TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK...

TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA KUALITAS

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Periode : Tahun 2016

Disusun oleh : Kepala Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas

Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.

Dikendalikan oleh : Manager Representative


Diketahui oleh : Ketua Jurusan

Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D

Visi

Menjadi laboratorium pengembangan Statistik dan Rekayasa Kualitas utama secara

teori dan terapan pada tingkat nasional dan internasional sesuai dengan kurikulum

pendidikan Teknik Industri yang sejalan dengan Tri Darma Perguruan Tinggi pada

tahun 2020.

Misi

1. Menyelenggarakan program praktikum Statistik Industri yang sesuai dengan

industri dan kebutuhan masyarakat untuk mendukung peran mahasiswa dengan

potensi pendidikan moral dan jiwa entrepreneur.

2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pengembangan

penerapan ilmu Statistik Industri dan Rekayasa Kualitas dan membantu

menyelesaikan permasalahan di bidang industri.

3. Memberikan pelayanan kepada stakeholder melalui pendidikan, penelitian dan

pengabdian masyarakat.

4. Membangun kerjasama dengan lembaga nasional dan internasional dalam rangka

untuk memperbaiki proses praktikum dan kerjasama dalam penelitian.

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2016

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Ishardita Pambudi Tama ST., MT., Ph.D.

5. Koordinator Penyusun : Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.

6. Anggota Penyusun : 1) M. Hafid Zamroni 2) Harizka Dwi Putri A. 3) Maulivia Rizma 4) Ismanu Hutama P. 5) Annisaa Adi Ramadhan 6) Silvya Ratri Nugraheni 7) Tiffany Clara Alesi 8) Anisa Lutfiana 9) Fitriyanti Nur C. 10) Fajri Rahman 11) Fachrezy Pangestu W. 12) Annisa Dian Islami 13) Billy Anugrah

14) Destantri Anggun R 15) Khalishah Mutiara P. 16) Medi Susanto 17) Roby Kurniawan 18) Unggul Setiaji

7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2016

Malang, 21 November 2016

Pimpinan Unit Kerja,

Ttd


NIP. 2013118912112001


ii Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................... i

I. PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

II. LINGKUP BAHASAN ......................................................................................... 2

III. PELAKSANAAN ................................................................................................ 2

IV. HASIL ............................................................................................................ 3

1. Hasil Audit Internal ................................................................................... 3

2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 7

3. Umpan Balik Pelanggan ............................................................................. 9

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ..................................................................... 15

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................. 19

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ....................................... 29

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 34

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................ 35

V. PENUTUP ..................................................................................................... 35


Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas (SRK) merupakan salah satu

laboratorium yang berada di Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya.

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas membantu dalam praktikum Statistik

Industri yang dapat diambil pada di semester ganjil atau genap dengan mata kuliah

prasayarat Statistik Industri 1 dan mata kuliah kosyarat Statistik Industri II. Sebelum

adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri merupakan praktikum yang

memiliki bobot 1 SKS namun dengan adanya kurikulum 2016 yang baru, praktikum

statistik industri digabungkan dengan mata kuliah Statistik Industri II dengan bobot 3

SKS untuk gabungan mata kuliah dan praktikum. Selain itu dikarenakan padanya

kurikulum 2016, mulai periode ganjil tahun ajaran 2016/2017, Laboratorium Statistik

dan Rekayaa Kualitas juga membantu dalam Praktikum Terintegrasi II yang

sebelumnya disebut dengan Tugas Besar Perancangan Produk bersama Laboratorium

Perancangan Kerja dan Ergonomi.

Selain menjalankan program kerja praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas juga menjalankan beberapa program kerja lainnya, seperti training internal

bagi para asisten, training eksternal bagi mahasiswa dan masyarakat umum,

pengabdian masyarakat, kuliah tamu, dan kunjungan ke perusahaan maupun ke

laboratorium lainnya.

Sebagai sebuah organisasi akademik, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

memiliki visi, misi, motto, dan maklumat untuk memberikan pelayanan yang terbaik

bagi mahasiswa yang mengikuti praktikum di Laboratorium SRK (praktikan). Selain visi

dan misi yang telah disebutkan sebelumnya, berikut merupakan motto dan maklumat

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas:

1. Motto

“Saying with Facts, Proving with Statistics”

2. Maklumat

a. Memberikan kualitas program pembinaan yang terbaik dan terkini sejalan

dengan kemajuan kurikulum Teknik Industri dan dunia industri

b. Menyediakan layanan praktikum yang terbaik bagi mahasiswa untuk

meningkatkan kualitas ilmu statistik dan rekayasa kualitas

c. Membangun disiplin yang tinggi sebagai upaya mendukung pembangunan

karakter peserta didik yang profesional dan berkepribadian.


2 Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya untuk melakukan

evaluasi dan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) untuk menjadi

laboratorium yang lebih baik. Evaluasi dilakukan baik secara internal maupun eksternal

secara berkala, diantaranya yaitu evaluasi hasil AIM siklus sebelumnya, evaluasi pasca

kegiatan praktikum maupun evaluasi kegiatan lainnya. Sebagian hasil evaluasi di

publikasikan pada website laboratorium sebagai informasi stakeholder.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang

lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit, audit yang pernah dilakukan di Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas yaitu audit internal yang dilakukan sekali setiap satu tahun. Audit internal

sendiri dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya.

2. Umpan balik pelanggan, yang didapatkan dari kuesioner kepuasan pelanggan yang

didapatkan dari praktikan praktikum Statistik Industri. Setiap akhir periode

praktikum, praktikan diwajibkan untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan

yang disediakan oleh laboratorium. Selain itu disediakan pula kotak saran di

laboratorium bagi siapa saja yang ingin memberikan kritik dan saran bagi

laboratorium.

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing

bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi

lagi).

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat

perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Tinjauan manajemen ini dibuat oleh asisten dari divisi Quality Assurance dengan

persetujuan koordinator asisten dan kepala laboratorium beserta masukan dari semua



anggota asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Metode yang dilakukan

adalah dengan melakukan rapat evaluasi di setiap akhir periode program kerja yang

telah selesai. Jadi rapat evaluasi dilakukan secara periodik oleh laboratorium dan hasil

dari rapat evaluasi program kerja tersebut dirangkum oleh asisten dari divisi Quality

Assurance dengan bantuan divisi Administrasi dan dibuat dalam tinjauan manajemen

(Gambar 3.1).

IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Tahun

2016 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat

Bab II).

1. Hasil Audit Internal

Audit internal di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas dilakukan setiap

sekali dalam setahun. Audit internal yang dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu dari

Universitas Brawijaya. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas menjalani audit

internal terakhir kalinya pada tanggal 9 November 2015. Lingkup yang diaudit yaitu

mengenai dokumen-dokumen yang dimiliki laboratorium serta evaluasi proses kinerja

laboratorium dalam memberikan pelayanan.

Gambar 3.1 Tinjauan Manajemen Lab. Statistik dan Rekayasa Kualitas

(tanggal 22 Juli 2016)



Dalam audit internal yang sudah dijalani oleh Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas selama beberapa tahun terakhir ini, sudah ditemukan beberapa

temuan oleh para auditor. Berikut merupakan temuan-temuan audit internal

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang pernah ditemukan setiap tahunnya.

Tabel 4.1 Hasil Uraian Temuan Audit Internal

No. Siklus

Kategori / Status /

Auditor / Tgl Audit

Bidang Audit Uraian Temuan

1 UKPA LAB

Siklus 4

KTS / New / SDT, SFD / 09

Nov 2015

(IS-L-41f) B. Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41f]

Manual Prosedur (MP) telah tersedia dan dapat diakses dan

dikontrol bersama oleh seluruh

anggota organisasi. File MP dapat diakses melalui website lab-

srk.ub.ac.id. Meskipun demikian, belum terlihat proses bisnis di

Lab SRK, sehingga tidak bisa diketahui dengan pasti apakah

MP dan IKm sudah memenuhi

kebutuhan

2 UKPA LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU, WFA / 12

Nov 2014

(IS-L-63) B. Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [63]

Agar praktikum dapat berjalan optimal, diperlukan peralatan

yang cukup, dengan penambahan perangkat

komputer yang disesuaikan dengan rasio jumlah mahasiswa.

Daftar dan kecukupan aset

beserta metode pemeliharaan dapat diakses melalui website

lab-srk.ub.ac.id

3 UKPA LAB

Siklus 3


Nov 2014

(WS-L-52) 5. Kontak [52]

Belum ada informasi tentang komplain

4 UKPA LAB

Siklus 3


Nov 2014

(WS-L-32) 3. Sistem Dokumen [32]

Belum ada informasi tentang Tinjauan manajemen

5 UKPA LAB

Siklus 3


Nov 2014

(IS-L-41g) B. Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41g]

Belum ada tenaga laboran yang khusus menangani administrasi

dan maintenance laboratoorium.

Saat ini kebutuhan Jumlah Sumberdaya ( Sarpras dan SDM )

telah disesuaikan dengan kebutuhan program kerja dan

jumlah pelanggan mahasiswa

yang akan melaksanakan program praktikum dengan rasio

1 : 20 yang dilakukan oleh asisten (mahasiswa yang telah

lulus pada mk statistik. Jumlah

Sumberdaya dapat diakses melalui website lab-srk.ub.ac.id

6 UKPA

LAB

KTS / Old /

PPU, WFA / 12

(IS-L-754) B.

