1

TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS

DI RUANG PENYIMPANAN RST DR. SOETARTO

YOGYAKARTA

Karya Ilmiah

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta

Disusun Oleh :

YEKA SAHFITRI

1314031

PROGRAM STUDI

PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

STIKES JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2017

3

4

5

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-

Nya penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul Tinjauan

Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan RST dr.

Soetarto Yogyakarta Karya Tulis Ilmiah Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat

Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis Stikes Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta.

Penulis menyadari bahwa semua usaha yang telah dilakukan merupakan kerja

sama yang baik dari semua pihak yang telah membantu. Untuk itu, penulis

menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Pembimbing KTI dan selaku Ketua

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

2. Sis Wuryanto, AmdPerkes., SKM., MPH selaku Ketua Prodi Perekam dan

Informasi Kesehatan (D-3) Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

3. Ibnu Mardiyoko, SKM., MM selaku Penguji yang telah meluangkan waktu,

tenaga, dan pikiran dalam karya tulis ilmiah ini.

4. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah

mendukung penyusunan karya tulis ilmiah ini.

5. Seluruh staf dan pegawai rekam medis RST dr. Soetarto Yogyakarta yang

telah mendukung dan melancarkan penelitian karya tulis ilmiah ini.

6. Ayah, ibu tercinta dan atas doa, motivasi dan kasih sayangnya untuk

kelancaran penyusunan karya tulis ilmiah ini.

7. Kakakku tersayang Yova Putriani, atas dukungan serta telah membantu dalam

bentuk doa, motivasi, dan kasih sayang dalam penyusunan karya tulis ini.

6

8. Seluruh teman-teman rekam medis 2014, atas dukungan dan motivasi dalam

karya tulis ilmiah ini.

9. Semua pihak yang telah banyak membantu secara langsung maupun tidak

langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.

Seluruh bantuan baik moral maupun material yang diberikan kepada

penulis, penulis ucapkan terima kasih. Penulis menyadari masih terdapat

banyak kekurangan dalam penyusunan karya tulis ini. Oleh karena itu, penulis

mengharapkan saran dan kritik demi kesempurnaan karya tulis ini. Namun

demikian adanya, semoga karya tulis ini dapat dijadikan acuan tindak lanjut

penelitian selanjutnya dan bermanfaat bagi kita semua terutama bagi ilmu

rekam medis.

Yogyakarta, Juli 2017

Penulis

Yeka Sahfitri

7

8

9

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Teori ............................................................................. 15

Gambar 2.2 Kerangka Konsep ......................................................................... 15

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis ............................................... 25

10

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman wawancara

Lampiran 2 Pengantar wawancara penelitian

Lampiran 3 Persetujuan informan

Lampiran 4 Check list observasi kegiatan

Lampiran 5 Surat izin studi pendahuluan

Lampiran 6 Surat izin penelitian

Lampiran 7 Pernyataan Informan A

Lampiran 8 Pernyataan Informan B

Lampiran 9 Pernyataan Triangulasi

Lampiran 10 Hasil wawancara informan A

Lampiran 11 Hasil wawancara informan B

Lampiran 12 Hasil wawancara triangulasi

Lampiran 13 Hasil check list observasi kegiatan

Lampiran 14 Keterangan persetujuan etik penelitian

Lampiran 14 SPO keamanan berkas rekam medis

Lampiran 15 Daftar hadir bimbingan

11

TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS

DI RUANG PENYIMPANAN RST DR. SOETARTO

YOGYAKARTA

Yeka Sahfitri1, Kuswanto Hardjo

2

INTISARI

Latar Belakang: Tidak semua pihak di perbolehkan mengetahui isi rekam medis,

untuk itu keamanan dari segi fisik dan segi isi harus di kelola dengan baik.

Berdasarkan studi pendahuluan di Instalasi Rekam Medis RST dr. Soetarto

Yogyakarta keamanan pengelolaan berkas rekam medis belum berjalan dengan baik.

Dikarenakan tidak adanya APAR di ruang penyimpanan, tidak digunakan AC sebagai

alat pengatur suhu udara, dan tidak adanya kapur barus sebagai pengaman dari

serangga yang bisa mengakibatkan kerusakan pada berkas rekam medis. Oleh karena

itu, penulis ingin mengetahui tinjauan aspek keamanan berkas rekam medis di ruang

penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.

Tujuan: Mengetahui aspek keamanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan

RST dr. Soetarto Yogyakarta.

Metode Penelitian: Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan

pendekatan kualitatif dan rancangan cross sectional. Metode pengumpulan data

dengan menggunakan wawancara dan observasi.

