PATOK DUGA (Benchmarking)

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

KARTIKA AJI LUKITASARI135020201111085

“Patok Duga adalah proses pengukuran yang kontinyu menyangkut produk, jasa dan praktik-praktik terhadap

kompetitor terbaik”-Robert Camp-

“Patok duga merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan

maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi kelas dunia

-IBM-

|DEFINISI PATOK DUGA

|TUJUAN UTAMA PATOK DUGA

Tujuan utama patok duga adalah menemukan kunci atau rahasia sukses dan kemudian mengadaptasi dan memperbaikinya untuk diterapkan pada perusahaan yang melaksanakan patok duga tersebut.

|ASAS PATOK DUGA - Pawitra

• Patok duga merupakan kiat untuk mengetahui tentang bagaimana dan mengapa suatu perusahaan yang memimpin dalam suatu industri dapat melaksanakan tugas-tugasnya secara lebih baik dibandingkan yang lainnya.

• Fokus dari kegiatan patok duga diarahkan pada praktik terbaik dari perusahaan lainnya. Ruang lingkupnya meliputi produk, jasa, proses, kinerja organisasi, logistik, pemasaran, dan lain-lain.

• Praktik patok duga berlangsung secara sistematis dan terpadu dengan praktik manajemen lainnya, misalnya TQM, corporate reengineering, analisis pesaing, dan lain-lain.

• Kegiatan patok duga perlu ketelibatan dari semua pihak, pemilihan yang tepat, pemahaman organisasi, pemilihan mitra, kemampuan melaksanakan apa yang ditemukan dalam praktik bisnis

|DASAR PEMIKIRAN PERLUNYA PATOK DUGA

Salah satu dasar pemikiran perlunya patok duga adalah bahwa tidak ada gunanya pengasingan diri di dalam suatu laboratorium khusus untuk berusaha menemukan proses baru yang dapat meningkatkan kualitas atau mengurangi biaya, apabila proses itu sendiri sudah ada.

|FAKTOR YANG MENDORONG

• Komitmen Terhadap TQM• Fokus Pada Pelanggan• Product to Market Time• Waktu siklus pemanufakturan• Laba

|PATOK DUGA VS PERBAIKAN BERKESINAMBUNGANPATOK DUGA ANALISIS PERSAINGAN

Melihat Pada Proses Melihat pada hasil

Memeriksa bagaiman sesuatu Memeriksa apa yang telah terjadi dan dikerjakan

Dapat membandingkan dengan industri lainnya Perbandingan di dalam industri

Penelitian membagi hasil untuk manfaat bersama

Penelitian tenpa membagi hasil

Dapat tidak kompetitif Selalu kompetitif

Membagi informasi Rahasia

Kemitraan Tersendiri

Kerja sama/ interdependen Mandiri

Dipergunakan untuk mencapai tujuan perbaikan

Dipergunaakn untuk memeriksa persaingan

Tujuan berupa pengetahuan proses Tujuan berupa pengetahuan tentang industri

Fokus pada kebutuhan pelanggan Fokus pada kebutuhan perusahaan

|HUBUNGAN PATOK DUGA DAN PERBAIKANBERKESINAMBUNGAN• Situasi persaingan dewasa ini yang sedemikian ketat menuntut

setiap perusahaan untuk cepat melakukan perbaikan atau penyempurnaan pada setiap aspek atau bidang yang menjadi kelemahan dan tertinggal dari perusahaan lain.

• Patok duga dapat memberikan informasi utama kepada suatu perusahaan, yaitu : (1) posisi relatifnya terhadap praktik dan proses yang terbaik dalam kelasnya (2) Proses-proses yang perlu diubah.

• Patok duga memberikan model yang terbaik dalam suatu kelas yang dapat diadopsi, atau bahkan disempurnakan

• Pelanggan yang modern memiliki informasi yang lebih baik dan menuntut kualitas terendah dengan harga terendah.

• Patok duga mendukung TQM dengan memberikan alat terbaik bagi perbaikan proses/ praktik yang cepat dan nyata.

|MANFAAT PATOK DUGA

• Perubahan Budaya Patok duga memungkinkan perusahaan menetapkan target kerja baru, proses ini berperan besar dalam meyakinkan setiap orang dalam organisasi akan kredibilitas target yang ingin dicapai.

• Perbaikan Kinerja Patok duga memungkinkan perusahaan untuk mengetahu adanya gap-gap tertentu dalam kinerj a dan untuk memilih proses yang akan diperbaiki.

• Peningkatan SDM Patok duga memberikan dasar bagi pelatihan. Para karyawan mulai menyadari bahwa ada gap antara apa yang mereka kerjakan dan apa yang dikerjakan oleh karyawan di perusahaan yang terbaik dikelasnya.

|EVOLUSI KONSEP PATOK DUGA - Watson

1. Reverse Enggineering, dilakukan perbandingan karakteristik produk, fungsi produk dan kinerja terhadap produk sejenis dari pesaing.

2. Competitive Benchmarking, menambah perbandingan terhadap proses yang memungkinkan produk dihasilkan adalah produk unggul.

3. Process Benchmarking, cakupan lebih luas, dengan anggapan dasar bahwa beberapa proses bisnis perusahaan terkemuka yang sukses memiliki kemiripan dengan perusahaan yang akan melakukan patok duga.

