The REA Approach

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2 Dosen: Diah Iskandar, SE. M.Si

MODUL 3 dan 4

Tatap Muka ke 3 dan 4PENDEKATAN SPA (Sumbaer daya, Peristiwa, Agen) UNTUK MEMBUAT MODEL PROSES BISNIS Sub Pokok Bahasan : Pendekatan SPA Aplikasi Database Mengembangkan Sebuah Model SPA Model SPA vs Diagram RE

-

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Memahami pendekatan model Sumber daya (resources), Peristiwa (events), dan Agen (agents) --SPA-- sebagai sebuah sarana untuk menspesifikasi dan merancang sistem informasi akuntansi yang melayani kebutuhan semua pemakai dalam sebuah organisasi TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Setelah mempelajari materi ini, mahasiswa akan dapat: - Mengetahui keterbatasan sistem database tradisional. - Mengetahui manfaat pendekatan SPA dibandingkan pendekatan tradisional - Mengetahui implikasi SPA untuk profesi akuntansi. - Mengetahui langkah-langkah menyiapkan sebuah model SPA bagi proses bisnis. - Memahami perbedaan antara representasi model SPA dari sebuah proses bisnis dan refresentasi diagram RE. METODE PEMBELAJARAN 1. Kuliah Mimbar 2. Tanya Jawab 3. Latihan ALAT BANTU PEMBELAJARAN

1. LCD/Overhead Projector 2. White Board dan Spidol REFERENSI 1. James A. Hall, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. 2. Nugroho Widjajanto, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga.

MODUL 3 dan 4

PENDEKATAN SPA (Sumber daya, Peristiwa, Agen) UNTUK MEMBUAT MODEL PROSES BISNIS

A. PENDAHULUANModul mempelajari model Sumber daya (resources), Peristiwa (events), dan Agen (agents) -- model SPA-- sebagai sebuah sarana untuk menspesifikasi dan merancang sistem informasi akuntansi yang melayani kebutuhan semua pemakai dalam sebuah organisasi. Pembahasan terdiri atas tiga bagian utama sebagai berikut : Pertama, memperkenalkan pendekatan SPA dan menunjukkan sejumlah masalah yang berkaitan dengan praktik-praktik akuntansi tradisional yang dapat dipecahkan melalui pendekatan SPA. Kedua, menjelaskan aplikasi-aplikasi database tradisional dan keterbatasannya. Keterbatasannya : Dukungan mereka yang paling ekslusif kepada pemakai informasi keuangan dan ketidakmampuannya memenuhi kebutuhan yang terus meningkat untuk informasi non-keuangan. Ketidakmampuan sistem database tradisional untuk menanggapi peristiwaperistiwa non-ekonomis yang mungkin sangat renting bagi sebuah organisasi. Ketiga, menjelaskan dengan rinci model SPA. Langkah-langkah untuk mengem-bangkan model SPA dijelaskan dan dibandingkan dengan pendekatan RE (Relasi Entitas) tradisional untuk membuat model proses

3bisnis.

B. PENDEKATAN SPAFilosofi SPA adalah pengakuan bahwa sistem informasi harus mendukung kebutuhan informasi semua pengguna informasi di dalam organisasi. Bagian ini akan menunjukkan kebutuhan informasi yang sedang berubah dalam manajemen modern, keterbatasan akuntansi tradisional dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut, dan reran SPA sebagai sebuah solusi potensial. Gambar Pemakai Gambar pemakai (user view) adalah serangkaian data yang dibutuhkan seorang pemakai tertentu untuk melaksanakan tugasnya. Misalnya, sebuah gambar pemakai untuk karyawan administrasi buku besar umum akan memasukkan daftar akun (chart of accounts) organisasi, tetapi bukan data rinci transaksi. Gambar untuk manajer penjualan akan memasukkan rincian data penjualan pelanggan yang dikelola menurut produk, wilayah, dan petugas penjualan. Sebuah gambar untuk manajer produksi akan memasukkan persediaan barang jadi di tangan, kapasitas manufaktur yang tersedia, dan waktu tunggu pemasok. Para manajer modern memerlukan informasi keuangan dan non-keuangan dalam bentuk dan tingkat kumpulan yang pada umumnya tidak dapat dipenuhi oleh sistem akuntansi tradisional yang berdasarkan Prinsip-prinsip Akuntansi yang Diterima Umum (GAAP). Tanggapan dari dalam organisasi terhadap sebuah gambar akuntansi informasi telah menciptakan sistem-sistem akuntansi terpisah untuk mendukung setiap gambar pemakai. Ini membuat organisasi memiliki banyak sistem informasi yang sering kali tidak dihubungkan secara elektronis. Semua data pada dasarnya dimasukkan ke dalam satu sistem yang harus dimasukkan kembali untuk sistem lainnya. Dengan banyak duplikasi data seperti itu, ketepatan dan kekinian menjadi masalah yang serius. Sering kali, sistem inforrnasi ini memberikan jawabanjawaban yang berbeda untuk permintaan informasi yang sama, yang nantinya menimbulkan kebingungan, pengambilan keputusan yang buruk, dan tindakan-tindakan yang tidak tepat. Para akuntan masa depan akan menghadapi sistem informasi yang semakin luas jangkauannya, yang dirancang untuk mengatasi kelemahan-kelemahan inforPusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2

masi. Sistem tersebut akan didasarkan pada model database relasional dan akan berorientasi pada peristiwa, bukan berorientasi pada akun. Sistem seperti itu adalah SPA. Para akuntan modern harus tanggap, proaktif, dan dilengkapi dengan pemahaman akan pendekatan SPA, kekuatannya, dan keluwesannya.

Model SPA Model SPA merupakan sebuah kerangka akuntansi alternatif untuk membuat model bagi sumber daya, peristiwa, serta agen-agen organisasi (SPA) dan relasi di antara mereka. Ketika sudah digunakan, baik data akuntansi maupun non-akuntansi tentang fenomena ini dapat diidentifikasi, ditangkap, dan disimpan dalam sebuah database sentral. Dari tempat penyimpanan data ini, gambar-gambar pemakai dapat dikonstruksi sehingga memenuhi semua kebutuhan pemakai di dalam organisasi tersebut. Ketersediaan gambar majemuk memungkinkan digunakannya transaksi data secara lebih fleksibel dan memungkinkan pengembangan sistem informasi akuntansi yang bebas dari kelemahan-kelemahan. Model SPA mensyaratkan bahwa fenomena dikarakterisasikan dengan caracara yang konsisten dengan pengembangan gambar-gambar pemakai majemuk. Data bisnis tidak harus diformat terlebih dahulu atau tidak harus dibatasi secara artifisial, dan harus mencerminkan semua aspek relevan dari peristiwa-peristiwa ekonomi yang mendasarinya. Oleh karena itu, pembuatan model data SPA tidak memasukkan elemen-elemen akuntansi tradisional seperti jurnal, buku besar, daftar akun, dan akuntansi berpasangan (double entry accounting). (Walalupun SPA dapat digunakanuntuk membuat salah satu elemen-elemen tersebut). Organisasi menggunakan SPA untuk membuat laporan keuangan dan laporan-laporan secara langsung dari data yang digerakkan oleh peristiwa, bukan dari buku besar dan jurnaljurnal tradisional. Elemen-elemen kunci untuk model SPA, sebagai berikut: Sumber Daya (Resources) Sumber daya ekonomi adalah aktiva organisasi. Mereka didefinisikan sebagai objek-objek yang langka dan sekaligus berada di bawah kontrol perusahaan. Definisi ini menyimpang dari model tradisional karena tidak memasukkan hal-hal

