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UNIVERSIDAD DE SEVILLA Escuela Técnica Superior de Ingenieros Máster de Organización Industrial y Gestión de Empresas PARTE II Diseño de una guía para la elaboración de planes integrados de proyectos de ingeniería, basándose en las Normas UNE-EN ISO 9001:2008 y UNE-EN ISO 14001:2004 Autora: Cristina Guzmán Aguilar Tutor: Dr. Pedro Moreu de León Diciembre 2012

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UNIVERSIDAD DE SEVILLA

Escuela Técnica Superior de Ingenieros

Máster de Organización Industrial y Gestión de Empresas

PARTE II

Diseño de una guía para la

elaboración de planes integrados de

proyectos de ingeniería, basándose

en las Normas UNE-EN ISO 9001:2008

y UNE-EN ISO 14001:2004

Autora: Cristina Guzmán Aguilar

Tutor: Dr. Pedro Moreu de León

Diciembre 2012

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PARTE II: Diseño de una guía para la elaboración de planes integrados de proyectos de

ingeniería basándose en las normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004

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ÍNDICE DE PARTE II: 1. Introducción y objeto PARTE II.................................................... 57

2. Resumen y estructura PARTE II ................................................... 58

3. Presentación y estructura del plan de calidad y medio ambiente. Datos identificativos y de control .................................................................. 58

4. Plan de Calidad y Medio Ambiente ............................................... 63

4.1. Índice del plan de Calidad y Medio Ambiente ................................ 65

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1. Introducción y objeto PARTE II

En la primera parte del trabajo se hizo una introducción a la calidad y los sistemas integrados de gestión, se expusieron las Normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 y se explicó en qué consiste un manual de la calidad y un plan de la calidad. El objeto de éste documento consiste en establecer una guía para la elaboración y edición de Planes Integrados de Calidad y Medio Ambiente de proyectos de ingeniería. Esta guía se ha realizado basándose en las Normas UNE-EN ISO 9001:2008 y UNE-EN ISO 14001:2004, de modo que cualquier empresa que tenga implantado un sistema de gestión integrada siguiendo las normas citadas, podrá usar la guía para adaptar las especificidades de sus proyectos al sistema de gestión integrada y a su correspondiente sistema documentario (políticas, manual, procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos, etc.). Los planes de calidad y medio ambiente se deben establecer por cada proyecto y en ellos se deben indicar las medidas necesarias para cumplir con los requisitos del cliente y del sistema de gestión integrada, así como identificar las actividades del proyecto y los controles a aplicar, para lograr los resultados esperados. Cada vez que las especificaciones y/o el proceso del proyecto sean modificados, los planes de calidad y medio ambiente deberán ser revisados y actualizados. Los planes integrados de la calidad y del medio ambiente hacen con bastante frecuencia referencia a procedimientos documentados, al manual de gestión integrada, a instrucciones técnicas o de trabajo, a formatos y a registros, ambos identificados mediante códigos. En ciertos apartados y a modo didáctico, aparecerán a lo largo del documento ejemplos sobre cómo elabora sus planes de calidad y medio ambiente una empresa virtual llamada Ejemplo S.A., que se dedica a la construcción y/u operación, y mantenimiento de obras y plantas de generación de energía. Después de una búsqueda en bases de datos documentales y portales web relevantes en el tema, tan sólo se han encontrado guías para la elaboración de sistemas de gestión integrada en general, y sus documentos, pero no guías específicas para la elaboración de planes integrados de gestión de la calidad y del medioambiente de proyectos, por lo que se ha visto adecuado la elaboración de esta guía basándose en las normas y otros documentos mostrados en la bibliografía y metodologías de la PARTE I y adaptados a este caso en concreto. La bibliografía completa de este trabajo se encuentra al final de la Parte I: Estado del Arte.

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NOTA - Se aconseja que, para conseguir un mayor entendimiento, el usuario se haya leído antes la primera parte del presente trabajo y haga una lectura comprensiva de las normas a las que nos estamos refiriendo.

2. Resumen y estructura PARTE II

En primer lugar se realiza una introducción, donde se concreta y describe el objeto del trabajo. A continuación, y antes de comenzar con el desarrollo del Plan de Calidad y Medio Ambiente, se muestran los requisitos identificativos y de control que deben llevar este tipo de documentos, y por último, se presenta la portada del plan de calidad y medio ambiente, su índice y un desarrollo didáctico de éste.

3. Presentación y estructura del plan de calidad y medio

ambiente. Datos identificativos y de control. El apartado 4.2.3. de la norma ISO 9001:2008 “Control de los documentos” expone que las organizaciones deben establecer un procedimiento documentado que detalle las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental del sistema de gestión de la calidad. Los distintos documentos del sistema de gestión integrada (políticas, manual, procedimientos, instrucciones técnicas, instrucciones de trabajo, formatos, impresos y registros) definen y determinan las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión. Para controlar los documentos es necesario disponer de un procedimiento que determine las pautas de actuación para las siguientes tareas:

• Aprobación de los documentos antes de su emisión. Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos y la evidencia de la misma.

• Revisión y actualización de los documentos. Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los cambios que se realicen en las metodologías de trabajo (mejora continua).

• Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos. La organización debe mantener el histórico de los cambios en los distintos documentos, al mismo tiempo debe crear una metodología de identificación de las versiones (revisiones, versiones) actualizadas.

• Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso. Esta distribución de documentos (puede realizarse en formato físico o en formato digital) debe ser de tal forma que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus responsabilidades en el sistema.

• Mantener los documentos legibles e identificables. Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos.

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• Control de documentos externos. La organización debe controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el desarrollo de las actividades del sistema.

• Control de la documentación obsoleta. Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva versión, la organización debe disponer de una metodología para retirar los documentos obsoletos para evitar su consulta.

Además, es aconsejable que las organizaciones confeccionen plantillas y formatos, y los tengan a disposición de todas las personas que elaboren cualquier tipo documento para la organización. Cada tipo de documento tendrá asociada una plantilla. También se deberán redactar procedimientos en los que se indique el tipo de letra a utilizar, el tamaño, y demás características distintivas y de control, de modo que exista una uniformidad entre todos los documentos de la organización y estén acordes con su imagen corporativa. Es decir que, cuando la organización elabora el plan de calidad y medio ambiente para un proyecto, y todos los procedimientos y documentación referida a éste, para cumplir con todos los puntos citados anteriormente, deberá basarse en lo establecido en los procedimientos pertenecientes a su sistema de gestión de la calidad, creados para este fin. Así se podrá controlar toda la documentación generada por la organización y además, como se mencionó en líneas anteriores, todos los documentos seguirán una misma línea visual. En el Plan se deberá hacer referencia cuando aplique, al código de éste procedimiento. A continuación se muestra cómo la empresa Ejemplo S.A. cumple con algunos de los requisitos expuestos en puntos anteriores:

• Elaboración – Revisión - Aprobación La empresa debe establecer quién será el responsable de la elaboración del Plan de Calidad y Medio Ambiente de cada proyecto, quién lo revisa y quién lo aprueba. Cuando Ejemplo S.A. firma un Contrato/Pedido con un Cliente, el Director del Proyecto asignará la responsabilidad de la elaboración del Plan de Calidad y Medio Ambiente al técnico de ésta especialidad asignado al proyecto. En el caso que aún no se haya designado el técnico al proyecto, el Director del Proyecto lo pondrá en conocimiento del Departamento de Calidad y Gestión de Sistemas el cual asumirá la responsabilidad de la elaboración del mismo. La revisión del Plan la lleva a cabo el Departamento de Calidad y Gestión de Sistemas y es aprobado por el Director del Proyecto. Se debe dejar por escrito en la portada del Plan de la Calidad y Medio Ambiente los nombres y firmas de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos. El control será más seguro si la firma es digital.

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• Distribución

Cada empresa deberá dar instrucciones sobre cómo y a quién se va a distribuir el Plan de Calidad y Medio Ambiente del proyecto. Debe quedar por escrito, en la tabla de “Control de Distribución” del Plan, el nombre y cargo, y si la distribución es a personas de empresas externas (normalmente la empresa cliente), se deberá incluir también el nombre de la organización. En el caso de la empresa Ejemplo S.A., la distribución de los Planes de Calidad y Medio Ambiente, al igual que la del resto de documentos del proyecto, se realiza a través de la plataforma online o gestor documental instalado para facilitar el intercambio de la información del proyecto, donde cada vez que se sube un nuevo documento, quedan recogidas las firmas electrónicas de los responsables de su elaboración, revisión y aprobación. Así todas las personas del proyecto que tienen acceso a ésta plataforma y a la carpeta del documento, podrán verlo de forma instantánea una vez cargado en el gestor documental. Si de manera excepcional, el intercambio se realizase por correo electrónico, se deberá de hacer con acuse de recibo del receptor del mismo. En casos extraordinarios se podrá realizar por correo ordinario, utilizando un formato elaborado para esta acción concreta, el cual se encuentra disponible en la base de datos de Ejemplo S.A. con codificación (xxx) del procedimiento general POG (código xxx) “Control de la Documentación y los Datos”. Deberá obtenerse con acuse de recibo por parte del destinatario del mismo. Tanto el formato (código xxx), como el correo electrónico deberán estar fechados y codificados conforme al Procedimiento Específico POE (código xxx) “Codificación de la Documentación”. El responsable de la Unidad Organizativa afectada, conjuntamente con el Director Técnico (en el caso de obras) o el coordinador de plantas (en el caso de plantas), y de acuerdo a los requisitos contractuales, establecerán la selección y distribución del Plan de Calidad y Medio Ambiente, a las personas que tienen que aplicarlos, bien de forma directa o a través de los responsables de áreas o procesos, en cuyo caso serán éstos los responsables de su distribución al resto de la organización. También se distribuirá al Cliente para su aprobación y/o comentarios. En ocasiones el Cliente también tiene una parte privada en el gestor documental del proyecto, de forma que se facilita el intercambio de información entre éste y la organización y se aumenta el control de distribución.

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• Modificaciones La empresa debe concretar la forma de actuar a la hora de realizar modificaciones en sus Planes de Calidad y Medio Ambiente, según suela gestionar propuestas de mejora. En la empresa Ejemplo S.A., cualquier persona puede proponer modificaciones de los Planes de Calidad y Medio Ambiente, enviando su propuesta al responsable de la revisión del documento. También pueden ser modificados si se producen alteraciones o cambios, en los requisitos aplicables, en los Planes de Calidad y Medio Ambiente de los proveedores, y/o en la documentación adicional que lo integra. El Plan de Calidad y Medio Ambiente revisado, deberá ser aprobado por las mismas personas que lo hicieron inicialmente o por quién las haya sustituido en esta responsabilidad. La distribución y control se realizará siguiendo lo indicado en los párrafos anteriores. Las modificaciones pueden marcarse mediante el subrayado del texto para aumentar su visibilidad. Una vez establecidos los requisitos básicos a tener en cuenta antes de la elaboración del Plan, se muestran a continuación los datos identificativos y de control que como mínimo se aconseja deben llevar los planes de calidad y medio ambiente, el tipo de formato y por último se desarrollará la estructura que va a seguir el plan de calidad y medio ambiente de ésta guía. La estructura del Plan se ha diseñado siguiendo los puntos aplicables del Anexo A de la Norma ISO 9001:2008, “Correspondencia entre la Norma ISO 9001:2008 y la Norma ISO 14001:2004”.

• Encabezado

Todas las hojas del Plan, excepto la portada, deben llevar encabezado con:

- El nombre de la empresa que emite el Plan

- Código del documento

- El número de revisión

- La fecha de emisión

- Número de página de la forma pág. x de y. Todos los Planes tendrán portada e índice.

• Portada La portada identifica:

- Tipo de documento (Plan de Calidad y Medio Ambiente)

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- Cliente

- Título

- Codificación del documento

- Revisión y fecha

- Firmas de los responsables de su elaboración, revisión y aprobación (control más exacto con firma digital).

• 2ª Hoja

- Control de revisiones del documento

En este apartado se identificará cada una de las revisiones efectuadas al documento, así como la fecha de dicha revisión, los motivos de la misma y los capítulos y/o anexos afectados por dicha revisión.

• 3ª Hoja

- Índice de los contenidos del documento.

El documento dispondrá de un índice en el que se enumeren, mediante una clasificación decimal, los distintos apartados contenidos en el mismo.

• 4ª Hoja

- Distribución

Se mostrará de forma explícita la lista de las personas a las que se distribuye el documento con indicación de la organización a la que pertenecen.

El plan de Calidad y Medio ambiente debe ser distribuido como mínimo, a todos los integrantes del proyecto.

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Plan de Calidad y Medio Ambiente

Título: Título del contrato/pedido

Cliente: Nombre o razón social

Denominación del proyecto:

Documento: Código del documento

Revisión: Nº de revisión

Fecha: Fecha de última revisión

Elaborado por: Nombre y Puesto dentro de la

Organización Firma

electrónica

Revisado por: Nombre y Puesto dentro de la Organización

Firma electrónica

Aprobado por: Nombre y Puesto dentro de la Organización

Firma electrónica

© Este documento es propiedad de la empresa Ejemplo S.A. Queda prohibida su reproducción total o parcial por cualquier medio, así como su distribución a terceros, sin expreso consentimiento por escrito de Ejemplo S.A.

