Fungsi Pokok Sub Seksi Penyimpanan dan Penyaluran adalah melaksanakantug as-tugas penerimaan, penyimpanan,

pemeliharaan dan pendistribusian obat, alatkesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.Fungsi pokok Sub Seksi Pencatatan dan

Evaluasi adalah melaksanakan tugas-tugas penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan serta pengamatanmeng

enai persediaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, alat kesehatandan perbekalan farmasi lainnya.

4.Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan

pendistribusian pe rbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pence gahan dan pemberantasan

penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat diKabupaten / Kota Madya sesuai dengan petunjuk Kakandepkes

Kabupaten / Kodya. 5.Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya : (a)Melakukan penerimaan,

penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat,alat kesehatan dan perbekalan farmasi. (b)Melakukan penyiapan,

penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan mengenai persedi aan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan

farmasi. (c)Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang adadalam persediaan maupun yang

didistribusikan. (d)Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.GFK merupakan titik sentral

pengelolaan obat di Daerah tingkat II. Untuk meningkat kan efektifitas dan efisien pengelolaan obat diperlukan adanya

koordinasidengan unit unit yang terkait langsung antara lain : Pemda Dati II, Dinkes Dati II,Kandep Trans, PHB Cabang.

6. Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kebupaten atau Dati IIPengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang

meliputi aspek perencana an pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat.Aspek Pengelolaan Obat

meliputi : (a)Perencanaan Pengadaan : meliputi kegiatan penentuan jenis, perhitungan dan penetapan jumlah untuk

setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode perhitung an yang telah ditetapkan. (b)Pengadaan : meliputi

perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian, pema ntauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan

mutuobat. (c)Distribusi : meliputi kegiatan pengendalian persediaan penyimpanan, pengeluarandan pengiriman obat. (d)Penggunaan :

meliputi peresepan, dispersing dan penerimaan pasien.Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten / Kodya diawali di

tingkatPuskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnyadikom pilasi menjadi data Kab / Kodya

dengan teknik perhitungan yang telah ditentukan. 7. Dokumen dokumen / Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi saat

terjadi pengelolaa n obat di Dati II sebagai berikut : a)Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat.

Formulir I: Kartu kompilasi pemakaian obat

Formulir II: Data 10 Penyakit terbesar

Formulir III: Lembar kerja

perencanaan pengadaan obat2

Formulir IV: Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk semuasumber

anggaran) b)Doku men pada saat pengadaan barang.

Formulir V: Berita acara pemeriksaan penerimaan obat

Formulir Va: Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat

Formulir VI: Buku harian penerimaan obat

Formulir VII: Formulir realisasi pengadaan obatc)Dokumen pada saat penyimpanan barang.

Formulir VIII: Kartu stok

Formulir IX: Kartu stok induk d)Dokum en pada saat distribusi obat.

Formulir X: Kartu rencana distribusi

Formulit XI: Buku harian pengeluaran obat

Formulir XII: Lembaran

pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO)

Formulir XIII: Form surat kiriman obate)Dokumen

pada saat pencatatan dan pelaporan

Formulir XIV: Laporan mutasi obat

Formulir XV: Laporan kegiatan distribusi

Formulir XVI: Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran

Formulir XVIa: Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran

Formulir XVII: Berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus

Formulir XVIIa:Lampiran laporan berita

acara pemeriksaan / penelitianobat untuk dihapus. 8. Tata Cara Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK

Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK meliputi : (a)Perenca naan(b)Pen gadaan(c)P enyimpanan

(d)Distribu si(e)Penca tatan(f)Pe n g g u n a a n (g )Penghapusa n obat (a) Perencanaan Pengadaan Obat

Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan

kebutuhan pelayanan kesehatandasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Tahapan perencanaan peng adaan obat

meliputi :(1) Tahap persiapan yang meliputi :i.Pembentukan Tim Terpadu : yang terdiri dari Kepala Depkes Dati II,Kepala

