TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL...

42
i TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS PASKA AKREDITASI DI PUSKESMAS NGAGLIK 1 KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2017 KARYA TULIS ILMIAH Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Mendapatkan Gelar Ahli Madya Perekam dan Informasi Kesehatan di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Disusun oleh : HUSNUL FATTIMAH 1314040 PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3) STIKES JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA 2017

Transcript of TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL...

Page 1: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

i

TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM

MEDIS PASKA AKREDITASI DI PUSKESMAS NGAGLIK 1

KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2017

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Mendapatkan Gelar Ahli Madya

Perekam dan Informasi Kesehatan di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh :

HUSNUL FATTIMAH

1314040

PROGRAM STUDI

PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

STIKES JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2017

Page 2: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

ii

Page 3: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

iii

Page 4: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

iv

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh

Puji syukur peneliti panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat,

hidayah serta inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan usulan penelitian

dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun 2017”.

Karya Tulis Ilmiah ini dapat diselesaikan atas bimbingan, arahan, dan bantuan

berbagai pihak yang tidak bisa peneliti sebutkan satu persatu, dan pada kesempatan

ini penulis mengucapkan terimakasih dengan setulus-tulusnya kepada:

1. Kuswanto Hardjo., dr.M.Kesselaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

2. Sis Wuryanto, A.Md Perkes., SKM., MPH selaku Penguji dan Ketua Prodi

Perekam dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta.

3. Dra. Rawi Miharti, MPH., selaku Pembimbing Akademik PKL yang telah banyak

memberikan bimbingan dan arahan kepada kami sehingga penulis dapat

menyeselesaikan usulan penelitian ini.

4. Staf dan dosen-dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang

mendukung dan melancarkan peneliti dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah.

5. Sri Winarni, S.Si., Apt., M.Kes., selaku Kepala Puskesmas Ngaglik 1 Sleman.

6. Amrullah Yusuf, SKM., selaku Kepala Subag TU Puskesmas Ngaglik 1 Sleman

yang telah banyak membantu dalam memberikan ijin.

7. Dewi Wahyu Feba Emalia, A.Md., selaku pelaksana rekam medis di Puskesmas

Ngaglik 1 Sleman yang banyak membantu dalam memperoleh data yang

dibutuhkan.

8. Seluruh petugas rekam medis yang telah banyak membantu.

9. Bapak dan Mama yang selalu memberikan motivasi serta doa sehingga peneliti

dapat menyeselsaikan Karya Tulis Ilmiah ini tepat waktu.

Page 5: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

v

10. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang telah

mendukung da membantu dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah.

Penulis menyadari bahwa Karya Tulis Ilmiah ini masih jauh dari sempurna.Oleh

karena itu penulis sangat mengharapkan masukan dari berbagai pihak demi

kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini.

Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya, atas

segala amal kebaikan dan bantuannya.Penulis berharap semoga Karya Tulis

Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Wassalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh.

Yogyakarta, 18 Juli 2017

Penulis

Husnul Fattimah

Page 6: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ................................................................................................. iv

DAFTAR ISI ................................................................................................................ vi

DAFTAR SINGKATAN ............................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... x

DAFTAR TABEL ........................................................................................................ xi

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................... xii

INTISARI ................................................................................................................... xiv

ABSTRACT ................................................................................................................ xv

BAB I ............................................................................................................................ 1

PENDAHULUAN ........................................................................................................ 1

A. Latar Belakang ................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah .............................................................................................. 3

C. Tujuan penelitian ................................................................................................ 3

D. Manfaat Penelitian ............................................................................................. 3

E. Keaslian Penelitian ............................................................................................. 4

BAB II ........................................................................................................................... 6

TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................... 6

A. Tinjauan Teori .................................................................................................... 6

1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis .................................................... 9

2. Pengembalian Berkas Rekam Medis ............................................................ 10

3. Telusur Berkas Rekam Medis ...................................................................... 11

B. Kerangka Konsep ............................................................................................. 13

C. Pertanyaan Penelitian ....................................................................................... 13

BAB III ....................................................................................................................... 14

Page 7: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

vii

METODE PENELITIAN ............................................................................................ 14

A. Jenis dan Rancangan Penelitian ....................................................................... 14

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................................... 15

C. Subjek dan Objek Penelitian ............................................................................ 15

D. Definisi Operasional......................................................................................... 16

E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................................... 17

F. Instrumen Pengumpulan Data .......................................................................... 18

G. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data .............................................................. 19

H. Metode Pengolahan dan Analisa Data ............................................................. 19

I. Etika Penelitian ................................................................................................ 21

J. Jalannya Penelitian ........................................................................................... 22

BAB IV ....................................................................................................................... 24

HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN .......................................................... 24

A. Gambaran Umum ............................................................................................. 24

1. Sejarah Puskesmas Ngaglik 1 Sleman .......................................................... 24

2. Visi, Misi, dan Tata Nilai ............................................................................. 24

3. Waktu Pelayanan .......................................................................................... 24

B. Hasil Penelitian ................................................................................................ 25

1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis .................................................. 26

2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis ................................................ 27

3. Sistem Telusur Berkas Rekam Medis .......................................................... 29

A. Pembahasan Penelitian ..................................................................................... 31

1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis .................................................. 32

2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis ................................................ 34

3. Sistem Telusur Berkas Rekam Medis .......................................................... 35

BAB V ......................................................................................................................... 37

KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................................... 37

A. Kesimpulan ...................................................................................................... 37

B. Saran ................................................................................................................. 38

Page 8: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

viii

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 39

LAMPIRAN

Page 9: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

ix

DAFTAR SINGKATAN

BRM Berkas Rekam Medis

KTI Karya Tulis Ilmiah

PERMENKES Peraturan Menteri Kesehatan

PPPM Pusat Menelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

RM Rekam Medis

SDM Sumber Daya Manusia

SNF Straight Numerical Filing

SOP Standard Operasional Procedure

TDF Terminal Digit Filing

WHO World Health Organization

Page 10: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep……………………………………………………… 16

Gambar 4.1 Desain Tracer………………………………………………………….. 32

Page 11: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Definisi Operasional…………………………………………………….. 19

Tabel 4.1 Hasil Observasi Penyimpanan Berkas Rekam Medis…………………... 25

Tabel 4.2 Hasil Observasi Pengambilan Berkas Rekam Medis…………………… 26

Tabel 4.3 Hasil Observasi Penggunaan Tracer…………………………………….. 26

Tabel 4.4 Hasil Observasi pengembalian Berkas Relkam Medis………………….. 28

Tabel 4.5 Hasil ObservasiTelusur Berkas Rekam Medis………………………….. 29

Page 12: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Izin Studi Pendahuluan Bupati Sleman