Hasil Penelitian: Berdasarkan hasil penelitian kemananan berkas rekam medis di

ruang penyimpanan dari segi fisik belum aman dari bahaya kebakaran dan kebanjiran,

masih terdapat petugas yang makan dan minum di ruang penyimpanan, belum

menggunakan kapur barus untuk melindungi berkas rekam medis dari serangga, serta

belum digunakan AC sebagai pengatur suhu ruangan. Usaha yang dilakukan dalam

meningkatkan keamanan berkas rekam medis dari aspek isi terutama di ruang

penyimpanan yaitu tidak menizinkan orang lain masuk ruang penyimpanan selain

petugas rekam medis dan adanya buku ekspedisi. Hal ini bertujuan supaya berkas

rekam medis tetap terjaga kerahasiaannya dan terhindar dari hal-hal yang tidak

diinginkan seperti pencurian oleh orang yang tidak bertanggungjawab.

Kata Kunci: Keamanan, Berkas Rekam Medis, Filing.

1 : Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan Sekolah

Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta 2 : Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan Sekolah

Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

12

The Observation on Safety Aspect of Medical Record Files in The Filing Room

of DR. Soetarto Military Hospital of Yogyakarta

Yeka Sahfitri1, Kuswanto Hardjo

2

ABSTRACT

Background : Not all people are allowed to access the information in medical record

files so that good management is necessary to keep the safety of the physical

documents and the contents inside them. A preliminary study in medical record

instalation of Dr. Soetarto military hospital of Yogyakarta identified that the safety of

medical record files were still in poor management. This was due to the absence of

APAR in the filing room, the absence of Air Conditioner to control air temperature,

and the absence of champor to get rid of any insects which may physically damage

the medical record files. Therefore, the researcher wanted to find out the observation

on safety aspect of medical record files in the filing room of Dr. Soetarto military

hospital of Yogyakarta.

Objective : To find out the safety aspect of medical record files in the filing room of

dr. Soetarto Military Hospital of Yogyakarta.

Method : This was a descriptive study with qualitative approach and cross sectional

design. Data were collected by conducting interviews and observation.

Result : Medical record files in the filing room were still unsafe from fire and flood,

it was also found out that there were staff who had meals in the filing room,

champors were still not used to protect medical record files from insects, air

conditioner was not provided to control room temperature. The effort that was

implemented to keep the safety of the contents of medical record files was not to

allow any person to enter the filing room except medical record staff and expedition

book was also provided. These were intended to keep medical record files

confidentiality and protect from any illegal use without any permission by

irresponsible people.

Password : Safety, Medical Record Files, Filing.

1 : A student of Medical Record and Health Information Diploma 3 Study Program of

Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta 2 : A counselor of Medical Record and Health Information Diploma 3 Study Program

of Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta.

13

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menurut Undang-Undang RI No. 44/2009 tentang kesehatan, kesehatan

adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa, sosial, dan ekonomis. Untuk

mendukung terselenggaranya pelayanan peningkatan kesehatan masyarakat di

antaranya adalah dengan adanya rumah sakit. Rumah sakit adalah

penyelenggara kesehatan yang di dalamnya terdapat berbagai macam

pelayanan, di antaranya pelayanan rekam medis.

Menurut Permenkes No 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam

medis, Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah keterangan baik

yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan

fisik, penunjang medik, diagnosis, segala pelayanan dan tindakan medis yang

diberikan kepada pasien, dan tentang pengobatan, baik rawat inap, rawat

jalan, maupun gawat darurat.

Salah satu unit rekam medis untuk menunjang pelayanan rekam medis

adalah ruang penyimpanan di mana berkas rekam medis baik rawat jalan,

rawat inap, maupun gawat darurat disimpan. Karena rekam medis bersifat

rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggung

jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan milik

pasien. Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), filing adalah kegiatan

menyimpan, penataan, atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk

mempermudah pengambilan kembali (Retrieval).

Keamanan itu sendiri merupakan suatu keadaan bebas dari kejahatan,

kecelakaan dan lain-lain. Maka faktor keamanan merupakan pertimbangan

penting diarea pengarsipan dan aturan keamanan hendak secara jelas

14

ditempelkan. Pengaturan udara yang semestinya dalam hal kontrol suhu,

kelembaban, dan debu penting dalam mencegah kebakaran dan meningkatkan

produktifitas petugas. Prosedur pencegahan dan kontrol kebakaran juga perlu

alat pemadam api ringan harus dievaluasi, dan pendampingan yang sesuai

harus diletakan pada tempat yang terlihat jelas, semua petugas harus dilatih

menghadapi kebakaran atau kecelakaan lain. Sehingga diperlukan pengolahan

rekam medis yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan ruang

penyimpanan yang baik. Ruang rekam medis dapat dikatakan baik apabila

ruangan tersebut dapat menjamin keamanan berkas rekam medis pasien

seperti terhindar dari ancaman kehilangan, bencana dan segala sesuatu yang

dapat membahayakan rekam medis tersebut.

Berdasarkan hasil studi pendahuluan di RST dr. Soetarto Yogyakarta

Masih ditemukan beberapa masalah yang berkaitan dengan keamanan

dokumen rekam medis pasien. Berdasarkan denah ruangan, jendela pada

ruang penyimpanan tanpa teralis dan selalu terbuka sehingga siapa saja yang

lewat bisa langsung melihat berkas rekam medis pada ruang penyimpanan.

