TEMPLATEfungsi template, format template, cara akses template,

menggunakan template, membuat template,

mengaktifkan global template

INTRO

• Berbagi data dengan tim, membuat salinan brosur, draft

modul pelatihan, bagaimana cara desainnya?

• Desain pada Ms. Word berkisar tentang: page layout,

pilihan warna atau jenis huruf yang bersifat eye-catching

• Solusi: menggunakan Template/ Theme

Fitur untuk Memanipulasi Tampilan Dokumen• Document templates: berisi semua elemen/ bagian/ tata

letak di dalam Ms. Word.

• Themes: berisi pewarnaan, jenis huruf, dan effects untuk

shapes dan objects di dalam dokumen.

• Quick Styles: variasi tampilan untuk dokumen secara

instan Distinctive, Elegant, dan Traditional.

• Building blocks: teks yang sudah terformat, bsa

dikustomisasi sesuai kebutuhan, dan diposisikan dimana

saja.

Format Templates • Secara default, Ms. Office 2010 menggunakan template

standar ketika membuat dokumen baru (new document)

Normal.dotx.

• Normal.dotx: template normal yang berisi pengaturan

default tentang: headings, body text, quotes, text boxes,

dan lainnya.

• Pada Ms. Word 2010 ada 2 jenis format template:

Dotx: traditional Word 2010 template

Dotm:Word 2010 template yang dilengkapi dengan

macros (tingkat advance)

• Template bisa di download via Office.com

Fungsi Template

• Tujuan penggunaan template adalah untuk formatting dan

inserting ke dalam dokumen agar efisien, error-free, dan

otomatis/ instan.

• Menurut cakupannya, template di bedakan jadi:

Global templates: Normal/ Building Blocks templates

untuk semua dokumen di Ms. Word, berpengaruh

kepada semua file yang dibuat melalui Ms. Word,

berlaku ketika Ms. Word dimulai/ start up (Misal:

macros, keyboard shortcuts, style, dll).

Document templates: hanya untuk dokumen spesifik/

tertentu, biasanya untuk dokumen yang sedang di-

edit/ aktif/ dipilih saja saja.

Mengakses File Normal Template

• Normal.dotm merupakan salah satu contoh global template yang selalu aktif.

• Ketika Ms. Word dibuka, maka program akan mencari Normal template di dalam User Template pada dialog box File Locations.

• Cara akses File Location:

Klik File

Pilih Options

Pilih Advanced

Scroll ke arah bawah pada jendela Word Options

Klik File Locations

Mengakses File Normal Template (2)

• Kemudian double click pada User Template

• Akan keluar Windows Explorer

• Path untuk mengakses file template bisa diperiksa di Windows Explorer

• Pada Windows 7, path/ lokasi file template ada di: C:\Users\user\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Normal Template Berformat .dotm

• Normal.dotm Normal template pada Office Theme dan

berisi default styles otomatis dipakai ketika: create

new file atau blank documents.

• Pada Ms. Word 2010, semua styles, macros, atau

kustomisasi lainnya selalu tersimpan di dalam Normal

Template.

Mengganti nama Normal.dotm

• Periksa path/ lokasi penyimpanan template (slide

sebelumnya)

• Salin path-nya

• Tutup Ms. Word-nya (penting!, karena bila tidak ditutup

maka file template tidak bisa diganti namanya)

• Buka file explorer, ke lokasi penyimpanan template

• Ganti nama normal.dotm ke nama yang diinginkan.

Menggunakan Template melalui New

Documents• Untuk menggunakan template, klik File pilih New.

Menggunakan Template melalui New

Documents (2)

• Blank. Dokumen baru dengan standard blank document template(Normal.dotm).

• Blog Post. Dokumen baru untuk blog entry.

• Recent Templates. Menampilkan daftar template yang sering digunakan.

• Sample Templates. Menampilkan kumpulan template pilihan/ smaple dengan style dan tipe dokumen yang berbeda-beda.

• My Templates. Menampilkan template yang telah disimpan di dalam komputer.

• New From Existing. Opens the New From Existing Document dialog box and enables you to create a new document based on another document (regardless of whether the document is a template)

Membuat Sebuah Dokumen Menggunakan

Template• Klik File, lalu klik New.

