Tentang Pemberdayaan dan Pelibatan Karyawan

A. Pengertian dan Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan

TQM adalah konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan. Karyawan disini dalam arti sebagai SDM. Pelibatan karyawan/SDM adalah suatu proses untuk mengikut sertakan para karyawan pada semua level organisasi dalam pembuatan keputusan atau pemecahan masalah. Pemberdayaan karyawan/SDM dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar berarti (signifikan). Dengan demikian pemberdayaan tidak hanya sekedar memiliki masukan, tetapi juga memperhatikan, menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau tidak. Tanpa adanya pemberdayaan dan pemberdayaan SDM (karyawan) hanyalah alat menejemen yang tidak ada gunanya. Oleh karena itu pelibatan harus dibarengi dengan pemberdayaan karyawan. Usaha pemberdayaan karyawan dapat dimulai dengan :1. Keinginan menejer dan penyedia untuk memberi tanggung jawab kepada karyawan2. Melatih penyedia dan karyawan mengenai bagaimana cara untuk melakukan delegasi dan menerima tanggung jawab3. Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan oleh menejer dan penyedia kepada karyawan.4. Penghargaan dan pengakuan sebagai hasil evaluasi perlu diberikan kepada karyawan sebagai tanda penghargaan terhadap kontribusi mereka kepada perusahaan.Tujuan pelibatan dan pemberdayaan adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk memberikan customer value. Oleh karena itu karyawan harus memahami apa itu customer value, komponen sistem, dan bagaimana untuk menentukan dan mengukur customer value. Kesuksesan implementasi pelibatan dan pemberdayaan karyawan memerlukan perubahan budaya perusahaan (cara berfikir dan bekerja para menejer). Pelibatan dan pemberdayaan karyawan (PPK) bukan hanya merupakan alat menejemen atau strategi menejemen yang berumur singkat. Karyawan yang telah bekerja cukup lama dan telah mengalami berbagai inovasi menejemen yang silih berganti menjadi enggan menerima program PPK apabila mereka memandang sebagai strategi yang berumur singkat dan kemungkinan akan diganti dengan strategi dimana karyawan tidak suka dan bersikap apatis terhadap sesuatu yang baru.Secara tradisional, bekerja keras dipandang sebagai jalan menuju sukses. Persaingan global dan otomatisasi telah menggesar kunci sukses, yaitu bahwa kesuksesan dicapai tidak hanya dengan bekerja keras, tetapi juga bekerja dengan tangkas. Para pengambil keputusan mengiinterpretasikan bekerja dengan tangkas sebagai usaha mengadopsi sistem teknologi tinggi dan proses otomatisasi. Pendapat itu jelas keliru, karena teknologi makin canggih hanyalah salah satu aspek dari bekerja dengan tangkas.Aspek lain dari bekerja dengan tangkas yang seringkali dilupakan dalam dunia kerja modern adalah melibatkan dan memberdayakan para karyawan. PPK ditujukan untuk memperoleh manfaat dari kreatifitas karyawan dan mendorong pemikiran dan inisiatif yang independent. Pemikiran dan inisiatif kreatif sebanyak mungkin karyawan akan memungkinkan adanya ide dan keputusan yang lebih baik, kualitas yang lebih baik. Produktivitas tinggi, dan sebagai hasilnya daya saing yang semakin meningkat. Dasar PPK adalah bahwa PPK adalah cara terbaik untuk mengarahkan kreatifitas dan inisiatif dari para karyawan terbaik kea rah peningkatan daya saing perusahaan.Prinsip-prinsip TQM untik pekerjaan pada bagian personalia atau sumber daya manusia adalah sebagai berikut:

1. Kualitas pekerjaan pada waktu pertama2. Fokus pada pelanggan3. Pendekatan strategi yang menyeluruh untuk perbaikan4. Perbaikan secara terus menerus sebagai cara hidup5. Saling respect dan tim kerjaApabila perusahaan menerapkan pelibatan dan pemberdayaan karyawan, akan memperoleh beberapa manfaat yaitu sebagai berikut:

1. Dapat memberikan respon langsung pada kebutuhan pelanggan secara lebih cepat dalam penyampaian jasa

2. Dapat memberikan respon langsung kepada pelanggan yang tidak puas selama service recovery3. Karyawan akan mempunyai rasa memiliki yang tinggi pada pekerjaannya dan merasa dirinya berarti bagi organisasi