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Documento: (Código del Plan)

Ejemplo S.A. Revisión: Fecha:

Página:

64

Hoja de Control de Revisiones

Rev.: Fecha: Motivo de la revisión:

00 Nueva edición

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Documento: (Código del Plan)

Ejemplo S.A. Revisión: Fecha:

Página:

65

ÍNDICE DEL PLAN DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE:

1. Objeto y campo de aplicación .............................................................................. 69

2. Documentación aplicable ....................................................................................... 69

3. Términos y definiciones.......................................................................................... 70

4. Requisitos generales ............................................................................................... 72

4.1. Requisitos de la documentación ........................................................................ 73

5. Responsabilidad de la dirección .......................................................................... 74

5.1. Objetivos y Metas ............................................................................................. 74

6. Gestión de recursos ................................................................................................. 75

6.1. Recursos humanos. Estructura y responsabilidades. ................................ 75

6.2. Formación Medioambiental ........................................................................... 75

7. Realización del producto ........................................................................................ 76

7.1. Procesos relacionados con el cliente ......................................................... 76

7.1.1. Determinación de los requisitos relacionados con el producto76

7.1.1.1. Revisión del Contrato .......................................................................... 76

7.1.1.2. Revisión de las Modificaciones del Contrato .............................. 77

7.1.1.3. Registros .................................................................................................. 77

7.1.1.4. Aspectos ambientales ......................................................................... 77

7.1.1.5. Requisitos legales ................................................................................. 78

7.2. Comunicación ..................................................................................................... 79

8. Diseño y desarrollo .................................................................................................. 79

8.1. Planificación del diseño y desarrollo .......................................................... 81

8.2. Control operacional .......................................................................................... 82

8.3. Datos de partida del diseño y desarrollo ................................................. 83

8.4. Realización del diseño ..................................................................................... 84

8.5. Revisiones del diseño y desarrollo ............................................................. 84

8.6. Datos Finales del Diseño ................................................................................ 84

8.7. Verificación del Diseño ................................................................................... 85

8.8. Validación ............................................................................................................ 86

8.9. Modificaciones .................................................................................................... 86

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Documento: (Código del Plan)

Ejemplo S.A. Revisión: Fecha:

Página:

66

8.10. Control de los Documentos del Diseño .................................................... 87

8.11. Registros del Sistema ..................................................................................... 87

9. Compras ....................................................................................................................... 88

9.1. Proceso de compras ......................................................................................... 88

9.2. Documentación y datos de compras ......................................................... 91

9.3. Verificación de los productos comprados ................................................ 92

9.4. Registros del Sistema ..................................................................................... 92

10. Producción ................................................................................................................... 92

10.1. Generalidades .................................................................................................... 93

10.1.1. Planificación ................................................................................................ 94

10.1.2. Planos y Especificaciones ....................................................................... 94

10.1.3. Procedimientos Ejecutivos..................................................................... 94

10.1.4. Programas de Puntos de Inspección (PPI) ...................................... 96

10.1.5. Trazabilidad ................................................................................................. 96

10.1.6. Propiedades del Cliente .......................................................................... 97

10.1.7. Preservación de los productos ............................................................. 98

10.2. Verificación de los Productos en Fábrica ................................................. 99

10.3. Control de los Procesos durante la instalación. .................................... 99

10.4. Puesta en Servicio .......................................................................................... 100

10.4.1. Documentación para Pruebas y Puesta en Marcha ................... 100

10.4.2. Prerrequisitos y comprobaciones previas ...................................... 101

10.4.3. Arranque y marcha semi-industrial ................................................. 103

10.4.4. Ensayos de prestaciones ...................................................................... 103

10.5. Validación .......................................................................................................... 104

10.6. Registros de la Calidad ................................................................................. 104

11. Medición, Análisis y Mejora. ............................................................................... 104

11.1. Generalidades .................................................................................................. 104

11.2. Seguimiento y Medición ............................................................................... 104

11.2.1. Seguimiento y Medición Medioambiental ...................................... 104

11.2.2. Satisfacción del Cliente ........................................................................ 105

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Documento: (Código del Plan)

Ejemplo S.A. Revisión: Fecha:

Página:

67

11.2.3. Auditorías Internas ................................................................................ 107

11.2.4. Seguimiento y medición de los procesos ...................................... 109

11.2.5. Seguimiento y medición del producto ............................................ 111

11.3. Control del producto no conforme. .......................................................... 112

11.4. Planes de Respuesta a Accidentes y Emergencias Medioambientales ........................................................................................................... 115

11.5. Análisis de Datos............................................................................................. 116

11.6. Mejora ................................................................................................................. 116

11.7. Registros de Calidad y Medio Ambiente................................................. 118

12. Índice de Anexos al Plan ...................................................................................... 119

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Documento: (Código del Plan)

Ejemplo S.A. Revisión: Fecha:

Página:

68

Control de Distribución

Copias controladas.

• Distribución interna:

Cargo: Nombre y Apellidos:

• Distribución externa:

Compañía: Cargo: Nombre y Apellidos:

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Documento: (Código del Plan)

Ejemplo S.A. Revisión: Fecha:

Página:

69

1. Objeto y campo de aplicación

El Plan Integrado de la Calidad y del Medio Ambiente es el documento que establece las prácticas específicas, los recursos, y la secuencia de actividades relacionados con gestión de la calidad y del medio ambiente para el desarrollo del Contrato (definir el Contrato (xxx)) establecido entre (empresa) y (cliente), con fecha (xx/yy/zzzz) y de las modificaciones al mismo que se acuerden entre las partes, hasta su finalización. Para determinar el campo de aplicación, en este punto deberá quedar identificado:

- Asunto: Título del contrato/ pedido.

- Cliente: Nombre ó razón social.

- Referencia: Referencia del contrato/ pedido.

- Breve descripción del proyecto. A modo informativo se establece lo siguiente: El objeto de las normas de referencia ISO 9001:2004 e ISO 14001:2004 es proporcionar las directrices para desarrollar e implantar Sistemas de Gestión de la Calidad y Sistemas de Gestión Ambiental respectivamente en organizaciones. En el caso de este trabajo ya se parte de una organización con un sistema de gestión integrada implantado y su objeto consiste en elaborar una guía para adaptar las especificidades de las Normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 a la elaboración de Planes Integrados de la Calidad y del Medio Ambiente para proyectos de ingeniería, por lo tanto los puntos de las Normas anteriormente mencionadas en los que se hará más hincapié serán los que se centran en aspectos relacionados con la realización del producto, como son los aspectos ambientales, acciones formativas, requisitos legales y otros requisitos aplicables, control operacional, medición análisis y mejora, auditorías, preparación y respuesta ante emergencias, control del producto no conforme y acciones correctivas y preventivas.

2. Documentación aplicable

Se detallará la documentación de referencia indispensable para la aplicación de esta guía, la cual, será como mínimo la siguiente:

• Norma UNE-EN-ISO 9001:2008,

• Norma UNE-EN-ISO 14001:2004,

• Manual de Gestión Integrada y los procedimientos que lo desarrollan,

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Documento: (Código del Plan)

Ejemplo S.A. Revisión: Fecha:

Página:

70

• Contrato/Pedido,

• Requisitos Medioambientales del Cliente, en el caso de que los hubiera.

En el tipo de organización al que se hace referencia en este trabajo, y que centra su actividad en la ejecución de proyectos de ingeniería, es muy aconsejable que el Sistema de Integrada Gestión de la Calidad y del Medio Ambiente lo esté también con la Norma 18001:2007 de Seguridad y Salud en el Trabajo, y se incluyan sus requisitos en la elaboración del Plan de la Calidad, aunque en esta ocasión, esta última norma no esté incluida en el objeto de este estudio.

3. Términos y definiciones

• Acción correctiva / preventiva

Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada/potencial.

• Aspecto ambiental

Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.

• Auditoría del sistema de gestión ambiental

Proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar objetivamente evidencias para determinar si el sistema de gestión ambiental de una organización se ajusta a los criterios de auditoría del sistema de gestión ambiental marcados por la organización, y para la comunicación de los resultados de este proceso a la dirección.

• Auditor

Persona con competencia para llevar a cabo una auditoria.

• Comportamiento ambiental

Resultados medibles del sistema de gestión ambiental, relativos al control por parte de una organización de sus aspectos ambientales, basados en su política ambiental, sus objetivos y sus metas.

• Desempeño ambiental

Resultados medibles de la gestión que se hace de los aspectos ambientales.

• Documento

Información y su medio de soporte.

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Documento: (Código del Plan)

Ejemplo S.A. Revisión: Fecha:

Página:

71

• Impacto ambiental

Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades, productos y servicios de una organización.

• Medio ambiente

Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.

• Mejora continua

Proceso de intensificación del sistema de gestión ambiental para la obtención de mejoras en el comportamiento ambiental global, de acuerdo con la política ambiental de la organización.

• Meta ambiental

Requisito detallado de actuación, cuantificado cuando sea posible, aplicable a la organización o a parte de la misma, que proviene de los objetivos ambientales y que debe establecerse y cumplirse en orden a alcanzar dichos objetivos.

• No conformidad

Incumplimiento de un requisito.

• Objetivo ambiental

Fin ambiental de carácter general, que tiene su origen en la política ambiental que una organización se marca así misma, y que está cuantificado siempre que sea posible.

• Organización

Compañía, corporación, firma, empresa autorizada o institución o parte combinación de ellas, tengan forma de sociedad o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración.

• Parte interesada

Individuo o grupo relacionado o afectado por las actuaciones ambientales de una organización.

• Plan de la Calidad y Medio Ambiente

Es el documento particular de cada proyecto, que establece las prácticas específicas, los recursos utilizados, las secuencias de actividades y los requisitos del Sistema de Gestión Integrada de la compañía, aplicables y

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Documento: (Código del Plan)

Ejemplo S.A. Revisión: Fecha:

Página:

72

relacionados con el desarrollo del Contrato/Pedido firmado entre la empresa y el Cliente.

• Política ambiental

Declaración por parte de la organización, de sus intenciones y principios en relación con su comportamiento ambiental general, que proporciona un marco para su actuación y para el establecimiento de sus objetivos y metas ambientales.

• Prevención de la contaminación

Utilización de procesos, prácticas, materiales o productos que evitan, reducen o controlan la contaminación, lo que puede incluir el reciclado, el tratamiento, los cambios de procesos, los mecanismos de control, el uso eficiente de los recursos y la sustitución de materiales.

• Procedimiento

Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso.

• Registro

Documentos que presentan resultados obtenidos, o proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas.

• Sistema de gestión ambiental

La parte del sistema de gestión que incluye la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política ambiental.

• Trazabilidad

Es la propiedad de un resultado de medida consistente en poder referirlo a patrones apropiados, generalmente nacionales o internacionales, a través de una cadena ininterrumpida de comparaciones.

• Verificación

Es la revisión, comprobación o serie de pruebas que pongan de manifiesto que los equipos están conformes con los requisitos establecidos.

4. Requisitos generales

En el plan integrado de gestión de la calidad y del medio ambiente se determinan:

• Los objetivos de la calidad y los objetivos ambientales (tanto establecidos por la empresa como los que aparezcan en el contrato

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establecidos por el cliente).

• Los aspectos del sistema de gestión medioambiental aplicables al pedido/contrato.

• Los requisitos del sistema integrado de gestión aplicables al proyecto.

• La necesidad de establecer procesos, documentos y proporcionar recursos específicos para el proyecto.

• Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayo o pruebas específicas por el proyecto así como los criterios para aceptación del mismo.

• Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos.

El Plan de la Calidad debe ser revisado y puesto al día periódicamente. Para ello, se tendrán en cuenta:

• Las modificaciones al Contrato

• La Planificación actualizada (Anexo II)

Y como consecuencia de lo anterior, se revisará si procede la organización de los recursos utilizados por la organización para el desarrollo del Proyecto.