Dinkes Dati II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie.P3 Dinkes Dati II, Ka Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk

II (Bag.Kesra & perencanaan program), PT. Askes Indonesia Dati II, Kantor Transmig rasi, dll.ii.Penyiapan dan

pengumpulam data :3 Mengkompilasik an data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanankesehat

an / Puskesmas dari LPLPOBMenyusun data 10 penyakit terbesar Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk

tingkatGFK dan PuskesmasMenyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalanMenyiapkan daftar harga

setiap jenis obat (digunakan harga patokan obatinpres tahun lalu)(2) Tahap pelaksanaan meliputi :i. Perhitungan kebutuhan obat

dengan menggunakan methode konsumsi,yaitu methode rata rata dengan memperhatikan kemungkinan kenaikan jumlah

kunjungan, waktu tunggu (lead time) dan jumlah stock penyangga(buffer stock) serta jumlah kebutuhan obat selama 1 tahun.Rumus

perhitungan jumlah kebutuhan untuk periode yang akan datang denganmengguna kan methode konsumsi adalah :Jumlah kebutuhan obat 1 tahun =12 x pemakaian rata

rata / bulan (x) + persentase kenaikankunjungan (10%) + stock penyangga (10%) + waktu tunggu(6 bulan pemakaian) = 20,4 kali

Catatan :Waktu tunggu tidak selalu 6 bulan. Waktu tunggu

untuk masing masingdaerah dapat berbeda (tergantung pada letak geografis)ii. Proyeksi kebutuhan untuk perencanaan

pengadaan obat menghitungranca ngan pengadaan obat periode tahun yang akan dating dapat menggunakanrum us :a = b + c + d efa=

Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang b = Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( april maret )c = kebutuhan obat

untuk tahun yang akan datangd = Rancangan stok akhir e = Stok awal periode berjalan / stok per 31 Maret di GFK dan Unit Yankesf = Rencana

penerimaan obat pada periode berjalan ( april s/d maret ) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.Rancanga

n stok akhir diperkirakan = hasil perkalian antara waktu tunggudengan estimasi pemakaian rata rata / bulan di tambah stok

penyanggaContoh soal :Andaikan perencanaan dibuat tanggal 1 Januari 2003 dan waktu tunggu= 6 bulan serta rata rata pemakaian obat tiap bulan

x.Umpama stok awal 8 x, maka dapat dihitung :Rencana penerimaan obatperiode berjalan = 3xRata rata kebutuhan obat tiap bulan =

300 capsul @ Rp. 1.000 b =1

/1

s/d1

/4

= 3 bulan = 3xc = 20,4d = 6 xe = 8 xf = 3 xMaka a = b+c+def= 3 x + 20,4 x + 6 x + 8 x + 3 x4

7. Dokumen dokumen / Formulir yang harus ada di Gudang F a r m a s i s a a t t e r j a d i pengelolaan obat di Dati II sebagai berikut : a)Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat. Formulir I: Kartu kompilasi pemakaian obat Formulir II: Data 10 Penyakit terbesar Formulir III: Lembar kerja perencanaan pengadaan obat2 Formulir IV: Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk s e m u a sumber anggaran) b ) D o k u m e n p a d a s a a t p e n g a d a a n b ar a n g . Formulir V: Berita acara pemeriksaan penerimaan obat F o r m u l i r V a : L a m p i r a n b e r i t a a c a r a p e m e r i k s a a n p e n er i m a a n o b a t Formulir VI: Buku harian penerimaan obat