5lain yang dapat diambil dari data lainnya, seperti piutang dagang, record artefak yang biasa digunakan untuk menyimpan dan mengirim data. Harus diperhatikan bahwa ketika relevan untuk melakukan perencanaan, evaluasi, dan kontrol terhadap peristiwa, sumber daya-sumber daya dalam model SPA memasukkan lokasi-lokasi di mana peristiwa-peristiwa penting terjadi, seperti laci kas, catatan persediaan, dan meja pemeriksaan. Peristiwa (Events) Peristiwa ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan dalam sumber daya. Peristiwa-peristiwa ini dapat berasal dari aktivitas-aktivitas seperti produksi, pertukaran, konsumsi, dan distribusi. Peristiwa ekonomi merupakan elemen informasi yang penting dari sistem akuntansi dan harus ditangkap dalam bentuk yang rinci untuk melengkapi kekayaan database. Di bawah pendekatan model SPA, peristiwa-peristiwa dibagi menjadi tiga kelas : peristiwa operasi (apa yang terjadi), peristiwa informasi (apa yang dicatat), dan peristiwa keputusan/manajemen (apa yang dilakukan sebagai hasil). Namun demikian, hanya peristiwa operasi yang dimasukan dalam model SPA. Agen (Agents) Agen-agen ekonomi adalah individu-individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam sebuah peristiwa ekonomi. Mereka merupakan pihak-pihak dari dalam dan luar organisasi dengan kekuasaan bebas untuk menggunakan atau membuang sumber daya ekonomi. Contoh agen antara lain petugas administrasi penjualan, pekerja produksi, petugas administrasi pengiriman, pelanggan, dan pemasok. Keunggulan Model SPA Organisasi yang menggunakan pendekatan SPA dengan alasan berikut ini: Operasi yang Lebih Efisien Perusahaan yang menggunakan pendekatan SPA akan mengalami peningkatan efisiensi operasional dalam tiga cara: 1. Pendekatan SPA untuk memodelkan proses-proses bisnis akan membantu para manajer mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang tidak menambah nilai,

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Diah Iskandar SE. M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2

yang nantinya akan dihapuskan dari kegiatan operasi. 2. Penyimpanan data keuangan dan non-keuangan dalam database sentral yang sama akan mengurangi kebutuhan akan pengumpulan, penyimpanan, dan prosedur pemeliharaan banyak data. 3. Penyimpanan data keuangan dan non-keuangan tentang peristiwa bisnis dalam bentuk rinci akan mendukung keputusan-keputusan manajemen yang jangkauannya lebih luas.

Produktivas Meningkat

Memperbaiki efisiensi operasional dari masing-masing departemen dengan menghapus kegiatan yang tidak menambah nilai akan menghasilkan kapasitas berlebih. Kapasitas tambahan ini dapat diarahkan untuk meningkatkan produktivitas keseluruhan perusahaan Keunggulan Kompetitif Dengan mendukung banyak gambar pemakai, model SPA menyediakan informasi yang lebili relevan, lebih tepat waktu, dan lebih akurat kepada para manajer. Hal ini akan menghasilkan pelayanan pelanggan yang lebih baik, produk-produk yang lebih berkualitas, dan proses produksi yang fleksibel.

Analisis Rantai Nilai Manfaat menggunakan pendekatan SPA jelas terlihat dari perspektif rantai nilai (value chain). Untuk tetap kompetitif, kebanyakan organisasi harus melaku-kan diferensiasi di antara aktivitas bisnis mereka, memprioritasikan berdasarkan nilai mereka dalam mewujudkan tujuan-tujuan organisasi. Organisasi harus beradaptasi dan tanggap terhadap perubahan lingkungan yang menjadi tempat mereka beroperasi. Dalam hal ini adalah industri mereka, pemasok, pelanggan, dan pengaruh eksternallainnya yang secara terus menerus memeriksa dan memperbaiki efektivitas dan efisiensi pendayagunaan sumber clara untuk memaksimalkan pencapaian tujuan organisasi. Pengambil keputusan harus bisa melihat operasi internal dan fungsi-fungsi organisasi mereka. Pendekatan yang digunakan untuk tujuan ini disebut sebagai

7analisis rantai nilai. Analisis ini membeda-bedakan aktivitas-aktivitas primer -- yang menciptakan nilai -- dan aktivitas-aktivitas pendukung -- yang membantu mewujudkan aktivitas primer. Dengan menerapkan analisis ini, sebuah organisasi mampu melihat di luar dirinya dan memaksimalkan kemampuannya untuk menciptakan nilai. Misalnya, dengan menerapkan kebutuhan pelanggan-pelanggannya dalam produk-produknya, atau dengan menerapkan fleksibilitas bagi para pemasok dalam membuat jadwal produksi.

C. APLIKASI DATABASESebelum menjelaskan pembuatan model SPA, pertama-tama kita perlu melihat ke aplikasi database tradisional. Khususnya, karakteristik operasional dari aplikasi siklus pendapatan dan pengeluaran yang menggunakan database relasional dan bagaimana mereka berbeda dari sistem flat file ekuivalen.