En Ejemplo S.A. el Director de Proyecto designará al Técnico responsable de la elaboración del Plan de Calidad y Medio Ambiente. El Plan será revisado por el Responsable de Gestión de la Calidad, MA y PRL (Departamento de Calidad y Gestión de Sistemas) y aprobado por el Director de Proyecto. 4.1. Requisitos de la documentación En los Planes de Calidad y Medio Ambiente se hace con bastante frecuencia alusión al nombre y el código de procedimientos documentados del sistema integrado de gestión. Estos documentos definen procesos de trabajo desarrollados en la empresa (ventas, compras, producción, diseño, etc.). Establecen las etapas del proceso, los recursos a emplear y las responsabilidades de cada etapa. Otro tipo de documento que se suele mencionar en los Planes son las instrucciones técnicas o instrucciones de trabajo, en las que se explican metodologías de operación para una tarea concreta. Son el equivalente interno a los manuales externos de funcionamiento de las máquinas, por ejemplo. También serán nombrados cuando se precise los formatos y los registros utilizados en el desarrollo del Plan. Los formatos son documentos sobre los

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que se anotan los resultados de actividades realizadas (albaranes, facturas, partes de trabajo, etc.). Hablamos de registros cuando estos formatos han sido cumplimentados con datos reales, es decir, un formato sólo es una plantilla para la toma de datos o para anotar los resultados de actividades realizadas y el registro es la propia plantilla pero ya con datos concretos, un registro es un formato una vez que ha sido cumplimentado. Los registros del proyecto son las evidencias de las tareas realizadas en el proyecto mismo. Además, los registros son la base en la que encuentran los datos para analizar el comportamiento y las mejoras de cada uno de los procesos del proyecto. Todos estos documentos nombrados anteriormente, normalmente pertenecen ya al sistema documentario del sistema integrado de gestión de calidad y medio ambiente de la organización, aunque en ocasiones deberán ser desarrollados para definir procesos específicos del proyecto o también puede ser documentación externa procedente del proveedor o del cliente. El Plan y todos los documentos referidos a él deberán ser controlados según el procedimiento de control de la documentación de la organización. Los documentos externos también deberán ser controlados, esto puede hacerse incluyéndolos en un listado en el que se indique su fecha de emisión y el responsable de la custodia del documento. La empresa Ejemplo S.A. sigue las directrices marcadas en su Procedimiento Operativo General (código xxx) “Control de la Documentación y los Datos” para controlar toda la documentación tanto interna como externa, y en su Procedimiento Operativo Específico POE (código xxx) “Codificación de los documentos”.

5. Responsabilidad de la dirección 5.1. Objetivos y Metas En este punto del Plan deberá hacerse referencia a los objetivos y metas de la calidad y del medio ambiente del Sistema de Gestión Integrada de la organización y su compromiso de cumplir con ellos en la ejecución del proyecto. La política de la calidad y la política ambiental, proporcionan un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad y los objetivos ambientales. También deberán establecerse objetivos de la calidad y objetivos ambientales específicos para el proyecto, basados en los requisitos establecidos por el cliente y el compromiso de la organización de cumplirlos además del propósito de aumentar la satisfacción del cliente.

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6. Gestión de recursos 6.1. Recursos humanos. Estructura y responsabilidades. En este punto del Plan, se definirán los aspectos organizativos de la empresa para el proyecto, así como las funciones y responsabilidades que, en relación con el Sistema de Gestión de la Calidad y Medioambiental, tiene dicho personal.

En el Anexo III del Plan de Calidad y Medio Ambiente, se deberá adjuntar el Organigrama actualizado del proyecto. El Anexo IV consistirá en un Registro de Firmas del personal del proyecto, con autoridad en firma de albaranes de recogida de residuos y control de Planes de Seguimiento y Medición, para facilitar su identificación. 6.2. Formación Medioambiental Se deberá impartir formación y sensibilización medioambiental a todo el personal propio del Contrato/Pedido.

Esta formación incluirá como mínimo los siguientes puntos:

• Sistemas de Gestión Medioambiental. Razones, significados y beneficios.

• Aspectos Medioambientales. Definición e identificación de los significativos de la obra/planta.

• Política de Calidad y Medioambiente de Ejemplo S.A.

• Objetivos y Metas del Sistema.

• Control operacional de la obra. Personal de Obra/ Planta.

• Nociones básicas de la Documentación del Sistema. Niveles de Documentación del Sistema de Gestión Integrada de Ejemplo.

• Planes de Emergencia ante Accidentes y Emergencias Medioambientales. Personal de Obra/ Planta.

• Residuos. Tipos y su correcta gestión. Personal de Obra/ Planta.

• Almacenamiento correcto de los residuos. Personal de Obra/ Planta

• Orden y limpieza de la obra/ planta. Personal de Obra/ Planta De esta formación, que será impartida por el Técnico de Calidad y Medio Ambiente de la obra, deberá quedar constancia en el formato del Anexo V del Plan.

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Tanto en plantas como en obras la formación se impartirá como mínimo de forma anual y cada vez que se produzca una nueva incorporación.

Se realizarán anualmente, como mínimo, simulacros ambientales en cada una de nuestras obras y/o plantas. Si fuera posible a inicios de año se realizará desde el proyecto una planificación de dicho simulacro.

De forma voluntaria, se entregará a los asistentes a estas acciones formativas una encuesta para valoración de la Acción Formativa.

Si durante las Auditorías Internas se detectara reiteración en No Conformidades medioambientales se volverá a impartir formación a las personas responsables de los puntos donde se han detectado dichas No Conformidades.

7. Realización del producto

A lo largo de este punto y hasta el siguiente “Medición, Análisis y Mejora”, la organización deberá establecer todos los requisitos que ha de contemplar en todos los procesos necesarios para la realización del producto, proyecto o contrato establecido.

7.1. Procesos relacionados con el cliente

7.1.1. Determinación de los requisitos relacionados con el

producto 7.1.1.1. Revisión del Contrato Previamente a la firma del Contrato a que se refiere el Plan de Calidad y Medio Ambiente, éste ha de revisarse. En esta revisión, la organización deberá determinar:

a) los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma. Las actividades posteriores a la misma incluyen: acciones cubiertas por la garantía, obligaciones contractuales como servicios de mantenimiento, y servicios suplementarios como el reciclaje o la disposición final, etc.,

b) los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para la ejecución del producto, proyecto o contrato establecido,

c) los requisitos legales y reglamentarios aplicables, y

d) cualquier requisito adicional que la organización considere necesario. La empresa Ejemplo S.A., lo hace aplicando lo establecido en su

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Procedimiento Operativo General (código xxx) “Revisión del Contrato”.

7.1.1.2. Revisión de las Modificaciones del Contrato

Las modificaciones al contrato que se produzcan a lo largo de su desarrollo también deben ser revisadas. El Plan de Calidad y Medio Ambiente debe ser modificado cada vez que existan nuevas revisiones al contrato y se requieran las adecuaciones al mismo. La empresa Ejemplo S.A., lo hace de acuerdo con lo establecido en el POG (código xxx) “Revisión del Contrato”.

7.1.1.3. Registros Tendrán la consideración de registros:

• La firma de la oferta o del documento que le acompaña.

• Los formatos de revisión de contrato debidamente cumplimentados. Los registros se archivarán con la documentación del proyecto a que apliquen. 7.1.1.4. Aspectos ambientales ISO 14001:2004 tiene como requisito la identificación, y evaluación de todos los aspectos ambientales, es decir, las organizaciones deben definir aquellos aspectos derivados de su negocio que interactúan con el medio ambiente. Esta identificación debe abarcar tanto los aspectos propios de su actividad como aquellos derivados de ella. Estos aspectos identificados son asociados a indicadores para evaluar periódicamente el comportamiento ambiental de la empresa que posee el sistema de gestión ambiental. En este caso, la identificación, cuantificación y evaluación será de los aspectos ambientales del proyecto y derivados de su ejecución y actividad. Uno de los mejores ejemplos que se pueden presentar en el área de la identificación de aspectos y su asociación a indicadores se encuentra en el "Perfil Ambiental de España". Este informe, elaborado por el Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino de España, presenta los aspectos o problemas ambientales más importantes y aporta los valores de los indicadores relacionados. Los aspectos ambientales identificados pertenecen a las siguientes áreas y sectores:

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• Aire. Emisiones de gases y calidad del aire.

• Agua. Consumos, contaminación, depuración y calidad de las aguas.

• Suelo. Usos del suelo y superficies afectadas.

• Naturaleza y biodiversidad. Espacios protegidos, masas forestales, ecosistemas y vigilancia ambiental.

• Residuos. Generación, reciclaje y valoración.

• Agricultura. Consumo de fertilizantes y fitosanitarios, regadíos y agricultura ecológica.

• Energía. Intensidad de energía, emisiones de CO2, energías renovables y ecoeficiencia.

• Industria. Emisiones, consumos de energía, generación de residuos y ecoeficiencia.

• Pesca. Capacidad pesquera y ecoeficiencia.

• Turismo. Número de turistas y alojamientos.

• Transporte. Tipo de transporte, residuos y emisiones.

• Hogares. Ecoeficiencia en el hogar.

• Medio Urbano. Movilidad y Desarrollo Local Sostenible.

• Desastres Naturales y Tecnológicos. Víctimas y accidentes, incendios, sequías, etc.

En el Anexo VI del Plan, se deberá incluir el Listado de los Aspectos Medioambientales y el Listado correspondiente a la Evaluación de los mismos, tanto en condiciones normales como anormales y de emergencia. Estos listados deben mantenerse al día. En la empresa Ejemplo S.A., la identificación, cuantificación y evaluación de los aspectos ambientales de los proyectos se realiza siempre tomando como base los siguientes documentos:

- Manual de Gestión Integrada (apartado xxx),

- Procedimiento Operativo General (xxx) “Identificación, Registro y Evaluación de Aspectos Ambientales”.

7.1.1.5. Requisitos legales La empresa debe guiarse según lo indicado en el procedimiento elaborado para este fin, para identificar, registrar y evaluar los requisitos legales aplicables al producto, proyecto o contrato establecido. Deberá tenerse en cuenta los requisitos legales del país en el que se ejecute el proyecto.

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En el Anexo VI del Plan de Calidad y Medio Ambiente, se deberá incluir el documento del proyecto referente a la identificación y evaluación de los requisitos legales así como de otros requisitos que le sean de aplicación al mismo. La empresa Ejemplo S.A., lo realiza tomando como base los siguientes documentos:

• Manual de Gestión Integrada, apartado (xxx).

• Procedimiento Operativo General (código xxx) “Identificación, Registro y Actualización de Requisitos Legales y Otros Requisitos”.

7.2. Comunicación En este punto del Plan, se detallarán los requisitos específicos del contrato/ pedido referentes a este tema, en el caso de que los hubiera. La empresa Ejemplo S.A., para dar respuesta a las necesidades de comunicación, tanto externa como interna, actúa de acuerdo a lo establecido en los siguientes documentos:

• Manual de Gestión Integrada, apartado (xxx),

• POG (código xxx) “Comunicación”. 8. Diseño y desarrollo Cualquier organización que elabore proyectos de ingeniería, por norma general, tendrá diseño siempre que el cliente final no aporte toda la información con las características del producto (planos, especificaciones, etc.). Un proceso de diseño debería contemplar, como mínimo, las siguientes etapas y aspectos:

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Figura 1.- Diseño y desarrollo. Fuente: Autor. En éste apartado del Plan, y a lo largo de los puntos que lo desarrollan, la organización describirá de forma clara y precisa, el proceso de Ingeniería a desarrollar, así como las actividades de éste incluidas en el Plan (reuniones, controles, etc.). Se hará una descripción detallada de las actividades críticas del diseño y desarrollo y se definirán las responsabilidades, es decir, quién/es son los encargados de planificar las actividades, quién/es son los encargados de realizar el diseño y desarrollo, quién/es lo revisan y quién/es lo aprueban; también se establecerán los controles a realizar y cuáles serán los registros, etc. Será necesario describir cómo se gestionan las interfaces entre los diferentes grupos involucrados en el diseño y desarrollo, para asegurarse que existe una comunicación eficaz y una clara asignación de responsabilidades. Esta comunicación puede ser tanto entre personal

Necesidades de diseño

1.- Planificación

2.- Def. de elementos de

entrada

3.- Etapas de diseño

Revisión

4.- Resultados de diseño

Verificación

Validación

Producción

SI

SI

SI NO

NO

NO

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interno de la organización, como con el cliente, proveedores, subcontratistas y otras partes interesadas, con el motivo de tratar temas de diseño y desarrollo de la fase de ingeniería. Los resultados de la planificación deben actualizarse, según sea apropiado, a medida que progresa el diseño y desarrollo. La revisión, la verificación y la validación del diseño y desarrollo tienen propósitos diferentes que veremos más adelante. Pueden llevarse a cabo y registrarse de forma separada o en cualquier combinación que sea adecuada para el proyecto y la organización. 8.1. Planificación del diseño y desarrollo

El diseño es una concatenación de etapas que deben coordinarse asignando responsabilidades y plazos a cada una de ellas. La organización debe disponer de una planificación de estas actividades y actualizarla siempre que sea necesario. Durante la planificación del diseño y desarrollo la organización deberá determinar:

a) las etapas del diseño y desarrollo,

b) la revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo, y

c) las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo. La Empresa Ejemplo S.A., procede de la siguiente manera: Para cada Contrato el Director de la División (unidad de negocio) planifica las actividades a realizar y define las responsabilidades asignándolas a personas debidamente cualificadas y dotándolas de los medios y recursos adecuados. Esta planificación deberá ser revisada mensualmente.

El documento de planificación es aprobado, mediante firma, por el Director de la División.

En las distintas fases de planificación, realización y control del diseño, el Director de Proyecto fija una clara asignación de responsabilidades y garantiza una comunicación eficaz entre los distintos grupos de trabajo involucrados en dichas actividades.

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8.2. Control operacional La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política ambiental, objetivos y metas, con el objeto de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas, mediante:

a) el establecimiento, implementación y mantenimiento de unos o varios procedimientos documentados para controlar situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metas ambientales; y

b) el establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos; y

c) el establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados por la organización, y la comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo contratistas.