(

F o r m u l i r VI I : F or m u l i r r e a l i s a s i p e n g a d a a n

obatc)Dokumen pada saat penyimpanan barang. Formulir VIII: Kartu stok F o r m u l i r I X : K a r t u s t o k i n d u k d)Dokumen pada saat distribusi obat. Formulir X: Kartu rencana distribusi Formulit XI: Buku harian pengeluaran obat Formulir XII: Lembaran pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO) Formulir XIII: Form surat kiriman obate ) D o k u m e n p a d a s a a t pencatatan dan pelaporan Formulir XIV: Laporan mutasi obat Formulir XV: Laporan kegiatan distribusi Formulir XVI: Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran F o r m u l i r X V I a : L a p o r a n p e n c a c a h a n o b a t a k h i r t a h u n a n g g a r a n Formulir XVII: Berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus Formulir XVIIa:Lampiran laporan berita acara p e m e r i k s a a n / p e n e l i t i a n obat untuk dihapus. 8. Tata Cara Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK meliputi : ( a ) P e r e n c a n a a n ( b ) P e n g a d a a n ( c ) P e n y i m p a n a n d ) D i s t r i b u s i ( e ) P e n c a t a t a n ( f ) P e n g g u n a a n ( g ) P e n g h a p u s a n o b a t

(a) Perencanaan Pengadaan Obat Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatandasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Tahapan perencanaan pengadaan obat meliputi :(1) Tahap persiapan yang meliputi :i . P e m b e n t u k a n T i m T e r p a d u : y a n g t e r d i r i d a r i K e p a l a D e p k e s D a t i I I , Kepala Dinkes Dati II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie.P3 Dinkes Dati II, Ka Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag.K e s r a & perencanaan program), PT. Askes Indonesia Dati II, K a n t o r Transmigrasi, dll.i i . P e n y i a p a n d a n pengumpulam data :3 -Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh u n i t p e l a y a n a n kesehatan / Puskesmas dari LPLPOB- M e n y u s u n d a t a 1 0 p e n y a k i t t e r b e s a r -Menyiapkan data pencacahan obat pada a k h i r t a h u n a n g g a r a n u n t u k t i n g k a t GFK dan Puskesmas- M e n y i a p k a n data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalanMenyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga p a t o k a n o b a t inpres tahun lalu)(2) Tahap pelaksanaan meliputi :i. Perhitungan kebutuhan obat dengan menggunakan methode konsumsi,y a i t u m e t h o d e r a t a r a t a d e n g a n memperhatikan kemungkinan kenaikan jumlah kunjungan, waktu t u n g g u ( l e a d t i m e ) d a n j u m l a h s t o c k p e n y a n g g a (buffer stock) serta jumlah kebutuhan obat selama 1 tahun.Rumus perhitungan jumlah kebutuhan untuk periode yang akan datang denganmenggunakan methode konsumsi adalah : Jumlah kebutuhan obat 1 tahun =12 x pemakaian rata r a t a / b u l a n ( x ) + p e r s e n t a s e k e n a i k a n kunjungan (10%) + s t o c k p e n y a n g g a ( 1 0 % ) + w a k t u t u n g g u (6 bulan pemakaian) = 20,4 kali Catatan :W a k t u t u n g g u t i d a k s e l a l u 6 b u l a n . W a k t u t u n g g u u n t u k m a s i n g m a s i n g daerah dapat berbeda (tergantung pada letak geografis)ii. Proyeksi kebutuhan untuk perencanaan pengadaan obat menghitungrancangan pengadaan obat periode tahun yang akan dating dapat menggunakanrumus :a = b + c + d e f a = Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang b = Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( april maret )c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datangd = Rancangan stok akhir e = Stok awal periode berjalan / stok per 31 Maret di GFK dan Unit Yankesf = Rencana penerimaan obat pada periode berjalan ( april s/d maret )Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.R a n c a n g a n stok akhir diperkirakan = hasil perkalian antara waktu t u n g g u dengan estimasi pemakaian rata rata / bulan di tambah stok penyanggaContoh soal :A n d a i k a n p e r e n c a n a a n d i b u a t t a n g g a l 1