Lampiran 2 Surat Izin Studi Pendahuluan Puskesmas Ngaglik 1 Sleman

Lampiran 3 Surat Rekomendasi Studi Pendahuluan Badan Kesatuan Bangsa dan

Politik (Kesbangpol)

Lampiran 4 Surat Izin Studi Pendahuluan Badan Perencanaan Pembangunan

Daerah (BAPPEDA)

Lampiran 5 Surat Keterangan Persetujuan Studi Pendahuluan di Puskesmas

Ngaglik 1 Sleman

Lampiran 6 Surat Izin Penelitian Bupati Sleman

Lampiran 7 Surat Izin Penelitian Puskesmas Ngaglik 1 Sleman

Lampiran 8 Surat Rekomendasi Penelitian Badan Kesatuan Bangsa dan Politik

(Kesbangpol)

Lampiran 9 Surat Izin Penelitian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

(BAPPEDA)

Lampiran 10 Surat Keterangan Persetujuan Penelitian di Puskesmas Ngaglik 1

Sleman

Lampiran 11 Keterangan Persetujuan Etik Penelitian

Lampiran 12 Pedoman Wawancara

Lampiran 13 Check-List Observasi

Lampiran 14 Check-List Dokumentasi

Lampiran 15 Transkip Hasil Wawancara

Lampiran 16 Hasil Observasi

Lampiran 17 Hasil Dokumentasi SOP Pengambilan dan Peyimpanan Rekam Medis

Lampiran 18 Hasil Dokumentasi PROTAP Pemutihan Nomor Rekam Medik

Lampiran 19 SOP Penomoran Rekam Medis

Lampiran 20 SOP Pengambilan dan Penyimpanan Rekam Medis

Page 13: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

xiii

Lampiran 21 SOP Peminjaman Rekam Medis

Lampiran 22 SOP Pencatatan Register

Lampiran 23 SOP Penggunaan Tracer

Lampiran 24 Lembar Bimbingan Karya Tulis Ilmiah

Page 14: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

xiv

TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM

MEDIS PASKA AKREDITASI DI PUSKESMAS NGAGLIK 1

KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2017

Husnul Fattimah1

, Rawi Miharti2

INTISARI

Latar Belakang: Sistem penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas merupakan

salah satu kriteria dalam penilaian akreditasi puskesmas.sistem penyimpanan dapat

mempermudah berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak penyimpanan,

mempercepat ditemukan kembali atau pengambilan berkas rekam medis yang

disimpan dalam rak penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi berkas

rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.

Dalam pelaksanaan kegiatan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik

1 Sleman tahun 2017.

Tujuan Penelitian: Mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam

medis paska akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman tahun 2017.

Metode Penelitian: Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan

pendekatan kualitatif dan menggunakan rancangan penelitian fenomenologi.

Hasil Penelitian: Puskesmas Ngaglik 1 Sleman memiliki tracer, namun dalam

pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis belum menggunakan tracer

sebagai alat ganti berkas rekam medis yang dipinjam untuk keperluan apapun.

sedangkantracer dapat membantu petugas dalam menelusur berkas rekam medis yang

hilang/ tidak berada pada tempatnya. Hal ini dapat menghambat dalam penyediaan

berkas rekam medis pasien yang diperlukan.

Kesimpulan: Pelaksanan pengambilan, pegembalian dan telusur berkas rekam medis

di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum berjalan sebagaimana mestinya.

Kata Kunci: Pengembalian Berkas Rekam Medis, Pengembalian Berkas Rekam

Medis, Telusur Berkas Rekam Medis

1Mahasiswa Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan (D3) Stikes Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta. 2Dosen Pembimbing Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan (D3) Stikes

Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

Page 15: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

xv

TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM

MEDIS PASKA AKREDITASI DI PUSKESMAS NGAGLIK 1

KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2017

Husnul Fattimah1

, Rawi Miharti2

ABSTRACT

Background: The storage system of medical record files at Puskesmas is one of the

criteria in the assessment of accreditation of puskesmas. Storage systems may

facilitate medical record files to be stored in storage shelves, speed up rediscovery or

retrieval of medical record files stored in storage shelves, easy returns, and protect

medical record files from theft, physical, chemical, and biological harm. In the

implementation of the activity of storing medical record files at Puskesmas Ngaglik 1

Sleman in 2017.

Objective:Knowing the implementation of post-accreditation medical records file

system at Puskesmas Ngaglik 1 Sleman in 2017.

Methode: This research uses descriptive research type with qualitative approach and

using phenomenology research design.

Result: Puskesmas Ngaglik 1 Sleman has a tracer, but in the retrieval and return of

medical records file has not used tracer as a tool to replace medical record files

borrowed for any purpose. While tracer can assist the officer in searching missing /

missing file medical records. This may hamper the provision of patient medical

record files as needed.

Conclusions: Implementation of retrieval, return and search of medical record files at

Puskesmas Ngaglik 1 Sleman not run properly.

Keywords: Medical Record File Record, Medical Record File Record, Medical

Record File Search

1Student of Record and Health Information (D3) Study Program Stikes Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta. 2Lecturers of Medical Record and Health Information Study Program Stikes jenderal

Achmad Yani Yogyakarta.

Page 16: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Puskesmas dijelaskan dalam Permenkes No. 75 Tahun 2014, merupakan fasilitas

pelayanan kesehatan tingkat pertama yang berperan penting dalam meningkatkan

aksesibilitas, keterjangkauan, dan kualitas pelayanan dalam rangka meningkatkan

derajat kesehatan masyarakat serta menyukseskan program jaminan kesehatan.

Setiap Puskesmas wajib menyelenggarakan rekam medis karena rekam medis

merupakan jantungnya sebuah institusi pelayanan kesehatan yang harus dirawat dan

dilindungi. Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila unit kerja rekam medis

melakukan tugasnya dengan baik sebagai tujuan dalam penyediaan berkas rekam

medis dan tertib administrasi. Salah satu tugas unit kerja rekam medis adalah bagian

pengolahan data diruang penyimpanan atau filing yang diakreditasi oleh Departemen

Kesehatan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan berkas atas dasar sistem

penjajaran tertentu melalui prosedur yang sistematis (Hatta, 2008).

Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam

suatu institusi pelayanan kesehatan, karena sistem penyimpanan dapat mempermudah

berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak penyimpanan, mempercepat

ditemukan kembali atau pengambilan berkas rekam medis yang disimpan dalam rak

penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi berkas rekam medis dari

bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi (Hatta, 2008).Sistem

penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanannya terdiri dari sentralisasi dan

desentralisasi. Sedangkan berdasarkan cara penjajarannya dibagi menjadi 3 yaitu,

Straight Numerical filing (SNF) atau sistem nomor langsung; Midle Digit Filing

(MDF) atau sistem angka tengah; Terminal Digit Filing (TDF) atau sistem angka

akhir.

Sistem penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas merupakan salah satu kriteria

dalam penilaian akreditasi puskesmas. Akreditasi Puskesmas menurut

Page 17: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

2

Permenkes No 46 tahun 2016 adalah pengakuan terhadap Puskesmas yang

dinilaitelah memenuhi standar pelayananan Puskesmas untuk meningkatkan mutu

pelayanan Puskesmas yang berkesinambungan.

Hasil observasi diketahui bahwa Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sudah terakreditasi

dengan status pelayanan kesehatan dasar pada tanggal 31 Januari 2016 dan sistem

pengelolaan yang digunakan adalah sentralisasi, yaitu dimana berkas rekam medis

pasien rawat jalan dan rawat inap dijadikan satu dalam ruang filing dengan sistem

penomoran family folder yaitu dalam satu berkas rekam medis digunakan oleh satu

keluarga yang diberikan tambahan kode khusus pada masing-masing formulir untuk

menandai kode rekam medis Ayah, Ibu, dan Anak.Sedangkan sistem penyimpanan

secara numerik menggunakan Straight Numerical Filing (SNF), yang dimana

merupakan suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan urutan

langsung nomor rekam medisnya dalam rak penyimpanan. Dalam pelaksanaan

penyimpanan berkas rekam medis masih ditemukan adanya salah letak (misfile)

karena belum menggunakan tracer sebagai alat kendali untuk keluar dan masuknya

berkas rekam medis pada rak penyimpanan dan belum menggunakan buku kendali

sebagai alat untuk serah terima berkas rekam medis agar jelas siapa yang meminjam

dan menerimanya. Hal tersebut dapat menghambat dalam penyediaan berkas rekam

medis pasien yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat,selain itu menjadikan berkas

rekam medis yang dicari tidak ditemukan atau tidak tersedia sehingga petugas harus

membuatkan berkas rekam medis yang baru, apabila berkas rekam medis tersebut

dapat ditemukan dikemudian hari maka berkas rekam medis yang baru akan

digabungkan dengan berkas rekam medis yang lama.

Berdasarkan uraian diatas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang

“Tinjaun Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Paska

Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun 2017”.

Page 18: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

3

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dalam latar belakang diatas, maka perumusan masalah dalam

penelitian ini adalah: Bagaimana Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Paska

Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1Sleman ?

C. Tujuan penelitian

1. Tujuan Umum

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem peyimpanan berkas

rekam medis paska akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman Yogyakarta.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui pengambilan berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1

Sleman.

b. Mengetahui pengembalian berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1

Sleman.

c. Mengetahui sistem telusur berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1

Sleman.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Puskesmas

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan pengalaman

serta dapat digunakan sebagai masukkan dalam melakukan penyimpanan berkas

rekam medis di Puskesmas.

2. Bagi Institusi Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Menambah referensi perpustakaan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta dan

sebagai tolak ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan, terutama mengenai

Page 19: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

4

sistem penyimpanan berkas rekam medis serta sebagai referensi untuk dasar

acuan dalam pengembangan penelitian selanjutnya.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

Penelitian ini juga dapat menjadi acuan bagi peneliti selanjutnya yang akan

melakukan penelitian khususnya mengenai sistem penyimpanan berkas rekam

medis paska akreditasi di Puskesmas.

E. Keaslian Penelitian

Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang difokuskan pada mengapa masih

terjadi ketidaktepatan dalam pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis di

Pusksmas Ngaglik 1 paska akreditasi, dengan desain fenomenologi. Penelitian yang

berkaitan dengan penelitian ini adalah:

1. Pujilestari (2016) dengan judul “Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan Unsur Manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta”.

Persamaan penelitian yang dilakukan Pujilestari dengan peneliti yaitu sama sama-

sama ingin mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis.

Perbedaan terdapat pada tempat penelitian, Pujilestari melakukan penelitian di

Rumah Sakit sedangkan peneliti melakukan penelitian di Puskesmas dan pada

unsur 5M yang digunakan oleh Pujilestari.Sedangkan peneliti tidak menggunakan

unsur 5M untuk mengetahui sistem penyimpanan berkas rekam di Puskesmas

Ngaglik 1 Sleman Yogyakarta.

2. Nugroho (2015) dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Perubahan Sistem

Penyimpanan Berkas Rekam Medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten”.

Persamaan penelitian yang dilakukan Nugroho dengan peneliti yaitu sama-sama

ingin mengetahui sistem penyimpanan yang dilaksanakan. Perbedaan terdapat

pada tempat penelitian, Nugroho melakukan penelitian di Rumah Sakit sedangkan

peneliti melakukan penelitian di Puskesma dan pada perencanaan perubahan

Page 20: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

5

sistem penyimpanan yang dilakukan oleh Nugroho dengan cara menyiapkan

SDM, anggaran, dan peralatan. Sedangkan peneliti ingin meninjau pelaksanaan

sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan cara mengetahui sistem

pengambilan, sistem pengembalian, dan sistem telusur berkas rekam medis.

3. Sampurno (2015) dengan judul “Desain Tracer (Outguide) dalam Penyimpanan

Berkas Rekam Medis di RSIY PDHI Yogyakarta”.

Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Sampurna dengan peneliti yaitu

sama-sama ingin mengetahui penyebab terjadinya misfile yaitu karena tidak

menggunakan tracer untuk pengganti rekam medis yang keluar atau dipinjam.

Perbedaan terdapat pada tempat penelitian, Sampurno melakukan penelitian di

Rumah Sakit sedangkan peneliti melakukan penelitian di Puskesmas dan pada

pembuatan desain tracer yang dilakukan oleh Sampurno.Sedangkan peneliti tidak

membuatkan desain tracer karena di Puskesmas Ngaglik 1 sudah memiliki tracer

namun tidak digunakan.