Persyaratan SMM ISO

Belum diibuat aturan pengelolaan

dan MP untuk pelanggan



No. Siklus

Kategori /

Status / Auditor / Tgl

Audit

Bidang Audit Uraian Temuan

Siklus 3 Nov 2014 9001:2008 [754] eksternal. Selama ini sudah

melaksanakan pelayanan pada mahasiswa diluar jurusan Teknik

industri.

7 UKPA

LAB Siklus 3

KTS / Old /

PPU, WFA / 12 Nov 2014

(IS-L-622) B.

Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [622]

Penyediaan SDM telah sesuai

dengan kompetensi utamanya untuk dosen. Tetapi belum

dilengkapi dengan tenaga laboran. Daftar kompetensi SDM,

job analysis, serta pengembangan kemampuan SDM

terlampir dan dapat diakses

melalui website lab-srk.ub.ac.id

8 UKPA LAB

Siklus 3


Nov 2014

(WS-L-13) 1. Keberadaan Website

Unit Kerja [13]

Website masih dalam proses editing menuju website bilingual

Dari temuan-temuan tersebut, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

telah berusaha melakukan perbaikan untuk mencapai organisasi yang lebih baik dalam

internal maupun eksternal. Berikut merupakan solusi tindakan perbaikan dari

laboratorium, verifikasi dari auditor serta status akhir dari temuan-temuan audit

internal tersebut.

Tabel 4.2 Tindakan Perbaikan, Verifikasi, dan Status Akhir Audit Internal

No. Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Verifikasi Status

Akhir

1 Manual Procedure (MP)

telah tersedia dan dapat diakses dan dikontrol

bersama oleh seluruh

anggota organisasi. File MP dapat diakses melalui

website lab-srk.ub.ac.id. Meskipun demikian, belum

terlihat proses bisnis di

Lab SRK, sehingga tidak bisa diketahui dengan

pasti apakah MP dan IKm sudah memenuhi

kebutuhan

Sudah terdapat proses

bisnis laboratorium yang dapat diakses di

lab-srk.ub.ac.id

- Open

2 Agar praktikum dapat berjalan optimal,

diperlukan peralatan yang

cukup, dengan penambahan perangkat

komputer yang disesuaikan dengan rasio

Kepala Laboratorium mengajukan secara

bertahap sarana

komputer disesuaikan dengan jumlah

peserta praktikum tiap semester.

Sudah diajukan permohoan

penambahan

komputer sebanyak 4 set komputer, dan

sudah direalisasi. (SDT / 09 Nov 2015)

Closed




Akhir

jumlah mahasiswa. Daftar

dan kecukupan aset beserta metode

pemeliharaan dapat diakses melalui website

lab-srk.ub.ac.id

3 Belum ada informasi

tentang komplain

Setiap input complain

di tabulasi dan ditampilkan pada

menu informasi tentang komplain.

Sudah ada menu

komplain (SDT / 09 Nov 2015)

Closed

4 Belum ada informasi

tentang Tinjauan manajemen

Seluruh dokumentasi

kegiatan tinjauan serta evaluasi

manajamen

laboratorium telah direkap dan di upload

pada website laboratorium.

"Tinjauan

manajemen" sudah dibuat, dokumentasi

lengkap, tetapi

formatnya harus mengikuti standar

penyusunan Tinjauan manajemen yang

ada. (SDT / 09 Nov 2015)

Closed

5 Belum ada tenaga laboran

yang khusus menangani

administrasi dan maintenance

laboratoorium. Saat ini kebutuhan Jumlah

Sumberdaya ( Sarpras dan SDM ) telah disesuaikan

dengan kebutuhan

program kerja dan jumlah pelanggan mahasiswa

yang akan melaksanakan program praktikum

dengan rasio 1 : 20 yang

dilakukan oleh asisten (mahasiswa yang telah

lulus pada mk statistik. Jumlah Sumberdaya dapat

diakses melalui website

lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium

mengajukan surat

permohonan untuk recruitment tenaga

laboran sesuai kompetensi dan

sarana prasarana laboratorium.

Tindakan perbaikan

sudah

dilakukan. Sudah mengajukan

permohonan surat ke Ketua Jurusan Teknik

Industri untuk mendapatkan

tambahan tenaga

laboran. Dari Jurusan juga sudah

mengajukan surat ke Fakultas. Tetapi,

sampai saat ini masih

belum ada realisasi. (SDT / 09 Nov 2015)

Open

6 Belum diibuat aturan

pengelolaan dan MP untuk

pelanggan eksternal. Selama ini sudah

melaksanakan pelayanan pada mahasiswa diluar

jurusan Teknik industri.

Mengajukan Surat

Keputusan dari

Jurusan terkait tarif pelayanan serta MP

untuk pelanggan eksternal.

Sudah dibuat surat

permohoanan ke

Ketua Jurusan Teknik Industri, terkait

dengan tekuan tersebut. (SDT / 09

Nov 2015)

Closed

7 Penyediaan SDM telah sesuai dengan kompetensi

utamanya untuk dosen.

Tetapi belum dilengkapi dengan tenaga laboran.

Daftar kompetensi SDM,

Kepala Laboratorium mengajukan surat

permohonan kepada

Ketua Jurusan untuk penambahan tenaga

laboran sesuai

Tindakan perbaikan sudah dilakukan.

Tetapi, masih perlu

penyusunan gap analysis untuk tenaga

laboran (SDT / 09

Closed




Akhir

job analysis, serta

pengembangan kemampuan SDM

terlampir dan dapat diakses melalui website

lab-srk.ub.ac.id

kompetensi dan

sarana prasarana laboratorium.

Nov 2015)

8 Website masih dalam

proses editing menuju website bilingual

Memperbaiki tampilan

bilingual website serta menu pada setiap

tampilan.

Website sudah

bilingual. (SDT / 09 Nov 2015)

Closed

2. Hasil Audit Eksternal

Audit eksternal merupakan audit yang dijalani Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas oleh pihak dari luar universitas. Sampai saat ini, Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas hanya melakukan audit eksternal ketika penilain

akreditasi jurusan. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang merupakan salah

satu unit kerja Jurusan Teknik Industri maka harus mempersiapkan segala kebutuhan

yang terkait dengan kebutuhan akreditasi. Kegiatan akreditasi tersebut

diselenggarakan oleh BAN-PT dibantu oleh asesor yang bertugas yaitu Prof. Dr. Ir.

Humala Lopewijk Napitupulu, DEA dan Ir. Subagyo, Ph.D. Visitasi akreditasi oleh BAN-

PT dilaksanakan pada 18-19 Agustus 2016. Dan berdasarkan Surat Keputusan dari

BAN-PT dengan nomor 2256/SK/BAN-PT/Akred/S/X/2016 Jurusan Teknik Industri

Gambar 4.1 Kunjungan Auditor Internal dalam AIM UKPA Siklus 13

Tahun 2014 (tanggal 12 November 2014)



mendapatkan peringkat A. Dari penilaian akreditasi tersebut, ditemukan beberapa

temuan yang masih belum sesuai, diantaranya adalah:

Tabel 4.3 Hasil Temuan dan Perbaikan Audit Eksternal

No. Temuan Perbaikan Status

1 Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS

Waktu praktikum dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan waktu standar 1 SKS selama 800 menit untuk keseluruhan praktikum diluar asistensi atau konsultasi. Waktu dalam satu kali praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai dengan bobot 1 sks praktikum

Closed

2 Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)

Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah disesuaikan dengan aturan penulisan skripsi

Closed

Gambar 4.2 Kunjungan Auditor /Asesor BAN-PT (tanggal 18-19 Agustus

2016)



3. Umpan Balik Pelanggan

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas sangat terbuka terhadap segala

bentuk kritik dan saran dari segala pihak terutama bagi pelanggan atau praktikan.

Secara umum, laboratorium statistik dan rekayasa kualitas memiliki beberapa metode

untuk mendapatkan umpan balik atau kritik dan saran dari pelanggan, yaitu dengan

kuesioner kepuasan pelanggan yang disediakan pada website dan penyediaan kotak

saran yang diletakkan di depan ruangan laboratorium bagi pihak siapa saja yang ingin

memberikan kritik dan sarannya bagi laboratorium. Selain itu, untuk mendapatkan

umpan balik pelanggan dari setiap program kerja, seperti training eksternal (program

kerja), Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memberikan kuesioner kepuasan

pelanggan di setiap akhir acara kepada para peserta sebagai umpan balik evaluasi

kegiatan laboratorium.

Untuk kegiatan praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu

mewajibkan praktikannya untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan (student

satisfaction index) yang telah disediakan di website Laboratorium Statistik dan Rekayaa

Kualitas. Selain itu, untuk mendapatkan kritik dan saran secara langsung dari para

praktikan, laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengadakan Open Talk bagi

para praktikan di tengah periode praktikum. Setiap perwakilan kelompok diwajibkan

untuk menghadiri kegiatan Open Talk tersebut. Kegiatan Open Talk merupakan upaya

laboratorium untuk mengetahui kendala dan permasalahan yang dialami oleh setiap

kelompoknya ketika mengikuti praktikum dan maupun pengerjaan laporan. Selain itu,

kegiatan Open Talk juga memudahkan pihak laboratorium untuk mendapatkan kritik

dan saran terhadap kinerja asisten dalam membimbing.

Selain melalui kegiatan Open Talk, untuk mendapatkan umpan balik dari

praktikan, asisten selalu meminta praktikan untuk menuliskan kritik saran secara

tertulis di setiap akhir periode modul pada waktu asistensi. Kritik saran tersebut

ditujukan pada individu asisten masing-masing sehingga setiap asisten dapat

mengetahui kekurangannya masing-masing dan mengevaluasi kritik dan saran tersebut

dari praktikan masing-masing.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu upaya untuk

mendapatkan umpan balik pelanggan yaitu dengan penyediaan kuesioner yang

disediakan di website laboratorium. Berikut merupakan pernyataan-pernyataan pada

kuesioner tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 4.4.