Sistem Entri Pesanan Dan Penerimaan Kas Bagan alur (flowchart) sistem entri pesanan (order entry system) yang terdapat dalam Gambar 10-1 menunjukkan bahwa proses bisnis dalam aplikasi database ini secara mendasar tidak berbeda dari lawannya, sistem flat file. Pesanan diterima, kredit dicek, barang-barang dikirimkan, dan pelanggan dikirimkan tagihan seperti sebelumnya. Perbedaan yang paling signifikan di antara dua pendekatan ini adalah metode penyimpanan data. Tabel-tabel relasional telah menggantikan flat file yang menan-dingi catatan akuntansi klasik, termasuk jurnal, buku besar tambahan, dan buku besar umum. Data transaksi yang ditangkap oleh sistem flat file dibuat strukturnya secara artifisial untuk memenuhi kebutuhan pembuatan laporan keuangan. Sistem ini orientasinya didasarkan pada akun. Orientasi ini sering kali membuat hilangnya kekayaan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai lainnya. Sebuah lingkungan data-base relasional dimungkinkan untuk fokus pada peristiwaperistiwa transaksi eko-nomi daripada artifak-artifak akuntansi yang hanya menangkap dampak keuang-an terhadap peristiwa-peristiwa tersebut. Gambar 10-2 menggambarkan struktur tabel-tabel database yang disajikan dalarn, Gambar 10-1. Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMBNomor Faktur Nomor Nomor Pelangg. Nomor Nomor Item Keterangn


KP KP

KP KP

Nomor Faktur Tkt.Pems. No. Cek. Item Pelangg. TanggalPenjualan Tabel Catatan Harian KF Alamat Tabel Persediaan Tabel Buku Kembali Pelangg. Harga Penjualan Tanggal KF KF Jumlah Pen. TabelKF Item Garis KF Pengirimn KP Pengiriman KasTabel Faktur Penjualan Kuantitas Kuantitas Pengirimn Kota Penerimaan Kas Tabel Pelanggan Kode Kurir Pesanan Tanggal Total Jatuh Tgl Nagara No.Pems. Harga tempo Bagian Pmbelian Tanggal Kode Pos Penutupn Nomor Pemasok Batas Kredit No. Bukti Biaya Per Unit Pen. Kas Harga Ritel

Penjelasan tentang kegunaan-nya diberikan di bawah ini.

Gambar 10-2 Struktur Tabel Database untuk Siklus Penerimaan

Tabel Pelanggan Tabel pelanggan berisi informasi diamat dan kredit pelanggan. Nilai Batas

Kredit diguna-kan untuk mensahkan transaksi penjualan. Jika jumlah saldo pelanggan yang sedang ber-edar dan jumlah transaksi penjualan saat ini melebihi

9batas kredit yang ditetapkan, trans-aksi tersebut akan ditolak. Tabel Faktur Penjualan Tabel Faktur Penjualan, bersama dengan tabel Item Garis, menangkap transaksi-transaksi penjualan untuk periode tersebut. Sebuah record faktur penjualan dibuat ketika persetuju-an kredit diberikan. Ketika pesanan dikirim ke pelanggan, tanggal pengiriman itu ditempat-kan dalam field Tanggal Pengiriman untuk menandai, peristiwa tersebut dan untuk mema-sang bendera "terbuka" pada record tersebut. Ketika bukti, penerimaan kas diterima, bukti tersebut dicocokkan dengan record faktur yang terbuka, yang kemudian ditutup dengan menempatkan tanggal saat ini dalam field Tanggal Penutupan. Juga, Nomor Bukti Pengi-riman Uang, yang menjadi kunci primer bagi tabel Bukti Pengiriman Uang, ditambahkan ke record faktur sebagai sebuah referensi silang. Tabel Item Garis (Line Item Table) Tabel Item Garis berisi sebuah record untuk setiap item yang dijual ke para pelanggani or-ganisasi. Karena transaksi tunggal dapat melibatkan satu atau lebih produk, setiap record dalam tabel Paktur Penjualan berkaitan dengan (dihubungkan ke) satu atau lebih record di dalam tabel tersebut. Perhatikan bahwa tabel tersebut berisi dua kunci primer -- Nomor Paktur dan Nomor Item. Kedua kunci dibutuhkan untuk secara unik mendefinisikan setiap record di dalam tabel tersebut. Mereka juga menjadi penghubung ke record-record yang berkaitan dalam Faktur Penjualan dan tabel-tabel Persediaan. Harga pokok penjualan ditentukan dengan menghubungkan setiap record dalam tabel Item Garis ke tabel Persediaan dan mengalikan nilai field Kuantitas dalam tabel Item Garis dengan nilai field Biaya per Unit yang terdapat dalam tabel Persediaan. Tabel ini juga mendukung pekerjaan-pekerjaan operasional seperti penagihan, pelayanan pelanggan, pemasaran, dan audit. Misalnya, rincian penjualan dalam tabel tersebut memungkinkan bagian pemasaran untuk mengevaluasi pemintaan akan produk-produk organisasi. Data-data ini juga menjadi bukti audit yang dibutuhkan untuk menguatkan akurasi perhitungan harga kali kuantitas yang dirangkumkan dalam faktur-faktur penjualan.



Nomor Item

Nomor PP

KP KP

Nomor PP Nomor Item Keterangan Kuantitas Pesanan

PP Kuantitas Ditangan Tanggal KP Ttk.Pemsn PP kembali KF Yang Me-nyetujui PP Tabel Item Garis Kuantitas Pesanan Nomor Pemasok PesananNo.LaporanPenerimaan Pembelian No.Pemsn Kembali Nomor Pemasok Biaya perunit Harga Ritel

Tabel Pemesanan Pembelian Tabel Pelanggan

Tabel Persediaan Tabel Persediaan berisi data kuantitas, harga, pemasok, dan lokasi gudang

untuk setiap item persediaan. Ketika produk dijual, field Kuantitas Di tangan yang berkaitan dalam record terkait dikurangi oleh nilai field Kuantitas dalam record Item Garis. Field Kuantitas Di Tangan ditingkatkan oleh penerimaan persediaan dari pemasok. Tabel Catatan Harian (Log) Pengiriman Tabel Catalan Harian (Log) Pengiriman berisi record semua pesanan penjualan yang di-kirim ke pelanggan. Kunci primer untuk tabel ini adalah nomor konosemen (bill of lading, dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh pengantar yang merinci keadaan dan persyaratan kontrak untuk barang yang dikirim, sekaligus menjadi bukti penerimaan barang). Data dalam tabel ini berguna untuk memverifikasi bahwa semua penjualan yang ditampilkan dalam tabel Faktur Penjualan telah dikirim dalam periode yang sedang diperiksa. Sebagai sebuah alat untuk mengukur efisiensi, data buku harian pengiriman dapat juga digunakan untuk memeriksa apakah pesanan pelanggan telah dikirim pada waktu yang tepat. Sistem Pembelian Dan Pengeluaran Kas Flowchart dalam Gambar 10-3 menunjukkan sebuah database untuk sistem pembelian dan sistem pengeluaran kas. Kembali terlihat di sini, perbedaan di antara pendekatan ini dan flat file ekuivalen adalah fokusnya pada peristiwa, bukan pada catalan akuntansi klasik. Gambar 10-4 menggambarkan struktur tabel untuk sistem ini. Berikut ini adalah diskusi untuk setiap tabel dalam sistem tersebut. Gambar 10-4 Struktur File untuk Siklus Pengeluaran

