 Definisi

Analisis jabatan yaitu suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang

harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari suatu jabatan dengan

jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, keterampilan dan kemampuan-

kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efektif dan

efisien (Robbins, 2002).

2.1.2 Elemen analisis jabatan

Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :

A. Uraian Jabatan

Menurut Edwin Flippo (1998) bahwa, uraian jabatan adalah pernyataan yang nyata

dan teratur dari kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu.

Sebagaimana ditulis oleh Moekijat dalam buku Analisis Jabatan, secara garis besar

uraian jabatan berisi keterangan tentang :

1. Identifikasi pekerjaan.

2. Ringkasan pekerjaan.

3. Tugas yang dilaksanakan.

4. Supervisi yang diterima dan yang diberikan.

5. Hubungannya dengan pekerjaan lain.

6. Mesin, peralatan dan material yang digunakan .

7. Kondisi kerja.

8. Definisi istilah-istilah khusus.

9. Komentar dan penjelasan lain yang perlu ditambahkan.

B. Persyaratan Jabatan.

Menurut Edwin B. Flippo (1998), persyaratan jabatan adalah suatu pernyataan

tentang kualitas minimum yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan agar dapat

menjalankan suatu jabatan dengan baik. Secara lengkap persyaratan jabatan berisi

informasi tentang :

1. Identifikasi Jabatan.

a. Nama

b. Kode

c. Bagian

2. Persyaratan Jabatan.


a. Pendidikan Formal

b. Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan

c. Pengetahuan dan keterampilan

d. Pengalaman

e. Persyaratan

f. Jenis kelamin

g. Usia

h. Dan lain-lain

2.1.3 Manfaat analisis jabatan

Menurut Sedarmayanti (2009:151), Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya proses

analisis pekerjaan, antara lain :

1. Penarikan, seleksi dan penempatan pegawai;

2. Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan pengembangan.

3. Menilai kinerja/ pelaksanaan kerja;

4. Memperbaiki cara bekerja pegawai

5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/ memperbaiki struktur organisasi sesuai

beban dan fungsi jabatan;

6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai;

7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi pegawai;

8. Bimbingan dan penyuluhan pegawai.

2.1.4 Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian,

penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :

1) Tahap persiapan dan perencanaan

2) Tahap pengumpulan data

3) Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai

berikut:

a. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan

adalah :

1) Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi

proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.

2) lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun

berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi

3) Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan

menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll.)


4) Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang

akan digunakan.

5) Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan

unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan

yang akan dilaksanakan.

b. Tahap Pengumpulan Data

Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:

1) Metode Observasi dan Wawancara

Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara

langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan

mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam metode

wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan

dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat

jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan

2) Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )

Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada

semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka"

(Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut

kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar

pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat

sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau

benar/salah.

3) Metode Studi Referensi

Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan

perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.

4) Metode Kombinasi

Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.

Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang

khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan

secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang

dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.

Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis

secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan

eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang

bersangkutan.


Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak

semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan

baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya

bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.

Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku

catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist.

Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian

berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga

masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian

seperti pesuruh atau mekanik.

c. Tahap Pengolahan Data

Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:

I. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan

II. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor

III. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi

IV. Analisa persyaratan jabatan

V. Menyusun uraian jabatan

VI. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem

personalia lainnya

VII. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan,

seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian

balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur

administrasi kepegawaian.

2.2 Sekretaris

2.2.1 Definisi

Pengertian sekretaris menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano dikutip oleh Ursula

Ernawati (2004:1) adalah seorang profesional. Sebagai Profesional, Anda diharapkan

menampilkan aneka macam tangungjawab tugas kesekretaisan dengan penuh

kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

2.2.2 Jenis-jenis sekretaris

Berikut ini jenis sekretaris menurut Ursula Ernawati (2004:4) adalah sebagi berikut :

1. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi adalah seorang office manager yang memimpin suatu

sekretaris dari suatu perusahaan atau instansi pemerintah tertentu. Sekretaris


organisasi juga disebut Executive Secretary. Ia bekerja tidak hanya atas perintah

atasanya, tetapi juga memiliki wewenang untuk merencanakan sendiri rencana

organisasinya, menyusun struktur dan data kerja organisasi, membuat keputusan,

koordinasi, pengendalian. Jadi sebenarnya sekretaris menjalankan fungsi

manajemen yang terdiri: planning, organisasi, actuating dan controling. Dengan

demikian wewenang sekretaris organisasi jauh lebih luas dibandingkan dengan

sekretaris pimpinan (private secretary).

2. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary)

Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yang bertugas melaksanakan

pekerjaan kantor untuk pimpinanya. Sekretaris pimpinan adalah pegawai staff dari

suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau

perusahaan. Sekretaris pimpinan bekerja tidak hany untuk kepentingan pribadi

pimpinan, namun bersifat kedinasan.

3. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)

Sekretaris pribadi adalah seseorang yang melaksanakan aktivitas kantor untuk

membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah

pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia angkat dan digaji secara

perorangan.

2.2.3 Fungsi Sekretaris

Menurut Ursula Ernawati (2004:9) ada beberapa fungsi sekretaris yaitu :

1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan

Sedapat mungkin sekretaris harus mengambil alih tugas-tugas yang bersifat detail

dari pimpinan, sehingga pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah

didelegasikannya kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang akan

dibuat oleh pimpinan sebagai besar harus ditindak lanjuti oleh sekretaris.

2. Menangani informasi untuk pimpinan, yaitu: Semua keputusan yang diambil oleh

pimpinan banyak tergantung kepada ketangkasan sekretaris dalam mengumpulkan,

meyeleksi, mengolah, dan menyampaikan informasi.

3. Menjadi jembatan penghubung yaitu: Harus membina dan memelihara hubungan

baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan pimpinan.

2.2.4 Tugas sekretaris

Menurut pendapat Ursula Ernawati (2004:14), tugas-tugas sekretaris pada dasarnya

dapat dikelompokan menjadi :


1. Tugas rutin

Tugas rutin yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa

menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus

diselesaikan, sesuai dengan job description-nya. Adapun tugas rutin sekretaris

adalah :

A. Membuka surat untuk pimpinan

B. Menyusun/ membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)

C. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan

D. Menerima telepon dan menelepon

E. Mengerjakan filing (berkas)

F. Mengatur jadwal kegiatan (agenda) pimpinan

G. Menjaga kebersihan dan kerapian kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja

H. Menyiapkan pembuatan lapoaran

I. Mengelola kas kecil (petty Cash)

2. Tugas indental

Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan

apabila ada instruksi khusus biasanya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan

kepada sekretarisnya bahwa ia sanggup mampu dan bisa diandalkan untuk

menyelesaikan suatu tugas tertenru. Adapun kegiatan yang termasuk tugas

melaksankan instruksi (tugas-tugas) antara lain :

A. Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang,

membuat surat undangan, mengatur ruangan rapat serta menyediakan segala

bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut)

B. Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan relasinya

C. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan

D. Mengurus masalah dengan baik

E. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari informasi

atau menyampaikan informasi.

F. Mengurus perjalanan dinas pimpinan (mulai dari pemesanan tiket, booking hotel,

menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai pada catatan pengeluaran biaya

perjalanan dinas)

G. Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia

3. Tugas Kreatif


Tugas yang baik termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa

diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris.

Pada prinsipnya sekretaris harus dapat mencari sendiri apa yang perlu dikerjakannya

asalkan menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinannya secara khusus.

Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak menyimpang atau berseberangan

dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya. Beberapa contoh tugas kreatif :

A. Mengirimkan bunga atau ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang

memperboleh promosi jabatan

B. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan

C. Membuta perencanaan kerja

D. Mengumpilkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang berguna

untuk perusahaan

E. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya perusahaan

F. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, lokakarya,

seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang menunjang pekerjaan.


BAB 3

METODOLOGI

3.1 Subjek

Populasi yang dituju adalah pemegang jabatan sekretaris pada organisasi unit

kegiatan mahasiswa tingkat universitas (UKM) di Universitas yang berada di jakarta.

Namun, kami hanya mengambil subjek sebanyak 5 orang. Dimana karakteristik

subjek adalah :

1. Laki-laki atau wanita

2. Berusia 17-25 tahun

3. Memegang jabatan sekretaris pada Organisasi Intra Kampus tingkat universitas

atau unit kegiatan mahasiswa (UKM).

Teknik pengambilan sampel yang digunakan dalam analisis jabatan ini adalah

incidental sampling, itu penelitian sekelompok subjek dengan secara kebetulan,

dimana subjek yang sesuai dengan ciri-ciri populasi baru dapat mengisi skala yang

telah dibagikan (Hadi, 2001,h.75). Teknik ini dipilih untuk mempermudah jalannya

pengukuran karena adanya keterbatasan waktu yang dimiliki oleh analis dan subjek.

3.2 Metode Analisis Jabatan

Metode analisis jabatan yang akan digunakan adalah metode kombinasi dimana

analisis jabatan ini akan berfokus pada pekerjaan dalam posisi jabatan tertentu dan

berfokus pada pekerja. Sehingga analisanya akan didasarkan pada aktivitas pekerja

dan pada perilaku, kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki untuk dapat

menampilkan performa optimal pada jabatan tertentu.