Page 21: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

23

g. Mempersiapkan alat penelitian berupa pedoman observasi dan pedoman

wawancara.

h. Memperbaiki usulan penelitian.

i. Mengurus surat izin penelitian.

2. Tahap Pelaksanaan

Pelaksanaan penelitian merupakan proses pengumpulan data yang disusun

dalam bab IV hasil dan pembahasan penelitian. Penelitian ini dilaksanakan di

Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman pada bulan Juni, setelah peneliti

mendapatkan ijin untuk melakukan penelitian. Peneliti bekerja sama dengan

petugas rekam medis mengenai teknis jalannya penelitian dengan cara

wawancara, observasi, triangulasi sumber dan studi dokumentasi. Wawancara

penliti dengan responden A dan responden B dilakukan pada tanggal 07 Juni

2017. Kemudian peneliti melakukan obeservasi pada tanggal 08 Juni 2017,

setelah itu peniliti melakukan verifikasi hasil wawancara dan observasi kepada

triangulasi sumber.Sedangkan studi dokumentasi dilakukan pada tanggal 09 Juni

2017.

3. Tahap Penyusunan Karya Tulis Ilmiah

Penyusunan laporan dilaksanakan pada bulan juni ketika data yang diperlukan

sudah terkumpul, kemudian peneliti mengolah data terlebih dahulu sebelum

melakukan analisa data. Setelah data di analisa kemudian dijabarkan di bab iv dan

v, adapun bab iv berisi tentang hasil penelitian, pembahasan, dan keterbatasan

penelitian serta untuk bab v berisi tentang kesimpulan dan saran. Penyusunan

karya tulis ilmiah selesai kemudian peneliti berkonsultasi dengan pembimbing

dan melakukan revisi sebelum mendapatkan ijin untuk seminar hasil penelitian

dan mengumpulkan KTI

Page 22: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

24

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN

A. Gambaran Umum

1. Sejarah Puskesmas Ngaglik 1 Sleman

Puskesmas Ngaglik 1 Sleman beralamat di Jalan Kaliurang KM. 10,

Gondangan, Sardonoharjo, Ngaglik, Kabupaten Sleman, Yogyakarta. Sejarah

berdirinya Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sampai saat ini belum diketahui secara

pasti. Namun, Puskesmas Ngaglik 1 diresmikan kan pada tanggal 28 Februari

2009 oleh Gubernur D.I.Yogyakarta Hamengku Buwono X.

2. Visi, Misi, dan Tata Nilai

a. Visi

Terwujudnya pelayanan kesehatan yang bermutu menuju masyarakat Sleman

sehat yang mandiri, berdaya saing dan berkeadilan.

b. Misi

1) Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan

berkesinambungan.

2) Memberdayakan masyarakat untuk lebih mandiri dalam upaya kesehatan.

3) Mengembangkan sumberdaya layanan yang memadai.

4) Membangun kerja sama lintas program ddan lintas sector yang harmonis.

c. Tata Nilai

1) Professional

2) Disiplin dan Tanggungjawab

3) Transparansi

4) Kerkasama

3. Waktu Pelayanan

a. Pendaftaran

1) Senin – Kamis : Pukul 07.30 – 12.00 WIB

2) Jumat : Pukul 07.30 – 10.30 WIB

Page 23: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

25

3) Sabtu : Pukul 07.30 – 11.00 WIB

b. Pelayanan

1) Senin – Kamis : Pukul 08.00 – 14.15 WIB

2) Jumat : Pukul 08.00 – 11.15 WIB

3) Sabtu : Pukul 08.00 – 12.45 WIB.

B. Hasil Penelitian

Tanggal 31 Januari 2016, Puskesmas Ngaglik I telah terakreditasi dengan status

pelayanan kesehatan dasar.Salah satu kriteria penilaian akreditasi puskesmas menurut

Permenkes No 46 Tahun 2016, adalah adanya sistem yang memandu penyimpanan

dan pemrosesan rekam medis. Berdasarkan hasil observasi yang peneliti lakukan,

berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman dikelola secara sentralisasi

menggunakan sistem Penyimpanan SNFdengan sistem penomoran family folder

berdasarkan wilayahnya, tetapi berkas rekam medis untuk Ayah, Ibu, Anak belum

dipisah dan masih disimpan menjadi satu dalam berkas rekam medis.

Tabel 4.1 Hasil Observasi Penyimpanan Berkas Rekam Medis

No Pengamatan Ya Tidak Keterangan

1 Family folder √ Sistem penomoran family

foldertetapi 1 keluarga masih

menggunakan 1 berkas rekam

medis yang di dalamnya berisi

catatan medis anggota

keluarganya.

2 TDF √ Masih menerapkan sistem

penyimpanan SNF

3 Sentralisasi √ Berkas rekam medis pasien RJ

dan pasien IGD disimpan dalam

satu ruangan

Page 24: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

26

Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum melakukan peralihan sistem penyimpanan dari

SNF ke TDF dengan alasan kurangnya petugas yang berkompeten untuk melakukan

perubahan tersebut.

1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti, pengambilan berkas

rekam medis tidak hanya dilakukan oleh petugas rekam medis/ petugas

filing.Perawat klinik seringkali mencari dan mengambil sendiri berkas rekam

medis pasien yang diperlukan dengan alasan berkas rekam medis lama sampai ke

klinik dan pasien sudah menunggu lama.

Table 4.2 Hasil Observasi Pengambilan Berkas Rekam Medis

No Pengamatan Ya Tidak Keterangan

1 Pengambilan berkas rm

juga dilakukan selain

petugas rm

√ Perawat klinik seringkali

mengambil sendiri berkas rm

yang dibutuhkan.

Hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti sejalan dengan hasil wawancara

yang peneliti lakukan dengan responden A pada tanggal 07 Juni 2017 pukul 09.34

WIB, yang menyatakan bahwa:

Proses pengambilan berkas rekam medis dimulai dari petugas pendaftaran

memberikan kertas kecil yang berisi nomor rekam medis kepada petugas filing.

Kemudian petugas filing mencari berkas rekam medis pada rak nya, setelah

berkas ditemukan petugas langsung mengambil berkas rekam medis tersebut

tanpa menggantinya dengan tracersebagai alat ganti berkas rekam medis yang

dipinjam.

“yang mengambil berkas rekam medis petugas pendaftaran sama petugas

filing. Tapi juga ada perawat yang mencari sendiri jika berkasnya belum

sampai ke klinik tapi pasien sudah menunggu lama di depan klinik”.