J a n u a r i 2 0 0 3 d a n w a k t u t u n g g u = 6 bulan serta rata rata pemakaian

obat tiap bulan x.Umpama stok

awal 8 x, maka dapat dihitung :Rencana

penerimaan obatperiode berjalan = 3xRata rata kebutuhan obat tiap bulan = 300 capsul @ Rp. 1.000 b = 1 / 1 s/d 1 / 4 = 3 bulan = 3xc = 20,4d = 6 xe = 8 xf = 3 xMaka a = b + c + d e f = 3 x + 20,4 x + 6 x + 8 x + 3 x4

= 40,4 x= 40,4 x X 300 X Rp. 1.000= Rp. 12.120.000Jadi, rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang Rp. 12.120.000iii. Penyesuaian rancangan belanja obat dengan anggaran obat total yangtersedia di Dati II. Kegiatan yang dilakukan :( 1 ) M e l a k u k a n a n a l i s i s A B C V E N Analisa ABC (pareto) adalah pengklasifikasian obat berdasarkan jumlah penyerapan dana, yang terdiri dari :-Klasifikasi A menyerap dana sampai 70 %-Klasifikasi B menyerap dana sampai 20 %-Klasifikasi C menyerap dana sampai 10 %Dalam pengisian tabel analisa pareto (ABC), penandaan obat klasifikasi Aa d a l a h b e r d a s a r k a n p r o s e n t a s e a k u m u l a t i f l e b i h k e c i l a t a u s a m p a i mencapai 70 %. Sedangkan obat dengan klasifikasi B dengan prosentaseakumulatif mencapai lebih besar dari 70 % sampai mencapai 90 %. Danobat dengan klasifikasi C prosentase akumulatif melebihi 90 % hingga100 %.VEN adalah metoda pengklasifikasian obat berdasarkan tiga golongan,yaitu :V = Very EssentialE = Essential N = Non Essential( 2 ) M e n y u s u n p r i o r i t a s k e b u t u h a n d a n p e n y e s u a i a n k e b u t u h a n d e n g a n anggaran yang tersedia( 3 ) M e n y u s u n p r i or i t a s k e b u t u h a n & p e n y e s u a i a n k e b u t u h a n b e r d a s a r d a t a 1 0 penyakit terbesar iv. Pengalokasian kebutuhan obat persumber anggaran . K e g i a t a n y a n g dilakukan :( 1 ) M e n e t a p k a n k e b u t u h a n a n g g a r a n u n t u k m a s i n g m a s i n g o b a t p e r s u m b e r anggaran( 2 ) M e n g h h i t u n g presentase belanja untuk masing masing obat t e r h a d a p masing masing sumber anggaran( 3 ) M e n g h i t u n g p r e s e n t a s e a n g a r a n m a s i n g m a s i n g o b a t t e r h a d a p t o t a l anggaran dari semua sumber. (b)Pengadaan Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin sertadapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah langkah dalam pengadaan barang :( 1 ) P e m i l i h a n m e t o d e pengadaan(2)P em il ih an p em asok (3)Pemantauan s t a t u s p e s a n a n (4)Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan

o b a t ( 5 ) P e n e r i m a a n d a n p e m e r i k s a a n o b a t Metoda pengadaan obat ada 4 macam, yaitu : Pelelangan umum5 Pelelangan terbatas Pemilihan langsung Pembelian / pengadaan langsungKegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat : Penyusunan rencana pemasukan obat Penerimaan obat Pemeriksaan mutu obat Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat Pencatatan harian penerimaan obat Pengisian formulir realisasi pengadaan obat (c) Penyimpanan Penyimpanan adalah suatu kegiatan meyimpan dan memelihara dengan caram e n e m p a t k a n o b a t o b a t a n y a n g d i t e r i m a p a d a t e m p a t y a n g dinilai aman dari p e n c u r i a n s e r t a g a n g g u a n b a i k y a n g d a p a t m e r u s a k m u t u o b a t . T u j u a n penyimpanan obat : ( 1 ) M e m e l i h a r a m u t u o b a t ( 2 ) M e n g h i n d a r i p e n g g u n a a n y a n g t i d a k b e r t a n g g u n g j a w a b ( 3 ) M e n j a g a k e l a n g s u n g a n p e r s e d i a a n ( 4 ) M e m u d a h k a n p e n c a r i a n d a n p e n g a w a s a n Kegiatan Penyimpanan Obat : (1)Pengaturan tata ruang Pertimbangan dalam menentukan tata ruang adalah :- K e m u d a h a n bergerak arus barang-Sirkulasi udara yang baik P e n e m p a t a n r a k y a n g t e p a t d a n p e n g g u n a a n p a l l e t -Kondisi