3.3 Pengambilan data

Pengambilan data akan dilakukan dengan memberikan kuisioner pertanyaan terbuka

kepada 5 orang subjek. Kuisioner yang akan digunakan merupakan hasil adaptasi

dari beberapa kuesioner yang telah ada sebelumnya. Kuesioner dipilih karena dinilai

praktis, hemat waktu dan dapat memberikan informasi yang relevan.


3.4 Sistematika pelaksanaan

Berikut ini adalah tahapan pelaksanaan yang telah dan akan dilakukan oleh

kelompok kami :

1. Tahap Perencanaan dan Persiapan

Pada tahap ini kami telah melakukan :

A. Menetapkan jabatan yang akan dianalisa.

B. Menetapkan populasi yang akan dituju, jumlah sampel, dan teknik

sampling yang digunakan.

C. Menetapkan metode analisa jabatan yang akan digunakan.

D. Menyusun Kuesioner yang akan diberikan. (lihat lampiran 1).

E. Menyusun clerical job analysis template yang akan digunakan. (lihat

lampiran 2).

2. Pengambilan data

Pada tahap ini masing-masing anggota kelompok kami akan memberikan

kuesioner kepada 5 orang sekretaris pada organisasi intra kampus yang

berbeda di Universitas yang berada di Jakarta. Untuk waktu pengisian

kuisioner akan ditentukan oleh subjek, jika subjek bersedia mengisi kuisioner

pada saat itu, maka anggota kelompok kami akan menunggu sampai subjek

selesai mengisi kuisioner, namun jika subjek berkeinginan untuk mengisi

kuisioner tersebut di rumah maka anggota kelompok kami akan

mempersilahkannya dan mengambil kuisioner tersebut pada waktu subjek

selesai mengisinya.

3. Tahap pengolahan data

Pada tahap ini kami akan melakukan :

A. Analisa hasil kuesioner yang telah diisi.

B. Analisa hasil clerical job analysis template yang telah diisi.

C. Analisa persyaratan jabatan atau spesifikasi jabatan.

D. Menyusun uraian jabatan.

E. Analisa kondisi tempat kerja.

F. Mempersiapkan rekomendasi bagi metode seleksi, taktik job desaign

dan manajemen karir pada jabatan sekretaris organisasi UKM.


BAB 4

ANALISA HASIL

4.1 DESKRIPSI HASIL

4.1.1 Laporan Pengambilan data

Pengambilan data dilakukan dengan memberikan 3 Set kuesioner kepada 5 orang subjek.

Kuesioner ke-1 kuesioner analisis jabatan secara umum (lihat lampiran 1), kuesioner ke-2

adalah D1 template dalam clerical job analysis template yang memuat informasi mengenai

aktivitas kerja yang penting untuk dilakukan oleh jabatan sekretaris (lihat lampiran 2) dan

kuesioner ke-3 adalah D2 template dalam clerical job analysis template yang memuat

informasi mengenai kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan sekretaris (lihat lampiran 3).

4.1.2 BIODATA SUBJEK

A. Subjek 1

Nama : Ety Ramadhani

Organisasi : Radio Universitas Mercubuana

B. Subjek 2

Nama : Yanne Evelyn Intan Permatasari

Organisasi : Teater AMOEBA Universitas Mercubuana

C. Subjek 3

Nama : Sucitra Devi

Organisasi : Paduan Suara Universitas Mercubuana

D. Subjek 4

Nama : Ismiyati

Organisasi : Mercubuana English Club (MBEC)

E. Subjek 5

Nama : Annisa Dhania Mulasari

Organisasi :Pusat Studi Mahasiswa Islam (PSMI) Universitas Prof.Dr.Moestopo

Beragama


4.1.3 Ringkasan hasil kuesioner analisis jabatan

Subjek 1 Subjek 2 Subjek 3 Subjek 4 Subjek 5

Tujuan

umum

Membantu

ketua dalam

menangani

surat

menyurat,mem

buat surat

keluar,

menerima surat

masuk,

mengarsip,

menemani

ketua jika ada

pertemuan

tertentu, dll.

Membantu

dalam hal

penyuratan,

penjadwalan,

pembuatan

laporan

kepengerusan

dan mengawasi

kegiatan divisi

lain.

Membantu dan

mendampingi

ketua,

bertanggung

jawab atas

kesekretariatan

dan

administrasi

organisasi

Sekretaris

MBEC bertugas

Membuat surat

penting yang

diperlukan

MBEC serta

menjadi notulen

rapat.

Jabatan

Sekretaris

PSMI dibentuk

dengan tujuan

untuk mengatur

masalah

administrasi

dalam PSMI.

Tugas Tugas pokok :

(1)membuat

surat keluar

(2)mengarsip

surat masuk

(3)membuat

agenda rapat

Tugas

Tambahan :

Menemani

ketua jika ada

pertemuan

Tugas pokok:

(1) membuat

surat-surat,

laporan

pertanggung

jawaban

(2)penjadwalan

/ time table

(3)mendata

surat masuk

dan keluar.

Tugas

tambahan :

Merangkap

humas dan

kesekretariatan

Tugas pokok:

(1)membantu

ketua dalam

menyelesaikan

tugas dan

kegiatan

internal/ekstern

al

(2)melaksanaka

n kesekretarian

dan

administrasi

organisasi

Tugas

tambahan:

Mengorganisisr

apa yang harus

dikerjakan oleh

pengurus lain

Tugas lain-

lain:Berkoordin

Tugas pokok :

(1)Membuat

surat-surat

(2)Menjadi

notulen rapat

(3)Menyimpan

surat masuk

dan keluar

Tugas pokok:

(1)Membuat

surat

undangan,

permohonan

dana, dan surat

izin.

(2)Membuat

notulen rapat

(3)mengatur

jadwal rapat

Tugas

tambahan:Me

mbuat absensi

anggota

Tugas lain :

menyebarkan

jarkom

Tugas berkala:

Membuat

proposal besar,


asi dengan

pembina dan

sekretaris

pembina

Tugas berkala:

(1)Mengupdate

data base

anggota dan

alumni

(2)Memeriksa

arsip

(3)Membuat

laporan

bulanan

proposal

kegiatan,

laporan

kegiatan dan

laporan

pertanggung

jawaban.

Latar

belaka

ng

pendid

ikan

Pendidikan

sarjana strata 1

(S1)

SMA / SMK

/sederajat

SMA / SMK

/sederajat

SMA / SMK

/sederajat

SMA / SMK

/sederajat

Pengal

aman

Harus bisa

membuat surat

dengan jelas

dan benar,

dapat

mengarsip

surat, serta

membuat

agenda

Pengalaman

menjadi

sekretaris

dalam

kepanitiaan

acara yang

diselenggaraka

n oleh teater

AMOEBA

Memiliki

pengalaman

dalam

membuat

surat,proposal

dan LPJ

Pengalaman

menjadi

sekretaris di

organisasi lain

ataupun

sekretaris

dalam

kepanitiaan

cara MBEC.

Pengalaman

menjadi

anggota PSMI

selama minimal

1 periode

kepengurusan

Keahli

an

yang

dibutu

hkan

(1)Kemampuan

berkomunikasi

ang baik

(2)Menguasai

penggunaan

EYD

(3)Kemampuan

bekerja secara

tepat,cepat dan

(1)Keahlian

mengoprasikan

program

komputer

Ms.office

(2)Keahlian

berkomunikasi

yang baik


teliti dalam

desakan.

(3)Menguasai

penggunaan

EYD

Persya

ratan

umur

dan

fisik

Wanita, Usia

minimal 19

tahun

Pria / Wanita

minimal berusia

19 tahun

Pria / Wanita

minimal berusia

17 tahun dan

berpenampilan

menarik

Pria / Wanita

minimal berusia

19 tahun

Pria / Wanita

minimal berusia

20 tahun

Jabata

n yang

dihubu

ngi

Intern

organisasi :

Ketua,bendahar

a,humas,MD,pe

nyiaran,litbang

Intern

Organisasi :

(1) pembina

ukm dengan

tujuan untuk

melaporkan

kegiatan UKM,

meminta

saran,kritik dan

informasi event

, serta meminta

persetujuan

kegiatan.

(2) Sekretaris

dari panitia

diklat teater

AMOEBA

dengan tujuan

untuk

berkoordinasi

dalam

pembuatan

surat, proposal

dan LPJ

Ekstern

Organisasi:

(1) Indraja

dengan tujuan

Intern

Organisasi :

(1)Pembina

UKM dengan

tujuan meminta

persetujuan

untuk event

atau program

kerja

(2)Ketua:Koordi

nasi mengenai

administrasi

dan

kesekretariatan

(3)Bendahara:k

oordinasi

keuangan dan

laporan

(4)Sekretaris

kegiatan(koordi

nasi pembuatan

proposal dan

LPJ

(5)Divisi:mengk

oordinasikan

mengenai

deadline

penyelesaian

Intern

organisasi :

(1)Ketua

dengan tujuan

untuk meminta

persetujuan

atas surat yang

telah dibuat

(2)Sekretaris 2

dengan tujuan

untuk Meminta

digantikan

ketika

sekretaris 1

berhalangan

hadir dan

meminta

bantuan dalam

mengerjakan

tugas-tugas.