El campo de aplicación de este punto del Plan lo constituyen todas las actividades que Ejemplo S.A. realiza, propias ó subcontratadas, para el desarrollo del contrato/pedido y que están asociadas con los aspectos medioambientales significativos.

Para el desarrollo de este punto Ejemplo S.A. toma como base la siguiente documentación:

• Manual de Gestión Integrada. Cap. (xxx).

• POG (xxx) “Control Operacional”

Para este control, el Dpto. de Calidad y Gestión de Sistemas elaborará un Programa de Control Operacional (PCO) General, donde se relacionan los aspectos ambientales con los procedimientos ejecutivos que controlan dichos aspectos.

Estos procedimientos deberán incluir tanto la sistemática de operación de Ejemplo S.A. para este tipo de aspectos como los requeridos por el cliente.

En el Anexo VII del Plan de Calidad y Medio Ambiente se deberá indicar la relación de proveedores y subcontratistas afectados por el Control Operacional, de los que se deberá tener su Registro de Compromiso Medioambiental debidamente firmado y cumplimentado.

Eventualmente, todos los requerimientos establecidos en los procedimientos medioambientales de Ejemplo S.A., podrán ser incluidos en los contratos

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firmados con los subcontratistas. En este caso, no será necesaria la firma del compromiso medioambiental.

Si por el contrario, no existe un contrato que ligue a ambas partes y las cláusulas aplicables al subcontratista sólo quedan recogidas en las condiciones de compra del pedido, si será obligatoria la firma del compromiso medioambiental.

8.3. Datos de partida del diseño y desarrollo

Como etapa previa al diseño en sí, la organización debe determinar los aspectos o elementos de entrada a tener en cuenta en el proceso. Estos elementos de entrada pueden ser, tanto requisitos funcionales y legales del producto a diseñar, como la información de diseños anteriores, así como toda la información que se considere relevante para el proceso. Los elementos de entrada deben revisarse para comprobar que sean adecuados. Los requisitos deben estar completos, sin ambigüedades y no deben ser contradictorios. Para establecer los datos de partida del diseño, la empresa Ejemplo S.A. tendrá en consideración la siguiente documentación:

a) Oferta

b) Contrato

c) Revisión del contrato.

d) Documentación complementaria generada.

e) Requisitos legales y reglamentarios aplicables.

f) Información sobre diseños previos similares, si son aplicables.

g) Salvo convenio en contra expresamente indicado en contrato, se considerarán los estándares de la empresa citados en las especificaciones técnicas aplicables.

Serán determinados por escrito, los requisitos de partida del diseño expresados en el contrato así como los requisitos reglamentarios y legales aplicables.

Los requisitos incompletos, ambiguos o conflictivos deberán resolverse con las personas responsables de establecer estos requisitos.

Los datos de partida serán elaborados por el Director del Proyecto, y aprobados por el Director de la División.

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8.4. Realización del diseño Conforme a lo planificado deben realizarse cada una de las etapas del diseño. Los resultados obtenidos en cada etapa deben ser revisados por el responsable definido realizando las pruebas o comprobaciones que se estimen oportunas y dejando evidencia de las mismas. Estas comprobaciones deben tener en cuenta el cumplimiento de las especificaciones definidas como elementos de entrada para el diseño. En Ejemplo S.A. los cálculos, las especificaciones y los planos internos del diseño son elaborados por los técnicos especialistas y revisados y aprobados por el Director Técnico de Proyecto.

Los planos externos son revisados por los técnicos especialistas y aprobados por el Director Técnico de Proyecto.

El Director de Proyecto aprobará los documentos que por su importancia o posible impacto en los costes o plazos así lo requieran. 8.5. Revisiones del diseño y desarrollo En las etapas adecuadas, deben realizarse revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo para evaluar la capacidad de los resultados para cumplir los con requisitos, e identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias. Los participantes en dichas revisiones deben incluir representantes de las funciones relacionadas con las etapas de diseño y desarrollo que se están revisando. Deben mantenerse registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria. Ejemplo S.A. procede de la siguiente manera para llevar a cabo las revisiones del diseño: Mensualmente se celebrarán reuniones de revisión del diseño convocadas por el Director del Proyecto y a la que asistirán los técnicos asignados al proyecto. Se levantará acta de cada una de estas reuniones y se remitirá copia de la misma al Director de la División. Si en el transcurso de un mes no hubiese actividad en la realización del diseño, se hará constar esta circunstancia anotándola en la última acta de revisión que se haya producido.

8.6. Datos Finales del Diseño

De cada una de las etapas y del global del proceso se obtienen unos resultados que deben proporcionar información para la realización de las

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compras, la producción y/o la prestación del servicio. Además, estos resultados deben hacer referencia a los criterios de aceptación en la fabricación y a especificaciones de uso (por ejemplo: almacenamiento del producto). En Ejemplo S.A., los datos finales:

• satisfarán los requisitos iniciales de partida.

• proporcionarán información apropiada para la compra, la producción y la prestación del servicio,

• harán referencia a los criterios de aceptación y,

• resaltarán los puntos críticos que se deben controlar durante el proceso.

Para establecer los datos finales se tendrá en cuenta la misma documentación que se utilizó para establecer los datos de partida y la que durante el desarrollo de los trabajos se produzca y sea de aplicación.

Los datos finales del diseño están constituidos por el conjunto de planos, especificaciones y documentación técnica complementaria necesaria para la ejecución del Proyecto.

Se explicitarán los valores de diseño garantizados en el contrato.

Cuando una parte de los trabajos de diseño que no formen parte de suministros contratados sea encargada a terceros, los documentos que se reciban como resultado de esos trabajos, serán revisados por los técnicos especialistas de la División y aprobados por el Director Técnico del proyecto. 8.7. Verificación del Diseño

Los datos teóricos obtenidos, una vez concluidas todas las etapas del diseño, deben agregarse para comprobar que el diseño en conjunto cumple con todas las especificaciones definidas como elementos de entrada para el diseño. Las pruebas a realizar y sus responsables deben estar determinadas en la planificación del diseño. La empresa Ejemplo S.A., realizará la verificación del diseño al final de fases determinadas del mismo, comprobando que los datos finales de dichas fases satisfacen los datos de partida:

Como herramientas de verificación se podrán utilizar:

• Cálculos por otros métodos.

• Comparación con los resultados de diseños similares.

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• Revisión de documentos relativos a las diferentes fases del diseño antes de su difusión.

Las verificaciones del diseño serán realizadas por personal cualificado al cumplirse determinados hitos. Deben mantenerse registros de los resultados de la verificación y de cualquier acción que sea necesaria.

8.8. Validación En este punto se establecerá la forma en la que la empresa realiza la validación del diseño y desarrollo, de acuerdo con lo planificado, para asegurarse de que el producto resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto. Siempre que sea factible, la validación debe completarse antes de la entrega o implementación del producto, es decir, si es posible, deben realizarse pruebas sobre prototipos o versiones no definitivas para comprobar que se cumplen los requisitos determinados como elementos de entrada del diseño. Si no es posible esta revisión anterior a la entrega, la validación es realizada por el propio cliente o usuario del producto. Deben mantenerse registros de los resultados de la validación y de cualquier acción que sea necesaria. La empresa Ejemplo S.A., una vez finalizado el montaje y la puesta en marcha de la planta de generación de energía, lleva a cabo las pruebas de validación del diseño.

Las pruebas son realizadas por los técnicos adscritos al Grupo de Pruebas y Puesta en Marcha y supervisadas por el Jefe de Puesta en Marcha del Proyecto.

Las pruebas realizadas y los resultados obtenidos, darán lugar a la emisión de un Informe de Recepción Provisional.

Una vez aprobado por el Cliente el Informe, se emitirá el documento Acta de Recepción Provisional (registro). 8.9. Modificaciones

Debe establecerse la forma en la que la empresa revisa, verifica y valida los cambios del diseño y desarrollo antes de su aprobación y posterior implementación. En la empresa Ejemplo S.A., las modificaciones en los documentos del

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diseño deberán ser aprobadas por la persona que haya aprobado la edición anterior o por quien la haya sustituido en sus funciones. Estos cambios deben identificarse y deben mantenerse registros. La revisión de los cambios del diseño y desarrollo debe incluir la evaluación del efecto de los cambios en las partes constitutivas y en el producto ya entregado. 8.10. Control de los Documentos del Diseño

Se seguirán las directrices indicadas en los procedimientos pertenecientes al Sistema de Gestión Integrada elaborados para controlar los documentos, para controlar los documentos de diseño. La empresa Ejemplo S.A., se basa en lo establecido en su Procedimiento Operativo Específico POE (xxx) “Control de la Documentación y de los Datos. Aplicaciones de la Gestión de la Documentación” y POE (xxx) “Gestión de la Documentación y Registros. Control y Distribución de la Documentación en Obra”.

Toda la documentación se encuentra en el Gestor Documental de Proyecto, por lo que en obra se tiene siempre la última revisión aprobada de la misma.

Sólo se archivará en papel una copia de cada documento vigente.

Una vez finalizados los trabajos de Diseño correspondientes a un Proyecto se editarán copias del Gestor Documental del proyecto en copia electrónica. Estos soportes se conservarán en la División hasta la recepción definitiva de la obra, como mínimo.

8.11. Registros del Sistema

Tendrá la consideración de registros:

• Gestor Documental.

• Los datos de partida del diseño.

• Las actas de las reuniones de revisión de diseño y de sus cambios.

• Los informes de verificación.

• Las aprobaciones de los responsables de la elaboración revisión y aprobación de los documentos generados durante el diseño.

• Listado de aspectos medioambientales y de prevención significativos en condiciones normales y anormales/ accidentes/ emergencias.

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• Identificación de los requisitos legales y otros, que aplican a cada uno de los aspectos medioambientales y de prevención más significativos.

• Si el proyecto está considerado como confidencial se deberán tomar las medidas para el control documental indicadas en el procedimiento del sistema de gestión integrada elaborado para este fin.

9. Compras 9.1. Proceso de compras Los requisitos básicos a tener en cuenta en el proceso de compras son:

• la selección de proveedores,

• la determinación de los requisitos del producto a solicitar a los proveedores,

• la inspección en recepción, es decir, la organización debe asegurase de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados y,

• la evaluación del comportamiento de los proveedores a lo largo del tiempo.

El tipo y grado de control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el proyecto final. La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas. La siguiente explicación del desarrollo de un proceso de compras, es meramente informativa debido a su generalidad. Cada organización deberá adecuar el control y la metodología del proceso de compras a sus necesidades, al tipo de producto comprado y a la influencia del producto o servicio adquirido en la satisfacción del cliente final. Todo esto debe estar debidamente desarrollado en el manual de gestión integrada y los procedimientos de compras correspondientes del sistema de gestión integrada. En el Plan se hará mención de la adaptación de este proceso de compras de la organización, al proyecto en cuestión y sus especificidades. Se describirán explícitamente las actividades aplicables al proyecto y que están relacionadas con el proceso de Compras, tanto de elementos, equipos, sistemas y/o servicios, identificando las aplicaciones informáticas a emplear así como los requisitos, controles y registros a efectuar.

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Se indicará la obligatoriedad de la participación del Técnico de Calidad en las reuniones de lanzamiento de los pedidos/contratos realizadas junto a los contratistas, con la finalidad de establecer con la máxima exactitud los requisitos de calidad asociados al producto/servicio. En el supuesto que no exista un técnico asignado al proyecto, y en una fase inicial, el Dpto. de calidad designará un representante para que asista a dicha reunión. Como mínimo, un proceso de compras debería contemplar las siguientes etapas y aspectos:

Figura 2.- Compras. Fuente: Autor.

Necesidades de compra

1.- Def. de datos de compra y solicitud de

compra

4.- Pedido

SI

NO

¿Proveedor homologado

?

2.- Selección del proveedor

3.- Homologación del proveedor

5.- Inspección en recepción

¿Conforme?

FIN

SI

NO

6.- Evaluación de proveedores

Tratamiento de no

conformidades

Necesidades de compra

1.- Def. de datos de compra y solicitud de

compra

4.- Pedido

SI

NO

¿Proveedor homologado

?

2.- Selección del proveedor

3.- Homologación del proveedor

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1. Definición de los datos de compra y solicitud de compra. Una unidad organizativa de la organización expresa su necesidad de adquirir un producto, equipo o servicio mediante una solicitud de compra. Esta solicitud deberá exponer toda la información y requisitos que describa el producto a comprar.

2. Selección de proveedor. Las empresas deben disponer de un listado de proveedores seleccionados que puedan satisfacer las necesidades de compra de la organización. Todas las compras realizadas por la empresa deben realizarse a proveedores incluidos en este listado. La organización debe establecer los criterios que deben cumplir los proveedores para poder ser incluidos en este listado, a este proceso se le llama 3. “homologación de proveedores”. Estos criterios pueden ser: disponer de certificaciones o acreditaciones, ser único proveedor o proveedor oficial, superar un cuestionario (requisitos de calidad, medioambientales…), ser un proveedor histórico, etc.

4. Pedido. La organización debe establecer la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los proveedores. Estos pedidos de compra deben identificar con detalle los productos solicitados, el número de unidades, los precios, los plazos y todas las características que la organización considere oportuno.