4. Karyawan bisa berinteraksi dengan pelanggan secara lebih akrab dan lebih antusias

5. Perusahaan bisa mendaptkan iklan dari mulut ke mulut atau Word of mouth yang positif dan pelanggan yang membeli kembali makin meningkat

B. Faktor yang Menghambat Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan, serta Bagaimana Cara Mengatasinya

Penolakan terhadap perubahan merupakan faktor penghambat utama bagi penerapan PPK. Penolakan tersebut dapat berasal dari karyawan, serikat kerja, dan manajemen. Penolakan yang paling besar biasanya berasal dari manajeman. Akan tetapi, seringkali disadari atau tidak, penolakan juga terjadi dari karyawan dan serikat kerja.Penolakan manajemen terhadap penerapan PPK antara lain:1. Ketidakamanan, hal ini akan dirasakan oleh para manajer ketika karyawan yang berada dalam tim kerja mencetuskan inisiatif atau ide yang dapat mengurangi kekuasaan manajer tersebut. Sehingga manajer akan berusaha mempersulit kelompok kerja.2. Nilai-nilai pribadi, yaitu anggapan manajer bahwa karyawan harus melaksanakan perintah yang diberikan oleh manajer.3. Ego, manajer yang memiliki ego tinggi tidak akan menerima adanya keterlibatan karyawan, karena akan merasa berkurang status dan keuntungannya.4. Pelatihan manajemen, akan mempengaruhi cara pandang manajer karena biasanya pelatihan manajemen mengikuti filosofi yang dicetuskan oleh Frederick Taylor yang lebih fokus kepada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam perbaikan proses dan teknologi, yang tidak berorientasi pada manusia. Sehingga kemungkinan besar, para manajer tersebut akan menolak PPK.5. Karakteristik kepribadian para manajer, yang dididik dengan cara lama tidak akan menerima PPK karena mereka lebih memperhatikan tugas dan hasil kerja daripada memperhatikan orang yang bekerja tersebut.6. Ketidak terlibatan manager, PKK berkaitan secara menyeluruh seluruh personil yang akan dipengaruhi oleh suatu ide atau suatu keputusan. Konsep ini mencakup; tingkat pertama manajemen, manaqjemen madya, dan manajemen eksekutif. Setiap manajer atau tingkat manajemen yang tidak terllibat dalam proses mungkin akan menolak proses PPK.7. Struktur organisasi dan praktik manajemen, dapat pula mengurangi kesuksesan ppk. Sebelum suatu organisasi berusaha melaksanakan ppk.f. Ketidakterlibatan manajer akan menolak PPK karena manajer tersebut merasa diabaikan. Penerapan PPK harus melibatkan semua personil yang akan dipengaruhi oleh keputusan atau ide yang ditemukan.g. Struktur Organisasi dan praktek manajemen akan menghambat PPK ketika organisasi memiliki birokrasi yang berbelit-belit.2. Penolakan karyawan terhadap penerapan PPK antara lain a. mereka merasa skeptis terhadap manajemen yang silih berganti dan tidak dilaksanakan. b. Penolakan bisa juga terjadi karena karyawan tidak mau menerima perubahan karena menyangkut hal hal baru dan mungkin tidak lazim, sehingga sulit mendapatkan dukungan dari karyawan.2. Cara Mengatasi Faktor yang menghambat pelibatan dan pemberdayaan karyawanPada waktu tim dibentuk, akan berhasil bila sasaran atau tujuan kerja kelompok jelas dan disetujui oleh seluruh anggota kelompok. Hal ini didukung dengan adanya keterbukaan antar anggota kelompok dan antara anggota kelompok selalu ada pertemuan untuk membahas berbagai masalah kelompok atau masalah masalah perusahaan. Kerjasama antar anggota kelompok sangat deperlukan, terutama dukungan dan rasa saling percaya antara seluruh anggota kelompok.C. Implementasi pelibatan dan pemberdayaan karyawan Pelibatan dan pemberdayaan karyawan (PPK) akan berarti hanya apabila hal tersebut merupakan suatu usaha sistimatis yang dilakukan untuk membantu organisasi guna meningkatkan nilai yang akan di berikan kepada pelanggan.Peranan manajer dalam PPK antara lain sebagai berikut:

Menunjukkkan sikap yang mendukung

Menjadi model peran

Menjadi pelatih

Menjadi fasilitator

Mempraktekkan manajemen by walking around (MDWA)

Mengambil tindakan dengan segera atas rekomendasi

Menghargai prestasi karyawan

BrainstormingDisini manajer mempunyai peran sebagai katalisator untuk mendukung diskusi antar peserta. Peserta didorong untuk mengungkapkan seluruh idenya, akan tetapi tidak diperkenankan untuk menghakimi ide dari peserta lain. Setelah saran dari peserta terkumpul, maka akan diolah dan dipilih beberapa saran terbaik. Nominal group technique. Nominal group technique merupakan salah satu bentuk dari brainstorming, tehnik ini terdiri dari 5 langkah, yaitu:1. Merumuskan permasalahan.2. Mencatat ide masing-masing.3. Mencatat ide kelompok.4. Memperjelas ide-ide.5. Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai. Gugus kualitasPerbedaan utama gugus kualitas dan brainstorming adalah anggota gugus kualitas adalah sekelompok karyawan yang secara sukarela melaksanakan pertemuan sendiri, sedangkan brainstorming pada umumnya adalah bentukan manajer. Gugus kualitas ini bisa disebut juga dengan gugus kendali mutu. Adapun pengertian dari gugus kendali mutu yaitu sekelompok karyawan yang terdiri dari empat sampai dengan duabelas karyawan yang berasal dari tempat atau bidang yang sama dalam perusahaan secara sukarela berkumpul untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan berbagai permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan mereka dan menerapkannya dalam kegiatan operasional perusahaan. Kotak saranCara ini dilakukan dengan cara menyediakan kotak sebagai tempat karyawan menyampaikan saran tertulis. Management by walking aroundJalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan karyawan untuk mengumpulkan masukan. Cara ini dinilai efektif karena dapat dengan langsung melihat sendiri di lapangan sejauh apa karyawan memahami apa yang mereka kerjakan sehingga manajer dapat mengetahui kendala yang ada.D. Penghargaan dan pengakuan prestasiDalam TQM, penghargaan dan pengakuan prestasi merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan. Penghargaan dan pengakuan prestasi tidak akan menghasilkan yang disebut total quality secara langsung, akan tetapi apabila kedua hal tersebut tidak ada, maka yang terjadi adalah hilangnya keyakinan karyawan terhadapa niali riil kualitas dan kontribusi mereka untuk memperbaiki kualitas.

Sistem kompensasi yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip kunci manajemen kualitas sebagai berikut:1. Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan

Upah atau gaji diberikan kepada karyawan yang memiliki ketrampilan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan eksternal.secara internal, sebenarnya karyawan dan manajer adalah pelanggan dari sistem kompensasi.oleh karenanya, kebutuhan dan harapan mereka juga harus dipertimbangkan dalam sistem kompensasi.

2. Kompensasi harus berorientasi pada tim

TQM mensyaratkan dibentuknya tim. Jadi, kompensasi didasarkan pada pencapaian sasaran tim, bukan sasaran individual.

3. Kompensasi harus dapat diukur

Pengukuran digunakan untuk menentukan seberapa besar upah atau gaji yang harus diberikan sebagai hasil dari kerja tim.

4. Sistem kompensasi harus mengikutsertakan partisipasi seluruh karyawanKaryawan, baik secara individual maupun tim, harus berpartisipasi dalam menentukan sasaran, mengidentifikasi indikatorn kunci, memantau serta mengevaluasi kemajuan perkembangan

SISTEM SARAN: KONSEP DAN IMPLEMENTASI

Karyawan juga perlu dilibatkan dalam sistem saran. Segi positif dari sistem saran adalah bahwa setiap setiap saran yang berasal dari karyawan pasti akan dipatuhi oleh mereka. Sebaliknya, bila yang menetapkan pihak manajemen belum tentu mereka mau mematuhinya. Peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sistem saran terdiri dari tuju tahap yaitu sebagai berikut:

1. Membuat kebijakan

Langkah ini mencakup usaha mengembangkan suatu kebijakan yang akan menjadi pedoman bagi sistem saran.