Pada ruang penyimpanan berkas rekam medis belum ada AC, belum ada alat

pemadam api ringan (APAR), belum ada alat deteksi panas dan asap, belum

ada kamper atau kapur barus untuk melindungi berkas rekam medis dari

serangan serangga, belum ada peraturan yang ditempelkan secara jelas selain

petugas rekam medis dilarang masuk, masih terdapat berkas rekam medis

yang berdebu serta penataan berkas rekam medis yang kurang rapi. Dari aspek

kerahasiaan pintu tidak di kunci dan masih ada petugas selain rekam medis

masuk ruang penyimpanan.

Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, penulis tertarik unuk

mengambil judul Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di Ruang

Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta

15

B. Rumusan Masalah

Bagaimana Aspek Keamanan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Ruang

Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta?

C. Tujuan

1. Tujuan Umum

Mengetahui Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di Ruang

Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.

2. Tujuan Khusus

a. Untuk mengetahui keamanan aspek fisik berkas rekam medis di ruang

penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.

b. Untuk mengetahui keamanan aspek isi berkas rekam medis di ruang

penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat bagi mahasiswa

Mahasiswa dapat mengetahui prosedur serta pelaksanaan pengamanan

berkas rekam medis di ruang penyimpanan.

2. Manfaat bagi rumah sakit

Rumah sakit dapat meningkatkan keamanan di ruang penyimpanan

berkas rekam medis.

3. Manfaat bagi perguruan tinggi

Perguruan tinggi dapat melakuan kajian lebih mendalam dari temuan yang

didapat, sehingga perguruan tinggi dapat menyiapkan tenaga kesehatan

yang lebih berkualitas dan berkompeten dalam bidang keilmuannya.

16

E. Ruang Lingkup

1. Lingkup Keilmuan

Lingkup keilmuan dalam penelitian ini adalah ilmu rekam medis dan

informasi kesehatan.

2. Lingkup Materi

Lingkup materi dalam penelitian ini adalah keamanan ruang penyimpanan

berkas rekam medis.

3. Lingkup Lokasi

Lingkup Lokasi dalam penelitian ini adalah di Instalasi Rekam Medis RST

dr. Soetarto Yogyakarta.

4. Lingkup Metode

Lingkup metode dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara

5. Lingkup Objek

Lingkup objek dalam penelitian ini adalah ruang penyimpanan berkas

rekam medis.

F. Keaslian Penelitian

1. Novita (2016) dengan judul Faktor-faktor yang Memengaruhi Keamanan

Berkas Rekam Medis Berdasarkan Peraturan Perundang-undangan di

RSUD Sukoharjo

Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Novita dengan peneliti

adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-

sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing

sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek

penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Novita ingin mengetahui faktor

yang memengaruhi keamanan berkas rekam medis sedangkan penelitian

ini hanya pada keamanan berkas rekam medis.

17

2. Muhammad (2016) dengan judul Tinjauan Aspek Keamanan dan

Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing RSUD Bendan

Kota Pekalongan

Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Muhammad dengan peneliti

adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-

sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing

sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek

penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad ingin mengetahui

Aspek keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis medis sedangkan

penelitian ini hanya pada keamanan berkas rekam medis.

3. Saiful (2015) dengan judul Aspek Keamanan Pengelolaan Pada

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di Filing RSUD Ungaran

Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Saiful dengan peneliti

adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-

sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing

sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek

penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Saiful ingin mengetahui

pengelolaan dan keamanan berkas rekam medis sedangkan penelitian ini

hanya pada keamanan berkas rekam medis.

34

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum RST dr. Soetarto Yogyakarta

1. Sejarah Singkat RST dr. Soetarto Yogyakarta

Setelah diproklamasikan kemerdekaan bangsa Indonesia pada tanggal

17 Agustus 1945 di Jakarta sekaligus terbentuknya negara RI, maka

hampir di seluruh pelosok tanah air terjadi pergolakan-pergolakan

bersenjata dari para pejuang dan pembela kemerdekaan RI untuk

mempertahankan dan menegakkan negara RI dari pihak mana pun yang

menghendaki menjajah kembali bangsa Indonesia dan menjadi kenyataan

bahwa para pejuang tersebut langsung terlibat secara fisik berperang

dengan senjata seadanya melawan orang-orang Jepang yang masih berada

di Indonesia yang tidak mau menyerahkan senjatanya kepada RI dan

orang-orang Belanda serta sekutu-sekutunya yang masih menghendaki

penjajahan terhadap bangsa Indonesia.