Tabel 4.4 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan

No. Pernyataan

1 Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal praktikum, dll)

2 Penerapan dan penyampaian prosedur pelayanan di Laboratorium

3 Follow-up terhadap saran atau kritik

4 Keadilan mendapat pelayanan

5 Kesesuaian persyaratan pelayanan

6 Kejelasan identitas SDM Laboratorium (nama, tugas, dsb)

7 Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium

8 Penguasaan materi/kemampuan SDM Laboratorium

9 Kesediaan memberikan feedback

10 Kemampuan menumbuhkan motivasi

11 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium

12 Pemenuhan etika oleh asisten

13 Ketersediaan modul/handout praktikum

14 Kelengkapan materi praktikum untuk mendukung materi kuliah

15 Kesesuaian materi praktikum dan asistensi dengan materi ujian

16 Ketersediaan waktu

17 Kepastian jadwal

18 Pelayanan asisten terhadap keberlangsungan proses praktikum

19 Kesempatan diskusi/bertanya dalam proses praktikum dan asistensi

20 Asisten memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam kegiatan praktikum

dan asistensi

21 Kemampuan asisten memberi contoh yang relevan

22 Kelengkapan materi praktikum yang diberikan

23 Kenyamanan ruang laboratorium

24 Ketersediaan media praktikum (alat, bahan, lain-lain)

25 Keamanan laboratorium

Dari poin-poin pernyataan tersebut, praktikan wajib memberikan penilaian di

setiap akhir periode praktikum. Pada tinjauan manajemen ini, dibahas hasil penilaian

kepuasan pelanggan pada periode ganjil dan genap tahun ajaran 2015/2016. Berikut

merupakan hasil penilaiain kepuasan pelanggan praktikum Statistik Industri periode

genap dan ganjil Tahun Ajaran 2015/2016 yang dirangkum dengan diagram batang

pada Gambar 4.3 dan Gambar 4.4.



Gambar 4.3 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Periode Ganjil Tahun Ajaran 2015/2016

3,3003,4003,5003,6003,7003,8003,9004,0004,1004,2004,300

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Student Satisfaction Index

Rata-rata Nilai Kepuasan

Gambar 4.4 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Periode Genap Tahun Ajaran 2015/2016

3,000

3,200

3,400

3,600

3,800

4,000

4,200

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Student Satisfaction Index

Rata-rata Nilai Kepuasan



a. Periode Ganjil Tahun Ajaran 2015/2016

Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen

pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik namun masih terdapat

beberapa 4 pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para

praktikan, yaitu follow-up terhadap saran atau kritik, kemudahan menghubungi SDM

Laboratorium, ketersediaan waktu, dan kepastian jadwal. Berikut merupakan perbaikan

dari keempat pernyataan tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 4.5.

Tabel 4.5 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Ganjil 2015/2016

No. Pernyataan Pelanggan

Perbaikan


Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasiln kuesioner kepuasan praktikan

7

Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium

Penyediaan call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation, sehingga prkatikan yang tidak dapa menghubungi asisten masing-masing secara langsung dapa menghubungi call center (Divisi PR)

16 Ketersediaan waktu

Pada saat deadline pengumpulan laporan asisten harus berada di laboratorium sehingga mudah untuk ditemui oleh praktikan. Asisten harus menyediakan waktunya untuk melayani praktikan dalam kegiatan asistensi sesuai dengan kelonggaran jadwal masing-masing.

17 Kepastian jadwal

Jadwal praktikum dibuat oleh asisten berdasarkan ketersediaan waktu setiap praktikan bukan tiap kelompok sehingga praktikan tidak perlu melakukan penukaran jadwal praktikum dengan praktikan lain.

b. Periode Genap Tahun Ajaran 2015/2016

Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen

pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik amun masih terdapat 4

pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para praktikan, yaitu

kemudahan menghubungi SDM Laboratorium, kemampuan menumbuhkan motivasi,

follow-up terhadap saran dan kritik, dan keadilan mendapat pelayanan. Berikut

merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut yang dapat dilihat pada Tabel

4.6.



Tabel 4.6 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2015/2016

No. Pernyataan Kuesioner

Perbaikan

7 Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium

Telah tersedianya call center bagi para praktikan yang menghubungi dan praktikan dapat menghubungi langsung ke laboratorium pada jam kerja yaitu pada pukul 07.30-16.00. Apabila asisten yang bersangkutan tidak berada di laboratorium maka asisten yang berada di laboratorium dapa menghubungi asisten yang bersangkutan.

10 Kemampuan menumbuhkan motivasi

Selain memberikan materi, asisten secara personal pada saat praktikan diwajibkan untuk menanyakan kendala dalam praktikum dan pengerjaan laporan serta memberikan motivasi dan selalu mengingatkan praktikan mengenai deadline laporan.


Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasiln kuesioner kepuasan praktikan

4 Keadilan mendapat pelayanan

Asisten memberikan pelayanan yang adil dengan cara penilaian yang objektif. Semua soal penilaian yang diberikan praktikan berbobot sama dan penilaian LKM berdasarkan parameter penilaian yang telah disetujui bersama.

Selain itu, laboratorium juga mendapatkan keluhan atau kritik dan saran dari

pelanggan dan praktikan secara lisan maupun tertulis, seperti dalam kegiatan Open

Talk praktikum, maupun masukan dari kegiatan program kerja lainnya yang diadakan

oleh Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Hal tersebut ditampilkan pada Tabel

4.7

Tabel 4.7 Daftar Keluhan yang Pernah Disampaikan ke Laboratorium

No.

Jenis/Aspek/ Bidang/

Layanan yang dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana) Status

Akhir

1. Training Eksternal (Spectra)

Kurangnya waktu yang diberikan dalam pelatihan sehingga materi disampaikan secara terburu-buru dan peserta tidak bisa memahami dengan baik

Pada Spectra volume II waktu yang diberikan selama 1,5 jam sehingga Spectra berikutnya pada tahun 2016 waktu yang diberikan selama 2 jam. Untuk memberikan pelayanan yang lebih baik, Spectra selanjutntya sebaiknya diberikan waktu yang lebih lama (3 jam) agar terdapat

Closed



No.

Jenis/Aspek/

Bidang/ Layanan yang

dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana) Status Akhir

peningkatan pelayanan

2. Ruang Laboratorium

Ukuran laboratorium yang sempit

Memperbaiki layout laboratorium, agar bisa fleksibel baik duduk diatas kursi maupun duduk dibawah (di lantai)

Closed

3. Modul Praktikum Kalimat kurang jelas dan sebaiknya asisten memberikan notes poin-poin yang penting

Modul praktikum statistik industri pembahasannya lebih simpel dan langsung pada intinya sehingga lebih mudah dimengerti oleh praktikan

Closed

4. Kegiatan Asistensi Laporan

Asistensi laporan jangan banyak-banyak

Kegiatan asistensi pada periode Ganjil 2016/2017 ditiadakan. Pengerjaan laporan/ LKM dilakukan sekaligus ketika praktikum.

Closed

5. Fasilitas Praktikum

Sarana dan Prasaranan praktikum ditambah agar praktikum lebih bervariasi

Pada tahun ajaran sebelumnya, praktikum ANOVA menggunakan statapult dan doe golfer, namun sejak periode ganjil tahun ajaran 2015/2016 sampai sekarang praktikum ANOVA dengan membuat kue sehingga praktikan dapat lebih semangat dalam mengikuti praktikum

Closed

Dst. Fasilitas Laboratorium

Diberi rak sepatu diluar lab agar saat praktikum sepatu tidak berantakan

Jurusan telah menyediakan rak sepatu di depan seluruh laboratorium

Closed

Penilaian Praktikum

Kebijakan asisten yang berbeda sehingga berbeda asisten berbeda parameter nilai

Laboratorium selalu berusahan untuk adil terhadap seluruh praktikum dengan mengadakann rapat persiapan praktikum untuk menyatukan atau menyamakan pemikiran seluruh asisten dalam melakukan penilaian. Oleh karena itu, koordinator praktikan maupun setiap penanggung jawab modul wajib memberikan kriteria penilaian soal-soal yang diberikan kepada praktikan

Closed

Kumudahan menghubung asisten

Asisten sulit untuk dihubungi dan tidak membalas sms

Disediakannya call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation sehingga praktikan yang tidak dapat menghubungi asisten masing-masing dapat langsung menghubungi call center

Closed



No.

Jenis/Aspek/

Bidang/ Layanan yang

dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana) Status Akhir

laboratorium.

Format laporan praktikum

Setiap asisten memiliki ketelitian yang berbeda dalam mengoreksi laporan praktikum

Laboratorium selalu berusaha untuk mengurang subjektivitas setiap asisten dengan memberikan contoh laporan dan aturan format kepada seluruh asisten. Contoh laporan tersebut merupaka pedoman asisten dalam mengoreksi laporan praktikannya

Closed

Deadline Pengumpulan Laporan

Asisten tidak ada di laboratorium pada waktu deadline pengumpulan laporan

Hal tersebut sebenarnya dikarenakan praktikan selalu melakukan konsultasi mendekati deadline pengumpulan laporan. Asisten selalu mengingatkan praktikan untuk segera melakukan konsultasi sehingga tidak terlambat deadline. Selain itui, asisten diharapkan untuk berada di laboratorium ketika hari deadline pengumpulan laporan. Apabila asisten yang bersangkutan tidak dapat hadir, dapat diwakilkan kepada asisten yang lain dengan konfirmasi terlebih dahulu kepada praktikannya.