2. Mengadakan sistem saran

Langkah ini merupakan pelaksanaan sistem saran dengan jalan :

a. Meminta dan mengumpulkan masukan dari karyawan

b. Mencatat dan menjawab saran

c. Memantau saran-saran

d. Melaksanakan atau menolak saran

3. Mempromosikan sistem saran

Lamgkah ini dilakukan dalam rangka meningkatkan minat dan partisipasi karyawan dalam sistem saran yang diterapkan.

4. Evaluasi saran dan sistem saran

Langkah ini meliputi usaha melatih penyelia dan manajer mengenai cara mengevaluasi setiap saran dan sestem saran secara keseluruhan

5. Melaksanakan saran

Langkah ini merupakan langkah yang sangat pentting, karena apabila saran yang baik tidak segera dilaksanakan, maka sistem saran tersebut akan kehilangan kredibilitas.

6. Menghargai karyawan

Penghargaan terhadap saran yang diterima dapat diberikan dalam berbagai bentuk, misalnya dalam bentuk uang, pengakuan secara umum, dan hadiah liburan

7. Memperbaiki sistem saran

Identifikasi dan koreksi terhadap kelemahan sistem saran yang diterapkan sangat perlu dilakukan.PELATIHANSalah satu dari unsur yang paling fundamental dari TQM adalah pengembangan personil secara terus-menerus. Hal ini membutuhkan pendidikan, pelatihan, dan pembelajaran.PENDIDIKAN, PELATIHAN, DAN PEMBELAJARANPendidikan berbeda dengan pelatihan. Pelatihan bersifat spesifik, praktis, dan segera. Yang dimaksud dengan spesifik dalam arti pelatihan berhubungan secara spesifik dengan pekerjaan yang dilakukan. Sedangkan yang dimaksud dengan praktis dan segera adalah bahwa apa yang sudah dilatihkan dapat diaplikasikan dengan segera sehingga yang diberikan harus bersifat praktis.Pelatihan merupakan bagian dari pendidikan. Pendidikan lebih bersifat filosofis dan teoritis. Walaupun demikian, pendidikan dan pelatihan memiliki tujuan yang sama, yaitu pembelajaran. Di dalam pembelajaran terdapat pemahaman secara implisit. Melalui pemahaman, karyawan dimungkinkan untuk menjadi seorang innovator, pengambil inisiatif, pemecah masalah yang Kreatif, serta menjadikan karyawan efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaan.Berdasarkan sumbernya, pelatihan dapat dibagi menjadi tiga kategori, yaitu:1. In-house atau on-site training2. External atau outside training3. Kombinasi keduanyaIn-house training berupa on-the-job training, seminar atau lokakarya, instruksi lewat media (video, tape, dan satelit), dan instruksi yang berbasis komputer. Sedangkan external training terdiri dari kursus di Universitas atau perguruan tinggi, seminar dan lokakarya yang diselenggarakan oleh Universitas dan/atau pelatihan privat, kursus tertulis, serta pelatihan yang diadakan oleh assosiasi dagang, organisasi profesional, dan lembaga/organisasi teknik.Berdasarkan kategori karyawan, pelatihan dapat berupa program orientasi karyawan baru, pelatihan umum secara ekstensif, pelatihan job-spesific, praktik standar setahap demi setahap, dan pelatihan peralatan, serta prosedur operasi.FAKTOR PENYEBAB PERLUNYA PELATIHANAgar tetap survive dalam pasar modern, perusahaan harus dapat bersaing secara global. Untuk dapat berbisnis dalam skala global, perusahaan harus memperoleh sertifikasi ISO 9000. Pelatihan menjadi syarat untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9000 tersebut. Ada lima faktor penyebab diperlukannya pelatihan.1. Kualitas angkatan kerja yang adaKualitas disini berarti kesiapsediaan dan potensi angkatan kerja yang ada.Angkatan kerja yang berkualitas tinggi adalah kelompok yang mengenyam pendidikan dengan baik dan memiliki keterampilan intelektual dasar seperti membaca, menulis, berpikir, mendengarkan, berbicara, dan memecahkan masalah2. Persaingan globalAgar dapat memenangkan persaingan, perusahaan harus mampu menghasilkan produk yang lebih baik dan lebih murah daripada pesaingnya. Untuk itu diperlukan senjata yang ampuh untuk menghadapi persaingan agar tetap survive dan memiliki dominasi. Senjata tersebut adalah pendidikan dan pelatihan.3. Perubahan yang cepat dan terus-menerusPerubahan terjadi dengan cepat dan berlangsung terus-menerus. Pengetahuan dan keterampilan yang masih baru ini mungkin besok pagi sudah menjadi usang. Dalam lingkungan seperti ini sangat penting memperbaharui kemampuan karyawan secara konstan. 