5. Inspección en recepción. Los productos entregados por los proveedores deben ser verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización. La empresa debe establecer la metodología de inspección y dejar registros o evidencias de la misma. Un ejemplo de metodología de inspección puede ser realizar una comprobación física de que el número de bultos y referencias entregadas coinciden con las presentes en el albarán del proveedor y, después, realizar una inspección documental, en la que se verifique que la información presente en el albarán se corresponde con lo realmente solicitado en el pedido de compra. Todo error detectado en estas inspecciones debe ser tratado como una incidencia o no conformidad dentro del sistema de gestión integrada de la calidad y del medio ambiente de la organización.

6. Evaluación de proveedores. La empresa debe evaluar periódicamente (al menos una vez al año) el comportamiento de sus proveedores. Una forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este índice puede ser el resultado de dividir el número de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores entre el número de pedidos servidos. Los datos de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información en el momento de elegir a un proveedor.

A continuación se expone cómo procede la empresa Ejemplo S.A. para

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realizar sus compras: 9.2. Documentación y datos de compras En Ejemplo S.A., las compras se realizan por medio de la aplicación informática SAP. Todos los documentos, Solicitud de Compra, Borrador de Pedido y Pedido se efectúan en dicha aplicación, en la que queda constancia de las personas que han realizado las aprobaciones de los documentos. Todas las actividades relacionadas con las Compras se encuentran definidas en el manual del sistema de gestión integrada y en el Procedimiento Operativo General (xxx) “Compras” del sistema de gestión integrada, y Procedimientos Operativos Específicos que lo desarrollan.

Ante la necesidad en una Unidad Organizativa de realizar el aprovisionamiento de un producto, ésta debe definir de forma precisa las características de dicho producto mediante la elaboración de una Solicitud de compra, en la aplicación informática SAP, a la que tendrán acceso todos los integrantes de las Unidades Organizativas, y en la que recogerán siempre que proceda, los siguientes datos:

• Descripción del tipo de producto, clase, modelo, grado, etc.

• Especificaciones Técnicas, planos, instrucciones de inspección, requisitos de aprobación, etc., aplicables.

• Aspectos Medioambientales y de prevención. Controles y Registros exigibles.

Si al efectuar una Solicitud de Compra, el proveedor no está en la lista de Proveedores Homologados, se informará al Departamento de Operaciones para que, si procede, se ponga en marcha el correspondiente proceso de homologación.

Las solicitudes de compra serán aprobadas por los Directores de Proyecto, Directores de División o Directores de Departamento. Con el borrador de pedido aprobado, el Área de Compras emite e imprime el Pedido, el cual es visado por el Director del Departamento de Operaciones y se firma por el Director del Departamento Económico – Financiero o por el Director General dependiendo de su importancia y de acuerdo con lo establecido en POG (xxx) “Compras”. Los pedidos deben estar firmados en todas las hojas que componen el documento Pedido. El Pedido está compuesto por las siguientes hojas:

• Pedido.

• Acuse de Pedido.

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• Situación de Pedido.

• Condiciones Generales de Compra. La hoja de Situación de Pedido queda archivada en Ejemplo S.A., enviándose las otras al proveedor. Los contratos asociados a los pedidos requerirán el visado, en una hoja preliminar, de Dirección de Operaciones, Asesoría Jurídica y, si procede, del Director del Proyecto a que se destine el pedido y Dirección General. 9.3. Verificación de los productos comprados En este punto, la organización debe establecer cómo procede a la hora de inspeccionar los productos o realiza otras actividades para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización deberá establecer en la información o condiciones de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto. 9.4. Registros del Sistema

Tendrán consideración de registros del sistema:

• La evaluación de los proveedores.

• La documentación archivada en la aplicación informática SAP.

• Los registros específicos y controles exigibles de acuerdo con lo establecido en este plan.

10. Producción La organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable:

a) la disponibilidad de información que describa las características del producto,

b) la disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario,

c) el uso del equipo apropiado,

d) la disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición,

e) la implementación del seguimiento y de la medición, y

f) la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega del producto.

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Este capítulo del Plan de calidad y medio ambiente de las empresas se desarrollará identificando exhaustivamente todas las actividades, controles, manipulación, cuantificación, verificación y registros que evidencien la correcta ejecución del producto, proyecto o contrato establecido. A continuación, se muestra cómo procede la empresa Ejemplo S.A. para planificar y llevar a cabo los procesos de construcción, puesta en marcha y validación para la completa ejecución de las plantas de energía bajo condiciones controladas; y para la adecuada ejecución de las actividades de operación y/o el mantenimiento de la planta afectada. 10.1. Generalidades Para asegurar la realización en condiciones controladas de los procesos deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

• Identificación de los Procesos.

Se procederá a comprobar que están definidos:

- Los documentos del Proyecto.

- Los procesos a realizar.

- Los recursos y herramientas a utilizar.

- Los posibles procesos especiales que pudieran existir.

- Los puntos críticos en los procesos.

- Los parámetros a controlar.

- Los criterios de aceptación y rechazo.

• Planificación de los Procesos

Se planificarán las actividades a realizar, los controles a establecer y los recursos humanos necesarios para llevar a cabo los procesos de forma adecuada.

• Condiciones de Control

- Control de Procesos Documentados

Se elaborarán Procedimientos Ejecutivos cuando la complejidad de los procesos o alguna de sus fases lo requiera, o cuando su ausencia pudiera tener un efecto adverso sobre la calidad.

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Antes de elaborar cualquier procedimiento se deberá comprobar que no existe ningún procedimiento general ya elaborado en el Manual de Operaciones.

Cuando existan procedimientos estos serán aprobados por el responsable de la Unidad Organizativa encargada de su elaboración.

Los controles se establecerán teniendo en cuenta las fases críticas de los procesos.

Aquellos procesos cuyos resultados no puedan verificarse completamente mediante inspección y ensayo del producto requerirán un procedimiento escrito y la precalificación del proceso y de las personas que lo ejecutan.

10.1.1. Planificación

Cada subcontratista elaborará un Programa en un diagrama de barras, desglosando las actividades necesarias para la completa ejecución de sus trabajos con indicación del periodo de tiempo en que está previsto desarrollar cada una de ellas. Estos programas deben ser compatibles en la programación inicial del proyecto y serán revisados con periodicidad mensual. El Programa inicial de cada proveedor y sus sucesivas revisiones se aprobarán por el Director del Proyecto.

La organización será la responsable de elaborar el programa general de ejecución de cada Proyecto, y de sus revisiones si fuese necesario. 10.1.2. Planos y Especificaciones

La distribución de documentación a las contratas se realizará directamente desde obra. Cada subcontratista mantendrá al día una lista de los planos y de las especificaciones aplicables en obra. El Técnico de Calidad o el Responsable de Control Documental, comprobará que esta lista corresponde con la que tiene en su poder y dejará constancia de esta comprobación mediante fecha y firma en la lista del subcontratista y en la de Ejemplo S.A.

10.1.3. Procedimientos Ejecutivos

Los Procedimientos Ejecutivos recogerán los apartados siguientes:

• Reglamentación, Normas o Códigos Cuando se identifiquen y planifiquen los procesos se tendrán en cuenta los Reglamentos, Normas o Códigos que sirvan de referencia a los mismos, y

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en base a los cuales se establecerán los métodos de control que aseguren su cumplimiento.

• Equipos y Herramientas

Se asegurará que los equipos y herramientas a utilizar estén disponibles en el momento adecuado y son idóneos para la prestación que de ellos se requiera.

La verificación y el mantenimiento de los equipos y herramientas, cuyo estado pueda influir en la calidad, se realizará conforme a instrucciones adecuadas.

• Condiciones Ambientales

En la elaboración de los procesos deberá tenerse en cuenta las condiciones ambientales de trabajo, cuando éstas afecten a la calidad del producto o a las condiciones de control.

• Aspectos de Prevención de Riesgos.

• Criterios de Aceptación y Rechazo Cuando se planifiquen los procesos deberán indicarse claramente los criterios de aceptación y rechazo de los parámetros de los mismos y de las características del producto.

• Control y Supervisión

Mediante el control con registros preestablecidos y la supervisión de los mismos, se garantizará durante la fabricación, montaje o instalación que los parámetros de los procesos y las características del producto son los adecuados.

Este apartado se desarrollará en los Programas de Puntos de Inspección o similar de cada proceso o actividad.

• Aprobación de Procedimientos y Equipos

Cuando proceda, se aprobarán los procedimientos y equipos a utilizar.

• Control de Procesos No Documentados Cuando no se requieran procedimientos escritos, se deberá garantizar que los procesos se realizan en condiciones controladas, mediante inspecciones y controles preestablecidos (p. Ej.: PPI) que aseguren la calidad.

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10.1.4. Programas de Puntos de Inspección (PPI)

Una vez realizada la selección de los productos a controlar, se elaborarán programas de puntos de inspección, en los que se reflejarán:

• Producto a controlar.

• Inspecciones y ensayos a realizar.

• Documentación aplicable.

• Criterios de aceptación y rechazo.

• Frecuencia o porcentaje del muestreo.

• Necesidad de inspección por el cliente. El programa de puntos de inspección será elaborado:

a) Por la Unidad Organizativa responsable de la especificación del producto.

b) Por el proveedor/subcontratista con aprobación de Ejemplo S.A.

Los programas de puntos de inspección (PPI´s) serán revisados y aprobados por los Técnicos de Calidad del proyecto, en base a los PPI básicos aprobados por Ejemplo S.A. Si así lo considerara necesario, este solicitaría la aprobación del Supervisor correspondiente.

Antes del comienzo de cualquier actividad deberán estar aprobados los programas de puntos de inspección aplicables a dicha actividad.

10.1.5. Trazabilidad Cuando sea apropiado, la organización debe identificar el producto por medios adecuados, a través de toda la realización del producto. La organización debe identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medición a través de toda la realización del producto. Cuando la trazabilidad sea un requisito, la organización debe controlar la identificación única del producto y mantener registros. En ejemplo S.A., los productos cuya trazabilidad sea exigida estarán identificados en los planos, especificaciones o listados que sirvan como datos para la fabricación o instalación.

El alcance de la trazabilidad será el definido en los requisitos contractuales.

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Si estos productos deben ser suministrados por terceros, en el pedido se harán constar los requerimientos de trazabilidad para que cada producto individual sea identificado en su origen.

Durante el proceso, se consignarán en los planos de fabricación o instalación los elementos en que los productos trazables han sido incorporados o los emplazamientos en que han sido montados.

Los planos antes citados se pueden considerar registros adecuados, para el reconocimiento posterior de este tipo de productos.

10.1.6. Propiedades del Cliente

La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún modo se considera inadecuado para su uso, la organización debe informar de ello al cliente y mantener registros. En Ejemplo S.A. los productos suministrados por el cliente para su integración en el objeto del contrato vendrán acompañados por un albarán.

A su recepción, se realizará una inspección visual que permita reconocer los daños aparentes que hubiesen podido sufrir, así como si la cantidad y características de los mismos corresponden con lo indicado en las listas de materiales, albaranes y contrato.

Se comprobará que la documentación que le acompaña es completa y adecuada. En el caso de que en el contrato se hayan definido verificaciones de más amplio alcance, éstas se llevarán a cabo de acuerdo con las condiciones contractuales.

Se informará por escrito al cliente sobre los productos no conformes, así como sobre posibles alteraciones sufridas por los productos almacenados.

Recepcionado e inspeccionado el producto suministrado por el cliente, si no se va a usar de inmediato, se le dará entrada en el almacén en un lugar que debe reunir las condiciones idóneas para el tipo de producto.

Cualquier bien, propiedad del cliente bajo la responsabilidad de Ejemplo S.A. que se pierda, se deteriore o se estime que es inadecuado para su uso será registrado y comunicado al cliente.

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10.1.7. Preservación de los productos

La organización debe preservar el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. En este punto del Plan, cada organización detallará cómo actúa para preservar los productos pertenecientes a los diferentes proyectos. Si existe algún procedimiento, general o ejecutivo, dentro del sistema de gestión integrada de la organización, que exprese y desarrolle los requisitos necesarios para la preservación de los productos del proyecto (ej. según aplique: identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección) y su forma de actuar, se hará mención a él. Ejemplo S.A. actúa de la siguiente manera para preservar sus productos: Las zonas destinadas a almacenamiento de productos deben reunir las condiciones apropiadas para la conservación, clasificación y manipulación de los mismos.

Deberá tenerse en cuenta:

• Condiciones ambientales previsibles y requeridas.

• Espacio suficiente para el almacenamiento de los productos debidamente clasificados.

• Accesos de los medios mecánicos necesarios para su correcta manipulación.

• Seguridad contra actuaciones inadvertidas o de personas ajenas. Las entradas y salidas de los productos del almacén quedarán registradas en albaranes ó documentos similares. Los productos almacenados estarán debidamente identificados. La identificación será permanente, no fácilmente manipulable y permanecerá visible siempre que sea posible. Estarán clasificados según su estado de inspección o ensayo, bien en zonas distintas del local o bien con identificación de dicho estado:

• Productos pendientes de inspección.