Closed

Pembagian pengerjaan laporan

Sebaiknya dalam mencatat presentase pengerjaan laporan tiap anggota kelompok diperbolehkan menuliskan presentase yang sama pada 2 atau lebih anggota

Sebenarnya hal tersebut lebih menguntungkan praktikan agar adil dalam memberikan penilaian bagi kinerja teman-temannya dalam pengerjaan laporan. Untuk menanggapi komplain praktikan tersebut, asisten memberikan solusi bagi anggota yang dinilai memiliki kontribusi yang sama dapat diberikan penilaian desimal di belakang koma yang tidak jauh berbeda.

Closed

4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Dalam melayani masyarakat khususnya mahasiswa Teknik Industri Universitas

Brawijaya, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu berusaha untuk

meningkatkan pelayanannya merencanakan segala program kerja yang akan

dijalankan oleh laboratorium. Dengan adanya Manual Prosedur Perencanaan Strategis



Laboratorium, maka pihak laboratorium wajib melakukan rapat persiapan program

kerja di setiap awal periode tahun maupun semester. Rapat tersebut dilaksanakan

untuk untuk membahas program kerja apa saaja yang akan diadakan dan sasaran

mutunya sehingga perkerjaan asisten dan kepala laboratorium lebih terarah. Tabel 4.8

merupakan rangkuman penilaian program kerja yang telah dicapai oleh laboratorium

berdasarkan penilaian pihak laboratorium dalam rapat evaluasi dan monitoring

program kerja pada tahun 2016.

Tabel 4.8 Skor Capaian Program Kerja Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas

No. Program Kerja Skor Capaian

A. Kompetisi

1. RKTI 50 %

2. International Statistic Competition for Engineering Student 50 %

3. Ismec’s 100 %

B. Training dan Pengabdian Masyarakat

1. Training Internal 95 %

2. Training Eksternal 100 %

3. Kuliah Tamu 100 %

4. Pengabdian Masyarakat 10 %

C. Perayaan Hari Statistik Nasional

1. Statistic Day 100 %

D. Seleksi Asisten Baru

1. Open Recruitment Asisten Laboratorium 100 %

E. Kerja Sama dengan Perusahaan

1. Penelitian di CV. Bagus Agriseta Mandiri 100%

2. MoU dengan PT. Teluk Lamong 100%

F. Buku Profil Laboratorium

1. Pengadaan buku profil dan pamflet laboratorium 100%

G. Bedah Jurnal

1. Kegiatan Bedah Jurnal Desain Eksperimen 50%

H. Pembaruhan Mading

1. Penggantian Poster secara Periodik 100%

I. Kunjungan/Visitasi Eksternal

1. Kunjungan ke PT. Teluk Lamong 100%

2. Kunjungan ke Laboratorium Statistik Lainnya 70%



Dari berbagai program kerja Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

tersebut, terdapat beberapa program kerja yang masih belum mencapai 100 %.

Diantaranya adalah;

1. Untuk kompetisi RKTI, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

mengirimkan 1 kelompok sedangkan pada kompetisi ISCE mengirimkan 2

kelompok. Ketiga kelompok tersebut hanya dapat lolos pada babak semifinal

pada kedua kompetisi tersebut sedangkan target laboratorium yaitu masuk

babak final. Hal tersebut dapat disebabkan karena kurangnya persiapan

asisten dalam mempelajari materi yang dilombakan. Untuk kompetisi ISCE,

juga dapat disebabkan karena ini merupakan tahun pertama Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas mengirimkan perwakilannya untuk mengikuti

kompetisi tersebut sehingga asisten belum bisa memahami bagaimana

kompetisi ISCE.

2. Untuk program kerja training internal sebenarnya sudah memenuhi target

dengan mempelajari 4 materi statistik, namun hanya mencapai sasaran 95%

dikarenakan hanya sebagian asisten yang mengikuti training internal. Hal

tersebut disebabkan karena keterbatasan dana yang dimiliki laboratorium

untuk melakukan training. Bagi asisten lain yang tidak mengikuti training,

dilakukan training oleh asisten yang mengikuti training dengan pihak luar

supaya semua asisten tetap mendapatkan materi training internal.

3. Untuk kegiatan pengabdian masyarakat, hanya mendapat skor 10%

dikarenakan pengabdian masyarakat masih belum dipersiapkan. Hal

tersebut dikarenakan penelitian di UKM CV. Bagus Apel baru dapat

diselesaikan oleh asisten bersama dosen pembimbing lainnya.

4. Untuk program kerja bedah jurnal hanya mendapatkan skor capaian 50%

dikarenakan sampai saat ini program kerja tersebut masih berlangsung. Dari

10 bab materi yang akan dibahas, laboratorium sudah membahas 5 materi

desain eksperimen.

5. Untuk kegiatan kunjungan ke laboratorium lain hanya mendapatkan skor

capaiain 70% dikarenakan laboratorium akan melakukan kunjungan pada

bulan Desember mendatang, yaitu dengan mengunjungi Laboratorium di

Jurusan Statistik Universitas Brawijaya. Namun sebelumnya Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas telah mengunjung Strategic Engineering,

Industrial Engineering, National University of Singapore pada Bulan

Desember tahun 2015.



Selain itu, laboratorium juga mempunyai sasaran mutu yang menganut pada

Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang memiliki persyaratan standar mutu

perguruan tinggi, diantaranya yaitu:

Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian,

Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu

Standar 3. Mahasiswa dan lulusan

Standar 4. Sumber daya manusia

Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik

Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi

Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

Dari standar-standar mutu berdasarkan BAN PT diatas, Laboratoium Statistik &

Rekayasa Kualitas memiliki beberapa sasaran mutu yang dapat dilihat pada Tabel 4.9.

Tabel 4.9 Sasaran Mutu Program Kerja

No.

Sasaran Mutu atau

Indikator Program

Kerja

Baseline

(Th.2015)

Target

Th.2016

Capaian

Th.2016

%

Capaian

1. Training Internal

2 Materi

(seluruh

asisten)

4 Materi

(seluruh

asisten)

4 Materi

(sebagian

asisten)

95%

2. Training Eksternal 50 peserta 60 peserta 64 peserta 100%

3. Pengabdian Masyarakat 1 kali 1 kali 0 (masih

persiapan) 10%

4. Pembaruan Manual Prosedur (MP)

20 MP/IK 30 MP/IK 41 MP/IK 100%

5.

Jumlah nilai praktikan yang sama dengan lebih dari B

86% praktikan

90% praktikan 90,6%

praktikan 100%

6.

Minimal penilaian kuesioner kepuasan pelanggan 3

3,7 3,9 3,7 100%

7. Jumlah Asisten tiap

Angkatan 9 Asisten 9 Asisten 9 Asisten 100%

8. Jumlah asisten memiliki minimal IPK sebesar 3

11 asisten 9 asisten 9 asisten 100%

9. Pemeliharaan Printer 2 2 2 100%

10. Pemeliharaan Oven 2 2 2 100%

11. Pemeliharaan Komputer 2 2 2 100%

12. Pemeliharaan AC 2 2 2 100%

13. Public Lecture Mengundang Mengundang 1 Mengundang 100%



No.

Sasaran Mutu atau

Indikator Program

Kerja

Baseline

(Th.2015)

Target

Th.2016

Capaian

Th.2016

%

Capaian

Kepala UKP4

Republik

Indonesia

Tokoh Nasional

lainnya

Direktur PT.

Teluk Lamong

14. Pembaruan Mading Akademik Laboratorium

15 22 22 100%

15. Kerja sama dengan

Perusahaan -

1 MoU dengan

Perusahaan

MoU dengan

PT. Teluk

Lamong

100%

16. Jumlah penelitian asisten 3 penelitian

dipa 3 penelitian

dipa 3 penelitian

dipa 100%

17. Jumlah penelitian yang diseminarkan dalam konferensi

1 penelitian 2 penelitian 2 penelitian 100%

Terdapat beberapa sasaran mutu yang tidak sesuai dengan target yang telah

direncanakan, di antaranya adalah:


Kendala pada training internal asisten yaitu dikarenakan keterbatasan

dana yang menyebabkan hanya beberapa asisten yang dapat mengikuti training

internal secara langsung

2. Pengabdian Masyarakat

Kendala dari kegiatan pengabdian masyarakat yang belum mencapai

100% dikarenakan asisten kesulitan dalam mencari UKM yang dapat dilakukan

pengabdian masyarakat. Selain itu juga dikarenakan kesulitan dalam

menentukan jadwal pengabdian masyarakat.

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Selain dengan perencanaan strategis laboratorium, untuk meningkatkan

pelayanan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas juga selalu mngevaluasi

segala kegiatan atau program kerja yang telah diadakan. Dengan adanya Manual

Prosedur Evaluasi dan Monitoring Program Kerja, asisten dan Kepala Laboratorium

diwajibkan untuk mengadakan rapat evaluasi setiap berakhirnya program kerja

tersebut atau pada waktu pertengahan program kerja berlangsung dapat dilakukan

rapat Monitoring jika diperlukan. Pada rapat tersebut membahas hambatan/kendala



atau pekerjaan yang tidak sesuai, akar penyebabnya, dan bagaimana solusi tindakan

perbaikan agar hal tersebut tidak terulang kembali. Berikut merupakan tindakan

koreksi dan tindakan pencegahan pekerjaan yang tidak sesuai yang dapat dilihat pada

Tabel 4.10.