(3)Humas

dengan tujuan

untuk

memintahumas

menyebarkan

informasi

(4)Divisi

dengan tujuan

Intern

organisasi :

(1)Ketua

dengan tujuan

untuk

berkoordinasi

dalam

mengatur

jadwal rapat

dan membuat

surat,proposal

dan LPJ

(2)Bendahara

dengan tujuan

untuk

berkoordinasi

dalam

membuat

proposal dan

LPJ

(3)Anggota

dengan tujuan

untuk

menyebarkan

informasi

Ekstern

organisasi:


menjalin

silahtuhrahmi

dengan induk

teater yang ada

di JAKBAR.

(2)Dirmawa

:Melaporkan

LPJ

kepengurusan

UKM

tugas dan

pembagian

tugas.

Ekstern

Organisasi:

(1)Dirmawa:mel

aporkan

kepengurusan

periode

(2)Pelatih:meng

atur jadwal dan

absen latihan

(3)Instruktur

indonesia dan

jerman:Koordin

asi tentang

lomba

internasional

dan

administrasinya

.

untuk meminta

nama anggota

yang akan

mengikuti

lomba.

(1)WADEK 3

dengan tujuan

untuk meminta

persetujuan

untuk

surat,proposal

dan LPJ.

(2)Sekretaris

organisasi lain

dengan tujuan

berkoordinasi

dalam

mengadakan

kegiatan.

Tangg

ung

jawab

penga

wasan

Tidak ada Jabatan yang

diawasi :

(1)Kesekretariat

an : 1 orang

yang bertugas

menjaga

keutuhan dan

kebersihan

inventaris

sekret.

(2)Humas : 4

orang yang

bertugas

menjadi

jembatan

komunikasi dan

Tidak ada Tidak ada Tidak ada


penyebaran

informasi.

Pengawasan

dilakukan :

Setiap hari

Tangg

ung

jawab

penga

mbilan

keputu

san

Keputusan

yang diambil

adalah jadwal

rapat.

Keputusan

tersebut

mempengaruhi

ketua dan

anggota.

Keputusan

diambil

berdasarkan

keadaan di

lapangan.

Keputusan

yang diambil

adalah jadwal

rapat.

Keputusan

tersebut

mempengaruhi

ketua dan

anggota.

Keputusan

diambil

berdasarkan

jadwal dari

setiap divisi.

Keputusan

yang diambil

adalah jadwal

kegiatan atau

deadline suatu

pekerjaan.

Keputusan

tersebut

mempengaruhi

anggota dan

pengurus.

Keputusan

diambil

berdasarkan

keadaan dan

posisi

pentingnya

kegiatan.

Tidak ada Keputusan

yang diambil

adalah jadwal

rapat.

Keputusan

tersebut

mempengaruhi

ketua dan

anggota.

Keputusan

diambil

berdasarkan

jadwal

kegiatan.

Tangg

ung

jawab

keraha

siaan

Hal yang harus

dirahasiakan

adalah surat sp

/keputusan.

Jika rahasia

tersebut bocor

maka orang lain

akan

mengetahui

pihak yang

bermasalah

dalam ukm

radio.

Hal yang harus

dirahasiakan

adalah masalah

intern

organisasi. Jika

rahasia

tersebut bocor

maka nama

baik organisasi

akan tercoreng.

Hal yang harus

dirahasiakan

adalah AD

ART, dapur

organisasi dan

hasil rapat&

laporan

keuangan yang

tidak perlu

dipublikasi.

Hal yang harus

dirahasiakan

adalah masalah

intern

organisasi. Jika

rahasia

tersebut bocor

maka

dikhawatirkan

akan terjadi

kesalah

pahaman.

Hal yang harus

dirahasiakan

adalah masalah

dalam

organisasi. Jika

rahasia

tersebut bocor

maka nama

baik organisasi

akan tercemar.


Tangg

ung

jawab

admini

strasi

Sekertaris UKM

radio

bertanggung

jawab membuat

surat

keputusan/sp

ketika diminta

ketua.

Bertanggung

jawab dalam

membuat

(1)surat

permohonan

dana yang

ditujukan

kepada

dirmawa.

Waktu

pembuatan

surat memakan

waktu 1-2 hari.

(2) Proposal

sponsor yang

ditujukan

kepada instansi

eksterbak.

Waktu

pembuatan

surat memakan

waktu 5 hari.

Bertanggung

jawab dalam

membuat

(1)Formulir

lomba yang

ditujukan

kepada panitia

lomba. Waktu

pembuatan

surat memakan

waktu 10 menit.

(2)Surat

keputusan

resuffle yang

ditujukan

kepada

pegurus yang di

resuffle.Waktu

pembuatan

surat memakan

waktu 3 menit.

Bertanggung

jawab dalam

membuat

proposal/surat

permohonan

dana lomba

yang ditujukan

kepada

dirmawa.

Waktu

pembuatan

surat memakan

waktu 1-2 hari.

Bertanggung

jawab dalam

membuat

(1)surat-surat

yang ditujukan

kepada

universitas, ortu

murid, dan

donatur. Waktu

pembuatan

surat memakan

waktu 15 menit.

(2) laporan

kegiatan yang

ditujukan

kepada

universitas dan

donatur. Waktu

pembuatan

surat memakan

waktu 30 menit.

(3) Proposal

besar yang

ditujukan

kepada

universitas.

Waktu

pembuatan

surat memakan

waktu 45 menit.

Kegiat

an

fisik

Kegiatan fisik

yang sering

dilakukan

adalah berjalan,

duduk,

mendengarkan,

Kegiatan fisik

yang sangat

sering

dilakukan

adalah duduk,

berbicara,

mendengarkan,

Kegiatan fisik

yang sangat

sering

dilakukan

adalah duduk,

berbicara,

mengulang-

Kegiatan fisik

yang sangat

sering

dilakukan

adalah berdiri

dan berjalan.

Kegiatan fisik

yang sangat

sering

dilakukan

adalah

berdiri,berjalan,

membawa,men


berbicara, dan

memelihara.

merasakan dan

koordinasi

mata/telinga/ka

ki.

Kegiatan fisik

yang sering

dilakukan

adalah berjalan,

membawa,

menarik,

menyeimbangk

an,

menggengam.

ulang gerakan,

koordinasi,men

dengarkan.

Kegiatan fisik

yang sering

dilakukan

adalah

memelihara,

berdiri,

berjalan.

Kegiatan fisik

yang sering

dilakukan

adalah duduk,

berbicara,

mendengarkan,

merasakan dan

koordinasi

mata/telinga.

genggam,berbi

cara,dan

koordinasi

mata/telinga/ka

ki.

Kegiatan fisik

yang sering

dilakukan

adalah

mengangkat,du

duk,berjongkok,

merasakan,me

ndengarkan.

Kondi

si

lingku

ngan

kerja

Luar : 20 %,

Dalam : 80 %.

Lingkungan

kerja memiliki

suhu,

penerangan

dan ventilasi

yang baik serta

ketenangan,

kebersihan dan

keleluasaan

yang cukup.

Kondisi

lingkungan

kerja di luar

ruangan tidak

berbahaya

sehingga tidak

dibutuhkan alat

keselamatan

kerja.

Luar ruangan :

25%

Dalam :75%

Kondisi luar

ruangan :

sangat panas,

suhu udara

berubah-ubah,

dan berisik.

Dalam ruangan

: Suhu,ventilasi,

ketenangan,keb

ersihan, dan

keleluasaan

cukup baik, dan

penerangan

baik. Kondisi

lingkungan

kerja di luar

ruangan tidak

berbahaya

sehingga tidak

dibutuhkan alat

Luar ruangan :

60%

Dalam :40%

Kondisi

Dalam ruangan

adalah

penerangan,ve

ntilasi,

ketenangan,keb

ersihan,kelelua

saan dan suhu

dalam kedaan

baik.

Kondisi luar

ruangan :

sangat panas,

suhu udara

berubah-ubah

dan sangat

dingin.

Kondisi

lingkungan

kerja di luar

ruangan tidak

Luar ruangan :

60%

Dalam :40%

Kondisi

Dalam ruangan

:

penerangan,ve

ntilasi,

ketenangan,keb

ersihan, dan

keleluasaan

cukup baik, dan

suhu baik.

Luar

ruangan:50%

Dalam

ruangan:50%.

Kondisi luar

ruangan :

sangat panas,

suhu udara

berubah-ubah,

dan berisik.

Dalam ruangan

:

Suhu,penerang

an,

ketenangan,

cukup baik, dan

kebersihan, dan

keleluasaan

baik.

Kondisi

lingkungan

kerja di luar

ruangan tidak

berbahaya


keselamatan

kerja.

berbahaya

sehingga tidak

dibutuhkan alat

keselamatan

kerja.

sehingga tidak

dibutuhkan alat

keselamatan

kerja.

4.1.4 Ringkasan hasil Clerical Job Analysis Template

A. D1 Template ( Aktivitas kerja )

Pada bagian ini akan disajikan ringkasan hasil pemberian rating oleh subjek mengenai

aktivitas kerja apa saja yang dinilai sangat penting, penting, dan cukup penting untuk

dilakukan oleh pemangku jabatan sekretaris organisasi UKM. Oleh karena itu, pada

bagian ini hanya akan disajikan aktivitas-aktivitas kerja yang mendapat modus rating 5,

4, dan 3 karena aktivitas kerja yang mendapat rating dibawah ke-3 rating tersebut

mengindikasikan bahwa aktivitas kerja tersebut tidak penting untuk dilakukan dan tidak

perlu dibahas lebih jauh.