Responden A

Page 25: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

27

Tabel 4.3 Hasil Observasi Penggunaan Tracer

No Pengamatan Ya Tidak Keterangan

1 Tracer √ Memiliki tracer namun tidak

digunakan dalam pengambilan

berkas rekam medis.

Selain tidak menggunakan tracer dalam pengambilan berkas rekam medis,

petugas juga tidak menulis pada buku kendali/ buku ekspedisi bahwa rekam

medis tersebut dipinjam pada tanggal berapa, oleh siapa dan untuk keperluan apa.

Seperti yang dikatakan oleh responden B sebagai berikut:

Pernyataan responden A dan B diatas sejalan dengan pernyataan triangulasi

sumber yang peneliti wawancarai pada tanggal 08 Juni 2017 pukul 13.06 WIB,

yang menyatakan bahwa masih ada perawat yang mengambil sendiri berkas

rekam medis pasien dan dalam pengambilannya seluruh petugas rekam medis

tidak menggunakan tracer sebaga kartu kendali. Berikut pernyataannya:

2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis

Berdasarkan observasi yang peneliti lakukan pada tanggal 07 Juni 2017, petugas

mengembalikan berkas rekam medis setelah perawat klinik meng-entry sensus

kunjungan harian pasien pada komputer lalu mengembalikan berkas rekam medis

ke ruang filing.Setelah itu petugas memisahkan berkas rekam medis sesuai nomor

pada rak penyimpanannya.Kemudian berkas rekam medis dimasukkan ke dalam

“Pendaftaran menulis nomor rekam medis pasien di kertas kecil diserahkan ke

petugas filing baru petugas mencari.Berkasnya diambil terus diserahkan ke

petugas yang di pendaftaran untuk di distribusikan ke klinik, tidak pakai tracer

mengambilnya dan tidak ditulis di buku ekspedisi”.

Responden

“Yang berhak mengambil berkas rekam medis sebenarnya ya petugas

pendaftaran kalau di Puskesmas.Tapi kadang kalau berkasnya lama sampai ke

poli ya perawat mecari sendiri. Kalau cara mengambilnya ya sebenarnya

pakeai tracer tapi di sini tidak pakai karna kurangnya kesadaran dari petugas

nya sendiri”.

Triangulasi Sumber

Page 26: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

28

rak penyimpanan sesuai nomor urutnya tanpa menarik tracer sesuai prosedur yang

tertera pada SOP karena di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman tracer belum digunakan.

Sedangkan, pengembalian berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan

dilakukan oleh petugas filing pada keesokan harinya setelah berkas rekam medis

dipinjam bukan pada akhir waktu jam kerja. Hal ini sesuai dengan pernyataan dari

responden A yang telah peneliti wawancarai. Berikut pernyataannya:

Table 4.4 Hasil Observasi Pengembalian berkas rekam medis

No Pengamatan Ya Tidak Keterangan

1 Pengembalian berkas

rekam medis di akhir

waktu jam kerja

√ Jika klinik mengembalikan

berkas rekam medis ke ruang

filing pada keesokan harinya,

petugas juga mengembalikan

berkas rekam medis ke dalam

rak penyimpanan keesokan

harinya.

hasil observasi peneliti dan pernyataan respenden A diatas sejalan dengan

pernyataan responden B yang menyatakan sebagai berikut:

Pernyataan responden A dan responden B dapat dipahami setelah peneliti

mewawancarai triangulasi sumber pada tanggal 08 Juni 2017 pukul 13.03 WIB

yang menyatakan bahwa pengembalian berkas rekam medis bisa dilakukan siang

hari atau keesokan harinya. Berikut pernyataannya:

“berkas rekam medis dikembalikan besok paginya setelah di entry ke sensus

harian oleh perawat klinik”.

Responden A

“ya dikembalikan siangnya sehabis pelayanan tapi kadang juga besok paginya

kalau perawat klinik mengembalikannya pagi hari”.

Responden B

“berkas rekam medis ya seharusnya dikembalikan siang hari di akhir jam

waktu kerja tapi ya sering dikembalikan keesokan harinya karena perawat

klinik mengembalikan berkas rekam medis ke petugas filing kadang pagi hari

bukan saat selesai waktu pelayanan.”

Triangulasi Sumber

Page 27: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

29

3. Sistem Telusur Berkas Rekam Medis

Berdasarkan hasil observasi yang peneliti lakukan, Puskesmas Ngaglik 1 Sleman

belum menggunakan tracer, buku kendali/ buku ekspedisi, dan kode warna

sebagai alat bantu untuk menelusur berkas rekam medis yang hilang/ tidak berada

pada tempatnya.

Tabel 4.5 Hasil Observasi Telusur Berkas Rekam Medis

No Pengamatan Ya Tidak Keterangan

1 Menggunakan alat bantu

tracer, buku ekspedisi

dan kode warna untuk

telusur berkas rekam

medis

√ Memiliki tracer namun tidak

digunakan. Sedangkan belum

memili buku ekspedisi dan kode

warna sehingga tidak digunakan.

Seperti yang dikatakan oleh responden A dan responden B, sebagai berikut:

Pernyataan responden A dan B sejalan dengan pernyataan triangulasi sumber

yang menjelaskan alasan tidak digunakannya tracer. Berikut pernyataannya:

“tracer sih punya tapi tidak dipakai”.

Responden A

“tidak pakai tracer soalnya ribet kelamaan. Tapi disini punya tracer, kalau

buku kendali tidak ada, adanya buku register kunjungan pasien.Kebanyakan

buku malah pusing kalau puskesmas”.

Responden B

“sebenarnya Puskesmas punya tracer tapi karena kurangnya kesadaran dari

petugas kalau tracer itu penting makanya tracer tidak dipakai. kalau buku

ekspedisi tidak punya, punyanya buku register kunjungan pasien. Jadi kalau

ada berkas yang hilang dicek di buku register aja pernah berobat ke poli apa”.