4. Masalah-masalah alih teknologiAlih teknologi adalah perpindahan atau transfer teknologi dari satu objek ke objek yang lain. Ada dua tahap dalam proses alih teknologi. Tahap pertama adalah komersialisasi teknologi baru yang dikembangkan di laboratorium riset atau oleh penemu individual. Tahap ini merupakan pengembangan bisnis dan tidak melibatkan pelatihan. Tahap kedua dari proses tersebut adalah difusi teknologi yang memerlukan pelatihan. Difusi teknologi adalah proses pemindahan teknologi yang baru dikomersialkan ke dunia untuk meningkatkan produktivitas, kualitas dan daya saing.5. Perubahan keadaan demografiPelatihan dibutuhkan untuk melatih karyawan yang berbeda latar belakangnya agar dapat bekerja bersama secara harmonis. Untuk mengatasi perbedaan budaya, sosial, dan jenis kelamin dibutuhkan pelatihan, komitmen, dan perhatian.Pelatihan karyawan memberikan manfaat sebagai berikut: Mengurangi kesalahan produksi Meningkatkan produktivitas Meningkatkan/memperbaiki kualitas Meningkatkan fleksibilitas karyawan Respon yang lebih baik terhadap perubahanPROSES PELATIHAN YANG EFEKTIFPenentuan Kebutuhan PelatihanSeharusnya proses pelatihan dimulai dengan mengumpulkan data dan informasi yang dapat menggambarkan jenis keterampilan yang dimiliki karyawan saat ini dan keterampilan apa yang mereka perlukan untuk mencapai rencana jangka pendek dan jangka panjang perusahaan, memuaskan pelanggan, dan memperbaiki kualitas. Setelah data dikumpulkan dari bermacam-macam sumber, data tersebut dianalisis dan akhirnya kebutuhan akan pelatihan dapat ditentukan.Pendekatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan adalah sebagai berikut:1. Menentukan keterampilan karyawan yang diperlukan untuk mencapai strategi kualitas perusahaan.Ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh para manajer untuk menentukan kebutuhan akan pelatihan, diantaranya: ObservasiManajer dapat melakukan observasi terhadap beberapa aspek pokok. Misalnya apakah terdapat masalah-masalah yang spesifik dalam perusahaan? Apakah karyawan menghadapi masalah dalam melakukan tugas-tugas tertentu? Apakah pekerjaan secara konsisten mendukung proses? WawancaraManajer dapat mewawancarai para karyawan agar mereka mengungkapkan kebutuhan mereka berdasarkan keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki. Karyawan mengetahui tugas yang harus mereka kerjakan setiap hari. Survei job task analysisDalam mengembangkan instrumen survai ada baiknya melibatkan karyawan yang akan disurvai agar informasi yang diperoleh lengkap dan tidak mengabaikan kriteria-kriteria seperti keterampilan kerja sama tim, sensitivitas terhadap umpan balik pelanggan (terutama pelanggan internal), dan keterampilan interpersonal. Focus groupDalam metode ini, kelompok-kelompok karyawan tertentu diminta untuk membicarakan siklus kualitas mereka yang berkaitan dengan pelatihan. Rapat yang dilakukan tanpa manajer atau penyelia tersebut akan menjadi lebih terbuka untuk menyadari bahwa mereka memerlukan Pelatihan. diperlukan manajer dan penyelia untuk mendorong karyawan agar menerima konsep TQM dan berpartisipasi dalam perbaikan kualitas yang