No. Pernyataan S1 S2 S3 S4 S5 Modus

1 Mengirim surat standar, literatur cetak, atau bahan

lainnya secara rutin.

5 1 5 4 5 5

5 Menyampaikan surat atau arsip kepada atasan,

agar atasan dapat melakukan pemeriksaan akhir

dan memberikan persetujuan.

4 5 5 5 3 5

7 Mereview, memperaharui, atau merevisi arsip

untuk menggambarkan status terkini.

4 5 5 3 5 5

8 Menempatkan formulir, catatan, surat, atau bahan

lainnya di lokasi yang benar dalam sitem

pengarsipan.

4 5 5 4 5 5

13 Menyiapkan laporan berdasarkan prosedur

standar.

5 3 5 5 4 5

27 Mengoperasikan peralatan pendukung komputer

(misalnya, printer, scanner, dll).

5 3 5 4 5 5

36 Memverifikasi atau mengkonfirmasi identitas

penelepon sebelum memulai tindakan.

1 5 3 5 5 5


51 Mengurus agenda atau jadwal untuk seorang

ketua.

4 5 5 3 5 5

2 Menyiapkan tabel, grafik, diagram, dll,

berdasarkan data dari sumber lain

4 2 3 4 3 4

3 Mengoreksi ejaan, tanda baca, tata bahasa,

format, kerapian, atau tampilan surat dan formulir

secara keseluruhan.

4 4 5 3 3 4

11 Mencari dan mengambil arsip. 4 3 5 4 3 4

14 Mengurus bahan yang di presentasikan dalam

rapat (termasuk memorandum tertulis, dokumen,

dll) untuk disatukan dalam transkrip dan catatan.

4 4 5 4 4 4

17 Mencatat informasi untuk dimasukkan dalam

laporan, surat, atau dokumen.

4 3 5 4 4 4

19 Mencatat informasi dalam pertemuan, konferensi,

atau dari panggilan telepon untuk membuat

laporan, catatan, atau ringkasan laporan.

4 4 5 4 4 4

25 Memverifikasi akurasi data dan membuat koreksi

yang diperlukan.

4 3 2 0 4 4

29 Menganalisis komputer atau operasi peralatan

komputer dalam kaitannya dengan kondisi yang

ditampilkan pada layar, monitor, dll

1 2 4 0 4 4

34 Menyapa pengunjung dan mengarahkan mereka

kepada individu yang tepat.

2 4 4 5 4 4

35 Menjawab pertanyaan dan memberikan arah yang

diminta atau informasi lainnya secara langsung

atau melalui telepon.

2 4 3 4 4 4

38 Menandatangani atau memparaf dokumen tanda

bukti penerimaan barang-barang berharga.

3 2 5 4 4 4

41 Memilih, memasang, dan mengatur distribusi

artikel berita atau materi lain (brosur, leaflet, dll)

sesuai dengan kepentingan organisasi.

2 4 3 4 3 4

46 Mengurus dan memperbaharui database data

anggota.

4 5 5 4 4 4

48 Mengatur pekerjaan pemeliharaan peralatan

kantor sesuai dengan jadwal yang ditetapkan atau

sistem prioritas.

1 3 4 2 4 4


4 Menyalin surat, laporan, dll, dan

mempersiapkannya untuk pengiriman.

3 3 5 4 3 3

6 Mempersiapkan bahan yang akan dikirim dengan

atau tanpa menggunakan mesin, menyalin,

mengumpulkan, melipat, menyegel paket/amplop.

3 4 5 1 3 3

9 Mengklasifikasikan atau menyortir informasi,

surat, catatan, formulir atau barang-barang lainnya

mengikuti sistem standar.

4 3 5 3 3 3

10 Mencari indeks, buku pedoman, arsip, catatan,

atau sumber informasi lain untuk menyelesaikan

masalah tertentu.

3 3 5 3 3 3

15 Mempersiapkan ringkasan data numerik dan

statistik (misalnya, data keuangan atau statistik

operasi) dalam bentuk tabel, grafik, diagram

lingkaran,atau diagram lain.

3 4 3 0 4 3

16 Mencari dan mengambil data, catatan, atau

informasi lain yang diperlukan untuk melakukan

atau menyelesaikan program kerja, melakukan

pencarian atau investigasi jika diperlukan.

3 4 3 0 4 3

21 Bekerja dengan anggota tim dalam memecahkan

masalah.

3 5 3 4 4 3

23 Menyiapkan ringkasan atau data masukan/lembar

koding untuk pemrosesan komputer dari informasi

yang terkandung dalam sumber-sumber lain.

3 2 5 1 3 3

28 Memverifikasi keakuratan data yang dimasukkan

ke dalam komputer dengan menggunakan

cetakan atau layar visual.

3 2 5 3 4 3

32 Mengurut dan mengirim email kepada individu

yang tepat.

2 3 5 0 3 3

33 Mendistribusikan surat, buletin, memo, dan

laporan kepada pengurus dan anggota.

3 4 5 0 3 3

39 Menjadwal penggunaan fasilitas dan / atau

peralatan serta membantu individu dalam

penggunaannya.

3 1 3 0 4 3

42 Membantu dalam perencanaan, koordinasi, dan

mengelola kegiatan yang disponsori untuk

2 3 5 4 3 3


anggota atau pengunjung (misalnya, pertemuan,

perjamuan).

43 Mengurus papan buletin atau tampilan informasi

lain yang relevan bagi pengurus dan anggota.

1 2 3 4 3 3

44 Memperkirakan bahan, SDM, dan persyaratan

waktu untuk program kerja tertentu.

1 2 3 3 3 3

49 Menyiapkan dan mendistribusikan atau

menetapkan perintah kerja untuk pemeliharaan

dan perbaikan fasilitas, keperluan, peralatan, atau

tana.

3 4 3 2 4 3

50 Beritahu atau mengingatkan orang-orang tertentu

atau departemen mengenai pertemuan, tanggal

yang dijadwalkan, tugas-tugas khusus, atau

peristiwa khusus.

3 5 5 3 3 3

52 Mengkoordinasikan penjadwalan pertemuan,

fasilitas (ruang konferensi, dll), atau event (wisata,

jamuan makan, kelas, dll) dengan individu atau

kelompok lainnya.

3 3 5 0 3 3

53 Menyelidiki perbedaan dalam dokumentasi atau

mencari dokumen yang hilang melalui koordinasi

dengan orang lain di luar departemen.

1 3 5 3 3 3


B. D2 Template ( Kompetensi )

Pada bagian ini akan disajikan ringkasan hasil pemberian rating oleh subjek mengenai

kompetensi apa saja yang dinilai sangat penting dan penting untuk dimiliki oleh

pemangku jabatan sekretaris organisasi UKM. Oleh karena itu, pada bagian ini hanya

akan disajikan kompetensi yang mendapat rating 4, dan 3 karena kompetensi yang

mendapat modus rating dibawah ke-2 rating tersebut mengindikasikan bahwa

kompetensi tersebut tidak penting untuk dimiliki dan tidak perlu dibahas lebih jauh.

No Pernyataan S1 S2 S3 S4 S5 Modus

2 Kemampuan untuk mengkoordinasikan pekerjaan

dengan rekan kerja melalui percakapan / diskusi di

mana efektivitas tergantung pada pemahaman orang

lain.

4 3 4 3 4 4

3 Kemampuan untuk memahami instruksi lisan atau

prosedur kerja yang diberikan oleh atasan atau orang

lain.

4 4 4 4 3 4

4 Kemampuan untuk berpartisipasi dalam pertemuan

kelompok untuk sesi pelatihan di mana efektivitas

tergantung pada pemahaman orang lain.

3 2 4 4 4 4

6 Kemampuan untuk membuat laporan informal dan

presentasi kepada kelompok-kelompok kecil.

4 2 4 2 3 4

7 Kemampuan untuk mendapatkan informasi melalui

wawancara pribadi atau percakapan pribadi.

4 3 4 1 4 4

8 Pengetahuan mengenai informasi apa yang harus

dirahasiakan.

5 4 4 3 4 4

9 Kemampuan untuk menyampaikan informasi secara

singkat tanpa kehilangan detail yang diperlukan.

4 3 4 4 4 4

10 Kemampuan untuk mengatur informasi dalam laporan,

surat, dll, secara logis dan bermakna.

4 2 4 4 3 4

12 Kemampuan untuk dengan tenang, sopan, dan tegas

menangani komunikasi yang tidak diminta dari individu

terganggu.

2 2 4 4 4 4

13 Kemampuan untuk menanggapi beberapa,

komunikasi simultan yang memerlukan reaksi cepat.

2 2 4 4 4 4

19 Kemampuan membaca dan menggunakan instruksi

sederhana atau informasi seperti perintah kerja, tugas

kerja, instruksi layar komputer, atau materi deskriptif.

4 2 4 3 3 4


21 Kemampuan untuk membaca dan memahami materi

yang kompleks seperti buku panduan teknis,

spesifikasi dan standar, atau literatur teknis.

3 3 4 4 4 4

22 Kemampuan membaca dan memahami jurnal

profesional dan publikasi hukum dan menerapkan

konsep-konsep, kebijakan, dan prosedur untuk

kegiatan bekerja.

3 4 4 2 4 4

23 Kemampuan membaca dan menggunakan perintah

komputer, kode, dan instruksi.

2 3 4 4 4 4

26 Kemampuan untuk mempersiapkan catatan

sederhana seperti laporan kerja, data persediaan,

atau informasi untuk shift berikutnya.