Triangulasi Sumber

Page 28: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

30

Tracer yang dimilik Puskesmas Ngaglik 1 Sleman masih secara manual. Berikut

desain tracer yang dimiliki Puskesmas Ngaglik 1 Sleman:

Gambar 4.1 Desain Tracer

Sumber: Puskesmas Ngaglik 1 Sleman

Jadi, jika ada berkas rekam medis yang hilang/ tidak berada pada tempatnya

petugas harus menyisir satu persatu berkas rekam medis tersebut pada nomor

nomor yang terdekat atau yang memungkin berkas rekam medis tersebut salah

letak.Puskesmas Ngaglik 1 Sleman memiliki SOP Pemutihan Nomor Rekam

Medik yang memperbolehkan dibuatkan berkas rekam medis baru jika berkas

rekam medis yang dicari tidak diketemukan untuk mempermudah petugas

pelayanan kesehatan dalam memberikan pelayanan.Jika suatu saat berkas tersebut

diketemukan maka berkas rekam medis yang baru harus digabungkan dengan

berkas rekam medis yang lama.Jika sampai pasien berkunjung kembali ke

Puskesmas tetapi berkas rekam medis yang lama belum ditemukan maka berkas

rekam medis sementara menjadi berkas rekam medis tetap. Hal ini sejalan dengan

wawancara yang peneliti lakukan kepada triangulasi sumber yang menyatakan

sebagai berikut:

PUSKESMAS NGAGLIK 1

Tgl :

No. RM:

Tujuan :

1. BPU 5. GIZI

2. GIGI 6. Terapi

3. KIA 7. Psikologi

4. LAB

Page 29: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

31

A. Pembahasan Penelitian

Menurut Pedoman Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas

(SP2TP), jenis sistem penyimpananyang paling baik digunakan untuk penyimpanan

berkas rekam medis di puskesmas dengan sistem penomoran family folder adalah

sistem penyimpanan TDF yang dikelola secara sentralisasi. family folder berfungsi

untuk memudahkan pemberi layanan kesehatan dalam mengikuti masalah kesehatan

dari suatu keluarga dan praktis dalam Praktis dalam “filing sistem”, karena satu

keluarga hanya mempunyai satu nomor pengenal/ indeks keluarga yang

disampingnya terdapat nomor untuk anggota keluarga dengan ketentuan sebagai

berikut: Kepala Keluarga (00), Istri (01), Anak (02-20). Namun pada pelaksanaannya

dengan sistem penomoran secara family folder, Puskesmas Ngaglik 1 Sleman masih

menggabungkan rekam medis 1 keluarga di dalam 1 berkas rekam medis yang berisi

catatan medik ayah, ibu, anak, dan anggota keluarga lainnya yang tinggal dalam 1

rumah.

Sistem penomoran family folder disarankan agar menerapkan sistem penyimpanan

TDF yang dikelola secara sentralisasi.karena secara teori sentralisasi lebih baik

daripada desentralisasi karena dengan sistem pengelolaan sentralisasi dapat

mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam

“kalau SOP telusur berkas rekam medis tidak ada, adanya PROTAP

pemutihan nomor rekam medik yang sinya boleh dibuatin berkas rekam

medis sementara, nanti kalau yang lama ketemu digabungin sama yang baru.

Tapi jika satu periode pelayanan pasien berkas rekam medis nya juga belum

ditemukan ya berkas rekam medis yang sementara jadi berkas rekam medis

tetap”.

Triangulasi Sumber

Page 30: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

32

medis, mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan,

serta memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan. Karena

Namun pada pelaksanaannya dengan menggunakan sistem penomoran family

folder, Puskesmas Ngaglik 1 Sleman masih menerapkan sistem penyimpanan SNF

dan belum siap untuk melakukan perubahan sistem penyimpanan dari SNF ke TDF

karena kurangnya tenaga yang memadai untuk melakukan perubahan dan

melaksanakan kegiatan tersebut. Agar perubahan sistem tersebut dapat dilaksanakan

secara baik di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebaiknya dilakukan pelatihan untuk

perubahan sistem penyimpanan SNF ke TDF .Pelatihan adalah mengajarkan keahlian

tertentu dan perubahan sikap agar karyawan semakin trampil dan mampu

melaksanakan tanggung jawabnya semakin baik sesuai dengan standar

(Mangkuprawira, 2003). Fungsi dari pelatihan adalah untuk memperbaiki kinerja dan

meningkatkan kemampuan di bidang kerjanya (Hamalik, 2001)

1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis

Pengambilan berkas rekam meds dilakukan oleh petugas filing dengan latar

belakang pendidikan SMA.Dalam pelaksanaannya pengambilan berkas rekam

medis di Puskesmas Ngaglik 1 tidak hanya dilakukan oleh petugas filing.Petugas

pendaftaran juga ikut serta dalam pencarian berkas karena pada SOP, yang berhak

melaukan pengambilan berkas rekam medis adalah petugas.Bahkan masih ada

perawat klinik yang mencari sendiri berkas rekam medis jika berkas yang

dibutuhkan lama sampai ke klinik sedangkan pasien sudah menunggu didepan

klinik.

Dalam hal ini, kegiatan pengambilan berkas rekam medis di Puskesmas

Ngaglik 1 Sleman belum memenuhi ketetapan Permenkes No. 55 tahun 2013,

bahwa yang berhak melakukan pengambilan berkas rekam medis adalah petugas

filing. Petugas filing adalah seseorang yang memiliki kompetensi perekam medis

yang diharapkan benar-benar mengetahui seluk beluk dari rekam medis secara

luas dan mendalam.Karena salah satu kompetensi perekam medis adalah mampu

Page 31: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

33

mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan

layanan medis, administrasi, dan kebutuhan informasi kesehatan.

Berdasarkan SOP nomor III/RM/075/021/2015 tentang Pengambilan dan

Penyimpanan Rekam Medis yang diterbitkan pada tanggal 2 Januari 2015,

peralatan yang digunakan untuk pengambilan berkas rekam medis adalah tracer

dan prosedur sistem pengambilan berkas rekam medis adalah sebagai berikut:

a. Terima nomor urut dan kartu pasien.

b. Melihat dengan teliti nomor rekam medis dan nama kepala keluarga.

c. Tulis nomor rekam medis pad arak sesuai dengan nomor pada kartu pasien.

d. Masukkan tracer pada tempat map rekam medis yang dimabil.

e. Serahkan map rekam medis pada petugas distribusi.

Menurut SOP, untuk pengambilan berkas rekam medis petugas meletakkan

tracer pada tempat map rekam medis yang diambil, namun pada pelaksanaannya

belum sejalan dengan SOP yang ada karena petugas belum menggunakan tracer

dalam pengambilan berkas rekam medis dengan alasan kurangnya kesadaran

petugas tentang betapa pentingnya tracer.