Nomor Voucher

KP KP

KF

Jumlah Alamat No.Faktur Pemasok Penerimaan Jatuh Tempo KP Pemasok Tgl. Tabel Faktur Pemasok Nomor Telepon Tanggal Diterima Tabel Pemasok Nomor PPKP Nomor KF Tabel Voucher Pengeluaran Syarat KF Jumlah Faktur Kode Kurir Cek Tabel Laporan Penerimaan Pembayarn Nomor Pemasok Tanggal Diterima Tanggal Cek Syarat NomorNo.Faktur Pemasok Pemasok Nomor Pemasok

11

Tabel Persediaan Tabel persediaan berisi data kuantitas, harga, pemasok, dan lokasi gudang

untuk setiap item persediaan produk. Proses pembelian dimulai dengan pemeriksaan pada catatan persediaan untuk memeriksa item-item persediaan yang mungkin perlu dipesan kembali. Dalam organisasi ritel, langkah ini dilakukan ketika penjualan barang jadi ke pelanggan dicatat dalam record persediaan. Dalam kasus ini, proses pembelian melibatkan pengisian kembali stok persediaan barang jadi. Tabel Pesanan Pembelian Tabel Pesanan Pembelian berisi record pembelian yang dipesan pada pemasok. Record tersebut tetap terbuka sampai persediaan tiba. Penempatan nomor laporan penerimaan dalam field yang dituju menutup record tersebut. Tabel Item Garis Pesanan Pembelian Tabel Item Garis Pesanan Pembelian berisi sebuah record untuk setiap item yang dipesan. Karena satu transaksi bisa melibatkan satu atau lebih produk, setiap record dalam tabel Pesanan Pembelian dihubungkan dengan satu atau lebih record dalam tabel lini. Perhati-kan bahwa tabel itu berisi dua kunci primer : Nomor Pesanan Pembelian dan Nomor Item. Kedua kunci ini diperlukan untuk secara unik mendefinisikan setiap record dalam tabel. Mereka juga menjadi penghubung untuk record terkait dalam tabel Pesanan Pembelian dan tabel Persediaan. Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Diah Iskandar SE. M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2

Tabel Laporan Penerimaan Ketika item-item pesanan tiba dari pemasok, mereka dihitung dqn diperiksa

dan dokume penerimaan disiapkan. Melalui sebuah terminal, petugas administrasi di bagian penerimaa memasukkan informasi tentang item-item yang diterima dalam tabel Laporan Peneri-maan. Sistem tersebut secara otomatis akan melakukan pekerjaan-pekerjaan berikut ini: menambah jumlah field kuantitas di tangan dalam catatan persediaan; menghapus kondisi pemesanan kembali dengan mengembalikan field Nomor Pesanan Pembelian ke status normalnya, yaitu kosong; membantu satu record dalam tabel Laporan Penerimaan; dan menutup record pesanan pembelian dengan menempatkan nomor laporan penerimaan dalam field yang dituju. Tabel Voucher Pengeluaran

Bagi kebanyakan perusahaan, perbedaan antara jumlah yang dipesan, diterima, dan di-tagihkan merupakan masalah yang harus dipecahkan sebelum pembayaran ke pemasok disetujui. Karena kompleksitasnya, rekonsiliasi ini sering kali merupakan proses manual yang dipicu oleh penerimaan faktur pemasok. Karyawan administrasi di bagian utang dagang memeriksa catatan pendukung dalam tabel Pesanan Pembelian dan tabel Laporan Penerimaan, dan membandingkannya dengan faktur tersebut. Jika item, kuantitas, dan harganya cocok, maka dibuat sebuah voucher pengeluaran kas dan satu record ditambahkan ke tabel Faktur Pemasok. Berdasarkan syarat perdagangan pemasok dan kebijakan pembayaran perusahaan, tanggal jatuh tempo pembayaran ditentukan dan ditempatkan dalam record voucher pengeluaran kas. Tabel Voucher Pengeluaran menyediakan tiga informasi renting yang secara tradisional terdapat dalam catatan akuntansi resmi : Pertama, sebuah record dari cek yang sudah ditulisi untuk membayar tagihan pada periode tersebut dan karenanya menggantikan Jurnal Pengeluaran Kas tradisional. Kedua, jumlah item-item yang terbuka (voucher yang belum dibayar) untuk pemasok tertentu ekuivalen dengan Buku Besar Pembantu Utang

13Dagang untuk pemasok ter-sebut. Ketiga, total semua voucher yang belum dibayar dalam tabel itu membentuk saldo (Buku Besar) utang dagang perusahaan.

D. MENGEMBANGKAN SEBUAH MODEL SPAHal yang sentral dalam pendekatan ini adalah konsep peristiwa. Satu proses bisnis bisa terdiri atas beberapa peristiwa. Sebelum mengembangkan model SPA, peristiwa-peristiwa harus diklasifikasi sebagai salah satu peristiwa berikut ini: Peristiwa operasi, yaitu aktivitas-aktivitas yang menghasilkan barang-barang dan jasa. Peristiwa informasi, yaitu aktivitas-aktivitas yattg berkaitan dengan

pencatatan, pemeliharaan, dan pelaporan informasi. Peristiwa keputusan/manajemen, yaitu aktivitas-aktivitas yang mengarah ke keputusan-keputusan yang dibuat dan diimplementasikan. Kelas-kelas peristiwa ini semuanya dihubungkan dengan gaya yang sirkular (melingkar): peristiwa keputusan/manajemen, dan seterusnya. Dalam sistem informasi manual, membedakan peristiwa dalam ketiga kelas ini cukup mudah. Sayangnya, meningkatnya kompleksitas dari sistem informasi yang terkomputerisasi mempersulit penentuan di mana suatu kelas berakhir dan di mana suatu kelas dimulai. Namun demikian, dari perspektif kontrol dan relevansinya pada itemitem yang berkepentingan, penting diingat bahwa mereka diidentifikasi secara terpisah ketika sebuah model SPA sedang dikembangkan. Peristiwa keputusan/manajemen. Penentuan ini melibatkan keputusan-keputusan yang berkaitan dengan perenca-naan, evaluasi, dan kontrol. Misalnya, untuk membeli atau tidak membeli, untuk menjual atau tidak menjual, untuk menyewa atau tidak menyewa, untuk me-minta laporan, untuk meminta informasi, dan untuk menerapkan sebuah tolok ukur kontrol yang baru, semuanya merupakan peristiwa keputusan/manajemen.



Peristiwa Informasi Peristiwa-peristiwa informasi menghasilkan informasi yang membuat sebuah keputusan bisa diambil. Termasuk dalam hal ini adalah tindakan-tindakan penca-tatan, perbaikan, pembaruan, atau pemeliharaan. Di bawah ini adalah contoh-contoh peristiwa informasi: Mencatat data pelanggan baru, Memperbarui record persediaan setelah terjadi penjualan, Memperbaiki rincian data pelanggan yang alamatnya berubah, Menyiapkan estimasi biaya untuk produk-produk baru, Menyiapkan laporan rating kreditcuntuk pelangganpelanggan potensial, Menyiapkan sebuah analisis data pelamar pekerjaan untuk sebuah posisi dalam organisasi, Menyiapkan faktur penjualan, Menyiapkan pesanan pembelian, Menyiapkan laporan kinerja divisi.