Peristiwa-peristiwa kontak senjata tersebut mengakibatkan di sana-sini

berjatuhan korban para pejuang termasuk yang berada di wilayah Daerah

Istimewa Yogyakarta. Pada saat bersamaan lahirlah badan-badan

perjuangan antara lain BKR yang nantinya berubah menjadi TKR dan

badan-badan perjuangan lainnya. Untuk mengurusi badan perjuangan dari

BKR/TKR dibentuk Markas Besar Tentara (MBT) berlokasi di Jl. Jendral

Sudirman (Eks Makorem 072/Pamungkas), sementara para anggota

BKR/TKR baik yang turut campur tangan di semua daerah pertempuran

dan yang sedang dalam daerah pertahanan, kesehatannya diurusi oleh

bagian kesehatan tentara baik yang berada di Brigade, Resimen, Batalyon

maupun unit-unit kesatuan tentara lainnya. Kesatuan-kesatuan kesehatan

di Batalyon dipimpin oleh seorang kepala seksi yaitu kepala seksi

35

kesehatan Batalyon. Untuk mengurusi tentara-tentara yang sakit dan perlu

opname, dibentuklah tempat-tempat perawatan tentara di antara Markas

Kesehatan Tentara Resimen 21, Resimen 23, dan sebagian lainnya di

klinik perjuangan. Sekitar tahun 1951 TPT yang semula berlokasi di

depan RS Bethesda dan Markas Kesehatan Brigade yang berlokasi di Jl.

Widodo kota baru dipindahkan ke Jl. Juwandi No.19 kota baru, bekas

Militer Hospital Belanda yang dibangun tahun 1931, yang sebelumnya

ditempati oleh Batalyon X, dengan nama sebutan Kesehatan DKT.ST 13

dan Rumah Sakit Tentara DKT ST 13 di bawah pimpinan Letkol dr.

Soetarto (DKT ST 13 : Dinas Kesehatan Tentara Sub Teritorium 13).

Di awal tahun 1951, DKT ST 13 juga memiliki tempat perawatan II di

Purworejo dan Garnizun Gombong. Untuk TP II Gombong dipimpin oleh

Letda Sukiyo, sedangkan khusus di TP II Purworejo karena kegiatan

belum banyak (belum Garnizun) maka bagi anggota-anggota Batalyon 411

Purworejo masih dilayani oleh Ton Kes Yon sendiri yang memiliki KSA

(Kamar Sakit Asrama), sedangkan kegiatan TP II Purworejo dilaksanakan

oleh beberapa Ton Kes Yon 411 dan penetapan beberapa anggota DKST

13 yang langsung diawasi Oleh DKST 13 Yogyakarta. Baru sekitar

beberapa tahun kemudian setelah TP II berubah menjadi Rumkit III/IV

pimpinannya dipegang oleh Letda Agus Kadiman.

Perkembangan sebutan nama-nama kesehatan / Dinas kesehatan

tentara resmi tahun 1945 hingga 1950, dan seterusnya menyesuaikan

dengan nama-nama organisasi kesehatan sesuai dengan petunjuk

penetapan atasan.

Dinas Kesehatan Tentara ST 13 Yogyakarta sejak tahun 1950

mengalami perubahan nama sebagai berikut :

a. DKST 13

36

b. DKT Resimen 13

c. DKT Resimen Infanteri 072

d. DKAD Resort Militer 072

e. Detasemen Kesehatan 072

f. Sejak Re-Organisasi ABRI tahun 1986 sampai dengan sekarang

berubah sebutan menjadi : Detasemen Kesehatan Wilayah

04.04.02

Adapun kepala DKT Resort Militer 072 dan Rumkit Tk.III

Yogyakarta sejak tahun 1951-1971 dijabat rangkap oleh Dr.R.

Soetarto.

2. Fungsi, Visi, Misi, dan Moto Rumah Sakit

a. Fungsi

Memberikan pelayanan kesehatan kepada anggota Prajurit,PNS

beserta keluarga , Masyarakat Umum,Askes, Jamkesmas, Jamkesda,

Jampersal, Jamkesos.

b. Visi

Menjadi Rumah Sakit kebanggaan TNI AD beserta keluarga dan

masyarakat pengguna lainnya dalam bidang pelayanan.

c. Misi

d. Memberikan pelayanan kesehatan yang prima dan Terjangkau oleh

kemampuan Masyarakat, dalam rangka ikut berperan aktif

meningkatkan derajad kesehatanmasyarakat.

37

e. Motto

Senyum, Salam, Sapa, Sentuh, Sembuh.

3. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RST dr. Soetarto Yogyakarta

Struktur Organisasi Unit Rekam Medis

RST dr. Soetarto Yogyakarta

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit dr. Soetarto

Yogyakarta

B. Hasil Penelitian

1. Keamanan Aspek Fisik Berkas Rekam Medis

a. Kondisi Pencahayaan

38

Berdasarkan hasil observasi pada ruang penyimpanan berkas

rekam medis di RST dr. Soetarto Yogyakarta kondisi ruangan di setiap

sudut nya kurang terang. Ini dapat mengakibabtkan apabila terdapat

kerusakan kecil akibat serangga akan sulit diketahui dan petugas harus

berhati-hati dalam mencari berkas rekam medis di bagian belakang

karena masih kurang terang karena untuk penerangan pada ruangan

mengunakan lampu 4 buah dengan daya 18 watt, sinar matahari dapat

masuk secara langsung karena di ruang filing tersebut sudah dibuat 2

jendela tanpa teralis, dan pada ruangan tersebut belum ada

ventilasinya.