berkesinambungan.Kebanyakan perusahaan menyertakan topik-topik di bawah ini di dalam pelatihan kualitas: Kesadaran akan kualitas Pengukuran kualitas (pengukuran kinerja/ benchmarking biaya kualitas, analisis data) Manajemen proses dan pencegahan defect Pembentukan tim dan pelatihan kualitas Fokus pada pelanggan dan pasar Statistika dan metode statistikaPemberian PelatihanAda 5 macam strategi untuk memaksimalkan sumber daya pelatihan, yaitu (Goestch dan Davis, 1994, pp.325-326);1. Membentuk kualitas dari awal. Lakukan dengan benar dari awal (do it right from the first time).2. Merancang dari yang kecil Jangan mencoba untuk menyelenggarakan pelatihan bagi semua orang mengenai segala hal. Buat kegiatan yang spesifik dengan tujuan yang spesifik.3. Berpikir kreatif. Jangan menganggap bahwa pendekatan tradisional adalah yang terbaik. Penggunaan video, video interaktif, atau one-on-one peer training mungkin lebih efektif untuk keadaan tertentu.4. Melihat-lihat dulu. Sebelum membeli jasa pelatihan, lakukan analisis menyeluruh terhadap tujuan pekerjaan yang spesifik. Putuskan apa yang diinginkan dan yakinkan perusahaan yang diajak dalam perjanjian tersebut.5. Preview dan customize. Jangan pernah membeli produk pelatihan (video, manual, dan sebagainya) tanpa meninjaunya terlebih dahulu.Evaluasi PelatihanEvaluasi pelatihan dimulai dari pernyataan tujuan yang jelas. Tujuan yang luas tidak akan membingungkan bila di buatkan sasaran pelatihan yang lebih spesifik. Tujuan pelatihan merupakan konsep yang luas. Sasaran tersebut menerjemahkan tujuan tersebut menjadi lebih spesifik dan dapat diukur.Tujuan pelatihan adalah untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap karyawan, serta meningkatkan kualitas dan produktifitas organisasi secara keseluruhan sehingga organisasi menjadi lebih kompetitif. Dengan kata lain, tujuan pelatihan adalah meningkatkan kinerja, dan pada gilirannya akan meningkatkan daya saing. Untuk mengetahui apakah pelatihan telah meningkatkan kinerja, manajer perlu mengetahui 3 hal berikut:1. Apakah pelatihan yang diberikan itu sahih (valid)?2. Apakah karyawan mempelajarinya?3. Sudahkah kegiatan pembelajaran tersebut menimbulkan perbedaan? Pelatihan yang sahih adalah pelatihan yang konsisten dengan tujuan pelatihan. Mengevaluasi validitas pelatihan dilakukan dengan dua tahap proses. Tahap pertama adalah membandingkan dokumentasi tertulis mengenai pelatihan (outline kursus, rencana pelajaran, kurikulum, dan sebagainya) dengan sasaran pelatihan. Bila pelatihan sahih dalam rancangan dan isi, dokumentasi tertulis akan sesuai dengan sasaran pelatihan. Tahap kedua adalah menentukan apakah pelatihan yang diberikan benar-benar konsisten dengan dokumentasi tersebut.Untuk menentukan apakah karyawan sudah mempelajari apa yang diberikan dapat dilakukan dengan memberikan tes, tetapi tes tersebut harus didasarkan pada sasaran pelatihan. Jika pelatihan tersebut sahih dan karyawan telah mempelajarinya, pelatihan tersebut seharusnya menghasilkan perbedaan dalam kinerja mereka. Kinerja seharusnya meningkat. Berarti kualitas dari produktifitasnya juga seharusnya meningkat. Manajer dapat membandingkan kinerja sebelum dan sesudah pelatihan untuk melihat apakah pelatihan tersebut telah meningkatkan kinerja.Evaluasi dengan kertas dan pensil saja bukan merupakan bentuk evaluasi yang memadai. Evaluasi tersebut lebih mengukur kharisma instruktur daripada keterampilan, prinsip, dan aplikasi yang dimiliki oleh peserta pelatihan. Ukuran kesuksesan dari pelatihan dilihat dari apakah karyawan menggunakan alat-alat dan teknik TQM dalam proses pengembangan tim dan apakah mereka melaksanakan tanggung jawab kerjanya. Tindak