3 1 4 4 4 4

30 Pengetahuan tentang aturan tata bahasa dan tanda

baca.

5 4 4 4 4 4

31 Kemampuan untuk mendeteksi kesalahan dalam tata

bahasa, tanda baca, atau kelalaian melalui surat

pemeriksaan, laporan, form, tabel, atau kode.

4 4 4 4 4 4

32 Berhubungan secara sopan kepada pelanggan / klien

dan rekan kerja.

5 4 4 4 4 4

33 Keterampilan dalam mengungkapkan permintaan

maaf atau menjelasan ketidaknyamanan orang lain.

4 4 4 4 4 4

34 Kemampuan untuk bernegosiasi dengan individu

dalam organisasi.

3 3 4 4 4 4

35 Keterampilan dalam penerapan waktu, kebijakan, dan

kebijaksanaan dalam mengkomunikasikan informasi

yang terkait dengan bisnis.

2 3 4 4 4 4

36 Kemampuan untuk mengenali dan memanfaatkan

isyarat-isyarat sosial dan interpersonal dalam

berhubungan dengan orang lain.

3 1 4 4 4 4

37 Kemampuan untuk memusatkan perhatian pada

tugas-tugas atau tanggung jawab dalam lingkungan

yang mengganggu.

4 2 4 4 4 4

38 Pengetahuan tentang faktor-faktor yang

mempengaruhi penyelesaian tugas secara tepat

waktu.

4 2 4 4 4 4

39 Kemampuan mengatur jadwal sesuai dengan

perubahan situasi, persyaratan, atau prioritas.

4 3 4 3 4 4


40 Kemampuan untuk bekerja tanpa pengawasan yang

ketat.

4 3 4 2 4 4

42 Kemampuan untuk menafsirkan dan melaksanakan

instruksi yang dikeluarkan manajemen.

4 3 4 2 3 4

43 Kemampuan untuk menindaklanjuti masalah atau

program tertentu dan mempertahankan perhatian

terus menerus sampai selesai.

4 4 4 2 4 4

44 Kemampuan untuk bekerja secara efektif dengan

orang lain dalam situasi stres.

4 3 4 3 4 4

45 Kemampuan untuk mengurus catatan administrasi

yang kompleks dan menyiapkan laporan dari catatan

tersebut.

4 3 4 3 4 4

46 Pengetahuan tentang prosedur kantor standar dan

metode pengajuan dasar dan bahan.

2 2 4 4 4 4

47 Kemampuan untuk memasukkan, mengubah, atau

menghapus informasi yang terkomputerisasi.

4 3 4 4 3 4

48 Keterampilan dalam mengoprasikan peralatan

pendukung komputer seperti printer, scanner, dll

4 4 4 4 3 4

49 Kemampuan untuk menggunakan program perangkat

lunak (software) komputer tertentu.

4 3 4 4 3 4

50 Keterampilan dalam mengetik dari naskah, salinan

draft, rekaman suara, atau dikte.

4 4 4 4 3 4

51 Keterampilan dalam merekam proses dari rapat atau

konferensi dengan beberapa pembicara.

4 4 4 4 3 4

52 Kemampuan untuk mendeteksi kesalahan dan

perbedaan dalam entri catatan, posting data, atau entri

catatan lain.

4 4 4 4 3 4

54 Keterampilan dalam membuat pengaturan,

penjadwalan, dan menyelesaikan rincian lainnya untuk

pertemuan.

3 4 4 3 4 4

55 Kemampuan untuk merencanakan dan melakukan

beberapa kegiatan dalam jangka waktu tertentu untuk

memastikan pencapaian tujuan dan tenggat waktu

pertemuan.

4 4 4 3 4 4

57 Kemampuan untuk menyesuaikan jadwal proyek atau

tugas kerja dalam menanggapi perubahan kondisi

atau prioritas.

3 3 4 4 4 4


58 Kemampuan untuk menetapkan prioritas dalam

menyelesaikan tugas.

4 4 4 4 3 4

59 Kemampuan untuk memilih mana cara yang tepat dan

tidak tepat dalam melakukan tugas.

4 4 4 3 3 4

61 Kemampuan untuk menentukan bahwa membuat

pilihan atau mencari solusi harus dirujuk ke seorang

supervisor atau orang lain dengan keterampilan yang

lebih besar atau pengalaman.

2 4 4 3 3 4

64 Pengetahuan tentang standar organisasi mengenai

pakaian, bahasa, kebersihan pribadi, kehadiran, dan

sikap yang diungkapkan terhadap rekan kerja,

pelanggan / klien, atau orang lain.

4 4 4 4 4 4

66 Kemampuan untuk mengidentifikasi, mengakomodasi,

dan beradaptasi dengan kondisi dan situasi kerja,

organisasi, aturan dan peraturan, dan hubungan

dengan orang lain untuk menjaga kelancaran dan

pengorganisasian yang efisien.

4 4 4 4 4 4

67 Kemampuan untuk mempertahankan perhatian dan

kecepatan aktivitas kerja saat melakukan tugas yang

berulang atau ketika berhadapan dengan gangguan,

persaingan, atau orang.

4 2 4 4 4 4

1 Kefasihan memadai dalam bahasa Inggris atau

bahasa tertentu lainnya untuk berkomunikasi dengan

rekan kerja dan pelanggan atau klien.

3 3 4 4 3 3

5 Kemampuan untuk memberikan laporan status lisan

atau kemajuan rutin kepada atasan atau orang lain

secara pribadi.

4 3 4 3 3 3

11 Kemampuan untuk mempertahankan atau

memproyeksikan citra positif dalam percakapan

langsung serta dalam percakapan telepon.

3 3 4 4 3 3

16 Kemampuan untuk menyalin informasi numerik dari

satu dokumen ke yang lain.

3 2 4 4 3 3

18 Kemampuan untuk mendeteksi kesalahan dan

perbedaan dalam entri catatan, posting data, atau entri

log lainnya.

4 3 4 3 3 3


20 Kemampuan membaca dan menggunakan petunjuk

rinci atau informasi seperti pedoman pemeliharaan,

informasi peralatan, atau buku teks perdagangan

dalam rangka memecahkan masalah, layanan, dan

memperbaiki peralatan.

3 2 4 3 4 3

24 Kemampuan untuk mengikuti didirikan urutan

prosedur tertulis untuk start-up dan operasi berbagai

jenis peralatan.

0 2 4 3 3 3

27 Kemampuan untuk mempersiapkan catatan tertulis

seperti kerusakan peralatan, hasil kinerja, atau data

kecelakaan.

1 2 3 3 4 3

28 Kemampuan untuk menyiapkan memorandum rinci

atau laporan seperti laporan ringkasan atau hasil

proyek.

2 4 5 3 3 3

29 Kemampuan untuk menggabungkan informasi dari

berbagai sumber ke dalam laporan akhir.

3 3 5 3 4 3

41 Kemampuan untuk mengenali dampak dari apa yang

karyawan lain lakukan pada daerah yang menjadi

pertanggung jawaban seseorang.

3 3 4 3 4 3

53 Kemampuan untuk memecah situasi yang kompleks

menjadi komponen-komponen utamanya.

3 4 3 3 4 3

56 Kemampuan untuk mengevaluasi dan memilih

diantara pilihan yang saling bertentangan berdasarkan

sebagian informasi.

2 3 4 3 4 3

60 Pengetahuan tentang prosedur standar untuk

memecahkan masalah bersama.

3 3 3 3 3 3

62 Pengetahuan tentang protokol mengenai pertemuan,

konferensi, acara, janji, dan hubungan otoritas.

4 3 3 3 4 3

63 Pengetahuan tentang batasan dan hak standar dalam

berdiskusi mengenai operasi organisasi, rencana,

masalah, atau hubungan dengan organisasi lain.

3 3 3 4 4 3

65 Kemampuan untuk membedakan antara masalah

yang dapat diselesaikan melalui prosedur rutin dengan

masalah yang membutuhkan respon khusus atau

perhatian orang lain

2 3 3 3 4 3


4.2 Analisa Hasil

4.2.1 URAIAN PEKERJAAN

I. Identitas jabatan

Sebutan jabatan : Sekertaris organisasi

Organisasi : Unit kegiatan mahasiswa (UKM) tingkat Universitas

Bertanggung jawab kepada : Ketua organisasi

II. Ikhtisar jabatan

Sekertaris bekerja dibawah pimpinan ketua organisasi. Ruang lingkup pekerjaan

Sekertaris organisasi UKM meliputi kegiatan membuat bahan-bahan tertulis :

surat,proposal dan laporan ; mengarsip berkas-berkas keluar dan masuk organisasi;

mengatur jadwal rapat dan membuat notulensi dan mengerjakan tugas lain ketika

diminta.

III. Posisi dalam organisasi (secara umum)

IV. Tanggung jawab jabatan

A. Tanggung jawab pengambilan keputusan

Sekretaris organisasi UKM bertanggung jawab mengambil keputusan mengenai

jadwal rapat organisasi.

B. Tanggung jawab kerahasiaan

Pembina UKM

Ketua

Sekertaris (Jabatan saya)

Bendahara

Divisi

Wakil ketua

Anggota


Sekretaris organisasi UKM bertanggung jawab menjaga rahasia mengenai masalah-

masalah yang terjadi didalam organisasi dengan tujuan untuk menjaga nama baik

organisasi.