• Productos conformes.

• Productos rechazados.

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Con carácter general, la manipulación de productos (carga, descarga, transporte, suministro, etc.), se realizará de forma que estos no sufran deterioro o que puedan variar sus características.

En función de las características de los productos almacenados y del tiempo de almacenaje, se efectuarán revisiones periódicas del estado de los mismos.

Aquellos productos que para su entrega requieran protecciones para el transporte se acondicionarán en función de las características del mismo.

El responsable de la Unidad Organizativa o la persona en quien él delegue gestionará y controlará los productos almacenados.

10.2. Verificación de los Productos en Fábrica Se realizará la selección de los productos a controlar, así como las características a ensayar.

Para la determinación del alcance de las inspecciones y ensayos, se tendrá presente el proceso de fabricación e instalación a aplicar.

Se elaborarán planes de seguimiento y control de la fabricación de acuerdo con el Procedimiento Ejecutivo (xxx) “Elaboración y Actualización del Plan de Seguimiento y Control de Fabricaciones”, donde se definirán las actividades de fabricación que puedan producir impacto en la fecha de entrega de equipo y donde se reflejarán áreas responsables del seguimiento.

Se establecerán listados de elementos sometidos a inspección y ensayo, que quedaran recogidos en los Programas de Puntos de Inspección.

El estado de inspección y ensayo se identificará de forma que se asegure que ningún producto no conforme pueda ser utilizado de manera inadvertida.

Cuando se realice verificación en los locales del proveedor, se especificarán en los documentos de compra los requisitos para realizar la misma.

10.3. Control de los Procesos durante la instalación. El seguimiento por Ejemplo S.A. del Control de los procesos realizados durante la instalación por cada proveedor se realizará de acuerdo con el Plan de la Calidad o un PPI del proveedor aprobado por Ejemplo S.A. Estos planes de Calidad serán anexados al Plan de Calidad y Medio Ambiente de Ejemplo S.A.

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Los Planes de la Calidad de los proveedores incluirán:

• Los Procedimientos Ejecutivos que fuesen necesarios para la realización de los trabajos.

• Los Programas de Puntos de Inspección en los que se indicarán las actividades que deben contar con soporte documental y las que requieran la presencia de un representante de Ejemplo S.A. antes de dar comienzo a las mismas.

Los Programas de Puntos de Inspección deben ser elaborados por los subcontratistas. En caso de no disponer de PPI de algún subcontratista, será suplida esta falta por un PPI elaborado en base a los de Ejemplo S.A, en ambos casos los PPI’s serán cumplimentados por los subcontratistas.

Cuando por la naturaleza del producto el Técnico de Calidad lo considere suficiente, bastará el Programa de Puntos de Inspección o el Certificado de Calidad del producto.

Los PPI serán cumplimentados por los proveedores teniendo en cuenta los puntos de espera indicados por Ejemplo S.A. El Técnico de Calidad de Ejemplo S.A. supervisará la cumplimentación de los PPI de obra dejando constancia de esta supervisión mediante fecha y firma en el mismo. 10.4. Puesta en Servicio Este punto es específico de la actividad desarrollada por Ejemplo S.A. Previamente a la entrada en operación de la Planta en la fecha de la recepción provisional, se establecerán una serie de ensayos de aceptación cuyo resultado será el testimonio de la fiabilidad esperada a la Planta. Estos ensayos de aceptación serán realizados bajo la completa responsabilidad del Suministrador, salvo en lo que se refiere a fluidos y combustible requeridos durante los mismos que serán por cuenta de la Propiedad, dentro del Plazo de Ejecución del Proyecto y en presencia de la Propiedad. Se desarrollarán en las siguientes fases, a las que se procederá de forma sucesiva y sin interrupción entre ellas:

10.4.1. Documentación para Pruebas y Puesta en Marcha Este punto es específico de la actividad de Ejemplo S.A. Cada subcontratista hará una relación de la documentación reglamentaria cuya presentación se requiera para autorizar las pruebas de los trabajos por

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él realizados y la presentará antes del comienzo de las pruebas al Director de Proyecto o Coordinador de O. y M.

Cada subcontratista presentará un Programa de Pruebas y Puesta en Marcha que deberá ser aprobado por el Jefe de PEM de Ejemplo S.A.

La documentación revisada y los equipos serán transferidos según los procedimientos de PEM por el Jefe de Obra al Jefe de PEM con indicación de autorización de comienzo de pruebas.

Éste elaborará un Procedimiento Ejecutivo de Pruebas y Puesta en Marcha que contemple las distintas fases parciales coordinándolas para la puesta en marcha de la Planta en su conjunto.

El Procedimiento definirá:

• Diagrama de procedencia de la puesta en marcha de las distintas

unidades o servicios.

• Planificación general de la puesta en marcha.

• Programación de pruebas operacionales de la Planta.

• Organigrama funcional de Ejemplo S.A. y responsable de los subcontratistas para la puesta en marcha y pruebas.

Como Anexos al mismo figurarán los distintos procedimientos de Puesta en Marcha de los subcontratistas.

Finalizadas las Pruebas y la Puesta en Marcha se firmará por Ejemplo S.A. y el Subcontratista el Acta de Recepción Provisional y como Anexo a la misma se dejará constancia, si fuera necesario, de los puntos que queden pendientes para la completa finalización de los trabajos.

La documentación citada tendrá carácter de Registros de la Calidad:

• Prerrequisitos y comprobaciones previas.

• Arranque y marcha semiindustrial.

• Ensayos de prestaciones.

10.4.2. Prerrequisitos y comprobaciones previas Este punto es específico de la actividad de Ejemplo S.A. Durante esta fase se comprobarán de forma individual los diversos componentes y equipos de la Planta en relación con su correcta terminación, montaje, limpieza interna y externa y operatividad. Una

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atención especial será puesta en la comprobación de los sistemas relacionados con la seguridad de la Planta.

De forma particular, se procederá a comprobar que se dan los siguientes pre-requisitos:

• La maquinaria y equipos han sido totalmente suministrados e

instalados correctamente.

• Todos los trabajos de aislamiento han sido terminados y las partes rotativas que puedan afectar a la seguridad del personal han sido cubiertas.

• Las conexiones internas y las interconexiones con instalaciones externas, tanto mecánicas como eléctricas, han sido realizadas y se ha comprobado su efectividad.

• Los conductos, tuberías, tubos de impulsión y canalizaciones se han limpiado internamente.

• Se ha ejecutado el primer llenado de lubricantes.

• Las instalaciones eléctricas cumplen con los requisitos locales y se han verificado conforme a lo indicado en los Reglamentos aplicables.

• Se ha comprobado el correcto funcionamiento del equipo de sincronización.

• Los elementos accionados por motor y dispositivos controlados remotamente han sido comprobados y están listos para la operación.

• Los instrumentos y dispositivos de control han sido ensayados y calibrados en frío.

• Los dispositivos de seguridad, relés de protección y parada de emergencia han sido ensayados y operan conforme a las especificaciones.

• El área ocupada por la Planta ha sido limpiada y se han retirado los equipos de construcción e instalaciones temporales que puedan comprometer la operación de la Planta.

• Se han realizado las inspecciones requeridas por las autoridades y se dispone de las autorizaciones oficiales para pruebas.

• Se ha realizado el arranque manual, comprobando los principales parámetros; tales como: temperatura ambiente, temperatura de aceite de lubricación, presión de aceite de lubricación, máxima velocidad, etc.

• Se ha realizado el arranque automático, realizando idénticas comprobaciones.

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10.4.3. Arranque y marcha semi-industrial

Este punto es específico de la actividad desarrollada por Ejemplo S.A. Se procederá a la comprobación de la Planta en su conjunto, verificándose su funcionamiento automático como un todo al nivel especificado. Previamente cada unidad deberá ser sincronizada con la red de forma segura realizando el Suministrador sus comprobaciones.

A continuación de las fases anteriores, si se considera que la instalación está disponible para ello, se procederá a un periodo de Marcha semindustrial que tendrá una duración de _____ semanas, durante las cuales la planta operará de forma continua y automática, sin interrupciones imputables al propio Suministrador.

Durante esta fase el personal de operación y servicio del Cliente participará en el manejo de la Instalación de cara al aprendizaje del mismo, con la supervisión del personal del Contratista.

Durante la primera semana de esta fase, el contratista podrá detener el ensayo con el objeto de realizar ajustes y comprobaciones sobra la Instalación de carácter menor. No obstante, el tiempo total de paradas por requerimiento del Contratista en este período no será mayor a ______ horas. En el caso de que se superara el mencionado valor, se prolongará la duración de esta parte del ensayo por un tiempo igual al exceso de tiempo de paro sobre las _______ horas prevista.

Durante la segunda semana no se permitirá la Contratista detener la operación del a Instalación. Si se produjera este suceso o alguna parada intempestiva sin causa justificada, se repetirá completamente esta parte del ensayo. Se considerarán como paradas justificadas aquellas que se originen como consecuencia de la actuación de alguno de los sistemas de protección de la Instalación ante la constatación del evento contra el cual se pretende proteger a la misma. 10.4.4. Ensayos de prestaciones Como conclusión de los ensayos de aceptación, se procederá a comprobar el cumplimiento de cada unidad para alcanzar las prestaciones garantizadas. Este Ensayo de Prestaciones será realizado en conformidad con las normas ISO y en presencia de una tercera parte neutral, si así fuera requerido por la Propiedad o el Suministrador. Los costos debidos a la presencia de un tercero durante los ensayos, serán responsabilidad de la parte que haya requerido su presencia.

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La superación de este ensayo quedará consignada en un acta de recepción a firmar entre la Propiedad y el Suministrador. 10.5. Validación

El Acta de Recepción Provisional de la instalación firmada por el Cliente y Ejemplo S.A. es el resultado de la validación del producto. 10.6. Registros de la Calidad

• Listado de Procedimientos Ejecutivos requeridos y estado de aprobación.

• Registros de Trazabilidad.

• Control de bienes propiedad del cliente.

• Informe de No Conformidad del Producto y sus resoluciones.

• Registros de la Calidad, MA y PRL de Proveedores y Subcontratistas.

• Identificación de las personas responsables de la libera del producto.

• Acta de Recepción Provisional.

• Calibración y verificación de los equipos de medición. 11. Medición, Análisis y Mejora.

11.1. Generalidades La organización debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del producto, proyecto o contrato establecido, asegurar su conformidad con el sistema de gestión de la calidad de la organización y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión integrada. Lo cual incluye la determinación de los métodos aplicables, incluyendo técnicas estadísticas y la extensión de su utilización. 11.2. Seguimiento y Medición 11.2.1. Seguimiento y Medición Medioambiental En este punto se desarrollarán las verificaciones, controles, medidas e inspecciones en todas aquellas actividades que se consideren relevantes por poder causar, real ó potencialmente un impacto medioambiental significativo, así como la sistemática de trabajos elaborados para controlar y medir las características clave de las operaciones y actividades, que tienen ó pueden tener un impacto medioambiental significativo.

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Para ello, Ejemplo S.A., toma como documentación de referencia:

• Manual Integrado de Gestión de la Calidad y del Medio Ambiente, cap. (xxx),

• POG (xxx) “Seguimiento y Mediciones Medioambientales”.

Los Planes de Seguimiento y Medición aplicables de Ejemplo S.A., estarán indicados en un procedimiento ejecutivo específico de la unidad organizativa. Dicho procedimiento se basará en el general de Ejemplo S.A, el POG (xxx) “Seguimiento y Mediciones Medioambientales”. En los Planes de Seguimiento y Medición deberán quedar claramente identificados los instrumentos a utilizar por Ejemplo S.A. en la obra/planta, durante la inspección, medición y ensayo de los productos, servicios o aspectos medioambientales o características claves de operación que puedan tener o tengan un impacto medioambiental.

En el caso de las plantas, estos instrumentos deberán estar controlados conforme al POG (xxx) “Control de los Equipos de Medición y Seguimiento”.

Para el caso de las obras, el Técnico de Medio Ambiente de la obra deberá solicitar los certificados de calibración de los equipos/instrumentos constituyendo estos certificados, registros del sistema.

Se deberá indicar las periodicidades con la que se realizarán estas actividades de seguimiento y medición. Como normal general, se realizarán mensualmente para el caso de las obras y bimensualmente para el caso de las plantas. 11.2.2. Satisfacción del Cliente La satisfacción del cliente puede definirse como el resultado de comparar las expectativas previas del cliente, puestas en los productos y/o servicios y en los procesos e imagen de la empresa, con el valor percibido al finalizar la relación comercial. Conocer la opinión de los clientes es fundamental para establecer posteriormente acciones de mejora en la organización. A continuación se presentan distintas metodologías, citadas en ISO 9001:2008, para conocer la satisfacción del cliente.