Peristiwa Operasi Merupakan aktivitas fisik yang berkaitan dengan proses bisnis. Misalnya, meng-ambil pesanan pelanggan, mengirimkan produk ke pelanggan, menerima bahan baku mentah dari pemasok, dan membayar persediaan yang diterima dari peris-tiwa operasi. Menyiapkan faktur penjualan, mencatat pengiriman dalam catatan harian pengiriman, mencatat penerimaan persediaan dalam buku besar, me-nyiapkan sebuah voucher pengeluaran kas untuk membayar pemasok, semua-nya merupakan peristiwa informasi yang saling berkaitan tetapi berbeda. Peristiwa operasi diungkap dengan menjawab serangkaian pertanyaan: Siapa yang melakukannya? Apa yang terjadi? Kapan terjadinya? Di mana terjadinya? Apa saja yang terlibat? Bagaimana terjadinya? Untuk menggambarkan proses pengembangan sebuah model SPA,

digunakan kasus berikut ini: Horizon Books Horizon Books adalah sebuah toko buku di tengah kota Philadelphia. Toko

15ini me-nyimpan kurang lebih 5.000 buku. Para pelanggan datang dan melihat-lihat rak buku, memilih buku yang diinginkan, dan kemudian membawanya ke salah satu dari tiga kasir, yang tersebar di tempat-tempat yang berbeda di dalam toko. Salah satu kasir ditempatkan dekat meja informasi, di mana para pelanggan dapat me-nemukan apakah buku tertentu tersedia, menempatkan pesanan untuk buku yang belum tersedia dalam toko buku itu, dan mengumpulkan serta membayar buku-buku yang sebelumnya dipesan. Kasir di meja informasi memiliki sebuah database buku yang menjawab setiap pertanyaan. Tidak ada penjualan kredit. Semua pe-langgan membayar pembelian mereka pada saat pembelian.

LANGKAH 1 Peristiwa operasi tidak dimasukkan dalam model yang diidentifikasi. Mereka merupakan peris-tiwa-peristiwa yang mendukung tujuan strategis organisasi dan merupakan informasi yang diperlukan. Pada bentuknya yang paling sederhana, model tersebut bisa hanya memiliki satu peristiwa, penjualan. Tetapi itu bisa berarti tidak mengumpulkan data tentang waktu yang di-habiskan pelanggan untuk melihatlihat sebelum akhirnya membeli. Bisa juga berarti bahwa tidak mengumpulkan data tentang para pelanggan yang bertanya tetapi tidak membeli. Untuk menangkap datadata ini, diperlukan sebuah peristiwa kedatangan, sebuah peristiwa kebe-rangkatan, dan sebuah peristiwa pertanyaan untuk dimasukkan ke dalam model tersebut. Untuk sederhananya, asumsikan bahwa Horizon Books saat ini tidak memerlukan informasi tentang kedatangan dan keberangkatan pelanggan. Namun demikian, informasi diperlukan untuk sebuah peristiwa pembayaran pelanggan dan sebuah peristiwa pertanyaan pelanggan. LANGKAH 2 Sekarang, peristiwa operasi perlu diorganisir dalam urutan terjadinya. Sementara banyak penjualan terjadi tanpa ada pertanyaan yang diajukan, kapan pun pertanyaan diajukan, pe-ristiwa itu akan mendahului setiap peristiwa penjualan yang terjadi setelahnya. Oleh karena itu, urutan peristiwa dalam model tersebut adalah pertanyaan, penjualan, dan pembayaran. Ini ditunjukkan dalam Gambar 10-6 dimana



Menerima Membuat Pembayaran Menjawab Pertanyaan Penjualan

setiap peristiwa ditunjukkan sebagai kata kerja-objek. Perhatikan juga bahwa kata kerja itu mewakili perspektif organisasi, bukan pelanggan.

Gambar 10-6

Peristiwa yang Berkepentingan dalam Model Penjualan SPA untuk Horizon Books

LANGKAH 3 Selanjutnya, sumber daya dan agen-agen yang terjadi dalam setiap peristiwa operasi harus diidentifikasi. lni paling mudah dilakukan dengan menjawab pertanyaan siapa, apa, dan di mana untuk setiap peristiwa. Misalnya, pertanyaanpertanyaan berikut ini dapat ditanyakan. Siapa yang terlibat? Apa yang terlibat? Di mana terjadinya? Dalam kasus peristiwa Menjawab Pertanyaan, yang terlibat adalah pelanggan dan se-orang kasir, database persediaan, dan terjadinya di meja informasi. Peristiwa Membuat Pen-jualan melibatkan pelanggan, seorang kasir, dan buku yang dijual. Peristiwa ini terjadi di tempat register kas. Peristiwa Menerima Pembayaran

Persediaan Sumber Daya Kas Buku-buku Meja Informasi

Database Meja Kasir

Membuat Menerima Peristiwa Penjualan Menjawab Pertanyaan Pembayaran

Kasir Pelanggan Agen

17melibatkan pelanggan, seorang kasir, kas, dan terjadi di tempat register kas. Model ini disajikan dalam Gambar 10-7. Perhatikan bahwa sumber daya digambarkan di-sebelah kiri, peristiwa di bagian tengah, dan agen-agen di sebelah kanan. Sebuah model SPA biasanya digambar tanpa judul kolom dan pembagipembaginya. Gambar 10-7 untuk meng-gambarkan penempatan objek-objek secara benar. Judul-judul kolom dan pembagi-pembagi-nya tidak ditampilkan dalam diagram-diagram selanjutnya.

Gambar 10-7.

SPA dalam Horizon Books yang diberi label untuk Menunjukkan Posisi Mereka

LANGKAH 4 Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi hubungan antara sumber daya, peristiwa, dan agen-agen. Dimulai dari setiap peristiwa dan menghubungkannya



Database Meja Kasir Persediaan Kas Buku-buku Meja Informasi

Membuat Menerima Penjualan Menjawab Pertanyaan Pembayaran

Kasir Pelanggan

dengan sumber daya dan agen-agen yang terlibat dalam peristiwa tersebut. Kemudian, gambarlah sebuah garis yang menghubungkan peristiwa-peristiwa yang secara logis saling berkaitan. Representasi grafis ini ditampilkan dalam Gambar 108.

Gambar 10-8.