lanjut evaluasi secara formal harus dilakukan dalam jangka waktu 60 hari, 6 bulan, dan 1 tahun setelah latihan selesai.PENDEKATAN DALAM PEMBERIAN PELATIHANAda tiga macam pendekatan pokok dalam pemberian pelatihan, yaitu pendekatan internal, pendekatan eksternal, dan pendekatan kemitraan.Pendekatan InternalPendekatan internal adalah pendekatan yang digunakan untuk memberikan pelatihan dengan fasilitas organisasi. Pendekatan ini meliputi one-on-one training, on-the job computer-based training, formal group instruction, dan media-based instruction. One-on-one training dilaksanakan dengan menempatkan karyawan yang kurang terampil dan belum berpengalaman di bawah instruksi karyawan yang lebih terampil dan berpengalaman: Pendekatan ini sering digunakan bila ada karyawan yang baru di rekrut. Pendekatan ini efektif juga untuk mempersiapkan penggantian bagi karyawan yang merencanakan untuk pensiun atau keluar.Computer-based training terbukti sebagai pendekatan internal yang efektif. Penerapannya sangat cocok untuk memberikan pengetahuan umum. Metode ini bersifat self-paced, individualized, dan dapat menyajikan umpan balik yang cepat dan terus-menerus kepada pemakainya.Dalam formal group instruction, sejumlah karyawan yang memerlukan pelatihan umum dilatih bersama. Metode itu meliputi kuliah, demonstrasi, penggunaan multimedia, sesi tanya jawab, permainan peran (role playing), dan simulasi.Media-based instruction digunakan secara luas dalam pendekatan internal. Cara yang paling sederhana dilakukan dengan bantuan satu set audiotapes. Sedangkan yang lebih komprehensif menggunakan video dan buku kerja. Pemanfaatan laser disk interaktif (kombinasi antara komputer, video, dan teknologi laser disk) juga efektif untuk digunakan dalam pendekatan internal.Pendekatan EksternalPendekatan eksternal adalah pendekatan yang dilaksanakan dengan jalan mendaftarkan karyawan pada program atau kegiatan yang diberikan oleh lembaga pemerintah, lembaga swasta, organisasi profesional, dan perusahaan pelatihan swasta. Pendekatan yang paling sering dilakukan adalah mendaftarkan karyawan dalam pelatihan jangka pendek dalam jam kerja, dan mendaftarkan karyawan dalam pelatihan jangka panjang seperti kursus-kursus. Pendekatan eksternal terutama digunakan untuk mengembangkan keterampilan umum.Pendekatan KemitraanDewasa iri mulai banyak dijalin kemitraan antara perusahaan dengan perguruan tinggi untuk memberikan customized training. Kemitraan dengan perguruan tinggi memberikan keuntungan kepada perusahaan yang ingin menyelenggarakan pelatihan bagi karyawannya. Perguruan tinggi memiliki tenaga profesional dalam bidang pendidikan dan pelatihan. Mereka sangat memahami cara mentransformasikan tujuan pelatihan ke dalam materi pelatihan yang bersifat customized. Perguruan tinggi juga memiliki sumber daya yang dapat mengurangi atau menghemat biaya pelatihan organisasi. Keuntungan lainnya adalah adanya kredibilitas, formalisasi, standardisasi, dan fleksibilitas.Terlepas dari pendekatan yang digunakan dalam memberikan pelatihan, menurut Juran ada tiga keputusan penting yang harus dibuat berkaitan dengan pelatihan.1. Apakah pelatihan bersifat suka rela atau wajib? Bila pelatihan merupakan bagian yang penting dari TQM dan organisasi komite terhadap TQM, maka pelatihan seharusnya bersifat wajib.2. Bagaimana pelatihan seharusnya dirangkai?Meskipun penekanan dalam lingkungan TQM adalah bottom -up dalam hal jumlah pelatihan yang diberikan, rangkaian pelatihan bersifat top-down. Dengan kata lain, manajer menerima pelatihan yang lebih sedikit daripada karyawan, tetapi mereka menerimanya pertama kali.3. Apa yang seharusnya diajarkan?Materi pelatihan