Hal tersebut juga belum sesuai dengan langkah-langkah pengambilan berkas

rekam medis untuk keperluan pelayanan pasien adalah sebagai berikut

(Rustiyanto dan Rahayu, 2011):

a. Menerima tracer yang sudah terisi

b. Mencari nomor rekam medis

c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah diambil

d. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan

e. Mencatatat rekam medis yang keluar pada buku ekpedisi

Untuk meningkatkan kesadaran petugas tentang pentingnya penggunaaan tracer

bisa dilakukan uji coba atau pelatihan kembali penggunaan tracer yang ada.

Page 32: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

34

2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis

Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sudah memiliki SOP yang mengatur tentang

prosedur pengembalian berkas rekam medis mulai dari perawat mengembalikan

ke ruang filing sampai dengan berkas rekam medis masuk ke dalam rak

penyimpanan.Namun, di dalam SOP tersebut belum terdapat kebijakan tentang

waktu pengembalian berkas rekam medis.Waktu pengembalian adalah jangka

waktu peminjaman dan batas waktu benda yang dpinjam harus dikembalikan.

Dengan tidak adanya ketetapan untuk waktu pengembalian, petugas melakukan

pengembalian berkas rekam medis sesuai kapan rekam medis tersebut

dikembalikan oleh perawat klinik ke ruang filing. Jika beberapa klinik

mengembalikan berkas rekam medis setelah pelayanan selesai maka petugas akan

mengembalikan saat itu juga ke dalam rak penyimpanan tanpa diproses di ruang

filing/rekam medis karena berkas rekam medis tersebut sudah di proses oleh

perawat klinik dengan mengentry data pada komputer yang ada di masing-masing

klinik.. Tapi, jika perawat mengembalikan berkas rekam medis keesokan harinya

maka petugas juga akan mengembalikan berkas rekam medis ke dalam rak

penyimpanan pada keesokan harinya. Pengembalian berkas rekam medis ke

dalam rak penyimpanan juga tidak dengan menarik tracer yang ada di dalam rak

karena di Puskesmas Ngaglik 1 belum menggunakan tracer dalam proses

pengambilan dan pengembalian. Dalam hal ini, kegiatan pengembalian berkas

rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum memenuhi ketetapan Dirjen

YanMed tahun 2006 tentang prosedur pengembalian rekam medis yang berisi

sebagai berikut:

a. berkas rekam medis kembali pada rak penyimpanan maka tracer harus di

keluarkan.

b. Pengembalian berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan dilakukan

setiap akhir waktu kerja pada siang hari yang bersamaan.

Page 33: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

35

Pelaksanaan pengembalian berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman

belum berjalan dengan tertib karena dalam SOP yang dimiliki tidak terdapat

ketentuan tentang waktu pengembalian.

3. Sistem Telusur Berkas Rekam Medis

Puskesmas Ngaglik 1 Sleman memiliki SOP tentang pemutihan nomor rekam

medik yang isinya menjelaskan prosedur pembuatan berkas rekam medis baru

jika berkas rekam medis yang dicari tidak ditemukan.Namun, belum memiliki

SOP tentang sistem telusur berkas rekam medis yang hilang/ berada pada

tempatnya.Berdasarkan Permenkes No 512 Tahun 2007, setiap pelayanan

kesehatan dalam menjalankan seluruh kegiatan harus sesuai SOP, karena SOP

memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama

untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan. Tujuan dari SOP

adalah:

a. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas.

b. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan.

c. Memperjelas tugas, wewenang, dan tanggung jawab petugas.

Beberapa alat yang bisa digunakan untuk menelusur berkas rekam medis

antara lain tracer, buku kendali, dan kode warna.Tracer merupakan alat untuk

memastikan bahwa rekam medis setiap kali akan dipindahkan dari penyimpanan

untuk tujuan apapun, harus diganti dengan tracer yang menunjukan dimana rekam

medis berada karena tracer memungkinkan rekam medis untuk ditelusuri bila

tidak ada di rak penyimpanan (WHO, 2002).

Kemudian buku kendali/ buku ekspedisi berfungsi untuk serah terima dokumen

rekam medis agar jelas siapa yang meminjam dan menerimanya (Rustiyanto dan

Rahayu, 2011).Sedangkan kode warnadigunakan untuk mengurangi jumlah

misfile dan memudahkan dalam pengambilan, pengembalian dan alat telusur

berkas rekam medis (McMiller, 2000)

Page 34: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

36

Namun, hal yang terjadi adalah belum digunakannya salah satupun alat kendali

untuk menelusur berkas rekam medis.Jadi, jika ada berkas rekam medis yang

hilang/ salah letak, petugas harus menyisir berkas rekam medis di nomor yang

memungkin terjadi kekiliruan dalam menyimpan. Hal ini membuat penyediaan

berkas rekam medis yang diperlukan akan lama sampai ke klinik.

Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebenarnya sudah memiliki tracer dalam bentuk

manual, hal ini membuat petugas merasa disulitkan dalam pengisiannya dan

dengan menggunakan tracer dirasa cukup menghambat dalam waktu penyediaan

berkas rekam medis.Hal ini bisa diatasi dengan dilakukannya pelatihan dan uji

coba kembali untuk menggunakan tracer yang sudah ada.Jika tracer yang sudah

ada dirasa masih membuat petugas kesusahan dan terlalu lama dalam penyediaan

berkas rekam medis yang dibutuhkan, bisa dilakukan perancangan ulang

pembuatan tracer elektronik. Tracer elektronik akan memudahkan petugas karena

tracer elektronik secara otomatis sudah terdapat nama, nomot rekam medis,

tanggal pemeriksaan, dan klinik yang dituju, sehingga petugas tidak perlu

menuliskan identitas pasien secara manual.

Sedangkan untuk buku ekspedisi saat ini Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum

memiliki dengan alasan terlalu banyak buku yang digunakan di Puskesmas akan

semakin menyulitkan petugas.Kode warna juga tidak digunakan di Puskesmas

Ngaglik 1 Sleman karena sistem penyimpanan yang digunakan masih SNF belum

TDF.Karena kode warna bisa digunakan jika sistem penyimpanan di Puskesmas

sudah TDF.

Page 35: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

37

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Pelaksanaan kegiatan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1

Sleman belum berjalan sebagaimana mestinya karena dengan sistem penomoran

family folder, rekam medis 1 keluarga disimpan menjadi satu dalam berkas rekam

medis yang sama sehingga menyulitkan jika beberapa anggota keluarga melakukan

pemeriksaan kesehatan diwaktu yang bersamaan. Puseksmas Ngaglik 1 Sleman juga

masih menerapkan sistem penyimpanan SNF dan belum TDF.