Relasi-relasi Proses Penjualan SPA dalam Horizon Books

Karena model-model SPA digunakan untuk membuat database-database relasional, sistem informasi yang berdasarkan-SPA menampilkan semua ciri dari sebuah database relasional. Lihatlah tabel relasional yang diberi nama Pelanggan dalam Gambar 10-9, tabel itu dapat disajikan dalam baris berikut: Nomor Pelanggan 0

Nama No. PelangganAlamat Saldo Saat Ini 1875 J. Smith 18 Elm St. 1820,00 1876

Alamat 0

Saldo Saat Ini 0

KasNama

(Kunci)

Tuples (records)

Nama Tabel = Pelanggan

21 First St. Artibut 2400,00 1943 J. Hobbs 165 High St. 549,87 2345 19 Y. Martin 321 Barclay 5256,76 . . . . Namun demikian, Horizon Books mengoperasikan kebijakan hanya-penjualan. kas. Dalam sistem akuntansi . tradisional, di mana semua penjualan hanya dalam bentuk kas, tidak ada data .seorang pelanggan pun yang dipertahankan, dan . karenanya tidak ada tabel data pelanggan. Ketika bentuk pembayarannya dalam . . bentuk kas, dapat dikatokon bahwa dari sudut pandang keuangan murni, kita tidak . . perlu mengetahui siapa yang membayar kas ter-sebut. Kita hanya perlu tahu bahwa 5678 kastelah diterima. Jika setiap Stem T. penjualan dengan kas di-identifikasi secara unik untuk 432 Main St. memisahkan transaksi-transaksi tersebut, tabel Pelanggan tidak diperlukan. 643,67

Di sisi lain, salah satu keunggulan SPA adalah menangkap data-data yang lebih luas jangkauannya tentang peristiwa. Termasuk dalam hal ini adalah usia dan jender pelanggan, jenis buku yang disukai pelanggan, dan nama serta alamat pelanggan. Dengan informasi ini, toko buku tersebut dapat mengirimkan rincian buku-buku baru dan peristiwa-peristiwa khusus. Jadi, bahkan jika semua penjualan yang terjadi dalam bentuk kas, di bawah sistem informasi yang berbasiskan SPA, tabel Pelanggan tidak hanya dibuat, tetapi akan memiliki lebih banyak atribut dibandingkan dengan sistem informasi tradisional. Gambar 10-9. Tabel Relasional yang Diberi Nama Pelanggan



Membuat Penjualan

(0,M

(1,1

Pelanggan

LANGKAH 5 Langkah berikutnya adalah menetapkan kardinalitas (cardinalities) untuk semua relasi entitas. Ingat kembali bahwa ada tiga asosiasi record yang fundamental (kardinalitas) yang didefinisi-kan dan kemudian digunakan untuk membuat sebuah diagram RE, satu-dengan-satu (1:1), satu-dengan-banyak (1:M), dan banyakdengan-banyak (M:M). Sebuah entitas dalam suatu relasi kardinalitas satu, dapat memiliki nol atau satu contoh dalam relasi tiu. Sebuah entitas dalam relasi dengan kardinalitas banyak dapat memiliki nol, satu, atau banyak contoh dalam relasi itu. Dalam kasus relasi entitas pelanggan : membuat penjualan dalam Horizon Books, adanya seorang pelanggan dapat menghasilkan nol, satu, atau banyak peristiwa membuat penjualan. Ini diwakili proses yang menggunakan notasi (O,M) dalam model SPA, mewakili kardina1itas minimum dan maksimum. Dengan cara yang sama, adanya satu peristiwa membuat penjual-an terjadi dari adanya satu dan hanya satu entitas pelanggan, diwakili sebagai (1,1) dalam model SPA. Ini ditunjukkan : Gambar 10-10 Pelanggan Horizon Books: Kardinalitas Membuat Penjualan dalam Gambar 10-10.

Kadang-kadang, ketika mendefinisikan kardinalitas untuk relasi entitas, akan sangat membantu jika Anda membayangkan bahwa Anda sedang berdiri di bagian atas dari salah satu kotak entitas dan melihat ke kotak-kotak entitas lainnya. Bayangkan apa yang Andai lihat. Jika Anda berada di atas kotak entitas pelanggan, apa penjualan minimum dan maksimum yang dapat anda lihat? Anda bisa melihat pada tingkat minimum sampai (pelanggan tidak ingin beli apa pun) atau sampai pada tingkat maksimum, lebih besar dan" satu (jika pelanggan memutuskan untuk

Database (1,1) (0,1) (1,1) Kas Meja Kasir Persediaan (1,1) Buku-buku Meja Informasi

(0,1) (1,1)

Membuat (0,M) Menerima (0,1) Penjualan Menjawab Pertanyaan Pembayaran

(0,M) (0,M) (0,M) (0,M) (0,M) (0,M)

(0,M) (1,1) (1,1)

(0,M) (0,M) (0,M) (0,M) (0,M)

(1,1) (1,1) (1,1) (1,1)

(1,1) (1,1)

Pelanggan Kasir

21membeli lebih dari satu item). Jadi, entitas membual penjualan dalam relasi ini adalah nol-dengan-banyak (0,M). Sekarang, berdirilah di atas kotak entitas lainnya. Berapa banyak pelanggan yang Anda lihat membeli item-item tertentu? Tingkat minimumnya adalah satu. Agar entitas membuat penjualan itu ada, harus ada seorang pelanggan Selain itu, karena hanya ada satu pelanggan yang dapat membeli sebuah item spesifik, kardinalitas maksimumnya juga satu. Oleh karena itu, kardinalitas dari entitas pelanggan dalam relasi ini adalah satu-dengan-satu (1,1). Dengan menggunakan prinsip-prinsip ini, kardinalitas ditetapkan pada relasirelasi dalam model SPA untuk proses penjualan Horizon Books. Kardinalitas ini digambarkan dalam Gambar 10-11.

Gambar 10-11. Model SPA untuk Proses Penjualan di Horizon Books

D. MODEL SPA VERSUS DIAGRAM REUntuk menggambarkan perbedaan antara pembuatan model SPA dan RE, lihatlah GambaJl 10-12. Walaupun mungkin sekilas tidak begitu jelas, gambar tersebut merupakan model SPA untuk proses sama seperti yang dijelaskan oleh diagram RE tradisional dalam Gambar 10-15).