• Pada Available Templates area, pilih tipe template yang diinginkan.

• Pilih template dari kategori Sample Templates atauMy Templates (Misal: pilih Sample Templates)

• Pada sebelah kanan, Pilih Document

• Lalu klik Create Bila template sudah terinstal di komputer/ Ms. Word, maka

dokumen akan dibuat berdasarkan template yang telah dipilih.

Bila template belum terinstal, maka komputer akan mendownload template secara otomatis.

Membuat Sebuah Dokumen Menggunakan

Template (2)

Membuat Template Custom

• Membuat template berdasarkan pada dokumen yang sudah dibuat sebelumnya (based on an existing document). Misal: file .doc/ docx yang sudah ada styles, macros, dan pengaturan lainnya kemudian disimpan ke dalam format template (.dotx/.dotm).

• Membuat template berdasarkan template yang sudah ada. Prosedur utamanya adalah membuka file template-nya secara langsung (.dot, .dotx, or .dotm) bukan file document (.doc or .docx), lalu disimpan ke dalam format template.

• Membuat template baru dari awal. (Create a template from scratch). Caranya sama seperti membuat dokumen baru, kemudian disimpan ke dalam format template.

Membuat Template dari Dokumen (.doc/

.docx) yang Dibuat Sebelumnya • Klik File Open

• Pada Open Dialog Box, pilih dokumen yang diinginkan

(biasanya sudah berisi format/ text yang diinginkan).

• Bersihkan semua bagian yang tidak ingin diikutkan pada

template.

• Tambah item-item lain yang diinginkan.

Membuat Template dari Template yang

Sudah Ada• Klik File New

• Klik My Templates, akan terbuka New dialog box.

• Pilih salah satu template yang diinginkan.

• Pada area Create New, pilih Template, klik OK.

Membuat Template baru dari Awal (Blank)

• Klik File New double-click pada Blank Document.

Menyimpan Template

• Klik File Save As.

• Pada dialog box Save As,

pilih folder Templates

• Pada File Name box,

ketikkan nama template.

• Pada Save As Type text box,

pilih Word Template (*.dotx),

atau pilih Word Macro-

Enabled Template (*.dotm)

bila template ada macro-nya.

Menyimpan Template (2)

• Edit isian pada

Authors dan Tags,

dengan cara klik pada

placeholder text.

• Pilih check box Save

Thumbnail, jika ingin

menyimpan gambar

thumbnail untuk

template yang akan

disimpan.

• Klik tombol Save.

Menggunakan/ Menguji Template

• Klik File New

• Klik My Templates pada task pane New Document, pilih pada tab dimana template berada.

• Pastikan Document option pada Create New terpilih (Templates dialog box, sebelah kanan), lalu double click pada template yang akan dipakai.

• Template akan tampil dan siap digunakan.

Melampirkan Template pada Sebuah

DokumenStyle pada dokumen akan langsung berubah sesuai dengan template yang dilampirkan (attached), caranya:

• Buka sebuah dokumen yang diinginkan.

• Klik File Options.

• Pada Word Options dialog box klik Add-Ins.

• Klik Manage arrow Templates Go.

• Pada Templates and Add-Ins dialog box, klik tombol Attach.

Melampirkan Template pada Sebuah

Dokumen (2)

• Arahkan ke folder yang

berisi template yang ingin

dilampirkan, lalu pilih

Open.

• Pilih Automatically

Update Document

Styles, untuk

menerapkan template

pada semua elemen

pada dokumen.

• Klik OK.

Menggunakan Global Template

• Perbedaan antara Global Template dan Document

Template adalah:

Global Template berpengaruh kepada semua file yang

dibuat melalui Ms. Word , ketika Ms. Word dimulai/

start up (Misal: macros, keyboard shortcuts, style, dll)

Document templates hanya berlaku pada dokumen

tertentu saja, yang sedang aktif/ dipilih saja.

Mengaktifkan Global Templates Secara

Manual

• Pada Developer tab (Templates

group), klik Document Template.

• Pada Templates tab (Global

Templates And Add-Ins area),

klik Add muncul Add Template

dialog box (menunjukkan isi folder

templates).

• Double-click nama template yang

ingin dijadikan global template.

• Klik OK.