Tabel 4.10 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

A. Keluhan

1. Kebijakan asisten yang

berbeda sehingga

berbeda asisten

berbeda parameter nilai

Laboratorium selalu

berusahan untuk adil terhadap seluruh praktikum dengan mengadakann rapat persiapan praktikum untuk menyatukan atau menyamakan pemikiran seluruh asisten dalam melakukan penilaian.

Closed Setiap sebelum pergantinyan

modul, PJ modul mensosialisasikan mengenai parameter penilaian dan mengirimkan file penilaian ke email masing-masing asisten.

2. Ukuran laboratorium

yang sempit

Memperbaiki layout laboratorium, agar bisa fleksibel baik duduk diatas kursi maupun duduk dibawah (di lantai)

Closed Pada waktu praktikum, barang-barang milik pribadi asisten diletakkan di balik meja atau diletakkan di loker masing-masing agar tidak mengganggu pergerakan praktikum.

3. Sarana dan Prasaranan

praktikum ditambah

agar praktikum lebih

bervariasi

Pada tahun ajaran sebelumnya, praktikum ANOVA menggunakan statapult dan doe golfer, namun sejak periode ganjil tahun ajaran 2015/2016 sampai sekarang praktikum ANOVA dengan membuat kue sehingga praktikan dapat lebih semangat dalam mengikuti praktikum

Closed Setiap periodenya, praktikum dibuat berbeda agar lebih bervariasi dan menghindari adanya praktkan yang menyontek laporan praktikum periode sebelumnya.

4. Asisten sulit untuk

dihubungi dan tidak

membalas sms

Himbauan kepada seluruh asisten untuk segera membalas sms dari praktikan dan apabila tidak mempunya pulsa dapat menghubungi praktikan dengan call center laboratorium.

Closed Disediakannya call center yang dipegang oleh asisten dari divisi Public Relation sehingga praktikan yang tidak dapat menghubungi asisten masing-masing dapat langsung menghubungi call center laboratorium.

5. Setiap asisten memiliki

ketelitian yang berbeda

dalam mengoreksi

laporan praktikum

Laboratorium selalu berusaha untuk mengurangi subjektivitas setiap

Closed Koordinator praktikum mengontrol para asisten agar paham mengenai format praktikum.




Tindakan Pencegahan

asisten dengan memberikan contoh laporan dan aturan format kepada seluruh asisten. Contoh laporan tersebut merupaka pedoman asisten dalam mengoreksi laporan praktikannya

Menempelkan draft format laporan di buku agenda maisng-masing dan setiap pj modul mengirimkan laporan ke email masing-masing asisten.

B. Evaluasi Kepuasan

1. Diberikan kesempatan

kepada praktikan untuk

bertanya

Di setiap penjelasan yang disampaikan oleh

asisten, asisten selalu menanyakan kepada praktikan apakah ada yang ingin ditanyakan oleh praktikan

Closed Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan asisten

dengan diadakannya brainstorming supaya asisten dapat menjawab pertanyaan praktikan.

2. Laboratorium telah memberikan keamanan yang cukup baik

Ruangan laboratorium telah didesain agar tidak membahayakan praktikan khususnya pada praktikum membuat kue pada materi ANOVA.

Closed Kabel-kabel komputer diletakkan dibawah karpet laboratorium sehingga tidak menggangu dan membahayakan praktikan

3. Asisten laboratorium

telah beretika dengan

baik

Asisten selalu menanggapi kritik dan

saran dari praktikan dan ramah terhadap semua praktikan dengan adil

Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan

“how to assist” (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten lama.

4. Asisten menjelaskan sudah cukup jelas

Asisten laboratorium harus kapabel dalam menjelaskan materi. Dengan adanya kegiatan training dan brainstorming dapat meningkatkan kemampuan asisten.

Closed Sebelum membimbing praktikan, diadakan kegiatan “how to assist” (pelatihan asistensi) kepada asisten baru dari asisten lama.

C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)

1. Belum terlihat proses

bisnis di Laboratorium

SRK

Sebenarnya sudah terdapat proses bisnis di laboratorium SRK namun belum didokumentasikan. Saat ini sudah terdapat dokumentasi proses bisnis yang dapat dilihat di website lab.srk.ub.ac.id

Open Dalam menjalankan program kerja, asisten dan kepala laboratorium selalu mengacu pada proses bisnis yang telah dibuat.

2. Belum adanya laboran di Laboratorium SRK

Kepala Laboratorium sudah mengajukan surat permohonan

Open Asisten laboratorium yang saat ini berjumlah 18 dengan pembagian jobdesc




Tindakan Pencegahan

untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana laboratorium.

sesuai divisi masing-masing dirasa sudah mampu dalam menjalankan jobdesc dan program kerja

3. Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS

Waktu praktikum dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan waktu standar 1 SKS selama 800 menit untuk keseluruhan praktikum diluar asistensi atau

konsultasi

Closed Waktu dalam satu kali praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai dengan bobot 1 sks

praktikum

4. Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)

Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah disesuaikan dengan aturan penulisan skripsi

Closed Setiap periodenya dilakukan pembaruan modul untuk memperbaiki modul sebelumnya.

D. Evaluasi Program Kerja Laboratorium

1. Program Kerja Spectra

a. Waktu penyampaian asisten dalam materi Software terlalu cepat

Waktu 1 shift SPECTRA keseluruhan diperpanjang dan

sebaiknya asisten mengingatkan pemateri teori (dosen) secara berkala sehingga waktu penyampaian materi software tidak terlambat

Open Program kerja selanjutnya, dilakukan simulasi terlebih dahulu untuk mengukur

waktu yang dibutuhkan kegiatan secara keselurihannya.

b. Kurang koordinasi dalam peminjaman kunci pintu

Asisten lebih sigap dalam menyiapkan perlengkapan untuk hari H, agar tidak terjadi kekurangan atribut pada H-1 acara

Closed Pada program kerja atau kegiatan selanjutnya, asisten senantiasa mengingatkan untuk meminjam kunci ruagan minimal h- 2 hari berlangsungnya kegiatan.

c. Banner Spectra baru akan dicetak pada H-1 acara, sehingga pada akhirnya tidak jadi dicetak

Dibuat kepanitiaan untuk bidang-bidang tertentu sehingga jobdesc merata sehingga semua fasilitas yang diperlukan untuk kegiatan dapat direalisasikan

Closed Pada program kerja atau kegiatan selanjutnya, dibuat bidang atau divisi untuk mengerjakan tugas masing-masing

d. Installer software SPSS bermasalah, sehingga banyak peserta yang kesulitan dalam menginstall software

Sebaiknya file Software SPSS diberikan kepada peserta H- 1 minggu sehingga peserta bisa segera melapork ke laboratorium apabila software tidak dapat

Closed Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa terbuka terhadap siapa saja yang ingin meminta file software SPSS dan Minitab sehingga pada kegiatan Spectra, peserta




Tindakan Pencegahan

digunakan di laptop masing-masing

tidak perlu menginstall software kembali

e. Modul Software untuk peserta sama dengan Spectra sebelumnya

Untuk Spectra selanjutnya, sebaiknya modul dibuat menggunakan data yang berbeda

Closed Persiapan pembaharuan modul software dengan pencarian data baru yang sesuai dengan pengujian

2. Statistic Day 2016

a. Kurangnya persiapan dalam mempersiapkan segala hal baik untuk

dekorasi ataupun konsep.

Persiapan dilakukan minimal H-3 minggu sebelum acara.

Closed Dilakukannya rapat secara periodik untuk membahas seluruh program kerja

sehingga asisten tidak lupa terhadap program kerja yang selanjutnya akan diadakan

b. Tidak adanya penjadwalan yang jelas untuk menjaga pada saat open lab sehingga adanya ketidak rataan waktu jaga

Terdapat pembagian shift yang jelas untuk menjaga pada saat open lab.

Closed Sudah dibuatnya rekap jadwal kuliah seluruh asisten sehingga setiap penanggung jawab kegiatan atau asisten dari divisi HRD diharapkan untuk selalu membuat jadwal jaga di setiap kegiatan.

c. Tidak adanya action plan sehingga terdapat beberapa hal yang tidak terealisasikan

Dibuatnya action plan sehingga jelas persiapan apa saja yang akan dilakukan

Closed Sudah ada manual prosedur, hanya saja asisten belum memahami secara jelas. Oleh karena itu di setiap program kerja, diadakan rapat persiapan dan diharapkan semua asisten paham dan sadar untuk menjalankan kewajibannya. Peran koordinator asisten, kepala laboratorium, dan penanggung jawab kegiatan diharapkan untuk selalu mengingatkan asisten yang lain.

d. Peserta dari mahasiswa yang sedang mengambil praktikum SI kurang antusias

Pada saat introduction, seharusnya dijelaskan mengenai statistic day di dalam timeline praktikum

Closed Di seluruh media sosial laboratorium, seperti instagram dan website maupun mading laboratorium, diumumkan akan diadakannya kegiatan atau program kerja dari jauh-jauh hari sehingga promosi bisa dilakukan lebih lama.


a. Biaya training yang belum fix sebelumnya

Persiapan segala kebutuhan untuk training dipersiapkan jauh hari dengan

Closed Menyiapkan setiap program kerja dari jauh hari sehingga tidak terburu-buru dalam menyiapkan segala kegiatan.