(0,M) (1,1) (1,M) Agen & Gudang Petugas Megontrl Pesanan Perenc. ProduksiPembelian Pelanggn Menempatkan (0,M) Permint. Persd.(1,1) Pelanggan Petugas Penjualan Persediaan Bahan BakuMenempatkan Permint. Persd. (0,M) (1,1)

(1,1) (0,M) (0,M) (1,1) (0,M) Persedur Pembelian(0,M) MenempatkanBaku Petugas Penerimaan Persedur Penjualan (0,M) (1,1) Meneriman (0,M) Bahan (0,M) (1,1) (1,1) (1,M) Pemasok (1,1) (0,M)

(1,M)

(1,1)

(0,M) (0,M)

(1,1)

Entitas-entitas dalam model SPA dan diagram RE ditampilkan oleh persegi panjang dan garis-garis yang menghubungkan mereka. Garis-garis yang menghubungkan entitas-entitas diagram RE saling bersilangan pada simbol-simbol relasi berlian yang berisi kata kerja, yang menunjukkan apa yang terjadi dalam relasi tersebut. Dampaknya, setiap simbol berlian mewakili sebuah peristiwa. Namun demikian, diagram RE mewakili sejumlah peristiwa yang lebih luas daripada model-model SPA. Termasuk dalam hal ini adalah peristiwa operasi (menerima), peristiwa informa-si (menyiapkan atau memperbarui), dan peristiwa keputusan (memeriksa). Sebalik-nya, hanya peristiwa operasi yang dimasukkan dalam model SPA, dan hanya peris-tiwa itu yang penting secara strategis.

Gambar 10-12. Model SPA untuk Sebuah Perusahaan Manufaktur

Keuangan Non-Keuangan

(1,1) (0,M) - Nomor Item Persediaan (0,M) (1,1) (0,M) (0,M) (0,M) Meneriman (1,M) (0,M) Petugas Gudang - Kuantitas yangBahan Baku Petugas Penerimaan Dipesan (1,M) Menempatkan - Biaya per Unit Persediaan Bahan Baku Pesanan - Nomor Pesanan Pembelian - Tanggal Pesanan - Waktu Tunggu Pemasok - Kurir yang Digunakan - Record Pengiriman Tepat Waktu - Record Pengiriman yang Tidak Lengkap - Record Pengiriman yang Rusak - Record Perselisihan Harga

(1,M)

23

Di satu sisi, model SPA lebih sederhana daripada diagram RE, model ini menyediakan informasi yang lebih relevan. Pendekatan SPA memungkinkan perancang sistem untuk fokus Pada peristiwa-peristiwa kunci yang memfasilitasi desain dan penempatan kontrol. Karena peristiwa informasi dan pengambilan keputusan diisolasi dari peristiwa operasi primer, kontrol-kontrol yang berbeda untuk kelas peristiwa ini dapat dengan mudah diidentifikasi dan disisipkan dalam proses bisnis. Model SPA menunjukkan dengan tepat di mana suatu organisasi dapat membuat rencana, mengevaluasi, dan mengontrol peristiwa-peristiwa operasi penting dalam proses bisnis. Selain menjadi sebuah perangkat analis sistem, model SPA ini juga merupakan perangkat manajemen. SPA fokus Pada aktivitas-aktivitas bisnis yang terdapat dalam proses bisnis. SPA didasarkan Pada peristiwa. Menentukan Atribut-Atribut Entitas Model SPA dapat digunakan untuk menentukan atribut-atribut entitas. Pelajari prosedur pembelian yang disajikan dalam Gambar 10-12. Berikut ini penjelasan fenomena-fenomena akuntansi yang berkaitan dengan proses tersebut. Peristiwa-peristiwa operasi dalam proses tersebut adalah mengajukan permintaan persediaan, mengajukan pesanan, dan menerima persediaan. Elemen-elemen data yang menjelaskan peristiwa ini harus dispesifikasi dengan rinci untuk men-dukung sernua kebutuhan pemakai. Untuk mengilustrasikannya, data keuangan dan non-keuangan untuk peristiwa Pengajuan Pesanan adalah sebagai berikut:



Keuangan Keuangan Non-Keuangan Non-Keuangan

--Keterangan Nomor Telepon Pemasok --Kuantitas di Tangan pemasok Jumlah terutang Pada --Titik Pemesanan Kembali Nilai total pembelian sampai saat ini --Kuantitas Pemesanan yang ditawarkan Syarat perdagangan Ekonomis (EOQ) -Record Pengiriman Tepat Waktu Pemasok -Record Barang-barang Rusak Tingkat Perputaran -Rata-rata Waktu Tunggu Waktu Tunggu -Pendukung Lini Pembantu Tingkat Pemakaian -Akses EDI Lokasi Gudang -Akses Internet Sejarah Habisnya Persediaan - Sejarah Bahan Baku Rusak - Sejarah Pengiriman yang Tertunda

Persediaan bahan baku adalah sumber daya ekonomi yang dipengaruhi oleh peristiwa tersebut. Atribut-atribut data yang diperlukan untuk merincikan sumber daya ini dan perubahan-perubahan yang dilakukan untuknya adalah:

Agen-agen utama adalah petugas administrasi di bagian perencanaan produksi dan kontrol, agen pembelian, pemasok, petugas administrasi bagian penerimaan, dan petugas administrasi gudang. Semua atribut yang relevan menjelaskan agen-agen ini akan dispesifikasi dan dibuatkan modelnya ke dalam database. Dengan menggunakan pemasok sebagai sebuah contoh, termasuk dalam data-data tersebut adalah:

Sekarang perhatikan prosedur penjualan dalam Gambar 10-12. Berikut ini penjelasan fenomena akuntansi yang berkaitan dengan proses tersebut. Peristiwa-peristiwa dalam proses ini adalah penerimaan pesanan pelanggan, pengambilan persediaan barang jadi, dan pengiriman persediaan. Elemenelemen data yang menjelaskan peristiwa-peristiwa ini harus dispesifikasi dengan cukup rinci untuk mendukung semua kebutuhan pemakai. Untuk menggambarkannya, data keuangan dan non-keuangan bagi peristiwa Menerima Pesanan Pelanggan adalah sebagai berikut:

Keuangan Keuangan Non-Keuangan Non-Keuangan

Keterangan Alamat pelanggan Kuantitas di tangan Nomor item persediaan Titik pemesanan kembali Kuantitas yang dipesan produk Kuantitas unit Harga per pemesanan ekonomis (EOQ) Nomor pesanan penjualan Tanggal pemesanan Tingkat perputaran Rating kredit pelanggan Waktu tunggu Kurir yang digunakan Tingkat pemakaian Record pengiriman tepat waktu Lokasi pengiriman yang tidak lengkap Record gudang Sejarah habisnya persediaan Record pengiriman yang rusak Sejarah produk rusak Record pengaduan Sejarah produksi yang tertunda

25

Persediaan barang jadi adalah sumber daya ekonomi yang dipengaruhi oleh peristiwa tersebut. Atribut-atribut data yang diperlukan merinci sumber daya ini dan perubahan yang dilakukan terhadapnya adalah sebagai berikut:

Agen-agen utamanya adalah petugas administrasi penjualan, pelanggan, petugas administrasi gudang, dan petugas administrasi pengiriman. Semua atribut yang relevan menjelaskan agen-agen ini akan dirinci dan dibuatkan modelnya ke dalam database. Contoh pelanggan, termasuk dalam data-data tersebut adalah: Kebutuhan data seperti produksi, penerimaan kas, dan lain, akan didapat dan dikombinasikan untuk menghasilkan sebuah skema menyeluruh tentang kebutuhan atau persyaratan data tersebut. Persyaratan akuntansi dan non-akuntansi turut menentukan database keseluruhan. Dalam proses mengombinasikan persyaratan data, penting untuk mengenal dan menghilangkan setiap pemborosan data dalam model tersebut. Misalnya, persediaan bahan baku juga merupakan elemen dari proses produksi. Juga, pemasok sekaligus menjadi agen dalam proses pengeluaran kas.