• Encuestas de satisfacción. La empresa elabora un cuestionario con preguntas relacionadas con aspectos claves: calidad del producto o servicio, atención personal, etc. Lo habitual es que estas preguntas sean respondidas en una escala de valoración (por ejemplo: Excelente, Buena, Regular, Deficiente o escalas numéricas del 1 al 5 o del 1 al 10) que permita el tratamiento estadístico de los resultados. También es aconsejable incorporar campos en blanco

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donde el cliente pueda expresar sus comentarios y aquellos aspectos de mejora que estime oportuno. El inconveniente de este método es la dificultad de conseguir un número de encuestas que resulte representativo respecto al número total de clientes.

• Análisis de no conformidades y reclamaciones. Un bajo número de incidencias y reclamaciones es un dato representativo de la calidad de la organización y está relacionado con la satisfacción del cliente. Utilizar únicamente este método presenta el problema de que la mayoría de los clientes insatisfechos no realizan reclamaciones sino que simplemente dejan de ser clientes.

• Análisis de pérdida de negocio. La empresa realiza un seguimiento de las ventas realizadas a cada cliente y detecta su grado de fidelidad, identifica, además, aquellos clientes que han tenido descensos significativos de su facturación o que simplemente han dejado de solicitar sus productos o servicios. Este método debe ir acompañado con el análisis de causas de las pérdidas de negocio.

• Felicitaciones o comentarios de clientes. La empresa recopila las comunicaciones de sus clientes en las que se realicen comentarios positivos o negativos, también es interesante conocer las recomendaciones a otras empresas que hayan realizado de nuestra organización. Este método carece de toda proactividad y puede resultar poco eficaz si no se aportan datos representativos.

• Informes de agentes comerciales. La empresa dispone de una metodología para recopilar la información captada por los comerciales en sus visitas a clientes. Puede disponerse de un cuestionario o encuesta de satisfacción, similar al comentado anteriormente, en el que el comercial anota los resultados de satisfacción. Con este método se soluciona el problema de obtener un bajo índice de respuestas pero existe el inconveniente de perder la opinión directa del cliente al pasar por el filtro del comercial.

La opción, u opciones, a utilizar dependerá de las peculiaridades de cada negocio y del número y tipo de clientes. La calidad es un concepto basado en la opinión del cliente y su satisfacción, o si no, ¿cómo podría mejorar mi negocio sin saber qué es lo que desean mis clientes?. En este punto del Plan, cada organización deberá describir cómo actúa y los procedimientos en los que se basa para hacer un seguimiento de la satisfacción del cliente con respecto al cumplimiento de los requisitos del producto, proyecto o contrato establecido y en general por parte de la organización. Deberán describirse los métodos para obtener y utilizar dicha información.

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Ejemplo S.A. evalúa la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. La información analizada incluye la obtenida en:

• Las reuniones con el cliente.

• Las no conformidades emitida por el cliente (Informes de Resolución de Problemas IRP).

• Las acciones correctivas y preventivas (Acciones de Mejora, AM).

• Los certificados de aceptación emitidos por el cliente como evidencia del cumplimiento de sus requisitos.

Al final de cada una de las etapas importantes de la obra, se entregará al Cliente una encuesta de satisfacción (incluida en el procedimiento POG (xxx) “Medida de la Satisfacción del Cliente”), de forma que en el acto de la firma de la Recepción Provisional se pueda disponer de la información completa sobre el desarrollo del Proyecto. Todas las quejas y/o reclamaciones recibidas en Ejemplo S.A., en cualquiera de los procesos, implicarán la apertura automática de un IRP en la aplicación informática de Lotus Notes creada para este fin. De la misma forma, en el mencionado Procedimiento POG (xxx) “Medida de la Satisfacción del Cliente”, se define la medida de la satisfacción del cliente interno, de manera que se evalúe la satisfacción entre los distintos subprocesos del Proyecto.

11.2.3. Auditorías Internas

Las auditorías internas son una herramienta básica de la etapa de verificación de los ciclos de mejora continua (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar). Una vez planificados todos los procesos del sistema de gestión (proyecto en éste caso), y realizadas las tareas asociadas, es necesaria la comprobación del cumplimiento de los requisitos planteados mediante la realización de una auditoría interna. La auditoría interna es un proceso mediante el cual se conoce en qué medida se cumplen los requisitos del sistema de gestión, aunque en el caso particular de éste trabajo en el que nos estamos centrando en planes integrados de calidad y medio ambiente de proyectos de ingeniería, utilizaremos la auditoría interna para asegurar el cumplimiento de los requisitos del proyecto. En el entorno de ISO 9001:2008 existen tres tipos de requisitos a tener en cuenta: legales, propios de la norma ISO 9001:2008 y los definidos en la documentación del sistema integrado de gestión de la calidad y del medio

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ambiente. En este caso se incluirán los requisitos de proyecto (requisitos del cliente, requisitos técnicos…).

Figura 3.- Auditorías internas. Fuente: Autor. Una auditoría interna debe ser:

• Un proceso sistemático: debe existir una metodología definida (procedimiento) que facilite su realización y permita la comparación de resultados de distintas auditorías.

• Un proceso independiente: el auditor debe ser objetivo e imparcial, careciendo de intereses y participación en las áreas auditadas.

• Un proceso documentado: se debe disponer de los registros asociados a los hallazgos y áreas verificadas durante la auditoría.

• Un proceso muestral: es necesaria la revisión de un número significativo (no todos) de registros de cada una de las tareas a auditar.

¿Qué factores han de tenerse en cuenta para la realización de las auditorías internas?

• Planificación. Las auditorías del sistema de gestión deben realizarse de tal forma que todos los procesos y requisitos de ISO 9001 sean auditados al menos una vez al año. Habría que considerar la posibilidad de auditar con mayor frecuencia los procesos clave para el sistema o aquellos que tengan resultados peores en auditorías anteriores. En el caso de un proyecto, se decidirá cuántas auditorías (normalmente una al principio y otra al final) y en qué punto del proyecto se realizan las auditorías para comprobar el cumplimiento de todos los requisitos aplicables.

REQUISITOS AUDITORÍA

REQUISITOS LEGALES

(Calidad, Medioambientales…)

REQUISITOS ISO 9001

REQUISITOS DEL PROYECTO

(Técnicos, del cliente…)

REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

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• Elección de equipo auditor. La empresa debe definir en su procedimiento el perfil y la capacitación (formación y experiencia) requerida para la realización de las auditorías internas.

• Documentación e impresos a emplear. La auditoría debe ser un proceso documentado y, por lo tanto, es necesario definir previamente que formatos o impresos van a ser utilizados durante la auditoría. Es interesante la utilización de check-list de auditoría y formatos para la redacción del informe.

• Acciones correctivas. A partir de las no conformidades o incumplimientos detectados en la auditoría, es necesario emprender acciones correctivas para eliminar las causas de generación de estas no conformidades. Estas acciones deben ser establecidas por la dirección responsable del área auditada y en el caso de un proyecto, por la unidad organizativa.

Ejemplo S.A. realiza el proceso de auditorías en base a lo siguiente:

• Manual de Gestión Integrada, cap. (xxx),

• POG (xxx) “Auditorías Internas”. El Plan de Calidad y Medio Ambiente es susceptible de ser auditado tanto internamente como externamente. Quedará a criterio del Departamento de Calidad y Gestión de Sistemas y del Técnico de Calidad y MA del proyecto el establecimiento de un programa anual de auditorías/inspecciones a subcontratistas (posible Anexo XI). Además, Ejemplo S.A., realiza a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el Sistema de Gestión Integral:

a) Es conforme con la planificación de la realización del producto, con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 y con los requisitos del sistema de gestión integrada establecidos por Ejemplo S.A.

b) Se ha implantado y se mantiene de manera eficaz. 11.2.4. Seguimiento y medición de los procesos Las organizaciones deben adoptar métodos apropiados para realizar el seguimiento y la medición de los procesos incluidos en sus proyectos o contratos específicos. Los resultados obtenidos al realizar la medición de los procesos deben mostrar la evidencia del cumplimiento de las expectativas de los clientes, el correcto funcionamiento de cada proceso y su concordancia con el sistema de gestión integrada de la calidad y del medio ambiente implantado en la organización.

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Un ejemplo de método para realizar el seguimiento y medición de los procesos podría contemplar las siguientes etapas:

• Determinación de los procesos del proyecto sometidos a medición. Los procesos del proyecto deberían estar identificados previamente en un mapa de procesos.

• Identificación de aspectos del proceso a controlar. Para cada uno de los procesos del proyecto debemos identificar los aspectos del mismo que deben ser seguidos y medidos. Para ello es necesario contestar a tres preguntas ¿Qué relación tiene cada proceso con la satisfacción de los clientes? ¿Qué objetivos o resultados se esperan del proceso? ¿Qué esperan, o qué requisitos contemplan, del mismo los procesos del proyecto relacionados? Así podríamos obtener aspectos a medir como el tiempo de respuesta, porcentaje de éxito en las operaciones, aceptación de propuestas por parte de los clientes, etc.

• Asociación de indicador a cada uno de los aspectos a controlar. A cada aspecto a controlar debemos asociar uno o varios indicadores medibles para la realización del seguimiento. Utilizando los ejemplos del apartado anterior podemos hablar de indicadores como el número de días medio entre la realización del pedido y el suministro del material, porcentaje de pedidos de clientes servidos correctamente, porcentaje de aceptación de ofertas por tipo de producto, etc.

• Determinación de valores esperados y metodología de medición. Una vez definidos los indicadores de los procesos, es necesario determinar la metodología que llevará a cabo la organización para realizar su medición y su seguimiento. Es necesario definir aspectos como las responsabilidades sobre la medición, el origen de los datos (¿de qué registros del sistema obtenemos la información?), la frecuencia de la medición y el soporte o registro en el que se anotarán los resultados. ISO 9001:2008, en el apartado 8.2.3., incluye la necesidad de determinar unos resultados planificados, por lo tanto cada indicador debe tener asociados unos valores óptimos o deseables y unos valores de alerta.

• Realización del seguimiento y la medición del indicador. Con la frecuencia definida para cada indicador deben realizarse las mediciones y el análisis de los resultados. Una manera muy recomendable de anotar y mostrar estos resultados es utilizar gráficos en los que se pueda apreciar la evolución temporal del indicador.

• Análisis de datos y apertura de acciones correctivas y preventivas. La anotación de los resultados no es suficiente, es necesario realizar su análisis y prestar atención a las tendencias. Por norma general, se emprenderán acciones correctivas cuando el valor del indicador supere o caiga por debajo de los valores de alerta previamente

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definidos. Si la tendencia del indicador es negativa y todavía no se ha superado el valor de alerta es aconsejable emprender acciones preventivas para encaminar los resultados hacia valores óptimos.

Todo lo expuesto en los puntos anteriores deberá estar ya desarrollado por le empresa en el manual y los procedimientos elaborados para este fin del sistema de gestión integrada de la calidad y del medio ambiente de la organización. En el caso del proyecto únicamente habrá que adaptar toda esta información a sus peculiaridades. En Ejemplo S.A., Coordinación y Seguimiento Interno elabora mensualmente un Informe de Seguimiento de acuerdo con el contenido mínimo:

• Resumen Ejecutivo

• Planificación

• Organigrama del Proyecto

• Ingeniería

• Compras/Fabricación

• Construcción

• Pruebas y Puesta en Marcha

• Sistema documentario

• Calidad, medio ambiente y PRL

• Asuntos Críticos

• Actividades más importantes programadas para el próximo mes.

Cuando no se alcanzan los resultados planificados, en las reuniones mensuales con el Cliente o en las internas de Ejemplo S.A., se establecen estrategias que incluyen acciones, responsables, fechas compromiso y recursos necesarios para llevar a cabo las acciones correctivas o preventivas según corresponda, para asegurar la conformidad del producto. 11.2.5. Seguimiento y medición del producto La organización debe hacer el seguimiento y medir las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Ejemplo S.A. verifica el seguimiento y medición de las características del producto y verifica que se cumplen los requisitos del mismo. Esto se lleva a cabo en las etapas apropiadas del proceso de realización del producto, de acuerdo con las condiciones contractuales, los planes de calidad y medio ambiente y los programas de puntos de inspección de cada subcontratista.

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Se mantiene evidencia de la conformidad del producto con los criterios de aceptación establecidos o con la normativa aplicable, a través de los programas de punto de inspección, así como los resultados de las pruebas y los certificados de calidad correspondientes. La liberación del producto no se lleva a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sea aprobado de otra manera por escrito por parte del cliente. 11.3. Control del producto no conforme. Por definición, hablaremos de no conformidad cuando se produzca incumplimiento de alguno o varios requisitos. Estos requisitos pueden ser legales, de la norma ISO 9001 (y otras como 14001, si aplican), internos del propio sistema establecido por la organización, expresados por los clientes, también están las no conformidades relacionadas con el propio producto o servicio (retrasos en entregas, material en mal estado, etc.) y las no conformidades del desempeño del sistema o de un proyecto en cuestión (derivadas de auditorías internas, malos resultados de indicadores, etc.). Las no conformidades implican la apertura de informes de no conformidad y reclamación para el tratamiento de las mismas y las no conformidades relacionadas con el desempeño del sistema o del proyecto en cuestión suelen ser tratadas directamente como acciones correctivas y preventivas. Por norma general en los procesos productivos o de prestación del servicio existirán tres fuentes de no conformidades que deberían originar el correspondiente informe:

• Incidencias con proveedores: Entregas de material en mal estado o incumplimiento de plazos establecidos.