1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis

Pengambilan berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum

berjalan sesuai SOP yang ada karena belum dilakukan oleh petugas yang

diharuskan dan belum menggunakan tracer dalam kegiatannya.

2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis

Pengembalian berkas rekam medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman belum

berjalan dengan tertib karena belum memiliki ketentuan waktu pengembalian

berkas rekam medis.

3. Sistem Telusur Berkas Rekam Medis

Pusksmas Nggalik 1 Sleman belum memiliki SOP telusur berkas rekam medis

dan belum menggunakan alat bantu telusur berkas rekam medis seperti tracer,

buku kendali, dan kode warna. Sehingga bila rekam medis tidak ditemukan

petugas harus menyisir berkas untuk menelusur berkas rekam medis.

Page 36: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

38

B. Saran

Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebaiknya memisahkan berkas rekam medis setiap

anggota keluarga dan mengadakan atau mengikutsertakan petugas rekam medis

dalam pelatihan perubahan sistem penyimpanan dari SNF ke TDF.

1. Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis

Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebaiknya melakukan ujicoba ulang

penggunaan tracer yang sudah ada .

2. Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis

SOP Pengembalian Berkas Rekam Medis di Puskesmas Ngaglik 1 Sleman

sebaiknya terdapat isi yang mengatur tentang waktu pengembalian berkas rekam

medis agar petugas filing tepat waktu dalam pengembalian berkas rekam medis

sehingga berkas rekam medis selalu terpantau.

3. Telusur Berkas Rekam Medis

a. Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebaiknya menyusun SOP yang mengatur

sistem telusur berkas rekam medis.

b. Puskesmas Ngaglik 1 Sleman sebaiknya melakukan perencanaan pembuatan

tracer elektronik. buku ekspedisi atau kode warna untuk memudahkan dalam

menelusur berkas rekam medis yang tidak berada pada tempatnya.

Page 37: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

39

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, S. (2010),Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik, Rineka Cipta,

Bandung.

Azwar, S. (2012),Metode Penelitian, Pustaka Pelajar, Yogyakarta.

Danim dan Darwis. (2012),Metodologi Penelitian Kesehatan, Penerbit Buku

Kedokteran EGC.

Departemen Kesehatan RI. (1983),Pedoman Sistem Pencatatan dan Pelaporan

Terpadu Puskesmas. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

Hamidi. (2004),Metode Penelitian Kualitatif: Aplikasi Praktis Pembuatan Proposal

dan Laporan Penelitian, UMM Press, Malang.

Hatta, Gemala R. (2008),Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana

Pelayanan Kesehatan, Universitas Indonesia, Jakarta.

Mc. Miller, K. (2000).Being A Medical Records Clerk. Prentice Hall, Inc.United

States Of Amerika.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2004),Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

29/PER/MENKES/2004 tentang Praktik Kedokteran, Menteri Kesehatan

Republik Inodesia, Jakarta.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2008),Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor 269/PER/MENKES/2008 tentang Rekam Medis,

Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2013),Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

55/PER/MENKES/2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis,

Mentrian Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2014),Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor 75/PER/MENKES/2014 tentang Pusat Kesehatan

Masyarakat, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2004),Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor 512/PER/MENKES/IV/2016 tentang Izin Praktek

Kedokteran, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

Menteri Kesehatan Republik Indonsia. (2016),Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor 46/PER/MENKES/2016 tentang Akreditasi Puskesmas,

Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter dan Dokter Gigi. Menteri

Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

Page 38: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

40

Moleong, L. J. (2010),Metodologi Penelitian Kualitatif, Remaja Rosda Karya,

Bandung.

Notoatmodjo, S. (2010),Metodologi Penelitian Kesehatan, Rineka Cipta, Jakarta.

_____________ (2012),Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta.

Nugroho, Arif T. (2015),Tinjauan Pelaksanaan Perubahan Sistem Penyimpanan

Berkas Rekam Medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten, KTI Program

Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Yogyakarta.

Pujilestari, Anik. (2016),Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan Unsur Manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda, Skripsi

Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat, Yogyakarta.

Rustiyanto, E dan Rahayu. W. A. (2011),Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan, Permata Indonesia, Yogyakarta.

Sampurno, Yossi. (2015),Desain Tracer (Outguide) dalam Penyimpanan Berkas

Rekam Medis di RSIY PDHI Yogyakarta, KTI Program Studi Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan, Yogyakarta.

Saryono. (2008),Metodologi Penelitian Pendidikan, Mitra Cendika, Yogyakarta.

Sugiyono. (2012),Metodologi Penelitian Pendidikan, Alfabetika, Bandung.

________ (2016),Metodologi Penelitian Pendidikan, Alfabetika, Bandung.

Sulistyaningsih. (2010).Metodologi Penelitian Kebidanan Kuantitatif-Kualitatif,

Graha Ilmu, Yogyakarta.

Page 39: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

LAMPIRAN

Page 40: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

Lampiran 11

YAYASAN KARTIKA EKA PAKSI

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN JNDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

Jl. Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman, Yogyakarta.

Telp. (0274) 4342000, Fax. (0274) 4342542

PEDOMAN WAWANCARA

Nama :

Tanggal Wawancara :

Tempat Wawancara :

1. Apakah ada kebijakan atau prosedur dalam pengambilan berkas rekam medis?

Secara tertulis atau lisan?

2. Bagaimana cara pengambilan berkas rekam medis dari dalam rak penyimpanan?

3. Alat bantu apa saja yang digunakan untuk pengambilan berkas rekam medis?

4. Siapa yang melakukan pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan?

5. Apakah ada kebijakan atau prosedur dalam pengembalian berkas rekam medis?

Secara tertulis atau lisan?

6. Kapan pengembalian berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan dilakukan?

7. Siapa yang melakukan pengembalian berkas rekam medis ke dalam rak

penyimpanan?

8. Apakah ada kebijakan atau prosedur dalam telusur berkas rekam medis? Secara

tertulis atau lisan?

9. Bagaimana sistem telusur yang digunakan untuk mencari berkas rekam medis

yang tidak ada pada tempatnya?

Page 41: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun

10. Alat bantu apa yang digunakan untuk menelusur berkas rekam medis yang hilang/

tidak ada pada tempatnya?

11. Mengapa belum menggunakan alat bantu telusur berkam medis seperti tracer,

buku kendali/ ekspedisi dan kode warna?

Page 42: TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS …repository.unjaya.ac.id/2004/2/HUSNUL FATTIMAH_1314040_pisah.pdf · Paska Akreditasi di Puskesmas Ngaglik 1 Kabupaten Sleman Tahun