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas

penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A

dengan Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut

b. Temperatur dan Kelembaban Udara

Pada ruang penyimpanan untuk menstabilkan suhu petugas

menggunakan kipas angin dan selalu membuka jendela. Sudah dibuat

Untuk pencahayaannya saya kira masih kurang, karena hanya

menggunakan 4 bola lampu yang 18 watt dan yang bagian

belakang masih gelap.

Informan A

Eemmm iya masih kurang pencahayaan nya karena hanya

menggunakan 4 bola lampu saja.

Triangulasi

39

2 buah jendela tetapi tanpa ventilasi. Dengan selalu membuka jendela

setiap hari maka dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan

sehingga ruangan tidak terlalu lembab. Ruang penyimpanan berkas

rekam medis belum menggunakan AC karena masih kendala dalam

biaya padahal sudah di usulkan. Suhu ruangan nya kira-kira berkisar

28 derajat Celcius dan kelembabannya berkisar 65%-70%. Berikut

kutipan wawancara petugas penyimpanan dengan kepala instalasi

rekam medis yaitu Informan A dengan Triangulasi. Berikut kutipan

wawancara tersebut

c. Keamanan dari Kebakaran dan Kebanjiran

Berdasarkan hasil observasi di RST dr. Soetarto Yogyakarta sudah

terdapat APAR di rumah sakit, namun untuk ruang penyimpanan

APAR-nya jadi satu dengan poliklinik. Namun jarak antara rekam

medis dengan poliklinik cukup jauh. Hal ini menyulitkan petugas

apabila sewaktu-waktu apabila terjadi kebakaran. Untuk simulasi

penggunaan APAR sudah pernah dilakukan tapi belum semua petugas

mengikuti simulasi tersebut karena sekarang banyak petugas yang

Pengaturan suhu dan kelembaban ruangan kita cuma pake kipas

angin.. karena kita belum punya AC.

Informan A

Iya untuk mengatur suhu dan kelembaban di ruangan kalo

sekarang dengan menggunakan kipas angin dan membuka

jendela untuk, karena di sini belum ada AC-nya, udah diajukan

dari lama untuk AC-nya tapi belum terealisasi mungkin kendala

dari biaya. Hmm suhu ruangan nya kira-kira berkisar 28 derajat

Celcius dan kelembabannya berkisar 65%-70%.

Triangulasi

40

baru. Berikut hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas

penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A

dengan Triangulasi.

Di ruang penyimpanan belum memakai roll opack karena masih

terkendala dari segi biaya . Sedangkan untuk keamanan berkas rekam

medis dari kebanjiran sudah aman. Berikut kutipan wawancara yang

dilakukan.

d. Keamanan dari Serangga dan Tikus

Pada ruang penyimpanan petugas tidak menggunakan kamfer

(kapur barus) untuk mengantisipasi apabila ada serangga, hama perusak

kertas dan tikus yang masuk ke ruang penyimpanan. Selama ini untuk

eee..untuk kebanjiran dan kebakaran sudah antisipasi

dengan menyediakan APAR di depan poliklinik dan

kemungkinan kebanjiran juga relatif kecil

Informan A

Iya sudah terhindar, karena sudah ada tim nya sendiri,

ada APAR juga depan poliklinik. Iya kita udah pernah

simulasi apar. Hmm.. iya pake roll opack itu sangat

penting tapi disini memang belum memakai tapi sudah

diajukan ke atasan hanya mungkin biayanya belum cukup

Triangulasi

Untuk kebanjiran kemungkinan terjadi

banjir relatif kecil disini.

Informan A

Eemm kalo disini bebas banjir sihh.

Triangulasi

41

menjaga berkas rekam medis dengan selalu membersihkan ruangan

dan belum pernah ada kejadian tikus masuk ruang penyimpanan.

Berikut kutipan wawancara yang dilakukan dengan petugas

penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A

dengan Triangulasi.

e. Keamanan terhadap berkas rekam medis

Berdasarkan hasil observasi masih terdapat petugas yang

makan dan minum di ruang penyimpanan namun petugas hanya

mengandalkan kehati-hatiannya pada saat membawa makanan dan

minuman pada ruang penyimpanan. Berikut kutipan wawancara yang

dilakukan dengan petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam

medis yaitu Informan B dengan Triangulasi. Berikut kutipan

wawancara tersebut.

Eemm kita tidak pernah memakai obat serangga

atau kapur barus.

Informan A

Engga ada, karena saya ga tau sih selama ini engga

pernah pake dan berkas aman-aman saja dari

serangga dan tikus.

Triangilasi

Jujur yaaa masih ada petugas yang sering makan

dan minum di ruang filing.

Informan B

Hmm.. iya masih ada soalnya kita punya dapur di

samping ruang filing, pintu dapur kan selalu

terbuka.

