THE RECOMMENDATION PHASE Titien S. Sukamto

THE RECOMMENDATION PHASE (FASE REKOMENDASI)

Setelah arah SI jelas, penting untuk mendokumentasikan perincian Roadmap sebagai pedoman bagaimana mencapai kondisi yang diharapkan.

Pada fase ini, dimulai dokumentasi rincian roadmap atau langkah untuk mencapai arah yang telah ditetapkan. Roadmap akan memastikan bahwa rencana dapat dijalankan dan tidak hanya menjadi buku.

Komponen dalam fase rekomendasi :

1. Mengembangkan Roadmap

2. Mengembangkan Business Case

3. Penyampaian rencana/komunikasi

THE RECOMMENDATION PHASE CONT...

Komponen fase rekomendasi. Sumber Cassidy. 2006

THE RECOMMENDATION PHASE CONT...

Komponen dan aktivitas fase rekomendasi. Sumber Cassidy. 2006

1. MENGEMBANGKAN ROADMAP

Aktivitas yang dijalankan

A. Dokumentasi Roadmap yang terperinci

B. Penyimpulan biaya

C. Penyimpulan dampak Organisasi

D. Identifikasi risiko, perhatian, mitigasi risiko, penilaian kesiapan

E. Review dan konfirmasi Roadmap

1A. DOKUMENTASI ROADMAP TERPERINCI

Pada fase sebelumnya, semua proyek SI diidentifikasi dan diprioritaskan, biaya juga diidentifikasi, dan time frame pelaknasaan direncanakan.

Selanjutnya, perlu untuk mengatur proyek secara bersama dalam satu timeline, atau roadmap.

Contoh Roadmap. Sumber Cassidy. 2006.

1B. MENYIMPULKAN BIAYA1C. MENYIMPULKAN DAMPAK ORGANISASI

Biaya diperkirakan pada fase sebelumnya, tetapi perkiraan mungkin terlalu tinggi dan belum tepat. Maka dari itu, di bagian ini disusun budget dan penyampaian dampak keuangan bulanan, serta perpanjangan budget.

Selanjutnya, review rencana organisasional dan kembangkan aksi/tindakan yang terperinci. Pertimbangkan : Kinerja individu yang penting untuk dicapai

Promosi yang perlu untuk dilakukan

Perubahan struktur organisasional

Perubahan personal

Sumberdaya yang perlu ditambah

Komunikasi yang dibutuhkan untuk perubahan organisasi

Dampak terhadap struktur gaji

Pembaharuan job desc

Pelatihan yang dibutuhkan

1D. IDENTIFIKASI RISIKO, PERHATIAN, MITIGASI RISIKO DAN PENILAIAN KESIAPAN

Rencana implementasi juga harus membahas rencana manajemen risiko. Ketika menyelesaikan perencanaan strategis SI, proyek-proyek besar yang paling sering disorot sebagai kebutuhan kritis organisasi.

Menyelesaikan proyek memang penting, namun lebih penting lagi adalah menjalankan proyek. Akan lebih baik untuk tidak memulai proyek jika organisasi tidak siap untuk menjalani proyek dan akhirnya akan menemui kegagalan. Usaha yang lebih besar dibutuhkan biasanya saat menjalankan proyek yang membutuhkan perubahan besar, dan memiliki kesempatan untuk gagal yang juga besar.

Identifikasi alasan mengapa proyek bisa gagal dan apa rencana organisasi untuk menghindari setiap potensi kegagalan.

1D. IDENTIFIKASI RISIKO, PERHATIAN, MITIGASI RISIKO DAN PENILAIAN KESIAPAN CONT...1E. REVIEW&KONFIRMASI ROADMAPPenilaian risiko dapat memebantu organisasi mengidentifikasi area yang perlu diubah sebelum proyek besar dimulai, atau mengidentifikasi tindakan spesifik yang harus diambil untuk mitigasi risiko.

Selanjutnya simpulkan kesiapan yang harus diterapkan.

Langkah terakhir adalah tinjau kembali roadmap dengan IS steering committee dan SI organisasi. Akan lebih baik untuk mengetahui hal-hal yang mungkin diremehkan atau dilupakan sebelum memulai proyek, jadi tanyakan kepada kedua pihak tersebut hal/item yang hilang.