disesuaikan dengan sasaran organisasi mengenai kualitas, produktifitas, dan daya saing. Seperti yang telah dijelaskan dalam Bab ini, kebutuhan akan pelatihan ditentukan dengan membandingkan antara pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran organisasi. Gap antara apa yang dibutuhkan dan apa yang ada saat ini dapat ditutup dengan memberikan pelatihan yang tepat.PENYEBAB KEGAGALAN PELATIHANTidak selamanya suatu pelatihan yang dilakukan akar. berhasil, bahkan banyak pelatihan yang gagal. Banyak faktor yang menyebabkan kegagalan suatu pelatihan. Misalnya pengajaran yang tidak baik, materi kurikulum pelatihan yang tidak tepat, perencanaan yang jelek, dana yang tidak memadai, dan kurangnya komitmen. Juran. mengemukakan 2 penyebab utama yang lebih serius dan seringkali terjadi, yaitu: Kurangnya partisipasi manajemen dalam perencanaan Setiap orang perlu level operasional perlu dilibatkan dalam perencanaan pelatihan. Dengan demikian manajemen dan level operasional bersama-sama merencanakan kebutuhan akan pelatihan. Jangkauan (scope) yang terlalu sempit. Pelatihan yang bertujuan memperbaiki kualitas harus dimulai dari aspek yang luas dan umum, baru ke aspek yang lebih spesifik. Seringkali organisasi langsung memberikan pelatihan mengenai aspek-aspek TQM tertentu sebelum para karyawannya memahami kerangka umumnya.KURIKULUM PELATIHAN KUALITASSupaya seorang manajer dapat menjalankan peranan kepemimpinannya dalam lingkungan TQM, minimal ia harus dilatih mengenai Trilogi Juran, yaitu perencanaan, pengendalian, dan perbaikan kualitas. Kurikulum pelatihan tersebut secara ringkas diuraikan pada bagian berikut.1. Pelatihan Perencanaan KualitasPerencanaan kualitas harus mencakup topik-topik sebagai berikut: Manajemen strategik terhadap kualitas Kebijakan kualitas dan penyebarluasannya Sasaran strategik kualitas dan penyebarluasannya Trilogi Juran Big Q dan Little Q Konsep triple-role Alur perencanaan kualitas Pelanggan internal dan eksternal Cara mengidentifikasi pelanggan Perencanaan mengenai proses-proses makro Perencanaan mengenai proses-proses mikro Desain produk Perencanaan mengenai pengendalian proses Transfer ke operasi Santayana review Alat-alat perencanaan2. Pelatihan Pengendalian KualitasPelatihan pengendalian kualitas harus meliputi topik-topik berikut: Manajemen strategik terhadap kualitas Umpan balik dalam pengendalian kualitas Kemampuan melakukan pengendalian Perencanaan mengenai pengendalian Subjek pengendalian Tanggung jawab pengendalian Cara mengevaluasi kinerja Interpretasi data statistik dan ekonomi Pengambilan keputusan Tindakan perbaikan Audit jaminan kualitas Alat-alat pengendalian3. Pelatihan Perbaikan KualitasPelatihan mengenai komponen ketiga dari Trilogi Juran ini harus mencakup topik-topik: Manajemen strategik terhadap kualitas Trilogi Juran Dewan Kualitas dan tanggung jawabnya Biaya akibat kualitas yang jelek: bagaimana memperkirakannya Konsep project-by-project Memperkirakan ROI (return on investment) Nominasi, penyaringan, dan pemilihan proyek-proyek infrastruktur perbaikan kualitas Proyek perbaikan proses makro Diagnostic journey Remedial journey Peninjauan atas kemajuan yang dicapai Penggunaan pengakuan dan penghargaan untuk meningkatkan motivasi Alat dan teknik perbaikan kualitasDengan melakukan standarisasi kurikulum seperti di atas, maka perusahaan lebih mudah mencapai konsistensi kinerja yang sangat penting dalam lingkungan TQM. Adanya konsistensi kinerja memudahkan pengukuran dan perbaikan kinerja tersebut.Membuat kebijakan

Mengadakan sistem saran

Mempromosikan sistem saran

Evaluais saran dan sistem saran

Melaksanakan saran

Menghargai karyawan

Memperbaiki sistem saran