4. Strategic Benchmarking, berkaitan dengan arah strategis jangka panjang (mengevaluasi alternatif, implementasi strategi bisnis, dan memperbaiki kinerja dengan memahami dan mengadaptasi strategi yang telah berhasil).

5. Global Benchmarking, mancakup semua generasi, dengan tambahan bahwa cakupan geografisnya sudah mengglobal dengan membandingkan terhadap mitra global maupun pesaing

|JENIS PATOK DUGA

• Internal Pendekatan dilakukan dengan membandingkan operasi suatu bagian dengan bahian intenal lainnya dalam satu organisasi.

• Kompetitif Pendekatan dilakukan dengan mengadakan perbandingan dengan berbagai pesaing.

• Fungfsional Pendekatan dilakukan dnegan membandingkan fungsi atau proses dari perusahaan-perusahaan yang berdada di berbagai industri.

• Generik Pendekatan dilakukan dengan membandingkan pada proses bisnis fundamental yang cenderung sama di setiap industri.

|PENDEKATAN DALAM MELAKUKAN PATOK DUGA

• Riset In House Dilaksanakan dengan melakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan sendiri maupun informasi yang ada di publik.

• Riset Pihak Ketiga Dengan membiayai kegiatan patok duga yang akan dilakukan oleh perusahaan surveyor dan menyelanggarakan forum diskusi panel.

• Pertukaran Langsung Melalui kuisioner, survei melalui telepon, dan lain-lain. Biasaya cara berikutnya dengan kunjungan langsung.

• Kunjungan Langsung Melakukan kunjungan ke lokasi mitra patok duga, dengan wawancara dan tukar informasi.

|TAHAP PROSES PATOK DUGA – Karlof dan Ostblom

1. Apa yang akan dipatok duga2. Identifikasi mitra patok duga3. Pengumpulan Informasi4. Analisis5. Implementasi

| TAHAP PROSES PATOK DUGA – Goetsch dan Davis

1. Komitmen Manajemen2. Basis pada proses perusahaan itu sendiri3. Identifikasi dan dokumentasi setiap kekuatan dan kelemahan perusahaan4. Pemilihan proses yang akan dipatok duga5. Pembentukan tim patok duga6. Penelitian terhadap objek yang terbaik di kelasnya7. Pemilihan calon mitra patok duga yang terbaik di kelasnya8. Mencapai kesepakatan dengan mitra patok duga9. Pengumpulan data10. Analisis data dan penentuan gap11. Perencanaan tindakan untuk mengurangi kesenjanagan yang ada atau

bahkan menggulingkannya12. Implementasi perubahan13. Pemantauan14. Memperbaharui patok duga, dan melanjutkan siklus tersebut

|PERANAN MANAJEMEN DALAM PATOK DUGA

• Komitmen terhadap perubahan Patok duga membutuhkan komitmen yang sungguh-sungguh. Bila komitmen ini tidak ada hanya akan menjadi pemborosan biaya dan tenaga.

• Pendanaan Dana ini menudukung perjalanan tim untuk mengunjungi organasisas-organisasi yang memiliki proses terbaik di kelasnya.

• Sumber Daya Manusia Memutuskan pihak sumber daya manusia mana yang melakukan patok duga.

• Pengungkapan Manajemen berwenang membuat keputusan untuk mengungkap suatu informasi.

• Keterlibatan Manajemen harus terlibat secara aktif dan nyata dalam setiap aspek proses patok duga.

Berikut syarat-syaratnya

|PRASYARAT PATOK DUGA

• Kemajan dan Komitmen• Keterkaitan Tujuan Strategik• Tujuan untuk menjadi terbaik, bukan hanya untuk perbaikan• Keterbukaan terhadap ide-ide• Pemahaman terhadap Proses, Produk, dan Jasa yang ada• Proses yang terdokumentasi• Keterampilan Analisis Proses• Keterampilan Riset, Komunikasi, dan Pembentukan Tim

1. Langkah yang baik, misalnya (1)Melakukan riset pasar dan survei mengenai kepuasan pelanggan (2) Sedapat mungkin mengumpulkan informasi atau data di saat transaksi terjadi

2. Langkah Keliru, misalnya (1) Menyuap seseorang untuk menjadi informan (2) Menyadap rahasia perusahaan yang akan dipatok duga

3. Langkah yang masih perlu, misalnya (1) Merekrut karyawan dari perusahaan pesaing (2) Bertanya tanpa menyebut nama dan asal perushaan dalam suatu pertemuan teknis patok duga

4. Hal yang perlu dihindari, misalnya (1) Menyebarkan informasi kepada publik tentang mitra patok duga tanpa mendapat izin sebelumnya (2) menanyakan sesuatu yang kita sendiri belum tentu memanfaatkannya.

|ATURAN MAIN

Kode Etik Internasional yang harus diikuti antara lain :

|KODE ETIK

• Prinsip Legalitas• Prinsip Pertukaran• Prinsip Kerahasiaan• Prinsip Penggunaan• Prinsip Kontak Pihak Pertama• Prinsip Kontak Pihak Ketiga

Berikut adalah hambatan dari patok duga :

|HAMBATAN-HAMBATAN PATOK DUGA

1. Fokus internal2. Tujuan patok duga terlalu luas3. Skedul yang tidak Realistis4. Komposisi tim yang kurang tepat5. Bersedia menerima “OK-in Class”6. Penekanan yang tidak tepat7. Kekurangpekaan terhadap mitra8. Dukungan manajemen puncak yang terbatas