• Incidencias en controles internos: Errores detectados en la propia organización durante los controles realizados durante el desarrollo del proceso productivo o de prestación del servicio.

• Reclamaciones de clientes: Productos o servicios defectuosos que han superado los controles de la organización y que han sido detectados por el cliente.

¿Qué contenido y qué factores han de tenerse en cuenta para la redacción de los informes de no conformidad y reclamación?

• Detección de no conformidad y reclamación y apertura de informe: Es necesario que todo el proceso para el tratamiento de no conformidades y reclamaciones se encuentre descrito en un procedimiento documentado del sistema integrado de gestión. En este procedimiento deben describirse las responsabilidades para la

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apertura del informe, siendo los motivos de creación de un informe los descritos en el párrafo anterior. La apertura de un informe generalmente trae consigo la asignación de un número que facilite la identificación, el seguimiento y el tratamiento estadístico posterior.

• Descripción de la no conformidad o reclamación: La persona responsable de la apertura del informe debe describir la incidencia detectada, identificando con precisión su origen (nº pedido, nombre cliente, partida de fabricación, etc.) y la causa que originó la no conformidad.

• Acciones para la solución: La primera tarea necesaria es identificar y aislar, para evitar su uso, el material no conforme. Esta identificación y segregación puede realizarse con etiquetas o ubicando el material en zonas especificadas para el material no conforme. Posteriormente es necesario señalar las responsabilidades y las acciones a realizar con el material o servicio origen de la incidencia, por ejemplo: devolución de material a proveedor, reprocesado de piezas, pactar nuevas condiciones con el cliente, etc.

• Verificación del cierre. Es necesario describir en el informe el resultado de las acciones emprendidas para solventar la incidencia detectada. En el caso de que la no conformidad no haya sido resuelta tras la realización de las acciones, sería necesario realizar la apertura de un nuevo informe en el que debería citarse la incidencia de origen. Si la incidencia ha sido resuelta es necesario analizar la necesidad de apertura de acciones correctivas para que la no conformidad no vuelva a suceder. La decisión de realizar apertura de una acción correctiva dependerá del número de veces que se haya repetido la incidencia o de la gravedad de la misma.

• Tratamiento estadístico: Las no conformidades y reclamaciones detectadas durante un ciclo de mejora continua del sistema son un elemento de entrada para la realización de la revisión del sistema por la dirección. El estudio estadístico de las incidencias por fechas de aparición, por su origen (proveedor, internas o cliente) y por sus causas de origen se convierte en una herramienta fundamental para la mejora continua de la calidad de las organizaciones.

¿Qué beneficio obtengo al realizar los informes de no conformidad y reclamación?

• Asegurar la correcta solución a las incidencias detectadas.

• Facilitar el seguimiento durante la realización de los trabajos para solventar las incidencias.

• Impedir el uso de materiales no conformes que podrían generar mayores problemas aumentando el coste o el tiempo para la solución.

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• Conocer el grado de satisfacción de los clientes al identificar todas y cada una de sus reclamaciones.

• Identificar los problemas de la organización para emprender acciones correctivas y evitar que vuelvan a repetirse.

En este punto del Plan, la organización deberá, indicar cómo controla el producto no conforme, y adaptar las directrices de su sistema de tratamiento de no conformidades desarrollado para el sistema integrado de gestión al proyecto en cuestión. También se deberá especificar si existe algún tratamiento específico sobre estos temas en el contrato/pedido. Ejemplo S.A. se asegura que el producto que no es conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme están definidos en el procedimiento POG (xxx) “Gestión de Resolución de Problemas y Acciones de Mejora”. Los productos no conformes son controlados mediante una o más de las siguientes maneras:

a) Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada.

b) Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión interna.

c) Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto.

Además de las no conformidades enumeradas en párrafos anteriores, también existen las no conformidades ambientales:

• Incumplimiento de los requisitos especificados en los documentos del

Sistema de Gestión Ambiental.

• Reclamaciones, quejas ó denuncias de clientes ó partes interesadas relacionadas con la gestión medioambiental.

• El incumplimiento de los objetivos y metas del Sistema.

• El incumplimiento de los requisitos especificados en el Sistema de Gestión detectados en las Auditorías (internas y externas) ó durante la revisión del Sistema.

Los IRP (Informe de Resolución de Problemas) se deberán cumplimentar en la aplicación informática de IRP en Lotus Notes. De forma excepcional, se permitirá la apertura en papel para aquellas personas que no tengan acceso a la aplicación.

Para esta apertura se deberá utilizar el anexo correspondiente al POG (xxx) “Gestión de Resolución de Problemas y Acciones de Mejora”. Los datos

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serán transvasados a la aplicación por el Técnico de Medio Ambiente del proyecto. En la aplicación informática IRP de Lotus Notes se hace el seguimiento y se mantienen registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. En caso de la corrección de un producto no conforme, debe realizarse una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos contractuales y/o normativos. Se realizará un seguimiento semanal de los IRP (no conformidades) generados. En el caso de los proyectos y en una fase inicial, de ingeniería, el seguimiento se realizará mediante una reunión semanal en las oficinas liderada por el director de proyecto y con posterioridad, ya en fase de construcción, la reunión se celebrará en obra siendo ésta convocada y moderada por el jefe de obra. En ambos casos los avances quedarán reflejados en el capítulo de calidad incluido en el informe semanal de proyecto. 11.4. Planes de Respuesta a Accidentes y Emergencias

Medioambientales

En este punto se describe la sistemática de actuación ante posibles accidentes y situaciones de emergencia con repercusiones medioambientales. Para ello Ejemplo S.A. toma como referencia:

• Manual de Gestión Integrada. Cap. (xxx),

• POG (xxx) “Planes de Emergencia y Capacidad de Respuesta”.

Ejemplo S.A. tiene desarrollados varios Planes de Respuesta ante accidentes y emergencias medioambientales, que pueden ser consultados en la aplicación Procedimientos Ejemplo S.A. (“Gestión Integrada de Calidad y Medio Ambiente\Puesta en Marcha: Planes de Respuesta a Accidentes y Emergencias Medioambientales”) Desde cada unidad organizativa se elaborará un procedimiento de emergencia específico incluyendo las exigencias particulares de la normativa del país y del cliente, en caso de existir. De forma adicional se elaborará un listado de teléfonos de interés a utilizar en caso de emergencia.

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11.5. Análisis de Datos Ejemplo S.A. determina, recopila y analiza los datos apropiados para:

a) demostrar la eficacia del Sistema de Gestión Integrada, y

b) determinar dónde puede realizarse la mejora continua del Sistema de Gestión Integrada.

Estos datos deben incluir los generados como resultado del seguimiento y medición de los procesos y del producto, y de cualquier otra fuente según se determine en las reuniones periódicas que realiza el Director de Proyecto con el personal de Ejemplo S.A. El análisis de datos proporciona información sobre:

a) la satisfacción del cliente,

b) la conformidad con los requisitos del producto determinados contractualmente, para aplicar las acciones correctivas en caso necesario,

c) las características y tendencias de los procesos y de los productos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas y de mejora continua y,

d) desempeño de los proveedores y subcontratistas.

11.6. Mejora Ejemplo S.A. mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestión Integrada, mediante el uso de las siguientes fuentes de información:

a) La aplicación de la política de calidad.

b) El cumplimiento de los objetivos de calidad.

c) El análisis de los resultados de las auditorías y el análisis de datos.

d) Las acciones correctivas y preventivas.

e) La revisión por la dirección. A partir del análisis de esta información, el Director de Proyecto junto con su equipo de trabajo, toman decisiones enfocadas tanto a la mejora de los procesos como a la búsqueda del incremento en la satisfacción del cliente.

• Acción correctiva y acción preventiva Las acciones correctivas y preventivas son unas herramientas básicas para la mejora continua de las organizaciones. El objetivo de estas acciones es

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eliminar causas reales y potenciales de problemas o no conformidades, evitando así que estas incidencias puedan volver a repetirse. Hablaremos de acción correctiva cuando la no conformidad que queramos evitar ya ha sucedido, mientras que la acción será preventiva cuando la no conformidad aún no ha ocurrido pero se tienen sospechas fundadas de que podría suceder. ¿Qué factores han de tenerse en cuenta para emprender y realizar acciones correctivas y preventivas?

• Apertura de la acción: La decisión de iniciar una acción correctiva o preventiva debe estar basada en los siguientes factores:

- Incidencias o informes de no conformidad previos. No todas las no conformidades que ocurran en una organización deben tener asociada una acción correctiva, será necesario analizar la gravedad o repetitividad de la misma.

- Resultados de auditoría. Todas las no conformidades detectadas en los procesos de auditoría deben ser solucionadas con la acción correctiva oportuna. Los comentarios y observaciones de las auditorías pueden ser una importante fuente de acciones preventivas.

- Análisis de datos e indicadores. Los resultados de los indicadores de gestión de la organización deben analizarse periódicamente. Los valores negativos o con tendencia negativa pueden generar acciones correctivas y preventivas.

- Revisión del sistema por la dirección. Al menos una vez al año, el sistema es revisado para comprobar el correcto desempeño del mismo y la capacidad para conseguir los resultados esperados. De esta revisión se pueden detectar necesidades de cambio que podrían tomarse como acciones correctivas y preventivas.

• Análisis de causas: La causa que origina la no conformidad es el elemento fundamental a tratar cuando hablamos de acciones correctivas y preventivas. Conocer la causa real con el mayor detalle facilita la toma de la acción acertada y mejora la eficacia de las mismas. La utilización de diagramas causa-efecto es una herramienta muy útil en esta tarea.

• Planificación de actividades: Las acciones para eliminar la causa de la no conformidad deben estar planificadas, esto significa que deben estar organizadas en el tiempo y que se deben definir los recursos y responsabilidades adecuados.

• Resultados de acciones: La organización debe registrar y verificar que se han llevado a cabo las acciones planificadas.

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• Verificación de eficacia: Una vez realizadas las acciones es necesario comprobar que éstas han sido eficaces y que se ha eliminado la causa de origen de las no conformidades.

Ejemplo S.A. toma decisiones para eliminar las causas de no conformidades para evitar que vuelvan a ocurrir y también para prevenir situaciones indeseables. Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. En el Procedimiento POG (xxx) “Gestión de Resolución de Problemas y Acciones de Mejora”, se definen las acciones y responsabilidades para:

a) Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes).

b) Determinar las causas de las no conformidades.

c) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir.

d) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para prevenir no conformidades.

e) Determinar e implementar las acciones necesarias.

f) Registrar los resultados de las acciones tomadas y controlar estos registros.

g) Revisar las acciones correctivas tomadas.

h) Revisar las acciones preventivas tomadas. Ejemplo S.A. determina acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales o situaciones potencialmente indeseables. Las acciones preventivas son apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. El tratamiento de las No conformidades y de las Acciones Correctoras y Preventivas medioambientales se realizará en base a los siguientes documentos:

• Manual de Gestión Integrada, cap. (xxx).

• POG (xxx) “Gestión de Resolución de Problemas y Acciones de Mejora”

El seguimiento tanto de las no conformidades como de las acciones correctivas y preventivas se realizará a través de la aplicación informática IRP/AM de Lotus Notes. 11.7. Registros de Calidad y Medio Ambiente El tratamiento de los Registros requeridos se efectuará en acuerdo con lo establecido en los siguientes documentos:

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• Manual de Gestión Integrada, cap. (xxx),

• POG (xxx) “Procedimiento para el control de los Registros del Sistema de Gestión Integrada”.

En este POG se establecen la forma de cumplimentación de los registros así como el archivo de los mismos. Además, en este apartado se deben definir los requisitos específicos del contrato/pedido referentes a este punto.

• Actas de reuniones celebradas con el Cliente.

• Informes de avance mensual

• Las no conformidades emitidas por el cliente (IRP) y las emitidas por Ejemplo S.A. a los subcontratistas.

• Las acciones correctivas y preventivas (AM).

• Planes de auditorías internas y a subcontratistas. En la aplicación informática IRP de Lotus Notes se mantienen registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.

12. Índice de Anexos al Plan

• Anexo I. Listado de la documentación General y Aplicable al contrato/pedido.

• Anexo II. Planificación.

• Anexo III. Organigrama actualizado.

• Anexo IV. Registro de firmas del personal de la organización.

• Anexo V. Registro de acciones formativas.

• Anexo VI. Aspectos Medioambientales del proyecto y Evaluación del Cumplimiento de los Requisitos Legales/Otros Requisitos.

• Anexo VII. Relación de proveedores/ subcontratistas afectados por el control Operacional.

• Anexo VIII. Planes de Calidad de los Proveedores.

• Anexo IX. Procedimientos ejecutivos elaborados para el proyecto.

• Anexo X. Relación de los equipos y aparatos sometidos a calibración.

• Anexo XI. Plan de anual de auditorías a subcontratistas (su inclusión

en el Plan de Calidad y Medio Ambiente quedará a criterio del

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Departamento de Calidad y Gestión de Sistemas y del Técnico de

Calidad y MA del proyecto).