Tindakan Pencegahan

perkiraan waktu dan koordinasi kepada berbagai pihak yang lebih baik lagi

Salah satunya dengan pembentukan PJ Kakak (asisten angkatan 2013) dan PJ adik (asisten angkatan 2015) sehingga asisten 2013 dapat membimbing langsung asisten baru (angkatan 2014)

b. Hanya beberapa orang saja dari angkatan 2013 dan 2014 yang mengikuti training

internal dikarenakan biaya training yang minim

Karena keterbatasan dana, sebaiknya asisten lebih pintar dalam menawar biaya yang

diberikan oleh lembaga statistik dan memilih lembaga statistik yang menawarkan biaya yang lebih rendah

Closed Menghemat dana laboratorium supaya dapat digunakan untuk training internal selanjutnya dan

berusaha untuk mengadakan program kerja lainnya yang dapat menambah pemasukan laboratorium

c. Kurangnya kenyamanan saat melakukan training

Trainer sebaiknya diundang ke gedung teknik industri agar kenyamanannya lebih baik

Closed Menghemat dana laboratorium supaya dapat digunakan untuk training internal selanjutnya dan berusaha untuk mengadakan program kerja lainnya yang dapat menambah pemasukan laboratorium dikarenakan apabila memanggil tentor untuk mengajar di Gedung TI biaya yang dikeluarkan lebih mahal.

d. Kurangnya koordinasi dengan pihak PI7U statistic terkait materi yang akan disampaikan

Adanya koordinasi dari pihak asisten dan trainer agar saling mengetahui dan membantu berjalannya kegiatan training terkait materi yang akan disampaikan

Closed Asisten membahas segala pertanyaan atau ilmu yang masih dibingungkan sehingga penanggung jawab kegiatan training internal selanjutnya dapat menyampaikan materi apa saja yang ingin ditrainingkan.

4. Kuliah Tamu (Public Lecture)

a. Para peserta datang

terlambat ke acara Public Lecture & Sharing Session sehingga terjadi sedikit pengunduran waktu acara

Menekankan pada

seluruh peserta agar datang tepat waktu.

Closed Menghubungi setiap peserta

yang mengikuti program kerja laboratorium H-1 berlangsungnya kegiatan untuk mengingatkan supaya peserta datang tepat waktu

b. Sebagian peserta yang sudah mendaftar acara Public Lecture & Sharing Session tidak mendapatkan dispensasi sehingga sebagian peserta ada yang terpaksa tidak

Mengurus ijin dispensasi untuk tidak mengikuti kuliah ke ketua jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya

Closed Setiap diadakannya program kerja yang berada di jam kuliah, asisten menyakan terlebih dahulu kepada peserta yang ingin mendaftar apakah pada waktu acara berlangsung peserta terdapat jam kuliah




Tindakan Pencegahan

mengikuti kegiatan Public Lecture & Sharing Session karena kuliah

atau tidak

5. Quest

a. Terjadinya ketidak tepatan waktu seminar “Quest”.

Pembuatan run down yang lebih matang lagi dengan memperhatikan allowance sebagai bentuk antisipasi terhadap hal yang tidak diinginkan

Closed Diadakannya simulasi program kerja sekaligus mengukur waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan sehingga waktu yang dialokasikan dapat sesuai dengan waktu yang diperlukan pada kondisi nyatanya.

E. Evaluasi Program Kerja Divisi

1. Divisi Administrasi

a. Surat-surat kadang belum dilakukan penggandakan sebelum pengajuan surat tersebut

Seharusnya sebelum pengajuan surat, surat tersebut harus digandakan terlebih dahulu lalu disimpan sebagai berkas administrasi

Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten untuk meng-scan terlebih dahulu setiap surat yang telah dibuat sebelum diserahkan kepada pihak yang ditujukan.

b. Surat yang masuk belum tertata dan terdata jelas dikarenakan penerima surat tersebut tidak menentu

Seharusnya terdapat tempat khusus untuk surat masuk dan standar penerimaan surat masuk yang jelas

Closed Dilakukan sosialisasi kepada seluruh asisten mengenai tempat-tempat untuk menaruh berbagai macam surat berdasarkan jenisnya sehingga bagi siapa saja asisten yang menerima surat masuk dapat menaruhnya di tempat yang semestinya

c. Sulitnya untuk mendata barang-barang inventaris laboratorium dikarenakan penempatannya yang acak

Sebaiknya untuk setiap tempat penyimpan barang ataupun rak lemari disertakan daftar barang yang seharusnya ada pada tempatnya agar mudah untuk dikontrol secara berkala

Closed Dilakukan update daftar inventaris di setiap periodenya sehingga dapat diketahui semua inventaris yang masih bisa digunakan. Divisi administrasi bertanggung jawab untuk merapikan segala inventaris yang digunakan. Selain itu diadakannya kegiatan “bersih-bersih lab” untuk menata inventaris laboratorium agar lebih rapi

2. Divisi Maintenance

a. Terdapat komputer yang mengalami permasalahan mendekati periode praktikum

Dilakukan pelatihan mengenai sarana dan prasarana yang ada dalam laboratorium Statistik dan Rakayasa Kualitas

Closed Dilakukan pengecekan komputer setiap akan melakukan praktikum




Tindakan Pencegahan

b. Laboratorium hanya mampu menampung 10 komputer untuk pelaksanaan praktikum

Meningkatkan sarana dan prasarana laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas agar jumlah praktikan yang melaksanakan kegiatan praktikum meningkat

Closed Untuk saat ini, komputer yang berjumlah 10 sudah cukup untuk melayani praktikan di setiap shiftnya. Oleh karena itu, diperlukan maintenance komputer secara periodik agar semua komputer dapat digunakan ketika praktikum

3. Divisi Quality Assurance

a. Kesulitan untuk mencari modul praktikum tahun-tahun sebelumnya yang diperlukan untuk kepentingan audit.

Modul setiap tahun

disimpan dengan baik di dalam satu folder

CLosed Koordinator praktikum

menyimpan softfile modul praktikum di folder komputer server sehingga asisten-asisten selanjutnya dapat menemukan dengan mudah.

b. Pengumuman adanya audit yang mendadak sehingga dokumen-dokumen belum disiapkan dengan lengkap

Asisten sebaiknya mereka segala dokumen laboratorium secara periodik sehingga tidak menumpuk di akhir

Closed Setiap setelah dilakukannya rapat evaluasi program kerja, asisten penanggung jawab kegiatan segera mengerjakan LPJ. Seluruh asisten juga membantu dalam penyimpanan segala dokumen laboratorium.

4. Divisi Research & Development

a. Untuk kegiatan brainstorming kendala dan hambatannya adalah kurangnya kesiapan dari para PJ modul maupun masih molornya pelaksanaan brainstorming dikarenakan kurangnya kedisplinan dari para peserta brainstorming

Merencanakan adanya kegiatan brainstorming dari h-seminggu kegiatan sehingga PJ siap untuk menyampaikan materi modul

Closed Koordinator praktikum bertugas untuk mengingatkan semua PJ Modul untuk mengadakan brainstorming sesuai dengan timeline praktikum. Selain itu, asisten PJ Modul juga mengkonsultasikan materi kepada dosen yang bersangkutan sehingga lebih paham akan materi tersebut.

b. Untuk mading ilmiah kendalanya adalah dalam pembuatan desaign poster sesuai dengan tema yang telah ditentukan. Selain itu kurangnya kendala lain adalah keterbatasan dalam melakukan desain dengan menggunakan corel maupun photoshop

Butuh bantuan orang lain dalam membuat desaign poster mading ilmiah agar mading ilmiah dapat terlaksana sesuai target yakni terbit setiap 2 minggu sekali.

Closed Asisten dari divisi R&D saat ini berjumlah 3 orang sedangkan sebelumnya hanya 1 orang sehingga mempermudah dalam pembagian jobdesc pembuatan poster. Hal tersebut dapay mencegah asisten R&D kewalahan dalam membuat poster untuk mading.

c. Update berita pada web Untuk update berita Closed Kepala Laboratorium




Tindakan Pencegahan

hambatannya adalah kurangnya komunikasi dengan PJ acara sehingga terkadang dalam pembuatan berita seperti masih kurang koordinasi

sebaiknya koordinasi lebih ditingkatkan, dalam artinya dibuat pembagian tugas yang jelas antara PJ Acara dan juga divisi R & D

mengontrol segala update yang ada di website dan mengingatkan asisten untuk mebuat berita kegiatam pada website setelah selesai berlangsungnya kegiatan tersebut. Selain itu sudah ada pembagian jobdesc yang jelas, yang bertugas untuk membuat berita yaitu penanggung jawab kegiatan hingga membuat berita versi bahasa Inggris kemudian PJ

kegiatan mengirimkan pada R&D untuk dikoreksi apakah berita sudah baik atau masih perlu diperbaiki. Kemudian asisten R&D meminta asisten Web Maintenance untuk meng-upload berita tersebut ke website.

5. Divisi Web Design

a. Pihak laboratorium terkadang masih kesulitan dalam melakukan penyesuaian dan update website laboratorium. Contohnya adalah disaat akan registrasi praktikum, disaat membuat form registrasi, terkadang dari Divisi Web Maintenance & Graphic masih mengalami kesulitan dalam mengatur bahasa pemrogramannya

Perlu melakukan training tentang web terhadap seluruh asisten, sehingga disaat dari pihak Web Maintenance & Graphic Degisn sedang tidak ada, dari asisten yang lain tetap mampu melakukan update berita.

Closed Beberapa asisten juga sudah diajarkan untuk mengupload berita ke website laboratorium.

b. Pihak laboratorium terkadang masih terkendala dengan bahasa pemrograman yang digunakan disaat menngupdate website dari laboratorium.