2. MENGEMBANGKAN BUSINESS CASE

Aktivitas yang dilakukan :

A. Penyimpulan manfaat bisnis dan Business Case untuk tindakan

B. Mengembangkan rencana komunikasi dan kesimpulan presentasi

C. Mengembangkan proses perencanaan on-going dan Steering Committee

D. Review dan konfirmasi Business Case

2A. MENYIMPULKAN MANFAAT BISNIS &BUSINESS CASE UNTUK TINDAKAN

Sebelum mempresentasikan rekomendasi final kepada manajemen eksekutif untuk meminta persetujuan, perlu dilakukan analisa ROI. Manajemen eksekutif biasanya ingin mengetahui berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan dan manfaat yang akan dimiliki sebelum memberikan keputusan investasi.

Jika perencanaan melibatkan proyek dan investasi besar, akan sangat berguna untuk mengembangkan Business Case untuk tindakan. Hal ini akan memberikan argumen yang jelas, terpercaya dan lengkap mengenai mengapa organisasi harus menginvestasikan sumberdaya untuk implementasi proyek.

Business Case biasanya tidak lebih dari 3 halaman dan diberikan kepada manajemen eksekutif. Business case tidak mencari kesalahan atas kondisi saat ini, tetapi lebih ke pengembangan untuk peningkatan di masa depan.

2A. MENYIMPULKAN MANFAAT BISNIS &BUSINESS CASE UNTUK TINDAKAN CONT...

Business Case mengidentifikasi visi bagaimana tampak dan fungsi sesuatu setelah proyek selesai.

Business case untuk aksi/tindakan mengidentifikasi mengapa proyek harus diselesaikan dan didukung dengan argumen yang berupa fakta dan data.

Argumen harus dapat menumbuhkan kesadaran atas tanggung jawab individu, dan menumbuhkan rasa takut jika menolak untuk berubah.

2A. MENYIMPULKAN MANFAAT BISNIS &BUSINESS CASE UNTUK TINDAKAN CONT...

Komponen yang dimasukkan ke dalam Business Case untuk tindakan :

Lingkungan : apa yang sedang terjadi dalam lingkungan bisnis atau perubahan apa yang perlu diperhatikan?

Masalah/isu : apa yang menjadi sumber perhatian?

Permintaan : apa yang diharapkan konsumen?

Diagnosa : mengapa sistem dan proses saat ini tidak dapat memenuhi permintaan?

Harga yang harus dibayar jika tidak bergerak : apa konsekuensi jka tidak berubah atau tetap ditempat?

Sasaran : apa yang memandu tujuan yang akan menuju pada kesuksesan?

2B. MENGEMBANGKAN RENCANA KOMUNIKASI&PRESENTASI

Arah strategis baru mungkin berupa perubahan yang signifikan untuk SI dan organisasi. Pikirkan bagaimana perencanaan harus disampaikan dan dibagikan ke seluruh organisasi. Fokuskan komunikasi kepada individu yang tidak terlibat secara langsung dalam proses pengembangan perencanaan. Pertimbangannya sebagai berikut :

Siapa di organisasi yang harus tahu mengenai perencanaan strategis SI?

Siapa stakeholder dari SI?

Apa keperluan mereka terhadap perencanaan?

Bagian mana dalam perencanaan yang penting untuk mereka ketahui?

Seberapa penting keterlibatan dan dukungan dari mereka?

Bagaimana mereka dapat mengetahui perencanaan tersebut?, dll.

Dokumentasikan rencana komunikasi/penyampaian tersebut, karena merupakan langkah penting dalam perencanaan strategis SI dan harus secara hati-hati disusun dan dipertimbangkan, terutama untuk organisasi dengan skala besar.

2C. MENGEMBANGKAN ONGOING PLANNING PROCESS & STEERING COMMITTEE

Jika steering committee SI belum dibentuk, maka bentuklah steering committee sementara untuk pelaporan update dan tata kelola untuk perencanaan strategis. Diskusikan dengan grup tersebut, bagaimana perencanaan akan selalu diperbaharui. Minimal, rencanakan proses tahunan untuk meninjau kembali dan memperbaharui rencana.

Dokumen perencanaan strategis merupakan tempat terbaik untuk mendokumentasikan tata kelola proses untuk digunakan pada pelaksanaan pembaharuan dan memastikan eksekusi berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

2C. MENGEMBANGKAN ONGOING PLANNING PROCESS & STEERING COMMITTEE CONT...