Triangulasi

42

Selain itu untuk perlindungan pengisian BRM sudah dilakukan

dengan baik, yaitu digunakannya tinta warna hitam yang tidak mudah

luntur untuk mengisi BRM. Berikut kutipan wawancara nyan.

f. Kehilangan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan hasil observasidi RST dr. Soetarto Yogyakarta belum

pernah terjadi kehilangan berkas rekam medis baik di curi atau berkas

yang dipinjam tidak kembali, namun untuk kejadian missfile cukup

sering terjadi tetapi itu masih bisa ditangani oleh petugas

penyimpanan. Berikut kutipan wawancara yang dilakukan dengan

petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu

Informan A dengan Triangulasi.

Untuk mengisi berkas rekam medis kita menggunakan

pulpen atau spidol warna hitam.

Informan B

Iya kita mengisi berkas rekam medis sudah menggunakan

pulpen dan spidol yang berwarna hitam.

Triangulasi

Selama ini tidak pernah terjadi kehilangan baik dicuri atau

pun berkas yang tidak kembali. Kalo misfile cukup sering.

Informan A

Tidak pernah yah, terjadi kehilangan berkas rekam medis kalo

dicuri, kalo ada yang minjam yah selalu dikembalikan lag ke

ruang filing. Untuk kejadian misfile sering tapi itu bisa

ditangani oleh petugas filing karena sudah tanggungjawabnya

Triangulasi

43

2. Keamanan Aspek Isi Berkas Rekam Medis

Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan berkas rekam

medis dari aspek isi adalah dengan tidak mengizinkan orang lain

masuk ke ruang filing selain petugas rekam medis, adanya buku

peminjaman berkas rekam medis sehingga petugas bisa mengetahui

siapa yang meminjam berkas rekam medis, serta dengan

menggunakan sistem penjajaran TDF merupakan salah satu cara

untuk menjaga kemanan berkas rekam medis. Berikut kutipan

wawancara yang dilakukan dengan petugas analisis dengan kepala

instalasi rekam medis yaitu Informan A, Informan B dengan

Triangulasi.

Hmmm menjaga isi rekam medis ya kalo ada yang minjam

berkas harus nulis dulu di buku terus tidak meminjamkan

secara sembarangan.

Informan A

Ya dengan selalu ada petugas yang jaga di rekam medis,

kalo ada yang minjam hanya boleh dokter atau perawat

saja.

Informan B

Itu kan sudah ada SOP-nya yah, misalnya ada dokter yang

mau pinjem nanti dicarikan sama petugas filing, terus

dicatat di buku peminjaman, minjam pun harus dengan

tujuan jelas. Atau kalo ada dari pihak asuransi, mahasiswa

PKL mereka kan sudah ada surat izinnya dan dengan

menggunakan TDF itu salah satu cara menjaga BRM..

Triangulasi

44

C. Pembahasan Penelitian

1. Keamanan aspek fisik berkas rekam

a. Kondisi Pencahayaan

Penerangan yang digunakan di ruang filing mengunakan 4

buah lampu dengan daya 18 watt. Pada ruang filing penerangan

masih kurang, karena di sudut atau bagian belakang ruang filing

masih agak gelap. Hal tersebut dapat menyulitkan petugas untuk

mendeteksi atau mengetahui apabila ada kerusakan ringan yang

disebabkan oleh serangga atau tikus. Misalnya apakah ada kotoran

kecoa, tikus, dan hama pemakan kertas lainnya pada berkas rekam

medis. Sehingga apabila pencahayaan nya cukup kerusakan seperti

itu akan lebih cepat diketahui oleh petugas. Pada ruangan filing

sinar matahari dapat masuk secara langsung karena di ruang filing

diruang tersebut sudah dibuat 2 jendela tanpa teralis dan belum

terdapat ventilasi. Seharusnya berkas rekam medis tidak boleh

terpapar secara langsung dengan matahari karena akan

menyebabkan kerusakan pada berkas rekam medis.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), ruang filing itu

harus terang (terkena sinar matahari tak langsung) dan mempunyai

ventilasi yang merata.

b. Temperatur dan Kelembaban Udara

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing suhu di

ruang filing berkisar 27 derajat C dan kelembaban nya berkisar

65%-70%. Karena pada ruang filing belum terdapat AC maka

untuk menstabilkan suhu dan kelembaban di ruang filing hanya

dengan kipas angin dan membuka jendela. Pada ruangan

penyimpanan sudah dibuat 2 buah jendela tetapi tanpa ventilasi.

Dengan selalu membuka jendela setiap hari maka dapat membantu

mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu

45

lembab. Pada ruang penyimpanan untuk kelembaban masih terlalu

tinggi, jika kelembaban terlalu tinggi maka berkas akan berjamur

dan akan cepat rusak.