Asisten Web maintenance sebelumnya memberikan pengajaran kepada

asisten Web Maitenance yang baru

Closed Asisten Web maintenace selalu meningkatkan kemampuannya dalam bahasa pemrograman dengan melakukan berbagai

percobaan untuk belajar.

c. Masih kurangnya minat dari praktikan dalam melakukan update website mengenai berita praktikum

Asisten mengingatkan praktikan untuk selalu melakukan update website untuk mengetahui pengumuman terbaru

Closed Pengumuman juga dipasang di mading untuk mengindari praktikan yang tidak membuka pengumuman di website.

6. Divisi HRD & PR

a. Untuk media crisis center dan kotak saran

Dibuatnya sarana yang lebih mudah untuk

Closed Di akhir asistensi tiap modulnya, praktikan wajib




Tindakan Pencegahan

masih belum dimanfaaatkan oleh praktikan dengan maksimal

praktikan dapat menyampaikan keluh kesahnya kepada laboratorium

menuliskan kritik dan saran bagi asisten maupun laboratorium. Selain itu, di akhir periode praktikum praktikan wajib mengisi kuesioner kepuasan pelanggan. Hal tersebut dapat mencegah praktikan malas untuk menuliskan kritik dan sarannya pada kotak saran

b. Handphone call center

daya tahan baterai kurang, cepat off

Handphone call center

menggunakan handphone dengan daya tahan baterai lebih

Closed Saat ini, call center

menggunakan handphone asisten divisi PR yang mampu menampung 2 sim card sehingga asisten PR lebih tanggap terhadap SMS dari praktikan.

7. Divisi Finance

a. Pembelian barang-barang baru kadang belum diinputkan ke lembar kendali inventaris

Perbaikan dari segi kontrol agar selalu menginputkan daftar barang baru ke form Inventaris

Closed Divisi administrasi secara periodik melakukan update daftar inventaris laboratorium sehingga form inventaris dapat sesuai dengan jumlah inventaris yang terbaru.

b. Perbaikan dari pihak keuangan Fakultas Teknik dari segi penulisan dan redaksional surat pertanggungjawaban belanja

Meningkatkan ketelitian dan membuat format standard khusus yang akan mempermudah penulisan dan redaksional

Closed Asisten dari Divisi Finance selalu melakukan konsultasi kepada kepala laboratorium, oihak jurusan, maupun Fakultas Teknik dalam pembuatan surat pertanggungjawaban belanja agar lebih teliti.

c. Dana program kerja sering kali turun mendekati dengan hari pelaksanaan acara dari pengajuan maksimal satu bulan sebelum pelaksanaan

Pengajuan dana program kerja lebih awal lagi dan peninjauan dilakukan lebih sering lagi ke pihak keuangan.

Closed Setiap program kerja, asisten penanggung jawabnya diwajibkan untuk mebuat rancangan kebutuhan biaya dan pemasukan yang akan didapatkan (jika ada) sehingga membantu asisten

divisi Finance dalam mengajukan dana.

E. Evaluasi Capaian dan Sasaran Mutu

1. Kompetisi RKTI Kurangnya persiapan sebelum mengikuti kompetisi RKTI

Closed Diadakannya brainstorming mengenai Desain Eksperimen yang membantu asisten dalam mempelajari materi lebih dalam dan meningkatkan pengetahuan asisten




Tindakan Pencegahan

2. Kompetisi ISCE Kurangnya persiapan sebelum mengikuti kompetisi ISCE

Closed Diadakannya brainstorming mengenai Desain Eksperimen yang membantu asisten dalam mempelajari materi lebih dalam dan meningkatkan pengetahuan asisten

3. Kunjungan Laboratorium

Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan kunjungan laboratorium selain itu pihak

laboratorium juga lama dalam merespon

Open Asisten divisi PR tetap intens dalam menghubungi laboratorium yang bersangkutan dan sudah disetujui untuk mengunjugi

laboratorium di Jurusan Statistik pada Bulan Desember 2016.

4. Bedah Jurnal Kesulitan dalam menentukan jadwal waktu untuk melaksanakan kegiatan bedah jurnal

Open Kegiatan bedah jurnal dilakukan pada setiap hari Jumat namun tetap tergantung kesanggupan dari Kepala Laboratorium dan asisten untuk hadir sehingga sampai saat ini laboratorium hanya membahas 5 materi. Oleh karena itu, asisten diizinkan untuk tidak hadir apabila ada kepentingan lain (khusus izin mengenai akademik atau acara keluarga yang diperbolehkan). Hal tersebut dapat mencegah terlambatnya jadwal kegiatan bedah jurnal.

5. Pengabdian Masyarakt Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan pengabdian masyarakat selain itu pihak laboratorium kesulitan dalam mencari UKM untuk pengabdian masyarakat.

Open Diperlukan rapat program kerja pengabdian masyarakat sehingga program kerja pengabdian masyarakat dapat terlaksana.

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Pada tahun 2015 telah dibuat tinjauan manajemen untuk mengevaluasi kinerja

dari Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Tinjauan manajemen tahun 2015

tersebut juga merupakan saran perbaikan untuk program kerja pada tahun 2016.

Berikut merupakan tindak lanjut tinjauan manajemen tahun 2015 yang telah dilakukan

laboratorium yang dapat dilihat pada Tabel 4.11.



Tabel 4.11 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

No

Rekomendasi Tinjauan

Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut

yang SUDAH dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana

selanjutnya

1. Penyusunan

SOP untuk praktikum

mengacu pada timeline

yang telah

dibuat serta peran asisten &

kepala laboratorium

ditingkatkan.

Praktikum SOP sudah

disesuaikan dengan timeline

praktikum. Karena SOP

mencakup

waktu yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan

praktikum

sehingga perancangan

SOP dan waktu praktikum

saling

berpengaruh terhadap

timeline praktikum

Kewajiban untuk

menyelesaikan praktikum sesuai

dengan timeline yang ditentukan

sehingga asisten

kesulitan untuk menyesuaikan

jadwal menjaga praktikum

dengan jadwal

kuliah masing-masing asisten

Asisten

diharapkan tidak melakukan KRS

secara bersamaan atau

dalam artisan

memilih kelas yang saling

berbeda sehingga

sumber daya

dapat dibagi dengan merata.

Kemudian untuk praktikum

susulan dapat

dilakukan pada hari Sabtu.

2. Penyusunan

timeline praktikum

disesuaikan

dengan jadwal yang telah

dikumpulkan oleh

calon praktikan saat regristasi

praktikum dan

ditunjukkan pada

introduction

Praktikum Jadwal

praktikum sudah

disesuaikan

dengan jadwal individu

anggota masing-masing

bukan seperti tahun

sebelumnya

yang dibuat berdasarkan

kelompok sehingga

terdapat

anggota kelompok yang

harus melakukan

tukar jadwal

dengan praktikan

lainnya

Masih terdapat

praktikan yang mengonfirmasi

bahwa tidak

dapat mengikuti praktikum

dikarenakan terdapat jadwal

kuliah pengganti atau praktikum

lainnya

Jadwal dibuat

dengan memperhatikan

jadwal

praktikum laboratorium

lainnya sehingga tidak jadwal

tidak menumpuk.

Untuk

permasalahan jadwal kuliah

tambahan, laboratorium

hanya dapat

memberikan saran untuk

menukar jadwal dengan

praktikan

tertentu yang bisa

menggantikan jadwal

sebelumnya.

3. Penyusunan cek list

\terhadap

Spectra Sudah dilakukan

pembagian

Terdapat hal-hal yang tidak

terduga seperti

Memastikan bahwa

permasalahan



No

Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut

yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

segala hal yang diperlukan

dalam kegiatan

training

jobdesc untuk menyiapkan

kebutuhan

tertentu yang dilakukan pada

rapat persiapan

pintu ruangan yang masih

terkunci, tidak

seperti yang sudah dijanjikan

oleh pihak jurusan

sebelumnya.

ruangan sudah teratasi dengan

meminta kunci

secara langsung bukan meminta

untuk dibukakan ruangan karena

terkadang pihak

luar laboratorium

tidak profesional dalam

melaksanakan tugasnya.

4. Peningkatan

kinerja dan

ketelitian asisten

dalam membuat

modul yang benar

Spectra Sudah

dilakukan

pembaruhan terhadap angka

data yang salah pada waktu

Spectra periode sebelumnya.

Namun tetap

menggunakan judul data yang

sama.

Modul dirasa

sudah terlalu

lama karena masih

menggunakan judul data yang

sama

Memperbaruhi

data pada

modul software Spectra dan

sebaiknya modul diberikan h-1

kegiatan agar praktikan dapat

mempelajari

terlebih dahulu

5. Pembuatan SOP training

Spectra Sudah dibuat SOP training

yang dijelaskan pada rapat

persiapan dan

dikirim ke email masing-masing

asisten untuk dipelajari

Terapat asisten yang belum

membaca SOP ketika hari h

Peningkatan kedisiplinan

asisten untuk mempelajari

materi training.

6. Pengumuman

mengenai

kepastian surat dispensasi

diberikan pada saat peserta

public lecturer and

sharing session

melakukan regristasi

Kuliah

Tamu

Laboratorium

sudah berusaha

untuk meminta izin Ketua

Jurusan untuk mengeluarkan

surat dispensasi bagi peserta

yang mengikuti

kuliah tamu namun tidak

diizinkan. Sehingga

laboratorium

mengingatkan

Banyak peserta

yang memiliki

jadwal kuliah pada waktu

acara berlangsung

sehingga peserta yang datang

tidak sebanyak

yang mendaftar

Mengusahakan

adanya surat

dispensasi bagi peserta



No

Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut

yang SUDAH

dilakukan


Rencana selanjutnya

pada mahasiswa

yang ingin

mendaftar mengenai

jadwal kuliah masing-masing.