Dokumentasikan hal-hal berikut dalam dokumen perencanaan :

Overview Seering committee SI. Garis besarnya adalah tujuan dibentuk, anggotanya, serta peran dan tanggung jawab spesifik masing-masing anggota.

Overview komite eksekutif atau manajemen eksekutif

Identifikasi peran dari SI. Bagaimana SI yang diinginkan organisasi sebagai partner, memimpin organisasi atau sebagai pendukung

Identifikasi otoritas pembuat keputusan spesifik dari steering committee, komite eksekutif, CIO, manajemen SI dan kelompok atau individu lainnya

Identifikasi proses penentuan prioritas yang akan digunakan untuk mengevaluasi dan memprioritaskan proyek dan upaya,

Identifikasi proses yang akan digunakan untuk semua orang dalam bisnis sebagai permintaan proyek baru atau SI baru.

2D. REVIEW&KONFIRMASI BUSINESS CASE

Review business case, penilaian risiko, kesiapan, rekomendasi dan rencana komunikasi dengan IS steering committee. Buatlah modifikasi atau perubahan yang diperlukan berdasarkan hasil diskusi.

3. PENYAMPAIAN RENCANA

Aktivitas yang dilakukan :

A. Finalisasi dokumen perencanaan terperinci

B. Mengembangkan bahan presentasi

C. Presentasikan rencana dan diskusikan

3A. FINALISASI DOKUMEN PERENCANAAN TERPERINCI

Sekarang saatnya memperbaharui dokumen perencanaan strategis SI secara keseluruhan.

Ketika pertama kali memulai proses perencanaan, telah diidentifikasi tujuan dan ruang lingkup dari pertanyaan yang ingin dijawab dalam proses perencanaan. Review kembali daftar pertanyaan tersebut, untuk memastikan bahwa semua pertanyaan telah dibahas pada keseluruhan proses.

Terakhir, lengkapi executive summary sebagai awal dokumen perencanaan strategis. Panjangnya tidak lebih dari 3 halaman, berisi apa yang harus diubah (visi),

mengapa (kebutuhan – pertahanan, pertumbuhan, keamanan, dll),

berapa banyak biayanya,

berapa lama waktunya.

3A. FINALISASI DOKUMEN PERENCANAAN TERPERINCI CONT...

Distribusikan draft dokumen perencanaan kepada kelompok/departemen SI dan steering committee, minta pendapat untuk masukan/penambahan dan perubahan.

Jalankan pertemuan dengan stering committee untuk konfirmasi bahwa komite setuju dengan rekomendasi dan rencana yang telah disusun. Juga minta dukungan mereka.

3B. KEMBANGKAN PRESENTASI

Perencanaan yang terbaik sekalipun akan menjadi tidak berguna jika tanpa kemampuan untuk “menjualnya” kepada manajemen eksekutif dan ke seluruh organisasi. Manajemen harus bisa melihat prosesnya secara solid dan mendalam untuk menentukan arahnya. Juga manajemen harus dapat memahami tingkat upaya, investasi yang dibutuhkan, dan risiko yang mungkin akan dialami.

Presentasi kepada manajemen eksekutif jangan lebih dari 2 jam. Presentasi harus dapat bergerak cepat untuk tetap menjaga ketertarikan manajemen eksekutif.

3C. PRESENTASIKAN DAN DISKUSIKAN

Distribusikan kopian dari dokumen perencanaan kepada manajemen eksekutif untuk ditinjau selama beberapa minggu sebelum menjadwalkan presentasi. Karena dokumen ini panjang, tambahkan memo/catatan yang menunjukkan mengapa bagian tersebut penting untuk dibaca dan identifikasi bagian utama yang penting bagi mereka jika mereka tidak dapat membaca keseluruhan dokumen.

Tata cara presentasi : Mulai dengan menyampaikan tujuan dari presentasi dan mengapa presentasi ini harus diperhatikan

Jelaskan agenda dari presentasi

Perkenalkan IS steering committee dan tekankan bahwa rekomendasi ini berasal dari seluruh representasi bisnis yang disetujui oleh manajemen eksekutif dan bukan datang dari departemen SI semata

Review proses pembuatan rekomendasi, dan jelaskan dimana kontribusi kalian dalam proses tersebut.

Setelah presentasi, jalankan diskusi pendek untuk mencari tahu apakah mereka setuju dengan arah dari rencana dan rekomendasi.

REFERENSI

Anita Cassidy. A Practical Information Systems Strategic Planning 2nd Edition. 2006