Sedangkan menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), ruang

filing dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 18-28

derajat C, dengan kelembaban antara 40-60%) agar berkas tidak

berjamur.

c. Keamanan dari Kebakaran dan Kebanjiran

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di ruang ruang

penyimpanan untuk keamanan berkas rekam medis dari kebakaran

sudah tersedia apar, aparnya untuk bagian rekam medis jadi satu

dengan poliklinik. Namun jarak antara rekam medis dengan

poliklinik cukup jauh. Hal ini menyulitkan petugas apabila

sewaktu-waktu apabila terjadi kebakaran, sedangkan pada SOP

kebakaran belum terlalu di rinci apabila kebakaran terjadi pada

jam kerja atau di luar jam kerja siapa saja yang bertanggung jawab

dan belum semua petugas rekam medis mengikuti simulasi APAR

itu dikarenakan banyak peugas yang baru. Pada ruang filing

belum memakai roll opack karena masih terkendala dari segi

biaya. Padahal fungsi roll opack selain untuk menghemat tempat

dan bisa mempermudah penataan berkas rekam medis roll opack

juga bisa melindungi berkas rekam medis dari bencana seperti

kebakaran dan kebanjiran Sedangkan untuk keamanan berkas

rekam medis dari kebanjiran sudah aman.

Sedangkan menurut SOP RST dr. Soetarto Yogyakarta rumah

sakit harus memiliki APAR dan Menurut Peraturan Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia No. 06 tahun 2005 tentang

Perlindungan dan Pengamanan dokumen atau arsip vital,

menyebutkan bahwa perlindungan arsip vital dapat dilakukan

46

dengan peralatan khusus (vaulting). Perlindungan dari arsip vital

dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan penggunaan

peralatan penyimpanan khusus seperti: almari besi, filing kabinet

tahan api, dan ruang bawah tanah.

d. Keamanan dari Serangga dan Tikus

Di filing untuk menghindari dan menjaga dokumen rekam

medis dari kerusakan yang di sebabkan oleh serangga atau tikus,

petugas filing tidak memberikan kamfer atau kapur barus pada

setiap rak filing. Apalagi di ruang filing masih menggunakan 5 rak

kayu yang rawan terhadap serangan rayap. Untuk itu, perlu

mengantisipasi terjadi kerusakan berkas rekam medis akibat

serangga dan tikus petugas hendaknya menggunakan kamfer atau

kapur barus.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), Salah satu cara

untuk menghindari dari serangan serangga atau hama pemakan

kertas petugas harus meletakkan kapur barus di tempat

penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia

secara berkala.

e. Keamanan terhadap berkas rekam medis

Petugas masih membawa makanan dan minuman pada ruang

filing namun petugas hanya mengandalkan kehati-hatiannya pada

saat membawa makanan dan minuman di ruang filing. Akan tetapi

apabila makanan atau minuman sampai tumpah dan mengenai

berkas rekam medis akan menyebabkan berkas rekam medis rusak

dan tulisan di dalam berkas rekam medis akan luntur, apabila ada

sisa makan dan minuman di ruang filing akan mengundang

serangga atau tikus, dan jika petugas rekam medis sedang makan

gorengan tiba-tiba ada permintaan berkas rekam medis petugas

akan langsung mencari berkas rekam medis tanpa membersihkan

47

tangan terlebih dahulu maka hal tersebut dapat merusak berkas

rekam medis.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), untuk menjaga

keamanan berkas rekam medis dari tumpahan makanan dan

minumam dilarang membawa dan makan di tempat penyimpanan

arsip.

2. Keamanan aspek isi berkas rekam

Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan berkas rekam

medis dari aspek isi adalah dengan tidak mengizinkan orang lain

masuk ke ruang filing selain petugas rekam medis, serta adanya buku

peminjaman berkas rekam medis sehingga petugas bisa mengetahui

siapa yang meminjam berkas rekam medis. Dengan demikian petugas

rekam medis bertanggung jawab untuk menjaga keamanan berkas

rekam medis karena di dalam rekam medis terdapat informasi tentang

identitas pasien, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan

riwayat pengobatan pasien yang harus di jaga kerahasiaan nya oleh

dokter dan tenaga kesehatan lain. Informasi tersebut hanya boleh di

buka dalam hal: kepentingan untuk kesehatan pasien, memenuhi

permintaan aparatur penegak hukum, permintaan atau persetujuan

pasien sendiri, dan untuk kepentingan penelitian dan pendidikan

sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien.

Hal ini sudah sesuai menurut Firdaus (2012), hanya petugas rekam

medis yang diizinkan masuk ruang penyimpanan dokumen rekam

medis, dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk

badan-badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh

peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan selama penderita

dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab perawat ruangan dan

menjaga kerahasiaannya.

48

D. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan dalam penelitian ini diantaranya ialah teknisnya pada

saat pencarian data karena petugas juga mempunyai tanggung jawab

pekerjaan di rumah sakit, maka proses wawancara dan observasi

dilakukan setelah jam pelayanan di rumah sakit.