C. Tanggung jawab administrasi

Sekretaris organisasi UKM bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas-tugas

administrasi.

V. Tugas pokok Tugas tambahan Tugas berkala

A. Tugas pokok

1. Membuat surat-surat : Surat keputusan, Surat Izin untuk anggota yang ingin

mengikuti acara organisasi (ditunjukan kepada Universitas dan orang tua

murid) , Surat permohonan dana kepada donatur.

2. Mengarsip surat-surat keluar dan masuk organisasi.

3. Mengatur jadwal rapat.

4. Membuat notulensi rapat (isi atau laporan mengenai jalannya rapat).

B. Tugas Tambahan

1. Menyebarkan informasi atau jarkom kepada anggota.

2. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh ketua organisasi.

C. Tugas berkala

1. Membuat proposal besar tiap awal semester.

2. Membuat proposal kegiatan.

3. Membuat laporan pertanggung jawaban tiap akhir semester.

VI. Karakteristik pekerjaan

A. Hubungan kerja

Hubungan kerja dengan pihak dalam

organisasi

Tujuan

Pembina UKM Melaporkan kegiatan dan permasalahan

organisasi, meminta kritik dan saran

untuk kemajuan organisasi.

Ketua UKM Melaporkan dan meminta persetujuan

atas proposal, laporan dan surat yang

dibuat.

Bendahara Berkoordinasi dalam membuat proposal

dan laporan pertanggung jawaban.

Anggota Menyebarkan informasi


Hubungan kerja dengan pihak dari

luar organisasi

Tujuan

Wakil dekan bidang kemahasiswaan Meminta persetujuan untuk surat-

surat, proposal dan laporan

pertanggung jawaban

Sekertaris organisasi lain Berkoordinasi ketika acara yang

dilaksanakan melibatkan organisasi

lain

B. Lingkungan tempat kerja

Kondisi Lingkungan tempat kerja Keterangan

Ruang / Lingkungan kerja Di dalam dan di luar ruangan. Kondisi

lingkungan kerja di dalam ruangan :

bersih, teratur, dan penerangan

bagus. Kondisi lingkungan kerja di

luar ruangan : Suhu berubah-ubah,

dan berisik.

Ruang gerak Ruang gerak cukup leluasa.

Keamanan kerja Kondisi aman (tidak berbahaya).

Suhu udara Lingkungan kerja di dalam ruangan

memiliki suhu udara yang sejuk dan

Sirkulasi udara yang memenuhi

syarat. Sedangkan Lingkungan kerja

di luar ruangan memiliki suhu yang

berubah-ubah dan seringkali

bersuhu panas.

Suara / kebisingan Ketika bekerja di dalam ruangan

situasinya tenang, tidak terdapat

suara-suara yang menganggu

kenyamanan kerja. Sementara itu

ketika bekerja di luar ruangan

terdapat banyak suara yang

menganngu kenyamanan kerja .

C. Sifat pekerjaan

Waktu kerja non shift dan jam kerjanya bersifat fleksibel.


VII. Persyaratan pekerjaan

A. Pendidikan

SMA / SMK dan sederajat

B. Pengalaman

Memiliki pengalaman menjadi sekertaris di organisasi atau sekretaris kepanitiaan

acara minimal selama satu periode kepengurusan.

C. Kualifikasi Tambahan

Menguasai Ms. Office.

VIII. Dimensi Kompetensi

A. Keahlian berkomunikasi

Kemampuan untuk menyampaikan informasi secara tepat melalui lisan dan tulisan.

B. Keahlian menulis

Kemampuan dalam memasukan data dan mengolah data menjadi berbagai bentuk

dokumen. Mengetahui aturan tata bahasa dan format penulisan laporan, proposal,

serta surat yang tepat. Keterampilan dalam mengoprasikan hardware dan software

komputer.

C. Keahlian mengkoordinasi dan membuat jadwal

Kemampuan dalam mengatur dan membuat jadwal rapat organisasi.

D. Keahlian bekerja dalam organisasi

Kemampuan bekerja sama dengan jabatan dan anggota lain dalam organisasi.

Kemampuan mengikuti perintah ketua, menyesuaikan jadwal dan menetapkan

prioritas.

E. Keahlian beradaptasi dengan pekerjaan dan organisasi.

Kemampuan untuk mengidentifikasi, mengakomodasi, dan beradaptasi dengan

kondisi dan situasi kerja, organisasi, aturan dan peraturan, dan hubungan dengan

orang lain untuk menjaga kelancaran dan pengorganisasian yang efisien.

4.2.2 PERSYARATAN JABATAN

Jabatan : Sekretaris

Nama jabatan : Sekretaris organisasi

Organisasi : Unit kegiatan mahasiswa (UKM) tingkat Universitas

Pendidikan formal : SMA / SMK / Sederajat

Pendidikan informal : Dapat mengolah data menggunakan program komputer seperti Ms. Office

dan dapat mengoprasikan piranti pendukung seperti printer dan scanner.

Jenis kelamin : Pria / Wanita

Fisik : Dituntut aktivitas fisik : 40 % duduk, 20 % berdiri, 30 % berjalan.


Usia : Minimal 19 tahun.

Pengalaman : Pengalaman menjabat sekretaris organisasi atau sekretaris kepanitiaan

acara selama minimal satu periode kepengurusan.

Aspek kompetensi :

1. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.

2. Mampu memasukan data dan membuat laporan,proposal serta surat

berdasarkan data-data.

3. Mempunyai kemampuan dalam mengatur dan membuat jadwal rapat

organisasi.

4. Mampu bekerja sama dengan jabatan dan anggota lain dalam

organisasi.

5. Memiliki kemampuan beradaptasi dengan kondisi dan situasi kerja,

organisasi, aturan dan peraturan, dan hubungan dengan orang lain

4.3 REKOMENDASI

4.3.1 SELEKSI DAN PENERIMAAN

Saat ini proses seleksi yang dilakukan oleh ke-5 organisasi UKM yang menjadi subjek

penelitian hanyalah sebatas melalui pembicaraan singkat antara ketua dengan calon

pemangku jabatan, dimana ketua akan menayakan kepada calon pemangku jabatan apakah

calon tersebut memiliki pengalaman menjadi sekretaris dan tertarik ingin menjadi sekretaris,

kemudian jika calon tersebut menyatakan iya maka ketua akan mengangkatnya sebagai

sekretaris selain itu dalam situasi dimana ada 2 atau lebih anggota yang berminat menjadi

sekretaris maka ketua akan cenderung bersikap subjektif dan memilih calon yang paling

dekat dengannya. Cara ini dinilai kurang efektif dalam menyeleksi calon pemangku jabatan,

karena cara ini tidak mengulas lebih jauh mengenai kompetensi, sikap kerja dan komitmen

yang dimiliki oleh calon selain itu cara ini juga sangat subjektif dan tidak adil. Oleh karena itu

Cara dalam menyeleksi calon pemangku jabatan sekretaris sebaiknya ditingkatkan. Yaitu

dengan cara melakukan performance test dan wawancara terstruktur kepada calon.

Performance test dilakukan dengan cara meminta calon untuk membuat surat izin, laporan

kegiatan, proposal dan laporan pertanggung jawaban dalam format standar dengan

menggunakan perangkat komputer dan piranti pendukung. Setelah calon dapat

menyelesaikan performance test maka calon akan diwawancara. Pedoman wawancara

dibuat terstruktur dan bertujuan untuk mengetahui lebih jauh mengenai pengalaman calon,

sikap kerja calon, dan komitmen calon.


4.3.2 JOB DESIGN

Taktik job desaign yang dapat diterapkan dalam organisasi UKM tingkat universitas adalah :

I. Employee Engagement

Sikap positif pemangku jabatan sekretaris organisasi terhadap organisasi dapat

dibangun secara alamiah dengan cara diadakan acara di luar jadwal rapat dan kegiatan

seperti makan bersama, sesi curhat antar anggota dan pengurus secara lisan ataupun

tulisan, dan lain-lain. Acara tersebut dapat menimbulkan rasa kebersamaan, rasa

memiliki organisasi, rasa nyaman, rasa bebas dan terbuka, dan rasa cinta terhadap

organisasi sehingga kepuasan kerja yang dimiliki oleh pemangku jabatan meningkat dan

ia pun dapat bersikap lebih positif terhadap organisasi, lebih berkomitmen terhadap

organisasi serta stress kerja yang dialami jadi menurun.

II. Job Rotation

Rotasi kerja dapat dilakukan secara berkala untuk menghilangkan rasa jenuh terhadap

pekerjaan yang dilakukan secara monoton. Namun cara ini hanya dapat diterapkan di

UKM yang memiliki sekretaris lebih dari satu. Caranya adalah sekretaris 1 bertukar

jabatan dengan jabatan lain seperti HUMAS,pubdok,dll selama 1-2 minggu, kemudian

selama sekretaris 1 mendapatkan giliran rotasi kerja maka sekretaris 2 akan

menggantikan posisi sekretaris 1. Sekretaris 2 bertugas untuk menyelesaikan tugas-

tugas sekretaris 1 dan membimbing orang yang ditugaskan untuk bertukar jabatan

dengan sekretaris 1. Cara ini bukan hanya berfungsi untuk menghilangkan kejenuhan

namun juga dapat menjadi sarana bagi sekretaris 2 dan jabatan lain untuk berlatih

menjadi sekretaris 1 di organisasi sehingga kompetensi yang dimiliki oleh mereka

meningkat.