Menampilkan Tab Menu Developer

• Klik File

• Klik Options

• Pada Word

Options, pilih

Customize Ribbon

• Check pada bagian

Developer

• Klik OK

Menonaktifkan Global Templates

• Pada Global Templates And Add-Ins list Hilangkan check

box pada nama template.

• Pilih global template yang aktif pada Global Templates And

Add-Ins list, lalu klik Remove.

Mengganti File Template

• Klik File Open

• Pilih template yang ingin dimodifikasi.

• Ganti text, graphics, styles, formatting, Content Controls,

macros, Building Blocks, Quick Access Toolbar, dan

keyboard shortcuts pada template sesuai dengan

diinginkan.

• Pada toolbar Quick Access Klik Save.

• Ingat: selalu uji template yang baru dibuat.

Menggunakan Organizer untuk Rename,

Delete, dan Copy Styles

• Pada tab Developer (Templates group) click Document

Template.

• Pada Templates And Add-Ins dialog box, klik Organizer.

• Pada Organizer dialog box, Klik tab Styles or Macro Project

Items.

Menggunakan Organizer untuk Rename,

Delete, dan Copy Styles (2)• Untuk copy item ke/ dari

template, atau file lain selain file yang sedang aktif atau template yang sedang aktif (Normal.dotm) klik Close File untuk menutup file yang sedang aktif.

• Klik Open File dan pilih template atau file yang ingin dibuka double-click file-nya pada Open dialog box.

• Pilih item yang ingin di-copy, delete, atau rename. KlikCopy, Delete, or Renamesesuai kebutuhan.

• Klik Close untuk menutup Organizer.

Proteksi Templates

• Diatur agar read-only. Klik FileSave As. Klik Tools di bagian bawah Save As dialog box, dan pilih General Options. Pada General Options dialog box, pilih Read-only recommended check box, dan klik OK.

• Mengenkripsi dokumen atautemplate. Klik File Save As. KlikTools pada bagian bawah Save As dialog box, pilih General Options. Pada General Options dialog box, masukkan sebuah password pada text box File Encryption OptionsFor This Document text box, laluklik OK.

Protecting Templates (2)

• Menggunakan file-sharing password. Klik File Save As. KlikTools pada bagian bawah Save As dialog box, pilih General Options. Pada General Options dialog box, masukkan sebuah password pada text box File Sharing options, lalu klik OK.

• Proteksi Perubahan Format dan Editing. Klik Restrict Editing pada tab Review, atau tab Developer. Ketika The Restrict Formatting And Editing Task Pane terbuka, silahkan pilih spesifikasi pembatasan format dan edit yang diinginkan.

Protecting Templates (3)

Protecting Templates (4)

• Mencegah template biar

tidak bisa di-forward,

edit, atau copy oleh

orang terntentu

(unauthorized people).

Klik tab File Info

Protect Document pada

Permissions area. Klik

Restrict Permission By

People, lalu pilih Restrict

Access dan sesuaikan

dengan kebutuhan.

THEMEMenggunakan document theme, mengganti warna

theme, mengganti font theme, menggunakan theme

effect, menyimpan document theme

Menggunakan Document Theme

• Pada Page Layout tab,

dalam grup Themes, klik

Themes.

• Pilih theme yang

diinginkan

Ada 2 tipe theme:

Built in: theme sudah

tersedia dalam Ms. Word

2010

Custom: theme buatan

sendiri, tampil bila sudah

dibuat.

Mengganti Warna Theme

• Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Theme Colors.

• Klik Create New Theme Colors.

• Di Theme colors, klik tombol warna elemen yang ingin diubah dan pilih warna yang diinginkan. Setiap perubahan warna yang dibuat akan ditampilkan di bagian Sample.

• Di kotak Name, ketik nama untuk warna theme yang baru.

• Klik Save.

Mengganti Font Theme

• Pada Page Layout tab,

dalam grup Themes, klik

Theme Fonts.

• Klik Create New Theme

Fonts.

• Di kotak Heading font

dan Body font, pilih font

yang diinginkan.

• Di kotak Name, ketik

nama untuk font theme

yang baru.

• Klik Save.

Menggunakan Theme Effect

• Pada Page Layout tab, dalam

grup Themes, klik Theme

Effects.