penyimpanan khusus untuk vaksin, narkotika dan alkohol atau z a t yang mudah terbakar (2)Penyusunan stock obat Pengaturan stock obat dilakukan dengan langkah langkah sebagai berikut :- P e n e r a p a n p r i n s i p F I F O d a l a m p e n y i m p a n a n d a n pengeluaran barang-Penyimpanan khusus untuk narkotika dalam l e m a r i t e r k u n c i , v a k s i n d a l a m lemari pendingin, alkohol dan zat zat yang mudah terbakar dalam ruangterpisah.- O b a t y a n g m e m p u n y a i b a t a s

kadaluwarsa

d i s i m p a n d a n d i k e l u a r k a n t e r l e b i h dahulu bagi obat

yang mendekati habis waktu kadaluwarsanya.- P a l l e t d i g u n a k a n u n t u k menyimpan obat dalam kemasan besar - O b a t b e r b e n t u k s y r u p d a n c a i r a n d i l e t a k k a n p a d a r a k / l e m a r i y a n g p a l i n g bawahCantumkan nama masing masing obat pada rak dengan rapi. (3)Pencatatan stock obat Fungsi pencatatan kartu stock :- U n t u k m e n c a t a t m u t a s i obat-Alat bantu untuk menyusun laporan, p r e n c a n a a n p e n g a d a a n , distribusi, pengendalian persediaan dan sebagai pembanding terhadapkeadaan fisik dalam tempat penyimpanan ( 4 ) P e n g a m a n a n m u t u o b a t Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan karena faktor fisika maupun kimia. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Jikad a r i p e n g a m a t a n v i s u a l d i d u g a a d a k e r u s a k a n y a n g tidak dapat ditetapkan6 dengan cara organoleptis, harus dilakukan sampling u n t u k p e n g u j i a n laboratorium.Tanda tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut :T a b l e t : - t e r j a d i p e r u b a h a n w a r n a , b a u a t a u r a s a -kerusakan berupa noda, berbintik bintik, l u b a n g , sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda bendaasing, jadi bubuk dan lembab- k a l e n g a t a u b o t o l r u s a k , s e h i n g g a d a p a t m e m p e n g a r u h i mutu obatK a p s u l : p e r u b a h a n w a r n a i s i k a p s u l -kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu d e n g a n lainnyaT a b l e t s a l u t : - p e c a h p e c a h , t e r j a d i p e r u b a h a n w a r n a -basah dan lengket satu dengan yang lainnya-kaleng atau botol rusak, sehingga m e n i m b u l k a n k e l a i n a n fisik C a i r a n : - m e n j a d i k e r u h a t a u t i m b u l e n d a p a t -

k o n s i s t e n s i b e r u b a h - w a r n a a t a u r a s a b e r u b a h -botol botol plastik rusak atau bocor S a l e p : w a r n a b e r u b a h -pot atau tube rusak atau bocor - b a u b e r u b a h I n j e k s i : k e b o c o r a n w a d a h ( v i a l , a m p u l ) -terdapat partikel asing pada serbuk injeksilarutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau a d a endapan- w a r n a l a r u t a n b e r u b a h Tidak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah : -Dikumpulkan dan disimpan terpisah -Dikembalikan / diklaim sesuai aturan yang berlaku -Dihapuskan sesuai dengan aturan yang berlaku