4.3.4 MANAJEMEN KARIR

Dapat direkomendasika untuk menjadi ketua pada periode kepengurusan berikutnya dengan

persyaratan tambahan :

I. Mampu bertanggung jawab

II. Mampu memimpin anak buah

III. Mempunyai hubungan sosial yang luas

IV. Tegas dalam membuat keputusan

V. Tidak mudah dipengaruhi

VI. Mampu mengatasi konflik yang ada

VII. Berwibawa

VIII. Berwawasan luas

IX. Mampu membuat perencanaan kerja


BAB 5

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan

menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan

masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur. Elemen dalam analisis jabatan

adalah uraian pekerjaan dan persyaratan jabatan. Metode untuk melakukan analisis

jabatan adalah dengan cara mengisi kuesioner, observasi, dan wawancara. Analisa

jabatan dapat digunakan untuk melakukan proses seleksi, penempatan, pelatihan,

pengembangan dan manajemen karir pegawai.

Analisis jabatan yang dilakukan oleh kelompok terhadap jabatan sekretaris

organisasi UKM tingkat universitas dilakukan dengan menggunakan 3 set kuisioner yaitu

kuesioner analisis jabatan, kuesioner D1 template mengenai aktivitas kerja, dan

kuesioner D2 template mengenai kompetensi. Pengambilan data dilakukan terhadap 5

orang subjek. Data tersebut kemudian ditampilkan dalam bentuk tabel dan dianalisa

secara kuantitatif dan kaulitatif sehingga menghasilkan uraian jabatan dan persyaratan

jabatan. Dari hasil analisa tersebut jugalah kelompok membuat rekomendasi mengenai

proses seleksi, job desain dan manajemen karir yang tepat. Keseluruhan hasil dapat

dimanfaatkan oleh pihak organisasi maupun oleh pemangku jabatan.

5.2 Saran

A. Bagi Analis lain

Saran bagi analis lain adalah perlunya untuk mengkombinasikan beberapa metode

pengambilan data seperti mengkombinasikan kuesioner dengan wawancara dan

observasi, atau mengkombinasikan wawancara dengan observasi dan review

dokumen, dan sebagainya, sehingga dapat didapatkan data yang lebih kaya dan

akurat.

B. Bagi pemangku jabatan

Saran bagi pemangku jabatan adalah perlunya untuk mengenali dan menggali lebih

dalam mengenai jabatan yang kini diemban sehingga dapat bekerja secara lebih

optimal dalam ruang lingkup pekerjaaan yang penting.

C. Bagi organisasi

Saran bagi organisasi adalah perlunya perbaikan terhadap proses seleksi dan

penempata, job desaign dan manajemen karir, dimana penjelasan mengenai hal

tersebut telah dijelaskan pada bagian sebelumnya.


DAFTAR PUSTAKA

Ernawati, Ursula.2004.Pedoman lengkap kesekretarisan.Yogyakarta : Graha Ilmu.

Khotimah, Siti.2012.Penerapan analisis jabatan sebagai upaya meningkatkan efektifitas kerja pada

kesekretariatan daerah kabupaten kotawaringin barat.Socioscientia,4,351-360.Kalimantan

tengah :Universitas Antakusuma Pangkalan Bun

Sugiantoro,Billyawan.2010.Persepsi karyawan tentang penerapan Analisis Jabatan.Jurnal ilmu

Administrasi dan organisasi,17,61-69.Jakarta:Universitas Indonesia


CLERICAL JOB ANALYSIS

TEMPLATES

1. Nama Analis :

2. Lokasi :

3. Analis Jabatan Pekerjaan :

4. Waktu di posisi sekarang (tahun) : (bulan):

5. Waktu dengan perusahaan (tahun) : (bulan):

Prosedur ini dirancang untuk mengidentifikasi aktivitas kerja dan kompetensi yang paling

penting untuk pekerjaan klerikal. Informasi dari template ini akan digunakan untuk melakukan

penilaian yang berhubungan dengan pekerjaan untuk posisi ini.

Terdapat dua template, yaitu :

A. D.1 Template terdiri dari daftar aktivitas yang mungkin merupakan bagian penting atau

tidak penting dari jabatan yang dianalisis. Anda akan diminta untuk menilai setiap

pernyataan sesuai dengan tingkat kepentingan aktivitas tersebut untuk dilakukan oleh

jabatan yang dianalisis . Pada halaman berikutnya ada skala rating dan penjelasan

singkat tentang cara menggunakannya.

B. D.2 Template berisi daftar pernyataan kompetensi. Fokus dari bagian itu adalah untuk

menentukan kompetensi mana yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan ini secara

berhasil. Petunjuk khusus dalam mengisis template ini akan disampaikan setelah Anda

selesai mengisi bagian sebelumnya.

Poin-poin penting yang harus diingat selama Anda mengisi template ini adalah :

1. Pertimbangan dan penilaian Anda harus didasarkan pada pekerjaan yang sekarang

benar-benar dilakukan, bukan idealnya dilakukan.

2. Pendapat Anda harus didasarkan oleh penilaian Anda sendiri. Jangan tanya orang lain

bagaimana Anda harus menilai item. Apakah itu dinilai penting atau tidak adalah

keputusan Anda, bukan orang lain.

3. Jika Anda tidak bisa membuat, penilaian yang akurat jujur, biarkan item kosong.


LAMPIRAN 1

Kuesioner Analisis Jabatan

Tujuan dan Instruksi

Tujuan dari analisis ini adalah untuk mendapatkan informasi mengenai pekerjaan Anda

berdasarkan reviu terhadap tugas dan tanggung jawab pekerjaan Anda.

Kami membutuhkan bantuan Anda untuk mendapatkan deskripsi akurat mengenai pekerjaan

Anda. Data pekerjaan yang terkumpul akan digunakan untuk membantu mengembangkan atau

merevisi uraian tugas dan untuk membantu mengevaluasi pekerjaan dengan klasifikasi yang

tepat.

Lengkapilah kuesioner ini dengan jujur, lengkap dan seakurat yang Anda bisa. Jawaban Anda

harus berdasarkan pada pekerjaan Anda saat ini, bukan proyek-proyek khusus atau tugas tugas

sementara, kecuali tugas-tugas ini merupakan bagian rutin dari pekerjaan Anda. Kuesioner ini

diperlukan untuk menganalisis banyak pekerjaan, sehingga pertanyaan-pertanyaan yang

diajukan tidak secara spesifik mengenai pekerjaan Anda. Namun, Anda harus dapat

membandingkan tugas tugas Anda dengan contoh yang diberikan. Jika terdapat dua jawaban

yang cocok dengan situasi Anda, pilihlah jawaban yang paling sesuai dengan situasi Anda.

Atasan Anda akan memberikan keterangan mengenai pekerjaan Anda, namun atasan Anda

tidak diperbolehkan untuk mengganti jawaban Anda.

Setelah selesai melengkapi kuesioner ini, Anda dapat mengembalikannya melalui email ke

email kami [email protected] paling lambat tiga hari setelah anda menerima

kuesioner ini.

Kami sangat menghargai partisipasi Anda. Jika ada pertanyaan, Anda dapat menanyakannya

kepada atasan Anda.


BAGIAN 1

A. DATA RESPONDEN

Nama :

Jabatan :

Organisasi :

Masa kerja :

No.Telepon :

Nama atasan langsung :

Jabatan Atasan :

Lokasi Kerja :

Jam kerja normal :

Pilihlah jika terdapat : Rotasi hari libur

Kerja di hari libur

Jam kerja fleksibel

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Pada bagian ini Anda diminta untuk menggambarkan posisi Anda dalam struktur

Organisasi.

Contoh :

DIREKTUR

WAKIL DIREKTUR SEKRETARIS DIREKTUR

MANAJER

KEUANGAN

MANAJER

PEMASARAN

KARYAWAN KARYAWAN :

JABATAN SAYA


C. TUJUAN UMUM JABATAN

Pada bagian ini Anda diminta untuk menuliskan secara singkat tujuan umum dari

jabatan Anda.


D. RINCIAN TUGAS

Tuliskan tugas-tugas yang harus Anda lakukan dalam organisasi, masing-masing tugas

mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa

yang dimiliki oleh Anda sebagai pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut;

Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok

ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok

berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir. Kemudian dilanjutkan dengan

Tugas-Tugas yang lain, yaitu Tugas Tambahan, Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas

Berkala. Bila diperlukan Isian Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur

Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah.

Jenis-Jenis Tugas :

1. Tugas Pokok, adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas

organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.

2. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-

kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.

3. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan, yang pada

dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi sering dilakukan.

4. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara

berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.

Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan

menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output), dengan merinci

bahan atau alat yang dipakai, cara kerja/metode/teknik yang digunakan, sistim/prosedur

yang diikuti, jabatan-jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan

dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut

dicapai.

Tugas Pokok Tahapan pelaksaaan tugas


Tugas Tambahan Tahapan pelaksaaan tugas

Tugas Lain-lain Tahapan pelaksaaan tugas

Tugas Berkala Tahapan pelaksaaan tugas

E. LATAR BELAKANG PENDIDIKAN

Berikan tanda check list () pada kotak pilihan latar belakang pendidikan formal yang

dibutuhkan untuk dapat menjalakan jabatan ini (Bukan latar belakang pendidikan Anda

tetapi latar belakang pendidikan yang dibutuhkan oleh jabatan ini sendiri).