49

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian mengenai tinjauan aspek keamanan berkas rekam

medis di ruang penyimpanan, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai

berikut:

1. Keamanan Aspek Fisik Berkas Rekam Medis

a. Pencahayaan di ruang penyimpanan BRM masih kurang karena hanya

menggunakan 4 bola lampu dengan daya 18 watt.

b. Pada ruang penyimpanan BRM belum menggunanakn AC dan untuk

pengaturan suhu dan kelembaban dengan menggunakan kipasangin

dan membuka jendela.

c. Untuk keamanan berkas rekam medis dari kebakaran belum tersedia

apar di ruang penyimpanan, SOP tentang kebakaran belum terlalu

jelas, dan belum menggunakan roll opack,

d. Petugas belum menggunakan kamfer atau kapur barus untuk

melindungi berkas dari serangan serangga dan tikus.

e. Masih ada petugas yang makan dan minum di ruang filing.

f. Belum pernah ada terjadi kehilangan berkas rekam medis baik di curi

atau dipinjam tidak kembali, dan untuk misfile cukup sering terjadi.

2. Keamanan Aspek Isi Berkas Rekam Medis

Keamanan berkas rekam medis dari aspek isi adalah sudah terjaga

karena petugas tidak mengizinkan orang lain masuk ke ruang filing,

selain petugas rekam medis, serta adanya buku peminjaman berkas rekam

medis sehingga petugas bisa mengetahui siapa yang meminjam berkas

rekam medis.

50

B. Saran

1. Sebaiknya menambah jumlah lampu di ruang filing agar apabila ada

kerusakan ringan akibat serangga atau tikus atau hama pemakan kertas

akan lebih cepat diketahui oleh petugas.

2. Sebaiknya menggunakan AC sebagai alat untuk menstabilkan suhu di

ruang penyimpanan.

3. Sebaiknya perlu adanya evaluasi terhadap SOP tentang kebakaran.

4. Sebaiknya mempertimbangkan penggunaan roll opack agar berkas lebih

aman dari kemungkinan terjadinya bencana.

5. Sebaiknya menambah APAR di ruang penyimpanan.

6. Sebaiknya digunakan kamfer (kapur barus) pada setiap rak filing agar

terhindar dari serangga atau tikus atau hama pemakan kertas lainnya.

7. Sebaiknya memberi himbauan petugas atau menempelkan poster tentang

larangan makan dan minum di ruang filing.

51

DAFTAR PUSTAKA

Firdaus, Sunny Ummul. 2012. Rekam Medik dalam Sorotan Hukum dan Etika.

Surakarta: Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) UNS dan UPT

Penerbitan dan Percetakan UNS (UNS Press).

Hatta, Gemala R. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.

Komite Akreditasi Rumah Sakit. 2012. Standar Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta:

Direktorat Jenderal Upaya Kesehatan.

Moleong, Lexy J. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja

Rosdakarya.

Notoatmodjo, Sukidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka

Cipta.

Permenkes No. 55 tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis. Jakarta:

Menkes RI.

Permenkes RI NO.269/MENKES/PER/III/2008. tentang Rekam Medis.Jakarta:

Republik Indonesia.

Peraturan Kepala Arsip No. 06 tahun 2005 tentang Perlindungan dan Pengamanan

Dokumen atau Arsip Vital. Jakarta: Republik Indonesia.

Rustiyanto, Ery dan Warih Ambar Rahayu. 2011. Manajemen Dokumen Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata

Indonesia.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju.

Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:

Alfabeta.

Undang-undang Nomor 29 tahun 2009 tentang Praktik Kedokteran. Jakarta: DepKes

RI.

52

LAMPIRAN

53

PEDOMAN WAWANCARA

TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS

DI RUANG PENYIMPANAN RS DR. SOETARTO

YOGYAKARTA

Hari/Tanggal :

Waktu :

A. Karakteristik Informan

Jabatan :

Bagian/Unit :

B. Daftar Pertanyaan

1. Apakah sudah ada SOP/kebijakan tentang keamanan penyimpanan

BRM?. Jika ya, apakah sudah dilaksanakan?

2. Apakah BRM sudah terhindar dari kebakaran dan kebanjiran?

3. Apakah pecahayaan di ruang filing sudah baik?

4. Apakah ada petugas yang makan dan minum di ruang filing?

5. Apakah ada obat atau kapur barus yang digunakan untuk menghindarkan

dari serangga dan tikus?

6. Apakah sistem penyimpanan menggunakan sistem sentralisasi?

7. Apakah rak penyimpanan berbahan dasar logam atau besi?

8. Apakah bahan yang digunakan BRM sudah baik dan aman?

9. Apa saja upaya rumah sakit untuk menjaga keamanan isi BRM?

10. Apakah ada pihak lain yag sering masuk ruang filing?

11. Apa ada tindakan apabila selain petugas rekam medis yang masuk ke

ruang filing?

12. Bagaimana cara mengatur suhu ruangan tanpa menggunakan AC?

13. Untuk pengisisan BRM sudah memakai tinta warna hitam belum?

14. Apakah pernah terjadi kehilangan berkas rekam medis?

82

83

HALAMAN JUDULHALAMAN PENGESAHANHALAMAN PERNYATAANKATA PENGANTARDAFTAR ISIDAFTAR GAMBARDAFTAR LAMPIRANINTISARIABSTRACTBAB I PENDAHULUANBAB IV HASIL DAN PEMBAHASANBAB V PENUTUPDAFTAR PUSTAKALAMPIRAN