Persyaratan data untuk sumber daya, peristiwa, dan agen-agen berkaitan dengan banyak proses bisnis yang harus diintegrasikan, bukan dibuatkan modelnya secara terpisah. Oleh karena itu, sementara setiap proses dibuatkan modelnya secara terpisah, tabel-tabel database sama yang mendasarinya digunakan lintas semua model. Tabel Pelanggan yang sama akan digunakan dalam tabel penjualan dan dalam model pengumpulan kas; dan tabel Pemasok yang sama akan digunakan dalam model pembelian, seperti dalam model pengeluaran kas, dan sebagainya. Ketika atribut-atribut sudah didefinisikan, tabel-tabel database dapat dirancang. Proses penetapan kunci-kunci primer dan aging dan normalisasi tabel untuk mendukung gambar pemakai tidak berbeda dengan yang dijelaskan dalam Bab 9 sehingga tidak diulang lagi di sini.

Menciptakan Gambar Pemakai Pendekatan SPA dapat menghasilkan sistem informasi yang mampu mendukung banyak gambar. Akibatnya, terdapat berbagai gambar yang mungkin harus diperhitungkan di tahap awal pengembangan model. Hal ini dapat dicapai melalui pendefinisian serangkaian atribut data yang mencakup gambar yang diinginkan. Hal ini memerlukan serangkaian analisis yang ekstensif terhadap kebutuhan informasi pemakai. Ketika analisis ini selesai dilakukan, perancang bisa mendapatkan serangkaian atribut data (gambar pemakai konseptual) yang diperlukan untuk mem-produksi input dan output tersebut. Sebagai representasi fisik dari gambar pemakai konseptual, laporan, dokumen, dan layar komputer, disebut sebagai gambar pe-makai. Mereka membantu perancang untuk memahami relasirelasi kunci di antara data-data tersebut.

27

Gambar 10-13. Laporan Status Persediaan Ajax Manufacturing Co. Laporan Status Persediaan No.S uku Cada ng Ktrg. Kuanti tas Di n Titik Pemesn Kuanti tas Pesan an Nomor Pema sok Ozment Penopa ng 22 100 150 500 24 27 Sup Buell Co. B&R Sup 2 Besipen ahan 440 450 1000 22 24 28 Ozment Sup Buell Co. Harris 123 MainSt 2 5557895 555Nama Alamat Telepon

Tanga Kembali

1

Broadhead 3436 Westgate 555Mall 123 Main St 2 7845 5557895 555-

Broadhead 3436 24 Linden 555-



Manuf Ozment Kuninga n 22 10 10 50 24 28 Sup Buell Co. Harris Manuf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

St. 123 Main St 2

3316 5557895 555-

3

Broadhead 3436 24 Linden 555St. . . . 3316 . . .

Ketika atribut-atribut tersebut telah diidentifikasi, bentuk dan prosedur untuk mengumpulkan data peristiwa, sumber daya, dan agen-agen dapat dirancang dan tabel basis dapat diisi. Ketika hal ini sudah dilakukan, sebuah alat penghubung pertanyaan dapat diciptakan untuk menghasilkan gambar dan laporan. Alat penghubung pertanyaan tersebut harus mencakup semua gambar format yang mungkin untuk laporan-laporan yang dihasilkan dari setiap pertanyaan yang harus ditentukan. Tiga gambar berikut ini merupakan contoh dari gambar fisik untuk tiga pemakai. Gambar pertama adalah untuk agen pembelian yang memerlukan informasi tentang item persediaan untuk dipesan dan untuk pemasok persediaan. Gambar 10.13 menggambarkan laporan status persediaan yang membawa informasi ini. Gambar kedua, untuk manajer penjualan yang memerlukan rincian aktivitas penjualan setiap hari yang diorganisir menurut produk dan pelanggan. Gambar 10-14 menunjukkan laporan penjualan yang berisi informasi ini. Gambar ketiga, untuk departemen buku besar umum, menyajikan sebuah daftar voucher jurnal yang merangkum aktivitas bisnis setiar harinya. Laporan voucher jurnal digambarkan dalam Gambar 10-15. Gambar-gambar ini semuanya di-dapatkan dari database yang sama. Masing-masing gambar itu memuaskan kebutuhan informasi dari seorang pemakai

29dan menunjukkan data-data pada tingkat rincian yang dlperlukan. Gambar 10-15. Laporan Voucher Jurnal No. Tangga VJ 1 l Kas 20/9/01 Piutang Dagang Penjualan Harga 2 . . . 20/9/01 penjualan Persediaan . . . . . . pokok Judul Nomor Akun 101 103 401 501 108 . . . . . . 2.500 2.500 . . . Debet 1.000 2.000 3.000 Kredit

Fleksibilitas desain gambar pemakai merupakan salah satu kekuatan SPA. Gambar pemakai harus bisa diubah sesuai keinginan pemakai. Sebagai gambaran, Horizon Books. Jika manajer penjualan ingin mengetahui penjualan yang dihasilkan dari sebuah pertanyaan pelanggan awal, informasi itu dapat dengan mudah diberikan dalam sebuah laporan. Dengan cara yang sama, seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 10-16, sebuah laporan dapat dihasilkan untuk manajer pembelian Horizon Books dengan menunjukkan waktu yang dihabiskan setiap pertanyaan pelanggan, sifat pertanyaan tersebut, apakah pertanyaan itu menghasilkan pertanyaan, dan rincian demografis untuk pelanggan yang mengajukan pertanyaan. Hal ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi topik-topik atau pengarang-pengarang baru yang berpotensi dan harus dimasukkan dalam koleksi Horizon Books. Gambar 10-16. Laporan Pertanyaan Pelanggan Laporan Pertanyaan Pelanggan 14/2/01 -14/7/01 No. aan No. an Pertany Tgl. Pelangg Lk/P Usi r a Dala Topik Penulis m Toko Penjual an Wkt. yg Diperluk Komentar an



14/ 483 484 485 . . 2 14/ 2 14/ 2 . . 217 142 723 Lk Pr Pr 26 19

Kolek si bik

Wood, F J Ya Ya Ya Tldak 5 7 3 Tidak Tldak

Terlalu mahal

54 Aero Banks,

The REA Approach

Documents

Transcript of The REA Approach