SMA / SMK / sederajat

Pendidikan sarjana strata 1 ( S1)



Apakah jabatan Anda membutuhkan pelatihan tertentu di luar pendidikan formal ? Jika

ada tuliskanlah di kolom di bawah ini, jika tidak ada, Anda cukup tuliskan Tidak ada.


F. PENGALAMAN

Tuliskan pengalaman yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan jabatan ini.Pastikan

bahwa pengalaman yang Anda tuliskan adalah pengalaman yang benar-benar

dibutuhkan bukan sekedar disarankan.

Berikan tanda check list () pada kotak pilihan yang mengindikasikan lama pengalaman

yang dibutuhkan (bukan lama pengalaman Anda melainkan lama pengalaman yang

dibutuhkan oleh jabatan ini sendiri).

Kurang dari 6 bulan

6 bulan 1 tahun

1 2 tahun

3 4 tahun

Diatas 4 tahun

G. KEAHLIAN / LISENSI / SERTIFIKAT YANG DIBUTUHKAN

Tuliskan keahlian / lisensi / sertifikat yang dibutuhkan (bukan disarankan) oleh jabatan

ini. Jika tidak ada, Anda cukup mengosongkan tabel di bawah ini.

Keahlian mengoprasikan

program komputer

Sertifikat / lisensi

Keahlian Lain

H. PERSYARATAN UMUR DAN FISIK

1. Apakah pekerjaan Anda mensyaratkan jenis kelemin terterntu ?

YA

TIDAK

Jika iya, pilihlah satu dari 2 pilihan berikut :

PRIA


WANITA

2. Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas

dengan baik

3. Tuliskan data-data fisik yang diperlukan agar seseorang dapat berhasil dalam

melaksanakan tugas jabatan tersebut.

I. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait dengan pelaksanaan tugas-

tugas dalam pekerjaan ini.

1. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi

Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis.

Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis.

Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis.

2. Tuliskan pada kolom : unit kerja

Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi

(internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar)

3. Tuliskan pada tujuan dilakukannya hubungan. Untuk apa hubungan tersebut

dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan,

meminta data, barang, berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)

JABATAN YANG

DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJA TUJUAN

HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN ORGANISASI


JABATAN YANG

DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJA TUJUAN

HUBUNGAN

EKSTERN ORGANISASI

JABATAN YANG SETARA

INTERN ORGANISASI

EKSTERN ORGANISASI

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

J. TANGGUNG JAWAB JABATAN

TANGGUNG JAWAB PENGAWASAN

Berikan tanda check list () pada kotak pilihan tanggung jawab pengawasan yang harus

Anda lakukan dalam jabatan Anda.


Tidak ada tugas supervisi / tanggung jawab pengawasan

Tim leader / pimpinan kelompok kerja yang terdiri dari satu pekerja atau lebih

Supervisor / pimpinan dari sebuah sub bagian departemen / divisi

Asisten manajer yang memimpin departemen / divisi kecil

Manajer yang memimpin sebuah departemen / divisi

Manajer yang memimpin lebih dari satu departemen / divisi

Direktur, yang memimpin manajer-manajer dari sebuah departemen / divisi

Direktur, yang memimpin manajer-manajer dari beberapa departemen / divisi

Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap

pelaksanaan tugas orang lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi

TIDAK ADA.

Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi.

Kolom Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi

Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh jabatan yang

diawasi.

Frekuensi Pengawasan : jumlah waktu pengawasan yang dilakukan.

Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang

diawasi

Frekuensi

Pengawasan

1.

2.

1.

2.

1.

2.

1.

2.

TANGGUNG JAWAB PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Apakah Jabatan Anda memiliki wewenang dalam pengambilan keputusan ?

YA

TIDAK

Jika iya, lengkapilah tabel berikut :

Pengambilan keputusan Apa atau siapa yang

terpengaruh ?

Keputusan diambil

berdasarkan


TANGGUNG JAWAB KERAHASIAAN

Apakah Jabatan Anda memiliki tanggung jawab dalam menjaga rahasia organisasi ?

YA

TIDAK

Jika iya, lengkapilah tabel berikut :

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran

(bagi organisasi)

TANGGUNG JAWAB ADMINISTRASI

Apakah Jabatan Anda memiliki tanggung jawab dalam tugas administrasi ?

YA

TIDAK

Jika iya, lengkapilah tabel dibawah ini :

Keterangan :

Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau nama

surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.

Kolom Waktu membuat surat : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk

dapat menyelesaikan surat Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis

(misalnya beberapa menit, beberapa jam dll)

Surat ditujukan kepada : diisi dengan kepada surat tersebut ditujukan

Nama Formulir/

Surat/Keputusan/

dll

Waktu untuk

membuat surat

Surat ditujukan

kepada


K. KEGIATAN FISIK

Berikan pilihan mengenai seberapa sering kegiatan fisik yang disebutkan dibawah ini diperlukan

dalam melaksanakan tanggung jawab jabatan.

SS = sangat sering S = sering K = Kadang-kadang J = Jarang

(5-8 jam kerja) (2-5 jam kerja) ( 2 jam kerja atau kurang)

Berdiri Berjalan Duduk Mengangkat Membawa Mendorong Menarik Memanjat Menyeimbangkan Memberhentikan Bersujud Berjongkok Merangkak Menggapai Memelihara Mengenggam Merasakan Berbicara Mendengarkan Mengulang-ulanggerakan Koordinasi mata/telinga/kaki

Apakah jabatan Anda memiliki kemungkinan resiko kecelakaan ? Jika tidak ada, silahkan

langsung tulis tidak ada, namun jika ada, silahkan tuliskan akibat apa yang mungkin terjadi.

L. KONDISI LINGKUNGAN KERJA

TEMPAT MELAKSANAKAN TUGAS

Tuliskan tempat melaksanakan tugas-tugas jabatan beserta presentasenya.

Luar ruangan : %

Dalam ruangan : %


KONDISI LINGKUNGAN KERJA DI LUAR RUNGAN

Berikan pilihan mengenai gambaran kondisi lingkungan kerja di luar ruangan yang harus jabatan

Anda hadapi selama memenuhi tanggung jawab jabatan. Jika jabatan Anda tidak membutuhkan

kerja lapangan, Anda cukup mengosongkan kolom di bawah ini.

SS = sangat sering S = sering K = Kadang-kadang J = Jarang

(5-8 jam kerja) (2-5 jam kerja) ( 2 jam kerja atau kurang)

Sangat dingin Sangat panas Suhu udara berubah-ubah Basah Lembab Berisik Terdapat getaran Berbahaya Berbau tidak sedap Lain-lain (sebutkan):

KONDISI LINGKUNGAN KERJA DI DALAM RUANGAN

Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:

1. Buruk bila dirasakan secara umum tidak nyaman, dapat membahayakan kesehatan.

2. Cukup bila dirasakan cukup nyaman, tidak membahayakan kesehatan.

3. Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu

b. Penerangan

c. Ventilasi

d. Ketenangan

e. Kebersihan

f. Keleluasaan

- luas ruang

- luas meja

ALAT KESELAMATAN KERJA

Tuliskan alat keselamatan tertentu yang dibutuhkan oleh jabatan Anda. Jika tidak ada, silahkan

langsung tuliskan tidak ada.


M. KOMENTAR TAMBAHAN

Jika ada sesuatu mengenai jabatan Anda yang belum disebutkan atau diungkapkan dalam

kuesioner ini, Anda dapat menambahkan komentar Anda mengenai jabatan Anda pada tempat

yang telah disediakan dibawah ini.

Tanda Tangan Pemangku Jabatan.

Tanda Tangan:______________________

Nama Jelas:________________________

Tanggal:


LAMPIRAN 2

Template D.1 Clerical Job Analysis Importance Ratings: Aktivitas kerja

Pada bagian ini, Anda harus menilai pentingnya aktivitas kerja yang berbeda

sehubungan dengan pekerjaan ini. Dalam mengisi setiap pernyataan terapkanlah dua langkah

berikut ini :

1. Pertimbangkan apakah aktivitas tersebut merupakan bagian dari pekerjaan atau bukan.

Jika bukan bagian dari pekerjaan, berikan rating 0.

2. Jika aktivitas tersebut merupakan salah satu bagian dari pekerjaan , Anda harus

memutuskan betapa pentingnya aktivitas tersebut dalam pekerjaan. Pertimbangkan

pentingnya aktivitas tesebut untuk kinerja pekerjaan secara keseluruhan. Gunakan skala

berikut untuk membuat penilaian Anda:

0 rating ini menunjukkan bahwa aktivitas tersebut tidak pernah dilakukan dan bukan

merupakan bagian dari pekerjaan.

1 Rating ini menunjukkan bahwa aktivitas tersebut memiliki tingkat kepentingan terkecil

dibandingkan dengan kegiatan lainnya.

2 Rating ini menunjukkan bahwa aktivitas tersebut memiliki tingkat kepentingan yang

relatif rendah dibandingkan dengan aktivitas lain.

3 Rating ini menunjukkan bahwa aktivitas tersebut cukup penting untuk dilakukan.

4 Rating i

Tugas Akhir Anajab Sekretaris Organisasi Ukm

Documents

Transcript of Tugas Akhir Anajab Sekretaris Organisasi Ukm