• Pilih effect yang ingin

digunakan.

Menyiman Document Theme

• Setiap perubahan pada warna, font, dan effect pada document theme dapat disimpan sebagai Custom Document Theme.

• Untuk menyimpan document theme:

Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Themes.

Klik Save Current Theme.

Di kotak File Name, ketik nama untuk theme yang baru.

Sekarang di bagian Customakan muncul theme baru yang telah dibuat.

DOCUMENT REVIEW

INTRO• Butuh beberapa orang untuk merieview sebuah dokumen.

• Ms. Word 2010 menyediakan Markup Tools untuk

melakukan review pada sebuah dokumen.

• Review berarti beberapa orang bisa melakukan

pemeriksaan pada sebuah dokumen dan menandai

bagian mana saja yang telah di-review.

• Aktifitas review: menerima/ menolak perubahan pada

dokumen, menambah review/ komentar, membandingkan

atau menggabungkan dokumen, dll.

• Menu: ada pada tab Review.

Markup Tools pada Ms. Word 2010

• Comments: menambah komentar di dalam dokumen

tanpa mengubah isi dokumen.

• Track Changes: merekam editing/ perubahan yang

dilakukan, misal: hapus, tambah isi/ konten, mengganti

format, dll. Ms. Word bisa melacak dan menandai

perubahan yang dilakukan oleh beberapa reviewer.

Kemudian hasil review bisa disetujui atau dibatalkan.

• Compare dan Combine: Compare membandingkan

perbedaan dari dua buah dokumen sekaligus semua

revisi-nya. Combine menggabungkan dua buah

dokumen & mengidentifikasi siapa yang melakukan

perubahan di dalam dokumen

Markup Tools pada Ms. Word 2010 (2)

• Ink Support for tablet PC: menggambar/ menulis pada

dokumen secara langsung dengan stylus/ drawing device.

• Protect Document: membatasi apa saja yang bisa di-edit

oleh reviewer tertentu.

• Voice Comment: memberi komentar suara pada sebuah

dokumen.

Rangkuman Fitur Markup Ms. Word 2010

Rangkuman Fitur Markup Ms. Word 2010 (2)

Rangkuman Fitur Markup Ms. Word 2010 (3)

Mengatur Nama Reviewer

• Klik Review

• Klik tanda panah

Track Changes

• Pilih Change User

Name

• Ketikkan User

name dan Initials

• Klik OK

Mengatur Warna untuk Reviewer

• Default-nya, Ms. Word sudah

memberikan warna yang

berbeda untuk mebedakan tiap

reviewer pada sebuah

dokumen, namun masih diatur

dengan cara sbb:

Klik tab Review klik

panah Track Changes

Klik Change Tracking

Options

Sesuaikan Track Change

Options dengan kebutuhan

Klik OK

Hasil Pengaturan Warna

• Misal, kata contoh dikomentari oleh herlambang dengan

komentar: Sebutkan contohnya. Di sisi kanan akan

muncul balloon dengan inisial h1, artinya komentar ke-1

dari herlambang (karena user name herlambang berinisial

h).

Menampilkan Komentar dan Revisi lewat

Reviewing Pane/ Balloon• Klik Review

• Klik Reviewing Pane pada Tracking Group

Reviewing Pane

Balloon

Menambah Komentar

• Pilih (blok) paragraf atau teks yang ingin dikomentari

• Klik Review

• Klik New Comment

• Muncul balloon comment di sebelah kanan

• Klik pada bagian dalam balloon, ketikkan komentar.

• Klik di luar balloon

Menambah Komentar Suara & Tertulis

• Menambah komentar suara dan tertulis hanya bisa

dilakukan melalui Tablet PC

• Konsepnya, voice comment adalah objek suara yang

ditambahkan ke dalam balloon

Melacak/ Merekam Perubahan pada

Dokumen• Klik Review

• Klik Track Changes pada grup Tracking

• Apabila Track Changes sudah aktif (berubah warna

menjadi kuning), berarti Ms. Word kan merekam semua

perubahan di dalam dokumen.

• Shortcut: Ctrl + Shift + E

• Ingat, Ms. Word secara otomatis memberi tanda yang

berbeda untuk setiap perubahan yang dilakukan oleh

reviewer yang berbeda

Hasil Pelacakan (Tracking)

Melacak Perubahan pada Dokumen

• Ada beberapa cara untuk melihat apa saja perubahan yang dilakukan oleh reviewer

• Ada 4 pilihan pada grup Tracking, yaitu:

Final Show: memperlihatkan semua yang ditambahkan atau dihapus dari dokumen setelah di-accept

Final: memperlihatkan hasil akhir dari dokumen yang telah direview setelah di-accept

Original show markup: memperlihatkan semua yang ditambahkan atau dihapus dari dokumen sebelum di-accept

Original: memperlihatkan isi asli sebelum di-review oleh author, atau kondisi akhir bila semua review ditolak

Melacak Perubahan pada Dokumen (2)

Mengubah Style Balloon Text

• Pada Home, klik launcher grup Styles (Shortcut:

Ctrl+Alt+Shift+S).

• Pilih Manage Style

• Pada Sort Order, pilih: Alphabetical

• Pilih Balloon Text

• Klik Modify, atur, klik OK

• Klik OK

Mengubah Style Balloon Text (2)

Mengubah Style Balloon Text (3)

Menampilkan/ Menyembunyikan Balloon

• Klik Review, pada grup Tracking klik Show Markup, klik Balloons. Ada 3 pilihan:

Show Revisions in Balloons: semua perubahan ditampilkan pada balloon

Show All Revisions Inline: menyembunyikan balloon, menampilkan semua perubahan di dalam naskahnya (inline)

Show Only Comments and Formatting In Balloons: menampilkan komentar dan perubahan format pada balloons, tetapi teks yang dihapus atau ditambah ditampilkan di dalam naskah.

Mengatur Ukuran Balloon

• Klik Review

• Klik Track Changes

• Klik Change Tracking Options

• Atur Use Balloons (Print And

Web Layout) Only for

Comments/ Formatting

• Atur satuan pada Measure In,

centimeter atau percentage

• Pada Preferred Width, isi ukuran

yang diinginkan

• Pada Margin, pilih Left atau Right

balloon muncul di kanan atau

kiri dokumen

• Klik OK

Mencetak (Print) Comment dan Track

Changes• Klik Review

• Klik Track Changes

• Klik Change Tracking Options

• Pada Paper Orientation in Printing, pilih Auto, Preserve, atau Force Landscape.

Auto: otomatis menyesuaikan dengan ukuran margin dan ukuran balloons

Preserve: disesuaikan dengan pengeturan halaman (page setup)

Force Landscape: mencetak dengan posisi landscape

• Klik OK

• Klik File Print

• Pada Setting, centang Print Markup untuk mencetak dokumen beserta reviewnya, atau pilih List of markup untuk mencetak rewiewnya saja

Memeriksa Comments dan Track Change

• Klik Review

• Pilih Final Show markup, atau Original Show Markup

• Pada Show Markup silahkan dipilih bagian mana yang

ingin diperiksa: Comments, Ink, Insertions And Deletions,

and Formatting. Pada pilihan Reviewers, bisa dipilih

untuk menampilkan reviewer tertentu.

Membalas Komentar

• Klik pada balloon yang ingin dibalas

• Klik New Comment

• Tuliskan balasan yang diinginkan

• Klik diluar balloon

Menghapus Komentar

• Menghapus sebuah komentar. Klik kanan pada balloon

yang ingin dihapus, klik Delete Comment. Atau, klik pada

balloon yang ingin dihapus, pada tab Review grup

Comment klik Delete.

• Menghapus komentar dari reviewer tertentu. Pertama,

tampilkan hanya komentar dari reviewer yang ingin

dihapus, caranya: klik tab Review, klik Show Markup, klik

Reviewers, kemudian centang (check) reviewer yang

ingin ditampilkan komentarnya. Setelah komentar dari

reviewer yang ingin dihapus sudah tampil, klik tab

Review, pada grup Comments klik tanda panah pada

Delete, klik Delete All Comments Shown.

Menghapus Komentar (2)

• Menghapus semua komentar di dalam dokumen.

Pastikan semua komentar dari semua reviewer sudah

tampil, caranya: klik tab Review, klik Show Markup, klik

Reviewers, kemudian klik All Reviewers. Bila sudah

tampil semua, klik tab Review, pada grup Comments klik

tanda panah pada Delete, klik Delete All Comments In

Document

Menyetujui (Accept)/ Menolak (Reject)

Perubahan dari Reviewer• Klik kanan pada bagian yang diubah oleh reviewer

• Pilih Accept Change untuk menyteujui perubahan, atau

• Pilih Reject Change untuk menolak perubahan

Menyetujui (Accept)/ Menolak (Reject)

Semua Perubahan dari Reviewer• Klik tab Review

• Untuk menyetujui semua perubahan: klik panah pada

menu Accept, klik Accept All Changes in Document

• Untuk menolak semua perubahan: klik panah pada menu

Reject, klik Reject All Changes in Document

Membandingkan (Comparing) Revisi Dua

Buah Dokumen• Klik tab Review

• Klik Compare

• Klik Compare, dan akan muncul

Compare Documents

• Pada Original Document, pilih Browse

atau klik icon Folder untuk memilih

dokumen.

• Pada Revised Document, pilih Browse

atau klik icon Folder untuk memilih

dokumen lain yang ingin dibandingkan.

• Klik More, ada pilihan Compare

Document.

• Pilih New Document pada Show

Changes In.

• Klik OK

• Sebuah dokumen baru (Compared

Document) akan muncul

Membandingkan (Comparing) Revisi Dua

Buah Dokumen (2)• Untuk melihat ketiga versi dokumen (dokumen yang

dibandingkan (asli), pembanding (revisi), hasil

pembandingan): klik tab Review, klik Show Source

Documents, klik Show Both. Ketiga naskah akan ditampilkan

dalam panel-panel

Contoh Hasil Compare

Menggabungkan (Combining) Revisi Dua

Buah Dokumen

• Klik tab Review

• Klik Compare

• Klik Combine

• Pada Original Document,

pilih Browse atau klik icon

Folder untuk memilih

dokumen.

• Pada Revised Document,

pilih Browse atau klik icon

Folder untuk memilih

dokumen lain yang ingin

dibandingkan.

• Klik OK

Hasil Combine

MAIL MERGE

Mail Merge

• Mail Merge merupakan salah satu fitur yang ada di

microsoft yang membantu kita membuat banyak dokumen

berdasarkan 1 template.

• Kita membutuhkan 1 template dokumen dan 1 database.

Database ini akan berisi data berbeda yang kita

butuhkan.

• Contohnya membuat undangan yang isinya sama tetapi

penerimanya berbeda dan banyak

Langkah-Langkah

1. Pertama kali yang harus dibuat dokumen induk

/dokumen utama dan simpan

2. klik tab menu Mailings > Start Mail Merge > Step by

Step Mail Merge Wizard

3. Setelah itu akan muncul Mail Merge pane (biasanya di

sebelah kanan)

4. Pada bagian Select document type, silakan memilih

tipe dokumen apakah surat, amplop, email atau yang

lain

5. Kemudian klik Next: Starting document.

Langkah-Langkah

6. Memilih dokumen yang akan digunakan,apakah

menggunakan dokumen yang sudah ada (pernah

dibuat), dokumen saat ini atau dari templete.

7. jika pada langkah pertama telah dibuat makan pilih

dokumen saat ini (Use the current document) kemudian

klik Next

Langkah-Langkah

8. Memilih penerima (recipients), kita dapat menggunakan

daftar penerima yang sudah ada dari contact Outlook

atau membuat daftar penerima baru. Bila sudah klik

Next

• Daftar penerima dapat diambil dari File MS Excel, MS Access,

web, RTF, TXT dll

9. Menulis surat/amplop. Untuk menyematkan field-field

yang diambil dari daftar penerima. klik More Item, Pilih

field yang diperlukan, kemudian klik Insert. Lakukan

kembali untuk memasukkan field yang lainnya. Bila

sudah klik Next

Langkah-Langkah

10. Lakukan pratinjau(preview)dari apa yang sudah kita

buat. Jika ingin melihat dengan data berikutnya, silakan

klik tanda >>. Dan untuk melihat data sebelumnya

silakan klik tanda <<.

11. Untuk mengakhiri pembuatan formulir, klik Next:

Complete the merge

12. Untuk mencetak, klik Print