7. Penyusunan

SOP kegiatan open

recruitment,

timeline dan alternative

konsep open recruitment

disesuaikan

dengan jadwal kuliah peserta

Open

Recruitment

Open

recruitment asisten baru

2016 sudah

dibuat SOP beserta

alternatif konsep, open

recruitment.

Asisten membuat

jadwal wawancara

peserta berdasarkan

jadwal kosong

yang dimiliki individu

masing-masing

Pembuatan

alternatif yang mempunyai

banyak pro dan

kontra dari para asisten alumni

dengan Kepala Laboratorium

Mengadakan

rapat asisten aktif, asisten

alumni, beserta

Kepala Laboratorium

sehingga dapat memilki

pemahaman

yang sama mengenai

konsep seleksi

8. Peningkatan koordinasi

antar asisten terhadap

Kepala

laboratorium dan asisten

alumni.

Open Recruitment

Sudah diadakan rapat antara

asisten aktif dengan asisten

alumni, rapat

antara asisten aktif dengan

Kepala Laboratorium

untuk

menyampaikan pendapat

asisten alumni

Pembuatan alternatif yang

mempunyai banyak pro dan

kontra dari para

asisten alumni dengan Kepala

Laboratorium

Mengadakan rapat asisten

aktif, asisten alumni, beserta

Kepala

Laboratorium sehingga dapat

memilki pemahaman

yang sama

mengenai konsep seleksi

9. Penyusunan rundown yang

disesuaikan dengan konsep

training yang

disediakan oleh pihak pemberi

training.

Training Internal

Rundown telah diatur oleh

pihak pemberi materi

(lembaga

statistik) karena training

dilaksanakan di tempat

pemateri

Asisten harus menunggu lama

untuk dimulainyanya

kegiatan training

karena pemateri terlambat

Sebaiknya training

dilaksanakan di Gedung TI

sehingga asisten

juga dapat mengontrol

jalannya kegiatan



No

Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut

yang SUDAH

dilakukan


Rencana selanjutnya

10. Peran asisten ditingkatkan

terutama

terkait kerjasama

dengan pihak jurusan dan

pihak pemberi

training.

Training Internal

Asisten sudah menghubungi

lembaga

organisasi yang sebelumnya

digunakan, namun terdapat

perubahan

biaya yang signifikan

sehingga asisten

menghubungi lembaga

organisasi yang

lainnya lang lebih

terjangkau.

Kurangnya kemampuan

asisten untuk

menawar biaya training sehingga

hanya sebagian asisten yang

dapat mengikuti

training

Dilakukan kerja sama dengan

lembaga

organisasi yang lainnya supaya

biaya yang dikeluarkan

lebih kecil

11. Pembuatan chek list

keperluan training

internal.

Training Internal

Sudah dilakukan list

keperluan training

Buku materi baru diberikan pada

waktu training sehingga asisten

belum sempat

mempelajari terlebih dahulu

Asisten meminta materi minimal

h-2 kegiatan training

12. Penyusunan

SOP lomba dan alternative

lomba statistic day untuk

mengantisipasi

hal-hal yang mungkin

berubah atau berjalan

tidak sesuai

rencana.

Statistic

Day

Terdapat

beberapa lomba yang diadakan

di kegiatan Statistic Day

SOP tidak

didistribusikan ke seluruh asisten

sehingga asisten tidak bisa

mempelajarinya.

Selain itu juga tidak terdapat

jadwal jaga asisten

SOP dikrim ke

email masing-masing asisten

beserta jadwal jaga

laboratorium

sehingga semua asisten dapat

memahami konsep acara

dan jadwal jaga

masing-masing

13. Peningkatan kerjasama

asisten dalam menumbuhkan

kreatifitas untuk

melakukan

inovasi terhadap lomba

yang didakan.

Statistic Day

Dilakukan pembagian

jobdesc untuk membuat

keperluan yang dibutuhkan

untuk menghias

laboratorium dalam acara

open laboratorium di

kegiatan

Statistic Day

Terdapat beberapa

jobdesc yang tidak

terealisasikan karena waktu

persiapan yang

kurang

Waktu persiapan minimal h-3

minggu sebelum acara

berlangsung



7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Dengan adanya perubahan baik dari lingkungan eksternal maupun internal,

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa meningkatkan pelayanan

dengan memperbaiki sistem yang dirasa kurang baik dengan sistem yang lebih baik

sesuai dengan kondisi yang terbaru. Pada tahun 2016 ini, terdapat beberapa

perubahan baik dari lingkungan internal laboratorium maupun lingkungan eksternal

laboratorium.

Untuk perubahan dari lingkungan internal sendiri salah satunya pergantian

kepala laboratorium sejak Bulan April tahun 2016, yang secara tidak langsung

mempengaruhi terhadap beberapa program kerja laboratorium. Adanya program kerja

laboratorium yang sebelumnya belum ada di periode sebelumnya, yaitu kegiatan

bedah jurnal. Kegiatan bedah jurnal mengenai materi desain eksperimen dapat

meningkatkan pengetahuan asisten mengenai desain eksperimen terutama bagi

asisten angkatan 2014 yang belum mengambil mata kuliah desain eksperimen. Adanya

kegiatan bedah jurna laboratorium juga dapat sekaligus menyiapkan asisten untuk

mengikuti kompetisi lomba statistik yang berikutnya.

Untuk perubahan dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi sistem

manajemen mutu laboratorium adalah perubahan kurikulum Teknik Industri Universitas

Brawijaya menjadi kurikulum 2016 yang baru sesuai dengan KKNI, sehingga sistem

dan konsep praktikum juga berubah. Sebelumnya Laboratorium Statistik & Rekayasa

Kualitas hanya mengampu praktikum Statistik Industri saja. Namun dengan adanya

kurikulum 2016, Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas juga mengampu Pratikum

Terintegrasi II yang dulunya dinamakan dengan Tugas Besar Perancangan Produk.

Dengan diadakannya praktikum yang baru, asisten harus mempelajari dan

menyiapkan materi lain untuk membimbing di Praktikum Terintegrasi II. Selain itu,

dengan adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri digabung dengan mata

kuliah Statistik Industri II dengan bobot keduanya sebesar 3 sks, dimana untuk

praktikum bobotnya adalah 1 SKS.

Selain perubahan praktikum, juga terdapat perubahan terhadap sistem asistensi.

Asistensi pada periode Ganjil 2016/2107 ditiadakan sehingga praktikum terdiri atas

praktikum pengenalan dan praktikum pengerjaan LKM sehingga tidak perlu dilakukan

asistensi laporan. Akan tetapi, praktikan tetap dapat melakukan konsultasi kepada

asisten masing-masing terkait praktikum yang bersangkutan.



8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Untuk menjadi laboratorium yang lebih baik dalam memberikan pelayanan

kepada pelanggan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya

meningkatkan kinerja yang berpengaruh pada sistem manajemen mutu laboratorium.

Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders internal didapatkan melalui rapat

evaluasi yang dilakukan secara berkala maupun diskusi antar asisten dan kepala

laboratorium. Saran dan masukan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja sistem

manajemen organisasi. Sedangkan Saran dan masukan yang diperoleh dari

stakeholders eksternal didapatkan melalui adanya e-complaint pada website

laboratorium, kotak saran yang diletakkan di depan laboratorium, maupun

berhubungan langsung (diskusi, email, call center, dsb) dengan pihak internal

laboratorium, sehingga pihak eksternal dapat memberikan kritik dan saran yang

membangun untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen organisasi.

Secara keseluruhan, laboratorium sebenarnya sudah memiliki prosedur-prosedur

program kerja yang terstruktur namun selalu terkendala dengan hambat-hambatan

yang berada di luar kendali laboratorium dan asisten yang kurang memahami

prosedurnya. Oleh karena itu, diperlukan perbaikan pada sisi individual asisten untuk

memahami segala prosedur yang ada dan lebih bertanggung jawab atas tugas atau

jobdesc masing-masing. Kemudian untuk permasalahan hambatan yang berada di luar

kendali laboratorium, sebaiknya laboratorium harus membuat berbagai pilihan konsep

perencanaan program kerja sehingga dapat menanggulangi berbagai kemungkinan

yang dapat terjadi. Selain itu, diperlukan perbaikan pada koordinasi antar asisten dan

antar asisten dengan Kepala Laboratorium maupun pihak-pihak luar yang

bersangkutan terhadap program kerja laboratorium yang tertentu.

V. PENUTUP

Berdasarkan kajian yang dilakukan pada Sistem Manajemen Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas, Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya dapat

disimpulkan bahwa sistem manajemen yang ada pada Laboratorium ini sudah efektif,

dengan lebih banyaknya program dan capaian sasaran mutu yang sudah terlaksana.

Akan tetapi, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas masih berkomitmen untuk



berupaya terus memperbaiki kinerja agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik

pada stakeholder.

Capaian tersebut meskipun belum sempurna merupakan hasil kerja keras seluruh

pihak Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas, serta Jurusan Teknik Industri

Universitas Brawijaya. Oleh karena itu, terimakasih disampaikan kepada pihak-pihak

yang telah berkontribusi untuk penyusunan laporan tinjauan manajemen ini.

TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK...

Documents

Transcript of TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK...